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Estimado Expositor: Este manual contiene información valiosa. Le recomendamos revisarlo cuidadosamente, ya
que contiene FORMAS CON FECHAS LÍMITE DE ENTREGA, de lo contrario, cualquier
servicio que usted requiera TENDRÁ UN COSTO ADICIONAL.
Agradeceremos su cooperación para trabajar de acuerdo con los procedimientos de la
exposición.
Atentamente, Comité Organizador
Cualquier duda o comentario, favor de comunicarse a Tradex Exposiciones Al teléfono (55) 5604 4900 Ext. 183
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ÍNDICE
Información general para el expositor 4
Horarios 4
Fechas límite para entrega de formas 5
Plano del evento 6
Guía de procedimientos 7
Solicitud de renta de mobiliario 8
Servicios adicionales 10
Solicitud de electricidad adicional 10
Hotel Sede 10
Reglamento y condiciones 11
Servicios 12
Montaje y desmontaje 12
Contacto Comité Organizador 15
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Información general para el Expositor Agradecemos su cooperación para trabajar de acuerdo con los procedimientos de la exposición. Usted puede ayudarnos tomando en cuenta la siguiente información:
Respete las disposiciones de su contrato y de su manual Asegúrese que haya alguien en su stand durante el tiempo que la exposición esté abierta al
público ENTRADA DE EXPOSITORES Los expositores con gafete podrán ingresar a la exposición por cualquier acceso. Durante los días de la exposición, se permitirá la entrada a expositores y al personal autorizado desde las 8:30 am. BODEGA Dentro del área de exposición habrá una bodega donde usted podrá guardar únicamente cajas llenas, las cuales deberán estar cerradas y tener escrito el nombre de la empresa, número de stand, y “Expo Mercería y Manualidades Guadalajara”. Sólo tendrán acceso a la bodega los expositores con gafete y únicamente podrán sacar artículos de las cajas que les correspondan. Este servicio no tendrá ningún costo y estará disponible de 9:30 a 14:00 y 15:00 a 20:00 Hrs.
Por ningún motivo se aceptarán en la bodega cajas vacías.
HORARIOS MONTAJE Martes 30 de Julio después de las 15:00 Hrs. y hasta las 22:00 Hrs. SÓLO ISLAS Miércoles 31 de Julio de 8:00 a 22:00 Hrs. INAUGURUACIÓN Jueves 1 de Agosto a las 10:00 Hrs. EXPOSICIÓN Jueves 1 a Sábado 3 de Agosto de 10:00 a 20:00 Hrs. DESMONTAJE Sábado 3 de agosto de 20:00 a 22:00 Hrs. NOTA: Expo Guadalajara cierra a las 22:00 Hrs. después de esta hora se apaga la luz, la empresa que necesite terminar de montar o desmontar después de esta hora deberá cubrir el costo de $474.35 IVA incluido a Expo Guadalajara por m2.
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El Comité Organizador no se hace responsable por este cargo.
FECHAS LÍMITE DE ENTREGA DE
FORMATOS Y SOLICITUDES
Información para el directorio de expositores Julio 9, 2019 Información de gafetes Julio 9, 2019 Modificación de stand Julio 9, 2019 Rótulo Julio 9, 2019 Solicitud de mobiliario Julio 16, 2019 Solicitud de electricidad Julio 16, 2019
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PLANO DEL EVENTO
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Guía de procedimientos Al leer su manual le pedimos que tome en cuenta los procedimientos establecidos para la exposición, pues esto facilitará que nosotros cumplamos con usted de manera debida. Utilice esta guía para asegurar de cubrir todos los requisitos y preparativos.
Leer el manual y proporcionar las secciones correspondientes a quienes serán responsables respectivamente del montaje, desmontaje y del stand durante la exposición
Una vez cubierto el 20% del costo total de su stand, recibirá una clave con la cual podrá ingresar al registro de expositor. Por favor lea bien las instrucciones para llenar todos los formularios correctamente.
Directorio de expositores. Esta es una herramienta de publicidad muy importante para su empresa. Asegúrese de llenarlo correctamente dando click en el link que le fue enviado vía email por su ejecutiva.
Solicitud de gafetes. Podrá recogerlos el día de montaje en el Comité Organizador. El número de gafetes asignados corresponde al número de metros de su stand, consulte la tabla de abajo. Recuerde que estos son PERSONALES E INSTRANSFERIBLES. De igual forma ingrese los datos en nuestra página, en la opción “Gafetes”.
