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Miembro de
IV Jornadas Técnicas de la CTCL
¿Es posible armonizar el intercambio de información de productos en el sector?
Visión sobre la perspectiva nacional
Castelldefels, 14 de noviembre de 2013
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Introducción a GS1 Spain (AECOC)
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• Principales organizaciones empresariales de este país (25.500 socios).
• Multisectorial / Visión global de la cadena / Temas de interés común.
• Misión en el Sector Salud: “profesionalizar/modernizar la cadena de suministro haciendo más eficientes los sistemas de aprovisionamiento y mejorando la seguridad del paciente”.
• Guías de mejores prácticas / Automatización de procesos / Estudios y publicaciones.
• Organización global (GS1) -> 111 países.
• Múltiples servicios a medida.
• Trabajamos con el sector a través de Comités y grupos de trabajo.
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El Comité del Sector Salud • GRUPO FERRER
• HEFAME
• INSTITUTO CATALAN DE ALUD - LOGARITME
• IZASA
• JOHNSON & JOHNSON
• LABORATORIOS CINFA
• LABORATORIOS ESTEVE
• LOGISTA PHARMA
• MOVACO-GRIFOLS
• MUTUA DE TERRASSA
• OSAKIDETZA - SERVICIO VASCO DE SALUD
• ROCHE DIAGNOSTICS
• SERVICIO ANDALUZ DE SALUD
• SERVICIO CANARIO DE SALUD
• SERVICIO GALLEGO DE SALUD
• SERVICIO MURCIANO DE SALUD
• 3M
• AGENCIA VALENCIANA DE SALUD
• ALCON
• ALLIANCE HEALTHCARE
• ALMIRALL
• B. BRAUN MEDICAL
• BAXTER
• BOSTON SCIENTIFIC
• CARBUROS METALICOS
• CECOFAR
• CEDIOFSA
• COFARES
• DHL HEALTHCARE
• FARMANOVA
• FEDERACIÓ FARMACÈUTICA
Introducción a GS1 Spain (AECOC)
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Total socios en el Sector Salud: 982
• Proveedores productos sanitarios: 461
• Laboratorios: 442
• Mayoristas de farmacia: 49
• Hospitales y Servicios de Salud: 30
Quienes somos en cifras…
Introducción a GS1 Spain (AECOC)
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• Bases de una transacción Comercial: o Flujo de MERCANCIAS >> Identificación de producto (código de barras).
o Flujo de INFORMACION >> Información de producto (catálogo).
Documentos comerciales (pedido, albarán…).
• Falta de coordinación en el flujo de información:
o Interna: En casa del proveedor y del centro de salud. o Externa: Entre el proveedor y el centro de salud.
• La falta de coordinación externa provoca:
o Errores en la especificación de pedidos. o Revisión manual de mercancías. o Rechazo de entregas. o Incidencias en la facturación. o Existencias duplicadas y roturas de stock.
Contexto
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El A.F.M. y la eficiencia operativa
El A.F.M. (Alineamiento de Ficheros Maestros) o Sincronización de Datos es el proceso de comunicación de la información de las características de los productos que un proveedor ofrece a sus clientes.
Mantenimiento
Actualización
Ninguna mejor práctica de la cadena de suministro alcanzará su máximo potencial de beneficios si los catálogos
del proveedor y el centro de salud o están alineados.
Calidad de Datos
Estructura del catálogo y codificación de productos
Protocolos internos
Sistemas de comunicación
Proceso Pedido>>Pago
CRP
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El A.F.M. y la eficiencia operativa
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Medicamento
correcto
Momento correcto
Prescripción apropiada
Dispensación apropiada
Administración apropiada
Desabastecimiento (Mercados paralelos)
(Mala gestión de stocks)
Medicamento en condiciones (calidad adecuada)
Medicamento original (no falsificado)
Medicamento disponible
FRAUDE y/o MALA GESTIÓN DE PRODUCTO
Falta de autenticidad
Descendente (preventiva)
Ascendente (correctiva)
Identificación >> Producto
CONTROL
POR
NÚMERO
DE SERIE
Verificación código válido.
Verificación producto válido.
