급여제공서비스 기록사업 · 2014-07-14 · • 기록시간 단축으로 서비스 제공 인력의 업무량 감소로 효율성 증대 • 기록된 세부서비스 맵핑(mapping)을

2010 Seoul Welfare Awards사회복지시설부문 조직운영 분야

생활시설_최우수

바코드를 이용한 장기요양기관의

급여제공서비스 기록사업

시립서부노인전문요양센터

바코드를 이용한 장기요양기관의 급여제공서비스 기록사업❙

시립서부노인전문요양센터 ■■■ 273

최우수상

시립서부노인전문요양센터_노건우 류민정

I 운영사례 개요

1. 추진배경과 취지

❙장기요양보험법에 의한 장기요양기관 요양급여 실시 후 일정서식의 장기요양

급여제공기록지 기재 필요

장기요양보험제도 도입으로 노인장기요양보험법 시행규칙 제18조에 의하면, 장기요

양기관은 장기요양급여를 실시한 경우에는 정해진 서식의 장기요양급여제공기록지에

장기요양급여 실시내역 등을 기재하여야 한다. 이에 따라 본 센터도 245명의 이용자들

의 개별 장기요양급여제공기록지의 기재가 필요하게 되었다.

❙사회복지시설부문 조직운영분야_생활시설❙

바코드를 이용한

장기요양기관의 급여제공서비스 기록사업

❙ 사회복지시설부문 조직운영분야 생활시설 - 최우수

274 ■■■ 2010 Seoul Welfare Awards

1) 문제 및 욕구

(1) 요양보호사의 수기 작성한 기록지 전산에 재입력함으로 인한 업무과중

각 층의 사회복지사들은 요양보호사가 작성한 ‘개별서비스일지’에 작성한 내용을 국

가정보시스템에 재입력해야하는 어려움을 겪었고, 층 당 평균 50명의 이용자들의 내용

을 입력하기 때문에 많은 시간이 소요되어 업무과중으로 어려움을 겪었다.



(2) 기록 누락 및 사례관리 시 서비스제공기록을 통한 빠른 이용자 파악의 어려움

서비스 제공자가 제공한 서비스를 실시간 작성하지 않아 기록 누락이 발생했으며,

특히, 사례관리 시, 이용자의 변화, 케어플랜에 의한 서비스 제공 내역을 모니터링 및

평가 시 기존 수기 기록지로는 빠르게 파악할 수 없는 문제점이 있었다.

(3) 요양보호사의 컴퓨터 활용 능력을 감안한 입력방법 필요

요양보호사의 평균 연령이 4,50대로 컴퓨터의 사용에 대하여 거부감이 있고, 디스플

레이 상의 테이터 판독에 어려움이 있는 경우가 다수로 보다 원활하고 사용이 쉬운 방

법이 필요하게 되었다.

2. 목적 및 목표

1) 목적

장기요양보험의 실시로 장기요양기관의 수가신청 근거자료로 이용되는 급여제

공기록지를 이용자에게 직접 서비스를 제공한 자가, 서비스 제공내용을 제공 시

간에 바코드를 이용하여 정확하게 기록하고, 서비스에 대한 모니터링, 평가를 용

이하게 한다. 또한 기록에 소요되는 시간을 단축하여 업무의 효과성과 효율성을

높여 수급자에게 제공되는 서비스의 질을 향상 시킨다.

2) 목표

가. 직접 서비스를 제공한 자가, 제공 내용을 실시간적으로 통일된 명칭을 통하여 입

력이 가능하도록 한다.

나. 기록물의 통계적 모니터링, 평가를 용이하게 한다.

다. 업무의 효율성 및 책무성을 높여, 제공되는 서비스 질을 향상시킨다.

3. 서비스 대상

1) 서비스 지역

시립서부노인전문요양센터 유니트 및 필요장소



2) 서비스 대상

본 센터에서 서비스제공을 업무로 하는 전 직원

(요양보호사 110명, 간호사 10명, 물리, 작업치료사 3명)

[바코드를 활용한 기록방법 ]

4. 프로그램의 주요 내용

1) 국가정보시스템(現, 사회복지시설정보시스템) 바코드 활용 프로세스 적용 건의

국가정보시스템(현, 사회복지시설정보시스템)에 장기요양보험 시범실시서식에 관한

정보 및 그에 따른 바코드 리더기를 통한 서비스 제공기록지 연계작업에 대한 건의를

실시하여, 최초로 본 시범사업을 실시하게 되었다.



