ESCRITOS COMUNES EN LOS NEGOCIOS
ESCRITOS COMUNES EN LOS NEGOCIOS
Cartas y Memos
rdenes de compra y cartas de solicitud
Transmisin de buenas noticias
Transmisin de malas noticias
Cartas y memos
Cartas Membretes o membretadas
Es aquella que incluye, impresos, el nombre y el logotipo o algn
otro diseo de una compaa o institucin. En ocasiones el membrete
incluye un diseo en la totalidad o en gran parte de la hoja (los
mrgenes, el fondo, etc.). El membrete tambin puede aparecer impreso
en unsobre.
Sellos
Se aplica, por un lado, para nombrar el instrumento con imgenes
grabadas que, a travs de laimpresindetintasobre elpapel, se utiliza
para autorizar documentos. Por otro lado, tambin se llamasellola
impresin que resulta del uso de ese instrumento, generalmente al
lado de una o msfirma.
Impresin visual de la carta
Partes de la carta
Estilos de puntuacin1. Puntuacin abiertaNo se usan signos de
puntuacin despus de las lneas del destinatario (nombre y lugar),
saludo, despedida, nombre de la empresa (antefirma) ni las partes
de la firma. Slo lleva el punto en los prrafos que forman el cuerpo
de la carta.
2. Puntuacin mixta o estndarSlo se usa los dos puntos despus del
saludo y la coma despus de la despedida. El final de todo prrafo
termina en punto y aparte.
3. Puntuacin cerrada o completaLleva puntuacin:Punto despus de
la fecha.Coma despus de cada lnea del destinatario, con excepcin de
la ltima que lleva punto.Dos puntos despus del saludo.Coma despus
de la despedida.Coma despus de cada una de las lneas de la firma,
con excepcin de la ltima que lleva punto.
Formato de la carta
1. Lacarta estilo bloqueEs una de las formas ms sencillas de
presentar el contenido de este tipo de documentos.
La caracterstica principal de este estilo, es que en l todas las
palabras y oraciones inician en el mrgen izquierdo, dejando un
doble espacio entre cada prrafo.
2. Bloque modificado SemibloqueEs uno de los estilos ms
elegantes que existen, por esto se utiliza mucho en la
correspondencia comercial.
Una de sus caractersticas es llevar doble espacio despus del
final de cada prrafo.
Sangrado La carta en estilo de carta sangrado o ms comn mente
conocida como carta con sangra, es aquella carta que cuenta con
ciertos mrgenes, a los que se les denomina sangra.
Sobres
Memorando
Es un documento especfico de comunicacin interna de la empresa.
Aporta informacin sobre un nico tema.Tiene una estructura propia:Se
inicia con la palabra MEMORNDUM a continuacin la persona que lo
enva y su cargo, precedido de la preposicin De y a continuacin, la
persona a quien se dirige y su cargo, precedido de la preposicin
A
rdenes de compra y cartas de solicitud
Orden de compra Tambin llamada nota de pedido, es un documento
que un comprador entrega a un vendedor para hacer solicitud de
ciertas mercancas. En l se detalla la cantidad a comprar, el tipo
de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para la operacin comercial.
Carta de solicitudSe define como un pedido o diligencia, cuyo
remitente pretende conseguir algo.
Cul es la diferencia entre una orden de compra y una carta de
solicitud?Ambos documentos poseen un objetivo diferente. La orden
de compra pretende solicitar diversos productos para fines
comerciales, mientras que la carta de solicitud tiene una finalidad
ms diversa, o mejor dicho, pretende solicitar uno o varios
elementos, que no necesariamente tienen que ver con alguna
actividad comercial.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se
entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda
con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la
operacin que se concretar: el comprador, para demostrar qu
mercancas ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e
iniciar el proceso de facturacin.Por lo general, la orden de compra
menciona el lugar y fecha de emisin, el nombre y domicilio del
comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las
mercaderas pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante
que se aclare que dicho documento no es vlido como factura.
La nocin de carta de solicitud hace referencia a un tipo de
carta que est motivada por una solicitud que se desea realizar a
una persona o a un organismo. La carta de solicitud otorga
formalidad al pedido y permite que el interesado exponga sus
intereses de manera correcta.Una carta de solicitud puede ser
utilizada para solicitar, por ejemplo, un bien o servicio, un
documento, el permiso para realizar alguna actividad, o una o
varias personas para realizar alguna labor.