Ide
ntificació
n / R
egis
tro / T
ran
sm
isió
n
Registro / Transmisión >> BB.DD. (centralizada - vs – descentralizada)
RECETA ELECTRONICA
Falta de integridad
T
R
Z CONTROL
POR
LOTES
POR
PROCESOS
(por rutas)
(por horarios)
CONTROL POR
REFERENCIA
e-HISTORIAL MÉDICO ÚNICO
El A.F.M. y la seguridad de paciente
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¿QUIÉN? Paciente correcto
¿CÓMO? Condiciones necesarias
¿CUÁNDO? Momento preciso
¿DÓNDE? Lugar esperado
¿QUÉ? Producto adecuado
Seguridad del paciente -> Eficiencia operativa
Eficiencia operativa -> Seguridad del paciente
El A.F.M. y la gestión sanitaria
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• Mismo producto con diferentes códigos: o Cada cliente asigna códigos diferentes a una misma referencia del
proveedor (Ej. #8630): • 4509008630 • MINN8630 • TM-8630 • 3/M8630
• Diferentes productos con un mismo código: o Un cliente asigna el mismo código a referencias distintas del/de los
proveedor/es (Ej. 10313): • Medtronic's: Aguja cardioplegia adulto 16ga 5/8in tip 10in. • Hantover's: Cartridge replacement stunner yellow f/calves/heavy hogs. • Chattanooga Group's: Accessory traction replacement strap xl for halter
thoracic restraint. • HF Scientific's: Test kit water free chlorine dpd 25ml sample photometric
1000/pk.
El A.F.M. y la situación actual del sector
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El A.F.M. y la situación actual del sector
• Datos inconsistentes de agrupaciones y formatos:
o Mismo código para la unidad, caja y/o palé.
o Diferentes unidades de medida y descripciones abreviadas.
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El A.F.M. y la situación actual del sector
Múltiples nombres de
fabricantes / proveedores
¿A quién realizamos los
pedidos?
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• Diferentes descripciones y niveles de detalle en los atributos de producto (Ej. GTIN: 382903342242 >>> BD FACS Shutdown Solution. Solución de mantenimiento para citómetro de flujo BD FACSCanto - vs - Solución lavado c...o flujo FACSCANTO II).
• Diferentes protocolos de comunicación de cambios y actualizaciones (o no se comunican).
• Diferentes sistemas de intercambio de información: o Proveedor A >> Catálogo impreso o Proveedor B >> .pdf o Proveedor C >> .xls o Proveedor D >> .txt o Proveedor E >> Link a website o Proveedor F >> Otros
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El A.F.M. y la situación actual del sector
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El A.F.M. y la situación actual del sector
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El A.F.M. y la situación actual del sector
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• Comparación de la información en el catálogo de 4 proveedores y 4 Servicios de Salud (S.S.):
• Selección de 22.843 referencias*: 1.018 están presentes en 3 ó 4 BB.DD. de S.S. >> Objeto de análisis: o Muchos atributos de producto no figuran en las BB.DD. de los S.S. o Un 56% de las referencias analizadas tienen el atributo “descripción
de producto” equivocado en las BB.DD. de los S.S. o Un 45% de las referencias analizadas tienen el atributo “número de
unidades base” equivocado en las BB.DD. de los S.S. o Entre un 14%-25% de las referencias analizadas tienen el atributo
“nombre del proveedor” equivocado en la BB.DD. de los S.S. o El atributo “cantidad mínima de pedido” raramente coincide con el
del proveedor o no figura en las BB.DD. de los S.S. o Las descripciones del atributo “temperatura controlada” del
proveedor y los S.S. no se parecen entre sí.
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Estudio “data crunch” de AECOC (conclusiones)
*Un 17% de las 22.843 referencias están duplicadas en la BB.DD. de uno o más S.S.
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Error (en % sobre el total) Fabricante Distribuidor
Grupos
de
compras
Centros
Sanitarios
Productos obsoletos. 1-4% 2-5% 1-8% 5-15%
Problemas con nombre del fabricante. NA 2-5% 1-4% 30%
Ausencia de la marca del producto. 2-5% 5-10% 5-10% 20-25%
Descripción incompleta del producto. 5-15% 3-12% 5-15% 10-20%
Agrupaciones de producto no identificadas. 3-8% 3-8% 3-7% 5%
Errores importantes en la cantidad de unidades base. 1% 1% 2% 2-5%
Confusión / Mal uso de la unidad de medida. 2-6% 1-3% 2-5% Sin datos
Precios unitarios erróneos. Sin datos 1-2% NA 1-2%
Discrepancias en el precio pagado respecto al contratado. NA Sin datos NA 3-6%
Estudio del US Department of Defense
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Conclusión 1:
La estandarización de los elementos que conforman el A.F.M. es fundamental para lograr la eficiencia en
las relaciones comerciales entre proveedores y centros de salud.
