RELATÓRIO DE AUDITORIA

GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30

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ENTIDADE AUDITADA: IPVC (SC, SAS e UO’s)

NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:9008

DATA(S) DA AUDITORIA: 11 de junho de 2013 DURAÇÃO: 1 tarde

ÂMBITO: Processo PIM

REQUISITO

VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO

4. SISTEMA DE GESTÃO DA

QUALIDADE

4.1 Requisitos Gerais

4.2 Requisitos da Documentação x 13

5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO

5.1 Comprometimento da Gestão

5.2 Focalização no Cliente

5.3 Política da Qualidade

5.4 Planeamento

5.5 Responsabilidade, Autoridade e

Comunicação

5.6 Revisão pela Gestão

6. GESTÃO DE RECURSOS

6.1 Provisão de Recursos

6.2 Recursos Humanos

6.3 Infraestrutura

6.4 Ambiente de Trabalho

7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO

7.1 Planeamento da Realização do Produto x 1,4,5 7

7.2 Processos Relacionados com o Cliente x

7.3 Concepção e Desenvolvimento

7.4 Compras

7.5 Produção e Fornecimento do Serviço x 6

7.6 Controlo do Equipamento de

Monitorização e de Medição

8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA

8.1 Generalidades

8.2 Monitorização e Medição x 2, 12 8,9,10,11,14

8.3 Controlo do Produto Não Conforme

8.4 Análise de Dados x

8.5 Melhoria x 3

* Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria

EQUIPA AUDITORA-NOME / FUNÇÃO: RUBRICA

Salomé Ferreira (Auditora Coordenadora)

João Ferreira (Auditor Técnico)

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Sandra Silva (Auditora Técnica)

Sofia Amaral (Auditora Técnica)

Carla Rocha (Auditora Técnica)

Sara Esteves; Carina Ferreira (Estudantes-Observadores)

RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS:

A auditoria teve por objetivo avaliar o processo Promoção e Imagem (PIM) nos Serviços Centrais (SC),

Serviços de Ação Social (SAS), Escola Superior de Educação (ESE), Escola Superior Agrária (ESA), Escola

Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG), Escola Superior de Saúde (ESS), Escola Superior de Ciências

Empresariais (ESCE) e Escola de Desporto e Lazer (ESDL) do Instituto Politécnico de Viana do Castelo

(IPVC), e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência (NP EN ISO 9001:2008), requisitos

legais e regulamentares aplicáveis.

A Equipa Auditora (EA) conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano proposto, focando, por

amostragem, requisitos/objetivos requeridos pela norma de referência. A auditoria recaiu sobre a análise da

matriz dos processos, indicadores, procedimentos, instruções de trabalho e impressos, entrevistas a

colaboradores e simulação de atividades. Procurou-se, ainda, verificar se as não conformidades registadas na

auditoria interna anterior tinham sido devidamente tratadas, o que não se verificou na sua totalidade.

Na reunião de abertura, estiveram presentes:

A Gestora Institucional do Processo PIM: Sílvia Rolo (SC);

A responsável pela atualização do subportal, representante da Gestora de Processo PIM da ESA: Ofélia Brito

A Gestora de Processo PIM da ESCE: Beatriz Fernandes

A Gestora de Processo PIM da ESE: Teresa Gonçalves

O Gestor de Processo PIM da ESDL: César Chaves

A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, bem como a cooperação

demonstrada pelos auditados ao longo de toda a auditoria.

Destaca-se o empenho e interesse evidenciada por todos os gestores do processo, no sentido da efetiva

implementação e melhoria do processo.

Relativamente ao processo PIM, constatou-se que:

o Os responsáveis pelo processo PIM das unidades orgânicas ou responsáveis pela atualização do

subportal descreveram o processo nos termos do procedimento definido no caso deste poder ser

satisfeito na unidade orgânica

o Das entrevistas feitas (ESA; ESE; ESCE; ESDL) verifica-se não dão resposta na integra à alínea a)

caso possa ser satisfeito na unidade orgânica, da instrução de trabalho do PIM “proposta de

divulgação e ou pedidos de produção gráfica e audiovisual, equipamentos, apoio logístico”, não

sendo claro como é que as impressões de publicitação de eventos, implicando impressões, são

contabilizadas em termos de custos e /ou imputadas ao processo PIM. Também não é consensual o

circuito desde a necessidade de material de apoio aos eventos de cada unidade orgânica até ao seu

término.

o Na ESCE não há a possibilidade de fazer qualquer tipo de impressão a cores na Unidade orgânica.

o Não foi possível consultar nenhum documento referente à Oficina Cultural (OC) por o responsável

não estar presente; a OC responde diretamente aos SC do IPVC – Conselho de Gestão; os GP e GT

dos SAS não têm qualquer “papel” neste processo da OC;

o Os SAS têm portal próprio e distinto do portal do IPVC;

o Existem alguns indicadores cujas metas são 0% ou 100%, o que condiciona que em caso de se

verificar apenas uma falha numa variável da fórmula de cálculo, as metas deixam de ser atingidas;

o Verifica-se discrepância nas datas e nº das revisões ao processo PIM, nomeadamente PIM-01/01

PIM-02; PIM 02; PIM-02/01; PIM-02/02, poe ex. no impresso PIM -01/01 tem a ver ”divulgação de

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alojamento nas residências dos SAS para 2013/2014, PIM-01/01-rev3/2012.11.07, de 7 de junho;

pedido via email para os SC; no portal do SGGQ, no processo PIM 8matriz de processo),na lista dos

documentos está rev. 3/2012.12.20;

o O envio de pedidos de divulgação muito perto do evento, não respeitando o tempo estabelecido, bem

como a informação pertinentes são claramente dois dos principais problemas com que o GCI se

depara no que diz respeito à divulgação de eventos;

o Verificou-se a dinamização das redes sociais Facebook, Twitter para a divulgação de eventos,

contando já com a presença de um nº significativo de visitas.

