ESZA Nonprofit Kft

ESZA Nonprofit Kft.

TÁMOP-5.3.8-11/A1-2012-0001 azonosítószámú„Rehabilitáció - Érték - Változás (RÉV): Megváltozott munkaképességű személyek munkaerő-piaci helyzetének elősegítése érdekében történő rendszerszintű képzési és szolgáltatásfejlesztési modellprogram”

ORSZÁGOS MUNKAERŐ-PIACI SZOLGÁLTATÓ ÉS SZAKMAI TÁMOGATÓ HÁLÓZAT II. ORSZÁGOS HÁLÓZATI TALÁLKOZÓ

2014. január 30.

TÁMOP-5.3.8.A2-12

PROJEKT ZÁRÁS

A projekt megvalósításának időtartama maximum 24 hónap. A pályázó projekttel kapcsolatos végső pénzügyi elszámolását tartalmazó záró projekt beszámoló benyújtásának végső határideje a szakmai tevékenységek teljesítését és a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítését (projekt megvalósításának befejezését) követő 30. nap.Fizikai befejezés:A támogatott tevékenységet akkor tekintjük fizikailag befejezettnek, ha az a támogatói okiratban, támogatási szerződésben meghatározottak szerint teljesült a pályázati felhívásban és útmutatóban meghatározott feltételek mellett. A projekt fizikai befejezésének a beruházás, illetve a projekt utolsó tevékenységének fizikai teljesítésének napja minősül.A projekt megvalósítása:A projekt megvalósításának (támogatott tevékenység teljesült és a számlák kifizetése a Kedvezményezett részéről megtörtént) végső dátuma a projekt fizikai befejezését követő maximum 60. nap.

TÁMOP-5.3.8.A3-12

PROJEKT ZÁRÁS

A projekt megvalósításának időtartama minimum 18, maximum 24 hónap. A pályázó projekttel kapcsolatos végső pénzügyi elszámolását tartalmazó záró projekt beszámoló benyújtásának végső határideje a szakmai tevékenységek teljesítését és a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítését (projekt megvalósításának befejezését) követő 30. nap.Fizikai befejezés:A támogatott tevékenységet akkor tekintjük fizikailag befejezettnek, ha az a támogatói okiratban, támogatási szerződésben meghatározottak szerint teljesült a pályázati felhívásban és útmutatóban meghatározott feltételek mellett. A projekt fizikai befejezésének a beruházás, illetve a projekt utolsó tevékenységének fizikai teljesítésének napja minősül.A projekt megvalósítása:A projekt megvalósításának (támogatott tevékenység teljesült és a számlák kifizetése a Kedvezményezett részéről megtörtént) végső dátuma a projekt fizikai befejezését követő maximum 60. nap.

Módosítások alapelvei

ÚSZT esetében:• A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 36. § (1) pontja alapján, ha a

kedvezményezettnek a támogatás szempontjából releváns adataiban, vagy a támogatás feltételeiben változás következik be, a kedvezményezett a tudomására jutástól számított 30 napon belül köteles azt írásban bejelenteni a támogatónak.

• A kedvezményezett a támogatási szerződés módosítását kezdeményezi, a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 36. § (1)-(2) bekezdésben meghatározott módosítási igények esetében.

A fentiek alapján a támogatási szerződés az alábbi módokon változhat:• Változás bejelentéssel• Szerződésmódosítással

VÁLTOZÁS BEJELENTÉSE

Ha a kedvezményezett szerződésben foglalt azonosító adatai, illetve a projekt jellemzői megváltoznak, ÚSZT esetében pedig a 4/ 2011-es rendelet 36. § (2) pontjában és ezzel összhangban az ÁSZF 6. pontjában meghatározott mértéket el nem érő mértékben akkor erről írásban a változás bejelentés formanyomtatványon, postai úton, a kérelmet alátámasztó dokumentumokkal együtt, szükséges értesítenie az ESZA-t.


