ESTUDIO TÉCNICO DE

UNA REESTRUCTURACIÓN

ADMINISTRATIVA

(Art. 46 Ley 909 de 2004)

¿QUE ES UNA REESTRUCTURACION?

• Teniendo en cuenta la necesidad que tiene la sociedad de contar con un Estado que satisfaga sus necesidades y con el fin de promover el buen gobierno, es necesario que las organizaciones públicas conciban las reestructuraciones como verdaderos procesos de transformación de la organización y de su gestión administrativa, que de soluciones a largo plazo.

CARACTERISTICAS DESEABLES

• Concentrarse en estudios estratégicos• Contar con el liderazgo y el apoyo del

jefe del organismo• Dar orientaciones y reglas claras• Planificar de manera que se pueda

administrar el proceso de cambio• fomentar la participación de los

empleados y clientes• Establecer indicadores de seguimiento

ESTUDIO DE LA ORGANIZACION

• El estudio de una organización con miras a una posible reestructuración, debe tener en cuenta que la organización es un sistema en torno a: una misión, una visión o imagen prefigurada, un conjunto de procesos y prácticas de trabajo, una cultura, unos recursos, en un entorno determinado, que favorecen o condicionan el cumplimiento de sus objetivos.

QUE DEBE CONTENER EL ESTUDIO TECNICO?

• DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

• PROPUESTAS DE REORGANIZACION INSTITUCIONAL

SITUACIONACTUAL

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

SITUACIONIDEAL

PROPUESTA DEREESTRUCTURACION

VS

Quién debe realizar el estudio Técnico?

EL JEFE DE LA ENTIDAD, CON PERSONAL DE LA MISMA

LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA

FIRMAS ESPECIALIZADAS

( ARTICULO 46 Ley 909 de 2005)

1. Análisis de los procesos técnico - misionales y de apoyo

2.Evaluación de la prestación de los servicios

3.Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.

ESTUDIOS TÉCNICOS QUE SOPORTEN LAS MODIFICACIONES DE LAS PLANTAS DE EMPLEOS

(Artículo 97 del Decreto 1227 de 2005)

Þ Talleres de discusiónÞ Consultas a los miembros de la organizaciónÞ Consultas a los usuarios de los bienes o servicios

ofrecidosÞ Consultas a los entes reguladoresÞ Consultas a proveedores o complementadoresÞ Consultas a otras entidades que presten servicios

similares, cuya gestión sea reconocida como eficiente.

FUENTES DE INFORMACION

La información se puede obtener a través de:

Formularios Entrevistas individuales o de grupo Observación directa Encuestas o combinación de entrevistas y

encuestas Fuentes secundarias de información

INSTRUMENTOS

IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS Y LAS FUNCIONES GENERALES DE LA INSTITUCION

IDENTIFICAR Y ANALIZAR LAS METAS DE LAINSTITUCION

IDENTIFICAR PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

IDENTIFICAR PROCESOSMISIONALES Y DE APOYO

INVENTARIO DE LOS PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO.

DETERMINARNECESIDADESDE RECURSOS

REDEFINIR• Estructura Interna

• Cargos• Perfiles

PROPUESTA

REALIZAR EL ANALISIS DE ESTRUCTURAY

PLANTA• No. de Cargos

• Vacantes• Contratos

• Nivel Ocupacional• Distribución actual

DIAGRAMA DE FLUJO DEL ESTUDIO TECNICO

ANALIZAR LOS NIVELES DE DESEMPEÑO

ACTUAL

• Estándares• Indicadores

AJUSTAR ESTANDARES REQUERIDOS

REVISAR Y ANALIZAR LOS PROCESOS

(Ver instrumento para revisión y análisis de los procesos)

ETAPA IIIEVALUACION DE LAS

FUNCIONES ASIGNADAS, PERFILES

Y LAS CARGAS DE TRABAJO

ETAPA IIEVALUACION DE LA

PRESTACIONDEL SERVICIO

ETAPA IANALISIS

DE LOS PROCESOS TECNICO MISIONALES

Y DE APOYO

MARCO GENERAL

Conexión

Convenciones

Actividad o acción

Documento

Subproceso

Titulo

Decisión

4. Análisis Interno 4. Análisis Interno

2. Misión y Visión2. Misión y Visión

5. Propuesta de Estructura5. Propuesta de Estructura

3. Análisis Externo3. Análisis Externo

1. Análisis Normativo1. Análisis Normativo

ETAPAS DEL ESTUDIO TECNICO

8. Aprobación de Actos Administrativos8. Aprobación de Actos Administrativos

9. Implementación de la Reestructuración9. Implementación de la Reestructuración

7. Manual Específico de Funciones y de Requisitos7. Manual Específico de Funciones y de Requisitos

6. Propuesta de Planta de Personal6. Propuesta de Planta de Personal

ETAPAS DEL ESTUDIO TECNICO

ANALISIS NORMATIVO - RESEÑA HISTORICA

Acto de Creación Normas que asignan

responsabilidades y funciones a la organización

Análisis de Estatutos Estructura Planta de Personal

Con el análisis normativo se identifican cuáles son los objetivos y funciones generales de la entidad territorial, Ej. Constitución Política, Leyes, Decretos Acuerdos, Ordenanzas

Se identifican fácilmente ?

