ESS - Elektronická spisová služba

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win

ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA (ESS) z řady GORDIC® Win

Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 2

ZÁKLADNÍ INFORMACE

Základní informace Elektronická spisová služba (ESS) je komplexním řešením pro správu dokumentů

menšího či středního úřadu nebo organizace.

Usnadňuje práci. Šetří čas, energii a peníze.

Řeší komunikaci datovými zprávami a napojení na Czech POINT.

Vyhovuje legislativním nárokům na vedení spisové služby.

Především aktuálnímu znění

zákona č. 499/2004 Sb.,

o archivnictví a spisové službě,

a zákona č. 300/2008 Sb.,

o elektronických úkonech

a autorizované konverzi dokumentů.

FUNKČNOSTI Elektronická spisová služba (ESS)


FUNKČNOSTI

Práce s dokumenty

• Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak papírové, tak elektronické.

• Označuje dokumenty číslem jednacím i jakýmikoli dalšími potřebnými náležitostmi.

• Vede podací deník.

• Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.

• Třídí dokumenty do spisů.


FUNKČNOSTI

Elektronické dokumenty

• Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.

• Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.

• Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka.

• Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů ověřuje pravost těchto podpisů.

• Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.

• Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT.


FUNKČNOSTI

Pohyb po organizaci

• Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.

• Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho.

Přijímání a odesílání

• Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou schránku.

• Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové schránky a vytváří z nich dokumenty.

• Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové schránky.


FUNKČNOSTI

Tisk

• Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v ESS, a tak zkrátit a automatizovat tisk potřebných dokumentů.

Ukládání a skartace

• Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.

• Eviduje skartační znaky a lhůty.

• Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru.


FUNKČNOSTI

A to není vše…

• ESS dále umožňuje terminálový přístup.

• Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již v organizaci používáte.

• Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).

• Kontroluje dostupnost nových verzí a snadno se aktualizuje.

• Obsahuje adresář subjektů, plánovací kalendář…

Aplikaci lze rozšířit o:

• E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat.

• Manažerské výstupy. Pro vytváření grafických přehledů a statistik vedení spisové služby.

• Plug-in pro Outlook. V programu MS Outlook přibude tlačítko, jehož stisknutím zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta.


FUNKČNOSTI


UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ Elektronická spisová služba (ESS)


FUNKČNOSTI

Přihlášení do aplikace


FUNKČNOSTI

Základní obrazovka


DATOVÉ SCHRÁNKY Elektronická spisová služba (ESS)


DATOVÉ SCHRÁNKY


DATOVÉ SCHRÁNKY

Redistribuce datových zpráv


UŠETŘÍTE Přínosy Elektronické spisové služby (ESS)


UŠETŘÍTE

Za tisk

Nebudete muset dokumenty zbytečně tisknout.

Ušetříte naše lesy a náklady za tisk.


UŠETŘÍTE

Za kopírování

Kopírování dokumentů v elektronické podobě nic nestojí.


UŠETŘÍTE

Za poštovní služby

Budete moci přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou a datovou schránkou.

Odpadne platba poštovného.


UŠETŘÍTE

Za mzdy

Práce s dokumenty bude daleko snazší a rychlejší.

Zastane ji minimum pracovníků.

Navíc budete mít úplný přehled o jejich činnosti.


UŠETŘÍTE

Za sankce

Jste-li organizace, která má vedení spisové služby nakázáno zákonem, pořízením ESS dostojíte této povinnosti, a předejdete tak hrozícím pokutám za správní delikt.

Díky pravidelným aktualizacím programu si nebudete muset dělat hlavu s žádnými budoucími legislativními změnami. Budete s nimi automaticky držet krok.


UŠETŘÍTE

Za samotnou aplikaci

Elektronická spisová služba (ESS) je efektivním mezistupněm mezi malým evidenčním nástrojem a velkým informačním systémem.

Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů GINIS®, ale současně nabízí výrazně nižší cenu při zachování plné funkčnosti.

Je nejlepším řešením pro malé a střední organizace.


UŠETŘÍTE

Čas

Dohledání jakéhokoli dokumentu bude záležitostí vteřin.

Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují (automaticky vedený podací deník,

automatické přidělování čísel jednacích, automatická kontrola a doplňování elektronických značek a časových razítek, automatická evidence doručenek z datové schránky atd.)

Doba trvání pravidelných úkonů se výrazně zkrátí.


Při předávání dokumentů nebudete muset ani vstát ze židle.

Nebude třeba se znovu a znovu přihlašovat do datové schránky ani do e-mailu.

Propojením s dalšími agendami informačního systému odstraníte duplicitu činností (dvojí evidenci).

UŠETŘÍTE

Prostor

Dokumenty schraňované v elektronické podobě nezabírají takřka žádné místo.

Pravidelné zálohování zaručí, že o ně nikdy nepřijdete.


UŠETŘÍTE

Nervy

Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě.

Zajistíme instalaci a úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoli problémem či přáním.


DĚKUJEME ZA POZORNOST Elektronická spisová služba (ESS)


Documents

ESS - Elektronická spisová služba