2) 전 직원 기록의 중요성 및 바코드 사용법 교육 실시

노인장기요양보험제도는 이용자의 의사에 따라 선택에 의한 이용을 존중하는 계약

제도이다. 서비스의 질을 향상하기 위한 기록 작성 및 공개가 의무화되어 있어, 케어

(care)기록은 다양한 역할과 기능을 가지게 된다.(2010,황재영) 그에 따라 케어(care)기

록은 케어(care)계획에 기초한 케어서비스(care service)를 실시한다는 증거가 됨에 동

시에 성과를 나타내는 중요한 요인이 되었다.

이에 따라 본 센터의 바코드를 이용한 서비스 기록은 기존에 활용해왔던 수기작성보

다 효율적인 면을 증대하게 되었다. 본 센터에서 이용자에게 직접 서비스를 제공하는

요양보호사를 중심으로 전 직원에게 위와 같은 내용으로 기록의 중요성에 관한 교육과

바코드 사용법에 대한 교육을 실시하였다.

[초기 - 바코드 생성 및 개별 교육] [기록 교육]



[사회복지시설정보시스템에서 바코드를 활용한 기록방법 예시]

3) 급여기록지의 서비스 제공기록이 정확하게 나올 수 있는 맵핑(mapping) 설계

장기요양보험시행 전부터 시범사업으로 실시해 본 사업은 각 팀별로 제3차 시범사업

의 서식 ‘장기요양급여제공기록지’를 근거로 하여 제공되는 서비스와 바코드의 맵핑

(mapping) 설계 작업을 팀장 및 팀별 회의를 실시하여, 바코드를 서비스, 대상 등을 기

반으로 구체적으로 생성하였다.

4) 1개의 유니트(unit, 3층 은행나무) 시범 사업 실시

노인요양시설에 근무하는 요양보호사의 평균연령은 45세정도이다. 즉 요양보호사들

은 수기기록에 익숙해져있으며, 컴퓨터를 이용한 정보입력기술도 부족한 세대이다. 이

로 인해 1개의 유니트(unit) 시범사업 실시는 필수적인 요소였다. 그리고 시범사업은

요양보호사들 간 입소문에 의해 시범사업에 참여하지 않았던 요양보호사들에게 긍정적

인 수용의 촉진제로 작용하였다.



[요양보호사 실행 모습] [유니트(unit) 설치]

5) 필요 물품 구매

16개의 유니트(unit)에 필요한 물품을 구입하는 작업이다. 16개의 유니트(unit)에 필

요한 물품은 컴퓨터 본체, 모니터, 바코드 리더기, 컴퓨터이었으며, 입식으로(삭제요청)

바코드를 보며 입력 할 수 있도록 입식 테이블을 주문제작 하였다. 또한, 바코드 리더

기 등의 소모품을 고려하여 여분의 물품을 구매해야 했다.

설치장비 장소 기록대상(입소자) 수 사용자

컴퓨터 1SET

바코드스캐너

입식 테이블

유니트 16개소각유니트

평균 16명요양보호사

바코드 스캐너 간호스테이션 각3개소 입소자 전원 간호사

바코드 스캐너 재활치료실 입소자 전원 물리, 작업치료사

6) 케어의 질을 높이기 위한 모니터링 및 수정 보완 작업

이용자에 대한 케어(care)의 질을 높이기 위해, 서비스 제공이 케어플랜(care plan)과

동일하게 제공되고 있는지에 관해 확인이 필요한 작업니다. 이에 본 센터에서는 바코드

활용 시스템을 이용함에 따라, 각 층 사회복지사 및 재활, 간호팀에서는 직접 서비스를

제공하는 요양보호사의 서비스 제공기록이 실시간으로 확인이 가능해지고, 정보 공유가

용이해졌다. 그리고 이 부분의 모니터링을 지속적으로 실시하여, 서비스 항목의 부재로

서비스의 누락발생부분을 개선하여 수정하고, 보완작업을 지속적으로 실행하고 있다.



7) 추진 현황

상 황 투 입 활 동 산 출 성 과

초기 중기 장기

∙장기요양보험

법에 의한

일정서식의

장기요양급여

제공 기록지

기재 필요

∙요양보호사의

수기 작성한

서비스 제공

기록지를 층

담당 사회복지

사의 컴퓨터

재기록으로

인한 업무과중

∙기록 누락 및

사례관리 시

서비스제공

기록을 통한

빠른 이용자

파악의 어려움

➡

∙국가정보시스템

(현 사회복지

시설정보시스템)

에 바코드를

이용한 서비스

제공 기록을

건의

∙프로그램 개발

∙컴퓨터 구입

∙바코드 구입

∙컴퓨터 선반

구입

∙비용

∙각 팀 공유

∙교육자료

➡

∙ (팀별)

급여항목표

비교

바코드목록

∙바코드생성

작성

➡

∙ (팀별)

바코드 목록

작성

∙바코드 생성

완료

➡

∙장기요양보험

서식 급여

항목표를

참고로 바코드

목록 생성으로

급여 제공

기록지 연계

자동생성

∙장기요양

급여제공

기록지

자동생성

∙직접서비스

제공자의

정확한

기록으로

사회복지사

의 업무

효율성 증대.

