BUSINESS CASE

Pembuatan Sistem Informasi “SAU2 ( Simple Aplikasi Untuk User )”

1.0.LATAR BELAKANG

PT. ABC merupakan perusahaan produsen susu terkenal di Indonesia. Selain memiliki

perusahaan yang memproduksi susu, ABC juga memiliki perusahaan distributor yang

mendistribusikan produk yang telah di produksi oleh ABC. Semakin meluasnya jangkauan

distribusi dan pemasaran serta semakin meningkatnya permintaan , maka ABC berencana

untuk membuka lebih banyak cabang distributor di hampir seluruh wilayah Indonesia. Oleh

karena itu, ABC akan membuat sistem yang dapat mempermudah memonitor seluruh

aktivitas di cabang. Aktivitas tersebut antara lain, transaksi jual beli, transaksi biaya

operasional dan stock barang. ABC juga mengharapkan sistem ini dapat berjalan bersama

dengan sistem program yang sudah berjalan di pusat, sehingga ada 2 program yang dapat

berjalan di ABC yaitu program oracle dan program yang akan di bangun / dibuat ( SAU2 ).

Dengan adanya sistem tersebut di harapkan dapat membantu pemantauan aktivitas yang ada

di cabang dan membantu proses seluruh aktivitas yang ada di cabang.

1.1.TUJUAN PROYEK

PT. ABC memiliki tujuan strategis yaitu menjadi perusahaan minuman yang terbesar

dan terbaik di indonesia, dengan mengutamakan kepuasaan dan kepercayaan pelanggan.

Melalui teknologi yang maju dalam memproduksi susu dan riset pasar yang baik, maka ABC

akan terus mampu melakukan banyak inovasi baru sehingga dapat menghasilkan produk susu

yang berkualitas tinggi dengan macam - macam varian rasa yang sedang up to date saat ini.

Jaringan distribusi dan pemasaran PT.ABC yang semakin berkembang luas dan

permintaan yang semakin meningkat, membuat ABC menjadi semakin kewalahan

menghadapi hal tersebut. Oleh karena itu, ABC memutuskan untuk melakukan change

management. Salah satu caranya yaitu dengan membangun sistem baru untuk mendukung

tujuan bisnis strategis yang direncanakan ABC tersebut. Hal ini dikarenakan seiring

berkembangnya ABC, maka ABC menjadi memiliki berbagai macam permasalahan baru,

seperti :

1

1. Tidak terpantaunya produk yang tersedia di cabang.

2. Tidak terpantaunya proses transaksi di cabang.

3. Kesulitan ketika hendak memberikan diskon agen, berdasarkan pembelian yang

dilakukan oleh agen.

4. Tidak terpantaunya kegiatan biaya operasional cabang.

Dengan pembuatan sistem “SAU2” di harpakan permasalahan yang ada dapat di atasi dan

Tujuan bisnis ABC dapat tercapai.

2.0. ASUMSI DAN KENDALA

Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi saat ini, maka dibutuhkan sistem informasi

berbasis komputer, sehingga proses pemantauan aktivitas cabang dan proses penerimaan

order dari agen atau pelanggan sampai dengan proses pembuatan laporan menjadi lebih

cepat dan akurat demi mendukung proses pengambilan keputusan.

Namun terdapat berapa kendala untuk pembuatan sistem Informasi berbasis komputer ini

antara lain :

1. Dokumentasi yang tidak lengkap

2. Prosedur order yang sering berubah

3.0. AVAILABLE OPTION

Berikut beberapa Opsi yang akan dilakukan PT. ABC untuk menunjang adanya sistem

SAU2, di perusahaan tersebut :

1. Option 1 – Buy / Membeli

PT. ABC merupakan perusahaan yang cukup besar di indonesia, sehingga jika dilihat

dari organisasi dan keuangannya, ABC mampu untuk membeli program atau software

yang di butuhkan. Dalam segi kemampuan, ABC mampu untuk melakukan pembelian

software akan tetapi secara kondisi lingkungan usaha dan pasar, apakah software atau

program tersebut dapat mengikuti kondisi pasar yang sedang ada sekarang ini? Selain

itu apakah software tersebut dapat memenuhi kebutuhan user yang memiliki kendala

dalam proses order yang suka berubah-ubah. Dan jika membeli software apakah

proses penggunaanya dapat memudahkan user? Jadi, dalam kemampuan pembelian

ABC mampu, akan tetapi ada beberapa hal yang harus di pikirkan oleh perusahaan

untuk masa yang akan datang.

