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Estrategias para lograr el control de los documentos de archivo digitales en ambientes de red distribuidos
Serie: Temasfundamentales de
preservación digital
Traducción al español:
Alicia Barnard, Alejandro Delgado
y Juan Voutssás
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Dirección General: Mercedes de Vega Dirección General Adjunta de Administración: Alba Alicia Mora CastellanosDirección de Publicaciones y Difusión: María Fernanda Treviño CamperoDepartamento de Publicaciones: Esther Pérez Guzmán
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Coordinación Editorial: Esther Pérez GuzmánDiseño y formación: Alejandro Amaro RosasDiseño de portada: Alejandro Amaro RosasCorrección de estilo: Ma. del Carmen Gutiérrez Haces y Francisco J. González RuizAsistencia editorial: Roberto del Vecchyo Calcáneo
Estrategias para lograr el control de los documentos de archivo digitales en ambientes de red distribuidosTraducción al español: Alicia Barnard, Alejandro Delgado y Juan Voutssás
D.R. © a la edición en inglés
ICA/InterPARES
D.R. © Primera edición en españolArchivo General de la NaciónEduardo Molina núm. 113Col. Penitenciaría Deleg. Venustiano Carranza, C.P. 15350Ciudad de México
Primera edición: octubre de 2016
DERECHO DE USOSe permite la reproducción, publicación, transmisión, difusión en cualquier modo o medio de cualquier parte del material contenido en el archivo (únicamente texto sin imágenes) sin alterar o modificar el original, con fines de referencia y/o repro-ducción, académicos o educacionales, con excepción de los personales o comer-ciales, citando la fuente de referencia y otorgando el crédito correspondiente al autor y al editor.
Contenido
Agradecimientos .............................................................................6
Prefacio a la edición en inglés .........................................................7
Prefacio a la edición en español ......................................................8
Acerca de ICA e InterPARES ............................................................. 9Público objetivo ....................................................................................11Cómo usar la serie ................................................................................11Objetivos ..............................................................................................12Arquitectura modular del programa .....................................................13Alcance .................................................................................................15
Introducción ....................................................................................16Objetivos y metas de este módulo .....................................................17Aprendizajes esperados .......................................................................19Terminología .........................................................................................20
Selección y valoración de documentos de archivo digitales ...........22Introducción ...........................................................................................22
El análisis es fundamental para la valoración .....................................23
Valore pronto, valore a menudo ..........................................................23
Antecedentes .........................................................................................23Metodología ..........................................................................................27
¿Por qué valorar? ...................................................................................27
¿Quién debe valorar? ...........................................................................27
¿Cuándo debe hacerse la valoración? ................................................28
¿Qué debe ser valorado? .....................................................................29
Cómo llevar a cabo la valoración
de documentos de archivo digitales ...................................................30
La administración de la función de selección ....................................30
La valoración de documentos de archivo digitales ...........................31
Evaluación .............................................................................................36
Lineamientos para el reporte de valoración ...................................41Introducción ..........................................................................................41Lineamientos de valoración ...................................................................42
Propósito de la plantilla de reporte de valoración ............................42
Propósito del reporte de valoración ...................................................42
Contexto de la valoración ....................................................................43
Verificación de la metodología de valoración ....................................43
Análisis de la valoración .........................................................................44Recomendaciones/decisión ...................................................................46Autoridad ...............................................................................................48
Plantilla de reporte de valoración para documentos de archivo gubernamentales .............................50
Parte 2 Cómo controlar los documentos de archivo digitales en servidores compartidos ...................................56
Introducción ...........................................................................................56Metodología/procedimientos ................................................................58Modelo: Administración de la migración de documentos de archivo almacenados en discos compartidos hacia un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos .................61
Caso de estudio ..............................................................................62Perfil de la ciudad ca. 2010....................................................................63
Preguntas de repaso (para ser ampliadas) ......................................72
Recursos adicionales .......................................................................73
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Agradecimientos
Muchas personas contribuyeron a la creación de los ocho módulos que integran esta serie, en particular, los estudiantes de doctorado de la Universidad de la Columbia Británica, Elizabeth Shaffer, Corinne Rogers, Donald Force y Elaine Goh, quienes elaboraron los borradores de los contenidos basados en los trabajos de InterPARES 1 y 2, así como los casos de estu-dio desarrollados en InterPARES 3.
También agradecemos a los numerosos asistentes de inves-tigación quienes elaboraron casos de estudio para
todos los módulos así como al equipo de InterPARES
en Canadá, a un sinnúmero de investigadores internacionales involucrados con este proyecto
y, por supuesto, a su directora, Luciana Duranti.
Finalmente, nuestra gratitud a todos aquellos que revisaron y comentaron
los módulos, con una mención especial a los investigadores John McDonald, consultor de
administración de información (módulos 1, 2, 7 y 8), Jim Suderman, director del despacho de acceso a la infor-
mación de Toronto (módulo 3), Evelyn McLellan, archivista de sistemas de Artefactual Systems, Inc. y Paul Hebbard, archi-
vista administrador de documentos de archivo de la Universidad Simon Fraser (módulo 6).
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Digital Records Pathways: Topics in Digital Preservation es una iniciativa educativa desarrollada en conjunto por el International Congress on Archives (ICA) y The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) con el propósito de ofrecer capacitación a archivistas y profe-sionales que manejan documentos en cuanto a la producción, la administración y la preservación de documentos de archivo digitales auténticos, fiables y usables. El programa asume que el lector cuenta con una sólida base en cuanto a los conceptos fundamentales de la administración de archivos y en la teoría archivística, y sobre esa suposición se elaboró esta serie modular.
La serie está formada por ocho módulos más un glosario en donde se ha conjuntado terminología de acuerdo con la base de datos del ICA. La serie completa aborda los cono-cimientos teóricos y prácticos necesarios para establecer el marco de referencia, la estructura de gobernanza y los sistemas requeridos para administrar y preservar documentos de archivo digitales, a través de su ciclo de vida. Cada módulo se refiere, específicamente, a un tema relevante para la administración o la preservación de los documentos de archivo. Todos los módu-los se han diseñado de forma tal que pueden ser estudia-dos en forma independiente o en conjunto.
Prefacio a la edición en inglés
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Prefacio a la edición en español
Desarrollar materiales educativos con el fin de apoyar las tareas de preservación digital en instituciones y organizaciones fue uno de los objetivos del Proyecto de Investigación Internacional para la Preservación de Documentos de Archivo Electrónicos, InterPARES 3 (2007-2012), el cual dio como resultado la serie en inglés de ocho módulos de capacitación con el título Digital Records Pathways: Topics in Digital Preservation.
No obstante que los archivos digitales –también llamados electrónicos–, se producen en la actualidad en volúmenes insos-pechables, el conocimiento de los archivistas y gestores de docu-mentos en cuanto a la producción, conservación y preservación de los mismos aún es limitado, entre otros factores, a causa de la escasez de materiales de capacitación en idioma español.
Lo anterior fue el motivo para que Alicia Barnard y Juan Voutssás, miembros del Team México que formó parte del Proyecto InterPARES 3, junto con Alejandro Delgado, de España, se dieran a la tarea de traducir a nuestro idioma los ocho módulos de la citada serie, los cuales fueron publicados inicialmente en formato electrónico por el Proyecto InterPARES 3.
El Archivo General de la Nación se une a este esfuerzo para lograr una mayor difusión de temas y tópicos sobre la preservación de archivos digitales en el entorno de los archivos de nuestro país y de aquellos de habla española en Latinoamérica, y pre-senta una nueva versión electrónica en español de los módulos de la mencionada serie, en espera de que coadyuven a la mejor comprensión y entendimiento de la preservación de archivos digitales y el ambiente donde los mismos se producen, conservan y preservan.
Mercedes de Vega
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Acerca de ICA e InterPARES
The International Congress on Archives (ICA) y The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) tienen el compromiso de crear materiales didácticos para la educación continua de archivistas y administradores de documentos de archivo, construir conocimiento básico, diseminar los nuevos hallazgos y dotar a los archivistas y profesionales de los documentos de archivo del conocimiento y las competencias especializadas necesarias para la administración y la preserva-ción de documentos de archivo digitales.
El ICA (www.ica.org) está dedicado al manejo eficaz y a la pre-servación de documentos de archivo, así como al cuidado y uso del patrimonio archivístico mundial y su representación, por medio de profesionales en todo el planeta. Los archivos son un recurso increíble: son un subproducto documental del que-hacer humano y, por tanto, testigos irremplazables de even-tos pasados, puntales de la democracia, de la identidad de individuos y comunidades, así como de los derechos huma-nos; pero también son frágiles y vulnerables. El ICA se esfuerza por proteger los archivos y asegurar su acceso por medio de la asesoría, el establecimiento de estándares, el desarrollo profe-sional y el impulso del diálogo entre archivistas, líderes, produc- tores y usuarios de archivos.
El ICA es una organización neutral, no gubernamental; sus miem-bros operan por medio de las actividades propias de cada membresía. Por más de sesenta años, el ICA ha unido a institu-ciones archivísticas y practicantes, a lo largo del mundo, para asesorar acerca de la buena administración archivística y la pro-tección física del patrimonio registrado, para producir están-dares reconocidos, buenas prácticas e impulsar el diálogo, el intercambio y la diseminación del conocimiento y experiencia más allá de fronteras internacionales. Con aproximadamente
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mil quinientos miembros en 195 países y terri-torios, el credo del Consejo ha sido aprovechar la diversidad cultural de sus integrantes para entregar soluciones eficaces y una profesión flexible e imaginativa.
El proyecto InterPARES (www.Interpares.org), pretende desarrollar conocimiento original y esencial para la conservación, a largo plazo, de documentos de archivo producidos y almacenados en formatos digitales, así como proveer una base sólida para estándares, políticas, estrategias y planes de acción capaces de asegurar la longevidad de los materiales documentales y la capacidad de sus usuarios para confiar en su autenticidad. InterPARES se ha desarrollado en tres etapas:
• InterPARES 1 (1999-2001). Esta etapa se enfocó en el desarrollo de la teoría y los métodos que pudiesen asegurar la preservación de la autenticidad de los documentos de archivo producidos y conservados en bases de datos y sistemas de gestión de docu-mentos de archivo, durante el curso de las activida-des propias de su administración. Los hallazgos de esta etapa presentaron el punto de vista del pre-servador de los documentos de archivo.
• InterPARES 2 (2002-2007). Se continuó investigando acerca de temas relativos a la autenticidad, fiabi-lidad y exactitud durante todo el ciclo de vida de los documentos de archivo, desde su producción hasta su conservación permanente. Se enfocó en documentos de archivo producidos en entornos digitales dinámicos e interactivos a lo largo de acti-vidades artísticas, científicas y gubernamentales.
• InterPARES 3 (2007-2012). Se construyó sobre la base de los hallazgos de las primeras dos etapas en con-junto con otros proyectos de preservación digital de distintas partes del mundo. Se llevó la teoría a la
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práctica al trabajar con archivos y unidades archivís-ticas dentro de organizaciones que tuvieran recur-sos humanos y financieros limitados, con el fin de implementar en ellas programas sólidos de gestión y preservación de archivos.