Criterios para elaborar una carta de solicitudPresentarse en un
papel de buena calidad.Cuidar la ortografa y la gramtica.Debe tener
un encabezado, un cuerpo y un cierre, donde se incluyan los
agradecimientos y la correspondiente firma.Debe tener los datos de
contacto del remitente.Establecer los nombres y apellidos de la
persona a quien va dirigida la carta.Debe ser clara y concisa.
Solicitudes directas y persuasivasLas solicitudes directas son
aquellas solicitudes que son redactadas con el propsito de hacer
peticin de alguna informacin de forma clara, breve y sencilla.Las
solicitudes persuasivas tienen la singularidad de expresar una
opinin que se espera que sea tomada en consideracin y generalmente
trata de temas de suma importancia. Se redacta expresando la
consideracin sobre un tema para persuadir a los receptores.
InvitacionesUna invitacin es una comunicacin por la cual se pide
a una persona, personas o entidad que acuda a cierto acto o
celebracin. Puede realizarse por diversos medios en funcin de la
importancia del evento: desde los ms informales como una llamada
telefnica o un correo electrnico hasta los ms formales como una
carta personalizada. En cualquiera de los casos, la invitacin debe
realizarse directamente por el anfitrin o los anfitriones al
invitado o invitados y en todos los casos es necesario contestar
aceptando o rechazando la invitacin.
Caractersticas de una invitacinMotivoNombre del organizador u
organizadoresNombre de la persona a quien se invitaNombre del
lugarDireccin del lugarFecha y hora del evento
ReclamacionesLas reclamaciones son documentos a travs del cual
un consumidor puede hacer constar una queja relativa a un bien o
servicio que ha adquirido. Para formalizar una reclamacin, se debe
redactar un escrito o carta en la que se exponga con precisin y
orden el problema o motivo de la reclamacin y queja. Pero no basta
con sealar los hechos, hay que incluir lo que se solicita.
Elementos bsicos de una reclamacinIdentificacin del
reclamanteIdentificacin de la persona o empresa a quien se
dirigeIdentificacin del producto o servicio objeto de
reclamacinRelacin de hechosRelacin de documentos que acompaan al
escritoSolicitudPlazo en el que se espera respuestaActuaciones en
caso contrarioDespedida formal, fecha y firma
Transmisin de buenas noticias
Qu es una noticia? Es el contenido de una informacin que nunca
antes haba sido comunicada. En otras palabras, la noticia
constituye unsabero unconocimiento nuevo.
Caractersticas 1. Veracidad(los acontecimientos o sucesos deben
ser reales y posibles de verificar)
2. Laobjetividad(el periodista o comunicador no debe reflejar su
opinin ni emitir juicios de valor al presentarla)
3. Laclaridad(los sucesos tienen que se presentados de modo
ordenado y lgico)
4. Labrevedad(hay que omitir los datos irrelevantes y las
reiteraciones)
5. Laactualidad(debe referirse a episodios recientes).
Transmisin de buenas noticiasLa estructura general es:
- Una introduccin directa sobre el tema o asunto
- La explicacin, el motivo o a que se debe la buena noticia
- Otros asuntos y un cierre positivo, con felicitaciones y
aprecio
Aprobacin de solicitudesLa solicitud es un
documentoenelquesehace unapeticinformal.
AnunciosUnanuncioes unsoportevisual, auditivo oaudiovisualde
breve duracin que transmite un mensaje, generalmente centrado en
una idea o un hecho concreto
Mensajes especialesEl mensaje es lainformacinque elemisorenva al
receptora travs de uncanal de comunicacinomedio de
comunicacindeterminado (como el habla o la escritura, por
ejemplo).
Utilizamos mensajes especiales para ocasiones como: cumpleaos,
agradecimientos, das festivos (san Valentn, madre etc.)
CongratulacionesConsiste en expresarle a alguien que uno se
alegra por un suceso feliz que le ha acontecido.
AprecioCario o estima que se siente por alguien a quien se
atribuyen determinadas cualidades.
Por temporadaEs aquel en el que las partes, empleador y
empleado, acuerdan por escrito en que la actividad del trabajador
se prestar en pocas del ao predeterminadas. Es un contrato que
perdura en el tiempo, pero solo en determinados perodos, a causa de
la naturaleza de la actividad que se presta.
