MigratiegidsDe release van eQuse Indicate versie 4.0 is voor gebruikers van versie 3.3.3 een grote verandering. Deze gids biedt u een helder overzicht van de veranderingen en aandachtspunten.

Handboek Het tabblad Handboek in versie 3.3.3 was een verzameling van een aantal elementen binnen het systeem. Deze elementen zijn in versie 4.0 aparte modules geworden. Een totaaloverzicht kunt u zelf samenstellen door middel van ‘widgets’ op uw dashboard.

Tip: Stel zelf uw Dashboard samen. Op het Dashboard vind u de tab Beheer. Hieronder kunt u verschillende ‘widgets’ ac-tiveren. Geactiveerde widgets verschijnen op het Dashboard onder de kop Persoonlijke startpagina. De gemaakte selectie wordt bij uw gebruikersprofiel opgeslagen en is voor iedere individuele gebruiker uniek.

Versie 3.3.3 Versie 4.0

Bestanden

Tip: U kunt een gehele map verplaatsen. Selecteer de gewenste map en klik op Wijzig in de werkbalk. In het formulier kiest u bij Hoofdmap een nieuwe locatie voor de map. Alle onderliggende mappen en bestanden worden meteen mee verplaatst.

BestandenIn versie 4.0 beheert u alle in het systeem aanwezige bestanden in de module Bestanden. Het blijft mogelijk om direct bestanden te koppelen aan bijvoorbeeld een proces of een verbeterplan. Het verschil met versie 3.3.3 is dat het bestand in een map van de module Bestanden terecht komt. Bij het betreffende proces of verbeterplan wordt al-leen de snelkoppeling opgeslagen.

Locaties en koppelingenAlle gemaakte koppelingen en bestanden in versie 3.3.3 blijven in versie 4.0 bewaard. Wilt u de bestanden beheren dan vindt u deze in de module Bestanden. Bestanden die op meerdere plekken gekoppeld zijn, kunnen maar in één map staan. Om te bepalen in welke map dit bestand moet staan is onderstaande hiërarchie toegepast.

1. Proces2. Procedure3. Werkstap4. Handboekteksten5. Rapportagedocument6. Jaarplan 7. Verbeterplannen8. Medewerkers9. Beheersmaatregel10. Leveranciers11. Interne audit afboekitem12. Prestatieindicatorresultaat13. Vervaldatumcontrole14. Activiteiten afboekitem15. Flexlijstresultaat16. Leveranciersbeoordeling17. Onderhoud afboekitem

Voorbeelden Een bestand dat is gekoppeld aan een ‘verbe-terplan’, een ‘medewerker’ én een ‘proces’ zal bijvoorbeeld in de map Processen terecht komen. Een bestand dat is gekoppeld aan een ‘beheers-maatregel’ en een ‘activiteiten afboekitem’ zal in de map Beheersmaatregel terecht komen.

Versie 3.3.3 Versie 4.0Bestand gekoppeld aan Mappenstructuur module Bestanden

Algemene documenten Systeem (mappen worden direct overgenomen)