Público objetivo
El público objetivo para el cual está destinado este programa se compone de archivistas, gestores documentales y profe-sionales de la gestión archivística, interesados en ampliar sus capacidades en la administración de documentos de archivo digitales. En conjunto, los módulos conforman todo un paquete de recursos documentales para la educación continua de pro-fesionales, con especial énfasis en aquellos temas que impac-tan en la preservación de documentos de archivo, auténticos, fiables y exactos.
Cómo usar la serie
Cada módulo de la serie está formado por conocimiento teó-rico y metodológico, así como por aplicaciones prácticas ilus-tradas en casos de estudio y escenarios modelo. Si bien los módulos fueron desarrollados por el equipo canadiense de InterPARES y, por tanto, ejemplificados en un contexto propio a aquél, son adaptables a un dominio específico o ámbito jurí-dico. Para una mayor aplicabilidad se han traducido a los idio-mas de los miembros del ICA.
Los módulos pueden estudiarse por separado o en conjunto, de acuerdo con cada necesidad o interés, pues abarcan un rango
amplio de competencias requeridas; pueden ser estudiados individualmente u ofrecerse a grupos como asociaciones
profesionales o instituciones de capacitación laboral. Algunos de los módulos incluyen formularios que
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pueden adaptarse a universidades o asociaciones profesionales para el desarrollo de cursos curriculares, o como materiales de capacitación para estudiantes y profesionales de la gestión o pre-servación documental digital. Las universidades y asociaciones profesionales son libres de adaptar los materiales para desarro-llar sus propios cursos curriculares o de capacitación. Se sugieren recursos adicionales en la web que se identifican a lo largo de los módulos con el icono:
o bien, cuando se trata de información complementaria ubicada en anexos o en los mismos módulos de la serie, se distinguen con la figura:
Objetivos
Los módulos tienen los siguientes objetivos:
• Aportar recursos educativos basados en investigación actual sobre temas de administración de archivos digitales para beneficio de miembros de asocia-ciones profesionales relacionadas con esa temática.
• Proporcionar a los profesionales de archivos, con conocimiento teórico y procedimental, habilidades estratégicas necesarias para desarrollar, implemen-tar y supervisar un sistema de gestión o de preser-vación documental.
• Ilustrar conceptos teóricos con aplicaciones prácti-cas mediante ejemplos reales extraídos de casos de estudio, asociados con contextos administrativos y tecnológicos específicos.
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• Proporcionar contenidos y estructura a programas educativos universitarios para implementar cursos sobre administración o preservación de archivos.
Arquitectura modular del programa
Los primeros dos módulos presentan los fundamentos de todo programa de preservación de documentos de archivo digita-les; proporcionan los conocimientos propedéuticos sobre los demás módulos. Los siguientes tres módulos tratan temas generales contemporáneos que competen a la preservación digital: el papel de la cultura organizacional, una visión gene-ral de los metadatos y de la valoración en el contexto de la administración de documentos de archivo fuera del sistema de gestión documental Electronic Recordkeeping Management System (ERMS). En los tres últimos módulos se abordan temas específicos de interés contemporáneo: la administración de correos electrónicos, la preservación de documentos de archivo en ambientes web, y los temas emergentes acerca del creciente auge del cómputo en la nube (Tabla 1).
Tabla 1 Arquitectura modular del programa
Tema del módulo Aspecto
1. Un marco de referencia para la preservación digital.2. Desarrollo de políticas y procedimientos para la preservación digital.
Fundamentos
3. Cultura organizacional y sus efectos en la adminis-tración de archivos4. Breviario de metadatos.5. Control de los documentos de archivo digitales.
Generalidades
6. Correo electrónico.7. Documentos de archivo en ambientes web.8. Cómputo en la nube.
Específico
Base de datos internacional, terminología. Fundamentos
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Cada módulo contiene todos o algunos de los siguientes elementos:
• Panorama del tema y alcance del módulo.• Objetivos y aprendizajes esperados del módulo.• Metodología o procedimientos para la aplicación y
desarrollo del módulo.• Formularios (cuando apliquen) para facilitar la
implementación del módulo.• Ejemplos, casos de estudio o escenarios (cuando
apliquen) con situaciones reales acerca del tema.*
• Ejercicios de los puntos clave del aprendizaje.• Preguntas de revisión que optimicen la comprensión
y entendimiento del tema.• Recursos adicionales.• Lecturas, estándares y otros recursos de referencia.
Cuando se ha considerado apropiado, se hace la distinción de la administración y preservación de documentos de archivo activos en contraste con las responsabilidades relativas a éstos que ya no son requeridos para actividades cotidianas de la orga-nización y que serán preservados por su productor o por un tercero de confianza.
* Los ejemplos y casos de estudio citados en los módulos provienen de casos reales de InterPARES 3 y tienen como propósito apoyar la experiencia de aprendizaje del módulo. Si bien reflejan los hallazgos de investigación del proyecto, no necesariamente deben ser tomados como plantillas para ser aplicadas a pie juntillas en todos los casos. Cada orga-nización (productor o preservador) es diferente y la preservación de sus documentos de archivo debe tomar las mejores prácticas desde una perspectiva práctica en cuanto a la viabilidad de una cierta implementación.
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Alcance
La serie comprende los siguientes ocho módulos:
Módulo 1. Un marco de referencia para la preservación digital.Módulo 2. Desarrollo de políticas y procedimientos para la preservación digital.Módulo 3. Cultura organizacional y sus efectos en la administración de archivos.Módulo 4. Breviario de metadatos.Módulo 5. Estrategias para lograr el control de los documentos de archivo digitales en ambientes de red distribuidos.Módulo 6. Administración y preservación de correo electrónico.Módulo 7. Administración y preservación de documentos de archivo en ambientes web.Módulo 8. Introducción al cómputo en la nube.
Para asegurar un entendimiento generalizado y reducir un potencial riesgo de confusión que pudiese surgir de prácticas regionales o jurisdiccionales, estos módulos están apoyados por una base de datos de administración de archivos la cual refleja los usos habituales y prácticos en 16 idiomas. Esta base, desarrollada conjuntamente por el ICA e InterPARES está disponi-ble en www.web-denizen.com/. Dicho recurso dinámico con-tinuará creciendo y desarrollándose en la medida en que los miembros de la comunidad archivística mundial puedan participar agregando o enriqueciendo las definiciones usadas en su región de prác-tica. Pueden verse ciertos términos especí-ficos, en breves glosarios existentes en cada módulo, aún no incluidos en la base de datos.
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Las organizaciones actuales están manejando, simultáneamente, documentos de archivo en papel y electrónicos que deben ser gestionados y conservados con lógica de forma integral. Para muchas organizaciones, la vinculación de los sistemas de gestión documental en papel, con sus homónimos electrónicos, crea un sistema híbrido difícil y cuya administración consume gran cantidad de tiempo. Por lo mismo, muchas organizaciones pro-ducen y mantienen sus documentos de archivo digitales en siste-mas creados para tal fin, en los cuales almacenan la información para ser compartida en red, sin los beneficios del sistema de ges-tión de documentos de archivo electrónicos Electronic Records Management System (ERMS), o de un sistema de gestión de documentos y documentos de archivo electrónicos Electronic Document and Records Management System (EDRMS), los cua-les son costosos para su adquisición, implementación y adminis-tración. Incluso, en pequeñas organizaciones se tiene necesidad de utilizar una combinación de diferentes aplicaciones para ges-tionar archivos digitales, documentos en general, sistemas de gestión de contenidos y bases de datos almacenadas en discos compartidos en red. Como muchas otras organizaciones, es ten-tador considerar almacenar la totalidad o parte de esos archivos a la nube, por costos y complejidad, aunque ello implique que se incrementen los riesgos hacia la responsabilidad, autenticidad y fiabilidad; pues aún es fundamental que las organizaciones tengan la seguridad de que mantienen el control de sus documentos de archivo, independientemente de las tecnologías que utilicen para producirlos, mantenerlos y preservarlos.
Introducción
Véase el Módulo 8 Introducción al cómputo en la nube para mayor información acerca de los beneficios y riesgos que implica el uso de este tipo de servicios.
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Aun cuando los documentos de archivo digitales se clasifiquen o archiven de acuerdo con un plan institucional de archivos y se rijan por catálogos autorizados para su conservación y dis-posición, la cual puede aplicarse de manera inconsistente a los documentos de archivo electrónicos, lo que ocasiona una acumulación incontrolada de esos documentos, guardada en discos de almacenamiento compartidos (servidores), equipos de escritorio o medios externos, tales como memorias USB. De manera alterna, si se colocan en un ambiente no controlado, las bitácoras de auditoría acerca de la destrucción de un cierto documento de archivo pueden no ser autogeneradas, lo cual implica tener que crearlas manualmente, a menudo en papel. No hay una valoración de los documentos de archivo electróni-cos o no se hace sistemáticamente, por lo que la autenticidad y fiabilidad de los documentos de archivo pueden ser cuestiona-bles o difíciles de determinar. Esto puede acarrear consecuen-cias graves, en la productividad cuando no se puede acceder fácilmente a los documentos, no pueden ser localizados, hay problemas por la falta de control en las distintas versiones; por no cumplir con los requisitos legales y los reglamentos; con resultados negativos en caso de presentarse una acción legal por o en contra de la organización, así como vulnerabilidades de seguridad.
Objetivos y metas de este módulo
El propósito de este módulo es delinear un plan de acción para la valoración que ayude a una organización a tener el control sobre sus documentos de archivo digitales. La implementación debe ser un paso para transitar desde un ambiente sin estructura para la elaboración y el mantenimiento archivísticos, que pro-duce y conserva estos documentos en sistemas no con-trolados o manualmente controlados (los discos de almacenamiento compartidos en red son comu-nes en los ambientes de negocio actuales)
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hacia un ambiente más controlado de elaboración y manteni-miento archivísticos. Ello podría significar una transición a un sis-tema más estrictamente controlado y organizado de unidades de almacenamiento en red; o la migración de los documentos de archivo a un sistema tipo ERMS o EDRMS. También se puede uti-lizar como preparación para que una organización transfiera sus documentos de archivo digitales que ya no estén en uso hacia un archivo histórico u otro preservador de confianza.
Este módulo consta de dos partes. La primera comienza con un resumen de la historia y la teoría de la selección y valoración de los documentos de archivo digitales (al margen de su formato, pero tomando en cuenta, específicamente, su versión digital). A conti-nuación, se presenta la justificación para la valoración de los documentos de archivo digitales y se ofrece una plantilla para fundamentar el proceso, el cual puede ser adaptado a las circunstan-cias específicas de la organización. La sección concluye abordando las cuestio-nes de la valoración relacionadas con el pro-ductor, al momento de que éste determine los elementos para la retención y disposición, así como cuestiones relacionadas con la estimación e del pre-servador, al momento que éste establezca los elementos para la adquisición y preservación.
