CUPRINS

I. INIŢIEREA PROIECTULUI (DE LA IDEE LA PROIECT)……... 1

II. ANALIZA PROIECTULUI……………………………………….... 3

III. ORGANIZAREA PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT (FORMAREA ECHIPEI DE PROIECT)…………..... 7

IV. PLANIFICAREA PROIECTULUI………………………………... 9

V. BUGETUL PROIECTULUI……………………………………….... 15

VI. CE SE ÎNTÂMPLĂ DUPĂ TRANSMITEREA CERERII DE FINANŢARE?............................................................ 16

VII. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI………………………….... 17

VIII. MONITORIZAREA ŞI CONTROLUL PROIECTULUI…….... 18

IX. EVALUAREA PROIECTULUI……………………………………. 18

X. RAPORTAREA PROIECTULUI………………………………….... 19

XI. CONCLUZII………………………………………………………… 20

I. INIŢIEREA PROIECTULUI (DE LA IDEE LA PROIECT)

1. Când este necesar un proiect?Un proiect este unic. De obicei urmăreşte rezolvarea unei probleme cronice, inovarea sau schimbarea unui mod de lucru sau a unei metode. Succesul unui proiect depinde de calitatea ideii acestuia, dar şi de abilităţile echipei de proiect în câteva domenii vitale: managementul, marketingul sau conducerea financiară a proiectului.Nu orice iniţiativă constituie un proiect. Trebuie să se verifice dacă sunt îndeplinite condiţiile esenţiale care definesc un proiect:

să fie definit un ansamblu de activităţi independente, întreprinse în mod organizat, cu caracter de unicitate în cadrul organizaţiei promotoare;

să existe momente de început şi de sfârşit, clar definite pentru activităţile derulate; să existe un buget clar definit; să permită obţinerea rezultatelor bine precizate, necesare pentru a satisface obiectivele clar

definite înainte de iniţierea proiectului.2. Cum se poate verifica dacă o idee se poate transforma într-un proiect?Nu este nevoie neapărat de un geniu pentru a găsi o idee de proiect. Deşi se crede că pentru a fi creativ trebuie să existe nişte calităţi excepţionale, ideile de proiecte au la bază problemele cronice ale organizaţiei, printr-o observare permanentă şi o evaluare critică a ceea ce ne înconjoară. Metoda cea mai simplă este renunţarea la prejudecăţi şi promovarea schimbărilor ca instrument de îmbunătăţire continuă a performanţelor organizaţiei.Deci, este vorba de un proiect ori de câte ori trebuie:

încercat ceva nou (o idee, un mecanism, un serviciu); promovat ceva nou (un mod de lucru, un produs nou, etc.); rezolvat o problemă concretă (de exemplu: instruirea unui anumit număr de persoane,

restructurarea unei companii, construirea unui obiectiv industrial).3. Prin ce se diferenţiază managementul de proiect de managementul unei organizaţii?Managementul de proiect este tot o formă de management, dar contextul este diferit deoarece:

nu există, de obicei, personal permanent (echipa de proiect este creată şi dispare odată cu proiectul - angajările se fac pe perioade limitate sau în regim de colaborare / experţi);

atribuţii nepermanente ale personalului echipei de proiect: personalul implicat în proiect poate juca roluri diferite la momente diferite; structura ierarhică nu este stabilă;

proiectul are un plan cu termene clare şi resurse alocate pe activităţi şi categorii de cheltuieli, o durată limitată, un buget bine stabilit;

există obiective clare şi măsurabile, un termen până la care trebuie îndeplinite, modalităţi de măsurare a îndeplinirii obiectivelor.

Managementul de proiect este: orientat spre obiective şi spre schimbare; multi-disciplinar; inovator (prin căutarea unor idei noi şi rezolvarea unor probleme); orientat spre control (pentru a asigura îndeplinirea sa în totalitate); orientat spre performanţă; flexibil (prin adaptarea rapidă la schimbări).

4. Care sunt funcţiile managementului de proiect?Funcţiile managementului de proiect sunt următoarele:

Analiza - prima etapă a ciclului managementului de proiect: definirea activităţilor necesare, a modurilor posibile de îndeplinire a acestora şi a potenţialelor constrângeri. Analiza se face din punct de vedere tehnic, logistic, administrativ, social, economic şi politic.

Planificarea - partea fundamentală a managementului de proiect: înţelegerea a ceea ce trebuie făcut şi trasarea unui program care să indice când vor fi întreprinse activităţile.

Organizarea: asigurarea disponibilităţii resurselor umane, materiale şi financiare necesare desfăşurării activităţilor proiectului, în cantitate suficientă, la momentul şi locul potrivit, precum şi distribuirea responsabilităţilor către echipa de proiect şi coordonarea activităţilor tuturor celor implicaţi.

1

Autorizarea şi împuternicirea: funcţia care conferă legitimitatea celor care lucrează în cadrul proiectului; această funcţie permite delegarea şi stabilirea responsabilităţilor fiecărei persoane implicate în realizarea proiectului.

Monitorizare şi control: verificarea respectării îndeplinirii obiectivelor propuse şi introducerea acţiunilor de îmbunătăţire necesare.

5. Cum se poate obţine finanţare pentru realizarea unui proiect?Există mai multe metode pentru obţinerea unei finanţări:A) exercitarea puterii organizaţiei promotoare a proiectului:

lobby pentru prevederi legislative favorizante.B) persuasiune şi seducţie:

aplicarea tehnicilor de “fund-raising”: atragerea de sponsorizări sau cofinanţări; obţinerea de finanţări (ne)rambursabile.

C) utilizarea oportunităţilor existente: crearea de parteneriate oportune; implicarea în colaborări utile.

6. Prin ce se deosebeşte un PROIECT de un PROGRAM de finanţare?Un proiect este o investiţie de resurse pe o perioadă determinată, cu scopul de a atinge obiective predeterminate. Exemple de proiecte: învăţarea unei limbi străine, construirea unei case, asigurarea eficientă a asistenţei sanitare, sprijinirea creării de IMM-uri. Programul de finanţare este o sumă de proiecte care contribuie la atingerea obiectivelor finanţatorului.Asemănări între proiect şi program:

Ambele urmăresc să faciliteze realizarea unor anumite obiective.Deosebiri între proiect şi program:

Programul se întinde de obicei mai mult în timp şi în spaţiu, acoperă o gamă mai largă de obiective şi implică o investiţie de resurse (prin suportarea costurilor proiectelor) într-o perioadă determinată.

Proiectul contribuie într-o măsură limitată la atingerea obiectivelor finanţatorului, declarate într-un program.