Tipo de Stand N° de Gafetes Stand 4m2 4 Stand 6m2 5 Stand 9m2 8 Stand 12m2 10 Stand 18m2 15 Stand 36m2 18 Mesa 3
Solicitud de Montaje y Rótulo, se debe llenar en nuestra página en la opción “Montaje stand”. Si
tiene alguna duda sobre la información requerida en este espacio favor de comunicarse con Javier Hernández. Email [email protected] / Tel. 0155 5604 4900 Ext. 131
Enviar formas de servicios adicionales. Renta de mobiliario, plantas, electricidad adicional, etc. Antes de las fechas límite. Recuerde que los costos por solicitudes extemporáneas son considerablemente mayores. Verifique en las respectivas formas a que número de fax enviarlas y compruebe su recepción.
Para dudas sobre el llenado de solicitudes, puede contactar a Moisés Casas: [email protected] / Tel. 5604 4900 Ext. 183
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SOLICITUD RENTA DE MOBILIARIO Fecha límite: 16 Julio
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Formas de pago: Todas las órdenes deberán ser acompañados de pago total de las mismas En caso de requerir factura: DEPÓSITO: A nombre de PERFORMANCE SISTEMAS DE MONTAJE S.A. DE C.V. BANCO IXE CUENTA: 0225687619 CLABE: 072180002256876196 PLAZA: 9244 SUCURSAL: 7667 SANTA FE En caso de no requerir factura depositar a: PABLO RUBÉN OLVERA HERNÁNDEZ. BANCO IXE O BANORTE CTA 00017845149 FECHA LÍMITE D EDECUENTO: 15 DÍAS ANTES DEL EVENTO NOTA: Únicamente se colocará mobiliario pagado en su totalidad, en caso de requerir mobiliario en evento, se tendrá que liquidar al momento de ser entregado. EL FORMATO RECIBIDO DURANTE EL MONTAJE ESTARÁN SUJETAS A DISPONIBILIDAD DE LA EMPRESA SERÁ ENTREGADO EN UN PLAZO DE 4 HORAS. Nota: CUALQUIER PEDIDO DESPUÉS DE LA FECHA LÍMITE TENDRÁ UN SOBRE COSTO DE 20% En caso de cancelación ya colocado el mobiliario, no existe reembolso alguno. PARA CUALQUIER DUDA O ACLARACIÓN: FERNANDA DIAZ PONTÓN [email protected] TEL 16547212 / 70303119
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SERVICIOS ADICIONALES
RENTA DE MOBILIARIO, RÓTULOS, DISEÑO Y DECORACIÓN DE STANDS PERFORMANCE DISPLAY Diana Fernanda Díaz Pontón Tel. (55) 1054 7212 Cel. 55 3130 6706 [email protected] www.performancedisplay.com.mx
SOLICITUD DE ELECTRICIDAD ADICIONAL Solicitarlo directamente en el módulo de servicios de Expo Guadalajara que se encuentra en el lobby SERVICIOS EXPO GUADALAJARA Módulos de servicios Expo Guadalajara Tel. (0133) 33 43 30 00 Ext. 2530, 2540, 2550 Av. Mariano Otero No. 1499 Verde Valle Guadalajara, Jal. [email protected] www.expo-guadalajara.com
HOTEL SEDE El Hotel Sede para “Expo Mercería y Manualidades, es: “Hotel Guadalajara Plaza Expo”. Mariano Otero #3261, Esq. Topacio, Col. Verde Valle C.P. 44550, Guadalajara, Jal. Hemos obtenido un precio especial para ustedes, mencionando al hacer sus reservaciones que son expositores o visitantes del evento: Para hacer sus reservaciones deberán dirigirse a los siguientes teléfonos: 01800 98 752 92 01 (33) 32 08 44 14 y 35 40 55 03 [email protected] Precio por habitación / por noche
Habitación sencilla $1,195.50 Habitación doble $1,345.00 Habitación triple $1,625.00
-Tarifa más 16% de IVA + 3% de impuestos -Tarifa con desayuno buffet incluido -Internet inalámbrico Pago con tarjeta iZettle
Marco Antonio Salamanca Tel. (55) 4165 4551 Cel. 04455 2218 3487 [email protected]
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REGLAMENTO Y CONDICIONES PARA EXPOSITORES MEDIDAS DE STANDS Los módulos se entregarán con paneles de PVC tipo kromatone color blanco con estructura de aluminio Stands lineales de (3x3) 9m2 (3x2) 6m2 (2x2) 4m2, incluyen
1. Mamparas divisorias 2. Lámpara Slim Line 3. Rótulo en la marquesina 4. Alfombra 5. Contacto eléctrico de 500w 6. Datos de su empresa en el Directorio de Expositores
*Las medidas de los módulos son
Exterior: 3m. De ancho x 3m. De fondo x 2.5m de altura Interior: 2.95M de ancho x 2.95m de fondo x 2.95m. De altura LA ALTURA MÁXIMA DE LOS STANDS ES DE 5MTS. NO HABRÁ EXCEPCIONES
MESAS PARA MAESTRAS
Queda estrictamente prohibido invadir los pasillos con mesas de trabajo, sillas, exhibidores o cualquier tipo de mobiliario o productos del expositor
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SERVICIOS
Cualquier carga eléctrica adicional o instalación especial que el cliente requiera, deberá solicitarse a EXPO GUADALAJARA a más tardar siete días naturales antes del evento y su costo correrá por cuenta del expositor.