La segunda parte es un plan de acción que ofrece un diagrama de flujo para obtener el control de los documentos de archivo digitales no estructurados. Se intenta mantener tecnológica-mente neutral, por lo mismo, no sugiere que la organización adopte un sistema de gestión documental en particular como medio de lograr el control de los documentos de archivo; más bien, trata de poner en marcha las medidas necesarias para
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aplicar los principios y las guías que aumenten el control sobre esos documentos y, en consecuencia, la confianza en su fiabilidad, exactitud y autenticidad, a través del tiempo y de los cambios tecnológicos.
Aprendizajes esperados
Al terminar este módulo, usted será capaz de:
• Distinguir los principales métodos utilizados comúnmente para valorar los documentos de archivo digitales.
• Evaluar el ambiente de la organización en cuanto a la elaboración y mantenimiento archivísticos y formular recomendaciones para su mejora.
• Identificar si la organización cuenta o no, en la actualidad, con una estrategia de valoración y, en caso afirmativo, evaluarla contra la plantilla presen-tada en este módulo.
• Crear un marco de referencia dentro de la organi-zación en el cual se lleve a cabo la valoración.
• Establecer o asegurar la autenticidad y la fiabilidad de los documentos de archivo digitales de la organización.
• Preparar los documentos de archivo digitales de la organización para la migración hacia un sistema de gestión documental estructurado y seguro, o hacia un sistema de preservación de documentos de archivo, del tipo ERMS, EDRMS, o repositorio digital confiable.
• Saber dónde localizar informa-ción adicional y recursos que faciliten la comprensión e implementación de tec-nologías de cómputo en la nube.
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Terminología
Documentos de archivo (digitales) no estructurados: aque-llos considerados y manejados como documentos de archivo, pero que fueron creados usando programas de escritorio (en contraste con los elaborados mediante sistemas de base de datos).
Discos de almacenamiento compartidos: también conocidos como discos en red, son carpetas en una red de una organiza-ción que están disponibles para uno o más usuarios atuorizados, quienes almacenan y mantienen allí documentos digitales en general, junto con documentos digitales de archivo no estruc-turados. Estos discos de almacenamiento compartidos no pueden considerarse como un verdadero sistema de gestión documental ya que su acceso y uso rara vez se controla. Si bien algunas medidas de desarrollo y supervisión pueden ser implementadas en estos discos, no pueden ofrecer de manera adecuada la capacidad de captura y preservación de documentos de archivo sobre los cuales pueda confiarse a largo plazo.
Véase la base de datos internacional de terminología del Consejo Internacional de Archivos (ICA por sus siglas en inglés) en: http:www.web-denizen.com para más conceptos relevantes relacionados con el tema de este módulo.
Nota acerca de la terminología: electrónico versus digital
Las primeras obras acerca del tema hacían la distinción entre documentos de archivo en papel y aquellos “legibles por la máquina”, los cuales podían ser reconocidos, aceptados e interpretados por una computadora u otro dispositivo de pro-cesamiento de datos. El término “legible por máquina”, abarcó
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una amplia variedad de soportes de almacenamiento, incluidas las tarjetas de cartón perforadas, casetes, cintas de papel, discos y cintas magnéticas.1 Conforme los medios para almace-namiento evolucionaron, el término “documento de archivo legible por máquina” dio paso a “documento de archivo elec-trónico”, un término genérico que se definió como “un docu-mento de archivo analógico o digital, que es transportado por un conductor eléctrico y requiere el uso de equipo electrónico para ser inteligible por una persona”.2 Durante el curso de la investigación InterPARES, el término “documento de archivo elec-trónico” gradualmente fue sustituido por el término restrictivo
“documento digital”, definido como “un objeto codificado digital- mente y los metadatos necesarios para ordenar, estructurar o manifestar el contenido y la forma de ese objeto” y donde, a su vez, “objeto digital” se entiende como “una secuencia de valores discretos en forma de una o más cadenas de bits, así como los metadatos acerca de las propiedades de ese objeto y, en su caso, los métodos para realizar operaciones sobre el objeto”.3
En este módulo se utilizará el término “documento de archivo electrónico” cuando sea citado. En cualquier otra circunstancia, se usará la expresión “documento de archivo digital”.
1 Charles Dollar (1978), “Appraising Machine-Readable Records,” en American Archivist 41, núm. 4, octubre de 1978, pp. 423-430.2 Base de datos de terminología de IP2.3 Ibid.
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Selección y valoración de documentos de archivo digitales
Introducción
La valoración es el proceso de ponderar la importancia de los documentos de archivo con el propósito de establecer el término y condiciones de su preservación.4 Junto con la preservación, la valoración se considera uno de los conceptos fundamentales de la archivística.5 No obstante, la naturaleza subjetiva de tasar el
“valor”, y por ende determinar que un documento de archivo se destruirá mientras que otro se preservará en la memoria social, ha sido y sigue siendo un motivo de discusión. Esto se hace patente en esta era de los documentos de archivo digitales, donde el volumen de material creado y que debe ser adminis-trado se incrementa a tasas nunca antes vistas. La valoración de documentos de archivo digitales requiere también de evidencia para la presunción de autenticidad y, por tanto, debe identi- ficar aquellos componentes digitales necesarios para asegurar la preservación de documentos de archivo auténticos. Finalmente, establece la viabilidad de la preservación dados los recursos y limitantes que tenga el preservador.6
Los archivistas han desarrollado múltiples estrategias para valo-rar el creciente volumen de documentos de archivo en todos sus formatos, al interior de las organizaciones. En este módulo no se pondera alguna sobre otras. No obstante, al margen de la o las estrategias que su organización prefiera, hay ciertos pun-tos clave que deben tomarse en cuenta en la teoría de la valo-ración, independientemente de su método.
4 Base de Datos de Terminología InterPARES, http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_ db.cfm?status=glossary. 5 IP2 p.189.6 Ibid.
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7 Schellenberg, citado por Duranti (Structural and Formal Analysis). IP2 p.189.
El análisis es fundamental para la valoración7
Diferentes estrategias de evaluación han dado prioridad a diversos modos de análisis, principalmente estructurales, formales, funcionales, o una combinación de los tres. Independientemente del modo de análisis, todos los teóricos de la archivística coin-ciden en que el análisis sistemático y riguroso de los documentos de archivo y de sus productores es fundamental como paso previo a la valoración profesional.
Valore pronto, valore a menudo
Los documentos de archivo digitales presentan desafíos únicos. La investigación sobre su naturaleza ha demostrado que –con el fin de preservarlos– el momento de considerar su preserva-ción comienza desde el diseño del sistema de producción. La deci-sión de preservarlos dependerá de la valoración. Por tanto, en el entorno digital, las decisiones de valoración comienzan en el momento de la producción de los documentos de archivo. Dado que los sistemas tecnológicos evolucionan y cambian constantemente, las decisiones de valoración también deben ser supervisadas, revisadas y actualizadas periódicamente.
Antecedentes
Aunque hoy día nadie pone en duda la capacidad de la infor-mación registrada electrónica o digitalmente para que funcione como un documento de archivo de acciones y transacciones y, por lo mismo, poder ser objeto de valoración, retención, dis-posición o preservación, esto no siempre fue así. Para citar sólo un ejemplo, en 1936 el Archivo Nacional de Estados Unidos de América declaró que los datos del censo, capturados en tarjetas perforadas, no eran documentos de archivo y, por ende,
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no se requería su preservación. Las computadoras eran herra-mientas y los documentos de archivo electrónicos se considera-ron transitorios; sólo los registros en papel fueron aceptados en custodia archivística. Veinte años más tarde, T.R. Schellenberg
–entonces director de Administración Archivística del Archivo Nacional–, revocó esa idea y declaró a las tarjetas perforadas como documentos de archivo. Sin embargo, como no eran fáciles de consultar ni legibles por humanos sin tener un equipo especial para tal fin, pensó que lo mejor era no conservarlas. Para 1960, gran parte de los datos capturados para computadoras eran almacenados en cintas magnéticas. La creencia general de la época era que las cintas de computadora eran intermediarios entre una entrada de datos y una salida de papel, y por tanto, era este último el que se consideraba documento de archivo y se manejaba en consecuencia.8
No fue sino hasta 1978 que Charles Dollar9 llamó la atención hacia la retención continua de los documentos de archivo elec-trónicos, evaluados o valorados por medio de un proceso doble de considerandos técnicos e intelectuales. A su juicio, esos documentos de archivo electrónicos tenían un valor meramente informativo, sin valor legal o comercial, por lo que había que distinguirlos de los documentos de archivo tradicionales en los fondos del productor y anexarlos a ellos. Este punto de vista fue cuestionado varios años más tarde por los Archivos Públicos de Canadá, quienes consideraron que los documentos de archivo generados por computadora debían valorarse en el contexto de la totalidad de los expedientes de un productor y sobre la base de la misma taxonomía de valores que los documentos de archivo tradicionales.
8 Luciana Duranti (1996), “The Thinking on Appraisal of Electronic Records: Its Evolution, Focuses, and Future Directions”, en Archivi & Computer (6), pp. 493-518.9 Charles Dollar (1978), “Appraising Machine-Readable Records” ,en The American Archivist 41(4), disponible en: http://www.jstor.org/stable/40292816.
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10 Ibid.
Mientras los archivistas lidiaban con los problemas de valor y la aplicación de criterios de evaluación a los documentos de archivo electrónicos, el estatus jurídico de ese tipo de documentos tam-bién fue motivo de un intenso debate. En los países con derecho consuetudinario, su jurisprudencia respondió gradualmente a la creciente utilización de los documentos de archivo informáticos y la legislación fue cambiando para reflejar esa nueva realidad.
En el curso de la valoración, independientemente de la metodología o marco teórico adoptado, el objetivo es mantener y preservar los docu-mentos de archivo que provean elementos para la rendición de cuen-tas, los derechos, privilegios y obligaciones, la evidencia y la memoria social. A principios de la década de los ochenta, las siguientes reco-mendaciones regían la valoración de los documentos electrónicos:
• Los documentos de archivo informáticos deben ser valorados en el contexto de la totalidad de los expedientes de su productor.
• La valoración de documentos de archivo informáti-cos debe basarse en la misma taxonomía de valo-res que los documentos de archivo tradicionales (predominantemente en papel).
• La valoración debe llevarse a cabo bajo fundamentos intelectuales y no bajo criterios técnicos, legales o administrativos.
• El valor de los documentos de archivo informáticos debe ser tasado con todo su contexto administrativo y documental.
• Los documentos de archivo en papel considerados temporales y, por ello, no preservados a largo plazo, no obstante, pueden tener valor en curso cuando están en forma digital, debido a la manipulabilidad de sus contenidos.10
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Los hallazgos de InterPARES demostraron que los archivistas deben realizar tres cambios significativos al momento de iniciar la valoración en un entorno digital.11
• La evidencia como soporte de la autenticidad de los documentos de archivo debe ser intencional y explí-citamente documentada, dada su natural fragilidad y manipulabilidad.
• Dado que la estructura y contenido de los docu-mentos de archivo digitales no se vincula igual que en los tradicionales, los componentes digitales que en conjunto conforman el documento de archivo
–y que son separables uno del otro–, deben ser claramente identificados y preservados para poder reproducir el documento completo.