7. Care este mecanismul cel mai utilizat pentru generarea de idei de proiecte?Proiectul este o problemă aleasă pentru a fi rezolvată, din multitudinea de probleme cronice cu care se confruntă o organizaţie. Prin “problemă” se înţelege o abatere de la situaţia normală prevăzută. Alte sinonime parţiale pentru problemă sunt: disfuncţionalitate, anomalie, impas, incident, conflict, dilemă.Rezolvarea unei probleme este procesul de găsire a cauzelor şi a acţiunilor corective sau preventive necesare pentru înlăturarea acestor cauze, prin parcurgerea a 3 etape esenţiale:

identificarea problemelor cronice; etapa de diagnostic:

o selecţia problemei ce trebuie rezolvată;o identificarea cauzei/cauzelor care determină persistenţa problemei selectate;

etapa de înlăturare a cauzelor:o găsirea soluţiilor posibile;o selecţia soluţiei celei mai probabile pentru problema în cauză (identificarea acţiunilor

corective care au ca scop eliminarea cauzelor);o aplicarea acţiunilor corective identificate, pentru testarea soluţiei alese (verificarea

eliminării cauzei/cauzelor care determină persistenţa problemei);Ce implică rezolvarea unei probleme? În primul rând o serie de resurse necesare (timp, resurse umane, financiare şi materiale, metode şi instrumente specifice pentru îmbunătăţirea continuă a performanţelor organizaţiei.8. De ce este nevoie de un proiect cu finanţare nerambursabilă?Prin derularea de proiecte cu finanţare naţională sau internaţională se urmăresc trei scopuri:De prima parte: Rezolvarea unor probleme interne ale organizaţiei, cu ajutorul unor finanţări externe;De secunda parte: Consolidarea încrederii clienţilor faţă de organizaţie, prin dezvoltarea de parteneriate, recunoaşterea capacităţii de gestiune a unor proiecte de către organisme independente;De terţa parte: Cristalizarea unei opinii publice favorabile faţă de organizaţie, prin prezenţa şi diseminarea experienţelor obţinute.9. Cum pot fi identificate temele proiectelor potenţiale?

2

Idei şi surse de informaţii utile pentru găsirea de teme de proiecte pot apărea de la: sponsorii/finanţatorii proiectului; guvern şi ministere; organizaţii şi/sau experţi în domeniul considerat; analiza necesităţilor dintr-un anumit domeniu.

II. ANALIZA PROIECTULUI

1. Care este diferenţa/asemănarea între solicitarea unei finanţări nerambursabile şi solicitarea unei finanţări rambursabile (un credit)?Deosebirea dintre finanţarea rambursabilă şi nerambursabilă constă în răspunsul dat la următoarele întrebări:

“Poate organizaţia finanţată, fără dificultăţi majore, să ramburseze creditul din capacitatea financiară şi afacerile curente?”

“Poate organizaţia finanţată, fără dificultăţi majore, să asigure îndeplinirea obiectivelor declarate şi să obţină rezultatele prevăzute conform planificării?”

Asemănarea provine din faptul că, în ambele situaţii, solicitantul trebuie să aibă o viziune clară a proiectului pentru care are nevoie de finanţare, să prezinte un plan detaliat de activităţi necesare pentru atingerea obiectivelor propuse şi pentru obţinerea rezultatelor dorite, precum şi un buget detaliat pentru toată perioada de implementare a proiectului, şi să-şi demonstreze capacitatea de a conduce proiectul.2. Care sunt elementele esenţiale ce trebuie avute în vedere pentru solicitarea unei finanţări nerambursabile?Iată câteva dintre elementele esenţiale ce trebuie avute în vedere pentru solicitarea unei finanţări nerambursabile:

verificarea criteriilor de eligibilitate:o tipuri de organizaţii eligibile: societăţi comerciale, ONG-uri, asociaţii, etc.;o parteneriate impuse (naţionale, internaţionale);

3

o criterii specifice de eligibilitate: financiare (profit, CA, etc.), resurse umane (număr maxim de angajaţi, tip de angajaţi, anumite competenţe necesare), resurse tehnice (anumite echipamente/ sisteme disponibile), criterii de altă natură;

o priorităţi/ obiective/ teme de proiect eligibile;o activităţi/ rezultate eligibile;

termene relevante:o data de începere/ finalizare a programului / proiectului;o termenul limită de depunere a propunerii de proiect şi de contractare a finanţării;

bugete şi cheltuieli:o buget maxim total;o cofinanţare impusă: în natură şi/ sau în bani;o tipuri de cheltuieli eligibile: cheltuieli salariale: salarii, deplasări; cheltuieli curente:

chirii, utilităţi, consumabile; cheltuieli pentru subcontractare: training, traduceri, consultanţă etc.; investiţii; alte categorii de cheltuieli eligibile;

conţinutul minim al cererii de finanţare:o cuprins minim impus (capitole) în formularul de solicitare de finanţare;o anexe obligatorii;

forma de prezentare a propunerii de proiect:o condiţii specifice de prezentare: formulare disponibile, numerotare, codificare,

îndosariere;o condiţii specifice de predare: număr de copii, mod de transmitere, de înregistrare;

procedura de evaluare a propunerii de proiect:o cine şi ce evaluează;o criterii specifice de evaluare;

detalii preliminare din contractul de finanţare:o procedura de raportare;o procedura de monitorizare/ evaluare;o condiţii de plată şi calendarul plăţilor.

3. Care sunt elementele esenţiale ce trebuie avute în vedere pentru solicitarea unui credit?Iată câteva dintre elementele esenţiale ce trebuie avute în vedere pentru solicitarea unei finanţări rambursabile:

verificarea eligibilităţii:o tipul de organizaţie care poate solicita credit: domeniu de activitate, forma de

proprietate, localizare, data de înfiinţare etc.; performanţe financiare pe ultimii 1-3-5 ani, de exemplu; piaţa deţinută / piaţa vizată;

o tip de activităţi pentru care se acordă creditul; verificarea condiţiilor oferite:

o termen de creditare/ rambursare;o modalităţi de creditare: una sau mai multe tranşe;o dobânzi, penalizări, alte clauze;o termen de graţie;

documentaţia solicitată:o Cerere de credit (furnizată de către agenţia de implementare, bancă, ONG);o documentele juridice de constituire a firmei: înfiinţare, înregistrare, prezentare (copie a

statutului societăţii; copie a contractului de societate; hotărârea judecătorească de înfiinţare a societăţii; copie a Certificatului de Înmatriculare la Registrul Comerţului; copie a Certificatului de Înregistrare Fiscală - Cod fiscal; copii după Actele Adiţionale înregistrate la Registrul Comerţului cu modificările ulterioare înfiinţării; hotărârea Adunării Generale prin care au fost împuterniciţi reprezentanţii să contracteze credite bancare în numele societăţii);

o raportările financiare: bilanţul anual pentru ultimii 2-3 ani şi, după caz, ultimul bilanţ semestrial (cu toate anexele); balanţele de verificare pe ultimele trei luni, situaţia patrimoniului şi rezultatele financiare pe semestrul anterior; situaţia bugetului de

4

venituri şi cheltuieli (contul de profit şi pierderi) pentru anul în care se solicită creditul; situaţii financiare curente ale debitorului şi ale oricărui garant al acestuia;

o certificate, scrisori, garanţii, etc.;o alte referinţe solicitate;o plan de afaceri şi/sau plan de marketing şi anexe: autorizaţii şi avize necesare

funcţionării, proiect de construcţie, aviz de mediu; oferte de la furnizori pentru achiziţionarea de echipamente şi materii prime; cereri de ofertă de produse, servicii de la principalii clienţi; lista garanţiilor propuse de societate; rapoarte de evaluare şi dovada proprietăţii asupra acestora; acte privind situaţia juridică a terenului;

procedura de evaluare a cererii de credit; încheierea contractului de creditare:

o calendar plăţi; o procedura de monitorizare a derulării contractului.

