EnterpriseOne 8.9 Cuentas por pagar PeopleBook · Impresión de diarios de comprobantes ... Comprobantes de pagos anticipados.....204 Ejemplo: Registro y pago de comprobantes de pagos

EnterpriseOne 8.9 Cuentas por pagar PeopleBook

Septiembre de 2003

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Contenido

Descripción general de Cuentas por pagar 1 Funciones de Cuentas por pagar ....................................................................2

Administración de proveedores ............................................................................... 3 Administración de procesos de negocios................................................................ 3

Métodos de registro de varios comprobantes .................................................3

Notificación de facturas duplicadas 4

Procesamiento de pagos 5 Integración de sistemas ..................................................................................5

Funciones multinacionales ...................................................................................... 6 Conceptos de numeración de cuentas............................................................7 Sistema de Cuentas por pagar y flujo de información.....................................9

Tablas Cuentas por pagar 11 Menús de Cuentas por pagar..........................................................................13

Configuración del sistema Cuentas por pagar 14 Configuración de constantes de Cuentas por pagar .......................................14 Códigos definidos por el usuario para Cuentas por pagar ..............................17

Códigos de tipo de documento................................................................................ 17 Códigos de estado de pago (00/PS) ....................................................................... 19 Códigos de instrumentos de pago (00/PY) ............................................................. 19 Códigos de manejo especial (00/HC)...................................................................... 20 Códigos de procesamiento de giros (00/DV) .......................................................... 20 Códigos de procesamiento del formulario 1099 (04/TR y 01/07)............................ 20 Códigos de tipo bancario (00/BT)............................................................................ 23

Condiciones de pago.......................................................................................23 Configuración de condiciones de pago estándar .................................................... 25 Configuración de condiciones avanzadas de pago................................................. 34

Configuración de Números siguientes ............................................................57 Instrucciones de contabilidad automática .......................................................60

Elementos de una pantalla de ICA.......................................................................... 61 Prefijos y sufijos de las ICA ..................................................................................... 61 ICA predeterminadas............................................................................................... 62 Rangos de cuentas.................................................................................................. 63 ICA de Cuentas por pagar....................................................................................... 64

Introducción de registros del Maestro de proveedores 80 Tareas relacionadas con la introducción de registros del Maestro de

proveedores.................................................................................................90 Configuración de varias cuentas bancarias de proveedores ..........................93

Asignación de varias cuentas bancarias a proveedores ......................................... 94 Activación de una cuenta bancaria como un tipo de registro de proveedor ........... 95 Asignación de relaciones entre el instrumento de pago y las cuenta del L/M ........ 96 Revisión del estado de prenota de un tipo de registro definido por el usuario ....... 98

Procesamiento de comprobantes 100 Registro de comprobantes ..............................................................................102 Revisión y aprobación de comprobantes ........................................................103 Contabilización de comprobantes en el LM ....................................................103 Uso del control de batch para administrar el proceso de registro ...................103

Registro de la información sobre batches ............................................................... 104 Revisión de los totales de los batches .................................................................... 105

Configuración de seguridad de contabilización y aprobación de batches.......106 Información relacionada de la configuración de seguridad de contabilización y

aprobación de batches ........................................................................................ 107 Configuración del flujo de trabajo de contabilización y aprobación de batches...... 108

Mensajes de advertencias y errores de Fecha en el LM.................................109 Mensajes de advertencias y errores........................................................................ 110

Trabajo con comprobantes estándar...............................................................111 Creación de comprobantes mediante el Registro estándar de comprobantes ....... 112 Registro de facturas y comprobantes fuera de balance.......................................... 129 Localización de comprobantes ................................................................................ 130 Modificación de comprobantes sin contabilizar....................................................... 131 Copia de comprobantes .......................................................................................... 132 Eliminación de comprobantes sin contabilizar ........................................................ 133 Adición de anexos a comprobantes ........................................................................ 135

Registro de otros tipos de comprobante .........................................................136 Registro de facturas y comprobantes con descuentos ........................................... 137 Comparación entre redondeo y redondeo flexible .................................................. 141 Registro de notas de débito..................................................................................... 143 Función principal de negocios ................................................................................. 144

Asientos de diario modelo ...............................................................................150 Creación de asientos de diario modelo ................................................................... 151 Creación de un modelo para un asiento de diario en porcentaje............................ 153 Tareas relacionadas con los asientos de diario modelo ......................................... 154 Registro de la distribución en el L/M según un modelo........................................... 155

Registro rápido de comprobantes ...................................................................156 Uso del programa Revisión de batches ..........................................................159

Diferencia en importes y control de batches ........................................................... 159 Revisión de batches de transacciones.................................................................... 159 Adición de transacciones a un batch existente ....................................................... 162 Aprobación de batches de transacciones ............................................................... 163

Proceso de contabilización financiera .............................................................163 Contabilización de batches financieros ................................................................... 166 Verificación de la contabilización............................................................................. 175 Modificación de batches para contabilizar saldos fuera de balance ....................... 176

Modificación y anulación de comprobantes contabilizados.............................177

Modificación de comprobantes contabilizados........................................................ 177 Anulación de comprobantes contabilizados ............................................................ 179

Impresión de diarios de comprobantes ...........................................................182 Otros métodos de registro de comprobantes ..................................................184

Comprobantes registrados ...................................................................................... 184 Comprobantes recurrentes...................................................................................... 184 Comprobantes pagados por anticipado .................................................................. 184 Comprobantes de varias compañías....................................................................... 184 Varios comprobantes de proveedores..................................................................... 185

Impresión de informes de detalles de comprobantes......................................185 Procesamiento de comprobantes registrados.................................................189

Ejemplo: Registro de comprobantes ....................................................................... 190 Registro de comprobantes ...................................................................................... 192 Redistribución de comprobantes registrados .......................................................... 195 Redistribución de un comprobante de orden de compra ........................................ 196

Procesamiento de facturas y comprobantes recurrentes................................198 Registro de comprobantes recurrentes ................................................................... 199 Revisión de comprobantes recurrentes................................................................... 199 Modificación de facturas y comprobantes recurrentes............................................ 200 Reciclaje de facturas y comprobantes recurrentes ................................................. 202

Comprobantes de pagos anticipados..............................................................204 Ejemplo: Registro y pago de comprobantes de pagos anticipados ........................ 205

Registro de comprobantes de varias compañías ............................................208 Consideraciones para el registro de comprobantes de varias compañías ............. 209 Ejemplo: Comprobantes de varias compañías........................................................ 209

Registro de varios comprobantes....................................................................211

Procesamiento de pagos automáticos 215 Configuración de información sobre cuentas bancarias .................................217 Impresión del informe Excepciones de cuentas bancarias de clientes y

proveedores.................................................................................................226 Configuración de la secuencia de una impresión de pagos............................226 Configuración de instrumentos de pago..........................................................228

Opciones de proceso para instrumentos de pago................................................... 231 Configuración de información sobre pagos.....................................................235 Trabajo con control de beneficiarios ...............................................................238

Familiarización con la configuración del sistema del control de beneficiarios ........ 238 Revisión y aprobación de cambios a datos controlados ......................................... 241 Impresión de cambios en los datos controlados ..................................................... 242 Depuración de registros de control de beneficiarios aprobados ............................. 243

Retención de impuestos de proveedores........................................................243 Cálculo de la retención....................................................................................245 Pago de importes retenidos ............................................................................247 Elaboración de informes de importes retenidos ..............................................248

Selección de datos .................................................................................................. 248 Preparación de comprobantes para pago .......................................................248

Determinación de requisitos de efectivo ................................................................. 248 Revisión de comprobantes ...................................................................................... 249 Modificación de comprobantes................................................................................ 251 División de comprobantes para pago...................................................................... 254 Liberación de comprobantes ................................................................................... 257

Creación de grupos de control de pagos ........................................................258 Procesamiento de comprobantes con descuentos ................................................. 261 Números siguientes de Creación de grupos de control de pagos .......................... 262 Secuencia de datos de Creación de grupos de control de pagos........................... 272

Trabajo con grupos de pagos..........................................................................273 Impresión del Informe del análisis de pagos ........................................................... 275 Revisión de grupos de pago.................................................................................... 275 Revisión de pagos con un estado de escritura ....................................................... 276 Revisión de pagos con un estado Actualizar .......................................................... 279 Modificación de pagos no procesados .................................................................... 280

Trabajo con pagos automáticos ......................................................................284 Introducción de pagos ............................................................................................. 284 Reserva de registros para pagos ............................................................................ 286 ID de pago utilizando Números siguientes.............................................................. 286 Restablecimiento del procesamiento de pagos....................................................... 289 Eliminación de pagos procesados........................................................................... 291 Copia de los pagos a la cinta .................................................................................. 292 Actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar.............................................. 297

Revisión y aprobación de pagos automáticos.................................................305 Revisión de pagos automáticos............................................................................... 305 Aprobación de pagos automáticos .......................................................................... 305

Contabilización de pagos automáticos............................................................306 Anulación de pagos automáticos y comprobantes..........................................307

Anulación de un pago automático ........................................................................... 308 Anulación de un pago automático y sus comprobantes.......................................... 309

Procesamiento de pagos manuales 319 Registro manual de pagos con comprobantes................................................320 Aplicación de pagos a comprobantes pagados por anticipado .......................330

Opciones de proceso para Pago con cotejo de comprobantes (P0413M).............. 331 Liquidación de partidas de pago negativas de comprobantes pagados por

anticipado ....................................................................................................338 Registro de pagos manuales sin comprobantes .............................................340 Impresión de pagos manuales ........................................................................346 Localización de pagos manuales ....................................................................346 Modificación de importes de pagos manuales sin contabilizar .......................347 Aprobación y contabilización de pagos manuales ..........................................348

Aprobación de pagos manuales para contabilización............................................. 348 Contabilización de pagos manuales........................................................................ 349

Eliminación y anulación de pagos manuales ..................................................350

Información del Libro mayor de proveedores y pagos 354 Revisión de información del Libro mayor de proveedores ..............................354

Revisión de la información general de los comprobantes....................................... 354 Revisión del historial del pago de comprobantes.................................................... 356

Autoservicio al proveedor................................................................................358 Revisión de la información de pago a proveedores ........................................359

Localización de pagos ............................................................................................. 359 Revisión de pagos ................................................................................................... 360 Revisión de la información del resumen de pagos.................................................. 360

Procesamiento de giros de Cuentas por cobrar 369 Procesamiento de giros pagados....................................................................369

Creación de giros..................................................................................................... 369 Cierre de giros ......................................................................................................... 370 Contabilización de giros cerrados ........................................................................... 370

Cierre de giros pagados ..................................................................................370 Ejemplo: Pago de giros ........................................................................................... 373

Anulación de giros pagados ............................................................................373 Revisión de giros pagados ..............................................................................373

Informes estándar y analíticos de Cuentas por pagar 374 Impresión de informes estándar de Cuentas por pagar ..................................374

Impresión de informes de resumen de C/P pendientes .......................................... 374 Impresión del Informe Detalle de C/P pendientes................................................... 379 Informe Detalle de C/P por proveedor con observaciones e importes netos.......... 380 Informe Detalle de C/P pendientes con antigüedad................................................ 381

Impresión de informes analíticos de Cuentas por pagar.................................386 Impresión de los informes Detalles de pago ........................................................... 386 Impresión de registro de pagos ............................................................................... 387 Impresión de informes de pagos que se suponen duplicados ................................ 388 Impresión del informe Análisis de proveedores ...................................................... 389 Impresión de informes de totales de proveedores por cuentas de L/M .................. 390

Impresión del informe Compensación de saldos ............................................390 Creación del archivo de trabajo del informe Compensación de saldos netos

entre C/C y C/P.................................................................................................... 391 Impresión del informe Compensación de saldos de Cuentas por pagar y

Cuentas por cobrar .............................................................................................. 392 Impresión del informe Compensación de saldos netos de C/P y C/C -

antigüedad ........................................................................................................... 393

Procesamiento de fin de periodo 396 Diferencias entre los informes de integridad y al cierre ..................................396 Informes de integridad de Cuentas por pagar.................................................396

Ejecución de los Informes de integridad de Cuentas por pagar ............................. 397 Corrección de condiciones de descuadre de Cuentas por pagar ........................... 400

Informes Al cierre de Cuentas por pagar ........................................................403 Generación de tablas de fechas.............................................................................. 404 Impresión de Informes Al cierre de Cuentas por pagar........................................... 406

Trabajo con importes de comprobantes del año a la fecha ............................413 Corrección de importes de comprobantes del año a la fecha................................. 413 Actualización de importes de comprobantes del año a la fecha ............................. 414 Revisión de importes de comprobantes del año a la fecha..................................... 417

Generación del archivo de trabajo del saldo de proveedores y clientes .........418 Impresión de los Informes de saldos de proveedores y clientes.....................422 Actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar en el Libro de

direcciones...................................................................................................424 Ejemplo: Actualización del número del aprobador y el código de categoría 7 ....... 425

Pronóstico de efectivo de C/P 427 Pronóstico de flujo de efectivo ........................................................................427

Procesamiento en batch y almacenamiento y retransmisión de comprobantes 430

Consideraciones del Procesamiento en batch de comprobantes y facturas ........................................................................................................432 Errores en el procesamiento ................................................................................... 432 Tiempo de procesamiento ....................................................................................... 433

Almacenamiento y retransmisión de comprobantes .......................................435

Tablas de datos técnicos......................................................................................... 435 Tablas de datos de la compañía ............................................................................. 435 Copia de tablas maestras en la PC......................................................................... 436 Creación de comprobantes para almacenamiento y retransmisión ........................ 437 Carga de comprobantes en el servidor ................................................................... 440 Procesamiento de comprobantes............................................................................ 441 Actualización de registros de control de transacciones .......................................... 443 Contabilización de comprobantes ........................................................................... 444 Depuración de comprobantes procesados.............................................................. 444

Conversión de comprobantes para procesamiento en batch..........................445 Revisiones de comprobantes en batch ...........................................................445 Modificación de comprobantes no procesados en batch ................................447

Adición de comprobantes a batches ....................................................................... 448 Modificación de comprobantes no procesados en batch ........................................ 448 Cambio, eliminación o anulación de comprobantes................................................ 449

Procesamiento de comprobantes en batch.....................................................450 Procesamiento de la información de transacciones................................................ 450 Envío de comprobantes para procesamiento en batch........................................... 452 Verificación de información de comprobantes en batch.......................................... 453 Corrección de comprobantes en batch.................................................................... 453 Contabilización de comprobantes en batch ............................................................ 454

Depuración de comprobantes procesados en batch.......................................456

Depuración de registros de Cuentas por pagar 457 Responsabilidades del administrador del sistema ..........................................457

Selección y secuencia de datos de Depuración de registros cerrados de C/P (R04800) .............................................................................................................. 458

Configuración de registro de comprobantes en batch 459 Campos obligatorios de Transacciones de comprobantes .............................460 Campos obligatorios de Transacciones de asientos de diario ........................463 Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de descuentos........465 Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de pagos ................467 Campos opcionales para el procesamiento de comprobantes en batch.........468 Campos omitidos.............................................................................................476 Campos reservados para usuarios .................................................................477 Campos obligatorios del sistema Contabilidad avanzada de costos ..............478

Catálogo de cuentas de capacitación 480

Interoperabilidad 498 Transacciones de salida..................................................................................498

Ejemplo de interoperabilidad de salida.................................................................... 499 Configuración de la interoperabilidad de salida ..............................................500

Revisión de los tipos de registro.............................................................................. 500 Configuración de tipos de transacción .................................................................... 501 Configuración de controles de exportación de datos .............................................. 502 Configuración de la referencia cruzada de archivos planos.................................... 504

Envío de transacciones desde el software de J.D. Edwards ..........................505 Revisión del registro de procesamiento ..........................................................508 Depuración de las transacciones de interoperabilidad....................................509

EDI de cuentas por pagar 510 Comprobantes EDI de entrada........................................................................510

Recepción de transacciones de resumen de facturas EDI (810/INVOIC) .............. 510 Depuración de comprobantes procesados EDI de entrada .................................... 514

Pagos EDI de salida........................................................................................515 Configuración del sistema para el procesamiento electrónico de pagos ................ 515 Procesamiento de pagos EDI de salida .................................................................. 516 Depuración de pagos EDI de salida procesados .................................................... 519

Configuración de la seguridad de tarjetas de crédito ......................................520

Vertex Quantum para el Impuesto sobre ventas y uso 522

Descripción general de Cuentas por pagar

Un departamento de cuentas por pagar tiene muchas responsabilidades para garantizar que los pagos efectuados a los proveedores se realicen de manera oportuna y que se satisfagan las necesidades de flexibilidad de la organización. A continuación se describen algunas de estas responsabilidades seguidas de un análisis de cómo el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards sirve de ayuda para cumplir con estas responsabilidades.

Administración de las relaciones con proveedores

El departamento de cuentas por pagar necesita administrar las relaciones de la organización con sus proveedores de modo que los bienes y servicios recibidos se paguen de manera oportuna, según las condiciones de pago establecidas. Es posible que estas condiciones de pago sean las mismas para todos los proveedores o bien, que se hayan negociado con algunos o todos los proveedores según las necesidades mutuas de la organización y de los proveedores. El departamento es asimismo responsable de crear y mantener una relación de asociación con cada proveedor para garantizar que se satisfagan todos los términos y condiciones de la relación.

Procesamiento de facturas

El departamento de cuentas por pagar recibe las facturas y registra los pasivos y los activos o gastos correspondientes. Dependiendo del tamaño de la empresa, el departamento de C/P puede recibir diariamente cientos de facturas por lo que necesita un sistema para crear comprobantes de manera rápida y exacta.

A menudo, el departamento de C/P tendrá que cotejar los comprobantes con facturas y órdenes de compra de otros departamentos como el de Compras. Por lo tanto, dicho departamento necesitará un sistema de cuentas por pagar que se integre fácilmente con los sistemas de software de otros departamentos.

Procesamiento de pagos

El objetivo del departamento de Cuentas por pagar es asegurar que los pagos se efectúen de la manera más oportuna, precisa y eficiente. Antes de pagar a los proveedores el departamento de C/P necesita considerar varios factores, tales como la fecha de caducidad de una factura, si se puede aplicar algún descuento y el importe en efectivo disponible en comparación con el importe por pagar a los proveedores.

Por lo general a los proveedores se les paga por medio de diferentes métodos, como por ejemplo, por transferencia electrónica de fondos (EFT), giros y cheques. Es posible que deseen que el cheque incluya información específica como un número de factura o un número de la orden de compra. Puede ser que una compañía internacional necesite pagar en más de una moneda.

Generalmente, los proveedores solicitan el pago antes de entregar la mercancía o brindar el servicio. El pago anticipado debe compararse con la factura cuando se recibe la mercancía.

De esta manera, un departamento de C/P necesita un sistema de cuentas por cobrar capaz de cotejar anticipos con facturas futuras, que sea flexible y que ofrezca una variedad de opciones de pago.

1

Cuentas por pagar con el software de J.D. Edwards

El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards proporciona las herramientas para satisfacer las responsabilidades descritas anteriormente y mucho más. Se adapta a la necesidad de contar con Cuentas por pagar exactas y oportunas que sigan procedimientos estándar y también permite seleccionar opciones que sean únicas para su compañía.

Si necesita configurar una cuenta transitoria mientras procesa comprobantes, el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards permite hacerlo sin interrumpir el flujo de procesamiento. Mientras procesa pagos, puede configurar el sistema para aprovechar descuentos y pagar a sus proveedores de acuerdo con sus necesidades. El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards puede pagar por transferencia electrónica de fondos (EFT), cinta, giros o papel. Asimismo, puede configurar varias cuentas bancarias para aprovechar los descuentos que los bancos ofrecen por utilizar el mismo banco que su proveedor. El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards permite pagar por anticipado los bienes y servicios sin alterar la integridad del sistema.

Tiene la flexibilidad necesaria para la administración eficaz de su efectivo porque es usted, y no el sistema, quien maneja el flujo de trabajo. En cada etapa del flujo de trabajo usted indica el siguiente paso y el sistema calcula impuestos, descuentos y conversiones de moneda de acuerdo con sus especificaciones. Antes de pagar a sus proveedores, el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards permite tomar en consideración varios factores, tales como la fecha de caducidad de la factura, si se puede aplicar algún descuento y el importe en efectivo disponible en comparación con el importe por pagar a los proveedores.

Uno de los pasos más decisivos en la creación de una cadena de suministros sólida para la organización, es desarrollar una relación continua con sus proveedores. El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards ofrece varias herramientas que sirven de ayuda para crear esa relación, como las condiciones y preferencias de pago, información sobre el saldo de cuentas por proveedor, así como la capacidad de revisar el total de compras de los proveedores para que la organización pueda negociar mejores precios con los mismos. El sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards también ofrece la opción de que los proveedores revisen sus comprobantes y pagos de manera independiente en su sistema a través de la modalidad de autoservicio al proveedor.

Para las compañías que cuentan con oficinas alrededor del mundo, el software de J.D. Edwards proporciona la flexibilidad necesaria para operar en varios países, cada uno con monedas, idiomas y requisitos únicos.

Funciones de Cuentas por pagar

El sistema Cuentas por pagar proporciona muchas funciones que son definidas por el usuario. Estas funciones permiten adaptar el sistema a su ambiente único de negocios y manejar las cuentas por pagar de manera eficaz.

Consulte también Descripción general de Contabilidad avanzada de costos en la guía Contabilidad

avanzada de costos para obtener información acerca de los objetos de costo y las funciones de administración de costos.

2

Administración de proveedores

Con una administración de proveedores eficiente, puede mejorar las relaciones con los proveedores y aprovechar el poder de compra de la compañía para obtener mejores términos y condiciones. Como parte de la administración de la información de los proveedores, puede determinar:

• La manera en que los proveedores prefieren que se les pague (con cheque, giro o transferencia electrónica de fondos)

• Si los pagos se envían directamente al proveedor, a la casa matriz o a otra dirección

• Las condiciones de pago y los códigos de impuestos utilizados por el proveedor

• Las instrucciones de compra

Es posible revisar información como el traspaso de saldos y artículos pendientes contra pagos mediante las consultas en línea por proveedor.

Administración de procesos de negocios

Para administrar los procesos de negocios de manera flexible, el sistema proporciona funciones que permiten implementar los objetivos actuales así como realizar ajustes cuando dichos objetivos cambian. Las funciones incluyen:

• Métodos de registro de varios comprobantes

• Notificación de facturas duplicadas

• Estructuras flexibles de impuestos

• Procesamiento de pagos

• Elaboración de informes

Métodos de registro de varios comprobantes

Cuando un proveedor le envía una factura, esta se introduce como un comprobante en el sistema Cuentas por pagar. Es posible introducir facturas siguiendo el método que sea más eficiente para usted. Escoja uno de los siguientes métodos:

• Estándar

• Registro rápido

• Registro de comprobantes

• Recurrente

• Pagos anticipados

• Varias empresas, un solo proveedor

• Varios comprobantes, un solo proveedor

• Varios comprobantes, varios proveedores

Es posible optimizar más el proceso de registro utilizando asientos de diario modelo para comprobantes que utilizan las mismas distribuciones contables.

3

Notificación de facturas duplicadas

Con notificación de facturas duplicadas se le notifica de cualquier otra factura que contenga el mismo número de factura. Esto reduce la confusión y permite controlar o evitar pagos duplicados.

4

Procesamiento de pagos

Al margen de que pague comprobantes en forma automática o manual, el resultado es controlado, eficiente y preciso. Puede organizar los comprobantes y dejar que el sistema maneje los pagos; o bien, puede seleccionar los comprobantes para pagos manuales, divididos o parciales según los requisitos de efectivo. Puede revisar información, tal como artículos pendientes y pagos, por proveedor.

Los giros constituyen una alternativa al método convencional de generación de pagos. Los giros, que son promesas de pago de deudas, se utilizan en varios países alrededor del mundo. Debido al carácter legal de las responsabilidades implícitas, los requisitos y los procedimientos para procesar un giro difieren de aquellos del procesamiento regular de pagos.

Elaboración de informes

La administración efectiva de Cuentas por pagar requiere de información adecuada y oportuna sobre flujo de efectivo, información sobre antigüedad, oportunidades de obtener descuentos y así sucesivamente.

Con el diseño del sistema Cuentas por pagar, que ahorra tiempo y papel, puede inmediatamente revisar, analizar y manejar información más actualizada del proveedor, historial de pagos, comprobantes y otra información en línea. Asimismo, puede imprimir la misma información en un informe.

Integración de sistemas

El sistema Cuentas por pagar funciona con otros sistemas de J.D. Edwards para asegurar que todas las transacciones por pagar y toda la información estén totalmente integradas en Cuentas por pagar.

Los sistemas que se muestran a continuación se integran con el sistema Cuentas por pagar, tal como se describe a continuación:

Contabilidad general

Varias cuentas del Libro mayor se debitan y se acreditan cuando se procesa un comprobante y un pago. Al introducir un comprobante, se debita la cuenta de gastos del Libro mayor y se acredita la cuenta comercial de cuentas por pagar. Cuando se paga el comprobante, se debita la cuenta comercial de Cuentas por pagar y se acredita la cuenta bancaria.

Compras Los comprobantes se crean cuando coteja un recibo de compra con la factura del proveedor.

Inventario El inventario aumenta cuando adquiere y paga por artículos de inventario.

Administración de contratos

Los comprobantes se crean cuando usa el ciclo de pagos progresivos.

Administración de plantas y equipo

Cuando se introduce un cargo por equipo, el sistema incluye el número de equipo de la orden de compra automáticamente en el comprobante, o bien puede hacerlo en forma manual.

5

Costos de trabajo Los comprobantes se crean cuando los pagos se realizan de acuerdo con un contrato para un trabajo.

Activos fijos Los comprobantes se crean cuando compra (adquiere) un activo o compra artículos para conservar un activo ya existente.

Funciones multinacionales

Las funciones multinacionales permiten crear una red global de proveedores para optimizar el precio, las condiciones y la disponibilidad de la mercancía. Las funciones multinacionales del sistema Cuentas por pagar incluyen:

Procesamiento de monedas

Esta función permite pagar comprobantes en moneda nacional, extranjera o alternativa, utilizando cualquier moneda en el mundo, desde el dólar australiano hasta el yen japonés e incluso el euro. Consulte la Guía de multimoneda para obtener información sobre el procesamiento de varias monedas.

Varios idiomas Esta función permite comunicarse con los proveedores en su idioma de preferencia para mejorar las relaciones y reducir potenciales malentendidos relacionados con los comprobantes y otra correspondencia.

6

Conceptos de numeración de cuentas

Esta guía utiliza la notación estándar Unidad de negocio.Objeto.Auxiliar para los números de cuenta.

El número de cuenta incluye tanto el "dónde" como el "qué". Puede utilizar puntos, comas u otros símbolos definidos por el usuario para separar los componentes del número de cuenta. El punto (.) es el separador predeterminado.

Unidad de negocio - Dónde

La unidad de negocio describe en qué parte de la organización tendrá efecto la transacción. Representa el nivel más bajo de la compañía dentro de su unidad de negocio donde se registran todos los ingresos, egresos, activos, pasivos y capital. Por ejemplo, una unidad de negocio puede ser un departamento, una sucursal o un camión.

Las unidades de negocio son campos alfanuméricos únicos de 12 caracteres. Las siguientes características son válidas:

• Una unidad de negocio puede pertenecer solo a una compañía.

• Una compañía puede tener varias unidades de negocio.

• Cada compañía tiene al menos una unidad de negocio para el balance general.

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Objeto auxiliar - Qué

El Objeto.auxiliar representa el tipo de transacción que se está creando. Un objeto es una descripción de la transacción, por ejemplo, 1110 (efectivo en banco). Una cuenta auxiliar es una descripción amplia de la cuenta objeto, por ejemplo, 1110.BEAR (Efectivo en banco.Bear Creek National Bank).

"Qué" se divide en dos partes:

• Objeto (cuatro o seis caracteres, dependiendo de la configuración de la compañía)

• Auxiliar (es un campo de uno a ocho caracteres)

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Sistema de Cuentas por pagar y flujo de información

Cuando un proveedor envía una factura que debe pagar, debe introducir una orden de compra si utiliza el proceso De la compra al pago. Después, al margen de que utilice el proceso De la compra al pago, debe introducir un comprobante para representar la factura. Por último, seleccione el comprobante que se va a pagar.

El siguiente gráfico ilustra este proceso.

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En el siguiente gráfico se muestran las tablas utilizadas en el proceso anterior:

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Tablas Cuentas por pagar

El sistema Cuentas por pagar utiliza las siguientes tablas principales:

Maestro del Libro de direcciones (F0101)

Almacena la siguiente información del proveedor:

• Nombres de proveedores

• Fechas vigentes del domicilio del proveedor

• Información de códigos de categoría

• Factor/beneficiario especial

Maestro de proveedores (F0401)

Almacena la siguiente información de comprobantes de proveedores:

• Importes facturados del año a la fecha y del periodo a la fecha

• Condiciones de pago

• Compensación del LM

• Instrumento de pago

• Información fiscal

Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411)

Almacena la siguiente información de transacciones de comprobantes:

• Fecha de factura

• Importe de la factura

• Fecha de caducidad

• Fecha del Libro mayor

Cuentas por pagar - Documento correspondiente (F0413)

Almacena la siguiente información del resumen de pagos:

• Número de pago

• Importe de pago

• Fecha de pago


• Cuenta bancaria del LM

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Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414)

Almacena la siguiente información de pago y transacciones:

• Descuento aplicado


• Importe de pago

• Número de la compañía

Almacena un registro para cada partida de pago.

Las tablas Documento correspondiente de C/P (F0413) y Detalle de documentos correspondientes (F0414) están vinculadas por una ID interna asignada por el sistema. Estas tablas, combinadas con la tabla del Libro mayor de C/P (F0411), forman el Libro mayor de C/P.

Saldos de cuentas (F0902)

Almacena la siguiente información de resumen de saldos del LM:

• Contabilización neta de cada periodo

• Saldos del año a la fecha

• Saldos del año anterior

• Saldos del inicio a la fecha

Libro mayor de cuentas (F0911)

Almacena la siguiente información detallada de las transacciones del Libro mayor.

• Números de cuenta del LM

• Fechas e importes del LM

• Descripciones de líneas de asientos de diario

Esta tabla contiene un registro para cada distribución de L/M de un comprobante.

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Menús de Cuentas por pagar

El sistema Cuentas por cobrar incluye los siguientes menús:

Nombre del menú Número del menú Cuentas por pagar G04

Procesamiento diario G0410

• Registro de comprobantes y proveedores G0411

• Procesamiento de pagos manuales G0412

• Procesamiento de pagos automáticos G0413

• Otros métodos de registro de comprobantes

G04111

• Informes de cuentas por pagar G0414

Procesamiento periódico G0420

• Procesamiento de fin de periodo G0421

• Procesamiento anual G0422

Operaciones avanzadas y técnicas de C/P G0431

• Procesamiento de comprobantes en batch G04311

• Procesamiento de EDI financiero G4726

• Almacenamiento y retransmisión de comprobantes

G04318

Configuración de Cuentas por pagar G0441

• Modificaciones de condiciones de pago G00141

• Configuración de pago automático G04411

• Procesamiento y elaboración de informes fiscales

G0021

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Configuración del sistema Cuentas por pagar

Antes de utilizar el sistema Cuentas por pagar, necesita definir cierta información que el sistema usará durante el procesamiento. Esta información se utiliza para personalizar el sistema conforme a las necesidades de la compañía.

A continuación se describe la información que debe configurar para el sistema Cuentas por pagar.

Constantes Establecen los aspectos básicos del sistema, como por ejemplo:

• Si el sistema verifica que el importe y número de documentos en un batch de saldos de comprobantes coinciden con los totales introducidos por separado.

• Si requiere la aprobación de la administración para los batches de documentos antes de contabilizarlos.

• La manera en la que desea que el sistema cree asientos de compensaciones automáticas.

• Si el sistema verificará que no se dupliquen los números de factura de los proveedores.

• El número de días en intervalos entre los informes de antigüedad.

Condiciones de pago Definen los códigos de condiciones de pago, como el vencimiento del pago después de la entrega, para facilitar el registro de comprobantes.

Códigos definidos por el usuario

Definen los códigos personalizados, tales como tipos de documentos y estados de pago apropiados para las necesidades del negocio.

Números siguientes Establecen un sistema de numeración automática para los documentos.

Configuración de constantes de Cuentas por pagar

Las constantes proporcionan un marco de trabajo básico sobre cómo funciona el sistema Cuentas por cobrar basándose en las necesidades del negocio. Por lo general, una persona configura las constantes. J.D. Edwards recomienda no cambiar las constantes una vez que se han configurado ya que hacerlo podría tener resultados impredecibles.

Nota

La configuración de las constantes se carga durante el inicio del software. Por esta razón, es necesario reiniciar el sistema después de definir las constantes para que la configuración sea válida.

Las constantes de Cuentas por cobrar se almacenan en la tabla Constantes generales (F0009).

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A continuación se describen las constantes del sistema Cuentas por pagar::

Control por batch obligatorio

La constante Control por batch permite especificar si se efectúa el seguimiento del número total y del importe de un batch de comprobantes. Al activar esta constante puede verificar el importe total esperado con el importe total introducido inmediatamente después de introducir cada batch.

Aprobación de introducción del gerente

La constante Aprobación de introducción del gerente permite especificar si la autorización del administrador es obligatoria antes de contabilizar los batches.

Método de compensación automática

La constante Método de compensación automática permite especificar cómo el sistema efectúa las entradas de compensación en las cuentas de descuento y pasivos de C/P al contabilizar comprobantes en el Libro mayor.

Los siguientes tres métodos de compensación se encuentran disponibles:

• B: Compensación por batch

• S: Compensación única por partida de pago

• Y: Una compensación por documento

Debe considerar el método de ajuste entre compañías seleccionado en las Constantes de contabilidad general en el momento de decidir el método de compensación a escoger.

Como método de ajuste entre compañías 1 (método por central), puede utilizar cualquiera de los métodos de compensación indicados anteriormente.

Como método de ajuste entre compañías 2 (método detallado), puede utilizar cualquiera de los métodos de compensación indicados anteriormente.

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Como método de ajuste entre compañías 3 (método por central configurado), puede utilizar el método de compensación S o Y, pero no el B.

Edición del número de factura

La constante Edición del número de factura permite configurar el sistema para que le notifique cuando se duplica una factura. La duplicación de facturas puede ocurrir al introducir accidentalmente la factura de un proveedor dos veces. Puede introducir uno de los siguientes códigos:

• H: Error permanente por duplicación

Al introducir H, puede hacer que los usuarios introduzcan un número de factura para cada comprobante.

• N: No editar para duplicados

• Y: Mensaje de advertencia al duplicar

Días de antigüedad de Cuentas por pagar

Las columnas en los informes de antigüedad se calculan según el número de días en cada intervalo configurado.

Antes de comenzar Asegúrese de que únicamente el personal autorizado pueda cambiar y tener acceso

a las constantes de Cuentas por pagar.

► Para configurar las constantes de Cuentas por pagar

En el menú Configuración de cuentas por pagar (G0441), escoja Constantes de cuentas por pagar.

1. En Configuración del sistema, haga clic en Constantes de cuentas por pagar.

2. En Constantes de Cuentas por pagar, active la siguiente opción si desea utilizar el control por batch.

• Control de batches obligatorio

3. Si desea requerir la autorización de la administración de batches, active la siguiente opción:

• Aprobación del gerente del reg

4. Para configurar el método de compensación automática, llene el siguiente campo:

• Método de compensación

5. Para configurar la edición de número duplicado de factura, llene el siguiente campo:

• Edición nº de factura duplicado

6. Para configurar los intervalos de tiempo para los informes de antigüedad de Cuentas por pagar, llene los campos en el área Días de antigüedad en la pantalla y haga clic en OK:

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Códigos definidos por el usuario para Cuentas por pagar

El sistema C/P está precargado con varios códigos definidos por el usuario (UDC).

• Códigos de tipo de documento

• Códigos de estado de pago

• Códigos de instrumentos de pago

• Códigos de manejo especial

• Códigos de procesamiento de giros por pagar

• Códigos de procesamiento del formulario 1099

• Códigos de tipo bancario

Cada uno de estos códigos definidos por el usuario cumple con un objetivo diferente. Éstos son tablas de códigos que se pueden proporcionar con valores incluidos en el software, pero que pueden tener valores añadidos o eliminados cuando el sistema se configura en la ubicación.

Consulte también Códigos definidos por el usuario en la guía Fundamentos para obtener más

información acerca de cómo añadir, cambiar y eliminar códigos definidos por el usuario.

Códigos de tipo de documento

Un código de tipo de documento es uno de los campos clave, junto con el número de documento, compañía del documento y fecha del Libro mayor, que vincula los registros de varios sistemas que forman parte de una transacción.

El sistema Cuentas por pagar conserva dos grupos de códigos de tipo de documento:

• Códigos de tipo de comprobante

• Códigos de tipo de documento correspondiente

Es necesario relacionar los códigos de tipo de documentos correspondientes con un código de tipo de documento de comprobante.

Consulte también Configuración de los Números siguientes en la guía Cuentas por pagar para obtener

más información acerca de la configuración de los números siguientes por tipo de documento.

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Códigos de tipo de documento de comprobante (00/DV)

Las transacciones con códigos de tipo de documento de comprobante pueden ser independientes. Es decir, no es necesario que estén asociadas con un documento que tenga un código de tipo de documento diferente para estar completas. Todos los códigos de tipo de documento de comprobante tienen codificación flexible.

El software incluye los siguientes códigos. Puede modificar estos códigos y añadir otros.

PV (comprobante) El sistema crea este documento cuando introduce una factura del proveedor durante el registro de comprobantes.

PR (comprobante recurrente) El sistema crea un comprobante con este código cuando el comprobante requiere un número de pagos específicos a intervalos determinados.

PM (comprobante manual) El sistema crea un comprobante con este código cuando tanto el comprobante como el pago se crean al mismo tiempo.

PD (nota de débito) El sistema crea un comprobante con este código cuando se introduce un crédito al proveedor.

PL (comprobante registrado) El sistema crea un comprobante con este código cuando se introduce un comprobante registrado.

Códigos de tipo de documentos correspondientes (00/DT)

Los códigos de tipo de documentos correspondientes representan documentos que no pueden ser independientes. Debe anexar (o asociar) cada uno de estos documentos a otro correspondiente. Todos los códigos de tipo de documentos correspondientes son de codificación fija.

El sistema proporciona los siguientes códigos para los documentos correspondientes que utiliza al introducir comprobantes.

PE (cambia el importe del comprobante)

El sistema crea un registro con este código cuando se cambia el importe de un comprobante contabilizado o se anula el mismo.

PK (pago automático) El sistema crea un registro de pago con este código cuando se utiliza el proceso de pago automático para pagar un comprobante.

PN (pago manual) El sistema crea un registro de pago con este código cuando se utiliza el proceso de pago manual para pagar un comprobante.

PO (pago nulo) El sistema crea un registro con este código cuando se anula un pago y se vuelve a abrir el comprobante original de modo que pueda pagarlo en otro momento.

PT (transferencia electrónica de fondos)

El sistema crea un registro de pago con este código cuando se utiliza el proceso de transferencia electrónica de fondos para pagar un comprobante.

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Códigos de estado de pago (00/PS)

Los códigos de estado de pago (00/PS) indican si un comprobante está aprobado, pendiente, pagado o en otro estado. Asigne un código de estado de pago si necesita cambiar el estado que el sistema haya asignado. Algunos códigos de estado de pago son de codificación fija.

El sistema proporciona los siguientes códigos de estado de pago:

• A - Aprobado para el pago.

• H - Retención pendiente de aprobación (codificación flexible). Configure códigos adicionales para cada tipo de estado de retención de los comprobantes.

• P – Liquidado.

• R - Retención.

• % - Aplica retención de impuestos.

• # - Pago en proceso. El sistema marca cualquier comprobante seleccionado durante el procesamiento del pago anticipado con # (signo de número). Con esto se impide que se hagan cambios al comprobante hasta que se complete el procesamiento del pago.

• Z – El comprobante se ha seleccionado durante el proceso de pago manual. Este estado aparece para un comprobante cuando se ha seleccionado dicho comprobante para pagarlo manualmente, pero no se ha hecho clic en OK en la pantalla Registro de pago manual.

Códigos de instrumentos de pago (00/PY)

Los códigos de instrumentos de pago (00/PY) indican varios métodos de pago, como giro, cheque y transferencia electrónica de fondos. Asigne un código de instrumento de pago a cada comprobante. Configure un código para cada tipo de instrumento de pago que utilice. El espacio en blanco es el valor predeterminado.

Códigos de instrumento de pago con codificación fija

El sistema proporciona los siguientes códigos de instrumento de pago con codificación fija:

• X - Cheque de intercambio electrónico de datos (EDI)

• Y - Transferencia de EDI

• Z - EDI

Códigos de instrumento de pago con codificación flexible

Ejemplos de códigos de instrumento de pago con codificación flexible son:

• C - Cheque (8.75 pulgadas)

• D - Giro

• N – Cheques de impresión, Brasil

• T - Transferencia electrónica de fondos (EFT)

• W - Cheque (8.5 pulgadas)

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Códigos de manejo especial (00/HC)

Los códigos de manejo especial se asignan para varios tipos de instrucciones de manejo especial, como anexos de remesa. Estos códigos son de codificación flexible. Configure un código para cada tipo de instrucción de manejo especial que utilice.

Ejemplos de códigos de manejo especial son:

• Anexo de remesa

• Anexo de pantalla de solicitud

• Devolución del pago al departamento fiscal

Códigos de procesamiento de giros (00/DV)

Un comprobante es una promesa de pago de una deuda. Los comprobantes se utilizan en varios países. El procesamiento de comprobantes es una variación del procesamiento de pagos automático y sigue la misma configuración.

Los siguientes códigos definidos por el usuario son obligatorios para el procesamiento de giros:

Tipos de documento (00/DV) • PV (comprobante)

• P1 (giro)

Estado de pago (00/PS) • D (giro aceptado)

• # (giro seleccionado)

• P (giro pagado)

• Otros estados de pago, como se requiera

Instrumentos de pago (00/PY) • Es un código para cada instrumento de pago que utilice

Consulte también Giros por pagar (PD) en la guía Cuentas por pagar para obtener más información

sobre la configuración de giros por pagar.

Códigos de procesamiento del formulario 1099 (04/TR y 01/07)

El sistema Cuentas por pagar utiliza los códigos definidos por el usuario con el fin de seleccionar comprobantes para el procesamiento del formulario 1099 del IRS. Estos códigos definidos por el usuario especifican el formulario 1099 del servicio de impuestos internos y la casilla del formulario a que corresponde el comprobante.

Las tablas de UDC del sistema Cuentas por pagar para el formulario 1099 son:

• Tipo de declaración (04/TR)

• Código de información 1099 (01/07)

El software de J.D. Edwards se entrega con estos valores para los códigos definidos por el usuario del tipo de declaración (04/TR). Sin embargo, para los códigos de información (01/07), el usuario es quien define los códigos.

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Tipo de declaración (04/TR)

El código definido por el usuario del Tipo de declaración indica el tipo de declaración del formulario 1099 y la casilla correspondiente.

La tabla de UDC del Tipo de declaración define los valores admisibles para:

• Opción de proceso de Tipo de declaración para el programa Generación del archivo de trabajo de C/P del formulario 1099

• Dato del tipo de declaración (TOR) que se utiliza en la pantalla Registros del ajuste del formulario 1099 del archivo de trabajo de C/P

El código de Tipo de declaración es un código que consta de dos caracteres. El primer carácter indica el tipo de formulario 1099. Los valores admisibles son:

• A 1099-MISC

• 1 1099-DIV

• 6 1099-INT

El segundo carácter identifica una casilla en el formulario 1099. Este puede ser un número o una letra. El número en la casilla representado por el carácter aparece indicado en la columna Número de casilla en la siguiente tabla. Por ejemplo:

• Para el código A1, la A representa el formulario 1099-MISC y el 1 representa la casilla 1 (rentas).

• Para el código A1, la A representa el formulario 1099-MISC y el 10 representa la casilla 1 (ingresos).

• Para los códigos 1A, 1B, 1C y 1D, el 1 representa el formulario 1099-DIV mientras que las letras representan las casillas 2a, 2b, 2c y 2d.

En la siguiente tabla se muestran los valores admisibles en los códigos definidos por el usuario para el Tipo de declaración, los números de la casilla correspondientes en el formulario preimpreso y los códigos de importe en el medio magnético.

Código Tipo de importe Número de casilla

Código de importe

A 1099 MISC MISC

A1 Rentas 1 1

A2 Regalías 2 2

A3 Otros ingresos 3 3

A4 Retención fiscal sobre ingresos federales 4 4

A5 Ganancias por barco pesquero 5 5

A6 Pagos por atención médica y en salud 6 6

A7 Compensación para no empleados 7 7

A8 Sustituir pagos en lugar de dividendos o intereses 8 8

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A9 Indicador de ventas directas 9 Consulte la nota

AA Ganancias por seguro de cosecha 10 A

AB Pagos excedentes por indemnización 13 B

AC Honorarios profesionales legales 13 C

Nota: se imprime una X en la casilla 9 y no se indica ningún importe en el medio magnético, por lo que no existe ningún código de importe 9. Asimismo, AB y AC de los UDC se imprimen en la casilla 13, con anotaciones EPP o A respectivamente.

1 1099 DIV DIV

11 Dividendos ordinarios 1 1

1A Distribuciones de ganancias de capital total 2a 2

1B Ganancia de tasa de 28% 2b 3

1C Ganancia no recapturada de sección 1250 2c 4

1D Ganancia de sección 1202 2d 5

13 Distribuciones no gravables 3 6

14 Retención fiscal sobre ingresos federales 4 7

15 Gastos de inversión 5 8

16 Impuesto pagado en moneda extranjera 6 9

18 Distribuciones de liquidación de efectivo 8 A

19 Distribuciones de liquidación no de efectivo 9 B

6 1099 INT INT

61 Ingresos por intereses no incluidos en Casilla 3 1 1

62 Multa por retiro anticipado 2 2

63 Bonos de ahorro de los EE.UU. entre otros 3 3

64 Retención fiscal sobre ingresos federales 4 4

65 Gastos de inversión 5 5

66 Impuesto pagado en moneda extranjera 6 6

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Código de información 1099 (01/07)

El código definido por el usuario Código de información 1099 es un código de categoría utilizado para seleccionar comprobantes para el procesamiento 1099. Se debe asignar un Código de información 1099 a cada registro del Maestro de proveedores para el que se desea presentar información 1099 al Servicio de Impuestos Internos.

Es posible duplicar los valores en la tabla de códigos definidos por el usuario 04/TR o configurar valores diferentes. Sin embargo, es útil si asocia estos valores directamente con la pantalla y los números de la casilla de las declaraciones del formulario 1099 que tiene previsto generar. Por ejemplo, puede configurar A1 (formulario 1099-MISC, casilla 1), A2 (formulario 1099-MISC, casilla 2), 11 (formulario 1099-DIV, casilla 1), 61 (formulario 1099-INT, casilla 1) y así consecutivamente.

Consulte también Personalización de códigos definidos por el usuario en la guía Fundamentos para

obtener más información acerca del manejo de los códigos definidos por el usuario.

Guía de procesamiento del formulario 1099 del Servicio de Impuestos Internos para obtener las instrucciones específicas para el procesamiento del formulario 1099 del Servicio de Impuestos Internos.

Publicación 1220 del IRS, Especificaciones para la presentación de formularios 1098, 1099, 5498 y W-2 de manera magnética o electrónica para obtener información sobre los requisitos del Servicio de Impuestos Internos para la presentación de formularios de fin de año utilizando medios magnéticos o electrónicos.

Códigos de tipo bancario (00/BT)

Asigne códigos de tipo bancario (00/BT) para configurar varias cuentas bancarias de proveedores. Al definir códigos de tipo bancario, puede utilizar cualquier código con excepción de aquellos que son de codificación fija en el sistema, como los tipos V, C, D, P, G, M y B.

Al asignar un código de tipo bancario a un proveedor, se crea un registro para dicho proveedor en la tabla Estado de varias cuentas bancaria de proveedores (F0401M) con el estado Prenota predeterminado de P para indicar que el proveedor tiene más de una cuenta bancaria para efectuar pagos.

Consulte también Configuración de varias cuentas bancarias de proveedores en la guía Cuentas por

pagar para obtener información sobre la asignación de varias cuentas bancarias a proveedores.

Condiciones de pago

Las condiciones de pago se utilizan en los sistemas Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar para especificar la fecha de vencimiento del pago y, de manera opcional, un porcentaje y la fecha de vencimiento del descuento. Las condiciones de pago permiten registrar facturas y comprobantes con mayor eficiencia ya que el sistema calcula las fechas de vencimiento y los descuentos. Es posible especificar una condición de pago predeterminada en los registros

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del cliente y del proveedor. Luego, al introducir un comprobante o factura puede aceptar el valor predeterminado o sustituirlo con una condición de pago distinta.

Las condiciones de pago pueden ser simples o complejas, dependiendo de la política de la compañía. La condición de pago se define utilizando una combinación de uno, dos o tres caracteres de los siguientes valores:

• Alfabético (A - ZZZ)

• Numérico (0 -999)

• Caracteres especiales (incluido un espacio en blanco)

Por ejemplo, se puede utilizar A1%, que combina todos los tipos de caracteres.

Las condiciones de pago no son específicas del sistema. Los sistemas Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar utilizan las mismas condiciones de pago.

Código de condición de pago en blanco

El código de condición de pago en blanco se utiliza para las condiciones de pago de mayor uso, pero debe asimismo configurar dicha condición de pago con un código para utilizarlo como sustitución, especialmente si utiliza una condición de pago predeterminado que no esté en blanco en el registro del cliente o del proveedor. Por ejemplo, si el registro del Maestro de proveedores está configurado para utilizar 001 como código de condición de pago y desea sustituirlo en el comprobante con el código de la condición de pago en blanco, el sistema continuará arrojando el valor predeterminado (001) del registro del proveedor cada vez que se borre el campo.

Tipos de condiciones de pago

Hay dos tipos de condiciones de pago disponibles:

Estándar Las condiciones de pago estándar permiten:

• Especificar fechas de vencimiento mediante uno de tres métodos: • Registro de una fecha específica

• Especificar el número de días a añadir a la fecha de la factura

• Especificar el número de meses a añadir a la fecha de la factura y la fecha en el mes

• Especificar los descuentos, como un porcentaje del importe bruto de cada factura o comprobante, o de cada partida de pago de factura o comprobante.

• Especificar las fechas de vencimiento de descuento

• Dividir una factura o comprobante en partes iguales en varias partidas de pago. Es posible especificar una fecha de vencimiento para la primera partida de pago y el número de días a añadir a cada partida de pago restante.

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Avanzado Las condiciones de pago avanzadas proporcionan todas las funciones de las condiciones de pago estándar y permiten además:

• Especificar un calendario y una regla de día hábil para utilizarlos junto con la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento cae en fin de semana, el sistema la puede cambiar automáticamente al viernes anterior o al lunes siguiente.

• Especificar una fecha base distinta a la fecha de la factura, como la fecha del LM o del impuesto/servicio.

• Calcular las fechas de vencimiento del importe neto y de descuento utilizando intervalos de fecha que permitan añadir días y meses, especificar una fecha fija o usar una combinación de ambas.

• Dividir una transacción en varias partidas de pago según el porcentaje. Por ejemplo, el importe de la primera partida de pago puede ser 20% del importe total mientras que el importe de la segunda y tercera partidas pueden ser cada una de 40% del total.

• Especificar distintos porcentajes de descuento para varias partidas de pago. Por ejemplo, el porcentaje del descuento de la primera partida puede ser 10% y el resto de las partidas de pago pueden ser 20% cada una.

• Especificar distintos porcentajes de descuento según la fecha de vencimiento. Por ejemplo, puede otorgar un descuento de 5% a clientes que efectúan sus pagos en 10 días y un descuento de 2% a los clientes que pagan entre 11 y 30 días.

Configuración de condiciones de pago estándar

Las condiciones de pago estándar se configuran en el programa Modificaciones de las condiciones de pago (P0014). El sistema utiliza la información sobre las condiciones de pago para calcular los valores de los campos Fecha de vencimiento, Descuento disponible y Fecha de vencimiento de descuento en las pantallas de registro de la factura y comprobante.

Es posible configurar los siguientes tipos de condiciones de pago estándar:

• Vencimiento en la recepción

• Fijo

• Neto

• Fecha próxima

• División

El sistema almacena las condiciones de pago estándar en la tabla Condiciones de pago (F0014).

Condiciones de pago Vencimiento en la recepción

Se utilizan cuando se desea que la fecha de vencimiento sea igual que la fecha de la factura. La condición de pago se configura sin especificar ninguna información adicional.

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Condiciones de pago fijas

Se utilizan cuando se desea especificar una fecha de vencimiento y no que el sistema calcule la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si desea que todas las transacciones tengan una fecha de vencimiento al final del año al margen de cuando se introdujeron. Para hacer esto, introduzca una fecha de vencimiento de 31/12/05.

Condiciones de pago neto

Se utilizan para especificar la fecha de vencimiento de la transacción al añadir algún número de días a la fecha de transacción de la factura. Por ejemplo, se especifican días netos de pago de 30 y se introduce una transacción con una fecha de factura de 14/06/05. El sistema calcula la fecha de vencimiento como 14/07/05.

Condiciones de pago neto con descuentos

Además de especificar los días netos de pago (o fecha de vencimiento), es posible especificar el porcentaje de descuento y los días de descuento. El sistema multiplica el importe bruto por el porcentaje de descuento para calcular el descuento disponible. Luego añade los días de descuento a la fecha de la factura para determinar la fecha de vencimiento del descuento.

Por ejemplo, especifique la siguiente condición de pago neto de 30, 1/10:

• 1 % de descuento

• 10 días de descuento

• 30 días de pago neto

Introduzca una transacción con una fecha de factura de 14/06/05.

El sistema calcula una fecha de vencimiento del descuento de 24/06/05 y la fecha de vencimiento del importe neto de 14/07/05. El cliente dispone hasta el 14/06/05 para enviar el pago y recibir un descuento de 1%; de lo contrario el pago vence el 24/06/05.

Condiciones de pago de fecha próxima

Se utilizan cuando se desea que la fecha de vencimiento de la transacción sea igual que la fecha del mes al margen de la fecha de la factura. Se especifica el número de meses que se va a añadir a la fecha de la factura y la fecha en cuyo mes vence la transacción.

Por ejemplo, especifique la siguiente condición de pago:

• Próximo mes de 1

• Próximo día de 10

Introduzca una transacción con una fecha de factura de 20/05/05.

El sistema calcula la fecha de vencimiento como 10/06/05.

Para especificar una fecha de vencimiento para el último día del mes, utilice un mes próximo de 0 y próximo de días de 31. El sistema utiliza el último día del mes independientemente del número de días en el mes.

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Condiciones de pago de próxima fecha con descuentos

Además de especificar el próximo mes y días, puede especificar el porcentaje y los días de descuento. El sistema multiplica el importe bruto por el porcentaje de descuento para calcular el descuento disponible y añade los días de descuento a la fecha de la factura para calcular la fecha de vencimiento del descuento.


• Descuento de 1%


• Próximo mes de 1

• Próximos días de 10

Se registra una transacción con una fecha de factura de 14.06.05.

El sistema calcula una fecha de vencimiento de descuento de 24/06/05 y la fecha de vencimiento del importe neto de 10/07/05. El cliente dispone hasta el 24/06/05 para enviar el pago y recibir un descuento de 1%; de lo contrario el pago vence el 10/07/05.

Condiciones de pagos divididos

Se utilizan cuando se desea que el sistema divida la transacción en varias partidas de pago iguales con diferentes fechas de vencimiento, mientras que el número de días entre el segundo pago y los pagos subsiguientes es constante.

Se especifican los días netos de pago, el número por el cual se desea dividir la transacción y los días de antigüedad del pago. El sistema utiliza los días netos de pago para calcular la fecha de vencimiento de la primera partida de pago y los días de antigüedad de pago para calcular las fechas de vencimiento de la segunda y subsiguientes partidas de pago.


• 20 días de pago neto

• 4 pagos divididos

• 30 días de antigüedad de pago

Se registra una transacción con una fecha de factura de 14/06/05.

El sistema divide el comprobante en cuatro partidas de pago y calcula las fechas de vencimiento como se indica a continuación:

• Para la primera partida de pago, la fecha de vencimiento es 04/07/05 (a 20 días de la fecha de la factura)

• Para la segunda partida de pago, la fecha de vencimiento es 03/08/05 (a 30 días de la fecha de vencimiento de la primera partida de pago)

• Para la tercera partida de pago, la fecha de vencimiento es 02/09/05 (a 30 días de la fecha de vencimiento de la segunda partida de pago)

• Para la cuarta partida de pago, la fecha de vencimiento es 02/10/05 (a 30 días de la fecha de vencimiento de la tercera partida de pago)

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Nota

Los efectos de la división no se ven hasta completar el proceso de registro de la transacción y se vuelve a realizar una consulta en la misma.

Pagos divididos con descuentos

Además de especificar la condición de pago dividido, puede especificar el porcentaje y los días de descuento. El sistema calcula el descuento disponible para cada partida de pago.

Se especifica la información para cada condición de pago dividido así como el porcentaje de descuento y el número de días que se va a añadir a la fecha de la factura para calcular la fecha de vencimiento del descuento.

Por ejemplo, si especifica la siguiente condición de pago neto de 30, 1/10:

• Descuento de 1%


• Días de pago neto de 20

• Pagos divididos de 3

• Días de antigüedad de pago de 30

Se registra una transacción por US $300 con una fecha de factura de 01/06/05.

El sistema calcula las fechas de cada partida de pago tal como se indica a continuación:

Partida de pago

Importe bruto

Importe del descuento

Fecha de vencimiento de descuento

Fecha de vencimiento

001 1000.00 10.00 6/11/05 6/21/05

002 1000.00 10.00 7/11/05 7/21/05

003 1000.00 10.00 8/10/05 8/20/05

Nota

El sistema efectúa un redondeo aproximado en los importes que no se dividieron equitativamente.

Consideraciones fiscales a utilizar con las condiciones de pago con descuentos

Si el comprobante o la factura incluyen impuestos, el sistema utiliza las reglas fiscales definidas para la empresa registrada en la factura o comprobante. Si la empresa especificada no tiene reglas fiscales definidas, el sistema utiliza las reglas fiscales definidas para la empresa predeterminada 00000.

28

El sistema no procesará las transacciones con descuentos si las reglas fiscales de la empresa especificada están definidas con la siguiente opción activada:

• Impuestos en bruto sin el descuento

► Para configurar las condiciones de pagos que se vencen al recibirse

En el menú Corrección de condiciones de pago (G00141), escoja Modificaciones de condiciones de pago.

1. En Trabajo con condiciones de pago, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Modificaciones de condiciones de pago, llene el siguiente campo:

• Cond pago

3. En el campo sin nombre que se encuentra a la derecha de Condiciones de pago, introduzca una breve descripción para identificar la condición de pago y haga clic en OK.

► Para configurar las condiciones de pago fijo



29

2. En la pantalla Modificación de la condición de pago, llene el siguiente campo:

• Cond pago

3. En el campo que se encuentra a la derecha de Condiciones de pago, introduzca una breve descripción para identificar la condición de pago.

4. Llene el siguiente campo y haga clic en OK:

• Fch venc

► Para configurar las condiciones de pago neto



30


• Cond pago


4. Llene el siguiente campo para que el sistema calcule la fecha de vencimiento del importe neto.

• Días netos de pago

El sistema añade el número de días especificado a la fecha de vencimiento de la factura para calcular la fecha de vencimiento del importe neto.

5. Para configurar la condición de pago con un descuento, llene los siguientes campos:

• % desc

Debe introducir el porcentaje de descuento en valor decimal. Por ejemplo, para especificar un descuento de 1%, introduzca .01.

• Días descuento

El sistema añade el número de días especificado a la fecha de vencimiento de la factura para calcular la fecha de vencimiento del descuento.

6. Haga clic en OK.

► Para configurar las condiciones de pago de próxima fecha



31


• Cond pago


4. Llene los siguientes campos para que el sistema calcule la fecha de vencimiento del importe neto.

• Mes de próx fch

El sistema añade el número de días especificado a la fecha de vencimiento de la factura para determinar el mes de la fecha de vencimiento del importe neto.

• Día

El sistema utiliza el día especificado como el día de vencimiento del pago.

Por ejemplo, si especifica una próxima fecha donde el mes es 1 y el día es 16 e introduce un comprobante con una fecha de factura del 10/06, el sistema calcula la fecha de vencimiento como 16/07.

5. Para configurar la condición de pago con un descuento, llene los siguientes campos:

• % desc


• Días descuento


6. Haga clic en OK.

32

► Para configurar condiciones de pagos divididos




• Cond pago


4. Llene los siguientes campos adicionales para definir las condiciones del pago dividido.

• Días netos de pago

• Número de pagos divididos

• Antig para pagar

5. Para permitir un descuento, llene los siguientes campos opcionales:

• % desc


• Días descuento


6. Haga clic en OK.

33

Configuración de condiciones avanzadas de pago

Las condiciones avanzadas de pago permiten personalizar las fechas de vencimiento de pago al configurar las reglas de fecha de vencimiento. Las reglas de fecha de vencimiento permiten configurar condiciones de pago más complejas y diversas ya que es posible:

• Especificar una regla y un calendario de días hábiles.

Especificar los días del mes que son hábiles y los que son fines de semana y festivos. Además, si las fechas de vencimiento caen en fines de semana o días festivos, es posible especificar si se utiliza dicha fecha o si el sistema cambia automáticamente la fecha de vencimiento al día hábil anterior o al siguiente.

• Especificar la fecha base.

A diferencia de las fechas de vencimiento de las condiciones de pago estándar, que siempre se basan en la fecha de la factura, las condiciones avanzadas de pago permiten especificar si se utiliza la fecha de la factura, la del LM o la del servicio/impuesto.

• Especificar el número de días y meses que se van a añadir o quitar de la fecha base según un límite de fechas de transacción, o bien especificar los meses que se van a añadir y una fecha fija basada en un límite de fechas.

• Especificar las reglas únicas para las fechas de vencimiento del importe neto y del descuento.

Es posible tener fechas de vencimiento del importe neto que utilicen un límite de fechas y que estén basadas en la fecha del LM y fechas de vencimiento del descuento que tengan una fecha fija basada en la fecha de la factura.

El sistema almacena la información sobre las condiciones avanzadas de pago en las siguientes tablas:

• Condiciones avanzadas de pago (F00141)

• Reglas de fecha de vencimiento (F00142)

• Límite de días de reglas de fecha de vencimiento (F00143)

• Condiciones de pago a plazos (F00144)

• Condiciones de pago con varios niveles (F00147)

Calendarios de días hábiles

Cuando configure las reglas de fechas de vencimiento para las condiciones avanzadas de pago, puede configurar un calendario de días hábiles. Estos calendarios permiten especificar los días hábiles, fines de semana, días festivos reales y otros tipos de días definidos por el usuario para la empresa. Puede configurar varios calendarios y hacer referencia a uno de ellos en una regla de fechas de vencimiento.

Después de configurar un calendario de días hábiles, especifique la acción que debe tomarse si el sistema calcula la fecha de vencimiento en un día que no sea hábil. Esto se realiza en la pantalla Modificaciones de reglas de fecha de vencimiento al especificar una regla de día hábil. Al utilizar una regla de día hábil, puede ajustar la fecha de vencimiento del pago para que corresponda con los días hábiles así como evitar periodos de gracia accidentales que se pueden presentar si las fechas de vencimiento caen en fin de semana y la empresa está cerrada.

34

Por ejemplo, puede instruir al sistema para que:

• Solo utilice días hábiles cuando realice un recuento de los días para calcular la fecha de vencimiento y no permitir que la fecha de vencimiento caiga en un día que no sea hábil.

• Utilice el día hábil después de la fecha de vencimiento calculada como la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento calculada cae en un fin de semana, el sistema la cambia al siguiente lunes.

• Utilice el día hábil antes de la fecha de vencimiento calculada como la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento calculada ocurre en un fin de semana, el sistema la cambia al viernes anterior.

Los calendarios de días hábiles se almacenan en la tabla Calendario de días hábiles (F0007).

► Para añadir un calendario de días hábiles

Utilice una de las siguientes formas de navegación:

Para los sistemas Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar, escoja Calendario de días hábiles en el menú Corrección de condiciones de pago (G00141).

Para el sistema Administración de activos empresariales, escoja Calendario de días hábiles en el menú Configuración de planificación (G1346).

Para el sistema Administración de transporte, escoja Calendario de días hábiles en el menú Configuración de transporte (G4941).

Para el sistema Administración de plantas, escoja Calendario de planta en el menú Configuración de administración de plantas (G3141).

Para el sistema Administración de datos del producto, escoja Calendario de planta en el menú Configuración de administración de datos del producto (G3041).

La pantalla Calendario de días hábiles aparece y muestra todos los calendarios configurados.

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1. Para añadir un calendario nuevo, llene los siguientes campos en Trabajo con calendario de días hábiles:

• Suc/planta

Con la excepción de TODOS, que es un valor de codificación fija para este programa, la sucursal/planta asignada se encuentra en la tabla Maestro de unidades de negocio (F0006).

• Año calendario

• Mes calendario

2. Llene los siguientes campos opcionales para especificar calendarios únicos para la misma sucursal/planta.

• Tipo calendario

• Nbre calendario

• Cód turno

Si introduce un valor en el campo Nombre de calendario, debe introducir un código de turno.

3. Haga clic en Añadir.

Aparece la pantalla Modificaciones del calendario de días hábiles que muestra dos calendarios para el mes y el año. El calendario que aparece a la izquierda muestra los días numéricos mientras que el de la derecha muestra los días hábiles y no hábiles.

4. En la pantalla Modificaciones del calendario de días hábiles, cambie los valores predeterminados según sea necesario para cada día de la semana y haga clic en OK.

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Los días que puede definir están en UDC 00/TD. Con la excepción de W, que es un valor de codificación fija, todos los demás valores especificados son días no hábiles. Algunos ejemplos de los tipos de días que puede definir en el calendario son:

• W (día hábil)

• E (fin de semana)

• H (día festivo)

• S (cerrado)

► Para copiar un calendario de días hábiles


Para los sistemas Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar, escoja Calendario de días hábiles en el menú Corrección de condiciones de pago (G00141).

Para el sistema Administración de activos empresariales, escoja Calendario de días hábiles en el menú Configuración de planificación (G1346).

Para el sistema Administración de transporte, escoja Calendario de días hábiles en el menú Configuración de transporte (G4941).

Para el sistema Administración de plantas, escoja Calendario de planta en el menú Configuración de administración de plantas (G3141).

Para el sistema Administración de datos del producto, escoja Calendario de planta en el menú Configuración de administración de datos del producto (G3041).

La pantalla Calendario de días hábiles aparece y muestra todos los calendarios configurados.

1. En Trabajo con calendario de días hábiles, escoja el calendario que desea copiar y haga clic en Seleccionar.

2. En Modificaciones del calendario de días hábiles, haga clic en Copiar en la barra de herramientas.

3. Llene el siguiente campo obligatorio para crear un calendario.

• Suc/planta

Con la excepción de TODOS, que es un valor de codificación fija para este programa, la sucursal/planta asignada se encuentra en la tabla Maestro de unidades de negocio (F0006).

4. Llene los siguientes campos opcionales para especificar calendarios únicos para la misma sucursal/planta.

• Nbre calendario

• Tipo calendario

• Cód turno

Si introduce un valor en el campo Nombre de calendario, debe introducir un código de turno.

5. Cambie los valores predeterminados según sea necesario para cada día de la semana y haga clic en OK.

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Los días que puede definir están en UDC 00/TD. Con la excepción de W, que tiene un valor de codificación fija como día hábil, todos los demás valores especificados son días no hábiles. Algunos ejemplos de los tipos de días que puede definir en el calendario son:

• W (día hábil)

• E (fin de semana)

• H (día festivo)

• S (cerrado)

Configuración de reglas de fechas de vencimiento

Antes de configurar los códigos de las condiciones avanzadas de pago, debe definir las reglas que el sistema utilizará para calcular las fechas de vencimiento de facturas y comprobantes. Puede configurar tantas reglas de fechas de vencimiento como sea necesario.

Puede especificar una regla de fecha de vencimiento como una fecha de vencimiento del descuento o como una fecha de vencimiento del importe neto. Una vez que haya configurado las reglas de vencimiento, puede configurar el código de la condición avanzada de pago que utiliza la regla y especificar un porcentaje de descuento, si lo desea. De esta manera, la regla de fechas de vencimiento quedará vinculada al código de la condición avanzada de pago mientras que el porcentaje del descuento definirá lo siguiente:

• El código predeterminado de las condiciones de pago de un cliente o proveedor

• El código de las condiciones de pago de una factura o comprobantes específicos

• El código de las condiciones de pago de una partida de pago de comprobante o factura específicos

Puede verificar que las reglas de la fecha de vencimiento configuradas funcionen correctamente mediante la función Simulador, que permite realizar varias pruebas sin necesidad de introducir transacciones.

Componentes de la regla de fechas de vencimiento

Una regla de fechas de vencimiento puede incluir cualquiera de los siguientes componentes: Al utilizar una combinación de estos componentes de fechas de vencimiento, se configuran las condiciones de pago ilimitadas para satisfacer las necesidades de la empresa.

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Fecha base Una fecha de factura, del LM o de impuestos de servicios.

Días por añadir

El número de días que el sistema añade a la fecha base.

Meses por añadir

El número de meses que el sistema añade a la fecha base.

Días fijos El mismo día de cada mes, por ejemplo el día 10 ó 15.

Rango de fechas

Un límite de días que usa el sistema junto con otros componentes.

Calendario de días hábiles

Un calendario que se utiliza para especificar los días de la semana que son hábiles.

Regla de día hábil

Una regla que puede utilizar para asegurar que si una fecha de vencimiento es un día no hábil, el sistema lo adelanta o lo atrasa a un día hábil. Asimismo determina si se deben contar los días que no son hábiles al calcular la fecha de vencimiento.

Descuentos en varios niveles

Puede configurar las condiciones de pago que permitan conceder varios porcentajes de descuento. Por ejemplo, es posible configurar una condición de pago que permita al cliente recibir un descuento del 20% en la factura si es que envía su pago en 10 días, un descuento del 10% si paga la factura después de 20 días y ningún descuento si paga el total de la factura en 20 días. Puede definir hasta cinco niveles de porcentajes de descuento.

Límite de fechas

Si especifica un límite de fechas en la regla de fechas de vencimiento, el sistema utiliza el último día del rango junto con los meses o días por añadir, o bien una fecha fija. Si no especifica un mes o día para añadir o una fecha fija, el sistema asigna la fecha de vencimiento como el último día del rango.

Por ejemplo, si configura un rango de fechas del 10 al 25 de junio y no especifica un día fijo ni mes o días que añadir, la fecha de vencimiento del pago es el 25 de junio.

Los intervalos no deben superponerse y deben incluir un mes completo (del día 1 al 31). El sistema siempre utiliza el último día del mes, al margen del número de días en el mismo, cuando se especifican días fijos como 31.

Sin embargo, puede especificar el número de meses por añadir junto con el número de días por añadir o los días fijos. Sin embargo, no es posible especificar tanto el número de días a añadir como una fecha fija. Los rangos de fechas que puede definir son:

• Meses por añadir

• Días por añadir

• Fecha fija

• Meses y días por añadir

• Meses por añadir y días fijos

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Ejemplos de reglas de fechas de vencimiento

Debido a la complejidad de las condiciones de pago, los siguientes ejemplos pueden resultar de utilidad en el momento de configurar las condiciones avanzadas de pago que utilizan una combinación de reglas y límites de fecha. En todos los ejemplos se supone que se utiliza una regla de días hábiles que especifica (todos) los días reales en el cálculo de la fecha de vencimiento y no solo los días hábiles.

Ejemplo 1

Si la fecha de la factura se encuentra entre los días del 1 al 5, configure una condición de pago que utilice la fecha fija (el día 10) en el mes siguiente. De lo contrario, añada dos días a la fecha de la factura si esta es del 16 al 31.

Pasos a seguir:

1. Especifique un límite de fecha del 1 al 5 que añada un mes y tenga días fijos de 10.

El sistema calcula la fecha de vencimiento para que sea el día 10 del mes siguiente para todas las transacciones con una fecha de factura entre el día 1 y el 15.

2. Especifique un límite de fechas distinto para cada fecha posterior al día 15. Este límite de fechas se especifica de la siguiente manera:

Día inicial Día final Días por añadir

16 16 2

17 17 2

18 18 2

19 19 2

20 20 2

Continúe añadiendo un límite para cada día que añada dos días hasta el día 31.

Advertencia No configure un segundo rango para los días del 16 al 31 que añada dos días. Este es un error común. En este caso, el sistema calculará la fecha de vencimiento el día 2 del siguiente mes ya que este añade dos días al último día especificado en el intervalo, que puede ser el día 28, 29, 30 ó 31, según el mes y el año.

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Ejemplo 2

Si la fecha del LM está entre los días 1 y 10, configure una condición de pago que añada un mes y cinco días a la fecha del LM. Si la fecha está entre los días 11 y 20, añada un mes a la fecha del LM. Si la fecha está entre los días 21 y 31, añada un mes y utilice una fecha fija de 31.

Pasos a seguir:

1. Especifique un rango distinto para cada día entre los días 1 y 10 tal como se indica a continuación:

Día inicial Día final Días por añadir Meses por añadir

1 1 5 1

2 2 5 1

3 3 5 1

4 4 5 1

5 5 5 1

Continúe añadiendo un rango para cada día que añada un mes y cinco días hasta el día 10.

Advertencia No configure un intervalo del 1 al 10 que no añada un mes y cinco días. Este es un error común. En este caso el sistema calcula la fecha de vencimiento para que sea el día 15 del mes siguiente para todas las transacciones con una fecha de LM que caiga entre los días 1 y 10 ya que utiliza el último día del rango (10) y le añade un mes y cinco días.

2. Defina un rango de fechas para cada día, entre los días 11 y 20 como se indica a

continuación:

Día inicial Día final Días por añadir Meses por añadir

11 11 0 1

12 12 0 1

13 13 0 1

14 14 0 1

15 15 0 1

41

Continúe añadiendo un rango para cada día que añada un mes hasta el día 20.

3. Especifique un rango de fechas entre los días 21 y 31 que añada un mes y tenga como día fijo el 31.

Día inicial Día final Días por añadir

Meses por añadir

Días fijos

21 31 0 1 31

No es necesario especificar un rango distinto para cada fecha ya que la fecha de vencimiento es fija.

Ejemplo 3

La empresa necesita pagar las mercancías antes de enviarlas. Configure una condición de pago que reste 10 días a la fecha de factura.

Ya que la condición de pago no depende de un límite de fechas, especifique –10 en el campo Días por añadirse.

Como el cliente pagará un artículo por adelantado, el pago se introducirá como una recepción no aplicada hasta que se genere la factura. Una vez que se genere la factura, se cotejará con la recepción no aplicada. Al permitir el cálculo de las fechas de vencimiento antes que la fecha de la factura puede facilitar la facturación de pagos anticipados. Asimismo, es posible utilizar las reglas de fecha de vencimiento de pagos anticipados en las condiciones de pagos a plazo si necesita administrar diferentes porcentajes de pago según fechas de vencimiento distintas.

► Para configurar las reglas de fechas de vencimiento

En el menú Corrección de condiciones de pago (G00141), escoja Modificaciones de reglas de fechas de vencimiento.

1. En la pantalla Trabajo con reglas de fechas de vencimiento, haga clic en Añadir.

42

2. En la pantalla Modificación de las reglas de fechas de vencimiento, llene los siguientes campos:

• Regl fch venc

• Descripción

3. Para definir la manera en que el sistema calcula la fecha de vencimiento, llene cualquiera de los siguientes campos:

• Basado fecha

• Días por añad

Puede especificar días negativos para restar días de la fecha base.

• Días fijos

• Meses añadir

4. Para especificar un calendario de días hábiles, llene los siguientes campos:

• Calend

• Regla del día de trabajo

5. Haga clic en OK.

6. Para configurar un límite de fechas como parte de la regla de fechas de vencimiento, en Trabajo con reglas de fechas de vencimiento, escoja una regla y, luego, seleccione Límite de fechas en la opción del menú Fila.

7. En la pantalla Modificación del rango de fechas, llene los siguientes campos para definir el límite de días a que corresponde la regla.

• Día inicial

• Día final

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Si especifica un Día final de 31 y el mes no tiene 31 días, el sistema utiliza el último día del mes.

8. Llene uno o más de los siguientes campos para definir la regla:

• Días por añadir

• Días fijos

• Meses por añadir

Si especifica una fecha fija posterior al límite de fechas, no es necesario especificar los meses por añadir ya que el sistema utiliza automáticamente la fecha fija del mes siguiente. Por ejemplo, si el límite de fechas es del 21 al 31 y la fecha fija es el día 10, el sistema utiliza el día 10 del siguiente mes. No asigna una fecha de vencimiento que sea anterior a la fecha base.

Nota Al añadir una regla a un rango de fechas, el sistema siempre utiliza el último día del rango para aplicar la regla. Por ejemplo, si especifica un rango del 1 al 15 y una regla que añada tres días, el sistema calcula la fecha de vencimiento el día 18 si la fecha base cae entre los días 1 y 15. El sistema no añade 3 días a cada día especificado en el rango de fechas sino que añade tres días a la fecha final del rango.

9. Haga clic en OK.

► Para verificar las reglas de fechas de vencimiento


1. En Trabajo con reglas de fecha de vencimiento, haga clic en Buscar para mostrar todas las reglas de fechas de vencimiento o escriba la regla de fechas de vencimiento que desea verificar en el campo Regla de fechas de vencimiento y haga clic en Buscar.

2. Escoja la regla de fechas de vencimiento que desee probar y después escoja Simulador en la opción del menú Fila.

44

3. En el Simulador, llene los siguientes campos y haga clic en Buscar:

• Fecha base

Introduzca la fecha en que desea utilizar la prueba de la regla.

• Nº de días

Introduzca el número de días que desea que el sistema muestre. Por ejemplo, si especifica una fecha base de 25/06/05 y 10 para el número de días, el sistema muestra el cálculo de la fecha de vencimiento del 25/06/05 al 04/07/05.

El sistema calcula la fecha de vencimiento en el área de detalle según la regla de la fecha de vencimiento y la fecha base especificada.

Nota Ya que el programa Simulador solo sirve como herramienta de validación para fechas de vencimiento hipotéticas, no se guardan los datos.

Configuración de códigos de condiciones de pago por adelantado

Una vez que se han establecido las reglas de fechas de vencimiento, se las asigna a un código de condiciones de pago por adelantado. Los códigos de condiciones avanzadas de pago son valores alfanuméricos de tres caracteres que identifican el tipo de condición de pago. Al crear los códigos de condiciones de pago por adelantado, se puede asimismo especificar el porcentaje de descuento que se utilizará para la regla de fechas de vencimiento del descuento asignada. El sistema utiliza este porcentaje del descuento a menos que se configuren descuentos a plazos o en varios niveles, en cuyo caso el sistema borra el valor especificado.

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Antes de comenzar Asegúrese de que ha configurado las reglas de fecha de vencimiento necesarias que

el sistema utiliza para calcular las fechas de vencimiento del importe neto y de descuento.

► Para configurar códigos de condiciones avanzadas de pago

En el menú Corrección de condiciones de pago (G00141), escoja Condiciones de pagos avanzados.

1. En la pantalla Trabajo con condiciones avanzadas de pago, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Modificaciones de las condiciones de pago por adelantado, llene los siguientes campos:

• Cond de pago

• Descripción

3. Para especificar un porcentaje de descuento para la factura o comprobante, llene el siguiente campo:

• % desc


El sistema no considera el porcentaje de descuento especificado si utiliza los descuentos a plazos o en varios niveles.

4. Para asociar una regla de fechas de vencimiento con las condiciones de pago, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Regla fch venc desc

El sistema calcula la fecha de vencimiento de descuento según la regla introducida al margen de que se especifique un porcentaje de descuento.

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• Regla de fecha de vencimiento del neto

Configuración de condiciones de pago a plazos

En vez de pagar todas las facturas o comprobantes en una sola oportunidad, es posible introducir la transacción para pagos a plazo utilizando condiciones de pago a plazos. Al igual que las condiciones de pagos divididos, las condiciones de pago a plazos dividen la transacción en varios pagos durante un período específico. Y a diferencia de las condiciones de pago dividido, en que se divide la transacción equitativamente por un número especificado, en este caso se determinan los porcentajes de cada plazo y del descuento de cada plazo.

El sistema calcula el importe del plazo al multiplicar el importe bruto de la transacción por el porcentaje definido. Calcula además la fecha de vencimiento del importe neto y del descuento de cada plazo según las reglas de fecha de vencimiento asignadas.

Ya que es posible asignar reglas de fecha de vencimiento diferentes a cada plazo, puede crear variaciones ilimitadas de los importes vencidos, de los descuentos permitidos y de las fechas en que se deben recibir los pagos para poder recibir un descuento, así como las fechas en que se deben pagar los plazos antes de que se consideren en mora.

En los siguientes ejemplos se describen los tipos diferentes de condiciones de pago a plazos que se pueden definir:

Pagos iguales con un descuento

Puede configurar cinco pagos por la misma cantidad como se indica:

• Pago 1 = 20% con 10% de descuento





Las fechas de vencimiento del importe neto y de descuento del pago dependen de las reglas de fecha de vencimiento asignadas a la condición de pago.

Pagos diferentes con un descuento

Puede configurar tres pagos con cantidades diferentes como se indica:





47

Pagos diferentes con descuentos distintos

Puede configurar cuatro pagos con cantidades diferentes como se indica:






Ejemplo de una condición de pago a plazos

El siguiente es un ejemplo de condiciones de pago por adelantado usando los pagos a plazos. Suponga que tiene una factura que desea dividir en tres plazos, como se indica:

Importe 9,000.00

Fecha de factura 15 de Julio de 2002

Basado en fecha Fecha de factura

Primer pago a plazos 2,000.00 con 10% de descuento

Segundo pago a plazos 3,000.00 con 5% de descuento

Tercer pago a plazos 4,000.00 con 1% de descuento

Porcentaje del plazo Cálculo Primer pago a plazos 2000 / 9000 = 22.222%

Segundo pago a plazos 3000 / 9000 = 33.333%

Tercer pago a plazos 4000 / 9000 = 44.445%

Ya que el porcentaje total debe ser igual a 100, debe redondear por exceso el porcentaje del último pago a plazo.

48

Cuando introduce la factura por 9,000.00, el sistema calcula los importes de los pagos a plazo de la siguiente manera:

Importe de pago a plazos Cálculo Primer pago a plazos 9000 x 0.22222 =

1,999.98

Segundo pago a plazos 9000 x 0.33333 = 2,999.97

Tercer pago a plazos 9000 x 0.44444 = 4,000.05

Nota

El sistema utiliza el redondeo cuando los importes no se dividen por igual.

Cálculos de las fechas de vencimiento de condiciones de pago a plazos

Las condiciones de pago a plazos utilizan reglas de fechas de vencimiento para determinar las fechas de vencimiento del importe neto y del descuento para asignarlas a la transacción. El sistema utiliza la fecha base (Basado en fecha) especificada en la regla de fechas de vencimiento para determinar solo las fechas de vencimiento del primer pago a plazos. Utiliza además la fecha de vencimiento del primer pago a plazos como la fecha base del segundo pago y la fecha de vencimiento del segundo pago como la fecha base del tercero y así sucesivamente.

Por ejemplo, suponiendo que en el ejemplo anterior se tengan las siguientes reglas de fechas de vencimiento asignadas a cada pago a plazo para calcular las fechas de vencimiento del importe neto y del descuento correspondientes:

Regla de fechas de vencimiento

Fecha base Días por añadir

DISCT Fecha de factura 10

NET Fecha de factura 30

Ya que se introdujo la factura con una fecha de 15/04/02, el sistema calcula la fecha de vencimiento de cada pago de plazo como se indica a continuación:

Pago a plazo Fecha de vencimiento de descuento

Cálculo Fecha de vencimiento del importe neto

Cálculo

Primer 7/25/02 El sistema añade 10 días a la fecha de la factura.

8/14/02 El sistema añade 30 días a la fecha de la factura.

Segundo 8/24/02 El sistema añade 10 días a la fecha de vencimiento del importe neto del

9/13/02 El sistema añade 30 días a la fecha de vencimiento del importe neto del

49

primer pago a plazo.

primer pago a plazo.

Tercer 9/23/02 El sistema añade 10 días a la fecha de vencimiento del importe neto del segundo pago a plazo.

10/13/02 El sistema añade 30 días a la fecha de vencimiento del importe neto del segundo pago a plazo.

► Para configurar condiciones de pagos a plazos

En el menú Corrección de condiciones de pago (G00141), escoja Condiciones de pagos avanzados.

1. En la pantalla Trabajo con condiciones avanzadas de pago, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Modificación de las condiciones de pago por adelantado, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Cond de pago

• Descripción

3. En la pantalla Trabajo con condiciones avanzadas de pago, haga clic en Buscar.

4. Escoja el registro que haya creado.

5. En el menú Fila, escoja Pagos a plazos.

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6. Para asignar los mismos valores a todos los pagos a plazo, en Modificación de pagos, llene uno o más de los siguientes campos en el área del encabezado. De lo contrario, vaya al paso 9.

• Nº de pagos iguales

• % desc

Introduzca el porcentaje de descuento en valor decimal. Por ejemplo, para definir un descuento de 10%, introduzca .10.


Deje este campo en blanco si no define un porcentaje de descuento.

• Regla de fecha de vencimiento del neto

7. Haga clic en OK.

8. En la pantalla Trabajo con condiciones de pago por adelantado, escoja la condición de pago y Pagos a plazos en el menú Fila para revisar los pagos a plazos.

9. Para asignar un valor único para el pago a plazo, llene uno o más de los siguientes campos en el área de detalle:

• % de pago a plazo

Introduzca el porcentaje como un número entero. Por ejemplo, para especificar un pago a plazo de 20%, introduzca 20. El porcentaje total introducido debe ser igual a 100.

• % desc

Introduzca el porcentaje de descuento en valor decimal. Por ejemplo, para definir un descuento de 1o%, introduzca .10.


51

• Regla fch venc neto

10. Haga clic en OK.

Configuración de las condiciones de pago de descuentos de varios niveles

Muchas empresas desean recompensar a sus clientes cuando estos efectúan sus pagos de manera oportuna y rápida, brindándoles un mayor descuento según la fecha en la que los clientes envían sus pagos. Al cambiar el porcentaje del descuento según la fecha permite negociar mejores condiciones con los proveedores y ofrecer mejores condiciones a sus clientes.

Las condiciones avanzadas de pago se pueden definir de modo que permitan que el porcentaje de descuento varíe según el número de días transcurridos a partir de la fecha especificada en la fecha base de la regla de vencimiento de fecha. Puede definir hasta cinco niveles de porcentajes de descuento.

Por ejemplo, si configura una condición de pago que permite un descuento de 10% si el pago se envía dentro de los 10 de días de la fecha de la factura, de 5% si el pago se envía dentro de los 20 días y de 1% si se envía entre 21 y 29 días.

Par determinar la fecha de vencimiento del descuento del primer nivel, el sistema utiliza la información de la regla de fechas de vencimiento. Para determinar la fecha de vencimiento de descuento de los siguientes niveles, el sistema añade el día final del nivel como la fecha base especificada.

Para calcular nuevas fechas de vencimiento de descuento y porcentajes de descuento de los niveles siguientes, se debe ejecutar el programa en batch Actualización de facturas de C/C (R005142) o el programa en batch Actualización de comprobantes de C/P (R005141).

► Para configurar una regla de fechas de vencimiento de varios niveles


1. En la pantalla Trabajo con reglas de fecha de vencimiento, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Modificación de las reglas de fecha de vencimiento, llene los siguientes campos:

• Regl fch venc

• Descripción

3. Para definir cómo el sistema calcula la fecha de descuento del primer nivel, llene los siguientes campos:

• Basado fecha

• Días por añad

El valor introducido debe ser igual al valor introducido en el Campo Hasta del primer nivel.

Por ejemplo, si desea asignar un descuento de 10% a las transacciones que tengan de 1 a 10 días, introduzca un 10 en este campo y en el campo Hasta del primer nivel, después de la fecha base.

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4. No introduzca valores en los siguientes campos:

• Días fijos

• Meses añadir

5. Para especificar la información sobre un calendario de días hábiles, llene los siguientes campos:

• Calend

• Regla del día de trabajo

6. Haga clic en OK.

7. En la pantalla Trabajo con reglas de fecha de vencimiento, haga clic en Añadir.

8. Escoja la regla de fechas de vencimiento que desee probar y después escoja Varios niveles en la opción del menú Fila.

9. En la pantalla Configuración de reglas de fecha de vencimiento de varios niveles, llene los siguientes campos y haga clic en Ok:

• Desde

• Para

• Porcentaje de descuento

Actualización de facturas y comprobantes con descuentos de varios niveles

En el menú Corrección de condiciones de pago (G00141), escoja Actualización de comprobantes de C/P o Actualización de comprobantes de C/C.

Los informes Actualización de comprobantes de C/P (R005141) y Actualización de facturas de C/C (R005142) se ejecutan para actualizar el importe del descuento y la fecha de

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vencimiento del descuento de las facturas y comprobantes según los niveles definidos para la condición de pago de varios niveles asignada.

Cuando se ejecutan estos programas en batch, el sistema:

• Busca las transacciones correspondientes al comparar las condiciones de pago definidas en la tabla Condiciones de pago de varios niveles (F00147) con las condiciones de pago indicadas en la factura o el comprobante.

• Utiliza el campo “A la fecha” de las opciones de proceso para determinar los registros que se actualizarán.

El sistema compara el valor de A la fecha introducido en el campo Basado en fecha especificado para la condición de pago, con el fin de determinar el número de días transcurridos. El sistema accede a la condición de pago correspondiente para determinar el nivel que corresponde a dicho número de días. Si el porcentaje del descuento en el nivel es diferente al de la transacción, se puede actualizar el registro.

• Actualiza el importe del descuento al multiplicar el porcentaje del descuento del nuevo nivel por el importe bruto de la transacción.

• Actualiza la fecha de vencimiento del descuento al añadir el valor en el campo Límite de días Hasta del nivel a la fecha base de la transacción.

Por ejemplo:

• Hasta = 20

• Basado en fecha = fecha del L/M

• Fecha del L/M = 17/06/05

El sistema añade 20 a la fecha del L/M y asigna una fecha de vencimiento de descuento de 07/07/05.

Nota

Al calcular las fechas de vencimiento del descuento, el sistema considera el calendario de días hábiles y la regla de días hábiles asignada a la regla de fechas de vencimiento.

Sin embargo, el sistema no:

• Vuelve a calcular la fecha de vencimiento del importe neto. En cambio calcula la fecha de vencimiento del importe neto en el momento en que se introduce la transacción y no cambia.

• Actualiza parcialmente las transacciones pagadas; el importe bruto debe ser igual que el importe pendiente.

• Considera los registros que no tienen un importe de descuento.

Selección de datos

Los programas tiene valores de codificación fija para seleccionar registros si:

• El importe pendiente es igual al bruto.

• El descuento disponible no es igual a cero.

La selección de datos se puede utilizar para limitar más estos criterios de selección.

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Consideraciones fiscales para la actualización de transacciones con descuentos en varios niveles

Si el comprobante o la factura incluyen impuestos, el sistema utiliza las reglas fiscales definidas para la empresa registrada en la factura o comprobante. Si la empresa especificada no tiene reglas fiscales definidas, el sistema utiliza las reglas fiscales definidas para la empresa predeterminada 00000.

El sistema no procesará las transacciones con descuentos si las reglas fiscales de la empresa especificada están definidas con la siguiente opción activada:

• Impuestos en bruto no incluido el descuento

Eliminación de la actualización de transacciones específicas

Si no desea que el programa en batch actualice una factura o un comprobante que pueda ser elegible para la actualización, puede acelerar el programa Cambio rápido de estado (P03B114 para facturas y P0411S para comprobantes) para cambiar el código de condición de pago del registro. Ya que el sistema utiliza el código de condición de pago para determinar si es una partida de pago de varios niveles, al cambiar el código se evita que el registro sea elegible para la actualización.

Nota

El sistema no vuelve a calcular la fecha de vencimiento del descuento o el importe del descuento según el cambio efectuado en el código de condición de pago utilizando Cambio rápido de estado Si desea cambiar los descuentos, debe revisar manualmente la transacción.

Ejemplo de actualización de una transacción con un descuento de varios niveles

El siguiente ejemplo muestra cómo el sistema deriva el importe y la fecha del descuento según:

• La información sobre la condición de pago

• La fecha en la que se ejecuta el programa de actualización en batch.

Configuración de las condiciones de pago:

Basado en fecha = Fecha de factura

Días por añadir = 10

Primer nivel = del 1 al 10 con 10% de descuento

Segundo nivel = del 11 al 20 con 5% de descuento

Tercer nivel = del 21 al 29 con 1% de descuento

No se definen los niveles cuarto y quinto

Proceso:

Introduzca una factura con una fecha de 01/06/05 utilizando el código de condición de pago según la configuración anterior. El sistema calcula el descuento como 10% del impuesto bruto y asigna una fecha de vencimiento de descuento de 11/06/05 (01/06 + 10 días = 11/06).

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Si ejecuta el programa de actualización en batch de manera correcta, el sistema no actualizará este registro hasta el 21/06/05.

El 12/06/05, el sistema:

• Calcula la diferencia entre la fecha de la factura y A la fecha como 11 días.

Once días están definidos en el segundo nivel, que tiene un descuento de 5%.

• Vuelve a calcular el importe del descuento en 5% del importe bruto.

• Vuelve a calcular la fecha de vencimiento del descuento al 21/06/05.

El sistema utiliza el valor del campo Hasta del segundo nivel, que es 20, y lo añade a la fecha de la factura para derivar la nueva fecha de vencimiento del descuento.

Si se ejecuta el programa de actualización por la noche, el sistema no actualizará este registro hasta el 22/06/05.

El 22/06/05, el sistema:

• Calcula la diferencia entre la fecha de la factura y A la fecha como 21 días.

Veintiún días están definidos en el tercer nivel, que tiene un descuento de 1%.

• Vuelve a calcular el importe del descuento en 1% del importe bruto.

• Vuelve a calcular la fecha de vencimiento del descuento al 30/06/05.

El sistema utiliza el valor del campo Hasta del tercer nivel, que es 29, y lo añade a la fecha de la factura para derivar la nueva fecha de vencimiento del descuento.

Ya que no se han configurado otros niveles, el sistema no volverá a actualizar este registro.

Opciones de proceso para Actualización de comprobantes de C/P (R005141)

Ficha Despliegue

Utilice esta opción de proceso para especificar si se imprime la información fiscal en el informe.

1. Información fiscal En blanco - Imprimir información fiscal. 1 - No imprimir información fiscal. Use esta opción de proceso para especificar si se imprime la información fiscal en el informe. Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir la información fiscal 1 - No imprimir la información fiscal

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Ficha Valores predeterminados

Esta opción de proceso especifica la fecha que el sistema empleará para calcular el descuento y la fecha de vencimiento del descuento.

1. A la fecha En blanco - Usar la fecha del sistema. Use esta opción de proceso para especificar la fecha que el sistema usa para calcular el descuento y la fecha de vencimiento del descuento. Si deja este campo en blanco, el sistema usa la fecha en curso del sistema.

Configuración de Números siguientes

Cuando introduce un documento, como una factura, un comprobante, una orden de trabajo o un asiento de diario, puede asignar un número de documento o dejar que el programa Números siguientes (P0002) lo haga. Si escoge asignar manualmente un número de documento en vez de que lo haga el sistema, debe introducir el número durante el registro de datos.

Números siguientes es una función para enumerar en forma automática. El programa Números siguientes asigna números a documentos utilizando uno o ambos de los siguientes tipos de número:

• Números siguientes estándar. El sistema encuentra el siguiente número disponible en la tabla Números siguientes - Automático (F0002) y lo asigna al documento.

• Números siguientes por compañía y año fiscal. El sistema encuentra el siguiente número disponible por compañía y año fiscal o sólo por compañía en la tabla Números siguientes por compañía y año fiscal (F00021).

Números siguientes funciona junto con el diccionario de datos. Cada entrada del diccionario de datos que utiliza los números siguientes contiene un valor de índice de numeración siguiente que corresponde al número de línea que contiene el valor del siguiente número para dicho dato.

J.D. Edwards efectúa la siguiente recomendación al configurar los números siguientes:

• No use un espacio en blanco como el valor de un número siguiente.

• No cambie un número siguiente. Si cambia los números, puede ocasionar que éstos se dupliquen y no podrá localizar aquellos números que haya añadido antes. Si debe cambiar un número siguiente, hágalo sólo a un valor mayor.

• No elimine los valores de los números siguientes. Si elimina el valor de un número siguiente, puede obtener resultados inesperados.

• No cambie la secuencia de los números siguientes en la tabla. Cada número siguiente debe permanecer en su línea actual ya que los programas hacen referencia a una línea específica en la tabla. Por ejemplo, en el sistema Contabilidad general, el número siguiente de los asientos de diario deberá estar en la segunda línea.

Puede dejar que el sistema asigne los dígitos de verificación a cualquier conjunto de números siguientes estándar. Verifique que los dígitos no generen errores causados por la

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transposición al realizar el registro de datos. Por ejemplo, el activar los dígitos de verificación en el Libro de direcciones de los proveedores evita que se asigne un comprobante a un proveedor incorrecto si los dígitos se transponen durante el registro del comprobante. J.D. Edwards recomienda el uso de dígitos de verificación para números siguientes solo cuando es probable que se produzca un error de transposición durante el registro de datos.