• Dado que la preservación digital es compleja y cos-tosa, su viabilidad –tanto desde el punto de vista financiero como el técnico– debe ser ponderada como parte del proceso de valoración.
A la luz de estos hallazgos, InterPARES concluyó que:
• La valoración de documentos de archivo digitales debe realizarse durante o cerca del momento de su producción, y los criterios de valoración deben quedar integrados en el diseño del sistema de ges-tión documental.
• Las decisiones de valoración deben ser revisadas durante el ciclo de vida del documento de archivo, para abatir el rápido cambio tecnológico.
• La información compilada durante las valoraciones debe vincularse con los documentos de archivo
11 Esta proposición que refleja los hallazgos del proyecto InterPARES puede verse en “IP2” pp. 187-191.
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y asociada con ellos, permanentemente, durante todo su ciclo de vida.
En la siguiente sección se abordan estos temas con mayor detalle, y se esboza una metodología para la valoración de los documentos de archivo digitales.
Metodología
¿Por qué valorar?
La valoración es considerada, a menudo, como una de las funciones fundamentales de la profesión archivística. Es a través de ésta que se identifican los documentos de archivo que soportan derechos y obligaciones legales, procesos y transacciones comerciales, responsabilidad personal y organi-zacional, así como la memoria histórica y social. La valoración pondera el valor continuo de los documentos de archivo, y aporta la evidencia documental que sostiene la presunción de su autenticidad. Si bien la valoración archivística de los docu-mentos es independiente de su soporte, en el medio digital la valoración debe identificar claramente a los componentes digitales de cada documento de archivo que deben ser guar-dados para preservar y reproducir copias completas y autén-ticas. Por último, la valoración considera la factibilidad de conservar los documentos de archivo tomando en cuenta los recursos humanos y financieros, así como la capacidad técnica del preservador.12
¿Quién debe valorar?
La valoración es una responsabilidad conjunta entre la entidad pro-ductora y/o transferente (el productor) y el organismo preservador
12 “IP2”, pp. 187-190.
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(el preservador), tales como un archivo o repositorio de con-fianza. Considere que el productor y el preservador pueden ser la misma organización. El productor debe establecer cuánto tiempo se deben mantener sus documentos de archivo como soporte de sus procesos de negocio, con base en los requisitos legales, reglamentarios, comerciales u otras necesidades; esto se consigna en tablas de concentración y disposición. El papel del preservador es ver más allá de los intereses a corto plazo de la entidad productora al momento de valorar los documentos de archivo y considerar cuestiones tales como el valor continuo de esos documentos, la evaluación de la autenticidad de los docu-mentos, así como la viabilidad de su preservación.
Ejercicio
Analice quién, dentro de su organización, debe ser responsable de valorar sus documentos de archivo digitales.
Actualmente, ¿estos documentos se mantienen dentro de su organización o son transferidos?
Elabore un organigrama que ubique a esa o esas personas dentro de la jerarquía de su organización.
¿Cuándo debe hacerse la valoración?
Idealmente, la acción de valorar debe hacerse durante o cerca del momento en que los documentos de archivo son producidos. Una valoración temprana dentro del ciclo de vida de estos documentos aumenta la probabilidad de que la documentación adecuada sea creada y que proporcionará rica información contextual sobre los documentos de archivo, así como la identificación temprana de aquéllos que deben ser preservados a largo plazo y reducir su pro-bable pérdida inadvertida y su obsolescencia tecnológica.
Las decisiones de valoración requieren un seguimiento regular para asegurar que las medidas actuales de apreciación y
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disposición de documentos de archivo se llevan a cabo. Puede haber un lapso entre el momento en que la valoración se rea-lizó por primera vez y cuándo las disposiciones de documentos de archivo se llevan a cabo. Durante ese lapso, puede haber transformaciones en el entorno empresarial y en la gestión documental –tales como cambios en los procedimientos de negocio y el entorno tecnológico–, que podrían afectar la valoración inicial sobre el valor permanente de los documentos de archivo, o la viabilidad de su preservación, o que afecten el proceso de negocio al momento de la disposición de los documentos de archivo. Como tal, el preservador debe cola-borar estrechamente con el productor, a fin de comprender sus respectivos papeles y responsabilidades; también debe asegu-rarse que las funcionalidades de retención de documentos de archivo se incorporan en el sistema, y que se tiene suficiente información sobre el sistema de gestión documental y, por último, especificar los términos, condiciones y procedimientos de la transferencia de los documentos de archivo hacia la custodia del preservador.
Ejercicio
¿Cuándo debe llevarse a cabo la valoración en su organización?
¿Se llevan a cabo, regularmente, las evaluaciones para la concentración y disposición?
¿Qué debe ser valorado?
Todos los documentos declarados como documentos de archivo de una organización deben valorarse. Los repositorios archivísticos tienen obligaciones estatutarias específicas en la administración de documentos de archivo públicos, con miras a adquirir y preservar esos documentos, a fin de proteger los derechos y obligaciones de los ciudadanos, y para salvaguardar la memoria documental de
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la sociedad. En consecuencia, la interrogante de “qué evaluar” depende de los contextos jurídicos del país y de la organización específica; del marco legislativo, de su tradición archivística, el sistema de valores y el mandato del preservador.
Ejercicio
¿Cuáles documentos de archivo se encuentran identifi-cados al interior de su organización para su preservación a largo plazo?
Cómo llevar a cabo la valoración de documentos de archivo digitales
El esquema descrito en la siguiente sección ofrece un modelo y una cadena de actividades en la selección y valoración de los documentos de archivo digitales que pueden aplicarse en dife-rentes contextos jurídicos. Este esquema no preestablece los criterios de valoración porque reconoce que se trata de cons-trucciones basadas en un valor que varía entre las instituciones y en diferentes contextos jurídicos y culturales.
La administración de la función de selección
Existen varias definiciones de los términos “selección” y “valo-ración”. Algunas como, las de la Asociación de Archivistas Americanos, consideran ambos términos como sinónimos.13 Para fines de este módulo, definimos selección como:
El conjunto de las estrategias de valoración, los proce-dimientos de supervisión, las reglas de disposición, los procedimientos dentro del sistema de preservación
13 “SAA Terminology”. Disponible en: http://www2.archivists.org/glossary
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permanente, las herramientas y los mecanismos nece-sarios para realizar una separación de los documentos de archivo.
Y definimos valoración como:
El proceso de determinar el valor de los documentos de archivo con el propósito de establecer su periodo de concentración y disposición (destrucción o transferencia), así como los términos y condiciones de transferencia de esos documentos desde el productor hacia el preserva-dor (este término se usa en España, México, países de Centroamérica, Colombia y Perú; no así en Argentina, Uruguay y Brasil donde el término “valoración” no se utiliza y en su lugar se usa el término “evaluación”).
La selección, por tanto, se entiende como una actividad más amplia, que incluye la valoración como parte de sus actividades. La selección es un marco de referencia general que establece un marco general de gestión, y articula la estrategia de valoración en términos de establecer sus criterios, los procedimientos sobre cómo evaluar la autenticidad de los documentos de archivo digi-tales, los procedimientos implicados en el seguimiento de los documentos de archivo ya valorados, y los procedimientos invo-lucrados al momento de llevar a cabo la disposición (la cual con-siste en la destrucción autorizada de los documentos de archivo o su transferencia hacia la custodia del preservador).
La valoración de documentos de archivo digitales
El proceso de valoración comprende las siguientes cuatro actividades:
• Compilar información pertinente de los documentos de archivo digitales.
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• Ponderar el valor de los documentos de archivo digitales.
• Determinar la viabilidad de la preservación de documentos de archivo auténticos.
• Tomar la decisión de valoración.
Compilación de información acerca de los documentos de
archivo y su contexto
La valoración requiere de investigación extensa e intensiva para colectar la información acerca del contexto en el cual los docu-mentos de archivo son producidos, así como su forma y contenido. Algunas de las posibles fuentes que pueden ayudar a los archivis-tas a comprender el contexto del mandato, funciones y ambiente de gestión documental de la institución son las fuentes documen-tales públicas disponibles, tales como anuarios, reportes, decla-raciones de misión, procedimientos relativos a ciertas actividades específicas, así como documentación técnica. El preservador puede obtener información adicional por medio de entrevistas con personas clave de la organización; esto incluye a sus propietarios, gestores de documentos y el personal de TIC.
Existen cinco contextos relacionados con la producción y man-tenimiento de documentos de archivo:
• Contexto jurídico-administrativo.• Contexto de procedencia.• Contexto procedimental.• Contexto documental.• Contexto tecnológico.
Contexto jurídico-administrativo
El contexto jurídico-administrativo es “el sistema legal y organi-zacional, incluyendo la estructura, funciones y procedimientos
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del entorno, al cual pertenece y donde actúa el cuerpo produc-tor de los documentos de archivo”.
Algunas de las fuentes de información donde los archivistas pueden consultar y comprender el contexto jurídico-admi-nistrativo son:
• Los estatutos y la normatividad de la dependencia.• Las directivas estratégicas y los planes de tra-
bajo de negocio. • Las descripciones de puestos clave involucrados
con la producción y con el uso de documentos de archivo.
Ejercicio
Identifique los estatutos y normatividad que rigen a su orga-nización y responda:
¿Se cuenta con un plan estratégico y planes o programas de trabajo que ilustren acerca del contexto administrativo de la organización?
¿Quiénes son los productores clave de documentos de archivo?
¿Quién usa los documentos de archivo producidos por la organización? (Usuarios internos y externos)
Contexto de procedencia
El contexto de procedencia aporta información acerca de la oficina productora de los documentos de archivo, así como su mandato, estructura y funciones. Esta información puede hallarse en:
• La misión y mandato del organismo. • Los organigramas.
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• Reportes que ilustren cómo las funciones de las diversas unidades contribuyen a su misión con-junta, al mandato o a las directivas estratégicas de la dependencia.
Ejercicio
Reúna los siguientes documentos: misión, organigramas y reportes anuales de la organización.
¿Qué impacto tienen esos documentos en la producción de sus documentos de archivo?
Contexto procedimental
Se refiere a “los procedimientos o reglas de flujo de la organización, en cuyo curso se producen los documentos de archivo”. Algunas fuentes de información que ayudan a los archivistas a comprender el contexto procedimental pueden ser, entre otras:
• Políticas, procedimientos y diagramas de flujo que documenten el proceso de negocio.
• Herramientas de modelado del proceso de negocio.
• Entrevistas con administradores, funcionarios y usuarios de la organización, tanto externos como internos.
Ejercicio
¿Qué protocolos se tienen en su organización acerca de polí-ticas, procedimientos y diagramas de flujo, que influyan en la producción de documentos de archivo?
¿Qué registros resultan de éstos?
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Contexto documental
Tiene relación con “los fondos archivísticos a los que pertenece un documento de archivo, así como su estructura interna”. La comprensión del contexto documental implica el análisis del o los cuadros de clasificación, el examen de los elementos internos y externos de la forma documental de los documentos de archivo, el esquema de metadatos y el perfil de esos documen-tos, los inventarios de fondos archivísticos, índices, etcétera.
