E sustavi
SVEUILITE U MOSTARUEKONOMSKI FAKULTET
ERP sustaviSeminarski rad iz kolegija Sustavi za upravljanje
poslovnim procesima
Student: Dejan Babi, 788/DSMentor:prof.dr.sc. Maja Lamza
Maroni.
Mostar, lipanj 2015Sadraj
1.UVOD32.Razvoj ERP sustava kroz povijest43.ERP
sustavi54.Arhitektura ERP sustava65.Impementacija ERP
sustava75.1.Strategije implementacije ERP sustava75.1.1.Strategija
postupne implementacije75.1.2.Strategija frontalne
implementacije75.1.3.Strategija koncesije85.1.4.Strategija uvoenja
samo kljunih procesa85.2.Faze implementacije ERP
sustava96.Prednosti i nedostatci ERP
sustava117.Zakljuak128.Literatura13
1. UVODU dananje vrijeme poslovna okolina postala je jako
kompleksan sustav. S razvojem poslovnih sustava, kompleksnijim
nainima i irenjem poslovanja postalo je sve tee pa ak i nemogue
pratiti sve tokove informacija koje kolaju organizacijama. Samim
time je sve neizvjesnija mogunost konkurentnosti na tritu bez
kvalitetno informacijski podranog poslovnog sustava, a u nekim
sluajevima moe se govoriti i o ugroenosti samog opstanka
organizacije na tritu ukoliko se ne prate trendovi na tritu i ne
osuvremenjuje poslovanje.Samim porastom broja organizacija koje se
bave istovrsnim djelatnostima viestruko se poveala i konkurencija
na tritu. Porastom konkurencije i sami klijenti ili kupci su
postali izbirljiviji te vie gledaju kako bi dobili najvie,
najkvalitetnijih proizvoda za najniu cijenu. Kako se na samu
potranju za proizvodima ili uslugama najvie utjee cijenom, bitno je
biti to konkurentniji na tom podruju odnosno ponuditi
najkvalitetniji proizvod ili uslugu za najbolju cijenu. Kako bi
mogli biti to konkurentniji na podruju cijena prvenstveno je
potrebno optimizirati poslovanje s ciljem smanjenja trokova, poto
oni najvie i direktno utjeu na krajnju cijenu. Trokovi se trebaju
smanjiti optimizacijom proizvodnje, odreivanjem tone koliine
zaliha, praenjem stanja na tritu i prilagoavanje stanju, a to se
sve moe ostvariti jedino efikasnom koordinacijom svih dijelova
organizacije. Informacijska tehnologija je u dvadesetim godinama
prolog stoljea poela intenzivnije ulaziti u sve vie podruja ivota
pa tako i u samo poslovanje. Tako je informacijska tehnologija
prepoznata kao must have za efikasno poslovanje, optimizaciju
procesa i smanjenje trokova. Na taj nain se informacijska
tehnologija od osnovne obrade dokumenata i voenja nekih evidencija
proirila do toga da predstavlja temelj za uspjeno i konkurentno
poslovanje.Cilj ovoga rada je ukratko prikazati ERP sustave, njihov
razvoj te implementaciju ERP sustava.
2. Razvoj ERP sustava kroz povijestRazvoj sredinjih
informacijskih sustava moe se pratiti od 1960-ih godina. Takvi
informacijski sustavi uglavnom su sluili za automatizaciju kontrole
inventara. Razvijani su s ciljem smanjenja greaka i vremena koje se
troilo na rune operacije. Uglavnom su razvijani unutar informatikih
odjela poduzea i meusobno su bili nekomptabilni.1970-ih razvijaju
se sustavi za planiranje proizvodnih resursa (engl. Manufacturing
Requirements Planning, MRP). Svrha tih sustava je potpora
proizvodnom procesu, planiranje i upravljanje proizvodnim
resursima. Koncept je tog sustava tijekom godina razraen, pa su
80-ih godina razvijeni informacijski sustavi (MRPI) koji su
omoguavali planiranje svih resursa potrebnih za proizvodnju, i to
ne samo materijalnih (kao sustav MRP), ve i funkcijskih i ljudskih.