Antes de comenzar Para añadir un año fiscal a un registro de números siguientes que ya existe para una

compañía (sin un año fiscal definido), debe eliminar el registro existente y después añadir un nuevo registro para la compañía, incluido el año fiscal.

Para borrar un año fiscal de un registro de números siguientes existente de una compañía y año fiscal, debe eliminar el registro existente y después añadir uno nuevo para la compañía sin un año fiscal definido.

► Para configurar los números siguientes del sistema

Revise los números siguientes que el sistema asigna a los documentos y especifique si se asignarán dígitos de verificación para un tipo de número siguiente determinado.

En el menú Sistemas generales (G00), escoja Números siguientes (Números de folio).

1. En la pantalla Trabajo con números siguientes, escoja el sistema que desea revisar y haga clic en Seleccionar.

2. En Configuración de números siguientes por sistema, revise la información arrojada por el sistema en el siguiente campo:

• Número siguiente

3. Active la siguiente opción para cada tipo de número siguiente para el que desea activar los dígitos de verificación:

• Díg ver

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J.D. Edwards recomienda utilizar dígitos de verificación para números siguientes sólo si es probable que se produzca un error de transposición durante el registro de datos.

4. Haga clic en OK.

► Para asignar números siguientes por compañía y año fiscal

El sistema puede asignar un grupo único de números siguientes a facturas y otros documentos para una compañía y año fiscal específicos. Esto resulta útil si la compañía necesita tener un número consecutivo de documento para cada compañía por año fiscal.

En el menú Sistemas generales (G00), escoja Números siguientes (Números de folio).

1. En la pantalla Trabajo con números siguientes, escoja Constante de número siguiente en el menú Pantalla.

Nota Si ya existe un método de número siguiente activado y existen los números siguientes por documento o compañía, debe eliminar dichos números siguientes antes de cambiar la opción o añadir el año fiscal.

2. En la pantalla Constantes de los Números siguientes, active el método que desea utilizar y haga clic en OK.

• Si escoge el Método 1, el sistema utilizará un 1 como el número inicial predeterminado para todas las compañías. Puede definir otro número de inicio para las compañías que configura. Siga el resto de los pasos:

• Si escoge el Método 2, el sistema utilizará el número siguiente estándar como el número inicial predeterminado para aquellas compañías que no configure. Puede definir el número inicial para las compañías que configure o dejar que el

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sistema proporcione el número predeterminado que es 1. No continúe con los pasos restantes.

3. En la pantalla Trabajo con Números siguientes, escoja Número siguiente por compañía/año fiscal en el menú Pantalla.

4. En la pantalla Números siguientes por compañía/año fiscal, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Cía del documento

• Compañía documento

• Tp doc

• Ms qu

• Descripción

• Año fiscal

• Siglo

• Díg incr

• Díg ver

• Rango número siguiente 1

• Rein autom

Instrucciones de contabilidad automática

Las instrucciones de contabilidad automática (ICA) definen las relaciones entre las funciones cotidianas de contabilidad y el catálogo de cuentas. Son reglas que definen cómo crear los asientos del Libro mayor.

Cada uno de los sistemas de J.D. Edwards que tiene interfaz con el sistema Contabilidad general tiene instrucciones de contabilidad automática. Las Instrucciones de contabilidad automática se pueden utilizar para:

• Determinar la manera en que el programa de contabilización crea asientos de diario para los ajustes entre compañías.

• Determinar cómo distribuye el sistema los asientos de diario para que cada compañía mantenga un saldo neto igual a cero.

• Cargar una cuenta comercial de Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar cuando contabilice facturas o comprobantes. Las ICA eliminan la necesidad de introducir cuentas de compensación en forma manual o de saber cuál es la cuenta de compensación que se debe actualizar al momento de contabilizar.

• En los sistemas Administración de órdenes de venta y Compras, proporcionar asientos de diario para los diferentes tipos de transacción.

• En el sistema Activos fijos, identificar las cuentas que se contabilizan en activos fijos y equipo y crear registros maestros de activos, registros de cuentas de depreciación y otras transacciones.

Debido a que el software ya tiene ICA establecidas, deberá verificar que sean las apropiadas para sus necesidades empresariales. Puede modificar las ICA existentes y configurar otras tantas según sea necesario.

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Cada instrucción de contabilidad automática está asociada con una cuenta específica del Libro mayor que incluye:

• Una unidad de negocio

• Una cuenta objeto

• Una cuenta auxiliar (opcional)

Elementos de una pantalla de ICA

La pantalla Instrucciones de contabilidad automática muestra un índice o lista de las ICA que se utilizan en los sistemas de J.D. Edwards.

Prefijos y sufijos de las ICA

Los grupos de ICA que tienen una finalidad común tienen un prefijo similar. Esta uniformidad le permite localizar un grupo de cuentas introduciendo el prefijo del grupo en la línea Consulta por ejemplo. Generalmente, el prefijo tiene dos o tres caracteres de longitud. Cada sistema de software tiene sus propias reglas para estos prefijos, por lo tanto, asegúrese de familiarizarse con las reglas de los sistemas con los que trabaja.

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Para ser flexibles, algunas ICA usan un sufijo que puede tener de 1 a 4 caracteres de longitud. La longitud del sufijo es limitada por la longitud del prefijo. La ICA, incluido el sufijo, no puede tener más de seis caracteres de largo. El sufijo, que son los caracteres que van después del nombre o prefijo, por lo general indica alguna de las siguientes situaciones:

• En varios sistemas, un sufijo de tres caracteres identifica el código de moneda de las cuentas designadas.

• En Contabilidad general:

• El sufijo x de una instrucción de tres caracteres como en GLG1, identifica los puntos de transición de los estados financieros.

• El sufijo xx en una instrucción de cuatro caracteres identifica el inicio y final del rango de una transacción en particular, como en GLRC01 y GLRC02 para el inicio y final de un rango de cuentas por conciliar.

• En Cuentas por pagar:

• El sufijo xxxx identifica las cuentas de compensación del L/M que se deben utilizar en una transacción en particular, como PREP para pagos por anticipado o WHLD para impuestos de retención por pagar.

• El sufijo xxxx también identifica los rangos de cuentas que se van a utilizar en el método del L/M del procesamiento 1099, como en PXA101 para identificar el tipo de declaración A, casilla 1 y 01 como el inicio de un rango de cuenta.

• El sufijo xxxx (de uno a cuatro caracteres) anexado a la instrucción PB identifica las cuentas bancarias alternativas.

• El sufijo xx identifica un rango de cuentas, los números impares serían el inicio de un rango y los pares el final.

• En Cuentas por cobrar:

• El sufijo xxxx identifica las cuentas de compensación del L/M que se deben utilizar en una transacción en particular, como NOTE para cuentas por cobrar, EMP para cuentas por cobrar de empleados o UC para recibos sin aplicar.

• Un sufijo xxxx anexado a la ICA RC identifica una cuenta de compensación alternativa.

• El sufijo anexado a los tipos de ajuste de RA, como en RAMW, deberán coincidir con el código de razón en una transacción de ajuste de recibos.

• En Activos fijos, el sufijo por lo general identifica el inicio o final de un rango de cuentas.

ICA predeterminadas

Los sistemas que utilizan las ICA usan una combinación de número de compañía e ICA para determinar la cuenta que se debe emplear en una situación en particular. Es posible crear varias ICA para cada combinación única de compañía y código de compensación del L/M que tenga previsto utilizar.

Su sistema incluye las ICA que ya están asignadas a la compañía 00000. Puede personalizarlas para la configuración de su compañía, unidad de negocio o cuenta objeto. Puede asignar cualquier cuenta válida a las ICA predeterminadas para la compañía 00000. Si el sistema no puede encontrar una ICA para una compañía específica, utilizará la de la compañía 00000. No necesita configurar una ICA especial para ninguna compañía que use la predeterminada.

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Ejemplo

La instrucción PC, que se utiliza en Cuentas por pagar para designar una cuenta de compensación para las transacciones por pagar, puede tener un valor predeterminado para la instrucción de la compañía 00000 o utilizar una estructura de cuenta completa de unidad de negocio/objeto/auxiliar. Si usa el valor predeterminado, puede dejar la unidad de negocio de la ICA en blanco, entonces el sistema:

• Encontrará una ICA que tenga el número de compañía y utiliza la unidad de negocio de la ICA de dicha compañía. Si no hay ninguna unidad de negocio en la ICA con el número de compañía, entonces el sistema:

• Utilizará la unidad de negocio del balance general de la compañía. Si no hay una ICA para la compañía, entonces el sistema

• Irá a la ICA de la compañía 00000 y utilizará la cuenta que se muestre. Si no hay ninguna unidad de negocio en la ICA de la compañía 00000, el sistema irá al comprobante, buscará la unidad de negocio y la añadirá a las cuentas objeto y auxiliar de la ICA de la compañía 00000.

Rangos de cuentas

Cuando el sistema valida los rangos de cuentas de las ICA, lee y clasifica los caracteres alfabéticos antes que los numéricos. Si usa los caracteres alfabéticos en cuentas objeto, asegúrese de definir rangos de cuentas de ICA completos que incluyan tanto los caracteres alfabéticos como los numéricos. Cada rango debe comenzar con un carácter alfabético. Una cuenta auxiliar que incluye el número 99999999 por lo general termina cada rango.

El siguiente ejemplo muestra un rango que incluye todos los objetos posibles. La ICA CR01 representa el comienzo del rango y la ICA CR02 representa el final del mismo:

ICA Compañía Unidad de negocio Objeto Cuenta auxiliar

CR01 00001 En blanco AAAA En blanco

CR02 00001 En blanco 9999 999999999

La instrucción que inicie el primer rango de una serie (como la ICA CR) deberá tener el sufijo 01 (por ejemplo, CR01) y la ICA que termine el rango deberá tener el sufijo 02 (por ejemplo, CR02).

Utilice siempre sufijos consecutivos para definir las series. En el ejemplo anterior, CR03 iniciaría el segundo rango y CR04 lo terminaría. En este ejemplo, no omita CR03 ni CR04 e inicie el segundo rango con CR05. Si el sistema busca las ICA de una cuenta y encuentra un espacio en blanco en la numeración del rango, se detendrá la búsqueda.

Nota

Aunque las ICA deben estar en orden consecutivo, las cuentas objeto asociadas con dichas ICA pueden estar en cualquier orden.

Puede excluir números de cuenta específicos del rango de una cuenta de ICA definiendo dos rangos. La forma más sencilla de llevar un control de estas exclusiones es configurando los rangos de tal manera que el primero termine antes que los números excluidos y que el segundo comience después de los números excluidos.

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ICA de Cuentas por pagar

Cada vez que introduce una transacción para la que el sistema debe crear asientos de diario, el sistema debe localizar los números de cuenta correspondientes. Para ello, el sistema revisa la tabla de las ICA que corresponden a la transacción. Por ejemplo, si introduce un comprobante en Cuentas por pagar, el sistema localiza el artículo que contiene los números de las cuentas comerciales por pagar.

El nombre de una ICA como PC es de codificación fija. Las ICA siempre empiezan con la letra P. Por ejemplo, PC es la ICA de cuentas por pagar y PB es la ICA de las cuentas bancarias por pagar. Cada ICA tiene códigos de cuenta que incluyen una unidad de negocio, una cuenta objeto y una auxiliar que se asignan al catálogo de cuentas.

Se dará cuenta que para algunas ICA, como los descuentos de cuentas por pagar (PKD), la parte de la unidad de negocio de las ICA es opcional. Si decide no incluir una unidad de negocio para dichas ICA, la unidad de negocio del comprobante se utiliza como parte del número de cuenta especificado.

Algunas ICA requieren que se defina un rango completo que conste de una ICA inicial y una final. Por ejemplo, para PX (que se utiliza para el procesamiento del formulario 1099), el primer rango debe empezar con PXyy01. J.D. Edwards recomienda que termine el primer rango con PXyy02, el siguiente número consecutivo. Defina el siguiente rango, en caso necesario, para que empiece con PXyy03 y termine con PXyy04, etcétera.

ICA durante el procesamiento de comprobantes y pagos

Cuando introduce un comprobante, una ICA PB determina cuál cuenta bancaria se va a asignar al comprobante y cuál cuenta comercial por pagar (pasivo) se va a acreditar al contabilizar el comprobante.

Cada vez que introduce una transacción, el sistema localiza la siguiente información:

• Número de la compañía


El sistema revisa la tabla de las ICA adecuada para localizar un número de cuenta que se haya configurado para la combinación de compañía e ICA. Si existe un número de cuenta para esta combinación, el sistema usa dicha cuenta. Si no hay un número de cuenta, el sistema usa la configuración de la cuenta para la compañía 00000.

Secuencia de búsqueda de ICA de C/P

Cada ICA tiene un orden jerárquico en el que el sistema busca un número de cuenta. En el siguiente ejemplo se muestra la forma en la que el sistema busca esta información. En el ejemplo se muestra la jerarquía de una compañía y la cuenta de compensación del L/M.

Ejemplo: Secuencia de búsqueda de compensación de L/M y compañía

Si introduce un comprobante de la compañía 00100 y el código de compensación 30 del L/M, el sistema determina la cuenta comercial por pagar que se va a utilizar según la siguiente jerarquía de búsqueda:

1. El sistema busca la ICA PC30 de la compañía 00100 para localizar la cuenta comercial de C/P.

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2. Si el sistema no puede localizar esta ICA, busca la partida PC30 para la compañía 00000.

• Si el sistema no puede localizar esta ICA, el sistema devuelve un mensaje de error diciendo que falta la ICA.

ICA de Cuentas por pagar

Las siguientes ICA y sus elementos correspondientes están disponibles en el sistema Cuentas por pagar:

• Cuentas bancarias por pagar - PB

• Cuentas comerciales por pagar - PC

• Descuentos de cuentas por pagar disponibles/perdidos - PKD/PKL

• Cuentas comerciales/de gastos del registro de comprobantes - PP/PQ

• Impuesto por pagar - PT

• Documentos por pagar - PD

• Formulario 1099 para el método del L/M - PX

Consulte también Configuración de Instrucciones de contabilidad automática de impuestos en la guía

Referencia de impuestos para obtener información sobre las ICA de impuestos.

Configuración de Instrucciones de contabilidad automática de multimoneda de C/P en la guía Multimonedas para obtener información sobre las ICA que necesita configurar si trabaja en un ambiente de varias monedas.

Cuentas bancarias por pagar – PB

Se requiere una ICA para la cuenta bancaria predeterminada (PB). Esta ICA especifica la cuenta bancaria predeterminada que el sistema asigna si no se introduce un número de cuenta bancaria al introducir un comprobante.

Si tiene varias cuentas bancarias definidas para una compañía, puede definir una cuenta de compensación mediante PByyyy (cuenta bancaria de cuentas por pagar). Si utiliza PByyyy, también debe definir PCyyyy (cuentas comerciales por pagar) para la misma compensación.

Por ejemplo, la compáñía 1 tiene dos cuentas bancarias: 1.1110.BEAR y 1.1110.FIB. Defina PBBEAR y PBFIB para que indiquen la cuenta bancaria respectiva. Asimismo, PCBEAR y PCFIB deben estar presentes en la tabla de ICA. Sin embargo, pueden hacer que se enlacen de nuevo a la misma cuenta definida en PC____. En el registro de comprobantes, introduzca yyyy en el campo Compensación de L/M en el área de detalles para especificar una cuenta.

En la siguiente tabla se muestra la información necesaria al configurar una instrucción PB:

Partida Descripción Cía UN Obj Aux Nº sec

PB Cuentas bancarias por pagar

R R 0 4.015

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Por ejemplo, Universal Incorporated se debe pagar de OMNI National Bank, que no es el banco predeterminado de Cuentas por pagar. Configure el código de compensación del L/M de OMNI en el registro del Maestro de proveedores o en cada comprobante de Universal Incorporated y configure las siguientes ICA:


PBOMNI (PByyyy)

Código específico del banco OMNI

100 1110 OMNI 4.015

PCOMNI (PCyyyy)

Código de compensación del L/M del banco específico OMNI

100 4110 4.020

Cuentas comerciales por pagar - PC

Se requiere una ICA para la cuenta comercial de Cuentas por pagar (PC). Una cuenta comercial de cuentas por pagar es la cuenta temporal o de compensación que utilizará hasta que pague el comprobante. Esta instrucción especifica la cuenta comercial predeterminada que el sistema asigna a cada comprobante si no introduce una cuenta comercial para la compensación del L/M al introducir el comprobante.

El código de compensación de cuentas por pagar puede ser específico de un proveedor de modo que cuando introduzca un comprobante, el sistema utiliza el código de compensación del registro del Maestro de proveedores.

En la siguiente tabla se muestra la información necesaria al configurar una instrucción PC:


PC Cuenta comercial por pagar

O R 0 4.020

Para las cuentas comerciales, necesita configurar:

• ICA predeterminada de la compañía 00000

• ICA específicas de la compañía

• Códigos de compensación PCyyyy (PCNOTE) de la compañía 00000

• Códigos de compensación específicos de la compañía

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Esto se muestra en la siguiente tabla:


PC (PC _ _ _ _)

Cuenta comercial por pagar

100 4110 4.020

PC (PC _ _ _ _)

Cuenta comercial por pagar específica de la compañía 200

200 200 4110 4.020

PCNOTE (PCyyyy)

Cuenta comercial predeterminada de documentos por pagar

100 4110 4.020

PCNOTE (PCyyyy)

Cuenta comercial específica de la compañía 200

200 200 4110 4.020

Descuentos de cuentas por pagar disponibles/perdidos - PKD/PKL

Si se aplican descuentos es necesario contar con una ICA para los descuentos por pagar disponibles (PKD) y perdidos (PKL). Estas instrucciones especifican la cuenta de pérdidas y ganancias de los descuentos disponibles y perdidos. No se reconocen los descuentos hasta que se contabiliza un pago. El sistema utiliza PKD y PKL para las compensaciones que se crean al contabilizar el pago.

Los descuentos aplicados es el neto de los descuentos disponibles y perdidos. Tanto la ICA PKD como PKL asociada pueden referirse al mismo número de cuenta del Libro mayor. En el momento del pago, el sistema crea un crédito para el descuento disponible en la cuenta asociada a la PKD. Si no se aplica un descuento al momento del pago, el sistema registra el importe en cualquier cuenta asociada con PKL.

Configure una cuenta predeterminada PKD y PKL para la compañía 00000 o una cuenta PKD y PKL para cada compañía.

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En la siguiente tabla se muestra la información necesaria para configurar las instrucciones PKD y PKL:

Partida Descripción Cía UN Obj Aux Nº sec PKD Descuentos

disponibles O R 0 4.050

PKL Descuentos perdidos O R 0 4.050

Cuentas comerciales/de gastos del registro de comprobantes - PP/PQ

Las ICA de cuenta de distribución preliminar (PP) y la cuenta comercial temporal (PQ) son opcionales si utiliza el registro de comprobantes. El registro de comprobantes es una función del sistema Cuentas por pagar que permite registrar un comprobante pero difiere la distribución a la cuenta de gastos del L/M que, por lo general, es una cuenta temporal.

Estas instrucciones especifican los valores predeterminados de las cuentas comerciales preliminares de gastos y temporal al introducir un comprobante registrado. Si no configura la instrucción PP, tendrá que registrar una cuenta temporal válida al introducir un comprobante registrado. Si no configura la instrucción PQ, el sistema utilizará la cuenta para la instrucción PC al contabilizar el comprobante registrado.

Indique el uso de la cuenta comercial temporal en Nombres y números de compañías en el sistema Contabilidad general:

• Si introduce un 0, el sistema utiliza la ICA (PC) de clase de Cuentas por pagar para contabilizar el pasivo en una cuenta comercial común.

• Si introduce un 1, el sistema utiliza la ICA (PQ) comercial del registro de comprobantes para contabilizar el pasivo en una cuenta comercial temporal.

Cuando se redistribuye la cuenta de gastos preliminar a la cuenta real comercial de gastos, el sistema ajusta la cuenta comercial temporal (PQ) en relación con la cuenta real de gastos (PC).

Si conoce las cuentas comerciales de cuentas en las que contabiliza el comprobante, utilice Redistribución de A/D de comprobantes. Debe introducir manualmente la cuenta de gastos. El sistema:

• Acredita el gasto preliminar (PP)

• Debita la cuenta comercial temporal de C/P (PQ)

• Acredita la cuenta comercial de C/P (PC)

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En la siguiente tabla se muestra la información necesaria para configurar las instrucciones PP y PQ:


PPyyyy Distribución preliminar del registro de comprobantes

R R O 4.045

PQyyyy Cuenta comercial temporal de C/P

R R O 4.047

Ejemplo: Instrucciones de las ICA del registro de comprobantes

Introduzca un comprobante por un importe de 100 en Registro de comprobantes. El sistema debita la cuenta de gastos preliminar en la instrucción PP y acredita la cuenta comercial temporal en la instrucción PQ. En la siguiente tabla se muestra el asiento de diario inicial cuando se utiliza la cuenta comercial temporal de C/P (PQ) en vez de la cuenta comercial por pagar (PC).

Gasto preliminar (PP) Cuenta comercial transitoria de C/P (PQ)

100 100

Al redistribuir el comprobante, debita una cuenta de gastos. El sistema debita la cuenta comercial temporal de C/P y acredita la cuenta de gastos preliminar y la cuenta comercial de C/P. En la siguiente tabla se muestra el asiento de diario completo.

Gasto preliminar (PP) Cuenta comercial transitoria de C/P (PQ)

100 100

100 100

Cuenta de gastos Cuenta comercial por pagar (PC)

100 100

Documentos por pagar - PD

Las ICA definen las reglas de los programas que generan asientos de diario automáticamente. Debe configurar las ICA de comprobantes de cada compañía para la que utiliza un número de cuenta diferente. Es decir, no debe configurar una ICA para cada compañía que utilice una misma cuenta. Si el sistema no puede encontrar una ICA para una compañía específica, utiliza la ICA de la compañía 00000.

Un giro o comprobante es una promesa de pago de una deuda. Los giros se utilizan en varios países. El procesamiento de documentos o giros es una variación del procesamiento de pagos automático y sigue la misma configuración.

69

El procesamiento de documentos utiliza una sola ICA que define la cuenta por pagar de comprobantes. Esta cuenta funciona como una cuenta de retención o compensación hasta que se paga el documento. Cuando crea un documento, el sistema:

• Debita la cuenta comercial de C/P

• Acredita los documentos por pagar

Cuando paga el documento, el sistema:

• Debita los documentos por pagar

• Acredita la cuenta bancaria

Configure una ICA para la cuenta de documentos por pagar (partida PD), que el sistema utiliza como valor predeterminado. Asimismo, puede configurar una ICA por cada instrumento de pago (instrucción PDx, donde x equivale al código definido por el usuario para un instrumento de pago).

En la siguiente tabla se muestra la información necesaria al configurar una instrucción PD:


PD o PDx Documentos por pagar

R R O 4.043

Consulte también Códigos definidos por el usuario para Cuentas por pagar en la guía Cuentas por

pagar para obtener más información sobre la configuración del sistema para comprobantes por pagar.

Formularios 1099 para el método del L/M - PX

El método del L/M utiliza las ICA para determinar los rangos de los números de cuenta del L/M para el procesamiento del formulario 1099. Debe editar las instrucciones individuales del formulario 1099 para vincular el catálogo de cuentas con el formulario y casilla correspondientes del IRS.

La configuración de las ICA es la tercera tarea en el procesamiento del formulario 1099.

70

Necesita definir las siguientes instrucciones de las ICA dependiendo del tipo de formularios 1099 que procesará:

PXAxxx

Formulario 1099-MISC (Diversos)

PX1xxx

Formulario 1099-DIV (Dividendos y distribución)

PX6xxx

Formulario 1099-INT (Ingresos por intereses)

Las instrucciones individuales están asociadas con casillas en el formulario 1099. Por ejemplo, los valores de A1 a A9 de UDC 04/TR (instrucciones ICA del PXA1xx al PXA9xx) corresponden a las casillas MISC del 1 al 9 del formulario 1099. Sin embargo, el valor AA de UDC 04/TR(instrucción ICA PXAAxx) corresponde a la casilla 10, mientras que AB y AC (instrucciones ICA PXABxx y PXACxx) corresponden a la casilla 13. Asimismo, el formulario DIV 1099 tiene las casillas 2a, 2b, 2c y 2d que corresponden a los valores UDC 04/TR 1A, 1B, 1C y 1D (instrucciones ICA del PX1Axx al PX1Dxx).

Cada par de instrucciones define el inicio y final de un rango de cuentas objeto. Por ejemplo, los honorarios de abogado (casilla 13 en el formulario 1099 MISC) se identifican mediante un rango de cuentas asociado con las instrucciones PXAC01 y PXAC02. Si tiene que identificar otras cuentas, utilice otro rango definido por PXAC03 y PXAC04, y así sucesivamente.

Acerca de Cuentas objeto de las ICA para los formularios 1099

Las cuentas objeto y sus rangos determinan los pagos de comprobantes que se incluyen en el procesamiento del formulario 1099. Antes de procesar los formularios 1099 utilizando el método del LM, es necesario determinar cuáles son las cuentas objeto elegibles para los formularios 1099. Una vez que determine las cuentas, debe definir la siguiente información sobre las ICA:

• Instrucciones individuales

• Cuentas objeto

Las cuentas auxiliares son opcionales y no se utilizan las Unidades de negocio.

Puede asignar cuentas de gastos a las ICA para el procesamiento de los formularios 1099. Al decidir las cuentas objeto que asignará, no incluya lo siguiente:

• Cuentas bancarias

• Cuentas comerciales por pagar

• Cuentas comerciales por cobrar

Siga estas normas al definir los rangos de la cuenta objeto para las ICA de los formularios 1099:

• Configure las ICA sólo para la compañía 00000.

• No deje en blanco la cuenta objeto de ninguna instrucción.

• No superponga los rangos.

71

• Introduzca la cuenta objeto y, en forma opcional, la auxiliar para el final del rango.

• Utilice hasta 49 rangos para cada tipo de formulario 1099.

• Elimine cualquier rango que no utilice el formulario 1099. No puede simplemente limpiar los campos Unidad de negocio, Cuenta objeto y Auxiliar.

Consulte también Códigos de procesamiento del formulario 1099 (04/TR y 01/07) en la guía Cuentas

por pagar para obtener más información sobre los códigos del formulario 1099.

Guía de procesamiento del formulario 1099 de IRS del año correspondiente para obtener las instrucciones detalladas sobre el procesamiento del formulario 1099 del Servicio de impuestos internos.

Trabajo con las ICA

Debido a que el sistema ya tiene algunas ICA definidas, debe verificar que éstas se adecuen a las necesidades de su negocio. Puede corregir las ICA existentes y configurar otras según sea necesario.

Antes de modificar o configurar las ICA revise la información existente. Para cada ICA, verifique que haya una ICA predeterminada para la compañía 00000. Para cada compañía que requiera de instrucciones específicas, verifique que haya una compañía, unidad de negocio y cuenta objeto.

Conforme sus necesidades puede revisar, modificar y configurar las ICA en cualquiera de las siguientes pantallas:

• Configuración de una ICA

• Configuración de varias ICA

La pantalla Configuración de una ICA muestra todo el detalle de una ICA a la vez. La pantalla Configuración de varias ICA puede mostrar los detalles de más de una ICA a la vez, lo que resulta más útil si tiene varias ICA que revisar, corregir o configurar.

Aunque los procedimientos para utilizar estas pantallas son similares, la secuencia y los nombres de algunos campos difieren.

Consulte también Trabajo con ICA en la guía Contabilidad general para obtener información acerca de

la traducción de las ICA.

Antes de comenzar Configure el catálogo de cuentas. Consulte Creación y actualización del catálogo de

cuentas en la guía Contabilidad general.

72

► Para revisar y corregir una ICA

Para revisar las ICA detalladamente una a la vez y modificarlas conforme sea necesario, utilice la pantalla Configuración de una ICA. También use esta pantalla cuando copie una ICA existente.


En el menú Configuración de Cuentas por pagar (G0441), escoja Instrucciones de contabilidad automática.

En el menú Configuración de Cuentas por cobrar (G03B41), escoja Instrucciones de contabilidad automática.

En el menú Configuración del sistema Contabilidad general (G0941), escoja Instrucciones de contabilidad automática.

En el menú Configuración de Administración de plantas y equipo (G1341), escoja Instrucciones de contabilidad automática.

1. En la pantalla Trabajo con Instrucciones de contabilidad automática, para iniciar la lista de ICA con una secuencia de números específica, cambie el siguiente campo y haga clic en Buscar:

• Nº de secuencia

Las ICA del sistema Cuentas por pagar tienen números en secuencia que comienzan con 4. Las del sistema Cuentas por cobrar tienen números en secuencia que comienzan con 3. Las del sistema Contabilidad general comienzan con 1. Puede utilizar un campo en la fila de Consulta por ejemplo (QBE) para pasar a los rangos de cuentas asociados con este número de secuencia.

2. Para limitar la búsqueda, introduzca criterios de búsqueda adicionales en la fila de QBE y haga clic en Buscar.

3. Escoja una ICA y haga clic en Seleccionar.

4. En la pantalla Configuración de una sola ICA, revise y cambie los siguientes campos conforme sea necesario y haga clic en OK:

• Sistema


• Uni negocio

• Cuenta objeto

• Cta aux

Al hacer clic en OK, el sistema valida la cuenta introducida en la tabla Maestro de cuentas (F0901). Si introduce una cuenta inválida, el sistema genera un mensaje de error.

Es posible cambiar el valor en un campo de segmento de cuenta (unidad de negocio, cuenta objeto y cuenta auxiliar) si el segmento de cuenta se definió originalmente como obligatorio u opcional. No puede cambiar el valor si se definió el segmento de cuenta originalmente como sin usar, a menos que primero haya cambiado el código Sin usar a Obligatorio u Opcional. J.D. Edwards recomienda no cambiar este código en las ICA existentes.

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No puede cambiar los siguientes campos de las ICA existentes.

• Nº de partida

• Cía

J.D. Edwards recomienda no cambiar las opciones Obligatorio, Opcional y Sin usar.

► Para revisar y modificar una o más ICA

Para mostrar la información sobre una o más ICA a la vez, use la pantalla Configuración de varias ICA.






1. En la pantalla Trabajo con instrucciones de contabilidad automática, para revisar y modificar las ICA con diferentes números, escoja una ICA y después escoja varias ICA en el menú Pantalla.

2. En Configuración de varias ICA, introduzca un * para verlas todas o un número para ver sólo un número de instrucción en el siguiente campo del área de encabezado de la pantalla:

• Nº de partida

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3. Introduzca una letra inicial seguida de un * en el campo Nº de partida en la fila de Consulta por ejemplo (QBE) y haga clic en Buscar.

4. En la pantalla Configuración de varias ICA, revise los campos, cambie los siguientes campos según sea necesario y haga clic en OK:

• Nº de sec

• Unidad negocio

• Cuenta objeto

• Cuenta auxiliar

• Descripción Línea 1


• Código produc

Al hacer clic en OK, el sistema valida la cuenta introducida en la tabla Maestro de cuentas (F0901). Si introduce una cuenta inválida, el sistema genera un mensaje de error.

Es posible cambiar el valor en un campo de segmento de cuenta (unidad de negocio, cuenta objeto y cuenta auxiliar) si el segmento de cuenta se definió originalmente como obligatorio u opcional. No puede cambiar el valor si se definió el segmento de cuenta originalmente como sin usar, a menos que primero haya cambiado el código Sin usar a Obligatorio u Opcional. J.D. Edwards recomienda no cambiar este código en las ICA existentes.

No cambie los siguientes campos en el área de detalle de ICA existentes:

• Nº de partida

• Cía

J.D. Edwards recomienda no cambiar los siguientes campos:

• Opc UN

• Opc obj

• Opc aux

► Para configurar las ICA

Después de revisar y modificar las ICA existentes de acuerdo con las necesidades de la compañía, es posible que necesite configurar otras ICA.

Debe utilizar un número válido cuando configure las ICA. Los campos Auxiliar y Descripción son opcionales para las ICA. El campo Unidad de negocio es opcional para algunas ICA. Si no se introduce la unidad de negocio en la ICA, se usará la unidad de negocio del comprobante o factura junto con la cuenta objeto y auxiliar introducida en la ICA.




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1. En la pantalla Trabajo con instrucciones de contabilidad automática, realice una de las siguientes acciones:

• Para tener acceso a Configuración de una sola ICA, haga clic en Añadir.

• Para tener acceso a Configuración de varias ICA, escoja una ICA y después, escoja ICA múltiples en el menú Fila.

Nota La pantalla Configuración de varias ICA es útil para añadir y cambiar las ICA ya que es posible revisar más de una ICA a la vez.

2. En Configuración de una sola ICA o en Configuración de varias ICA, llene los campos siguientes y haga clic en OK:

• Nº de partida

• Cía

• Unidad negocio

• Cuenta objeto

• Cuenta auxiliar


► Para copiar una ICA

Cuando copia una ICA existente, el sistema guarda dicha ICA y añade la nueva. Este proceso es un método eficiente para configurar una nueva ICA.






1. En Trabajo con Instrucciones de contabilidad automática, escoja una ICA existente y haga clic en Copiar.

2. En la pantalla Configuración de una ICA, introduzca los nuevos valores en los siguientes campos y haga clic en OK.

• Nº de partida

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• Cía

• Sistema


• Uni negocio

• Cuenta objeto

• Cta aux


► Para traducir las ICA

Si su compañía es multinacional, tal vez desee traducir las descripciones de sus ICA. Las descripciones funcionan junto con el idioma especificado para cada usuario del sistema de J.D. Edwards. Por ejemplo, cuando un usuario definido como francoparlante tiene acceso a una ICA que cuenta con traducción en francés, la descripción aparece en francés.

Puede ver las ICA traducidas sólo cuando se tiene acceso a ellas mediante los informes o los programas, y las consultas en línea. No puede ver las traducciones directamente desde la tabla Maestro de Instrucciones de contabilidad automática (F0012), sino desde los informes y programas que tienen acceso al texto en la tabla maestra.

La información sobre la traducción se almacena en la tabla Maestro de descripciones alternativas de ICA (F0012D).

En el menú Configuración del sistema Contabilidad general (G0941), escoja Traducción de ICA.

1. En la pantalla Trabajo con compañías, haga clic en Buscar para mostrar una lista de las compañías. Escoja una y luego seleccione Traducir ICA en el menú Fila.

2. En la pantalla Traducción de las descripciones de ICA, llene los siguientes campos:

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• Cía

• Del idioma

• Al idioma

3. Para pasar a una ICA específica, llene el siguiente campo:

• ICA

4. Haga clic en Buscar.

5. Llene el siguiente campo para cada ICA:

• A la descripción 01

6. Para añadir más texto traducido a una ICA, escoja Descripción completa en el menú Fila.

7. En la pantalla Revisión de descripciones completas de las ICA, introduzca el texto adicional y haga clic en OK.

8. En la pantalla Traducción de las descripciones de ICA, haga clic en OK.

Debe hacer clic en OK en la pantalla Traducción de las descripciones de ICA para que se lleve a cabo cualquier adición o cambio. Por ejemplo, si añade una descripción completa y hace clic en OK en Revisión de descripciones completas de las ICA, debe también hacer clic en OK en Traducción de las descripciones de ICA. Si hace clic en Cancelar, el sistema no aceptará los cambios.

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► Para revisar las ICA traducidas a varios idiomas


En la pantalla Trabajo con Instrucciones de contabilidad automática, escoja una instrucción y después escoja ICA múltiples en el menú Fila.

El sistema mostrará la Traducción de las ICA con las descripciones de la ICA de cada idioma en el que se haya hecho una traducción.

Opciones de proceso para Instrucciones de contabilidad automática (P0012)

Nº secuencia Introduzca los valores deseados y oprima OK para continuar. Introducir el número de secuencia inicial.

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Introducción de registros del Maestro de proveedores

Antes de introducir un comprobante y emitir un pago al proveedor, debe crear un registro del Maestro de proveedores para dicho proveedor. El registro del Maestro de proveedores es el lugar de almacenamiento central para toda la información sobre los proveedores. Al crear un registro de proveedor, se configura la información del Libro de direcciones y de información de envíos por correo, así como información sobre cómo el sistema procesa los comprobantes y los pagos para ese proveedor. Para crear un registro de proveedor se utilizan los programas Modificaciones del Libro de direcciones (P0012) y Maestro de proveedores (P04012).

La información que introduzca en un registro del proveedor se almacena automáticamente en las siguientes tablas:

Maestro del Libro de direcciones (F0101) Nombre alfabético y factor/beneficiario especial

Libro de direcciones - Quién es quién (F0111)

Nombre postal

Maestro de proveedores (F0401) Información de proveedores

Libro de direcciones – Números de teléfono de contactos (F0115)

Número de teléfono

Dirección por fecha (F0116) Información de dirección postal

Maestro de números de tránsito bancario (F0030)

Información de cuenta bancaria

Sólo necesita tener un número del Libro de direcciones por cada proveedor en todos los distintos sistemas. Por ejemplo, si utiliza la pantalla Consulta en el Libro secundario de proveedores para revisar información o si desea ejecutar informes como Compensación de saldo de C/P y C/C, el sistema usa el mismo número del Libro de direcciones.

Es posible crear un registro de proveedor a partir de cualquiera de las siguientes pantallas:

• Trabajo con direcciones

• Trabajo con Maestro de proveedores

Nota

El programa Maestro de proveedores contiene una opción de proceso que permite especificar una versión del programa Modificaciones del Libro de direcciones que se utiliza en la creación de registros del Maestro de proveedores mediante el programa Maestro de proveedores. Asegúrese de que la versión especificada en la opción de proceso Maestro de proveedores sea la misma que la de las versiones del programa Libro de direcciones que utiliza para introducir la nueva información del Libro de direcciones.

Consulte también Actualización del Libro de direcciones en la guía Libro de direcciones para obtener

más información acerca del registro de información del proveedor.

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► Para introducir la información de correo y dirección del proveedor

Cuando introduzca el registro de un proveedor nuevo, el primer paso es introducir la información con la que se identifica al proveedor, como el nombre y la dirección postal. El sistema utiliza esta identificación como información predeterminada cuando se introducen comprobantes y pagos. Se accede al programa Modificaciones del Libro de direcciones (P01012) desde el programa Información del Maestro de proveedores (P04012).

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Información del Maestro de proveedores.

1. En la pantalla Trabajo con Maestro de proveedores, haga clic en Añadir.

2. Introduzca un número de proveedor y haga clic en OK.

Si ya existe un registro en el Libro de direcciones para ese proveedor, aparece Modificación del Maestro de proveedores. Vaya a la tarea para registrar la información del proveedor.

3. En la pantalla Modificación del Libro de direcciones, llene los siguientes campos de la ficha Libro de direcciones para identificar al proveedor:

• Nombre alfab

• Tp búsqueda

4. Llene los siguientes campos opcionales:

• Nº de dirección

• Nº largo de dirección

• ID fis

• Uni negocio

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5. Haga clic en la ficha Correo y llene los siguientes campos para introducir la información postal:

• Nombre destinat

• Dirección, lín 1




• Cd

• Edo

• Cód post

• País

• Condado

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6. En la ficha Adicional, llene el siguiente campo:

• Cta pagar Y/N/M

Si ha introducido toda la información necesaria, vaya al paso 9.

7. Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones, en caso necesario:

• Cta por cobrar Y/N

• Empleado Y/N

• Cód usu

• Compensación C/P y C/C (Y)

• Código inactivo L/M aux


• Cód de persona/corp

• Certif exención impto

• ID fisc adic

• Mensj crédito

• Pref de correo electr

• Idioma

• Clasif de la industria

9. Haga clic en OK para guardar el registro del Libro de direcciones.

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► Para introducir información en el Maestro de proveedores

Después de introducir la información sobre un nuevo proveedor en el Libro de direcciones, introduzca la información del Maestro de proveedores. El sistema utiliza esta información como predeterminada cuando se registran comprobantes.


1. En la pantalla Trabajo con Maestro de proveedores, llene cualquiera de los siguientes campos y haga clic en Buscar:

• Nombre alfab

• N D

2. Escoja el registro y haga clic en Seleccionar.

3. En Modificación del Maestro de proveedores, haga clic en la ficha Comprobantes y llene el siguiente campo:

• Mensj crédito

• Cond pago - C/P

• Instrumento pago

• Factor/benef esp

• Nº LD ppal

La relación entre principal y secundario creada al introducir un valor en este campo se utiliza para fines de elaboración de informes solo en el sistema Cuentas por pagar. El procesamiento de pago y comprobante no utiliza el campo del número principal ni una relación entre el número principal/secundario.

• Nº autorizador

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• Reten pago

El código de Retención de pago solo es válido para el proveedor que aparece en un comprobante. El código de retención de pago no es válido cuando el proveedor es un beneficiario en una cuenta de proveedor distinta.

• Días prom

4. Si corresponde, active la siguiente opción:

• Cód prenota

5. Active una de las siguientes opciones de varios pagos:

• Sí

• No

• Contrato

6. Haga clic en la ficha Distribución del L/M y llene los siguientes campos opcionales:

• Compensación del L/M

• Tp doc A/D modelo/nº/cía

• Cta de gastos predet

7. En la ficha Información fiscal, llene los siguientes campos:

• Código expl fiscal

• Área / tasa fiscal

8. Para introducir la información del formulario 1099, llene los campos siguientes:

• Persona/compañía

• ID fis

• ID fisc adic

9. Para introducir la información de retención, llene los siguientes campos:

• Autoridad fisc

• Porcentaje

10. Si necesita introducir la información del formulario 1099, escoja Modificar L/D en el menú Pantalla.

Aparecerá la pantalla Modificación del Libro de direcciones. Siga los pasos para introducir la información del informe 1099.

11. Si necesita la introducir información de cuenta bancaria, siga los pasos para asignar las cuentas bancarias a los proveedores.

12. Si no necesita introducir la información del formulario 1099 o bancaria, haga clic en OK.

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Consulte también Para asignar códigos de moneda a un registro de proveedor en la guía

Multimonedas para obtener más información sobre la asignación de códigos de moneda del proveedor.

Para configurar valores fiscales predeterminados del proveedor en la guía Referencia fiscal para obtener información sobre la especificación de la información fiscal predeterminada.

Configuración de información de artículos y proveedores en la guía Compras para obtener información sobre las fichas Compras 1 y Compras 2.

Configuración de la información de EDI de un proveedor en la guía Interfaz de datos para el intercambio electrónico de datos para obtener más información sobre la ficha EDI.

Guía Interfaz con Vertex Quantum para el impuesto sobre ventas y uso para obtener más información acerca del procesamiento y configuración de impuestos.

Consulte los siguientes temas en la guía Cuentas por pagar:

Para introducir información para la elaboración de informes del formulario 1099 para obtener las instrucciones sobre la introducción de información en el formulario 1099.

Para asignar cuentas bancarias a proveedores para obtener las instrucciones de asignación de cuentas bancarias a los proveedores.

Registro de distribución del L/M basado en un modelo para obtener información sobre la configuración de la información predeterminada de la cuenta de gastos.

► Para introducir información para la elaboración de informes del formulario 1099

Realice esta tarea una vez que haya completado los pasos para registrar la información del Maestro de proveedores si necesita introducir información en el formulario 1099 e indicar los importes pagados a un proveedor. Si un proveedor no es una entidad legal, debe introducir el nombre legal de la persona que corresponde a la identificación fiscal del proveedor.

1. En la pantalla Modificación del Libro de direcciones, haga clic en la ficha Códigos de categoría del 1 al 10.

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2. En la ficha Código de categoría 1 - 10, llene el siguiente campo y haga clic en OK:

• Cód de categ 07

El Código de categoría 07 se aplica únicamente al método de Libro mayor de C/P del procesamiento del formulario 1099 y no al método del LM.

3. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, escoja Quién es quién en el menú Pantalla.

4. En la pantalla Quién es quién llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Nombre destinatario

• Cód tipo

5. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, haga clic en la ficha Información fiscal.

6. En la ficha Información fiscal, verifique los valores de los siguientes campos y haga clic en OK:

• Persona/compañía

• ID fis

7. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, escoja Modificar LD en el menú Pantalla.

8. En la pantalla Modificación del Libro de direcciones verifique que la calle del proveedor de la ficha Correo sea la última línea que no está en blanco en la dirección postal.

Un formulario 1099 tiene cuatro líneas para la siguiente información:

• Nombre legal

• Nombre del proveedor

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• Calle

• Ciudad, estado y código postal

9. Haga clic en OK para guardar el registro.

10. Si necesita volver a asignar cuentas bancarias a los proveedores, escoja C/P en el menú Pantalla para volver a la pantalla Maestro de proveedores.

Una vez concluido lo anterior, realice los pasos para asignar cuentas bancarias a proveedores.

Consulte también Guía de procesamiento del formulario 1099 del IRS para obtener más información

sobre el registro de datos del procesamiento del formulario 1099.

► Para asignar cuentas bancarias a proveedores

Después de introducir la información sobre el proveedor en el Libro de direcciones y la información del Maestro de proveedores, puede asignar cuentas bancarias a proveedores. Las empresas que desean transmitir electrónicamente sus pagos deben asignar cuentas bancarias a sus proveedores. El sistema utiliza esta información para identificar la cuenta bancaria del proveedor cuando se pagan comprobantes a través de la transferencia electrónica de fondos.

1. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, escoja Cuentas bancarias en la opción del menú Pantalla.

2. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias por dirección, haga clic en Añadir.

3. En la pantalla Configuración de cuentas bancarias por dirección, llene los siguientes campos:


• Nº de tránsito bancario

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• Nº de cuenta bancaria

• Cta de cheques o de ahorrros

4. Haga clic en una de las siguientes opciones de tipo de registro:

• Proveedor

• Cliente

• Giros C/C, débito autom

• Pagador recibos autom

5. Llene los siguientes campos opcionales y haga clic en OK:

• Dígito ctrl

• Descripción

• Código SWIFT

• Nº de referencia/registro

Consulte también Asignación de varias cuentas bancarias a proveedores en la guía Cuentas por pagar

para obtener información acerca de la asignación de más de una cuenta bancaria a un proveedor.

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Tareas relacionadas con la introducción de registros del Maestro de proveedores

Búsqueda de registros del Maestro de proveedores

Utilice el programa Información del Maestro de proveedores (P04012) para localizar los registros del Maestro de proveedores.

De manera alternativa, utilice la pantalla Búsqueda de palabras del L/D.

Revisión de registros del Maestro de proveedores

Utilice el programa Información del Maestro de proveedores para revisar los registros del Maestro de proveedores.

Eliminación de registros del Maestro de proveedores

Para eliminar un registro del Maestro de proveedores, debe eliminar completamente el registro del Libro de direcciones que incluye información relacionada de las tablas Maestro del Libro de direcciones (F0101), Libro de direcciones - números de teléfono del contacto (F0115), Direcciones por fecha (F0116) y Maestro de proveedores (F0401). No es posible eliminar completa y correctamente un registro de proveedor a menos que no existan transacciones del proveedor relacionadas en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411), Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413) o Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414).

Si no desea eliminar el registro del Libro de direcciones, pero ya no necesita utilizar un registro de proveedor, puede introducir un 1 en el campo Retención de pago en la pantalla Modificación del Maestro de proveedores. Así no podrá introducir un comprobante ni efectuar un pago a ese proveedor.

Consulte también Para localizar registros del Libro de direcciones mediante la búsqueda de palabras

en la guía Libro de direcciones para obtener más información sobre cómo localizar el registro de un proveedor en el Libro de direcciones utilizando solo el nombre.

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Opciones de proceso para Información del Maestro de proveedores (P04012)

Ficha Registro

Esta opción de proceso especifica si se muestra, oculta o desactiva el campo ID fiscal.

1. ID Fiscal Blanco Mostrar este campo 1 Ocultar este campo 2 Desactivar este campo Use esta opción de proceso para especificar si desea mostrar el campo Identificación fiscal al añadir un registro de proveedor. Puede especificar si desea desactivar este campo. Cuando desactiva un campo, el sistema lo muestra en gris y el usuario no puede introducir datos en el mismo. Los valores admisibles son: En blanco - Mostrar este campo 1 - Ocultar este campo 2 - Desactivar este campo


Utilice estas opciones de proceso para establecer los tipos de búsqueda y los códigos de moneda extranjera predeterminados de la pantalla Información del Maestro de proveedores.

1. Tipo de búsqueda Use esta opción de proceso para especificar el valor implícito que se usa en el campo Tipo de búsqueda de la pantalla Trabajo con Maestro de proveedores. Use el Asistente visual para obtener una lista de los tipos de búsqueda admisibles. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema usa V (proveedores) como el valor implícito. 2. Código de moneda del importe Use esta opción de proceso para especificar el valor predeterminado del código de moneda del campo Código de importe del Libro de direcciones. Si deja esta opción de proceso en blanco y el campo Código de importe del Libro de direcciones en la pantalla Modificación del Maestro de proveedores está en blanco, el sistema usa el código de moneda de la compañía asignada al campo Unidad de negocio en la pantalla Modificación del Libro de direcciones. El campo Código de importe del Libro de direcciones aparece en la pantalla Modificación del Maestro de proveedores únicamente si la función multimoneda está activada en el programa Constantes de contabilidad general.

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Ficha Versiones

Estas opciones de proceso especifican la versión de la función de negocios del Maestro de proveedores y el Libro de direcciones que se desea utilizar al registrar la información del Maestro de proveedores.

1. Versión MBF del Maestro de proveedores (P0100043) En blanco Versión ZJDE0001 Use esta opción de proceso para especificar la versión para la MBF (Función maestra de negocios) del Maestro de proveedores. Si deja esta opción de proceso en blanco el sistema usa la versión implícita ZJDE0001. 2. Versión del Libro de direcciones (P01012) En blanco Versión ZJDE0001 Use esta opción de proceso para especificar la versión del programa Libro de direcciones (P01012) que usará el sistema. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema usa la versión predeterminada ZJDE0001.

Lo que debe saber acerca de las opciones de proceso

El programa Libro de direcciones contiene una opción de proceso que permite especificar una versión del Maestro de proveedores a utilizar cuando se añadan registros del Libro de direcciones. Asegúrese de que la versión del Maestro de proveedores indicada en la opción de proceso Libro de direcciones sea la misma que la versión del Maestro de proveedores que se llama del menú inicial.

Opciones de proceso para el Maestro de proveedores MBF (P0100043)

Ficha De salida

Utilice estas opciones de proceso para determinar el tipo e imagen de transacción que usará para el procesamiento de salida.

1. Tipo de transacción Use esta opción de proceso para introducir el tipo de transacción al usar la función de interoperabilidad. Si deja este campo en blanco, el sistema no realizará el procesamiento de interoperabilidad de salida. Use la Ayuda visual para localizar los códigos de tipo de transacción. 2. Cambio de la imagen de la transacción En blanco - Introducir la imagen posterior. 1 - Introducir la imagen anterior y posterior. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema ntroduzca una

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imagen anterior para una transacción de cambio. La imagen anterior será el registro antes de la introducción del cambio. La imagen posterior será el registro introducido tras el cambio. Los valores admisibles son: En blanco Introducir la imagen posterior. 1 Introducir tanto la imagen anterior como la posterior.

Consulte también Selección de comprobantes para el procesamiento del formulario 1099 en la guía

Procesamiento del formulario 1099 del IRS para obtener más información sobre el registro de datos en el formulario 1099.

Configuración de varias cuentas bancarias de proveedores

Si la compañía utiliza el procesamiento de cinta bancaria para transmitir los pagos en forma electrónica, es posible asignar varias cuentas bancarias a los proveedores. Después de configurarlas, puede dirigir el pago a cualquier cuenta de sus proveedores. Una de las ventajas de asignar cuentas bancarias es que los honorarios bancarios frecuentemente disminuyen si el pagador y el beneficiario utilizan el mismo banco.

Cuando configura varias cuentas bancarias para un proveedor, es posible asignar un tipo de registro único definido por el usuario a cada cuenta bancaria o bien asignar un mismo tipo de registro a todas las cuentas bancarias. Su preferencia en la configuración de los métodos depende de cómo pretenda seleccionar una cuenta bancaria para pagos.

Si desea activar manualmente una cuenta bancaria de pagos, puede asignar el mismo tipo de registro definido por el usuario a todas las cuentas bancarias. Active el registro como la cuenta de tipo de registro del proveedor (V, vendor en inglés), para escoger una cuenta bancaria específica para pago.

O bien, si desea que el sistema seleccione una cuenta bancaria basada en una relación configurada entre el tipo de registro definido por el usuario, el instrumento de pago y la cuenta del LM, debe asignar su tipo de registro definido por el usuario a cada cuenta bancaria. Si el sistema va a escoger la cuenta bancaria para efectuar un pago, revise el estado de prenota de los tipos de registros definidos por el usuario para asegurar que se realizará el pago apropiado.

Si asigna el mismo tipo de registro definido por el usuario a todas las cuentas bancarias, es necesario activar una cuenta bancaria como tipo de registro de proveedor, pero no necesitará asignar una relación entre la cuenta del L/M ni el instrumento de pago y el tipo de registro, ni tampoco necesitará revisar el estado de prenota de un tipo de registro definido por el usuario.

Si asigna el tipo de registro definido por el usuario a cada cuenta bancaria, es necesario asignar una relación entre un instrumento de pago o una cuenta del L/M y un tipo de registro definido por el usuario y deberá asimismo revisar el estado de prenota del tipo de registro. No necesitará activar una cuenta bancaria como un tipo de registro de proveedor.

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La información sobre varias cuentas bancarias de proveedores está almacenada en las siguientes tablas:

Maestro de números de tránsito bancario (F0030)

Información de cuentas bancarias de proveedores.

Tipos de varias cuentas bancarias de proveedores (F0417M)

Información del tipo de cuenta bancaria que especifica la relación que vincula los tipos de registro definidos por el usuario con un instrumento de pago y, de manera opcional, con una cuenta bancaria del LM.

Estado de varias cuentas bancarias de proveedores (F0401M)

Información del estado de las cuentas bancarias del proveedor para los tipos de bancos definidos por el usuario.

Antes de comenzar Añada nuevos tipos de bancos al código definido por el usuario 00/BT. Consulte

Códigos definidos por el usuario de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre los códigos de tipos de banco.

Configure el sistema para el procesamiento de la cinta bancaria. Consulte Configuración de la información de cuenta bancaria en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el procesamiento de cinta bancaria.

Consulte también Actualización del Libro de direcciones en la guía Libro de direcciones para obtener

más información acerca del registro de información del proveedor.

Introducción de registros del Maestro de proveedores en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el registro de información del proveedor en Cuentas por pagar.

Asignación de varias cuentas bancarias a proveedores

Si la compañía utiliza el procesamiento de cinta bancaria para transmitir los pagos en forma electrónica, es posible asignar varias cuentas bancarias a los proveedores. Si configura varias cuentas bancarias, puede enviar pagos electrónicos a cualquier cuenta de sus proveedores.

Puede configurar varias cuentas bancarias para un proveedor y asignarles a todas el mismo tipo de registro definido por el usuario. Por ejemplo, puede configurar cinco cuentas diferentes, en cinco bancos diferentes, cinco ciudades diferentes y asignarlas todas como tipo de registro Z. O bien, si desea que el sistema asigne automáticamente las cuentas bancarias basándose en las reglas que haya configurado, debe asignar su tipo de registro a cada cuenta bancaria.

► Para asignar varias cuentas bancarias a proveedores

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Referencia cruzada de cuentas bancarias.

1. En Trabajo con cuentas bancarias por dirección, introduzca en el siguiente campo el número del proveedor para quien desea registrar varias cuentas bancarias:

• Nº direc

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2. Escoja Varias cuentas en el menú Pantalla.

3. En la pantalla Configuración de cuentas bancarias de varios proveedores, llene el siguiente campo:

• Tp registro

4. Llene los siguientes campos de información bancaria:





• Dígito ctrl

• Nº cta bancaria internal

• Descripción

• Código SWIFT


• Código de país del banco

6. Haga clic en OK y después en Cerrar.

Activación de una cuenta bancaria como un tipo de registro de proveedor

Realice esta tarea solamente si se verifica uno de las siguientes situaciones:

• Los proveedores tienen el mismo tipo de registro definido por el usuario asignado a varias cuentas bancarias.

• No se ha establecido una relación entre el instrumento de pago y la cuenta bancaria del L/M para el tipo de registro definido por el usuario.

Puede configurar varias cuentas bancarias para un proveedor y asignarles a todas el mismo tipo de registro definido por el usuario. Por ejemplo, puede configurar cinco cuentas bancarias diferentes de un proveedor y asignarlas todas como tipo de registro Z.

Si asigna el mismo tipo de registro definido por el usuario a varias cuentas bancarias, debe activar manualmente la cuenta a la que enviará los pagos electrónicos. De lo contrario, el programa utilizará la primera cuenta que encuentre y que reúna los criterios predeterminados de búsqueda. Por ejemplo, si asigna cinco cuentas bancarias con el tipo de registro Z e intenta enviar un pago electrónico, el sistema envía el pago electrónico a la primera cuenta con el tipo de registro Z que encuentre de dicho proveedor. En lugar de dejar que el sistema realice automáticamente esta selección, puede especificar la cuenta que el sistema utilizará cada vez que ejecute el proceso de cinta bancaria.

Por ejemplo, puede seleccionar uno de los cinco tipos de cuentas Z que asignó y activarlo como un tipo de cuenta de proveedor (V). Posteriormente, el sistema intercambia los tipos de registro de la cuenta tipo Z que seleccionó y la cuenta tipo V. Después de activar un registro específico y convertirlo en un registro tipo V, ejecute el procesamiento estándar de cinta bancaria que utiliza un registro tipo V de un proveedor.

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Asimismo, puede activar cualquier cuenta bancaria como un tipo de registro de comprobante (D). El proceso es casi idéntico al de la activación de un tipo de registro de proveedor (V).

► Para activar una cuenta bancaria como un tipo de registro de proveedor


1. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias por dirección, haga clic en Buscar para mostrar todas las cuentas bancarias o limite su búsqueda introduciendo la información correspondiente en cualquiera de los campos en la línea Consulta por ejemplo y haga clic en Buscar.

2. Escoja una cuenta con un tipo de registro definido por el usuario que desee activar.

3. Escoja Activar como proveedor en el menú Fila.

El sistema intercambia el tipo de registro definido por el usuario por el tipo de registro de proveedor (P) que es de codificación fija. Cuando ejecuta el programa de procesamiento de cinta bancaria, el sistema utiliza el nuevo tipo de registro de proveedor (P).

Asignación de relaciones entre el instrumento de pago y las cuenta del L/M

Esta tarea no es necesaria si se activa manualmente un tipo de cuenta definido por el usuario, como por ejemplo el tipo de cuenta del proveedor (V).

Cuando asigna un instrumento de pago a un tipo de registro o a un tipo de registro y una cuenta bancaria del LM, se configuran las reglas que permiten que el sistema escoja la cuenta bancaria que va a utilizar durante el procesamiento de pagos automáticos. El sistema escogerá automáticamente la cuenta bancaria correcta basándose en las relaciones configuradas.

Para enviar un pago a una de las cuentas bancarias configuradas para un proveedor, debe configurar una de las dos opciones de relación existentes entre cada tipo de registro:

• Configure una relación entre el tipo de registro definido por el usuario creado para códigos de tipo de banco (00/BT) y un instrumento de pago. En este caso, un instrumento de pago estará asociado con un tipo de registro definido por el usuario.

Por ejemplo, especifique un instrumento de pago T con un tipo de registro definido por el usuario Z. Cada vez que procese un instrumento de pago T para cualquier cuenta bancaria que no haya definido específicamente, el sistema utiliza el tipo de registro Z para obtener información sobre la cuenta bancaria del beneficiario. Si la información bancaria del tipo de registro Z no está configurada para un beneficiario, el sistema utiliza el tipo de registro de codificación fija V como valor predeterminado para ese beneficiario.

• Configure una relación entre el tipo de registro definido por el usuario creado para Códigos de tipo bancario (00/BT) y una cuenta bancaria del L/M y un instrumento de pago. En este caso, tanto una cuenta bancaria del L/M como un instrumento de pago estarían asociados con un tipo de registro definido por el usuario.

Por ejemplo, se especifica la cuenta bancaria del L/M 1.1110 y del instrumento de pago T con el tipo Y de registro definido por el usuario. Después, cada vez que procese un instrumento de pago T para la cuenta bancaria 1.1110, el sistema utilizará el tipo de registro Y para obtener la información de la cuenta bancaria del

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beneficiario. Si la información bancaria del tipo de registro Y no está configurada para un beneficiario, el sistema utiliza el tipo de registro V de codificación fija como valor predeterminado para dicho beneficiario.

► Para asignar relaciones entre el instrumento de pago y las cuentas del LM

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Tipos de cuenta bancaria para varios proveedores.

1. En la pantalla Trabajo con varios tipos de cuenta bancaria de proveedores, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Configuración de tipos de cuenta bancaria de varios proveedores, llene los siguientes campos:


• Cta bancaria L/M

• Tp registro

Nota Solo es necesario llenar el campo Cuenta bancaria del L/M si se configura una relación entre el tipo de registro y la cuenta bancaria del LM.

3. Haga clic en OK.

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Revisión del estado de prenota de un tipo de registro definido por el usuario

Esta tarea no es necesaria si se activa manualmente un tipo de cuenta definido por el usuario, como por ejemplo el tipo de cuenta del proveedor (V).

Un código de prenota indica si un proveedor está en estado de configuración o completo para fines de una transferencia electrónica de fondos (EFT). El ciclo de configuración se llama estado de configuración de la prenota, en el que se crea la información sobre la EFT o se verifica con el banco. Después de verificada dicha información, el sistema cambia el ciclo de la prenota a completo.

Cuando se procesan los pagos de la cinta bancaria, el sistema verifica la prenota si la cuenta bancaria del L/M (pagador) está configurada de esa forma. Cuando ejecuta una cinta bancaria, los proveedores nuevos que tienen un estado de configuración de prenota reciben los pagos impresos y los registros de prueba se graban en la cinta bancaria. El sistema almacena el estado de la prenota asignado a los beneficiarios en la tabla Maestro de proveedores (F0401). Cuando la cinta llega al banco, el banco procesa de manera parcial los registros de prueba a través del sistema para verificar que la información de la cuenta esté correcta.

Nota

En el programa Trabajo con cuentas bancarias del L/M (P0030G), la pantalla Revisión de información bancaria incluye la opción Sustitución del código de la prenota del proveedor. Si se selecciona esta opción, no se realiza la verificación de la prenota durante el procesamiento de los pagos de la cinta bancaria para la cuenta bancaria del L/M en la pantalla.

Cuando configure una cuenta bancaria de un proveedor, el sistema creará un registro con el estado de configuración de la prenota. Este es un registro independiente en la tabla Estado de varias cuentas bancarias de proveedores (F0401M). Cuando el sistema realiza la verificación de la prenota de los tipos de registros definidos por el usuario, el estado de la prenota del proveedor se obtiene de la tabla Estado de varias cuentas bancarias de proveedores. Si el proveedor no tiene un registro de la cuenta bancaria para el tipo de registro definido por el usuario o se utiliza el tipo de cuenta de proveedor (V) de codificación fija predeterminada, el estado de la prenota del proveedor se obtiene de la tabla Maestro de proveedores.

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► Para revisar el estado de prenota de un tipo de registro definido por el usuario


1. En la pantalla Trabajo con Maestro de proveedores, haga clic en Buscar, o limite la búsqueda introduciendo la información correspondiente en cualquiera de los campos en la línea Consulta por ejemplo y haga clic en Buscar.

2. Escoja un proveedor para revisar y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, revise la opción del código de la prenota para los registros del tipo de proveedor (P). Si está seleccionada, el registro se encuentra en un estado de prenota de configurado. Si la opción se deja en blanco, el registro está en el estado de ciclo completo de la prenota.

• Cód prenota

4. Para revisar el estado de varias cuentas bancarias de un proveedor, escoja Varios bancos en la opción del menú Fila.

5. En la pantalla Revisión de estado de varios estados de cuenta bancaria de proveedores, revise los datos en la columna Estado de la prenota.

La próxima vez que ejecute un procesamiento de pagos automáticos para el mismo proveedor, el sistema omite el registro de prueba y la secuencia de pagos impresos y procesa el registro con los demás registros activos en la cinta bancaria.

Después de procesar los pagos y cambiar el estado del proveedor al estado de ciclo completo de la prenota, el sistema regresa el estado de prenota de nuevo a configuración, si añade otra cuenta bancaria con el mismo tipo del registro definido por el usuario. Esta acción se debe realizar manualmente haciendo clic en la opción Prenota en la pantalla Modificación del Maestro de proveedores.

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Procesamiento de comprobantes

Debe crear un comprobante antes de emitir pagos a los proveedores. En el departamento de Cuentas por pagar es fundamental que la administración del procesamiento de comprobantes sea eficaz.

El procesamiento de comprobantes es un ejemplo del procesamiento en tres niveles. Todos los sistemas de J.D. Edwards utilizan el procesamiento en tres niveles para administrar batches de transacciones. El término tres niveles se refiere a los tres pasos estándar que se llevan a cabo.

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En el siguiente gráfico se muestra el proceso en tres niveles:

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Registro de comprobantes

En función de sus necesidades, puede introducir los siguientes tipos de comprobantes:

• Comprobantes estándar. Estos comprobantes proporcionan mayor flexibilidad y opciones.

• Comprobantes de registro rápido. Estos comprobantes ofrecen menor flexibilidad y opciones que los comprobantes estándar. Sin embargo, la información contable y de comprobantes se puede introducir de una forma más rápida.

En la siguiente tabla se describen las características tanto de los comprobantes estándar como de registro rápido, así como las ventajas y desventajas de cada uno:

Ventajas de los comprobantes estándar

Asimismo, puede:

• Crear pagos divididos

• Configurar comprobantes recurrentes

• Modificar y eliminar registros

• Especificar la cuenta bancaria para pagos

• Asignar un beneficiario alternativo

Desventajas de los comprobantes estándar

No es posible:

• Registrar rápidamente los comprobantes, ya que se utilizan dos o más pantallas para registrar la información del comprobante y del Libro mayor

Ventajas de los comprobantes de registro rápido

Asimismo, puede:

• Registrar comprobantes de forma más rápida porque introduce menos información

• Utilizar una pantalla para introducir información de comprobantes y del Libro mayor

Desventajas de los comprobantes de registro rápido

No es posible:

• Localizar un comprobante existente

• Modificar la cuenta bancaria del L/M o la compensación (clase) del L/M

• Modificar o eliminar registros

• Configurar comprobantes recurrentes

• Crear un programa de pagos

• Dividir pagos

• Asignar un beneficiario alternativo

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Revisión y aprobación de comprobantes

Después de introducir los comprobantes, puede revisarlos y aprobarlos antes de contabilizarlos. Utilice el programa de revisión para:

• Revisar y aprobar batches de comprobantes

• Añadir comprobantes a los batches existentes

• Revisar y cambiar comprobantes individuales

• Revisar y cambiar asientos de diario

Contabilización de comprobantes en el LM

Después de revisar y aprobar los comprobantes, debe contabilizarlos en el Libro mayor. El programa de contabilización:

• Selecciona comprobantes no contabilizados y edita cada transacción.

• Crea compensaciones automáticas en las cuentas por pagar de impuestos y comerciales.

• Contabiliza las transacciones aceptadas en la tabla Saldos de cuenta (F0902).

• Marca los comprobantes como contabilizados (P) en las tablas Libro mayor de cuentas (F0911) y contabilizados (D) en Libro mayor de cuentas por pagar (F0411).

• Envía mensajes del flujo de trabajo al Centro de trabajo del empleado para transacciones que contienen errores.

• Imprime un informe del Libro mayor, un informe detallado de contabilización, o ambos.

Uso del control de batch para administrar el proceso de registro

Antes de introducir una transacción, puede activar el control de batches que le facilitará el proceso de registro. La función de control de batches le permite determinar rápidamente si introdujo las transacciones correctamente. Especifique el número de transacciones y el importe total que planea introducir en el batch del registro manual de batches. Use el control de batches para verificar si el batch de las transacciones que introdujo cuadra con el registro manual del batch. En lugar de revisar cada transacción en forma individual, puede determinar a simple vista si el importe total y el número de documentos que introdujo requieren de una revisión posterior.

El control de batches es sólo para su información. El sistema no evita que contabilice el batch si hay diferencias entre los importes que introduce y los que esperaba.

Active el control de batches en las constantes de su sistema al hacer clic en la opción adecuada. Cuando active el control de batches, actívelo para todo el sistema. Por ejemplo, si activa el control de batches en el sistema Cuentas por cobrar, se activa tanto para las aplicaciones de facturas como las de recibos.

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La información de control de batches está almacenada en la tabla Registros de control de batches (F0011).

Consulte también Configuración de constantes de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre cómo configurar el control de batch.

Totales de batch de multimoneda en la guía Multimoneda para obtener información sobre la lectura de totales de batch de multimonedas.

Registro de la información sobre batches

Cuando se activa el control de batch en las constantes, el sistema muestra una pantalla adicional al añadir una transacción. Use esta pantalla para introducir información acerca del batch antes de introducir las transacciones. La pantalla para el control de batch funciona de la misma forma independientemente del sistema o programa de registro que utilice. Si no desea introducir información en la pantalla de control del batch, puede pasar por alto la pantalla.

► Para introducir información del batch

Utilice una de las siguientes navegaciones dependiendo de la transacción que desee registrar:

Para los asientos diarios, en el menú Asientos de diario, informes y consultas (G0911), escoja Asientos de diario.

Para las facturas, en el menú Registro de facturas de clientes (G03B11), escoja Registro estándar de facturas o Registro rápido de facturas.

Para los comprobantes, en el menú Registro de proveedores y comprobantes (G0411), escoja Registro estándar de facturas o Registro rápido de facturas.

Para las facturaciones manuales, en el menú Facturación manual (G1512), escoja Registro de facturación manual.

1. En el programa de registro de transacciones, haga clic en Añadir.

Nota Al escoger Registro rápido de facturas o Registro rápido de comprobantes, el sistema muestra automáticamente la pantalla Control de batch, por lo que no es necesario hacer clic en Añadir.

2. En la pantalla Control de batch, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Fch batch

Este campo es opcional. Si lo deja en blanco, el sistema usará la fecha en curso.

• Nº de batch

Este campo es opcional. Si lo deja en blanco, el sistema asignará el número de batch de Números siguientes.

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• Importe total batch

La configuración del diccionario de datos para esta instrucción (AICU) especifica el número de decimales que el sistema muestra en este campo al introducir un valor.

• Total de documentos

Revisión de los totales de los batches

Después de introducir las transacciones y de salir del batch, el sistema restará los totales que haya introducido para el batch de los totales que esperaba introducir y muestra el resultado en la fila Diferencia de la pantalla Control de batch. Esto facilita la localización de registros faltantes o duplicados antes de contabilizarlos. El control de batches es sólo para su información; no necesita corregir la información de la pantalla. Si el importe introducido difiere del esperado, el sistema no impide contabilizar el batch.

Una vez que haya terminado de introducir las transacciones y salido del batch, se presentará alguno de estos dos casos:

1. Si el sistema no ha terminado de procesar el batch, aparecerá la pantalla AVISO: el batch aún está en proceso de cierre. Las siguientes dos opciones se encuentran disponibles en esta pantalla:

• Reintentar. Aparecerá la pantalla Control de batches si el sistema ha terminado de procesar el batch. Siga haciendo clic en Reintentar hasta que aparezca la pantalla Control de batches.

• Cancelar. No aparecerá la pantalla Control de batches y no podrá comparar los totales que haya introducido en la pantalla Control de batches con los totales que haya introducido en el batch. El pasar por alto la pantalla Control de batch no afecta las transacciones que haya introducido ni el estado del batch.

2. Si el sistema ha terminado de procesar el batch, aparece la pantalla Control de batch.

Revise la pantalla para comparar los totales que introdujo en la pantalla Control de batches con los totales que introdujo para el batch. Si hay alguna diferencia, debe revisar los datos para localizar la discrepancia.

En la pantalla Control de batch, revise los siguientes campos:

• Importe total esperado

• Documentos totales esperados

• Importe total introducido

• Documentos totales introducidos

Nota

Si no introdujo información en la pantalla Control de batch antes de introducir las transacciones, el sistema mostrará números negativos en la fila Diferencia para Importe y Documentos. La pantalla Control de batch siempre utiliza la siguiente fórmula: Total esperado – Total introducido. Si no llena los campos Total esperado, el sistema lo toma como cero y la diferencia será negativa.

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Configuración de seguridad de contabilización y aprobación de batches

Puede especificar que un administrador debe aprobar cada batch de comprobantes antes de contabilizarlo.

Si especifica que la administración debe aprobar cada batch de transacciones antes de contabilizarlo, tendrá que establecer una lista de Usuarios protegidos y otra lista de Aprobado por usuario. Los usuarios protegidos son usuarios a quienes no se les permite aprobar ni contabilizar batches. Los usuarios autorizados son aquellos que pueden aprobar y contabilizar batches para usuarios protegidos.

Restrinja a los usuarios no autorizados para que no vean más que sus batches en el programa Revisión de batches sin contabilizar (P0011).

Para ahorrar tiempo, incrementar la eficiencia y disminuir costos, puede configurar un flujo de trabajo de aprobación de batches G (asientos de diario) y V (comprobantes), lo que permite aprobar electrónicamente batches de transacciones pendientes. Después de enviar un batch de transacciones, se envía un mensaje de acción al centro de trabajo del empleado para avisar al autorizador que un batch está listo para aprobación. En el centro de trabajo, el autorizador puede entrar al mensaje de aviso, revisar y aprobar el batch, y de ser necesario, contabilizarlo.

Si usa un flujo de trabajo de aprobación de batch, puede configurar una lista de autorizadores de manera que los mensajes electrónicos se envíen a varios empleados a la vez. Cuando el autorizador accede al mensaje de aviso y realiza una acción, el sistema elimina automáticamente el mensaje para los autorizadores restantes. Este caso de flujo de trabajo elimina la posibilidad de duplicar esfuerzos y al mismo tiempo permite que haya flexibilidad cuando uno o más autorizadores no están disponibles.

Cuando un usuario con restricciones abre un batch aprobado anteriormente y cambia la información en el área de detalle, el sistema cambia el estado del batch a pendiente. Si el usuario con restricciones no realiza ningún cambio en el batch o sólo cambia la información en el área de detalle del encabezado, el batch permanece en estado de aprobado.

Puede configurar la seguridad de la contabilización y aprobación de batches en los siguientes sistemas:

• Contabilidad general

• Cuentas por pagar

• Cuentas por cobrar

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Información relacionada de la configuración de seguridad de contabilización y aprobación de batches

Impresión de usuarios con restricciones y autorizados

Puede imprimir una lista de usuarios con restricciones y autorizados al escoger Seguridad de batches en el menú Pantalla de la pantalla Constantes de seguridad para aprobación y contabilización de batches; después, puede ejecutar una de las versiones por batch.

► Para configurar la aprobación de batches de Cuentas por pagar

En el menú Configuración de cuentas por pagar (G0441), escoja Constantes de cuentas por pagar.

1. En Configuración del sistema, escoja Constantes de cuentas por pagar.

2. En la pantalla Constantes de Cuentas por pagar, haga clic en la siguiente opción y después haga clic en OK:

• Aprobación del gerente del reg

► Para configurar los usuarios autorizados

En el menú Operaciones técnicas avanzadas del L/M (G0931), escoja Constantes de seguridad de contabilización y aprobación del batch.

1. En la pantalla Constantes de seguridad de contabilización y aprobación del batch, haga clic en una o más de las siguientes opciones para activarlas:

• Seguridad del batch en L/M

• Seguridad del batch en C/P

• Seguridad del batch en C/C

2. Escoja Aprobado por usuarios en el menú Pantalla.

3. En la pantalla Trabajo con aprobado por usuarios, haga clic en Añadir.

4. En la pantalla Usuarios autorizados, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Aprobado por usu

• Usuario restringido

5. En la pantalla Trabajo con Aprobado por usuario, escoja el Informe de seguridad del batch en el menú Informe para ejecutar un informe que liste todos los usuarios que pueden aprobar y contabilizar batches.

► Para configurar usuarios protegidos

En el menú Operaciones técnicas avanzadas del L/M (G0931), escoja Constantes de seguridad de contabilización y aprobación del batch.

1. En la pantalla Constantes de seguridad de contabilización y aprobación del batch, haga clic en una o más de las siguientes opciones para activarlas:

• Seguridad del batch en L/M

• Seguridad del batch en C/P

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• Seguridad del batch en C/C

2. Escoja Usuarios protegidos en el menú Pantalla.

3. En la pantalla Trabajo con usuarios protegidos, haga clic en Añadir.

4. En la pantalla Usuario protegido, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Usuario restringido

• Aprobado por usu

5. En la pantalla Trabajo con usuarios protegidos, escoja Informe de seguridad del batch en la opción del menú Pantalla para ejecutar un informe que liste todos los usuarios que pueden aprobar y contabilizar batches.

Configuración del flujo de trabajo de contabilización y aprobación de batches

Si desea aprobar batches o aprobar y contabilizar batches del centro de trabajo, debe especificar los administradores de aprobación en el proceso del flujo de trabajo correspondiente. Una vez que se haya introducido un batch de transacciones, el aprobador recibe un mensaje del flujo de trabajo notificándole que el batch se encuentra listo para la aprobación. Según el proceso de flujo de trabajo escogido, los batches se pueden aprobar o bien, aprobarse y enviarse automáticamente para que se contabilicen directamente desde el centro de trabajo. Además, el empleado que introdujo el batch recibe la notificación de que el batch fue aprobado.

El sistema utiliza el proceso de flujo de trabajo junto con el programa Seguridad de contabilización y aprobación del batch (P00241) para determinar quien recibe los mensajes del flujo de trabajo. Ya que el sistema solo envía mensajes de flujo de trabajo a los destinatarios del flujo de trabajo, los empleados configurados como Aprobados por usuario también se deben configurar como destinatarios del proceso de flujo de trabajo.

Nota

Los empleados configurados como Aprobado por usuarios pueden aprobar batches provenientes del programa de revisión de batch correspondiente, según el sistema.

Los siguientes procesos de flujo de trabajo se encuentran disponibles para la aprobación de batches:

• JDEBCHAPPR – Este proceso se utiliza para aprobar batches de asientos diarios (tipo de batch G).

• JDEVBCHAPR – Este proceso se utiliza para aprobar batches de comprobantes (tipo de batch V).

Cada proceso cuenta con las dos versiones siguientes:

• Versión 1 – Esta versión se activa solo si se desean aprobar batches.

• Versión 2 – Esta versión se activa si se desean aprobar y contabilizar batches.

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Es necesario completar las siguientes tareas para configurar el sistema de modo que utilice el flujo de trabajo para la aprobación y contabilización de batches:

• Activar cualquiera de las versiones del proceso JDEVBCHAPR.

• Configurar los administradores de aprobación en las reglas de destinatarios.

• Configurar las colas de espera de mensajes que los usuarios pueden ver mediante el programa Seguridad de los mensajes del flujo de trabajo (P01135).

Consulte también

Los siguientes temas en la guía Herramientas del flujo de trabajo de J.D. Edwards:

Activación de la versión del proceso de flujo de trabajo para obtener información sobre cómo activar JDEVBCHAPR1 o JDEVBCHAPR2.

Trabajo con reglas de destinatario para obtener información sobre cómo configurar usuarios que puedan aprobar batches.

Cambio de la seguridad de la cola de espera para obtener información sobre cómo especificar las colas que los usuarios pueden utilizar para ver los mensajes del flujo de trabajo.

Antes de comenzar Verifique que la opción Aprobación del gerente del registro está activado en las

constantes de Cuentas por pagar.

Mensajes de advertencias y errores de Fecha en el LM

Cuando introduce, revisa o modifica una transacción, el sistema valida la Fecha en el L/M con los periodos pendientes en el sistema (Contabilidad general, Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar) en las constantes de la compañía. Los periodos pendientes son el periodo contable actual y siguiente, al margen de que el siguiente periodo contable caiga en el próximo año fiscal. Si introduce, revisa o modifica una transacción con una fecha en el Libro mayor que no pertenezca a los periodos pendientes, recibirá un mensaje de advertencia o error.

En el siguiente ejemplo, el periodo en curso es junio (periodo 06). Si introduce, revisa o modifica una transacción en el periodo 06 o 07 (junio y julio), no recibirá un mensaje de error o advertencia ya que son periodos pendientes.

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Mensajes de advertencias y errores

En la siguiente tabla se describen los mensajes de advertencias y errores que recibe cuando introduce una transacción fuera de periodos dobles. El mensaje que aparece depende de los valores establecidos en sus constantes de contabilidad general y patrones de fecha fiscal.

PYEB - Saldo al cierre del ejercicio anterior

Motivo: introdujo una fecha en el L/M para el año anterior.

Resultado: el sistema enviará un mensaje de error y no aceptará el registro.

Solución: solo para las transacciones de asientos de diario, puede utilizar el documento ## para introducir y contabilizar asientos en un año anterior (por ejemplo, para hacer ajustes de auditoría).

PBCO - Contabilización antes del cierre

Motivo: introdujo una fecha en el L/M anterior al periodo en curso.

Resultado: el sistema enviará ya sea un mensaje de error o advertencia, dependiendo de la configuración PBCO en sus constantes de contabilidad general.

Solución: si no está activada la función PBCO, el sistema enviará un mensaje de error y deberá cambiar la fecha de la transacción para que pertenezca al periodo en curso o cambiar la constantes para permitir asientos PBCO.

Si está activada la función PBCO, el sistema enviará una advertencia y podrá hacer clic en OK para aceptar el registro.

PACO - Contabilización

Motivo: ha introducido una fecha en el L/M posterior al periodo doble.

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después del cierre

Resultado: el sistema emitirá ya sea un mensaje de error o advertencia, dependiendo de la configuración del patrón de fecha fiscal.

Solución: si el patrón de fecha fiscal no está configurado para todo el año, el sistema enviará un mensaje de error. Debe cambiar la fecha de la transacción en el L/M para que se encuentre en el periodo de dos meses o configure el patrón de fecha fiscal para todo el año.

Si el patrón de fecha fiscal está configurado para todo el año, el sistema enviará un mensaje de advertencia y podrá hacer clic en OK para aceptar el registro.

WACO - Mucho después del cierre

Motivo: introdujo una fecha del L/M para un año futuro que no es el siguiente periodo contable.

Resultado: el sistema emitirá ya sea un mensaje de error o advertencia, dependiendo de la configuración del patrón de fecha fiscal.

Solución: si el patrón de fecha fiscal no está configurado para el año a futuro, el sistema enviará un mensaje de error. Debe cambiar la fecha de la transacción en el LM.

Si el patrón de fecha fiscal está configurado para el año a futuro de su transacción, el sistema enviará un mensaje de advertencia y podrá hacer clic en OK para aceptar el registro.

Nota Si está en el último periodo fiscal y registra una transacción en el primer periodo fiscal del año siguiente, el sistema no emite un mensaje de advertencia; el periodo abierto será el periodo fiscal actual y el siguiente al margen del año.

Consulte también Configuración de patrones de fechas fiscales en la guía Contabilidad general para

obtener información sobre la configuración de patrones de fechas fiscales.

Configuración de constantes de Contabilidad general en la guía Contabilidad general para obtener información sobre la configuración de la constante Permitir PBCO.

Trabajo con comprobantes estándar

Los comprobantes estándar proporcionan mayor flexibilidad y funciones al introducir los comprobantes de las facturas de los proveedores. Cuando necesite añadir, cambiar, eliminar o anular un comprobante, utilice el Registro estándar de comprobantes.

Consulte también Introducción de registros del Maestro de proveedores en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre el registro de información en la tabla Maestro de proveedores.

ICA de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre las instrucciones de contabilidad automática en el sistema Cuentas por pagar.

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Creación de comprobantes mediante el Registro estándar de comprobantes

Después de recibir la factura de un proveedor, debe crear un comprobante antes de emitir los pagos. Los comprobantes se crean al introducir la información sobre la factura del proveedor. Asimismo, puede introducir información sobre cómo se procesa el comprobante para el pago o dejar que esta información se obtenga automáticamente del registro del proveedor.

Para registrar un comprobante mediante el programa Registro de comprobante estándar (P0411), realice las siguientes tareas:

• Introduzca la información sobre el comprobante

• Introduzca la información sobre el Libro mayor

Cuando se introduce la información sobre el Libro mayor, generalmente se registra una cuenta de débito. Cuando se realiza la contabilización, el sistema crea una compensación en una cuenta de pasivos.

Una vez finalizada la creación de un comprobante, el sistema muestra el tipo de documento asignado y su número. Esta información se utiliza para localizar y revisar el comprobante.

El sistema asigna un tipo de batch V a los comprobantes. Cuando se crea un comprobante, el sistema lo marca como sin contabilizary lo añade a la información del Libro mayor en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911) y a la información del comprobante en la tabla Libro mayor de cuentas por pagar (F0411). Al realizar la contabilización, el sistema actualiza la tabla Saldos de cuentas (F0902) y marca el comprobante como contabilizado en las tablas del Libro mayor de cuentas y Libro mayor de cuentas por pagar. El sistema crea además la compensación en la cuenta de pasivos designada en las ICA.

Las tablas Maestro del Libro de direcciones (F0101) y Maestro de Proveedores (F0401) deben contener un registro de proveedor antes de que pueda registrar un comprobante. Por lo general, primero se crea un registro de proveedor y después se registra el comprobante. Sin embargo, puede crear un registro de proveedor en el momento en que registre el comprobante. Para ello, escoja Libro de direcciones en el menú Pantalla en la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos. Después, siga los pasos para introducir un registro de proveedor.

Áreas de encabezado y detalle de un comprobante

Generalmente, la información se introduce en el área del encabezado de un comprobante y luego en el área de detalle. Cierta información, como condiciones de pago, está asociada con el registro del Maestro de proveedores y el sistema la llena de manera automática en el área de detalle y de encabezado.

Si mueve el cursor al área de detalle de un comprobante y luego considera que es necesario modificar el número del proveedor o de la compañía, puede volver al área de encabezado siempre y cuando no haya introducido ninguna información en el área de detalle. La información asociada con el número de proveedor o de compañía en los registros Maestro de proveedores o Maestro de compañías se actualiza en el área de encabezado y en el área de detalle.

Si ha introducido información en el área de detalle, como importe en el campo Importe bruto, se bloquea la información del encabezado. No es posible efectuar ningún cambio. Si antes de completar el comprobante considera que la información no es correcta, puede cancelar la transacción y volver a comenzar.

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Condiciones de pago

Cuando se introduce un comprobante, las condiciones de pago en el área de encabezado se adoptan de manera predeterminada del registro Maestro de proveedores del proveedor. Es posible modificar las condiciones de pago predeterminadas de las partidas de pago individuales en el área de detalle del comprobante.

Las condiciones de pago determinan la fecha de vencimiento de una partida en un comprobante, así como el descuento permitido y la fecha de vencimiento del descuento. La fecha de vencimiento es la fecha en que vence la partida de pago y se debe pagar (por ejemplo, 30 días a partir de la fecha de la factura). Se introduce en el campo DDNJ en la pantalla de registro de comprobantes. La fecha de descuento del vencimiento es la fecha final en que se debe pagar la partida de pago para recibir un descuento del proveedor. Esta fecha se encuentra en la tabla Libro mayor de cuentas por pagar (F0411) en el campo DDJ, pero no aparece en ninguna de las pantallas de registro de comprobantes.

Tareas relacionadas con la creación de comprobantes mediante el Registro estándar de comprobantes

Para cambiar las condiciones de pago de una partida de pago, vaya a la partida de pago en el área de detalle del comprobante e introduzca las condiciones de pago deseadas en la partida específica proporcionada desde el área del encabezado. Las condiciones predeterminadas en el área del encabezado no cambiarán, pero toda condición de pago modificada en el área de detalle estará asociada con la partida de pago individual.

Consulte también Opciones de proceso para información sobre el Maestro de proveedores en la guía

Cuentas por pagar para obtener información sobre la configuración de proveedores mediante Modificación del Maestro de proveedores (P04012).

Trabajo con ICA en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la verificación de la configuración correcta de las siguientes instrucciones:

PC (cuentas comerciales por pagar)

PB (cuentas bancarias por pagar)

PKD (cuentas por pagar con descuentos disponibles)

PKL (cuentas por pagar con descuento perdido)

PT (impuesto por pagar)

► Para registrar un comprobante

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Registro estándar de comprobantes.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en Añadir.

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2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, llene los siguientes campos:

• Compañía

• Nº de proveedor

• Fch L/M

Si comete errores al registrar los datos en los campos del encabezado, debe corregirlos en el encabezado mismo. El sistema no permite cambiar el área de detalle sino hasta que haya realizado las correcciones en los campos del encabezado. Al realizar correcciones en los campos del encabezado, el sistema actualiza automáticamente los datos correspondientes en la cuadrícula.

3. Asimismo, puede llenar cualquiera de los siguientes campos opcionales:

• Nº doc/tipo/compañía

• Uni de negocio

• Nº de factura

• Cond pago

• Fch factura

• Fch serv/fiscal

4. En el área de detalle, llene el siguiente campo:

• Importe bruto

5. En el área de detalle, llene cualquiera de los siguientes campos opcionales de cada partida de pago:

• Cond pago

Si deja este campo en blanco, el sistema utilizará la condición de pago del encabezado.

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Si introduce una condición de pago en este campo, el sistema desactiva el campo Condición de pago del encabezado.

• Descuento disponible

• Observaciones

• Fecha vencimiento

• Edo pago

• Cód con

• Importe pendiente

• Nº cuenta bancaria del Libro mayor

• Nº benef

• Compen L/M

• Explic fiscal

• Tasa/área fiscal

• Importe fiscal

• Importe gravable

Nota Si introduce un comprobante con la opción Cálculo de impuesto Vertex activada, debe introducir un valor en el campo Importe gravable. Vertex no calcula los impuestos basados en importe bruto.

• Tp de doc de ajuste

• Frec rec

• Nº pgo

• Cód man

• Cód cat 07

• Ind 1099

• Ext pago

• E/C R/F

• Artículo cerrado

Si existen varias partidas de pago, el sistema asigna números de partidas de pago en secuencia. Los comprobantes recurrentes sólo pueden tener una partida de pago.

6. Haga clic en OK para registrar la información en el sistema y vuelva a hacer clic en OK.

Aparece la pantalla Registro de comprobantes - distribución en el L/M.

7. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución en el L/M, llene los siguientes campos en cada línea de detalle:

• Nº de cuenta

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• Importe

Después de introducir el número de cuenta, el sistema lo valida comparándolo con el catálogo de cuentas de la tabla Maestro de cuentas (F0901). Si no hay un número de cuenta configurado en el catálogo de cuentas, el sistema muestra un mensaje de error y no acepta el asiento.

El importe total que introduzca para las líneas de distribución en el L/M debe ser igual a los importes totales introducidos en el campo Importe bruto del comprobante, de lo contrario el sistema mostrará un error. El campo Importe en la parte inferior de la pantalla muestra el importe total que se va a distribuir. El campo Restante proporciona un conteo continuo del importe que se requiere para igualar el importe bruto del comprobante.

8. Llene el siguiente campo opcional para cada línea de detalle:

• Explicación - Observación

9. Haga clic en OK.

Consulte también Configuración de constantes en la guía Contabilidad avanzada de costos para

obtener información sobre las constantes de Administración de costos.

Configuración de tipos de objeto de costo en la guía Contabilidad avanzada de costos para obtener información sobre los tipos de objeto de costo.

Registro de facturas y comprobantes con impuestos en la guía Referencia de impuestos para obtener información sobre el registro de un comprobante con impuestos.

Opciones de proceso para Registro estándar de comprobantes (P0411)

Ficha Visualización

Estas opciones de proceso especifican cómo el sistema agrupa y muestra datos en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores.

1. Comprobantes recurrentes En blanco - No usar criterios predeterminados 1 - Mostrar sólo comprobantes recurrentes Utilice esta opción de proceso para especificar los comprobantes recurrentes como el tipo de comprobante implícito. Los valores admisibles son: En blanco El sistema muestra todos los comprobantes (sin un criterio implícito). 1 El sistema muestra sólo los comprobantes recurrentes. Cuando introduce un 1, la aplicación marca la opción Comprobantes recurrentes de la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores.

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3. Despliegue en moneda nacional y extranjera En blanco - No mostrar los campos. 1 - Mostrar los campos. Utilice esta opción de proceso de tal manera que los comprobantes aparezcan con varias partidas de pago en un formato resumido y con una partida de pago. Los valores admisibles son: En blanco El sistema muestra todos los comprobantes (no hay criterios implícitos). 1 El sistema muestra sólo los comprobantes resumidos. Cuando introduce un 1, la aplicación marca la opción Resumen de la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. 3. Despliegue en moneda nacional y extranjera En blanco - No mostrar los campos. 1 - Mostrar los campos. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema muestra campos con importes tanto en moneda nacional como extranjera en las áreas de detalle de las pantallas de registro de comprobantes para varias compañías y estándar. Si decide mostrar los campos, aparecerán los siguientes campos en la pantalla: o Importe bruto en moneda nacional o Descuento disponible en moneda nacional o Importe gravable en moneda nacional o Impuesto en moneda nacional o Importe en moneda nacional no gravable o Importe bruto en moneda extranjera o Descuento disponible en moneda extranjera o Importe gravable en moneda extranjera o Impuesto en moneda extranjera

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o Importe en moneda extranjera no gravable Los valores admisibles son: En blanco - No mostrar los campos de importes en moneda nacional y extranjera 1 - Mostrar los campos de importes en moneda nacional y extranjera

Ficha Moneda

Estas opciones de proceso permiten mostrar importes en una moneda diferente a la moneda en la que los importes se almacenan en el sistema. Los importes mostrados en una moneda diferente son solo hipotéticos ya que no se guardan en el sistema cuando se sale del programa Registro de comprobante estándar.

1. Moneda de cálculo En blanco - No aparece la columna de la cuadrícula de moneda de cálculo O bien, introduzca el código de moneda para la moneda de cálculo Use esta opción de proceso para ver los importes en moneda extranjera o nacional en una moneda distinta a la moneda en la que los importes se introdujeron inicialmente. Especifique el código de moneda en el que desea ver la moneda de cálculo. Por ejemplo, para ver importes de dólares estadounidenses extranjeros o nacionales en el euro, especifique EUR. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema no muestra el campo Código de moneda de cálculo en el encabezado, ni muestra las columnas Importe en moneda de cálculo e Importe pendiente en moneda de cálculo en el área de cuadrícula. NOTA: los importes de moneda de cálculo se almacenan en una memoria temporal y no se introducen en una tabla. 2. A la fecha En blanco - El sistema usa A la fecha O bien, introduzca el valor en A la fecha Use esta opción de proceso para especificar el valor A la fecha para la opción de proceso Moneda de cálculo. El sistema usa esta fecha para obtener el tipo de cambio de la tabla Tipos de cambio (F0015). Si especifica un código de moneda en la opción de proceso Moneda de cálculo y deja esta opción de proceso en blanco, el sistem usa la fecha del sistema. NOTA: en la tabla F0015 debe existir un tipo de cambio válido entre la moneda extranjera y nacional y la moneda de cálculo, según el valor a la fecha.

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Ficha Pagos manuales

Estas opciones de proceso controlan la creación de los pagos manuales. Utilice estas opciones de proceso solamente en la versión del programa Registro de comprobante estándar que se utiliza para los pagos manuales sin el cotejo de comprobantes.

1. Creación de pagos manuales En blanco - No aparece información del pago 1 - Generar pagos manuales Use esta opción de proceso para especificar si es preciso generar pagos manuales en lugar de automáticos. Esta opción afecta sólo los pagos manuales sin cotejo de comprobantes y no está disponible en las modalidades de varias compañías y varios comprobantes. Los valores admisibles son: Blanco No mostrar ninguna información de pago. 1 Generar pagos manuales (sin cotejo de comprobantes). Nota: si introduce un 1, haga clic en Añadir en Consulta del Libro mayor de proveedores. Después introduzca la información correspondiente en la pantalla Registro de información de comprobantes - pagos y haga clic en OK. Introduzca la información correspondiente en la pantalla Información de pagos para el procesamiento de pagos manuales. 3. Asignación automática del número de pago En blanco - Asignar manualmente los número de pago 1 - Asignar los números de pago según el siguiente número de la cuenta bancaria Utilice esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que aparece cuando intenta generar o modificar un número de pago duplicado. Utilice esta opción sólo si introduce un 1 para la Creación de pagos manuales. El mensaje indica que ya ha utilizado el número de pago con anterioridad. Los valores admisibles son: En blanco Error 1 Advertencia 3. Asignación automática del número de pago En blanco - Asignar manualmente los número de pago 1 - Asignar los números de pago según el siguiente número de la cuenta bancaria

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Utilice esta opción de proceso para hacer que la aplicación asigne automáticamente los números de pago a los pagos manuales según el número de folio de la cuenta bancaria. Los valores admisibles son: En blanco Asigna los números de pago manualmente (valor implícito). 1 El sistema asigna los números de pago según el número de folio de la cuenta bancaria.

Ficha Compras

Estas opciones de proceso definen la manera en que el programa procesa los comprobantes que contienen información sobre las órdenes de compra.

1. Eliminación de comprobantes En blanco - No editar 1 - Advertencia 2 - Error Use esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que deberá aparecer cuando intente borrar comprobantes que contengan información de órdenes de compra. Por ejemplo, puede indicar lo que hace el sistema si se intenta borrar un comprobante que contenga una orden de compra de la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Los valores admisibles son: En blanco No permitir la modificación (valor implícito). 1 Advertir. 2 Emitir un error. Si se produce un conflicto entre esta opción de proceso y la opción Mensaje de comprobante para el MBF de Registro de comprobantes, el valor definido aquí modificará al establecido en las opciones de proceso correspondientes a Mensaje de comprobante.

Ficha Cotejo de comprobantes

Estas opciones de proceso permiten procesar comprobantes cotejados del sistema Compras en lugar de los comprobantes estándar.