Elementos internos o intrínsecos
Elementos de la forma documental de un documento de archivo que constituyen su composición interna y que expre-san la acción en la cual participa el documento de archivo, así como su contenido y contexto inmediato.
Estos elementos comprenden los nombres de las personas involucradas en la producción del documento de archivo, fechas relevantes, lugar de origen, asunto, su atestación y con-diciones de corroboración.
Elementos externos o extrínsecos
Elementos de la forma documental de un documento de archivo que forman parte de su apariencia externa.
Estos elementos comprenden rasgos de presentación docu-mental como imágenes, gráficos, diseño, hipervínculos, firmas electrónicas, sellos electrónicos, marcas de agua electrónicas, sellos digitales de tiempo emitidos por un tercero de confianza y signos especiales.
Contexto tecnológico
Este contexto comprende las características del equipo, pro-gramas y demás componentes del sistema de cómputo en el
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que los documentos de archivo se producen. Las fuentes que ayudan al preservador a comprender este contexto se encuen-tran en los documentos técnicos del sistema, su arquitectura y diseño, manuales de usuario y códigos fuente de los pro-gramas. Puede también abarcar entrevistas con usuarios y técnicos de TIC.
Ejercicio
Documente los cinco contextos de los documentos de archivo en su organización (jurídico-administrativo, de procedencia, procedimental, documental y tecnológico) y explique cómo impactan a la valoración documental.
Evaluación
Determina el valor de los documentos de archivo e involucra dos componentes principales:
Evaluación del valor continuo de los documentos de archivo
Los documentos de archivo tienen valor para su productor por motivos legales, evidenciales y de negocio. También se les puede adjudicar valor por razones culturales, históricas y de investigación. Los archivistas ponderan o evalúan de diversas maneras. Para algunos, mediante una aproximación taxonómica, que estima su contenido y establece su valor legal, administrativo e informativo. Esto también puede lograrse al asignar al docu-mento valores sociales y considerar el potencial del preservador, para identificar y preservar documentos de archivo para aquellos que no tienen voz o representación dentro de la sociedad. Los archivistas pueden adoptar una aproximación de “abajo-arriba” si ponderan preferentemente el valor de los documentos de archivo o al revés, si optan por una aproximación que pondere, en principio, el mandato, funciones, programas y estructura orga-nizacional y su interacción con los ciudadanos y la sociedad.
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Evaluación de la autenticidad de los documentos de archivo
En el entorno analógico, los documentos de archivo son auténticos cuando son producidos, recibidos y apartados en el curso normal y ordinario de las organizaciones; su autenti-cidad se presume hasta el momento de ser transferidos a la custodia archivística. Sin embargo, éste no es el caso de los documentos de archivo digitales. La autenticidad de ellos está en riesgo y es fácilmente comprometida cuando se transmi-ten a través del espacio (cuando los documentos de archivo se intercambian o comunican por una red) y del tiempo (cuando los documentos de archivo se guardan en un dispositivo de almacenamiento).
La autenticidad de los documentos de archivo depende de su identidad e integridad. por lo tanto implica el examen de su formato, sus relaciones con otros documentos de archivo dentro del sistema de gestión documental y el análisis de su contexto de producción y mantenimiento. Su identidad se define como “el conjunto de las características que lo identi-fican y distinguen de manera única de cualquier otro documento o documento de archivo”.14 Y se puede determinar a partir de sus atributos específicos, tales como:
• Las personas involucradas en la producción de los documentos de archivo: por ejemplo, nombre del autor, del destinatario, del escritor, del originador, y su asunto o materia.
• Fechas: por ejemplo el plazo o las fechas en que el documento fue producido, transmitido y archivado.
• El vínculo archivístico: por ejemplo, el código de clasificación, la indicación de anexos.
14 Base de datos de terminología de InterPARES 3.
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Véanse Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic Records, en:
http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf
Establecer la integridad de los documentos de archivo incluye la evaluación de su integridad para lograr el propósito para el que fueron producidos, y asegurarse de que se mantienen inal-terados en lo esencial. Esto implica examinar los privilegios de acceso con respecto a la producción, modificación, uso y des-trucción de los documentos de archivo digitales, los procedi-mientos que los protegen frente a la corrupción o pérdida, y los procedimientos para mitigar el deterioro de sus soportes y la obsolescencia tecnológica.
Si el preservador tiene motivos para creer que la autenticidad de los documentos de archivo ha sido comprometida y que éstos no cumplen ya con su intención y propósito original, ten-drá que evaluar los riesgos y ponderar el valor de la preser-vación de documentos de archivo cuya autenticidad puede ser cuestionable.
Determinación de la viabilidad de la preservación
Consiste en tres actividades:
Distinguir los elementos de los documentos de archivo que deben ser preservados. Se deben identificar los elementos de los documentos de archivo que establecen su identidad e integridad y que, por tanto, deben ser conservados para asegurar su autenticidad.
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Identificar los componentes digitales a ser preservados. A diferencia de los documentos de archivo analógicos, donde los elementos del documento están intrínsecamente ligados con su soporte, los componentes físicos e intelectuales de los documentos de archivo digitales pueden no ser concurrentes en un solo soporte. Según la configuración y el diseño del sis-tema, los elementos esenciales de un documento de archivo pueden estar manifestados en componentes digitales de varias formas, ya sea en su contenido, sus metadatos o su contexto.
Conciliar las exigencias con las capacidades de preservación. Así se podrán salvaguardar los componentes digitales de los documentos de archivo con consideraciones prácticas y gerenciales. Esto incluye la evaluación de la capacidad actual y futura de la organización para poder preservar los documentos de archivo digitales con base en el conocimiento profesional y la experiencia del personal, la infraestructura de TIC y los recursos financieros de la institución.
Toma de decisión de la valoración
La decisión de valoración consiste en establecer cuáles docu-mentos de archivo tienen valor a largo plazo. Si los documentos con valor archivístico van a ser transferidos a un archivo histó-rico u otro repositorio de confianza, la documentación sobre la valoración debe incluir una lista de los componentes digitales de los documentos de archivo, la especificación de cómo van a ser transferidos, así como la identificación de los formatos y métodos de transmisión aceptables. El preservador debe docu-mentar la decisión de valoración especificando la razón de ser y la información contextual, los detalles acerca de la autenticidad de los documentos de archivo, así como los criterios y la meto-dología de la valoración. También debe indicar las funciones y responsabilidades del organismo productor y del preservador y, finalmente, la información acerca del contexto tecnológico para
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que el preservador tenga información suficiente para conservar los documentos de archivo a través del tiempo.
Después de que se realiza la decisión de valoración y antes de la disposición efectiva de los documentos de archivo, éstos deben ser supervisados y revalorados periódicamente. El preservador debe documentar cambios en los documentos de archivo, su contexto y el entorno de gestión que puedan justificar, revisar la decisión inicial de la valoración o volver a valorar. El objetivo de supervisar los documentos de archivo ya valorados es ponderar si la decisión de valoración inicial sigue siendo válida. El preservador también debe supervisar los términos y condiciones de la transferencia para comprobar que la disposición de los documentos de archivo se llevó a cabo, así como evaluar si los cambios en el entorno de la gestión de los documen-tos de archivo pueden, inadvertida-mente, afectar el proceso de negocio o la manera en que esos documentos pueden ser transferidos de la entidad hacia el preservador. La disposición de los docu-mentos de archivo implica su destrucción autori-zada, o bien, su transferencia hacia la custodia del preservador.
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Lineamientos para el reporte de valoración15
Introducción
La valoración consta de cuatro actividades distintas: la compi-lación de la información, la evaluación del valor de los docu-mentos, la determinación de la viabilidad de la preservación, así como tomar la decisión de valoración.16 La evaluación de la autenticidad en el contexto de la ponderación del valor es una parte integral de la valoración de documentos. La valoración debe fundamentarse sobre una base de investi-gación sólida, que será de especial ayuda para establecer el valor de documentos de archivo y su autenticidad, así como para la identificación de los componentes digitales que hay que preservar.
El proceso recomendado para la valoración se basa en el modelo de la cadena de preservación de InterPARES 217 y aporta una forma de medir la autenticidad de los docu-mentos de archivo de acuerdo con los “requisitos de refe-rencia de autenticidad” que permiten suponerla (InterPARES 1). Tales requisitos consisten en las condiciones que sirven como base para la evaluación de autenticidad basados en la forma
15 Estos lineamientos para el reporte de valoración reflejan la estrategia de valora-ción recomendada por el Modelo de la cadena de preservación desarrollado por el Proyecto InterPARES.16 Terry Eastwood et al., “Part Two: Choosing to Preserve: The Selection of Electronic Records. Appraisal Task Force Report,” en: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project, Luciana Duranti, ed. (San Miniato, Italia: Archilab, 2005), 78. Reimpresión en línea disponible en: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_aptf_model.pdf.17 Véase Terry Eastwood, Hans Hofman y Randy Preston, “Part Five-Modeling Digital Records Creation, Maintenance and Preservation: Modeling Cross-domain Task Force Report,” en: International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records, Luciana Duranti and Randy Preston, eds. (Padova, Italia: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008), 225-303. Reimpresión en-línea disponible en: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_book_part_5_modeling_task_force.pdf.
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18 Authenticity Task Force (2002), “Appendix 2: Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic Records,” ibidem, 209. Reimpresión en línea disponible en: http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf.
en que los documentos de archivo son producidos, mane-jados y mantenidos.18
Estos lineamientos aportan la manera de analizar los archivos patrimoniales, a fin de establecer su autenticidad, los datos que permiten asumirla o, en su caso, si hubiese información insufi-ciente para asumirla, cómo verificarla y, finalmente, la forma de presentar la decisión de valoración resultante.
Lineamientos de valoración
Propósito de la plantilla de reporte de valoración
Apoya a la consistencia y estandarización del proceso de documentación de la valora-ción de documentos de archivo que son capturados en el sistema de gestión documental.
Propósito del reporte de valoración
Aportar apertura y transparencia a las decisiones hechas en el proceso de valoración de documentos de archivo.
Articular la presencia o ausencia de indicadores de autenticidad de los documentos de archivo (requisitos de referencia de autentici-dad de InterPARES) identificados durante el proceso de valoración.
Convertirse en un punto primario de referencia en el proceso iterativo de las subsecuentes valoraciones de los documentos de archivo hasta su disposición final.
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Es un instrumento para habilitar la rendición de cuentas hacia los ciudadanos con respecto a la administración y preservación o disposición de los documentos de archivo públicos.
Contexto de la valoración
Resumen de las circunstancias que han derivado en la decisión de valoración.
• Exprese las razones para realizar esta valoración (por ejemplo, la preparación de la captura hacia un sistema de gestión de documentos y de docu-mentos de archivo electrónicos, EDRMS, o una apli-cación de preservación digital).
• Defina el estatus de la actual valoración para un cierto grupo de documentos de archivo (por ejem-plo, primera valoración; valoración subsecuente y su motivo).
• ¿Quién conduce o condujo esta valoración? – Nombre – Puesto – Autoridad o responsabilidad
• ¿Se requiere que estos documentos de archivo sean mantenidos o preservados?