El expositor deberá solicitar por escrito los cambios que desee en la colocación de mamparas, lámparas, contactos eléctricos, etc. La fecha límite para la entrega de este formato será el 9 DE JULIO DE 2019 para ser atendida su petición sin costo alguno. Cualquier cambio que el expositor requiera después de esta fecha, le representará un cargo adicional.
La limpieza de las áreas comunes será realizada por personal de EXPO GUADALAJARA, la limpieza del interior de cada stand deberá realizarse por el propio expositor.
El evento contará con vigilancia general fuera del horario de la exposición. Sin embargo, TRADEX no asume responsabilidad por pérdidas o daños al equipo, materiales y/o muestras del expositor. Corresponderá a cada cual guardar bajo llave los artículos que considere valioso. Por lo anterior, es recomendable que por su cuenta el expositor asegura sus bienes protegiéndolos contra los riesgos que considere convenientes.
El expositor podrá introducir o retira artículos y muestras únicamente media hora antes y después del horario de exposición. Durante el tiempo que la exposición esté abierta al público deberá permanecer en cada módulo por lo menos un representante del expositor, para atender y dar información a los visitantes. Durante los días de Exposición, ninguna persona podrá permanecer en el recinto más de media hora después del cierre.
MONTAJE Y DESMONTAJE
El Centro de Exposiciones cierra a las 22:00 Hrs., después de esta hora Expo Guadalajara cobrará $474.35 (IVA incluido) por hora, por m2 con cargo al expositor, por lo que se les recomienda haber salido del recinto antes de las 22 Hrs.
Los expositores podrán introducir sus materiales, equipos y muestras, el día 31 de Julio 2019, de las 8:00 a las 21:30 Hrs. de ese mismo día
El traslado, manejo y colocación de los materiales y equipo propiedad del expositor, será realizado por su propia cuenta y riesgo.
El patio de maniobras se usará únicamente para carga y descarga de materiales. Los vehículos utilizados para tal efecto, solo podrán permanecer en esta área el tiempo marcado por el recinto.
Si el expositor no se presentará el 1 de Agosto 2019 a ocupar su stand, TARDEX, dispondrá del mismo como mejor convenga a los intereses de la exposición.
No se cuenta con ningún tipo de herramienta, escaleras, diablos, andamios, etc. por lo que recomendamos llevar consigo todo lo necesario, ya que este es un factor que suele retrasar especialmente el montaje
El expositor es responsable por los daños ocasionados por su personal. Durante el montaje y desmontaje no se permite fumar ni ingerir bebidas alcohólicas. TRADEX se
reserva el derecho de indicar al expositor cualquier modificación sobre el arreglo del módulo, o bien sobre el acomodo o retiro del material expuesto, en beneficio de la armonía y seguridad de la exposición.
El expositor deberá retirar la totalidad de los materiales y muestras el Sábado 3 de Agosto 2019 de las 20:00 a las 22:00 Hrs.
Deberá entregar vacío y en perfecto estado el módulo contratado. En caso contrario, el expositor pagará los gastos por manejo y almacenaje, así como daños y perjuicios que ocasionen y que determinen Performance Display y Expo Guadalajara
Antes de retirarse, se revisarán las instalaciones del módulo que el expositor esté desocupando. Cualquier desperfecto o lesión le ocasionará cargos al expositor.
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Durante el montaje y desmontaje, el expositor será responsable de que su personal porte visiblemente el gafete de identificación. GAFETES
Los expositores deberán portar los gafetes en todo momento durante la exposición. CONDICIONES
TRADEX se reserva el derecho de adoptar verbalmente o por escrito cualquier regla o reglamento adicional, cambiar la exposición o tomar cualquier acción anterior si lo considera necesario para mejorar la exposición. Si por cualquier razón TRADEX determina que el lugar o la fecha del evento deben modificarse, no hará ningún reembolso al expositor, pero se le asignará con base en el espacio original, un espacio similar que se considere apropiado. El expositor acepta usar dicho espacio bajo los términos de este convenio. TRADEX no estará obligada financieramente o de ninguna otra forma en el caso de que la exposición se posponga o se cambie de lugar.