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¿Qué sería necesario estandarizar?
Estructura del catálogo / Ficha de producto / Modelo de datos:
1. Identificación / codificación de producto >>> Ej. 8410128000400.
2. Clasificación Estandarizada de Productos (CEP).
3. Atributos de producto (resto de características):
• Logísticos: Id. de agrupaciones, pesos, medidas, unidad de pedido (S/N), etc.
• Técnicos: composición, materiales, etc.
• Marketing: fotos, descripciones, etc.
• Comerciales: precios, descuentos, etc.
• Administrativos: impuestos...
La creación y gestión de la ficha de producto no es tarea exclusiva de un departamento o área >>> Involucra a toda la organización
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GTIN-13 (antes EAN-13) D.N.I: 38123456 - T
¿Ha pagado a Hacienda?
¿Es del Madrid o del Barça?
¿Tiene carnet de conducir?
¿Es Hombre o Mujer?
¿En que banco tiene su dinero?
1. Codificación de producto
Código (se transmite electrónica y físicamente)
Símbolo (sólo se
transmite físicamente)
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Uso en la
recepción y
control de stocks
Uso en la
preparación
Uso en la
administración
1. Codificación de producto
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02 05 DERIVADOS LÁCTEOS
02 05 01 YOGURES/LECHES FERMENTADAS
02 05 01 01 Yogur natural
02 05 01 01 01 Sin azúcar
02 05 01 01 02 Con azúcar
02 05 01 01 03 Agrupaciones
02 05 01 02 Yogur sabores
02 05 01 02 01 Fresa
02 05 01 02 02 Limón
02 05 01 02 03 Otros sabores
02 05 01 02 04 Agrupaciones
02 05 01 03 Yogur con frutas/os
02 05 01 03 01 Fresa
02 05 01 03 02 Resto
02 05 01 04 Yogur enriquecido
02 05 01 04 01 Natural
02 05 01 04 02 Con azúcar
02 05 01 04 03 Sabores
02 05 01 04 04 Con frutas
02 05 01 05 Yogur especial
02 05 01 05 01 Bi-compartimento
02 05 01 05 02 Mousse de yogur
02 05 01 05 03 Bebé
02 05 01 06 Yogur desnatado
02 05 01 06 01 Natural
02 05 01 06 02 Sabores
02 05 01 06 03 Con frutas
El Yogurt
¿Es un postre o un
producto lácteo?
2. Clasificación Estandarizada de Productos (CEP)
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• Conjunto de agrupaciones de productos de idénticas características ordenadas y presentadas según unos criterios y formatos normalizados (acordados por el sector).
• No es un catálogo, forma parte de un catálogo. • Herramienta clave para el uso eficiente de una base de datos. • Tiene una estructura jerarquizada (grupo, familia, etc.). • Es un interface (lenguaje común) para entenderse con los
interlocutores comerciales. • Internamente sirve para:
o Proveedor: comparar datos de producción, venta y consumo. o Centro de salud: comparar características de productos y mejorar la
gestión de las compras.
2. Clasificación Estandarizada de Productos (CEP)
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GTIN Histórico GTIN (producto remplazado) Código nacional Nombre laboratorio proveedor Referencia interna laboratorio Siglas en el envase Brick de la Global Product Classification Código grupo terapéutico Código Familia/Subfamilia
Identificación y CEP
Almacenamiento en frío (s/n) Vida útil Principios activos Estupefaciente (s/n) Psicótropo (s/n) Descripción tipo aportación Indicador de peligrosidad
Técnicos Descripción codificada del artículo Unidad base(s/n) Unidad de consumo(s/n) Unidad de expedición(s/n) Unidad de facturación(s/n) Unidad de pedido(s/n) Marca Nombre funcional Descripción Embalaje marcado como retornable(s/n)
Marketing
Alto, ancho y profundo Peso bruto Número de capas Número de cajas por capa GTIN del artículo jerárquicamente inferior Unidades contenidas
Logísticos
PVL Precio de tarifa Precio libre PVP (con IVA) IVA Embalaje marcado con precio(s/n)
Comerciales y Administrativos
Fecha efectiva Fecha de inicio de disponibilidad Fecha de discontinuidad Primera fecha de pedido Última fecha de pedido Vida útil
Fechas
3. Atributos de producto
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Consideraciones sobre los atributos de producto: • ¿A partir de qué nivel de detalle se empiezan a definir los atributos? • ¿Qué atributos son condicionales/voluntarios (C) y obligatorios (O)?
o Para cualquier producto (O): GTIN, descripción, medidas…
o Para determinadas categorías (O): Látex, esterilizado, temp. controlada...