1. Procesamiento de cotejo En blanco - Ejecutar el registro de comprobantes estándar (P0411) 1 - Ejecutar el cotejo de comprobantes (P4314)

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Use esta opción de proceso para cambiar el tipo de comprobante implícito de comprobantes estándar a comprobantes cotejados. Si escoge ejecutar la aplicación Cotejo de comprobantes, puede escoger ya sea el cotejo de comprobantes tripartita o el cotejo de comprobantes bipartito. Los valores admisibles son: En blanco Ejecutar Registro estándar de comprobantes (P0411). 1 Ejecutar Cotejo de comprobantes (P4314) en el sistema Compras. De lo contrario, en el menú Procesamiento de órdenes de compra fuera de existencias (G43B11), escoja una de las siguientes opciones: o Recibir y comparar órdenes de compra. o Cotejar comprobante con recibo pendiente. La aplicación Cotejo de comprobantes (P4314) no puede tener acceso a las opciones de proceso MBF (P0400047). Por tanto, la configuración de la opción de proceso del MBF no influye en el procesamiento de Cotejo de comprobantes. Tal vez desee revertir un comprobante. Por ejemplo, se revierte un comprobante cuando regresa los artículos para los que creó el comprobante. Si se ha contabilizado el comprobante, el sistema revierte los asientos de diario correspondientes. Si el comprobante no se ha contabilizado, el sistema borra los asientos. Nota: no borre un comprobante en el sistema Cuentas por pagar si lo creó en el sistema Compras. El comprobante debe borrarse en el sistema Compras. 2. Versión de cotejo de comprobantes En blanco - Usar el número de versión ZJDE0001 (valor predeterminado) O bien, introducir un número de versión específico Use esta opción de proceso para aceptar la versión de cotejo de comprobantes implícita o introduzca un número de versión específico para la aplicación Cotejo de comprobantes (P4314) en el sistema Compras. Deberá introducir la información correspondiente en esta opción de proceso si introduce un 1 en la opción de proceso Procesamiento de cotejo. Los valores admisibles son: En blanco Usar la versión numero ZJDE0001. O Introducir un número de versión específico.

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Ficha Varias compañías

Esta opción de proceso permite procesar comprobantes de varias compañías, en lugar de los comprobantes estándar.

1. Un proveedor para varias compañías En blanco - Introducir un comprobante estándar 1 - Introducir un comprobantede un proveedor y varias compañías Use esta opción de proceso para especificar si es necesario procesar comprobantes que representen un gasto para varias compañías internas. Estos comprobantes de gastos de varias compañías se distribuyen a distintos Libros mayores y cuentas bancarias de compensación, pero al mismo proveedor. Los valores admisibles son: En blanco Introducir un comprobante estándar. 1 Introducir un comprobante de un sólo proveedor para varias compañías. Nota: la función de pago manual no está disponible para este tipo de procesamiento de comprobantes. Como alternativa, entre a esta opción de proceso eligiendo Un solo proveedor para varias compañías en el menú Otros métodos de registro de comprobantes (G04111).

Ficha Varios comprobantes

Esta opción de proceso especifica si se registran varios comprobantes o comprobantes estándar.

1. Varios comprobantes En blanco - Introducir un comprobante estándar 1 - Introducir varios comprobantes con un proveedor 2 - Introducir varios comprobantes con varios proveedores Use esta opción de proceso para poder registrar rápidamente varios comprobantes para uno o más proveedores. A diferencia del método de registro estándar de comprobantes, que consta de un proceso de dos paso, los métodos de registro de varios comprobantes constan de un paso. Los valores admisibles son: En blanco Introducir un comprobante estándar. 1 Introducir varios comprobantes con un sólo proveedor. 2 Introducir varios comprobantes con varios proveedores.

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Nota: puede usar los métodos de registro de varios comprobantes sólo para añadir comprobantes. Para cambiarlos, borrarlos y anularlos, debe usar el método de registro estándar de comprobantes. Asimismo, la función de pago manual no está disponible para este tipo de procesamiento de comprobantes. Si precisa de información adicional, así como sobre otras limitaciones para el registro de varios comprobantes, consulte la documentación o la ayuda en línea sobre Registro de varios comprobantes. Como alternativa, entre a esta opción de proceso eligiendo Varios comprobantes - Un solo proveedor o Varios comprobantes - Varios proveedores Otros métodos de registro de comprobantes (G04111).

Ficha Registro

Estas opciones de proceso permiten introducir comprobantes registrados en lugar de los comprobantes estándar.

1. Registro de comprobantes En blanco - Introducir un comprobante estándar 1 - Introducir un comprobante registrado Use esta opción de proceso para especificar si se debe registrar un comprobante antes de asignarlo a la cuenta del L/M. Posteriormente, puede volver a distribuir el comprobante a las cuentas del L/M adecuadas. Puede especificar una cuenta del L/M implícita para su distribución preliminar, así como una cuenta comercial suspendida para comprobantes registrados cronológicamente. Para hacerlo, use las ICA PP (Distribución preliminar para el registro cronológico de comprobantes) y PQ (Cuenta comercial transitoria de C/P para el Registro cronológico de comprobantes). Para usar las ICA PQ, seleccione la opción Uso de cuenta transitoria de la aplicación Nombres y números de la compañía (P0010).En el menú Organización y cuentas (G09411), escoja Nombres y números de la compañía. Los valores admisibles son: En blanco Introducir un comprobante estándar (valor implícito). 1 Introducir un comprobante registrado cronológicamente. Cuando introduce un 1 en esta opción de proceso, la aplicación añade una opción Registrado cronológicamente seleccionada a la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores y la aplicación ignora las selecciones que haga para los Anticipos. De lo contrario, en el menú Otros métodos de registro de comprobantes (G04111), escoja Registro cronológico de comprobantes. NOTA: esta opción de proceso funciona en conjunto con la opción de proceso Registro cronológico de comprobantes de la ficha Registro cronológico del Registro de comprobantes (P0400047). Deberá introducir un 1 en ambas

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opciones de proceso Registro cronológico de comprobantes para que el sistema procese comprobantes registrados cronológicamente. Si las opciones de proceso Registro cronológico de comprobantes para el Registro estándar de comprobantes de C/P y Registro de comprobantes MBF están configuradas para comprobantes registrados cronológicamente, el sistema ignora las opciones de proceso de la ficha Pagos por anticipado del Registro estándar de comprobantes de C/P (P0411). 2. Fecha del L/M En blanco - Introducir la fecha manual durante el proceso de registro de fecha 1 - Usar la fecha del sistema como la fecha del L/M predeterminada Utilice esta opción de proceso para especificar si va a utilizar la fecha del sistema como fecha del L/M implícita para el comprobante registrado cronológico. Los valores admisibles son: En blanco Introducir la fecha manualmente durante el proceso de registro de datos. 1 Utilizar la fecha del sistema como la fecha del L/M implícita. NOTA: si introduce un 1 en esta opción de proceso, no puede modificar la fecha dado que ya ha designado la fecha del sistema.

Ficha Pagos anticipados

Estas opciones de proceso especifican cómo el programa procesa los pagos anticipados. Utilice los pagos anticipados para pagar bienes y servicios antes de recibir una factura.

1. Cuenta de compensación del L/M. Utilice esta opción de proceso para configurar las instrucciones de contabilidad automática (ICA PCxxxx) para predefinir las clases de cuentas de compensación automática para las cuentas. Por ejemplo, puede asignar compensaciones del L/M de la siguiente manera: o En blanco o 4110 - Cuentas comerciales por pagar. o RETN o 4120 - Retenciones por pagar. o OTHR o 4230 - Otras cuentas por pagar (consulte el código de clase C/P - APC). o PREP o 4111 - Cuenta comercial de C/P de pagos por anticipado. Introduzca el código para la cuenta de compensación del L/M que el sistema utiliza para

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crear partidas de pago de pagos por anticipado. Deberá introducir un valor para permitir la creación automática de partidas de pago de pagos por anticipado. Si deja esta campo en blanco (valor implícito), el sistema utiliza la aplicación Registro estándar de comprobantes. NOTA: si el software de WorldSoftware y el de OneWorld coexisten, no utilice el código 9999. En WorldSoftware este código está reservado para la aplicación de contabilidad e indica que no se deberán crear las cuentas de compensación. 2. Cuenta de distribución del L/M. Utilice esta opción de proceso para especificar la cuenta de distribución del L/M que el sistema utiliza para crear partidas de pago de pagos por anticipado. Puede utilizar uno de los siguientes formatos para los números de cuenta: o Cuenta estructurada (unidad de negocios.objeto.auxiliar) o Número no estructurado de 25 dígitos o Número de identificación de cuenta corta de 8 dígitos o Código rápido El primer carácter de la cuenta indica el formato del número de cuenta. Usted define el formato de la cuenta en la aplicación Constantes de contabilidad general (P000909). NOTA: utilice esta opción de proceso sólo si introduce un valor admisible en la opción de proceso Cuenta de compensación del L/M. 3. Código de estado de pago. Utilice esta opción de proceso para introducir el código de estado implícito para los pagos por anticipado. El código de estado del pago es un código definido por el usuario (00/PS) que indica el estado de pago actual de un comprobante. Los valores admisibles son: P El comprobante está liquidado. A El comprobante está aprobado para pago, aunque todavía no se paga. Esto aplica a los comprobantes y a las aplicaciones automáticas de efectivo. H El comprobante está en retención pendiente de aprobación. R Retención. % La retención aplica al comprobante. ? Otros códigos. Cualquier otro código indica las razones por las cuales se está reteniendo el pago.

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NOTAS: o El sistema Cuentas por pagar no imprime los pagos para ningún otro código que no se proporcione en esta lista de códigos admisibles. o Utilice esta opción de proceso sólo si introduce un valor admisible en la opción de proceso Cuenta de compensación del L/M. o Si el software de WorldSoftware y el de OneWorld coexisten y deja esta opción de proceso en blanco, el estado de pago por anticipado H para las partidas de pago negativas es el valor implícito. 4. Número de días. Utilice esta opción de proceso para introducir el número de días que se va a añadir a la fecha de vencimiento de las partidas de pago de pagos por anticipado negativos. Esta opción de proceso sólo es admisible si el software de WorldSoftware y el de OneWorld coexisten. 5. Área fiscal En blanco - No mostrar el campo Área fiscal 1 - Mostrar el campo Área fiscal Use esta opción de proceso para indicarle a la aplicación que muestre la pantalla Impuesto de pagos por anticipado para los pagos por anticipado. Se utiliza la pantalla Impuesto de pagos por anticipado para asignar códigos fiscales a partidas de pago negativas que son diferentes de los códigos fiscales de las partidas de pago positivas correspondientes. Esto es necesario, por ejemplo, cuando las leyes fiscales tratan las partidas de pago positivas diferente de las partidas de pago negativas. De lo contrario, el sistema genera automáticamente una partida de pago negativa por cada partida de pago positiva, asignándole a cada partida de pago negativa el mismo código de área fiscal y el código de explicación tributaria como su partida de pago positiva correspondiente. Si especifica un código de área fiscal y el código de explicación tributaria de la pantalla Pagos por adelantado, los nuevos códigos aparecen en todas las partidas de pago negativas, anulando los códigos de área fiscales originales y los códigos de explicación tributaria en las partidas de pago positivas. Por ejemplo, si hay varias partidas de pago positivas y cada una de ellas especifica un código de área fiscal diferente y un código de explicación tributaria, pero usted especifica un código de área fiscal en particular y el código de explicación tributaria de la pantalla Impuesto de los pagos por anticipado a todas las partidas de pago negativas. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar la pantalla Impuesto de pagos por anticipado. 1 Mostrar la pantalla Impuesto de pagos por anticipado.

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NOTA: use esta opción de proceso sólo si introduce un valor admisible en la opción de proceso Cuenta de compensación del L/M. 6. Código del área fiscal del pago anticipado Use esta opción de proceso para introducir un código implícito que identifique un área fiscal o geográfica que tenga tasas fiscales y distribución fiscal. El sistema utiliza este código para calcular el importe fiscal adecuadamente. Deberá definirse la tasa/área fiscal para incluir a las autoridades fiscales (por ejemplo, estado, condado, ciudad, distrito de tránsito rápido o provincia) y sus tasas. Para que un código sea admisible, deberá estar configurado en el archivo Tasa/área fiscal (F4008). Por lo general, los impuestos de ventas y uso en los Estados Unidos requieren de varias autoridades fiscales por tasa/área fiscal, mientras que el IVA sólo requiere de un impuesto. NOTA: use esta opción de proceso sólo si introduce un 1 en la opción de proceso Area fiscal. 7. Código de explicación fiscal del pago anticipado Utilice esta opción de proceso para configurar un código de explicación fiscal para transacciones con un proveedor en específico. Este código de explicación fiscal es un código definido por el usuario (00/EX) que controla cómo se determina y distribuye un impuesto en las cuentas de gastos e ingresos del Libro mayor. NOTA: utilice esta opción de proceso sólo si introduce un 1 en la opción de proceso Area fiscal.

Ficha Versiones

Estas opciones de proceso permiten sustituir la versión ZJDE0001 predeterminada de la Función maestra de negocios para el procesamiento de asientos de diario y comprobantes estándar.

1. Versión de la Función principal de negocios de comprobantes En blanco - Usar el número de versión ZJDE0001 (valor predeterminado) O bien, introducir un número de versión específico Use esta opción de proceso para especificar el número de una versión a fin de modificar el procesamiento del Registro estándar de comprobantes (versión ZJDE0001 para la aplicación P0400047). NOTA: únicamente las personas responsables de la configuración de todo el sistema deben cambiar este número de versión.

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2. Versión de la Función principal de negocios de asientos de diario En blanco - Usar el número de versión ZJDE0001 (valor predeterminado) O bien, introducir un número de versión específico Use esta opción de proceso para especificar el número de una versión para modificar el procesamiento Asientos de diario (versión ZJDE0001 para la aplicación P0900049). NOTA: únicamente las personas responsables de la configuración de todo el sistema deben cambiar este número de versión.

Ficha Proceso

Estas opciones de proceso especifican si se permite efectuar cambios a los comprobantes cuando se revisan y si se activa el autoservicio al proveedor.

1. Modalidad de registro de comprobantes En blanco - Permitir cambios al comprobante seleccionado 1 - No permitir cambios al comprobante seleccionado Use esta opción de proceso para especificar si el sistema permite hacer cambios en los comprobantes después de seleccionarlos en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Si deja este campo en blanco, el sistema le permite hacer cambios a los comprobantes existentes que seleccionó en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Si introduce un 1 en este campo, el sistema restringe la consulta de comprobantes existentes que se hayan seleccionado en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Los valores admisibles son: En blanco Permitir cambios en el comprobante seleccionado. 1 No permitir cambios en el comprobante seleccionado. 2. Modalidad de autoservicio del proveedor En blanco - No permitir que los proveedores vean la información 1 - Permitir que los proveedores vean sus comprobantes y pagos Use esta opción de proceso para activar la función Autoservicio de proveedores y poderla usar en Java/HTML. La función Autoservicio permite a los proveedores examinar sus propios comprobantes y pagos. Los valores admisibles son: En blanco No activar la función Autoservicio de proveedores. 1 Activar la función Autoservicio de proveedores.

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Ficha Ediciones

Esta opción de proceso especifica si se requiere una identificación de activo cuando se registra la parte del comprobante que corresponde al LM.

1. ID del activo fijo En blanco - No se necesita la ID del activo fijo en el registro 1 - Se necesita la ID del activo fijo en el registro Use esta opción de proceso para especificar si se requiere una Identificación de activo cuando una cuenta se encuentra en la serie de cuentas de activos de las ICA. Los valores admisibles son: En blanco - La Identificación del activo no es obligatoria en el asiento de diario. 1 - La Identificación del activo es obligatoria en el asiento de diario.

Registro de facturas y comprobantes fuera de balance

Cuando se registra una factura o un comprobante en circunstancias normales, se registran las dos partes de la transacción: la factura o el comprobante y la distribución del LM. El sistema requiere que los importes de ambas partes sean iguales antes de finalizar el asiento de la transacción. Si sale de la pantalla de distribución del L/M antes de finalizar el asiento, perderá la información en la factura o el comprobante y deberá volver a registrar la transacción completamente.

Para guardar el trabajo terminado, puede salir de una factura o comprobante fuera de balance y finalizar posteriormente el asiento de la distribución del LM. Ya que el programa de contabilización requiere que cada transacción en el batch esté en saldo, existe una protección contra la contabilización accidental de una transacción fuera de balance.

Advertencia

A pesar de que no es posible activar el sistema para contabilizar transacciones fuera de balance, J.D. Edwards no recomienda el uso de este procedimiento. Si contabiliza una transacción fuera de balance, el sistema no actualizará todas las cuentas correspondientes, lo que generará un problema de integridad. Consulte Modificación de batches para contabilizar transacciones fuera de balance en la guía Contabilidad general para obtener más información.

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► Para registrar un comprobante fuera de balance


1. En la pantalla Registro estándar de comprobantes, siga los pasos para introducir la información básica de facturas.

2. En Distribución del LM, llene los siguientes campos:

• Nº de cuenta

• Importe

3. En el menú Pantalla, escoja Salida fuera de balance. Esta acción guarda el asiento.

Localización de comprobantes

Para revisar, cambiar, eliminar o anular un pago, debe localizarlo primero.

La información de los comprobantes se almacena en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911). El sistema asigna un tipo de batch V a los comprobantes.

► Para localizar un comprobante

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Consulta del Libro mayor de proveedores.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, llene cualquiera de los siguientes campos para limitar la búsqueda:

• Nº del proveedor

• De la fecha

• A la fecha

• Nº de batch

2. Para limitar los documentos mostrados por fecha, haga clic en una de las siguientes opciones:

• Factura

• L/M

3. Para limitar los documentos mostrados por estado de pago, haga clic en una de las siguientes opciones:

• Pagado

• Pendiente

• Retenido

• Todos

4. Para mostrar sólo los comprobantes recurrentes, haga clic en la siguiente opción:

• Recurrente

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5. Para mostrar las partidas de pago en formato resumido, haga clic en la siguiente opción:

• Resumir

Si no activa esta opción, el sistema muestra las partidas de pago en formato detallado con una línea por partida de pago.

6. Haga clic en Buscar para mostrar los documentos que satisfacen los criterios de búsqueda.

7. Escoja el comprobante con el que desea trabajar.

8. Haga clic en Seleccionar para mostrar el comprobante en la pantalla Registro comprobantes - información de pagos.

Puede utilizar la opción Moneda extranjera para alternar entre la moneda nacional y la extranjera. Si selecciona la opción Moneda extranjera, se muestra el importe del comprobante en moneda extranjera. Si desactiva la opción Moneda extranjera, se muestra el importe en la moneda nacional del comprobante.

Consulte también Revisión de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información

sobre la revisión de comprobantes después de introducirlos.

Revisión de comprobantes sin contabilizar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la revisión de comprobantes después de introducirlos.

Revisión de comprobantes contabilizados en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la revisión de comprobantes registrados y contabilizados.

Modificación de comprobantes sin contabilizar

Puede modificar o eliminar un comprobante no pagado antes de contabilizarlo. Sin embargo, no es posible cambiar los siguientes campos clave:

• Número de documento

• Tipo de documento

• Compañía del documento

• Compañía

• Número del proveedor

• Fecha del LM

Para cambiar la información en un campo clave, realice una de las siguientes acciones:

• Elimine el comprobante y vuelva a introducirlo.

• Copie el comprobante, realice los cambios, haga clic en OK y después elimine el comprobante original.

El sistema permite pagar un comprobante sin contabilizar si está aprobado. Sin embargo, una vez que haya realizado un pago no puede cambiarlo a menos que lo anule.

La información sobre los comprobantes se almacena en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911). La información sobre el batch se almacena en la tabla Registros de control de batch (F0011).

131

► Para revisar un comprobante sin contabilizar


1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, siga los pasos para la búsqueda de comprobantes.

2. Escoja el comprobante y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, cambie la información en cualquier campo que no sea clave y haga clic en OK.

Si cambió el importe bruto, el sistema muestra automáticamente Registro de comprobantes - distribución del L/M y le solicita que cambie el importe de la distribución del L/M y verifique que los saldos de distribución del L/M cuadren con el importe bruto.

4. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución del L/M, cambie el valor en los siguientes campos para crear un asiento de compensación:

• Nº de cuenta

• Importe

5. De manera opcional, cambie el texto en el siguiente campo y haga clic en OK:


Consulte también Localización de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la búsqueda de un comprobante.

Preparación de comprobantes para pagos en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el uso de Cambio rápido de estado y cambiar la información sobre los comprobantes.

Copia de comprobantes

Es posible crear un comprobante copiando uno existente y después realizar los cambios en los campos correspondientes del comprobante nuevo. Este procedimiento es útil cuando necesita:

• Corregir errores en campos que no puede cambiar en un comprobante existente, como por ejemplo, la fecha del LM. En este caso, puede utilizar la copia para reemplazar el comprobante existente.

• Registrar un comprobante que sea similar a un comprobante largo existente.

Puede copiar un comprobante contabilizado o sin contabilizar.

132

► Para copiar un comprobante


1. En Consulta del Libro mayor de proveedores, siga los pasos para la búsqueda de comprobantes.

2. Escoja el comprobante y haga clic en Copiar.

El sistema muestra una copia del comprobante seleccionado en la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos. Los campos Número de documento, Tipo de documento y Compañía del documento están configurados en blanco.

3. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, cambie la información según sea necesario y haga clic en OK.

4. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución del LM, añada los siguientes campos y haga clic en OK.

• Nº de cuenta

• Importe


El sistema añade el nuevo comprobante y muestra la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores.

Nota La distribución del L/M del comprobante original copiado no aparece en esta pantalla a menos que configure al proveedor en el Maestro de proveedores con un asiento de diario modelo o una cuenta de gastos predeterminada.

5. Si el comprobante nuevo reemplaza al original, busque el comprobante original y elimínelo o anúlelo.


información sobre la búsqueda de un comprobante.

Anulación de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la anulación de un comprobante contabilizado.

Eliminación de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la eliminación de un comprobante sin contabilizar.

Eliminación de comprobantes sin contabilizar

Cuando elimina un comprobante sin contabilizar en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, es posible eliminar ya sea un comprobante completo o una partida de pago del comprobante que no se haya pagado.

De manera alternativa, puede eliminar asientos de diario sin contabilizar en la pantalla Revisión de asientos de diario de comprobantes. La función de esta pantalla es similar a la de la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. La principal diferencia es que la pantalla Revisión de asientos de diario de comprobantes, muestra únicamente la información

133

sobre resumen. Por esta razón, puede eliminar un comprobante completo, pero no una partida de pago individual.

Al eliminar un comprobante sin contabilizar en la pantalla Revisión de asientos de diario de comprobantes, el sistema actualiza dicha pantalla y no vuelve a aparecer el comprobante eliminado. Cuando salga de la pantalla Trabajo con batches, haga clic en Buscar para actualizar la pantalla y verificar la eliminación del comprobante.

Independientemente de que elimine un comprobante sin contabilizar en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores o en la pantalla Revisión de asientos de diario de comprobantes, el sistema no proporciona una prueba de auditoría. Si desea efectuar una prueba de auditoría, debe contabilizar el batch y, a continuación, anular el comprobante.

Si elimina un comprobante en varias monedas, el sistema elimina simultáneamente tanto la parte en moneda nacional como la extranjera.

► Para eliminar comprobantes sin contabilizar

Es posible eliminar más de un comprobante o partida de pago, sin embargo el sistema elimina únicamente el primero que está seleccionado.



2. Para eliminar un comprobante completo:

• Escoja el comprobante y haga clic en Borrar.

• Haga clic en OK para confirmar la eliminación.

3. Para eliminar una partida de pago de un comprobante:

a. Escoja el comprobante y haga clic en Seleccionar.

b. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja la partida de pago y haga clic en Borrar.

c. Haga clic en OK para confirmar la eliminación.

d. Nuevamente haga clic en OK.

e. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución del LM, cambie el campo Importe para ajustar la partida de pago eliminada y haga clic en OK.

Consulte también Trabajo con objetos de multimedia en la guía Fundamentos para obtener información

sobre los objetos de multimedia.

Localización de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la búsqueda de comprobantes.

134

Adición de anexos a comprobantes

Después de introducir un comprobante, puede añadirle uno de los siguientes anexos.

• Texto

• Imagen

• OLE

Estos anexos son únicamente para referencia interna y no aparecen en los comprobantes ni en los informes. Dependiendo de los resultados que desee, llene una de las siguientes tareas:

• Adición de un anexo al comprobante completo

• Adición de un anexo a la partida de pago de un comprobante

► Para añadir un anexo al comprobante completo

Puede añadir un anexo a un comprobante completo solamente si el comprobante se encuentra en modo resumido. El anexo aparece en la última partida de pago.



2. Escoja la opción Resumen.

3. Escoja el comprobante.

4. En el menú Fila, escoja Anexos.

5. En la pantalla Objetos de multimedia, escoja Nuevo en el menú Archivo y luego uno de los siguientes:

• Texto

• Imagen

• OLE

• Acceso directo

• URL/Archivo

6. Anexe el texto u objeto.

7. Seleccione Guardar y Salir en el menú Archivo.

135

► Para añadir un anexo a la partida de pago de un comprobante

Si añade un anexo a una partida de pago, éste reemplaza el anexo del comprobante completo si ya existe uno.

Si añadió un anexo a la partida de pago de un comprobante, el sistema muestra el icono de un sujetapapeles, en Registro de comprobantes - información de pagos. Por motivos de rendimiento, el icono de anexo no aparece a menos que coloque el cursor sobre la última columna a la izquierda de la pantalla.



2. Escoja el comprobante y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja la partida de pago a la que desea añadir un anexo.

4. En el menú Fila, escoja Anexos.

5. En la pantalla Objetos de multimedia, escoja Nuevo en el menú Archivo y luego uno de los siguientes:

• Texto

• Imagen

• OLE

• Acceso directo

• URL/Archivo

6. Anexe el texto u objeto.

7. Seleccione Guardar y Salir en el menú Archivo.

Consulte también Para localizar un comprobante en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la búsqueda de comprobantes.

Registro de otros tipos de comprobante

Además de introducir la información básica de un comprobante estándar, puede introducir otro tipo de información. Por ejemplo, si desea introducir un comprobante con varias partidas y con diferentes fechas de vencimiento o información fiscal.

El proceso de registro estándar de comprobantes sirve como base para el registro de otro tipo de comprobantes.

Consulte también Registro de facturas y comprobantes con impuestos en la guía Referencia de

impuestos para obtener información sobre el registro de comprobantes con impuestos.

136

Registro de facturas y comprobantes con descuentos

Es posible registrar facturas y comprobantes con descuentos como un incentivo para emitir y recibir pagos de manera oportuna. Cuando introduce una factura o comprobante con un descuento, el sistema calcula las fechas de vencimiento del importe neto y del descuento de acuerdo con las condiciones de pago asignadas a la factura.

Existen tres métodos para el registro de descuentos:

1. Mediante las condiciones de pago. Introduzca una factura o comprobante especificando las condiciones de pago. El sistema calcula el descuento disponible y la fecha de vencimiento de las condiciones de pago. Si desea sustituir el importe del descuento a cero, debe establecer una condición de pago que no calcule un descuento; después utilizar dicha condición de pago en la pantalla Registro de facturas estándar o Registro de comprobantes – información de pago.

Si cambia una condición de pago para que vuelva a calcular un nuevo importe de descuento o una nueva fecha de vencimiento, retire la información calculada por el sistema borrando los siguientes campos:


• Fecha de vencimiento del descuento

• Fecha de vencimiento del importe neto

Si cambia las condiciones de pago y no los demás campos de descuento, el sistema no volverá a calcular la información sobre descuento.

2. Mediante el registro de un importe de descuento. Registre una factura o comprobante especificando el descuento disponible y, de manera opcional, las fechas de vencimiento neta y del descuento.

3. Mediante el registro de un porcentaje de descuento. Registre una factura o comprobante especificando el descuento disponible y, de manera opcional, las fechas de vencimiento neta y del descuento.

Antes de comenzar Verifique que las siguientes Instrucciones de contabilidad automática (ICA) estén

configuradas correctamente:

• PKD (cuentas por pagar con descuentos disponibles)

• PKL (cuentas por pagar con descuento perdido)

137

► Para registrar un comprobante con un descuento utilizando las condiciones de pago


1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, siga los pasos para registrar un comprobante estándar.

2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, llene el siguiente campo y haga clic en OK:

• Cond pago

El sistema calcula el descuento y la fecha de vencimiento según las condiciones de pago.

Para sustituir una condición de pago predeterminada en el Maestro de proveedores de modo que el importe del descuento sea 0 (cero), cree una condición de pago que no calcule ningún descuento. Posteriormente, utilice esta condición de pago al introducir el descuento.

Si cambia las condiciones de pago o el importe bruto del comprobante, borre los campos Descuento disponible y Fecha de vencimiento, de manera que el sistema pueda volver a calcular estos valores.

Las condiciones de pago se pueden ajustar por partida de pago. Efectúe el cambio a las condiciones de pago en el área de detalle del comprobante y borre los campos Descuento disponible y Fecha de vencimiento, de manera que el sistema pueda volver a calcular estos valores.

Consulte también ICA de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar para obtener información

sobre las instrucciones de contabilidad automática en el sistema Cuentas por pagar.

138

► Para registrar un comprobante con un descuento mediante el registro de un importe de descuento



2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, llene el siguiente campo y haga clic en OK:


El sistema utiliza el importe registrado como descuento disponible.

139

► Para registrar un comprobante con un descuento mediante el registro de un porcentaje de descuento



2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pago, haga clic en la siguiente opción:

• % de descuento

3. Llene el siguiente campo para registrar un porcentaje de descuento o sustituya cualquier información de descuento especificada en las condiciones de pago y haga clic en OK:

• % de descuento

El sistema calcula el descuento por usted según el porcentaje introducido.

Consulte también ICA de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar para obtener información

sobre la configuración de las cuentas por pagar.

Trabajo con comprobantes estándar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el registro de comprobantes estándar.

140

Comparación entre redondeo y redondeo flexible

Si procesa un número importante de facturas y comprobantes con descuentos, impuestos o ambos, se pueden sumar rápidamente las diferencias de redondeo. El redondeo se produce en todo componente de una transacción que implique un cálculo. El sistema utiliza el redondeo en transacciones con una única partida de pago y el redondeo flexible en transacciones con varias partidas de pago.

Redondeo

El redondeo se produce automáticamente cuando el sistema realiza un cálculo y el resultado no es exactamente igual a la menor unidad de moneda, como el centavo en el caso del dólar estadounidense. En este caso, se produce lo siguiente:

• Si el último dígito significativo es 5 o mayor, el sistema redondea por exceso.

• Si el último dígito significativo es menor que 5, el sistema redondea por defecto.

Por ejemplo, si el resultado de un cálculo es 0,55672 y la moneda es el dólar canadiense (CAD), que tiene dos decimales, el sistema utiliza el tercer número situado a la derecha del decimal para determinar el redondeo. En este ejemplo, redondea el importe por exceso a 0,56. De manera opuesta, si el importe fuera 0,55472, el sistema utilizaría 4 para determinar el redondeo y redondea el importe por defecto a 0,55. El sistema no considera los números después del tercer decimal para una moneda de dos decimales.

Redondeo flexible

Cuando la totalidad de dos o más importes debe ser igual a un importe específico, el sistema utiliza el redondeo flexible para variar el total. Por ejemplo, si divide un comprobante de 100 CAD en tres pagos, el sistema calcula el primer pago a 33, el segundo a 34 y el tercero a 33 de forma que el total de los tres pagos sea igual a 100. Si el sistema no utiliza el redondeo flexible, tendría que introducir un importe que se dividiera en partes iguales entre las partidas de pago o presentar partidas de pago que no sean iguales al importe total debido, lo que no sería aceptable.

Para minimizar los efectos negativos del redondeo, el sistema utiliza el redondeo flexible en transacciones con varias partidas de pago. El sistema almacena el importe que suma o resta de un importe calculado en la memoria caché y luego suma o resta dicho importe de la siguiente partida de pago tal como se indica a continuación:

• Si el sistema redondea por exceso el importe de una partida de pago, resta dicho importe de la siguiente partida de pago antes de redondear dicha partida de pago.

• Si el sistema redondea por defecto el importe de una partida de pago, suma dicho importe a la siguiente partida de pago antes de redondear dicha partida de pago.

Si el sistema no realiza el redondeo flexible, puede pagar en exceso o por defecto o cobrar en exceso o por defecto. A pesar de que el redondeo flexible no controla los pagos en exceso o por defecto y los cobros en exceso o por defecto entre transacciones, minimiza el impacto del redondeo en una única transacción. El sistema no traslada importes de redondeo flexible de una transacción a otra.

141

Ejemplo de redondeo flexible: varias partidas de pago

En este ejemplo se muestra cómo el sistema realiza el redondeo flexible para una transacción básica con varias partidas de pago.

En este ejemplo, el importe bruto de la transacción es 100 dólares canadienses (CAD) y tiene un condición de pago dividido de 3. Los importes de la partida de pago se redondean al próximo centavo y los decimales son igual a 2. El importe total redondeado de todas las partidas de pago debe ser igual a 100 CAD.

A

Importe inicial en caché

Partida de pago

B

Importe no redondeado

C

Importe temporal

D

Importe redondeado

E

Diferencia +/– (importe final en caché)

0 001 33.33333 33.33333 33.33 – 0.00333

– 0.00333 002 33.33333 33.33666 33.34 + 0.00334

+ 0.00334 003 33.33333 33.32999 33.33 + 0.00001

El sistema utiliza la siguiente fórmula para calcular los importes:

A – Importe inicial en caché = 0 (cero) para la primera partida de pago. Cada partida de pago siguiente = Importe final en efectivo de la partida de pago anterior.

B – Importe no redondeado = importe bruto dividido (o multiplicado) por el número de partidas de pago.

C – Importe temporal = B – A.

D – Importe redondeado = Redondea C al último lugar decimal de la moneda. (Este es el importe bruto que aparece en la factura o comprobante.)

E – Diferencia (Importe final en caché) = D – C.

El sistema calcula los importes de la partida de pago utilizando esta fórmula tal como se indica:

Partida de pago 001:

Importe inicial en caché = 0

Importe no redondeado = 100 / 3 = 33,33333

Importe temporal = 33,33333 -0 = 33.33333

Importe redondeado = 33,33

Diferencia (importe final en caché) = -0.00333

El importe final en caché (-0.00333) se convierte en el importe inicial en caché (-0.00333) de la siguiente partida de pago.

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Importe inicial en caché = -0.00333

Importe no redondeado = 100 / 3 = 33,33333

Importe temporal = 33,33333 –(- 0,00333) = 33,33666

Importe redondeado = 33.34

Diferencia (importe final en caché) = +0.00334

El importe final en caché (+0.00334) se convierte en el importe inicial en caché (+0.00334) de la siguiente partida de pago.


Importe inicial en caché = +0,00334

Importe no redondeado = 33,33333

Importe temporal = 33,33333 -0.00334 = 33.32999

Importe redondeado = 33,33

Diferencia (importe final en caché) = 33,33 – 33,32999 = + 0,00001

Esta transacción no tiene más partidas de pago, por lo que el sistema no almacena el importe final en caché (+ 0.00001).

Con el redondeo flexible, los importes redondeados de las partidas de pago son igual a 100 (33,33 + 33,34 + 33,33) que es igual al importe bruto. Sin el redondeo flexible cada importe redondeado se debe redondear por defecto al próximo centavo, siendo el total igual a 99,99 (33,33 + 33,33 + 33,33). A pesar de que la diferencia entre los importes es solo de 0,01, la diferencia se hace más notoria cuando se registra un número significativo de facturas y comprobantes.

Consulte también Trabajo con comprobantes estándar en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre el registro de comprobante.

Registro de notas de débito

Cuando un proveedor le envía un crédito, introduzca el comprobante como una nota de débito. El crédito se aplica a los comprobantes pendientes cuando se emite el pago al proveedor.

Para registrar una nota de débito siga los pasos para registrar un comprobante estándar, pero registre el importe bruto como importe negativo en la pantalla Registro de comprobantes – información de pagos.

Si se utilizan condiciones de pago para generar un descuento en el comprobante, el sistema calcula un importe negativo de descuento cuando introduce una nota de débito. Por lo tanto, debe borrar el valor en los campos Condiciones de pago y Descuentos disponibles de manera que el comprobante no incluya un descuento negativo.

143

Cuando registra una nota de débito, el sistema asigna el tipo de documento especificado en la opción de proceso Tipo de documento de nota de débito del Registro de comprobantes MBF (P0400047). Generalmente, una nota de débito tienen asignada un tipo de documento PD.

La fecha de vencimiento de la nota de débito está determinada por una opción de proceso en el Registro de comprobantes MBF. Esta fecha de vencimiento puede ser la fecha en el L/M del comprobante o la fecha de las condiciones de pago en el comprobante.


información sobre el registro de comprobantes estándar.

Función principal de negocios

La Función principal de negocios (MBF) ofrece una ubicación central para las reglas de negocios estándar relacionadas con el registro de documentos, tales como comprobantes, facturas y asientos de diario.

La función maestra de negocios consta de opciones de proceso que son compartidas por ciertos programas. Los siguientes programas de registro de comprobantes utilizan las opciones de proceso para Registro de comprobantes MBF (P0400047):

• Registro estándar de comprobantes (P0411)

• Registro rápido de comprobantes (P0411SV)

• Varias compañías - un proveedor (P0411)

• Varios comprobantes - un proveedor (P0411)

• Varios comprobantes - varios proveedores (P0411)

• Informe del procesador de comprobantes en batch (R04110Z)

Opciones de proceso para Función principal de negocios de Registro de comprobantes (P0400047)


1. Fecha de servicio/impuesto En blanco - Usar la Fecha del L/M. 1 - Usar la Fecha de la factura. Utilice esta opción de proceso para especificar si hay que usar la fecha del L/M o la fecha de la factura para indicar cuándo adquirió los bienes o servicios o cuándo contrajo la obligación fiscal. Los valores admisibles son: En blanco Utilizar la Fecha del L/M. 1 Utilizar la Fecha de la factura.

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2. Código del estado de pago Use esta opción de proceso para especificar el código del estado de pago predeterminado para comprobantes. Utilice esta opción de proceso para especificar el código de estado del pago implícito de los comprobantes. Introduzca un código de estado de pago definido por el usuario (00/PS) o deje el campo en blanco para usar el código de estado de pago definido por el usuario configurado como el valor implícito. Por lo general, el código de estado de pago implícito es A (aprobado para pago). 3. Tipo de documento del comprobante Utilice esta opción de proceso a fin de especificar el Tipo de documento implícito para un comprobante. Puede introducir cualquier código de Tipo de documento definido por el usuario (00/DV). 4. Tipo de documento de la nota de crédito Utilice esta opción de proceso a fin de especificar el Tipo de documento implícito para una nota de débito. Puede utilizar cualquier código de Tipo de documento de cotejo (00/DT). 5. Beneficiario alternativo En blanco - Introduzca el número de proveedor en el campo Beneficiario alternativo 1 - Introduzca la dirección del Factor/Beneficiario especial en el campo Beneficiario alternativo Utilice esta opción de proceso para introducir la dirección del Factor/beneficiario especial de la tabla Maestro de proveedores (F0401) en el campo Beneficiario alternativo para pagos. NOTA: los pagos se hacen al número del Libro de direcciones que está en el campo Beneficiario alternativo. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el número de proveedor en el campo Beneficiario alternativo. 1 Introducir la dirección del Factor/beneficiario especial en el campo Beneficiario alternativo. 6. Fecha de vencimiento de la nota de débito En blanco - Usar la fecha del L/M 1 - Usar la fecha de condiciones de pago

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Use esta opción de proceso para especificar la fecha que el sistema usa como fecha de vencimiento de las notas de débito. Los valores admisibles son: En blanco - Usar la fecha del L/M como fecha de vencimiento 1 - Determinar la fecha de vencimiento por el código de condiciones de pago

Ficha Ediciones de fecha

1. Fecha de la factura - Fecha de hoy En blanco - No enviar un mensaje 1 - Enviar un mensaje de advertencia 2 - Enviar un mensaje de error Utilice esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que recibe cuando introduce la fecha de una factura posterior a la fecha de hoy. Los valores admisibles son: En blanco Aceptar cualquier fecha que se introduzca y no enviar un mensaje de advertencia o error. 1 Enviar un mensaje de advertencia si la fecha de la factura que se introdujo es posterior a la fecha de hoy. 2 Enviar un mensaje de error si la fecha de la factura que se introdujo es posterior a la fecha de hoy. 2. Fecha de la factura - Fecha del L/M En blanco - No enviar un mensaje 1 - Enviar un mensaje de advertencia 2 - Enviar un mensaje de error Utilice esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que recibe cuando introduce la fecha de una factura posterior a la fecha del L/M. Los valores admisibles son: En blanco Aceptar cualquier fecha que se introduzca y no enviar un mensaje de advertencia o error. 1 Enviar un mensaje de advertencia si la fecha de la factura que se introdujo es posterior a la fecha de hoy. 2 Enviar un mensaje de error si la fecha de la factura que se introdujo es posterior a la fecha de hoy.

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Ficha Moneda

1. Se permite el impuesto al valor agregado para partidas de monedas múltiples En blanco - No permitir el impuesto al valor agregado 1 - Permitir el impuesto al valor agregado Use esta opción de proceso para especificar si se permite el Impuesto al valor agregado en los comprobantes multimoneda. Los valores admisibles son: En blanco - No permitir el impuesto al valor agregado en los comprobantes multimoneda 1 - Permitir el impuesto al valor agregado en los comprobantes multimoneda 2. Fecha del tipo de cambio En blanco - Usar la fecha de la factura 1 - Usar la Fecha del L/M Utilice esta opción de proceso para especificar la fecha que utiliza el sistema para obtener el tipo de cambio. Los valores admisibles son: En blanco Utilizar la fecha de la factura. 1 Utilizar la Fecha del L/M. 3. Obtención del tipo de cambio En blanco - Obtener el último tipo de cambio en el F0015 1 - Enviar un mensaje de advertencia Use esta opción de proceso para especificar si el sistema genera una advertencia si el tipo de cambio de la moneda en el comprobante se encuentra en un periodo fiscal distinto de la fecha de vigencia del tipo de cambio en la tabla Tipo de cambio (F0015). Por ejemplo, si introduce un comprobante con una fecha de Libro mayor del 15/12/05, la última fecha de vigencia del tipo de cambio es 01/11/05 y el patrón de fechas fiscales de su sistema está configurado con los meses del año civil, se puede especificar que el sistema genere una advertencia. El mensaje de advertencia le advierte el hecho de que el tipo de cambio de la tabla F0015 ya venció. Puede cambiarlo de ser necesario. Los valores admisibles son: En blanco - No enviar un mensaje de advertencia 1 - Generar un mensaje de advertencia 4. Límite de tolerancia del itpo de cambio

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Los valores admisible son números enteros que indican un porcentaje del tipo de cambio en la tabla F0015. Utilice esta opción de proceso para especificar cualquier límite de tolerancia del tipo de cambio. Durante el registro de comprobantes puede anular manualmente el tipo de cambio que existe en la tabla Tipos de cambio (F0015). La opción de proceso Límite de tolerancia coloca límites sobre qué tanto puede diferir el tipo de cambio que introdujo manualmente de la tabla F0015. Los valores admisibles son números enteros que indican un porcentaje del tipo de cambio en la tabla F0015. Por ejemplo, si introduce 5 en este campo puede anular manualmente el tipo de cambio que existe en la tabla F0015 con un número que sea más o menos 5 por ciento del valor de la tabla. 5. Desacuerdo de moneda En blanco - Enviar un error 1 - Permitir diferentes monedas y no enviar ningún mensaje Utilice esta opción de proceso para especificar lo que desea que haga el sistema cuando la moneda de pago es distinta a la moneda de la cuenta bancaria del L/M. Los valores admisibles son: En blanco Enviar un error. 1 Permitir diferentes monedas y no enviar ningún mensaje.

Ficha Pagos manuales

1. Mensaje de pago duplicado En blanco - Enviar un mensaje de error 1 - Enviar un mensaje de advertencia Utilice esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que desea recibir cuando alguien introduce un número de pago duplicado utilizando la misma cuenta bancaria. Los valores admisibles son: En blanco Enviar un mensaje de error. 1 Enviar un mensaje de advertencia.

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Ficha Compras

1. Mensaje de comprobante En blanco - Permitir cambios y supresiones de comprobantes y no enviar ningún mensaje 1 - Enviar un mensaje de advertencia 2 - Enviar un mensaje de error Utilice esta opción de proceso para especificar cómo desea que el sistema responda al procesamiento de cambios y eliminaciones de comprobantes que contienen una orden de compra o un número de contrato. Los valores admisibles son: En blanco Permitir cambios y supresiones de los comprobantes y no enviar ningún mensaje. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 2 Enviar un mensaje de error.

Ficha Registro cronológico

1. Registro de comprobantes En blaco - No permitir comprobantes registrados 1 - Permitir comprobantes registrados Utilice esta opción de proceso para especificar si se permite registrar un comprobante antes de asignarlo a una cuenta del L/M. Posteriormente, el comprobante puede distribuirse a las cuentas del L/M adecuadas. Puede especificar una cuenta del L/M implícita para su distribución preliminar, así como una cuenta comercial transitoria para comprobantes registrados cronológicamente. Para ello, utilice las ICA PP (Distribución preliminar para el registro cronológico de comprobantes) y PQ (Cuenta comercial transitoria de C/P para el Registro cronológico de comprobantes). Para utilizar las ICA PQ, seleccione la opción Uso de cuenta transitoria de la aplicación Nombres y números de la compañía (P0010). En el menú Organización y cuentas (G09411), escoja nombres y números de la compañía. Los valores admisibles son: En blanco No permitir comprobantes registrados cronológicamente. 1 Permitir comprobantes registrados cronológicamente. NOTA: esta opción de proceso funciona en conjunto con la opción de proceso Registro cronológico de comprobantes de la ficha Registro cronológico del Registro estándar de comprobantes de C/P (P0411).

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Deberá introducir un 1 en ambas opciones de proceso del Registro cronológico de comprobantes para que el sistema procese los comprobantes registrados cronológicamente. Si las opciones de proceso del Registro cronológico de comprobantes para el Registro estándar de comprobantes de C/P y el Registro de comprobantes MBF están configuradas para comprobantes registrados cronológicamente, el sistema ignorará las opciones de proceso de la ficha Pagos por anticipado del Registro estándar de comprobantes de C/P (P0411).

Ficha Interoperabilidad

1. Versión de interoperabilidad En blanco - Usar el número de versión ZJDE0001 (valor predeterminado) O bien, introducir un número de versión específico Introduzca la versión de la aplicación Opciones de proceso de interoperabilidad F0411 (P0400048) que determina si se han introducido registros de salida.Si deja esta opción de proceso en blanco el sistema usa la versión implícita ZJDE0001.

Asientos de diario modelo

Puede configurar los asientos de diario modelo como plantillas que se pueden volver a utilizar para predefinir, almacenar y obtener transacciones regulares o recurrentes. Los modelos se utilizan como la base de los asientos de diario para ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de errores.

Es posible variar la información incluida en el modelo de modo que se ajuste con la situación. Por ejemplo, este puede incluir:

• Números de cuenta, importes y explicaciones

• Números de cuenta y explicaciones solamente (ya que los importes pueden cambiar)

• Números de cuenta, porcentajes y explicaciones

El sistema almacena los asientos de diario modelo en el archivo Libro mayor de cuentas (F0911) con un código contabilizado modelo (M) y sin una fecha en el L/M. Los asientos de diario reales contienen una fecha en el L/M y un código de contabilización que indica si están contabilizados o sin contabilizar (P o " ").

Además de crear un asiento de diario modelo, puede realizar las siguientes tareas:

• Registrar un modelo para un asiento de diario en porcentaje

• Crear un asiento de diario modelo a partir de un asiento de diario existente

• Registrar un asiento diario según un asiento diario modelo

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Creación de asientos de diario modelo

Puede crear modelos para que sirvan como plantillas para el registro de acumulaciones mensuales y otros asientos de diario recurrentes. Asimismo puede introducir la información sobre distribución en el Libro mayor en el asiento de diario modelo. Cuando se vuelve a utilizar el asiento de diario modelo, ya se ha introducido la distribución en el Libro mayor, lo que ahorra tiempo en el registro de los datos. Si crea un asiento de diario modelo para comprobantes o facturas, puede asignar el modelo al registro del proveedor o del cliente.

► Para crear un asiento de diario modelo

En el menú Asientos de diario, informes y consultas (G0911), escoja Asientos de diario.

1. En la pantalla Trabajo con asientos de diario, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Asientos de diario, haga clic en la opción Modelo.

El campo Fecha en el L/M desaparece del área del encabezado.

3. Llene los siguientes campos:

• Explicación



• Nº documento

• Cía del documnto

5. Llene el siguiente campo en la línea de Consulta por ejemplo para cada distribución en el LM:

• Nº de cuenta

6. Llene el siguiente campo en la línea de Consulta por ejemplo para cada distribución en el LM:

• Importe

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7. Haga clic en OK.

Consulte también Creación de un modelo para un asiento diario en porcentaje en la guía Contabilidad

general para obtener información sobre la creación de un asiento de diario modelo basado en porcentajes.

Opciones de proceso para Asientos de diario (P0911)


1. Tipo de batch En blanco - * Introduzca un valor admisible del UDC 98/IT o el valor predeterminado será un * para todos los tipos de batch. Use esta opción de proceso para especificar el sistema y los tipos de registros que produce el lote. Los ejemplos de tipos de lote incluyen G de Contabilidad general, V de Registro de comprobante e IB para Facturas. Si deja este campo en blanco, el sistema procesa todos los tipos de lote.


1. Formato de débito/crédito En blanco - Sin formato de débito/crédito. 1 - Formato de débito/crédito.

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Use esta opción de proceso para especificar si se muestran asientos de diario en un formato de débito o crédito.

Ficha Versiones

1. Versión de asientos de diario En blanco - ZJDE0001. Introduzca la versión del procesamiento de asientos de diario (P0911) que se va a ejecutar. Use esta opción de proceso para especificar una versión del programa Asientos de diario (P0911) para procesamiento. Si deja esta opción de proceso en blanco, se usa la versión de asiento de diario estándar.

Ficha Ediciones

1. ID de activos fijos En blanco - No se necesita la ID de activos fijos para el registro. 1 - Se necesita la ID de activos fijos para el registro. Use esta opción de proceso para especificar si se requiere una Identificación de activo cuando una cuenta se encuentra en la serie de cuentas de activos de las ICA. Los valores admisibles son: En blanco - La Identificación del activo no es obligatoria en el asiento de diario. 1 - La Identificación del activo es obligatoria en el asiento de diario.

Creación de un modelo para un asiento de diario en porcentaje

Es posible crear modelos de asientos de diario que tengan porcentajes fijos de un importe variable. Cuando posteriormente introduce un importe que se basa en el modelo, el sistema utiliza los porcentajes para distribuir el importe bruto.

► Para crear el modelo de un asiento de diario en porcentaje

En el menú Asientos de diario, informes y consultas (G0911), escoja Asientos de diario.

1. En la pantalla Trabajo con asientos de diario, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Asientos de diario, haga clic en la opción Modelo.

El campo fecha en el L/M desaparece del área del encabezado.

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3. Introduzca % en el siguiente campo:


El campo % aparece en el área de detalle.

Los porcentajes totales de débito de los asientos de diario compensados deben equivaler a los porcentajes totales de crédito. Los porcentajes totales de débito o de crédito no tienen que ser igual a 100%.

4. Llene el siguiente campo:

• Explicación


• Nº documento

• Cía del documnto

6. Llene los siguientes campos de cada porcentaje de Distribución en el Libro mayor y haga clic en OK:

• Nº de cuenta

• %

• Observaciones

Tareas relacionadas con los asientos de diario modelo

Localización de asientos de diario modelo Utilice el programa Asientos de diario (P0911) para buscar asientos de diario modelo si necesita revisarlos o corregirlos. Cuando se efectúa la búsqueda de un asiento diario, verifique que la opción Modelos está activada en la pantalla Trabajo con asientos de diario de modo que la búsqueda se limite a los asientos de diario modelo.

Modificación de asientos de diario modelo Utilice el programa Asientos de diario para buscar primero el asiento de diario modelo que desea revisar. Es posible cambiar cualquiera de los campos de un asiento de diario modelo salvo los siguientes:




• Tipo de Libro mayor

No se pueden cambiar las siguientes opciones de un asiento de diario modelo:

• Modelo

• %

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Registro de la distribución en el L/M según un modelo

Es posible configurar y utilizar los asientos de diario modelo para simplificar el proceso de registro. Los asientos de diario modelo se configuran cuando se tienen facturas y comprobantes que utilizan la misma distribución de cuentas. Es posible escoger el modelo en el momento de introducir la distribución de la transacción en el L/M de la transacción, o bien configurar un modelo predeterminado para que el sistema lo utilice en el registro del cliente o proveedor.

► Para escoger un modelo para el registro de la distribución del LM



En el menú Registro de facturas de clientes (G03B11), escoja Registro estándar de facturas.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores o Trabajo con consulta del Libro mayor de clientes, haga clic en Añadir y siga los pasos para el registro de una factura o comprobante estándar.

2. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución en el L/M, escoja Diarios modelo en el menú Pantalla.

3. En la pantalla Selección y búsqueda de asientos de diario modelo, llene el siguiente campo y haga clic en Buscar para mostrar un tipo de documento específico:

• Tp doc/nº/cía

4. Escoja el modelo apropiado y haga clic en Seleccionar.

El sistema muestra el modelo en la pantalla Registro de comprobantes - distribución del LM. Ahora puede añadir o corregir el asiento de diario real según la información sobre el modelo.

5. Haga clic en OK.

► Para añadir o corregir el registro de la distribución del L/M basado en el modelo

Después de escoger un modelo, utilícelo como base para la distribución en el L/M, haciendo las adiciones y modificaciones necesarias.



En el menú Registro de facturas de clientes (G03B11), escoja Registro estándar de facturas.

1. Siga los pasos para introducir una factura o comprobante.

2. Siga los pasos para escoger un modelo para el asiento de diario.

3. En la pantalla Registro de comprobantes – distribución en el L/M, llene o cambie el siguiente campo para cada distribución del L/M, si corresponde:

• Importe

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4. Reemplace o borre la información de otros campos según sea necesario y haga clic en OK.

Consulte también Trabajo con comprobantes estándar en la guía Cuentas por pagar para ver los pasos

para registrar comprobantes y sus distribuciones en el L/M.

Registro de otros tipos de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el registro de un comprobante con descuentos, varias partidas de pago e impuestos.

Registro de asientos de diario básicos en la guía Contabilidad general para obtener información sobre el registro de distribuciones en el L/M.

Registro rápido de comprobantes

Como método alternativo de registro estándar de comprobantes, puede utilizar el método de registro rápido de comprobantes para introducir un volumen elevado de comprobantes. Con los comprobantes rápidos, se introduce la información del comprobante y de la distribución del L/M en una sola pantalla. Considere el uso de este método para comprobantes que tienen:

• Una partida única de pago (con una fecha de vencimiento y una tasa/zona fiscal únicas)

• Instrucciones de contabilidad sencillas

No es posible utilizar el método rápido para varias partidas de pago o para cambiar o eliminar comprobantes. Debe utilizar el registro estándar de comprobantes o el programa de liberación rápida.

Al igual que con los comprobantes estándar, la información sobre el comprobante de registro rápido se almacena en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911).

Antes de comenzar Configure los registros del Maestro de proveedores. Consulte Introducción de

registros del Maestro de proveedores en la guía Cuentas por pagar.

Configure las opciones de proceso correspondientes.

Verifique que las siguientes Instrucciones de contabilidad automática estén configuradas correctamente:

• PC (cuentas comerciales por pagar)

• PB (cuentas bancarias por pagar)

• PKD (cuentas por pagar con descuentos disponibles)

• PKL (cuentas por pagar con descuento perdido)

• PT (impuesto por pagar)

Consulte ICA de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar.

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► Para introducir comprobantes de registro rápido

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Registro rápido de comprobantes.

1. Para identificar la factura, llene los siguientes campos en Registro rápido de comprobantes:


• Impte factura

2. Para identificar el comprobante, puede introducir también la información correspondiente en los siguientes campos opcionales:

• Nº de factura

• Fch factura

Si comete errores al registrar los datos en los campos del encabezado, debe corregirlos en el encabezado mismo. El sistema no permite efectuar cambios en la cuadrícula, hasta que no haya realizado las correcciones en los campos del encabezado. Al realizar correcciones en los campos del encabezado, el sistema actualiza automáticamente los datos correspondientes en la cuadrícula.

3. Llene los siguientes campos para especificar cómo procesar el comprobante:

• Cía

• Fch L/M

4. Asimismo, puede introducir la información correspondiente en los siguientes campos opcionales para especificar cómo se procesará el comprobante:


• Cond pago

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• Edo pago

• Obs del pago

• Nº OC/tipo/cía

Nota El software colocará un cero en el número de OC a la izquierda. Puede sustituir los ceros con espacios en blanco.

5. Para introducir información en el Libro mayor, llene los siguientes campos:

• Nº de cuenta

• Importe

6. Asimismo, puede completar el siguiente campo opcional para introducir información en el Libro mayor:


Después de registrar un comprobante rápido, puede escoger Salir fuera de balance en el menú Pantalla.

7. Haga clic en OK.

Opciones de proceso para Registro rápido de comprobantes (P0411SV)

Cheques manuales 1. Introduzca un 1 para los cheques de registro manual. 1 Crear cheques manualmente. 2. Introduzca un 1 para asignar automáticamente el número de pago con base en el número de folio de pago de la cuenta bancaria. 1 - Números de pago automático. Versión MBF 1. Introduzca la versión del Maestro de funciones de negocios del registro de comprobantes que se va a usar para el Registro rápido de comprobantes. Si lo deja en blanco, se usará la versión ZJDE0001 (aplicación P0400047) . Versión

Consulte también Registro de facturas y comprobantes fuera de balance en la guía Cuentas por pagar

para obtener más información sobre el objetivo, funciones y riesgos potenciales al salir de fuera de balance.

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Uso del programa Revisión de batches

Después de introducir las transacciones en el sistema, es posible que desee revisarlas antes de contabilizarlas en el Libro mayor. Además, dependiendo de los valores de las constantes, tal vez necesite aprobar el batch. Utilice el mismo programa, Trabajo con Batches (P0011), al revisar los batches de transacciones en línea; por lo tanto, el proceso para revisar transacciones y aprobar batches es el mismo, independientemente del sistema. La única diferencia entre los distintos programas de revisión es el tipo de batch predeterminado que aparece en la pantalla y que puede sustituir. Puede revisar todos los tipos de batch de cualquier programa de revisión de batches.

Debido a que las facturas y los comprobantes son registros bilaterales, puede revisar la factura o el comprobante, así como también la Distribución en el Libro mayor (asiento de diario).

Consulte también Uso del control de batches para administrar el proceso de registro en la guía

Cuentas por pagar para obtener un análisis detallado del control de batches.

Trabajo con encabezados de batch en la guía Contabilidad general para obtener información sobre la creación y revisión de registros de encabezado de batch.

Impresión de diarios de comprobante en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la configuración e impresión de informes de diarios de comprobante.

Revisión de comprobantes sin contabilizar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el cambio de comprobantes que no se han contabilizado.

Revisión de comprobantes contabilizados en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el cambio de comprobantes que se han contabilizado.

Configuración de constantes de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la aprobación del gerente.

Diferencia en importes y control de batches

Si utiliza el control de batches, el sistema muestra las diferencias entre lo que tiene previsto registrar y lo que realmente registra en un batch. Estas diferencias se muestran tanto para el total de entrada como para el número de documentos y son únicamente de carácter informativo.

Si no utiliza el control de batches, el sistema resta de cero los asientos reales, dando como resultado importes negativos en los campos que muestran las diferencias. Las diferencias mostradas son únicamente de carácter informativo.

Revisión de batches de transacciones

Utilice el programaTrabajo con batches (P0011) para revisar los batches de transacciones. Puede ver una lista de batches según su identificación de usuario, en un estado de contabilización o en un rango de fechas específico. Por ejemplo, es posible que desee revisar todos los batches que tengan un estado de contabilización pendiente.

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Nota

Si la función de seguridad para la revisión de batches está activada, tal vez el sistema no muestre todos los batches. Sin embargo, mostrará sólo los batches que puede revisar y aprobar.

Cuando revisa una lista de batches, puede tener acceso al detalle de la transacción de un batch específico. Por ejemplo, puede revisar el número de facturas, comprobantes y asientos de diario de un batch y el importe total de la transacción. Asimismo, puede seleccionar una transacción específica para revisarla.

Si utiliza el control de batches, el sistema muestra la diferencia entre lo que espera introducir y lo que realmente introdujo. Estas diferencias aparecen tanto para el total de entradas como para el número de documentos. Si no utiliza el control de batches, el sistema resta de cero los asientos reales, dando como resultado importes negativos en los campos que muestran las diferencias.

El programa de revisión de batches muestra la información en la tabla Registros del control de batches (F0011).

► Para revisar los batches de transacciones

En el registro de la transacción o menú del proceso, escoja la selección del menú de revisión (P0011).

1. En la pantalla Trabajo con batches, haga clic en Buscar para ver los batches de todos los usuarios. Llene uno o ambos de los siguientes campos para limitar la información que aparece y haga clic en Buscar:

• ID de usuario

• Nº y tipo de batch

2. Para revisar únicamente los batches contabilizados, sin contabilizar o pendientes, haga clic en una de las siguientes opciones:

• Batches contab

• Batches sin contab

• Pendiente

3. Para limitar aún más la búsqueda, llene uno o ambos de los siguientes campos:

• Fecha batch

• Edo batch


► Para revisar o corregir la información del comprobante

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Revisión del diario de comprobantes.

1. En la pantalla Trabajo con Batches, siga los pasos para revisar un batch.

2. Escoja un batch y haga clic en Seleccionar.

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3. En la pantalla Revisión de diario de asientos de comprobantes, escoja el comprobante que desea revisar.

Cuando vea los importes del batch, el importe bruto del comprobante aparecerá incluso si parte de éste ha sido pagada. El importe total del batch incluye las notas de débito.

Escoja Consulta de pagos en el menú Pantalla para ver información más detallada sobre un pago manual sin comprobante asociado (tipo de batch W).

4. En Registro de comprobantes - información de pagos, cambie la información en cualquier campo que no sea clave y haga clic en OK.

Nota Si modifica un comprobante que ya se ha contabilizado, el sistema cambia automáticamente el estado del batch de contabilizado al estado de registro predeterminado, pendiente o aprobado, según la configuración de las constantes de C/P.

Si revisa un importe, debe volver a contabilizar el batch para actualizar el Libro mayor y la tabla Balance de cuenta (F0902). La contabilización sólo procesa la transacción modificada. Consulte Proceso de contabilización financiera en la guía Cuentas por pagar.

Consulte también Revisión de batches de transacción en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la revisión de batches registrados.

Modificación de comprobantes sin contabilizar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre cambios a comprobantes que no se han contabilizado.

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► Para revisar o modificar la información sobre el L/M del comprobante

1. En la pantalla Trabajo con Batches, siga los pasos para revisar batches de transacciones.


3. En la pantalla Revisión de diario de asientos de comprobantes, revise el siguiente campo para verificar que el importe del asiento de diario sea igual al importe del comprobante.

• A/D compensados

4. Para revisar la información del Libro mayor, escoja Distribución en el L/M en el menú Fila.

5. Haga clic en Cancelar para volver a Revisión de diario de asientos de comprobantes.

6. Para modificar la información en la pantalla Distribución en el L/M, escoja Comprobante en el menú Fila.

7. En la pantalla Registro de comprobantes – información de pagos, escoja Distribución en el L/M en el menú Pantalla.

8. En la pantalla Distribución en el L/M, modifique la información de todos los campos disponibles y haga clic en OK.

Nota Si modifica un comprobante que ya se ha contabilizado, el sistema cambia automáticamente el estado del batch de contabilizado al estado de registro predeterminado, pendiente o aprobado, según la configuración de las constantes de C/P.

Si modifica un importe, debe volver a contabilizar el batch para actualizar el Libro mayor y la tabla Saldos de cuenta (F0902). La contabilización sólo procesa la transacción modificada.


información sobre la revisión de batches registrados.

Proceso de contabilización financiera en la guía Contabilidad general para obtener información sobre el proceso de contabilización de datos de las tablas de transacción en las tablas de saldos de cuentas.

Adición de transacciones a un batch existente

Cuando no pueda modificar una transacción, tendrá que eliminarla y volver a introducirla en el sistema. Lo ideal sería añadir la transacción al batch original. Para añadir una transacción a un batch existente, debe utilizar el programa Trabajo con Batches (P0011). El proceso para añadir transacciones es el mismo independientemente del tipo de transacción.

162

Aprobación de batches de transacciones

Después de introducir y revisar un batch de transacciones, es posible que sea necesario aprobarlo antes de contabilizarlo. Esto depende de si la compañía requiere una aprobación de la administración antes de contabilizar un batch. Según la configuración de las constantes del sistema, éste le asigna al batch un estado de pendiente o de aprobado.

Si no activa la opción Aprobación del gerente del registro en las constantes, el sistema asigna automáticamente un estado de aprobado a los batches de transacciones.


información sobre la revisión de batches de transacciones de cuentas por pagar.

► Para aprobar batches de transacciones

En el registro de la transacción o menú del proceso, escoja la selección del menú de revisión (P0011).

1. En la pantalla Trabajo con batches, siga los pasos para revisar un batch.

2. Escoja uno o más batches.

3. En la opción del menú Fila, escoja Aprobar batches.

4. En la pantalla Aprobación de batches, haga clic en la siguiente opción y luego en OK:

• Aprobado: batch listo para contabilizarse

Para evitar temporalmente la contabilización de un batch, cambie el estado del batch de aprobado a pendiente en la pantalla Aprobación de batches.

5. Para verificar la aprobación, revise los siguientes campos en la pantalla Trabajo con Batches:

• Edo batch

• Descripción de estado

Proceso de contabilización financiera

Después de introducir, revisar y aprobar las transacciones, deberá contabilizarlas. Todas las transacciones financieras como asientos de diario, facturas y comprobantes se deben contabilizar en las tablas Saldos de cuenta (F0902) y Saldos de cuentas de activos (F1202) de activos fijos para actualizar sus respectivos sistemas con registros de transacciones actuales y mantener la integridad de los sistemas.

Nota

Todos los asientos de diario que se encuentren dentro del rango de cuentas FX de las ICA deben contabilizarse en la tabla Saldos de cuentas de activos para actualizar el sistema Administración de plantas y equipo con registros de transacciones actuales.

163

El programa de contabilización realiza las siguientes tareas por secuencia:

1. Selección de datos para contabilizar

El programa realiza las siguientes acciones para seleccionar los datos que se van a contabilizar:

• Selecciona todos los batches aprobados que coinciden con los criterios especificados en la selección de datos en la tabla Registros de control de batches (F0011).

• Cambia el estado del batch en la tabla Registros de control de batches para indicar que los batches seleccionados están en uso.

• Selecciona las transacciones sin contabilizar para los batches seleccionados en la tabla de transacciones correspondiente.

2. Validación de la información y ejecución de procesamiento de errores

Después de seleccionar los batches y las transacciones que se van a contabilizar, el programa realiza varias ediciones. Estas ediciones validan la información del trabajo, los batches y las transacciones. El programa edita y verifica que:

• Las versiones y constantes de la opción de proceso sean admisibles.

• Los datos de las transacciones sean válidos e incluyan la siguiente información:

• La cuenta se encuentra en la tabla Maestro de cuentas (F0901) y es una cuenta contable.

• La unidad de negocio se encuentra en la tabla Maestro de unidades de negocio (F0006).

• La fecha del L/M sea válida.

• La configuración entre compañías es la correcta para los ajustes entre compañías.

• Cada batch está en balance.

Si el programa encuentra errores entonces:

• Envía mensajes del flujo de trabajo al Centro de trabajo del empleado al usuario que ejecutó el programa Contabilización. Por ejemplo, recibe mensajes de transacciones que tienen errores y batches que no cuadran.

• Imprime el informe Contabilización de errores fuera de balance (R09801E) si un batch en un tipo de Libro mayor que requiere un balance está fuera de balance y no está especificado como autorizado para contabilización.

• Considera el batch entero como erróneo cuando hay algún error en la transacción que evita la contabilización del batch.

No se contabilizan los batches que contienen errores. Sólo el paso final del proceso es válido (actualización del estado del batch a E).

3. Creación de asientos automáticos

Para batches que no contienen errores, el proceso de contabilización continúa. El programa crea y contabiliza las transacciones de asientos automáticos. El tipo de asiento automático varía por sistema y tipo de batch. Por ejemplo, si utiliza ajustes entre compañías, el programa de contabilización crea asientos automáticos en la cuenta entre compañías de las compañías respectivas. Si contabiliza transacciones de cuentas por cobrar o cuentas por pagar, el sistema crea asientos automáticos en las cuentas comerciales de C/P y C/C.

164

Consulte el concepto correspondiente asociado con la contabilización de tipos de transacciones específicos para obtener más información sobre el tipo de asientos automáticos creados por la contabilización.

4. Actualización de los códigos contabilizados

Después de validar la confiabilidad de la información en el trabajo, los batches y las transacciones, el programa:

• Actualiza el código contabilizado de cada transacción con una D en las tablas correspondientes del Libro mayor del sistema.

• Actualiza el código contabilizado de cada transacción en P en la tabla L/M de cuentas (F0911).

• Contabiliza las transacciones en la tabla Saldos de cuentas (F0902).

• Imprime el informe Contabilización del Libro mayor (R09801).

El programa realiza la contabilización en los Libros mayores correspondientes. Por ejemplo, contabiliza los importes en moneda nacional en el Libro mayor AA (importe real).

El programa crea además las transacciones de las compensaciones automáticas que se requieren para realizar ajustes entre compañías, si es que corresponde.

5. Actualización de la tabla Impuestos

El programa actualiza el importe fiscal en la tabla Impuestos (F0018) según la configuración de la opción de proceso.

6. Actualiza el estado del batch

Una vez realizada la contabilización de cada transacción en la tabla Saldos de cuenta, el programa actualiza la transacción en la tabla Libro mayor de cuentas con un código contabilizado del L/M de P (contabilizado).

Después de contabilizar todas las transacciones de un batch, el programa actualiza el estado del batch en la tabla Registros del control de batches (F0011). El programa configura cada batch contabilizado en D (contabilizado) y cada batch sin contabilizar en E (error).

7. Actualizacíón del campo Código de extensión de línea

Cuando la contabilización genera los registros de la tabla Libro mayor de cuentas (F0911), el sistema actualiza el campo Código de extensión de la línea (EXTL) al valor AE. Esta actualización separa los registros del Libro mayor de cuentas introducidos mediante el registro de comprobantes o facturas de aquellos registros generados por la contabilización, como pagos, asientos automáticos y recibos.

8. Inicio de los programas definidos en las opciones de proceso

Dependiendo de las configuraciones de la opción de proceso, el programa procesa otros programas una vez que termina el proceso de contabilización.

• El programa Contabilización de activos fijos actualiza la información sobre los activos si configura la opción de proceso.

• El programa Contabilización de 52 periodos actualiza el archivo Saldos de cuenta - Contabilidad de 52 periodos (F0902B) si se configura esa opción de proceso.

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Antes de comenzar Verifique que el batch tenga el estado de aprobado.

Asegúrese de que todas las selecciones del menú de contabilización estén dirigidas a la misma cola de trabajo y que dicha cola únicamente permita el procesamiento de un trabajo a la vez.

Verifique el método de compensación de las constantes de Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar.

Contabilización de batches financieros

Es posible acceder al programa Informe de contabilización del Libro mayor (R09801) por cualquiera de las siguientes maneras:

En las selecciones de menú que describen el proceso que desea ejecutar, como Diario general de contabilización, Contabilización de comprobantes en el L/M o Contabilización de recibos en el L/M. Esto permite realizar la contabilización directamente desde un menú.

En una de las versiones del programa Trabajo con Batches (P0011), como Revisión de diario de facturas o Revisión de pagos. Esto permite realizar la contabilización sin necesidad de salir del programa Trabajo con Batches.

La manera de acceso al programa Informe de contabilización del Libro mayor determina los métodos disponibles para la contabilización de batches.

Cuando se ejecuta el programa Informe Contabilización del Libro mayor desde una selección de menú que describe el proceso que desea ejecutar, el sistema accede a la pantalla Trabajo con versiones en batch – versiones disponibles. Los siguientes métodos se encuentran disponibles para la contabilización de batches.

Contabilización en el L/M por versión

En la pantalla Trabajo con versiones en batch – versiones disponibles, escoja y ejecute una versión de la contabilización.

Ventaja: el programa contabiliza todos los batches aprobados a la vez, a menos que utilice la selección de datos para especificar un batch, un rango de batches o una lista de batches.

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Si se escoge ejecutar el programa de contabilización desde una versión del programa Trabajo con Batches (P0011), el sistema accede a la pantalla Trabajo con Batches. Los siguientes métodos de contabilización de batches se encuentran disponibles:

Contabilización por versión

En la pantalla Trabajo con Batches, escoja Contabilización por versión en el menú Pantalla. Después escoja y ejecute una versión de la contabilización. Este método funciona igual que cuando inicia la contabilización desde la selección del menú Contabilización de facturas en el LM.

Ventaja: el programa contabiliza todos los batches aprobados a la vez, a menos que utilice la selección de datos para especificar un batch, un rango de batches o una lista de batches.

Otra ventaja es que puede ejecutar la contabilización por versión localmente o en un servidor.

Contabilización por batch

En la pantalla Trabajo con Batches, escoja uno o más batches y luego escoja Contabilización por batch en el menú Fila. El programa selecciona la versión que se va a ejecutar según el tipo de batch y envía la selección de datos a una versión.

Ventaja: la selección de datos se produce automáticamente.

Desventaja: no es posible ejecutar localmente Contabilización por batch.

Contabilización en el L/M del subsistema

En la pantalla Trabajo con Batches, escoja uno o más batches y después escoja Contabilización en el L/M del subsistema en el menú Fila. El programa envía la selección de datos a una tabla del subsistema.

Ventaja: la selección de datos se produce automáticamente y se pueden aprovechar mejor los recursos del sistema. Por ejemplo, el administrador del sistema puede tener batches en el subsistema y ejecutarlos por la noche cuando hay más recursos disponibles.

Cada versión del programa de contabilización tiene la selección de datos configurada para un tipo de batch específico. En la siguiente tabla se muestra el sistema, la versión del programa de contabilización y el tipo de batch correspondiente a cada programa de contabilización financiera.

Sistema Descripción de la transacción Versión Tipo de batch

Contabilidad general Asientos de diario ZJDE0001 G

Asignaciones ZJDE0010 D

Cuentas por pagar Comprobantes ZJDE0002 V

Pagos automáticos ZJDE0003 K

Pagos manuales con cotejo de comprobantes

ZJDE0004 M

Pagos manuales sin cotejo de comprobantes

ZJDE0005 W

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Cuentas por cobrar Facturas ZJDE0006 IB

Recibos ZJDE0007 RB

Documentos ZJDE0020 DB

No cambie la selección de datos del tipo de batch. Utilice la versión de contabilización que corresponde al tipo de batch que desea contabilizar.

Advertencia

El programa de contabilización realiza un número de tareas complejas. J.D. Edwards recomienda encarecidamente tomar en cuentas estas limitaciones:

• No personalice la programación.

• No cambie las cuentas, las ICA del sistema Contabilidad general, los ajustes entre compañías en las constantes de Contabilidad general ni las opciones de proceso del programa de contabilización mientras se esté ejecutando.

Asientos automáticos de batches de comprobantes

El programa selecciona las transacciones sin contabilizar del batch seleccionado de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

A continuación, el programa crea transacciones para importes de compensación automática. Crea además otros registros relacionados, tales como impuestos y ajustes entre compañías.

El importe de la compensación automática es un débito o crédito en una cuenta comercial de Cuentas por pagar y está controlado por la instrucción PC de las ICA. El programa utiliza el número de compañía y la compensación del L/M de cada comprobante para localizar la Instrucción de contabilidad automática PC. Esta instrucción contiene la cuenta de compensación en la que está contabilizando.

Nota

Si escoge el método de compensación de batches (B), no puede utilizar el método de detalle (2) de ajustes entre compañías.

Durante el proceso de contabilización, el sistema obtiene la siguiente información de la compensación automática:

• Método de compensación automática. Este método se basa en el método de compensación de las Constantes de C/P.

• Tipo de documento. Este es un AE (registro automático) e incluye ajustes entre compañías y registros de compensación automática en C/P y C/C.

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Nota

A pesar de que cuando la contabilización de batches fuera de balance evita que el sistema cree ajustes entre compañías, la contabilización fuera de balance crea tipos de documento AE en C/P y C/C.

• Número de documento. Este número se basa en el método de compensación de las

Constantes de C/P. Si contabiliza en el método de compensación de detalle (Y), se crea un documento de compensación para cada número de documento. Cuando contabiliza el número del documento en batch, (método de compensación B), el número de documento corresponde al número de batch

• Explicación/descripción de la cuenta. Por ejemplo:

• Cuentas comerciales por pagar / Compensación de contabilización por batch V (número de batch).

• Cuentas comerciales por pagar / Compensación de contabilización por documento V (número de comprobante)

Si el comprobante incluye impuestos, el sistema genera una compensación automática con las características descritas anteriormente, excepto que la descripción de la cuenta proviene de la ICA PT (impuestos por pagar). Posteriormente, el sistema registra el importe fiscal en la tabla Archivo fiscal Ventas/uso/I.V.A. (F0018) según una opción de proceso.

Consulte también Envío de un informe en la guía Generación de informes empresariales para obtener

información acerca del uso de la pantalla Trabajo con versiones en batch.

Contabilización de comprobantes en moneda extranjera en la guía Multimonedas para obtener información sobre la contabilización de comprobantes que utilizan más de una moneda.

Opciones de proceso para Informe Contabilización del Libro mayor (R09801)

Ficha Impresión

1. Formato de cuenta En blanco - Formato de cuenta predeterminado 1- Cuenta estructurada 2 - ID corta de cuenta 3 - Cuenta no estructurada Use esta opción de proceso para especificar el formato de la cuenta que desea imprimir en el informe Contabilización del Libro mayor. 2. Impresión de mensajes de error En blanco - No imprimir ningún mensaje de error. 1- Imprimir un mensaje de error.

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Use esta opción de proceso para especificar si se imprimen mensajes de error en el informe Contabilización del Libro mayor. Si deja esta opción de proceso en blanco, se imprime aún un mensaje de error en el centro de trabajo cuando se detecta un mensaje de error. Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir mensajes de error 1 - Imprimir mensajes de error

Ficha Versiones

1. Versión de redeterminación detallada de monedas En blanco - No crear asientos de Redeterminación detallada de monedas. Introduzca una versión de Redeterminación detallada de monedas (R11411) para ejecutar (es decir ZJDE0001). Use esta opción de proceso para especificar la versión del programa Redeterminación detallada de monedas (R11411) que desea ejecutar para crear asientos. Si deja este campo en blanco, el programa no se ejecuta y no crea asientos de redeterminación detallada de monedas. 2. Versión de contabilización de activos fijos En blanco - No crear asientos de Activos fijos. Introduzca una versión de Contabilización de activos fijos (R12800) por ejecutar (es decir ZJDE0001). Use esta opción de proceso para especificar la versión del programa Contabilización de activos fijos (R12800) que desea que el sistema ejecute para crear asientos de activos fijos. Si deja este campo en blanco, el programa Contabilización de activos fijos (R12800) no se ejecuta y no crea asientos de activos fijos. 3. Versión de contabilización de 52 periodos En blanco - No crear asientos de contabilidad de 52 periodos. Introduzca una versión de Contabilización de 52 periodos (R098011) por ejecutarse (es decir ZJDE0001). Use esta opción de proceso para especificar la versión del programa Contabilización de 52 periodos (R098011) para actualizar la tabla Saldos de cuentas y la tabla Saldos de cuentas - Contabilidad de 52 periodos. Si deja este campo en blanco, el programa Contabilización de 52 periodos no se ejecuta y no actualiza las tablas.

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Ficha Ediciones

1. Actualización de transacción En blanco - No editar. 1 - Actualizar la transacción. Use esta opción de proceso para actualizar la Identificación de la cuenta, Compañía, Año fiscal, Número de periodos, Siglo y Trimestre fiscal en los registros sin contabilizar de la tabla Libro mayor de cuentas (F0911). Tal vez necesite actualizar estos campos si tiene registros en la tabla Libro mayor de cuentas creadas por un programa personalizado y que pueden no incluir los valores correctos en estos campos. El sistema usa el valor en el campo Número de cuenta del L/M del registro no contabilizado en la tabla Libro mayor de cuentas para actualizar los campos Identificación de la cuenta y Compañía. El sistema calcula los valores correctos de los campos Año fiscal, Número de periodo y Siglo usando el valor en el campo Fecha del L/M del registro no contabilizado en la tabla Libro mayor de cuentas. El sistema actualizará el campo Trimestre fiscal en el registro no contabilizado de la tabla Libro mayor de cuentas con un espacio en blanco.

Ficha Impuestos

1. Actualización del archivo fiscal En blanco - No actualizar el Archivo fiscal. 1 - Usar el IVA o sólo el Impuesto. 2 - Para todos los importes fiscales. 3 - Para todos los códigos de explicación fiscal. Use esta opción de proceso para especificar si se actualiza y la forma en que se actualiza la tabla Impuestos (F0018) cuando contabiliza transacciones con información fiscal en el Libro mayor. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema no actualiza la tabla Impuestos. 1 - El sistema actualiza la tabla Impuestos únicamente para los siguientes códigos de explicación fiscal: V, VT, V+, U y UT. 2 - El sistema actualiza la tabla Impuestos para todos los importes de impuestos. El sistema no actualiza las transacciones de la tabla Impuestos con un código E de explicación fiscal (exento). 3 - El sistema actualiza todos los códigos de explicación fiscal de la tabla Impuestos incluyendo el código E (exento).

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2. Actualizar descuentos del IVA En blanco - No ajustar. 1 - Actualizar sólo el IVA. 2 - Actualizar el IVA, precio e importe gravable. Use esta opción de proceso para especificar si se ajustan los campos de importes fiscales y los campos por ajustar cuando se realizan los descuentos. El sistema ajusta los campos de importes fiscales únicamente para las transacciones con código de explicación fiscal V. Nota: las siguientes opciones en las reglas fiscales deben activarse para usar esta opción de proceso: o Impuesto sobre el bruto incluyendo el descuento o Descuento sobre el bruto incluyendo el impuesto Los valores admisibles son: En blanco - El sistema no ajusta los importes fiscales de los descuentos realizados. 1 - El sistema actualiza únicamente el campo de importes fiscales (STAM). 2 - El sistema actualiza los campos de importes Impuesto (STAM), Gravable (ATXA) y Precio totalizado (AEXP). El sistema usa los siguientes algoritmos para calcular los importes de ajuste de los campos de importes Impuesto, Gravable y Bruto (Precio totalizado) de los descuentos realizados: o Ajuste al importe bruto (precio totalizado) = descuento realizado o Ajuste al importe gravable = (importe gravable / importe bruto) x descuento realizado o Ajuste al importe de impuesto = (importe de impueto / importe bruto) x descuento realizado Por ejemplo: Tasa fiscal = 25% Descuento realizado = 12.50 USD

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Importe bruto (Precio totalizado) = 1,250.00 USD Importe gravable = 1,000.00 USD Importe de impuesto = 250.00 USD Según el ejemplo, el sistema calcula los siguientes importes de ajuste usando los algoritmos de ajuste: o Ajuste al importe bruto = 12.50 o Ajuste al importe gravable = 10.00 o Ajuste al importe de impuesto = 2.50 Para calcular los ajustes, el sistema resta el importe ajustado del importe original: o Importe bruto ajustado: 1,250.00 - 12.50 = 1,237.50 o Importe gravable ajustado: 1,000.00 -10.00 = 990.00 o Importe de impuesto ajustado: 250.00 -2.50 = 247.50 3. Actualizar los recibos del IVA y cancelaciones En blanco - No ajustar. 1 - Actualizar sólo el IVA. Use esta opción de proceso para especificar si se ajustan los campos de impuesto y los campos por ajustar cuando se cancela el recibo. El sistema ajusta los campos de importes fiscales únicamente para las transacciones con código de explicación fiscal V. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema no ajusta los importes fiscales de las cancelaciones. 1 - El sistema actualiza únicamente el campo de importes fiscales (STAM). 2 - El sistema actualiza los campos de importes Impuesto (STAM), Gravable (ATXA) y Precio totalizado (AEXP). El sistema usa los siguientes algoritmos para calcular los importes de ajuste de los campos de importes Impuesto, Gravable y Bruto (Precio totalizado) de los importes cancelados: o Ajuste al importe bruto (precio totalizado) = importe cancelado

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o Ajuste al importe gravable = (importe gravable / importe bruto) x importe cancelado o Ajuste al importe de impuesto = (importe de impuesto / importe bruto) x importe cancelado Por ejemplo: Tasa fiscal = 25% Importe de cancelación = 12.50 USD Importe bruto (Precio totalizado) = 1,250.00 USD Importe gravable = 1,000.00 USD Importe de impuesto = 250.00 USD Según el ejemplo, el sistema calcula los siguientes importes de ajuste usando los algoritmos de ajuste: o Ajuste al importe bruto = 12.50 o Ajuste al importe gravable = 10.00 o Ajuste al importe de impuesto = 2.50 Para calcular los ajustes, el sistema resta el importe ajustado del importe original: o Importe bruto ajustado: 1,250.00 - 12.50 = 1,237.50 o Importe gravable ajustado: 1,000.00 -10.00 = 990.00 o Importe de impuesto ajustado: 250.00 -2.50 = 247.50

Ficha Proceso

1. Tiempo de explosión del artículo principal En blanco - No explotar. 1 - Tiempo de explosión del artículo principal. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema explota los registros de hora de un activo principal hasta los secundarios de dicho activo. Si introduce un 1 para esta opción de proceso, el programa Informe de contabilización del Libro mayor (R09801) crea

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registros de hora para los secundarios del activo principal. El sistema usa la unidad de tiempo de los asientos del activo principal y las tasas del activo secundario para calcular los asientos apropiados. Esta opción de proceso se aplica únicamente a los asientos de lote tipo T. Los valores admisibles son: En blanco - No explotar los registros de hora de un activo principal hasta los secundarios de dicho activo. 1 - Explotar los registros de hora de un activo principal hasta los secundarios de dicho activo.

Ficha Base de efectivo

1. Tipo de Libro mayor de unidades En blanco - ZU Introduzca un valor admisible del UDC 09/LT o el valor predeterminado de un espacio en blanco usará el tipo de Libro mayor ZU Use esta opción de proceso para especificar el tipo de Libro mayor de unidades que el sistema usa para los registros a base de efectivo. Debe usar un tipo de Libro mayor admisible del UDC 09/LT. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema usa el tipo de Libro mayor ZU.

Verificación de la contabilización

Después de contabilizar sus transacciones, verifique que los batches se hayan contabilizado satisfactoriamente. Si alguno de los batches no se contabilizó, deberá corregir todos los errores y configurar el batch a estado de aprobado antes de que el programa contabilice el batch. El sistema crea una variedad de mensajes e informes que le ayudan a verificar la información sobre la contabilización.

Revisión de mensajes del flujo de trabajo

El programa de contabilización envía los mensajes del flujo de trabajo cuando se finaliza un trabajo de manera normal o cuando se producen errores. Después de ejecutar el programa de contabilización, revise los mensajes del flujo de trabajo para determinar el estado del trabajo.

Si el trabajo no se realizó como de costumbre, revise los mensajes de error. Por lo general, un mensaje le notifica que el trabajo tuvo errores y va seguido de uno o más mensajes detallados que definen los errores. Después de revisar los mensajes de error, puede acceder a los batches que contengan errores y corregirlos en forma interactiva.

Consulte también Mensaje y colas en la guía Fundamentos para obtener información sobre la revisión

de mensajes de error.

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Revisión del informe Contabilización del Libro mayor

Para verificar las transacciones contabilizadas en las tablas Balances de cuenta y Libro mayor de cuentas, revise el informe Contabilización del Libro mayor (R09801).

El informe Contabilización del Libro mayor muestra una lista de los batches contabilizados satisfactoriamente. Al final del informe, si uno o más batches contiene errores, el informe también incluye un cuadro de texto para avisarle que el programa encontró errores. Debe revisar los mensajes del flujo de trabajo en el Centro de trabajo del empleado para ver los mensajes que proporcionan más detalle. De ahí, puede tener acceso a las pantallas Trabajo con batches y Asientos de diario donde es posible corregir los errores.

El informe Contabilización en el Libro mayor que sólo contiene información sobre los encabezados indica que el programa Contabilización no pudo contabilizar ningún batch y que envió mensajes del sistema a su correo electrónico.

Si utiliza Activos fijos, el programa genera un informe de Contabilización del Libro mayor por separado.

Revisión del informe Detalle de errores de contabilización

Al configurar Libros mayores, especifique si se requiere de un Libro mayor para cuadrar los saldos. Si el programa de contabilización encuentra algún descuadre en un tipo de Libro mayor que debe cuadrar, genera un informe. Si determina que hay un error en dicho asiento de diario fuera de balance, corrija el error y contabilice el batch de nuevo.

Es posible que en algunos casos necesite contabilizar un asiento de diario fuera de balance. Por ejemplo:

• Se produjo una interrupción de la energía eléctrica durante el registro o la contabilización.

• Se introdujo un asiento de diario válido con anotaciones en un sólo lado para corregir un error de conversión producido durante la configuración.

Modificación de batches para contabilizar saldos fuera de balance

Para corregir un problema en un informe de integridad, puede modificar un batch para contabilizarlo o no los saldos fuera de balance. Es posible que en algunos casos necesite contabilizar un asiento de diario fuera de balance. A continuación se presentan algunos ejemplos:

• Se produjo una interrupción de la energía eléctrica durante el registro o la contabilización

• Se introdujo un asiento de diario válido con anotaciones en un sólo lado para corregir un error de conversión producido durante la configuración

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► Para corregir batches para contabilizar saldos fuera de balance

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas del L/M (G0931), escoja Modificaciones del encabezado en batch.

1. En la pantalla Trabajo con Batches, llene el siguiente campo para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar para localizar el batch.

• Tipo batch

2. Seleccione el batch y luego escoja Modificar en el menú Fila.

3. En la pantalla Creación/modificación de encabezados de batch, escoja Sustituciones en el menú Pantalla.

4. En la pantalla Modificaciones del encabezado de batch, escoja las siguientes opciones y haga clic en OK:

• Permitir contabilización de batch descuadrados

• Excluir batch del informe de integridad

Información relacionada con la corrección de batches para contabilizar saldos fuera de balance

Evitar la contabilización de un batch

Para evitar la contabilización de un batch aprobado, cambie su estado a pendiente.

Modificación y anulación de comprobantes contabilizados

Es posible que necesite modificar un comprobante que se ha contabilizado, pero no se ha pagado. Por ejemplo, tal vez necesite añadir líneas a la distribución en el L/M. Asimismo, es posible que tenga que anularlo.

Modificación de comprobantes contabilizados

Es posible que necesite modificar comprobantes contabilizados y no pagados. Por ejemplo, tal vez necesite añadir líneas a la distribución en el L/M.

El sistema conserva una prueba de auditoría cuando cambia un comprobante contabilizado. Utiliza el tipo de documento PE (cambio en el importe bruto) para las transacciones nuevas que se ajustan a las transacciones contabilizadas. La nueva transacción se almacena en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

No es posible cambiar los siguientes campos clave:




• Número del proveedor

• Fecha del LM

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• Compañía


Cuando se contabiliza un comprobante, los campos Compañía y Compensación del L/M se convierten en campos clave. Para cambiar la información en uno de estos campos clave, realice una de las siguientes acciones:

• Anule y vuelva a introducir el comprobante.

• Copie el comprobante y cambie los campos correspondientes en el comprobante nuevo antes de aceptarlo y luego anule el original.

Cualquier cambio realizado en un comprobante en una pantalla de registro de comprobantes vuelve a abrir el batch, lo cual requiere que éste se vuelva a contabilizar. Tenga en cuenta que puede utilizar Cambio rápido de estado para cambiar información que no modifica la distribución en el Libro mayor, como la fecha de vencimiento. Con Cambio rápido de estado no se vuelve a abrir el batch.

Si hace ciertos tipos de cambios, el sistema cambia el estado del batch de contabilizado a sin contabilizar. Debe contabilizar el batch nuevamente. Esto sucede si:

• Cambia el importe total bruto del comprobante.

• Cambia el número de comprobantes en un batch.

• Cambia un asiento de diario.

Si debe volver a contabilizar el batch, es posible que tenga que aprobar el batch antes de contabilizarlo. Debe realizar esta acción si el estado predeterminado de registro del comprobante original estaba pendiente.

Consulte también Modificación de comprobantes sin contabilizar en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre la modificación de comprobantes sin contabilizar.

Copia de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para revisar el proceso de copia de comprobantes.

Contabilización de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para revisar los pasos de la contabilización de comprobantes.

► Para modificar un comprobante contabilizado


1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, siga los pasos para localizar un comprobante.

2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, cambie la información en cualquier campo que no sea clave y haga clic en OK.

3. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución en el L/M, llene los siguientes campos para crear un asiento de compensación, en caso necesario:

• Nº de cuenta

• Importe

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4. Asimismo, puede introducir información en el siguiente campo opcional:




Anulación automática de pagos y comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la anulación automática de pagos y comprobantes.

Contabilización de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la contabilización de comprobantes.

Anulación de comprobantes contabilizados

Para eliminar un comprobante contabilizado del Libro mayor, debe anularlo y volver a contabilizar el batch. Puede anular un comprobante en cualquier periodo fiscal abierto. Sin embargo, no puede eliminarlo desde el sistema una vez que se ha contabilizado.

Para anular un comprobante pagado, debe anular el pago. Después de hacerlo, el comprobante se considera no pagado y puede anularse. Después de anular el comprobante, debe contabilizar nuevamente el batch.

Cuando se anula un comprobante contabilizado, el sistema conserva una prueba de auditoría. Al anular un comprobante, se genera un registro adicional en la tabla Libro mayor de cuentas por pagar (F0411) por el importe anulado y el importe bruto del comprobante original queda en blanco y el estado de pago pasa a P (liquidado). Asimismo, el campo Extensión de pago pasa a 1 y el campo Tipo de documento de ajuste se actualiza con el valor PE (cambio en importe bruto). El sistema utiliza el tipo de documento PE de las transacciones nuevas que revierten las transacciones contabilizadas.

Advertencia

No utilice el sistema Cuentas por pagar para anular comprobantes creados en el sistema Compras. Si ha creado un comprobante en el sistema Compras, se debe revertir del sistema Compras. Si anula el comprobante en el sistema Cuentas por pagar, esto puede afectar la integridad de los datos de compra. Puede configurar la opción de proceso Eliminación de comprobantes en la ficha Compras del programa Registro estándar de comprobantes, para recibir el mensaje de advertencia de error si intenta anular un comprobante creado en el sistema Compras.

Es posible anular comprobantes de los programas Consulta del Libro mayor de provedores (P0411) o Revisión del diario de comprobantes (P0011). Al margen del programa que escoja, puede eliminar comprobantes completos o bien, una partida de pago específica o varias partidas de pago.

Consulte también Para localizar un comprobante en la guía Cuentas por pagar para obtener


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► Para anular un comprobante completo mediante Consulta del Libro mayor de proveedores


1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, busque el comprobante que desea anular.

2. Active la opción Resumen:

3. Escoja el comprobante y haga clic en Borrar.

Esto no elimina realmente el comprobante del sistema sino que lo anula y crea un asiento de reversión.

Aparece un mensaje indicándole que confirme que desea eliminar el comprobante.

4. Haga clic en OK.

5. En la pantalla Registro de fecha del L/M, cambie la fecha del L/M para anular el comprobante en un periodo diferente, si corresponde.

6. Haga clic en OK.

El sistema crea un cambio en la partida de pago del importe bruto del comprobante y lo muestra en Registro de comprobantes – información de pagos. El sistema quita además los valores en los campos Importe bruto e Importe pendiente en Consulta del Libro mayor de proveedores.

7. Para verificar la anulación, escoja el comprobante anulado en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores y haga clic en el botón Seleccionar.

8. En la pantalla Registro de comprobantes – información de pagos, revise el asiento de reversión.

► Para anular un comprobante completo mediante Revisión del diario de comprobantes


1. En la pantalla Trabajo con Batches, haga clic en Buscar para mostrar todos los batches, o llene el siguiente campo para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar:



3. En la pantalla Revisión de diario de asientos de comprobantes, escoja el comprobante que desea anular y haga clic en Borrar.

Aparece un mensaje indicándole que confirme que desea eliminar el comprobante.

4. Haga clic en OK.

5. En la pantalla Registro de fecha del L/M para anular, introduzca la fecha en se aplicará la anulación y haga clic en OK.

Tenga en cuenta que el Importe bruto en Revisión de diario de asientos de comprobantes queda en blanco.

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Después de anular un comprobante contabilizado, el sistema vuelve a calcular el importe total del batch y actualiza la pantalla Revisión de diario de diario de asientos de comprobantes con el importe bruto ya anulado.

► Para anular una partida de pago específica mediante Consulta del Libro mayor de proveedores


1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, busque el comprobante.

2. Para anular una partida de pago específica o varias partidas de pago, escoja el comprobante y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja la partida de pago o las partidas de pago múltiples que desea anular y haga clic en Borrar.

Aparece un mensaje indicándole que confirme que desea eliminar la partida de pago.