2

2. Option 2 – Coorporate/Kerja sama

ABC dapat menyewa sistem informasi dari IT vendor. Namun, ada risiko yang harus

dipikirkan, seperti data-data penting perusahaan yang dapat diketahui dan diambil

oleh pihak IT vendor. Selain itu, jika ABC memilih option ini, maka ABC akan

memakan biaya yang cukup besar. Namun, jika periode sewa sistem informasi ini

telah selesai, maka ABC berhak untuk tidak melanjutkan sewa sistem informasi dari

IT vendor tersebut. Kemudian, ABC dapat membuat program baru untuk kegiatan

perusahaan.

3. Option 3 – Create/Membuat

ABC memiliki SDM yang handal untuk membuat program yang diinginkan. Selain

itu, dengan membuat sistem informasi sendiri, maka ABC dapat membuat program

yang sesuai dengan kebutuhan ABC dan dapat melakukan kegiatan transaksi di

perusahaan yang selalu berubah-ubah, serta biaya untuk pembuatan proyek tidak

terlalu besar karena perusahaan cukup memberikan uang tambahan pada karyawan

tersebut. Proses pembuatan dapat di pantau dengan baik sehingga proses dapat selesai

dengan cepat. Program sistem informasi ini dapat dibuat dengan keinginan user, jika

di tengah-tengah pembuatan program terdapat perubahan fitur, maka hal ini dapat

dilakukan untuk mempermudah pengguna. Tetapi pilihan ini memiliki risiko yang

harus di hadapi yaitu Karyawan IT ABC harus kerja lembur, adanya waktu untuk

membuaat program atau sistem tersebut

3

4.0.RECOMMENDED OPTION

Dari beberapa Opsi sebelumnya, dihasilkan Rekomendasi yang harus di lakukan oleh PT.

ABC yaitu;

Membeli Kerjasama Membuat Recomendation

Kemampuan

Teknologi Membuat

Pasar Tidak dapat mengikuti kondisi pasar Membuat

Perusahaan mampu membeli Software yang sesuai dengan sistem yang di inginkan

Perusahaan Mampu melakukan kerja sama dengan perusahaan develop

Dengan SDM yang ada perusahaan dapat membuat program atau sistem yang di inginkan

Membuat, Membeli, membuat

Biaya Pengembangan yang besar, Harus mempelajari kembali software tersebut.

Biaya pengembangan yang besar, dapat disesuaikan dengan pengguna atau user agar

mudah di gunakan

Biaya pengembangan yang dapat di minimalis, dapat disesuaikan dengan pengguna atau user agar

mudah di gunakan

Dapat mengikuti kondisi pasar, sehingga program dapat di ubah-ubah tetapi harus mengeluarkan

biaya, dikarenakan proses kerjasama

Dapat mengikuti kondisi pasar, sehingga program dapat di ubah-ubah

Dari Rekomendasi tersebut dapat di simpulkan bahwa PT. ABC membuat program atau

sistem tersebut.

5.0.KEPERLUAN & FITUR PROYEK

Proyek ini dapat berjalan dengan baik jika mendapat dukungan dari PT ABC, yang

meliputi;

1. Semua tingkatan level manajemen

2. Mempelajari dan mengerti kebutuhan – kebutuhan pengguna sistem

3. Mempelajari dan mengerti kebutuhan – kebutuhan pengguna informasi

4. Mempersiapkan team project dan semua kebutuhan yang diperlukan

Fitur utama dari “SAU2” yaitu ;

Untuk Kantor Pusat;

1. Fitur yang mudah untuk menarik atau mengambil data.

2. Fitur yang memudahkan untuk memproses data untuk pemantauan

4

3. Adanya tipe kode yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan

pengguna dalam mengakses.

4. Fitur yang disarankan oleh pengguna

Untuk Distributor Cabang;

1. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh salesman Cabang untuk meninput order

penjualan.

2. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi keuangan cabang untuk

menginput kegiatan transaksi keuangan yang berjalan.

3. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi Piutang cabang untuk

menginput piutang yang sudah di bayarkan atau belum dan mencetak faktur penjualan

akan di berikan kepada sales untuk di berikan kepada toko.

4. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh kepala gudang cabang untuk menginput

transaksi keluar masuk barang.

5. Adanya link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan

pengguna dalam mengakses.

6. Sistem yang mudah di mengerti oleh pengguna sistem.

7. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna.