• No proporcionados por el proveedor >>> Atributos que se generen en el propio centro de salud (para su uso interno).
• El proveedor y el centro de salud deben entender los atributos y los valores que puede tomar cada atributo de la misma forma!!!!
• Es necesario sopesar el grado de necesidad de cada atributo con la facilidad o dificultad que puede tener el disponer de él (ya sea en el caso del fabricante como en el del servicio de salud).
La falta de un consenso en el sector sobre estos aspectos dificulta enormemente la estandarización !!!
3. Atributos de producto
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La actualidad: dificultades para estandarizar…
• Tendencias en los Servicios de Salud: o Creación de sistemas más eficientes de compras y logística.
o Uniformidad en las relaciones comerciales con proveedores.
o Mayor control de la gestión interna.
• Grandes esfuerzos por unificar los catálogos de los hospitales: o Choque cultural / Pérdida de poder en los centros.
o Gran disparidad de criterios internos.
o El enfoque y grado de madurez de los proyectos en los Servicios de
Salud son diferentes >>> Falta un criterio homogéneo a nivel nacional.
• La industria lo percibe como un “riesgo” para su negocio.
• No existe la figura de un “responsable sectorial”.
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¿Es segura?
¿Es eficiente?
¿Es transparente?
Cadena `extra-hospitalaria´ Cadena `intra-hospitalaria´
¿Qué otras cosas ocurren hoy en día en la cadena de suministro hospitalaria?
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Conclusión 2:
La automatización de los procesos internos y externos que conforman el A.F.M. es fundamental para lograr la
eficiencia en las relaciones comerciales entre proveedores y centros de salud.
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¿Qué sería necesario automatizar? Escenarios
Emisión y recepción de la ficha de producto: • Formato del documento (EXISTE). • Lenguaje de comunicación (EXISTE). • Red/es de comunicación (EXISTEN). • Protocolos (EXISTEN). • Sistemas de seguridad y control (EXISTEN). • Integraciones con los SS.II. (EXISTEN).
Plataforma de interconexión de catálogos (EXISTE*).
a) MENSAJE EDI
(PRICAT)
b) WEB
c) BROWSER (SED)
PROVEEDOR PROVEEDOR
SERVICIO
DE SALUD
SERVICIO
DE SALUD
a) b) c) a) b) c)
* Ejemplo funcionamiento sector Gran Consumo y distribución farma
ESTÁNDARES
TECNOLÓGICOS
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• Utiliza un único modelo de datos >> Una BB.DD. que mantener >> Una sola fuente de información para todos >> Evita adaptaciones individuales >> Publicación/recepción/gestión de información ágil, segura, fiable y automática.
• Mayor calidad de datos (único canal de comunicación con los Servicios de Salud) + Módulo de control de calidad.
• Adaptado para pequeñas y grandes organizaciones. • Sistema basado en estándares globales >> Crecimiento rápido de usuarios
Proveedor 1 S. Salud 1
Proveedor 2
Proveedor 3
Proveedor 4
Proveedor 5
S. Salud 2
S. Salud 3
S. Salud 4
S. Salud 5 Módulo automatizado de control de calidad de datos
¿Qué sería necesario automatizar? Escenario ideal
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GDSN en el mundo (G.C.): • 31 Catálogos activos. • > 28.000 (usuarios entre
fabricantes y distribuidores). • 686.716 Parejas sincronizando. • > 12 Millones de GTIN
registrados.
GDSN en España (G.C.): • AECOCdata. • 25 Detallistas (Carrefour,
Alcampo, El Corte Inglés, Consum, Condis, Eroski, etc.
• 437 Proveedores. • > 400 empresas formadas.
Global Data Synchronisation Network (GDSN): El estándar global de GS1
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FICHA DE PRODUCTO
COMÚN
GDSN en la distribución farmacéutica
Estudio Data Crunch: Los análisis de las fichas de producto de dos Servicios de Salud concluyeron que muchos de sus atributos estaban recogidos en el estándar de GDSN.
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• Operativos: Alliance HC, Cecofar, Cofares, Farmanova,
Federació Farmacèutrica y Hefame.
• Pendiente: Cruzfarma (Unnefar = Cruzfarma + Grupo UNNE).
• Enviado comunicado: Alliance HC, Cecofar, Federació
Farmacèutrica y Hefame.