Budui da je bilo potrebno povezivanje svih funkcija u organizaciji
i pruanje potpore svim internim poslovnim procesima poetkom 1990-ih
godina uvelike se primjenjuju sustavi za planiranje i predvianje
resursa poduzea (engl. Enterprise Resource Planning, ERP).U zadnje
vrijeme razvijaju se proireni ERP sustavi (engl. Extended ERP)
kojima se moe pristupiti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme,
pod uvjetom postojanja internetske veze.
3. ERP sustaviIntegralni informacijski sustav ERP (engl.
Enterprise Resource Planin), cjelovito je programsko rjeenje koje
obuhvaa cijeli model poslovanja poduzea, podrava i integrira rad
svih slubi i funkcija te povezuje sve poslovne procese unutar
organizacije, ali i vanjske poslovne procese, kojima je
organizacija povezana s poslovnim partnerima. Integralni
informacijski sustavi koriste jedinstvenu bazu podataka i obavljaju
funkcije trasnakcijskog i menaderskog informacijskog sustava. On
omoguuje praenje dokumenata i izvjeivanje na rzini procesa;
komunikaciju, suradnju i timski rad zaposlenika; planiranje,
praenje i koritenje svih resursa poduzea.Potpora integralnog
informacijskog sustava cjelokupnom poslovanju poduzea smatra se
jednim od preduvjeta uspjenosti. Zbog razvoja elektronikog
poslovanja organizacije trebaju povezati informacijske sustave
poslovnih partnera kako bi se postigla uinkovitost u cijelom lancu
dodane vrijednosti od dobavljaa do krajnjeg kupca. Naalost,
istraivanja su pokazala da mnogi projekti uvoenja integralnih
informacijskih sustava zavravaju neuspijehom, i to zbog dva
razloga: Zbog uvoenja programskog rjeenja bez prethodne promjene
poslovnih procesa i prilagodbe procesa zahtijevima novog
informacijskog sustava. Zbog nedostatne prilagodbe gotovog
programskog rjeenja zahtijevima korisnika i nainu poslovanja.Svrha
uvoenja ERP sustava je povezivanje svih slubi i funkcija u poduzeu
i zadovoljavanje njihovih potreba primjenom jedinstvenog
informacijskog sustava.Oekivane koristi od uvoenja ERP sustava
ukljuuju znatno smanjenje zaliha, bri optjecaj financijskih
sredstava, bolje informacije o zahtijevima kupaca i povezivanje s
informacijskim sustavima poslovnih partnera.ERP sustavi zasigurno
donose brojne prednosti onim organizacijama koje ih uspjeno
primjene, ali je praksa pokazala da s tim u vezi postoje i sljedei
problemi: visok rizik, zahtjevnost i sloenost, zadovoljavanje samo
70% potreba poduzea.
Razlikuju se dva pristupa pri uvoenju ovog sustava: Poduzee
provodi promjenu poslovnih procesa prije uvoenja novog sustava
Projekt promjene poslovnih procesa provodi se istodobno s projektom
uvoenja ERP sustavaERP sustav povezuje sva podruja u organizaciji:
nabavu, proizvodnju, prodaju i marketing, upravljanje ljudskim
potencijalima i financijskim sredstvima, logistiku i distribuciju.
Suvremeni su ERP sustavi modularni i fleksibilni pa se mogu
prilagoditi potrebama organizacije. Meutim, zbog njihove prilagodbe
esta su kanjenja u provedbi u odnosu prema planiranim rokovima.4.
Arhitektura ERP sustavaERP sustav temelji se na otvorenoj
vieslojnoj arhitekturi klijent-posluitelj. Otvorenost arhitekture
znai da je sustav fleksibilan te da se na njoj mogu dodavati nove
komponente. Vieslojna arhitektura omoguuje simultani pristup
podacima veeg broja korisnika bez rizika od pada sustava.
