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ERP
IN DER DIGITALEN WERTSCHÖPFUNGSKETTE
IM HANDWERK
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Inhalt:
1. ERP IN DER DIGITALEN WERTSCHÖPFUNGSKETTE IM HANDWERK........................................... 2
1.1 KURZDEFINITION ERP: .................................................................................................................. 2
1.2 WIE IST EIN ERP PROGRAMM AUFGEBAUT? ............................................................................. 2
2. ZUSATZ-MODULE UND –FUNKTIONEN ......................................................................................... 4
2.1 CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) ................................................................. 4
2.2 PROJEKTMANAGEMENT UND CONTROLLING ......................................................................... 4
3. MARKTSITUATION ........................................................................................................................... 5
3.1 OPEN-SOURCE-ERP DEFINITION UND UNTERSCHIED ZU ERP-FREEWARE? ........................... 6
3.2 WER PROFITIERT VOM EINSATZ EINES ERP-OPEN-SOURCE-SYSTEMS? ................................. 7
3.3 KRITIK AN ERP-OPEN-SOURCE-SYSTEMEN ............................................................................... 7
3.4 ERP IN DER CLOUD VS. ON-PREMISE-SOFTWARE .................................................................... 8
3.5 ON-PREMISE-ERP ......................................................................................................................... 8
3.6 CLOUD-ERP ................................................................................................................................... 9
4. PHASEN BEIM EINFÜHRUNGSPROZESS ...................................................................................... 11
5. EINFÜHRUNG EINER ERP SOFTWARE (EXEMPLARISCHE CHECKLISTE)................................... 13
6. ERP-MARKTÜBERSICHT ................................................................................................................ 16
7. CHECKLISTE FÜR IHRE ERP-EINFÜHRUNG .................................................................................. 17
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1. ERP in der digitalen Wertschöpfungskette im Handwerk
Titelbild: Fotolia; Adobe Stock/Jack F.
1.1 Kurzdefinition ERP: ERP-Programme (Enterprise-Resource-Planning) sorgen dafür, dass Informationen
innerhalb der unternehmerischen Prozesskette digital weitergegeben und
teilautomatisiert verarbeitet werden können. So zum Beispiel die Ressourcenplanung
und Prozesssteuerung eines Unternehmens. Geschäftsabläufe werden durch z.B. den
weitgehenden Wegfall von handschriftlichen Zetteln und Abschreibarbeit optimiert.
Administrativer Aufwand wird verringert und Handwerksbetriebe können sich so einen
Wettbewerbsvorteil verschaffen.
1.2 Wie ist ein ERP Programm aufgebaut? Moderne ERP-Lösungen besitzen verschiedenste Module, die auch über Schnittstellen
an die vorhandene digitale Infrastruktur angebunden werden können, um diese
schrittweise abzulösen oder zu ergänzen.
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Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie vier verschiedene Module aussehen
könnten:
Modul Warenwirtschaft
Zu Modulen für Warenwirtschaft (WaWi) und Logistik
gehören zum Beispiel Funktionen für folgende
Aufgaben:
Wareneingangs- und -Ausgangsbearbeitung
Materialdatenverwaltung
Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
Verbrauchsmaterialabwicklung
Außerdem stellen ERP-Systeme in den Bereichen
Lager und Logistik häufig praktische
Sonderfunktionen für die Produktionsplanung und
-steuerung sowie zur Beschaffung und Disposition
zur Verfügung. In Kombination sorgen sie für eine
effiziente Lagerhaltung und eine präzise
Lagerübersicht.
Modul Finanzen
ERP-Software vereinfacht und automatisiert
ebenso im Finanz- und Rechnungswesen eines
Unternehmens zahlreiche Arbeiten. Meist sind
im entsprechenden Modul Funktionen für
folgende Aufgaben vorhanden:
Zahlungen
Mahnungen
Abschreibungen
Forderungen und Verbindlichkeiten
Jahresabschluss- und
Geschäftsjahreswechsel
Moderne ERP-Programme erleichtern Ihnen
daher die tägliche Arbeit in der Buchhaltung um
ein Vielfaches.