Processen Systeem > Migratie versie 4 > Processen

Procedure Systeem > Migratie versie 4 > Procedure

Werkstap Systeem > Migratie versie 4 > Werkstap

Handboekteksten Systeem > Migratie versie 4 > Handboek

Rapportagedocument Systeem > Migratie versie 4 > Rapportage

Jaarplan Systeem > Migratie versie 4 > Jaarplan

Verbeterplannen Systeem > Migratie versie 4 > Verbeteren

Medewerkers Systeem > Migratie versie 4 > Medewerkers

Beheersmaatregel Systeem > Migratie versie 4 > Beheersmaatregel

Leveranciers Systeem > Migratie versie 4 > Leveranciers

Interne audit afboekitem Systeem > Migratie versie 4 > Interne audits

Prestatieindicatorresultaat Systeem > Migratie versie 4 > PI

Vervaldatumcontrole Systeem > Migratie versie 4 > Vervaldatumcontrole

Activiteiten afboekitem Systeem > Migratie versie 4 > Activiteiten

Flexlijst resultaat Systeem > Migratie versie 4 > Flexlijst resultaat

Leveranciersbeoordeling Systeem > Migratie versie 4 > Leveranciersbeoordelingen

Onderhoud afboekitem Systeem > Migratie versie 4 > Onderhoud

Planning van Prestatieindicatoren of Procesindicatoren

PI’sIn versie 3.3.3 was het niet mogelijk om een PI te plan-nen en werden er ook geen meldingen gegenereerd voor het uitvoeren van PI-metingen. De frequentie waarop de PI-meting dient te worden uitgevoerd kon wel als infor-matie worden aangegeven via het veld Frequentie. In versie 4.0 heeft u de mogelijkheid om PI’s te plannen. De verschillende meetmomenten komen als afboekbare items op de kalender en via het berichtenscherm wordt u ook geattendeerd op PI-metingen die uitgevoerd dienen te worden.In de migratie is de planning niet voor u ingevuld. Deze moet u zelf per PI aanmaken.

Direct registrerenOok wanneer u geen planning aanmaakt, kunt u gewoon registreren op een PI. Via de Q-knop navigeert u naar de module PI’s. Selecteer in het overzicht de PI waarop u wilt registreren en klik op Registreren in de werkbalk.

Waarom staan er notificaties van PI’s op het berichtenscherm?Bij elke PI is Herinnering in het Kalendervak op ‘Ja’ gezet. Hierdoor verschijnt er een notificatie in het berichtenscherm. Het is de bedoeling dat u zelf nieuwe afboekmomenten plant zodat deze in uw kalender komen te staan.

Versie 3.3.3

Versie 4.0

Tip: Monitor direct de registraties door middel van de ‘PI widget’ op het dashboard. Via de pijltjes in de het schermpje van de widget navigeert u tussen grafieken met de registratiescores van de verschil-lende PI’s.

Medewerkers, Taken en Functies

AlgemeenIn versie 4.0 zijn medewerkers, taken en functies opge-splitst in twee modules. De module Functies en Taken en de module Medewerkers. Het principe van functies met verschillende soorten verantwoordelijkheden per taak blijft hetzelfde. Bij het aanmaken van een taak worden de verantwoordelijke functies meteen ingevoerd en bestaat ook de mogelijkheid om per verantwoordelijkheid een extra omschrijving op te geven. Het instellen via een ‘functiematrix’ is hiermee komen te vervallen.

Verantwoordelijkheden verfijnenIn de module Medewerkers kunt u voor elke medewerker nog uitzonderingen maken op de verantwoordelijkheden die volgen uit de toegewezen functies. Selecteer een medewerker en klik op ‘Verantwoordelijkheden verfijnen’. In het overzicht ziet u welke verantwoordelijkheden de medewerker heeft. Via de vinkjes kunt u specifieke verantwoordelijkheden verfijnen.

Versie 3.3.3

Versie 4.0

Gebruikers en Permissies

PermissiesHet beheer van de gebruikers is ondergebracht in de module Permissies. Nieuw in versie 4.0 zijn de Rollen. Een rol is een verzameling permissies. Door rollen toe te kennen aan gebruikers ontstaat een gelaagd permissiemodel.

In versie 3.3.3 bestaan deze rollen niet, maar kunnen er wel rechten worden ingesteld. Deze ingestelde rechten zijn als permissie instellingen doorvertaald naar de verschillende gebruikers. Om de permissies van een gebruiker te bekijken gaat u als volgt te werk:

1. Ga naar het overzicht van gebruikers. 2. Selecteer de gewenste gebruiker.3. Klik op Permissies instellen in de werkbalk.