• Laboratorios dados de alta: 25.
• Formación (6ª edición): 21 Noviembre, Barcelona.
(3ª edición EXTRA!!!).
GDSN en la distribución farmacéutica
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GDSN en la distribución farmacéutica
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Conclusiones:
1. El AFM tiene un gran impacto en el desarrollo de las relaciones comerciales y la seguridad del paciente.
2. La estandarización y automatización de los procesos internos y externos de los elementos que conforman el A.F.M. son fundamentales para lograr la eficiencia en las relaciones comerciales entre proveedores y centros de salud.
3. La creación y gestión de la ficha de producto es una tarea que involucra a toda la organización y la clave del éxito está en no subestimar la importancia del trabajo que se debe realizar internamente.
4. La apuesta por los estándares reduce el riesgo de equivocación y maximiza los resultados ante la incertidumbre de invertir en una estrategia de AFM (garantía de continuidad, más oferta/asequible, amplia implantación en otros sectores).
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ELEMENTOS COMUNES: • Id. de producto: GTIN-13. • Atributos: Logísticos, de
Marketing, Comerciales, Administrativos.
ELEMENTOS NO COMUNES: • CEP: De cada CC.AA. • Atributos técnicos: De
cada CC.AA.
FICHA DE PRODUCTO
”COMÚN”
Solución propuesta:
No es necesario tener una masa crítica de Servicios de Salud para
empezar a trabajar
Símil en el
medicamento
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Aumenta la eficiencia y reduce los costes:
• Mejora la gestión de las compras.
• Optimiza la recepción/reposición/retirada/facturación:
– Menos tiempo (captar info.).
– Menos errores (procesar info.).
• Disminuye la pérdida desconocida.
• Mejora el control de gestión (Ej. gasto por paciente).
Mejora la seguridad del paciente:
• Mayor visibilidad del inventario (disponibilidad de producto).
• Es la base de la trazabilidad y los sistemas anti-falsificación.
• Reduce los errores en la preparación/dispensación.
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Beneficios para los centros de salud
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Beneficios para los proveedores
• Área Comercial: o Se reduce el Time-to-Market (introducción de productos en el mercado). o Facilita la gestión del surtido. o Mejora la visibilidad de producto y el alcance a otros compradores. o Simplifica las plantillas a prácticamente una sola. o Permite ofrecer un mejor servicio al cliente.
• Área logística: o Reducción de los costes de envío de información de producto al cliente:
Sustitución de formularios (papel), ficheros y webs por un único sistema. o Mejora de la disponibilidad del producto y disminución de roturas. o Reducción de incidencias en los almacenes automatizados. o Recepción de pedidos por agrupaciones de producto!!! o Menores errores en la mercancía: exceso/defecto de carga de camiones. o Reducción de entregas rechazadas por discrepancias con el pedido.
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Beneficios para los proveedores
• Área Administrativa: o Reducción de errores por entrada manual de información. o Modificaciones/cambios en los centros de salud. o Reducción de los costes por corrección y actualización de datos. o Reducción del número de pedidos incorrectos. o Reducción del número de facturas incorrectas. o Reducción del número de litigios.
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Propuesta sectorial
1. Formación interna.
2. Empezar a trabajar en farmacia hospitalaria (recomendado): o Todos los productos codificados.
o Utiliza las CEP: IMS Health y ATC (internacional).
3. Implantar AECOCdata en productos sanitarios de acuerdo al
modelo anterior.
4. Colaborar con INGESA y las CC.AA. (CTCL) en la creación de
una ficha de producto común en base a la experiencia de
trabajar con AECOCdata en productos sanitarios.
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Propuestas individuales
• Disposición de los estándares para trabajar.
• Información sobre iniciativas nacionales e internacionales.
• Asesoría en la creación del catálogo interno.
• Asesoría en proyectos vinculados al catálogo: codificación,
trazabilidad, anti-falsificación, gestión de almacén, EDI, etc.
• Formación especializada.
• Desarrollo de manuales, guías y cuadernos de carga.
• Colaboración en comunicados a proveedores.
• Difusión sectorial de los proyectos.
• Red de contactos sectorial.
• Red de contactos de empresas de NN.TT.
Miembro de Carlos Torme
Director de Desarrollo de Mercados
---------------------------------------------------------------------
T: 932 523 900 AECOC – GS1 Spain
F: 932 802 135 Ronda General Mitre, 10
M: 616 152 282 08017 Barcelona
@: [email protected] www.aecoc.es