4. Care sunt paşii de urmat pentru pregătirea unei propuneri de proiect?Paşii ce trebuie urmaţi pentru pregătirea unei propuneri de proiect sunt:

stabilirea ideii de proiect; identificarea sursei potenţiale de finanţare; obţinerea pachetului de informaţii; validarea ideii de proiect (compararea cu condiţiile enunţate de finanţator - verificarea

eligibilităţii ideii de proiect); identificarea şi selectarea partenerilor, dacă este cazul; completarea formularului de candidatură / cererii de finanţare; depunerea propunerii de proiect.

5. Cum se pot obţine informaţii despre finanţările disponibile?Toate mijloacele disponibile trebuie utilizate pentru a obţine informaţii despre oportunităţile de finanţare:

monitorizarea informaţiilor apărute în mass-media locală şi centrală; colectarea de informaţii actuale de la clienţi, parteneri, furnizori, colaboratori, etc.; participarea la seminarii, prezentări, informări, schimburi de experienţă; solicitări de informaţii de la autorităţile publice locale şi centrale; solicitarea de servicii de consultanţă de la centrele de servicii suport sau de la firme

specializate; utilizarea de reţele de informare: Internet, baze de date publice sau private; orice alte metode adecvate situaţiei concrete, obiectivelor urmărite, etc.

6. Ce proceduri de finanţare pot fi aplicate?Obţinerea unei finanţări nerambursabile în cadrul unui program derulat în România, sau la care participă România, este posibilă prin:

Participarea la un apel pentru proiecte (la o competiţie de proiecte):o depunerea unei propuneri de proiect în cadrul unui apel lansat de un conducător de

program;o finanţatorul stabileşte o serie de priorităţi şi obiective urmărite, iar proiectele trebuie să

se încadreze în aceste prevederi; tema proiectului depus de o organizaţie este la alegere, dar trebuie să se încadreze în priorităţile şi obiectivele programului;

o condiţiile de participare sunt descrise în pachetul de informaţii; Participarea la o licitaţie:

o licitaţia poate fi închisă sau deschisă;o tema proiectului este deja stabilită de finanţator (tema este unică), participanţii sunt

diferiţi;o condiţiile de participare la licitaţie sunt descrise în termenii de referinţă.

7. Care sunt primii paşi ce trebuie parcurşi pentru iniţierea unui proiect? Ce implică analiza proiectului?Odată luată decizia de a elabora o propunere de proiect, paşii ce trebuie parcurşi sunt:

definitivarea temei proiectului:

5

Primul pas este alegerea celei mai potrivite probleme specifice de rezolvat. Problema specifică aleasă trebuie să fie întotdeauna în relaţie cu misiunea organizaţiei. Mai mult, este esenţial ca problema specifică aleasă să motiveze oamenii să se implice în finalizarea cu succes a proiectului. Atunci când alegeţi o temă de proiect, trebuie să vă gândiţi la mediul intern al organizaţiei şi să vă puneţi următoarele întrebări:

Va incita această problemă implicarea oamenilor în acţiune? Se poate ca proiectul să fie finalizat în mod favorabil? Este problema rezolvabilă? Aveţi curajul

să mergeţi până la capăt? Obiectivele pot fi atinse într-un termen relativ scurt? Există o planificare în timp? Există o ţintă clară şi obiective identificate? Din multitudinea de probleme cu care se confruntă

organizaţia dvs. zi de zi este esenţial ca cea pe care o alegeţi pentru a constitui tema unui proiect să fie îndeajuns de specifică şi de concretă astfel încât oamenii să vadă un rezultat palpabil într-un orizont de timp rezonabil. În general, o problemă se compune din mai multe probleme specifice diferite. Rezolvarea unei probleme specifice vă va conduce cu un pas mai aproape de rezolvarea acelei probleme complexe cronice care se afla la rădăcina ei odată şi pentru totdeauna.

O temă bine aleasă pentru un proiect nu este o garanţie de succes. Este necesară o analiză, astfel încât să se asigure:

argumentarea relevanţei proiectului; crearea echipei de elaborare a propunerii de proiect; actului; stabilirea părţilor implicate în realizarea proiectului şi integrarea intereselor părţilor implicate

în derularea proiectului; definirea obiectivelor urmărite şi acceptarea lor de toţi cei implicaţi în realizarea proiectului; analiza resurselor necesare: verificarea resurselor disponibile şi, dacă este cazul, identificarea

partenerilor potenţiali; identificarea resurselor suplimentare care pot fi atrase pentru realizarea proiectului; identificarea obstacolelor potenţiale; definirea limitărilor şi constrângerilor; identificarea posibilităţilor de diseminare şi valorificare a rezultatelor proiectului; planificarea preliminară a timpului necesar; aprecierea atitudinii şi implicării părţilor interesate; evaluarea situaţiei reale şi a ipotezelor de lucru.

8. Care sunt condiţiile fundamentale în care se acordă granturile (finanţările nerambursabile)?Acordarea unui grant necesită respectarea câtorva condiţii fundamentale:

Granturile disponibile sunt anunţate public, prin mijloace cât mai accesibile. Procedura de acordare a granturilor trebuie să fie transparentă. Granturile se acordă pe baza calităţii cererilor de finanţare, astfel încât beneficiarii să nu fie

întotdeauna aceiaşi (să se asigure accesul cât mai larg la finanţare).Cele trei principii de acordare a unui grant sunt:

evaluarea colectivă a cererii de finanţare; evitarea finanţării multiple a aceleiaşi operaţii; publicitate ex-post: publicarea listei de finanţări acordate (numele şi adresele beneficiarilor,

sumele acordate, procentul de co-finanţare, tipul de anunţare a granturilor / apel de proiecte - licitaţie).

9. Ce conţine un apel pentru propuneri de proiecte?Apelul pentru propuneri de proiecte lansat în cadrul unui anumit program conţine de obicei următoarele date:

contextul în care se derulează programul de finanţare; subiectul apelului lansat; bugetul total disponibil pentru program, suma minimă/maximă a finanţării şi numărul estimat

de beneficiari; procentul minim obligatoriu de co-finanţare (inclusiv dacă se acceptă co-finanţare în natură şi

în ce proporţie); regulile de eligibilitate pentru promotori şi ceilalţi participanţi la proiect;

6

activităţile eligibile; costurile eligibile şi cele ne-eligibile; criteriile de evaluare (ex ante şi ex post), monitorizare şi control - tehnice şi financiare; termenele limită; condiţiile generale de transmitere a cererilor de finanţare.