Son claros ?

Se encuentran y sobresalen dentro del plan nacional de desarrollo, de ordenamiento territorial, plan de desarrollo administrativo ?

ANALISIS NORMATIVO OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES

• La Misión es la razón o el propósito de la organización o ente territorial.

• La visión es la imagen prefigurada del estado deseable y viable de la organización o ente territorial.

MISION Y VISION

* Se identifica fácilmente la razón de ser o el propósito de la organización ?

* Su gestión guarda relación con la misión encomendada?

* Se estableció la visión de la organización?

MISION Y VISION

FACTORES

políticos económicos

legales Sociales y culturales

tecnológicos geográficos

competitivos.

3. ANALISIS EXTERNO

PRODUCTOS Y SERVICIOS

CLIENTES O USUARIOS

PROCESOS ESTRATEGICOS, MISIONALES Y DE APOYO

4.ANALISIS INTERNO

Otros Elementos del Análisis Interno

RECURSOS FÍSICOS, FINANCIEROS Y TECNOLÓGICOS

ESTRUCTURA

PLANTA DE PERSONAL

CULTURA ORGANIZACIONAL

InternosExternos• Cuáles son

• Características• Demanda• Periodicidad• Calidad• Divulgación• Quejas y

reclamos

ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS

Externos:

• Justicia y convivencia ciudadana

• Salud• Educación• Servicios públicos

domiciliarios• Apoyo técnico agropecuario• Obras públicas

ANALISIS INTERNO PRODUCTOS Y SERVICIOS

Internos Externos

• Actuales• Potenciales• Características• Cobertura• Ubicación• Expectativas• Frecuencia

ANALISIS INTERNO USUARIOS Y CLIENTES

MISIONALES APOYO• Talento Humano• Financieros• Servicios Generales• Sistemas de Información• Planeación• Jurídica• Control Interno

ANALISIS INTERNO PROCESOS TECNICOS MISIONALES Y

DE APOYO

Identificar los Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo

Revisar y Analizar los Procesos.

◦Pregunta1. ¿Se requiere que el Proceso sea llevado a cabo?

◦Pregunta 2. ¿Es necesario que el Proceso sea ejecutado directamente por la Entidad?

◦Pregunta 3. ¿Se está llevando el mismo proceso en varias dependencias de la Entidad , en otras Entidades del Sector, en los Entes Territoriales o en otro Sector?

INSTRUMENTO PARA REVISION Y ANALISIS DE LOS PROCESOS

No

No

Sí

Sí

Sí

Revise los mecanismos para hacer el proceso más eficiente y elimine

las tareas que se repitan y/osean innecesarias

Considere la posibilidad de contratar el proceso

Elimine el proceso

No

Es necesario que el proceso sea ejecutado

directamente por laEntidad ?

Se requiere que el proceso sea llevado a

cabo?

Se lleva a cabo el mismo procesoen varias dependenciasde la Entidad, en otras

entidades del sector o en otro sector?

Elimine el proceso donde nocorresponde

A

LISTA DE PROCESOS A: • Eliminar,

• Descentralizar,• Delegar, • Trasladar, • Contratar,

• Mantener en la entidad

Es evidente que un ente externo puede proveer

mejor el servicio?

Se ejecuta mejor el servicio internamente?

De la oportunidad y apoye el mejoramiento del proceso internamente

durante un periodo de tiempo

Sí

Sí

No

No

Aplique técnicas:• Costeo

• Benchmarking• Nivel de desempeño

Contrate

A

ESTUDIO DE EFICIENCIA

TRADICIONAL MODERNA

Procesos

Funciones por dependencias

ANALISIS INTERNO ESTRUCTURA INTERNA

TIPOS DE ORGANIZACION

TRADICIONAL Mecanicista Cerrada Mucha diferenciación Jerarquizada Controles Admtvos. Trabajo individual Remuneración por la

posición jerárquica

MODERNA No mecanicista Abierta Poca diferenciación Plana Autocontrol Trabajo en equipo Remuneración por

resultados.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS

• ESTRUCTURA FUNCIONAL

• La división de responsabilidades se establece mediante especialización del trabajo por áreas similares. Fomenta la generación de especialistas en las diferentes funciones, con un alto grado de conocimientos y experiencia en las mismas.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS

• ESTRUCTURA MATRICIAL

• Resulta de la combinación de dos criterios: la participación de una o más unidades funcionales con el desarrollo de proyectos o productos en una misma estructura organizacional.

