Escritorio WEB

CGl – Escritorio WEB C G I

OFICIALÍA MAYORUNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Escritorio WEB

(Módulo de Seguimiento)



• Estructura del CGI

• Escritorio WEB - Módulo de Seguimiento

• Usuarios de EW

• Tipos de atención

• Ingreso de información en el EW

• Ejercicios

Contenido



Estructura del CGI

Módulo de Administración Módulo de Registro y Digitalización

Solicitudes

SCT

Respuestas Acuses de

Recibo

SCT

Módulo de Seguimiento – Escritorio WEB



•El Escritorio Web permite la creación electrónica de documentos oficiales para establecer un gobierno sin papel.

•Asegura el seguimiento y supervisión de los flujos de atención de asuntos.

•Permite visualizar el estado de avance de los asuntos.

•Se convierte en el archivo de documentos institucionales y en una base de conocimiento.

Escritorio WEB



Usuarios de EW

SEGUIMIENTO

Titular

Secretarios Parts.

Ejecutivo

Supervisor

Secretaria



Tipos de Atención

Anexos

MICROSOFT CORPORATION

Formularios

Word

Anexos


Formularios

Word

Su Atención

Tiene que elaborarse respuesta.

Anexos


Formularios

Word

Su Conocimiento

No es necesario responder

(aunque es posible).



Tipos de Atención cont…

Anexos


Formularios

Word

Copia de respuestaAnexos


Formularios

Word

Contestar Interesado

Anexos

Oficio

Su Atención

Contestar al Interesado

La respuesta se envía al origen del asunto e implícitamente el que delegó recibe copia de la misma

Respuesta alinteresado



Ingreso de información en el EW

SCT

Módulo de Seguimiento – Escritorio WEB



Anexos

Oficio

Folio Remitente Destinatario Observaciones

E___10-____

(usuario externo recién registrado)

Mi propia cuenta

Registrar con Digitalización

Remitente Destinatario

Anexos


Formularios

Imagen

Ejercicio Digitalizar Solicitud



Registrar Correo como Solicitud


E__10-____ Usuario Externo : Mi propia cuenta

Registrar un correo de Outlook

Remitente Destinatario

Correo

Correo registrado en Peg@sus como Solicitud



Registrar Solicitud desde Word


G___10-____ Participante del Taller

Instructor

Elaborar y registrar con

Word

Destinatario

Anexos


Formularios

WORD

Remitente



Revisar Solicitudes

Carpeta Folio Remitente Destinatario

Recibidos

Enviados

Carpeta Folio Remitente Destinatario

Recibidos

Enviados



Acciones al recibir asuntos

•Devolver •Asingar expediente•Turnar•Contestar•Descargar



Si se trata de una “Solicitud Capturada” el asunto se regresa al área de Captura, es decir, al módulo de “Registro y Digitalización de Documentos”

El ejecutivo determina que el asunto no esta correctamente registrado o no le compete, por tanto “devuelve” el asunto al área que se lo envío.

Ejercicio Devolver un asunto

Si se trata de un “Volante” el asunto se regresa al Ejecutivo que lo turno, es decir, al Escritorio WEB.

El asunto será modificado

Se validará si procede la devolución.



Ejercicio Asignar un Tema y Expediente electrónico a un nuevo asunto.Cuando se reciben asuntos en el Escritorio WEB, estos pueden ser organizados en temas y expedientes electrónicos para un mejor control y búsqueda.Se recomienda que la asignación del tema y expediente se realice una vez que se haya leído y revisado un nuevo asunto.

El tema y el expediente es una clasificación del asunto, que no lo mueve de carpeta ni tampoco lo descarga.La clasificación es por FOLIO.

Tema

Tema

Expedientes

Expedientes



Ejercicio Turnar


E___10-____ Mi propia cuenta Instructor Usuario interno con Peg@sus

E___10-____ Mi propia cuenta Usuario interno sin Peg@sus

E___10-____ Mi propia cuenta Usuario Externo

Anexos


Formularios

Word o

Imagen

Turnar

Solicitud

Anexos


Formularios

Word Solicitud +

VolanteAnexos


Formularios

Word Solicitud +

Oficio Supeditado

Anexos


Formularios

Word

Volante



Ejercicio Contestar

Anexos


Formularios

Word o

Imagen

Solicitud

Anexos


Formularios

Word Solicitud +

VolanteAnexos


Formularios

Word

Oficio Supeditado

Anexos


Formularios

Word

Volante

Anexos


Formularios

Word

Correo

Anexos


Formularios

Imagen

Respuesta

Respuesta

Respuesta


E___10-____ Usuario interno con Peg@sus

E___10-____ Usuario interno sin Peg@sus

E___10-____ Usuario Externo



Ejercicio Aceptar Respuesta


E___10-____ Usuario interno con Peg@sus

Anexos


Formularios

Word

Anexos


Formularios

Word

Comentarios

RespuestaRespuesta Respuesta Modificada



Ejercicio No Terminados


G____10-____ Mi propia cuenta

Usuario Externo

Guardar

Solicitud no terminada

Modificar y Enviar

Solicitud

Anexos


Formularios

WORD

Anexos


Formularios

WORDAnexos


Formularios

WORD

Nuevo Asunto



Ejercicio Ejecutivo/Secretaria

Folio Secretaria Ejecutivo-Remitente

Destinatario Observaciones

G___10-___

Modificar

Solicitud

Enviar

Secretaria

Ejecutivo-Remitente

Anexos


Formularios

WORD

Anexos


Formularios

WORD

Solicitud

Anexos


Formularios

WORDNuevo asunto

Enviar

Destinatario



Ejercicio Autorización Visto Bueno

Folio Ejecutivo -Remitente

Ejecutivo-Vobo Destinatario Observaciones

G___10-____ Participante del Taller 1

Participante del Taller 2

Participante del Taller 3

Autorizar Vobo

Solicitud

Enviar

Ejecutivo-Vobo

Anexos


Formularios

WORD

Anexos


Formularios

WORD

Solicitud

Anexos


Formularios

WORDNuevo Asunto

Enviar

Vobo

Vobo Vobo

Ejecutivo-RemitenteDestinatario



Ejercicio Elaborar Contrato

Ejecutivo 1 Ejecutivo 2 Ejecutivo 3 Ejecutivo 4 – Vo. Bo. Ejecutivo 5

Genera nueva solicitud Turna

Contesta

Hace comentarios a respuesta

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Turna

Contesta

Turna

Contesta-Autoriza Recibe

Documents

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