Publicarea apelului pentru propuneri de proiecte se face de obicei pe mai multe căi, în funcţie de grupurile ţintă pentru programul respectiv: mass-media, Internet, înştiinţarea potenţialilor solicitanţi de finanţare, preselectaţi în urma intenţiilor declarate cu ocazia unui anunţ preliminar, publicitate în publicaţii specializate - în anumite situaţii, broşuri, pliante.10. Este obligatorie implicarea consultanţilor în luarea deciziei referitoare la alegerea temei de proiect?Managementul de proiect nu este întotdeauna o sarcină simplă şi fără riscuri. Experienţa în management de proiect este adesea o armă cu două tăişuri, pentru că deciziile se iau în grabă, fără a analiza toate aspectele cu atenţie.În acest context, în faza de identificare a ideii de proiect, implicarea consultanţilor poate fi riscantă. Întotdeauna este bine să existe o consultare a opiniei experţilor, dar numai dacă ideea de proiect este suficient de elaborată şi explicită. Dacă ideea de proiect nu este clară, atunci ea nu poate fi explicată unui consultant, iar acesta nu poate aprecia fezabilitatea unei idei relativ confuze.Dar în momentul în care ideea a depăşit faza exploratorie şi a ajuns în faza de proiect, când pot fi identificate aspectele inovative şi avantajele concurenţionale, este bine ca promotorul să se preocupe de:

declanşarea de sinergii (identificarea partenerilor şi obţinerea sprijinului de la părţile interesate de bunul mers al proiectului);

utilizarea resurselor necesare şi potenţiale; evitarea obstacolelor: identificarea riscurilor şi planificarea acţiunilor de îmbunătăţire.

Avantajele implicării consultanţilor în pregătirea propunerilor de proiecte: abilităţi specifice; implicare temporară; independenţă / obiectivitate; competenţe de consiliere; oportunităţi de instruire; execuţie rapidă.

III. ORGANIZAREA PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT(FORMAREA ECHIPEI DE PROIECT)

1. Care sunt categoriile de persoane interesate / implicate în proiect?Categoriile de părţi interesate / implicate în proiect sunt:

conducătorul de proiect: organizaţia sau persoana care răspunde de derularea proiectului; clientul: individul/ organizaţia care va folosi produsul proiectului; executantul proiectului: întreprinderea ai cărei angajaţi sunt implicaţi direct în managementul

proiectului; sponsorul: organizaţia sau persoana care asigură resursele financiare necesare proiectului; promotorul: organizaţia sau persoana care susţine derularea proiectului; beneficiarii proiectului: cei afectaţi (pozitiv sau negativ), de derularea şi/sau rezultatele

proiectului, din această categorie făcând parte şi beneficiarii direcţi ai proiectului.Rolul părţilor interesate:

pot avea o contribuţie esenţială la reuşita sau eşecul proiectului; comparativ cu un agent exterior proiectului, pot cunoaşte mult mai bine în ce măsură anumite

acţiuni sunt fezabile şi ce resurse sunt necesare pentru realizarea anumitor obiective; aşteptările acestora trebuie să fie gestionate pe parcursul derulării proiectului; pot oferi informaţii importante despre stadiul proiectului.

2. Cum se organizează de obicei derularea unui proiect?

7

De obicei, pentru managementul unui proiect este nevoie de crearea a minim două echipe, cu roluri diferite:

echipa de conducere a proiectului, formată din 3 - 5 membri, cu rolul de a supraveghea mersul proiectului şi de a decide asupra oportunităţii aplicării de măsuri corective şi/sau preventive;

echipa de proiect, constituită din toate acele persoane ale căror competenţe sunt necesare pentru derularea proiectului.

Componenţa echipei de proiect este stabilită de conducerea organizaţiei promotoare şi este formată din cei care au interese/competenţe directe în rezolvarea problemei sau care vor fi implicaţi în implementarea activităţilor propuse. Echipa îşi încetează activitatea după ce proiectul este finalizat.3. Cum funcţionează o echipă de proiect?Echipa de proiect funcţionează bine atunci când sunt cunoscute următoarele aspecte:

numele şi responsabilităţile persoanelor incluse în echipa de proiect: ce rol trebuie să îndeplinească fiecare dintre membrii echipei proiectului şi de ce;

obiectivele urmărite, rezultatele dorite şi activităţile de desfăşurat; informaţiile relevante despre proiect: de ce şi cât este de important proiectul pentru organizaţie; recompensele sau impactul ce pot apărea după încheierea proiectului; problemele şi restricţiile posibile şi dificultăţile la nivelul fiecăreia dintre părţile implicate; condiţiile de lucru în echipă (subordonare, raportare, stabilirea priorităţilor, nivelul de decizie

acceptat); regulile ce trebuie respectate în cadrul proiectului.

4. Care sunt competenţele unui manager de proiect?Managerul de proiect răspunde de îndeplinirea obiectivelor, de respectarea termenelor, inclusiv de persoanele implicate şi de resursele alocate, în aşa fel încât rezultatele muncii de proiect să fie optime.Astfel, managerul de proiect răspunde de planificarea, evaluarea/diagnosticul stadiului proiectului, informarea şi documentarea, supravegherea şi realizarea activităţilor. El are funcţia de coordonare şi conducere a membrilor echipei de proiect, răspunde de măsurile de asigurare a calităţii proiectului şi de informarea şi pregătirea deciziilor echipei de conducere a proiectului.Conducătorul de proiect trebuie să îmbine următoarele competenţe:

competenţe metodice (gândire strategică, cunoştinţe şi experienţă în domeniul managementului proiectelor, aptitudini organizatorice, cunoaşterea instrumentelor de management al proiectelor);

competenţe de specialitate (experienţa în activitatea de bază, cunoştinţe generale despre conţinutul proiectelor);

competenţe sociale (experienţa în conducere, aptitudini pentru munca în echipă, capacitate de motivare a personalului, de soluţionare a conflictelor, loialitate şi onestitate, spirit critic, incoruptibilitate);

competenţe personale, comunicaţionale şi relaţionale (abilitate în comunicare, prezentare în public, moderare, creativitate, integritate, încredere în sine).

Astfel, profilul unui manager de proiect este definit de următoarele: comportamente:

o sesizarea şi valorificarea oportunităţilor în luarea iniţiativei pentru punerea în mişcare a lucrurilor;

o rezolvarea creativă a problemelor;o conducere autonomă;o asumarea responsabilităţii şi a proprietăţii asupra a ceea ce se întâmplă;o înţelegerea substratului situaţiilor complexe;o crearea de legături efective, pentru gestiunea interdependenţelor; o îmbinarea creativă a diferitelor aspecte ale unui întreg;o Asumarea raţională a riscurilor;

Atitudini:o orientare către realizare personală şi ambiţie;o încredere în sine şi echilibru;o perseverenţă şi nivel înalt de auto-control (autonomie);o orientare către acţiune, înclinare către experienţa câştigată în muncă;

8

o capacitate mare de muncă;o hotărâre şi creativitate;

Abilităţi:o rezolvarea creativă a problemelor;o forţa de convingere;o capacitate de negociere;o abilitate de vânzare;o capacitatea de a propune soluţii viabile;o conducerea holistică a situaţiilor create pe parcursul derulării proiectului;o gândire strategică;o luarea de decizii în mod intuitiv, în condiţii de incertitudine;o capacitatea de relaţionare cu toate părţile implicate (networking).