4. Haga clic en OK.

5. En la pantalla Registro de fecha del L/M para anular, haga clic en OK.

Nota

Si no selecciona todas las partidas de pago del comprobante, se desactiva el campo Fecha del L/M. Esto evita que la Fecha del L/M en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911) sea diferente.

6. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, haga clic en OK.

7. En la pantalla Registro de pagos - distribución en el L/M, introduzca una partida de pago nueva para la cuenta deseada y para el importe de partida o partidas de pago y haga clic en OK.

► Para anular una partida de pago específica mediante Revisión del diario de comprobantes


1. En la pantalla Trabajo con Batches, haga clic en Buscar para mostrar todos los batches, o llene el siguiente campo para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar:



3. En la pantalla Revisión del diario de registro de comprobantes, escoja el comprobante que contenga la partida o partidas de pago que desea anular y haga clic en Seleccionar.

4. En Registro de comprobantes - información de pagos, escoja las partidas de pago que desea anular y haga clic en Borrar.

Aparece un mensaje indicándole que confirme que desea eliminar la partida de pago.

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5. Haga clic en OK.

6. En la pantalla Registro de fecha del L/M para anular, haga clic en OK.

Nota

Cuando se anula una partida de pago mediante Revisión de diario de asiento de comprobantes, el campo Fecha del L/M está desactivado a menos que anule todo el comprobante. Esto evita que la Fecha del L/M en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911) sea diferente.

7. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, haga clic en OK.

8. En la pantalla Registro de pagos - distribución en el L/M, introduzca una partida de pago nueva para la cuenta deseada y para el importe de partida o partidas de pago y haga clic en OK.

Impresión de diarios de comprobantes

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Informe del diario de comprobantes.

Por lo general, la información sobre el diario de comprobantes se revisa en línea. Sin embargo, si necesita efectuar un análisis detallado, un diario impreso ofrece un formato más práctico. Los informes impresos resultan útiles cuando soluciona problemas de descuadre.

Los importes fiscales que aparecen en el Informe del diario de comprobantes se calculan según el código de explicación fiscal y la tasa/zona fiscal de una partida de pago.

En este informe se ofrece una lista de las transacciones de las tablas Libro mayor de Cuentas por pgar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911). Para ver los importes de IVA del archivo de trabajo de impuestos (F0018) debe activar la opción de proceso Procesamiento Fiscal. El importe del IVA aparece en el informe solamente si se ha contabilizado el comprobante.

El tiempo de procesamiento de este batch está relacionado con el número de registros en el sistema.

Encabezados abreviados de columnas

Este informe utiliza los siguientes encabezados de columnas:

• Ty - Tipos de documento

• PC - Código contabilizado

• Tp L/M - Tipo de Libro mayor

• EP - Estado de pago

• IP - Instrumento de pago

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Consulte también Diario de comprobantes en la guía Contabilidad general para obtener un ejemplo del

informe.

Revisión de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la revisión en línea de la información sobre el diario.

Opciones de proceso para Informe del diario de comprobantes (R04305)

Opciones de impresión Seleccione el Número de cuenta que se va a imprimir. En blanco - Número que se introdujo durante la entrada. 1 - Número de cuenta. 2 - Identificación de cuenta corta. 3 - Cuenta no estructurada. Procesamiento fiscal Introduzca un 1 para usar el Archivo de trabajo fiscal (F0018) a fin de imprimir los importes del IVA por cobrar (para importes contabilizados). Si deja el campo en blanco, sólo se imprimirán los importes fiscales del archivo L/M de C/C (F0411).

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Otros métodos de registro de comprobantes

Muchos proveedores tienen diferentes expectativas de pago. Dependiendo del proveedor, es posible que tenga que registrar un comprobante con información limitada para muchas compañías internas o configurar un comprobante por el mismo importe cada mes.

Comprobantes registrados

Si no conoce la cuenta del L/M a la que va a distribuir un comprobante, puede introducir un comprobante registrado (preliminar). Esto resulta útil si desea registrar rápidamente un comprobante cuando recibe una factura del proveedor de manera que pueda conservar la información exacta de las Cuentas por pagar.

Cuando introduce un comprobante registrado, el sistema distribuye el importe total del comprobante a una cuenta transitoria del L/M. Posteriormente, revise el comprobante y redistribúyalo en las cuentas correspondientes del L/M.

Para ver los comprobantes asignados a una cuenta transitoria, imprima el Informe detallado de comprobantes. En este informe se muestran los totales de la transacción de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar.

Comprobantes recurrentes

Puede registrar un comprobante recurrente de un proveedor que normalmente le envía facturas por el mismo importe. Este método de registro de comprobantes es ideal para pagos de contratos de alquiler.

Especifique la frecuencia y el número de pagos al registrar el comprobante original.

Comprobantes pagados por anticipado

Cuando un proveedor le solicita el pago de sus mercancías o servicios antes de presentar una factura, registre un comprobante pagado por anticipado. A continuación se muestran ejemplos de motivos para realizar esta acción:

• Pagar depósitos sobre servicios que se van a prestar

• Aprovechar descuentos

• Pagar anticipadamente el viaje de los empleados

Puede registrar un comprobante pagado por anticipado y emitir un pago manual o generar un pago en el siguiente batch de pagos automáticos. Posteriormente, al recibir la factura real, el sistema descuenta al proveedor el importe del pago anticipado.

Comprobantes de varias compañías

Una forma de distribuir gastos en diferentes cuentas de compensación del L/M y en cuentas bancarias es registrar un comprobante y asignar un código de compensación del L/M diferente a cada partida de pago del comprobante. Otra forma es registrar un comprobante de varias compañías. Por lo general, esto se hace cuando se desea distribuir un gasto, como publicidad, entre varias compañías internas.

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Al registrar un comprobante de varias compañías, los gastos se distribuyen según la compañía y no según el código de compensación de L/M asignado a cada partida de pago. Cuando se liquida el comprobante, el sistema utiliza la cuenta de pasivos de C/P y la cuenta bancaria así como las cuentas de compensación para descuentos y pérdidas/ganancias de monedas relacionadas con la compañía.

Nota

Cuando se introduce un comprobante de varias compañías, no se crea ningún ajuste entre compañías.

Varios comprobantes de proveedores

Si recibe muchos comprobantes de proveedores al mismo tiempo, puede registrarlos en el sistema utilizando uno de los distintos métodos de registro de comprobantes. Estos métodos agilizan el proceso de registro y son útiles si los comprobantes no requieren un procesamiento especial.

Con estos métodos, puede registrar:

• Varios comprobantes de un proveedor

• Varios comprobantes de más de un proveedor

Impresión de informes de detalles de comprobantes

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Informe detallado de comprobantes.

Los informes de detalles de comprobantes se imprimen por número del autorizador y muestran las fechas de vencimiento y cuentas temporales de gastos junto con el importe pendiente. Puede imprimir cualquiera de las siguientes informes:

• Detalle de C/P por autorizador con observaciones

• Detalle de C/P por autorizador con antigüedad

Estos son similares al informe Detalles de C/P pendientes con antigüedad

Consulte también Impresión de informes detallados de Cuentas por pagar pendientes en la guía

Cuentas por pagar para obtener información sobre las diferentes versiones de informes detallados de C/P pendientes

Informes de monedas múltiples de Cuentas por pagar en la guía Multimoneda para obtener información sobre el informe Detalles de C/P por autorizador con antigüedad de divisas

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Opciones de proceso para Detalles de C/P por autorizador con antigüedad de divisas (R04428C)

Impresión Introduzca un 1 para pasar por alto los proveedores que tengan un código de retención de pagos de Y. Si deja el campo en blanco, se imprimirán todos los proveedores. 1. Retención de pago En blanco - Imprimir todos los proveedores 1 - Excluir a los proveedores en retención

Opciones de proceso para Detalles de C/P por autorizador con antigüedad (R04428B)

Ficha Antigüedad

1. Especificaciones de antigüedad Use esta opción de proceso para obtener las especificaciones de antigüedad de la tabla Constantes generales (F0009) en vez de las opciones de proceso de antigüedad. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema calcula la antigüedad a las transacciones según la información configurada en las opciones de proceso. 1 - El sistema calcula la antigüedad de las transacciones según la fecha de vencimiento usando los días de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar. 2. Fecha de antigüedad Use esta opción de proceso para especificar la fecha que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes. El sistema compara la fecha en la opción de proceso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de antigüedad en la cual se coloca cada transacción. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema compara la fecha en curso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de la antigüedad. 3. Tipo de fecha

Use esta opción de proceso para especificar la fecha del comprobante que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema compara esta fecha con la fecha de antigüedad para determinar el periodo de antigüedad en el que se coloca cada transacción. Los valores admisibles son:

En blanco o D - Usar la fecha de vencimiento para la antigüedad de los comprobantes.

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G - Usar la fecha del L/M para la antigüedad de los comprobantes. I - Usar la fecha de la factura para la antigüedad de los comprobantes. 4. Método para calcular la antigüedad Use esta opción de proceso para especificar los periodos de antigüedad que el sistema usa si la opción de procesmiento de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. Si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para obtener las especificaciones de antigüedad de las constantes de Cuentas por pagar, el sistema hace caso omiso de los valores de esta opción de proceso. Los valores admisibles son: En blanco o 1 - Días de antigüedad 2 - Periodos fiscales 3 - Meses civiles Categoría de antigüedad 1 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 2 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles.

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Categoría de antigüedad 3 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 4 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. 6. Cálculo de la antigüedad de los créditos Use esta opción de proceso para especificar la forma en la que el sistema calcula la antigüedad de los créditos. Los valores admisibles son: En blanco - Aplicar créditos a la columna de antigüedad En curso. 1 - Créditos de antigüedad

Ficha Impresión

1. Retención de pago Use esta opción de proceso para especificar si se excluyen los proveedores los cuales tienen una retención de pago vigente. El estado de retención de pago del proveedor se especifica en el campo Código de retención de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir todos los proveedores

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1 - Excluir los proveedores que tienen retenciones de pago

Procesamiento de comprobantes registrados

Para registrar un comprobante antes de asignarlo a una cuenta de LM, utilice el registro de comprobantes. Más adelante, revise y redistribuya el comprobante en las cuentas correspondientes del L/M.

Cuando introduce un comprobante registrado, el sistema:

1. Crea un comprobante con un número de comprobante y un tipo de documento PL.

2. Distribuye el importe total del comprobante en una cuenta temporal del L/M. El valor predeterminado de esta cuenta temporal se especifica en la ICA PP.

3. Registra la cantidad de compensación según la cuenta comercial de C/P (ICA PC) o la cuenta temporal comercial de C/P (ICA PQ), dependiendo del método asignado en los campos Números y nombres de la compañía.

La información de comprobantes registrados se conserva en las tablas Libro mayor de Cuentas por cobrar (FO411) y Libro mayor de cuentas (F0911).

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En el siguiente gráfico se ilustra el proceso de registro de comprobantes.

Ejemplo: Registro de comprobantes

Puede registrar los comprobantes para la distribución preliminar en las cuentas de gastos y temporal de C/P y posteriormente volver a distribuir los importes de comprobantes en las cuentas correspondientes. Según la configuración de la compañía, es posible que tenga una cuenta temporal solamente para gastos o bien, tanto para gastos como para la cuenta comercial de C/P.

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Cuenta temporal de gastos

Por ejemplo, usted recibe un comprobante por $500.00. Lo introduce utilizando el registro de comprobantes y envía una copia del comprobante al gerente de la sucursal para la distribución de la cuenta y aprobación del pago. En este ejemplo, la compañía no está configurada para utilizar una cuenta temporal comercial de C/P. Cuando registra y contabiliza el comprobante en la cuenta temporal de distribución en el L/M, la ICA PP, la distribución es como sigue:

Cuenta temporal de gastos (PP) Cuenta temporal comercial de C/P (PQ)

500 500

• Débito de $500.00 a la cuenta temporal de gastos (PP)

• Crédito de $500.00 a la cuenta comercial de C/P (PC)

Al volver a distribuir el comprobante, la distribución del L/M queda como se indica a continuación:

Cuenta temporal de gastos (PP) Gastos 500 500

• Crédito de $500.00 a la cuenta temporal de gastos (PP)

• Débito de $500.00 a la cuenta de gastos

Cuentas temporales de la cuenta de gastos y comercial de C/P

En este ejemplo, la compañía está configurada en los campos Nombres y números de compañías para utilizar una cuenta temporal comercial de C/P. Por lo tanto, tiene cuentas temporales para la cuenta de gastos y comercial de CP. Las partidas PP (distribución preliminar) y PQ (cuenta temporal comercial) de ICA se refieren a las cuentas temporal de C/P y del L/M. Cuando introduce y contabiliza el comprobante, la distribución es la siguiente:

Cuenta temporal de gastos (PP) Cuenta temporal comercial de C/P (PQ)

500 500

• Débito de $500.00 a la cuenta temporal de gastos (PP)

• Crédito de $500.00 a la cuenta temporal comercial de C/P (PQ)

Al volver a distribuir el comprobante, la distribución del L/M queda como se indica a continuación:

Cuenta temporal de gastos (PP) Gastos 500 500

Cuenta temporal comercial de C/P (PQ)

Cuenta comercial por pagar (PC)

500 500

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• Crédito de $500.00 a la cuenta temporal de gastos (PP)

• Débito de $500.00 a la cuenta de gastos

• Débito de $500.00 a la cuenta temporal comercial de C/P (PQ)

• Crédito de $500.00 a la cuenta comercial de C/P (PC)


Habrá ocasiones en que no sabrá en qué cuenta del L/M debe distribuir un comprobante. Para mantener la información exacta de las Cuentas por pagar, se registra un comprobante. Cuando se registra un comprobante, la información de Cuentas por pagar se registra en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) mientras que el gasto se registra en una cuenta de retención temporal que se utiliza para todos los comprobantes registrados.

Los comprobantes registrados tienen un paso adicional luego de su registro inicial, que se denomina “redistribución”. Cuando se redistribuye un comprobante registrado, el gasto se retira de la cuenta de retención temporal y se traspasa a la cuenta real donde se hará su asiento correcto. La información de la tabla F0411 no cambia durante la redistribución de un comprobante registrado.

Se registra un comprobante con el tipo de documento PL para diferenciarlo de los demás comprobantes.

Antes de comenzar

Active la opción de proceso para comprobantes registrados en la opción de proceso Registro de comprobantes del MBF del programa Registro de comprobantes (P0400047).

Active la opción Uso de cuenta temporal en los campos Nombres y números de la compañía.

Configure la ICA PP y si utiliza la cuenta temporal comercial, la instrucción PQ. Asigne un número de autorizador a cada proveedor (opcional).

Ejecute Actualización del autorizador/código de categoría 7 (opcional).

Consulte también ICA de Cuentas por pagar en la guía Cuentas por pagar.

Actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar del Libro de direcciones en la guía Cuentas por pagar.

► Para introducir un comprobante

Debe entrar a la pantalla Consulta del Libro de proveedores, seleccionando el menú Registro de comprobantes. De lo contrario, el sistema no solicitará el registro de una cuenta de distribución preliminar del comprobante.

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Registro de comprobantes.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, siga los pasos para introducir un comprobante estándar.

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2. En Registro de comprobantes - información de pagos, además de los pasos para registrar un comprobante estándar, llene el siguiente campo opcional:

• Resp aprob

3. Escoja Información adicional en el menú Pantalla, para introducir información sobre la orden de compra.

4. En la pantalla Información adicional, llene el siguiente campo opcional del comprobante de orden de compra:

• Nº OC/tipo/cía

Cuando introduce un número de orden de compra puede volver a distribuir más fácilmente el comprobante registrado utilizando el cotejo de comprobantes.

5. Haga clic en OK para volver a la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos.

6. Para entrar a la pantalla Indicador de asientos de diario, haga clic en OK en Registro de comprobantes - información de pagos.

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7. En la pantalla Indicador del asiento de diario, la cuenta temporal de gastos configurada para la ICA PP aparecerá en el siguiente campo:

• Nº de cuenta

Puede sustituir el valor en este campo. Si no está configurada la instrucción PP, aparece un mensaje de error.

8. Llene el siguiente campo opcional:

• Explicación - Obs

9. Haga clic en OK.

Nota

Puede corregir un comprobante registrado antes de que lo vuelva a distribuir siempre y cuando el comprobante permanezca no contabilizado. Después de que contabiliza un comprobante, la única manera de cambiarlo es anulándolo y volviéndolo a introducir. No puede anular una sola partida de pago.


información sobre el registro de comprobante.

Redistribución de un comprobante de orden de compra en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la redistribución de un comprobante registrado mediante el sistema Compras.

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Redistribución de comprobantes registrados

Después de introducir un comprobante registrado, revise y redistribuya los importes de las cuentas temporales a las cuentas correctas del L/M. La redistribución cambia a la distribución original preliminar y vuelve a distribuir el importe del comprobante en las cuentas de gastos designadas en el importe especificado.

Es posible redistribuir un comprobante utilizando una fecha del L/M anterior a la fecha del L/M del comprobante. Para hacerlo, J.D. Edwards recomienda contabilizar el comprobante antes de volverlo a distribuir.

Si introduce un número de autorizador en las opciones de proceso, el sistema carga previamente ese número de manera que los comprobantes no distribuidos asignados a ese autorizador se puedan revisar y volver a distribuir fácilmente.

Advertencia

Una vez que se ha redistribuido un comprobante, el sistema no permite efectuar cambios en la línea de distribución preliminar si su fecha del L/M es diferente a la de las líneas de distribución. Los cambios a las líneas de redistribución están permitidos.

► Para volver a distribuir un comprobante registrado

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Redistribución de A/D de comprobantes.

1. En la pantalla Trabajo con la nueva distribución de A/D de comprobantes, haga clic en Buscar para mostrar todos los comprobantes no distribuidos o llene cualquiera de los siguientes campos para limitar la búsqueda:

• Nº autorizador

• Nº de factura

• Cía

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2. Cambie el siguiente campo opcional:

• Fch de redistribución

3. En el menú Fila, escoja Asiento de diario.

El sistema revierte automáticamente la distribución de la cuenta temporal original. La fecha del L/M es la misma que la fecha de redistribución que introdujo en la pantalla Trabajo con la nueva distribución de A/D de comprobantes.

4. En la pantalla Registro de comprobantes - distribución del LM, llene la primera línea en blanco de los siguientes campos y haga clic en OK:

• Nº de cuenta

• Importe

El sistema no permite efectuar ningún cambio en la línea de distribución preliminar de un comprobante registrado si la redistribución tiene una fecha del L/M diferente de la de distribución preliminar.

Redistribución de un comprobante de orden de compra

Una vez introducido un comprobante de orden de compra registrado, puede volver a distribuir los importes en las cuentas correctas. Para completar el proceso, la orden de compra se debe originar en el sistema Compras. Un comprobante de una orden de compra que se origina en el sistema Compras comenzará con el prefijo del tipo de documento O (por ejemplo, OV).

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► Para redistribuir un comprobante de una orden de compra

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Redistribución de A/D de comprobantes.

1. En la pantalla Trabajo con la nueva distribución de A/D de comprobantes, haga clic en Buscar para mostrar todos los comprobantes no distribuidos o llene cualquiera de los siguientes campos para limitar la búsqueda:

• Nº autorizador

• Nº de factura

• Cía

2. Escoja un comprobante con un prefijo de tipo de documento que empiece con O.

3. En el menú Fila, seleccione Redistribución de una orden de compra.

4. En la pantalla Cotejo de comprobantes, cambie la fecha del L/M para reflejar la nueva fecha de redistribución.

5. Haga clic en OK.

Consulte también Opciones de proceso para Registro estándar de comprobantes (P0411) en la guía

Cuentas por pagar para obtener información sobre las opciones disponibles para el registro de comprobantes de compras.

Opciones de proceso para Redistribución de A/D de comprobantes (P042002)

Valores predeterminados 1. Introduzca el número del aprobador que desea tener como el valor predeterminado. 2. Introduzca el código del estado de pago que se le va a asignar al comprobante una vez que se haya redistribuido. Si deja el campo en blanco, no cambiará el estado de pago del comprobante. Esto aplica sólo a la redistribución de comprobantes de C/P. Versiones 1. Introduzca la versión que se va a usar para el Cotejo de comprobantes (P042002). Si deja el campo en blanco, se usará ZJDE0001. Versión Cotejo de comprobantes

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Procesamiento de facturas y comprobantes recurrentes

Si necesita facturar a un cliente o efectuar un pago por un mismo importe de manera periódica, como mensual o trimestralmente, puede registrar una factura o un comprobante recurrente. Cuando se introduce una transacción recurrente, se indica el número total de facturas o comprobantes que se desea que el sistema cree y el intervalo de los mismos. Por ejemplo, si factura o efectúa pagos por alquiler cada mes durante un año, puede configurar una factura recurrente o un comprobante por 12 meses con una frecuencia mensual. Luego, en vez de registrar una factura o comprobante cada mes, basta con que ejecute un programa de ciclos que genere una transacción nueva a partir de la original. El sistema asigna un número de documento y un número de batch nuevos a la nueva transacción y reduce en uno el número de pagos. El proceso de nuevo ciclo continúa y crea nuevas transacciones hasta que solo queda un pago.

Para registrar transacciones recurrentes debe utilizar el programa de registro estándar. Además de la información estándar de transacción, debe completar los campos de frecuencia y número de pago. Esto indica al sistema que la transacción es recurrente. Para cancelar una transacción recurrente, tiene que quitar los valores de estos campos.

En el siguiente gráfico se muestra el proceso de transacciones recurrentes:

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Consulte también Procesamiento de comprobantes para obtener información sobre el procesamiento

en tres niveles

Registro de comprobantes recurrentes

Los comprobantes recurrentes se utilizan para efectuar pagos por un mismo importe a un proveedor, por el mismo gasto, de manera regular. Se utiliza para gastos predecibles, como alquiler.

Los comprobantes recurrentes sólo pueden tener una partida de pago.

El sistema asigna un tipo de documento PR a los comprobantes recurrentes. Es posible sustituir el tipo de documento al registrar el comprobante, introduciendo un tipo de documento diferente en el comprobante.

► Para registrar un comprobante recurrente

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Registro estándar de comprobantes.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, siga los pasos para introducir un comprobante estándar.

Puede registrar un comprobante recurrente con un tipo de documento que no sea PR introduciendo el tipo de documento en la información del encabezado.

2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, llene los siguientes campos en el área de detalle y haga clic en OK:

• Frec rec

• Nº pgo

Revisión de comprobantes recurrentes

Después de introducir comprobantes recurrentes, puede verificarlos antes de reciclarlos. Asimismo, puede:

• Revisar comprobantes recurrentes en línea

• Imprimir el informe Comprobantes recurrentes

Consulte también Revisión de facturas y comprobantes recurrentes en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre el cambio de comprobantes recurrentes.

Revisión de comprobantes recurrentes en línea

Si no tiene muchos comprobantes recurrentes para revisar, hágalo en línea como una alternativa rápida en lugar de imprimir un informe.

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► Para revisar comprobantes recurrentes en línea

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Consulta de comprobantes recurrentes.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en la opción Recurrente.

2. Siga los pasos para localizar un comprobante

3. Escoja el comprobante que desea revisar y haga clic en Seleccionar.



Impresión del informe de comprobantes recurrentes

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Informe de comprobantes recurrentes.

Por lo general, los comprobantes que se van a reciclar los revisa en línea. Sin embargo, si tiene varios comprobantes por revisar, el Informe de comprobantes recurrentes está en un formato más útil. Este informe es el diario de comprobantes tradicional que se utiliza para prueba y saldos. Muestra las transacciones de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) así como la información relacionada de la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

Modificación de facturas y comprobantes recurrentes

Antes de reciclar las facturas y comprobantes recurrentes, es posible que tenga que corregirlos. Esto puede ocurrir si le factura a un cliente el mismo importe por un acuerdo de servicio mensual y aumenta el costo del acuerdo de servicios. O bien, es posible que

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necesite revisar un comprobante recurrente si la información de pago cambia regularmente y tiene el comprobante configurado como recurrente.

El sistema asigna un nuevo número de documento a cada factura y comprobante nuevos que se vuelve a utilizar, garantizando que cuando se corrija una transacción recurrente no hay conflictos con la información de la transacción recurrente antigua. Al corregir una factura o comprobante recurrente, puede:

• Cambiar los campos seleccionados.

• Cancelar la parte recurrente de la transacción.

• Eliminar o anular la transacción.

Cancelación de facturas y comprobantes recurrentes

Puede cancelar una factura o un comprobante recurrente al borrar los campos Frecuencia recurrente y Número de pagos. Si retira la información recurrente por error, puede añadirla nuevamente en la transacción mediante el programa de registro estándar, introduciendo la información recurrente en la línea de detalle.

La cancelación de una transacción recurrente no cambia el tipo de documento, sin embargo no será posible localizar la transacción utilizando la opción Recurrente en los programas de consulta del Libro mayor.

Adición de información recurrente a una transacción existente

Si registra una factura o un comprobante que no sea recurrente y desea añadir información recurrente, utilice el programa de registro estándar e introduzca la frecuencia y el número de pagos en el área de detalle. El sistema no cambia el tipo de documento de la transacción cuando se añade la información recurrente. El tipo de documento camibará la próxima vez que se utilice la factura o el comprobante.

Consulte también

Los siguientes temas relacionados en la guía Cuentas por pagar:

Eliminación de facturas y partidas de pago

Anulación de facturas contabilizadas

► Para modificar un comprobante recurrente

Puede modificar un comprobante recurrente en cualquier momento una vez que se ha pagado, antes de reciclarlo. Asimismo, es posible eliminar un comprobante recurrente antes o después de reciclarlo.

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Consulta de comprobantes recurrentes.

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en la opción Recurrente.

• Recurrente

2. Siga los pasos para localizar un comprobante

3. Escoja el comprobante que desea modificar.

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4. En la opción de menú fila, escoja Modificar comprobante recurrente.

5. En la pantalla Modificación de la información de facturas recurrentes, cambie la información necesaria y haga clic en OK.

Nota

Si se paga un comprobante, solo puede actualizar los campos Frec Recurr (Frecuencia recurrente) y Nº de pagos.


indicaciones sobre cómo buscar un comprobante específico para efectuar procesamiento adicional.

Reciclaje de facturas y comprobantes recurrentes

Utilice uno de los siguientes pasos de navegación para reciclar facturas y comprobantes:

En el menú Otros métodos de registro de facturas (G03B111), escoja Reciclaje de facturas recurrentes.

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes (G04111), escoja Reciclaje de comprobantes recurrentes.

Después de introducir, revisar y corregir facturas y comprobantes recurrentes, puede reciclarlos para crear un nuevo batch de transacciones. El programa de reciclaje genera una nueva transacción según el número de pagos y la frecuencia recurrente especificada al crear la transacción original recurrente. Cuando recicla una factura o comprobante, el sistema hace una copia de la transacción anterior y actualiza los campos correspondientes. Vuelve a repetir el proceso cada vez que se ejecuta el programa de reciclaje hasta que el número de pagos sea igual a uno. Cuando queda un pago, la transacción deja de ejecutar el programa

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de reciclaje. Por ejemplo, si se configura una factura o comprobante recurrente para un año, se configura el número de pagos en 12. Ya que la transacción original es el primer pago, el programa de reciclaje no considera transacciones que tienen un pago restante.

Para generar el siguiente ciclo de facturas o comprobantes recurrentes, no es necesario que el cliente pague una factura o comprobante existentes.

Este proceso actualiza la información de las siguientes tablas:

• Registros de control de batches (F0011)

• Libro mayor de clientes (F03B11) para facturas

• Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) para comprobantes

• Libro mayor de cuentas (F0911)

Proceso de reciclaje

Cuando se reciclan facturas o comprobantes recurrentes, el sistema:

• Elimina la frecuencia recurrente y el número de pagos, ya sea en la transacción original o en una copia más reciente.

• Crea una factura y un comprobante nuevos y actualiza lo siguiente:

• El número de documento con un número nuevo

• El número de batch con un número nuevo

• El número de pagos (disminuye en uno)

• La fecha del L/M y la de vencimiento del importe neto mediante la frecuencia recurrente para calcular la próxima fecha

• La fecha de la factura de acuerdo con las opciones de proceso

• El número de la factura (solo comprobantes) de acuerdo con las opciones de proceso

• Crea un informe de excepción que muestra una lista con el número de facturas y comprobantes reciclados correctamente, así como el número de transacciones que no se pueden reciclar debido a errores (excepciones). Es posible ver los mensajes de error en el Centro de trabajo. Estos mensajes de error incluyen:

• No se ha creado ningún registro de distribución de cuentas. Esto ocurre cuando no se encuentran registros de la factura o el comprobante recurrente en el archivo Libro mayor de cuentas.

• La fecha del L/M corresponde a un año fiscal anterior (PYEB).

• La fecha del L/M corresponde a un periodo anterior (PBCO) y la opción Autorización de contabilizaciones PBCO no está activada en Constantes de Contabilidad general (P0000).

• La fecha del L/M no entra en los patrones de fechas fiscales de la compañía.

Después de reciclar las facturas recurrentes, debe contabilizarlas en el Libro mayor.

Consulte también Proceso de contabilización financiera en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la contabilización de transacciones en el Libro mayor.

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Antes de comenzar Configure una versión diferente de cada frecuencia recurrente en uso, por ejemplo,

mensual, trimestral y anual. Utilice la selección de datos para escoger solamente aquellos comprobantes con una frecuencia específica.

Configure una serie de números siguientes para los comprobantes recurrentes (opcional).

Opciones de proceso para Reciclaje de comprobantes recurrentes (R048101)

Valores predeterminados 1. Introduzca un 1 para dejar el número de factura en blanco. El valor predeterminado de un espacio en blanco duplicará el número de factura. Indicador de número de factura 2. Introduzca un 1 para usar la fecha del día de hoy como la fecha de la factura. Introduzca un 2 para duplicar la fecha de la factura. El valor predeterminado de un espacio en blanco incrementará la fecha de la factura. Indicador Fecha de la factura

Comprobantes de pagos anticipados

A veces es necesario pagar bienes o servicios antes de recibir una factura. Por ejemplo, es posible que necesite:

• Pagar un anticipo de los gastos de viaje de un empleado

• Pagar un depósito por servicios que se van a prestar más adelante

• Aprovechar un descuento

En aquellas ocasiones en las que todavía no ha recibido una factura, puede registrar un comprobante de pago por anticipado para un pago hecho por adelantado. Cuando introduce un comprobante pagado por anticipado, el sistema crea una partida de pago negativa por cada partida de pago del comprobante. Solo puede utilizar el programa Registro estándar de comprobantes (P0411) para crear un comprobante de pago anticipado.

Si no registra un número de cuenta en la opción de proceso Cuenta de distribución del LM, el proceso de registro de comprobantes de pagos anticipados utiliza las ICA para determinar la distribución de gastos del LM. Se utiliza la instrucción PCxxxx, donde xxxx es la compensación en el L/M en las opciones de proceso del programa Registro estándar de comprobantes.

Un comprobante de pago anticipado generalmente tiene partidas de pago con un importe neto de 0 (cero). Si ese fuera el caso, no aparecerá ninguna pantalla de distribución en el L/M durante el registro de un comprobante de pago anticipado. Una pantalla de distribución en el L/M aparece si el Libro mayor tiene un importe que se va a distribuir, lo que por lo general sucede cuando las partidas de pago diferentes tienen diferentes tasas/zonas fiscales en el comprobante.

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Es posible pagar el comprobante de pago anticipado utilizando pagos manuales o automáticos. Si va a crear el pago en el siguiente batch de pagos automáticos, registre el comprobante pagado por anticipado y después siga los procedimientos normales para procesar pagos automáticos. Para efectuar el pago utilizando los pagos manuales, cree el comprobante de pago anticipado y luego realice el pago mediante los pagos manuales con el cotejo de comprobante.

Más adelante, cuando introduzca el comprobante para los gastos reales, lo puede hacer igual que con un comprobante estándar. Puede aplicar manualmente la partida de pago negativa al comprobante real, de manera que el importe adeudado al proveedor se reduzca según el importe del pago anticipado. O bien, puede cambiar el estado de pago de la partida de pago negativa a aprobado y dejar que el sistema lo aplique a cualquier comprobante pendiente para ese proveedor al ejecutar el proceso de pago automático.

Consulte también Aplicación de pagos a comprobantes de pagos anticipados en la guía Cuentas por

pagar para obtener información sobre el pago de comprobantes pagados anticipadamente utilizando los pagos manuales con el cotejo de comprobantes.

Ejemplo: Registro y pago de comprobantes de pagos anticipados

Un empleado solicita un adelanto de viaje de $1,000. Para registrar gasto de viaje como pago anticipado, registre un comprobante de pago anticipado por $1,000 y el sistema creará una partida de pago negativa pendiente por $1,000.

Cuando contabiliza el comprobante, el sistema crea un débito de $1,000 en la cuenta de gastos de pagos anticipados especificada en las ICA y un crédito de $1,000 en la cuenta comercial de C/P. Cuando contabiliza el pago, el sistema crea un débito en la cuenta comercial de C/P y un crédito en la cuenta de efectivo.

Registro de comprobantes: Gastos 9.8740 0

Contabilización de comprobantes de pagos anticipados (partida de pago negativa):

Gasto pagado por anticipado 1.1890

Cuenta comercial de C/P 1.4110

1000 1000

Pago de comprobantes de pagos anticipados y contabilización de pagos: Cuenta comercial de C/P

1.4110 Efectivo

1.1110.BEAR 1000 1000

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Después, el empleado envía un informe de gastos por $2,200 por concepto de gastos de viaje, que se registra como un comprobante estándar. A continuación, se libera la partida de pago negativa pendiente por 1,000 para disminuir el importe neto pendiente a 1,200, que es el saldo que se debe.

Registro y contabilización de comprobantes reales: Gastos 9.8740


2200 2200

Aplicación de partidas de pago negativas y balances pagados del comprobante real - contabilización de pagos:


Gasto pagado por anticipado 1.1890

1000 1000


Efectivo 1.1110.BEAR

1200 (2200-1000)

1200 (2200-1000)

La información sobre comprobantes de pagos anticipados se conserva en las tablas Libro mayor de Cuentas por cobrar (FO411) y Libro mayor de cuentas (F0911). La información sobre los pagos se almacena en las tablas Cuentas por pagar – documento correspondiente (F0413) y Detalles de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414).

Antes de comenzar Active el procesamiento de pagos anticipados en las opciones de proceso del

programa Registro de comprobantes de anticipos (P0411). Para hacer esto, registre una cuenta de compensación del L/M en la ficha Anticipos. No es posible utilizar el programa Pago con cotejo de comprobantes (P0413M) para registrar comprobantes de pagos anticipados.

Active la opción de proceso Zona fiscal en la ficha Anticipos del programa Registro de comprobantes de anticipo si desea que la pantalla de impuesto del pago anticipado aparezca cuando registre un comprobante de pago anticipado.

Configure la ICA PCyyyy para asignar una cuenta de gastos de pago anticipado predeterminada. La partida de compensación en el L/M registrada en la ficha Anticipos de las opciones de proceso del programa Registro estándar de comprobantes es la instrucción PCyyyy que se utiliza para crear registros de pagos anticipados.

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► Para registrar un comprobante de pago anticipado

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Registro de comprobantes de anticipos.


Si ha configurado la opción de proceso Zona fiscal en la ficha Anticipos, aparece la pantalla Impuesto de pago anticipado.

2. En la pantalla Impuesto de pago anticipado, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Zona/ts fisc

• Cód expl fisc

3. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, realice los siguientes pasos para introducir un comprobante estándar.

Consulte también Trabajo con comprobantes estándar en la guía Cuentas por pagar para obtener los

procedimientos de registro básico de comprobantes.

Opciones de proceso para Registro estándar de comprobantes (P0411) en la guía Cuentas por pagar para obtener la información requerida para llenar un comprobante de pago anticipado.

207

Revisión de comprobantes de pagos anticipados

Revisión de comprobantes de pagos anticipados en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores

Efectúa búsquedas de comprobantes de pagos anticipados en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Al activar la opción Anticipos no se limita la búsqueda de comprobantes de pagos anticipados. El número de batch o de comprobante es el criterio de búsqueda más eficiente para localizar el comprobante específico. Haga clic en Buscar para ver la partida del comprobante de pago anticipado registrada y las partidas negativas creadas por el sistema.

Revisión de comprobantes pagados por anticipado en la pantalla Revisión de diario del registro de comprobantes

Efectúa búsquedas de comprobantes de pagos anticipados en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Si revisa un comprobante pagado por anticipado que aún no se ha pagado, el campo Importe bruto en la pantalla Revisión de diario del registro de comprobantes estará en blanco. Esto se debe a que las partidas de pago anticipado introducidas y las partidas de pago negativas creadas por el sistema equivalen a cero (00.00). Si selecciona el comprobante, puede revisar las partidas de pago positivas y negativas en la pantalla Registro de comprobantes - Información de pagos.

Registro de comprobantes de varias compañías

Cuando se crea un comprobante que consta de gastos incurridos por varias compañías internas y se tiene que distribuir en diferentes cuentas bancarias y de compensación del LM, debe introducir un comprobante de varias compañías. Al hacer esto, se crea una correspondencia de uno a uno entre la distribución del Libro mayor y la compensación de las cuentas por pagar.

La diferencia principal entre un comprobante estándar y uno de varias compañías es que no se incluye una compañía en un comprobante para varias compañías.

Para un comprobante con varias compañías:

• La línea de distribución del L/M determina la compañía que se utiliza para la compensación.

• El número de cuenta representa el gasto de distribución asociado con la partida de pago.

• El sistema genera una partida de pago aparte para cada línea de distribución.

Cuando se liquida el comprobante, el sistema utiliza la cuenta de pasivos de C/P y la cuenta bancaria así como las cuentas de compensación de descuentos relacionadas con la compañía.

Las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911) incluyen la información sobre los comprobantes de varias compañías.

208

Consideraciones para el registro de comprobantes de varias compañías

La siguiente información es útil para el registro de comprobantes de varias compañías:

• Si introdujo un comprobante en la pantalla Varias compañías, debe cambiarlo en esta pantalla.

• Cuando distribuya un comprobante a más de una compañía, la moneda nacional debe ser la misma para todas las compañías.

• Cuando contabiliza los comprobantes, el sistema crea registros entre compañías si las cuentas de gastos o de pasivos utilizadas para las compensaciones automáticas son de diferentes compañías.

Consulte también Opciones de proceso de Registro de comprobantes en la guía Cuentas por pagar

para obtener la configuración de varias compañías.

Registro de facturas y comprobantes con impuestos en la guía Referencia de impuestos para obtener información sobre el registro de un comprobante con impuestos.

Ejemplo: Comprobantes de varias compañías

La cuenta comercial de C/P y la cuenta bancaria que se utilizan en este ejemplo están determinadas por:

• La unidad de negocio utilizada en la distribución en el L/M y la compañía relacionada con la unidad de negocio.

• El código de clase de C/P (compensación del L/M), que puede ser un valor predeterminado del Maestro de proveedores o introducido en la línea de distribución del L/M del comprobante.

Distribuya un comprobante de 2,500 en dos cuentas:

210.8370 Gastos

Compañía 00100

205.8370 Gastos

Compañía 00004 1,500 1,000

• Debita 210.8370 (Gastos) por 1,500

• Debita 205.830 (Gastos) por 1,000

El sistema abona a las cuentas comerciales de C/P (pasivos) utilizando la ICA PCxxxx configurada para cada compañía.

100.4110 Cuenta comercial de C/P Compañía 00100/PCxxxx

200.4110 Cuenta comercial de C/P Compañía 00004/PCxxxx

1,500 1,000

• El sistema abona 100.4110 (Cuenta comercial de C/P para la compañía 100) por 1,500

• El sistema abona 200.4110 (Cuenta comercial de C/P para la compañía 4) por 1,000

209

Las compensaciones también pueden referirse a la misma cuenta comercial de C/P de la ICA (PCxxxx). El sistema genera compensaciones entre compañías, de ser necesario.

► Para registrar un comprobante de varias compañías

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Varias compañías - un proveedor

1. En la Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Varias compañías - un proveedor, siga los pasos que se indican a continuación para introducir un comprobante estándar.

Entre al área de detalles para revisar a las compañías asignadas a cada línea de distribución en la pantalla Varias compañías - un proveedor.

3. Llene el siguiente campo para cada compañía relacionada con el comprobante:

• Nº de cuenta

• Importe

La compañía asociada con el número de cuenta aparece en el área de detalle.

Consulte también Trabajo con comprobantes estándar en la guía Cuentas por pagar para obtener la

información básica utilizada en el registro de comprobantes.

210


Opciones de proceso no válidas

El programa Varias compañías - un proveedor, utiliza las mismas opciones de proceso que Registro estándar de comprobantes. Sin embargo, algunas de las opciones de proceso no son válidas. Cuando introduce un comprobante para varias compañías, las siguientes opciones de proceso no son válidas:

• Cheques manuales

• Compras

• Cotejo de comprobantes

• Versiones

• Registro

Registro de varios comprobantes

Para introducir rápidamente varios comprobantes pertenecientes a uno o más proveedores, utilice uno de los métodos de registro de varios comprobantes. A diferencia del método de registro estándar de comprobantes, que es un proceso de dos pasos, los métodos de registro de varios comprobantes son procesos de un sólo paso.

Puede utilizar los métodos de registro de varios comprobantes sólo para añadir comprobantes. Para cambiarlos, eliminarlos o anularlos debe utilizar el método de registro estándar de comprobantes. Los métodos de registro de varios comprobantes tienen otras limitaciones. No puede usarlos para introducir:

• Varias partidas de pago

• Varias líneas de distribución en el LM

• ID de activos

• Codificación rápida de ID de activos

• Partidas de pago divididas

• Cuentas bancarias especiales

• Compensaciones especiales del LM

• Manejo de pagos especiales

• Registros automáticos de reversión

• Descuentos

• Impuestos

• Importes de facturas en cero

• Comprobantes de pagos anticipados

• Comprobantes registrados

• Comprobantes recurrentes

El sistema crea un comprobante por cada línea de detalle y actualiza las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911).

211

Antes de comenzar Para facilitar el registro, organice los comprobantes por fecha del L/M y fecha de

vencimiento. Además, puede organizarlos por condiciones de pago, fecha de factura y moneda.

► Para registrar varios comprobantes de un solo proveedor

Para registrar varios comprobantes a la vez de un mismo proveedor, utilice este método de registro de varios comprobantes.

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Varios comprobantes – un proveedor.


2. En Registro de varios comprobantes, llene los siguientes campos:

• Prov

• Fch factura

• Fch L/M

• Fch venc

La información que introduzca es válida para todos los comprobantes.

3. En el área de detalle, llene los siguientes campos de cada comprobante:

• Nº de factura

• Importe de la factura

• Nº de cuenta

• Observación

212

4. Para sustituir la información en la porción del encabezado de la pantalla, llene los siguientes campos en el área de detalle de cualquier comprobante.

• Fch factura

• Fch L/M

5. Haga clic en OK.

En la pantalla Resumen de comprobantes procesados, el sistema muestra el número total y el importe de los comprobantes.

6. Haga clic en OK.

► Para registrar varios comprobantes de varios proveedores

Para registrar varios comprobantes a la vez de más de un proveedor, utilice este método de registro de varios comprobantes.

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Varios comprobantes-varios proveedores


213

2. En la pantalla Registro de varios comprobantes, siga los pasos para introducir varios comprobantes de un solo proveedor.

3. En el área de detalle, llene el siguiente campo de cada proveedor y haga clic en OK:

• Prov

214

Procesamiento de pagos automáticos

Después de configurar el sistema Cuentas por pagar, defina cómo desea que el sistema procese los pagos automáticos. Utilice los pagos automáticos para agrupar comprobantes y generar varios pagos en una ejecución de pagos.

El procesamiento de pagos automáticos permite administrar los pagos de manera eficiente y aprovechar las condiciones favorables de descuento cuando sea posible. Utilice el procesamiento de pagos automáticos para pagar comprobantes durante el ciclo de pago común.

Durante el procesamiento de pagos automáticos, el sistema trabaja con los siguientes tipos de documentos y batches:

Tipo de comprobante

Tipo de pago

Tipo de batch

• PV (comprobante)

• PR (comprobante recurrente)

• PL (registro de comprobantes)

• PD (nota de débito)

• PM (comprobante sin cotejo)

• _ _ (tipo de comprobante definido por el usuario)

• PK (pago automático)

• K (pago automático)

215

En el siguiente gráfico se ilustra el proceso automático de pagos:

216

Antes de comenzar Configure la cuenta del L/M de cada cuenta bancaria utilizada por la empresa.

Configure el instrumento de pago de cada proveedor a quien desea transferir fondos electrónicamente en el valor correspondiente.

Configuración de información sobre cuentas bancarias

Debe configurar la información sobre las cuentas bancarias si procesa los pagos mediante Cuentas por pagar o si utiliza las aplicaciones de Cuentas por cobrar como procesamiento de giros o procesamiento de débitos automáticos. Dependiendo del tipo de información que procese, debe configurar la información sobre las cuentas bancarias de las cuentas bancarias de la empresa así como la de sus proveedores o clientes.

El sistema dispone de los siguientes programas para configurar la información sobre las cuentas bancarias:

• Información de cuentas bancarias (P0030G): utilice este programa para configurar las cuentas bancarias de la empresa. Si procesa los pagos de las Cuentas por pagar o débitos automáticos de las Cuentas por cobrar, debe configurar las cuentas bancarias de la compañía.

• Referencia cruzada de las cuentas bancarias (P0030A): utilice este programa para configurar la información sobre las cuentas bancarias de sus proveedores y clientes. Si procesa los pagos de Cuentas por pagar mediante una transferencia electrónica de fondos, debe configurar la información sobre las cuentas bancarias de su proveedor. Si procesa recibos automáticos, giros de Cuentas por pagar o débitos automáticos, debe configurar la información sobre las cuentas bancarias de su cliente.

• Cuentas bancarias por dirección (P0030A): utilice este programa si desea asociar un número de tránsito bancario con un registro de banco en el Libro de direcciones.

Aunque todos los programas actualizan y almacenan información sobre las cuentas bancarias en la tabla Maestro de tránsitos bancarios (F0030), el sistema diferencia cada registro de cuenta bancaria utilizando un tipo de registro. El tipo de registro no sólo identifica si la cuenta bancaria pertenece a un proveedor o cliente sino que además diferencia los clientes que procesan sus giros y débitos automáticos de los que utilizan un procesamiento de recibos automáticos.

217

En la siguiente tabla se describen los tipos de registro disponibles y cómo se utilizan.

Tipo de registro

Descripción

B El sistema asigna este valor a registros creados mediante el programa Cuentas bancarias por dirección (P0030A). Utilice este programa para asociar números de tránsito bancario con el número de dirección de la cuenta bancaria.

C El sistema asigna este valor cuando configura información sobre las cuentas bancarias y especifica la opción del cliente mediante el programa Referencia cruzada de cuentas bancarias (P0030A).

D El sistema asigna este valor cuando configura información sobre las cuentas bancarias y activa la opción Giros C/C, débito automático mediante el programa Referencia cruzada de cuentas bancarias (P0030A). Debe activar esta opción para los clientes que procesen giros o débitos automáticos.

El sistema asigna este valor cuando configura la información sobre la cuenta bancaria del L7M de la empresa mediante el programa Información de cuentas bancarias (P0030G).

H El sistema asigna este valor cuando configura cuentas bancarias holandesas mediante el programa Información sobre cuentas bancarias holandesas (P74030H).

M El sistema asigna este valor cuando configura información de las cuentas bancarias sobre unidades de negocio mediante el programa Información sobre el pago de unidades de negocio (P0030B).

P El sistema asigna este valor cuando configura la información de cuentas bancarias y activa la opción Pagador recibos automáticos mediante el programa Referencia cruzada de cuentas bancarias (P0030A).

V El sistema asigna este valor cuando configura información de cuentas bancarias y activa la opción Proveedor en el programa Referencia cruzada de cuentas bancarias (P0030A).

X, Y Estos códigos predefinidos se utilizan en caso de que el proveedor tenga varias cuentas bancarias. No es necesario utilizar estos códigos específicos (X o Y); puede configurar y utilizar cualquier valor de los UDC para códigos de tipo de banco (00/BT) que no aparezca en esta lista.

G

218

Nota

Aunque se utiliza el mismo programa para las aplicaciones Referencia cruzada de cuentas bancarias y Cuentas bancarias por dirección, el sistema muestra una pantalla distinta para cada aplicación, tal como se indica a continuación:

• Si escoge Referencia cruzada de cuentas bancarias, el sistema muestra la pantalla Trabajo con cuentas bancarias por dirección (W0030AD).

• Si escoge Cuentas bancarias por dirección, el sistema muestra la pantalla Trabajo con direcciones de tránsito bancario (W0030AE).

Asimismo puede tener acceso a esta pantalla escogiendo Tránsito bancario en el menú Pantalla en Trabajo con cuentas bancarias por dirección.

Consulte también Configuración de varias cuentas bancarias de proveedores en la guía Cuentas por

pagar para obtener las instrucciones detalladas de configuración

► Para configurar la información de cuentas bancarias del LM


En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Información de cuentas bancarias.

En el menú Configuración de Cuentas por cobrar (G03B41), escoja Información de cuentas bancarias.

En el menú Débitos automáticos (G03B131), escoja Cuentas bancarias del LM.

1. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias del LM, haga clic en Buscar para que aparezcan todos los registros de cuentas bancarias.

2. Para crear un registro de cuenta bancaria, haga clic en Añadir.

219

3. En la pantalla Configuración de cuentas bancarias del LM, llene los siguientes campos:

• Cta bancaria del L/M

• Descripción

4. Llene el siguiente campo opcional para el procesamiento de pagos de Cuentas por pagar.

• Nº de pago siguiente

5. Llene el siguiente campo opcional para el sistema Cuentas por cobrar:

• Número del siguiente débito automático

6. Para configurar las opciones de impresión predeterminadas de los pagos de Cuentas por pargar, llene los siguientes campos:

• Nº de formularios alineados

• Líneas de detalle por talón

7. Haga clic en OK y luego en Cancelar.

8. Para introducir información adicional sobre las cuentas bancarias busque y seleccione la cuenta bancaria en Trabajo con cuentas bancarias del L/M y, a continuación, escoja Información bancaria en el menú Fila.

9. En la pantalla Modificación de la información bancaria, llene los siguientes campos:

• Nº de dirección bancaria

Este es el número del Libro de direcciones del banco.


Puede dejar este campo en blanco.

220

• Nº cuenta bancaria

• Dígito ctrl


• Código SWIFT

10. Para evitar el uso del código de prenota asignado al proveedor, verifique que la siguiente opción esté activada:

• Sustitución del código de prenota del proveedor

Nota Algunos instrumentos de pago tienen codificación fija que genera un cheque en papel en caso de que no se proporcione suficiente información, al margen de que la opción esté activada.

11. Complete las siguientes opciones si utiliza días de flotación:

• Por cobrar

Este campo se utiliza sólo en el procesamiento de giros de Cuentas por cobrar.

• Por pagar

12. Haga clic en OK.

13. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias del L/M, si utiliza documentos de C/P o BACS, escoja Información BACS en el menú Fila.

14. En la pantalla Modificación de la información BACS, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Nº de usuario banc


• Nombre de referencia bancaria

15. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias del L/M, para introducir información sobre la cuenta de las cintas bancarias CTX utilizadas en el procesamiento de pagos de C/P, escoja Información X12 en el menú Pantalla.

16. En la pantalla Trabajo con información X12 de cuentas bancarias, haga clic en Añadir.

17. En la pantalla Configuración de información X12 de cuentas bancarias, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Calificador de info de autor

• Información de autorización

• Calificador info de seguridad

• Información de seguridad

• ID de remitente de intercambio

• ID de receptor de intercambio

221

• Cód remitente de solicitud

• Cód del receptor de la solic

► Para eliminar o modificar la información sobre cuentas bancarias del L/M


En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Información de cuentas bancarias.

En el menú Configuración de Cuentas por cobrar (G03B41), escoja Información de cuentas bancarias.

En el menú Débitos automáticos (G03B131), escoja Cuentas bancarias del LM.

1. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias del LM, haga clic en Buscar para que aparezcan todos los registros de cuentas bancarias.

2. Para eliminar un registro de cuenta bancaria, seleccione el registro y haga clic en Borrar.

3. En el cuadro de diálogo Confirmar supresión haga clic en OK.

4. Para modificar la información de pagos o las opciones de impresión predeterminadas, seleccione el registro bancario y escoja Modificar en el menú Fila.

5. En la pantalla Configuración de cuenta bancaria del Libro mayor, modifique cualquier campo de la pantalla y haga clic en OK.

6. Para modificar información adicional sobre la cuenta bancaria, como números de tránsito bancario y de cuentas, seleccione el registro de cuenta bancaria en Trabajo con cuentas bancarias del L/M y escoja Información bancaria en el menú Fila.

7. En la pantalla Modificación de la información bancaria, modifique cualquier campo y haga clic en OK.

8. Para modificar la información BACS en Trabajo con cuentas bancarias del L/M, seleccione el registro bancario y escoja Información BACS en el menú Fila.

9. En la pantalla Modificación de la información BACS, modifique cualquier campo y haga clic en OK.

10. Para modificar información CTX en Trabajo con cuentas bancarias del LM, escoja Información X12 en el menú Pantalla.

11. En la pantalla Trabajo con información X12 de cuentas bancarias, haga clic en Buscar, seleccione la cuenta bancaria y haga clic en Seleccionar.

12. En la pantalla Configuración de información X12 de cuentas bancarias, modifique cualquier campo y haga clic en OK.

► Para configurar la información sobre las cuentas bancarias del cliente y proveedor



En el menú Configuración de Cuentas por cobrar (G03B41), escoja Referencia cruzada de cuentas bancarias.

222

En el menú Débitos automáticos (G03B131), escoja Cuenta bancaria de clientes.

1. En la pantalla Trabajo con batches de débito automático, haga clic en Buscar para que aparezca toda la información sobre las cuentas bancarias o llene el siguiente campo para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar:

• Nº direc

Nota El sistema muestra sólo los registros de los proveedores y clientes. El sistema no muestra los registros de tipo B, G o M.

2. Para crear un registro de cuenta bancaria, haga clic en Añadir.

3. En la pantalla Configuración de cuentas bancarias por dirección, llene el siguiente campo:


4. Para especificar el tipo de registro, seleccione una de las siguientes opciones:

Puede dejar este campo en blanco.

• Proveedor

• Cliente

• Giros C/C, débito autom

• Pagador recibos autom

5. Llene los siguientes campos:


223


• Dígito ctrl

• IBAN

• Descripción


• Código SWIFT

Este campo sólo aparece si escoge la opción de Proveedor.

Nota


Este campo sólo aparece si escoge la opción de Proveedor.

Algunos de los campos son necesarios para formatos bancarios específicos en países determinados. Es posible que el banco no requiera toda esta información.

• Nº de dirección del banco

• Código de país del banco

6. Haga clic en OK.

► Para eliminar o modificar la información sobre las cuentas bancarias del cliente o proveedor



En el menú Configuración de Cuentas por cobrar (G03B41), escoja Referencia cruzada de cuentas bancarias.

En el menú Débitos automáticos (G03B131), escoja Cuenta bancaria de clientes.

1. En la pantalla Trabajo con cuentas bancarias por dirección, llene el siguiente campo opción y haga clic en Buscar:

• Nº direc

Nota El sistema muestra todos los registros de cuentas bancarias de los proveedores y clientes. El sistema no muestra los registros de cuentas bancarias de los tipos de registro B, G o M.

2. Para eliminar un registro de cuenta bancaria, seleccione el registro y haga clic en Borrar en la barra de herramientas.

3. En el cuadro de diálogo Confirmar supresión haga clic en OK.

4. Para modificar la información sobre las cuentas bancarias, seleccione la cuenta que desea modificar y escoja Modificar en el menú Fila.

224

El sistema muestra la pantalla Configuración de cuentas bancarias por dirección o Configuración de cuentas bancarias de varios proveedores dependiendo del tipo de registro de cuenta bancaria que haya elegido.

5. Modifique cualquier campo de la pantalla y haga clic en OK.

► Para configurar números de tránsito bancario por dirección bancaria

Es posible asociar un número de tránsito bancario con un número del Libro de direcciones del banco.

En el menú Configuración de cuentas por cobrar (G03B41), escoja Direcciones de cuentas bancarias.

Nota

Asimismo, puede tener acceso a esta pantalla escogiendo Tránsito bancario en el menú Pantalla en el programa Referencia cruzada de cuentas bancarias.

1. En la pantalla Trabajo con direcciones de tránsito bancario, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Configuración de dirección de tránsito bancario, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Trán banc

• Nº direc

El sistema crea un registro en la tabla Maestro de tránsitos bancarios (F0030) con el tipo de registro B.

225

Nota

Puede modificar el número del Libro de direcciones asociado al número de tránsito bancario buscando el registro de tránsito bancario y seleccionando Modificar en el menú Fila. Si necesita modificar el número de tránsito bancario, elija el registro, elimínelo y vuelva a añadirlo.

Impresión del informe Excepciones de cuentas bancarias de clientes y proveedores

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Informe de excepciones de la cuenta bancaria.

El Informe de excepciones de la cuenta bancaria (R00310) verifica que el número del Libro de direcciones de cada registro bancario de proveedor y cliente en la tabla Maestro de transitorios bancarios (F0030) se encuentra en la tabla Maestro del Libro de direcciones (F0101). Todo registro que no se encuentre en el Libro de direcciones se imprime en el informe. El informe no considera ningún registro de cuenta bancaria que tenga un número de dirección en blanco.

Este informe no actualiza ninguna información. Si cualquier registro aparece en este informe de excepción, debe realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Añadir el número del Libro de direcciones faltante a la tabla Maestro del Libro de direcciones (F0101).

• Eliminar el registro bancario del proveedor o cliente de la tabla Maestro de transitorios bancarios (F0030).

Nota

Este programa no incluye opciones de proceso.

Configuración de la secuencia de una impresión de pagos

La opción de secuencia de pagos permite controlar el orden en que se desea imprimir los pagos. Puede imprimir los pagos en una secuencia de acuerdo con sus necesidades. Por ejemplo, si desea imprimir los pagos en orden descendente por importe, de manera que los importes del pago más alto se impriman primero o bien, en orden alfabético. Puede controlar la secuencia de pagos, configurando las identificaciones de la secuencia en el menú Configuración de pagos automáticos. Las identificaciones de la secuencia establecen el orden de impresión y pueden tener hasta seis datos de los campos del archivo de trabajo de pagos de C/P.

Debe definir una ID de secuencia para cada secuencia de impresión diferente que desee utilizar. Cuando cree los grupos de pagos, indique la secuencia que desea utilizar en una opción de proceso y si se deben imprimir los valores de la secuencia en orden ascendente o descendente.

226

Si desea imprimir los pagos según criterios distintos a los del sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards, puede utilizar códigos de manejo especiales. Estos códigos de manejo especial son definidos por el usuario y asignados en el momento de registro de comprobantes. Los puede utilizar para organizar los pagos incluyéndolos en la identificación de la secuencia.

► Para configurar una secuencia de impresión de pagos

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Secuencia de pagos.

1. En la pantalla Trabajo con secuencias de pagos, haga clic en Añadir.

Puede añadir una secuencia nueva al copiar una existente y modificarla como se requiera. En Trabajo con secuencias de pago, escoja una secuencia de pago existente y haga clic en Copiar.

2. En la pantalla Configuración de la secuencia de pagos, llene los siguientes campos:

• ID secuencia

• Descripción

3. Introduzca un dato del diccionario de datos en por lo menos uno de los siguientes campos:

• Secuencia 4

• Secuencia 5

• Secuencia 1

• Secuencia 2

• Secuencia 3

• Secuencia 6

227

Para ver una lista de elementos del diccionario de datos que puede utilizar al configurar secuencias de pagos de la 1 a la 6, haga clic en el botón Buscar para tener acceso a la tabla de códigos definidos por el usuario (H04/SF).

Si el código de manejo de pagos (CRC) es el primer campo en la secuencia de impresión, debe asignar comprobantes a un código definido por el usuario (00/HC) significativo para la compañía.

4. Para cada secuencia configurada, escoja Ascendente o Descendente.

5. Haga clic en OK.

Configuración de instrumentos de pago

Los instrumentos de pago pueden ser cheques, cintas, documentos, BACS (Sistema de liberación de pagos automáticos bancarios), entre otros. Debe definir los instrumentos de pago que utiliza su empresa. Los clientes fuera de EE.UU. deben configurar instrumentos de pago que sean específicos del país para sus pagos automáticos. El formato de cada instrumento de pago se determina al escoger programas que producen cada componente de un pago. Estos componentes incluyen lo siguiente:

• Pago. Esta es una copia impresa o tabla en cinta del pago.

• Registro de pago. Esta es una lista impresa de los pagos.

• Anexo. Este es un informe impreso que contiene la información detallada que no cabe en un talón de pago.

• Estados de débito. Esta es una lista impresa de saldos de débito que indica que se le ha pagado en exceso a un proveedor. Muestra los importes netos que son ya sea un crédito o que arrojan ceros en un comprobante.

El programa Valores predeterminados del instrumento de pago (P0417) incluye todos los programas predeterminados asociados con cada componente. La información predeterminada del programa se almacenan en la tabla Valores predeterminados - Impresión y actualización de pagos de C/P (F0417).

Asigne un número de programa a cada componente de un instrumento de pago. Por ejemplo, es posible asignar el programa P04573 (para imprimir anexos estándar) al componente de anexos de un instrumento de pago. El sistema accede a este programa y genera el tipo de anexo correspondiente.

No hay un límite de uso de los programas preasignados a cada tipo de instrumento de pago. Por ejemplo, si el valor predeterminado (un espacio en blanco) de la compañía es imprimir un cheque con formato canadiense, puede cambiar el programa de impresión del pago en el programa Registro/reinicio de pagos automáticos (P04572) al informe Impresión de pagos automáticos – Cheques – Canadá (R04572C).

Es posible limitar más las selecciones de cada componente escogiendo una versión de cada programa que registre los componentes. La ventaja de esta acción es que se pueden utilizar diferentes opciones de proceso o selección de datos en las versiones, según las necesidades.

Un estado de débito es otro tipo de instrumento de pago y se utiliza para notificar a los proveedores cuando se les ha pagado de más. Al asignar un programa al componente del estado de débito, puede imprimir un estado de débito por separado con un pago. Se genera automáticamente un estado de débito si las notas de débito y los comprobantes pendientes

228

de un proveedor dan un saldo neto de cero. El sistema asigna un número de estado de débito como el número de pago del registro de pago, liquida los importes pendientes de todos los registros y cambia el estado de pago a pagado.

Es posible limitar el uso de un instrumento de pago al asignarlo a una cuenta bancaria específica. Por ejemplo, puede configurar dos tipos de instrumentos de pago para documentos con cada tipo girados en una cuenta bancaria diferente.

Consulte también Trabajo con grupos de pago en la guía Cuentas por pagar para obtener información

sobre el proceso de pago.

Antes de comenzar Determine los instrumentos de pago que emplea.

Configure los códigos adicionales en UDC (00/PY) de instrumentos de pago, si fuera necesario.

► Para asignar programas a un instrumento de pago

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Valores predeterminados del instrumento de pago.

1. En Trabajo con valores predeterminados del instrumento de pago, haga clic en Buscar para que aparezcan los instrumentos de pago.

2. Escoja el instrumento de pago y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Configuración de valores predeterminados de instrumentos de pago, introduzca un número de programa en los siguientes campos:

• Pagos

• Registro de pago

229

• Anexos

• Estados de débito

4. Introduzca un número de versión en cualquiera de los siguientes campos del programa de impresión correspondiente:

• Versión Impresión

• Versión Registro

• Versión Anexo

• Versión Débito

5. Haga clic en OK.

Consulte también Opciones de proceso para Creación de grupos de pago (R04570) en la guía Cuentas

por pagar para obtener información sobre como evitar la generación de estados de débito a partir de un saldo de débito.

► Para modificar las opciones de proceso de los formatos de instrumentos de pago

Algunos de los programas asociados con un instrumento de pago tienen opciones de proceso que definen más el formato de cada componente de un instrumento de pago. Revise y de ser necesario, modifique estas opciones de proceso antes de utilizar cada programa.

Los formatos de instrumentos de pago utilizan la nomenclatura convencional Rxxxx (donde xxxx equivale al número del programa), mientras que el formato del programa utilizado en los valores predeterminados del instrumento de pago es Pxxxx. Por ejemplo, para tener acceso al formato de P04572, el formato estándar de impresión de pago, introduzca R04572 en el campo Aplicación en batch y haga clic en Buscar.

En el menú Herramientas de administración del sistema (GH9011), escoja Versiones por lotes.

• Aplicación en batch

► Para asignar un instrumento de pago a un proveedor

1. En la pantalla Trabajo con versiones de batch - Versiones disponibles, introduzca el número del programa en el siguiente campo y haga clic en Buscar.

2. Escoja la versión.

3. En el menú Fila, escoja Opciones de proceso.

4. Modifique las opciones de proceso, como sea necesario.

Cuando imprime pagos, el sistema utiliza el instrumento de pago asignado al comprobante. Por lo general, se configura el instrumento de pago que se utiliza con más frecuencia como valor predeterminado de modo que no sea necesario definir un instrumento de pago para cada proveedor. El sistema utiliza el instrumento de pago asignado al proveedor a menos que lo sustituya cuando introduce un comprobante.


1. En la pantalla Trabajo con el Maestro de proveedores, busque y escoja al proveedor.

230

2. Haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, haga clic en la ficha Comprobantes y llene el siguiente campo:


4. Asimismo, puede seleccionar en el siguiente campo opcional:

• Cód prenota

5. Haga clic en OK.

Para asignar o cambiar un instrumento de pago asociado con comprobantes introducidos anteriormente, utilice Cambio rápido de estado.

Opciones de proceso para instrumentos de pago

Las siguientes subsecciones incluyen las opciones de proceso para los formatos de los instrumentos de pago.

Opciones de proceso para Impresión de pagos automáticos – formato estándar (R04572)

Traducción 1. Introduzca el nombre del programa para traducir importes de pagos de números a palabras. (Consulte los UDC, sistema 98, tipo de registro CT para obtener los nombres de los programas). Si deja el campo en blanco, se usará el programa de traducción asociado con la moneda del pago. Programa de traducción Dirección 1. Introduzca el formato de dirección de sustitución que se va a usar para la dirección de la compañía o del beneficiario. Si lo deja en blanco, se usará el formato del país. Formato de dirección (para uso futuro) Pagos 1. Introduzca un 1 si desea imprimir el nombre y dirección de la compañía en los pagos. Si lo deja en blanco, no se imprimirá la información de la compañía. Nombre de la compañía. 2. Introduzca un 1 si desea que se imprima en el talón el nombre y número del beneficiario. Si lo deja en blanco, no se imprimirá en el talón la información del beneficiario. Nombre del beneficiario. 3. Introduzca un 1 si desea que se imprima en el talón el número de la orden de compra en lugar del número de factura del proveedor. Orden de compra 4. Escoja alguna de las siguientes opciones que se va a imprimir en el talón:

231

En blanco - Observaciones. 1 - Nombre del proveedor (es útil si le va a pagar a un beneficiario alternativo para varios proveedores). 2 - Número de la factura del proveedor. información alternativa del talón Impresión 1. Introduzca el tipo de formato para el archivo Impresión indirecta de pagos. Si lo deja en blanco, el valor predeterminado es 'APCHECKS'. Tipo de formato (para uso a futuro)

Opciones de proceso para Impresión de pagos automáticos – formato de comprobante (R04572N)

Dirección 1. Introduzca un formato de dirección sustituto. Si lo deja en blanco, se usará el formato del país del número de dirección. Formato de la dirección (para uso futuro) Pagos 1. Escoja uno de los siguientes valores por imprimir en el talón: En blanco - Observaciones. 1 - Nombre del proveedor (útil al pagar a un beneficiario alternativo de varios proveedores). 2 - Número de factura del proveedor. Información de impresión Impresión 1. Introduzca el Tipo de formato para el Archivo de impresión indirecta de pagos. Si lo deja en blanco, el valor predeterminado será APCHECKS. Tipo de formato (para uso futuro)

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Opciones de proceso para Creación de Cinta bancaria de C/P – formato CTX (R04572T2)

EFT 1. Introduzca el modificador de identificación de archivos (1 posición). Este se usa para distinguir entre varios archivos creados en la misma fecha. El valor implícito es un 1. Modificador de identificación de archivos 2. Introduzca la descripción del detalle de pagos en cinta (10 caracteres). Por ejemplo, puede desear introducir EXP REIMB para reembolso de gastos. El banco puede usar esta descripción e imprimirla en el estado de cuenta bancaria del proveedor. Autoridad fiscal 4 Descripción del detalle de pago en cinta EFT(cont.) 1. Introduzca el origen inmediato (10 posiciones). (Registro de encabezado 1, posición 14-23). Si proporciona sólo 9 caracteres o dígitos, se justificará a la derecha su información y colocará un espacio en blanco en la primera posición del campo. Si la opción está en blanco, se usará la ID fiscal para la compañía de la cuenta bancaria. Nota: si el campo está en blanco y no hay una ID fiscal disponible, la cámara de compensación rechazará la cinta. Origen inmediato 2. Introduzca el número de la ID de compañía. (10 posiciones). (Registro 5, 41-50 y Registro 8, 45-54). El número de ID puede proceder mediante uno de los siguientes designadores de códigos de ID (los ICD) o un valor suyo. 1 - Nº ID empleador IRS (EIN) 3 - Sistema nº universal de datos (DNUS) 9 - Número asignado por el usuario Si la opción está en blanco, se usará la ID fiscal de la compañía de la cuenta bancaria. Nota: si este campo está en blanco y no hay una ID fiscal disponible o si es menor de 10 caracteres, la cámara de compensación rechazará la cinta. Designador del código de identificación 3. Introduzca el valor (20 caracteres alfabéticos) que se va a colocar en el campo Datos adicionales en el registro de encabezado de la compañía/batch (Registro 5, posición 21-40). Si lo deja en blanco, se dejará en blanco el campo Datos adicionales. Datos adicionales Impresión

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1. Introduzca el programa de impresión de pagos por usar cuando el estado de la prenota esté defindo en P, indicando que se requiere la impresión del pago. Programa de impresión Cinta 1. Introduzca los siguientes valores implícitos: Nombre del dispositivo Densidad de la cinta Nombre de la etiqueta Tamaño de la línea Nombre del volumen nuevo Cinta (cont.) Identificación del nuevo propietario Nombre del archivo

Opciones de proceso para Impresión de pagos automáticos – procesamiento de subcontrato (R04572J)

Traducción 1. Introduzca el nombre del programa para traducir el importe de pago de números a palabras. Consulte los códigos definidos por el usuario del sistema 98, tipo de registro CT, para obtener el nombre del programa). Si lo deja en blanco, se usará el programa de traducción asociado con el código de moneda de pago. Programa de traducción Dirección 2. Introduzca el formato de dirección de sustitución que va a usar para la dirección del beneficiario o la compañía. Si lo deja en blanco, se usará el formato del país. Dirección Pago 3. Introduzca un 1 si desea imprimir el nombre y la dirección de la compañía en el pago. Si lo deja en blanco no se imprimirá la información de la compañía. Nombre de la compañía Impresión 4. Introduzca el tipo de formato para el archivo de impresión indirecta de pagos. Si lo deja

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en blanco, el valor predeterminado será 'SUBCHECKS'. Tipo de pantalla

Consulte también Guías de localización para formatos de pago específicos del país.

Configuración de información sobre pagos

Dependiendo de la manera en que se procesen los pagos en la compañía, puede realizar lo siguiente:

• Configurar la información de pagos por unidad de negocio

• Configurar el nombre de la compañía que se va a imprimir en los pagos

Consulte también Configuración de instrumentos de pago en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre los componentes de un pago.

► Para configurar información de pagos por unidad de negocio

Es posible que necesite configurar la información de pagos por unidad de negocio si genera pagos por unidad de negocio. Si realiza esto, los pagos se procesan mediante:

• La información sobre la unidad de negocio del comprobante

• La información sobre la cuenta bancaria de la unidad de negocio

Cuando crea grupos de pagos, el sistema utiliza la información de pagos de unidades de negocio sólo si configura una opción de proceso para procesar pagos por unidad de negocio. De lo contrario, utiliza la información de la cuenta bancaria que se configura para pagos en la pantalla Trabajo con cuentas bancarias del L/M.

Puede asignar la misma cuenta bancaria a las unidades de negocio siempre y cuando cada unidad de negocio tenga asignado un valor diferente, como un número de pago siguiente diferente.

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Información de la unidad de negocio.

1. En la pantalla Trabajo con información de pago de unidades de negocio, haga clic en Añadir.

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2. En la pantalla Configuración de información de pagos de unidades de negocio, llene los siguientes campos:

• Uni negocio


3. Asimismo, puede llenar el siguiente campo opcional:

• Nº de pago siguiente

4. Llene los siguientes campos de las opciones de impresión predeterminadas (opcionales):

• Nº formularios alineados

• Línea de detalle por talón

5. Haga clic en OK.

► Para evitar la impresión del nombre de una compañía en los pagos

Es posible evitar la impresión del nombre de una compañía en los pagos de manera individual, cuando el programa Registro/reinicio de pagos automáticos (P04572) tiene una opción de proceso configurada para imprimir el nombre de la compañía en los pagos. Esta opción de proceso dirige el programa Registro/reinicio de pagos automáticos para que imprima el nombre de la compañía en los pagos.

Al activar la opción en el programa Configuración de pagos automáticos (P0410) puede excluir los nombres de las compañías individuales de modo que no se impriman en los pagos cuando la opción de proceso en P04572 esté configurada para imprimir los nombres de la compañía. La información sobre los pagos de la compañía se almacena en la tabla Constantes de compañías (F0010).

En el menú Configuración de pagos automáticos (G04411), escoja Información de la unidad de negocio.

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1. En la pantalla Trabajo con información de pagos de C/P de la compañía, introduzca un valor en la línea Consulta por ejemplo y haga clic en Buscar para localizar la compañía con la que desea trabajar.

2. Para tener acceso a Modificación de la información de la compañía de pagos de C/P, escoja la compañía y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Modificación de la información de la compañía de pagos de C/P, haga clic en la siguiente opción:

• Suprimir impresión cd opción Impresión de pagos esté para imprimir nbre de cía.

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La configuración predeterminada imprime el nombre de la compañía en los pagos si la ocpión de proceso en el programa Registro/reinicio de pagos automáticos (P04572) está configurada para imprimir los nombres de la compañía. Si hace clic en esta opción, el nombre de la compañía seleccionada no se imprimirá en los pagos.

Los siguientes campos están reservados para uso futuro:

• Línea de firma

• Nbre cía alter

4. Haga clic en OK.

Trabajo con control de beneficiarios

El control de beneficiarios es una función de auditoría que ayuda a asegurar que una persona no cometa ni oculte un error o fraude de información seleccionada y crítica acerca del beneficiario. Cuando se efectúan cambios supervisados, esta función retiene los pagos al beneficiario pendientes de revisión y aprobación de la información cambiada. El control de beneficiarios se utiliza para controlar los cambios efectuados a la información seleccionada y crítica del beneficiario y de la cuenta bancaria. Una persona introduce el cambio y otra lo aprueba. Por lo tanto, se requieren dos personas para hacer cambios que afecten a los pagos.

Hasta que se aprueba el cambio, el sistema impide que se efectúen pagos automáticos al beneficiario para el que se ha cambiado la información controlada. El programa de creación de grupos de pago omite los beneficiarios que tienen registros de control del beneficiario no aprobados e imprime un mensaje de error en el informe de edición. El programa de introducción de pagos imprime un mensaje de error si el nombre alfa, el nombre del destinatario o el código SWIFT del beneficiario no están aprobados.

El sistema no impide el registro de pagos manuales si ha cambiado la información controlada.

Familiarización con la configuración del sistema del control de beneficiarios

Antes de utilizar el control de beneficiarios debe asegurarse de que ciertas funciones del sistema estén configuradas según las necesidades de la compañía. Por ejemplo, debe determinar cuáles son los campos y archivos para controlar el acceso y los cambios que se efectúen. Asimismo, debe configurar ciertas tablas, la seguridad y las constantes del sistema.

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Campos controlados

Dependiendo de la configuración de las opciones de proceso del programa Servidor del control de beneficiarios de C/P (X0450) puede controlar cambios o adiciones y cambios, efectuados a cada uno de los siguientes campos y tablas correspondientes:

Nombre alfa (F0101)

Los cambios al nombre alfa del beneficiario pueden desviar el pago físico. El nombre alfa se puede cambiar en Modificaciones del Libro de direcciones.

Número de cuenta bancaria (F0030) Los cambios al número de cuenta bancaria del beneficiario pueden desviar un pago electrónico. El número de cuenta bancaria se puede cambiar en Configuración de cuentas bancarias por dirección.

Número de tránsito bancario (F0030)

Los cambios al número de tránsito bancario del beneficiario pueden desviar un pago electrónico. El número de tránsito bancario se puede cambiar en Configuración de cuentas bancarias por dirección.

Tipo de cuenta bancaria (F0030) Los cambios al tipo de cuentas bancarias del beneficiario pueden desviar un pago electrónico. El tipo de cuenta bancaria se puede cambiar en Configuración de cuentas bancarias por dirección.

Nombre del destinatario (F0111)

Los cambios al nombre del destinatario del beneficiario pueden desviar el pago físico. El nombre del destinatario se puede cambiar en Modificaciones del Libro de direcciones y en ¿Quién es quién?

Beneficiario (F0411)

Los cambios al beneficiario del comprobante pueden desviar el pago mientras se está introduciendo un pago o después de introducirlo. El beneficiario se puede cambiar en Registro de comprobantes - Información de pagos, en las pantallas alternativas de registro de comprobantes y en Actualización de una partida de pago (desde Cambio rápido de estado).

Beneficiario especial (F0101)

Los cambios al beneficiario especial del proveedor pueden desviar un pago en el momento en que se introduce un comprobante. El beneficiario especial se puede cambiar en la ficha Dirección relacionada de Modificaciones del Libro de direcciones y en Información del Maestro de proveedores.

Código SWIFT (F0030) Los cambios al código SWIFT del beneficiario pueden desviar un pago electrónico. El código SWIFT se puede cambiar en Configuración de cuentas bancarias por dirección.

Cuando el sistema detecta un cambio en un campo controlado, escribe un registro en la tabla Control de beneficiarios (F0450). Este registro incluye la información original, la información cambiada, la hora y fecha del cambio y la identificación de usuario de quien efectuó el cambio.

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Por ejemplo, Universal Incorporated tiene el número de proveedor 4344 y el número alternativo de beneficiario 3610. Se añade el número de proveedor 4344 y se registra el número alternativo de beneficiario 5910. Si la función de control de beneficiario está activada, el sistema crea un registro de control de beneficiario ya que el número del beneficiario del comprobante (5910) no coincide con el número del proveedor (4344) ni con el número alternativo de beneficiario (3610). Este registro lo debe aprobar otra persona antes de que se pueda emitir el pago.

Nota

ZJDE0001 es la única versión que controla el Control de beneficiario.

Consideraciones y configuración

Las consideraciones para configurar su sistema para el control de beneficiarios incluyen las limitaciones al grado del control posible, acceso a las opciones de proceso para el control de beneficiarios y la configuración de la información.

Limitaciones

El control de beneficiarios no es un sistema a prueba de fallas. El objetivo es que se utilice junto con los controles de la administración para impedir que haya errores y fraude. Debe implementar la seguridad para:

Acceso a las opciones de proceso para el control de beneficiarios

Para tener acceso a las opciones de proceso para el Servidor del control de beneficiarios de C/P:

• La tabla Control de beneficiarios (F0450). Si elimina esta tabla se desactiva la prueba de auditoría.

• El programa Servidor de control de beneficiario de C/P – Opciones de proceso solamente Cambiar las opciones de proceso de este servidor afecta la manera en que el sistema controla los cambios.

• Los programas Pagos manuales de C/P y Registro de comprobantes mediante el pago manual. Puede escribir pagos manuales de los beneficiarios a quienes se les ha cambiado la información controlada.

• En el menú Configuración de Cuentas por pagar (G0441), escoja Constantes de Cuentas por pagar.

• En Configuración del sistema, escoja Constantes de cuentas por pagar.

• Para tener acceso a la versión, en Constantes de cuentas por pagar escoja Control del beneficiario en el menú Pantalla.

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Configuración del Control de beneficiarios

La configuración del Control de beneficiarios incluye:

Consulte Configuración de seguridad de acción en la guía Administración del sistema.

• Instalación de la tabla Control de beneficiarios (F0450) en el ambiente de producción.

• Configuración de seguridad del código de acción del programa Aprobación y revisión del Control de beneficiarios.

• Configuración de la seguridad del programa Servidor de control de beneficiario de C/P – Opciones de proceso solamente.

• Configuración de las opciones de proceso para el Servidor del control de beneficiarios de C/P solamente.

• Configuración de seguridad de pagos manuales.

Revisión y aprobación de cambios a datos controlados

Con el fin de eliminar una restricción de pagos, debe aprobar los cambios. La persona responsable de aprobar los cambios debe ser alguien diferente de la persona que los introdujo.

Como parte del proceso de revisión, puede revisar los datos cambiados en la pantalla en la que se efectuaron los cambios. Asimismo, puede revisar los detalles sobre los cambios, que incluyen:

• Los datos existentes antes del cambio

• Los datos existentes después del cambio

• La ID del usuario que realizó el cambio

• La fecha y hora del cambio

Cuando se aprueba un cambio, el sistema registra:

• La ID del usuario que aprobó el cambio

• La fecha y hora en que se aprobó el cambio

Este programa lee la información de la tabla Control de beneficiarios (F0450).

► Para revisar y aprobar cambios a los datos controlados

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), seleccione Revisión y aprobación del control de beneficiarios.

1. En la pantalla Aprobación de control del beneficiario, revise todos los registros haciendo clic en Buscar o bien, limite la búsqueda llenando los siguientes campos y haga clic en Buscar:

• Nº benef

• Artículo cambiad

2. Para revisar la pantalla donde se hizo el cambio, seleccione una partida y escoja la pantalla Transacción en el menú Fila.

3. Haga clic en Cancelar para regresar a Aprobación de control del beneficiario.

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4. Para entrar a Detalles de control del beneficiario, seleccione una partida y escoja la pantalla Detalles en el menú Fila.

5. En la pantalla Detalles de control del beneficiario, realice una de las siguientes acciones:

• Para aprobar, escoja Aprobar en el menú Pantalla y haga clic en OK para confirmar la aprobación.

• Para cancelar la aprobación después de escoger Aprobar en el menú Pantalla, pero antes de hacer clic en OK, escoja Reiniciar en el menú Pantalla.

• Para indicar que no se aprueba, haga clic en Cancelar para salir de la pantalla Detalles de control del beneficiario. Esta acción lo lleva a la pantalla Aprobación de control del beneficiario.

Impresión de cambios en los datos controlados

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), seleccione Informe Aprobación de control de beneficiarios.

Antes o después de aprobar los cambios de los datos controlados en línea, puede revisarlos en un formato de informe. El informe Aprobación de control de beneficiarios muestra información como:

• Los datos existentes antes del cambio

• Los datos existentes después del cambio

• La ID del usuario que realizó el cambio

• La ID del usuario que aprobó el cambio

• La fecha y hora del cambio

• La fecha y hora en que se aprobó el cambio

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El informe Aprobación de control de beneficiarios obtiene información de la tabla Control de beneficiarios(F0450).

Depuración de registros de control de beneficiarios aprobados

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), seleccione Depuración del archivo de control de beneficiarios de C/P.

Después de aprobar los cambios a los datos controlados, depure los registros de control. El programa de depuración selecciona y depura los registros en la tabla Control de beneficiarios (F0450). Con la depuración de los registros de control se elimina la prueba de auditoría.

Este es un programa en batch.

Retención de impuestos de proveedores

Es posible que necesite cumplir con las regulaciones gubernamentales que exigen la retención de un porcentaje de los pagos efectuados a proveedores de quienes no tiene una identificación fiscal. En los Estados Unidos, por ejemplo, es posible que necesite retener los impuestos y pagarlos directamente al Servicio de Impuestos Internos si no dispone de la identificación fiscal de una persona cuyos servicios ha contratado.

Antes de comenzar Configure la autoridad fiscal a la que presentará el impuesto.

► Para configurar un proveedor para la retención

Si debe retener un porcentaje de cada pago efectuado a un proveedor en particular, debe configurarlo para la retención. El sistema deduce el porcentaje especificado de cada comprobante que introduzca. Asimismo, hace que ese porcentaje sea pagadero a la autoridad fiscal que se especifique.

Cuando introduzca un comprobante de un proveedor que haya configurado para la retención, el sistema asigna un estado de pago de % al comprobante (se aplica la retención).




3. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, haga clic en la ficha Información fiscal.

4. Llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Autoridad fisc

• Porcentaje

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Información relacionada

Detención de la retención de un proveedor Para detener la retención de impuestos de un

proveedor, elimine la información de los campos Porcentaje y Autoridad fiscal en la ficha Información fiscal.

► Para configurar varios comprobantes para la retención

Cuando configura por primera vez un proveedor para retención, es posible que tenga comprobantes no pagados de dicho proveedor sujetos para la retención. Debe cambiar el estado de pago de estos comprobantes para indicar que se debe calcular la retención al pagarlos.

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Cambio rápido de estado.

1. En la pantalla Trabajo con cambio rápido de estado, busque y escoja los comprobantes que están sujetos a retención.

2. Escoja Actualización global en el menú Pantalla.

3. En Actualización globales, cambie el siguiente campo a % para indicar que aplica la retención:

• Edo pago

4. Haga clic en OK.

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Cálculo de la retención

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Cálculo de retenciones.

Cuando se ejecuta el programa Cálculo de retenciones (R04580), el sistema:

• Selecciona las partidas de pago de los comprobantes con un estado de pago de % (se aplica la retención).

• Calcula los importes de retención utilizando el porcentaje de retención en el registro Maestro de proveedores.

• Actualiza el estado de pago en la partida de pago original del comprobante de % al valor indicado en las opciones de proceso. Si deja la opción de proceso en blanco, el sistema asigna el valor del diccionario de datos. Si ese valor es un espacio en blanco, asigna una A (aprobado).

• Crea una partida de pago negativa para el importe retenido con el mismo beneficiario, estado de pago y fecha de vencimiento que para la partida de pago original del comprobante. Los resultados adicionales a considerar son:

• Si cambia el estado de pago predeterminado de la partida de pago original, el sistema cambia el estado de pago predeterminado de la partida de pago negativa.

Cuando el sistema crea la nueva partida de pago, no cambia el número del proveedor al número de la autoridad fiscal, sino que actualiza el campo Número de beneficiario (PYE). La partida de pago permanece asociada con el proveedor original, aunque el pago se haga a la autoridad fiscal. La nueva partida de pago tiene la misma fecha de vencimiento y cuenta bancaria del L/M que la partida de pago original.

• Muestra los comprobantes que no se liberaron para pago y el error asociado con cada comprobante o partida de pago.

• La partida de pago negativa compensa el importe de la partida de pago original cuando se procesan las partidas de pago originales y negativas del pago.

• Crea una partida de pago para el importe de retención utilizando la autoridad fiscal en el registro del Maestro de proveedores. Puede sustituir este valor con una opción de proceso.

• Asigna un estado de pago de H (retención) a la partida de pago con retención, lo que permite acumular las retenciones y pagarlas de manera regular, si se deja la opción de proceso en blanco.

• Genera un informe que:

• Muestra una lista de las nuevas partidas de pago y los estados de pago de cada una. PS representa el estado de pago en el informe.

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Nota

En vez de ejecutar este proceso de batch, puede calcular automáticamente la retención al crear grupos de pagos cambiando una opción de proceso para el programa Creación de grupos de pagos. Si escoge hacer esto, verifique que los criterios de selección de datos de Creación de grupos de pagos no excluya las partidas de pago sin contabilizar. Si procesa solamente las partidas de pagos contabilizadas, el sistema procesa la partida de pago original (001) que se ha contabilizado, pero no toma en cuenta la partida de pago negativa para la retención debido a que aún no se ha contabilizado. Consulte Trabajo con grupos pago en la guía Cuentas por pagar para obtener más información.

Antes de comenzar Configure una compensación del L/M que no esté en blanco en la instrucción

PCyyyy de las ICA para los importes retenidos.

Configure la compensación del L/M y otros valores en las opciones de proceso.

2. Introduzca el estado de pago a asignarse a una partida de pago retenida. Si lo deja en blanco, se asignará el valor H.

4. Introduzca la cuenta bancaria del Libro mayor para los registros de saldos nulos, si se han creado. (Este número debe ser el número CORTO de cuenta y es obligatorio).

Opciones de proceso para Cálculo de retenciones

Estado 1. Introduzca el Estado de pago a asignar al comprobante para que se libere para su pago. Si lo deja en blanco, se asignará el valor implícito del diccionario de datos. Si el valor implícito del diccionario de datos está en blanco, se asignará una A. 1. Estado de pago 2. Estado de pago de retención

Código del estado de pago Compensación del L/M 3. Introduzca la compensación del Libro mayor, ICA PC, que se va a asignar a las partidas de pago retenidas. Esta compensación debe representar la cuenta de retención y es obligatoria.

Estado de pago

1. Compensación del L/M 2. ID de la cuenta del L/M

Identificación de la cuenta Autoridad fiscal 5. Introduzca una Autoridad fiscal modificada por asignar al campo Beneficiario alternativo

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en el registro de retenciones. Déjelo en blanco para obtener la Autoridad fiscal del registro del proveedor del Libro de direcciones. 1. Sustitución de la autoridad fiscal Autoridad fiscal para Retenciones de C/P

Pago de importes retenidos

Según si dispone o no de información fiscal sobre un proveedor o no en el momento de calcular las retenciones, es posible pagar a una autoridad fiscal los importes retenidos o al proveedor mismo.

Cuando paga importes retenidos, los comprobantes pueden ser contabilizados o sin contabilizar.

Comprobantes contabilizados

Si paga solamente comprobantes contabilizados, contabilice la partida de pago negativa después de calcular la retención pero antes de crear los grupos de pagos. Cuando se calcula la retención de los comprobantes contabilizados, el sistema:

Comprobantes sin contabilizar

Cuando el sistema calcula la retención en los comprobantes sin contabilizar, no crea registros con importes en ceros (en blanco) en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

• Crea partidas de pago en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) con un código contabilizado de espacio en blanco.

• Crea registros de importes en cero (en blanco) en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911), de manera que se puedan contabilizar las nuevas partidas de pago en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar. Estos registros en blanco utilizan la cuenta del L/M especificada en una opción de proceso.

Cuando se calcula la retención, el sistema crea una partida de pago para la autoridad fiscal. Es posible colocar la partida de pago en retención al configurar una opción de proceso. Si no la coloca en retención sino que la aprueba en el momento de calcular la retención, aparecerá en el siguiente ciclo de pago automático en vez de acumularse y pagarse periódicamente.

Consulte también Preparación de comprobantes para el pago en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre la búsqueda de comprobantes en el programa Cambio rápido de estado (P0411S) y sobre los cambios de estado de pago y beneficiarios alternativos.

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Elaboración de informes de importes retenidos

En el menú Informes de Cuentas por pagar (G0414), escoja Informe Detalle de C/P pendientes.

Para indicar en un informe el importe en retención para una autoridad fiscal, imprima el informe Detalle de C/P pendientes.

Selección de datos

Configure la selección de datos de modo que incluya el número del Libro de direcciones del beneficiario y, a continuación, registre el número del Libro de direcciones de la autoridad fiscal como el valor. Este informe muestra solamente los importes retenidos pero no los importes de las partidas de pago originales del comprobante.

Preparación de comprobantes para pago

Antes de pagar comprobantes, es necesario revisarlos y liberarlos. Asimismo, puede cambiar el estado de pago y las fechas de vencimiento de los comprobantes pendientes.

Determinación de requisitos de efectivo

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Informe Requisitos de efectivo.

El Informe Requisitos de efectivo se utiliza para determinar cuánto dinero necesita para pagos y cuánto tiene en sus cuentas bancarias. Asimismo, lo puede utilizar para revisar los requisitos futuros de efectivo.

El informe muestra una lista de los comprobantes por proveedor en tres columnas por antigüedad, proporciona un total por cada proveedor y cada cuenta bancaria y muestra el importe total necesario para pagar los comprobantes pendientes.

Este informe en batch muestra las transacciones de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

En el informe Requisitos de efectivo, PS representa el estado de pago y PI el instrumento de pago.

Opciones de proceso para Informe Requisitos de efectivo

Impresión 1. Introduzca un 1 para imprimir el Número de beneficiario Impresión del número de beneficiario 2. Introduzca un 1 o déjelo en blanco para la ID de Cuenta corta, un 2 para el Número de cuenta o un 3 para la Cuenta no estructurada. Formato de cuenta

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3. Introduzca un 1 para imprimir el Número de factura del proveedor Número de factura del proveedor

A la fecha

Fecha del cierre para descuentos

Antigüedad 1. Introduzca un valor en el campo A la fecha para el procesamiento o déjelo en blanco para usar la fecha del día en curso.

2. Introduzca los días de antigüedad o déjelo en blanco para basar la antigüedad en 7 días.

Días de antigüedad Proceso 1. Introduzca la fecha del cierre para permitir los descuentos. Las partidas a pagar con una fecha de vencimiento anterior a esta fecha no aceptarán descuentos. Si lo deja en blanco, se aceptarán los descuentos sin tomar en cuenta la fecha de vencimiento.

2. Introduzca un 1 para pasar por alto a los proveedores con pagos retenidos (el código de pago retenido se configura en el Maestro de proveedores como Y, 1 o 2). Pasar por alto a los proveedores en retención

Selección de datos del Informe Requisitos de efectivo

Puede revisar comprobantes y cambiarlos o liberarlos para el pago. Por lo general, las búsquedas se agrupan según el proveedor, trabajo o unidad de negocio o la cuenta bancaria del L/M de modo que pueda efectuar los cambios de manera eficiente en el ciclo de pagos actual. Los comprobantes se revisan para:

• Estado de pago

Para especificar un método de pago, añada Instrumento de pago. Para excluir partidas de pago, cambie el Importe pendiente a no igual a cero (NE).

Revisión de comprobantes

• Proveedor

• Cuenta bancaria del L/M

Cuando revisa los comprobantes, el sistema muestra las partidas de pago pendientes con un estado de pago de aprobado o en espera en orden ascendente y por fecha de vencimiento del importe neto. No muestra los comprobantes con el estado pagado, documento aceptado ni pago en proceso.

Es posible revisar los comprobantes que equivalen a un importe específico. El sistema busca todos los comprobantes que, al sumarlos, equivalen al importe especificado. Sin embargo, si los comprobantes no equivalen al importe exacto, el sistema incluye un comprobante más de manera que el importe total de la consulta sea mayor que el importe especificado.

249

Por ejemplo, si desea revisar comprobantes que equivalen a 55,000. Según los criterios de búsqueda, el sistema busca tres comprobantes que ascienden a 54,000, pero ya que esta cantidad no es igual a la cantidad especificada, incluye un cuarto comprobante por 5,000. En este ejemplo, el importe total de consulta que el sistema muestra es 59,000, que es mayor que el importe especificado.

El sistema muestra la información de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Antes de comenzar Configure las opciones de proceso para introducir los valores predeterminados en

los campos de búsqueda seleccionados.

Para revisar los comprobantes que equivalen a un importe específico, configure la opción de proceso del importe total de la consulta.

► Para revisar comprobantes

Puede especificar valores predeterminados en las opciones de proceso de algunos de los campos de búsqueda que aparecen en la línea Consulta por ejemplo de la pantalla Trabajo con cambio rápido de estado. Si se sigue esta acción, es posible que los valores registrados en la línea de consulta por ejemplo entren en conflicto con los valores predeterminados en las opciones de proceso. En consecuencia, es posible que la información del sistema no satisfaga sus criterios de búsqueda, cuando en realidad, sí lo hace.

Si configura el valor predeterminado en la opción de proceso Instrumento de pago como un espacio en blanco, el sistema mostrará los comprobantes de todos los instrumentos de pago en Trabajo con cambio rápido de estado. Para ver solamente los comprobantes sin instrumento de pago, debe introducir <0 en el campo Instrumento de pago en la línea de Consulta por ejemplo. Después, si desea ver de nuevo todos los instrumentos de pago, debe eliminar el valor <0.


1. En la pantalla Trabajo con cambio rápido de estado, llene uno de los siguientes campos:


• Cta banc del L/M

• Edo pago

2. Para introducir criterios de búsqueda adicionales, llene cualquiera de los siguientes campos en la línea de consulta por ejemplo.

Para borrar el valor de un campo en la línea de consulta por ejemplo, debe utilizar las teclas Eliminar o Retroceso . Si utiliza la barra espaciadora, el campo no se borra. Más bien, el sistema buscará un valor en blanco, lo que puede generar resultados incorrectos.


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Modificación de comprobantes

Es posible que necesite modificar los comprobantes antes de pagarlos. Por ejemplo, después de asignar una cuenta bancaria a los comprobantes, decide que desea pagar los comprobantes de una cuenta diferente. Esto es común cuando cierra una cuenta bancaria y necesita asignar los comprobantes a la cuenta de la cual efectuará el pago actual.

Si registró el comprobante mediante los programas Registro estándar de comprobantes (P0411) o Registro rápido de comprobantes (P0411SV), puede utilizar el programa Cambio rápido de estado (P0411S) para efectuar cambios que no afecten la contabilización de comprobantes. Efectuar cambios mediante el programa Cambio rápido de estado puede ser más eficiente que mediante el programa Registro estándar de comprobantes debido a que:

• Puede localizar y cambiar más de un comprobante a la vez.

• El sistema no vuelve a abrir el batch, por lo que no tiene que contabilizarlo de nuevo.