– Si es el caso, ¿por cuál autoridad? – ¿Por cuánto tiempo?
Verificación de la metodología de valoración
• Describa el proceso mediante el cual se llevó a cabo la valoración (por ejemplo, cómo fue realizada la investigación, qué personas o cuáles departa-mentos fueron consultados).
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Análisis de la valoración
Esta sección documenta las circunstancias de producción y compila evidencia encaminada a la presunción de autenticidad de los documentos de archivo.
• ¿Cuál es la oficina generadora?• ¿Cuáles legislaciones, normatividades o estándares
están relacionados con estos documentos de archivo?
• ¿Quién es el responsable de administrar o mante-ner estos documentos de archivo?
• ¿Cuál es la oficina responsable de su mantenimiento?• ¿Cuál es la oficina responsable de su preservación
a largo plazo? • ¿Cuáles personas o departamentos tienen acceso
a estos documentos de archivo?• ¿Cómo se ha supervisado o controlado el acceso
a ellos?• ¿Estos documentos de archivo forman una serie
completa, o son parte de otra serie? – Si este último fuera el caso, ¿cuál es el nombre
de esa serie? • Si estos documentos de archivo no son ni una serie
ni parte de otra, ¿cuáles son los identificadores de esos documentos?
– ¿Son estos documentos de archivo parte de una agregación mayor?
• Estos documentos de archivo ¿están relacionados con otros documentos o series?
• Describa la relación o las relaciones de estos docu-mentos de archivo con otros, y cómo éstas afectan la valoración (por ejemplo, que estos documen-tos de archivo hayan sido sobreseídos por otros subsecuentes).
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• ¿Cuál catálogo de concentración o disposición se relaciona con estos documentos de archivo o serie?
• ¿Cuál es la organización y estructura de este grupo o serie de documentos de archivo?
• ¿Cuáles funciones, actividades o entidades organi-zacionales apoyan estos documentos de archivo?
• Describa el procedimiento de producción de estos documentos de archivo.
• ¿Cuáles controles (humanos o tecnológicos) gobier-nan su producción?
• ¿Cuál es el intervalo de fechas que abarcan estos documentos de archivo?
• Describa los nombres y tipos de documentos de archivo que han sido valorados (por ejemplo, memorandos, reportes, minutas).
• Enliste los tipos de configuraciones de información representadas (por ejemplo, textos, gráficos, audio).
• Registre los formatos originales de los archivos de computadora.
• ¿Están estos documentos de archivo todavía en uso activo?
• ¿Por quién, o por cuánto tiempo?• ¿Cuál es el periodo de concentración (si es que se
les ha asignado uno)?• Si están programados para concentración perma-
nente, ¿en cuál formato deberán ser preservados?• ¿Cuáles metadatos existen para estos documentos
de archivo?• Describa los metadatos asociados con estos docu-
mentos de archivo.• ¿Cómo están vinculados esos metadatos con los
documentos de archivo? – ¿Cómo se mantendrá este vínculo con los
metadatos?
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• ¿Los documentos de archivo han sido sujetos de modificaciones, anotaciones u otro tipo de cambios intencionales?
– Si éste es el caso, describa los detalles.• ¿Qué controles han protegido estos documentos
de archivo contra corrupción o pérdida?• Describa cualquier restricción o requisito tecnológico
para los componentes digitales de estos documen-tos de archivo (por ejemplo, si están conformados por diferentes configuraciones de información: fotografías, audio, etcétera). ¿Cómo deben ser manejados esas restricciones y requisitos?
• ¿Existe algún instrumento o dispositivo de control que deba ser integrado junto con los documentos de archivo?
– Si éste es el caso, ¿cómo debe vincularse con los documentos de archivo?
• ¿Existe documentación de sistemas que deba ser integrada o vinculada con los documentos de archivo?
– Si éste es el caso, ¿cómo debe vincularse con los documentos de archivo?
• Defina cualquier otra información que considere relevante.
Recomendaciones/decisión
Sobre la base del análisis de la valoración, puede tomarse una decisión acerca de la presunta autenticidad de los documen-tos de archivo; si ésta no puede ser asumida, o si es necesario realizar investigaciones más profundas para poder descubrir evidencia acerca de ella y, por ende, si se recomienda cap-turar los documentos de archivo en un sistema de gestión documental (por ejemplo en discos compartidos o con un sistema EDRMS).
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(Los siguientes 12 pasos se representan en la figura 1.)
1. ¿Puede asumirse este cuerpo documental como auténtico? Es decir, derivado del análisis estable-cido en la sección anterior, ¿se determinó que estos documentos de archivo fueron producidos en el curso usual y ordinario del asunto, fueron apartados para acción o referencia futura, y existen procedi-mientos documentados acerca de su producción, uso y mantenimiento?
2. Si es el caso –se presume auténtico– ¿se recomienda su captura en un EDRMS?
3. Si éste también es el caso –se recomienda su captura–, pase a la pregunta 11.
4. Si no es recomendable para su captura, describa por qué.
a. ¿Cómo será su disposición?b. Continúe en la sección 5.
5. Si no pueden asumirse como auténticos, ¿considera que mayor investigación o análisis podría ayudar a verificar su autenticidad?
6. Si es el caso –se requiere mayor investigación– agregue este reporte a la siguiente etapa de análisis.
a. Continúe en la sección siguiente.7. Si no se requiere mayor investigación, ¿considera
que estos documentos de archivo tienen valor sufi-ciente para ser capturados, aunque su autenticidad sea cuestionable?
8. Si es el caso –tienen valor suficiente–, describa las razones.
a. ¿Cómo debe ser vinculado este reporte con los documentos en el proceso de cap-tura? (esto es, ¿a través de cuál sistema de metadatos?)
b. Pase a la pregunta 11.
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9. Si no –el valor es insuficiente– describa las razones.a. ¿Cuál debe ser la disposición final de estos
documentos de archivo?b. Continúe en la siguiente sección.
10. Si no es recomendable para captura, ¿cuál debe ser su disposición?
a. Continúe en la siguiente sección.11. Si estos documentos de archivo deben ser capturados,
detalle ese proceso. a. ¿De qué forma deben ser mantenidos o
preservados? b. ¿Deben ser renombrados o reclasificados?c. Si es el caso, describa por qué.
12. ¿Cuándo deben ser revisados estos documentos de archivo? y, si fuera el caso, ¿cuándo deben ser revalorados?
Autoridad
• Recabe las firmas de los gestores de archivos.• Recabe las firmas de los responsables de la valoración.• Recabe las firmas de los responsables del reporte
de valoración.
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Razones del por qué yposterior disposición.Vaya a pregunta 12
INICIO
¿Se presumeauténtico?
¿Recomendablepara captura?
Vaya a la pregunta 11Proceso de captura
Razones del por qué
No
No
No
No
Sí
Sí
Sí
Sí
Vincule reporte.Vaya a pregunta 12
¿Validable conmayor
investigación?
¿Valor paracaptura?
Figura 1 Diagrama de flujo de la investigación de valoración.
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Plantilla de reporte de valoración para documentos de archivo gubernamentales19
Para uso de un archivo u otro repositorio confiable al momento de la transferencia.
Reporte de valoración para documentos de archivo gubernamentales
Instrucciones: Complete esta forma para cada lote de documentos de archivo que se valoran y presentan o con base en cada serie. Una serie consiste en un grupo de documentos de archivo relativos a una cierta función, actividad o materia.
Fecha de valoración:
Nombre del área productora:
Nombre de la oficina transferente:
Mandato y funciones de la organización:
Indique el mandato estatutario y, en su caso, su relación con la secretaría ascen-diente, así como otras funciones traslapadas o relacionadas con otras depen-dencias. Dado que la valoración es un proceso analítico, evite citar literalmente extractos de reportes anuales y enunciados de misión del organismo en cuestión.
Identifique la oficina de interés primario en donde las funciones y actividades más importantes se llevan a cabo y se ubican los documentos de archivo, así como su relación con el actual cuerpo de éstos que se esté valorando actualmente. Indique si existe un traslape con las actividades de alguna otra área.
CONTEXTO DE PROCEDENCIA
19 Esta plantilla ha sido adaptada de la Lista de verificación de valoración de documentos de archivo gubernamentales de los Archivos Nacionales de Singapur (NAS). Esta organiza-ción fue socio de pruebas en el proyecto InterPARES 2.
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Historia administrativa de la dependencia:
Legislación que afecte el proceso de acción y el de gestión documental.
Para documentos de archivo digitales, indique el entorno operativo en general, el equipo, sistema operativo y programas de cómputo, así como los formatos de archivos de computadora que el sistema genera.
Para documentos de archivo en papel, indique si la dependencia tiene planes para desarrollar un sistema electrónico de ellos, y señale tam-bién si se cuenta con otro tipo de soportes documentales digitales.
Indique el año en que se estableció, nombre de sus antecesores o sucesores, si los hubiese, así como reestructuraciones que hayan afectado al sistema de ges-tión documental.
CONTEXTO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
CONTEXTO TECNOLÓGICO
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Serie del documento de archivo:
Rango de fechas de los documentos de archivo:
Volumen de documentos de archivo:
Archivos de materia: Archivos de caso:
Soporte físico de los documentos de archivo:
¿Existen otros documentos de archivo que resuman la información contenida en los documentos de archivo? ¿Son éstas las mejores fuen-tes de información disponibles?
Documentos de archivo relacionados:
INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CATÁLOGO DE CONCENTRACIÓN PREVIO
Indique el número de archivos electrónicos o físicos. Para bases de datos, indique su tamaño en términos de megabytes/gigabytes/terabytes.
Indique la existencia de documentos de archivo en otros medios; por ejem-plo, fotografías, carteles, diarios, mapas y planos, tarjetas postales, documen-tos audiovisuales u otros documentos electrónicos que residan dentro de la dependencia.
Disponible en el catálogo anterior. Sí No
Disponible bajo recomendaciones previas. Sí No
Consigne el número de los autorizados. Sí No
Consigne la acción de disposición previa. Sí No
Resumen de los documentos de archivo previamente transferidos:
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Entrevistas con el personal archivístico y productores.
Análisis funcional de la dependencia.
Examen selectivo de los documentos de archivo.
Instrucciones: Llene los espacios correspondientes.
a. Valor para los propósitos de la dependencia.
b. Valor como dato personal de un ciudadano.
Información del establecimiento y origen.
Documente los derechos y obligaciones del gobierno para con éste.
Documente los procesos de decisión importantes.
Documente las operaciones clave.
Documente las funciones y logros.
Documente los procesos de toma de decisiones clave de niveles alto y medio.
METODOLOGÍA DE VALORACIÓN
EVALUACIÓN DEL VALOR CONTINUO
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
c. Valor para la nación.
d. Otros valores
Información para la soberanía nacional.
Valor interno.
Información para la seguridad nacional.
Investigación futura.
Información de esfuerzos en la construcción de la nación.
Información para las relaciones con otros países.
Comentarios adicionales:
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Identifique la identidad e integridad del documento de archivo.