IV. PLANIFICAREA PROIECTULUI

1. Ce resurse sunt necesare pentru realizarea unui proiect?Resursele necesare pentru derularea unui proiect sunt:

resurse umane:o personal specializat în management de proiect;

Ce competenţe sunt necesare? Ce competenţe sunt disponibile şi cât timp sunt disponibile? De ce au nevoie pentru a putea derula proiectul? Ce aşteaptă de la participarea la realizarea proiectului?

resurse de timp:o timp disponibil pentru activităţile ocazionate de derularea proiectului;

Cât timp este necesar pentru aplicarea proiectului? Care sunt constrângerile? Care sunt activităţile cu durate mari?

resurse financiare:o resurse necesare pentru pregătirea propunerii de proiect;o cofinanţarea necesară pentru derularea proiectului;

Cât va costa aplicarea proiectului? Ce resurse financiare sunt disponibile? Vor fi cheltuite eficient? Care sunt costurile utilităţilor necesare? Dar costurile administrative?

resurse materiale:o echipamente, materiale, spaţii şi alte resurse necesare;

Ce materiale sunt necesare? Ce materiale sunt disponibile? Care este valoarea raportului cost/beneficiu? Ce echipamente sunt necesare şi care sunt disponibile? Care sunt costurile imobilizării acestora? Ce cerinţe legale, administrative, etc. trebuie respectate? Ce proceduri specifice trebuie respectate?

resurse tehnologice:o metode, tehnologii, proceduri de lucru;

Cum îşi vor realiza sarcinile? Cine ce va face exact? Cum vor fi coordonaţi? Ce procese vor fi aplicate - în detaliu, ca succesiuni de faze? Care va fi organizarea? Cum se va asigura comunicarea?

resurse de autoritate şi putere:9

o autoritatea este dreptul managerului de proiect de a lua decizii şi de a cere subordonaţilor aducerea lor la îndeplinire;

o puterea reprezintă posibilitatea concretă a managerului de proiect de a influenţa şi de a controla comportamentul subordonaţilor;

resurse educaţionale.2. Care sunt etapele necesare pentru planificarea unui proiect?Succesul proiectului se construieşte în faza de planificare. Planificarea proiectului se face fără a se omite 3 aspecte esenţiale:

concentrarea eforturilor pentru obţinerea rezultatelor dorite:o modul de aplicare a activităţilor incluse în proiect;

corelarea rezultatelor parţiale dorite cu rezultatele globale previzibile:o corelarea scopurilor urmărite de diferitele categorii de părţi interesate;o diminuarea rezistenţei la schimbare;

abordarea sistemică a obiectivelor urmărite:o satisfacerea progresivă a scopurilor, în ordinea priorităţilor;o repetarea rezultatelor obţinute şi diseminarea experienţei câştigate.

Planificarea proiectului trebuie să ia în considerare următoarele aspecte: definirea clară a domeniului proiectului; criteriile/parametrii în funcţie de care se apreciază succesul proiectului; stabilirea responsabilităţilor fiecărui membru al echipei de proiect; planificarea şi programarea activităţilor necesare; identificarea resurselor necesare şi alocarea resurselor disponibile; crearea parteneriatelor cerute; acţiunile anticipate şi riscuri/elemente neprevăzute; identificarea factorilor de influenţă şi a părţilor interesate, precum şi impactul estimat; punctele de analiză şi evaluare pe parcursul derulării proiectului; căile de feedback; monitorizarea şi evidenţierea succeselor parţiale/finale.

Planificarea proiectului se referă la:A. planificarea propriu-zisă a derulării proiectului:

previziuni: pentru estimarea a ceea ce se poate întâmpla în viitor; obiective: formularea a ceea ce dorim să obţinem în viitor; programe: etapele de parcurs pentru atingerea obiectivelor; planuri: termene pentru parcurgerea fiecărei etape; bugete: alocarea resurselor necesare; proceduri: modurile de lucru agreate pentru desfăşurarea activităţilor; politici: ghiduri elaborate pentru abordarea constantă a elementelor repetitive.

Elaborarea planului proiectului se face prin constituirea unei echipe de planificare, cu următoarele roluri:

conceperea modului de aplicare a activităţilor incluse în proiect - realizarea planului de activităţi, cu termene, responsabilităţi, resurse, criterii de acceptare, etc.;

alegerea parametrilor care trebuie măsuraţi pentru a putea evalua rezultatele obţinute (gradul de îndeplinire a obiectivelor stabilite);

reducerea rezistentă la schimbare pe parcursul implementării proiectului.Când se elaborează planul de activităţi, trebuie parcurse următoarele etape:

1. Evaluarea unui buget previzional pentru fiecare activitate/fază a proiectului;2. Identificarea costurilor, pe categorii (mijloace financiare, umane, tehnice);3. Consolidarea costurilor la nivel global;4. Arbitraj şi realocarea resurselor disponibile în limitele bugetului proiectului.

Managementul proiectelor presupune echilibrarea a trei factori: Timp: timpul acţionează ca o restricţie; Bani (resurse): bugetul nu poate fi majorat; Calitatea (specificaţii tehnice): obiectivele nu pot fi modificate.

Eficacitatea şi eficienţa proiectului se construiesc în faza de planificare:Se definesc resursele necesare şi suficiente pentru implementarea proiectului:

10

evaluarea resurselor necesare:o umane: număr de personal, timp de lucru;o financiare;o tehnice: instruire, utilaje noi, etc.;

compararea resurselor necesare cu cele disponibile:o cazul ideal: resursele necesare = resursele disponibile - toate resursele necesare sunt

disponibile, atât calitativ, cât şi cantitativ;o cazul cel mai probabil: resursele necesare > resursele disponibile - necesităţile sunt

parţial acoperite, dar trebuie stabilite priorităţi;o cazul cel mai defavorabil: resursele necesare >> resursele disponibile - trebuie

ierarhizate necesităţile şi alese doar acele activităţi care au efecte majore; evaluarea efectelor consumării resurselor.

Pentru identificarea resurselor necesare şi disponibile se vor analiza: sursele atrase din altă direcţie (fonduri, oameni); elementele de importanţă moderată; elementele de importanţă critică (echipamente); termenele critice; posibilităţile de modificare a bugetului pe unităţi de proiect; cerinţele sponsorului.

B. organizarea pentru derularea proiectului: stabilirea structurii organizaţionale; oameni, resurse, facilităţi, astfel organizate încât să fie utilizate eficace şi eficient:

o delegare: stabilirea nivelurilor de autoritate şi a responsabilităţilor individuale;

o relaţii de cooperare: încurajarea oamenilor să coopereze pentru atingerea obiectivelor;

o comunicare: evidenţierea canalelor de comunicare (pe orizontală şi pe verticală).

