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Entorno en el que Operan los Proyectos
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• Los proyectos existen y operan en entornos que pueden influir en ellos
• Estas influencias pueden ser positivas y negativas
Entornos que influyen en los Proyectos
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Externos
Influencias
Factores Ambientales (EEFs)
Internos
Procesos de la Organización (OPAs)
Procesos, Políticas y Procedimientos
Base de Conocimiento de la Organización
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• Environmental Enterprise Factors
• Hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo de proyecto
Factores Ambientales (EEFs)
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Internos a la Organización
Cultura, Estructura y Gobernanza de la Organización
Distribución Geográfica de Instalaciones y Recursos
Infraestructura
Software Informático
Disponibilidad de Recursos
Capacidad de los Empleados
Externos a la Organización
Condiciones del Mercado
Influencias y Asuntos de Índole Social y Cultural
Restricciones Legales
Bases de Datos Comerciales
Investigaciones Académicas
Estándares Gubernamentales y de la Industria
Consideraciones Financieras
Elementos Ambientales Físicos
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• Organization Process Assets
• Son internos, por lo que el equipo puede hacer modificaciones, según sea necesario
Activos de los Procesos de la Organización (OPAs)
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Proyectos Anteriores: Líneas Base de Alcance, Costo, Tiempo, Registro deRiesgos
Procesos, Políticas y Procedimientos
Inicio y Planificación: Guías y Criterios, Estándares específicos, Ciclos de Vidadel Producto y del Proyecto, Plantillas, Listas de Proveedores Pre aprobados
Ejecución, Monitoreo y Control: Procedimientos de Control de Cambios,Matrices de Trazabilidad, Procedimientos de Control Financiero,Procedimientos para la Gestión de Defectos, Control de Disponibilidad deRecursos, Requisitos de Comunicación, Procedimientos para priorizar,Plantillas, Guías estandarizadas, Procedimientos de Verificación
Cierre: Guías o requisitos de Cierre del Proyecto
Bases de Conocimiento de la Organización
Datos Financieros: Horas de Trabajo, Costos Incurridos, Presupuestos ySobrecostos del Proyecto
Configuración: Versiones de Componentes de SW y HW, líneas base,estándares, políticas, y procedimientos de la organización
Información Histórica de Lecciones Aprendidas: Toda la información yDocumentación de cierre del Proyecto, resultados de decisiones, actividad deGestión de Riesgos
Gestión de Incidentes y Defectos: Información de control, resolución deincidentes, resultados de acciones emprendidas
Métricos: Mediciones de procesos y productos
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Una oficina de Gestión de Proyectos o PMO se encarga de estandarizar el manejo deproyectos dentro de la organización y facilita el compartir recursos, metodologías,herramientas y técnicas.
Que es una PMO?
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Tipo Descripción Control
ApoyoBrinda consultoría en el rol de proyectos,buenas prácticas, lecciones aprendidas yentrenamiento.
Bajo
ControlLleva el control a través de herramientas,formatos, etc.
Moderado
Directiva
Toma el control de los proyectosmanejándolos directamente paramantenerlos alineados a la estrategia de laorganización
Alto
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Organización Funcional
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Autoridad del Director de Proyecto Poca o Ninguna
Disponibilidad de Recursos Poca o Ninguna
Quien gestiona el presupuesto del proyecto Gerente Funcional
Rol del Director de Proyecto A tiempo parcial
Personal Administrativo de la Dirección de Proyectos A tiempo parcial
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Organización Matricial Débil
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Autoridad del Director de Proyecto Baja
Disponibilidad de Recursos Baja
Quien gestiona el presupuesto del proyecto Gerente Funcional
Rol del Director de Proyecto A tiempo parcial
Personal Administrativo de la Dirección de Proyectos A tiempo parcial
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Organización Matricial Equilibrada
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Autoridad del Director de Proyecto Baja a Moderada
Disponibilidad de Recursos Baja a Moderada
Quien gestiona el presupuesto del proyecto Mixta
Rol del Director de Proyecto A tiempo completo
Personal Administrativo de la Dirección de Proyectos A tiempo parcial
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Organización Matricial Fuerte
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Autoridad del Director de Proyecto Moderada a Alta
Disponibilidad de Recursos Moderada a Alta
Quien gestiona el presupuesto del proyecto Director del Proyecto
Rol del Director de Proyecto A tiempo completo
Personal Administrativo de la Dirección de Proyectos A tiempo completo
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Organización orientada a Proyectos
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Autoridad del Director de Proyecto Alta
Disponibilidad de Recursos Alta
Quien gestiona el presupuesto del proyecto Director del Proyecto
Rol del Director de Proyecto A tiempo completo
Personal Administrativo de la Dirección de Proyectos A tiempo completo
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Influencia y Costos en el Tiempo
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Influencia de los Interesados, Riesgos e Incertidumbre
Costo de los Cambios
Duración del Proyecto
Gra
do
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Distribución de los Recursos en la Vida del Proyecto
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Inicio Planeación Ejecución, Seguimiento y Control Cierre
Documentos de Cierre
Acta de Constitución
Plan del Proyecto
Entregables Aceptados
Co
sto
s y
Pe
rso
nal
Tiempo
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Se refiere a los tres principales factores que los Project Managers manejansimultáneamente en los proyectos.
Generalmente existe por lo menos una variable que no es negociable, cualquiercambio de ser necesario afectará a las otras variables.
Calidad
Alcance
La Triple Restricción
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Tiempo Alcance Costo
112 meses 200 m2 US$ 100,000.00
Libre: Costo y Alcance Libre: Tiempo y Costo Libre: Alcance y Tiempo
Proyecto: “Construcción de una casa para trasladarse a vivir en ella”
Calidad
Alcance
Ejemplos de la Restricción Triple
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Tiempo Alcance Costo
212 meses y 200 m2 200 m2 y US$ 100,000.00 US$ 100,000.00 y 12 meses
Libre: Costo Libre: Tiempo Libre: Alcance
El proyecto estará destinado al fracaso si alguien fija en forma arbitraria el alcance, el tiempo, los costos y la calidad al mismo
tiempo.
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Resumen
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• Activos de los Procesos de la Organización
• Base Corporativa de Conocimiento
• Factores Ambientales
• Cualquier cambio al principio es menos costoso
• La expectativa al principio es mayor y va disminuyendo
• Los recursos se utilizan principalmente durante la ejecución