Determine la necesidad de mantener los documentos de archivo permanentemente dentro de sus especificaciones al asumir la responsabilidad técnica y financiera de migrarlos a través del tiempo. Términos del costo y habilidades técnicas requeridas para esa preservación.
Indique las restricciones y condiciones para el acceso a los docu-mentos de archivo durante el proceso de valoración. Resalte las fun-ciones relevantes de la dependencia que pueden afectar el acceso a los documentos de archivo.
AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
VIABILIDAD DE LA PRESERVACIÓN
REQUISITOS PARA EL ACCESSO
La identidad de un documento de archivo implica la existencia de un cua-dro de clasificación, metadatos de las personas involucradas con el proceso de producción, materia, fechas de producción y transmisión, indicaciones de anexos y anotaciones.
La integridad de un documento de archivo incluye la identificación del documento de archivo autorizado, en caso de múltiples copias, así como los controles procedimentales relacionados al acceso, pérdida y corrupción.
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Por ejemplo, reportes anuales, documentos del organismo.
CITA DE FUENTES
Periodo propuesto de concentración y acciones de disposición:
Periodo propuesto de concentración y acciones de disposición del archivo nacional:
Número autorizado:
Funcionario que autoriza: Fecha de aprobación:
Nombre del funcionario que presenta la valoración:
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Parte 2 Cómo controlar los documentos de archivo digitales en servidores compartidos
Introducción
Existen varios problemas asociados al mantenimiento de docu-mentos y documentos de archivo en servidores compartidos. Algunos de estos problemas son:
• Producción y almacenamiento de documentos y documentos de archivo ex profeso.
• Producción ex profeso de carpetas y subcarpetas de cómputo.
• Dificultad de implementar y supervisar convenciones de nomenclaturas.
• Dificultad de implementar y supervisar la clasifica-ción de los documentos de archivo.
• Inaccesibilidad de documentos y documentos de archivo para otros usuarios que pudieran reque-rirlos o cuya existencia ni siquiera es conocida por ellos.
• Duplicación innecesaria de documentos porque deben ser enviados por correo electrónico a colegas que no tienen acceso al dispositivo donde se encuentran almacenados.
• Dificultad de mantener un control de versiones.• Potencial pérdida de información cuando una per-
sona se retira de la organización.• Dificultad en mantener un inventario documental,
y de poder acceder a éste cuando sea necesario.• Dificultad de implementar efectivamente los cua-
dros de disposición.• Dificultad (o imposibilidad) de poder garantizar
la fiabilidad y autenticidad de los documentos de archivo.
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La norma ISO 15489 define un sistema de documento de archivo como “un sistema de información que captura, administra y pro-vee acceso a documentos de archivo a lo largo del tiempo”.20 Los sistemas de gestión de documentos y documentos de archivo electrónicos (EDRMS) son programas de cómputo diseñados para controlar en varios aspectos un documento o documento de archivo a lo largo de su ciclo de vida, e incluye su producción, recepción, mantenimiento, acceso y disposición. Existen varias disposiciones importantes a este respecto en lo relativo a los requisitos para estos sistemas, incluyendo al estándar del Departamento de Defensa de EUA número 5015.2; el modelo MoReq “Model Requirements for Electronic and Document Management” de la Comisión Europea, publicado originalmente en 2001, y revisado en 2008 como MoReq2 y en 2010 como MoReq2010. El Archivo Nacional de Reino Unido y de Nueva Zelanda han publicado requisitos funcionales para programas y sistemas de gestión de documentos de archivo electrónicos.
La metodología que se muestra en el diagrama de flujo puede aplicarse con diversos grados de rigor (y por ende, variados grados de control sobre los documentos de archivo), a cualquier intento sistémico de establecer estructura y control sobre las prácticas de elaboración y mantenimiento archivísticos. Entre mayor sea el grado de control ejercido, mayor será la confianza que el productor y el preservador podrán tener sobre la fiabilidad, exactitud y autenticidad de los documentos de archivo dentro del sistema de administración de archivos.
20 ISO 15489-1:2001, 3.17.
Dispositivoscompartidos no
controlados
(Control mínimo)
Dispositivoscompartidoscontrolados
Sistema de gestión
documental
Sistema conespecificaciones
EDRMS
(Control máximo)
Figura 2 Continuo del control.
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Metodología/procedimientos
El proceso de ejercer control sobre documentos de archivo a tra-vés de la puesta en marcha de un sistema de gestión documental de tipo comercial, o elaborado para ello, se realiza por medio de una metodología de investigación de acciones. Ésta se basa en la aplicación iterativa de prácticas tales como la colecta de datos, el diálogo colaborativo y la toma de decisiones participativa. El flujo de trabajo contempla la colecta de datos y un análisis que los enriquece y aporta datos sobre la organización (u oficina), y los documentos de archivo que ésta produce o preserva.
La aprobación de un plan para la implementación de un sistema de gestión documental comercial, o construido, debe ser rea-lizada en la organización a nivel de gerencia general o cual-quier otro cuerpo administrativo o regulatorio. Por ejemplo, una pequeña corporación privada puede requerir la aprobación del director ejecutivo o el director ejecutivo de información, en tanto que un gobierno municipal puede requerir autoriza-ción del Cabildo de la ciudad (véase el caso de estudio más adelante). Debe establecerse todo un proceso a través del cual el proyecto pueda ser desarrollado, aprobado y difundido. Si esto no se hace, fallará hasta el mejor de los esfuerzos enca-minado a implementar un sistema de gestión documental.
Una vez que se ha recibido la aprobación para el proyecto, el flujo de trabajo presentado a continuación debe ser la guía para el desarrollo e implementación de un sistema que garantice que:
• Los documentos de archivo pueden ser producidos y mantenidos auténticos y fiables.
• Los documentos de archivo permanecen usables a través del tiempo.
• Las prácticas de gestión documental se apegan a estándares relevantes y mejores prácticas.
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• Los documentos de archivo se mantienen y pre-servan de acuerdo con todos los requerimientos legales relevantes.
• Los documentos de archivo identificados para preservación a largo plazo son susceptibles de ser preservados.
• Los documentos de archivo son capaces de satis-facer sus funciones de negocio.
El flujo de trabajo consta de los siguientes pasos:
• Definición del equipo humano para el proyecto (archivístico, legal, informático, administrativo).
• Preparación de la documentación de soporte: º Documentación del contexto jurídico-adminis-
trativo de la organización. º Documentación de los contextos de los docu-
mentos de archivo (descripción del entorno de gestión documental).
º Inventario de todos los repositorios que guarden documentos y documentos de archivo que deban ser analizados y valorados.
• Análisis del entorno técnico. • Valoración de los documentos de archivo.• Preparación para la migración:
º Desarrollo de las convenciones para nomenclaturas. º Identificación de los metadatos que requieren
ser capturados y determinación de cómo debe hacerse esto.
º Trabajo con los productores de los documentos de archivo (usuarios) en un grupo de prueba.
• Migración de un lote de prueba hacia el nuevo ambiente.
• Retorno a los pasos anteriores conforme sea reque-rido en un proceso iterativo.
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Este flujo puede ser modelado usando técnicas IDEF0. El modelo describe las siguientes actividades y subactividades:
1. Establezca el proyecto:1.1 Colecte datos (conduzca el análisis contextual).1.2 Desarrolle un plan para el proyecto (casos de
negocio, evaluación de riesgos, plan de acción preliminar, itinerario, presupuesto).
1.3 Identifique a los patrocinadores.1.4 Asegure las autorizaciones y aprobaciones
necesarias.
2. Analice el entorno de elaboración y mantenimiento archivísticos:
2.1 Inventaríe los servidores de cómputo.2.2 Analice las funciones de cada uno de ellos. 2.3 Inventaríe los discos y dispositivos de almacena-
miento compartidos.2.4 Identifique los discos y dispositivos compartidos
para migración.
3. Realice la valoración de los documentos de archivo: 3.1 Evalúe su valor continuo.3.2 Evalúe su autenticidad. 3.3 Determine la viabilidad de su preservación.3.4 Tome la decisión de valoración.
4. Prepare las actividades de control:4.1 Realice la revisión técnica.4.2 Identifique y extraiga los archivos de computadora
comprimidos.4.3 Evalué los formatos de los archivos de computadora.4.4 Remueva las carpetas vacías dentro de estos archi-
vos de computadora.4.5 Aplique identificadores únicos.
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Modelo: Administración de la migración de documentos de archivo almacenados en discos compartidos hacia un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos
(Véase Module_04_Shared_Drive_Migration_Model_General.pdf)
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Caso de estudio
El siguiente caso se basa en uno realizado por el proyecto InterPARES 3.21 No pretende sugerir la mejor práctica, sólo ilus-trar un posible método para obtener control de documentos de archivo digitales sin estructura en discos compartidos. Este método fue utilizado exitosamente en un contexto municipal para un centro urbano grande y de crecimiento rápido.
21 Adaptado del caso de estudio de la ciudad de Surrey, realizado entre 2009 y 2011.
Puede solicitar una copia, en inglés, del documento Shared Drive Migration Toolkit (Herramienta de migración de discos compartidos) del caso de estudio IP3 en:
http://www.interpares.org/ip3/ip3_cs14_report.cfm.
Un centro urbano grande y dinámico con un activo programa de administración de archivos en papel ha estado administrando documentos de archivo digitales por las últimas dos décadas, fuera del programa formal que administra a los de papel. El departamento encargado de la administración de archivos de la ciudad quería controlar los documentos de archivo digitales al nivel ejercido en los otros. Ese departamento desarrolló un plan de migración (proyecto de migración de discos) para tras-ladar los documentos de archivo sin estructura desde los discos compartidos hacia un sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos (ERMS). La encomienda de este proyecto consistía en valorar y transferir, exitosamente, los documentos de archivo digitales de la ciudad hacia el ERMS para su mante-nimiento y eventual preservación; o hacia su destrucción auto-rizada de acuerdo con el plan corporativo de la ciudad y sus tablas de concentración. El sistema ERMS permitiría la adminis-tración de los documentos de archivo a lo largo de todo su ciclo de vida, y sería un cimiento fundamental para la estandarización
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de los negocios electrónicos, la integración de flujos de trabajo, amplia colaboración interempresarial, reducción del uso de papel, todo ello en un ambiente de negocios caracterizado por un rápido y continuo crecimiento. La meta era implementar la teoría y la metodología archivísticas para asegurar que los documentos de archivo de la ciudad producidos fuesen autén-ticos así como mantenerlos y preservarlos fiables a través del tiempo y los cambios tecnológicos.
Perfil de la ciudad ca. 2010
Programa de administración de archivos
• El programa de administración de archivos fue establecido para los documentos en papel a fines de los años setenta, por medio de un plan de cla-sificación con tablas de concentración.
• Se creó un centro para documentos de archivo en los años ochenta.
• La administración de archivos adquirió carácter legal, por primera vez, en 1992.
• El manual de administración de archivos se actua-lizó en 1999.
• El sistema comercial Laserfiche fue implemen-tado en 2005 para la digitalización de documentos de archivo en papel.
• Se contrató a un gestor o gerente de documentos de archivo para dirigir el programa ERMS en 2008, y la ciudad ratificó su decisión de adquirir un sistema ERMS en 2009.