Arhitektura moe biti dvoslojna, troslojna i
Internet/Intranet.Dvoslojna arhitektura sastoji se od sloja
posluitelja koji upravlja aplikacijom i bazom podataka i pokriva
poslovnu logiku, te od sloja klijenta koji kontrolira korisniko
suelje i odgovoran je za prikaz podataka i ulaz podataka do
posluitelja. Troslojna arhitektura sastoji se od sljedeih slojeva:
Podatkovni sloj posluitelj baze podataka koji osigurava integritet
podataka primjenom ugraenih automatskih kontrola i procedura.
Aplikacijski sloj jedan ili vie aplikativnih posluitelja, pokriva
glavni dio poslovne logike, omoguava komunikaciju s bazom podataka
i osigurava integritet podataka u sluaju kad integritet ne moe
osigurati baza Prezentacijski sloj korisnikki sloj ili klijent,
odnosno korisniko sueljeInternet/Intranet arhitektura temelji se na
LAN-u ili WAN-u.
5. Impementacija ERP sustavaImplementacija ERP sustava je
jedinstven pothvat jer ukljuuje cijelu organizaciju. Spaja razliite
funkcionalnosti, ljude procedure i ideologije i vodi do velikih
promjena cijele organizacije. U poetku su organizacije bile
skeptine prema ERP-u, no rastom konkurencije poele su sa uvoenjem
ERP sustava, pritom oekivajui uda, koja se nisu dogodila. Bitno je
shvatiti da se ERP paketi ne mogu potpuno uklopiti u postojee
poslovne prakse organizacije, te je ponekad potreban reinenjering
poslovnih procesa, to podrazumijeva temeljni i radikalni redizajn
poslovnih procesa u svrhu postizanja boljih rezultata i boljih
performansi, sniavanje trokova, poveanje kvalitete, proizvodnosti
rada, cijene, usluga i brzine.Najea pogreka koju poduzea ine je da
odabiru ve gotova ERP rjeenja koja gotovo nikada ne zadovoljavaju
njihove stvarne potrebe. Ako poduzee eli imati uspjean ERP sustav
mora znati kako ga pravilno implementirati te mora imati resurse za
obuku zaposlenika. Uspjena implementacija ERP sustava zahtijeva
prethodnu procjenu poslovne strategije i dobro razraenu
metodologiju. Na izbor strategije implementacije utjeu vrijeme i
resursi (ljudski i materijalni), veliina poduzea i cilj sustava.
Uobiajeno je da poduzee provodi implementaciju uz angairane
specijalizirane savjetnike, a esto se trai i pomo od proizvoaa ERP
softvera.5.1. Strategije implementacije ERP sustava5.1.1.
Strategija postupne implementacijeIako je ERP baza podataka
integrirana, ERP sustav sastoji se od modula, to znai da je
implementaciju mogue odvijati u fazama. Ova strategija primjerena
je za tvrtke koje prvi put uvode ERP. Kad uvoenje ne bi bilo
postupno stvorio bi se pritisak na zaposlenike, koji bi se tee
prilagodili novom sustavu. Faze implementacije mogu biti razliito
odreene. Primjerice, u prvoj fazi moe se implementirati modul
financija i modul kontrolinga, u drugoj fazi modul upravljanja
materijalima i modul prodaje, a u treoj fazi modul planiranja
proizvodnje.5.1.2. Strategija frontalne implementacijeKod
strategije frontalne implementacije ili Big Bang strategije,
odjednom se ukida stari sustav i uvodi ERP sustav u cijelu tvrtku.