OPORTUNIDADES DE MELHORIA:

Processo PIM

o Sugere-se a uniformização de alguns documentos comuns a todas as escolas nomeadamente

certificados de presença em eventos/ações que cada unidade orgânica desenvolve. Jornadas entre

outros.

o Sugere-se a nomeação de um gestor de processo de PIM para a Oficina Cultural (SAS)

o Sugere-se o envolvimento de todos os colaboradores no sentido de que os pedidos enviados ao GCI

estejam dentro dos prazos previstos

Nas páginas seguintes descrevem-se as constatações anotadas ao longo da auditoria na forma de 6 Não

Conformidades (NC) e 8 Observações (OBS).

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NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO

* Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS

AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada):

Nº NC* OBS* Requisito Descrição

1 x 7.1 PIM - O mapa de indicadores relativo a 2013 não existente. Apenas existe o de 2012

2 x 8.2 PIM (SC )- Não foram apresentadas evidências de recolha de indicadores neste Processo.

3 x 8.5

PIM-(SC) - Foram solicitadas as fichas de ocorrências referentes às NC nº 3 e 7

constantes do relatório da auditoria de 26 de Abril de 2012. As mesmas não se encontram

encerradas. Foram apresentadas apenas com os campos nº 1 e preenchido.

4 x 7.1 PIM (SC) -O processo PIM-02/02, com o nº 47/2013 referente a um pedido de impressão

de um cartaz não se encontrava assinado.

5 x 7.1

PIM (SC) - O processo PIM-02/06, com o nº 47/2013 referente a uma requisição de

merchandising com o nº 57/2012 não se encontrava assinado nem com o parecer da gestão

de topo.

6 x 7.5

PIM (SC) a informação relativa aos equipamentos de promoção e imagem e/ou apoio à

logística, na secretaria virtual, área de acesso rápido à informação, não se encontra

atualizada uma vez que diz que: O formulário requisição de equipamentos, impresso

PIM02/01, disponível no processo promoção e imagem deve ser enviado para

gci.mariajoao@ipvc.pt.

7 X 7.1

PIM (SAS) - PIM-02/02 – rev. 3/2012.11.07, de 6 de junho “impressão de cartaz A2, A3 e

A4 (pedido urgente não está assinado pelo GT, apenas assinado por Pedro Rocha; pedido

fechado;

8 x 8.2

PIM (SAS) - Processo de pedido de “divulgação de alojamento nas residências dos SAS

para 2013/2014”, PIM-01/01 – rev. 3/2012.11.07, de 7 de junho; pedido via email para os

SC; no portal do SGGQ, no processo PIM, (matriz processo) na lista de documentos, está

referido PIM-01/01 – rev. 3/ 2012.12.20;

9 x 8.2

PIM (SAS) - Consultado o processo de pedido de “divulgação do novo serviço

WebPoint”, PIM-01/01 – rev. 3/2012.11.07, de 3 de junho e na secretaria virtual, quando

na lista de documentos, está referido PIM-01/01 – rev. 3/ 2012.12.20

10 x 8.2

PIM(SAS) - Consultado o processo de pedido de “requisição/pedido de divulgação pack-

económico das senhas da cantina”, PIM-01/01 – rev. 3/2012.11.07 e na secretaria virtual,

quando na lista de documentos, está referido PIM-01/01 – rev. 3/ 2012.12.20

11 x 8.2

PIM (SAS) - Não foram evidenciadas as respostas aos pedidos de requisição/pedido de

divulgação que tinham seguido via email. A EA foi informada que a única resposta foi a

publicação dos pedidos de divulgação.

12 x 8.2

PIM (SAS) - verificou-se que um processo de ”pedido de serviços de produção gráfica e

/ou visual, não estava referenciado/preenchido o evento … fomos informados verbalmente

que se destinava ao pack-alimentação), PIM-02/02 – rev. 3/2012.11.07, de 17 de Abril,

assinado por Damiana Matos

13 x 4.2 (PIM SC), não foram mostradas evidências da utilização do impresso o impresso “Ficha

de Conta Corrente de Produção Gráfica e Audiovisual” (PIM-02/03).

14 x 8.2

PIM - Sugere-se que a fórmula de cálculo e a respetiva meta do indicador “N.º de

consultas/Visitas Portal” sejam ajustados no sentido de garantirem a coerência entre os

mesmos;

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Auditora coordenadora: Salomé Ferreira

Técnicos: Sandra Silva, Sofia Amaral; João Ferreira; Carla

Rocha; Alunas: Sara Esteves; Carina Ferreira

NOME/FUNÇÃO

RUBRICA