• En 2010 se aprobó una nueva legislación de admi-nistración de archivos que contemplaba a los docu-mentos de archivo digitales, la cual adoptaba el plan corporativo de archivos y el manual de administra-ción de archivos como bases para su administración.
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• Todos los empleados públicos de la ciudad ten-drían un papel específico en la producción y admi-nistración archivística.
• El programa de administración de archivos es el custodio oficial de todos los documentos de archivo operativos y administrativos de la ciudad en todos los formatos.
Redes y servidores
• Las entidades digitales son producidas y mantenidas en un ambiente de cómputo distribuido (red de área extendida o WAN) soportada por más de dos-cientos servidores de cómputo.
• La mayoría de los servidores fueron ubicados en una sala segura, a propósito, dentro del Ayuntamiento de la ciudad, bajo el control del Departamento de Tecnologías de Información.
• Se ubicaron otros servidores en lugares seguros, en instalaciones satélites conectadas por la red WAN.
• Más de ciento cincuenta aplicaciones fueron utili-zadas para la producción de las entidades digitales.
Discos compartidos
• Las carpetas y subcarpetas, en los discos comparti-dos, fueron creadas sin referencia al plan corpora-tivo de archivos.
• Se consideró a los discos compartidos como ambiente confiable y las copias impresas de los documentos de archivo fueron notariadas para fines legales.
• Un estimado de cuatro millones de archivos de cómputo (textos, imágenes, planos, mapas, y audiovisuales) fueron almacenados en 70 dis-cos compartidos, en aproximadamente setenta
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formatos distintos, algunos de los cuales eran patrimoniales.
Documentos de archivo digitales no estructurados
• Los documentos de archivo digitales no estructura-dos almacenados en discos compartidos:
– Fueron producidos, recibidos o capturados por el personal en el curso regular de las activida-des de negocio.
– Fueron conservados por el personal a falta de disposición autorizada.
• La mayoría de los empleados consideró a los docu-mentos de archivo en papel como “documentos de archivo maestros”, sin embargo, esta actitud cambio gradualmente.
• Muchas entidades digitales tenían bajo valor o estaban duplicadas en los discos, existían varias versiones o habían cumplido sus propósitos legal y operativo.
• Otras entidades digitales eran conjuntos de misión crítica que requerían de ser identificados, revisados y cargados en el repositorio ERMS para su adminis-tración y preservación a largo plazo.
Requisitos de un sistema ERMS
• Debe ser configurado para satisfacer a la legisla-ción acerca de administración de archivos y al plan corporativo de archivos.
• Debe fungir como un repositorio digital confiable.• Debe facilitar el almacenamiento de una sola ins-
tancia de cualquier documento de archivo.• Debe impulsar su clasificación al momento de
producirse.
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• Las cinco propiedades que debieron ser captura-das y fijadas antes de la migración fueron:
– La ruta original del archivo de cómputo. – Dueño o propietario. – Autor. – Fecha de producción. – Fecha de modificación.
La ciudad desarrolló un flujo del proyecto en siete pasos para el entorno de producción (Fig. 3).
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Definacontexto
corporativo
Definacontexto
tecnológico
Definacontexto
de negocio
Migre losdocumentosde archivo
Valoredocumentosde archivo
Completevaloración
Técnica
Completevaloraciónde negocio
Comprende la revisión de los requerimientos legales y ordenanzas locales; revisión de las responsabilidades del personal, definición de los documentos de archivo corporativos, definición de requisi-tos de los documentos de archivo electrónicos; documentación y comprensión del ciclo de vida de esos documentos; revisión de su clasificación; revisión de los estándares para nomenclaturas.
El administrador de los documentos de archivo trabaja con el departamento de informática para inventariar los servidores de cómputo; analiza las funciones de cada servidor; identifica e inven-taría los discos compartidos; identifica los discos compartidos que tienen documentos de archivo corporativos.
El administrador de los documentos documenta el contexto de negocio de la producción de esos documentos incluyendo la histo-ria administrativa, la historia de los documentos de archivo y la de los usuarios; crea pruebas para los discos compartidos (inclusive los asignados a personas) y actualiza el plan corporativo de archivos.
El administrador de los documentos de archivo trabaja con uni-dades de oficina individualmente, lanzando proyectos de disco compartido en cada una de ellas, incluyendo la revisión de discos privados y compartidos, entrenando y preparando para la valora-ción de documentos de archivo.
La valoración técnica utiliza una amplia variedad de aplicaciones de código abierto y herramientas de análisis de archivos de cómputo para extraer aquellos que estén comprimidos, evaluar sus forma-tos, eliminar carpetas vacías y aplicar a ellos identificadores únicos.
Incluye validar los estándares para la nomenclatura de los docu-mentos de archivo; clasificarlos, aplicar cambios de tipo global cuando sea requerido y renombrar archivos y carpetas según sea necesario para normalizar.
Incluye la revisión de metadatos; la ingesta de documentos ya valo-rados, realización de muestreos y pruebas de control de calidad, actualización de vínculos en la base de datos, ingesta de la produc-ción incremental (si la valoración se realiza en un entorno de pro-ducción activo); la documentación de todos los procesos así como del cierre del proyecto.
Figura 3 Diagrama de flujo del proyecto en siete pasos.
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Preguntas de repaso (para ser ampliadas)
1. “Los documentos de archivo no estructurados se encuentran, por lo general, en ‘discos compartidos’ de los servidores de cómputo, los cuales son esen-cialmente lugares de almacenamiento creados por el administrador de la red para permitir a grupos de trabajo almacenar y compartir los archivos de com-putadora en un espacio común. El administrador de red utiliza el sistema operativo para administrar el acceso a esas unidades de disco compartidas, por lo general por medio de ‘secuencias de comandos’ de inicio de sesión, los cuales determinan qué archivos pertenecen a un cierto grupo de trabajo por lo que puede acceder a esos archi-vos. Por decirlo así, el sistema operativo de la red funge como el sistema de ges-tión de documentos de archivo electrónicos, mien-tras que las aplicaciones de producción representan a los sis-temas de producción de documentos de archivo”.
Analice la afirmación anterior. ¿Es exacto considerar al sis-tema operativo de la red como el sistema de gestión de docu-mentos de archivo electrónicos? Explique por qué sí o no.
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Recursos adicionales
Autor: National Archives of AustraliaTítulo: Why Records are Kept: Directions in AppraisalFecha de publicación: 1a. edición, marzo de 2000, 2a. edición, 2003.Editor: National Archives of Australia URL: http://www.naa.gov.au/Images/Why%20records%20are%20kept%5B1%5D_tcm2-4856.pdf
Autor: Jenkinson, HilaryTítulo: A Manual of Archive AdministrationFecha de la publicación: 1965 (primera edición, 1922)Editor: Londres: Percy Lund, Humphries and Co.
Autor: Schellenberg, Theodore R.Título: The Appraisal of Modern Public Records, National Archives Bulletin 8.Fecha de publicación: 1956.Editor: Washington, D.C.: National Archives and Records Service.URL: http://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/appraisal-of-records.html
Autor: Schellenberg, Theodore R.Título: Modern Archives: Principles and TechniquesFecha de publicación: 1956Editor: Chicago: University of Chicago Press.
Autor: International Records Management TrustCompiladores: Editor general, Michael Roper; editor de pro-ducto, Laura MillarTítulo: Managing Public Sector Records: Building Records Appraisal Systems.Fecha de publicación: 1999.Editor: International Records Management Trust.
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La obra se ocupa de las cuestiones profesionales que intervie-nen en la determinación del valor o utilidad continua de los documentos de archivo, la definición de los requisitos para su retención y disposición, el diseño y aplicación de tablas de disposición bajo una atención continua de un sistema de administración de archivos dentro del ciclo de vida. También se describe el proceso de someter bajo control a los produc-tos no valorados de los antiguos sistemas de mantenimiento de documentos de archivo. Dirigida principalmente al sector público, esta obra también es relevante para el sector privado. Se ocupa, en gran medida, de su aplicación práctica en docu-mentos de archivo en papel, pero puede ser adoptada o adap-tada para documentos de archivo en otros medios y formatos, incluyendo los electrónicos.
Autor: Enns, Lois y Gurp BadeshaTítulo: IP3 General Study 19: File Viewers Final Report.Fecha de publicación: 2012.Editor: InterPARES
URL: http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_file_viewers_final_report.pdf
Durante el caso de estudio de InterPARES 3, en la Universidad de la Columbia Británica, acerca de la preparación de archivos de compu-tador compartidos durante el proceso de preparación de archivos del disco para su migración hacia un sistema de gestión de conte-nido electrónico (ECM) (Rogers et al., 2010), los investigadores iden-tificaron y adoptaron una serie de aplicaciones “tipo utilerías” para agilizar su trabajo. Estas aplicaciones comprendieron: un administra-dor de espacio en disco, que se utiliza para recoger estadísticas de uso del dispositivo, analizar formatos de archivo, crear perfiles histó-ricos y facilitar el descubrimiento de metadatos; un administrador de archivos, que se utiliza para aplicar un identificador único y renom-brar a los documentos de archivo; un buscador de duplicados, que se utiliza para identificar y eliminar duplicados basándose
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en una comparación octeto por octeto; un identificador de for-mato, que se utiliza para identificar y resolver las extensiones de archivo que falten, y finalmente, un identificador de carpeta vacía, que sirve para contar y quitar de entrada carpetas vacías.
En relación con ello, el sistema ECM, adquirido por la ciudad de Surrey, incluía un programa visualizador de archivos que permi-tía a los usuarios abrir y revisar los archivos especiales de los que no tuviesen la aplicación original cargada en la computadora. A pesar de que las pruebas posteriores revelaron que el módulo visualizador no estaba del todo integrado con el sistema ECM y, por tanto, no fue adoptado, la idea de que un visualizador de archivos de cómputo pueda prolongar la vida de un formato de documento de archivo era atractiva. Como una consideración secundaria en favor de la investigación de visualizadores de archi-vos, los investigadores encontraron que durante las actividades de cambio de nombre de archivos de computadora, previas a la migración, la apertura de esos archivos para validar los con-tenidos era una actividad que consumía mucho tiempo, ya que sólo unas pocas aplicaciones pueden mantenerse abiertas en la barra de tareas, y la espera de la apertura de aplicaciones para abrir o cargar los correspondientes archivos nativos o utilitarios arruinaba su beneficio. Un programa visualizador de archivos que permita la visualización de múltiples formatos, desde un único punto de entrada, se convirtió en un gran atajo que valió la pena.
Tratando de investigar adicionales visualizadores de archivos, los investigadores trabajaron con InterPARES 3 para formular preguntas de investigación, y cuatro áreas de interés identifi-cadas fueron: ¿Cómo funcionan los visualizadores de archivos de computadora? ¿Qué aplicaciones al respecto están dispo-nibles? ¿Cuál es la precisión con la que esos visualizadores reconstruyen y despliegan a los archivos fuente? Y, finalmente, ¿cuál es el papel que esos visualizadores pueden representar en la preservación digital?
