ERGONOMIA NO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED): Arquivo Central UFSC

Ezmir Dippe EliasFernanda Lemes Ferreira

1. GESTÃO DE SISTEMAS� GED:

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) édefinido por Avedon (2002, p. 11) como:[...] uma configuração de equipamento, software e,normalmente, de recursos de telecomunicaçõesbaseada em computador e automatizada que armazenae gerencia imagens de documentos – e seus índicescodificados – que podem ser lidas por máquinas eprocessadas por computador para recuperação sobsolicitação.

2. PRODUTOS� O produto final da aplicação desta solução é a

disponibilização dos documentos de arquivo da UFSCde forma on line. O acesso à informação contida nosdocumentos passa a ser de forma segura, simultânea eremota.

3. SERVIÇOS� Os serviços envolvidos no processo de conversão para

arquivos digitais seguem etapas distintas:

� 3.1 Atividade de Seleção� 3.2 Atividade de Preparação� 3.3 Atividade de Digitalização� 3.4 Atividade de Inspeção� 3.5 Atividade de Indexação� 3.6 Atividade de Compactação da Imagem� 3.7 Atividade de Controle de Qualidade

4. ASPECTOS ERGONÔMICOS� Quanto aos aspectos ergonômicos, pode-se aferir que, a

coordenação do sistema de GED sensibilizou aadministração da UFSC, oportunizando a viabilização daimplantação desta solução na documentação institucional.� O aspecto organizacional está presente neste processo de

GED ao oportunizar que a documentação institucional sejadisponibilizada ao máximo como também garante apreservação e conservação consciente desta documentação.Visando sempre respeitar e aplicar a legislação vigente,optou-se por proporcionar maior visibilidade à informaçãoinstitucional, assim atendendo a Lei n˚ 12.527, de 18 denovembro de 2011, que regula o acesso à informação.

4. ASPECTOS ERGONÔMICOS� O aspecto físico está claro quando a informação é

oferecida remotamente beneficiando o usuário em váriosaspectos: encurtando distância e consequentementedispensando sua presença no local para realizar a pesquisadesejada. O acesso é feito através do software adotado edisponível em plataforma web, com senha de acesso nestamesma plataforma, seguindo as orientações disponíveis nosite da Divisão de Arquivo Central.� Quanto ao aspecto cognitivo, esta nova forma de acesso

remoto disponibiliza o conhecimento em tempo real edemocratiza o acesso à informação. Propicia tambémagilidade e rapidez na recuperação da informação,favorecendo nas tomadas de decisão.

5. ACESSO REMOTO AOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

� http://arquivocentral.ufsc.br/

� http://150.162.191.1/neutron/

5. REFERÊNCIAS� AVEDON, Don M. GED de A a Z: tudo sobre gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: CENADEM,

2002. 200 p.

� BRASIL. Lei nº 12.527, de 8 de novembro de 2011. Regula o acesso a informação previsto no inciso XXXIII do art.5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Coleção de leis da RepúblicaFederativa do Brasil, Brasília, DF, nov. 2011. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/112527.htm. Acesso em: 13 abr. 2013.

� DUL, Jan; WEERDMEESTER, Bernard. Ergonomia prática. Itiro Iida (Trad.) 2 ed. São Paulo: Edgard Blucher,2004. 137 p.

� ELIAS, Ezmir Dippe. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED): aplicação na Universidade Federal de SantaCatarina. Ágora, Florianópolis, v. 22, n. 45, p. 15-30, 2012.

� IIDA, Itiro. Ergonomia: projeto e produção. 5 ed. São Paulo: Edgard Blucher, 1998. 465 p.

� KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos: conceitos, tecnologias e considerações gerais. SãoPaulo: CENADEM, 1997. 146 p.

� TIAGO, João; REIS, Leonardo. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier,2011. 286 p.