Este proceso incluye cualquiera de las siguientes tareas:

• Modificación de un comprobante

• Modificación de varios comprobantes

El sistema actualiza la información en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). No actualiza la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

Si utiliza cualquier programa de registro de comprobantes que no sea Registro estándar de comprobantes o Registro rápido de comprobantes, debe utilizar el programa Registro estándar de comprobantes para modificar los comprobantes. No es posible utilizar el programa Cambio rápido de estado.


sobre la revisión de comprobantes.

► Para modificar un comprobante


1. En la pantalla Trabajo con cambio rápido de estado, siga los pasos para revisar los comprobantes.


251

3. En la pantalla Actualización de una partida de pago, cambie cualquiera de los siguientes campos y haga clic en OK:

• Fch venc

• Desc aplicado

No puede incrementar el importe de un descuento utilizando este proceso. Utilice Registro estándar de comprobantes para cambiar el importe de un descuento.


• Nº beneficiario

Si cambia el beneficiario de un comprobante individual, no cambia el proveedor con el que está asociado el comprobante, incluso si el beneficiario es un tercero.

• Nº autorizador

• Observ

• Edo pago


• Cód manejo de pagos

• Cód de categ - 07

• Uni negocio

Nota Es posible cambiar el valor de la unidad de negocio en Cambio rápido de estado solo si no se ha contabilizado ni pagado el comprobante. Esto se realiza para evitar que las compensaciones y pagos del comprobante se hagan a cuentas comerciales diferentes.

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► Para modificar varios comprobantes



2. Escoja los comprobantes que desea modificar.

3. En el menú Fila, escoja Actualizaciones globales.

4. En la pantalla Actualizaciones globales, cambie cualquiera de los siguientes campos:

• Edo pago

Al cambiar el estado de pago de un comprobante mediante Cambio rápido de estado no se vuelve a calcular ningún descuento ni la fecha de vencimiento asociada con el estado de pago.

• Nº autorizador

• Fch venc



• Nº dirección benef

• Uni negocio

Advertencia Se debe tener precaución cuando se modifica el valor en el campo Unidad de negocio mediante Cambio rápido de estado. Si se cambia la unidad de negocio en un comprobante que se haya contabilizado o pagado, el sistema muestra un mensaje de error. El campo se utiliza algunas veces para determinar la cuenta comercial Cuentas por pagar además de seleccionar los datos sobre informes.

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5. Haga clic en la opción Actualizar al lado de cada campo que cambie y haga clic en OK:

División de comprobantes para pago

Si registra un comprobante con una partida de pago y luego decide efectuar pagos parciales, puede utilizar el programa Cambio rápido de estado (P0411S) para dividir el comprobante y asignarle las fechas de vencimiento correspondientes en vez de cambiar el comprobante para adecuarlo a las distintas partidas de pago con diferentes fechas de vencimiento. Si el comprobante tiene descuentos o impuestos, se aplican las siguientes pautas:

• Si el comprobante tiene un descuento, el sistema prorratea automáticamente el importe de descuento según el importe de cada partida de pago. Es posible sustituir el importe de descuento cuanto sea necesario.

• Si el comprobante tiene impuestos, éstos se dividen proporcionalmente según el importe de cada partida de pago.

• Si el comprobante tiene impuestos Vertex, todos los impuestos se aplican a la primera partida de pago.

Asimismo, puede utilizar este método de división para asignar un beneficiario diferente a una partida de pago si el pago se efectúa a varias partes.

Puede dividir comprobantes contabilizados y sin contabilizar. El sistema asigna el mismo código sin contabilizar a cada partida de pago de comprobante creada al dividir el comprobante.

Nota

No es posible dividir un comprobante que tenga información recurrente (número de pagos y frecuencia recurrente).


sobre la revisión de comprobantes.

► Para dividir un comprobante para pago



2. Escoja el comprobante.

3. En el menú Fila, escoja Dividir.

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Los valores de los campos para la observación, fecha de vencimiento, estado de pago y número de beneficiario vienen de la partida de pago original.

4. En la pantalla División de pagos, llene los siguientes campos y haga clic en OK:



Si el comprobante tiene impuestos y la opción de proceso está configurada para dividir importes de impuestos, el sistema vuelve a calcular el descuento disponible según el importe pendiente registrado. Es posible sustituir este importe según se requiera. Si el comprobante no tiene impuestos, el sistema no vuelve a calcular el descuento.

• Observación

• Fecha vencimiento

• Edo pgo

• Nº benef

El total de los importes pendientes registrados en el área de detalles debe ser igual al importe pendiente que aparece en el encabezado.

Nota No es posible dividir un comprobante cambiando las condiciones de pago mediante Cambio rápido de estado. Debe utilizar la función División.

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► Para liberar o retener varios comprobantes

Puede utilizar los criterios de búsqueda para localizar y cambiar varios comprobantes. Por ejemplo, puede:

• Revisar los comprobantes con un estado de pago de retención que equivalga a un importe específico y aprobarlos

Número de factura del proveedor

• Revisar los comprobantes aprobados y retenerlos



2. Escoja los comprobantes que desea liberar o retener.

3. En el menú Fila, escoja Actualizaciones globales.

4. En la pantalla Actualizaciones globales, cambie cualquiera de los siguientes campos:

• Edo pago

5. Haga clic en la opción Actualizar al lado de cada campo que cambie y haga clic en OK:

Opciones de proceso para Cambio rápido de estado (P0411S)

Ficha Carga de datos por anticipado

Carga de datos por anticipado 1. Cualquier valor que se introduzca en los siguientes campos se cargará en la pantalla: Código de estado de pago Tipo de documento Compensación del L/M Instrumento de pago Número de dirección del autorizador. Del código de moneda

Importe total de la consulta 2. Edición de la moneda de la cuenta bancaria del L/M. Condiciones de pago

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1. Código de condiciones de pago. Introduzca un 1 para permitir cambiar el Código de condiciones de pago. Divisione de impuestos 1. División de impuestos


Valor predeterminado del instrumento de pago

Un espacio en blanco es un valor admisible del instrumento de pago. Si configura el valor predeterminado en las opciones de proceso como un espacio en blanco (con barra espaciadora), además debe introducir un espacio en blanco en el campo Instrumento de pago en la línea Consulta por ejemplo de la pantalla Trabajo con cambio rápido de estado. De lo contrario, el sistema muestra todos los instrumentos de pago en vez de aquellos con un valor en blanco.

Liberación de comprobantes

La liberación de comprobantes de pago es el motivo más común para utilizar Cambio rápido de estado. Asimismo, puede:

• Liberar o retener un comprobante

• Liberar o retener varios comprobantes

El sistema actualiza la información en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

► Para liberar o retener un comprobante



2. Escoja un comprobante y haga clic en Seleccionar.


• Edo pago

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Creación de grupos de control de pagos

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Creación de grupos de control de pago.

Después de haber procesado los comprobantes, puede prepararse para introducir los pagos. Antes de introducir pagos, debe crear grupos de pagos para organizar los comprobantes que puede pagar a la vez. Por ejemplo, puede organizar los comprobantes por cuenta bancaria e instrumento de pago en grupos separados. A continuación los comprobantes pueden pagarse con los cheques de seguridad adecuados. Los grupos de pagos se utilizan al revisar e introducir los pagos.

Creación de grupos de control de pagos es un proceso en batch que se ejecuta una vez por ciclo de pago. El programa generalmente crea más de un grupo de pagos. Cada grupo de pagos contiene la información que determina cómo procesar cada grupo e incluye:

• Cuenta bancaria


Cada grupo de pagos contiene además información de control que determina qué programa utilizar para:

• Pagos

• Registros

• Anexos

• Estados de débito

Si necesita incluir comprobantes adicionales en un grupo de pagos, puede deshacer el grupo, aprobar dichos comprobantes de pago y volver a ejecutar el programa. El sistema muestra los grupos de pago después de introducirlos, hasta que los deshace o los actualiza en el Libro mayor de Cuentas por pagar.

Cuando crea los grupos de pagos, el sistema:

1. Selecciona los comprobantes con estado de pago A (aprobado) y una fecha de vencimiento anterior o igual a la del campo de la fecha final.

2. Crea grupos de pagos para todos los comprobantes seleccionados, agrupando comprobantes que tienen la siguiente información en común:

• Comprobantes resumidos o no resumidos

• Cuenta bancaria


• Unidad de negocio (opcional)

• Compañía (opcional)

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Nota Para agrupar comprobantes de un proveedor cuando los comprobantes tienen diferentes cuentas bancarias del L/M, utilice la versión XJDE0008 o una copia de esta, para crear el grupo de pagos. Asegúrese de registrar la sustitución de Cuenta bancaria en el L/M en la ficha Impresión de las opciones de proceso. Esta versión de P04570 no incluye la Cuenta bancaria del L/M como secuencia obligatoria, de modo que utilizará la sustitución de la opción de proceso Cuenta bancaria del L/M para determinar la cuenta bancaria del L/M de los cheques. Si no se introduce ningún valor en la opción de proceso, esta versión arrojará resultados impredecibles.

Una vez que el sistema ha creado grupos de pagos, cada grupo tiene asimismo la siguiente información en común:

• Identificación de la versión

• Usuario

• Fecha de creación

• Cola de salida

3. Asigna a cada grupo de pago el “estado siguiente" WRT (registro).

4. Cambia el estado de pago de los comprobantes seleccionados de A a # (pago en proceso).

5. Crea los siguientes archivos de trabajo para que utilizarlas en el registro de los pagos:

• Tabla Procesamiento de pagos de C/P – encabezado (F04571). Contiene un solo registro de encabezado para cada grupo de pagos con información sobre ese grupo de pagos.

• Tabla Procesamiento de pagos de C/P – resumen (F04572). Contiene un registro de cada pago dentro de un grupo. Estos registros son los pagos reales que se introducirán y actualizarán por medio del programa Trabajo con grupos de pago. Esta información es la base de la tabla Cuentas por pagar – documento correspondiente (F0413).

• Tabla Procesamiento de pagos de C/P – detalles (F04573). Contiene un registro de cada partida de pago de comprobante dentro de un pago. Esta es la información que se imprimirá en el talón de pago y se utilizará para actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar. Esta información es la base de la tabla Cuentas por pagar – detalle de documentos correspondientes (F0414).

6. Imprime un informe Creación de grupos de control de pago que muestra los comprobantes seleccionados para pago. Asimismo, muestra las partidas de pago que fueron pasadas por alto para el pago e imprime un mensaje de error junto a cada total de pago en blanco. Los ejemplos de mensajes de error son:

• Código de retención de pago activo

• Falta información del Maestro de proveedores

• Importe menor que el límite de pago

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En el siguiente gráfico se muestra el proceso para crear grupos de pagos.

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Procesamiento de comprobantes con descuentos

El programa Creación de grupos de pagos (R04570) tiene cuatro opciones de proceso que permiten controlar cómo el sistema administra los comprobantes con descuentos. Esas cuatro opciones de proceso incluyen:

• Fecha final de pago

• Días de desplazamiento

• Fecha de cierre de descuento

• Prohibición de pago antes de fecha de vencimiento

• Si desea que el sistema procese los comprobantes solamente en la fecha de vencimiento del descuento, o bien en o la fecha de vencimiento del importe del neto posterior a esta y después configure las opciones de proceso como se indica a continuación:

• Escriba 1 en la opción de proceso Prohibir pago antes de la fecha de vencimiento.

• Introduzca la fecha en la que desea procesar los comprobantes en la opción de proceso Pago hasta la fecha.

• Si deja este campo en blanco, se utiliza la fecha del sistema.

• si deja este campo en blanco e introduce un valor en la opción de proceso Días de desplazamiento, la fecha que el sistema utiliza es la fecha del sistema más el número de días especificados en la opción de proceso Días de desplazamiento.

Todos los comprobantes con descuentos cuyo vencimiento cae en la fecha especificada de la opción de proceso Pago hasta la fecha se seleccionan para un grupo de pagos y se aplican los descuentos. Todos los comprobantes que han perdido su fecha de descuento pero que tienen una fecha de vencimiento del importe neto en la fecha especificada o anterior a esta para la opción de proceso Pago hasta la fecha se seleccionan para un grupo de pagos pero no se aplican los descuentos.

Si desea que el sistema procese comprobantes en varias fechas, aplique los descuentos disponibles, pero no pague los comprobantes antes de la fecha de vencimiento del neto, configure las opciones de proceso como se indica a continuación:

• Introduzca una fecha en la opción de proceso Pago hasta la fecha o registre un valor en la opción de proceso Días de desplazamiento.

• Escriba 1 en la opción de proceso Prohibir pago antes de la fecha de vencimiento.

• Introduzca una fecha en la opción de proceso Fecha de cierre de descuento.

El rango para el cual el sistema toma descuentos es desde la fecha especificada en Fecha de cierre de descuento hasta Pago hasta la fecha (o la fecha del sistema si deja en blanco la opción Pago hasta la fecha) o hasta la fecha del sistema más el número de días de desplazamiento, dependiendo de cual de la primera de las dos opciones de proceso se utilice.

Consulte también Pagos en varias monedas en la guía Multimoneda para obtener información sobre

cómo crear grupos de pagos según el código de moneda.

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Antes de comenzar Verifique que haya configurado a los proveedores con el instrumento de pago

correcto.

Efectúe los cambios de los comprobantes, cuando sea necesario. En general, no puede efectuar cambios en un grupo de pagos hasta terminar el proceso automático de pagos o eliminar el comprobante del grupo.

Apruebe los comprobantes para pago.

Calcule las retenciones o configure las opciones de proceso para que el programa calcule automáticamente las retenciones.

Números siguientes de Creación de grupos de control de pagos

Cuando se ejecuta el programa Creación de grupos de pagos (R04570), se asigna un número al grupo de pagos que se utiliza para identificar el grupo de pagos en los tres archivos de trabajo que se usan en el proceso de pago (F04571, F04572 y F04573). Este número evita que se combinen los pagos en un grupo de pagos con diferentes grupos de pagos.

El sistema Cuentas por pagar utiliza la tabla Números siguientes (F0002) para asignar estos números de grupos de pagos. La tabla F0002 se bloquea durante el tiempo de asignación del número al grupo de pagos y se libera inmediatamente después de la asignación del número de identificación.

La tabla F0002 aumentará hasta que alcance su máximo (un número mayor que 99 millones); a continuación, se reinicia en 1 el número siguiente de los grupos de control de pago.

Nota

El número siguiente de Creación de grupos de control de pagos es el número asignado a un grupo de control de pagos y no a los pagos en un grupo. Un grupo de control de pagos puede tener varios pagos. Solo se asigna un número de la tabla Números siguientes (F0020) a cada grupo de control de pagos.

Opciones de proceso para Creación de grupos de pagos (R04570)

Ficha Fechas

Estas opciones de proceso permiten personalizar los pagos y las fechas de descuento de los grupos de pago. Si deja en blanco las opciones de proceso Pago hasta la fecha y en cero Días de desplazamiento, se utilizará la fecha del sistema para Pago hasta la fecha.

1. Pago hasta la fecha Use esta opción de proceso para especificar una fecha de vencimiento durante la cual desea crear un grupo de comprobantes para pago. Por ejemplo, si desea crear un grupo de pago compuesto de comprobantes con fechas de vencimiento hasta el 15 de marzo de 2005, introduzca 15/03/05. El sistema creará un grupo de pago formado por comprobantes con fechas de vencimiento del 15 de marzo de 2005 o anteriores. Introduzca la fecha en esta opción de proceso o déjela en blanco para seleccionar comprobantes por Días de desplazamiento.

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Nota: si deja en blanco el campo Pago a la fecha y la opción de proceso Días de desplazamiento en cero,se usará la fecha del sistema para el Pago a la fecha . 2. Días de desplazamiento Utilice esta opción de proceso para especificar el número de días a partir de la fecha en curso y hasta la que desea crear un grupo de comprobantes para pago. Por ejemplo, si hoy es 10 de marzo y especifica tres días de desplazamiento, el sistema incluye los comprobantes que tengan A la fecha de vencimiento del 13 de marzo. Introduzca el número de días en esta opción de proceso o déjela en 0 para utilizar la fecha del sistema como A la fecha de pago. 3. Fecha de cierre de descuento Utilice esta opción de proceso para introducir la fecha final hasta la que está permitido hacer un descuento. Los artículos por pagar que lleven una fecha de vencimiento anterior a la fecha que se introdujo no son sujetos de descuento; por lo tanto, el sistema define los importes del descuento de estos artículos por pagar como 0. Si esta opción de proceso está en blanco, la aplicación hace todos los descuentos que actualmente estén disponibles para los artículos por pagar seleccionados.

Ficha Importes

Estas opciones de proceso especifican los rangos de pago, la moneda y las excepciones del rango de pago.

Los importes mínimos y máximos hacen referencia a importes de pago, no a importes de comprobantes. Utilice la selección de datos para controlar los importes máximos y mínimos de los comprobantes que deben seleccionarse.

1. Rango del importe de pago Máximo Utilice esta opción de proceso para introducir un valor numérico que indique un límite del importe de pago de un grupo de comprobantes. Por ejemplo, puede seleccionar comprobantes entre 500 y 1000. NOTA: no introduzca símbolos que indiquen una moneda específica. Más bien, especifique la moneda en la opción de proceso Código de moneda. o Máximo - Introduzca el importe máximo permitido para los comprobantes en el margen de selección. Mínimo Use esta opción de proceso para introducir un valor numérico que no sea cero y que

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indique el rango del importe de pago para un grupo de comprobantes. Por ejemplo, puede seleccionar comprobantes entre 500 y 1000. NOTA: no introduzca símbolos que indiquen una moneda específica. Más bien, especifique la moneda en la opción de proceso Código de moneda. o Mínimo - Introduzca el importe mínimo permitido para comprobantes en el límite de selección. Para evitar que el sistema genere un estado de débito (totales de pago negativos o en cero) introduzca la unidad de moneda más baja. Por ejemplo, use .01 para CAD o USD. 2. Código de moneda para los importes del rango Use esta opción de proceso para introducir un código que especifique la moneda para los valores que haya introducido en los campos de la opción de proceso Serie de importes de pago. Si es necesario, el sistema convierte estos importes a la moneda de pago de cada grupo de control de pagos. Por ejemplo, si introduce una serie de 100 a 5000 en USD, el sistema convierte dichos importes en USD a EUR para un grupo de pago en EUR, a GBP para un grupo de pago en GBP, y así sucesivamente. La conversión permite comparar adecuadamente el mínimo y el máximo de todos los grupos de pago que se crean cada vez que ejecuta este programa. 3. Instrumentos de pago para excepciones de rango Instrumento de pago mínimo Utilice esta opción de proceso para asignar instrumentos de pago a los comprobantes que no están incluidos en el límite de importes que se especifican en la opción de proceso Límite de importe de pago. o Instrumento de pago mínimo: un instrumento de pago que desea asignar a los comprobantes que tienen un importe inferior al límite de importe mínimo que se especifica en la opción de proceso Límite de importes de pago. NOTA: configure los instrumentos de pago de la tabla de códigos definidos por el usuario 00/PY. Asimismo, debe configurar los valores implícitos de los instrumentos de pago. Elija Valores implícitos de instrumentos de pago (P0417) del menú Configuración de pago automático (G04411). Instrumento de pago máximo Utilice esta opción de proceso para asignar instrumentos de pago a los comprobantes que no están incluidos en el límite de importes que se especifican en la opción de proceso Límite del importe de pago. o Instrumento de pago máximo: un instrumento de pago que desea asignar a los comprobantes que tienen un importe mayor al límite del importe máximo que se especifica

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en la opción de proceso Margen del importe de pago. NOTA: configure los instrumentos de pago de la tabla de códigos definidos por el ususario 00/PY. Asimismo, debe configurar los valores implícitos de los instrumentos de pago. Elija Valores implícitos de instrumentos de pago (P0417) del menú Configuración de pagos automáticos (G04411).

Ficha Impresión

Estas opciones de proceso permiten personalizar varias de las opciones de impresión de los grupos de pagos.

1. ID de secuencia Utilice esta opción de proceso para determinar el orden en que la aplicación procesa e imprime los pagos de las C/P. Para ello, introduzca una identificación de secuencia. Las identificaciones de secuencia son definidas por el usuario. Para configurar y definir la secuencia de las identificaciones, elija Secuencia de pagos del menú Configuración de pagos (G04411). NOTA: no puede dejar en blanco esta opción de proceso. 2. Imprimir anexos Use esta opción de proceso para indicar si deberán imprimirse anexos con el pago. Por ejemplo, es posible que desee imprimir un anexo cuando la información de detalle del pago no encaja en el talón de pago. Sólo pueden imprimirse 99 talones por pago y en cada talón pueden imprimirse 10 líneas de detalle. Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir anexos 1 - Imprimir anexos Nota: si deja esta opción en blanco y tiene más de 99 talones de pago, se imprimirán dos pagos o más. No obstante, si introduce 1, sólo se imprimirá un pago, con un talón de pago relativo al anexo. El anexo imprimirá todas las partidas de pago. Antes de usar esta opción de proceso, debe asignar un programa de anexos a su instrumento de pago. En el menú Configuración de pagos de registro automático (G04411), escoja Valores predeterminados de instrumentos de pago, escoja el instrumento de pago y haga clic en Seleccionar. En Configuración de los valores predeterminados de instrumentos de pago, puede introducir un número de programa en el campo Anexos para especificar el programa de anexos que desea usar en el instrumento de pago. El programa predeterminado de anexos es R04573. 3. Cuenta bancaria del L/M

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Utilice esta opción de proceso para especificar la cuenta bancaria que el sistema debe utilizar en lugar de la cuenta bancaria que se le asigna a la partida de pago del comprobante cuando se registra el comprobante. Para especificar la cuenta bancaria del L/M, introduzca la identificación de cuenta corta. La identificación de cuenta corta es un campo alfanumérico de ocho dígitos que no permite ningún carácter en especial. Por lo tanto, si identifica una identificación de cuenta corta en Constantes de contabilidad general añadiéndole un carácter en especial, no incluya el carácter especial en este campo. Si la identificación de la cuenta corta no usa ocho dígitos, deberá introducir cero en cualquier dígito que no esté en uso. Por ejemplo, si la identificación de cuenta corta para la cuenta bancaria que desea usar es 108, introduzca el número como 00000108. Si usa la ayuda visual para escoger la cuenta bancaria, el sistema introduce el número en el campo correctamente. Si la constante de los ajustes entre compañías está configurada en N y usted especifica una cuenta bancaria de modificación del L/M en este campo, el sistema compara cada compañía del comprobante con la compañía de la cuenta bancaria del L/M de modificación. Si la compañía del comprobante no es la misma que la compañía de la cuenta bancaria del L/M de modificación, el sistema no incluye dicho comprobante en el grupo de pagos. Antes de que introduzca una cuenta bancaria del L/M en este campo, deberá configurar la cuenta en su sistema. Para configurar cuentas bancarias del L/M, escoja Información de la cuenta bancaria en el menú Configuración de pagos automáticos (G04411). Si usa varias monedas, considere los siguientes lineamientos usando esta opción de proceso: o Si la cuenta bancaria es una cuenta monetaria, debe tener la misma moneda que la nacional o la extranjera del comprobante. o Si la cuenta bancaria es una cuenta no monetaria, la moneda de la compañía debe ser la misma que la nacional del comprobante. 4. Moneda de pago Use esta opción de proceso para especificar el método de moneda el programa usa para el pago. Los valores admisibles son: En blanco - Pagar en la moneda de la cuenta bancaria del L/M. Para las cuentas monetarias, esta es la moneda asignada a la cuenta bancaria del L/M en la tabla Maestro de cuentas (F0901). Para cuentas no monetarias, es la moneda asignada a la compañía en la que reside la unidad de negocio de la cuenta bancaria del L/M. Por ejemplo, la moneda asociada con la cuenta bancaria del L/M 1.1110.BEAR está en dólares estadounidenses (USD) debido a que la unidad de negocio 1 pertenece a la compañía 00001 cuya moneda es USD. Si introduce comprobantes en euros (EUR) para la compañía 00001, puede pagar los comprobantes de la cuenta bancaria monetaria en

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EUR o puede pagarlos de una cuenta bancaria que pertenezca a una compañía cuya moneda base sea USD. 1 - Pagar el importe en moneda nacional del comprobante en la moneda nacional Por ejemplo, si introduce el comprobante en FRF para la compañía 00001, cuya moneda base es USD, el comprobante se paga en USD. 2 - Pagar el importe en moneda extranjera del comprobante en la moneda extranjera Por ejemplo, si introdujo el comprobante en EUR para la compañía 00001, cuya moneda base es USD, se pagarán los comprobantes en EUR. Los comprobantes que no tienen una moneda extranjera se pagan en moneda nacional. 3 - Pagar el importe en moneda nacional actual de un comprobante en moneda extranjera en la moneda nacional Por ejemplo, si introdujo el comprobante en EUR para la compañía 00001, cuya moneda base es USD, se convierte el importe en moneda extranjera al importe en moneda nacional actual según el tipo de cambio vigente al día en curso y se paga el comprobante en USD. 4 - Pagar el comprobante en una moneda alternativa que no es ni el importe en moneda nacional ni la moneda extranjera del comprobante. Por ejemplo, si introdujo el comprobante en EUR para la compañía 00001, cuya moneda base es USD, pero desea pagar el comprobante en dólares canadienses (CAD), se paga el comprobante en la moneda alternativa (CAD). Designe la moneda de pago en la opción de proceso 5. Notas de tipo de cambio: cuando realiza los pagos en la moneda nacional actual, el programa Creación de grupos de pago calcula los importes en moneda nacional que se pagan usando el tipo de cambio en vigor de ese día. Éste puede ser diferente al tipo de cambio que está en vigor cuando se realiza el pago. Después en el procesamiento de pagos automáticos, el sistema calcula una ganancia o pérdida si el tipo de cambio del comprobante es diferente al tipo de cambio del pago. 5. Código de moneda alternativa Utilice esta opción de proceso para introducir el código para el importe en moneda alternativa. Introduzca un valor en esta opción de proceso sólo si especificó un 4 en la opción de proceso Moneda de pago. 6. Selección de pago por anticipado Utilice esta opción de proceso para indicar si desea incluir partidas de pago negativas en el grupo de pagos. Los valores admisibles son: En blanco No incluir partidas de pago negativas por anticipado. 1 Incluir partidas de pagos negativas por anticipado.

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Ficha Procesado por

Estas opciones de proceso especifican las categorías en las que el sistema agrupa los pagos.

1. Compañía Utilice esta opción de proceso para especificar si desea crear pagos separados basados en la compañía. Los valores admisibles son: En blanco No 1 Sí 2. Fecha de vencimiento Utilice esta opción de proceso para especificar si desea crear pagos separados basados en la fecha de vencimiento. Los valores admisibles son: En blanco No 1 1 Sí 3. Beneficiario Utilice esta opción de proceso para especificar si es necesario crear los pagos con base en el beneficiario, independientemente del proveedor. Los valores admisibles son: En blanco No 1 Sí Por ejemplo, la siguiente tabla ilustra una posible combinación de comprobante, proveedor y beneficiario: Comprobante 1, proveedor 1001, beneficiario 1001 Comprobante 2, proveedor 1001, beneficiario 1002 Comprobante 3, proveedor 1001, beneficiario 1002 Comprobante 4, proveedor 1002, beneficiario 1002

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Comprobante 5, proveedor 1003, beneficiario 1001 Si deja la opción de proceso Beneficiario en blanco, el sistema genera cuatro pagos con base en el beneficiario y después en el proveedor: o Beneficiario 1001, proveedor 1001, comprobante 1 o Beneficiario 1001: proveedor 1003, comprobante 5 o Beneficiario 1002: proveedor 1001, comprobantes 2 y 3 o Beneficiario 1002: proveedor 1002, comprobante 4 Si configura la opción de proceso Beneficiario en 1, tiene dos pagos basados únicamente en el beneficiario: o Beneficiario 1001: proveedor 1001, comprobante 1 y proveedor 1003, comprobante 5 o Beneficiario 1002: proveedor 1001, comprobantes 2 y 3 y proveedor 1002, comprobante 4 4. Unidad de negocio Utilice esta opción de proceso si desea crear grupos de control de pago separados por unidad de negocios. Los valores admisibles son: En blanco No 1 Sí

Ficha Resumen

Estas opciones de proceso personalizan la información que aparece en el talón de pago.

1. Partida de pago resumida Use esta opción de proceso para especificar si se resumen las partidas de pago en un documento del anexo o ficha de pago. Cuando configura la opción de proceso para resumir las partidas de pago, la opción de proceso Fecha de vencimiento de la ficha Proceso por debe tener un valor de 1. Los valores admisibles son: En blanco - No resumir las partidas de pago 1 - Resumir las partidas de pago

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2. Descripción del resumen

Los valores admisibles son:

Utilice esta opción de proceso para especificar la información que aparece en el campo Descripción del talón de pagos.

En blanco La descripción genérica Resumen de facturas aparece en el talón de pagos. 1 La observación de la primera partida de pago aparece en el talón de pagos.

Ficha Informe

Estas opciones de proceso especifican la información que aparece en el informe. Para generar pagos separados por trabajo, debe incluirse el campo Número del estado de cuenta (CTL) en la secuencia de clasificación.

1. Imprimir dirección postal Utilice esta opción de proceso para especificar si la dirección postal de cada beneficiario aparece en el informe.

1 Sí

NOTA: para generar pagos separados por trabajo, el campo Número de estado de cuenta (CTL) debe incluirse en la secuencia de clasificación. Consulte la versión DEMO XJDE0007 en donde se encuentra un ejemplo de secuencia de

Los valores admisibles son: En blanco No

2. Imprimir número de contrato Utilice esta opción de proceso para especificar si desea que el número del contrato aparezca en el informe.

Los valores admisibles son: En blanco No 1 Sí

clasificación o copie la versión DEMO XJDE0007 y utilícela como base para el informe. 3. Imprimir número de trabajo Utilice esta opción de proceso para especificar si desea que el número de trabajo

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aparezca en el informe. Los valores admisibles son:

clasificación o copie la versión DEMO XJDE0007 y utilícela como base para su informe.

En blanco No 1 Sí NOTA: para generar pagos separados por trabajo, el campo Número de estado de cuenta (CTL) debe incluirse en la secuencia de clasificación. Consulte la versión DEMO XJDE0007 en donde se encuentra un ejemplo de secuencia de

Ficha Cinta bancaria

Estas opciones de proceso especifican la información bancaria que se imprime en el informe.

1. Imprimir información de cinta bancaria Utilice esta opción de proceso para especificar si aparece la información de cinta bancaria en el informe de edición. Los valores admisibles son: En blanco No 1 Sí 2. Error de la cuenta bancaria del beneficiario Utilice esta opción de proceso para especificar si el programa emite un error cuando la información de la cuenta bancaria no existe para el beneficiario. Los valores admisibles son: En blanco No emitir un error. 1 Emitir un error.

Si esta opción de proceso está llena, el sistema generará un mensaje siempre que un beneficiario no tenga información de cuenta bancaria almacenada en la tabla Información bancaria (F0030). Esto sucede al margen de que se procese una cinta bancaria o no. El sistema no puede diferenciar entre instrumentos de pago cuando se utiliza esta opción de proceso.

3. Error de información de la cuenta bancaria X12 Utilice esta opción de proceso para especificar si la aplicación emite un error cuando la información X12 no existe para la cuenta bancaria del L/M.

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Los valores admisibles son: En blanco No emitir un error. 1 Emitir un error.

Ficha Retención

Estas opciones de proceso especifican si se va a enviar o no el programa Cálculo de retenciones antes de la creación de grupos de control de pagos.

1 Sí

2. Versión del programa

Utilice esta opción de proceso para especificar el número de versión de la aplicación Cálculo de la retención. Debe especificar un número de versión si introduce un 1 en la opción de proceso Cálculo de la retención.

En blanco Número de versión ZJDE0001 (valor implícito)

1. Calcular la retención Utilice esta opción de proceso para especificar si desea transmitir el programa Cálculo de la retención antes de crear los grupos de control de pago.

En blanco No

O bien, ingrese el número de versión de la aplicación específica.

Secuencia de datos de Creación de grupos de control de pagos

La secuencia de datos de este programa está configurada para crear pagos separados por beneficiario. Si cambia esta secuencia los pagos se harán por comprobante en lugar de por beneficiario. Si selecciona la opción Varios pagos en la pantalla Modificaciones del Maestro de proveedores no modifica la secuencia de beneficiarios.

La secuencia de Creación de grupos de control de pago debe ser la siguiente:

• Cuenta bancaria del LM


• Código de ruta de cheque

Esta secuencia debe utilizarse para generar pagos agrupados adecuadamente.

272

Trabajo con grupos de pagos

Cuando termine de crear los grupos de pagos, puede trabajar con ellos para revisarlos y cambiar los pagos. Por lo general, los pagos se revisan dos veces:

• Después de crear grupos de pagos pero antes de registrar los pagos. Esto permite identificar los pagos y comprobantes que desea cambiar o eliminar del ciclo de pagos. Asimismo, puede:

• Cambiar la información en los pagos y comprobantes

• Quitar grupos de pagos, pagos y comprobantes del ciclo de pagos

• Cambiar la información de control de los grupos de pagos

• Después de introducir los pagos pero antes de actualizar el Libro mayor de Cuentas por cobrar. Esto permite identificar los pagos que desea anular o eliminar del ciclo de pagos. Asimismo, puede:

• Anular los pagos que se registraron y volver a escribirlos

• Quitar grupos de pagos, pagos y comprobantes del ciclo de pagos

Cuando trabaja con grupos de pagos, se trabaja con partidas de pago que se encuentran en cualquiera de los siguientes estados:

Escribir Ya se puede escribir la partida de pago.

Actualizar

El pago se ha escrito y está listo para la actualización en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Cuando las partidas de pago en un grupo de pago están en estado Escribir o Actualizar, es posible que tenga que realizar una de las siguientes acciones:

Deshacer

Deshacer significa retirar una partida de pago del grupo de pagos. Puede deshacer partidas de pago, al margen de si están en un estado de escritura o actualización. Cualquiera que sea el caso, la partida de pago tendrá un importe pendiente distinto de 0 y un estado de aprobado.

Reiniciar

Reiniciar significa devolver una partida de pago al paso anterior en el proceso del pago.

Si el estado de la partida de pago es de actualización y la reinicia, ésta regresa al estado de pago de introducción.

273

En el siguiente gráfico se muestra el proceso de trabajo con grupos de pagos.

274

Impresión del Informe del análisis de pagos

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Informe del análisis de pagos.

Puede imprimir el Informe del análisis de pagos en cualquier momento durante el proceso de pagos automáticos para asegurar que los pagos sean correctos. En este informe se muestra si los pagos están listos para introducción o actualización en el Libro mayor de Cuentas por pagar. Muestra todos los pagos en todos los grupos de pago.

Opciones de proceso para Informe del análisis de pagos (R04578)

Impresión 1. Introduzca un 1 si le gustaría ver la información de detalle de comprobantes. Si lo deja en blanco, sólo se imprimirá información de pago. Información detallada de comprobantes 2. Introduzca un 1si procesa grupos de control de pagos por Unidad de negocios y desea mostrar la Unidad de negocios en el informe. Si lo deja en blanco, la unidad de negocios no aparecerá. Unidad de negocio

Revisión de grupos de pago

Cuando revisa los grupos de pagos, puede mostrar grupos basados en un estado siguiente de introducción o actualización, o ambos. Por ejemplo, es posible que desee revisar todos los grupos de pago que están listos para introducirse (estado siguiente de WRT). De manera opcional, puede revisar pagos asignados a una cuenta bancaria específica o pagos que cumplan con ciertos criterios adicionales de búsqueda.

Este programa muestra información de la tabla Procesamiento de pagos de C/P – encabezado (F04571).

► Para revisar grupos de pagos

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Trabajo con grupos de pago.

1. En la pantalla Trabajo con grupos de pagos, haga clic en una o ambas opciones:

• Estado Escribir

• Estado Actualizar

2. Para limitar la búsqueda, llene el siguiente campo:

• Cuenta bancaria


Para definir criterios adicionales de búsqueda, puede predefinir un valor en una opción de proceso. Por ejemplo, si desea revisar sólo aquellos comprobantes para la

275

unidad de negocio 100, puede configurar previamente ese valor en una opción de proceso. Esto es particularmente útil si revisa con frecuencia los comprobantes que cumplen con ciertos criterios de búsqueda.

4. Para ver la información detallada de un grupo de pagos único, seleccione el grupo de pagos en Trabajo con grupos de pagos.

5. Escoja Detalle en el menú Fila.

La pantalla Detalle de grupo de pagos muestra la misma información detallada del grupo de pagos únicos que aparece en la pantalla Trabajo con grupos de pago.

Revisión de pagos con un estado de escritura

Antes de introducir los pagos, puede realizar lo siguiente:

• Revisar la información del pago y comprobante (estado Escribir)

• Revisar la información de resumen del pago (estado Escribir)

Los programas de grupo de pagos muestran información sobre los siguientes archivos de trabajo temporales:

• Procesamiento de pagos de C/P – encabezado (F04571).

• Procesamiento de pagos de C/P – resumen (F04572).

► Para revisar la información del pago y comprobante (estado Escribir)

Puede revisar la información del pago y comprobante de un grupo de pagos específico antes de introducir un pago. Por ejemplo, es posible que desee verificar que se haya asignado la cuenta bancaria correcta a un grupo de pagos o que se ha incluido un comprobante específico en un pago.

276


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, haga clic en la siguiente opción y haga clic en Buscar:

• Estado Escribir

2. Escoja un grupo de pagos y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Trabajo con grupos de pago - Estado de escritura, escoja un beneficiario y haga clic en Seleccionar.

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4. En la pantalla Trabajo con detalles de pagos, escoja un comprobante y haga clic en Seleccionar para revisar la información del comprobante relacionada con un pago.

La pantalla Detalle de pagos muestra la información del comprobante asociada con un pago.

► Para revisar la información resumida del pago (estado Escribir)

Cuando revise pagos en un grupo de pagos, puede revisar la información resumida de cada pago antes de introducir el pago.



• Estado Escribir


3. En la pantalla Trabajo con grupo de pagos - Estado de escritura, escoja el beneficiario que desea revisar.

4. En el menú Fila, seleccione Detalle.

278

Revisión de pagos con un estado Actualizar

Antes de actualizar los pagos que ha introducido, puede revisarlos. Para ello, realice cualquiera de las siguientes tareas:

• Revise la información del pago (estado Actualizar)

• Revise la información del resumen del pago (estado Actualizar)

Puede reiniciar un grupo de pago que esté en un estado de actualización y volver a introducir sus pagos, en caso necesario. Cuando reinicia los pagos escritos en un estado de actualización (UPD), los regresa al estado de escritura (WRT). Los programas de grupo de pagos muestran información de los siguientes archivos de trabajo:



► Para revisar la información del pago (estado Actualizar)

Puede revisar la información del pago de un grupo de pagos específico antes de actualizar el pago.





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► Para revisar la información sobre el resumen del pago (estado Actualizar)

Cuando revise pagos en un grupo de pagos, puede revisar la información resumida asociada con un pago específico.





3. En la pantalla Trabajo con grupos de pagos – Actualización de estado, escoja el beneficiario que desea revisar.

4. En el menú Fila, seleccione Detalle.

Consulte también Restablecimiento del procesamiento de pago en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre el cambio de valores en el procesamiento de los pagos

Modificación de pagos no procesados

Es posible efectuar cambios limitados a los pagos, comprobantes y grupos de pago antes de introducirlos, incluido los siguientes:

• Exclusión de notas de débito (comprobantes de crédito)

• División de pagos

• Modificación de la fecha del valor de los pagos

• Eliminación de partidas de pago de comprobantes

• Eliminación de pagos no procesados

• Eliminación de un grupo de pagos completo

• Revisión de la información sobre el control de un grupo de pagos

Consulte también Configuración de instrumentos de pago en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la configuración de los componentes de un pago.

► Para excluir una nota de débito (comprobante de crédito)

Puede excluir una nota de débito en cualquiera de las siguientes pantallas:

• Trabajo con grupos de pago (los pasos en este procedimiento utilizan esta pantalla)

• Trabajo con grupos de pago - Estado de escritura

• Trabajo con detalle de pagos

• Trabajo con grupos de pago – Estado de actualización

Las notas de débito se producen cuando ha pagado de más al proveedor o éste ha emitido un crédito. Es posible excluir estas notas de débito del procesamiento de pagos.

280


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, escoja un grupo de pago, pago o comprobante.

2. En el menú Fila, escoja Deshacer.

3. En Deshacer confirmación, haga clic en Sí.

4. En Reinicializar pagos, haga clic en OK.

Tareas relacionadas

Exclusión de todas las notas de débito

Para excluir todas las notas de débito, configure la opción de proceso del importe mínimo en Creación de grupos de control de pago, en la unidad de moneda menor (por ejemplo .01).

Revisión de notas de débito

Cuando procesa notas de débito solo para fines de revisión, puede ejecutar el Informe del análisis de pagos o revisarlas en la pantalla Trabajo con grupos de pago antes de deshacerlas.

► Para dividir un pago

Cuando desea pagar parte de un comprobante ahora y una parte después, puede dividir el pago. Al disminuir el importe bruto de un comprobante, el sistema crea una partida de pago nueva a partir del comprobante para el saldo restante. La partida de pago nueva se crea utilizando el estado de pago predeterminado, que por lo general es A (aprobado) para el pago. La nueva partida de pago no forma parte de un grupo de pagos.


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pagos, escoja un grupo de pagos y haga clic en Seleccionar.

2. En las pantallas Trabajo con grupos de pagos - Estado escritura o Trabajo con grupos de pago - Estado actualizar, dependiendo de las opciones que haya seleccionado en la pantalla Trabajo con grupos de pago, escoja un registro y Pagos en el menú Fila.

3. En la pantalla Trabajo con detalles de pago, escoja un comprobante.

4. En el menú Fila, escoja Dividir.

281

5. En la pantalla División de pagos, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Importe bruto

• Desc aplicado

► Para modificar la fecha del valor de un pago

Generalmente, las fechas del valor de pago son válidas para el procesamiento de giros e indican la fecha en que el pago llega al banco.


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, siga los pasos para revisar los pagos de un grupo de pagos con un estado siguiente de Escribir.

2. En la pantalla Trabajo con grupos de pago – Estado de escritura, escoja Valor de la fecha en el menú Pantalla.

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3. En la pantalla Modificación del valor de la fecha, llene el siguiente campo para modificar el valor de la fecha de todos los pagos en el grupo:

• Fecha valor global

4. Haga clic en Fecha de carga para actualizar el valor de la fecha de cada pago.

5. Para modificar el valor de la fecha de un pago individual, llene el siguiente campo:

• Fecha del valor

6. Haga clic en OK.

► Para eliminar una partida de pago de un comprobante

Cuando no desee pagar un comprobante, elimínelo del grupo de pago. El sistema restablece el estado de pago del comprobante de pago en proceso a aprobado.


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, siga los pasos para revisar los comprobantes.

2. En la pantalla Trabajo con detalles de pago, escoja un comprobante.



5. En Reinicializar pagos, haga clic en OK.

283

► Para eliminar un pago no procesado

Si no desea efectuar un pago, puede eliminarlo del grupo de pago. El sistema elimina las partidas de pago del comprobante del grupo de pagos y reinicia el estado de pago de pago en proceso a aprobado.


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, siga los pasos para revisar los pagos de un grupo de pagos con un estado siguiente de Escribir.

2. En la pantalla Trabajo con grupos de pago – Estado de escritura, escoja un pago.


4. En Deshacer confirmación, acepte o rechace deshaciendo el pago seleccionado.

► Para eliminar un grupo de pago completo


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, escoja un grupo de pago.



Consulte también Revisión de pagos con un estado de escritura en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre la revisión de pagos con un estado de escritura.

Revisión de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la revisión de comprobantes..

Trabajo con pagos automáticos

Una vez que se han creado los grupos de pago, debe introducir los pagos. Cuando crea grupos de pago, el sistema crea registros temporales de pagos. Estos registros luego se utilizan en la impresión de los pagos o en la copia de estos en la cinta bancaria, dependiendo de la configuración.

Introducción de pagos

Cuando escribe pagos, los puede imprimir o copiar en la cinta bancaria. Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Escribir todos los pagos de un grupo de pagos

• Escribir pagos seleccionados de un grupo de pagos

Cuando introduce pagos, el sistema:

• Crea un documento correspondiente con un tipo de documento PK (pago automático). Este pago cierra el comprobante.

284

• Crea un documento correspondiente con un tipo de documento PT (transferencia electrónica de fondos).

• Asigna números de pago.

• Cambia el estado siguiente del grupo de pago de WRT (escribir) a UPD (actualizar).

• Imprime los pagos utilizando información sobre control de los grupos de pago.

• Imprime los anexos, si es necesario.

Nota El programa Creación de grupos de control de pago (R04570) controla la impresión de los anexos. El procesamiento de pagos estándar de J.D. Edwards está diseñado para imprimir diez (10) líneas en un talón de pagos.

Si hay más de diez líneas de detalle para la impresión y la opción de proceso del programa R04570 está configurada para imprimir anexos, el talón de pago imprimirá el mensaje “Ver anexo” e imprimirá todos los detalles en el anexo.

Si la opción de proceso del programa R04570 para la impresión de anexos no está configurada y hay más de diez líneas de detalle para un solo pago, el programa Registro/reinicio de pagos automáticos (P04572) de J.D. Edwards imprimirá diez líneas de detalle en un talón, anularé el pago, imprimirá diez líneas de detalle en el siguiente talón, anulará el pago y así sucesivamente hasta imprimir todas las líneas de detalle. La pantalla de pago que sigue a la última línea de detalle se imprimirá con el importe de pago completo. El programa P04572 imprimirá hasta 99 líneas de detalle en un solo pago. Si hay más de 99 líneas de detalle, el sistema imprimirá varios pagos.

Cuando emite un pago, lo emite al beneficiario alternativo. El usuario escoge si el beneficiario alternativo es el proveedor o el benefactor especial/factor en las opciones de proceso del comprobante especificando la versión MBF del registro de comprobantes. En la ficha Valores predeterminados de MBF de Registro de comprobantes, escriba un “1” en la opción Beneficiario alternativo para llenar el campo de beneficiario alternativo con beneficiario especial/factor. Si deja esta opción en blanco se llenará el campo de beneficiario alternativo con el número de proveedor. Puede sustituir el valor predeterminado del beneficiario alternativo cuando introduzca el comprobante.

El sistema no actualiza las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411), Documento correspondiente de Cuentas por pagar ni Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414) hasta que se efectúa el proceso de actualización. Los pagos permanecen en los archivos de trabajo temporales: tabla Procesamiento de pagos de C/P – Encabezado (F04571), tabla Procesamiento de pagos de C/P – Resumen (F04572) y tabla Procesamiento de pagos de C/P – Detalle (F04573).

Nota

Cuando se introduce un pago cuyo importe, en palabras, es mayor que el número de caracteres admitido por el programa de impresión, el sistema imprime cheques con dígitos para el importe del pago en vez de utilizar texto.

285

Reserva de registros para pagos

La reserva de registros para pagos es un proceso en el que el sistema determina, antes de escribir los pagos, cuántos números de pago se reservarán para un ciclo de pago. El sistema añade dicho número al siguiente número de pago en la tabla Maestro de transitorios bancarios (F0030). La tabla F0030 tiene un registro de cada cuenta bancaria en el sistema. Los números de pago se reservan por cuenta bancaria.

El proceso de reserva de registro se utiliza para evitar que exista más de un pago con el mismo número de pago. Esto resulta especialmente útil cuando más de un usuario efectúa pagos de una misma cuenta bancaria al mismo tiempo.

Para utilizar la reserva de registros es necesario añadir la tabla F0030 al UDC 00/RR con el código de manejo especial configurado en 1.

Una vez que el usuario ha configurado el código definido por el usuario, al escribir los pagos, el sistema determina el número de pagos que se van a utilizar y aumenta el valor del campo Número siguiente de cheque en la tabla F0030 en dicho número. De esta manera, si el número siguiente del pago en la tabla F0030 correspondiente a la cuenta bancaria utilizada en el ciclo de pago es 258 y el proceso de reserva de registro determina que se utilizarán 30 números de pago, el sistema actualiza el número siguiente de pago en 288. Los números de pago entre 258 y 287 se utilizan solamente en los ciclos de pago que han reservado dichos números.

Si dos usuarios acceden al proceso de escritura de pagos al mismo tiempo, el sistema activa el proceso de reserva de registros para el primer usuario y envía un mensaje de error al segundo. Cuando el primer usuario termina el proceso de reserva de registros, el segundo usuario podrá acceder al registro de número de pago y reservar el número de pagos necesarios para dicho ciclo de pagos.

ID de pago utilizando Números siguientes

Cuando se ejecuta un programa de escritura de pagos (R04572 o una de sus variaciones, como R04572A, R04572C entre otros), se asigna un número a cada pago que lo identifica durante y después de finalizar el proceso de pago. Este número es la identificación del pago (PKID) y es clave en las tablas Cuentas por pagar - documento correspondiente (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414). La identificación de pago evita confundir las partidas de pago de un pago con las partidas de otro.

El sistema Cuentas por pagar utiliza las tablas Números siguientes – automático (F0002) o Números siguientes por compañía/año fiscal – automática (F00021) para asignar los números de identificación de pago. Esta tabla se bloquea mientras se asigna un número a las partidas de pago asociadas con un pago y se desbloquea inmediatamente después de que se asignan los números de identificación a las partidas de pago.

Antes de comenzar Revise los pagos y efectúe cualquier cambio necesario.

Verifique la información sobre control de los grupos de pago.

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► Para introducir todos los pagos en un grupo de pago


1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, siga los pasos para revisar los grupos de pago.

2. Escoja uno o más grupos de pago.

Si ya se han introducido algunos pagos en un grupo, el grupo de pago aparece como dos líneas en la pantalla Trabajo con grupos de pago, con los totales correspondientes de cada línea. Una línea está en estado WRT (Escribir) y la otra en UPD (Actualizar).

3. En el menú Fila, escoja Controles.

4. En la pantalla Modificación de controles del grupo de pago, verifique que los siguientes campos muestren los programas y versiones correctas y haga clic en OK.

• Pago

• Versión de impresión

• Registro

• Versión de registro

• Anexos

• Versión de anexo

• Edo de débitos

• Versión de débito

5. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, escoja Escribir en el menú Fila.

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La pantalla Introducción de pagos muestra una línea por cada cuenta bancaria.

6. En la pantalla Introducción de pagos, verifique los siguientes campos y haga clic en OK:

• Fch L/M del pago

• Pago sig

► Para modificar la información de control de un grupo de pago

Puede cambiar los programas de impresión y registro de pagos, colas de impresión, anexos y estados de débito de los pagos si cambia la información del control del grupo de pagos. Asimismo, puede cambiar la identificación de la secuencia, que determina el orden de impresión de los pagos del grupo.

El sistema utiliza valores predeterminados de instrumentos de pago para crear la información de control cuando se crean los grupos de pagos. Puede cambiar esta información antes de introducir los pagos. Todo cambio realizado afecta a todo el grupo de pago.



2. Escoja un grupo de pago.

3. En el menú Fila, escoja Controles.

4. En la pantalla Revisión de controles del grupo de pago, cambie el siguiente campo (opcional):

• ID secuencia

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5. Cambie cualquiera de los siguientes campos del programa de impresión:

• Pago

• Versión de impresión

• Registro

• Versión de registro

• Anexos

• Versión de anexo

• Edo de débitos

• Versión de débito

6. Haga clic en OK.

► Para introducir pagos seleccionados en un grupo de pago



2. En la pantalla Trabajo con grupos de pagos- Estado de escritura, llene los siguientes campos para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar.

• Del importe

• Hasta

3. Escoja uno o más pagos.

4. En el menú Fila, escoja Introducir.

5. En la pantalla Introducción de pagos, verifique los siguientes campos y haga clic en OK:

• Fch L/M del pago

• Pago sig

Consulte también Revisión de grupos de pago en la guía Cuentas por pagar para obtener información

sobre la revisión de grupos de pago después de su creación.

Restablecimiento del procesamiento de pagos

Después de introducir los pagos, pero antes de actualizarlos, es posible que necesite volver a introducirlos. Por ejemplo, puede que necesite volver a introducirlos debido a un error, como papel atorado, número o fecha de pago erróneos.

Antes de volver a introducir los pagos, debe reiniciarlos. Los pagos introducidos tienen un estado siguiente UPD (actualización). Cuando se reinician los pagos, está devolviéndolos a un estado siguiente WRT (introducción) para modificar el problema y volverlos a introducir.

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Si necesita deshacer o reiniciar un pago, puede identificar la cinta defectuosa en el programa Copia de archivo de la cinta bancaria en la cinta al que puede entrar en el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413). Este programa muestra información que incluye la ID del archivo y la ID del miembro.

Si reinicia los pagos guardados en una cinta bancaria, debe eliminar el registro de la cinta bancaria antes de volver a introducir los pagos.

Cuando reinicia pagos, puede anularlos o volverlos a escribir con el mismo número de pago.

• Si introduce un número nuevo inicial de pago, el sistema anula cualquier pago seleccionado que tenga un número de pago menor que el nuevo número inicial, si había sido asignado dicho número previamente.

• Si acepta el número del siguiente pago (el valor predeterminado), el sistema anula los pagos escribiendo registros en ceros.

El sistema procesa los pagos anulados cuando actualiza el Libro mayor de Cuentas por pagar. Estos registros se ven al contabilizar los pagos en el Libro mayor.

Puede configurar una opción de proceso para Trabajo con grupos de pago para procesar pagos anulados almacenados en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

► Para restablecer el procesamiento de pagos

Cuando restablece el procesamiento de pagos, las partidas de pago se convierten en comprobantes pendientes.



2. Para restablecer los pagos un grupo de pago completo, escoja el grupo (el estado siguiente debe ser UPD) en la pantalla Trabajo con grupos de pago.

3. Para restablecer pagos únicos, escoja el pago en la pantalla Trabajo con grupos de pago – Actualización de estado.

4. Para limitar la búsqueda cuando restablezca pagos únicos, llene los siguientes campos:

• Pago inicial

• Finalización pago


6. Escoja los pagos que va a restablecer.

7. En el menú Fila, escoja Reiniciar.

290

8. En Reinicializar pagos, cambie el siguiente campo, en caso necesario, y haga clic en OK:

• Pago sig

► Para restablecer el procesamiento de pagos de una cinta bancaria

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Copia del archivo de la cinta bancaria en la cinta.

1. En Copia de cinta bancaria a cinta, haga clic en Buscar.

2. Escoja el registro de pago que desea eliminar del archivo de cinta bancaria y haga clic en Borrar.

3. En el cuadro de diálogo Confirmar eliminación haga clic en OK.


sobre la verificación de información en los grupos de pago.

Eliminación de pagos procesados

Es posible que después de introducir los pagos, pero antes de actualizarlos, necesite eliminar uno o todos del ciclo de pagos actual. Para ello, debe deshacer el pago. El sistema:

• Anula el pago.

• Elimina las partidas de pago del comprobante del grupo de pago.

• Restablece el estado de pago del comprobante de pago en proceso a aprobado.

A continuación puede cambiar los comprobantes y procesarlos para pagarlos en otro momento.

291

Si necesita deshacer un pago, puede identificar la cinta afectada en el programa Copia del archivo de la cinta bancaria en la cinta a la que tiene acceso en el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413). Esta pantalla muestra información incluidas las ID del archivo y del miembro.

Si deshace uno o todos los pagos guardados en la cinta bancaria, debe eliminar el registro de la cinta bancaria antes de procesar el pago.

► Para eliminar pagos procesados



2. Realice una de las siguientes acciones:

• Escoja un grupo de pago con un estado siguiente UPD.

• En la pantalla Trabajo con grupos de pago – Actualización de estado, escoja un pago.



5. En la pantalla Restablecer pagos, llene el siguiente campo opcional y haga clic en OK:

• Pago sig

Si no restablece el Número de pago siguiente, el sistema crea pagos nulos.

Si restablece pagos que se guardaron en una cinta bancaria, siga el paso que se indica a continuación para eliminar el registro de pago de la tabla de la cinta bancaria.

6. En Copia de cinta bancaria a cinta, escoja el registro de pago y haga clic en Borrar.

7. En el cuadro de diálogo Confirmar eliminación haga clic en OK.


sobre la verificación de datos de los grupos de pago.

Copia de los pagos a la cinta

• Copia de una tabla de cinta a una cinta o disquete

Cuando introduce pagos, el instrumento de pago puede estar en formato electrónico. En este caso, al escribir los pagos se crearán tablas de cinta bancaria en vez de pagos impresos. Debe copiar estos archivos a cinta o disquete si desea enviar información a una institución financiera.

La copia de pagos a cinta incluye las siguientes tareas:

• Revisión y cambio del estado y detalle de una tabla de cinta

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Por lo general, el departamento de MIS preconfigura los detalles de una tabla de cinta. No debe cambiar esta información a menos que se le indique lo contrario. Sin embargo, sí puede cambiar varias especificaciones de formato antes de copiar la tabla a la cinta.

Puede volver a copiar una tabla bancaria en cinta siempre y cuando no haya eliminado la tabla. Es posible que esto sea necesario si, por ejemplo, su institución financiera pierde la cinta original.

Cuando crea una tabla de cinta bancaria, no sobrescribe una tabla existente. La tabla Cinta de pago de C/P (F04572OW) es una tabla con varios miembros, lo que significa que cada versión (grupo de pagos) es una tabla aparte. El sistema no elimina automáticamente los registros de la tabla. En cambio, debe eliminar el registro en la pantalla Copia del archivo de la cinta bancaria a la cinta. No haga esto hasta verificar que el banco ha recibido la cinta bancaria.

► Para revisar y cambiar el estado y detalle de una tabla de cinta


1. En la pantalla Copia de cinta bancaria a cinta, busque una tabla de cinta, haga clic en Buscar o limite la búsqueda llenando los campos en la línea de consulta por ejemplo.

2. Escoja la tabla con la que desea trabajar y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Actualización de información en cinta, cambie la información en los siguientes campos, en la medida de lo necesario:

• Nbre arch

• Tamaño de reg

• Vol nuevo

• Tamñ bloq

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• Nbre dispos

• Densd cinta

• ID nuevo prop

• Nbre etiq

4. Haga clic en OK.

Opciones de proceso para la Copia de archivo de cinta bancaria en cinta (P0457)

BACS 1. Introduzca un 1 para mostrar el formato BACS Mostrar formato BACS Programa 1. Introduzca el nombre de un programa alternativo que se va a usar. Si deja el campo en blanco, se usará el programa J0457T. Nota: Esta opción de proceso se ignora si el procesamiento BACS está activado. Programa alternativo de procesamiento (FUTURO) Versión 1. Versión Copia del archivo bancarioa al disquete (P0457D) En blanco - ZJDE0001

► Para copiar una tabla de cinta bancaria en cinta o disquete


1. En la pantalla Copia de cinta bancaria a cinta, busque una tabla de cinta, haga clic en Buscar o limite la búsqueda llenando los campos en la línea de consulta por ejemplo.

2. Escoja la tabla con la que desea trabajar y luego escoja Disquete en el menú Fila.

3. En la pantalla Escritura del disquete del banco, escriba la ruta o el nombre del archivo que desea generar.

4. Según el uso que desee hacer de la tabla de cinta, seleccione una de las siguientes opciones:

• Generar archivo

• Anexar registros

5. Haga clic OK y cuando aparezca el mensaje Archivo creado satisfactoriamente, vuelva a hacer clic en OK.

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Opciones de proceso para Copia del archivo de la cinta bancaria en la cinta (P0457)


Estas opciones de proceso especifican la información predeterminada que el sistema utiliza al generar el archivo de texto.

1. Longitud del registro Use esta opción de proceso para especificar la longitud del registro del archivo de salida. La longitud máxima del campo son 1000 caracteres. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema crea la tabla de salida con la longitud del registro original. 2. Insertar salto de página Use esta opción de proceso para especificar si el sistema inserta un retorno manual al final de cada registro. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema formatea el archivo en una larga cadena en lugar de varios registros separados. 3. Ruta o nombre del archivo predeterminado Use esta opción de proceso para especificar la ruta y el nombre predeterminados del archivo de salida. La ruta y el nombre del archivo deben concordar con los estándares de estructura y nombre del sistema operativo de la computadora donde se almacena el archivo. Por ejemplo: Si almacena el archivo de salida en la unidad C local de la computadora, debe especificar la ruta del directorio: C:\FolderName\FileName.txt. Si almacena el archivo de salida a una carpeta en la red de la computadora, debe especificar la ruta de la red: \\MachineName\FolderName\FileName. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema usa la siguiente ruta y nombre: A:\DTALSV. Nota: debe almacenar los archivos únicamente en un cliente Windows.

Ficha Datos

Estas opciones de proceso especifican si se utilizan los caracteres de reemplazo y si se capitalizan todos los caracteres alfa.

1. Reemplazar los carácteres predefinidos (UDC 04/RC) en la modalidad uno en uno Use esta opción de proceso para especificar si el sistema reemplaza los caracteres especiales. Si especifica el reemplazo de los caracteres especiales, el sistema lee el UDC de caracteres reemplazados (04/RC) y reemplaza caracteres únicos de acuerdo con los valores de UDC. El sistema lee los UDC de caracteres especiales (07/SC) y reemplaza dichos caracteres especiales con los valores de UDC. Los valores admisibles son:

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En blanco - No reemplazar caracteres especiales 1 - Reemplazar caracteres especiales Nota: para los programas P0457 y P03B571, el sistema reemplaza únicamente el primer carácter en el campo Descripción 01 de UDC 04/RC con el primer carácter en el campo Descripción 02. Si no reemplaza más de un carácter, aún si el UDC está enlazado en la modalidad uno a varios. Otros programas que usan UDC 04/RC reemplazan más de un carácter si el UDC está enlazado en la modalidad uno a varios. 2. Poner en mayúsculas todos los carácteres alfabéticos Use esta opción de proceso para especificar si el sistema usa mayúsculas para todos los caracteres alfabéticos del registro. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema no usa caracteres en mayúsculas. 3. Carácter de reemplazo (UDC 04/SC) Use esta opción de proceso para especificar si el sistema reemplaza caracteres en los campos y tablas que coinciden con los caracteres definidos en UDC 04/SC con un carácter específico o con un espacio en blanco. Para reemplazar los caracteres con un carácter especificado, introduzca el carácter en la opción de proceso. Para reemplazar los caracteres especiales con un espacio en blanco, deje en blanco la opción de proceso. Nota: el sistema reemplaza siempre el carácter definido en UDC 04/ SC con el carácter que usted especifique o con un espacio en blanco. Si no desea reemplazar ningún carácter, UDC 04/SC debe estar en blanco.

Opciones adicionales de copia de archivo de cinta

Existen tres opciones adicionales para copiar una tabla de cinta bancaria que puede ser importante para usuarios específicos.

• Puede utilizar los comandos del sistema IBM para ver la tabla de cinta bancaria. Debe especificar las ID de los archivos y miembros, por ejemplo ID de archivo F04572T e ID de miembro AP00000390.

• La información de las tablas de cinta bancaria se almacena en un formato estándar. En vez de copiar una tabla de cinta bancaria en cinta o disquete, puede cargar una tabla de cinta a una institución financiera mediante un módem.

• Los clientes del Sistema de liberación de pagos automáticos bancarios (BACS) pueden aprobar una cinta bancaria antes de copiarla en cinta o disquete. En la pantalla Copia de cinta bancaria a cinta, escoja Aprobar en el menú Fila. Esta selección de menú está controlada por la opción de proceso BACS del programa Copia del archivo de la cinta a la cinta (P0457).

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Actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar

Después de escribir pagos, debe actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar. Al actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar se crean los registros de transacción de los pagos y el registro de pagos. Sólo puede actualizar pagos si el estado siguiente del grupo de pagos es UPD (actualización).

Cuando actualiza el Libro mayor de Cuentas por pagar, el sistema:

• Procesa los pagos nulos.

• Cambia el estado de pago de los comprobantes de pago en proceso (#) a pagado (P) y establece el importe pendiente en ceros.

• Imprime un registro de pagos.

• Copia la información sobre los pagos en la tabla Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414) de los siguientes archivos de trabajo:



• Procesamiento de pagos de C/P – detalles (F04573)

• Elimina los registros en las tablas de trabajo creadas al agrupar los comprobantes del pago. Observe que los registros de la cinta bancaria permanecen en la tabla hasta que se eliminan.

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En el siguiente gráfico se ilustra lo que sucede cuando el sistema actualiza el Libro mayor de Cuentas por pagar.

Una vez que se han actualizado las tablas del Libro mayor de Cuentas por pagar, puede contabilizar los pagos en el Libro mayor. De manera alternativa, una opción de proceso para Trabajo con grupos de pago permite enviar automáticamente pagos para la contabilización en el Libro mayor después de actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar. Durante el proceso de contabilización, el sistema crea asientos de diario que debitan la cuenta comercial de Cuentas por pagar y acreditan la cuenta bancaria de Cuentas por pagar.

Antes de comenzar Verifique que todos los pagos se impriman correctamente. Después de actualizar el

Libro mayor de Cuentas por pagar, no es posible restablecer el procesamiento de pagos. Debe anular los pagos e iniciar de nuevo el proceso de pago.

Revise los pagos procesados. Consulte Revisión de grupos de pago en la guía Soluciones globales de Japón.

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► Para actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar



2. Escoja uno o más grupos de pagos con el estado siguiente Actualizar.

3. En el menú Fila, escoja Actualizar.

4. En la pantalla Destino de salida del informe, escoja un destino del informe y haga clic en OK.

Opciones de proceso para Trabajo con grupos de pago (P04571)

Ficha Impresión

Estas opciones de proceso especifican cómo el sistema imprime los grupos de pago.

1. Versión Aplicación de impresión predeterminada Utilice esta opción de proceso para especificar la versión que utiliza el sistema para la aplicación de impresión. Introduzca un número de versión o deje esta opción de proceso en blanco para utilizar la versión implícita ZJDE0001. 2. Salida del grupo de control de pagos Utilice esta opción de proceso para especificar la configuración de salida para los Grupos de control de pagos (PCG). Puede enviar un archivo de impresión indirecta a una impresora por PCG, cuenta bancaria o puede enviar varios PCG a una impresora simultáneamente en un archivo de impresión indirecta. Los valores admisibles son: En blanco Separar archivos por PCG. 1 Separar archivos por cuenta bancaria. 2 Enviar varios PCG a un archivo de impresión indirecta. Guardar archivo de impresión indirecta (para uso futuro) Utilice esta opción de proceso para especificar si desea guardar una copia de un archivo de impresión indirecta después de que se ha imprimido. Esta opción aún no es funcional en el software de OneWorld. Los valores admisibles son: En blanco No guardar el archivo de impresión indirecta. 1 Guardar el archivo de impresión indirecta.

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Retener archivo de impresión indirecta (para uso futuro) Utilice esta opción de proceso para especificar si desea retener un archivo de impresión indirecta, que debe liberar manualmente antes de que se imprima. Esta opción aún no es funcional en el software de OneWorld. Los valores admisibles son: En blanco No retener un archivo de impresión indirecta. 1 Retener archivo de impresión indirecta.

Ficha Actualización

Estas opciones de proceso especifican la versión del programa de registro, la manera en que desea que el sistema contabilice los pagos nulos en el Libro mayor y si desea que el sistema envíe la contabilización de pagos de Cuentas por pagar después de actualizar los pagos.

1. Versión del prorama de registro predeterminada Utilice esta opción de proceso para especificar el número de la versión de la aplicación de registro. Puede introducir un número de versión específico o dejar esta opción de proceso en blanco para utilizar la versión implícita ZJDE0001. 2. Contabilización de pagos nulos Utilice esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema contabilice pagos anulados en el Libro mayor. Los pagos nulos incluyen alineación de cheques y reconfiguración de pagos. Los pagos nulos también incluyen cheques que se imprimen como Anulado para usar el talón como la continuación de información adicional del talón anterior. Los valores admisibles son: En blanco No contabilizar pagos nulos en el Libro mayor. 1 Contabilizar pagos nulos en el Libro mayor. 3. Programa Envío de contabilización Utilice esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema envíe automáticamente la contabilización de pagos de C/P después de haber actualizado los pagos. Los valores admisibles son: En blanco No enviar automáticamente la contabilización de C/P. 1 Enviar automáticamente la contabilización de C/P.

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Estas opciones de proceso personalizan la forma en que el sistema muestra los grupos de pagos.

1. Mostrar las unidades de negocio Unidades de negocios de despliegue. Utilice esta opción de proceso para especificar si desea mostrar la unidad de negocios asignada a los Grupos de control de pagos. Si introduce 1, el campo Unidad de negocios aparece en la pantalla Trabajo con grupos de pagos. Puede realizar una búsqueda en una unidad de negocios específica introduciendo la información correspondiente en el campo Unidad de negocios en la opción de proceso Especificación de valores precargados. NOTA: este campo es admisible si la aplicación Creación de grupos de control de pagos (R04570) se configuró en procesamiento de grupos de pago por unidad de negocios. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar Unidades de negocios. 1 Mostrar Unidades de negocios. Estado de escritura Utilice esta opción de proceso para especificar la selección de criterios inicial para el Estado siguiente del grupo de control de pagos. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Trabajo con grupos de pago. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar grupos de control de pagos en Registro de estado. 1 Mostrar grupos de control de pagos en Registro de estado. Actualizar estado Utilice esta opción de proceso para especificar la selección de criterios inicial para el estado siguiente del grupo de control de pagos. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Trabajo con grupos de pago. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar grupos de control de pagos en Actualización de estado. 1 Mostrar grupos de control de pagos en Actualización de estado. 3. Cuenta bancaria del L/M

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Utilice esta opción de proceso para especificar un valor precargado para los criterios de selección Cuenta bancaria del L/M. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Trabajo con grupos de pago. Introduzca un número de cuenta bancaria del L/M específico o deje esta opción de proceso en blanco para mostrar todas las cuentas bancarias del L/M (valor implícito). Originador Utilice esta opción de proceso para especificar un valor precargado para el Originador de la transacción (dato TORG) que ejecutó la aplicación Creación de grupos de control de pagos (R04570). Si especifica un valor precargado para este campo, usted limita la consulta inicial a los PCG que creó el Originador. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Criterios de selección adicionales. Introduzca una identificación de usuario específica (TORG) o deje esta opción de proceso en blanco para buscar todos los originadores de transacciones (valor implícito). Versión del grupo de control de pagos Utilice esta opción de proceso para especificar un número de versión que crearon los Grupos de control de pagos (R04570). Si especifica un valor precargado para este campo, usted limita la consulta inicial a los PCG con este número de versión. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Criterios de selección adicionales. Puede introducir un número de versión específico o dejar esta opción de proceso en blanco para buscar en todas las versiones (valor implícito). Instrumento de pago Utilice esta opción de proceso para especificar la unidad de negocios que se asignó originalmente al PCG a través del campo Creación de grupos de control de pagos (R04570). Si especifica un valor precargado para este campo, usted limita la consulta inicial a los PCG con esta unidad de negocios. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Criterios de selección adicionales. Puede introducir una unidad de negocios específica (dato MCU) o dejar esta opción de proceso en blanco para buscar en todas las unidades de negocios (valor implícito). NOTA: este campo es admisible si la aplicación Creación de grupos de control de pagos (R04570) se configuró en procesamiento de grupos de pago por unidad de negocios. Además, este campo es admisible sólo si introduce un 1 en la opción de proceso Mostrar unidades de negocios. Código de moneda Utilice esta opción de proceso para especificar el instrumento de pago que se asignó originalmente al PCG a través del campo Creación de grupos de control de pagos (R04570). Si especifica un valor precargado para este campo, usted limita la consulta inicial a los PCG con este instrumento de pago. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Criterios de selección adicionales. Puede introducir un instrumento de pago específico (dato PYIN) o dejar esta opción de proceso en blanco para buscar en todos los instrumentos de pago.

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Código de moneda Utilice esta opción de proceso para especificar la moneda de pago que se asignó originalmente al PCG a través del campo Creación de grupos de control de pagos (R04570). Si especifica un valor precargado para este campo, usted limita la consulta inicial a los PCG con este código de moneda. Puede cambiar los criterios de selección en la pantalla Criterios de selección adicionales. Puede introducir un código de moneda de pago específico (dato CRCD) o dejar esta opción de proceso en blanco para buscar en todas las monedas de pago (valor implícito). Mostrar todos los importes en moneda alternativa Utilice esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema muestre los importes del grupo de control de pagos (PCG) en la moneda alterna. Esta conversión es sólo para mostrar, lo cual afecta los importes de la pantalla Trabajo con grupos de pago. Para introducir pagos en moneda extranjera, introduzca la información correspondiente en las opciones de proceso de la ficha Moneda. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar importes PCG en la moneda alternativa. 1 Mostrar importes PCG en la moneda alternativa. Fecha vigente de la moneda alternativa Utilice esta opción de proceso para especificar la fecha de vigencia para el tipo de cambio de la moneda alternativa. Introduzca la fecha de vigencia del tipo de cambio de la moneda o deje esta opción de proceso en blanco para utilizar la fecha del sistema (valor implícito).

Ficha Moneda

Estas opciones de proceso especifican el tipo de cambio y la fecha cuando las transacciones de negocios incluyen monedas extranjeras.

Fecha vigente Use esta opción de proceso para especificar la fecha que se usa para obtener el tipo de cambio cuando escribe pagos en moneda extranjera o alternativa. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema usa la fecha de pago del L/M. Si crea un grupo de pago usando el importe en moneda nacional de un comprobante en lugar de la moneda extranjera, el sistema calcula la pérdida o ganancia de la moneda según el tipo de cambio de la fecha de pago. El pago no es en moneda extranjera porque se hizo en la moneda nacional. Nota: si introduce una fecha de vigencia para la cual no existe un tipo de cambio correspondiente en la tabla Tipos de cambio (F0015), el sistema usa el tipo de cambio en el comprobante y por ello, no crea una pérdida o ganancia.

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Usar el tipo de cambio del comprobante Utilice esta opción de proceso para especificar el tipo de cambio del comprobante cuando introduce pagos en moneda extranjera. En blanco Utilizar el tipo de cambio para la fecha de vigencia específica. 1 Utilizar el tipo de cambio del comprobante.

Ficha Proceso

Estas opciones de proceso personalizan la manera en que el sistema procesa los grupos de control de pagos.

1. Proceso interactivo Utilice esta opción de proceso para especificar cómo desea que el sistema procese los grupos de control de pagos. NOTA: esta opción de proceso no modifica el enlace del Administrador de configuración de objetos (ACO) para los trabajos en batch del servidor, pero sólo afecta los trabajos en batch que se ejecutan a nivel local. Los valores admisibles son: En blanco Enviar los trabajos de impresión y actualización para el procesamiento en batch. 1 Procesar pagos de manera interactiva.

Ficha BACS

Esta opción de proceso especifica si el sistema permite el registro de las fechas de procesamiento del Sistema de liberación de pagos automáticos bancarios (BACS). BACS se refiere al método de transferencia electrónica de fondos utilizado en el Reino Unido.

1. Procesamiento BACS Utilice esta opción de proceso para indicarle al sistema si desea permitir el registro de fechas de procesamiento del Sistema de compensación automatizada bancario (BACS). Los valores admisibles son: En blanco No permitir el registro de fechas de procesamiento BACS. 1 Permitir el registro de fechas de procesamiento BACS.

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Revisión y aprobación de pagos automáticos

Después de actualizar los pagos automáticos en el Libro mayor de Cuentas por pagar, puede verificar su precisión y aprobarlos.

Después de aprobar los pagos, contabilícelos en el Libro mayor.

Consulte también Contabilización de pagos automáticos en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la contabilización de pagos automáticos del Libro mayor de Cuentas por pagar en la tabla de saldos.

Revisión de pagos automáticos

Cuando revisa los pagos automáticos para la contabilización, puede mostrar una lista de todos los batches no contabilizados o un batch específico de pagos. Cuando revisa un batch específico de pagos, puede tener acceso a los detalles de la partida de pago de un pago específico.

► Para revisar los pagos automáticos

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Revisión de pagos automáticos.

1. En la pantalla Trabajo con Batches, haga clic en Buscar para mostrar todos los batches o llene uno de los siguientes campos para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar:

• Nº de batch

• Edo batch


3. En la pantalla Revisión del diario de pagos, escoja un pago para revisarlo y haga clic en Seleccionar.

4. En la pantalla Registro de pagos manuales, revise los pagos.

5. Haga clic en Cancelar para salir del Registro de pagos manuales si los pagos son aceptables.

Aprobación de pagos automáticos

Las compañías que requieren la aprobación de la administración antes de efectuar la contabilización utilizan el programa de revisión del diario para revisar y aprobar sus pagos. Aquellas compañías que no se encuentren en esta situación pueden omitir esta tarea.

Todos los programas de revisión de diarios de J.D. Edwards funcionan de la misma manera. Para revisar y aprobar pagos automáticos antes de la contabilización, utilice un programa de revisión que muestre solo el tipo de batch K (pagos automáticos).

Consulte también Revisión de pagos automáticos en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la revisión de pagos automáticos.

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Antes de comenzar Configure las constantes de Cuentas por cobrar para que la administración apruebe

la entrada según los requisitos de la compañía.

► Para aprobar pagos automáticos para la contabilización

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Revisión de pagos automáticos.

1. Escoja un batch de pagos.

2. Haga clic en Aprobar batch en el menú Fila.

3. En la pantalla Aprobación de batch, haga clic en Aprobado – batch listo para contabilizarse y haga clic en OK.

Contabilización de pagos automáticos

Después de actualizar, revisar y aprobar los pagos automáticos en el Libro mayor de Cuentas por pagar, debe contabilizarlos en el Libro mayor. Cuando contabiliza pagos automáticos, el sistema crea asientos de desembolso de pagos y asientos de compensación en el Libro mayor de Cuentas por pagar. El sistema crea asientos de diario (documentos tipo PK) que se debitaron de la cuenta comercial de Cuentas por cobrar acreditada originalmente al contabilizar el comprobante. Así cuadran las cuentas comerciales de Cuentas por cobrar. La contabilización de pagos automáticos crea registros en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

Todos los programas de contabilización de J.D. Edwards se contabilizan en el Libro mayor de la misma manera. Existe solamente un programa de contabilización de pagos automáticos. El programa de contabilización de pagos automáticos tiene la selección de datos para el tipo de batch configurada en K (pagos automáticos) y el estado del batch en A (aprobado). No debe cambiar estas configuraciones. El programa Contabilización realiza un número de tareas complejas. J.D. Edwards recomienda firmemente no personalizar la programación del mismo.

Puede configurar una opción de proceso para Trabajo con grupos de pago que permite sustituir automáticamente pagos para contabilizarlos en el Libro mayor después de actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar.

Puede iniciar el programa Contabilización desde alguna de las dos selecciones siguientes del menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413):

• Contabilización de pagos en el Libro mayor

• Revisión de pagos automáticos

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Proceso de contabilización de pagos

En el siguiente gráfico se ilustra lo que sucede cuando el sistema contabiliza los pagos en el Libro mayor de cuentas (F0911):

Anulación de pagos automáticos y comprobantes

Puede determinar si se ha contabilizado un pago viendo su estado de contabilización. Los estados son:

• En blanco - El pago no se contabilizó ni se anuló.

• D – Se contabilizó el pago.

• P - La contabilización del pago concluyó en un error; se introdujeron los asientos del Libro mayor en la cuenta bancaria.

Puede darse cuenta si se ha anulado un pago si no existe un importe de pago.

Cuando anula pagos o comprobantes contabilizados, el sistema vuele a abrir el batch original. Debe volver a contabilizar el batch para:

• Debitar los pagos anulados en la cuenta de efectivo y acreditar la cuenta comercial de Cuentas por pagar.

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• Debitar los comprobantes anulados en la cuenta comercial de Cuentas por pagar y acreditar la cuenta de distribución del Libro mayor.

Un pago no contabilizado puede anularse o eliminarse dependiendo de la configuración de una opción de proceso.

Anulación de un pago automático

Los pagos se pueden anular una vez que se han actualizado. Puede anular tanto pagos contabilizados como no contabilizados. Cuando anula pagos, el sistema:

• Crea un documento de cotejo con un tipo de documento PO (pago anulado) en la tabla Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414). Este documento correspondiente tiene un importe bruto equivalente al importe anulado y un estado de pago de P (pagado).

• Vuelve a abrir los comprobantes originales con un importe pendiente y un estado de pago de A (aprobado).

• Anula los pagos con varias monedas anulando las porciones tanto en moneda nacional como en moneda extranjera.

Nota

No es posible anular pagos conciliados con los programas Conciliación manual (P09131) o Cotejo del archivo en cinta con el archivo de conciliaciones (R09510). Se debe deshacer la conciliación de pagos conciliados mediante el programa P09131 y luego se deben anular.

Consulte también Cambio de transacciones conciliadas a no conciliadas mediante el programa

Conciliación de cuentas bancarias en la guía Contabilidad general para obtener información sobre el proceso de anulación de pagos conciliados.

Antes de comenzar Configure las opciones de proceso, incluida la opción de si el sistema anula o elimina

un pago sin contabilizar.

► Para anular un pago automático

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Anulación del registro de pago.

1. En la pantalla Trabajo con pagos, llene cualquiera de los siguientes pagos y haga clic en Buscar para buscar el pago que va a anular:


• Nº de pago


• De la fch

• A la fch

2. Escoja un pago.

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3. En el menú Fila, escoja Anular pago (pago).

4. En Anulación de pagos, cambie el siguiente campo para anular el pago en un periodo diferente, cuando sea necesario, y haga clic en OK:

• Fch anul L/M

5. Haga clic en OK cuando aparezca el aviso de confirmación de la anulación.

Anulación de un pago automático y sus comprobantes

Para anular un pago y no volver a pagar los comprobantes en otro ciclo de pagos, debe anular tanto el pago como sus comprobantes asociados. Cuando anule ambos, el sistema:

• Elimina el importe del pago en el registro de la tabla Cuentas por pagar – documento correspondiente (F0413).

• Crea un registro de OP del pago anulado en la tabla Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por cobrar (F0414).

• Crea un documento de ajuste con un tipo de documento de PE (cambio al importe del comprobante) en el archivo Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Este documento de ajuste tiene un importe bruto equivalente al importe anulado y un estado de pago P (pagado).

No puede anular los comprobantes que no se hayan contabilizado utilizando el siguiente proceso. Si se seleccionan los comprobantes pero no se han contabilizado, el sistema muestra un error y sólo se anula el pago. Debe contabilizar este comprobante con el fin de anularlo. Después, anúlelo utilizando el programa Registro estándar de comprobantes. No es posible eliminar un comprobante sin contabilizar que se haya pagado.

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Advertencia

No utilice el sistema Cuentas por pagar para anular comprobantes creados en el sistema Compras. Si creó un comprobante en el sistema Compras, lo debe revertir de dicho sistema. Si anula el comprobante en el sistema Cuentas por pagar, esto puede afectar la integridad de los datos de compra. Puede activar la opción de proceso Eliminar Comprobante en la ficha Compras del programa Registro estándar de comprobantes, para que le envíe el mensaje de error si intenta anular un comprobante creado en el sistema Compras.

Si el comprobante creado en el sistema Compras no se ha pagado, puede revertir el comprobante. Si se pagó el comprobante, debe anular el pago en el sistema Cuentas por pagar antes de revertir el comprobante en el sistema Compras.

Consulte también Creación de comprobantes en la guía Compras para obtener información sobre la

reversión de comprobantes creados en el sistema Compras.

Anulación de pagos automáticos o Eliminación y anulación de pagos manuales en la guía Cuentas por cobrar para obtener información sobre la anulación de pagos antes de revertir comprobantes creados en el sistema Compras.

► Para anular un pago automático y sus comprobantes

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Anulación del registro de pago.

1. En la pantalla Trabajo con grupos de pago, haga clic en Buscar para mostrar todos los comprobantes o limite la búsqueda llenando cualquiera de los campos en la línea de consulta por ejemplo y haga clic en Buscar.

2. Escoja el pago que desea anular y luego, en el menú Fila, Anular pago en el menú Fila.

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3. En Anular pagos, escoja los comprobantes que desea anular.

4. Haga clic en la siguiente opción y después en OK:

• Anular comprobante

Si escoge uno o más comprobantes y hace clic en Anular pagos, el sistema anula solamente ese comprobante. Si no escoge ningún comprobante y hace clic en Anular pago, el sistema anula el primer comprobante de la cuadrícula.

5. Haga clic en OK para confirmar la anulación.

Opciones de proceso para Anulación del registro de pago (P0413M)


Estas opciones de proceso especifican los valores predeterminados utilizados para mostrar elementos en la pantalla Anulación del registro de pago.

1. Modalidad para ver las partidas de pago pendientes. En blanco - Ver detalles. 1 - Ver resumen. Use esta opción de proceso para especificar la modalidad en la que desea visualizar las partidas de pago pendientes de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes. Los valores admisibles son: En blanco Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad detallada. El sistema muestra cada partida de pago pendiente. 1 Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad resumida. El sistema muestra las partidas de pago pendientes por número de comprobante y fecha de vencimiento. El sistema introduce un * en cada campo en la columna Partida de pago que contiene más de una partida de pago para un comprobante. Puede deseleccionar la opción Resumir de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes para mostrar el número de partidas de pago en el comprobante. NOTA: esta opción también existe en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Sin embargo, si escoge la modalidad resumida de esta pantalla, no aparece la columna Partidas de pago en el área de detalle de la pantalla. 2. Asignación de números de pago. En blanco - Introducir manualmente el número de pago. 1 - El sistema asigna los números en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar la manera en la que desea asignar el siguiente número de pago.

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Los valores admisibles son: En blanco Introducir el número de pago en forma manual en el campo Número de pago en la pantalla Registro de pagos manuales. 1 Permitir que el sistema asigne el número de pago basado en el valor para la cuenta bancaria especificada en el campo Número de pago siguiente de la pantalla Configuración de la cuenta bancaria del L/M. Puede visualizar este campo escogiendo Información de la cuenta bancaria en el menú Configuración de pagos automáticos (G04411). 3. Introducción del importe de pago. En blanco - Introducir el importe de pago en forma manual. 1 - El sistema calcula el importe de pago en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar cómo introducir el importe del pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el importe de pago en forma manual en el campo Importe de pago en la pantalla Registro manual de pagos. 1 Permitir al sistema calcular el importe de pago de las partidas de pago que seleccione. NOTA: si introduce el importe del pago en forma manual, deberá introducir el importe antes de escoger Partidas de pago del menú Pantalla para seleccionar cuáles son las partidas de pago de comprobantes que va a pagar.

Ficha Despliegue

Esta opción de proceso especifica si se muestra el campo Valor de la fecha.

1. Despliegue del campo Valor de la fecha. En blanco - No mostrar el campo Valor de la fecha. 1 - Mostrar el campo Valor de la fecha. Use esta opción de proceso para especificar si desea mostrar el campo Fecha del valor en la pantalla Registro de pagos manuales. Si escoge mostrar el campo, deberá actualizarlo manualmente. El campo Fecha del valor lo usan compañías en Europa e indica la fecha en la que esperan que el banco procese un pago. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar el campo Fecha del valor. 1 Mostrar el campo Fecha del valor.

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Ficha Procesamiento

Estas opciones de proceso especifican las operaciones que se pueden utilizar para procesar anulaciones de pagos.

1. Despliegue de la opción Registro de giros En blanco - No mostrar la opción. 1 - Mostrar la opción. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema muestre la opción Registro de documentos en la pantalla Registro de pagos manuales. Los documentos, que son promesas de pago de deudas, se usan en varios países alrededor del mundo. Los documentos, como lo son los comprobantes, pueden procesarse para pago en varias monedas. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar la opción Registro de documentos. 1 Mostrar la opción Registro de documentos. NOTA: si escoge la opción Registro de documentos, el tipo de pago cambia de PN a P1. 2. Mensaje de error de número duplicado. En blanco - Emitir un error. 1 - Emitir una advertencia. Use esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que desea que el sistema envíe cuando alguien introduce un número de pago duplicado usando la misma cuenta bancaria. Los valores admisibles son: En blanco Enviar un mensaje de error. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 3. Permitir pagos negativos En blanco - No permitir pagos negativos. 1 - Permitir pagos negativos. Use esta opción para especificar si desea que el sistema permita el registro de pagos negativos. En algunos países no se permite a los negocios tener memos de débitos pendientes. Por lo tanto, puede usar pagos negativos para registrar reembolsos de

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proveedores usando el número de cheque del proveedor. Cuando contabiliza el cheque del proveedor como un pago negativo, el sistema actualiza las cuentas adecuadas con los importes correctos. Los valores admisibles son: En blanco No permitir pagos negativos. 1 Permitir pagos negativos. 4. Elliminación de pagos automáticos sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema permita la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco No permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Estos pagos pueden anularse. 1 Permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. NOTA: si se suprimen pagos no contabilizados, se eliminan del sistema todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un tipo de documento PO para el pago que deja una prueba de auditoría. 5. Eliminación de pagos manuales sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea permitir que el sistema elimine los pagos manuales sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco - No permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Estos pagos pueden todavía anularse. 1 - Permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Nota: si se borran los pagos manuales no contabilizados, se eliminan de las tablas todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un documento PO para el pago indicando un pago anulado. Hay una prueba de auditoría.

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Ficha Moneda

Estas opciones de proceso activan ciertos procesos en el procesamiento de monedas.

1. Activación de pago alternativo En blanco - No activar Pago alternativo. 1 - Activar Pago alternativo. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema activa el Pago alternativo en el menú Pantalla. Los valores admisibles son: En blanco No activar el Pago alternativo en el menú Pantalla. 1 Activar el Pago alternativo en el menú pantalla. NOTA: la selección Pago alterno tiene acceso a la pantalla Moneda alterna. Esta pantalla le permite pagar un comprobante en una moneda distinta a la nacional o a la divisa de un comprobante. Por ejemplo, un comprobante introducido en dólares canadienses (CAD), cuya moneda base es en dólares estadounidenses (USD), puede pagarse en francos belgas (BEF)- o cualquier moneda distinta a CAD o USD. 2. Edición de la fecha del tipo de cambio En blanco - No editar la Fecha del tipo de cambio. 1 - Editar la Fecha del tipo de cambio. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema valida que la fecha vigente del tipo de cambio se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M en Constantes de la compañía. Los valores admisibles son: En blanco El sistema no realiza la validación; acepta cualquier fecha. 1 El sistema realiza la validación y envía un mensaje de advertencia si la fecha vigente no se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M. 3. Límite de tolerancia del tipo de cambio. Introduzca un porcentaje en números enteros. Use esta opción de proceso para especificar cualquier límite de tolerancia del tipo de cambio. Durante el registro del pago puede anular en forma manual el tipo de cambio que existe en la tabla Tipo de cambio (F0015). La opción de proceso Límite de tolerancia del tipo de cambio establece límites respecto a cuánto puede diferir el tipo de cambio que introduce manualmente del tipo de cambio de la tabla F0015.

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Los valores admisibles son números enteros que indican un porcentaje del tipo de cambio del archivo F0015. Por ejemplo, si introduce 5, puede modificar manualmente el tipo de cambio que existe en el archivo F0015 con un número que es más o menos el 5 por ciento del valor del archivo.

Ficha Impresión

Estas opciones de proceso especifican la información predeterminada utilizada en la impresión de los pagos.

1. Instrumento de pago. Use esta opción de proceso para especificar el instrumento de pago para el pago. El sistema usa el valor que introduce en esta opción de proceso para determinar cuál es la aplicación de impresión que se debe usar al generar pagos. Cada instrumento de pago tiene un número de aplicación de impresión asignado. Para ver las aplicaciones de impresión asignadas, escoja Valores implícitos del instrumento de pago del menú Configuración de pagos automáticos (G04411). La tabla Impresión y actualización de pagos de C/P - valores implícitos (F0417) contiene el instrumento de pago y la información de la aplicación de impresión asignada. Por ejemplo, si deja este campo en blanco, el sistema usa la aplicación de impresión asignada a un valor en blanco en la tabla F0417. Para ver los valores e instrumentos de pago admisibles, consulte la tabla de códigos definidos por el usuario 00/PY. 2. Impresión del número de versión de la aplicación. Use esta opción de proceso para especificar el número de versión de la aplicación de impresión. Para ver los números de versión admisibles, escoja Versiones en batch del menú Herramientas de administración de sistemas (GH9011). Introduzca el número de la aplicación Impresión en el campo Aplicación en batch y haga clic en Encontrar. El sistema muestra todas las versiones disponibles. Si esta opción de proceso se deja en blanco, el sistema usa la versión ZJDE0001. 3. Retención del valor del campo de impresión. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el estado de la opción Impresión de pago de la pantalla Registro de pagos manuales permanezca igual hasta que usted lo cambie. Los valores admisibles son: En blanco - No retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago sin seleccionar, independientemente de la forma en la que la haya dejado la última vez que trabajó en la pantalla en el mismo lote.

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1 - Retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago seleccionada y reteniendo el valor todo el tiempo que usted trabaje en el mismo lote.

Ficha Anulaciones

Esta opción de proceso especifica si se pueden anular los comprobantes con órdenes de compra.

1. Comprobantes con órdenes de compra. En blanco - Permitir la anulación de comprobantes. 1 - Enviar un mensaje de advertencia. 2 - Enviar un mensaje de error. Use esta opción de proceso para especificar cómo desea que el sistema responda a la eliminación de comprobantes que contienen una orden de compra al usar Anulación del registro de pagos (P0413M). Los valores admisibles son: En blanco Permitir la anulación de comprobantes con órdenes de compra y no enviar ningún mensaje. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 2 Enviar un mensaje de error. NOTA: si usa el sistema Cuentas por pagar para corregir o anular un comprobante que se introdujo originalmente del sistema Ordenes de compra, dicha acción comprometerá la integridad de la tabla Archivo detallado de órdenes de compra (F4311).

Ficha Consulta

Esta opción de proceso desactiva los botones OK y Borrar en las transacciones de consulta.

1. Desactivación de OK y Eliminar En blanco - Dejar activado OK y Eliminar. 1 - Desactivar OK y Eliminar. Use esta opción de proceso para desactivar las opciones OK y Suprimir de la pantalla Registro de pagos manuales al revisar los pagos. La desactivación de estas opciones evita que se hagan cambios en los registros existentes. Puede revisar los pagos manuales escogiendo ya sea Registro de proveedores y comprobantes en el menú Registro de proveedores y comprobantes (G0411) o escogiendo Pago con cotejo de comprobantes en el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412).

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Los valores admisibles son: En blanco No desactivar las opciones OK y Supresión durante la revisión. 1 Desactivar las opciones OK y Supresión durante la revisión. NOTA: la introducción de un 1 en esta opción de proceso no desactiva las opciones OK y Supresión durante el registro de pagos inicial.

Procesamiento de pagos manuales

Si necesita hacer un pago inmediatamente, no tiene que esperar hasta el siguiente ciclo de pago. Puede introducir un pago manual sin importar si ha recibido el comprobante o no. Los pagos manuales pueden incluir pagos:

• Con un comprobante

• Sin un comprobante

Dependiendo de si el pago se hace para un comprobante o se crea en el momento en que se hace el pago, el sistema trabaja con tipos de documentos y batches como se muestra a continuación:

Pago con comprobante Tipo de comprobante:

• PV (comprobante)

• PR (comprobante recurrente)

Tipo de documento de pago:

• PN (pago manual)

Tipo de batch

• M (con cotejo)

Pago sin comprobante Tipo de comprobante:

• PM (comprobante manual)

Tipo de documento de pago:

• PN (pago manual)

Tipo de batch

• W (sin cotejo)

Los programas de registro de pagos manuales almacenan información sobre los comprobantes y pagos en las siguientes tablas del Libro mayor:

• Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411)

• Cuentas por pagar- Documento correspondiente (F0413)

• Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414)

• Libro mayor de cuentas (F0911)

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Registro manual de pagos con comprobantes

Para crear un pago manual de uno o más comprobantes que ya haya registrado, introduzca un pago manual con un cotejo de comprobante. Decida si desea imprimir o no el pago. Si no lo imprime, debe prepararlo manualmente.

Cuando se crean pagos manuales se efectúan las siguientes tareas:

• Aprobar el comprobante del pago

• Introducir la información sobre el pago

El sistema reserva los registros (números de pago) necesarios para los pagos manuales, crea un registro de pagos, actualiza el estado de pago del comprobante y reduce el importe pendiente del comprobante. Si ha configurado correctamente la opción de proceso, el sistema imprime además el pago. La opción de proceso conserva la especificación Impresión de pago mientras está en el batch. Cuando salga del batch, se borra el campo de la opción de proceso y vuelve a quedar en blanco.

Para lograr una mayor eficiencia en el momento de introducir un pago manual, puede configurar una opción de proceso de modo que el sistema calcule el importe total de las partidas de pago seleccionadas para el pago. Una vez que selecciona las partidas de pago, el sistema deduce todo el descuento, si corresponde, y escribe el importe del pago total.

Advertencia

Si sustituye el importe del pago, se sustituye la opción de proceso. El importe del pago no se vuelve a calcular nuevamente. Debe introducir manualmente los cambios posteriores.

Asimismo, puede registrar manualmente el importe del pago. Puede pagar el importe de un comprobante de manera total o parcial. Si desea introducir manualmente el importe del pago, asegúrese de escribir el importe en el área del encabezado antes de mover el cursor al área de detalle. A continuación, el sistema calcula el importe que se va a pagar en cada comprobante seleccionado.

Consulte también

Los siguientes temas en la guía Cuentas por pagar:

Trabajo con comprobantes estándar o Registro de otros tipos de comprobante para obtener información sobre el registro de comprobantes.

Liberación de comprobantes para obtener información adicional sobre la preparación de comprobantes para pago.

Revisión de pagos para obtener información adicional sobre cómo verificar que el sistema escriba correctamente los pagos.

Antes de comenzar Introduzca uno o más comprobantes que desee cotejar con los pagos manuales.