Valamennyi, a projektet érintő változás esetén bejelentési kötelezettség!

Különösen fennáll a Kedvezményezett bejelentési kötelezettsége az alábbi esetekben (a felsorolás nem teljes körű): • Adminisztratív okok (pl. cím, bankszámlaszám változása),• A projekt befejezése előreláthatólag 3 hónapot nem meghaladóan késik,• A projekt összköltségének 20%-át nem meghaladó mértékű költség-

átcsoportosítás (oszlopok és/vagy két számjeggyel jelölt sorok között),• Személyi változások (aláírásra jogosult személy, kapcsolattartó stb.)• ÚSZT esetében bármilyen mértékben csökken, vagy nő az indikátor

értéke,• Olyan változások, melyek nem érintik a projekt alapvető célkitűzéseit.


• a projekt adatlapban, és/vagy egyéb pályázati dokumentumban megjelenített, vagy a támogatási szerződés egyéb mellékletében megjelenített projekt tevékenységek átütemezése, módosítása esetén;

• tájékoztatás és nyilvánossági, valamint horizontális (esélyegyenlőségi, környezeti fenntarthatósági) vállalások módosításai esetén;


A Kedvezményezett köteles a változás bejelentő formanyomtatványon benyújtani a kérelmét.• előzetes e-mailes egyeztetés az ESZA-val• A Kedvezményezettnek a szerződés hatálya alatt valamennyi, a projektet

érintő változás esetén bejelentési kötelezettsége áll fenn ÚSZT esetében a változást követő 30 napon belül.

• változás bejelentő formanyomtatvány, szöveges indoklás és alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges + költségvetés módosítás elektronikusan

• ESZA: elfogad /elutasít/ hiánypótlást kér • hiánypótlás benyújtásra: 15 munkanap, ha a hiánypótlás nem érkezik be

határidőre vagy nem megfelelő: elutasítás


A változás bejelentési kérelmet 1 eredeti példányban papíron, a Kedvezményezett hivatalos képviselője által aláírva szükséges beküldeni, valamint költségvetés változása esetén a Költségvetés és költségmódosító táblázatot elektronikusan CD-n, vagy e-mailben, továbbá az esetleges egyéb alátámasztó dokumentumokat 1 eredeti, vagy hitelesített másolati példányban.

SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS

Szerződés csak akkor módosítható, ha a projekt a módosított feltételekkel is támogatható lett volna!

A kedvezményezett az alábbi esetekben köteles szerződésmódosítást kezdeményezni a 4/2011-es rendelet 36 § (2) és az ÁSZF Szerződésmódosításra vonatkozó pontja alapján:- a projekt megvalósításának befejezése a hatályos támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik,- változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.


Felhívjuk a figyelmet, hogy a Támogatási Szerződés módosítása csak kivételesen indokolt esetben, olyan célból és tartalommal lehetséges, amely a projekt eredeti célkitűzését nem változtatja meg.A Támogatási Szerződés esetleges módosítását a Kedvezményezett kezdeményezheti írásban.A Kedvezményezettnek a szerződés-módosítási kérelmét megfelelő indoklással alátámasztva, a módosítások beálltát megelőzően kell benyújtania. A módosítási kérelem tartalma nem lehet ellentétes az értékelés során meghatározott feltételekkel.


