ERMLa nostra esperienza

Roma, 27 marzo 2009

Fabio Marzani / e-mail: fabio.marzani@unicatt.it

Renato Mazzocchi / e-mail: renato.mazzocchi@unicatt.it

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Università Cattolica del Sacro Cuore

5 sedi

• Milano

• Brescia

• Piacenza - Cremona

• Roma

• Campobasso

14 Facoltà

42.000+ studenti

1.400+ docenti

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Catalogo unico d’Ateneo UCSC

1.100.000+ record bibliografici

26.000+ seriali

1.600.000+ record di esemplare

770.000+ record d’autorità

270 Banche dati  (11.400+ titoli di periodici)

                129  CD-ROM/DVD

                141  On-Line (abbonamenti)                                      

43 Free

[dati aggiornati al 31.12.2008]

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ILS Millennium - Implementazione

3 Database : Bibliografico – Tesi (ciclo unico, specialistiche magistrali) – Storico Acquisti

1 Biblioteca Associata

MODULI IMPLEMENTATI

CATALOGAZIONE

ACQUISTI

GESTIONE SERIALI

CIRCOLAZIONE

ILL

ERM

Server Z39.50

OPAC (rss; forse cercavi)

LINK RESOLVER – Webbridge

RICERCA FEDERATA – Research Pro

AUTENTICAZIONE REMOTA alle risorse - WAM (Web Access Management)

ARRICCHIMENTO RECORD (indici, recensioni, copertine) - Syndetics Solutions

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Situazione pre ERM

Coinvolgimento di differenti figure professionali

settore catalogazione

settore accessioni

settore amministrativo

settore tecnico

Mancanza di coordinamento

Utilizzo di strumenti differenti e spesso ridondanza informazioni

Documenti di Word

Fogli Excel

DB Access

Licenza sottoscritta originale (o una copia)

Catalogo web non integrato

DB Access

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Adozione prodotto Millennium ERM

2003 Inizio Benchmarking internazionale per cambio ILS

2004 ILS scelto : Millennium di Innovative Interfaces Inc.

Unico software ad avere un prodotto ERM rilasciato ed integrato

basato sulle specifiche

DLF (Digital Library Federation) ERMI (Electronic Resource Management Initiative)

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7

Implementazione ERM

Gennaio 2006 : costituzione gruppo di lavoro interforze

7 unità provenienti da vari uffici (accessioni, risorse elettroniche, catalogo, IT)

OBIETTIVI (1) :

Studio approfondito delle funzionalità del prodotto ERM di III

Definizione delle tipologie di risorse da gestire in ERM

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8

Implementazione ERM

OBIETTIVI (2) :Definizione dizionario dati (data dictionary) UC

• Risorsa

• Licenza

• Contatti

Titolo (245) Fornitore (acq)

Editore (260)

URL accesso (856)

Periodo rinnovo (acq)

Numero utenti simultanei

Modalità e date rinnovoProviderCampus autorizzati

URL amministrative

e usernames

e passwords

Permessi archiviazione

Contatti tecnici fornitore

Trial prodotto

Permessi ILL

Registrazione malfunzionamenti (log)Tipo licenza

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9

Implementazione ERM

OBIETTIVI (3):

Definizione delle personalizzazioni dell’interfaccia staff

Definizione delle personalizzazioni dell’interfaccia pubblica (web)

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Implementazione ERM

FEBBRAIO 2006

• Rilascio documentazione tecnica

Dizionario dati

Personalizzazioni interfaccia staff (richieste a III)

Personalizzazioni “Catalogo BD web”/OPAC

• Individuazione risorse da gestire in ERM (FASE 1)

Banche dati on-lineBanche dati on-line

Citazioni

Indici & abstracts

Full-text

Pacchetti di periodici

Banche dati su CD-RomBanche dati su CD-Rom

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Implementazione ERM

MARZO - APRILE

•Rilascio prototipo

interfaccia staff

catalogo web

• Revisione

• Rilascio personalizzazioni

• Inizio popolazione base dati

• Bonifica catalogo

record bibliografico unico

ISSN

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Implementazione ERM

MAGGIO - GIUGNO

• Completata creazione record risorsa, licenza, contatti

• Concluse operazioni bonifica catalogo

LUGLIO

• Coverage Load

CSA : PsycINFO

EBSCO : Business Source Premier

JSTOR

PAO

Swetswise

Catalogo risorse elettroniche in produzione

http://millennium.unicatt.it/search*ita/y

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13

Implementazione ERM

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Implementazione ERM

AUTUNNO 2006

• Utilizzo servizio CASE (Content Access SErvice)

Caricamento dati di copertura

• Integrazione ERM con Link Resolver (WebBridge)

• Completato caricamento risorse

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Risultati ottenuti

Gestione efficiente e razionale delle attività e del flusso di lavoro

• trial/negoziazione/acquisizione/gestione

• pro-memoria via e-mail (scadenze,…)

Maggiore cooperazione e comunicazione fra le varie unità

Gestione centralizzata in un unico database di

• risorse

• licenze

• contatti

• ordini

Gestione centralizzata dei contatti

• commerciali

• tecnici

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Risultati ottenuti

Principali dati per la gestione immediatamente disponibili

risorsa, licenza, ordine, contatti

Caricamento automatico (batch) dei “dati di copertura” (Coverage load)

Crea record bibliografico (se non presente in catalogo)

Crea record di posseduto legato al bibliografico

Lega record bibliografico alla risorsa

Aggiorna le URL

Aggiorna le consistenze

Identifica i titoli eventualmente cancellati

Strumenti (report) per l’analisi e lo sviluppo delle collezioni elettroniche

“sovrapposizioni” (titoli doppi)

stesso titolo contenuto in più banche dati

titoli presenti in tutte le banche dati

elenco di tutti i titoli presenti in tutte le risorse

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Risultati ottenuti

Gestione automatizzata delle scadenze attraverso avvisi (tickler) inviati automaticamente dal sistema tramite posta elettronica

Data prefissata

Evento - con qualche giorno di anticipo rispetto ad una certa data

Segnalazione prossima scadenza contratto

Segnalazione che il periodo di trial sta finendo

Segnalazione termine di preavviso chiusura sottoscrizione

Preavvisi in genere

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Risultati ottenuti

Catalogo integrato

• Ricerca per nome risorsa

• Lista A-Z

• Ricerca per materia – argomento / area tematica

Visualizzazione immediata degli utenti autorizzati e dei termini d’uso

• permessi

• restrizioni

Link alla risorsa elettronica

• base dati

Elenco dei titoli presenti nella risorsa

• full-text

Possibilità di segnalare con tempestività ed evidenza eventuali interruzioni di servizio

… Grazie per l’attenzione !