Modul Produktion
Zu den wichtigsten Grundlagen-Funktionen für die
Produktion gehören unter anderem:
Materialbedarfsplanung
Absatz- und Produktionsgrobplanung
Arbeitsplan- und Stücklistenverwaltung
Arbeitsplatz- und Ressourcenverwaltung
Fertigungsauftragsfreigabe und –
Durchführung
ERP-Software besitzt in der Regel für die Produktion
Schnittstellen mit vielen anderen
Geschäftsbereichen – beispielsweise mit dem
Verkauf oder der Beschaffung.
Modul Personalwesen
Die meisten ERP-Programme besitzen
außerdem ein Basis-Modul, das die
Abteilungen Lohnbuchhaltung und Human
Resources (HR) abdeckt. Hier einige
Beispiele:
Stellenbesetzung und
Mitarbeiterversetzung
Karriereplanung
Personalentwicklung
Entgeltermittlung und -abrechnung
Gehaltsanpassung
Außerdem beinhalten ERP-Programme oft
eigene Zeiterfassungsmodule.
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2. Zusatz-Module und –Funktionen Wenn Sie eine ERP-Software für Ihr Unternehmen anschaffen, können Sie aus
weiteren Zusatz-Modulen mit vielen hilfreichen Funktionen wählen.
2.1 CRM (Customer Relationship Management)
Moderne Online-ERP-Systeme beinhalten meist eine vollumfängliche CRM-Lösung.
Das heißt: ERP-Programme sind in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Service
bereits mit entsprechenden Funktionen zum Kundenbeziehungsmanagement
ausgestattet.
Der besondere Vorteil dabei: Durch das Zusammenspiel der Funktionen im gesamten
ERP-System können Sie alle wichtigen Kundendaten an einer zentralen Stelle abrufen.
Das gewährleistet eine erstklassige Kundenbetreuung.
Quelle: Handwerkskammer Dortmund
2.2 Projektmanagement und Controlling Außerdem ermöglichen Zusatz-Module für Projektmanagement und Controlling den
Aufbau eines effizienten und zuverlässigen Informationssystems. Wenn Sie dieses
regelmäßig und zielgerichtet einsetzen, profitieren Sie von einer optimalen Basis für
strategische Unternehmensentscheidungen.
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Darüber hinaus bietet ein modernes ERP-System in der Regel diese praktischen
bereichsübergreifenden ERP-Funktionen:
Dokumenten- und Workflowmanagement
E-Commerce- Anbindungen und -Schnittstellen
Archivierung und Datenbankverwaltung
Berichtwesen und Data Warehouse
Dank dieser riesigen Bandbreite an Modulen und Funktionen sind ERP-Hersteller heute
in der Lage, Unternehmen vollständig integrierte ERP-Systeme anzubieten.
3. Marktsituation
ERP-Programme werden mittlerweile in unterschiedlichen Modellen angeboten. In
Bezug auf die technische Bereitstellung können Firmen zwischen zwei Software-
Modellen wählen:
On-Premise-Software (Lizenz- und Nutzungsmodell für lokal installierte
Computerprogramme) kommt meist in großen Unternehmen und
Konzernen zum Einsatz, da sich diese speziell für ein Unternehmen
einrichten lassen und die Komplexität und Anforderungen gut abbilden
können.
SaaS-Lösungen (Software as a Service-Lösungen müssen nicht lokal
installiert werden. Die Arbeit mit SaaS-Lösungen findet in der Cloud über
das Internet statt) eignen sich ideal für KMU, da sich diese schneller
einrichten lassen und gleichzeitig branchenspezifische Anforderungen
berücksichtigen.
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Mittlerweile besteht auch die Möglichkeit, hybride ERP-Programme einzusetzen. Das
bedeutet, dass einige Teile des Systems in der Firma selbst (On-Premise) betrieben
werden, während andere Bereiche in der Cloud zur Verarbeitung bereitstehen.