En caso de cancelación, debido a causas de fuerza mayor, TRADEX reembolsará al expositor solamente la cantidad que éste haya abonado en fecha previa a la cancelación del evento. En ningún caso el reembolso excedería la cantidad pagada por el expositor.
El expositor no podrá bajo ninguna circunstancia subarrendar el espacio contratado.
TRADEX se reserva el derecho de hacer modificaciones en la decoración del stand, de acuerdo a los lineamientos señalados en este reglamento, si contraviene a las características generales de la exposición.
El equipo requerido para la exhibición de productos será responsabilidad del expositor y deberá ser registrado a la entrada del recinto. TRADEX no se responsabiliza por la pérdida o daño ocasionado a los productos o material; en el caso de que el expositor desee asegurar contra pérdida sus productos, deberá contratar un seguro personalmente.
Todos los productos, muestras y mercancías, deberán ser retirados de las instalaciones a más tardar a las 22:00 Hrs. del sábado 3 de Agosto de 2019. TRADEX no se hará responsable por cualquier objeto que permanezca en el recinto. El centro de exposiciones cierra a las 22:00 Hrs. Después de esta hora deberá dirigirse a las oficinas de Expo Guadalajara y pagar la cuota correspondiente.
El expositor será responsable por cualquier daño ocasionado por su personal a las instalaciones o a cualquier persona dentro del recinto.
Está estrictamente prohibido:
Llegar a construir un stand utilizando herramienta de alto riesgo. Deberán traer sus decoraciones ya moduladas listas para ensamblar. Si requieren sus diseños de retoques o acabado, por favor deben cubrir con plástico sus áreas para no manchar la alfombra, muros o columnas.
Clavar, pintar, perforar o taladrar las paredes, los perfiles de aluminio y las alfombras, ni utilizar cualquier tipo de adhesivo que dañe dichas instalaciones.
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Rebasar los límites del espacio contratado o invadir áreas de tránsito.
Distribuir, exhibir, obsequiar o repartir cualquier producto, publicidad, material o propaganda fuera de su stand.
Utilizar maquinaria, equipo o sustancias peligrosas, tóxicas y/o flamables.
Usar cualquier equipo de sonido que perturbe la armonía del evento.
Exhibir muestras de productos o equipos ajenos al tipo específico de la exposición.
La entrada a personas menores de 16 años durante el montaje y desmontaje.
Colgar o sujetar del techo del recinto
Pegar o clavar publicidad en las columnas del recinto
Cruzar (tanto el piso como la parte superior de los pasillos o áreas comunes) con cables eléctricos o instalaciones que parezcan peligrosas.
Iniciar el desmontaje antes de la clausura oficial del evento.
IMPORTANTE
ES LA OBLIGACIÓN DE LOS EXPOSITORES Y DEL PERSONAL PARTICIPANTE EN LA EXPOSICIÓN LEER Y ACEPTAR ESTE REGLAMENTO. LA VIOLACIÓN DE CUALQUIERA DE LAS DISPOSICIONES DE ESTE REGLAMENTO DARÁ ORIGEN AL PAGO DE LA (S) MULTA (S) CORRESPONDIENTE (S), ASÍ COMO A LA REPARACIÓN DEL DAÑO OCASIONADO QUE PARA LOS EFECTOS SE DETERMINE. DICHO IMPORTE DEBERÁ ESTAR CUBIERTO EN
SU TOTALIDAD PARA PODER RETIRAR SU MATERIAL Y EQUIPO.
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COMITÉ ORGANIZADOR ¿Tienes alguna duda sobre tu participación en Expo Mercería y Manualidades? Contacta a la
persona indicada:
Operaciones: montaje, desmontaje, autorización de diseño de stand, rótulos, modificación de
stand.
Javier Hernández [email protected] // Tel. (01 55) 4629 7767
Ventas: pagos, contratos, informes. Contacta a tu Asesora de Ventas
Aída Díaz [email protected] // Tel. (0155) 5604 4900 Ext. 137
Ceci Morfin [email protected] // Tel. (0155) 5604 4900 Ext. 148
Paola Moreno [email protected] // Tel. (0155) 5604 4900 Ext. 140
Administración: cobranza, facturación.
Lourdes Gonzalez [email protected] // Tel. (01 55) 4629 7762
Logística y Comunicación: dudas sobre formularios, redes sociales, gafetes, directorio.
Moisés Casas [email protected] // Tel. (0155) 5604 4900 Ext. 183