Organizarea este procesul prin care se definesc şi se alocă sarcinile într-un grup sau organizaţie, în vederea realizării eficace şi eficiente a unei anumite activităţi. Constă în:

divizarea activităţii în subactivităţi; motivarea oamenilor; alocarea sarcinilor pe grupuri/echipe/persoane; conceperea mecanismului de comunicare şi de coordonare; conceperea mecanismului de control a implementării proiectului; conceperea mecanismului de evaluare a proiectului.

C. controlul derulării proiectului: stabilirea de standarde de performanţe pentru cei implicaţi în derularea proiectului; stabilirea parametrilor caracteristici pentru succesul proiectului şi a modului de măsură, pentru

a permite compararea acestora cu ţintele prestabilite; definirea modului de reacţie în cazul abaterilor, a modalităţilor de eliminare a cauzelor

abaterilor şi de îmbunătăţire continuă a proceselor.Controlul este procesul prin care managerul proiectului se asigură că activităţile se realizează în mod eficace şi eficient.

importanţa controlului:o permite adaptarea grupului/organizaţiei la cerinţele mediului extern;o asigură funcţionarea eficace şi eficientă a organizaţiilor complexe;o permite corecţii, identificarea şi rezolvarea problemelor.

metode de control:o ex-ante: înainte de începerea proiectului;o pe durata derulării proiectului;o ex-post: control final;o control general (100%);o control în punctele critice:

11

elemente ale sistemului organizaţional de a căror bună funcţionare depinde succesul proiectului;

mecanismul de culegere şi prelucrare a informaţiilor trebuie conceput şi focalizat în primul rând asupra punctelor critice;

informaţia prelevată trebuie să fie relevantă, corectă şi accesibilă la momentul oportun.

Controlul derulării proiectului este posibil prin mai multe metode, care sunt descrise în procedura de control. Aceasta:

defineşte rezultatul dorit; defineşte indicatorii de realizare; defineşte valorile aşteptate ale indicatorilor; concepe mecanismul de culegere şi prelucrare a informaţiilor; culege şi prelucrează informaţiile; decide şi aplică corecţii în caz de abatere.

În faza de planificare se cuantifică de asemenea: Efectele obiectivelor: impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarilor dintr-un anumit

sector şi / sau o anumită regiune. Rezultatele proiectului: produse concrete şi / sau serviciile oferite de proiect grupurilor vizate

în mod direct.3. De ce se stimulează parteneriatele?Parteneriatul este promovat pentru că:

parteneriatul facilitează diseminarea şi transferabilitatea rezultatelor obţinute pe parcursul derulării unui proiect;

parteneriatul satisface dorinţa finanţatorului de a implica cât mai mulţi beneficiari şi de a satisface cât mai multe necesităţi.

4. Cum se aleg partenerii pentru implementarea unui proiect?De obicei, se aleg acele organizaţii cu care se colaborează în mod tradiţional. Dacă este nevoie de competenţe complementare, se apelează la serviciile de specialitate existente sau se solicită recomandări, se participă la seminarii de contact.Cooperarea dintre parteneri se evaluează prin:

participarea efectivă a tuturor partenerilor la realizarea propunerii de proiect şi la derularea proiectului, prin roluri specifice;

evidenţierea contribuţiei financiare a fiecărui partener la bugetul proiectului; metodologia adoptată pentru lucrul în parteneriat: căi de comunicare, roluri în realizarea şi

diseminarea produselor proiectului, participarea la evaluarea impactului şi managementului proiectului.

5. Ce este schema proiectului?Schema proiectului (matricea logică a proiectului) este un instrument util pentru clarificarea obiectivelor, conceptualizarea şi buna înţelegere a proiectului. Schema proiectului defineşte clar obiectivele, stabilind conexiuni logice între seturi ierarhizate de sub-obiective şi rezultatele de obţinut, în condiţiile cunoaşterii factorilor ce pot influenţa derularea proiectului.În schema proiectului sunt reunite principalele elemente ale unui proiect:

Misiuni (denumite şi consecinţe):o obiectivele generale, descrise în termeni cantitativi, la nivel naţional sau regional;

Scopuri (denumite şi efecte):o elemente care contribuie la realizarea obiectivelor globale;

Rezultate:o contribuie la realizarea scopurilor proiectului (sunt necesare, dar nu sunt întotdeauna

suficiente); se referă la structurile concrete / materiale sau instituţionale constituite prin proiect;

Resurse:o resursele necesare pentru constituirea şi realizarea rezultatelor proiectului;

Ipoteze:

12

o se referă la rezultatele complementare ale altor proiecte, la condiţiile ce trebuie îndeplinite de mediu pentru ca legăturile cauzale dintre misiuni, scopuri, rezultate şi resurse să poată opera;

Indicatorii şi mijloacele de verificare:o identificarea şi cuantificarea de indicatori care măsoară gradul de realizare la diferite

niveluri a proiectului. Indicatorii trebuie să fie precişi, cuantificabili; permit evaluarea şi monitorizarea proiectului, prin compararea resurselor proiectului cu gradul de realizare a rezultatelor proiectului şi cu îndeplinirea scopurilor şi misiunilor.

Obiectivele sunt descrise într-o coloană (numită REZUMAT) care prezintă resursele consumate de proiect pentru a fi transformate în rezultate.6. Ce este o specificaţie?Specificaţia este un document care exprimă cerinţele referitoare la un produs/serviciu/proiect şi include o descriere narativă a caracteristicilor / activităţilor necesare. Complexitatea specificaţiei este determinată de cerinţele managementului de vârf, ale clientului şi/sau ale grupurilor de utilizatori.7. Ce sunt termenii de referinţă?Termenii de referinţă sunt elementul esenţial al invitaţiei la licitaţie, ce precizează lucrarea de executat, obiectivele de îndeplinit şi modul în care ofertantul trebuie să abordeze proiectul. Termenii de referinţă:

explică ceea ce trebuie făcut şi cum se va măsura reuşita, sugerând necesitatea unei detalieri cât mai profunde;

determină un răspuns al ofertantului la o invitaţie la licitaţie, ce va permite compararea diferitelor oferte;

trebuie să fie orientaţi spre rezultate, facilitând măsurarea reuşitei.Termenii de referinţă se concentrează asupra obiectivelor şi constrângerilor (limitarea resurselor poate constitui un termen de referinţă).8. Cum se stabilesc obiectivele unui proiect?Succesul unui proiect depinde de definirea clară şi corectă a obiectivelor urmărite. Pentru stabilirea obiectivelor, este important să se cunoască:

care sunt obiectivele globale stabilite pentru program; care sunt indicaţiile cuprinse pentru program; care sunt obiectivele cheie; dacă există un obiectiv guvernamental (prioritar) declarat.

Există mai multe tipuri de obiective: în funcţie de gradul de măsurabilitate: obiective cantitative şi obiective calitative;

Un obiectiv cantitativ este valoarea ce se urmăreşte să fie realizată într-o anumită perioadă de timp (cât de mult). Un obiectiv calitativ descrie stadiul atingerii unor caracteristici (cât de bine).

în funcţie de gradul de complexitate: obiective pe termen lung (generale) şi obiective imediate, pe termen scurt (specifice).