3.1 Open-Source-ERP Definition und Unterschied zu ERP-Freeware?
Vielen Unternehmen bereitet es große Schwierigkeiten, ein ERP-System zu
implementieren und alle Geschäftsprozesse darauf auszurichten. Meist ist eine ERP-
Einführung budgettechnisch eine ziemliche Belastung, sehr zeitaufwendig oder
funktioniert einfach nicht nach Plan. Im Bereich Enterprise Resource Planning
gewinnen daher sogenannte Open-Source ERP-Systeme immer mehr an Bedeutung.
Open-Source-Software – kurz OSS – bezeichnet offene bzw. freie Programm-
Lösungen, welche Sie häufig kostenlos nutzen können, ohne dass währenddessen
Lizenzgebühren anfallen. Die ERP-Lösungen im Bereich Open-Source dürfen nicht
synonym mit ERP-Freeware verwendet werden. Unter ERP-Freeware versteht man
eine urheberrechtlich geschützte ERP-Software, welche zwar frei und kostenlos
genutzt werden kann, für die allerdings keine Bearbeitungserlaubnis enthalten ist. Im
Gegensatz dazu verfügt Open-Source Business-Software über einen frei zugänglichen
Quellcode, welcher beliebig modifiziert und sogar in abgeänderter Form
weiterverbreitet werden kann. ERP-Freeware kommt hierfür nicht in Frage. Da Open-
Source-Software in der Regel lizenzkostenfrei verfügbar ist, verdienen die Open-
Source ERP-Anbieter insbesondere durch:
Servicedienstleistungen
ERP-Implementierung
Customizing
Schulungen
Support
Viele Provider erheben darüber hinaus in regelmäßigen Abständen Wartungsgebühren.
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3.2 Wer profitiert vom Einsatz eines ERP-Open-Source-Systems?
Durch den Einsatz von ERP-Lösungen aus dem Bereich Open-Source können
Unternehmen grundsätzlich von folgenden Vorteilen profitieren:
Sie sind nicht von einem externen ERP-Anbieter abhängig.
Da Sie frei über den Quellcode verfügen können, sind Open-Source-ERPs
skalierbar und lassen sich an die individuellen Anforderungen Ihres Betriebs
anpassen.
Sie brauchen keine Angst davor haben, mögliche Lizenzverstöße zu begehen.
Bei der Nutzer-Anzahl gibt es keine Einschränkungen, d. h. beliebig viele Ihrer
Mitarbeiter können ein Open-Source-ERP verwenden.
Da Open-Source ERP-Systeme günstig sind, können Sie mit großen monetären
Einsparungen rechnen.
Sie haben die Möglichkeit, Open-Source Business-Software unbegrenzt zu
nutzen.
Die breit gefächerte Palette an Open-Source-ERPs liefert grundsätzlich für fast jedes
Unternehmen eine passende Lösung. In erster Linie profitieren schnell wachsende
Betriebe vom Einsatz des Open-Source-Modells. Optimal eignen sich die quelloffenen
Lösungen außerdem für Existenzgründer und Start-ups mit schmalem Budget un/oder
überschaubaren Anforderungen.
3.3 Kritik an ERP-Open-Source-Systemen
In puncto Funktionalität können Open-Source-Lösungen den bekannten,
kostenpflichtigen ERP-Systemen aber trotzdem nicht das Wasser reichen. KMU und
größere Konzerne treffen meist die bessere Wahl, wenn sie von vornherein ein
Programm eines bekannten ERP-Providers für ihren Betrieb anschaffen. Oft gibt es bei
Open-Source-Projekten nämlich noch Nachholbedarf, wenn es um Punkte wie Modul-
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Umfang, Performance und Zuverlässigkeit geht. Wenn Sie die Anschaffung einer
Open-Source-ERP-Lösung in Erwägung ziehen, so sollten Sie sich bereits vorab
intensiv mit den Vorteilen und Nachteilen einer so speziellen Software-Lösung machen.
Sie müssen berücksichtigen, dass eine Open-Source-Lösung meist kostengünstig ist,
jedoch auch intensiv und zeitaufwendig werden kann, sobald Sie diese für Ihre Zwecke
anpassen möchten.