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► Para aprobar el comprobante para pago

Debe aprobar un comprobante antes de introducir la información del pago.

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Cambio rápido de estado.

1. En la pantalla Trabajo con cambio rápido de estado, busque el comprobante que desea aprobar.



• Edo pago

► Para registrar la información de un pago manual con cotejo de comprobante

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Pago con cotejo de comprobantes.

1. En la pantalla Trabajo con pagos, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Registro de pagos manuales, llene los siguientes campos:

• Nº de pago


• Fecha de pago

3. Para imprimir el pago manual, haga clic en la opción Impresión de pago.

4. Llene el siguiente campo si no está configurada la opción de proceso del valor predeterminado del importe del pago:

• Importe del pago

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• Observ

• Fch de valor

6. En el menú Pantalla, escoja Partidas de pago.

7. En la pantalla Selección de partidas de pago pendientes, escoja las partidas de pago que desea pagar.

Para escoger las partidas de pago que no aparecen en sucesión en esta pantalla, oprima y mantenga presionada la tecla Control mientras hace clic en cada una.

8. Si desea resumir las partidas de pago de un comprobante, active la opción Resumen.

No es posible combinar partidas de pago resumidas y no resumidas en un solo pago manual. Deben estar en pagos separados.


El sistema carga automáticamente las partidas de pago en el área de detalles de Registro de pagos manuales. Si configura el valor predeterminado del importe de pago en la opción de proceso, el sistema deduce todo el descuento e introduce el importe total del pago en el campo Importe del pago.

El sistema configura el estado del pago en Z. Esto evita que se seleccione nuevamente para el pago.

10. En la pantalla Registro de pagos manuales, haga clic en OK para terminar de registrar el pago.

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Nota

Si la opción de proceso está configurada para que el sistema calcule automáticamente el importe del pago y desea seleccionar partidas de pago adicionales, no borre el campo Importe del pago. En su lugar, escoja Partidas de pago en el menú Pantalla. En Selección de partidas de pago pendientes, escoja las partidas de pago y haga clic en Seleccionar. En la pantalla Registro de pagos manuales, el sistema vuelve a calcular el importe del pago para incluir las partidas de pago que acaba de añadir.

Si la opción de proceso está configurada para que introduzca manualmente el importe del pago y desea seleccionar partidas de pago adicionales, borre el campo Importe del pago. Escoja Partidas de pago en el menú Pantalla. En Selección de partidas de pago pendientes, escoja las partidas de pago y haga clic en Seleccionar. En la pantalla Registro de pagos manuales, introduzca el nuevo importe del pago.

Opciones de proceso para Pago con cotejo de comprobantes (P0413M)


Estas opciones de proceso definen la configuración predeterminada de las modalidades de visualización y definen la manera en la que ciertos números se introducen en campos específicos.

1. Modalidad para ver las partidas de pago pendientes. En blanco - Ver detalles. 1 - Ver resumen. Use esta opción de proceso para especificar la modalidad en la que desea visualizar las partidas de pago pendientes de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes. Los valores admisibles son: En blanco Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad detallada. El sistema muestra cada partida de pago pendiente. 1 Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad resumida. El sistema muestra las partidas de pago pendientes por número de comprobante y fecha de vencimiento. El sistema introduce un * en cada campo en la columna Partida de pago que contiene más de una partida de pago para un comprobante. Puede deseleccionar la opción Resumir de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes para mostrar el número de partidas de pago en el comprobante. NOTA: esta opción también existe en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Sin embargo, si escoge la modalidad resumida de esta pantalla, no aparece la columna Partidas de pago en el área de detalle de la pantalla.

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2. Asignación de números de pago. En blanco - Introducir manualmente el número de pago. 1 - El sistema asigna los números en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar la manera en la que desea asignar el siguiente número de pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el número de pago en forma manual en el campo Número de pago en la pantalla Registro de pagos manuales. 1 Permitir que el sistema asigne el número de pago basado en el valor para la cuenta bancaria especificada en el campo Número de pago siguiente de la pantalla Configuración de la cuenta bancaria del L/M. Puede visualizar este campo escogiendo Información de la cuenta bancaria en el menú Configuración de pagos automáticos (G04411). 3. Introducción del importe de pago. En blanco - Introducir el importe de pago en forma manual. 1 - El sistema calcula el importe de pago en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar cómo introducir el importe del pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el importe de pago en forma manual en el campo Importe de pago en la pantalla Registro manual de pagos. 1 Permitir al sistema calcular el importe de pago de las partidas de pago que seleccione. NOTA: si introduce el importe del pago en forma manual, deberá introducir el importe antes de escoger Partidas de pago del menú Pantalla para seleccionar cuáles son las partidas de pago de comprobantes que va a pagar.

Ficha Despliegue

Estas opciones de proceso especifican si desea mostrar el campo Valor de la fecha en la pantalla Registro de pagos manuales.

1. Despliegue del campo Valor de la fecha. En blanco - No mostrar el campo Valor de la fecha. 1 - Mostrar el campo Valor de la fecha. Use esta opción de proceso para especificar si desea mostrar el campo Fecha del valor

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en la pantalla Registro de pagos manuales. Si escoge mostrar el campo, deberá actualizarlo manualmente. El campo Fecha del valor lo usan compañías en Europa e indica la fecha en la que esperan que el banco procese un pago. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar el campo Fecha del valor. 1 Mostrar el campo Fecha del valor.

Ficha Procesamiento

Estas opciones de proceso especifican las variables disponibles durante el procesamiento, como:

• Facilitar o no el procesamiento de giros

• Tipo de mensaje de error que aparece

• Facilitar o no el procesamiento de pagos negativos

• Facilitar o no la eliminación de cierto tipo de pagos

1. Despliegue de la opción Registro de giros En blanco - No mostrar la opción. 1 - Mostrar la opción. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema muestre la opción Registro de documentos en la pantalla Registro de pagos manuales. Los documentos, que son promesas de pago de deudas, se usan en varios países alrededor del mundo. Los documentos, como lo son los comprobantes, pueden procesarse para pago en varias monedas. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar la opción Registro de documentos. 1 Mostrar la opción Registro de documentos. NOTA: si escoge la opción Registro de documentos, el tipo de pago cambia de PN a P1. 2. Mensaje de error de número duplicado. En blanco - Emitir un error. 1 - Emitir una advertencia. Use esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que desea que el sistema envíe cuando alguien introduce un número de pago duplicado usando la misma cuenta bancaria. Los valores admisibles son:

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En blanco Enviar un mensaje de error. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 3. Permitir pagos negativos En blanco - No permitir pagos negativos. 1 - Permitir pagos negativos. Use esta opción para especificar si desea que el sistema permita el registro de pagos negativos. En algunos países no se permite a los negocios tener memos de débitos pendientes. Por lo tanto, puede usar pagos negativos para registrar reembolsos de proveedores usando el número de cheque del proveedor. Cuando contabiliza el cheque del proveedor como un pago negativo, el sistema actualiza las cuentas adecuadas con los importes correctos. Los valores admisibles son: En blanco No permitir pagos negativos. 1 Permitir pagos negativos. 4. Elliminación de pagos automáticos sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema permita la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco No permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Estos pagos pueden anularse. 1 Permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. NOTA: si se suprimen pagos no contabilizados, se eliminan del sistema todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un tipo de documento PO para el pago que deja una prueba de auditoría. 5. Eliminación de pagos manuales sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea permitir que el sistema elimine los

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pagos manuales sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco - No permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Estos pagos pueden todavía anularse. 1 - Permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Nota: si se borran los pagos manuales no contabilizados, se eliminan de las tablas todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un documento PO para el pago indicando un pago anulado. Hay una prueba de auditoría.

Ficha Moneda

Estas opciones de proceso definen las variables disponibles para el procesamiento de pagos en moneda extranjera.

1. Activación de pago alternativo En blanco - No activar Pago alternativo. 1 - Activar Pago alternativo. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema activa el Pago alternativo en el menú Pantalla. Los valores admisibles son: En blanco No activar el Pago alternativo en el menú Pantalla. 1 Activar el Pago alternativo en el menú pantalla. NOTA: la selección Pago alterno tiene acceso a la pantalla Moneda alterna. Esta pantalla le permite pagar un comprobante en una moneda distinta a la nacional o a la divisa de un comprobante. Por ejemplo, un comprobante introducido en dólares canadienses (CAD), cuya moneda base es en dólares estadounidenses (USD), puede pagarse en francos belgas (BEF)- o cualquier moneda distinta a CAD o USD. 2. Edición de la fecha del tipo de cambio En blanco - No editar la Fecha del tipo de cambio. 1 - Editar la Fecha del tipo de cambio. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema valida que la fecha vigente del tipo de cambio se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M en Constantes de la compañía. Los valores admisibles son:

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En blanco El sistema no realiza la validación; acepta cualquier fecha. 1 El sistema realiza la validación y envía un mensaje de advertencia si la fecha vigente no se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M. 3. Límite de tolerancia del tipo de cambio. Introduzca un porcentaje en números enteros. Use esta opción de proceso para especificar cualquier límite de tolerancia del tipo de cambio. Durante el registro del pago puede anular en forma manual el tipo de cambio que existe en la tabla Tipo de cambio (F0015). La opción de proceso Límite de tolerancia del tipo de cambio establece límites respecto a cuánto puede diferir el tipo de cambio que introduce manualmente del tipo de cambio de la tabla F0015. Los valores admisibles son números enteros que indican un porcentaje del tipo de cambio del archivo F0015. Por ejemplo, si introduce 5, puede modificar manualmente el tipo de cambio que existe en el archivo F0015 con un número que es más o menos el 5 por ciento del valor del archivo.

Ficha Impresión

Estas opciones de proceso especifican las variables relacionadas con la impresión de los pagos manuales. Puede especificar:

• Un instrumento de pago

• Un número de versión del programa de impresión (P04572)

• El estado de la opción Impresión de pagos en la pantalla Registro manual de pagos

1. Instrumento de pago. Use esta opción de proceso para especificar el instrumento de pago para el pago. El sistema usa el valor que introduce en esta opción de proceso para determinar cuál es la aplicación de impresión que se debe usar al generar pagos. Cada instrumento de pago tiene un número de aplicación de impresión asignado. Para ver las aplicaciones de impresión asignadas, escoja Valores implícitos del instrumento de pago del menú Configuración de pagos automáticos (G04411). La tabla Impresión y actualización de pagos de C/P - valores implícitos (F0417) contiene el instrumento de pago y la información de la aplicación de impresión asignada. Por ejemplo, si deja este campo en blanco, el sistema usa la aplicación de impresión asignada a un valor en blanco en la tabla F0417. Para ver los valores e instrumentos de pago admisibles, consulte la tabla de códigos definidos por el usuario 00/PY. 2. Impresión del número de versión de la aplicación.

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Use esta opción de proceso para especificar el número de versión de la aplicación de impresión. Para ver los números de versión admisibles, escoja Versiones en batch del menú Herramientas de administración de sistemas (GH9011). Introduzca el número de la aplicación Impresión en el campo Aplicación en batch y haga clic en Encontrar. El sistema muestra todas las versiones disponibles. Si esta opción de proceso se deja en blanco, el sistema usa la versión ZJDE0001. 3. Retención del valor del campo de impresión. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el estado de la opción Impresión de pago de la pantalla Registro de pagos manuales permanezca igual hasta que usted lo cambie. Los valores admisibles son: En blanco - No retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago sin seleccionar, independientemente de la forma en la que la haya dejado la última vez que trabajó en la pantalla en el mismo lote. 1 - Retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago seleccionada y reteniendo el valor todo el tiempo que usted trabaje en el mismo lote.

Ficha Anulaciones

Esta opción de proceso especifica cómo el sistema responde cuando se intenta anular cierto tipo de comprobantes.

1. Comprobantes con órdenes de compra. En blanco - Permitir la anulación de comprobantes. 1 - Enviar un mensaje de advertencia. 2 - Enviar un mensaje de error. Use esta opción de proceso para especificar cómo desea que el sistema responda a la eliminación de comprobantes que contienen una orden de compra al usar Anulación del registro de pagos (P0413M). Los valores admisibles son: En blanco Permitir la anulación de comprobantes con órdenes de compra y no enviar ningún mensaje. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 2 Enviar un mensaje de error. NOTA: si usa el sistema Cuentas por pagar para corregir o anular un comprobante que

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se introdujo originalmente del sistema Ordenes de compra, dicha acción comprometerá la integridad de la tabla Archivo detallado de órdenes de compra (F4311).

Ficha Consulta

Esta opción de proceso especifica si se evita que se efectúen cambios en registros existentes cuando se revisan los pagos. Esto no afecta el registro de los pagos.

1. Desactivación de OK y Eliminar En blanco - Dejar activado OK y Eliminar. 1 - Desactivar OK y Eliminar. Use esta opción de proceso para desactivar las opciones OK y Suprimir de la pantalla Registro de pagos manuales al revisar los pagos. La desactivación de estas opciones evita que se hagan cambios en los registros existentes. Puede revisar los pagos manuales escogiendo ya sea Registro de proveedores y comprobantes en el menú Registro de proveedores y comprobantes (G0411) o escogiendo Pago con cotejo de comprobantes en el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412). Los valores admisibles son: En blanco No desactivar las opciones OK y Supresión durante la revisión. 1 Desactivar las opciones OK y Supresión durante la revisión. NOTA: la introducción de un 1 en esta opción de proceso no desactiva las opciones OK y Supresión durante el registro de pagos inicial.

Aplicación de pagos a comprobantes pagados por anticipado

Puede permitir que el comprobante se pague mediante el programa Procesamiento de pagos automáticos. O bien, después de introducir un comprobante pagado por anticipado, puede aplicarle inmediatamente un pago manual. No tiene que contabilizar primero el comprobante pagado por anticipado. Cuando aplica el pago, el sistema liquida la partida de pago positiva asociada con el comprobante pagado por anticipado.

El programa de pago manual crea registros en las tablas Documento correspondiente de C/P (F0413) Detalle de documentos correspondientes de C/P (F0414) y actualiza la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

► Para aplicar pagos manuales a comprobantes pagados por anticipado


En la pantalla Trabajo con pagos, siga los paso para introducir pagos manuales.

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Nota

No es necesario pagar los comprobantes por anticipado con un pago manual. Si tiene tiempo, puede permitir que el comprobante se pague mediante el programa Procesamiento de pagos automáticos.

Consulte también Registro de pagos manuales con comprobantes en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre el registro de un pago manual con cotejo de comprobantes

Procesamiento de pagos automáticos en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre los pasos necesarios para procesar pagos automáticamente

Opciones de proceso para Pago con cotejo de comprobantes (P0413M)


Estas opciones de proceso definen la configuración predeterminada de las modalidades de visualización y definen la manera en la que ciertos números se introducen en los campos específicos.

1. Modalidad para ver las partidas de pago pendientes. En blanco - Ver detalles. 1 - Ver resumen. Use esta opción de proceso para especificar la modalidad en la que desea visualizar las partidas de pago pendientes de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes. Los valores admisibles son: En blanco Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad detallada. El sistema muestra cada partida de pago pendiente. 1 Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad resumida. El sistema muestra las partidas de pago pendientes por número de comprobante y fecha de vencimiento. El sistema introduce un * en cada campo en la columna Partida de pago que contiene más de una partida de pago para un comprobante. Puede deseleccionar la opción Resumir de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes para mostrar el número de partidas de pago en el comprobante. NOTA: esta opción también existe en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Sin embargo, si escoge la modalidad resumida de esta pantalla, no aparece la columna Partidas de pago en el área de detalle de la pantalla. 2. Asignación de números de pago.

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En blanco - Introducir manualmente el número de pago. 1 - El sistema asigna los números en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar la manera en la que desea asignar el siguiente número de pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el número de pago en forma manual en el campo Número de pago en la pantalla Registro de pagos manuales. 1 Permitir que el sistema asigne el número de pago basado en el valor para la cuenta bancaria especificada en el campo Número de pago siguiente de la pantalla Configuración de la cuenta bancaria del L/M. Puede visualizar este campo escogiendo Información de la cuenta bancaria en el menú Configuración de pagos automáticos (G04411). 3. Introducción del importe de pago. En blanco - Introducir el importe de pago en forma manual. 1 - El sistema calcula el importe de pago en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar cómo introducir el importe del pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el importe de pago en forma manual en el campo Importe de pago en la pantalla Registro manual de pagos. 1 Permitir al sistema calcular el importe de pago de las partidas de pago que seleccione. NOTA: si introduce el importe del pago en forma manual, deberá introducir el importe antes de escoger Partidas de pago del menú Pantalla para seleccionar cuáles son las partidas de pago de comprobantes que va a pagar.

Ficha Despliegue

Estas opciones de proceso especifican si desea mostrar el campo Valor de la fecha en la pantalla Registro de pagos manuales.

1. Despliegue del campo Valor de la fecha. En blanco - No mostrar el campo Valor de la fecha. 1 - Mostrar el campo Valor de la fecha. Use esta opción de proceso para especificar si desea mostrar el campo Fecha del valor en la pantalla Registro de pagos manuales. Si escoge mostrar el campo, deberá actualizarlo manualmente. El campo Fecha del valor lo usan compañías en Europa e

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indica la fecha en la que esperan que el banco procese un pago. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar el campo Fecha del valor. 1 Mostrar el campo Fecha del valor.

Ficha Procesamiento

Estas opciones de proceso especifican las variables disponibles durante el procesamiento, como:

• Facilitar o no el procesamiento de giros

• Tipo de mensaje de error que aparece

• Facilitar o no el procesamiento de pagos negativos

• Facilitar o no la eliminación de cierto tipo de pagos

1. Despliegue de la opción Registro de giros En blanco - No mostrar la opción. 1 - Mostrar la opción. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema muestre la opción Registro de documentos en la pantalla Registro de pagos manuales. Los documentos, que son promesas de pago de deudas, se usan en varios países alrededor del mundo. Los documentos, como lo son los comprobantes, pueden procesarse para pago en varias monedas. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar la opción Registro de documentos. 1 Mostrar la opción Registro de documentos. NOTA: si escoge la opción Registro de documentos, el tipo de pago cambia de PN a P1. 2. Mensaje de error de número duplicado. En blanco - Emitir un error. 1 - Emitir una advertencia. Use esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que desea que el sistema envíe cuando alguien introduce un número de pago duplicado usando la misma cuenta bancaria. Los valores admisibles son:

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En blanco Enviar un mensaje de error. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 3. Permitir pagos negativos En blanco - No permitir pagos negativos. 1 - Permitir pagos negativos. Use esta opción para especificar si desea que el sistema permita el registro de pagos negativos. En algunos países no se permite a los negocios tener memos de débitos pendientes. Por lo tanto, puede usar pagos negativos para registrar reembolsos de proveedores usando el número de cheque del proveedor. Cuando contabiliza el cheque del proveedor como un pago negativo, el sistema actualiza las cuentas adecuadas con los importes correctos. Los valores admisibles son: En blanco No permitir pagos negativos. 1 Permitir pagos negativos. 4. Elliminación de pagos automáticos sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema permita la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco No permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Estos pagos pueden anularse. 1 Permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. NOTA: si se suprimen pagos no contabilizados, se eliminan del sistema todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un tipo de documento PO para el pago que deja una prueba de auditoría. 5. Eliminación de pagos manuales sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea permitir que el sistema elimine los pagos manuales sin contabilizar. Los valores admisibles son:

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En blanco - No permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Estos pagos pueden todavía anularse. 1 - Permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Nota: si se borran los pagos manuales no contabilizados, se eliminan de las tablas todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un documento PO para el pago indicando un pago anulado. Hay una prueba de auditoría.

Ficha Moneda

Estas opciones de proceso definen las variables disponibles para el procesamiento de pagos en moneda extranjera.

1. Activación de pago alternativo En blanco - No activar Pago alternativo. 1 - Activar Pago alternativo. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema activa el Pago alternativo en el menú Pantalla. Los valores admisibles son: En blanco No activar el Pago alternativo en el menú Pantalla. 1 Activar el Pago alternativo en el menú pantalla. NOTA: la selección Pago alterno tiene acceso a la pantalla Moneda alterna. Esta pantalla le permite pagar un comprobante en una moneda distinta a la nacional o a la divisa de un comprobante. Por ejemplo, un comprobante introducido en dólares canadienses (CAD), cuya moneda base es en dólares estadounidenses (USD), puede pagarse en francos belgas (BEF)- o cualquier moneda distinta a CAD o USD. 2. Edición de la fecha del tipo de cambio En blanco - No editar la Fecha del tipo de cambio. 1 - Editar la Fecha del tipo de cambio. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema valida que la fecha vigente del tipo de cambio se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M en Constantes de la compañía. Los valores admisibles son:

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En blanco El sistema no realiza la validación; acepta cualquier fecha. 1 El sistema realiza la validación y envía un mensaje de advertencia si la fecha vigente no se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M. 3. Límite de tolerancia del tipo de cambio. Introduzca un porcentaje en números enteros. Use esta opción de proceso para especificar cualquier límite de tolerancia del tipo de cambio. Durante el registro del pago puede anular en forma manual el tipo de cambio que existe en la tabla Tipo de cambio (F0015). La opción de proceso Límite de tolerancia del tipo de cambio establece límites respecto a cuánto puede diferir el tipo de cambio que introduce manualmente del tipo de cambio de la tabla F0015. Los valores admisibles son números enteros que indican un porcentaje del tipo de cambio del archivo F0015. Por ejemplo, si introduce 5, puede modificar manualmente el tipo de cambio que existe en el archivo F0015 con un número que es más o menos el 5 por ciento del valor del archivo.

Ficha Impresión

Estas opciones de proceso especifican las variables relacionadas con la impresión de los pagos manuales. Puede especificar:

• Un instrumento de pago

• Un número de versión del programa de impresión (P04572)

• El estado de la opción Impresión de pagos en la pantalla Registro manual de pagos

1. Instrumento de pago. Use esta opción de proceso para especificar el instrumento de pago para el pago. El sistema usa el valor que introduce en esta opción de proceso para determinar cuál es la aplicación de impresión que se debe usar al generar pagos. Cada instrumento de pago tiene un número de aplicación de impresión asignado. Para ver las aplicaciones de impresión asignadas, escoja Valores implícitos del instrumento de pago del menú Configuración de pagos automáticos (G04411). La tabla Impresión y actualización de pagos de C/P - valores implícitos (F0417) contiene el instrumento de pago y la información de la aplicación de impresión asignada. Por ejemplo, si deja este campo en blanco, el sistema usa la aplicación de impresión asignada a un valor en blanco en la tabla F0417. Para ver los valores e instrumentos de pago admisibles, consulte la tabla de códigos definidos por el usuario 00/PY. 2. Impresión del número de versión de la aplicación. Use esta opción de proceso para especificar el número de versión de la aplicación de impresión.

336

Para ver los números de versión admisibles, escoja Versiones en batch del menú Herramientas de administración de sistemas (GH9011). Introduzca el número de la aplicación Impresión en el campo Aplicación en batch y haga clic en Encontrar. El sistema muestra todas las versiones disponibles. Si esta opción de proceso se deja en blanco, el sistema usa la versión ZJDE0001. 3. Retención del valor del campo de impresión. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el estado de la opción Impresión de pago de la pantalla Registro de pagos manuales permanezca igual hasta que usted lo cambie. Los valores admisibles son: En blanco - No retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago sin seleccionar, independientemente de la forma en la que la haya dejado la última vez que trabajó en la pantalla en el mismo lote. 1 - Retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago seleccionada y reteniendo el valor todo el tiempo que usted trabaje en el mismo lote.

Ficha Anulaciones

Esta opción de proceso especifica cómo el sistema responde cuando se intenta anular cierto tipo de comprobantes.

1. Comprobantes con órdenes de compra. En blanco - Permitir la anulación de comprobantes. 1 - Enviar un mensaje de advertencia. 2 - Enviar un mensaje de error. Use esta opción de proceso para especificar cómo desea que el sistema responda a la eliminación de comprobantes que contienen una orden de compra al usar Anulación del registro de pagos (P0413M). Los valores admisibles son: En blanco Permitir la anulación de comprobantes con órdenes de compra y no enviar ningún mensaje. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 2 Enviar un mensaje de error. NOTA: si usa el sistema Cuentas por pagar para corregir o anular un comprobante que se introdujo originalmente del sistema Ordenes de compra, dicha acción comprometerá la integridad de la tabla Archivo detallado de órdenes de compra (F4311).

337

Ficha Consulta

Esta opción de proceso especifica si se evita que se efectúen cambios en registros existentes cuando se revisan los pagos. Esto no afecta el registro de los pagos.


Liquidación de partidas de pago negativas de comprobantes pagados por anticipado

Después de aplicar un pago manual a un comprobante de anticipo, aún queda pendiente la partida de pago negativa asociada con el comprobante pagado por anticipado. Para liquidar la partida de pago negativa, primero tiene que registrar el comprobante con los gastos reales.

Cuando liquida la partida de pago negativa, el importe adeudado al proveedor se reduce por el importe del pago anticipado. Puede cerrar una partida de pago negativa utilizando uno de dos métodos. Puede escoger un proceso de pago manual o liquidar las partidas de pago negativas con el procesamiento de pagos automáticos. Siempre y cuando el estado de pago de la partida de pago negativa se cambie de Retenido (H) a Aprobado (A), el procesamiento de pago automático calculará el saldo del importe neto de la partida de pago negativa con respecto a cualquier comprobante del mismo proveedor.

La ventaja del método manual es que puede escoger el comprobante específico que liquida una partida de pago negativa en particular. La ventaja del método automático es que el sistema calcula automáticamente el saldo neto de cualquier partida de pago negativa con respecto a cualquier comprobante del mismo proveedor.

338

Cuando se utiliza el método manual, use el programa Selección de pagos anticipados (P0411P) para asociar la partida de pago revertida del comprobante pagado de pago anticipado con el comprobante por los gastos reales presentados.

Antes de comenzar Pague el comprobante pagado por anticipado positivo y contabilice el pago.

Escriba el comprobante de los gastos reales incurridos por el proveedor.

► Para liquidar partidas de pago negativas de comprobantes pagados por anticipado

En el menú Otros métodos de registro de comprobantes, (G04111), escoja Selección de anticipos.

Solamente aparecen en esta pantalla las partidas de pago negativas que todavía no se han cotejado. Después de pagar la partida del pago anticipado, esta pantalla muestra la partida de pago negativa asociada que todavía no se ha aplicado o cotejado con el comprobante real.

1. En la pantalla Trabajo con selección de pagos, llene los siguientes campos y haga clic en Buscar:


• Cía

2. Escoja las partidas de pago negativas.

3. En el menú Fila puede escoger Pagos manuales o Dividir anticipos. Registro de pago manual es la selección predeterminada.

4. De manera opcional, para introducir un pago anticipado dividido escoja Dividir anticipos en el menú Fila. En Dividir anticipos, llene los siguientes campos y haga clic en OK:



339

5. En la pantalla Registro de pagos manuales, escoja Partidas de pago en el menú Pantalla.

6. En Selección de partidas de pago pendientes, escoja el comprobante real asociado con el pago anticipado y haga clic en Seleccionar.

7. En la pantalla Registro manual de pagos, llene el siguiente campo y haga clic en OK

• Fecha de pago

Consulte también División de comprobantes de pago en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre el registro de comprobantes con varios pagos.

Registro de pagos manuales sin comprobantes

Para crear un pago manual sin un comprobante, introduzca un pago manual sin un cotejo de comprobante. Es posible que pueda hacer esto al colocar una orden o recibir un producto. Puede registrar varias partidas de pago para varias facturas de proveedor; sin embargo, debe utilizar el mismo número de factura para todas las partidas de pago.

Cuando introduzca un pago sin un comprobante, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Registrar pagos manuales siguiendo el método estándar

• Registrar pagos manuales siguiendo el método rápido

El sistema crea una factura y un pago, ambos en un batch tipo W. Asigna la compañía del documento para cotejarla con del comprobante y el número del documento del pago se asigna manualmente o se obtiene de los números siguientes.

Puede preparar el pago manualmente o que el sistema imprima el pago. Si imprime el pago mediante el sistema, debe hacerlo antes de la contabilización.

340

Si cancela el registro del pago antes de que aparezca la pantalla de distribución del comprobante en el LM, recibirá un mensaje de advertencia indicando que un batch tipo W debe tener tanto un registro comprobante como de pago que pague dicho comprobante. Si vuelve a hacer clic en cancelar después del mensaje de advertencia, volverá a la pantalla de registro de comprobantes. No existirá un registro del comprobante ni del pago para la transacción cancelada.

Antes de comenzar Configure la opción de proceso correspondiente en la ficha Pagos manuales para

crear pagos manuales. De lo contrario, el sistema creará solo un registro de comprobante. No se creará ningún registro de pago.

► Para registrar pagos manuales sin cotejo de comprobantes (método estándar)

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Pago sin cotejo de comprobantes.

1. En Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, llene los siguientes campos:

• Compañía


• Nº de factura

• Fch L/M

3. Asimismo, puede llenar los siguientes campos opcionales:

• Fch factura

• Fch serv/fiscal

• Cond pago

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4. En el área de detalle, llene los siguientes campos opcionales de cada partida de pago:

• Importe bruto

5. En el área de detalle, también puede llenar los siguientes campos opcionales de cada partida de pago:


• Observaciones

• Nº cuenta bancaria del Libro mayor

• Compen L/M

Puede registrar un comprobante con varias tasas fiscales introduciendo cada tasa fiscal (con sus importes brutos y gravables asociados) como una partida de pago independiente.

6. Haga clic en OK para introducir información sobre el pago.

7. En la pantalla Información de pagos, llene los siguientes campos:

• Fecha de pago

• Nº de pago

8. Haga clic en OK para introducir la información en el Libro mayor.

Nota

Si no hace clic en OK para registrar la información en el Libro mayor y cancela la pantalla de información del pago, no pasará a la pantalla Registro de comprobantes – Distribución en el L/M. En cambio volverá a una pantalla de registro de comprobantes en blanco. Puede continuar registrando otros pagos manuales y sus comprobantes, o bien hacer clic en Cancelar para volver a la pantalla Consulta de pagos del proveedor.

342

9. En la pantalla Registro de comprobantes - Distribución en el L/M, llene o cambie cualquiera de los siguientes campos, en caso necesario:

• Nº de cuenta

• Importe

10. Asimismo, puede llenar o cambiar los siguientes campos opcionales:


11. Haga clic en OK para terminar de registrar el pago.


información sobre el registro, búsqueda, modificación, copia y eliminación de comprobantes estándar.

Opciones de proceso para MBF de Registro de comprobantes (P0400047) en la guía Cuentas por pagar para obtener una explicación de las opciones de proceso asociadas con el registro de comprobantes.

► Para registrar pagos manuales sin cotejo de comprobantes (método rápido)

Para crear un pago manual rápidamente sin un comprobante, introduzca el pago utilizando el método rápido.

Existen varias restricciones para el registro de pagos manuales con el método rápido. No es posible:

• Cambiar, eliminar ni anular los pagos manuales

• Registrar varias partidas de pago ni varias facturas de proveedores

• Crear ni utilizar asientos de diario modelo

• Sustituir la cuenta bancaria del LM

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En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Registro rápido de comprobantes.

1. En la pantalla Registro rápido de comprobantes, llene los siguientes campos:


• Cía

• Impte factura

• Fch factura


• Nº de factura


• Fch L/M

• Fch venc

3. Para introducir información del Libro mayor, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Nº de cuenta

• Importe


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4. En la pantalla Información de pagos, llene los siguientes campos y haga clic en OK:

• Fecha de pago

• Nº de pago

Nota

Si hace clic en Cancelar antes de completar la información del pago, el sistema enviará un mensaje de advertencia indicando que un batch tipo W debe tener tanto un comprobante como un pago. Si vuelve a hacer clic en Cancelar, el sistema lo llevará a la pantalla de registro de comprobantes. Se eliminará el comprobante que acaba de registrar.

Consulte también Opciones de proceso para Registro rápido de comprobantes (P0411SV) en la guía

Cuentas por pagar para ver las opciones de proceso para procesar cheques manuales sin comprobantes.

345

Impresión de pagos manuales

Después de registrar un pago manual, puede imprimirlo. Por lo general, los pagos se imprimen inmediatamente después de registrarlos, pero puede escoger imprimir un pago en cualquier momento.

► Para imprimir un pago manual

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Pago sin cotejo de comprobantes

1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos o llene uno de los siguientes campos para limitar el número de documentos que se muestran:


• De la fch


• A la fch

2. Escoja un registro y en el menú Fila, escoja Historial de pago.

3. En la pantalla Trabajo con historial de partidas de pago, en el menú Fila, escoja Pagos.

4. En la pantalla Registro de pagos manuales, haga clic en la opción Impresión de pagos y después en OK.

Nota

Si ya ha contabilizado el pago, no podrá imprimirlo.

Asimismo, puede imprimir un pago manual seleccionando Pago con cotejo de comprobantes en el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412).

Localización de pagos manuales

Antes de cambiar, eliminar o anular un pago, primero debe localizarlo.

Puede localizar pagos manuales en cualquiera de las siguientes pantallas:

• Trabajo con pagos

• Consulta del Libro mayor de proveedores

• Trabajo con batches

► Para localizar un pago manual

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Pago con cotejo de comprobantes o Pago sin cotejo de comprobantes.

346

En las pantallas Trabajo con pagos o Consulta del Libro mayor de proveedores, haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos o llene cualquiera de los campos para limitar el número de documentos que se muestran:


• De la fch

• A la fch

En la pantalla Trabajo con pagos, puede llenar los siguientes campos adicionales para limitar más detalladamente el número de documentos que se muestran:

• Nº de pago



sobre la verificación de datos de los grupos de pago.

Revisión de la información del Libro mayor de proveedores en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre los proveedores.

Revisión de comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la revisión de comprobantes

Modificación de importes de pagos manuales sin contabilizar

Puede cambiar los importes de un pago manual sin contabilizar, pero no puede cambiar los comprobantes que se pagan con el mismo. Por ejemplo, si originalmente aplicó un pago al comprobante 1001 PV, no es posible cambiar el pago para aplicarlo al 1002 PV. Sin embargo, puede eliminar el pago y después aplicarlo a un comprobante diferente.

Al margen de si el pago se introdujo con o sin comprobante, los pasos para cambiar el importe son los mismos.

► Para modificar el importe de pagos manuales sin contabilizar


1. En la pantalla Trabajo con pagos, siga los pasos para localizar los pagos manuales.

2. Escoja el pago que desea cambiar y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Registro de pagos manuales, cambie el importe del pago en el encabezado.

4. Cambie el importe del pago en el área de detalle para que corresponda con el cambio que haya hecho en el encabezado y haga clic en OK.

El importe del pago no puede ser mayor que el importe pendiente de los comprobantes que se pagan. Si el pago original no se efectúo por el importe total pendiente del comprobante, el importe se puede reducir y no aumentar.

347

Advertencia

Si cambia parte de la información en la cuadrícula además del importe del pago, cambiará el comprobante y no el pago. Corre el riesgo de que no se contabilice el pago. J.D. Edwards recomienda que si debe cambiar cualquier información en un pago manual, debe eliminar el pago y volver a comenzar.

Consulte también Localización de pagos manuales en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la búsqueda de pagos creados durante los procesos de pagos manuales.

Anulación automática de pagos y comprobantes en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la anulación de pagos automáticos y sus comprobantes en un solo paso.

Aprobación y contabilización de pagos manuales

Si la empresa requiere de la autorización de gerencia antes de efectuar la contabilización, los pagos manuales se revisan y aprueban una vez que se han registrado. Una vez que haya aprobado las facturas, contabilícelas en el Libro mayor.

La contabilización de pagos crea registros en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

Aprobación de pagos manuales para contabilización

Las compañías que requieren la autorización de la gerencia antes de la contabilización utilizan el programa de revisión del diario para revisar y aprobar los pagos manuales. Aquellas compañías que no se encuentren en esta situación pueden omitir esta tarea.

Antes de comenzar Configure las constantes de Cuentas por pagar para que la administración apruebe

el registro según los requisitos de la compañía.

Revisión de pagos manuales en línea

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Revisión de pagos.

Todos los programas de revisión de diarios de J.D. Edwards funcionan de la misma manera. Para revisar y aprobar los pagos manuales antes de la contabilización, utilice un programa de revisión que muestre alguno de los siguientes tipos de batch:

• Pagos manuales y anulados con cotejo (M)

• Pagos manuales sin cotejo (W)

348

Impresión del diario de pagos manuales

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Informe del diario de pagos manuales.

Una alternativa para revisar los pagos en línea es el diario de pagos. Utilícelo para fines de revisión y compensación de saldos. Si tiene problemas para cuadrar el L/M, el diario impreso puede ser un formato más funcional para hacer una revisión detallada.

Si las transacciones en un batch no se han contabilizado, los totales por batch indican que no cuadra. Esto se debe a que el sistema aún no ha creado las compensaciones del asiento de diario. Si se han contabilizado las transacciones y los totales indican que el batch no cuadra, tiene que determinar la causa del problema y corregirlo.

El tiempo de procesamiento de este informe en batch está relacionado con el historial de las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411), Documento correspondiente de C/P (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de C/P (F0414).

Selección de datos del diario de pagos manuales

Las versiones de los programas de demostración imprimen las tablas completas Documento correspondiente de C/P (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de C/P (F0414). Puede limitar su selección por fecha, ID de usuario o cualquier otro criterio.

La identificación del usuario en este programa se obtiene del registro de pago. Por lo tanto, si limita la selección por ID de usuario y el comprobante fue registrado por un usuario y pagado por otro, debe seleccionar la ID del usuario que pagó el comprobante.

Contabilización de pagos manuales

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Contabilización de pagos manuales en el LM.

Cuando contabiliza pagos manuales, el sistema crea asientos de desembolso de pagos y de compensación en el Libro mayor de Cuentas por pagar. Los registros de los pagos se crean con un tipo de documento PN. Por lo general, el sistema crea los asientos de diario que se debitaron de la cuenta comercial de Cuentas por pagar que originalmente se acreditó al registrar el comprobante.

Cuando contabiliza pagos manuales sin cotejo de comprobantes, el sistema no genera un registro de pérdidas y ganancias. El sistema interpreta este tipo de transacción como un comprobante y verifica la combinación.

Todos los programas de contabilización de J.D. Edwards funcionan de la misma manera. Existe una versión para cada uno de los dos tipos de pagos manuales:

• Pagos con cotejo de comprobantes (tipo de batch M)

• Pagos sin de cotejo comprobantes (tipo de batch W)

Consulte también Proceso de contabilización financiera en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la contabilización de datos de comprobantes.

Procesamiento de pagos manuales en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el registro, modificación y anulación de pagos manuales

349

Antes de comenzar Si desea eliminar pagos manuales sin contabilizar, en Pago con cotejo de

comprobantes o Pago sin cotejo de comprobantes (ambos con la identificación de programa P0413M), verifique que la opción de proceso Eliminación de pagos manuales sin contabilizar en la ficha Procesamiento de P0413M esté configurada para permitir la eliminación de los pagos.

Eliminación y anulación de pagos manuales

Utilice el programa Anulación del registro de pago (P0413M) si necesita retirar un pago manual con cotejo o sin cotejo de comprobantes del sistema. Para retirar un pago del sistema, puede anularlo o eliminarlo. Al anular un pago se genera una prueba de auditoría mientras que al eliminarlo, no.

Si se contabiliza el pago manual, solo puede anular el pago. Cuando se anula el pago manual contabilizado, el sistema realiza lo siguiente:

• Vuelve a abrir el batch de pagos cambiando el estado del batch a aprobado de modo que pueda contabilizar asientos revertidos.

• Vuelve a abrir los comprobantes asociados con el pago cambiando el estado del pago a A y llenando el campo del importe pendiente con el importe pendiente original.

Si no se contabiliza el pago manual, puede anular o eilminar el pago. Sin embargo, si prefiere tener una prueba de auditoría de todos los pagos manuales, puede prohibir la eliminación de pagos sin contabilizar utilizando la opción de proceso Eliminación de pagos sin contabilizar del programa Pago con cotejo de comprobantes. Si escribe 1 en esta opción de proceso, el sistema permite eliminar los pagos sin contabilizar. Si se deja esta opción de proceso en blanco, el sistema genera un error si intenta eliminar un pago manual sin contabilizar.

Cuando se anula un pago manual sin contabilizar, el sistema realiza lo siguiente:

• Crea tanto los asientos para el pago y los asientos revertidos de la anulación cuando se contabiliza el pago.


Cuando se elimina un pago manual sin contabilizar, el sistema realiza lo siguiente:

• Elimina completamente los registros del pago del sistema


Anulación de comprobantes asociados con el pago

Si escoge anular un pago manual, es posible anular los comprobantes asociados en ese momento. Cuando se escoge anular los comprobantes asociados, se deben considerar las siguientes pautas:

• Si tanto el pago como los comprobantes no se han contabilizado, el sistema anula el pago pero elimina el comprobante.

350

• Si el pago está contabilizado pero los comprobantes no, el sistema anula el pago y genera un mensaje de error: No fue posible anular por lo menos un comprobante al intentarlo. Este error evita que se eliminen los comprobantes asociados con el pago anulado y tener una prueba de auditoría para un pago, pero no para comprobantes asociados.

• Si el pago no está contabilizado pero los comprobantes sí, el sistema anula tanto el pago como el comprobante.

Nota

Si se escoge eliminar un pago sin contabilizar, no es posible anular los comprobantes en ese momento. Deberá reiniciar el proceso para anular los comprobantes en otra oportunidad.

Uso del programa Pago sin cotejo de comprobantes para anular pagos manuales

Además de utilizar el programa Anulación del registro de pago (P0413M), puede usar el programa Pago sin cotejo de comprobantes (P0411) para anular un pago manual sin cotejo de comprobantes.

Cuando se anula un pago mediante el programa Pago sin cotejo de comprobantes (P0411), la opción para anular los comprobantes al mismo tiempo siempre está seleccionada.

El estado de contabilizado del pago y de los comprobantes siempre son los mismos para un pago sin cotejo de comprobantes ya que los comprobantes pertenecen al mismo batch.

Si el pago y los comprobantes no están contabilizados, el sistema realiza lo siguiente:

• Anula el pago y crea asientos revertidos para la anulación en el momento de la contabilización.


Nota Si la opción de proceso Eliminación de pagos manuales sin contabilizar del programa Pago con cotejo de comprobantes está en blanco, el sistema elimina tanto el comprobante como el pago.

Si el pago y los comprobantes están contabilizados, el sistema realiza lo siguiente:

• Anula el pago y crea asientos de reversión para la anulación en el momento de la contabilización.

• Anula los comprobantes y crea asientos de reversión para la anulación en el momento de la contabilización.

351

► Para eliminar pagos manuales

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Anulación del registro de pago.

1. En las pantalla Trabajo con pagos, haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos o llene cualquiera de los siguientes campos para limitar el número de documentos que se muestran:


• Nº de pago


• De la fch

• A la fch

2. Escoja el pago que desea anular y haga clic en Borrar.

3. En Confirmar supresión, haga clic en OK para confirmar la eliminación.

► Para anular pagos manuales

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Anulación del registro de pago.

1. En las pantalla Trabajo con pagos, haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos o llene cualquiera de los siguientes campos para limitar el número de documentos que se muestran:


• Nº de pago


• De la fch

• A la fch

2. Escoja el pago que desea anular y, luego, Anular pago en el menú Fila.

3. En la pantalla Anulación de pagos, verifique que la fecha esté correcta en el siguiente campo y modifíquela si fuera necesario.

• Fch anul L/M

4. Si desea anular los comprobantes asociados, active la siguiente opción:

• Anular comprobante

5. Haga clic en OK.

6. En la pantalla Confirmación de anulación, haga clic en OK para confirmar la anulación.

352

► Para anular pagos manuales mediante el programa Pago sin cotejo de comprobantes

En el menú Procesamiento de pagos manuales (G0412), escoja Pago sin cotejo de comprobantes

1. En Consulta del Libro mayor de proveedores, escoja Consulta de pagos en el menú Pantalla.

2. En la pantalla Trabajo con pagos, haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos o llene cualquiera de los siguientes campos para limitar el número de documentos que se muestran:


• Nº de pago


• De la fch

• A la fch

3. Escoja el pago que se va a anular y, luego, escoja Anular pagos en el menú Fila.

4. En la pantalla Anulación de pagos, verifique que la fecha esté correcta en el siguiente campo. modifíquela si fuera necesario y haga clic en OK:

• Fch anul L/M

5. En la pantalla Confirmación de anulación, haga clic en OK para confirmar la anulación.

6. En la pantalla Anulación de pagos, haga clic en OK.

353

Información del Libro mayor de proveedores y pagos

Cuando desee realizar una auditoría del historial de transacciones de un proveedor, puede revisar la información de pagos y del Libro mayor de proveedores .

En diferentes momentos durante el proceso de Cuentas por pagar, es posible que necesite revisar la información del comprobante y de los pagos de un proveedor específico. Para ello, revise el Libro mayor del proveedor utilizando la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores para obtener información como:

• Importes pendientes restantes en un comprobante

• Información sobre factura, cuenta y orden de compra

• Estado de pago o código contabilizado de un comprobante

• Información sobre asientos de diario asociados y detallada del comprobante

• Historial de pagos

Es posible que necesite ver el historial de pagos de un proveedor. Para ello, seleccione una fila y escoja Historial de pago en el menú Fila de la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores para revisar la siguiente información sobre:

• Asientos de diario asociados y de detalle de pago

• Resumen de pagos

• Libro mayor de Cuentas por pagar

Revisión de información del Libro mayor de proveedores

Cuando un proveedor tiene preguntas acerca de la cuenta o las transacciones, necesita localizar la información y responder rápidamente. Dependiendo de dónde se encuentra el comprobante en el proceso de Cuentas por pagar, puede utilizar el Libro mayor de proveedores para revisar la información específica o general acerca de los pagos de ese comprobante. Para obtener el historial del pago, puede revisar directamente el Libro mayor de proveedores o permitir que los proveedores vean cierta información sobre el comprobante mediante el autoservicio.

Revisión de la información general de los comprobantes

La información detallada de los comprobantes incluye los descuentos disponibles y aplicados, las zonas fiscales e importes, las cuentas del LM, los importes y las descripciones. La información resumida describe los importes pendientes y brutos del comprobante, los números y las fechas de factura, así como también los números de las órdenes de compra.

El programa Registro estándar de comprobantes de Cuentas por pagar (P0411) muestra información de las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911).

Para revisar la información del comprobante, debe estar familiarizado con la localización de comprobantes.

354

Consulte también Opciones de proceso para Registro estándar de comprobantes (P0411) en la guía

Cuentas por pagar para obtener información sobre las selecciones disponibles del registro estándar de comprobantes.

Revisión de información detallada de comprobantes

La revisión de la información detallada del comprobante puede incluir la búsqueda de información sobre descuentos, fechas de vencimiento, impuestos y distribuciones en el L/M. Asimismo, puede determinar el estado de contabilización y de pago de un comprobante, además de los requisitos de manejo especial para servicios o bienes de importación.

► Para revisar la información detallada de comprobantes




3. En la pantalla Registro de comprobantes -información de pagos, escoja la partida de pago que desea revisar.

4. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja Detalle del menú Fila para revisar el detalle de una partida de pago.

5. En Partidas de pago del comprobante - Detalle, revise los detalles de la partida de pago y haga clic en OK.

6. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja Distribución en el L/M en el menú Pantalla para revisar el asiento de diario de un comprobante.

355

Revisión de información de resumen de comprobantes

Para revisar un comprobante a un nivel general, utilice la función de resumen del comprobante. La información resumida de un comprobante es útil para obtener información tal como la fecha y el número de una factura, los importes brutos y pendientes y el número de la orden de compra.

► Para revisar la información de resumen de comprobantes



2. Escoja el comprobante que desea revisar.

3. En el menú Fila, escoja Resumen.

Revisión del historial del pago de comprobantes

Puede revisar el historial del pago de comprobantes directamente en el Libro mayor de proveedores o activar la aplicación de autoservicio al proveedor.

Cuando desee revisar todos los comprobantes pagados por un pago específico, revise el historial de pagos. Por ejemplo, puede revisar la fecha en que se pagó un comprobante y el importe del pago. Asimismo, puede revisar otra información, como:

• Información sobre cuentas bancarias

• Información sobre descuentos

356

► Para revisar el historial de pagos de comprobantes


1. En la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores, llene cualquiera de los siguientes campos para limitar la búsqueda y haga clic en Buscar:

• Nº del proveedor

• De la fecha

• A la fecha

• Nº de batch

2. Para limitar los documentos mostrados por fecha, haga clic en una de las siguientes opciones:

• Factura

• L/M

3. Para mostrar sólo los comprobantes recurrentes, haga clic en la siguiente opción:

• Recurrente

4. Para mostrar las partidas de pago en formato resumido, haga clic en la opción Resumen.

Si no activa esta opción, el sistema muestra las partidas de pago en formato detallado con una línea por partida de pago.

5. Para limitar los documentos mostrados por estado de pago, haga clic en una de las siguientes opciones:

• Pagado

• Pendiente

• Retenido

• Todos

6. Haga clic en Buscar para mostrar los documentos que satisfacen los criterios de búsqueda.

7. Escoja el comprobante que desea revisar.

8. En el menú Fila, escoja Historial de pago.

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9. Revise cualquiera de los siguientes campos:

• Tipo de pago

• Número de pago

• Fecha del pago

• Beneficiario

• Importe pago


• Código contab

Nota

La pantalla Trabajo con historial de partidas de pago es la única pantalla en la que puede ver los registros reales (OP) de los pagos nulos.

Autoservicio al proveedor

Si activa el autoservicio al proveedor, permite a sus proveedores tener acceso limitado a la información sobre pagos y comprobantes. El autoservicio al proveedor permite al proveedor hacer consultas sobre pagos y responder a preguntas independientemente, sin tener que comunicarse con el personal de Cuentas por pagar.

Para activar la aplicación de autoservicio, debe señalarla en la opción de proceso de modalidad de autoservicio al proveedor en la ficha Proceso. Esta selección solicita al sistema el número del registro de perfil del usuario en el Libro de direcciones del proveedor. Este número controla la información sobre el pago y el comprobante disponible para el proveedor.

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Cuando un proveedor tiene acceso a su página Web por primera vez, visualizará una pantalla de consulta de pagos. El proveedor puede efectuar consultas sobre todos los comprobantes o limitar la búsqueda por comprobantes que se encuentran en estado pagado, pendiente o retenido. Dependiendo del criterio de búsqueda de los proveedores, los detalles del comprobante sólo muestran los siguientes campos:

• Fecha de vencimiento

• Importe bruto


• Número de la factura

Para ver la información del pago específico, un proveedor puede entrar a la pantalla Historial de pago en el menú Fila. Esta pantalla solo muestra ciertos campos, que incluyen:

• Tipo de pago

• Número de pago

• Fecha de pago

• Beneficiario

• Importe de pago


Toda la información interna de Cuentas por pagar relacionada con la compañía y los procesos de negocios se oculta a sus proveedores. Por ejemplo, los proveedores no tienen acceso a los números de cuentas bancarias, a la información en batch del comprobante ni a información de la cuenta del LM.

Revisión de la información de pago a proveedores

Para verificar un pago a un proveedor o revisar el historial de pagos a proveedores, necesita encontrar y revisar rápidamente la información. La revisión de la información de los pagos a proveedores incluye lo siguiente:

• Localización de pagos

• Revisión de pagos

• Revisión de información de resumen de pagos

Localización de pagos

Para revisar la información de pagos primero debe encontrar una lista de pagos que cumplan con los criterios de búsqueda. En esta lista, escoja un pago para revisar.

La información sobre los pagos se almacena en las tablas Cuentas por pagar - Documento correspondiente (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar.(F0414).

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► Para localizar pagos


En la pantalla Trabajo con pagos, haga clic en Buscar para mostrar todos los pagos, o llene cualquiera de los siguientes campos para limitar el número de documentos que se muestran:


• Nº de pago


• De la fch

• A la fch

Revisión de pagos

Puede revisar la información acerca de un pago específico, como el número de factura o de comprobante del proveedor. Puede revisar tanto pagos manuales como automáticos en la pantalla Registro de pagos manuales.

► Para revisar pagos


1. En la pantalla Trabajo con pagos, siga los pasos para localizar pagos.

2. Escoja el pago y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Registro de pagos manuales, escoja el comprobante asociado con el pago.

4. Escoja Detalle de comprobante en el menú Fila.

5. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja Distribución en el L/M en el menú Pantalla para revisar el asiento de diario de un comprobante.

Revisión de la información del resumen de pagos

Para revisar rápidamente la información acerca de un pago sin tener acceso directo al mismo, puede entrar a la información del resumen del pago. Por ejemplo, es posible que desee verificar la cuenta bancaria desde la que se hizo el pago o el importe del pago.

Si ha conciliado un pago mediante uno de los programas de conciliación en el sistema Contabilidad general, la pantalla Resumen de pago muestra la palabra Conciliado junto al campo Fecha del pago.

Consulte también Conciliación de cuentas en la guía Contabilidad general para obtener información

sobre la conciliación de pagos.

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► Para revisar la información de resumen del pago


1. En la pantalla Trabajo con pagos, siga los pasos para localizar pagos.

2. Escoja el pago.

3. En el menú Fila, escoja Anular pago (resumen de pago).

Opciones de proceso para Pagos manuales de Cuentas por pagar (P0413M)


Estas opciones de proceso establecen los valores predeterminados del sistema.

1. Modalidad para ver las partidas de pago pendientes. En blanco - Ver detalles. 1 - Ver resumen. Use esta opción de proceso para especificar la modalidad en la que desea visualizar las partidas de pago pendientes de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes. Los valores admisibles son: En blanco Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad detallada. El sistema muestra cada partida de pago pendiente.

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1 Visualizar las partidas de pago pendientes en modalidad resumida. El sistema muestra las partidas de pago pendientes por número de comprobante y fecha de vencimiento. El sistema introduce un * en cada campo en la columna Partida de pago que contiene más de una partida de pago para un comprobante. Puede deseleccionar la opción Resumir de la pantalla Selección de partidas de pago pendientes para mostrar el número de partidas de pago en el comprobante. NOTA: esta opción también existe en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores. Sin embargo, si escoge la modalidad resumida de esta pantalla, no aparece la columna Partidas de pago en el área de detalle de la pantalla. 2. Asignación de números de pago. En blanco - Introducir manualmente el número de pago. 1 - El sistema asigna los números en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar la manera en la que desea asignar el siguiente número de pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el número de pago en forma manual en el campo Número de pago en la pantalla Registro de pagos manuales. 1 Permitir que el sistema asigne el número de pago basado en el valor para la cuenta bancaria especificada en el campo Número de pago siguiente de la pantalla Configuración de la cuenta bancaria del L/M. Puede visualizar este campo escogiendo Información de la cuenta bancaria en el menú Configuración de pagos automáticos (G04411). 3. Introducción del importe de pago. En blanco - Introducir el importe de pago en forma manual. 1 - El sistema calcula el importe de pago en forma automática. Use esta opción de proceso para especificar cómo introducir el importe del pago. Los valores admisibles son: En blanco Introducir el importe de pago en forma manual en el campo Importe de pago en la pantalla Registro manual de pagos. 1 Permitir al sistema calcular el importe de pago de las partidas de pago que seleccione. NOTA: si introduce el importe del pago en forma manual, deberá introducir el importe antes de escoger Partidas de pago del menú Pantalla para seleccionar cuáles son las partidas de pago de comprobantes que va a pagar.

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Ficha Despliegue

Esta opción de proceso especifica si se muestra el campo Valor de la fecha.

1. Despliegue del campo Valor de la fecha. En blanco - No mostrar el campo Valor de la fecha. 1 - Mostrar el campo Valor de la fecha. Use esta opción de proceso para especificar si desea mostrar el campo Fecha del valor en la pantalla Registro de pagos manuales. Si escoge mostrar el campo, deberá actualizarlo manualmente. El campo Fecha del valor lo usan compañías en Europa e indica la fecha en la que esperan que el banco procese un pago. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar el campo Fecha del valor. 1 Mostrar el campo Fecha del valor.

Ficha Procesamiento

Estas opciones de proceso especifican los límites del procesamiento automático.

1. Despliegue de la opción Registro de giros En blanco - No mostrar la opción. 1 - Mostrar la opción. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema muestre la opción Registro de documentos en la pantalla Registro de pagos manuales. Los documentos, que son promesas de pago de deudas, se usan en varios países alrededor del mundo. Los documentos, como lo son los comprobantes, pueden procesarse para pago en varias monedas. Los valores admisibles son: En blanco No mostrar la opción Registro de documentos. 1 Mostrar la opción Registro de documentos. NOTA: si escoge la opción Registro de documentos, el tipo de pago cambia de PN a P1. 2. Mensaje de error de número duplicado. En blanco - Emitir un error. 1 - Emitir una advertencia. Use esta opción de proceso para especificar el tipo de mensaje que desea que el sistema

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envíe cuando alguien introduce un número de pago duplicado usando la misma cuenta bancaria. Los valores admisibles son: En blanco Enviar un mensaje de error. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 3. Permitir pagos negativos En blanco - No permitir pagos negativos. 1 - Permitir pagos negativos. Use esta opción para especificar si desea que el sistema permita el registro de pagos negativos. En algunos países no se permite a los negocios tener memos de débitos pendientes. Por lo tanto, puede usar pagos negativos para registrar reembolsos de proveedores usando el número de cheque del proveedor. Cuando contabiliza el cheque del proveedor como un pago negativo, el sistema actualiza las cuentas adecuadas con los importes correctos. Los valores admisibles son: En blanco No permitir pagos negativos. 1 Permitir pagos negativos. 4. Elliminación de pagos automáticos sin contabilizar En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el sistema permita la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco No permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. Estos pagos pueden anularse. 1 Permitir la supresión de pagos automáticos sin contabilizar. NOTA: si se suprimen pagos no contabilizados, se eliminan del sistema todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un tipo de documento PO para el pago que deja una prueba de auditoría. 5. Eliminación de pagos manuales sin contabilizar

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En blanco - No permitir la eliminación de pagos. 1 - Permitir la eliminación de pagos. Use esta opción de proceso para especificar si desea permitir que el sistema elimine los pagos manuales sin contabilizar. Los valores admisibles son: En blanco - No permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Estos pagos pueden todavía anularse. 1 - Permitir la eliminación de pagos manuales sin contabilizar. Nota: si se borran los pagos manuales no contabilizados, se eliminan de las tablas todos los registros de su existencia. No hay una prueba de auditoría. Sin embargo, si se anulan los pagos, el sistema crea un documento PO para el pago indicando un pago anulado. Hay una prueba de auditoría.

Ficha Moneda

Estas opciones de proceso especifican los valores predeterminados del sistema para el procesamiento de monedas.

1. Activación de pago alternativo En blanco - No activar Pago alternativo. 1 - Activar Pago alternativo. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema activa el Pago alternativo en el menú Pantalla. Los valores admisibles son: En blanco No activar el Pago alternativo en el menú Pantalla. 1 Activar el Pago alternativo en el menú pantalla. NOTA: la selección Pago alterno tiene acceso a la pantalla Moneda alterna. Esta pantalla le permite pagar un comprobante en una moneda distinta a la nacional o a la divisa de un comprobante. Por ejemplo, un comprobante introducido en dólares canadienses (CAD), cuya moneda base es en dólares estadounidenses (USD), puede pagarse en francos belgas (BEF)- o cualquier moneda distinta a CAD o USD. 2. Edición de la fecha del tipo de cambio En blanco - No editar la Fecha del tipo de cambio. 1 - Editar la Fecha del tipo de cambio. Use esta opción de proceso para especificar si el sistema valida que la fecha vigente del

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tipo de cambio se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M en Constantes de la compañía. Los valores admisibles son: En blanco El sistema no realiza la validación; acepta cualquier fecha. 1 El sistema realiza la validación y envía un mensaje de advertencia si la fecha vigente no se encuentra dentro del mismo periodo de elaboración de informes del L/M. 3. Límite de tolerancia del tipo de cambio. Introduzca un porcentaje en números enteros. Use esta opción de proceso para especificar cualquier límite de tolerancia del tipo de cambio. Durante el registro del pago puede anular en forma manual el tipo de cambio que existe en la tabla Tipo de cambio (F0015). La opción de proceso Límite de tolerancia del tipo de cambio establece límites respecto a cuánto puede diferir el tipo de cambio que introduce manualmente del tipo de cambio de la tabla F0015. Los valores admisibles son números enteros que indican un porcentaje del tipo de cambio del archivo F0015. Por ejemplo, si introduce 5, puede modificar manualmente el tipo de cambio que existe en el archivo F0015 con un número que es más o menos el 5 por ciento del valor del archivo.

Ficha Impresión

Estas opciones de proceso especifican los valores predeterminados del sistema para la impresión de los pagos.

1. Instrumento de pago. Use esta opción de proceso para especificar el instrumento de pago para el pago. El sistema usa el valor que introduce en esta opción de proceso para determinar cuál es la aplicación de impresión que se debe usar al generar pagos. Cada instrumento de pago tiene un número de aplicación de impresión asignado. Para ver las aplicaciones de impresión asignadas, escoja Valores implícitos del instrumento de pago del menú Configuración de pagos automáticos (G04411). La tabla Impresión y actualización de pagos de C/P - valores implícitos (F0417) contiene el instrumento de pago y la información de la aplicación de impresión asignada. Por ejemplo, si deja este campo en blanco, el sistema usa la aplicación de impresión asignada a un valor en blanco en la tabla F0417. Para ver los valores e instrumentos de pago admisibles, consulte la tabla de códigos definidos por el usuario 00/PY. 2. Impresión del número de versión de la aplicación.

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Use esta opción de proceso para especificar el número de versión de la aplicación de impresión. Para ver los números de versión admisibles, escoja Versiones en batch del menú Herramientas de administración de sistemas (GH9011). Introduzca el número de la aplicación Impresión en el campo Aplicación en batch y haga clic en Encontrar. El sistema muestra todas las versiones disponibles. Si esta opción de proceso se deja en blanco, el sistema usa la versión ZJDE0001. 3. Retención del valor del campo de impresión. Use esta opción de proceso para especificar si desea que el estado de la opción Impresión de pago de la pantalla Registro de pagos manuales permanezca igual hasta que usted lo cambie. Los valores admisibles son: En blanco - No retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago sin seleccionar, independientemente de la forma en la que la haya dejado la última vez que trabajó en la pantalla en el mismo lote. 1 - Retener el mismo valor. La pantalla Registro manual de pagos se abre con la opción Impresión de pago seleccionada y reteniendo el valor todo el tiempo que usted trabaje en el mismo lote.

Ficha Anulaciones

Esta opción de proceso especifica los límites de la anulación de comprobantes creados con órdenes de compra.

1. Comprobantes con órdenes de compra. En blanco - Permitir la anulación de comprobantes. 1 - Enviar un mensaje de advertencia. 2 - Enviar un mensaje de error. Use esta opción de proceso para especificar cómo desea que el sistema responda a la eliminación de comprobantes que contienen una orden de compra al usar Anulación del registro de pagos (P0413M). Los valores admisibles son: En blanco Permitir la anulación de comprobantes con órdenes de compra y no enviar ningún mensaje. 1 Enviar un mensaje de advertencia. 2 Enviar un mensaje de error. NOTA: si usa el sistema Cuentas por pagar para corregir o anular un comprobante que

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se introdujo originalmente del sistema Ordenes de compra, dicha acción comprometerá la integridad de la tabla Archivo detallado de órdenes de compra (F4311).

Ficha Consulta

Esta opción de proceso especifica si se desactivan las opciones OK y Borrar de la pantalla Registro de pagos manuales al revisar los pagos.


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Procesamiento de giros de Cuentas por cobrar

Un giro es una promesa de pago de una deuda. Los giros se utilizan en varios países. Cuando un comprobante se procesa como pago de giro, el documento que reciben los beneficiarios les indica que el banco del pagador procesará dicho documento y transferirá los fondos en una fecha determinada.

Después de que el banco procesa el giro y la deuda queda saldada, la compañía que generó el giro utiliza el programa Trabajo con giros de C/P - Consulta/selección (P04260) para cerrar el giro pagado, así como el programa Contabilización de giros por pagar (R04803) para contabilizar el giro cerrado.

Consulte también


Introducción de pagos para obtener información acerca de cómo escribir pagos.

Actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar para obtener información sobre cómo actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar.

Giros por pagar (PD) para obtener más información sobre la configuración de las ICA para giros de Cuentas por pagar.

Procesamiento de giros pagados

Los pasos que se llevan a cabo para el procesamiento de giros difieren ligeramente de los pasos que se realizan en el procesamiento de pagos automáticos debido a responsabilidades legales. Con estos girso también se utiliza un grupo específico de códigos de estado. Los siguientes temas describen las etapas y los estados de pago asociados que se utilizan para el procesamiento de giros.

Creación de giros

La creación de giros incluye el cambio del comprobante original a un documento de giro original y la asignación del estado de pago D (giro aceptado). El sistema incorpora ciertas funciones de los pasos de la introducción de pagos y actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar del proceso de pagos automatizado para crear un giro.

El sistema utiliza la introducción de pagos para:

• Cambiar el estado siguiente del grupo de pagos de WRT (introducción) a UPD (actualización)

• Imprimir giros utilizando la información de control de los grupos de pagos

El sistema utiliza la actualización de pagos del Libro mayor de Cuentas por pagar para:

• Crear un documento correspondiente con un tipo de documento P1 que cierre el comprobante.

• Crear un documento original con un tipo de documento P1 y un estado de pago D (documento aceptado). Este es el documento por pagar que reemplaza al comprobante original.

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Cierre de giros

Una vez que se ha creado un giro, este se envía al banco. Cuando sabe que ya se ha pagado un giro, ciérrelo para contabilizarlo en el Libro mayor. Para cerrar un giro, selecciónelo mediante el programa Trabajo con giros de C/P - Consulta/selección (P04260). Al seleccionarlo, cambia el estado de pago del giro de D (giro aceptado) a # (giro seleccionado).

Este paso no tiene equivalente en el procesamiento de pagos automáticos.

Contabilización de giros cerrados

Una vez que se ha pagado y cerrado un giro, contabilícelo en el Libro mayor. El sistema cambia los giros con un estado de pago de # (giro seleccionado) a P (giro pagado). Después, el sistema genera y contabiliza los asientos de diario que debitan los giros y acreditan la cuenta bancaria de cuentas por pagar, e imprime un informe de contabilización.

Este paso no tiene equivalente en el procesamiento de pagos automáticos.

Cierre de giros pagados

Cuando sabe que ya se ha pagado un giro, ciérrelo según el estado de cuenta bancario o la fecha de vencimiento del mismo. Esto permite contabilizarlo en el Libro mayor.

Escoja los giros que desea cerrar a partir de una lista de giros asociados con una cuenta bancaria en particular. Cuando cierra un giro, el sistema cambia su estado de pago de aceptado a seleccionado. Después de que el giro se encuentra en este estado, puede contabilizarlo en el Libro mayor, lo que cambia su estado de pago a pagado.

► Para cerrar un giro pagado

En Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Consulta y selección de giros.

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1. En la pantalla Trabajo con giros de C/P - Consulta/selección, llene el siguiente campo y haga clic en Buscar:

• Cuenta bancaria

2. Para limitar la búsqueda de giros que ya están listos para cerrarse, introduzca D en el siguiente campo en la línea de Consulta por ejemplo:

• Edo pgo

3. Escoja el giro que desea cerrar.

4. En el menú Fila, escoja Seleccionar para cambiar el estado de pago de aceptado a seleccionado.

Antes de contabilizar los giros, puede revisar y hacer cambios para cerrarlos. Para cambiar el estado del giro de seleccionado (cerrado) a aceptado nuevamente (no cerrado), escoja el giro. Después escoja Cancelar selección en el menú Fila.

► Para contabilizar giros cerrados

En el menú Procesamiento de pagos automáticos (G0413), escoja Contabilización de giros pendientes.

Después de cerrar y pagar los giros, contabilícelos para actualizar el Libro mayor con la información final del pago.

Al contabilizar los giros, utilice un programa en batch que selecciona todos los giros en estado de pago # (giro seleccionado) indicando que ya están cerrados. El programa utiliza la instrucción PDx de las ICA para generar y contabilizar asientos de diario que debitan la cuenta de giros por pagar y acredita la cuenta bancaria por pagar. Asimismo, cambia el estado de pago del giro a P (giro pagado) y genera un informe de contabilización.

Existen cuatro versiones de demostración (DEMO):

Contabilización de giros por pagar seleccionados - Prueba

Esta versión ejecuta un informe de prueba que muestra todos los giros por pagar seleccionados para la contabilización en Trabajo con giros de C/P - Consulta y selección.

Contabilización de giros por pagar seleccionados - Final

Esta versión es similar a la de prueba excepto que contabiliza los giros por pagar en el Libro mayor.

Contabilización de giros por pagar por fecha de vencimiento - Prueba

Esta versión ejecuta un informe de prueba y muestra todos los giros por pagar elegibles para pago según la fecha especificada.

Contabilización de giros por pagar por fecha de vencimiento - Final

Esta versión es similar a la de prueba excepto que contabiliza los giros por pagar en el Libro mayor.

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Opciones de proceso para Contabilización de giros pendientes (R04803)

Asientos de diario 1. Introduzca un 1 para crear asientos de diario. El valor implícito de un espacio en blanco hará que se imprima sólo un informe. En blanco - Imprimir sólo el informe 1 - Ejecutar en modalidad final 2. introduzca un 1 para crear asientos de diario resumidos. El valor implícito de un espacio en blanco creará asientos de diario detallados para cada documento. Autoridad fiscal 4 En blanco - Crear asientos de diario de detalle 1 - Asientos de diario de resumen Batch 1. Introduzca un 1 para sustituir la aprobación automática del batch Asientos de diario para pago y hacer que esté sujeta a los valores de configuración de la aprobación de la administración definida en Constantes de C/P. Sustitución de aprobación batches Fechas 1. Introduzca el valor en el campo Pago hasta la fecha para procesar. Si deja el campo en blanco, se usará la fecha del sistema. En blanco - Usar la fecha del sistema 2. Introduzca la fecha del L/M para los asientos de diario que se han creado. Si lo deja en blanco, se usará la fecha del sistema. En blanco - Usar la fecha del sistema Moneda 1. Introduzca el tipo de cambio de sustitución. NOTA: el criterio de selección debe incluir el código de moneda si se introduce un tipo de cambio. En blanco - Obtener la tasa de la información del tipo de cambio

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Ejemplo: Pago de giros

En el siguiente gráfico se muestra cómo el sistema utiliza la información de tipo y número de documento para agrupar los registros relacionados con el comprobante original. La tabla muestra un giro que reemplaza a varios comprobantes. Cada fila representa un registro nuevo en las tablas de cuentas por pagar.

Acción Tipo de documento

Número de documento

Importe Tipo de documento correspondiente

Número de documento correspondiente


PV PV

456 457

50,000 50,000

Cierre de comprobantes

PV PV

456 457

50,000 50,000

P1 P1

155 155

Creación de comprobantes

P1 155 100,000

Anulación de giros pagados

En ciertas situaciones, es posible que necesite anular un giro pagado. Por ejemplo, puede ejecutar el programa Contabilización de giros pendientes (R04803) de un giro particular por error.

Si necesita anular un giro pagado, debe completar las siguientes tareas:

1. Anule el giro mediante el programa Anulación del registro de pago (P0413M).

2. Introduzca un asiento de diario para debitar en la cuenta bancaria y acredite la cuenta por pagar de los giros.

Debe crear este asiento ya que el sistema no crea este asiento de reversión cuando se anula el pago.

Revisión de giros pagados

Puede utilizar los programas Consulta del Libro mayor de proveedores (P0411) o Consulta de pago de proveedores (P0413M) para revisar los giros una vez que se han pagado.

Nota

Ya que el banco determina el número de pagos del giro, es posible que tenga que pagar giros de diferentes proveedores con el mismo número de pago. En esta situación, si utiliza el programa Consulta del Libro mayor de proveedores y efectúa una búsqueda por número de proveedor para consultar en uno de los giros, el sistema muestra todas las transacciones con el mismo número de pago al margen de que solo uno pertenece al proveedor introducido en el encabezado. J. D. Edwards recomienda no seleccionar esta transacción en la pantalla Consulta del Libro mayor de proveedores para revisar más detalles ya que el sistema mostrará todos los giros pagados con el mismo número de pago. Si desea revisar más detalles de uno de los giros pagados, , J.D. Edwards recomienda el uso del programa Consulta de pago de proveedores.

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Informes estándar y analíticos de Cuentas por pagar

Para administrar de manera eficaz la información de los proveedores, imprima los informes de Cuentas por pagar. Por ejemplo, puede imprimir un informe para determinar los comprobantes de un proveedor específico que se han pagado.

La impresión de informes estándar permite revisar y administrar la información del comprobante, como:

• Saldos pendientes y antigüedad

• Historial de un proveedor

La impresión de informes analíticos permite revisar y analizar la información de pagos de un proveedor, como:

• Detalles de pagos

• Información resumida de registros de pagos

• Información de duplicación de pagos

• Importes pendientes de C/P y C/C

• Importes facturados del año a la fecha

• Detalles de la cuenta del LM

Impresión de informes estándar de Cuentas por pagar

Es posible imprimir informes estándar para revisar y administrar la información de Cuentas por pagar, como comprobantes que se van a pagar, importes pendientes de saldos de proveedores e importes totales de pagos de un proveedor específico.

Estos informes obtienen información de las tablas Maestro del Libro de direcciones (F0101) y Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) mediante una vista lógica común.

El tiempo de procesamiento de estos informes depende de la cantidad de historial retenido en las tablas Libro de direcciones y Libro mayor de Cuentas por pagar. Imprima informes fuera de horas pico.

Impresión de informes de resumen de C/P pendientes

En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Informe Resumen de C/P pendientes.

Para revisar la información de resumen de los saldos y la antigüedad de los comprobantes pendientes, escoja cualquiera de los siguientes informes de resumen:

• Informe del Libro mayor de Cuentas por pagar

• Al cierre - Informe de Resumen de C/P pendientes

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Controle el tipo de fecha a partir de la cual desea calcular la antigüedad de los comprobantes y las categorías de antigüedad que desea que aparezcan en estos informes de resumen. Dependiendo de los resultados deseados, configure las especificaciones de antigüedad mediante alguna de las siguientes opciones:

Constantes de C/P El sistema calcula la antigüedad basándose en las constantes de C/P donde indica el número de días en cada intervalo para las columnas de los informes de antigüedad. Por ejemplo, puede indicar 30, 60, 90 y 120 días o más.

Para revisar las constantes de C/P del sistema, escoja Constantes de cuentas por pagar en el menú Configuración de Cuentas por pagar (G0441).

Opciones de proceso El sistema calcula la antigüedad basándose en las opciones de proceso. Las opciones de proceso modifican los intervalos indicados en las constantes de C/P. Puede indicar la antigüedad por fecha de vencimiento o fecha del LM, así como por cualquiera de los siguientes métodos de antigüedad:

• Días de antigüedad

• Periodos fiscales

• Calendario

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Opciones de proceso para el Informe Resumen de C/P pendientes

Ficha Antigüedad

Nota

Si no cambia ninguna de las configuraciones predeterminadas en esta ficha, el sistema obtiene las especificaciones de antigüedad de las constantes de C/P. Si cambia el valor predeterminado de 1 a en blanco en la primera opción de proceso, el sistema obtiene las especificaciones de antigüedad a partir de los valores introducidos en esta ficha.

1. Especificaciones de antigüedad Use esta opción de proceso para obtener las especificaciones de antigüedad de la tabla Constantes generales (F0009) en vez de las opciones de proceso de antigüedad. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema calcula la antigüedad a las transacciones según la información configurada en las opciones de proceso. 1 - El sistema calcula la antigüedad usando los días de antigüedad de la tabla Constantes generales. 2. Fecha de antigüedad Use esta opción de proceso para especificar la fecha que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes. El sistema compara la fecha en la opción de proceso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de antigüedad en la cual se coloca cada transacción. Si la deja en blanco, el sistema compara la fecha en curso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de la antigüedad. 3. Tipo de fecha Use esta opción de proceso para especificar la fecha del comprobante que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema comparará esta fecha con la fecha de antigüedad para determinar el periodo de antigüedad en el que se coloca cada transacción. Los valores admisibles son: En blanco o D - Usar la fecha de vencimiento para la antigüedad de los comprobantes. G - Usar la fecha del L/M para la antigüedad de los comprobantes. I - Usar la fecha de la factura para la antigüedad de los comprobantes. 4. Método para el cálculo de antigüedad

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Use esta opción de proceso para especificar los periodos de antigüedad que el sistema usa si la opción de procesmiento de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema hace caso omiso de estos valores si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para obtener las especificaciones de antigüedad de las constantes de cuentas por pagar. Los valores admisibles son: En blanco o 1 - Días de antigüedad 2 - Periodos fiscales 3 - Meses civiles Categoría de antigüedad 1 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 2 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 3 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para

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calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 4 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 5 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. 6. Cálculo de la antigüedad de los créditos Use esta opción de proceso para especificar la forma en la que el sistema calcula la antigüedad de los créditos. Los valores admisibles son: En blanco - Aplicar créditos a la columna de antigüedad En curso. 1 - Aplicar créditos a la columna de antigüedad correcta.

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Ficha Impresión

1. Retención de pago Use esta opción de proceso para especificar si se excluyen los proveedores los cuales tienen una retención de pago vigente. El estado de retención de pago del proveedor se especifica en el campo Código de retención de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir todos los proveedores 1 - Excluir los proveedores que tienen retenciones de pago

Secuencia de datos del Informe Resumen de C/P pendientes

Los totales del informe dependen de la siguiente secuencia:

1. Compañía

2. Nº de dirección

Advertencia

No cambie la secuencia mostrada anteriormente. El uso de una secuencia de datos diferente puede arrojar resultados impredecibles.

Impresión del Informe Detalle de C/P pendientes

En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Informe Detalles de C/P pendientes.

Puede imprimir cuatro tipos de informes de detalles:

• Detalle de C/P con observaciones

• Detalle de C/P con antigüedad

• Detalle de C/P al cierre con observaciones

• Detalles de C/P pendientes al cierre con antigüedad

Consulte también Impresión de informes de detalles de comprobantes para obtener información sobre

la impresión de informes de detalles de C/P por autorizador durante el proceso de registro de comprobantes

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Informe Detalle de C/P por proveedor con observaciones e importes netos

Par ver información detallada de comprobantes de uno o más proveedores, imprima el informe Detalle de C/P pendientes con observaciones. Este informe muestra cada partida de pago, los importes netos, las fechas de vencimiento y las observaciones del comprobante con información del importe pendiente. Imprima cualquiera de las siguientes versiones:

• Detalle de C/P pendientes con importes netos y observaciones

• Detalle de C/P pendientes con observaciones

• Detalle de C/P pendientes con frecuencia recurrente

• Información de los pagos del proveedor

Opciones de proceso para Informe Detalle de C/P por proveedor con observaciones e importes netos (R04423A)

Ficha Opciones de impresión

Estas opciones de proceso especifican las opciones de impresión de los informes.

1. Retención de pago Use esta opción de proceso para especificar si se excluyen los proveedores los cuales tienen una retención de pago vigente. El estado de retención del proveedor se especifica en el campo Código de retención de pago (HDPY) en la tabla Maestro de proveedores (F0401). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir todos los proveedores 1 - Excluir los proveedores que tengan retenciones de pago

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2. Impresión info comprobantes recurrentes Use esta opción de proceso para especificar si se imprime información de comprobantes recurrentes Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir la frecuencia de recurrencia y el número de pagos restantes para cada comprobante recurrente. 1 - No imprimir información de comprobantes recurrentes. 3. Pagos restantes Use esta opción de proceso para especificar el número de pagos restantes que se resaltan en el informe si la opción de proceso de la información de comprobantes recurrentes está configurada para imprimir información recurrente. El sistema imprimirá tres asteriscos (***) enseguida del número de pagos restantes del comprobante si el número es menor o igual al número especificado. 4. Información de pagos Use esta opción de proceso para especificar si el sistema imprime la información de pago en el informe. Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir la información de pago 1 - Imprimir la información de pago 5. Incluir los importes de pago Use esta opción de proceso para especificar si los importes de pago se incluirán en los totales de las columna del importe original si la opción de proceso de la información de pagos está configurada para imprimir la información de pagos. Los valores admisibles son: En blanco - No incluir pagos en los totales de la columna del importe original 1 - Incluir pagos en los totales de la columna del importe original

Informe Detalle de C/P pendientes con antigüedad

Para ver la información del comprobante de uno o más proveedores, imprima el informe Detalle de C/P pendientes con antigüedad. Este informe muestra la información de antigüedad y las fechas de vencimiento, así como la información del importe pendiente. Imprima una de las siguientes versiones:

• Detalle de C/P pendientes con antigüedad

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• Retenciones por pagar con antigüedad

• Detalle de C/P pendientes de frecuencia recurrente con antigüedad

Opciones de proceso para Informe Detalles de C/P pendientes con antigüedad (R04423B)

Ficha Antigüedad

Estas opciones de proceso especifican los criterios de antigüedad que se utilizan en este informe.

Nota

Si no cambia ninguna de las configuraciones predeterminadas de esta ficha, el sistema obtiene las especificaciones de antigüedad de las constantes de C/P. Si cambia el valor predeterminado de 1 a en blanco en la primera opción de proceso, el sistema obtiene las especificaciones de antigüedad a partir de los valores introducidos en esta ficha.

1. Especificaciones de antigüedad Use esta opción de proceso para obtener las especificaciones de antigüedad de la tabla Constantes generales (F0009) en vez de las opciones de proceso de antigüedad. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema calcula la antigüedad a las transacciones según la información configurada en las opciones de proceso. 1 - El sistema calcula la antigüedad de la fecha de vencimiento usando los días de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar. 2. Fecha de antigüedad Use esta opción de proceso para especificar la fecha que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes. El sistema compara la fecha en la opción de proceso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de antigüedad en la cual se coloca cada transacción. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema compara la fecha en curso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de la antigüedad. 3. Tipo de fecha Use esta opción de proceso para especificar la fecha del comprobante que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema compara esta fecha con la fecha de antigüedad para determinar el periodo de antigüedad en el que se coloca cada transacción. Los valores admisibles son: En blanco o D - Usar la fecha de vencimiento para la antigüedad de los comprobantes.

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G - Usar la fecha del L/M para la antigüedad de los comprobantes. I - Usar la fecha de la factura para la antigüedad de los comprobantes. 4. Método para calcular la antigüedad Use esta opción de proceso para especificar los periodos de antigüedad que el sistema usa si la opción de procesmiento de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. Si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para obtener las especificaciones de antigüedad de las constantes de Cuentas por pagar, el sistema hace caso omiso de los valores de esta opción de proceso. Los valores admisibles son: En blanco o 1 - Días de antigüedad 2 - Periodos fiscales 3 - Meses civiles 5. Días de antigüedad Categoría de antigüedad 1 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 2 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las

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constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 3 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 4 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. 6. Cálculo de la antigüedad de los créditos Use esta opción de proceso para especificar la forma en la que el sistema calcula la antigüedad de los créditos. Los valores admisibles son: En blanco - Aplicar créditos a la columna de antigüedad En curso. 1 - Créditos de antigüedad


Estas opciones de proceso especifican las opciones de impresión de este informe.

1. Retención de pago Use esta opción de proceso para especificar si se excluyen los proveedores los cuales tienen una retención de pago vigente. El estado de retención de pago del proveedor se especifica en el campo Código de retención de pago en la tabla Maestro de proveedores

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(F0401). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir todos los proveedores 1 - Excluir los proveedores que tengan retenciones de pago 2. Información de comprobantes recurrentes Use esta opción de proceso para especificar si se imprime información de comprobantes recurrentes Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir información de comprobantes recurrentes. 1 - Imprimir información de comprobantes recurrentes. 3. Pagos restantes Use esta opción de proceso para especificar el número de pagos restantes que se resaltan en el informe si la opción de proceso de la información de comprobantes recurrentes está configurada para imprimir información recurrente. El sistema imprimirá tres asteriscos (***) enseguida del número de pagos restantes del comprobante si el número es menor o igual al número especificado. 4. Información de pagos Use esta opción de proceso para especificar si se imprime la información del pago en el informe. Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir la información de pago 1 - Imprimir la información de pago 5. Incluir los importes de pago Use esta opción de proceso para especificar si los importes de pago se incluyen en los totales de las columna del importe original si la opción de proceso de la información de pagos está configurada para imprimir la información de pagos. Los valores admisibles son: En blanco - No incluir pagos en los totales de la columna del importe original 1 - Incluir pagos en los totales de la columna del importe original

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Selección de datos para Detalles de C/P pendientes con antigüedad

Tanto el informe Detalles de C/P pendientes con observaciones como Detalle de C/P pendientes con antigüedad requieren la siguiente selección de datos:

• Importe pendiente distinto de cero

• Número de extensión de la partida de pago igual a cero

Advertencia

No cambie la selección de datos tal como se muestra anteriormente. Al hacerlo puede generar resultados impredecibles.

Secuencia de datos para Detalles de C/P pendientes con antigüedad

Tanto el informe Detalles de C/P pendientes con observaciones como Detalles de C/P pendientes con antigüedad dependen de la siguiente secuencia de datos:

1. Compañía


Advertencia

No cambie la secuencia de datos tal como se muestra anteriormente. Al hacerlo puede generar resultados impredecibles.

Impresión de informes analíticos de Cuentas por pagar

El tiempo de procesamiento de estos informes depende de la cantidad de historial retenido en las tablas Maestro de proveedores (F0401), Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911). J.D. Edwards recomienda la impresión de estos informes durante horas que no sean pico.

Impresión de los informes Detalles de pago

En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Detalle de pagos.

El informe Detalle de historial de pagos de C/P muestra los detalles del comprobante de todos los pagos de un proveedor específico. Imprima este informe para determinar los comprobantes que se han pagado.

Cuando imprime el informe Detalle de historial de pagos de C/P, el sistema utiliza la información de detalle del encabezado y comprobante del pago de las siguientes tablas:

• Maestro del Libro de direcciones (F0101)

• Cuentas por pagar - Documento correspondiente (F0413)

• Detalle de documentos correspondientes de C/P (F0414)

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Opciones de proceso para Informe Detalle de historial de pagos de C/P (R04424)

Impresión 1. Introduzca un 1 para imprimir el informe con importes de pago en moneda nacional y extranjera. Si lo deja en blanco, sólo aparecerá el importe de pago. Imprimir información del importe 2. Introduzca un 1 para iniciar una página nueva con cada número de pago. Si lo deja en blanco, iniciará una página nueva con cada beneficiario. Imprimir información de página

Secuencia de datos del Informe Detalle de historial de pagos de C/P


1. Nº de dirección del beneficiario

2. Número de pago/partida

Impresión de registro de pagos

En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Registro de pagos.

Para fines de auditoría, es posible que necesite una copia adicional de un registro de pago. El informe Registro de pagos es similar al registro que se imprime durante el procesamiento de pagos automáticos. Sin embargo, la información de pagos en este registro se resume en vez de detallarse. Este registro también enumera los pagos con varios talones de pago que se anularon debido a un reinicio.

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Secuencia de datos de los registros de pago


1. Número de batch

2. Fecha del cheque

3. Tipo de documento

4. Número de documento

5. Compañía del documento


Impresión de informes de pagos que se suponen duplicados

En el menú Informes de Cuentas por pagar (G0414), escoja Pagos que se suponen duplicados.

Antes del procesamiento de pagos, es posible que desee identificar cualquier comprobante duplicado. Para evitar la duplicación de comprobantes, configure las constantes de C/P de tal forma que al introducir un comprobante, reciba un mensaje de error o una advertencia de que posiblemente esté duplicando la información.

Si las constantes de C/P no se configuran para permitir la edición de los números de factura del proveedor duplicados cuando introduzca los comprobantes, imprima el informe Pagos que se suponen duplicados.

La información de este informe proviene de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Los comprobantes que aparecen en este informe se basan en alguno de los siguientes criterios:

• Número de factura duplicado

• Importe duplicado en una factura

Este informe no ajusta el estado de ninguno de los comprobantes de la lista.

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Secuencia de datos del informe Pagos que se suponen duplicados



2. Número de la factura




6. Partida de pago

7. Nº de extensión de la partida de pago

Impresión del informe Análisis de proveedores

En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Análisis de proveedores.

Para ver la actividad de la transacción de un proveedor, imprima el informe Análisis de proveedores. En este informe se muestra una lista de proveedores por importe facturado a la fecha (importe brutos menos impuestos), donde aparece primero el proveedor que tenga el mayor importe. Muestra además, el importe facturado del año anterior y el valor en el campo Retención de pago del registro Maestro de proveedores.

Para que la columna Facturado del año a la fecha refleje solamente la actividad del año en curso, debe ejecutar el programa Actualización de importes del comprobante del año a la fecha (R04820A) como parte de los procedimientos anuales de cierre. Los proveedores que tienen un saldo del año a la fecha de cero no aparecen en este informe. La información de este informe proviene de la tabla Maestro de proveedores (F0401).

Consulte también Actualización de importes facturados a la fecha en la guía Cuentas por pagar para

obtener información sobre la actualización de la información de comprobantes a la fecha de los proveedores.

Opciones de proceso para Análisis de proveedores (R04602)

Moneda Introduzca la moneda en la que se hará el informe. Si deja el campo en blanco, el informe se hará en dólares estadounidenses (USD). Esto se usa solamente si se ha activado Monedas múltiples. Moneda

Secuencia de datos del informe Análisis de proveedores


1. Importe facturado del año a la fecha


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Advertencia

No cambie la secuencia de datos mostrada anteriormente. Al hacerlo puede generar resultados impredecibles.

Impresión de informes de totales de proveedores por cuentas de L/M

En el menú Informes de Cuentas por pagar (G0414), escoja Totales de cliente/proveedor por cuenta del L/M.

Para analizar a los proveedores que ofrecen tipos específicos de servicios y productos basados en las distribuciones en el L/M, imprima el informe Totales cliente/proveedor por cuenta de L/M. Aquí se muestra información detallada de la cuenta del L/M y los totales por proveedor de la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

Opciones de proceso para Totales de cliente/proveedor por cuenta de L/M (R09451)

Despliegue Introduzca el tipo de Nº de cuenta que se va a imprimir en el informe. En blanco - Nº introducido en la entrada. 1 - Cuenta estructurada. 2 - Identificación de cuenta corta. 3 - Tercer nº de cuenta. Introduzca un 1 para imprimir la Dirección del cliente o proveedor. Si lo deja en blanco, no se imprimirá ninguna dirección.

Impresión del informe Compensación de saldos

Cuando tiene negocios importantes con otra compañía tanto como cliente como proveedor, puede calcular los saldos netos entre sus transacciones de C/P y C/C con la misma. Cuando calcula los saldos netos de las transacciones, calcula el importe neto por pagar y por cobrar a otra compañía. Esto permite a usted y a la otra compañía cerrar mutuamente sus transacciones pendientes con un solo pago.

Puede imprimir los informes de compensación de saldos que muestren si la compañía debe o le deben dinero. Estos informes no hacen ajustes al Libro mayor de cuentas, sino que proporcionan comparaciones entre los importes de C/P y C/C y son útiles en las siguientes situaciones:

• El saldo de C/C es un crédito

• El saldo de C/P es un débito

• El proveedor/cliente tiene saldos de C/C y C/P.

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Puede utilizar esta información para calcular los saldos netos de C/C y C/P de ciertas compañías.

Creación del archivo de trabajo del informe Compensación de saldos netos entre C/C y C/P

En el menú Informes de Cuentas por cobrar (G03B14), escoja Actualización de compensación de saldos de C/P y C/C.

Antes de imprimir el Informe de antigüedad - compensación de saldos, debe crear el archivo de trabajo que utilizará. Al hacerlo, el sistema vuelve a generar el archivo de trabajo Compensación de saldos de C/P (F03B465) basado en la información actual de las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar y Libro mayor de Cuentas por cobrar.

Antes de comenzar Verifique que exista el archivo de trabajo Compensación de saldos de C/P

(F03B465). A diferencia de otros programas, el programa que genera el archivo de trabajo Compensación de saldos de C/P y C/C no crea la tabla si ésta no existe.

Opciones de proceso para Actualización de compensación de saldos de C/P y C/C (R03B465)

Versión 1. Introduzca la versión de Generación de archivo de trabajo de diferencias para las Cuentas por cobrar (R03B4651). Si deja el campo en blanco, se usará ZJDE0001 como el valor predeterminado. Versión 2. Introduzca la versión de Generación de archivo de trabajo de diferencias para las Cuentas por pagar (R03B4652). Si lo deja en blanco, se usará ZJDE0001 como el valor predeterminado. Versión

Selección de datos de Actualización de compensación de saldos de C/P y C/C

El sistema incluye de manera predeterminada solo facturas y comprobantes pendientes en la tabla Compensación de saldos de C/P y C/C. Puede utilizar la selección de datos para limitar más el tamaño de la tabla. Por ejemplo, puede seleccionar registros basados en la compañía y el período fiscal.

Puede cambiar la selección de datos como se muestra a continuación:

• Para Cuentas por cobrar, al cambiar la selección de datos de Actualización de compensación saldos de C/C (R03B4651)

• Para Cuentas por pagar, al cambiar la selección de datos de Actualización de compensación de saldos de C/P (R03B4652)

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Impresión del informe Compensación de saldos de Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar

En el menú Informes de Cuentas por cobrar (G03B14), escoja Compensación de saldos de C/C y C/P.

Imprima el informe Compensación de saldos de C/C y C/P cuando desee que el sistema calcule las compensaciones potenciales entre los saldos pendientes de C/P y los saldos pendientes de C/C.

En este informe se enumera la información de las tablas Libro mayor de clientes (F03B11) y Libro mayor de cuentas (F0411).

Cuando imprima este informe, el sistema hará lo siguiente:

1. Calculará los totales de los saldos de C/C y de C/P pendientes de cada cuenta.

2. Comparará las dos sumas.

3. Calculará compensaciones potenciales.

Por ejemplo, una cuenta con un saldo en C/C pendientes de 50,000 y un saldo de C/P pendientes de 30,000 tiene una compensación potencial en C/C de 20,000. Si esto fuera cierto, la cuenta tiene un potencial de compensación en C/P.

4. Calculará el importe neto de los dos campos de compensación y colocará el total general en la columna adecuada.

Antes de comenzar Verifique que exista el archivo de trabajo Compensación de saldos netos de C/P

(F03B465). A diferencia de otros, el informe Compensación de saldos netos de C/C y C/P no crea la tabla si ésta no existe. El archivo de trabajo Compensación de saldos netos de C/P se crea con el informe Compensación de saldos netos de C/P y C/C - detalle (R03B466).

Selección de datos del informe Compensación de saldos netos de C/P y C/C - resumen

Cada campo de selección de datos debe ser igual a *ALL para que el informe incluya todos los datos y muestre una visión completa de las posibles diferencias.

Secuencia de datos del informe Compensación de saldos netos de C/P y C/C - resumen

Este informe tiene una secuencia por número de dirección y compañía. No debe cambiar esta secuencia.

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Impresión del informe Compensación de saldos netos de C/P y C/C - antigüedad

En el menú Informes de Cuentas por cobrar (G03B14), escoja Informe de antigüedad – Compensación de saldos.

Los informes Compensación de saldos de C/C y C/P y Compensación de saldos de C/P – detalle se imprimen cuando se desea que el sistema dé una antigüedad a los saldos. Este informe muestra una lista de las transacciones por cliente y proveedor según la antigüedad.

Al seleccionar diferentes versiones de este informe, puede revisar la información detallada o de resumen.

En este informe se muestra la información del archivo de trabajo Compensación de saldos de C/P y C/C (F03B465).

Cuando imprima este informe, el sistema hará lo siguiente:

1. Calculará los importes de C/C y C/P pendientes de cada cuenta.

2. Calculará la antigüedad de los saldos de cada cuenta según las opciones de proceso.

Antes de comenzar Cree la tabla Informe de Compensación de saldos de C/C y C/P – detalle. Consulte

Creación del archivo de trabajo del informe Compensación de saldos de C/C y C/P.

Opciones de proceso para Informe Compensación de saldos de C/C y C/P - detalle (R03B466)

Control de formato 1. Introduzca una de las siguientes opciones de formato. En blanco - Antigüedad sólo en moneda nacional. 1 - Antigüedad en moneda extranjera. 2. Introduzca un 1 para imprimir el número de factura del proveedor debajo de la información del documento en el informe. Si deja el campo en blanco, no se imprimirá el número de factura. Uso de constantes 3. Introduzca un 1 para obtener las especificaciones de antigüedad de Constantes de C/C. Si deja el campo en blanco, se usarán las opciones de proceso de antigüedad. (Nota: el informe DEBERA tener una secuencia y estar configurado para saltar de página por compañía cuando se requieren los valores implícitos de la compañía). A la fecha 4. Introduzca un valor en el campo A la fecha para calcular la antigüedad de los saldos pendientes. Si deja el campo en blanco, se usará la fecha en curso como el valor predeterminado. Métodos

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5. Especifique una de las siguientes fechas para calcular la antigüedad de las cuentas: D - Fecha de vencimiento (valor predeterminado). I - Fecha de la factura. G - Fecha del L/M. Nota: el método Antigüedad a la fecha del estado de cuenta S es inadmisible en Cuentas por pagar y también para este informe. Si especifica S, se usará el método Fecha de vencimiento D. 6. Especifique uno de los siguientes métodos para calcular la antigüedad: 1 - Días de antigüedad (valor predeterminado). 2 - Periodos fiscales. 3 - Calendario. 7. Introduzca la siguiente información de la categoría de antigüedad (sólo para el método 1). Días de antigüedad Inicio Hasta Hasta Hasta Hasta Antigüedad de créditos 8. Introduzca un 1 para consultar la antigüedad de los créditos. Si deja el campo en blanco, los créditos aplicarán solamente a la columna actual de antigüedad. Días de antigüedad 9. Introduzca el número máximo de días de antigüedad para que se incluya la transacción en el informe. Si deja el campo en blanco, se incluirán todas las transacciones sin tomar en cuenta los días de antigüedad. Redondeo 13. Factor de redondeo: En blanco - No redondear (valor predeterminado). 0 - Redondear sólo a decimales. 1 - Dividir entre 10.