5

6.0.ESTIMASI ANGGARAN

Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer, Pemilik ABC menganggarkan biaya

sebesar Rp. 125.000.000,- ( Hanya untuk sistem informasi ) yang pengerajaanya di

lakukan oleh “Pembuatan Sistem” sebagai karyawan ABC. Sedangkan estimasi anggaran

secara keseluruhan adalah Rp. 300.000.000,- dengan rincian sebagai berikut ;

Estimasi Anggaran

No Keterangan Waktu Biaya1 Sitem informasi 5 Bulan 125,000,000

Manajer Proyek @150,000/jam 30,000,000 Analisa Programer 6 Staff@75,000/jam 90,000,000 Dokumentasi & Akomodasi 5,000,000

2 Infrastruktur 1 Minggu 100,000,000 Komputer server ( 1 Station ) 50,000,000 Komputer workstation 40,000,000 Pemasangan Jaringan & Alat 10,000,000

3 Maintenance 75,000,000 Total Biaya 300,000,000

Analisis KeuanganDiscount Rate 8%Asumsi Proyek selesai 5 bulan

Years1 2 3 4

Cost 300,000,000 75,000,000 75,000,000 75,000,000 Discount factor 1.00 0.92 0.84 0.76 Discounted Costs 300,000,000 69,000,000 63,000,000 57,000,000

Benefits - 300,000,000 300,000,000 300,000,000 Discount Factor 1.00 0.92 0.84 0.76 Discounted Benefits - 276,000,000 252,000,000 228,000,000

Discounted benefits cost (300,000,000) 207,000,000 189,000,000 171,000,000 Cumulative Benefits Costs (300,000,000) (93,000,000) 96,000,000 267,000,000 ROI 55%

6

Penjelasan Estimasi Anggaran

Estimasi biaya proyek sebesar Rp 125.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada

waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan

proyek 10 jam per minggu selama 5 bulan dengan bayaran Rp 150.000,-/jam (untuk

project manager) dan Rp 75.000,-/jam untuk 6 staf lainnya. total 10 jam x 4 minggu x 4

bulan x (Rp 150.000,- + 6 x @Rp 75.000,-) = Rp 120.000.000,- ada juga anggaran untuk

dokumentasi dan akomodasi senilai Rp. 5,000,000,-

Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software dan

pemasangan jaringan. Biaya tersebut sebesar Rp 100,000,000,-

Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance

tiap tahun sebesar Rp 75.000.000,-.

Benefit yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan sistem ini dapat mencegah

terjadinya lapping yang di lakukan sales serta mencegah terjadinya kelebihan atau

kekurangan stock barang selain itu dengan adanya sistem dapat mengurangi cost

perjalanan dinas untuk memantau aktivitas operasioanal cabang. Total penghematan

tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah Rp.

300,000,000,- ( Tindakan Lapping, kelebihan atau kekurangan stock barang, dan Cost

Perjalanan Dinas )

memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present

Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat

daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback

adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 267.000.000, dan Discounted ROI untuk

sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 55 persen.

7.0. ESTIMASI JADWAL

Proyek pembuatan sistem informasi penjualan berbasis komputer di rencanakan selama 5

bulan di tambah 2 bulan waktu pemeliharaan sistem. Jika pada saat proyek sedang

berjalan terdapat perubahan/penambahan modul maka akan di masukkan ke dalam proyek

baru ( proposal baru ) dan di kerjakan setelah proyek awal selesai di kerjakan dan di

implementasikan.

7

Berikut Estimasi jadwal secara garis besar:

1. Persiapan project : 1 Minggu

2. Analisa data dan Proses : 3 Minggu

3. Perancangan (Data, Proses, Interface) : 4 Minggu

4. Mempersentasikan hasil rancangan : 1 Minggu

5. Progamming atau testing : 9 Minggu

6. Implementasi : 2 Minggu

7. Pemeliharaan : 8 Minggu

8.0. RISIKO POTENSIAL

Risiko yang akan muncul jika pembuatan sistem penjualan ini tidak di laksanakan atau di

tunda antara lain;

1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh Salesman sehingga merugikan

perusahaan

2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi di cabang.

3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang merugikan perusahaan

9.0.PROJECT PLANNING

8

Bidang

Pengetahuan

Proses Hasil

Integrasi Penyusunan

Rencana

Proyek

Proyek akan dijalankan dalam waktu 5 bulan ditambah 2

bulan untuk pemeliharaan, dengan rincian dukungan

sebagai berikut:

1. Persiapan proyek

2. Anaisa data dan Proses

3. Perancangan ( Data, Proses, Interface dll)

4. Mempresentasikan hasil rancangan

5. Programing dan testing

6. Implementasi

7. Pemeliharaan

Cakupan Perencanaan

dan

Pendefinisian

Lingkup

Proyek

Detail perencanaan dan pendefinisian lingkup proyek

adalah :

1.0 Persiapan Project

1.1 Menugaskan project manager.

1.2 Menentukan stakeholder.

1.3 Menyiapkan business case.

1.4 Menyiapkan project charter.

1.5 Menentukan batasan proyek

2.0 Perencanaan

2.1 Menyiapkan Team Project

2.2 Menyiapkan kontrak untuk Team Project

2.3 Menyiapkan jadwal dan batasan biaya proyek

2.4 Mengidentifikasi, mendiskusikan dan

memprioritaskan resiko

3.0 Pelaksanaan

3.1 Mempelajari semua dokumen keluaran dan

masukan yang ada.