ÚSZT – a Támogatási szerződés Általános Szerződési Feltételek 4. pontja tartalmazza a szerződés módosítására vonatkozó előírásokat és határidőket.

előzetes e-mailes egyeztetés az ESZÁ-val

Benyújtandó dokumentumok: • szerződésmódosítási kérelem formanyomtatvány a módosítás

indoklásával• költségvetés módosítása esetén a költségvetés módosítást

bejelentő tábla (Csak a módosítandó sorok töltendők!)• alátámasztó dokumentumok


A Kedvezményezett a Támogatási Szerződés módosítását köteles kezdeményezni az alábbi esetekben:• A projekt megvalósításának befejezése előreláthatólag 3 hónapot

meghaladóan késik• Összköltség 20%-ot meghaladó mértékben változik

/költségkategóriák szerinti bontás az eredeti TSZ-hez képest/• A projekt bármely egyéb, a célkitűzését befolyásoló lényeges

jellemzője változik

Időszakos beszámoló (IB)

Kifizetési igénylés benyújtása kizárólag beszámoló együttes benyújtásával lehetséges.Többszöri elszámolók esetén, időközi kifizetés kizárólag – a projekt fizikai előrehaladását bemutató – időszakos beszámoló (IB) benyújtásával együtt igényelhető.

Az IB – projekt szinten – tartalmazza a jelentéstételi időszak alatt lezajlott tevékenységek előrehaladásának, illetve a megvalósított tevékenységek eredményeinek bemutatását. Az IB-t az NFÜ által meghatározott egységes formátumban, elektronikusan kell benyújtani az NFÜ honlapjáról elérhető Pályázati e-ügyintézés felületről.

TÁJÉKOZTATÁS ÉS NYILVÁNOSSÁG

Beszámoló a tevékenységekről az IB-ben.Alátámasztó dokumentumok benyújtása (pl. fényképek, kiadványok egy példánya, újságcikkek)A pályázatban és a kapcsolódó útmutatókban részletesen megtalálhatók a kötelezettségek:• Pályázat

• Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei• Arculati kézikönyv• ESZA finanszírozás!

A Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettsége c. Útmutatóban előírt kommunikációs tevékenységek nem teljesítése vagy részleges teljesítése, illetve az előírtaktól eltérő formában történő megvalósítása a megítélt támogatás kommunikációra elszámolható részének csökkentését vonja maga után.

MONITORING LÁTOGATÁS

A projekt-előrehaladás szakmai szempontú nyomon követésének legfontosabb eszköze a monitoring látogatás. A látogatás elsődleges célja a projekt megvalósítási helyszínen történő információgyűjtés a projektek megvalósításáról. A monitoring látogatás során cél a projekt támogatási szerződésében / támogatói okiratában rögzített célokhoz illeszkedő tevékenységek megvalósításról, az ütemterv szerinti előrehaladásáról, az indikátorok teljesüléséről, az alkalmazott eljárások megfelelőségéről, a beszámolási, változás bejelentési kötelezettségek és a horizontális vállalások teljesítéséről információk gyűjtése és azok összehasonlítása a Időszakos Beszámolóban és kifizetési kérelmekben tett nyilatkozatokkal.


A monitoring látogatás célja továbbá, hogy feltárja a szakmai megvalósítás kapcsán felmerülő nehézségeket, problémákat, kockázatokat, ezek megelőzésére és kezelésére javaslatot tegyen.

A monitoring látogatás célja az is, hogy segítse a látogatáson szerzett információk alapján a program megvalósulását az esetleg szükséges intézkedések, beavatkozások meghatározásával.


A látogatások gyakorisága az egyes konstrukciók vonatkozásában a projekt mérete, típusa, a támogatási összeg függvényében eltérő.

Monitoring látogatás típusai:

Tervezett időközi monitoring látogatás Kiemelt projektek esetében minden projekt a hatálya alá esik.A szerződés hatályba lépésétől fél éves gyakorisággal, de évente minimum egyszer, és projektidőszak alatt legalább két alkalommal történik monitoring látogatás

Rendkívüli időközi monitoring látogatás:Amennyiben rendkívüli jelleggel, azonnali információgyűjtés, vagy a projekt szakmai támogatása miatt rövid időn belül szükséges monitoring látogatást lefolytatni.


• A látogatás célja a támogatási szerződésben vállalt valamennyi kötelezettség, számszerűsített vállalások a szerződés időtartama alatti megvalósulásának ellenőrzése.