Hier benötigen Sie einen IT-Spezialisten, der Ihnen die benötigen Funktionen im
Quellcode integriert und korrekt implementiert. In den meisten Fällen müssen Sie auch
hier wieder auf erfahrene Programmierer zurückgreifen, welche wiederum Kosten
verursachen. Sollten während der Arbeit mit einem Open-Source ERP zudem einmal
Probleme auftauchen, haben Sie in der Regel keinen Haftungsanspruch.
Berücksichtigen Sie dies unbedingt bei der Auswahl eines ERP-Systems für Ihr
Unternehmen.
3.4 ERP in der Cloud vs. On-Premise-Software
Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens können grundsätzlich von beiden
Programm-Modellen optimal abgedeckt und automatisiert werden. Trotzdem zeichnen
sich die unterschiedlichen System-Varianten jeweils durch verschiedene Vor- und
Nachteile aus.
3.5 On-Premise-ERP
Grundsätzlich versteht man unter einer On-Premise-Software ein Computer-Programm,
das serverbasiert arbeitet. Um ein On-Premise-ERP im Unternehmen in Betrieb
nehmen zu können, müssen dementsprechend einige Voraussetzungen erfüllt sein:
Sie benötigen eigene Hardware in Form von Firmen-Rechnern. Auf diesen
müssen Sie die ERP-Lösung lokal installieren.
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Weiterhin ist die Inbetriebnahme eines On-Premise-Programms nicht möglich,
ohne dass Sie in Ihrem Unternehmen ein eigenes Rechenzentrum einrichten
oder alternativ in einem Rechenzentrum eines externen Anbieters Server
anmieten.
Vor- und Nachteile von On-Premise-ERP
Vorteile Nachteile
Eigene Verantwortung und
Kontrolle
Keine Abhängigkeit von externem
ERP-Provider
Anpassungen für individuelle
Anforderungen jederzeit möglich
Einmaliger Erwerb und Eigentum
der Software-Lizenz
Eigene Verantwortung für die
Datensicherheit
Hohe Anfangskosten für den
Aufbau einer eigenen IT-
Infrastruktur
Alleinige Haftung für Probleme
oder Software-Ausfälle
Eigene Verantwortung für
Mitarbeiterschulungen und
Qualifikation
Alleinige Verantwortung für
Inbetriebnahme, Wartung,
Reparaturen, Updates etc.
3.6 Cloud-ERP ERP in der Cloud müssen im Gegensatz zu einem On-Premise-System nicht lokal auf
Firmen-Rechnern installiert werden. Alles was stattdessen für die Inbetriebnahme
benötigt wird, sind
eine stabile Internet-Verbindung und
ein funktionierender Web-Browser.
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ERP in der Cloud wird von entsprechenden Providern meist in Form einer
Dienstleistung angeboten. Aus diesem Grund folgt ERP in der Cloud in der Regel auch
einem speziellen Mietmodell. Für Unternehmen bedeutet das konkret, dass ein ERP-
Cloud-Anbieter alle Hardware-Komponenten, die zur Inbetriebnahme eines
webbasierten ERP-Systems benötigt werden, im Rahmen einer monatlichen Cloud-
Pauschale zur Verfügung stellt. Hinzu kommt, dass sich der Provider ebenfalls um
Wartungsarbeiten, Reparaturen und Updates kümmert.
Eine lokal installierte ERP-Software ist unter folgenden Voraussetzungen die richtige
Lösung für Ihren Betrieb:
Sie möchten von externen Software-Providern unabhängig bleiben.
In Ihrem Unternehmen betreiben Sie bereits eigene oder angemietete Hardware
bzw. verfügen über eine geeignete IT-Infrastruktur.
Die Administration Ihres ERP-Systems übernehmen Sie lieber selbst.
In Ihrer Firma beschäftigen Sie eigenes IT-Fachpersonal, welches über das
nötige Know-how verfügt, um für die Inbetriebnahme des ERP-Systems zu
sorgen und Wartungsarbeiten an allen System-Komponenten durchzuführen.