Ovakav je nain najefikasniji u smislu trokova, ali i
najriskantniji. Strategija frontalne implementacije moe biti
prikladna za tvrtke s pravocrtnom organizacijsskom strukturom,
tvrtke s previe sustava koji se mijenjaju ili tvrtke kojima su
trokovi razvoja programa prijenosa podataka iz drugih sustava
previsoki. 5.1.3. Strategija koncesijePoduzee koje primjenjuje
strategiju koncesije prvo instalira neovisne podsustave u svakoj
poslovnoj jedinici uz integraciju samo zajednikih procesa. Svaka
poslovna jedinica ima svoje ERP podsustave s razliitim bazama
podataka. Podsustavi se povezuju kako bi razmjenjivali informacije
neophodne za poduzee ime e se dobiti cjelokupna slika svih
poslovnih jedinica ili procesa. Ovakvu strategiju primjenjuju
velike tvrtke ili tvrtke s raznolikom djelatnou svojih poslovnih
jedinica5.1.4. Strategija uvoenja samo kljunih procesaCilj je ove
strategije brzo uvesti i zapoeti rad s ERP sustavom ne optereujui
se idejom reinenjeringa. U ovom sluaju ERP sustav ne donosi veliko
poboljanje i ne zahtijeva velike promjene kod zaposlenika. Ako se
reinenjering poslovnih procesa provodi nakon uvoenjanovog sustava,
uspjeh je upitan. Strategiju uvoenja samo kljunih procesa
primjenjuju manje tvrtke koje nemaju mogunost uvesti cjelovito ERP
rjeenje te tvrtke u kojima je fokus na nekoliko kljunih procesa, a
u budunosti namjeravaju prijei na ERP sustave.
5.2. Faze implementacije ERP sustavaVrijeme potrebno da se uvede
ERP sustav ovisi od poduzea do poduzea. Tipini projekt uvoenja ERP
sustava ima est faza:1. Priprema projekta2. Prikupljanje poslovnih
zahtijeva i dokumentiranje poslovnih procesa3. Konfiguriranje
sustava4. Testiranje sustava5. Konane pripreme6. Poetak
radaPriprema projekta U ovoj fazi odluuje se koji su resursi
potrebni da bi se projekt zavrio u odreenom vremenskom roku i u
okviru planiranog budeta. Formira se tim i razmatraju se mogunosti
za angairanjem konzultanta, specificira se i nabavlja informacijska
i komunikacijska oprema za rad ERP-a.Prikupljanje poslovnih
zahtijeva i dokumentiranje poslovnih procesaERP tim odreuje kako e
se odvijati poslovanje nakon poetka koritenja ERP sustava kao i
nain funkcioniranja samoga ERP sustava. U ovoj fazi se modeliraju
poslovni procesi, te je ovo prva i najvanija aktivnost ove faze.
Rezultat ove faze treba biti lista i opisi svih procesa u
organizaciji.Konfiguriranje sustavaKako bi pojedini dijelovi
funkcionirali u skladu sa nainom odvijanja poslovnih procesa i
njihovim zahtijevima u organizaciji odvija se konfiguriranje
sustava. Prva aktivnost vezana uz ovu fazu je analiza svih
postojeih informacijskih sustava u organizaciji kojom se utvruje
pokrivenost pojedinih organizacijskih odjela postojeim
aplikacijama, kao i koje klase podataka su obuhvaene postojeim
bazama podataka.Testiranje sustavaPrije nego se ERP sustav pusti u
rad potrebno ga je testirati da bi otklonili sve mogue
nedostatke.Testiranje ukljuuje nekoliko osnovnih aspekata:
Planiranje testova Testiranje suelja izmeu ERP softvera i ostalih
sustava Testiranje mogunosti i tehnikih performansi sustava
Provoenje testova prihvatljivosti za korisnike Trening korisnika i
kreiranje materijala za treningKonane pripremeSvi nedostatci,
ukoliko ih ima, nastali uslijed testiranja ERP sustava se rjeavaju
i ponovno testiraju, te se utvruje valjanost suelja izmeu ERP
sustava i drugih aplikacija. Svi podatci koji e se unijeti u sustav
iz postojeih aplikacija moraju biti spremni za uporabu i zaposleni
moraju biti educirani i pripremljeni da koriste sustav.Poetak
radaPosljednja faza implementacije u kojoj se ERP sustav puta u rad
i prelazi se sa starih na nove aplikacije.