Bienvenida Manifestacin con la que se da a entender a alguien la
satisfaccin que produce su llegada.
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Simpata
Inclinacin afectiva entre personas, generalmente espontnea y
mutua.
La simpata forma parte de lapersonalidadde una persona. Se trata
de algo propio de su modo de ser y de su carcter, que convierte a
dicho sujeto en alguien agradable para los dems
Correccin de errores Indicacindeunafalta
odefectoconlaintencindequitarlooenmendarlo.
Transmisin de malas noticias
Un mensaje negativo es aquel en el cual el receptor tendr una
reaccin emocional insatisfactoriaNo todos los mensajes que dicen no
son negativosLa seriedad de negar algo depende de la cultura
Estructura General
Introduccin DirectaExplicacinOtros AsuntosCierre Negativo
Lima, 25 de setiembredel 2013SMOLLER S.A.rea de recursos
humanosAv. Ate n 3080Diana Berrido ZapataTcnica comercialAv.
Ingenieros 820Telf. 6201632Estimada Srta. BerridoEl motivo de la
presente es hacerle de su conocimiento la decisin que hemos tomado
de prescindir de sus servicios en nuestra compaa en el cargo de
tcnica comercial desde este mismo momento.Lamentamos informar de
que hemos tomado esta decisin debido a sus constantes faltas al
reglamento de trabajo en lo referente a la convivencia con sus
compaeros de trabajo. SMOLLER S.A.Siempre se ha caracterizado por
ser una empresa muy sera, comprometida con sus clientes y con sus
empleados y es por ese motivo que no permitimos comportamientos
inadecuados entre nuestros empleados.Leinformamos del carcter
irrevocable de nuestra decisin y reconocemos la calidad del trabajo
que usted ha venido desempeando sin embargo los constantes
problemas que usted ha tenido con sus compaeros de trabajo opacan
la labor realizada.A partir del da de maana puede acercarse nuestra
rea de recursos humanos para solicitar su liquidacin por trmino de
servicios.
AtentamenteIrina Carrillo LpezGerente GeneralSMOLLER S.A.
Negacin de Solicitudes
Negacin de solicitudes
Introduccin IndirectaExplicacinPuertas Abiertas (solo de as
serlo)Cierre
Anuncios negativos y recordatorios
En su generalidad son cortosDeben de ofrecer informacin positiva
y de valor aun siendo el mensaje negativo per se. Por ejemplo:X
Lamento informarle que su solicitud ha sido rechazada hasta cumplir
los siguientes requisitos Antes de aceptar su solicitud, por favor
complete los siguientes requisitosX El 3 de marzo le enviamos un
formulario de lesin accidental y solicitamos su devolucin a la
Clnica X. Hoy es 27 de marzo y an no hemos recibido el formulario.
Para recibir la indemnizacin del seguro, por favor depositar el
formulario de lesin enviado el 3 de marzo.
Correccin de errores
[Fecha][Su nombre][Su domicilio][Ciudad, Estado, Cdigo
Postal]Departamento de Quejas[Nombre de la
Compaa][Domicilio][Ciudad, Estado, Cdigo Postal]Estimado
Seor/Seora:La presente carta tiene por objeto disputar la
informacin registrada en mi informe tal como se detalla a
continuacin. Los datos que disputo estn marcados con un crculo en
la copia del informe de datos adjunto que he recibido.Este dato
[identifique el dato(s) disputado(s) por nombre de la fuente, como
por ejemplo acreedor o corte fiscal, e identifique el tipo de dato,
como por ejemplo cuenta de crdito, sentencia, etc.] es[inexacto o
incompleto porque] porque [describa qu es lo inexacto o incompleto
y el porqu]. Solicito que el dato sea eliminado [o solicite otro
cambio especfico] para corregir la informacin.Se anexan copias
[utilice esta oracin si corresponde y describa cada documento
adjuntado, tales como registros de pago y documentos de la corte]
que respaldan mi posicin. Por favor, tenga a bien reinvestigar este
asunto(s) y [eliminar o corregir] el dato(s) disputado(s) a la
brevedad posible.Atentamente,[Su nombre]Anexos: [Liste los
documentos que adjunta a la carta]
Correccin de errores
Introduccin directaExplicacinOtros asuntos y cierreAnexos (de
ser posibles)
Dinmica
Muchas gracias