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2 - Dividir entre 100. 3 - Dividir entre 1000. 4 - Dividir entre 10000. 5 - Dividir entre 100000. Generación de archivo 10. Opciones de generación de archivos: Introduzca uno de los siguientes valores para controlar la generación de archivos de trabajo: En blanco - No generar archivos de trabajo (valor predeterminado). 1 - Generar archivos permanentes. 2 - Generar archivos de trabajo temporales. Nota: el archivo temporal se limpiará al finalizar el informe. 11. Opción de generación de C/C: Introduzca la opción que se va a usar para la generación del archivo de trabajo Cuentas por cobrar (R03B4651). Si deja el campo en blanco se usará el valor implícito ZJDE0001. 12. Opción de generación de C/P: Introduzca la opción que se va a usar para la generación del archivo de trabajo Cuentas por pagar (R03B4652). Si deja el campo en blanco se usará el valor predeterminado ZJDE0001.

Selección de datos del Informe de Compensación de saldos de C/C y C/P – detalle.

Puede usar la selección de datos para limitar los detalles del informe. Por ejemplo, puede incluir cualquier campo en la tabla Libro de direcciones (F0101), así como varios de los campos compartidos por las tablas Libro mayor de Cuentas por cobrar y Libro mayor de Cuentas por pagar.

Secuencia de datos del Informe de Compensación de saldos de C/C y C/P – detalle.

Este informe tiene una secuencia por número de dirección y compañía. Puede hacer adiciones a esta secuencia pero no cambiarla.

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Procesamiento de fin de periodo

Como parte de los procedimientos internos de compensación, necesita verificar que los datos estén correctos.

Diferencias entre los informes de integridad y al cierre

Informes de integridad Estos informes se ejecutan para:

• Asegurarse de que cuadren los Libros mayores de Cuentas por cobrar y las cuentas

• Identificar cualquier problema e incongruencia en los Libros mayores de manera oportuna y eficiente

Informes Al cierre Estos informes se ejecutan para:

• Ver la información del resumen o de detalles de las cuentas por pagar

• Comparar los totales en el informe al cierre con el saldo de la cuenta comercial de C/P en el Libro mayor para identificar cualquier problema de compensación

Informes de integridad de Cuentas por pagar

Los informes de integridad identifican problemas e incongruencias que puedan haber con los datos para que pueda solucionarlos y asegurarse de que los sistemas de J.D. Edwards cuadran. Utilice estos informes para verificar que los datos de C/P correspondan con los datos del L/M y que las transacciones de C/P tengan el estado de pago correcto.

Puede ejecutar los informes de integridad sólo con la fecha del día en curso. Los informes de integridad no tienen capacidades “al cierre”. Es decir, no puede ejecutarlos con una fecha específica, como el último día del mes, para asegurarse de que los datos cuadran en esa fecha.

Siga las pautas que se muestran a continuación para ejecutar los informes de integridad.

• Envíe un informe de integridad a la vez.

• Ejecute estos informes cuando otros usuarios no tengan acceso al sistema para asegurarse de su exactitud.

• Ejecute los informes frecuentemente de manera que no comprometa los datos de contabilidad.

• Ejecute los informes cuando sea necesario durante el proceso de conversión en un nuevo lugar de instalación de software o durante el periodo inicial de aprendizaje, para así poder corregir errores rápidamente.

Estos informes de integridad incluyen solamente transacciones contabilizadas.

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Ejecución de los Informes de integridad de Cuentas por pagar

Los informes de integridad de Cuentas por pagar se deben ejecutar:

• Semanalmente, para no comprometer los datos de contabilidad.

• Cuando sea necesario durante el proceso de conversión en un nuevo lugar de instalación de software o durante el periodo inicial de aprendizaje, para así poder corregir errores rápidamente.

Estos informes de integridad incluyen solamente transacciones contabilizadas.

Informe de integridad de C/P a C/C por batch de C/P a C/C por batch

En el menú Procesamiento al final de periodo (G0421), escoja Pagos de C/P en L/M por batch.

El informe deintegridad de C/P en L/M por batch verifica que el importe bruto de cada batch en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) cuadre con los importes en el batch correspondiente en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911). Asimismo, verifica que haya un estado de pago válido en cada partida de pago.

Este informe no incluye batches de pagos introducidos sin un cotejo de comprobantes (batch tipo W). Para probar la integridad de este tipo de batch, ejecute el informe Pagos de C/P en L/M por batch.

Este informe realiza dos tipos de pruebas de integridad:

• Prueba de saldos

• Prueba del estado de pago

Prueba de saldos

Esta prueba realiza lo siguiente en cada batch:

• Compara el importe bruto de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar con el importe bruto de la tabla Libro mayor de cuentas.

• Compara el importe de la compensación automática con el importe del control de Cuentas por pagar.

• Compara ambos importes de Cuentas por pagar y de L/M.

Las diferencias netas entre estos importes deben ser igual a cero, lo que indica que los importes cuadran. Si cuadran, el informe de integridad está en blanco. En caso contrario, los totales del batch aparecen en el informe de integridad.

Cuando el sistema saca un total de los importes brutos, no añade las transacciones de pérdidas y ganancias a los importes brutos de los comprobantes. Tampoco añade el descuento otorgado ni resta el descuento perdido del importe bruto de la transacción del pago asociado.

El sistema añade el IVA al importe bruto del comprobante y resta el importe del impuesto sobre el uso en las transacciones. Asimismo, añade el IVA de transacciones de PE sin contabilizar (tipo de documento correspondiente) para hacer cualquier cambio al importe bruto.

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Prueba del estado de pago

Esta prueba verifica el estado de pago en todas las partidas de pago de un batch. Si un comprobante no tiene importes pendientes, el estado de pago es pagado. Si un comprobante tiene un importe pendiente, el estado de pago puede ser retenido o aprobado. Si existe alguna incongruencia, las transacciones del comprobante se imprimen en el informe de integridad.

Informe Pagos de C/P en el L/M por batch

En el menú Procesamiento de fin de periodo (G0421), escoja Pagos de C/P en L/M por batch

El informe Pagos de C/P en el L/M por batch verifica que cada batch del archivo Cuentas por pagar - Detalle de documentos correspondientes de C/P (F0414) cuadre con el batch correspondiente de los importes en el Libro mayor de cuentas (F0911).

Esta prueba realiza las siguientes comparaciones para cada batch:

• Compara el importe bruto de la tabla Detalle de documentos correspondientes de C/P con el importe bruto de la tabla Libro mayor de cuentas.

• Compara el importe de la compensación automática con el importe del control de Cuentas por pagar.

• Compra ambos importes de C/P y L/M.

Las diferencias netas entre estos importes deben ser igual a cero, indicando que cuadran los pagos. Si cuadran, el informe de integridad está en blanco. En caso contrario, los totales del batch aparecen en el informe de integridad.

Cuando el sistema obtiene los totales de los importes brutos, omite las transacciones de pérdidas y ganancias debido a que no hay cuentas de compensación en el L/M.

Debido a que los pagos manuales hechos sin cotejo de comprobantes (tipo W) tanto información del comprobante como del pago, el sistema identifica los problemas de integridad de este tipo de batch de manera diferente que con otros tipos de batch:

• Columna Importe bruto. Cuando existe una diferencia entre los importes del pago y el comprobante, el programa imprime la diferencia en esta columna, con un mensaje de error que especifica cuál es el importe mayor.

• Columna Importe de distribución. Cuando existe una diferencia entre los importes de distribución, el programa imprime la diferencia en esta columna con un mensaje de error indicando que los importes del archivo F0911 no arrojan un saldo neto de 0.

• Columna Compensación automática. Cuando existe una diferencia entre los importes de compensación automática, el programa imprime la diferencia en esta columna con un mensaje de error indicando que los importes del F0911 no arrojan un saldo neto de 0.

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Informe Integridad de C/P en L/M por cuenta de compensación (R047001A)

En el menú Procesamiento de fin de periodo (G0421), escoja C/P en el L/M por cuenta de compensación.

El informe C/P en L/M por cuenta de compensación compara los importes pendientes del Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) con el saldo de la compensación de las cuentas de control (comerciales) de Cuentas por pagar en la tabla Saldos de cuentas (F0902). Los importes del Libro mayor de Cuentas por pagar pendientes (F0411) no incluyen descuentos ni impuestos.

Esta prueba:

• Resume los importes pendientes del Libro mayor de Cuentas por pagar de cada cuenta del L/M. (El código de compensación del L/M señala la cuenta de compensación de control de C/P, es el elemento PC en las ICA).

• Compara el importe de la cuenta del L/M con la cuenta de control de Cuentas por pagar correspondiente. Las diferencias netas entre estos importes deben ser igual a cero, lo que indica que los importes cuadran. En caso contrario, los totales del número de cuenta de compensación del L/M aparecen en el informe de integridad. Las ICA determinan las cuentas que aparecen en el informe

• Imprime la suma de todo código de compensación del L/M que no se puede asociar con una cuenta en el archivo Saldos de cuentas. Por lo general, esto ocurre cuando falta o se ha cambiado una ICA, o si se refiere a una cuenta no válida.

Es necesario ejecutar el proceso Cierre anual de L/M del año anterior para que el informe de integridad C/P en L/M por cuenta de compensación sea exacto. El informe añade el saldo del año anterior a toda actividad del año actual. El proceso Cierre anual de L/M muestra el informe traspasado del año anterior.

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Corrección de condiciones de descuadre de Cuentas por pagar

Después de ejecutar un informe de integridad, debe corregir los errores que el sistema detecte.

Los importes del informe no arrojan un saldo neto igual a cero

Este error se produce con los informes de integridad C/P en L/M por batch y C/P en L/M por cuenta de compensación. Por lo general, esto se origina por batches de C/P sin contabilizar. El sistema actualiza las tablas del Libro mayor de Cuentas por pagar, mientras que el programa actualiza la tabla Saldos de cuentas (F0902).

Para corregir este error, contabilice todos los batches de Cuentas por pagar.

En el siguiente ejemplo se muestra el motivo por el que el informe de integridad muestra los importes que no cuadran a menos que se contabilicen las transacciones.

Esto es lo que sucede cuando introduce y contabiliza el comprobante Nº1234:

• Tipo de documento = PV (comprobante)

• Importe bruto = 1,000 (F0411)

• Importe pendiente = 1,000 (F0411)

• Código contabilizado = D (F0411)

• Importe = 1,000 (F0902)

Los importes pendientes de F0411 y F0902 cuadran.

Esto es lo que sucede cuando se anula el comprobante Nº 1234:

• Tipo de documento = PV (comprobante)

• Importe bruto = 1,000 (F0411)

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• Importe pendiente = En blanco (cero) (F0411)


• Importe = 1,000 (F0902)

Ya que el importe pendiente es cero y el importe de F0902 es 1,000, el informe de integridad muestra que los importes no cuadran.

Esto es lo que sucede cuando se contabiliza la transacción anulada:

• Tipo de documento correspondiente = PE (cambiar el importe del comprobante)

• Importe bruto = -1,000 (F0411)

• Importe pendiente = En blanco (cero) (F0411)


• Importe = En blanco (cero) (F0902)

Se aplica -1,000 en F0411 al importe en F0902. Ahora cuadran los importes pendientes en F0411 y F0902 (ambos en cero).

El batch se contabilizó sin que cuadrara y sin asientos de compensación automática

Este error solo se produce con el informe C/P en L/M por cuenta de compensación. Esto puede ocurrir cuando se presenta una interrupción de energía eléctrica durante la contabilización o cuando se tienen varios programas de contabilización activos a la vez.

Para corregir este error, determine los asientos de compensación faltantes, cree el asiento de diario de cuadre y contabilice el batch.

Se contabilizó un asiento de diario no válido en una cuenta de C/P

Este error se produce con los informes de integridad C/P en L/M por batch y C/P en L/M por cuenta de compensación. Normalmente, la cuenta comercial de compensación de C/C (Código de verificación de contabilización) sólo incluye los registros generados por el sistema con el tipo de documento AE (registro automático). Un tipo de documento registrado manualmente y que aparece en esta cuenta, como por ejemplo un asiento de diario, puede provocar un problema de saldo.

Para corregir este error, localice el asiento de diario, corríjalo o anúlelo y contabilícelo.

Los registros de datos están dañados

Este error puede ocurrir con cualquier informe de integridad de C/P por diversos motivos, incluidas fallas del hardware.

Para corregir este problema:

• Si los registros dañados se encuentran en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar, es posible que necesite utilizar un programa de utilidades para quitarlos de la tabla. Para obtener más información, comuníquese con el administrador del sistema.

• Si los registros están en la tabla Saldos de cuentas, es posible que necesite volver a contabilizar el Libro mayor de cuentas.

401

Se cambió el código de compensación del L/M

Este error solo se produce en el informe C/P en L/M por cuenta de compensación. Se produce si cambia el código de compensación del L/M al cual están asignados los comprobantes y el sistema no puede encontrar uno que coincida con los registros del Libro mayor de Cuentas por pagar que contiene el código de compensación anterior.

El informe imprime la partida de pago anterior PCyyyy (en donde yyyy es el código de compensación del L/M) que no se encuentra en las ICA en la columna Cuenta junto con el total de los comprobantes que incluye el código anterior.

El informe no imprime el saldo de cuentas del L/M porque el sistema no puede encontrar un equivalente.

Puede corregir este error de una de las dos maneras siguientes:

• Cambiar los importes de C/P con los códigos anteriores de compensación para incluir el nuevo código de compensación.

• Configurar el código de compensación anterior y conservarlo hasta pagar todos los comprobantes pendientes con el código anterior.

Se cambió la cuenta de control de C/P

Este error solo se produce en el informe C/P en L/M por cuenta de compensación. Esto ocurre si cambia las ICA de la cuenta de control de C/P a la que se anexa el código de compensación del L/M del comprobante. El sistema no puede encontrar un equivalente en la tabla Saldos de cuentas debido a que se perdió la asociación entre el código de compensación del L/M y el número de la cuenta anterior.

El informe imprime un importe en la columna Detalles que es mayor que el importe de la columna Saldos. La diferencia debe ser igual al importe del saldo de la cuenta control de C/P.

Busque el total anterior de las cuentas de control de compensación de C/P y añádalo al saldo de esta cuenta.

El comprobante (F0411) y el pago (F0414) están fuera de balance

Este error solo se produce en los batches con un tipo de batch W (sin cotejo) en el informe Pagos de C/P en L/M por batch. Se debe a alguna de las siguientes razones:

• La anulación de una transacción que no anula transacciones relacionadas.

• Una falla eléctrica u otro problema durante el proceso de contabilización.

• Los registros de datos están dañados.

Para corregir este problema, determine el importe incorrecto al imprimir el informe Diario de pagos manuales y los informes del diario general.

Para corregir un problema con registros dañados, es posible que necesite ejecutar un programa de utilidades de archivo de datos. Para obtener más información, comuníquese con el administrador del sistema

402

Consulte también Impresión del Diario de pagos manuales en la guía Cuentas por pagar

Impresión de diarios generales en la guía Contabilidad general

Las transacciones del Libro mayor están fuera de balance

Este error ocurre con los informes Documento original de C/P en L/M por batch y pagos de C/P en batch (sólo tipo de batch W). El error se puede relacionar ya sea con importes de distribución o importes de compensación automática y puede ser debido a cualquiera de las siguientes causas:

• Batches de C/P sin contabilizar. Para corregir este problema, contabilice todos los batches de C/P.

• Asientos de diario que se han anulado incorrectamente. Esto sucede cuando utiliza un programa incorrecto para anular asientos. Por ejemplo, con Asientos de diario (P09101) en vez de Registro de pagos anulados (P04103). Para corregir este problema, es posible que necesite utilizar un programa de utilidades de archivos de datos para volver a configurar los registros en su estado original. Después, utilice el programa correcto para anular la transacción. Para obtener más información, comuníquese con el administrador del sistema.

• Una falla eléctrica u otro problema durante el proceso de contabilización (sólo los importes de distribución). Para corregir este problema, vuelva a contabilizar el batch.

• El batch se contabilizó fuera de balance y sin registros de compensación automáticos.

• Se contabilizó un asiento de diario no válido en una cuenta de C/P.

• Los registros de datos están dañados.

• Se cambió la cuenta de control de C/P.

• Las transacciones saldan cuando introduce la distribución de gastos en el comprobante.

Informes Al cierre de Cuentas por pagar

Los informes Al cierre se utilizan para facilitar la solución de los problemas que pueda encontrar en los datos. Antes de imprimir y revisar estos informes, debe crear una imagen completa del Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) en una fecha específica. Puede generar un archivo para un periodo específico y comparar el saldo pendiente de la transacción de Cuentas por pagar con el saldo de la cuenta comercial de C/P del mismo periodo. Estos dos saldos deben coincidir si se contabilizan todas las transacciones en el Libro mayor y se actualiza adecuadamente la cuenta comercial.

Estos informes son útiles para los auditores especialmente porque se pueden ejecutar para cualquier periodo, siempre y cuando se haya generado el archivo de datos.

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Generación de tablas de fechas

En el menú Procesamiento al final de periodo (G0421), escoja Generación del archivo de fechas.

Para actualizar los archivos de trabajo, debe generar una tabla de fechas. El sistema utiliza la fecha especificada en la primera opción de proceso y la compara con la fecha del L/M de todas las transacciones de C/P. El importe pendiente del comprobante se calcula basándose en el importe bruto del comprobante, en los ajustes y las transacciones de pagos dentro del periodo de fechas del L/M. Si se configuran las opciones de proceso correctamente, el informe al cierre Creación de archivos al cierre de C/P actualiza tres tablas de trabajo.

• Tabla WF – Libro mayor de Cuentas por paqar Al cierre (F0411A), basada en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411)

• Tabla WF – Registro de pagos de Cuentas por paqar Al cierre (F0411A), basada en la tabla Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413)

• Tabla WF – Detalle de pagos de Cuentas por paqar Al cierre (F0411A), basada en la tabla Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414)

Para crear informes personalizados que incluyan información sobre pagos a partir de una fecha específica, utilice las tablas WF - Registro de pagos de C/P al cierre y WF - Detalle de pagos de C/P.

Si solo actualiza partidas pendientes, el sistema utiliza la fecha especificada en la opción de proceso Fecha y la compara con la fecha del L/M de los registros tal como se muestra a continuación:

• Si la fecha del L/M del comprobante es posterior a la fecha introducida, no se actualiza la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411A).

• Si la fecha del L/M del comprobante es igual o anterior a la fecha introducida, el comprobante se incluye en la tabla, pero el ajuste (incluida la anulación de comprobantes) y los registros de pagos se deben tomar en cuenta para determinar el importe pendiente del comprobante.

• Si la fecha del L/M del registro del ajuste o pago es posterior a la fecha introducida, no se toman en cuenta los registros en el cálculo del importe pendiente. El importe pendiente del comprobante equivale al importe bruto.

• Si la fecha del L/M del registro del ajuste o pago es igual o anterior a la fecha introducida, el importe del pago o ajuste se resta del importe bruto del comprobante y se actualiza de tal manera que se convierta en el importe pendiente.

Cuando sólo actualiza partidas pendientes, los registros sólo se introducen en la tabla WF - Libro mayor de Cuentas por pagar al cierre (F0411A). El sistema configura automáticamente el estado del pago en A (aprobado), si es que existe un importe pendiente en el Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Si se incluyen las partidas pagadas y pendientes en los archivos de trabajo, la comparación de fechas especificada anteriormente continúa, aunque los registros de pago que contienen la misma fecha del L/M, o una anterior a la fecha que se introdujo, también se actualizan en las tablas WF - Registro de pagos de C/P al cierre (F0413A) y WF - Detalle de pagos de C/P al cierre (F0414A). Si no existe ningún importe pendiente en el Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411), el sistema configura automáticamente el estado de pago en P (pagado).

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Sólo necesita incluir partidas de pago en los archivos de trabajo cuando:

• Desee incluir la información de pago en el informe que está en ejecución

• Desee incluir comprobantes que se han pagado por anticipado en este informe

Se considera que los pagos se pagan por anticipado cada vez que la fecha del L/M del pago sea anterior a la del L/M del comprobante. El tiempo de procesamiento de la generación de las tablas de trabajo tanto de las partidas pendientes como pagadas puede tardar más que lo que se tarda en generar una tabla sólo para las partidas pendientes.

Antes de comenzar Programe este procedimiento después de las horas de trabajo para asegurar que el

tiempo de procesamiento sea el adecuado.

Opciones de proceso para Generación del archivo de fechas (R04901)

Proceso 1. Introduzca un valor en el campo A la fecha. Si deja este campo en blanco, se usará la fecha del día en curso. 1. A la fecha 2. Opción de actualización En blanco - Sólo partidas pendientes 1 - Incluir partidas pagadas 3. Observación de pago anticipado En blanco - Introducir los pagos anticipados con la observación de la partida original 1 - Sustituir la observación del pago anticipado con el número y tipo de pago Actualización 1. Incluya las partidas de pago en el archivo A la fecha: En blanco - Sólo partidas pendientes. 1 - Partidas pendientes y pagadas. Nota: cuando se incluyen las partidas pagadas en el archivo A la fecha se prolonga el tiempo de procesamiento. Opción de actualización Pago anticipado 1. Introduzca un 1 si desea que el campo de observaciones de los comprobantes de pago por anticipado muestre el tipo de documento y número de pago. Sólo aparecerá el primer pago. Se sobreescribirá cualquier observación presente en el campo. Observaciones

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Impresión de Informes Al cierre de Cuentas por pagar

En el menú Procesamiento al final de periodo (G0421), escoja Informe Detalle de C/P pendientes o Informe Resumen de C/P pendientes.

Para revisar información en el Libro mayor de Cuentas por pagar de una fecha específica, ejecute los siguientes informes Al cierre:

• Informes de detalle de C/P

• Informes de resumen de Cuentas por pagar

Estos informes en batch son una herramienta excelente para la resolución de problemas. Por ejemplo, puede utilizar el informe Detalle de C/P pendientes para comparar el saldo de final del periodo de C/P con el saldo de la cuenta comercial de C/P en el Libro mayor.

Estos informes incluyen información de la fecha especificada en las opciones de proceso del informe y la fecha especificada al generar el archivo de fechas.

Antes de comenzar Asegúrese de que ha generado la tabla de fechas con el periodo correcto al cierre.

Opciones de proceso para Detalle de C/P pendientes con antigüedad (P04423R)

Ficha Antigüedad

Estas opciones de proceso especifican los criterios de antigüedad que se utilizan en el informe.

Si no cambia ninguna de las configuraciones predeterminadas de esta ficha, el sistema obtiene las especificaciones de antigüedad de las constantes de C/P. Si cambia el valor predeterminado de 1 a En blanco en la primera opción de proceso, el sistema obtiene las especificaciones de antigüedad a partir de los valores que introduzca en esta ficha.

1. Especificaciones de antigüedad Use esta opción de proceso para obtener las especificaciones de antigüedad de la tabla Constantes generales (F0009) en vez de las opciones de proceso de antigüedad. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema calcula la antigüedad a las transacciones según la información configurada en las opciones de proceso. 1 - El sistema calcula la antigüedad de la fecha de vencimiento usando los días de antigüedad en las constantes de Cuentas por pagar. 2. Tipo de fecha Use esta opción de proceso para especificar la fecha del comprobante que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema compara esta fecha con la fecha de antigüedad para determinar el

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periodo de antigüedad en el que se coloca cada transacción. Los valores admisibles son: En blanco o D - Usar la fecha de vencimiento para la antigüedad de los comprobantes. G - Usar la fecha del L/M para la antigüedad de los comprobantes. I - Usar la fecha de la factura para la antigüedad de los comprobantes. 3. Método para calcular la antigüedad Use esta opción de proceso para especificar los periodos de antigüedad que el sistema usa si la opción de procesmiento de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. Si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para obtener las especificaciones de antigüedad de las constantes de Cuentas por pagar, el sistema hace caso omiso de los valores de esta opción de proceso. Los valores admisibles son: En blanco o 1 - Días de antigüedad 2 - Periodos fiscales 3 - Meses civiles Categoría de antigüedad 1 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 2 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60.

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El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 3 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 4 Use esta opción de proceso junto con las otras tres para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30 y 60 , las cuatro columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60 y más de 60. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. 5. Cálculo de la antigüedad de los créditos Use esta opción de proceso para especificar la forma en la que el sistema calcula la antigüedad de los créditos. Los valores admisibles son: En blanco - Aplicar créditos a la columna de antigüedad En curso. 1 - Créditos de antigüedad

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Estas opciones de proceso especifican las opciones de impresión de los informes.

1. Retención de pago Use esta opción de proceso para especificar si se excluyen los proveedores los cuales tienen una retención de pago vigente. El estado de retención de pago del proveedor se especifica en el campo Código de retención de pago de la tabla Maestro de proveedores (F0401). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir todos los proveedores 1 - Excluir los proveedores que tienen retenciones de pago 2. Información de comprobantes recurrentes Use esta opción de proceso para especificar si se imprime información de comprobantes recurrentes Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir información de comprobantes recurrentes. 1 - Imprimir información de comprobantes recurrentes. 3. Pagos restantes Use esta opción de proceso para especificar el número de pagos restantes que se resaltan en el informe si la opción de proceso de la información de comprobantes recurrentes está configurada para imprimir información recurrente. El sistema imprime tres asteriscos (***) enseguida del número de pagos restantes del comprobante si el número es menor o igual al número especificado. 4. Información de pagos Use esta opción de proceso para especificar si se imprime la información del pago en el informe. Los valores admisibles son: En blanco - No imprimir la información de pago 1 - Imprimir la información de pago 5. Incluir los importes de pago Use esta opción de proceso para especificar si los importes de pago se incluyen en los totales de las columna del importe original si la opción de proceso de la información de pagos está configurada para imprimir la información de pagos. Los valores admisibles son:

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En blanco - No incluir pagos en los totales de la columna del importe original 1 - Incluir pagos en los totales de la columna del importe original

Opciones de proceso para el Informe Resumen de C/P pendientes (R04413)

Aging Tab

1. Especificaciones de antigüedad Use esta opción de proceso para obtener las especificaciones de antigüedad de la tabla Constantes generales (F0009) en vez de las opciones de proceso de antigüedad. Los valores admisibles son: En blanco - El sistema calcula la antigüedad a las transacciones según la información configurada en las opciones de proceso. 1 - El sistema calcula la antigüedad usando los días de antigüedad de la tabla Constantes generales. 2. Fecha de antigüedad Use esta opción de proceso para especificar la fecha que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes. El sistema compara la fecha en la opción de proceso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de antigüedad en la cual se coloca cada transacción. Si la deja en blanco, el sistema compara la fecha en curso con la fecha del comprobante para determinar la categoría de la antigüedad. 3. Tipo de fecha Use esta opción de proceso para especificar la fecha del comprobante que el sistema usa para calcular la antigüedad de los saldos pendientes si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema comparará esta fecha con la fecha de antigüedad para determinar el periodo de antigüedad en el que se coloca cada transacción. Los valores admisibles son: En blanco o D - Usar la fecha de vencimiento para la antigüedad de los comprobantes. G - Usar la fecha del L/M para la antigüedad de los comprobantes. I - Usar la fecha de la factura para la antigüedad de los comprobantes. 4. Método para el cálculo de antigüedad

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Use esta opción de proceso para especificar los periodos de antigüedad que el sistema usa si la opción de procesmiento de las especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad. El sistema hace caso omiso de estos valores si la opción de proceso de las especificaciones de antigüedad está configurada para obtener las especificaciones de antigüedad de las constantes de cuentas por pagar. Los valores admisibles son: En blanco o 1 - Días de antigüedad 2 - Periodos fiscales 3 - Meses civiles 5. Días de antigüedad Categoría de antigüedad 1 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 2 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 3

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Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. Categoría de antigüedad 4 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles.

Categoría de antigüedad 5 Use esta opción de proceso junto con las otras cuatro para especificar los intervalos de antigüedad si la opción de proceso de especificaciones de antigüedad está configurada para usar las opciones de proceso de antigüedad y la opción de proceso del método para calcular la antigüedad está configurada para usar los días de antigüedad. Por ejemplo, si los días de antigüedad especificados en estas opciones de proceso son 30-, 0, 30, 60 y 90, las cinco columnas de antigüedad del informe serán Actual, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90. El sistema ignora esta opción de proceso si la opción de proceso especificaciones de antigüedad está configurada para usar las especificaciones de antigüedad en las constantes de cuentas por pagar o si el método de antigüedad es en periodos fiscales o meses civiles. 6. Cálculo de la antigüedad de los créditos

Use esta opción de proceso para especificar la forma en la que el sistema calcula la antigüedad de los créditos. Los valores admisibles son: En blanco - Aplicar créditos a la columna de antigüedad En curso.

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1 - Aplicar créditos a la columna de antigüedad correcta.

Ficha Impresión

1. Retención de pago Use esta opción de proceso para especificar si se excluyen los proveedores los cuales tienen una retención de pago vigente. El estado de retención de pago del proveedor se especifica en el campo Código de retención de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir todos los proveedores 1 - Excluir los proveedores que tienen retenciones de pago

Trabajo con importes de comprobantes del año a la fecha

Como parte de los procedimientos de administración de efectivo, es posible que desee revisar el importe total facturado de los proveedores. Aun cuando el campo Importe facturado del año a la fecha se actualice interactivamente conforme se introduzcan los comprobantes, J.D. Edwards recomienda que ejecute la actualización para asegurar que los totales sean exactos. Para ver los totales exactos, debe realizar las correcciones necesarias y después actualizar los importes de comprobantes de los proveedores del año a la fecha. Por lo general, esto se hace mensualmente o al final del año calendario o del año fiscal como parte del cierre anual total del sistema.

Corrección de importes de comprobantes del año a la fecha

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), escoja Actualización del importe del comprobante del AAF.

Debe corregir cualquier error en los registros de proveedores antes de actualizar los importes de los comprobantes del año a la fecha. Para localizar estos errores, ejecute el programa de cierre anual en modalidad de prueba. El sistema envía cualquier mensaje de flujo de trabajo al Centro de trabajo del empleado (P012501). Muestra una lista de cada proveedor que tenga error, con un mensaje de error y un número de documento correspondiente. Debe corregir estos errores antes de actualizar los importes de comprobantes del año a la fecha.

Continúe la reejecución del programa de actualización en modalidad de prueba hasta corregir todos los errores. Al hacerlo, utilice la Selección de datos para seleccionar sólo aquellos proveedores que han aparecido en informes de errores anteriores para verificar que ya no tienen error.

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Actualización de importes de comprobantes del año a la fecha

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), escoja Actualización del importe del comprobante del AAF.

Por lo general, los importes de comprobantes del año a la fecha se actualizan en cuanto cierra el año de la actividad de C/P como parte de los procedimientos anuales de cierre. El importe del año a la fecha se basa en el importe bruto del comprobante. Cuando actualiza los importes del año a la fecha, el sistema hace lo siguiente para todos los proveedores en todas las compañías, según la fecha inicial y final especificada en las opciones de proceso de Opciones de fecha:

• Calcula los importes totales de los comprobantes de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411)

• Actualiza lo siguiente en la tabla Maestro de proveedores (F0401):

• Importes de comprobantes antes del final del año

• Importes de comprobantes del año a la fecha

Cuando actualiza estos importes de comprobantes, el sistema elimina los importes del total del año a la fecha para que refleje solamente la actividad del año en curso.

Si el sistema encuentra errores al actualizar los importes de comprobantes del año a la fecha, envía un mensaje de error al sistema Administración del flujo de trabajo.

Si depura los registros de C/P más de una vez al año, actualice los importes de comprobantes del año a la fecha de sus proveedores cada vez que lo haga.

La Actualización del importe del comprobante del año a la fecha es un programa en batch.

Métodos de cálculo

Puede actualizar la tabla Maestro de proveedores (F0401) mediante el método de cálculo especificado en la opción de proceso Cálculo.

Método de cálculo 1

Este método utiliza las fechas especificadas en las opciones de proceso Opciones de fecha para calcular los importes facturados del año anterior y actualizar el campo Importe facturado del año anterior. Por lo tanto, es vital que las transacciones de C/P del año anterior se encuentren en su ambiente. Cualquier transacción con fechas del L/M posteriores a las introducidas en las opciones de proceso Opciones de fecha tendrán actualizados los importes en el campo Facturado del año a la fecha.

Por ejemplo, si el año actual es 2005 y desea calcular los importes facturados del año a la fecha (basados en un año calendario), introduzca 01/01/04 en De la fecha y 12/31/04 en A la fecha. Estas fechas identifican el año anterior, de manera que todas las transacciones posteriores a 31/12/04 se actualizan para el año en curso. Si introduce fechas que empiezan por 01/01/05 y terminan en 31/12/05, se actualizará el campo Importe facturado del año anterior y cualquier transacción posterior a 31/12/05 se actualizará en el campo facturado del año a la fecha.

Puede ejecutar este proceso cuantas veces lo considere necesario, pero sólo será exacto si no se han depurado los comprobantes de C/P entre la fecha de inicio y el de la fecha en curso en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

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Método de cálculo 2

Con este método se supone que se han depurado las transacciones del año anterior o que faltan en sus registros. Aun así, se introducen las fechas del año fiscal anterior, pero el programa utiliza la información de manera diferente. Debido a que no existen registros del año anterior, el programa calcula el importe facturado del año a la fecha al añadir los importes de los comprobantes con la fecha del L/M posterior a la fecha especificada en el campo A la fecha de las opciones de proceso Opciones de fecha. A continuación, el programa resta este total del total existente del importe facturado del año a la fecha. El resultado se actualiza en el campo Importe facturado del año anterior. El campo Importe facturado del año a la fecha se reemplaza por el importe del año a la fecha recién calculado.

Por ejemplo, si el año actual es 2005 y desea calcular los importes facturados del año a la fecha (basados en un año calendario), introduzca 01/01/04 en De la fecha y 12/31/04 en A la fecha. El total de todos los comprobantes con una fecha del L/M después de 12/31/04 equivale al importe nuevo del año a la fecha. El importe nuevo del año anterior se calcula al sustraer el importe nuevo del año a la fecha del total anterior del importe facturado del año a la fecha.

10,000 Es el total actual del importe facturado del año a la fecha.

6,500 Es el total de los comprobantes con una fecha de L/M posterior a la fecha. Este importe se convierte en el nuevo importe en el campo Importe facturado del año a la fecha.

3,500 Es el nuevo importe facturado del año anterior. Este importe es el resultado de restar el nuevo importe del año a la fecha (6,500) del importe total facturado a la fecha actual (10,000). Si su sistema ha estado activo por más de dos años, el importe facturado del año anterior incluye todos los años anteriores al año actual desde que ejecutó por última vez el importe facturado del año a la fecha.

Advertencia

Si ejecuta este proceso más de una vez con el método de cálculo 2, aparecerá un cero en el campo Importe facturado del año anterior.

Antes de comenzar Introduzca todos los comprobantes de todas las compañías del periodo o año fiscal.

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Opciones de proceso para Actualización del importe del comprobante del año a la fecha (R04820A)

Opciones de fecha 1. Introduzca un valor en el campo Desde la fecha que se va a usar como el período inicial del cierre. De la fecha 2. Introduzca un valor en el campo Hasta la fecha que se va a usar como el período final del cierre. A la fecha Actualización 3. Introduzca un 1 para actualizar el Maestro de proveedores en modalidad final. Si lo deja en blanco, no se actualizarán los saldos del Maestro de proveedores (modalidad de prueba). NOTA: se recomienda una ejecución en modalidad de prueba si usa el método de cálculo 2. Cálculo 4. Introduzca un 1 para calcular lo facturado anteriormente usando los valores de los campos De la fecha y A la fecha. Introduzca un 2 para calcular lo facturado anteriormente tomando lo facturado del año a la fecha existente, menos lo que se calculó en la facturación del año a la fecha, usando sólo el valor del campo A la fecha. Cambio de importes 5. Para el Método de cálculo sólo un 1; Modalidad final solamente. Introduzca una moneda en este campo para que se actualice con la moneda de los importes de su archivo Maestro de proveedores. Si lo deja en blanco, no se actualizará el archivo Maestro de proveedores. Código de moneda - Importes del Libro de direcciones


Opciones de fecha El sistema utiliza el importe calculado del rango de fechas (opciones de proceso 1 y 2) para actualizar los importes del comprobante del año anterior en el Maestro de proveedores.

Usa el importe calculado para las fechas posteriores a la fecha indicada en la opción de proceso 2 para actualizar el importe del comprobante del año a la fecha en el Maestro de proveedores.

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Revisión de importes de comprobantes del año a la fecha

Después de actualizar los importes de comprobantes del año a la fecha, puede revisar la información que haya actualizado de dos maneras:

• Revisar los saldos del proveedor en línea

• Revisar los saldos del proveedor en un informe

Antes de comenzar Ejecute el programa Actualización del importe del comprobante del año a la fecha

para que los registros de proveedores reflejen los importes exactos del año a la fecha y los importes del año anterior.

► Para revisar en línea los saldos de proveedores

Puede revisar en línea los saldos de proveedores utilizando cualquier pantalla que muestre el número de proveedor.




3. En la pantalla Modificación del Maestro de proveedores, escoja Información adicional en el menú Pantalla.

4. En la pantalla Información adicional de proveedores, verifique los importes facturados del año a la fecha y del fin de año anterior.

Para revisar los saldos de proveedores en un informe En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Análisis de proveedores.

Para ver la actividad de transacciones de un proveedor, imprima una versión del informe Análisis de proveedores. Este informe muestra a los proveedores en orden descendente de acuerdo con su importe del comprobante del año a la fecha. El sistema actualiza los

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importes del año a la fecha de un proveedor en el momento en que introduce el comprobante.

Opciones de proceso para Análisis de proveedores (R04602)

Moneda Introduzca la moneda en la que se hará el informe. Si deja el campo en blanco, el informe se hará en dólares estadounidenses (USD). Esto se usa solamente si se ha activado Monedas múltiples. Moneda

Generación del archivo de trabajo del saldo de proveedores y clientes


En el menú Informes de cuentas por pagar (G0414), escoja Generación del saldo de proveedores.

En el menú Informes de Cuentas por cobrar (G03B14), escoja Generación de saldos de clientes.

Nota

Los programas Generación de saldo de proveedores (R7404001) y Generación de saldos de clientes (R7403B001) también se encuentran disponibles en los siguientes menús:

• Informes en español (G74S09)

• Informes en francés (G093151)

• Informes en italiano (G093152)

El archivo de trabajo de saldo de proveedores y clientes (C/P y C/C) (F74412) contiene información sobre las transacciones del proveedor y cliente. La tabla F74412 se crea ejecutando los programas Generación de saldos de proveedores (R7404001) y Generación de saldos de clientes (R7403B001). La tabla F74412 proporciona información al informe Saldo de clientes y proveedores (R7404002).

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En la siguiente ilustración se muestra el proceso de creación de la tabla F74412 en relación con los informes de saldos de proveedores y clientes:

La manera de agrupar la información en la tabla F74412 determina cómo aparece la información en el Informe de saldos de clientes y en el Informe de saldos de proveedores. La información en la tabla F74412 se agrupa de la siguiente manera:

• Por compensación en el L/M o número de cliente o proveedor

• Por compensación en el L/M o número principal de cliente o proveedor

• Por cuenta comercial y número de cliente o proveedor

• Por cuenta comercial y número principal de cliente o proveedor

• Solo por número de cliente o proveedor

• Solo por número principal de cliente o proveedor

Para especificar cómo se agrupa la información en la tabla F74412, configure las opciones de proceso en los programas Generación de saldos de proveedores y Generación de saldos de clientes.

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Si agrupa la información en la tabla F74412 mediante la compensación en el L/M, los giros y las deducciones no se incluyen en los informes de saldos de proveedores y clientes. Para los demás grupos se incluyen los giros:

El programa Generación de saldos de proveedores obtiene información de las siguientes tablas:

• F0411 – Libro mayor de Cuentas por pagar

• F0413 – Cuentas por pagar - Documento correspondiente

• F0414 - Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar

• F0911 - Libro mayor de cuentas

El programa Generación de saldos de clientes obtiene información de las siguientes tablas:

• F03B11 – Libro mayor de clientes

• F03B112 - Modificaciones de facturas

• F03B13 - Encabezado de recibos

• F03B14 - Detalle de recibos

La tabla F74412 se crea cada vez que ejecuta los programas Generación de saldos de proveedores y Generación de saldos de clientes. El programa Generación de saldos de proveedores vuelve a generar sólo registros de Cuentas por pagar, mientras que el programa Generación de saldos de clientes sólo genera registros de Cuentas por cobrar.

Opciones de proceso para Generación de saldos de proveedores (R7404001)

Ficha Selección

Utilice estas opciones de proceso para especificar las fechas en las que desea seleccionar transacciones.

1. De la fecha Use esta opción de proceso para introducir el inicio del rango de fechas del L/M a partir de las cuales desea seleccionar transacciones en detalle. Si deja esta opción de proceso en blanco, se usa la fecha del sistema. Nota: el saldo inicial se calcula un día antes de la fecha que introdujo. 2. A la fecha Use esta opción de proceso para introducir el final del rango de fechas del L/M de las cuales desea seleccionar transacciones en detalle. Si deja esta opción de proceso en blanco, se usa la fecha del sistema.

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Ficha Proceso

Utilice esta opción de proceso para especificar cómo agrupar transacciones y si las retenciones deben aparecer en una línea separada.

1. Modalidad de grupos En blanco - No agrupación del L/M 1 - Grupo por compensación del L/M 2 - Grupo por cuenta comercial Use esta opción de proceso para especificar si el proceso debe agrupar información por compensación del L/M, por cuenta comercial o deje la información sin agrupar. Los valores admisibles son: En blanco - No agrupar por L/M 1 - Agrupar por Compensación del L/M 2 - Agrupar por Cuenta comercial Nota: si agrupa por Compensación del L/M se excluyen giros y deducciones. 2. Modalidad de proceso Blanco Grupo por nº de proveedor 1 Grupo por nº principal de proveedor Use esta opción de proceso para indicar si el proceso debe agrupar la información por Nº de proveedor principal o por Nº de proveedor. Los valores admisibles son: En blanco - Agrupar por Nº de proveedor. 1 - Agrupar por Nº de proveedor principal. 3. Impuesto de retención En blanco - Una línea por documento 1 - Separar línea para impuesto de retención Use esta opción de proceso para especificar si el proceso debe crear una línea por separado para la retención de impuestos de cada documento de pago. Los valores admisibles son: En blanco - Una sola línea por documento 1 - Una línea por separado para la Retención de impuestos

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Impresión de los Informes de saldos de proveedores y clientes


En el menú Informes de Cuentas por pagar (G0414), escoja Informe de saldo de proveedores.

En el menú Informes de Cuentas por cobrar (G03B14), escoja Informe del saldo de clientes.

En el menú Informes de España (G74S09), escoja Informe del saldo de clientes y proveedores.

En el menú Informes de Francia (G093151), escoja Informe del saldo de clientes y proveedores.

El Informe de saldos de proveedores y el Informe de saldos de clientes son diferentes versiones del mismo programa (R7404002). El que una versión específica del programa genere un Informe de saldos de proveedores o un Informe de saldos de clientes depende de las opciones de proceso.

Por ejemplo, puede imprimir informes de saldos de proveedores y clientes para revisar el detalle de las transacciones entre la compañía y los clientes y proveedores. Los informes también muestran la siguiente información de cada cliente o proveedor para un rango de fecha determinado y compañías seleccionadas:

• Saldo inicial

• Saldo de crédito y débito

• Saldo final

Los informes de saldos de clientes y proveedores tienen las siguientes características adicionales:

• Las transacciones se imprimen con los importes de débito y crédito en columnas separadas.

• Es posible imprimir el informe con los importes de transacción, incluidos los importes del documento, mostrados en euro u otra moneda extranjera.

• Puede imprimir el informe en modalidad de resumen o detalle.

• Puede utilizar la Clasificación de L/M (GLC) para la selección y secuencia de datos y para calcular el subtotal si efectúa la agrupación por compensación en el L/M al generar el archivo de trabajo Saldos de clientes y proveedores (C/P y C/C) (F74412).

• Puede determinar su cliente o proveedor a partir de una determinada fecha, según las fechas de los campos De la fecha y A la fecha especificadas en las opciones de proceso de los programas Generación de saldos de proveedores R7404001) y Generación de saldos de clientes (R7403B001).

• Las transacciones se imprimen dentro del periodo especificado en las opciones de proceso de los programas Generación de saldos de proveedores y Generación de saldos de clientes.

• Puede comparar los saldos de clientes y proveedores mediante la compensación del L/M o cuenta comercial con los saldos de cuentas.

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Los informes de saldo de clientes y proveedores se basan en la información del archivo de trabajo del saldo de clientes y proveedores (C/P y C/C) (F74412). Debe crear la tabla utilizando los programas Generación de saldos de proveedores (R7404001) y Generación de saldos de clientes (R7403B001) antes de ejecutar los informes de saldos de clientes y proveedores.

El saldo inicial se calcula un día antes de la fecha especificada en las opciones de proceso De la fecha en los programas Generación de saldos de proveedores y Generación de saldos de clientes.

Nota

Cuando se paga un comprobante a un proveedor sujeto a retención de impuestos, el importe retenido de impuestos puede imprimirse en la línea después del pago en la versión del informe del proveedor, dependiendo de la configuración de las opciones de proceso en el programa Generación de saldos de proveedores.

Opciones de proceso para Informe de saldos de clientes y proveedores (R7404002)

Ficha Selección

1. Del saldo: Blanco Cuentas por pagar 1 Cuentas por cobrar Use esta opción de proceso para indicar si desea imprimir un informe de saldos de Cuentas por pagar (proveedor) o un informe de saldos de Cuentas por cobrar (cliente). Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir un informe de Cuentas por pagar. 1 - Imprimir un informe de Cuentas por cobrar.

Ficha Impresión

1. Modalidad de impresión: En blanco - Modalidad de detalles. 1 - Modalidad de resumen. Use esta opción de proceso para especificar la modalidad de impresión. Los valores admisibles son: En blanco - Imprimir el detalle incluyendo el saldo inicial, el saldo final y todos los documentos del periodo seleccionado. 1 - Imprimir únicamente el saldo final.

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Ficha Moneda

1. Moneda de cálculo Use esta opción de proceso para mostrar los importes en una moneda distinta a aquella en la que se almacenan dentro del sistema. El sistema convierte y muestra los importes en moneda nacional en el campo Moneda de cálculo. Por ejemplo, un importe en FRF, puede aparecer como si estuviera en EUR. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema imprime los importes en la moneda nacional. Nota: esta opción de proceso le permite ver los importes en otra moneda como una situación hipotética únicamente. Los importes que aparecen en una moneda diferente no se guardan en el sistema. 2. Fecha de moneda de cálculo Use esta opción de proceso a fin de especificar un valor a la fecha si introduce un código de moneda para la opción de proceso Moneda de cálculo. Esta opción procesa el tipo de cambio a partir de la fecha especificada. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema usa la fecha del sistema. Nota: debe existir un tipo de cambio admisible en la tabla de tipos de cambio entre las dos monedas que se basan en la fecha al cierre.

Actualización del Libro mayor de Cuentas por pagar en el Libro de direcciones

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), escoja Actualización del aprobador/código de categoría 7.

Para cerciorarse de que está trabajando con información actual, debe actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar. Esto es necesario cuando cambia cualquiera de los siguientes valores:

• Un número de aprobador cuando introduce comprobantes preliminares

• El código de categoría 7 cuando introduce comprobantes con información 1099

Cuando cambia el número del aprobador o el código de categoría 7 en el registro de proveedores, el sistema no cambia automáticamente las transacciones existentes en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Necesita actualizar el Libro mayor de Cuentas por pagar con los cambios que realice.

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Ejemplo: Actualización del número del aprobador y el código de categoría 7

Este ejemplo muestra un problema que puede encontrar si no actualiza el Libro mayor de Cuentas por pagar.

Configure Dominique Abbott (número del Libro de direcciones 4002) como la persona responsable de la aprobación de los comprobantes de A & D Parts (número de proveedor 4005). El 1 de junio introduce dos comprobantes de A & D Parts mediante el Registro cronológico de comprobantes. La información sobre A & D Parts en el Maestro de proveedores indica que Dominique Abbott es la persona responsable de la aprobación de estos comprobantes. El 2 de junio, Dominique Abbott sale de la compañía sin redistribuir los comprobantes introducidos.

Dominique Abbott es reemplazada por Melvyn Easter (número de Libro de direcciones 6000). En Información del Maestro de proveedores, usted cambia el número del aprobador de comprobantes de A & D Parts de 4002 (Dominique Abbott) a 6000 (Melvyn Easter). El 10 de junio, introduce otro comprobante de A & D Parts. Melvyn Easter es el aprobador de este comprobante.

El 15 de junio, Melvyn Easter tiene previsto distribuir los comprobantes preliminares. En la siguiente tabla se muestra la información de la tabla Cuentas por pagar:

Fecha Registros de transacciones Nº del aprobador

06/01/98 PV 3285 4002 Dominique Abbott

06/01/98 PV 4267 4002 Dominique Abbott

06/10/98 PV 5342 6000 Melvyn Easter

Melvyn Easter introduce su número de aprobador (6000) en Trabajo con redistribución de asientos de diario de comprobantes. El sistema muestra todos los comprobantes que tengan a Melvyn Easter (número 6000) como responsable de la aprobación dependiendo de:

• Si usted no actualiza la información del código de aprobador/categoría 7, el programa Redistribución de asientos de diario de comprobantes solamente muestra PV5342 ya que éste es el único comprobante que muestra a Melvin Easter (número 6000) como aprobador. Los registros de transacciones PV 3285 y PV 4267 continuarán mostrando a Dominique Abbot como aprobador.

• Si usted actualiza la información del código de aprobador/categoría 7, el programa Redistribución de asientos de diario de comprobantes muestra los tres comprobantes ya que el programa ha leído el registro de proveedores de A & D Parts y ha cambiado el aprobador de todos los comprobantes pendientes a 6000 (Melvyn Easter).

Nota

Ejecute este programa de actualización durante las horas de menos trabajo y cerciórese de que no haya usuarios en el sistema.

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Opciones de proceso para Actualización total de registros de Cuentas por pagar (R04802)

Protección Si lo deja en blanco, se actualizará el campo Código de categoría 07 con el valor del Libro de direcciones. Cualquier otro valor en la opción de proceso protegerá el campo y no lo actualizará. Protege el código de categoría 07

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Pronóstico de efectivo de C/P

Como parte de sus actividades de administración de efectivo, quizá le sea útil revisar un resumen de sus comprobantes pendientes. Este resumen incluye el importe total y las fechas de vencimiento de los comprobantes pendientes, así como el importe requerido para pagarlos.

Pronóstico de flujo de efectivo


En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/P (G0431), escoja Resumen de pronóstico de efectivo de C/P.

En el menú Operaciones avanzadas y técnicas de C/C (G03B31), escoja Pronóstico de efectivo de C/C.

Es posible que necesite revisar un resumen de las facturas pendientes, como parte de las actividades de pronóstico del efectivo.

Cuando ejecuta el pronóstico de efectivo, el sistema realiza las siguientes tareas:

• Consolida las facturas y comprobantes pendientes de las tablas Libro mayor de clientes (F03B11) o Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

• Resume la información por unidad de negocio, compañía, fecha de vencimiento y moneda.

• Elimina los registros existentes en la tabla Resumen de pronóstico de efectivo (F0032) con el tipo de efectivo especificado en una opción de proceso.

• Actualiza la tabla F0032 con la información nueva.

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En el siguiente gráfico se muestra el proceso de pronóstico de efectivo:

Los programas Generación de pronóstico de C/P y C/C generan la tabla F0032. La información en esta tabla incluye lo siguiente:

• El importe total de todas las facturas y los comprobantes pendientes

• Las fechas de vencimiento de los documentos pendientes

• El importe requerido para cerrar las facturas y los comprobantes pendientes

El Generador de informes empresariales se puede utilizar para ver la información creada por los programas Pronóstico de efectivo de C/P y C/C. La información también se puede copiar en un programa estándar de hoja de cálculo o se puede utilizar en programas personalizados para realizar el análisis de efectivo.

Advertencia

La tabla F0032 contiene información de resumen del Libro mayor, Libro mayor de Cuentas por pagar y Libro mayor de Cuentas por cobrar. El tipo de efectivo indica el sistema a partir del cual se originó la información. Un tipo de efectivo es alfanumérico y contiene hasta cinco caracteres. J.D. Edwards recomienda el uso del tipo de efectivo cada vez que se ejecute el programa. Si ejecuta el programa nuevamente con un tipo de efectivo diferente, existirán dos grupos de información en la tabla F0032.

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Consulte también Guía Generación de informes empresariales para obtener información sobre la

configuración y ejecución de informes.

Pronóstico de flujo de efectivo en Monedas extranjeras en la guía Multimonedas para Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar para obtener información sobre los campos de importe en moneda extranjera y código de monedas en la tabla F0032

Opciones de proceso para Generación de resumen de pronóstico de efectivo de C/P

Proceso 1. Introduzca un tipo de efectivo para designar un registro de C/P en el archivo Resumen de pronósticos de efectivo (F0032). Si lo deja en blanco, se usará 04 como tipo de efectivo. Tipo de efectivo 2. Introduzca un 1 para revertir los signos +/- de los importes. Si lo deja en blanco, los signos de los imptes del archivo Resumen de pronósticos de efectivo (F0032) aparecerán de la misma forma que aparecen en el archivo Libro Mayor de C/P (F0411). Revertir signos de los importes

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Procesamiento en batch y almacenamiento y retransmisión de comprobantes

Cuando se crean comprobantes mediante una fuente externa, como por ejemplo una computadora personal (PC) o con el intercambio electrónico de datos (EDI), puede transferirlos al sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards para procesarlos. Cuando procesa estos comprobantes en batch en el sistema Cuentas por pagar, se almacenan en las tablas en batch. Puede revisarlos y modificarlos antes de procesarlos.

Si crea comprobantes en una PC utilizando el sistema Cuentas por pagar de J.D. Edwards en lugar de una fuente externa, puede transferirlos a un servidor para su procesamiento.

Después de convertir los comprobantes en batch, se realiza lo siguiente al procesarlos:

• Se aplican las reglas de validación a los datos existentes

• Se proporcionan datos predeterminados donde sea necesario

• Se crea información sobre las facturas en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411)

• Se crea la información asociada de distribución en el L/M en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

• Se crean registros de pagos asociados en las tablas Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414) si se ha especificado la información sobre los pagos para los registros de comprobante en batch

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En el siguiente gráfico se muestra el proceso de los comprobantes en batch. Tenga en cuenta que el segmento de Control de transacciones solo es válido para almacenar y retransmitir comprobantes y no para el procesamiento de los comprobantes en batch.

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Muchas de las tareas de almacenamiento y retransmisión de comprobantes son las mismas que las utilizadas para el procesamiento de comprobantes en batch. En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) entre a las tareas para almacenarlas y retransmitirlas, y en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311) para el procesamiento de comprobantes en batch.

Consideraciones del Procesamiento en batch de comprobantes y facturas

Las siguientes tablas ofrecen sugerencias para el procesamiento correcto y eficiente de transacciones de facturas y comprobantes.

Errores en el procesamiento

Procese algunos errores en el primer batch

Únicamente los errores evitan que se procesen correctamente los registros en un batch. Los mensajes de advertencia previenen de sucesos fuera de lo normal, pero no impiden el procesamiento. Puede desactivar los mensajes de advertencia mediante una opción de proceso.

Los errores en el encabezado que se producen en un registro generalmente se producen en todos. Corrija los errores de algunos registros y después siga la misma secuencia de pasos al procesar un número mayor de registros en un batch.

Lea y entienda los mensajes de error

Una alternativa para revisar el informe de excepciones es tener acceso al sistema Unidad de negocio de empleados para visualizar errores específicos relacionados con los batches. Puede tener acceso a los batches que tienen un error directamente desde los mensajes de error. Esto permite localizar los problemas y corregirlos de manera interactiva.

Es posible acceder a los mensajes de error y leerlos en el Centro de trabajo en una de las siguientes tres formas:

• En el menú Administración de flujo de trabajo (G02), escoja Centro de trabajo de empleados.

• Haga clic con el botón derecho del ratón en programa Procesador de batch y escoja Solicitar y luego Versión. En Trabajo con versiones – Versiones disponibles, escoja Centro de trabajo en el menú Herramientas de la Barra de salida. (Las preferencias deben aparecer en la barra de salida.)

• En el menú Herramientas de administración de sistemas (GH9011), escoja Versiones en batch. En Trabajo con servidores, escoja Centro de trabajo en el menú Herramientas de la barra de salida. (Las preferencias deben aparecer en la barra de salida.)

Todos los mensajes de error también se encuentran en el Diccionario de datos donde puede consultar el número de errores y revisar el glosario.

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Procese una factura creada mediante el programa Modificaciones de factura en batch (P03B11Z1) o el programa Modificaciones de comprobante en batch (P0411Z1)

Si se produce un error que no pueda corregir, introduzca manualmente una transacción mediante el programa de modificaciones en batch y ejecute el procesamiento correctamente. A continuación compare los registros de F03B11Z1 o F0411Z1 y F0911Z1 introducidos manualmente con la transacción convertida. El comparar las diferencias facilita la búsqueda de discrepancias y la corrección de errores.

Tiempo de procesamiento

Una vez que haya corregido los errores de conversión, puede utilizar las sugerencias de la siguiente tabla para mejorar el tiempo de procesamiento:

Cree batches más grandes Organice los datos en batches más grandes. Es posible mejorar el tiempo de procesamiento si el programa no necesita abrir y cerrar batches.

Advertencia Las ganancias en el rendimiento como resultado de la creación de batches más grandes se pueden compensar al aumentar la cantidad de tiempo necesario para contabilizar el batch.

Asimismo, a pesar de que un error en un registro no puede evitar que el procesador de batch procese correctamente el resto del batch, un error al procesar el batch evitará la contabilización de todos los registros del batch.

Cree varias versiones del programa Procesador de batch

Cree varias versiones del programa Procesador de batch (R03B11Z1A o R04110ZA) y ejecútelas simultáneamente.

Para hacer esto, modifique los datos de las tablas de transacción de batch para tener varios batches grandes. Después cree versiones adicionales del programa y modifique la selección de datos para procesar un batch. Finalmente, ejecute todas las versiones del programa de manera simultánea.

Nota Las ganancias en el rendimiento al crear varias versiones del programa Procesador de batch son extremadamente dependientes del tipo de dato procesado. En algunos casos y debido a dificultades técnicas como el bloqueo de registros, la ejecución de varias versiones de manera simultánea puede aumentar el tiempo de procesamiento. Para saber de manera definitiva cuál es la mejor solución para los datos, debe efectuar pruebas.

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Introduzca la mayor cantidad de información posible

Reduzca el tiempo que el sistema requiere para obtener información predeterminada al introducir la información directamente a las tablas F03B11Z1 o F0411Z1 y F0911Z1.

Por ejemplo, introduzca el nombre alfa del cliente en el campo Explicación (VNEXA) en la tabla F0911Z1. Otros ejemplos de información que el sistema obtiene para el procesamiento de pagos son: condiciones de pago, tipos de cambio, números de compañía, entre otros. Después, cuando se ejecuta el programa Procesador de batch, el sistema valida sólo la información proporcionada en vez de tener que obtener y validar la ya existente.

Desactive las constantes de administración de costos (sistema 16)

Si no utiliza el sistema Contabilidad avanzada de costos (sistema 16) verifique que los campos Activación de objetos de costos (CO01) y Activación de actividades basadas en costos (CO03) no estén seleccionados en el programa Constantes de administración de costos (P1609). Entre al programa Constantes de administración de costos desde el menú G1641.

Ejecute el programa de batch en el servidor donde se encuentran los datos y programas relacionados

Ejecute el programa Procesador de batch (R03B11Z1A o R04110ZA) en el servidor donde se encuentran las tablas de batch (F03B11Z1, F0411Z1 y F0911Z1) y otras tablas relacionadas, como Maestro de clientes por giro comercial (F03012), Maestro de proveedores (F0401), Tipos de cambio (F0015), Zonas fiscales (F4008) entre otras.

Asimismo, asegúrese de que las funciones principales de negocios pertinentes (P03B0011, P0400047 y P0900049), así como cualquier otro programa relacionado, se encuentren en el mismo servidor.

Antes de comenzar Enlace las transacciones de comprobantes desde el sistema externo al sistema

Cuentas por pagar de J.D. Edwards en el formato adecuado.

Consulte también Configuración de entradas en batch de comprobantes en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre los requisitos de campos y formatos para la conversión de comprobantes y procesos de carga.

Envío de órdenes de pago con remesa en la guía Interfaz de datos del Intercambio electrónico de datos para obtener información sobre el procesamiento EDI de Cuentas por pagar.

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Almacenamiento y retransmisión de comprobantes

El procesamiento de almacenamiento y retransmisión de comprobantes es una manera eficiente de introducir y administrar un alto volumen de comprobantes antes de procesarlos en el sistema Cuentas por pagar. Por ejemplo, si se encuentra en un lugar lejano y no tiene una línea dedicada para tener acceso al servidor, puede crear comprobantes localmente en la PC durante las horas de trabajo regulares. Después, puede cargarlos al servidor para procesarlos durante las horas no pico.

Antes de introducir transacciones utilizando el ambiente de almacenamiento y retransmisión, debe copiar las siguientes tablas:

• Tablas de datos técnicos

• Tablas de datos de la compañía

Consulte también Trabajo con procesamiento de almacenamiento y retransmisión en la guía

Implementación de la arquitectura configurable en red.

Seguimiento de objetos de costo en almacenamiento y retransmisión en la guía Soluciones de rentabilidad empresarial.

Seguimiento de objetos de costos en Cuentas por pagar en la guía Soluciones de rentabilidad empresarial.

Tablas de datos técnicos

Debe copiar las tablas de datos técnicos, como por ejemplo, Números siguientes - Automático (F0002) y Números siguientes por compañía/año fiscal – Automática (F00021). El sistema crea un informe de copia de cada tabla copiada. Utilice este informe para verificar el número de registros que el sistema copia en la PC.

Consulte también Tablas de datos técnicos necesarios para almacenamiento y retransmisión en la guía

Implementación de la Arquitectura configurable en red para obtener información sobre las tablas de datos técnicos que debe copiar para el procesamiento de almacenamiento y retransmisión.

Tablas de datos de la compañía

A continuación se incluye una lista de las tablas de datos de la compañía que se deben encontrar en el equipo local que se utiliza para el procesamiento de almacenamiento y retransmisión de comprobantes. Para copiar estos archivos en el equipo local, debe copiar cada tabla por separado. Cada tabla está asociada con una versión. No todas las versiones están presentes en todas las tablas. Puede crear nuevas versiones para estas tablas en Registro de comprobantes en batch de C/P (P0411Z1).

Tabla Descripción

F0004 Tipos de códigos definidos por el usuario

F0005 Códigos definidos por el usuario

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F0006 Maestro de unidades de negocio

F0008 Patrones de fechas fiscales

F0009 Constantes generales

F0010 Constantes de la compañía

F0012 Maestro de Instrucciones de contabilidad automática

F0013 Códigos de moneda

F0014 Condiciones de pago

F0022 Reglas fiscales

F0041Z1 Archivo de control de las transacciones

F0101 Maestro de Libros de direcciones

F0111 Libro de direcciones - Quién es quién

F0116 Dirección por fecha

F0401 Maestro de proveedores

F0411Z1 Transacciones de comprobante – Carga de batch

F0901 Maestro de cuentas

F0907 Formato del catálogo de cuentas

F0911Z1 Transacciones de asientos de diario - Archivo en batch

F0911Z1T Transacciones de asientos de diario - Archivo de etiquetas en batch

F1609 Constantes de administración de costos

F4008 Zonas fiscales

F4801 Archivo Maestro de órdenes de trabajo

El sistema crea un informe de copia de cada tabla copiada. Utilice este informe para verificar el número de registros que el sistema copia en la PC.

Copia de tablas maestras en la PC

Antes de crear los comprobantes en la PC, debe copiar las tablas desde el servidor. Estas tablas son necesarias para crear y validar las transacciones. Por ejemplo, para proporcionarle la información sobre los proveedores que necesita para crear comprobantes,

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debe copiar las tablas Maestro del Libro de direcciones (F0101) y Maestro de proveedores (F0401).

Debe copiar cada tabla por separado. Utilice la selección de datos o los códigos de categoría para limitar la información que el sistema copia de cada tabla. Cada versión del programa Copia de archivos de almacenamiento y retransmisión representa una tabla y sus tablas asociadas o un grupo de tablas.

Además de las tablas de datos de la compañía, debe copiar las tablas de datos técnicos, como por ejemplo, Números siguientes - Automático (F0002) y Números siguientes por compañía/año fiscal - Automático (F00021). El sistema crea un informe de copia de cada tabla copiada. Utilice este informe para verificar el número de registros que el sistema copia en la PC.

Después de copiar las tablas de datos de la compañía y técnicos, puede introducir las transacciones mediante el ambiente de almacenamiento y retransmisión.

► Para copiar las tablas maestras en la PC

En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Copia de la tabla maestra.

En muchas compañías, el administrador del sistema copia las tablas maestras necesarias. Averigüe si esto ya se ha realizado antes de continuar con los siguientes pasos.

Debe estar conectado al servidor y al ambiente de producción normal para copiar las tablas maestras en la PC.

1. En la pantalla Trabajo con versiones en batch – Versiones disponibles, escoja una versión de Copia de tablas maestras.

Verá una descripción completa de la tabla que desea copiar. Para ello, escoja la versión correspondiente en la pantalla Trabajo con versiones en batch – Versiones disponibles y después escoja Detalle de la versión en el menú Fila.


3. En la pantalla Solicitud de versión, realice una de las siguientes acciones:

• Haga clic en la opción Selección de datos para limitar la información que copia el sistema y, luego, en Enviar. En la pantalla Selección de datos, seleccione los datos y haga clic en OK.

4. En la pantalla Selección de impresora, seleccione el destino del informe y haga clic en OK.

Creación de comprobantes para almacenamiento y retransmisión

Una vez que haya copiado las tablas maestras en la PC, puede crear comprobantes estándar de J.D. Edwards mediante el ambiente de almacenamiento y retransmisión. Almacene los comprobantes en la PC hasta que esté listo para cargarlos (o retransmitirlos) al servidor para el procesamiento.

Cuando crea comprobantes para almacenarlos y retransmitirlos, el sistema no asigna números de documento hasta que los carga y procesa. En cambio, asigna un número de transacción a cada comprobante. Cuando se crean comprobantes que almacena y retransmite, el sistema:

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• Edita y valida cada comprobante según la información copiada de las tablas.

• Crea un registro de control de transacciones para cada comprobante, le asigna un estado de 1 (listo para procesar) y lo almacena en la tabla Archivo de control de transacciones (F0041Z1).

• Crea un registro de transacción en las tablas Transacciones de comprobantes – Carga de batch (F0911Z1), Transacciones de asientos de diario - Etiquetas en batch (F0911Z1) y Transacciones de asientos de diario – Archivo de etiquetas en batch (F0911Z1T).

Antes de comenzar Configure las opciones de proceso.

Asegúrese de estar familiarizado con el procedimiento para registrar comprobantes estándar.

► Para crear comprobantes para almacenamiento y retransmisión

En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Modificación del almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch.

1. En la pantalla Trabajo con almacenamiento y transferencia de comprobantes, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Registro de comprobantes – información de pagos, siga los pasos que se indican a continuación para introducir un comprobante estándar.

Nota

Las condiciones de pago se encuentran tanto en las áreas de encabezado como en las de detalle. Si el campo Condiciones de pago en el área de detalle se deja en blanco, se llenará con el valor indicado en el área del encabezado. De esta manera podrá definir las condiciones de pago de todo el comprobante o de cada partida de pago.

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información sobre el registro de comprobantes mediante el programa Registro estándar de comprobantes (P0411).

Opciones de proceso para Registro estándar de comprobantes de C/P (P0411Z1)

Valores predeterminados 1. Seleccione la Fecha de servicio/impuesto predeterminada 1 - Usar la fecha de la factura. En blanco - Usar la fecha del L/M. 2. Introduzca el Estado de Pago predeterminado o déjelo en blanco para usar el valor predeterminado del Diccionario de datos. Estado de pago predeterminado 3. Introduzca un 1 para pasar automáticamente la dirección del Factor/beneficiario especial del Libro de direcciones al Beneficiario/alternativo para pagos. Pasar automáticamente la dirección del Factor / beneficiario especial. Fechas 1. Introduzca un valor para seleccionar el Procesamiento de edición de la fecha. En blanco - No editar. 1 - Advertencia. 2 - Error permanente. Fecha de la factura > Fecha de hoy Fecha de la factura > Fecha del L/M 2. Introduzca un valor para seleccionar la Fecha de vencimiento para las notas de débito o crédito En blanco Usar la fecha del L/M. 1 Usar la fecha de vencimiento de las condiciones de pago. Moneda 1. Introduzca un 1 para que el sistema acepte el Impuesto sobre el valor agregado en los registros en divisas. 1 IVA permitido en registros en divisas Cheque manual 1. Introduzca un 1 para crear un cheque de registro manual por el importe total del comprobante.

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1 Crear cheques en forma manual. Asiento de diario 1. Introduzca un 1 para pasar por alto las ediciones fuera de balance entre el comprobante y los asientos de diario. Si lo deja en blanco, el Asiento de diario debe cuadrar (importes de C/P iguales a los importes del L/M). 1 - Pasar por alto la edición fuera de balance. Despliegue 1. Introduzca un 1 para mostrar comprobantes resumidos en la pantalla Trabajo con almacenamiento y transmisión de comprobantes. 1 Resumidos. Tipo de registro 1. Introduzca un 1 si NO introdujo la transacción con el Registro de comprobantes de almacenamiento y retransmisión de OneWorld. 1 La transacción NO se registró con Almacenamiento y retransmisión.

Carga de comprobantes en el servidor

Después de crear comprobantes en la PC, debe cargarlos al servidor para su procesamiento. Para esto, debe estar conectado al servidor y al ambiente de producción normal.

Es posible revisar los comprobantes antes de copiarlos y procesarlos. Una vez revisados, tal vez tenga que corregir o eliminar algunos. Para ello, busque el comprobante que desea modificar en la pantalla Trabajo con almacenamiento y retransmisión de comprobantes. Realice los cambios en el comprobante en la PC y vuélvalo a cargar.

Cuando carga comprobantes, el sistema realiza las siguientes tareas:

• Crea registros en las tablas Transacciones de comprobantes – Carga de batch (F0911Z1) y Transacciones de asientos de diario – Archivo de batch (F0911Z1).

• Actualiza el estado de control de transacciones de cada comprobante a 5 (cargado) en la PC. Después de actualizar un comprobante a este estado, no puede modificarlo en la PC. Sólo puede modificarlo en el servidor.

Si un comprobante en la PC tiene un estado de 1 (listo para procesar) o de 2 (errores), puede cambiarlo en la PC.

• Crea un registro de control de transacciones por cada comprobante en el servidor y le asigna un estado 1 (listo para procesar).

• Elimina los registros F0411 y F0911 del equipo local y los almacena en la máquina de destino (servidor) una vez que el sistema copia correctamente los comprobantes de la máquina local en el servidor.

El sistema crea un informe de carga de transmisión para todos los comprobantes que cargue. Utilice este informe para verificar que los comprobantes se hayan cargado correctamente.

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Nota

Para maximizar el rendimiento del sistema, cargue los comprobantes durante las horas no pico.

Consulte también Revisión de comprobantes en batch en la guía Cuentas por pagar para obtener más

información.

Revisión de comprobantes en batch no procesados en la guía Cuentas por pagar para obtener más información.

► Para copiar los comprobantes en el servidor

En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Carga de comprobantes.

1. En la pantalla Trabajo con versiones en batch – Versiones disponibles, escoja la versión de Almacenamiento y retransmisión de carga.


3. En la pantalla Solicitud de versión, haga clic en Enviar.

4. En Selección de impresora, haga clic en una de las opciones de destino del informe y haga clic en OK.

Consulte también Trabajo con colas en la guía Fundamentos para obtener información sobre la

visualización de los errores que pueden surgir al copiar comprobantes.

Seguimiento de los objetos de costos en almacenamiento y retransmisión en la guía Contabilidad avanzada de costos para obtener información sobre la administración de costos de Cuentas por pagar.

Visualización de mensajes en la guía Fundamentos para obtener información sobre el uso de mensajes en el Centro de trabajo de empleados para ver los errores que pueden surgir al copiar comprobantes.

Procesamiento de comprobantes

En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Proceso de almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch.

Después de copiar los comprobantes en el servidor debe procesarlos para crear transacciones en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Después de cargar los comprobantes y procesarlos, debe actualizar el estado de control de transacciones de los comprobantes en la PC para cotejar el estado de los mismos en el servidor.

Consulte también Trabajo con colas en la guía Fundamentos para obtener información sobre el uso de

colas en el Centro de trabajo de empleados para ver los errores que pueden surgir al contabilizar comprobantes.

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Procesamiento de comprobantes en batch para obtener información sobre el envío de comprobantes para el procesamiento y verificación de la información correspondiente.

Opciones de proceso para Procesador de almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch (R04110Z2)

Procesamiento 1. Introduzca un 1 para procesar la información del batch en Modalidad final. Si lo deja en blanco, el procesamiento en batch se realizará en Modalidad de prueba y no se actualizarán los archivos. 1 - Modalidad final. En blanco - Modalidad de prueba. 2. Introduzca un 1 para permitir el Procesamiento de comprobantes de C/P si no cuadran los registros del L/M en F0911Z1. (Los importes de C/P no son iguales a los importes del L/M). Si lo deja en blanco, no se procesará la transacción cuando no cuadren los importes. 1 - Permitir saldos fuera de balance. 3. Introduzca un 1 para depurar en forma automática las transacciones procesadas del archivo en batch. Si lo deja en blanco, se marcarán las transacciones conforme se vayan procesando y permanecerán en el archivo. 1 - Depurar. En blanco - No depurar. Mensajes 1. Introduzca un 1 para eliminar la creación de mensajes de advertencia del Flujo de trabajo. Si lo deja en blanco, se crearán mensajes de advertencia en el Flujo de trabajo. 1 - Eliminar Advertencia. En blanco - No eliminar. 2. Introduzca el ususario que va a recibir los mensajes del Flujo de trabajo. Si lo deja en blanco, el usuario que introdujo la transacción recibirá los mensajes de Flujo de trabajo. Flujo de trabajo Valores predeterminados 1. Introduzca un 1 para pasar por alto el valor predeterminado del código de área fiscal y de explicación fiscal. Si lo deja en blanco, los campos fiscales pasarán automáticamente de los valores predeterminados en las tablas Libro de direcciones y Maestro de unidades de negocio. 1 - Pasar por alto el valor fiscal predeterminado. Versiones MBF 1. Introduzca el número de versión de la opción de proceso Función principal de negocios que se va a usar en el Procesamiento de comprobantes. Si lo deja en blanco, se usará ZJDE0001.

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Versión 2. Introduzca el número de versión de la opción de proceso Función principal de negocios que se va a usar para el Procesamiento de asientos de diario. Si lo deja en blanco, se usará ZJDE0001. Versión Aprobación de batches 1. Introduzca un 1 si desea configurar como Aprobado el estado del batch de todos los batches creados mediante el Procesador de comprobantes en batch. Esto se haría sin tomar en cuenta las constantes de contabilidad general. Si lo deja en blanco, el estado del batch se configurará según las constantes de contabilidad general. Aprobación de batches Contab autom 1. Introduzca la versión del Programa de contabilización (R09801) que va a ejecutar si desea que los asientos se contabilicen automáticamente en el archivo de saldos de cuenta (F0902) después de haberlos creado. Si deja en blanco esta opción de proceso, no se someterá la contabilización. Versión

Actualización de registros de control de transacciones

En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Actualización del registro de control de transacciones.

Después de procesar los comprobantes, el estado de control de transacciones de cada comprobante en la PC será diferente al estado que tiene el comprobante en el servidor. Es necesario actualizar el estado en la PC para que concuerde con el estado en el servidor. Para ello, ejecute el programa Actualización del registro de control de transacciones.

Asimismo, puede ejecutar el programa de actualización para identificar todos los comprobantes de la PC que tuvieron errores cuando se copiaron en el servidor. El sistema actualiza el comprobante de la PC con el estado de error del comprobante en el servidor. Después, puede identificar los comprobantes que tienen errores en la PC, modificarlos y volver a cargarlos en el servidor. También puede modificarlos en el servidor.

Opciones de proceso para Actualización de registros de almacenamiento y retransmisión, Depuración y Procesamiento

Depurar Introduzca un 1 para depurar automáticamente las transacciones procesadas desde los archivos en batch. Si lo deja en blanco, las transacciones se indicarán como procesadas y permanecerán en los archivos en batch. 1 - Depurar En blanco - No depurar

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Contabilización de comprobantes

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Contabilización de comprobantes en L/M.

Después de procesar los comprobantes, debe contabilizarlos en el Libro mayor.

Puede contabilizar comprobantes manualmente en el Libro mayor en el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411). De manera alternativa, puede configurar dos opciones de proceso en el informe Procesador de almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch para comprobantes en batch procesados automáticamente después de la contabilización. Para las opciones de proceso para el informe Procesador de almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch (R04110Z2):

• Introduzca un 1 en el campo Aprobación de batches en la ficha Aprobación de batches para configurar automáticamente el estado del batch procesado en Aprobado.

• En la ficha Contabilización automática, introduzca una versión del informe Contabilización en el L/M (R09801) en el campo Versión.

Consulte también Contabilización de batches financieros en la guía Cuentas por pagar.

Modificación de comprobantes contabilizados en la guía Cuentas por pagar.

Trabajo con colas en la guía Fundamentos para obtener información sobre el uso de colas para revisar errores que puedan surgir al contabilizar comprobantes.

Depuración de comprobantes procesados

En el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Depuración de comprobantes de almacenamiento y retransmisión.

Después de contabilizar los comprobantes, debe depurarlos tanto de la PC como de la tabla de batches en el servidor. Cuando ejecuta el programa, la función Sustitución de ubicaciones permite depurar comprobantes en el cliente o el servidor.

Asimismo, puede utilizar una opción de proceso para depurar automáticamente los comprobantes procesados de las tablas en batch al actualizar los registros de control de transacciones.

Cuando depura los comprobantes procesados, el sistema elimina los registros de las siguientes tablas:

• Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1)

• Transacciones de asientos de diario – Archivo en batch (F0911Z1)

• Archivo de control de transacciones (F0041Z1)

Consulte también Depuración de comprobantes procesados en batch en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre las opciones de proceso.

Actualización de los registros de control de transacciones en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre la depuración de transacciones procesadas automáticamente

444

Conversión de comprobantes para procesamiento en batch

El procesamiento de comprobantes en batch es un método para tomar información de un sistema externo al software de J.D. Edwards y convertirla de modo que pueda procesarse como una transacción de J.D. Edwards. Puede cargar comprobantes en batch de fuentes externas como registro de datos en una PC, sistemas de clientes o de terceros o bien, de intercambios electrónicos de datos(EDI). Para ello, debe crear un programa personalizado que proporcione datos adecuados a los campos específicos de las tablas Transacciones de comprobantes - Carga en batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – Archivo de batch (F0911Z1).

Posteriormente, el proceso en batch verifica que la información introducida en estas tablas de transacción (llamadas tablas Z) sea procesada correctamente, convertida y registrada en las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y Libro mayor de cuentas (F0911). Si intenta actualizar las tablas Libro mayor de Cuentas por cobrar (F0411) o Libro mayor de cuentas (F0911) sin utilizar el proceso en batch y los archivos Z, puede afectar la información sobre los comprobantes de J.D. Edwards. Después de que la información de comprobantes externos se convierte a las tablas F0411 y F0911, puede procesarla como una transacción de J.D. Edwards.

Consulte también Configuración de entradas en batch de comprobantes en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre los requisitos de campos y formatos para la conversión de comprobantes y procesos de carga.

Tablas de datos técnicos necesarios para almacenamiento y retransmisión en la guía Implementación de la Arquitectura configurable en red para obtener información sobre las tablas de datos técnicos que debe copiar para el procesamiento de almacenamiento y retransmisión.

Revisiones de comprobantes en batch

Después de convertir los comprobantes en batch, es posible que desee verificar su exactitud antes de procesarlos. Puede revisar los comprobantes en batch antes y después de procesarlos.

La información sobre los comprobantes en batch se almacena en las tablas Transacciones de comprobantes – Carga en batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – Archivo de batch (F0911Z1).

Advertencia

Asegúrese de utilizar el programa adecuado para revisar y corregir los comprobantes. Si empezó con el programa Almacenamiento y retransmisión, debe utilizar el programa Almacenamiento y retransmisión de revisión de comprobantes en batch en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) para revisar y corregir los comprobantes. Si procesa los batches independientemente del programa Almacenamiento y retransmisión, utilice el programa Modificaciones de comprobantes en batch en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311) para revisar y corregir comprobantes.

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Consulte también Seguimiento de objetos de costos en almacenamiento y retransmisión en la guía

Contabilidad avanzada de costos para obtener información sobre la administración de costos de Cuentas por pagar.

► Para revisar información de comprobantes en batch

Después de transferir los comprobantes, puede revisar información específica sobre el batch. Por ejemplo, es posible que desee verificar el número de comprobantes de un batch en una fecha específica.


Si procesa comprobantes en batch, en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311) escoja Modificaciones de comprobantes en batch.

Si transfirió comprobantes del almacenamiento del menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318), escoja Almacenamiento y retransmisión de revisiones de comprobantes en batch.

1. En la pantalla Trabajo con almacenamiento y retransmisión de comprobantes, haga clic en Buscar para mostrar todos los comprobantes en batch o limite el número de comprobantes que se mostrarán al llenar los siguientes campos y haga clic en Buscar:

• Procesados

• Resumir

• Nº de batch

2. Para mostrar comprobantes por fecha, llene los siguientes campos:

• De la fch

• A la fecha

3. Si muestra comprobantes por fecha, haga clic en una de las siguientes opciones para indicar el tipo de fecha que desea mostrar:

• Factura

• L/M

• Transmisión


► Para revisar cada comprobante en batch

Al revisar la información de los comprobantes en batch, es posible que desee verificar la Distribución en el L/M o los detalles de la partida de pago asociados con un comprobante específico.



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Si trabaja con almacenamiento y retransmisión de comprobantes, en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) escoja Almacenamiento y retransmisión de revisión de comprobantes en batch.

1. En la pantalla Trabajo con almacenamiento y transferencia de comprobantes, siga los pasos para revisar la información de comprobantes en batch.


3. En la pantalla Registro de comprobantes - información de pagos, escoja Detalles en el menú Fila para revisar los detalles de una partida de pago del comprobante.

4. Para revisar la Distribución en el L/M del comprobante, escoja Distribución en el L/M en el menú Pantalla en Registro de comprobantes – información de pagos.

Modificación de comprobantes no procesados en batch

Después de cargar los comprobantes de una fuente externa al sistema Cuentas por pagar, es posible que necesite hacerles adiciones o modificaciones antes de procesarlos en modalidad final.

El sistema utiliza los números siguientes para asignar números de documento y batch automáticamente durante el procesamiento final. J.D Edwards recomienda el uso de números siguientes. Sin embargo, para fines de auditoría, J.D. Edwards recomienda utilizar el campo Número de transacción con el número de documento anterior. Si el número asignado ya existe en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411), el sistema emite un mensaje de error.

Cuando añade o corrige los comprobantes en batch, se actualiza la información en las tablas Transacciones de comprobantes - batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – Carga en batch (F0911Z1).

Advertencia

Debe utilizar el programa adecuado para revisar y corregir comprobantes. Si empieza con el programa Almacenamiento y retransmisión, debe utilizar el programa Almacenamiento y retransmisión de revisión de comprobantes en batch en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) para revisar y corregir los comprobantes. Si procesa los batches de manera independiente del programa Almacenamiento y retransmisión, entonces utilice el programa Modificaciones de comprobantes en batch en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311) para revisar y corregir comprobantes.



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Adición de comprobantes a batches

No es posible añadir un comprobante a un batch que haya intentado procesar. Sin embargo, puede crear un nuevo batch y añadirle un comprobante. Generalmente, no es necesario añadir un comprobante a un batch. Una excepción es cuando tiene dificultades para procesar transacciones de un sistema con interfaz. Para detectar y modificar cualquier discrepancia, compare el comprobante introducido manualmente con la factura creada por el sistema de interfaz.

Cuando añade un comprobante a un batch, el sistema crea comprobantes de J.D. Edwards en el Libro mayor de Cuentas por pagar en batch y en el L/M de cuentas en batch. Los comprobantes permanecen en el archivo en batch hasta que se procesan y depuran en la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch.

Debe estar familiarizado con el procedimiento de registro de comprobantes estándar para añadir un comprobante a un batch.

► Para añadir un comprobante a un batch




1. En la pantalla Trabajo con almacenamiento y retransmisión de comprobantes, haga clic en Añadir para tener acceso a Registro de comprobante – información de pagos.

2. En la pantalla Registro de comprobantes-Información de pagos, llene el siguiente campo para añadir un comprobante a un batch existente:

• Nº de batch

Al añadir comprobantes de batch, no necesita introducir el número de un documento. El sistema asigna automáticamente este número al procesarlos. Esto evita que se dupliquen números en el Libro mayor de Cuentas por pagar.

3. Siga los pasos para introducir un comprobante estándar.

Modificación de comprobantes no procesados en batch

Cuando encuentra un error en un comprobante en batch no procesado, puede cambiarlo o eliminarlo. Para corregir la información de transacciones de un comprobante en batch, debe incluir lo siguiente:

• Número de batch

• Número de transacción

• Número de proveedor

• Compañía

Modifique los registros no procesados usando diferentes menús, dependiendo de si utiliza almacenamiento y retransmisión de comprobantes cargados en el servidor de otro programa

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o procesamiento de comprobantes en batch. Si escoge Almacenamiento y retransmisión de comprobantes, también se actualiza el registro de control de transacciones.

Los comprobantes que crea mediante el proceso de almacenamiento y retransmisión tienen registros de control de transacciones. Los comprobantes que carga al servidor provenientes de otro programa no los tienen.

Antes de corregir los comprobantes en batch no procesados, debe familiarizarse con el procedimiento para revisar comprobantes en batch.

► Para corregir un comprobante en batch no procesado




1. Siga los pasos para revisar información de comprobantes en batch.

2. En la pantalla Trabajo con almacenamiento y retransmisión de comprobantes, escoja el comprobante que desea modificar y haga clic en Seleccionar.

3. En la pantalla Registro de comprobantes - Información de pagos, cambie la información en cualquier campo que no sea clave y haga clic en OK.

4. En la pantalla Registro de comprobantes - Distribución en el L/M, cambie la Distribución en el L/M cuando sea necesario.

Cambio, eliminación o anulación de comprobantes

Para eliminar las transacciones procesadas de la tabla temporal de batch, debe depurarlas. Puede configurar una opción de proceso para depurar transacciones en batch procesadas transmitidas correctamente mediante el procesador de comprobantes en batch.

No es posible utilizar la pantalla Trabajo con almacenamiento y retransmisión de comprobantes para cambiar, eliminar o anular comprobantes que el sistema ha procesado en la modalidad final o comprobantes de un periodo contable diferente. Para ello, debe usar la pantalla Registro de comprobantes – información de pagos.

Consulte también Depuración de comprobantes procesados en batch en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre la eliminación de transacciones.

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Procesamiento de comprobantes en batch

Después de convertir, revisar y corregir los comprobantes en batch, puede procesarlos.

Cuando procesa comprobantes en batch, el sistema crea:

• Información sobre comprobantes en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

• Información asociada de distribución de la cuenta en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

• Información sobre pagos en las tablas Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414), si proporciona un número de fecha y pago.

Advertencia

Debe utilizar el programa adecuado para revisar y corregir comprobantes. Si empieza con el programa Almacenamiento y retransmisión, debe utilizar el programa Almacenamiento y retransmisión de revisión de comprobantes en batch en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) para revisar y corregir los comprobantes. Si procesa los batches de manera independiente del programa Almacenamiento y retransmisión, entonces utilice el programa Modificaciones de comprobantes en batch en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311) para revisar y corregir comprobantes.



Procesamiento de la información de transacciones

Después de que el programa personalizado cargue la información de transacciones en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1), ejecute el programa Informe del procesador de comprobantes en batch (R04110Z). La ejecución de este programa procesa la información de la tabla F0911Z1 y la carga en las tablas Libro mayor de cuentas (F0911) y Libro mayor de cuentas (F0911).

Cualquier información adicional que sea necesaria para una transacción terminada se carga de otras fuentes o se calcula a partir de información ya existente. Por ejemplo:

• El número de documento se origina en el programa Modificaciones de números siguientes (P0002).

• El año y periodo fiscales se calculan a partir de la fecha del L/M y del programa Compañías (P0010).

• La explicación sobre la tabla F0911 proviene del nombre alfa del proveedor del número de proveedor.

• El número de la compañía F0911 se asigna según la unidad de negocio de la primera línea de distribución.

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Errores en el procesamiento

Si se produce algún error durante el procesamiento, se registra en el informe de verificación. Puede corregir los errores y volver a procesar el batch. Si existe un error en una de las transacciones en el batch, dicha transacción no se procesa con el resto del batch. Sin embargo, es posible configurar una opción de proceso de modo que si existe un error en la transacción, no se procese ninguno.

Una vez que se ha procesado correctamente el batch, se actualiza el campo VLEDSP y pasa del 0 a 1. Estos registros permanecen en las tablas Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1) hasta que se depuran. Asimismo, puede configurar una opción de proceso para depurar estas tablas automáticamente.

Las siguientes sugerencias facilitan la reducción del número de mensajes de error o la identificación y solución de los mismos:

• Procese inicialmente un número pequeño de registros en un batch. La mayoría de los errores que se producen en un registro también se producen en los demás. Corrija los errores de algunos registros y después siga la misma secuencia de pasos al procesar un número mayor de registros en un batch.

• Lo único que impide el procesamiento de un batch es un error. Los mensajes de advertencia indican sobre eventos fuera de lo normal, pero no impiden el procesamiento. Puede desactivar los mensajes de advertencia mediante una opción de proceso.

• Puede ejecutar la prueba en la modalidad de batch. Sin embargo, la modalidad de prueba no es necesaria ya que tiene la opción de revisar las transacciones antes de contabilizarlas (en cuyo momento podría eliminarlas). Asimismo, cualquier error evita el procesamiento del batch.

• La lectura de los mensajes de error ayuda a identificar la causa y la corrección de errores. Es posible acceder a los mensajes de error y leerlos en el Centro de trabajo en una de las siguientes tres formas:

• En el menú Administración de flujo de trabajo (G02), escoja Centro de trabajo de empleados.

• Configure las preferencias para ver la Barra de salida. A continuación, escoja Informe del procesador de comprobantes en batch en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311) o Almacenamiento y retransmisión de procesamiento de comprobantes en batch en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318). Haga clic con el botón derecho del ratón en el programa en batch que desee y haga clic en Indicar versión. En la pantalla Buscar/examinar, escoja Centro de trabajo en el menú Herramientas de la barra de salida.

• Configure las preferencias para ver la Barra de salida. Después, escoja Trabajo con servidores en el menú Herramientas de administración del sistema (GH9011). En Trabajo con servidores, escoja Centro de trabajo en el menú Herramientas de la barra de salida.

Todos los mensajes de error también se encuentran en el Diccionario de datos donde puede consultar el número de error y revisar el glosario.

• Si hay errores que no pueda solucionar, introduzca manualmente una transacción mediante el programa Trabajo de Maestro de proveedores en batch (P0401Z1) y ejecute el procesamiento correctamente. Después compare las entradas de la tabla de la transacción F0411Z1 introducida manualmente con las entradas de una

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transacción F0411Z1 introducida mediante el Informe del procesador de comprobantes en batch (R04110Z). El comparar las diferencias facilita la búsqueda de discrepancias y la corrección de errores.

Envío de comprobantes para procesamiento en batch


Si trabaja con comprobantes en batch, en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311), escoja Informe del procesador de comprobantes en batch.

Si trabaja con almacenamiento y retransmisión de comprobantes, en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) escoja Almacenamiento y retransmisión de procesamiento de comprobantes en batch.

El sistema solo tiene dos versiones del programa para el procesamiento de Nómina. Son las versiones ZJDE0003 y ZJDE0004.

Puede enviar los comprobantes para procesamiento en modalidad final o de prueba.

En la modalidad de prueba, el sistema:

• Verifica los datos, genera un informe que muestra el número de transacciones incorrectas y crea mensajes de flujo de trabajo. El procesamiento en modalidad de prueba no afecta a los Libros mayores.

• Permite corregir errores desde el mensaje de flujo de trabajo antes de procesarlos en la modalidad final.

En la modalidad final, el sistema:

• Crea comprobantes en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y asientos de diario asociados en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

• Crea pagos en las tablas Documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414), si proporciona un número de fecha y pago.

• Crea información sobre Contabilidad avanzada de costos en la tabla Libro mayor de cuentas (F0911). El sistema realiza esto sólo si el indicador Activación de objetos de costos en la tabla archivo Constantes de administración de costos (F1609) está activo y si un comprobante contiene información de administración de costos.

• Asigna números de documento y de batch si los deja en blanco en la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

• Proporciona información para los campos que deja en blanco.

• Genera un informe que muestra el número de transacciones correctas e incorrectas.

• Crea mensajes de flujo de trabajo.

• Depura los comprobantes que se han procesado (si configura esta opción de proceso).

Antes de comenzar Para comprobantes creados mediante una fuente externa, asegúrese de que todos

los campos de datos tengan valores. El sistema no procesa los comprobantes en batch que tengan valores nulos.

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Verificación de información de comprobantes en batch

Después de procesar comprobantes en batch en la modalidad de prueba, el sistema genera un informe de excepciones que muestra el número de transacciones correctas e incorrectas.

Una alternativa para la revisión del informe de excepciones es ver los mensajes de flujo de trabajo relacionados con los batches. Puede tener acceso a los batches que tienen un error directamente desde los mensajes de error. Esta función permite buscar los problemas y corregirlos de manera interactiva.

Consulte también Envío de órdenes de pago con remesa en la guía Interfaz de datos del Intercambio

electrónico de datos para obtener información sobre el procesamiento EDI de Cuentas por pagar.

Mensaje y colas en la guía Fundamentos para obtener información sobre la visualización de mensajes flujo de trabajo.

Corrección de comprobantes en batch

Si aparecen errores en el informe de excepciones después de procesar los comprobantes en batch en la modalidad de prueba, debe corregirlos antes de procesarlos en modalidad final.

Realice una de las siguientes acciones:

• Corrija los datos en la tabla de batches en la fuente externa y vuelva a transmitir el batch al sistema Cuentas por pagar.

• Busque el comprobante individual en Modficaciones de comprobantes en batch o Almacenamiento y transferencia de comprobantes en batch y cámbielo o elimínelo.

• Busque el comprobante individual en la pantalla Trabajo con almacenamiento y transferencia de comprobantes. Después, acceda a Registro de comprobantes – información de pagos para cambiar o eliminar el comprobante en el servidor.

Si surgieron errores mientras el comprobante estaba en modalidad final, el comprobante aún se puede eliminar o modificar. Para eliminar o modificar un comprobante procesado en modalidad final, utilice la pantalla Registro de comprobantes – información de pagos.

Consulte también Modificación de comprobantes en batch no procesados en la guía Cuentas por pagar

para obtener información sobre la corrección de un comprobante en batch no procesado.

Trabajo con comprobantes estándar en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el cambio o eliminación de comprobantes sin contabilizar.

Procesamiento de pagos manuales en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el cambio y eliminación de pagos manuales.

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Contabilización de comprobantes en batch

En el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411), escoja Contabilización de comprobantes en L/M.

Después de procesar comprobantes en batch, debe contabilizarlos en el Libro mayor.

Puede contabilizar comprobantes manualmente en el Libro mayor en el menú Registro de comprobantes y proveedores (G0411). De manera alternativa, puede configurar dos opciones de proceso en el informe Procesador de almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch (R04110Z2) para comprobantes en batch procesados automáticamente después de la contabilización en el momento del procesamiento.

• Introduzca un 1 en el campo Aprobación de batches en la ficha Aprobación de batches para configurar automáticamente el estado del batch procesado en Aprobado.

• Introduzca una versión del Informe de contabilización en el L/M (R09801) en el campo Versión de la ficha Contabilización automática.

Consulte también Contabilización de batches financieros en la guía Cuentas por pagar para obtener

información sobre la contabilización de batches..

Opciones de proceso para Informe del procesador de comprobantes en batch (R04110Z2)

Procesamiento 1. Introduzca un 1 para procesar la información del batch en Modalidad final. Si lo deja en blanco, el procesamiento en batch se realizará en Modalidad de prueba y no se actualizarán los archivos. 1 - Modalidad final. En blanco - Modalidad de prueba. 2. Introduzca un 1 para permitir el Procesamiento de comprobantes de C/P si no cuadran los registros del L/M en F0911Z1. (Los importes de C/P no son iguales a los importes del L/M). Si lo deja en blanco, no se procesará la transacción cuando no cuadren los importes. 1 - Permitir saldos fuera de balance. 3. Introduzca un 1 para depurar en forma automática las transacciones procesadas del archivo en batch. Si lo deja en blanco, se marcarán las transacciones conforme se vayan procesando y permanecerán en el archivo. 1 - Depurar. En blanco - No depurar. Mensajes 1. Introduzca un 1 para eliminar la creación de mensajes de advertencia del Flujo de trabajo. Si lo deja en blanco, se crearán mensajes de advertencia en el Flujo de trabajo. 1 - Eliminar Advertencia.