∙서비스

제공직후

기록으로

기록 누락의

문제점 해결.

∙업무의

효율성 및

책무성을

높임

∙서비스

제공자의

직접 기록을

통해 정보의

신뢰성 확보.

∙사례관리 시,

서비스제공

과정의

모니터링,

평가 용이.

∙수급자에게

제공되는

서비스 질을

향상

∙시범사업 실시

∙시범유니트

요양보호사

교육실시

∙시범사업평가

∙시범사업

(한달)

∙시범유니트

요양보호사

교육실시 2회

∙시범사업평가

1회

∙본 사업의 직접

사용자가 시범

실시해 봄으로

사업의 효율성,

효과성 입증

∙바코드사용법

직원교육

∙바코드

사용항목 개편

∙바코드책자

보급

∙바코드사용

매뉴얼 작성

∙모니터링

∙기록 및 바코드

사용법

직원교육

총3회

(요양보호사

교육 2회,

타직종 직원

교육1회)

∙바코드 사용

항목 개편 4회

∙바코드책자

보급

∙바코드사용

매뉴얼작성 1회

∙모니터링

(수시)

∙기록의

중요성에 대한

교육

∙바코드

사용항목

∙업무의 효율성

및 책무성을

높여,

수급자에게

제공되는

서비스 질을

향상

∙매뉴얼 배포를

통하여

업무능력 향상

∙수정보완하여

서비스제공에

대한 누락항목

없도록 함.

사업추진

효과



5. 평가 및 결과

1) 사업추진 시 효과

• 전 직원이 서비스 제공 기록에 대한 중요성 함께 공유

• 정보를 옮겨 적는 과정(수기-컴퓨터입력)에서 실수가 생기는 등의 부정확한 기록 발

생방지

• 기록 작성 시, 일시 및 담당자가 자동반영 및 작성되어 서비스 제공 즉시 기록의 습관화

• 기록 작성 시, 담당자 이름 작성으로 서비스 제공 및 기록의 책무성 증대

• 기록시간 단축으로 서비스 제공 인력의 업무량 감소로 효율성 증대

• 기록된 세부서비스 맵핑(mapping)을 통한 “장기요양급여제공기록지” 생성 용이

• 실시간으로 이용자에게 제공된 서비스 제공내용 및 이용자의 상태변화 확인 가능

• 케어 인력 간 어르신의 정보공유로 유연한 협조체계시스템 구축 및 케어의 질 향상

[바코드를 활용한 기록의 장점]

2) 사업추진 이후 조직변화 내용

• 전 직원이 서비스 제공 기록에 대한 중요성을 함께 공유 및 인식 제고

• 케어플랜에 의한 서비스 제공 후 바코드 기록을 통해 계획된 케어의 중요인식 증대

• 제공 서비스에 대한 세부 항목 인식으로 효율적 케어실시

• 이용자의 일상생활중의 관찰기록을 중간관리자가 파악가능



II 종합소견

1. 프로그램의 특징 및 독창성

1) 타 기관 제도대비 특징과 독창성

• 타 기관에서는 수기기록 후 전산등록 또는 수기기록만 함으로써 입소자에 대한 서비

스 제공기록물 관리의 어려움이 발생할 가능성이 있음

• 정보를 옮겨 기록하는 과정(수기입력 또는 컴퓨터입력)에서 실수가 생기는 등의 부정

확한 기록발생을 방지할 수 있음

• 기록물을 전산화작업 실시를 기반으로 인터넷 사용이 가능한 어느 곳에서도 사회복

지시설정보시스템을 통해 이용자들의 상태변화, 서비스 제공기록, 관찰기록 등을 용

이하게 할 수 있으며, 각 팀별 정보 공유가 가능함

• 장기요양기관 최초로 245명의 입소자들의 개별 서비스 기록에 사용되는 도구를

마우스나 키보드가 아닌 바코드 스캐너를 사용하여 IT 활용에 대한 인식 도입이

이뤄짐

• 여러 직종의 전문가가 동일한 데이터베이스를 사용함으로써, 케어(care) 정보 공유의

효율성 증대됨

2) 기존 제도대비 차별성 기술

다음의 표는 본 센터의 시범 사업 실시 후, 시범 유니트 요양보호사와 사회복지사의

회의를 통해 수기기록 (기록 후 전산입력)과 바코딩 기록을 비교한 결과이다.