• A szakmai monitor a meghatározott projektmérföldkő várható elérése előtt egyezteti a kedvezményezettel a látogatás időpontját és helyszínét.

• A helyszínen látogatási feljegyzést készít, melyben minden fontos megállapítás szerepel. A látogatási feljegyzést minden jelenlévő (kedvezményezett, monitoring szakértő, a KSZ konstrukcióért felelős munkatársa) aláírja.

• A monitoring látogatás nem azonos a helyszíni ellenőrzéssel: alapvetően támogató, szakmai segítséget nyújtó a monitor szerepe

TÁMOP-5.3.8.A2-12

Projekt fenntartása

Pályázati útmutató C10. pontA pályázó a projekt befejezésétől számított 5 évig, kis- és középvállalkozások esetében 3 évig, a támogatás visszafizetésének terhe mellett vállalja, hogy a projekt megfelel a 1083/2006/EK Tanácsi Rendelet 57. cikk első bekezdésében foglaltaknak.

A Pályázónak vállalnia kell, hogy a támogatott projekt keretében létrehozott eredményeket a projekt befejezését követően fenntartja az alábbiak szerint:· A pályázó a projekt befejezésétől számított 5 évig a nála foglalkoztatott megváltozott munkaképességű munkavállalókon saját hatáskörben elvégzett felmérések eredményeit, illetve a munkavállalóval kapcsolatos, a rendszer által kezelt információkat a Portálon rögzíti, az ott rögzített adatok napra készségét folyamatosan biztosítja· A pályázó a programba bevont, képzésben részesített személyek nyomon követését a program befejezését követő 6 hónapig biztosítja· A pályázó által a program befejezése után legalább 3 évig a megvalósításra kerülő képzések tervezése és megvalósítása során felhasználja/beépíti a projekt keretében megkapott képzési anyagokat· A pályázó az általa betölteni kívánt üres álláshelyek tekintetében a projekt befejezésétől számított legalább 5 évig gondoskodik azoknak a Portálon történő rögzítéséről (saját maga, vagy valamely munkaerő-piaci szolgáltató szervezet révén)

TÁMOP-5.3.8.A3-12


Pályázati útmutató C10. pontA pályázó a projekt befejezésétől számított 5 évig, kis- és középvállalkozások esetében 3 évig, a támogatás visszafizetésének terhe mellett vállalja, hogy a projekt megfelel a 1083/2006/EK Tanácsi Rendelet 57. cikk első bekezdésében foglaltaknak.

A pályázónak vállalnia kell, hogy a támogatott projekt keretében létrehozott kapacitásokat, szolgáltatásokat a projekt befejezését követően legalább 3 évigfenntartja az alábbiak szerint:- Aktívan részt vesz a munkaerő-piaci szolgáltató és szakmai támogató hálózat munkájában;- A munkaerő-piaci szolgáltatás egységes, TÁMOP-5.3.8-11/A1 által kifejlesztett informatikai eszközeinek, szoftvereinek használata;- A TÁMOP-5.3.8-11/A1 kiemelt projekt által kifejlesztett integrált informatikai rendszerbe (Portál) rögzített adatok ellenőrzése, frissítése;- Fenntartja az Országos Monitoring rendszerbe történő rendszeres adatbevitelt.


A fenntartási kötelezettség teljesítéséről a projektgazdának a projekt befejezését követően 5 évig évente be kell számolnia Projekt Fenntartási Jelentés formájában.

A fenntartási időszak során benyújtott fenntartási jelentés PFJ-nek minősül, melyben a kedvezményezett a jelentés tárgyidőszakára vonatkozóan nyilatkozik a fenntartási kötelezettségek teljesítéséről. Az utolsóként benyújtott fenntartási jelentés ZPFJ-nek minősül, melyben a kedvezményezett nyilatkozik a fenntartási kötelezettségek teljes körű teljesítéséről.

DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE

A pályázónak a projekttel kapcsolatos minden dokumentumot elkülönítetten kell nyilvántartania, és legalább 2020. december 31-ig azokat megőriznie.

Tipikus hibák

(általános, változásbejelentés, szerződésmódosítás)

• A változás bejelentési kérelmeket papír alapon és elektronikus adathordozón is szükséges benyújtani, az alábbiak szerint:

Papír alapon: változás bejelentő kérelem az előírt formanyomtatvány kitöltésével, egy eredeti példányban, képviselő által aláírva (a formanyomtatványok a www.esza.hu oldalon elérhetőek) Elektronikusan CD/DVD: valamennyi papír alapon benyújtott dokumentum szkennelt változata.

• A változás bejelentéseket/ szerződésmódosításokat ill. változás bejelentések/szerződésmódosítások hiánypótlását minden esetben célszerű sorszámmal megjelölni a nyomonkövethetőség érdekében.

• A válasz borítékon szükséges feltüntetni: projekt azonosítószáma, „változás bejelentés”/”szerződésmódosítás”, vagy „változás bejelentés hiánypótlása”/ szerződésmódosítás hiánypótlása” (sorszámával együtt)

http://www.esza.hu/

Tipikus hibák

(általános, változásbejelentés, szerződésmódosítás)

• Újabb változás bejelentés/szerződésmódosítás benyújtására, csak az előzőleg beérkezett és általunk, döntéssel lezárt kérelem után van lehetőség.

• Ha a hivatalos e-mail cím változott a Támogatási Szerződés megkötése,

úgy a módosítást, Változás Bejelentésben szíveskedjenek megküldeni a részünkre; ellenben a szerződés adatlapon feltűntetett e-mail cím marad a hivatalos cím.

Tipikus hibák

(Kifizetési Igénylések, időszaki beszámolók)

1. Alátámasztó dokumentumok összeállítása

A számlák alátámasztásához hasznos információkat szolgáltatnak a www.esza.hu oldalról letölthető segédletek:

• "A kifizetési kérelem mellé benyújtandó, pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok összessége - mátrix"

• "Ellenőrzési szempontok a 2007-2013 közötti programozási időszakra vonatkozó dokumentum mátrixban felsorolt projekt dokumentumokhoz"

- A dokumentumok nem a megfelelő kronológiát tükrözik (például a szerződésben rögzített teljesítési folyamat a valóságban nem teljesül a leírtak szerint).

- Nincsenek összhangban a dokumentumok (A szakmai teljesítés kronológiája nincs összhangban az alábbi dokumentumokkal: számla, teljesítésigazolás, megkötött szerződés.).

- Keletkezett szerződések (vállalkozói, megbízási, munka stb.) módosításai az elszámolásokhoz kapcsolódóan nem kerülnek benyújtásra.

http://www.esza.hu/

Tipikus hibák


2. „200 000 Ft-os szabály”

- Amennyiben egy költségtételnél a támogatásigénylés meghaladja a 200 ezer forintot úgy az alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges abban az esetben is, ha költségösszesítő egy-egy soráról van szó (ekkor az adott sor összesen sorát kell figyelembe venni).

- Kivétel ez alól az ERFA típusú költségek: ezekkel kapcsolatban az alátámasztó dokumentáció megküldése értékhatártól függetlenül szükséges.

Tipikus hibák


3. Összesítők készítése, benyújtásaAz összesítők benyújtását elektronikus adathordozón is szükséges megtenni. (xls és szkennelt példányban).

Személyi jellegű összesítők:A bérösszesítőn nem megfelelően kerültek kitöltésre az alábbi adatok:- "Projektre fordított munkaidő aránya (%)": Ebben az oszlopban azt kell szerepeltetni,

hogy a projektben résztvevő személy munkaidejének hány százalékában foglalkozik a projekttel (pl: teljes munkaidő keretben a heti 20 órában végzett projekttevékenység 50%).