3.2 Mempelajari semua proses transaksi yang terjadi

3.3 Mewawancarai semua karyawan yang terlibat

proses transaksi

3.4 Merancang Basisdata, Proses dan User Interface

9

3.5 Mempresentasikan Proses dan User Interface

3.6 Pengkodean (Programming) dan Testing

Program

3.7 Merancang skema dan pemasangan jaringan

intranet

3.8 Implementasi Program

4.0 Kontrol

4.1 Mengontrol pembuatan program

4.2 Mengontrol program yang ditest

4.3 Mengontrol skema jaringan intranet

4.4 Mengontrol Peng – Implementasikan program

5.0 Penutup

5.1 Menyiapkan laporan final project

5.2 Menyiapkan presentasi final project

Waktu Penyusununan

Jadwal

Hasil dari penyusunan jadwal terhadap proyek yang

akan dilaksanakan adalah sebagai berikut

1. Persiapan Projek : 1 minggu

2. Analisa Data dan Proses : 3 minggu

3. Perancangan (Data, Proses, Interface dll): 4

minggu

4. Mempresentasikan hasil rancangan (berikut

perubahan) : 1 minggu

5. Programming dan Testing : 9 minggu

6. Implementasi : 2 minggu

7. Pemeliharaan : 8 minggu

Biaya Estimasi Biaya Estimasi biaya beserta rincian pendukung proyek antara

lain :

• Sistem Informasi 125 jt

- Manajer Proyek 30 jt

- Analis Programmer @ 6 jt 90 jt

- Dokumentasi & akomodasi 5jt

• Infrastruktur 100 jt

- Komputer server 50 jt

10

- Komputer work station 45 jt

- Pemasangan jaringan & alat 5 jt

• Maintenance 1 jt Total 72 jt

Resiko Identifikasi

Resiko

1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh

Salesman sehingga merugikan perusahaan

2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi

di cabang.

3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang

merugikan perusahaan

4. Terjadinya penjualan fikti jika menggunakan

nota manual.

Pengadaan Rencana

Pembelian

Rencana Pembelian oleh manajemen;

1. Komputer Server

2. Komputer Workstation

3. Pemasangan jaringan & Alat

Project Charter PT.ABC

Judul Proyek : Sistem Informasi “SAU2”

11

Tanggal Mulai Proyek : 25 Agustus 2015

Tanggal Akhir Proyek  : 25 Januari 2016

Nomor Kontrak : ........

Informasi Anggaran : Perusahaan ABC menganggarkan Rp 125.000.000,- untuk proyek ini.

Untuk pembuatan sistem penggunaan dana teralokasikan untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10

jam per minggu selama lima bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama lima bulan..

Manajer Proyek : Adhitya Matius

Tujuan Proyek :

Dengan adanya sistem informasi “SAU2” , informasi yang di butuhkan pihak manajemen PT. ABC

dapat dihasilkan dengan cepat dan dengan adanya sistem informasi ini PT ABC juga dapat memantau

cabang dengan baik, selain itu dapat bersaing dengan perusahaan sejenis.

Pendekatan:

Menganalisa seluruh kegiatan yang sekarang berjalan

Menjadwalkan kegiatan proyek

Menentukan Program, Data base engine dan bahasa pemrograman yang akan di pakai untuk

membuat dan mengembangkan sistem

Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.

STRUKTUR ORGANISASI

12

Project ManagerAdhitya Matius

Software Analyst Intan

Project LeaderRobby

Programmer OfficerTantan

Programmer OfficerDavina

TesterOcky

Peranan dan Tanggung Jawab

Nama Peranan Posisi Tanggung Jawab

Adhitya Matius

Project Manager

ABC,Project Manager

Membuat perencanaan pengerjaan projek, Dokumentasi.

Intan Anggota Tim ABC,Software Analyst

User Requirement, Proses Bisnis, Dokumentasi.

Robby Anggota tim ABC, Programmer Leader

Coding, Merancang Algoritma, Model , dan user interface

Tantan Anggota tim ABC,Programmer Officer

Coding, Merancang Algoritma, Model , dan user interface

Davina Anggota tim ABC,Programmer Officer

Coding, Merancang Algoritma, Model , dan user interface

Ocky Anggota tim ABC, Tester

Testing deliverable project

13

LAMPIRAN

14

LAMPIRAN ANP

Model ANP ( Analytical Networking Proces ) dengan menggunakan Program Super Decision.

15

Hasil Report ANP

16

Dari hasil di atas dapat disimpulkan bahwa membuat sistem / program merupakan alternative yang harus di jalani dengan nilai lebih dari 0,2 dan mendapat rangking 1 sebagai pemilihan keputusan yang tepat untuk membuat sistem tersebut.

Analisa Sensitifitas

17