• Se da un sistema de autoridad doble: uno que nace de la relación funcional y otro del proyecto institucional.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS

• ESTRUCTURA MATRICIAL

• El criterio básico para distribuir funciones y asignar responsabilidades, es el tipo de negocios, estableciéndolos como unidades autónomas al interior de la organización.

Evaluación de la Prestación de Servicios

• Servicios Prestados (oferta – demanda)

• Analizar los Niveles de Desempeño.

• Ajustar los Estándares a los Requerimientos.

• Medición de niveles de satisfacción de usuarios

Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos

• Tamaño de la Organización

• Cobertura del Servicio

• Número de Unidades o Dependencias y sus Funciones

• Funcionalidad de los Grupos Internos de Trabajo

• Política de Descentralización Administrativa

Determinar las Necesidades de Recursos de Personal.

Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos

• Racionalizar la Planta de Personal• Hacer Compatible la Estructura al Principio de Austeridad.• Eliminar las Vacantes• Analizar los Contratos de Prestación de Servicios -

Plantas //-• Analizar las Funciones de las Dependencias• Las Denominaciones de los Empleo deben Corresponder

con el Sistema de Nomenclatura y Clasificación• Asignar mayor porcentaje de empleos a las Áreas

Misionales (Tener en cuenta Perfiles y Calidades)• Seleccionar Denominaciones Genéricas de Empleos

Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de Trabajo Asignadas a los Empleos

• Analizar y Valorar Actividades que se puedan contratar vs. Cargos de Planta.

• Asignación del Grado Salarial de acuerdo con la complejidad de las funciones y nivel de

responsabilidad, y Política Salarial.• Diferenciar Planta de Personal de Empleos

Públicos y Trabajadores Oficiales• El número de cargos dependerá de los Planes,

Programas, Proyectos de la Entidad, Cobertura del Servicio, Tecnología y Distribución Racional

del Trabajo

Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal

• Análisis de las Cargas de Trabajo• Perfiles de los Cargos Requeridos frente a los Procesos y

las Funciones a Desempeñar tendientes a la Profesionalización

• Evaluación y Justificación de los Grupos Internos de Trabajo• Composición de Cargos por Niveles y su participación

frente al Total de Empleos• Vacantes distribuidas por Nivel, Denominación, Código y

Grado.• Análisis de Hojas de Vida y Perfiles Requeridos en la

Organización

Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal

Empleos a suprimir identificando Ubicación del Empleo en la Dependencia Nombre del Funcionario Titular del Empleo Tiempo de Servicio y Edad del Funcionario

especificando Fecha de Vinculación a la entidad y años de servicio en otras entidades del Estado o del Sector Privado

Situación Administrativa en la que se encuentra (Carrera, En Proceso de Selección, en Período de Prueba, Provisional o de Libre Nombramiento

Motivo por el cual se suprime el empleo Valoración de las Indemnizaciones

Evaluación de la Situación Actual de la Planta de Personal

• Contratos de Personal -Plantas Paralelas-

• Personal Próximo a Pensionarse

• Balance entre la Cantidad de Empleos de

Áreas de Apoyo vs. Áreas Misionales.

CRITERIO BASICO EN LA MEDICION DE CARGAS DE TRABAJO

• Aplicación de procesos lógicos de estudio y utilización procedimientos cuantitativos traducibles a términos

numéricos.

CONDICIONES PARA APLICACIÓN DE TECNICAS DE MEDICION

1. Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente identificadas.

2. Las tareas han de ser observables y medibles.

ESTANDAR es el resultado que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal, un trabajo específico en condiciones bien determinadas y según métodos definidos.

ESTANDARES DE TRABAJO constituye el elemento básico para la medida de los trabajos y el control del rendimiento de las personas que lo están realizando.

TIPOS DE ESTANDAR

Estándares Subjetivos, por ejemplo cuando los establece el

responsable de una unidad basándose en su experiencia.

Estándares estadísticos, según los promedios de periodos anteriores.-

Estándares técnicos, fijado como resultado de la aplicación de técnicas

de medición del trabajo.

Cronometraje.

Calculo de tiempos sobre la base de tablas de movimientos, estándares o tiempos normalizados.

Filmación de trabajos.

Estimación subjetiva de tiempos.

TECNICAS PARA EL CALCULO DE TIEMPOS DE TRABAJO

( Estándares)

Autopunteo del trabajo.

Muestreo del trabajo.