RollenWanneer u gebruik wilt maken van rollen kunt u het beste als volgt te werk gaan:

1. Maak de rollen aan die u in uw systeem wilt hanteren.2. Stel de permissies per rol in.3. Ken de rollen toe aan verschillende gebruikers (een gebruiker kan meerdere rollen hebben).4. Selecteer een gebruiker en kies Permissies instellen in de werkbalk. 5. In het overzicht ziet u in de kolom Rollen welke permissies zijn toegekend op basis van de rol(len).6. Klik op Gebruikerspermissies verwijderen om de instellingen weg te nemen.7. De gebruiker ontvangt nu de permissies op basis van de toegekende rol(len).

Kleurgebruik

Consistent kleurgebruikHet gebruik van kleuren voor onderdelen die via een hoofdkantoor of maatschap worden aangeboden is in versie 4.0 consistent toegepast. In het procesmodel is hiermee de kleurcodering anders dan in versie 3.3.3.

Versie 3.3.3 Versie 4.0

Tip: Kijk regelmatig naar het uitlegvenster. Deze kleurcodering staat hier, indien van toepassing, als legenda vermeld.

Jaarplanner

Jaarplanner itemsDe jaarplanneritems uit versie 3.3.3 vind u in versie 4.0in de module Activiteiten. Het jaaroverzicht en afboeklijs-ten vindt u in de module Kalender.

DoorplannenHet doorplannen van items naar volgende jaren gebeurt in versie 4.0 in het formulier van een afzonderlijke Activiteit. In het kalendervak kunt u de afboekmomenten plannen en eventueel ook de ‘Herinnering’ op ‘Ja’ zetten, zodat u een notificatie krijgt wanneer de laatste geweest is.

Met de invoering van een centrale kalender in versie 4.0 zijn een aantal plan-ningsoverzichten komen te vervallen waaronder ook de jaarplanner.

Risicomanagement

VereenvoudigingHet risicomodel is vereenvoudigd. In versie 3.3.3 werden er scores opgegeven voor oorzaken. In versie 4.0 wordt er alleen nog op het niveau van het risico gescoord. Wanneer er al scores op oorzaken waren gegeven blijft de zwaarste score die voorkomt bewaard bij het risico.De benamingen Kans en Gevolg zijn veranderd in Frequentie en Ernst. Een aantal velden bij de oorzaken zijn komen te vervallen.

Vervallen velden bij oorzaken:

• Gevolg• Actie• Invloed• Kosten

Versie 3.3.3

Versie 4.0

Versie 3.3.3

Versie 4.0

• Implementatie• Herstel• Plaatsen in het systeem

Het online kwaliteitssysteem waar u een slag mee maaktKwaliteit is cruciaal voor iedere on-derneming. Het voeren van een ge-zonde bedrijfsvoering, die zowel nu als in de toekomst is gestoeld opmeerwaarde en kwaliteit, is vergelijk-baar met het uitoefenen van topsport. Het maken van de juiste slag komt neer op gericht organiseren, aanbren-gen van structuur en het werken met de juiste hulpmiddelen. Met het on-line kwaliteitssysteem eQuse Indicatehoudt u grip op uw organisatie en waarborgt u op eenvoudige en over-

zichtelijke wijze de kwaliteit van uw producten en diensten. Verbe-terprocessen worden simpelweg een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse gang van zaken. Uw gehele organisatie beschikt voort-aan over een flexibele, gedegen en bewezen ondersteunende tool om efficiënt en vol vertrouwen de toekomst tegemoet te gaan. Bo-vendien is het behalen van de juiste certificeringen met eQuse Indicate slechts een formaliteit!

Kortom: eQuse Indicate het online kwaliteitssysteem waar u een slag mee maakt!

Voor meer informatie kunt u onze website www.equse.nl bezoeken of een mail sturen naar welkom@equse.nl. Direct contact kan natuurlijk ook,telefoonnummer 010 – 436 30 40.

Schiehavenkade 1363024 EZ RotterdamT +31 (0)10 436 30 40F +31 (0)10 820 03 21E welkom@eQuse.nl