Un obiectiv general reprezintă orientarea globală către dezvoltare, la care trebuie să contribuie programul.Un obiectiv imediat: (specific) reprezintă impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarului dintr-un anumit sector şi / sau o anumită regiune.Adesea există mai multe riscuri în definirea obiectivelor unui proiect:

confuzie între veleitate şi obiectiv; impresia că toată lumea înţelege jumătăţi de cuvinte (ambiguitate în exprimarea obiectivelor).

Metoda cea mai bună pentru stabilirea obiectivelor unui proiect este transformarea ambiţiilor organizaţiei într-un obiectiv concret, precis şi măsurabil, într-un interval de timp exact.Câteva recomandări pentru alegerea obiectivelor proiectului:

obiectivele proiectului se aleg de obicei în funcţie de obiectivele/priorităţile programului; trebuie să se potrivească cu tendinţele/obiectivele generale/naţionale; trebuie să permită o justificare suficientă pentru proiect, în funcţie de experienţa organizaţiei

promotoare; nu este bine să fie prea ambiţioase; trebuie să fie adecvate/corelate cu grupul ţintă ales;

13

trebuie să fie exprimate ca finalităţi de dorit, nu ca un mijloc (proces) de îndeplinire; trebuie să fie cuantificabile, măsurabile, exprimate precis, realiste şi posibile.

9. Prin ce se caracterizează un proiect “bine făcut”?De regulă, un proiect “bine făcut” trebuie să îndeplinească o serie de condiţii strategice şi tactice, dintre care cele mai importante sunt:

Gradul de adecvare – să fie potrivit atingerii scopurilor şi obiectivelor stabilite; Realizabilitatea sau fezabilitatea proiectului – proiectul este realist, poate fi derulat; Eficienţa - consum optim de resurse pentru atingerea obiectivelor; Simplitatea şi precizia – proiectul este atât de complex cât este suficient şi necesar pentru

atingerea obiectivelor (cuprinde doar acele activităţi şi alocă doar resursele necesare şi suficiente realizării obiectivelor prevăzute). Trebuie precizat că excesul de precizie poate fi la fel de dăunător ca şi imprecizia;

Sistematizarea, lizibilitatea şi claritatea – proiectul este clar şi exact conceput şi descris; Operaţionalitatea – proiectul este uşor de aplicat/realizat; Unitatea şi consistenţa – proiectul este coerent cu specificul organizaţiei promotoare şi cu

programul în care este depus, nu conţine contradicţii conceptuale, principiale sau acţionare; Continuitatea – proiectul este integrat în activităţile trecute/viitoare ale organizaţiei, iar fiecare

acţiune le pregăteşte pe cele ulterioare; Flexibilitatea – proiectul este adaptabil - în funcţie de schimbările exterioare şi permite

alocarea unor resurse în situaţii neprevăzute; Viabilitatea - proiectul este auto-sustenabil (după încetarea finanţării, rezultatele pot continua

să apară); Oportunitatea - proiectul satisface nişte necesităţi actuale; Eficacitatea - proiectul este capabil să ducă la obţinerea rezultatelor declarate; Încadrarea optimă în timp – precizarea orizontului temporal al fiecărei acţiuni sau complex de

acţiuni. Orizontul de timp trebuie să fie adaptat nivelului proiectului sau planului.10. Ce trebuie să mai conţină un “proiect bun”?Un proiect trebuie să includă doar acele activităţi suficiente şi necesare atingerii obiectivelor proiectului:

în proiect se includ toate activităţile necesare pentru a produce rezultatele prevăzute, dar nu se includ alte activităţi curente care se desfăşoară în cadrul organizaţiei, fără legătură cu proiectul;

activităţile se formulează ca acţiuni de desfăşurat, nu ca rezultate de îndeplinit; activităţilor trebuie să li se asocieze termene, responsabilităţi (planificarea detaliată a

proiectului); în planificare este necesar să se prevadă o etapă referitoare la managementul proiectului.

Proiectul trebuie să prevadă toate rezultatele necesare atingerii obiectivelor, care să poată fi însă posibil de obţinut cu resursele disponibile în cadrul proiectului. Rezultatele aşteptate, ca o consecinţă a derulării proiectului:

nu trebuie să fie confundate cu obiectivele proiectului; pot fi privite ca mijloacele alese pentru atingerea obiectivelor; trebuie să fie definite exact şi să fie verificabile.

11. Cum se elaborează o propunere de proiect / o cerere de finanţare?Înainte de obţinerea unei finanţări, proiectul vizat se află în faza de propunere de proiect. Etapele preliminare de realizare a unei propuneri de proiect sunt:

identificarea temei de proiect; obţinerea termenilor de referinţă sau a pachetului de informaţii şi analiza atentă a cerinţelor

referitoare la eligibilitate, parteneriat, obiective, termene, condiţii de finanţare; evaluarea fezabilităţii temei alese; organizarea pentru elaborarea propunerii de proiect şi constituirea echipei de elaborare a

propunerii de proiect (internă, externă sau mixtă); conceperea / elaborarea propunerii de proiect.

14

V. BUGETUL PROIECTULUI

1. Ce înseamnă costuri eligibile?Pentru a fi considerate eligibile, costurile incluse într-un proiect trebuie de obicei să îndeplinească următoarele condiţii:

să fie necesare şi suficiente pentru derularea proiectului; să se regăsească în lista de cheltuieli eligibile specifice programului ales; să respecte principiile unui management financiar solid, realist, bazat pe eficienţă; să fie ocazionate de derularea activităţilor incluse în proiect; să fie efectuate doar în perioada de timp în care este valabil contractul de finanţare; să fie efectiv realizate (înregistrate în contabilitate, identificabile, verificabile, posibil de

justificat cu documente originale).2. Care sunt, de obicei, tipurile de costuri eligibile?Principalele cheltuieli eligibile se pot clasifica astfel:A. Cheltuieli directe:

cheltuieli de personal (salarii şi cheltuieli salariale aferente personalului din lista proiectului, onorariile specialiştilor implicaţi în derularea proiectului);

cheltuieli de deplasare: transport, cazare, diurnă; cheltuieli necesare derulării activităţilor incluse în proiect: consumabile, echipamente,

cheltuieli de subcontractare, costuri specializate, cerute de programul considerat (diseminare informaţii, evaluare externă, audit financiar, traduceri, reproducere, asigurări, training, etc.), costuri financiare (rareori), amortizări, altele;

alte costuri, care nu se regăsesc în lista de costuri eligibile specificate de programul considerat, dar fără de care proiectul nu poate fi dus la bun sfârşit;

o sumă de rezervă pentru “cheltuieli neprevăzute”, care se deblochează doar cu acordul scris prealabil al Autorităţii Contractante.