La comparación entre unidades o trabajos equivalentes

Evaluación de Rendimiento de Unidades

TECNICAS PARA EL CALCULO DE TIEMPOS DE TRABAJO

Proyección del estándar, frente al resultado de la medición de la prestación de un servicio o elaboración de un producto.

CONCEPTO DE CARGAS DE TRABAJO

MODELOS DE MEDICION FRENTE A TIPOS DE PROCESOS

TIPO DE PROCESO ESTRATEGIA

CON

TRIB

UCI

ON Proyectos Especiales Distribución de Tiempo por

fases de ProyectoAlta contribución y alta dificultad

Procesos Complejos

PROCESOS MISIONALES

Estimación Subjetiva de Tiempos

Baja contribución y baja dificultadProceso Simple

PROCESOS DE APOYO

Medición de Rendimiento por Unidad de Tiempo

Alta

Baja

o Alta dirección

o Cada una de las áreas o dependencias

oReuniones internas

o Asesorías externas

o Entrevistas con funcionarios

o Encuestas

o Observación directa

o Estudios anteriores

o Informes organismos control

FUENTES DE INFORMACIÓN

PROCESOS POR

DEPENDENCIA

ETAPA O FASE

(ACTIVIDAD)

PROCEDIMIEN

TO

NIVEL Y DENO

MINACIÓN DEL EMPLE

O

REQUISITOS DEL

PROCEDIMIEN

TO

CANTIDAD PROMEDIO DE VECES QUE SE

REPITE EL PROCEDIMIENTO EN EL

MES

Tiempo en horas TIEMPO

DE TRABAJO

POR CADA

PROCEDIMIENTO

EN HORAS

(TIEMPO ESTANDA

R)

TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA PROCEDIMIENTO,

DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACIONES DEL EMPLEO (columna 6 x

columna 7)

TOTAL PROMEDIO MES - HORAS

HOMBRE POR

ACTIVIDAD

TOTAL PROMEDIO MES - HORAS

HOMBRE POR

PROCESO

CANTIDAD DE PRODUCTOS GENERADOS

POR EL PROCESO EN

EL MES O METAS

PROPUESTAS

Tmin

Tprom Tmax

DIRECTIV

OASESOR

PROFESIONAL

TÈCNICO

ASISTENCI

AL

0,0000 0 0

FORMATO CARGAS DE TRABAJO

Procesos por dependencia Procesos por dependencia:

Etapa o fase (actividad)

Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el

que se agrega valor a un insumo y se construye a la satisfacción de una necesidad.

ProcedimientoProcedimientos: son trabajos concretos que realizan

uno o varios empleados. Deben ser observables, repetitivas y medibles.

Nivel y denominación del empleo

Nivel del empleo: corresponde a la jerarquía, naturaleza de sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeño y estos

son: directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial.

FORMATO CARGAS DE TRABAJO

Requisitos del procedimientoDenominación del empleo: se refiere al nombre del cargo específico de debe

realizar una determinada labor.

Cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes

Cantidad promedio: se obtiene de las estadísticas de la institución o de las

metas que se tengan para el periodo o de los indicadores de gestión.número de veces que en promedio se repite en el

mes.

Tiempos

Tmin

Tprom

Tmax

Tiempo de trabajo por cada procedimiento en horas (tiempo

estandar)

Tiempo de trabajo: mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la

ejecución de cada procedimiento descrito en la columna 3, y escríbalo en la

columna 7 del formulario.

FORMATO CARGAS DE TRABAJO

Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento, distribuido por niveles y denominaciones del empleo

(columna 6 x columna 7)

Directivo

Asesor

Profesional

Técnico

Asistencial

Total promedio mes - horas hombre por actividad

Total promedio mes: sume los tiempos totales de los procedimientos de la

respectiva actividad de las sub-columnas de la columna 8

Total promedio mes - horas hombre por proceso

Total promedio mes: sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso

registrados en la columna 9

Cantidad de productos generados por el proceso en el mes o metas propuestas

Productos: cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes.

FORMATO CARGAS DE TRABAJO

CONSOLIDADO CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA

FORMULARIO 2

ENTIDAD: XXXXXXXX XXXXX XXXX XXX

NIVELES JERÁRQUICOS

DEPENDENCIA DIRECTIVO ASESORPROFESIONA

LTECNICO

ASISTENCIAL

TOTAL

DESPACHO           0DIRECCION A

          0

DIRECCION B          0

DIRECCION C          0

DIRECCION D0 0 1 0 0 1

TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DE EMPLEO 0 0 1 0 0 1

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

• Estudio Técnico• Análisis de la Estructura

• Estudio Comparativo de la Planta Actual y Propuesta

• Análisis Carga Laboral• Proyectos de Decreto (Estatutos, Estructura

y Planta)• Proyecto Resolución de Manual Especifico

de Funciones y Competencias