6. Prednosti i nedostatci ERP sustavaIntegralni informacijski
sustavi prisutni su u velikim poduzeima te zahtijevaju znatan
angaman materijalnih i ljudskih resursa. Za njihovo funkcioniranje
neophodan je vei broj raunala i pouzdanih komunikacijskih veza, a
esto zahtijevaju organizacijske promjene i obrazovanje
zaposlenih.Prednosti ERP sustava su u injenici da ukljuuju znatno
smanjenje zaliha, bri optjecaj financijskih sredstava, bolje
informacije o zahtijevima kupaca, povezivanje s informacijskim
sustavima poslovnih partnera, prati prodajni proces od trenutka
narudbe do trenutka slanja rauna kupcu, koordinira, standardizira i
ubrzava proizvodne procese.Kao najznaajni nedostatci ERP sustava
istiu se visoka ulaganja iji konani iznos nije u potpunosti poznat,
dugo vrijeme implementacije sustava te nespremnost zaposlenika da
se prilagode novim softverskim rjeenjima. Naime, gotova ERP rjeenja
u pravilu zahtijevaju prilagodbu zaposlenika novom nainu obavljanja
poslovnih aktivnosti, dok se u sluaju prilagodbe softvera esto
javljaju pogreke koje mogu bitno oteati normalno obavljanje
poslova. Upravo zato uvoenjeERP sustava mora biti sustavno i
detaljno planirano uz jasnu podrku vrhovnog menadmenta.
7. ZakljuakIntegracija podataka trajan je izazov pri razvoju
informacijskih sustava. Integralni informacijski sustavi omoguuju
poduzeu standardizaciju podataka, utedu vremena i ljudskih resursa.
ERP sustav temelji se na sredinjoj bazi podataka povezanoj sa svim
poslovnim ciklusima ime se ostvaruje interakcija i koordinacija
razliitih funkcija u poduzeu. Poduzea trebaju temeljito ocijeniti
isplativost uvoenja ERP-a budui da se radi o sustavima koji
zahtijevaju visoka ulaganja, dugo vrijeme implementacije te
prilagodbu zaposlenika. Zato se na uvoenje ERP-a odluuju uglavnom
vea poduzea.Nakon procjene koristi i nedostataka ERP-a, poduzea
trebaju paljivo prouiti ponudu sustava i odabrati prikladnog
nabavljaa. Za implementaciju sustava treba izabrati strategiju koja
je najprikladnija ua poduzee. Paralelno se trebaju odvijati
edukacija zaposlenika kako bi bili spremni za koritenje novog
sustava, te je potrebno posvetiti posebnu pozornost migraciji
postojeih podataka jer bez njih nee vrijediti ni najbolji sustav.
Nakon implementacije treba vidjeti zadovoljava li sustav zahtijeve
koji su pred njega postavljeni. I ako je sustav uspjean, treba ga
nadograivati u skladu s novim potrebama korisnika i poslovnog
sustava. To se moe obavljati koritenjem usluga tvrtke koja je
radila i na razvoju i uvoenju ERP-a u poduzee ili razvojem
vlastitih rjeenja, pazei da su komptabilna i integrirana s
postojeim ERP-om.
8. LiteraturaKnjige:1. Panian, ., urko, K. (2010.), Poslovni
informacijski sustavi, Element, Zagreb 2. Zenzerovi, R. (2007.),
Raunovodstveni informacijski sustavi, Sveuilite Jurja Dobrile u
Puli, Pula
Internet izvori:1.
http://www.zpr.fer.hr/zpr/Portals/0/Predmeti/UIS/ERP%20-%20stanje%20i%20trendovi.pdf2.
http://ef.sve-mo.ba/materijal/3_PE/RIS/2012_2013/RIS_31102012_2.pdf3.
http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_AG4.
http://en.wikipedia.org/wiki/Baan_Corporation5.
http://www.bhtelecom.ba/uploads/media/monografija2009_01.swf6.
http://dragoruzic.com/wp-content/uploads/2013/04/MIS_2012-13_5_ERP.pdf
9