Sie möchten gerne die Möglichkeit haben, das Programm jederzeit Ihren
firmeninternen Anforderungen anzupassen bzw. es um zusätzliche
Funktionalitäten zu erweitern.
Um die Datensicherung möchten Sie sich eigenständig kümmern.
Ihnen steht ein ausreichend großes Budget für die Anschaffung eines On-
Premise-ERP zur Verfügung.
Eine webbasierte ERP-Lösung kommt für Unternehmen in Frage, wenn folgende
Aussagen auf Sie zutreffen:
Ihnen ist es wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter stets Zeit- und
Ortsunabhängig auf alle ERP-Daten zugreifen können.
Ihnen steht ein eher niedriges Budget für die Anschaffung eines ERP-Systems
zur Verfügung.
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In Ihrem Unternehmen verfügen Sie bislang über keine geeignete IT-
Infrastruktur für den ERP-Betrieb.
Für Implementierung und Inbetriebnahme Ihres Enterprise-Resource-Planning-
Systems möchten Sie so wenig Aufwand wie möglich haben.
Sie möchten auf langwierige Software-Installationen, Wartungskosten und Co.
verzichten, um Betriebskosten einzusparen.
Sie möchten auf eine eigene IT-Abteilung verzichten, um auch im Hinblick auf
Inbetriebnahme, Wartungsarbeiten oder Updates keinerlei Aufwand zu haben.
Sie legen Wert auf planbare ERP-Kosten und investieren daher lieber in ein
Modell, bei dem alle Leistungen in einer monatlichen Pauschale inbegriffen sind.
Quelle: https://www.erp-system.online/#anforderungen-erp-system
4. Phasen beim Einführungsprozess
Die Planung, Auswahl und Einführung von ERP-Software ist für Ihr Unternehmen ein
bedeutendes, zeitintensives Projekt und von enormer Wichtigkeit für den erfolgreichen
und reibungslosen Betrieb des Systems. Zu unterscheiden sind verschiedene Phasen
im Zuge der Einführung.
In der Planungs- und Auswahlphase treffen Sie die Entscheidung, welche ERP-
Software implementiert werden soll. In der Einführungsphase geht es um die
tatsächliche Integration der Software in Ihrem Unternehmen. Für beide Phasen sind
bestimmte Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen, um eine reibungslose Integration der
ERP-Software in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.
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Die einzelnen Phasen lassen sich angelehnt an die Empfehlungen von Hesseler und
Görtz (2014) wie folgt darstellen:
Erfordliche Arbeitsschritte, unterteilt nach Phasen, bei der Einführung von ERP-Software nach Hesseler und Görtz 2014
Um Ihnen einen Überblick über den gesamten Auswahlprozess zu geben, stellen wir
Ihnen das Phasenmodell von Gronau vor.
Gronau, N (2004 und 2010). Enterprise Resource Planing Supply Chain Management / Architektur und Funktionen.
Oldenbourg
Das Phasenmodell von Gronau beinhaltet alle notwendigen Schritte während der
Planungs- und Auswahlphase und hilft Ihnen den Zeitbedarf der einzelnen Schritte
besser einzuschätzen. Zu berücksichtigen ist, dass sich einige Schritte überschneiden
können.
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5. Einführung einer ERP Software (exemplarische Checkliste)
Vorüberlegungen:
Welche Prozesse sollen optimiert werden?
Schwächen des derzeitigen Systems? Insellösungen?
Welche Unternehmensbereiche sollen ERP nutzen?
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Mitarbeiter frühzeitig mit einbeziehen (Wen?)
Vorauswahl zum Beispiel über diese Zusammenfassung von ERP-Anbietern:
https://www.handwerk-magazin.de/die-besten-erp-loesungen-fuer-
handwerksbetriebe/383/1439/download
Testversionen bestellen, ausprobieren und auf wichtige Funktionalitäten und
Usability achten
☐erledigt ☐nicht erledigt
Grundsatzfragen: Einen Anbieter für alle Module? Oder die beste Anwendung
für den jeweiligen Bereich über Schnittstellen verbinden?