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En blanco - No eliminar. 2. Introduzca el ususario que va a recibir los mensajes del Flujo de trabajo. Si lo deja en blanco, el usuario que introdujo la transacción recibirá los mensajes de Flujo de trabajo. Flujo de trabajo Valores predeterminados 1. Introduzca un 1 para pasar por alto el valor predeterminado del código de área fiscal y de explicación fiscal. Si lo deja en blanco, los campos fiscales pasarán automáticamente de los valores predeterminados en las tablas Libro de direcciones y Maestro de unidades de negocio. 1 - Pasar por alto el valor fiscal predeterminado. Versiones MBF 1. Introduzca el número de versión de la opción de proceso Función principal de negocios que se va a usar en el Procesamiento de comprobantes. Si lo deja en blanco, se usará ZJDE0001. Versión 2. Introduzca el número de versión de la opción de proceso Función principal de negocios que se va a usar para el Procesamiento de asientos de diario. Si lo deja en blanco, se usará ZJDE0001. Versión Aprobación de batches 1. Introduzca un 1 si desea configurar como Aprobado el estado del batch de todos los batches creados mediante el Procesador de comprobantes en batch. Esto se haría sin tomar en cuenta las constantes de contabilidad general. Si lo deja en blanco, el estado del batch se configurará según las constantes de contabilidad general. Aprobación de batches Contab autom 1. Introduzca la versión del Programa de contabilización (R09801) que va a ejecutar si desea que los asientos se contabilicen automáticamente en el archivo de saldos de cuenta (F0902) después de haberlos creado. Si deja en blanco esta opción de proceso, no se someterá la contabilización. Versión


Los comprobantes se depuran de las tablas Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1) si la opción de proceso se configura correctamente.

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Depuración de comprobantes procesados en batch


Si trabaja con comprobantes en batch, en el menú Procesamiento de comprobantes en batch (G04311), escoja Depuración de registros de comprobantes en batch.

Si trabaja con almacenamiento y retransmisión de comprobantes, en el menú Almacenamiento y retransmisión de comprobantes (G04318) escoja Depuración de comprobantes de almacenamiento y retransmisión.

Después de revisar, procesar y contabilizar los comprobantes en batch, debe depurarlos. El sistema retiene los comprobantes procesados en la tabla de batch hasta la depuración. Puede depurar comprobantes en batch en cualquiera de las siguientes maneras:

• Configure una opción de proceso para el programa Informe del procesador de comprobantes en batch para depurarlos automáticamente cuando procese los comprobantes en batch en modalidad final.

• Depúrelas como una tarea por separado.

Cuando depura comprobantes en batch, el sistema elimina correctamente todos los comprobantes procesados de las tablas específicas. (Si un comprobante procesado se ha procesado correctamente, el campo EDSP equivale a 1.) Al margen del batch en que se encuentren, los comprobantes procesados se depuran a partir de las siguientes tablas:

• Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1)

• Transacciones de asientos de diario - batch (F0911Z1)

La depuración sólo elimina los comprobantes en batch y no tiene efecto alguno en los comprobantes del Libro mayor de Cuentas por pagar.

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Depuración de registros de Cuentas por pagar

En el menú Operaciones técnicas avanzadas de C/P (G0431), escoja Depuración de registros cerrados de C/P.

Para conservar espacio en el disco del sistema, depure regularmente los registros pagados de C/P. Cuando depure registros de Cuentas por pagar, ejecute un programa en batch que:

• Elimina las transacciones pagadas de las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411), Documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0413) y Detalles de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414) si es que:

• La fecha del Libro mayor de la transacción es anterior o la misma que la del campo A la fecha, configurada en una opción de proceso.

• La cantidad pendiente es cero.

• Elimine la información de resumen de pagos de Cuentas por pagar de la tabla Documentos correspondientes de Cuentas por pagar si la fecha del pago de un registro es anterior o es la misma que la definida en una opción de proceso.

• Elimina todos los documentos que aún no se han pagado. Esto se debe a que el tipo de documento del documento P1 no tiene una fecha en el L/M ni un importe pendiente. Para evitar que esto suceda, utilice la selección de datos para excluir los documentos de tipo P1 y con estado de pago D.

• Copie los registros depurados en las siguientes tablas:

• Depuración - Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411P)

• Depuración - Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413P)

• Depuración - Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414P)

Con el fin de elaborar informes, puede conservar estas tablas en el sistema o copiarlas a otro medio. Si las conserva en el sistema y las depura de nuevo, el sistema añade los registros recién depurados a las tablas ya existentes.

Advertencia

Tenga cuidado de no depurar la información del Libro mayor de Cuentas por pagar que pudiera ser necesaria para otros sistemas, así como Compras.

Responsabilidades del administrador del sistema

El administrador del sistema es responsable de varias tareas relacionadas con la depuración de los registros de Cuentas por pagar:

• Después de depurar los registros de Cuentas por pagar, póngase en contacto con el administrador del sistema para reorganizar los archivos. Esto vuelve a ordenar los registros restantes, aprovecha al máximo el espacio en disco del sistema, aumenta la velocidad de procesamiento del sistema y actualiza los índices de la tabla.

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• Al depurar los registros de Cuentas por pagar, el sistema no depura los asientos de diario asociados. Comuníquese con el administrador del sistema para desarrollar un plan de depuración de la tabla Libro mayor de cuentas (F0911).

• Para eliminar del sistema las tablas de los registros depurados, comuníquese con el administrador de la base de datos.

Antes de comenzar Haga una copia de seguridad de las tablas Libro mayor de Cuentas por pagar

(F0411), Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar (F0414).

Actualice los importes de comprobantes del año a la fecha.

Opciones de proceso para Depuración de registros cerrados de Cuentas por pagar (R04800)

A la fecha 1. Introduzca un valor en el campo Depuración del L/M a la fecha. Depuración a la fecha

Selección y secuencia de datos de Depuración de registros cerrados de C/P (R04800)

Selección de datos

Para evitar que el sistema depure comprobantes recurrentes, configure el campo Número de pagos para que sea igual a (EQ) CERO.

Para evitar que el sistema depure documentos que aún no se han pagado, excluya los documentos de tipo P1 y con estado de pago D.

Secuencia de datos

Para evitar resultados inesperados durante la depuración, no debe cambiar la siguiente secuencia de datos:




Una vez finalizado el proceso de depuración, defragmente la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) y vuelva a generar los índices de las tablas. Comuníquese con el administrador de la base de datos para obtener más información sobre este proceso.

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Configuración de registro de comprobantes en batch

Para copiar correctamente los registros de comprobantes en batch procedentes de fuentes externas, como registros de datos en PC, de sistemas de clientes o terceros, o del intercambio electrónico de datos (EDI), debe crear un programa personalizado que proporciones los datos adecuados para los campos de las tablas Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – archivo de batch(F0911Z1).

Algunos campos son obligatorios para el proceso básico de carga de comprobantes. Los campos adicionales de descuento, impuesto e información de pagos están disponibles para incluir más detalles del comprobante en la carga. Existen otros campos que no se consideran o están reservados para los usuarios.

Si utiliza el sistema Soluciones de rentabilidad empresarial, debe proporcionar además datos para los campos de la tabla Transacciones de asientos de diario - archivo de etiquetas en batch (F0911Z1T).

Este apéndice incluye los siguientes temas:

• Campos obligatorios de las tablas F0411Z1 y F0911Z1.

• Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de descuentos.

• Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de la información fiscal.

• Consideraciones fiscales para la actualización de la tabla F0911Z1.

• Campo obligatorio para el procesamiento de pagos.

• Campos opcionales para el procesamiento de comprobantes en batch.

• Campos que el sistema no considera para el procesamiento de comprobantes.

• Campos reservados para usuarios.

• Campos obligatorios si se utiliza el sistema Soluciones de rentabilidad empresarial.

Consulte también Procesamiento de facturas y comprobantes en batch con impuestos en la guía

Referencia de impuestos para obtener información sobre el procesamiento de comprobantes con impuestos.

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Campos obligatorios de Transacciones de comprobantes

Los siguientes campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1) son obligatorios para el procesamiento de comprobantes en batch.

Nombre del campo

Alias Tipo Longitud Definición

EDI -

ID del usuario

VLEDUS Alfa 10 Es un número de identificación definido por el usuario. Introduzca la identificación del usuario que ejecuta el proceso o de la persona que recibe los mensajes en el Centro de trabajo. Este campo, junto con el número de transacción (VLEDTN), el número de batch (VLEDBT) y el número de línea (VLEDLN), identifica de manera única a un comprobante específico.

EDI - Número de transacción

VLEDTN Alfa 22 Este valor, junto con el número de línea (VLEDLN), identifica cada transacción. Cada número de una nueva transacción indica un comprobante nuevo. No puede tener más de una transacción con el mismo número en un batch, a menos que el número de la línea sea diferente. Este campo generalmente contiene el número de documento del sistema origen de manera que la transacción se pueda identificar fácilmente.

EDI - Número de línea

VLEDLN Número 7 Este campo se utiliza junto con el número de transacción (VLEDTN) para identificar cada partida de pago del comprobante. Si una transacción sólo tiene una partida de pago, puede dejar este campo en blanco.

EDI - Procesado correctamente

VLEDSP Alfa 1 Deje el campo en blanco. El sistema llena este campo para indicar si la transacción fue procesada correctamente mediante el procesor en batch. El espacio en blanco o 0 (cero) indica que la transacción no fue procesada o se procesó con errores. Después de que la transacción se ha procesado correctamente, el sistema cambia el valor del campo a 1.

EDI - Acción de la transacción

VLEDTC Alfa 1 Para transacciones que van a procesarse, el valor en este campo debe ser A. Ningún otro valor es admisible.

EDI - Tipo de transacción

VLEDTR Alfa 1 Es un código que identifica un tipo de transacción en particular. El tipo de transacciones de los comprobantes deber ser V.

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EDI - Número de batch

VLEDBT Alfa 15 Este valor, junto con el número de transacción (VLEDTN), la identificación del usuario (VLEDUS) y el número de línea (VLEDLN), identifica de manera única a una transacción en un batch específico. Este campo también funciona como separador de niveles y genera la asignación de un nuevo número de batch de J.D. Edwards cada vez que cambia el valor. Para mejorar el rendimiento, procese un número de batch para cada grupo de transacciones procesadas a la vez.

Número de dirección

VLAN8 Número 8 Es un número que identifica una entrada en la tabla Maestro del Libro de direcciones (F0101). Utilice este número para identificar el proveedor asociado con la transacción del comprobante.

Fecha del L/M VLDGJ Fecha 6 Introduzca la fecha del L/M en el formato admitido por la base de datos. Algunas bases de datos permiten introducir la fecha en un formato de fecha gregoriana (mmddaa), mientras que otras requieren un formato de fecha juliana.

El formato de fecha juliana es saaddd (donde c = siglo). Introduzca 0 (cero) para las transacciones en el siglo 20 e introduzca 1 para las transacciones en el siglo 21. Por ejemplo, la fecha 6/1/99 corresponde a la fecha juliana 099152 y la fecha 6/01/00 corresponde a la fecha juliana 100153 (debido a que el año 2000 es bisiesto por el 2/29/00).

También puede dejar este campo en blanco y llenar los campos VLDGM (mm), VLDGD (dd), VLDGY (yy), VLDG# (cc) en el formato mes/día/año/siglo. Introduzca el prefijo del año en el campo Siglo (VLDG#). Por ejemplo, introduzca 19 para 1999 o introduzca 20 para 2005.

Compañía VLCO Alfa 5 Es un número que identifica la organización a la cual pertenece el comprobante. Este número debe existir en la tabla Constantes de la compañía (F0010) y debe identificar una entidad de elaboración de informes que tenga un balance general completo.

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Compensación del L/M

VLGLC Alfa 4 El valor de este campo junto con el número de la compañía (VLCO) determina la cuenta comercial de C/P (compensación) para la que contabiliza las transacciones. La cuenta establecida en la instrucción PCyyyy de ICA (donde yyyy = al valor en el campo Compensación del L/M) se utiliza en el proceso de contabilización. Puede establecer la ICA de cada compañía o para cada compañía 00000 (como predeterminada).

No necesita llenar este campo, a menos que desee dirigir varias transacciones a diferentes cuentas de compensación.

Importe bruto VLAG Número 15 Introduzca el importe de transacción en el formato admitido por la base de datos. Algunas bases de datos aceptan un identificador decimal mientras que otras no.

Si introduce la transacción en moneda extranjera (Tipo de moneda F), deje este campo en blanco y en su lugar utilice el campo Importe en moneda (VLACR).

Si procesa las transacciones utilizando el tipo de moneda 3, llene los campos Importe bruto e Importe en moneda.

Cuenta bancaria del L/M

VLGLBA Número 8 Si deja este campo en blanco, el sistema utiliza la configuración de la cuenta en la instrucción PB de la ICA para la compañía especificada. Si no encuentra la instrucción de la ICA de la compañía, se usa la ICA de la compañía 00000.

Asimismo, puede introducir la identificación (GMAID) de la cuenta bancaria de donde se deberá pagar el comprobante. La identificación de la cuenta se encuentra en la tabla Maestro de cuentas (F0901).

Unidad de negocio

VLMCU Alfa 12 El valor que introduce en este campo debe existir en la tabla Maestro de unidades de negocio (F0006). Si deja este campo en blanco, el sistema utiliza el valor del campo Unidad de negocio de seguridad (MCU) en el registro del Libro de direcciones del proveedor.

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Campos obligatorios de Transacciones de asientos de diario

Los siguientes campos de la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1) son obligatorios para el procesamiento de comprobantes en batch.

Esta tabla sólo señala los campos obligatorios en los que debe introducir información. El sistema llena el resto de los campos basándose en la información sobre la transacción que existe en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1).

Para obtener más información sobre los campos opcionales de la tabla Transacciones de asientos de diario –archivo de batch (F0911Z1), consulte Configuración de registro de batch de asientos de diario en la guía Contabilidad general.

Nombre del campo Alias Tipo Longitud Definición

EDI - ID de usuario

VNEDUS Alfa 10 Los valores introducidos en estos campos deben coincidir exactamente con los valores de los respectivos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).


VNEDTN Alfa 22 Los valores introducidos en estos campos deben coincidir exactamente con los valores de los respectivos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

EDI - Procesado correctamente

VNEDSP Alfa 1 Los valores introducidos en estos campos deben coincidir exactamente con los valores de los respectivos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

EDI - Acción de la transacción

VNEDTC Alfa 1 Los valores introducidos en estos campos deben coincidir exactamente con los valores de los respectivos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

EDI - Tipo de transacción

VNEDTR Alfa 1 Los valores introducidos en estos campos deben coincidir exactamente con los valores de los respectivos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).


VNEDBT Alfa 15 Los valores introducidos en estos campos deben coincidir exactamente con los valores de los respectivos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

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VNEDLN Número 7 Este campo aumenta por cada línea que contenga la distribución de cuenta del comprobante. Por ejemplo, si un comprobante tiene 10 líneas de distribución de la cuenta, el número de línea inicia con 1 y va aumentado por cada línea. Mientras el número de transacción (VLEDTN) sea el mismo, todas las líneas de la distribución de la cuenta del comprobante se procesan juntas.

Compañía del documento

VNKCO Alfa 5 J.D. Edwards recomienda que deje estos campos en blanco en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1).

Si llena estos campos en la tabla F0411Z1, debe introducir los mismos valores en los campos correspondientes en la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1).

Tipo de documento

VNDCT Alfa 2 J.D. Edwards recomienda que deje estos campos en blanco en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1).



VNDOC Número 8 J.D. Edwards recomienda que deje estos campos en blanco en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1).


Número de batch VNICU Número 8 J.D. Edwards recomienda que deje estos campos en blanco en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1).


Tipo de batch VNICUT Alfa 1 J.D. Edwards recomienda que deje estos campos en blanco en la tabla Transacciones de comprobantes – carga de batch (F0411Z1).


464

Fecha en el L/M VNDGJ Fecha 6 Introduzca el mismo valor utilizado en el campo correspondiente en la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

Número de cuenta

VNANI Número 29 Introduzca el número de cuenta en el formato BU.OBJ.SUB.

Modalidad de la cuenta

VNAM Número 1 Introduzca 2 en este campo para que corresponda con el número de cuenta introducido en el campo Número de cuenta (VNANI).

Tipo de Libro mayor

VNLT Alfa 2 Introduzca AA en este campo. Configure este valor en la lista de UDC 09/LT (Tipos de L/M).

Importe VNAA Número 15 Introduzca el importe que corresponde al número de cuenta introducido. Utilice un formato admitido por la base de datos. Algunas bases de datos admiten un identificador decimal mientras que otras no.

Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de descuentos

Los siguientes campos en la tabla Transacciones de comprobantes –carga en batch (F0411Z1) son obligatorios para el procesamiento de descuentos de comprobantes además de los campos enunciados en las tablas 1 y 2.


Descuento disponible

VLADSC Número 15 Introduzca el importe de descuento en un formato admitido por la base de datos. Algunas bases de datos admiten un identificador decimal mientras que otras no. Si introduce un importe de descuento, también debe introducir una fecha de vencimiento del importe neto (VLDDNJ).

Si deja este campo en blanco, el sistema calcula el importe de descuento y la fecha de vencimiento del mismo basándose en el valor del campo Código de condiciones de pago (VLPTC). Si el campo Código de condiciones de pago está en blanco y el proveedor tiene una condición de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401), el sistema utiliza la condición de pago de la tabla Maestro de proveedores (F0401) para calcular el importe del descuento y la fecha de vencimiento.

No es posible introducir el valor en este campo como un porcentaje. Por ejemplo, si usa la moneda USD e introduce un valor de .05, el sistema leerá esta información como 5 centavos

465

de descuento.

Código de condiciones de pago

VLPTC Alfa 3 El valor que introdujo en este campo es validado contra un registro en el archivo Condiciones de pago (F0014). Si la condición de pago se define para calcular un descuento, los campos descuento disponible (VLADSC), fecha de vencimiento de descuento (VLDDNJ) y de fecha de vencimiento del importe neto (VLDDJ) en la tabla Maestro de proveedores (F0401) se actualizarán debidamente.

Si deja este campo en blanco y el proveedor tiene una condición de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401), el sistema utiliza la condición de pago de la tabla Maestro de proveedores (F0401) para determinar el descuento y la fecha de vencimiento del mismo.

Fecha de vencimiento del importe neto

VLDDJ Fecha 6 Este campo identifica la fecha de vencimiento del comprobante, al margen de si existe un descuento. Si llena el campo Código de condiciones de pago (VLPTC), el sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento cuando se procesa el comprobante. Si deja el código Condiciones de pago en blanco y el proveedor tiene una condición de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401), el sistema utiliza la condición de pago de la tabla Maestro de proveedores (F0401) para determinar la fecha de vencimiento del importe neto (VLDDJ).

Si no utiliza una condición de pago, introduzca la fecha de vencimiento del importe neto en un formato admitido por la base de datos. Consulte la información sobre la fecha del L/M (VLDGJ) para obtener más información.

Asimismo, puede dejar este campo en blanco y llenar los campos VLDDM (mm), VLDDD (dd), VLDDY (yy), y VLDD# (cc) en el formato mes/día/año/siglo. Introduzca el prefijo del año en el campo Siglo (VLDD#). Por ejemplo introduzca 19 para 1999 y 20 para 2005.

Fecha de vencimiento de descuento

VLDDNJ Fecha 6 Este campo identifica la fecha hasta la que se puede hacer un descuento cuando se emite el pago. Cuando se procesan los comprobantes, este campo se llena automáticamente según la definición de la condición de pago. Si deja el código Condiciones de pago en blanco (VLPTC) y el proveedor tiene una condición de pago en la tabla Maestro de proveedores (F0401), el sistema utiliza la condición de pago de la tabla Maestro de proveedores (F0401) para determinar los campos Descuento disponible (VLADSC), Fecha de

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vencimiento de descuento (VLDDNJ) y Fecha de vencimiento del importe neto (VLDDJ).

Si no usa una condición de pago, pero utiliza el descuento disponible, introduzca una fecha en el formato admitido por la base de datos. Consulte la información de la fecha del L/M (VLDGJ) en la tabla 1 para obtener más información.

Asimismo, puede dejar este campo en blanco y llenar los campos VLDDNM (mm), VLDDND (dd), VLDDNY (yy) y VLDDN# (cc) en el formato mes/día/año/siglo. Introduzca el prefijo del año en el campo Siglo (VLDDN#). Por ejemplo, introduzca 19 para 1999 y 20 para 2005.

Indicador del manejo de descuentos del archivo del batch

VLEDDH Alfa 1 Introduzca un 1 en este campo para procesar los comprobantes con descuentos.

Descuento aplicado

VLADSA Número 15 Deje este campo en blanco. Este campo se actualiza en la tabla Maestro de proveedores (F0411) cuando se emite el pago y se aplica el descuento.

Campos obligatorios adicionales para el procesamiento de pagos

El siguiente campo es obligatorio para el procesamiento de pagos en Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1).

Puede procesar comprobantes pagados para el proceso de carga si estos comprobantes cumplen dos condiciones de pago. Primero, sólo se permite un pago por comprobante. Segundo, el importe de pago debe ser por el importe total del comprobante.

La información sobre los pagos se actualiza en las tablas Documento correspondiente de Cuentas por pagar (F0413) y Detalle de documentos correspondientes de Cuentas por pagar.(F0414).


Número de documento correspondiente

VLDOCM Número 8 Para procesar un comprobante pagado, llene este campo con el número de cheque con el que se liquidó el comprobante.

467

Campos opcionales para el procesamiento de comprobantes en batch

Los siguiente campos en Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1) son opcionales para el procesamiento de comprobantes y se utilizan con las tablas 1 y 2. Además, puede utilizar los campos para proporcionar información adicional sobre los comprobantes.

J.D. Edwards recomienda dejar campos específicos en blanco para que el sistema introduzca los valores.

Nombre del campo

Alias Tipo Longitud Definición

EDI - Líneas de detalle procesadas

VLEDDL Número 5 Es el número de líneas de detalle incluidas en una transacción específica. Este campo es sólo para fines de verificación por parte del usuario.


VLDOC Número 8 El número que identifica la transacción en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Si deja este campo en blanco, el sistema utilizará los números siguientes del sistema 04 para generar un número de documento.

Si introduce un valor en este campo, el valor no puede existir en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) o la transacción se considerará duplicada y no se procesa. Si introduce un valor en este campo, debe introducir el mismo valor en el campo correspondiente en la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1).

J.D. Edwards recomienda dejar este campo en blanco.

Tipo de documento

VLDCT Alfa 2 Es un código que define el tipo de transacción. Si deja este campo en blanco, el valor está determinado por las opciones de proceso del Maestro de funciones de negocio de registro de comprobantes. (P0400047).

Si introduce un valor en este campo, el valor debe existir en las tablas definidas por el usuario 00/DT (Tipo de documento - todos los documentos) y 00/DV (Tipo de documento - sólo comprobantes). Si introduce un valor en este campo, debe introducir el mismo valor en el campo correspondiente en la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1).

J.D. Edwards recomienda dejar este campo en

468

blanco.

Compañía del documento

VLKCO Alfa 5 Es un código que identifica la compañía de la transacción. Este campo sólo se utiliza para diferenciar los números de transacción por compañía. Si deja este campo en blanco, el sistema utiliza el valor introducido en el campo Compañía (VLCO).

Si introduce un valor en este campo, dicho valor debe existir en la tabla Constantes de la compañía (F0010). Todo valor introducido en este campo también debe introducirse en el campo correspondiente en la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0911Z1).


Partida de pago del documento

VLSFX Alfa 3 Es un código que indica el número de partida de pago del comprobante. Si deja este campo en blanco, el sistema asigna la partida de pago que comienza con 001. Utilice el campo Número de línea (VLEDLN) para designar transacciones con varias partidas de pago.

Si el número de transacción (VLEDLN) y la combinación del número de línea (VLEDLN) están duplicados, la siguiente y todas las transacciones subsecuentes serán ignoradas, al margen de si se utiliza o no la partida de pago.

Nº de extensión de la partida de pago

VLSFXE Número 2 Deje este campo en blanco. Este campo se actualiza por medio de otros sistemas que procesan registros en la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Tipo de documentos de ajustes

VLDCTA Alfa 2 Deje este campo en blanco. Este campo se actualiza cuando los comprobantes son cambiados o anulados.

Nº de dirección del beneficiario

VLPYE Número 8 Llene este campo si se le va a pagar a alguien además del proveedor. El valor introducido en este campo debe existir en la tabla Maestro del Libro de direcciones (F0101).

Número de dirección del autorizador

VLSNTO Número 8 Este es el número del Libro de direcciones de la persona que está autorizada para aprobar un comprobante de pago. Se utiliza junto con la aprobación del beneficiario y su campo debe tener un valor.

Fecha de factura VLDIVJ Fecha 6 Introduzca la factura en el formato admitido por l b d d

469

la base de datos.

Si deja este campo en blanco, el sistema utiliza el valor de la fecha en el L/M. Consulte la información de la fecha en el L/M (VLDGJ) en la tabla 1 para obtener ejemplos.

Asimismo, puede dejar este campo en blanco y llenar los campos VLDIVM (mm), VLDIVD (dd), VLDIVY (yy) Y VLDIV# (cc) en el formato mes/fecha/año/siglo. Introduzca el prefijo del año en el campo Siglo (VLDIV#). Por ejemplo, introduzca 19 para 1999 y 20 para 2005.

Año fiscal VLFY Número 2 J. D. Edwards recomienda dejar estos campos en blanco. El sistema introducirá los valores en ellos basándose en la Fecha en el L/M y en la compañía.

Siglo VLCTRY Número 2 J. D. Edwards recomienda dejar estos campos en blanco. El sistema introducirá los valores en ellos basándose en la Fecha en el L/M y en la compañía.

Número del periodo

VLPN Número 2 J. D. Edwards recomienda dejar estos campos en blanco. El sistema introducirá los valores en ellos basándose en la Fecha en el L/M y en la compañía.

Número de batch VLICU Número 8 Es un número que se utiliza para agrupar comprobante procesados simultáneamente. Si deja este campo en blanco, el sistema utilizará los números siguientes del sistema 00 para generar un número de batch.


Tipo de batch VLICUT Alfa 2 Es un código que designa el tipo de transacción que se procesa, como factura, comprobante, etcétera. Si llena este campo, introduzca V (comprobante). Si deja este campo en blanco, el sistema introducirá una V en el campo al procesar los comprobantes.

Fecha del batch VLDICJ Fecha 6 Introduzca la fecha del batch. Si deja este campo en blanco, el sistema utiliza la fecha en que se ejecuta el programa de proceso en batch. Si llena este campo, introduzca la fecha en un formato admitido por la base de datos. Consulte la definición del campo de la fecha en el L/M (VLDGJ) en la tabla 1 para obtener más información.

Asimismo, puede dejar este campo en blanco e introducir la información correspondiente en los

470

campos, VLDICM (mm), VLDICD (dd), VLDICY (yy), VLDIC# (cc) en el formato mes/día/año/siglo. Introduzca el prefijo del año en el campo Siglo (VLDIC#). Por ejemplo, introduzca 19 para 1999 o introduzca 20 para 2005.

Asientos de diario saldados

VLBALJ Alfa 1 J.D. Edwards recomienda dejar este campo en blanco.

Este campo indica si los importes de los asientos de diario asociados con la transacción cuadran con el importe bruto del comprobante.

Código de estado de pago

VLPST Alfa 1 Este campo indica si el campo está pendiente, pagado o en retención. El valor de este campo debe existir en los códigos definidos por el usuario 00/PS (Estado de pago).

Si deja este campo en blanco, el sistema llena el campo de acuerdo con el valor de la opción de proceso del Maestro de funciones de negocios de comprobantes. (P0400047). Si no asignó ningún valor en la opción de proceso, se usará el valor predeterminado de la partida del diccionario de datos PST.

Importe pendiente VLAAP Número 15 J.D. Edwards recomienda dejar este campo en blanco.

El sistema actualiza automáticamente el campo Importe pendiente (VLAPP), con el valor asignado en el campo Importe bruto (VLAG). Esta aplicación no admite el procesamiento parcial de comprobantes pagados. Si introduce un valor en este campo, recibirá un mensaje de error y la transacción no será procesada.

Código de contabilización del L/M

VLPOST Alfa 1 Deje este campo en blanco. Ejecute el programa de contabilización (R09801) para actualizar este campo.

Si anteriormente procesó datos históricos, como un asiento de diario creando una transacción en la tabla Transacciones de asientos de diario en batch (F0911Z1) y utilizando la cuenta comercial de C/P como la cuenta de distribución en el L/M, , según lo recomienda J.D. Edwards. Entonces, cuando la transacción se contabilice, la contabilidad no se afectará.

Si procesa transacciones de comprobantes contabilizadas fuera de balance (es decir, sin la información correspondiente de la tabla Transacciones de asientos de diario – archivo de batch F0911Z1), introduzca D en este

471

campo. Sin embargo, al hacerlo de esta forma, afectará la capacidad de anular estas transacciones en el futuro y creará discrepancias en los informes de integridad de batch de C/P.

Cuenta objeto VLOBJ Alfa 6 Se traslada cualquier valor introducido en este campo. El sistema no valida este campo.

Cuenta auxiliar VLSUB Alfa 8 Se traslada cualquier valor introducido en este campo. El sistema no valida este campo.

Tipo de Libro mayor auxiliar

VLSBLT Alfa 1 Se traslada cualquier valor introducido en este campo. El sistema no valida este campo.

Libro mayor auxiliar

VLSBL Alfa 8 Se traslada cualquier valor introducido en este campo. El sistema no valida este campo.

Indicador de anulado

VLVOD Alfa 1 Deje este campo en blanco. Se actualizará cuando se anule un comprobante.

Compañía del documento (orden original)

VLODOC Alfa 8 Todo valor introducido en estos campos se traslada a la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). No se validan estos campos.

Si deja estos campos en blanco, el sistema los actualiza con los valores asignados en los campos Número de documento, Tipo de documento y Compañía del documento de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Tipo de documento - original

VLODCT Alfa 2 Cualquier valor que introduzca en estos campos son trasladados a la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Estos campos no son validados.

Si deja estos campos en blanco, el sistema los actualiza con los valores asignados en los campos Número de documento, Tipo de documento y compañía del documento de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411).

Documento original

VLOKCO Alfa 5 Todo valor introducido en estos campos se traslada a la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Estos campos no son validados.


472

Partida de pago del documento original

VLOSFX Alfa 3 Todo valor introducido en estos campos se traslada a la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411). Estos campos no son validados.


Código del manejo del pago

VLCRC Alfa 3 Este campo se usa para separar los comprobantes para el procesamiento de pagos o para proporcionar información adicional. Introduzca un valor que exista en UDC 00/HC (Código de manejo especial).

Nº de factura del proveedor

VLVINV Alfa 25 Introduzca el número de factura en este campo. Todo valor introducido en este campo se traslada al registro de la tabla Maestro de proveedores (F0411) correspondiente. No se valida este campo.

Compañía del documento (orden de compra)

VLPKCO Alfa 5 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Orden de compra VLPO Alfa 8 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Tipo de documento - orden de compra

VLPDCT Alfa 2 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Número de línea VLLNID Número 6 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Sufijo de la orden VLSFXO Alfa 3 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Referencia VLVR01 Alfa 25 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

473

Unidad VLUNIT Alfa 8 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Unidad de negocio 2

VLMCU2 Alfa 12 Todo valor introducido en estos campos se traslada al registro de la tabla Libro mayor de Cuentas por pagar (F0411) correspondiente. Estos campos no son validados.

Nombre - observación

VLRMK Alfa 30 Use este campo para explicar la partida de pago de un comprobante. Dependiendo de cómo estén configuradas las opciones de proceso, este campo puede imprimirse en el cheque de C/P.

Frecuencia - Recurrente

VLRF Alfa 2 Llene estos campos sólo si el comprobante es un comprobante recurrente que se va a reciclar. Los documentos generados con la información recurrente tienen el tipo de documento RR. El valor introducido en el campo Frecuencia de recurrencia debe existir en UDC H00/RF (Frecuencia recurrente).

El número de pagos corresponde al número de veces que se recicla el comprobante. Si el número de pago es igual a 1, no se genera ningún comprobante.

Frecuencia de repetición de número de pagos

VLDRF Número 3 Llene estos campos sólo si el comprobante es un comprobante recurrente que se va a reciclar. Los documentos generados con la información recurrente tienen el tipo de documento RR. El valor introducido en el campo Frecuencia de recurrencia debe existir en UDC H00/RF (Frecuencia recurrente).

El número de pagos corresponde al número de veces que el comprobante se reciclará. Si el número de pago es igual a 1, no se genera ningún comprobante.

Unidades VLU Número 15 Se traslada todo valor introducido en este campo. El sistema no lo valida.

Unidad de medida VLUM Alfa 2 Este campo describe el tipo de unidades. El valor introducido debe existir en UDC 00/UM (Unidad de medida).

Instrumento de pago

VLRYIN Alfa 1 Todo valor introducido en este campo debe existir en UDC 00/PY (Instrumento de pago). Si deja este campo en blanco, el sistema lo actualiza con el valor correspondiente de la tabla Maestro de proveedores (F0401) cuando

474

se procesa el comprobante.

Código de categoría - Libro de direcciones 7

VLAC07 Alfa 3 Este campo se utiliza para procesar las declaraciones 1099. Todo valor introducido debe coincidir con los valores correspondientes de la declaración 1099.

El valor introducido en este campo debe existir en UDC 01/07.

Indicador para 1099

VLTNN Alfa 1 Si introduce un 1 en este campo, el comprobante se procesa para la declaración 1099. Sin embargo, no tiene que introducir información en este campo para el procesamiento de la declaración 1099.

Número de partida corto

VLITM Número 8 Este es el número de partida del inventario. Se traslada todo valor introducido en este campo. El sistema no valida valores de este campo.

Emisor de la transacción

VLTORG Alfa 10 Estos campos deben dejarse en blanco. El sistema los actualiza cuando se procesa la transacción.

ID del usuario VLUSER Alfa 10 Estos campos deben dejarse en blanco. El sistema los actualiza cuando se procesa la transacción.

Identificación del programa

VLPID Alfa 10 Estos campos deben dejarse en blanco. El sistema los actualiza cuando se procesa la transacción.

Fecha de actualización

VLUPMJ Fecha 6 Estos campos deben dejarse en blanco. El sistema los actualiza cuando se procesa la transacción.

Hora de la última actualización

VLUPMT Número 6 Estos campos deben dejarse en blanco. El sistema los actualiza cuando se procesa la transacción.

ID de la estación de trabajo

VLJOBN Alfa 10 Estos campos deben dejarse en blanco. El sistema los actualiza cuando se procesa la transacción.

475

Campos omitidos

Estos campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1) son omitidos por el sistema.


Tipo de registro VLEDTY Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Secuencia de registro VLEDSQ Número 2 El sistema no considera estos campos.

EDI - Tipo de documento VLEDCT Alfa 2 El sistema no considera estos campos.

EDI - formato del grupo de transacciones

VLEDTS Alfa 6 El sistema no considera estos campos.

EDI - Formato de traducción VLEDFT Alfa 10 El sistema no considera estos campos.

EDI - Fecha de transmisión VLEDDT Fecha 6 El sistema no considera estos campos.

EDI - Indicador de envío/recepción VLEDER Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Registro del L/M para creación de archivos en batch

VLEDGL Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Nº de dirección del usuario VLEDAN Número 8 El sistema no considera estos campos.

Identificación de la cuenta VLAID2 Alfa 8 El sistema no considera estos campos.

Identificación corta de tránsito bancario VLBAID Número 8 El sistema no considera estos campos.

Número de secuencia - operaciones VLOPSQ Número 5 El sistema no considera estos campos.

Campo Control/Estado de cuenta VLCTL Alfa 13 El sistema no considera estos campos.

Partida cerrada - procesamiento al cierre

VLFNLP Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Tasa/zona fiscal 3- retención VLTXA3 Alfa 10 El sistema no considera estos campos.

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Código de explicación fiscal 3 - retención

VLEXR3 Alfa 2 El sistema no considera estos campos.

Código de C/C - C/P diversas 1 VLRP1 Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Código de C/C - C/P diversas 2 VLRP2 Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Códigos regulares de recibos de caja de C/C - C/P/Facturas

VLRP3 Alfa 1 El sistema no considera estos campos.

Tasa de conversión histórica de monedas

VLHCRR Número 15 El sistema no considera estos campos.

Fecha histórica juliana VLHDGJ Fecha 6 El sistema no considera estos campos.

Fecha histórica - MO VLHDGM Número 2 El sistema no considera estos campos.

Fecha histórica - DA VLHDGD Número 2 El sistema no considera estos campos.

Fecha histórica - YR VLHDGY Número 2 El sistema no considera estos campos.

Fecha histórica - CTRY VLHDG# Número 2 El sistema no considera estos campos.

Campos reservados para usuarios

Los siguientes campos de la tabla Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1) están reservados para los usuarios. Estos campos no son actualizados por ningún programa de J.D. Edwards ni se muestran en ninguna pantalla del sistema Cuentas por pagar.


Código reservado para el usuario

VLURC1 Alfa 3 Registra cualquier valor alfanumérico de hasta tres caracteres de longitud.

Fecha reservada para el usuario

VLURDT Fecha 6 Introduzca cualquier fecha en este campo. Utilice un formato admitido por la base de datos.

Consulte la información de la fecha en el L/M (VLDGJ) en la tabla 1 para obtener más información.

Importe reservado l i

VLURAT Número 15 Introduzca cualquier importe en este campo. U ili f d i id l b d

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para el usuario Utilice un formato admitido por la base de datos.

Número reservado para el usuario

VLURAB Número 8 Introduzca cualquier número de hasta ocho dígitos de longitud.

Referencia reservada para el usuario

VLURRF Alfa 15 Introduzca cualquier valor alfanumérico de hasta 15 caracteres de longitud.

Campos obligatorios del sistema Contabilidad avanzada de costos

Si utiliza el sistema Contabilidad avanzada de costos (sistema 16), debe además proporcionar datos para los campos de la tabla Transacciones de asientos de diario - Archivo de etiquetas en batch (F0911Z1T). El sistema procesa estos campos y los traslada a la tabla Archivo de etiquetas del Libro mayor de cuentas (F0911T). Si no utiliza el sistema Contabilidad avanzada de costos, no es necesario llenar ningún campo de la tabla Transacciones de asientos de diario - Archivo de etiquetas en batch (F0911Z1T).


EDI - ID de usuario

VNEDUS Alfa 10

Los valores introducidos en estos campos deben coincidir con los valores introducidos en los campos correspondientes en las tablas Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario archivo de batch (F0911Z1).


VNEDTN Alfa 22

Los valores introducidos en estos campos deben coincidir con los valores introducidos en los campos correspondientes en las tablas Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario - archivo de batch (F0911Z1).


VNEDBT Alfa 15



VNEDLN Número 7


Tipo de objeto de VNABT1 Alfa 1 Introduzca hasta cuatro tipos de objetos de

478

costos 1-4 VNABT2 VNABT3 VNABT4

costo. El sistema utiliza estos campos para editar los valores introducidos en los campos Objetos de costo correspondientes (VNABR1 - VNABR4). Si introduce un valor en uno de los campos Tipo de objetos de costo, debe introducir un valor en el campo Objeto de costo correspondiente. Los valores en los campos Tipo de objetos de costo deben existir en la tabla Tipos de objetos de costo (F1620).

Objeto de costos 1-4

VNABR1 VNABR2 VNABR3 VNABR4

Alfa 12

Introduzca hasta cuatro tipos de objetos de costo. El valor en cada campo Objeto de costo debe conformarse con las reglas de edición del tipo de objeto de costo correspondiente (VNABT1 - VNABT4).

Código de contabilización 1-10

VNPM01 - VNPM10

Alfa 1 Deje estos campos en blanco.

Número de partida

VNITM Número 8 Si introduce un valor en este campo, el sistema lo valida con la tabla Maestro de artículos (F4101).

479

Catálogo de cuentas de capacitación

Estructura de la compañía

Una compañía financiera o de distribución (compañía 00001) tiene su oficina principal en Denver, Colorado. La oficina principal de Denver supervisa tres sucursales:

• Sucursal central

• Sucursal sur

• Sucursal occidental

Cada sucursal realiza funciones de ventas y mercadotecnia para sus regiones. Las funciones administrativas y de contabilidad se realizan en la oficina principal. Se lleva un control de los gastos e ingresos por sucursal.

En la siguiente ilustración se muestra la estructura de la unidad de negocio de la compañía 00001. Observe que la unidad de negocio del balance general (1) tiene el mismo identificador que la compañía 00001. Consulte esta organización cuando realice ejercicios de capacitación.

480

Estructura del catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas identifica las cuentas asignadas a las unidades de negocio dentro del organigrama de la compañía. Éste controla:

• La manera en la que se contabilizan los importes (código de edición de contabilización).

• El nivel de detalle (LOD) de los saldos de cuentas

• Las cuentas asignadas a diferentes unidades de negocio (indicadas con una X)

La siguiente tabla es un catálogo de cuentas parcial. Consúltela cuando realice ejercicios de capacitación.

Cuenta Descripción Control de contabilización

LOD UN1 UN3 UN4 UN5 UN9

1000 Activos N 3 X

1001 Activos circulantes N 4 X

1100 Efectivo N 5 X

1105 Caja chica 6 X

1110 Efectivo en bancos N 6 X

1110.BEAR Bear Creek National Bank

7 X

1110.FIB First Interstate Bank 7 X

1110.FRANCE First Bank of France 7 X

1110.PAYROLL First Interstate Payroll 7 X

1130 Inversiones a corto plazo N 6 X

1131 Certificados de depósito 7 X

1133 Bonos de la tesorería 7 X

1136 Fondos de inversión 7 X

1137 Cuentas de ahorros 7 X

1200 Cuentas por cobrar N 5 X

1210 Cuentas comerciales por cobrar

6 X

1215 Consideración de cuentas dudosas

6 X

481

1218 Intereses por cobrar 6 X

1220 Notas por cobrar 6 X

1222 Documentos por cobrar 6 X

1224 Remesas por cobrar 6 X

1225 Retenciones por cobrar 6 X

1230 Empleado por cobrar 6 X

1240 IVA recuperable 6 X

1250 Rebates acumulados por cobrar

6 X

1260 Intereses acumulados por cobrar

6 X

1280 Cuentas por cobrar sin facturar

6 X

1290 Otras cuentas por cobrar 6 X

1291 Cuentas por cobrar entre compañías

M 6 X

1292 Compensación del saldo de la cuenta temporal

M 6 X

1299 Nota de crédito reembolsable

6 X

1300 Trabajo en curso N 5 X

1320 Costos en exceso de facturación

N 6 X

1330 Costos por contrato N 7 X

1340 Mano de obra N 8 X

1341 Horas regulares 9 X

1342 Horas extra 9 X

1343 Gastos indirectos 9 X

1344 Materiales 8 X

1346 Equipo 8 X

482

1347 Subcontratos 8 X

1350 Otros costos 8 X

1380 Facturación de contratos N 6 X

1390 Utilidad bruta en Trabajo en proceso

N 6 X

1391 Ingresos reconocidos - Débito

7 X

1392 Costos reconocidos - Crédito

7 X

1400 Inventario N 5 X

1410 Inventario – En ruta 6 X

1411 Inventario 7 X

1413 Componentes del costo de mercancía puesta en destino

N 7 X

1414 Tarifas de puerto 8 X

1415 Comisión de corretaje 8 X

1416 Bonificaciones por volumen

8 X

1418 Derecho de importación 8 X

1430 Flete de entrada 7 X

1462 Compras de embarque directo

7 X

1469 Artículo no almacenable para venta

7 X

1800 Gastos pagados por anticipado

N 5 X

1810 Seguro pagado por anticipado

6 X

1820 Alquiler pagado por anticipado

6 X

1830 Interés pagado por ti i d

6 X

483

anticipado

1890 Otros gastos pagados por anticipado

6 X

2000 Activos fijos N 4 X

2001 Bienes y equipo N 5 X

2010 Terreno 6 X

2020 Edificios 6 X

2025 Mejoras del alquiler 6 X

2030 Equipo pesado 6 X

2040 Vehículos 6 X

2060 Muebles y equipo de oficina

6 X

2070 Computadoras 6 X

2090 Otros activos 6 X

2095 Equipo de reparaciones 6 X

2100 Depreciación acumulada N 5 X

2120 Depr acum - Edificios 6 X

2125 Depr acum – Muebles de oficina

6 X

2130 Depreciación acumul - Mejoras

6 X

2140 Depr acum - Equipo 6 X

2160 Depreciación acum – Vehículos

6 X

2170 Depr acum - Computadoras

6 X

2190 Depr acum – Otros activos

6 X

3900 Otros activos N 5 X

3920 Costos de la i ió

6 X

484

organización

3921 Amortización de los costos de la organización

6 X

3990 Otros activos varios 6 X

4000 Pasivos y capital N 3 X

4010 Pasivos circulantes N 4 X

4100 Cuentas por pagar N 5 X

4110 Cuentas por pagar - Comercial

6 X

4111 Recibido no facturado 6 X

4112 Distribución de registro de facturas de C/P

6 X

4115 Recibido – En ruta 6 X

4120 Comprobantes por pagar 6 X

4130 Pagarés 6 X

4135 Contratos por pagar 6 X

4140 Retenciones por pagar 6 X

4160 Depósito de clientes 6 X

4163 Compensación en moneda alternativa C/P

6 X

4165 Facturas en exceso - Costos

5 X

4181 Componentes del costo de mercancía puesta en destino

N 6 X

4184 Tarifas de puerto 7 X

4185 Comisión de corretaje 7 X

4186 Flete 7 X

4188 Derecho de importación 7 X

485

4190 Cuentas por pagar - Otras

6 X

4200 Pasivos de nómina acumulados

N 5 X

4205 Nómina acumulada 6 X

4206 Pasivos acumulados- Compensación

6 X

4208 United Way 7 X

4211 Retención de impuestos de nómina federales

7 X

4212 Impuesto por pagar de nómina FICA

7 X

4213 Impuesto por pagar de Medicare

7 X

4214 Impuesto por pagar del desempleo federal

7 X

4221 Impuestos estatales retenidos

7 X

4221.CA Impuestos retenidos en California

8 X

4221.CO Impuestos retenidos en Colorado

8 X

4221.NY Impuestos retenidos en Nueva York

8 X

4222 Impuesto estatal para el desempleo

7 X

4222.CA Impuesto para el desempleo en California

8 X

4222.CO Impuesto para el desempleo en Colorado

8 X

4222.NY Impuesto para el desempleo en Nueva York

8 X

4223 Discapacidad estatal 7 X

486

4223.CA Discapacidad en California

8 X

4223.CO Discapacidad en Colorado

8 X

4223.NY Discapacidad en Nueva York

8 X

4230 Impuesto local per cápita por pagar

7 X

4230.DEN Impuesto per cápita por pagar en Denver

8 X

4240 Impuesto municipal por pagar

7 X

4250.CA Impuesto por pagar del condado

7 X

4260 Impuesto escolar por pagar

7 X

4305 Seguro de indemnización por accidentes de trabajo

7 X

4305.CA Indemnización por accidentes de trabajo en California

8 X

4305.CO Indemnización por accidentes de trabajo en Colorado

X 8

4305.NY Indemnización por accidentes de trabajo en Nueva York

8 X

4306 Seguro de responsabilidad civil

7 X

4306.CA Seguro de responsabilidad civil en California

8 X

4306.CO Seguro de responsabilidad civil en Colorado

8 X

4306.NY Seguro de responsabilidad civil en

8 X

487

Nueva York

4310 Seguro de vida 7 X

4314 Anticipos/pérdidas del empleado

7 X

4315 Seguro médico 7 X

4317 Plan 401K 7 X

4327 Varios 7 X

4330 Cuotas de grupos de nómina

7 X

4330.1000 Grupo de nómina 1000 8 X




4333 Compensación de gastos indirectos reales

7 X

4334 Compensación de gastos generales

7 X

4336 Tiempo de ausencia por enfermedad

8 X

4337 Vacaciones 8 X

4400 Otros pasivos acumulados

5 X

4410 Gastos de interés acumulado

6 X

4420 Otros gastos acumulados

6 X

4430 Impuestos acumulados N 5 X

4431 IVA por pagar 6 X

4433 Impuesto por uso y ventas por pagar

6 X

4450 Impuestos retenidos por 6 X

488

pagar

4510 Impuesto sobre la renta por pagar

6 X

4520 Impuesto sobre la renta federal por pagar

7 X

4530 Impuesto sobre la renta estatal por pagar

7 X

4540 Impuesto de ventas por pagar

6 X

4550 Impuesto de ventas por pagar

7 X

4600 Pasivos a largo plazo N 4 X

4610 Pagarés 5 X

4620 Notas bancarias por pagar

6 X

4640 Otras notas por pagar 6 X

4690 Deuda a largo plazo 5 X

4900 Capital contable N 4 X

4910 Acciones ordinarias 5 X

4920 Pagado con capital 5 X

4930 Ganancias o pérdidas en conversiones

6 X

4980 Ganancias retenidas 5 X

4999 Ingresos AAF (pérdidas) N 5 X

5000 Ingresos N 4 X X X

Ventas – Producto A N 5 X X X

5010 Ventas en almacén 6 X X X

5015 Ventas al mayoreo 6 X X X

5020 Ventas de envío directo 6 X X X

5030 Ventas por contrato 6 X X X

5005

489

5040 Ingresos diferidos 6 X X X

5050 Ventas entre plantas 6 X X X

5060 Menos ingresos y descuentos

6 X X X

5070 Menos descuentos por ventas

6 X X X

5080 Flete de salida 6 X X X

5090 Ventas de servicios 6 X X X

5200 Ventas - Otros N 5 X X X

5202 Ventas entre compañías 6 X X X

5204 Ingresos por capacitación

6 X X X

5206 Crédito de ingresos por cargo financiero

6 X X X

5208 Ingresos por bonificación 6 X X X

5210 Otros ingresos 6 X X X

6000 Costos directos N 4 X X X

6010 Costo de ventas N 5 X X X

6020 Costo primario de bienes 6 X X X

6200 Crédito dañado/cancelación

6 X X X

6210 Impuesto en disputa/cancelación de flete

6 X X X

Cancelación por importe menor

6 X X

6300 Costo de ventas - Otro N 5 X X X

6310 Ajustes e inventario físico

6 X X X

6315 Variación del costo estándar

6 X X X

6250 X

490

6320 Costo diferidos de bienes vendidos

6 X X X

6350 Otros costos 6 X X X

6999 COGS / % de ajuste de facturación

7 X X X

7450 Operaciones externas 5 X X X

7900 Gastos generales asignados

N 5 X X X

7910 Gastos de nómina distribuidos

6 X X X

7930 Gastos de construcción distribuidos

6 X X X

7950 Costos de computadoras distribuidos

6 X X X

7970 Gastos generales distribuidos

6 X X X

7990 Gastos de intereses distribuidos

6 X X X

8000 General y administrativo N 4 X

8100 Sueldos administrativos N 5 X X X X

8110 Sueldos y salarios 6 X X X X

8115 Pago regular 7 X

8115.MGR Pago regular - Gerentes 7 X

8116 Pago por tiempo extra 7 X

8117 Comisiones 7 X

8120 Prestaciones a empleados

N 6 X

8125 Gastos indirectos - Prestación

7 X

8126 Gastos indirectos - Impuesto

7 X

8130 Gasto por días de vacaciones y

7 X X X X

491

enfermedad

8130.8130 Gasto por días de vacaciones y enfermedad

7 X X X X

FICA/Medicare 7 X

8136 Contribución 401K X 7

8138 Plan de pensión 7 X

8140 Seguro – Médico y discapacidad

7 X

8145 Seguro de indemnización por accidentes de trabajo

7 X

8150 Seguro 7 X

Impuestos por desempleo

7 X

8175 Uniformes 7 X

8176 Bonos de comida del empleado

7 X

8177 Bonos de transporte 7 X

8190 Gasto reembolsado del empleado

7 X

8191 Gastos de enfermedad 7 X

Gastos de vacaciones 7 X

8199 Nómina distribuida (crédito)

X 7

8300 Gastos de construcción N 5 X X X X

8310 Impuesto predial acumulado

6 X X X X

8315 Depr – Construcción y mejoras

6 X X X X

8320 Depr – Equipo y muebles de oficina

6 X X X X

8135

8170

8192

492

8325 Depr – Otros activos 6 X X X X

8330 Seguro de responsabilidad civil

6 X X X X

8350 Gastos de alquiler 6 X X X X

8355 Reparación y mantenimiento

6 X X X X

8360 Gastos de teléfono 6 X X X X

8370 Gastos de servicios públicos

6 X X X X

8399 Cuenta transitoria/de reducción

6 X X X X

8400 Gastos de equipo N 5 X X X

8401 Lecturas de medidor/odómetro

N 6 X X X

8402 Lectura del odómetro - Incremental

7 X X X

8403 Medidor de horas - Incremental

7 X X X

8404 Lectura del odómetro - Original

7 X X X

8405 Medidor de horas - Original

7 X X X

8410 Análisis de uso N 6 X X X

8411 Millas/horas de operación

7 X X X

8412 Millas/horas de tiempo ocioso

7 X X X

8413 Millas/horas fuera de servicio

7 X X X

8420 Ingresos devengados N 6 X X X

8421 Parte de la propiedad 7 X X X

8422 Parte operativa 7 X X X

493

8423 Parte del mantenimiento 7 X X X

8424 Otra parte 7 X X X

8430 Ventas facturadas N 7 X X X

8435 Ajuste de ventas facturadas

8 X X X

8440 Gastos de propiedad N 6 X X X

8441 Depreciación 7 X X X

8442 Impuestos 7 X X X

8443 Seguro 7 X X X

8444 Pagos de arrendamiento 7 X X X

8445 Pagos de alquiler 7 X X X

8446 Gastos de interés 7 X X X

8450 Gasto operativo N 6 X X X

8451 Combustible, petróleo y gas

7 X X X

8453 Llantas 7 X X X

8455 Artículos de uso 7 X X X

8480 Gasto de mantenimiento N 6 X X X

8481 Mano de obra N 7 X X X

8482 Horas regulares 8 X X X

8483 Horas extra 8 X X X

8485 Piezas 7 X X X

8488 Gastos indirectos 7 X X X

8489 Equipo distribuido (crédito)

6 X X X

8600 Suministros, servicios y otros

N 5 X X X X

8605 Publicidad 6 X X X X

494

8610 Arte y dibujo 6 X

8615 Cheques incobrables 6 X

8620 Gasto de deuda incobrable

6 X

8625 Gastos bancarios 6 X

8630 Cargos bancarios 6 X

8635 Licencias comerciales 6 X

8640 Cuotas por teneduría de libros

6 X

8650 Escasez en efectivo 6 X

8660 Aportaciones 6 X

8665 Gastos de representación

6 X X X X

8670 Cuotas y suscripciones 6 X X X X

8675 Impuestos generales, cuotas y licencias

6 X X X X

8685 Legal, contabilidad y otros

6 X X X X

8700 Gastos varios 6 X X X X

8710 Gastos de mudanza 6 X X X X

8720 Gastos de artículos de papelería

6 X X X X

8730 Envío y flete 6 X X X X

8740 Viaje, alimentos y hospedaje

6 X X X X

8799 Cuentra transitoria/de reducción general

6 X

8800 Gastos de computadoras N 5 X

8810 Reparación y mantenimiento

6 X

495

8820 Gastos de alquiler 6 X

8830 Licencia y cuota del software

6 X

8840 Suministros de computadora

6 X

8850 Teléfono/modem de computadora

6 X

8860 Depreciación - Computadora

6 X

8899 Gasto de la computadora distribuido

6 X

8900 Gastos de interés N 5 X

8920 Gastos de interés 6 X

8999 Gastos de intereses distribuidos

6 X

9000 Otros ingresos y gastos N 4 X

9100 Otros ingresos N 5 X

9110 Ganancias de la venta de activos

N 6 X

9111 Ganancias de retiro de activos

7 X

9112 NBV de activos retirados 7 X

9113 Compensación de ganancias en efectivo

7 X

9120 Ingreso por intereses 6 X

9130 Ingreso por alquiler 6 X

9140 Pérdidas y ganancias en moneda

N 6 X

9142 Pérdidas y ganancias realizadas

N 7 X

9142.GANANCIA Ganancias realizadas 8 X

9142 PÉRDIDA Pérdidas realizadas 8 X

496

9143 Pérdidas y ganancias en moneda alternativa

N 7 X

9143.GANANCIA Ganancias en moneda alternativa

8 X

9143 PÉRDIDA Pérdidas en moneda alternativa

8 X

9144 Pérdidas y ganancias no realizadas

N 7 X

9144.GANANCIA Ganancias no realizadas 8 X

9144 PÉRDIDA Pérdidas no realizadas 8 X

9150 Descuentos aplicados 6 X

9153 Descuentos disponibles 7 X

9156 Descuentos perdidos 7 X

9160 Ingresos varios 6 X

9200 Otros gastos N 5 X

9230 Gastos de interés 6 X

9250 Gastos varios 6 X

9700 Impuestos sobre la renta N 5 X

9705 Impuestos sobre la renta acumulados

6 X

9710 Impuestos federales acumulados

7 X

9720 Impuestos estatales acumulados

7 X

497

Interoperabilidad

Para satisfacer los requisitos de información de una empresa, las compañías utilizan algunas veces los productos de otros proveedores de software y hardware. La interoperabilidad entre los productos es clave para implementar satisfactoriamente una solución empresarial. La interoperabilidad integral entre los distintos sistemas genera un flujo de datos entre los diferentes productos que es imperceptible para el usuario. J.D. Edwards ofrece funciones de interoperabilidad para facilitar el intercambio de datos con sistemas externos a J.D. Edwards.

Transacciones de salida

En una transacción de salida, envíe los datos de J.D. Edwards a un sistema externo. El sistema crea una copia de la transacción y coloca la transacción copiada en una tabla de interfaz a la que pueden tener acceso sistemas externos.

La interoperabilidad de las transacciones de salida requiere de la configuración de una opción de proceso que especifique el tipo de transacción. Además, algunos programas de registro permiten especificar una versión del programa de opciones de proceso del Maestro de funciones de negocios, que a su vez, permite especificar una versión del programa de opciones de proceso de interoperabilidad. Esto resulta útil si necesita crear su propia versión de las opciones de proceso de interoperabilidad para designar diferentes tipos de transacciones.

En el sistema Cuentas por pagar, los siguientes programas utilizan P0400047 Opciones de proceso de MBF del registro de comprobantes (P0400047) para introducir transacciones de salida; por lo tanto, puede especificar una versión del programa Opciones de proceso de interoperabilidad F0411 (P0400048):

• Registro estándar de comprobantes de C/P (P0411)

• Registro rápido de comprobantes de C/P (P0411SV)

• Comprobantes pagos anticipados (P0411)

• Comprobantes registrados (P0411)

• Varias compañías - un proveedor (P041016)

• Registro de varios comprobantes (P041017)

• Informe del procesador de almacenamiento y retransmisión de comprobantes en batch (R04110Z2)

• Informe del procesador de comprobantes en batch (R04110Z)

Los siguientes programas de Cuentas por pagar no utilizan el programa Opciones de proceso del MBF del registro de comprobantes, por lo tanto no es posible designar una versión de las opciones de proceso de interoperabilidad. Estos programas siempre utilizan la versión ZJDE0001 del programa Opciones de proceso de interoperabilidad F0411 para introducir las transacciones de comprobantes de salida:

• Cambio rápido de estado (P0411S)

• Nueva distribución de asientos de diario de comprobantes de C/P (P042002)

• Reciclaje de comprobantes recurrentes (R048101)

• Actualización en batch de C/P de varios niveles (R005141)

498

• Informe Contabilización del Libro mayor (R09801)

El sistema copia y almacena las transacciones de comprobantes de salida en la tabla de interoperabilidad F0411 (F0411Z3). El sistema copia y almacena los asientos de diario correspondientes de las transacciones de comprobantes de salida en la tabla de interoperabilidad F0911 (F0911Z4).

Los siguientes programas de pago también crean transacciones de interoperabilidad de salida.

• Pagos manuales de C/P (P0413M)

• Registro rápido de comprobantes de C/P (P0411SV)

• Anulación de pagos de C/P (P0413V)

• Pagos automáticos de C/P - Controlador de actualización (R04575)

• Versión ZJDE0003 de Contabilización de pagos automáticos (R09801)

• Versión ZJDE0004 de Pagos manuales con contabilización asociada (R09801)

• Versión ZJDE0005 de Pagos manuales sin contabilización asociada (R09801)

Estos programas siempre utilizan la versión ZJDE0001 del programa Opciones de proceso de interoperabilidad F0413Z1 para crear transacciones de pagos de salida.

El sistema copia y almacena las transacciones de pago de salida en las tablas F0413 y F0414 de Interoperabilidad (F0413Z1 y F0414Z1). El sistema copia y almacena los asientos de diario correspondientes de las transacciones de pago de salida en la tabla Interoperabilidad F0911 (F0911Z4).

Nota

Los programas de pago que actualizan los registros de comprobantes actualizan además la tabla Interoperabilidad F0411 si la opción de proceso esta configurada.

Ejemplo de interoperabilidad de salida

En el siguiente diagrama se muestra el proceso de interoperabilidad de salida de una transacción de comprobantes. En este ejemplo, se crean las transacciones en el programa Registro de comprobantes estándar de C/P (P0411) en J.D. Edwards y se envían mediante el proceso de interoperabilidad de salida a un paquete de software de terceros. La transacción de salida de pago sigue este mismo proceso de interoperabilidad salvo que las transacciones de pago no utilizan un Maestro de funciones de negocios. Los pagos de salida utilizan B0400297 Funciones de negocio de interoperabilidad y las tablas de interoperabilidad F0413Z1 y F0414Z1.

499

Configuración de la interoperabilidad de salida

En una transacción de salida, envíe los datos de J.D. Edwards a un sistema externo. Antes de iniciar la interoperabilidad de salida, debe configurar la información básica sobre identificación y controles. En el sistema Cuentas por pagar, puede enviar las transacciones de pago y comprobantes a través de la interoperabilidad de salida.

Revisión de los tipos de registro

Cuando configure la información de referencia cruzada del archivo plano, debe especificar los tipos de registro. Los tipos de registro indican el tipo de información que se intercambia entre J.D. Edwards y los sistemas externos, como direcciones, transacciones de encabezado o detalle, texto o información adicional.

500

Puede revisar los tipos de registro de codificación fija en UDC 00/RD. El sistema utiliza estos códigos para identificar las pantallas con las que el sistema almacena la información de los documentos de entrada y de salida.

Los tipos de registro tienen una codificación fija establecida por J.D. Edwards y no pueden cambiarse.

► Para revisar los tipos de registro

En el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Tipo de registro.

En la pantalla Trabajo con códigos definidos por el usuario, revise los siguientes campos:

• Códigos

• Descripción 01

Opciones de proceso para Códigos definidos por el usuario (P0004A)


Estas opciones de proceso especifican los valores predeterminados del código del sistema y del tipo de registro.

1. Introduzca el código del producto deseado: Esta opción de proceso se usa para introducir un código definido por el usuario (98/SY) que identifica un sistema de J.D. Edwards. 2. Introduzca el tipo de registro deseado: Use esta opción de proceso para especificar uncódigo definido por el usuario (UDC) predeterminado. Debe introducir únicamente los UDC apropiados que pertenezca al código de producto que introdujo en la opción de proceso Introducción del código de sistema deseado.

Configuración de tipos de transacción

Para identificar las transacciones que el sistema utiliza, puede añadir códigos de tipos de transacción al UDC 00/TT. Por cada tipo de transacción, también debe configurar controles de exportación de datos para identificar el sistema externo al que envía las transacciones. Debe configurar los tipos de transacción antes de configurar los controles de exportación de datos.

Nota

J.D. Edwards proporciona el tipo de transacción JDEVOUCH para los comprobantes y JDEPYMNT para los pagos.

501

► Para configurar los tipos de transacción

En el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Tipo de transacción.

1. En la pantalla Trabajo con códigos definidos por el usuario, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Códigos definidos por el usuario, desplácese hasta la última fila vacía del área de detalle y llene los siguientes campos:

• Códigos

• Descripción 01

Advertencia

Asegúrese de añadir cada código nuevo a la última fila de detalle para que no elimine accidentalmente un código en blanco, que puede aparecer en la primera fila de detalle. Es posible que un código en blanco sólo tenga un punto en el campo Descripción.

Consulte también Códigos definidos por el usuario en la guía Fundamentos para obtener información

sobre la configuración de códigos definidos por el usuario.

Configuración de controles de exportación de datos

Defina la información de exportación sólo para las transacciones de salida. Para configurar controles de exportación de datos para cada tipo de transacción, debe indicar el tipo de documento, aplicación de batches o función y versión de la que el sistema externo obtiene la información de las tablas de interfaz.

Puede definir los controles de exportación de datos basándose en alguna de las siguientes opciones:

UBE o procesador en batch Puede especificar un procesador en batch de salida específico del proveedor que tenga acceso a las tablas de interfaz de J.D. Edwards.

Biblioteca y nombre de la función Puede especificar una biblioteca y nombre de función específica del proveedor para identificar el programa externo personalizado que tiene acceso a las tablas de interfaz de J.D. Edwards.

► Para configurar los controles de exportación de datos

En el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Controles de exportación de datos.

1. En la pantalla Trabajo con controles de exportación de datos, haga clic en Añadir.

502

2. En la pantalla Modificaciones de control de exportación de datos, llene el siguiente campo con el tipo de transacción adecuada, tal como JDEVOUCH (comprobante) o JDEPYMNT (pagos):

• Transacción

3. Llene el siguiente campo:

• Tipo orden

4. Para especificar un proceso de batch específico del proveedor, llene los siguientes campos:

• Nombre de UBE

• Versión

5. Para especificar una función específica del proveedor, llene los siguientes campos:

• Nombre de función

• Biblioteca de funciones

6. Llene los campos restantes:

• Ejecutar añadir

• Ejecutar actl

• Ejec borrar

• Ejec consulta

• Mod exp arch plano

• Mod exp BD ext

• Mod exp API ext

• Inicio inmediato

7. Haga clic en OK.

503

Consulte también Funciones de salida específicas del proveedor en la guía Interoperabilidad para

obtener información sobre la transferencia de los campos clave de las tablas de interoperabilidad al sistema.

Procesos de salida en batch específicos del proveedor en la guía Interoperabilidad para obtener información sobre el procesamiento de registros de ERP en modalidad de batch.

Configuración de la referencia cruzada de archivos planos

Para las transacciones de salida, si no puede introducir datos de J.D. Edwards en las tablas de interfaz en el formato requerido por el sistema externo, puede introducirlos en un archivo plano específico para cada tipo de transacción y tipo de registro.

► Para configurar la referencia cruzada del archivo plano

En el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Referencia cruzada de archivo plano.

1. En la pantalla Trabajo con referencia cruzada de archivos planos, haga clic en Añadir.

2. En la pantalla Referencia cruzada del archivo plano, llene el siguiente campo con un tipo de transacción como JDEVOUCH para especificar comprobantes o JDEPYMNT para indicar pagos:

• Transacción

3. Introduzca un 2 en el siguiente campo para especificar que este tipo de transacción es de salida:

• Ind de dirección

4. Introduzca un 1 en el siguiente campo para especificar los registros de encabezado y 2 (cuando sea necesario) para indicar los registros detallados:

• Tp reg

5. Introduzca F0411Z3 en el siguiente campo para JDEVOUCH, o F0413Z1 o F0414Z1 para JDEPYMNT con el fin de especificar la fuente de información:

• Nombre archivo

6. Haga clic en OK.

Consulte también Conversión de datos desde archivos planos en tablas de interfaz EDI en la guía

Interfaz de datos para el intercambio electrónico de datos para obtener información sobre este proceso, que es el mismo para las funciones de interoperabilidad.

504

Envío de transacciones desde el software de J.D. Edwards

Para activar el procesamiento de salida de comprobantes y pagos, especifique el tipo de transacción en las opciones de proceso correspondientes. Para comprobantes, utilice el programa Opciones de proceso de interoperabilidad – F0411 (P0400048). Para pagos, utilice el programa Opciones de proceso de interoperabilidad – F0413Z1 (P0400297).

Para enviar las transacciones de asientos de diario de Cuentas por pagar correspondientes, configure la opción de proceso en el programa Opción de proceso de interoperabilidad - F0911 (P0900160). No es necesario que utilice el mismo tipo de transacción que usa para los comprobantes o pagos, pero debe terminar la opción de proceso para que los asientos de diario sean procesados en la tabla de Interoperabilidad - F0911 (F0911Z4).

Cuando envía transacciones de pago o comprobantes de C/P de salida, J.D. Edwards recomienda que además incluya las transacciones de asientos de diario de Cuentas por pagar asociados.

Si crea versiones adicionales del programa Opciones de proceso de interoperabilidad – F0411 para tipos de transacciones adicionales (ya sea para comprobantes o asientos de diario) debe especificar la versión creada en los programas Opciones de proceso MBF de registro de comprobantes correspondientes (P0400047) o Asientos de diario (P0900049).

Si crea versiones adicionales del programa Opciones de proceso del Maestro de funciones de negocios Registro de comprobantes o Asientos de diario, debe especificar la versión creada en la opción de proceso del programa Registro de facturas que utiliza las opciones de proceso del Maestro de funciones de negocios.

La transacción de salida predeterminada es una copia de la transacción una vez que la ha creado o cambiado (una imagen posterior). Con la interoperabilidad además puede enviar una copia de cada transacción como estaba antes de que la cambiara (una imagen anterior). Para controlar el tipo de imagen, configure la opción de proceso correspondiente en los programas Opciones de proceso de interoperabilidad F0411, F0413 y F0911.

Nota

La creación y el envío de imágenes anteriores requiere un tiempo adicional de procesamiento.

El sistema coloca una copia de cada transacción en la tabla de interfaz que corresponde al tipo de transacción especificada en la opción de proceso:

• Las transacciones de comprobantes se colocan en la tabla de interoperabilidad - F0411 (F0411Z3).

• Las transacciones de pago se colocan en la tabla F0413 y F0414 de interoperabilidad (F0413Z1 y F0414Z1).

• Las transacciones correspondientes del asiento de diario se colocan en la tabla F0911 de interoperabilidad (F0911Z4).

Después, los datos estarán disponibles para que los utilice un sistema externo.

505

Antes de comenzar Defina los controles de exportación de datos para el tipo de transacción de salida. El

sistema utiliza los controles de exportación de datos para identificar los programas en batch o los procesos de negocios proporcionados por terceros para uso en las transacciones de procesamiento. Consulte Configuración de la interoperabilidad de salida en la guía Cuentas por pagar.

Para la opción de proceso de interoperabilidad en el programa Opciones de proceso del Maestro de funciones de negocio de comprobantes (P0400047), especifique la versión del programa Opciones de proceso de interoperabilidad F0411 (P0400048) que desea ejecutar. Si deja esta opción de proceso en blanco, el sistema utiliza la versión predeterminada (ZJDE0001).

► Para activar el procesamiento de salida del software de J.D. Edwards

Puede diferenciar de transacciones de salida por tipo de transacción creando varias versiones de los programas Opciones de proceso de interoperabilidad. Por ejemplo, es posible que desee diferenciar los comprobantes generados por el sistema de compras de los comprobantes generados manualmente.

Para activar el procesamiento de salida, utilice las opciones de proceso para especificar el tipo de transacción y el tipo de imagen que se va a enviar.

En el menú Herramientas de administración del sistema (GH9011), escoja Versiones interactivas.

1. En la pantalla Trabajo con versiones interactivas, escriba la función de negocios de interoperabilidad adecuada en el campo Aplicación interactiva y haga clic en Buscar.

Para las transacciones de comprobantes, introduzca P0400048; para pagos, introduzca P0400297 y para los asientos de diario correspondientes, introduzca P0900160.

2. Escoja la versión especificada en las opciones de proceso del Maestro de la función de negocios de comprobantes o ZJDE0001 si la opción de proceso está en blanco.

3. En la opción de menú Fila, escoja Opciones de proceso.

4. Configure las opciones de proceso y haga clic en OK.

5. En el menú Fila, escoja Ejecutar.

El sistema coloca una copia de cada transacción en el archivo de interfaz de salida y la actualiza con el tipo de transacción especificada en la opción de proceso.

506

Opciones de proceso para Opciones de proceso de interoperabilidad - F0411

Interoperabilidad 1. Introduzca el tipo de transacción para la transacción de interoperabilidad. Si deja el campo en blanco, no se realizará la interoperabilidad saliente. Tipo de transacción 2. Introduzca un 1 para introducir la imagen anterior en una transacción de cambio. Si deja el campo en blanco, sólo se introducirá la imagen posterior. Imagen anterior

Opciones de proceso para Opciones de proceso de interoeperabilidad - F0413Z1

Interoperabilidad 1. Introduzca el tipo de transacción para la transacción de interoperabilidad. Si deja el campo en blanco, no se realizará la interoperabilidad saliente. Tipo de transacción 2. Introduzca un 1 para introducir la imagen anterior en una transacción de cambio. Si deja el campo en blanco, sólo se introducirá la imagen posterior. Imagen anterior

507

Revisión del registro de procesamiento

Utilice el registro de procesamiento para revisar si el sistema ha procesado correctamente las transacciones específicas de salida. El sistema crea un registro en el registro temporal de procesamiento para cada transacción de salida procesada. El registro de procesamiento contiene los campos clave de la tabla Control de exportación de datos (F0047), como tipo de transacción, número de secuencia, proceso o función en batch y la versión correspondiente.

► Para revisar el registro de procesamiento

En el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Registro de procesamiento.

1. En la pantalla Trabajo con registro de procesamiento, llene el siguiente campo con el tipo de transacción que desea revisar. Por ejemplo, introduzca JDEVOUCH para las transacciones de comprobantes o JDEPYMNT para transacciones de pago.

• Transacción

2. Haga clic en Buscar para revisar las transacciones procesadas correctamente que estén listas para la integración con el software de terceros.

La información contenida en el registro de procesamiento es sólo para revisión y no se puede cambiar en el registro de procesamiento ni en los programas de J.D. Edwards.

508

Depuración de las transacciones de interoperabilidad


Para comprobantes: en el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Depuración de archivo de interoperabilidad F0411.

Para pagos: en el menú Procesamiento de interoperabilidad financiera (G00313), escoja Depuración de archivo de interoperabilidad F0413/F0414.

Cuando los datos se vuelvan obsoletos o necesite más espacio en el disco, puede utilizar los programas de depuración de tablas de interoperabilidad para eliminar los datos de las tablas de interoperabilidad. Estos programas identifican las transacciones de pago y los comprobantes procesados en Depuración de archivos de interoperabilidad F0411 y F0413 (F0411Z3 y F0413Z1) así como los registros correspondientes en la tabla Registro de procesamiento (F0046).

Si todos los registros correspondientes en la tabla Registro de procesamiento están marcados como procesados, el programa depura las transacciones procesadas en las tablas de interoperabilidad F0411, F0413 y F0414 así como los registros correspondientes en la tabla Registro de procesamiento. Si los registros correspondientes en la tabla Registro de procesamiento no están marcados como procesados, el programa no depura ningún registro.

Consulte también Depuración de la información de la tabla de interoperabilidad en la guía

Interoperabilidad para obtener información sobre la depuración de la información de interoperabilidad en las tablas de interfaz.

509

EDI de cuentas por pagar

El sistema Cuentas por pagar puede procesar los comprobantes EDI de entrada y los pagos EDI de salida. Los comprobantes de entrada siguen las normas EDI para recepción de las transacciones de resumen de facturas (transmisión EDI 810). Los pagos de salida siguen las normas EDI para el envío de órdenes de pago con remesa (transmisión EDI 820).

Consulte también Descripción general del sistema Intercambio electrónico de datos en la guía Interfaz

de datos del Intercambio electrónico de datos para obtener información general sobre el procesamiento EDI.

Comprobantes EDI de entrada

El sistema Cuentas por pagar puede procesar los comprobante de entrada. Los comprobantes de entrada siguen las normas EDI para recepción de las transacciones de resumen de facturas (transmisión EDI 810).

Después de que procesa satisfactoriamente los comprobantes recibidos EDI, las transacciones están listas para el procesamiento de comprobantes en batch.

Recepción de transacciones de resumen de facturas EDI (810/INVOIC)

Puede usar EDI para recibir comprobantes de Cuentas por pagar. Para recibir los comprobantes de entrada, ejecute un programa que convierta y transfiera la información EDI del formato enviado por el socio comercial en las tablas EDI de entrada al formato utilizado por las tablas Transacciones de comprobantes – carga en batch (F0411Z1) y Transacciones de asientos de diario – archivo en batch (F0911Z1). Para procesar los comprobantes recibidos a través de EDI, debe familiarizarse con los requisitos de enlace del comprobante en el momento de recepción de las transacciones.

Familiarización con los requisitos de enlace del procesamiento de comprobantes EDI de entrada

Las siguientes tablas de EDI se utilizan para recibir transmisiones de comprobantes EDI:

• Encabezado de factura EDI - entrada (F47041)

• Detalle de factura EDI - entrada (F47042)

• Resumen de factura EDI - entrada (F47044)

Puede recibir varios comprobantes en una sola transmisión EDI y cada comprobante puede tener varias partidas de pago. El sistema separa los comprobantes y sus partidas de pago relacionadas utilizando los siguientes campos:

• Compañía clave del documento EDI (EDKCO)

• Número de documento EDI (EDOC)

• Tipo de documento EDI (EDCT)

510

Para procesar correctamente los comprobantes EDI, llene los campos de las siguientes tablas:


• Compañía clave del documento EDI (SYEDKCO)

• Número de documento EDI (SYEDOC)

• Tipo de documento EDI (SYEDCT)

• Número de línea EDI (SYEDLN)

• Número del grupo de transacciones EDI (SYEDIST)

Introduzca 810 para las transacciones de comprobantes de entrada.

• Indicador de envío/recepción EDI (SYEDER)

Introduzca R para las transacciones de comprobantes de entrada.

• Compañía (SYCO)

• Número de dirección (SYAN8)

• Fecha del Libro mayor (SYDGJ)


• Compañía clave del documento EDI (SZEDKCO)

• Número de documento EDI (SZEDOC)

• Tipo de documento EDI (SZEDCT)

• Número de línea EDI (SZEDLN)

• Número del grupo de transacciones EDI (SZEDIST)


• Indicador de envío/recepción EDI (SZEDER)


• Compañía (SZCO)

• Número de cuenta (SZANI)

Introduzca el número de cuenta de distribución en el L/M o deje este campo en blanco para que el sistema asigne el número de cuenta.

No es posible introducir más de un número de cuenta de distribución en el Libro mayor en una partida de pago de comprobante.

• Importe bruto (SZAG)

Introduzca el importe del comprobante de la partida de pago.

• Importe pendiente (SZAAP)

Introduzca el importe del comprobante de la partida de pago. El valor del importe pendiente debe ser igual al valor del importe bruto. No es posible procesar comprobantes pagados parcialmente.

511


• Compañía clave del documento EDI (SWEDKCO)

• Número de documento EDI (SWEDOC)

• Tipo de documento EDI (SWEDCT)

• Número de línea EDI (SWEDLN)

• Número del grupo de transacciones EDI (SWEDIST)


• Indicador de envío/recepción EDI (SWEDER)


• Compañía (SWCO)

• Número de dirección (SWAN8)

• Importe bruto (SWAG)

Introduzca el importe total del comprobante.

• Importe pendiente (SWAAP)

Introduzca el importe total del comprobante. El valor del importe pendiente debe ser igual al valor del importe bruto. No es posible procesar comprobantes pagados parcialmente.

Consulte también Campos de multimoneda obligatorios en las tablas F47041, F47042 y F47044 en la

guía Multimoneda para obtener información sobre el enlace y los campos de multimoneda.

Transferencia de transacciones de comprobantes EDI de entrada

En el menú Resumen de la factura (G47261), escoja Edición/creación de comprobante.

Ejecute el programa Edición/creación de comprobante (R47041) para transferir los comprobantes EDI de entrada a las tablas Transacciones de comprobantes – carga en batch y Transacciones de asientos de diario – archivo de batch (F0411Z1 y F0911Z1) sin asociar el comprobante con una orden de compra.

Puede ejecutar este programa en batch en la modalidad de prueba o final.

• En la modalidad de prueba, el sistema imprime el informe Edición/creación de comprobantes EDI de entrada que utiliza para revisar las transacciones y corregir los errores antes de ejecutar el programa en la modalidad final.

• En la modalidad final, el sistema:

• Copia la información del comprobante de las tablas de interfaz EDI en la tabla F0411Z1.

• Crea las transacciones correspondientes en la tabla F0911Z1.

512

• Determina el número de cuenta de distribución en el L/M utilizando la siguiente jerarquía:

1. Si la transmisión de EDI proporciona un número de cuenta, el sistema utiliza este número de cuenta. Si la transmisión de EDI no proporciona un número de cuenta, el sistema busca el número de cuenta predeterminado del proveedor en la tabla Maestro de proveedores (F0401) y lo utiliza.

2. Si se activa el Registro de comprobantes en las opciones de proceso, el sistema busca la instrucción PP de las Instrucciones de contabilidad automática (ICA). El número de cuenta configurado en esta instrucción de ICA modifica el número de cuenta introducido en la transmisión EDI. Si la instrucción PP de la ICA no está configurada, el sistema imprime un mensaje de error en el informe.

3. Si no activa el Registro de comprobantes, la transmisión de EDI no proporciona el número de cuenta y no existe una cuenta de gastos predeterminada en la tabla Maestro de proveedores, el sistema busca la instrucción PP de la ICA y utiliza el número de cuenta configurado para esa instrucción. Si la instrucción PP de la ICA no está configurada, el sistema imprime un mensaje de error en el informe.

• Imprime el informe Edición/creación de comprobante EDI de entrada. Este informe imprime los importes brutos y pendientes de cada comprobante. El sistema imprime cualquier error detectado en el informe.

• Actualiza el campo Procesado (Y/N) (EDSP) en las transacciones de las tablas de interfaz EDI de entrada.

Opciones de proceso para Edición/creación de comprobante (R47041)

Procesamiento 1. Especifique un espacio en blanco para procesar en modalidad de prueba o un 1 para procesar en la modalidad final. Modalidad de proceso 2. Introduzca un 1 para realizar la Edición del control de procesamiento a fin de determinar la modalidad de procesamiento. Si no se encuentra un registro, entonces no se procesará la transacción. Introduzca un 2 a fin de realizar una Edición del control del procesamiento. Si no se encuentra un registro, se procesará la transacción. Si se dejan espacios en blanco, se procesarán todos los registros. [Para uso futuro] Edición del control de procesamiento Opción predeterminada 1. Introduzca un 1 para utilizar la fecha de la factura en la transmisión EDI de la fecha del comprobante. Si lo deja en blanco, se utilizará la fecha del sistema. Fecha del comprobante 2. Introduzca una fecha que se ha de usar como la fecha del comprobante. Si introduce dicha fecha, ésta sustituirá a la opción de proceso

513

anterior. Fecha del comprobante 3. Introduzca un 1 para utilizar la identificación fiscal de la transmisión EDI a fin de determinar el número del proveedor. Si deja el espacio en blanco, se utilizará el valor transmitido en el campo de referencia. (Nota: el valor predeterminado es un espacio en blanco.) Determinación del número de proveedor Valores predeterminados

2. Número de cuenta bancaria del L/M (Identificación corta)

1. Código del instrumento de pago (Nota: el valor predeterminado es Z.)

3. Fecha del L/M 4. Compañía Registro 1. Introduzca un 1 si desea realizar un registro cronológico de factura (Nota: el valor predeterminado es un espacio en blanco) Registro Procesamiento automático 1. Introduzca la versión del Procesador de comprobantes en batch (R04110Z) que desea ejecutar. Si deja un espacio en blanco, no se ejecutará automáticamente el procesador de comprobantes en batch. (Nota: el valor predeterminado es un espacio en blanco.) Versión del procesador de comprobantes en batch

Depuración de comprobantes procesados EDI de entrada

En el menú Resumen de la factura (G47261), escoja Depuración de comprobantes recibidos.

Después de procesar correctamente las transacciones de comprobantes EDI de entrada, puede eliminarlas de las tablas EDI de entrada ejecutando el programa de depuración. El sistema retiene las transacciones de comprobantes EDI procesados en las tablas del sistema 47 hasta depurarlas.

Cuando se depura las transacciones de comprobantes EDI de entrada, el sistema elimina todos los registros procesados, es decir, los registros que contienen una "Y" en el campo Procesado (Y/N) (EDSP) en las siguientes tablas EDI de entrada:




514

Advertencia

Cuando se depura la información, el sistema no copia las transacciones en una tabla de depuración. Por el contrario, el sistema elimina las transacciones del sistema.

Pagos EDI de salida

Las transacciones de pago de Cuentas por pagar se procesan y almacenan en las tablas de interfaz EDI para enviar transmisiones EDI 820 de salida directamente al socio comercial (banco). Cree los pagos EDI, llevando a cabo el mismo proceso que utiliza al crear pagos automáticos de Cuentas por pagar. En lugar de imprimir cheques en papel para enviar a su proveedor, envíe los pagos electrónicamente al banco del mismo.

Configuración del sistema para el procesamiento electrónico de pagos

Cuando crea transacciones de pago de C/P para el procesamiento EDI de salida, debe crearlas en el formato estándar X12. Además, debe configurar el sistema para el procesamiento electrónico de pagos. Para ello, debe realizar las siguientes tareas:

Asignación de un código de prenota Cuando configura un proveedor en el Libro de direcciones, el código predeterminado de prenota del proveedor es P. Cuando procesa pagos electrónicamente por primera vez, este valor de prenota (P) solicita al sistema la generación de un registro de pago para el banco, así como también uno impreso para el proveedor. Esto permite al banco verificar que toda la información necesaria para procesar los pagos electrónicamente esté configurada correctamente. Cuando termina la primera ejecución de pago, el sistema cambia el código de prenota de P a un espacio en blanco. Esto indica que todos los pagos futuros se procesarán electrónicamente y no se procesará ningún cheque en papel.

Si cambia el código de cuenta bancaria en Referencia cruzada de cuenta bancaria, el sistema vuelve a configurar el código de prenota a P. La próxima transferencia electrónica maneja a este proveedor como un nuevo proveedor, a menos que usted cambie el código de prenota a N o un espacio en blanco.

515

Configuración de información de la cuenta bancaria

Debe configurar la información sobre la cuenta bancaria del banco del cual retira fondos en el programa Cuentas bancarias del L/M (P0030G).

También debe configurar la información del banco del proveedor en el programa Cuentas bancarias por Libro de direcciones (P0030A) para el tipo de registro V. Puede entrar a este programa en el Maestro de proveedores, seleccionando Cuentas bancarias así como mediante el menú Configuración de pagos automáticos (G04411).

Definición del método de pago correcto Para producir pagos electrónicos en el formato X12 que EDI requiere, asigne un instrumento de pago al proveedor. El instrumento de pago asignado debe estar definido en el programa Valores definidos del instrumento de pago (P0417) que se encuentra en el menú G04411. Además, debe asignar el programa de impresión de pagos R47052T al instrumento de pago seleccionado. Si no asigna este programa de impresión de pagos, la información del pago no se introduce en el formato X12 que EDI requiere.

Configuración de números siguientes Asigne un número siguiente para el número de documento EDI en el sistema 47, línea 1.

Configuración de las opciones de proceso para el programa Creación de grupos de control de pagos

Configure las opciones de proceso bajo la ficha Cinta bancaria del programa Creación de grupos de control de pagos (R04570) para que el sistema emita mensajes de error si la cuenta bancaria del beneficiario o la información de la cuenta bancaria X12 no es correcta.

Consulte también


Los pagos EDI de salida se utilizan para transmitir electrónicamente la información de pago a la institución financiera en vez de emitir un cheque. Debe completar las siguientes tareas para procesar pagos EDI de salida correctamente:

• Ejecución del programa Actualización al enviar

Configuración de información de cuentas bancarias

Configuración de instrumentos de pago

Configuración de Números siguientes

Procesamiento de pagos EDI de salida

• Creación de pagos automáticos

• Transferencia de transacciones de pagos de salida

516

Creación de pagos automáticos

Para su comodidad, todos los programas necesarios para crear pagos automáticos y que tienen que enviarse al procesamiento EDI de salida se encuentran en el menú Orden de pago con remesa (G47266). Los programas de pago de Cuentas por pagar que se muestran a continuación se utilizan para la creación de registros de pagos automáticos. Estos programas almacenan los datos resultantes tanto en el procesamiento de pago de Cuentas por pagar como en las tablas EDI cuando se van a transmitir los datos a una institución financiera.

• Cambio rápido de estado

• Actualización de C/P en el Libro de direcciones

• Cálculo de retenciones

• Informe de requisitos de efectivo

• Creación de grupos de control de pagos

• Informe de análisis de pagos

• Trabajo con grupos de pago

Cuando cree los pagos, actualice las siguientes tablas de trabajo de C/P y pagos EDI:

• F04571 - Procesamiento de pagos de C/P – encabezado

• F04572 - Procesamiento de pagos de C/P – resumen

• F04573 - Procesamiento de pagos de C/P – detalles

• F47056W - Encabezado de orden de pago EDI – trabajo

• F470561W - Nombre y dirección del banco de la orden de pago EDI – Trabajo

• F470562W - Nombre y dirección del proveedor de la orden de pago EDI – Trabajo

• F470563W - Nombre y dirección del beneficiario de orden de pago EDI - Trabajo

• F47057W - Aviso de remesa de orden de pago EDI – Trabajo

Consulte también Recepción de documentos en la guía Interfaz de datos del Intercambio electrónico

de datos para obtener información sobre la conversión y formato de archivos planos.

Procesamiento de comprobantes en batch en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre el procesamiento de comprobantes EDI de entrada cargados correctamente.

Procesamiento de pagos automáticos en la guía Cuentas por pagar para obtener información sobre los pasos necesarios para crear pagos automáticos.

Transferencia de transacciones de pagos de salida

En el menú Orden de pago con remesa (G47266), escoja Copia en archivos de EDI de salida.

Una vez que se ha ejecutado el proceso automático de pagos, debe copiar las transacciones de pago de los archivos de trabajo EDI a las tablas de Interfaz EDI para que se encuentren disponibles para el software de traducción.

517

El programa Copia en archivos EDI de salida (R47057) copia las transacciones de pago a las siguientes tablas de interfaz de pago EDI:

• F047056 - Encabezado de orden de pago EDI - salida

• F470561 - Nombre y dirección del banco de la orden de pago - salida

• F470562 - Nombre y dirección del proveedor de la orden de pago EDI - salida

• F470563 - Nombre y dirección del beneficiario de la orden de pago EDI - salida

• F47057- Aviso de remesa de la orden de pago - salida

Advertencia

Las secciones del informe utilizan datos de varios archivos. Cuando se ejecuta el programa R47057, la selección de datos solo debe incluir aquellos campos comunes a todas las tablas mencionadas anteriormente. De lo contrario, es posible que el informe imprima resultados que no incluyan todos los datos seleccionados.

A medida que el sistema copia las transacciones de pago en las tablas de interfaz EDI, señala la transacción correspondiente en los archivos de trabajo EDI tal y como fueron procesados en la actualización del campo Procesado (Y/N) (EDSP) en Y. Esto impide que el sistema copie los registros procesados anteriormente.

Selección de datos para Copia de archivos EDI de salida (R47057)

El procesamiento de transacciones EDI de salida utiliza cinco archivos de trabajo. Las tablas son:

• F047056W Encabezado de orden de pago EDI - Trabajo

• F450561W Nombre y dirección del banco de orden de pago EDI - Trabajo

• F470562W Nombre y dirección del proveedor de orden de pago EDI - Trabajo

• F470563W Nombre y dirección del beneficiario de orden de pago EDI - Trabajo

• F47057W Aviso de remesa de orden de pago EDI - Trabajo

Los siguientes campos son comunes en las cinco tablas utilizadas por el programa Copia de archivos EDI de salida (R47057) y son los únicos campos que se deben utilizar para la selección o secuencia de datos. Si se utiliza cualquier otro campo para la selección o secuencia de datos, el informe se detendrá y recibirá un mensaje de error.

• Cia de documento EDI

• Nº de documento EDI

• Tp doc EDI

• Nº de línea EDI

• EDI procesado

• Nº de batch EDI

• Nº de batch

• Tp de batch

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• Cía del documento

• Cía

• Unidad negocio

• Nº de pago/artículo

• Cotejo tp doc

• Pri pag

• N D

• Iniciador transacción

• ID usuario

• ID del programa

• ID estcn trabajo

• Fecha de actualiz

• Hora del día

Existen otros campos comunes a los cinco archivos de trabajo, pero contienen diferentes valores dependiendo de si se encuentran en un archivo de trabajo de encabezado o de detalle. Estos campos no se deben utilizar para la selección de datos. Utilice solamente los campos mencionados anteriormente.

Ejecución del programa Actualizar al enviar

En el menú Orden de pago con remesa (G47266), escoja Actualizar al enviar.

Ejecute el programa Actualizar al enviar (R47058) cuando el socio comercial le notifica que ha recibido su transmisión de pago EDI.

Cuando ejecuta el programa Actualizar al enviar, el sistema actualiza el campo Procesado (Y/N) (EDPSP) en Y en las transacciones de pago de las tablas de interfaz de pago EDI (F047056, F470561, F470562, F470563 y F47057). Esto impide que el software de traducción procese las mismas transacciones.

Depuración de pagos EDI de salida procesados

En el menú Orden de pago con remesa (G47266), escoja Depuración de archivos EDI.

Después de procesar correctamente las transacciones de pago EDI, puede eliminarlas de las tablas EDI de salida, ejecutando el programa de depuración. El sistema retiene las transacciones de pago EDI procesadas en las tablas del sistema 47 hasta que las depure.

Cuando depura los pagos EDI de salida, el sistema elimina todos los registros procesados, es decir, los registros que contienen una Y en el campo Procesado (Y/N) (EDSP), de las siguientes tablas de interfaz de pagos EDI:

• F047056 - Encabezado de orden de pago EDI - salida

• F470561 - Nombre y dirección del banco de la orden de pago - salida

• F470562 - Nombre y dirección del proveedor de la orden de pago EDI - salida

• F470563 - Nombre y dirección del beneficiario de la orden de pago EDI - salida

519

• F47057- Aviso de remesa de la orden de pago - salida

Advertencia

Cuando se depura la información, el sistema no copia las transacciones a una tabla de depuración. Por el contrario, el sistema elimina las transacciones del sistema.

Configuración de la seguridad de tarjetas de crédito

Si le interesa proteger la información de las tarjetas de crédito de sus empleados, J.D. Edwards recomienda que siga el protocolo de seguridad que se indica a continuación:

• Configure la seguridad de tablas en las siguientes tablas, que son las únicas tablas que contienen información sobre las tarjetas de crédito:

• Información de tarjetas de crédito (F0075)

• Interfaz de transacciones de tarjetas de crédito (F09E150) si la compañía emisora de las tarjetas de crédigo efectúa las transferencias electrónicamente

• Aviso de envío de orden de pago EDI – salida (F47057) si procesa pagos utilizando EDI

La seguridad de las tablas impide que todos los usuarios tengan acceso a la información sobre las tarjetas de crédito.

• Configure una seguridad exclusiva de aplicación a cada tabla para los siguientes programas:

Tabla con seguridad Seguridad exclusiva de aplicación Motivo de acceso

P09E122 – Tarjetas de crédito de empleados

Permitir a los usuarios acceder a la información sobre sus tarjetas de crédito

P09E2011 – Registro de gastos Permitir acceso al sistema para obtener el número de la tarjeta de crédito del Libro de direcciones

Información sobre tarjetas de crédito (F0075)

R47057 – Copia en archivos EDI de salida

Obtener el número de la tarjeta de crédito para procesar el pago utilizando EDI

P09E150 – Gastos de tarjeta de crédito

Permitir a los empleados acceder a las transacciones de sus tarjetas de crédito

Tabla Interfaz de transacción de tarjetas de crédito (F09E150)

R09E151 – Depuración de gastos de tarjetas de crédito

Permitir al sistema acceder para eliminar transacciones de tarjetas de crédito procesadas

520

Aviso de remesa de la orden de pago – salida (F47057)

R47057 – Copia en archivos EDI de salida

Introducir el número de la tarjeta de crédito en la tabla F47057

La seguridad exclusiva de aplicación permite a los programas necesarios para el procesamiento de reembolsos y pagos EDI acceder a las tablas requeridas.

Consulte también Trabajo con mesa de trabajo de seguridad en la guía Administración del sistema.

Familiarización con la seguridad de inicio de sesión en la guía Administración del sistema.

521

522

Vertex Quantum para el Impuesto sobre ventas y uso

Si la empresa desea aplicar automáticamente impuestos sobre las ventas, puede utilizar el Vertex Quantum para el sistema Impuesto sobre ventas y uso con los siguientes sistemas de J.D. Edwards:

• Contabilidad general

• Cuentas por cobrar

• Cuentas por pagar

• Administración de órdenes de venta

• Compras

• CSMS (Sistema de administración de servicios al cliente)

• Facturación de contratos

• Facturación de servicios

Advertencia

Si utiliza el sistema Nómina de J.D. Edwards, tiene que usar el sistema Quantum para impuestos de nómina. Consulte Configuración de información fiscal en la guía Nómina.

Consulte también Guía Interfaz para Vertex Quantum para el impuesto sobre ventas y uso para

obtener información sobre el uso de Vertex Quantum para el producto Impuesto sobre ventas y uso.

Documents

EnterpriseOne 8.9 Cuentas por pagar PeopleBook · Impresión de diarios de comprobantes ... Comprobantes de pagos anticipados.....204 Ejemplo: Registro y pago de comprobantes de pagos