[수기기록 (기록 후 전산입력)과 바코딩 기록의 비교 결과]

매체

업무 수기 사용 (바코드 미사용) 바코드 사용

케어

기록

1. 실시간 기록이 어려움

2. 주기작성 후 전산 재 입력 필요

3. 제공서비스 행위별 담당자 확인어려움

4. 케어에 연속적인 시간 가용이 가능

5. 일괄 기록 작성으로 누락 및 허위기록발

생요소 있음(부정적)

1. 실시간 기록가능

- 수기 불필요로 업무량 감소

2. 입소자 별 서비스 제공내역 취합 및

서비스 제공기록일광생성 가능

3. 케어플랜에 의한 서비스계획의 실행여부

국가복지시스템을 통하여 확인가능

4. 제공 서비스의 담당자 확인가능

5. 실시간 기록 시 연속적인 업무진행의

어려움(부정적)

행동관찰

기록

1. 관찰기록 열람 어려움

2. 행동변화 양상 빈도 측정 어려움

1. 관리자의 기록취합 용이, 내용파악 유리

2. 문제행동 빈도 및 종류 확인, 파악 유리

기록물

관리

1. 전산 입력 후에도 수기기록물 보관으로

보관 장소 상의 어려움 있음1. 모든 전산입력으로 보관 필요없음

2. 모델화 가능성

본 기관의 「바코드를 이용한 급여제공 서비스 기록사업」은 사회복지시설정보시스

템을 무료로 사용하므로 별도의 프로그램에 대한 구입/유지비용이 발생되지 않고, 전국

의 모든 기관에 오픈되어 있으므로 장기요양지정기관에서 충분히 적용할 수 있는 시스

템이다.

다만 프로그램을 실시하기 전 컴퓨터, 바코드 스캐너 등의 물적 자원이 구비되어야

하며, 각 팀의 직원들이 제공 급여 기록지의 서비스 제공기록이 정확하게 나올 수 있도

록 맵핑(mapping) 설계 시 정기적인 회의가 필요 하다. 또한 기록의 중요성과 바코드

사용으로 효율적인 측면을 전 직원 교육을 통하여 공유할 수 있도록 해야 하겠다.

그리고 사업 진행 시, 전 직원이 프로그램을 잘 활용할 수 있도록 교육을 통하여 동

기를 부여하고, 모니터링 하며해야 한다. 특히 컴퓨터에 능숙하지 못한 직종(요양보호

사)에게 진행의 어려움을 잘 극복할 수 있도록 지지적 슈퍼비전을 제공하는 것이 무엇

보다 중요하다.

본 시스템 사용으로 기록된 서비스 제공기록을 담당 사회복지사 및 간호사, 물리치

료사는 사회복지시설정보시스템으로 이용자의 변화, 서비스제공 진행사항 등을 한눈에

파악하여 케어플랜 작성 시 서비스 제공의 질적 향상을 추구할 수 있다.



3. 기타

1) 향후 개선과제

• 직원이 사용하기 쉽도록 휴대용 모바일 등 정보통신기술의 장점을 최대한 살릴 수 있

는 환경 조성이 필요함

• 자체 예산 진행으로 사양이 낮은 저가 컴퓨터 구입으로 잦은 컴퓨터 고장 발생, 각

지원사업의 기능보강프로그램 공모사업제안서를 작성하여 컴퓨터 구입 필요함

• 기록의 중요성과 전산시스템에 관한 직원교육이 지속적으로 필요함

2) 현재 진행현황

• 2010년 8월 현재 바코드 기록내용을 기반으로 한 케어플랜에 의한 급여제공과 모니

터링이 잘 이루어지고 있음

• 서비스 제공 바코드 항목이 복지1팀 115개, 재활팀 76개를 사용하고 있음. 하지만,

간호팀 항목은 12항목으로 2부서에 비하여 서비스 항목이 적어 바코드 사용보다 사

회복지시설정보시스템에 직접 입력이 효율성이 높은 것으로 확인 되어 간호팀을 제

외한 부서들이 현 시스템을 사용하고 있음



시립서부노인전문요양센터 조직운영 활동사례

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급여제공서비스 기록사업 · 2014-07-14 · • 기록시간 단축으로 서비스 제공 인력의 업무량 감소로 효율성 증대 • 기록된 세부서비스 맵핑(mapping)을