☐Ein Anbieter:
☐Schnittstellen zu:
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Anforderungskatalog
Sollprozesse definieren und visualisieren (evtl. Flussdiagramme)
☐erledigt ☐nicht erledigt
Zentrale oder dezentrale IT-Struktur (z.B. bei mehreren Standorten)?
☐zentral ☐dezentral(Wo?)
Eigene Server oder Cloud-Lösung?
☐eigene Server ☐Cloud (Anbieter?)
Hersteller Präsentationen (Auswahl von 2-3) ☐erledigt ☐nicht erledigt
Lastenheft erstellen ☐erledigt ☐nicht erledigt
Anbieter Auswählen
Favoriten
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6. ERP-Marktübersicht
In der folgenden Übersicht sehen Sie, welche Anbieter (Auswahl) für welche
Unternehmensgrößen geeignet sind:
Quelle: https://www.erp-system.online
Weitere relevante ERP Anbieter: 123erfasst.de, abas Software, ADempiere, C.A.T.S.-Soft, Apache OFBiz, Digital
Pulses, DIGI-Zeiterfassung, Echtzeit Zeitmanagement, Energieheld, ISGUS, KWP Informations-Systeme, Label
Software Gerald Bax, LC-TOP NORD, Mobilzeit Datenerfassungssysteme, MOSER, M-SOFT Hamburg, Odoo,
openHandwerk, OpenZ, Plancraft Software, PDS, QUIX, Schäfer Software Entwicklung Ralf Schäfer, Streit
Datentechnik, Taifun Software, WebERP, Ziemer
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7. Checkliste für Ihre ERP-Einführung
Folgende Checkliste hilft die Auswahl und Einführung von ERP-Software gut zu
bewältigen.
Achten Sie im Rahmen der Auswahlphase auf:
die Zusammensetzung Ihres Projektteams: Geschäftsleitung, Fachabteilungen
und EDV-Abteilung sind in jedem Fall einzubeziehen
eine gründliche Analyse Ihrer unternehmensinternen Prozesse und Funktionen
eine präzise und realistische Aufstellung Ihrer Ziele, die mit der Software-
Einführung erreicht werden sollen
eine genaue Aufstellung Ihrer Anforderungen an das Projekt (im Rahmen eines
Pfichtenhefts), welche Ihnen als Verhandlungs- und später Vertragsgrundlage
dienen
eine umfassende Anbieterauswahl und einen ordnungsgemäßen Projektvertrag,
der bspw. auch Punkte wie die Betreuung während der Einführung sowie die
Betreuung während der ersten Zeit nach der Inbetriebnahme enthält
Während der Einführungsphase berücksichtigen Sie bitte die folgenden Punkte:
Passen Sie Ihr Projektteam ggf. noch einmal an. Integrieren Sie verstärkt den
Hersteller und externe Dienstleister, wenn Ihnen fachliche Kenntnisse fehlen.
Prüfen Sie gemeinsam mit dem Anbieter die Möglichkeiten einer technischen
Anpassung des ERP-Systems.
Verfeinern Sie ggf. die Projektziele und Ihre Anforderungen.
Planen Sie den erforderlichen Zeitraum für die Systemeinführung realistisch.
Dokumentieren und kontrollieren Sie fortlaufend den Projektfortschritt.
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Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, Ihre unternehmensinternen Prozesse zu
standardisieren und an die Software anzupassen oder ob es erforderlich ist, das
ERP-System anzupassen.
Stimmen Sie sich ab, wie Ihre Stammdatenmigration erfolgen soll.
Führen Sie mehrere Systemtests durch und lassen Sie ggf. Anpassungen
vornehmen.
Prüfen Sie, ob die Systemumstellung stufenweise oder stichstagsbezogen
erfolgen soll.
Sichern Sie die Inbetriebnahme und Betreuung durch den ERP-Anbieter.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter vor der Einführung und fortlaufend.
Quelle: ERP-Einführung – Ein Überblick, ebusiness Lotse Dresden c/o Technische Universität Dresden 2017