- "Arányosítandó": Ezekben az oszlopokban a munkaszerződés szerinti bér és járulékok szerepeltetése szükséges, mely alapját képezi a Projekt terhére elszámolni kívánt tételeknek.

- Magasabb a projekt terhére elszámolni kívánt költségtétel, mint a hatályos költségvetésben. Adott elszámolásban csak a költségvetéssel összhangban számolhatók el a tételek, afölött a Kedvezményezettnek kell vállalnia a szükséges forrás biztosítását.

Tipikus hibák


Alátámasztó dokumentumok:

- Munkaszerződés/ Megbízási szerződés/ Kinevezés/ Célfeladat kiírás/ Helyettesítési rendelvény: Ha a projekt kapcsán munkaszerződés-módosításra került sor, de a bér nem változott, akkor szükséges annak a példánynak a másolatát is beküldeni, amely tartalmazza azt a bruttó összeget/személyi alapbért, amely a projektben elszámolni kívánt tételek kiszámításának alapjául szolgál. Amennyiben a projektben történő részvétellel a bruttó bér emelésre, de a munkaszerződés-módosítás benyújtásra nem került, akkor ennek pótlása is szükséges. A költségtételek elszámolásának egyik feltétele, hogy a hatályos munkaszerződésben foglalt bérezés megegyezzen a bérjegyzékkel és így az összesítőben feltüntetett összeggel.- Kifizetési bizonylata- Munkaidő nyilvántartás (amennyiben nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra adott projekt terhére).- Munkaszerződés/ kinevezés esetén munkaköri leírás (amely tartalmazza a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását)/ Helyettesítés esetén helyettesítési rendelvény: Munkaköri leírások közül nem kerül benyújtásra az, amely a projektben betöltött pozíció kapcsán releváns.-Bérjegyzék/ fizetési jegyzék/ adóhatóság folyószámla kivonat az illetményekről.

Tipikus hibák


Általános költségek összesítője:

- Arányosítási módszer leírása, eredeti, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt példány (amennyiben a költség arányosítással kerül elszámolásra) benyújtása szükséges az első elszámoláskor (amikor először kerül benyújtásra ilyen összesítő).

Tipikus hibák


Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához:

- Az összesítő több sorában nem kerül kitöltésre a "Bizonylat sorszáma" és a "Bizonylat kelte". Amennyiben az adott költségtételhez nem tartozik konkrét bizonylat vagy éppen több bizonylat támasztja alá a költséget, úgy a releváns cellákba a kiküldetési rendelvény sorszámát és keltét kell feltüntetni.

Tipikus hibák


4. Hiánypótlás teljesítése

- A költség- és számlaösszesítő javítását követően ellenőrizni szükséges a Pályázati e-ügyintézés felületen rögzített adatokat, szükség szerint korrigálni.

- A javított költség- és számlaösszesítőt papíralapon és elektronikus adathordozón (CD) is meg kell küldeni ellenőrzésre.

- Minden hiánypótlási feltétellel érintett számla ellenőrizni, szükséges esetén javítani kell a Pályázati e-ügyintézés felületen történt rögzítést.

- Amennyiben hiánypótlási feltételként dokumentum hiányosság merül fel, úgy a benyújtást elektronikus adathordozón (CD) kell teljesíteni.

- A megjelölt kérések teljesítését, illetve a Pályázati e-ügyintézés felületen történt végleges mentést (Beküldött státusz) követően a hiánypótláshoz kapcsolódó kifizetési igénylés formanyomtatványt papír alapon a szervezet képviselője által aláírva és szkennelve elektronikus adathordozón (CD) is meg kell küldeni.

DOKUMENTUMOK MEGŐRZÉSE

TÁMOP-5.3.8.A2-12TÁMOP-5.3.8.A3-12

Köszönöm a figyelmet!

Elérhetőség: E-mail:

[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

ESZA Nonprofit Kft