B. Cheltuieli indirecte: cheltuieli de regie (chirii; utilităţi; telefon, poştă - când nu intră în categoria de cheltuieli directe).3. Care sunt, de obicei, tipurile de costuri neeligibile?Tipurile de costuri neeligibile sunt:

costuri pentru acoperirea unor pierderi sau datorii, dobânzi la credite anterioare; achiziţionarea de bunuri/servicii fără legătură cu obiectul şi activităţile proiectului,

nemenţionate în propunerea de proiect; acoperirea diferenţelor de schimb valutar; TVA, atunci când poate fi recuperată; costuri legate de proiect, făcute înainte sau după perioada de validitate a contractului de

finanţare; costuri legate de alte activităţi curente ale organizaţiei promotoare, sau de acţiuni precum:

sponsorizări, contribuţii în natură la alte proiecte, etc.4. Cum se fundamentează bugetul unui proiect?Bugetul unui proiect trebuie să fie clar şi cât mai detaliat, realizat pe faze/activităţi şi centralizat pe tipuri de cheltuieli. Sumele incluse în buget se calculează sau se estimează pe baza costurilor reale, iar bugetul trebuie să conţină elementele de calcul (costuri unitare şi număr de unităţi). Costurile totale trebuie defalcate în costuri acoperite din grant (din finanţarea nerambursabilă) şi costuri acoperite din cofinanţare.PRINCIPIUL CARE GUVERNEAZĂ MAREA MAJORITATE A PROGRAMELOR CU FINANŢARE NERAMBURSABILĂ ESTE COFINANŢAREA (în bani şi/sau în natură).Pentru pregătirea bugetului unui proiect trebuie parcurse următoarele etape:

15

identificarea categoriilor de cheltuieli eligibile în cadrul proiectului şi a costurilor unitare specifice;

respectarea limitelor impuse de cerinţele specifice ale programului în care se încadrează proiectul ales;

identificarea categoriilor reale de cheltuieli implicate de derularea proiectului şi cuantificarea acestora, pe faze, activităţi şi pe tipuri de cheltuieli.

Regulile de dimensionare a finanţării solicitate sunt:a) Fiecare proiect trebuie să conţină un buget previzionat, care să includă toate costurile şi veniturile implicate de derularea activităţilor planificate. Bugetul trebuie:

să fie suficient de detaliat pentru a permite identificarea, monitorizarea şi controlul activităţilor desfăşurate;

să fie echilibrat (veniturile să fie egale cu cheltuielile); să fie exprimat în moneda stabilită de finanţator; să includă modul de calcul al articolelor de buget.

b) Venitul proiectului trebuie să includă: finanţarea solicitată (grantul); contribuţia financiară directă a beneficiarului, din surse proprii; contribuţii din orice alte surse de finanţare; orice venituri generate de derularea proiectului; eventual contribuţia în natură a beneficiarului.

Contribuţia în natură este de obicei permisă doar în cazul unor organizaţii mici (cel mai adesea ONG-uri), şi se referă la: proprietăţi imobiliare, terenuri, fonduri fixe, materii prime, muncă voluntară. Trebuie satisfăcute următoarele condiţii pentru cuantificarea unei contribuţii în natură:

suma declarată de beneficiar trebuie cuantificată cu ajutorul unor factori obiectivi sau pe baza unor normative oficiale, stabilite de o autoritate independentă sau de un evaluator calificat;

costul muncii voluntare trebuie stabilit în funcţie de nivelurile acceptate la nivel naţional, dacă există.

Bugetul total al proiectului se anexează la contractul de finanţare.

VI. CE SE ÎNTÂMPLĂ DUPĂ TRANSMITEREA CERERII DE FINANŢARE?

1. Care sunt criteriile de evaluare pentru solicitarea unei finanţări?Criteriile de evaluare a unei propuneri de proiect sunt de regulă următoarele:

criterii referitoare la solicitant:o financiare: solvabilitate, lichiditate, capacitatea de a obţine credite;o operaţionale: renume, soliditate firmă;o structura capitalului: capital social, valoare active, capacitatea de adaptare;o mediul concurenţial: riscuri, oportunităţi; credibilitatea managementului firmei;

criterii referitoare la proiectul pentru care se solicită finanţare:o rentabilitate: resurse/rezultate, amortizarea investiţiei;o durabilitate: cum continuă proiectul după încetarea finanţării (pe termen mediu şi lung);o aspecte economice de ansamblu: impact, efecte, venituri.

2. Care sunt motivele uzuale de respingere a unei propuneri de proiect?Principalele motive de respingere a propunerilor de proiecte sunt:

neconformitatea administrativă a propunerii de proiect:o nerespectarea condiţiilor de depunere a proiectului (în ceea ce priveşte termenele sau

forma de depunere);o nerespectarea condiţiilor de eligibilitate specificate de finanţator;

calitatea redusă a propunerii de proiect:o punctajul redus obţinut în faza de evaluare a propunerii de proiect.

3. Care sunt criteriile generale minimale de selecţie a beneficiarilor de granturi?Criteriile generale de selecţie a beneficiarilor de granturi sunt:

Eligibilitatea solicitanţilor:

16

o Solicitantul de finanţare trebuie să aibă un statut legal clar, pentru a deveni parte contractantă, cu drepturi şi obligaţii contractuale impuse de unitatea de management a programului care acordă finanţarea.

Capacitatea financiară a solicitanţilor:o Solicitanţilor li se cere să dovedească o stare financiară care să le permită finalizarea

proiectului propus şi co-finanţarea necesară - respectiv bilanţ, buget anual, uneori şi certificat de audit, nu mai vechi de doi ani.

Capacitatea tehnică a solicitanţilor:o Solicitanţii trebuie să arate că posedă capacitatea operaţională (tehnică şi de

management) necesară pentru finalizarea proiectului propus, iar echipa de proiect propusă are o pregătire şi experienţă adecvate.

4. Care sunt condiţiile generale de acordare a granturilor?Condiţiile de acordare a granturilor sunt:

1. Proiectele trebuie să contribuie la atingerea obiectivelor programului.2. Rezultatele proiectului trebuie să fie măsurabile, astfel încât să se poată aprecia gradul în care

au fost realizate la încheierea proiectului.3. Calitatea proiectului trebuie să fie suficient de bună.4. Eficacitatea proiectului şi eficienţa costurilor trebuie să fie la un nivel acceptabil. Există

posibilitatea ca, în cazul unor proiecte viabile, dar care prevăd costuri mai mari decât cele incluse în alte proiecte similare, să nu se respingă proiectul, dar să se acorde granturi mai mici decât cele solicitate.

5. Proiectul nu trebuie să fie subiectul altei proceduri de achiziţionare de bunuri/servicii.6. Proiectul nu trebuie să primească finanţare dublă.7. Proiectul pentru care se cere finanţare nu trebuie să fie deja început în momentul depunerii

cererii de finanţare.8. Se resping proiectele care, direct sau indirect, conţin aspecte care intra în contradicţie cu

cerinţele finanţatorului sau care pot contribui la crearea unei imagini neadecvate.4. Cum se face plata grantului?În funcţie de condiţiile specificate de finanţator, plata grantului se poate face în mai multe moduri:

plata parţială în avans a grantului:o De obicei plata se face în minim 2 tranşe - o plată iniţială în avans şi o plată finală, după

acceptarea raportului final şi calculul costului real total al proiectului. Numărul de tranşe creşte, în funcţie de riscurile financiare potenţiale şi de complexitatea şi durata proiectului. În anumite situaţii, se cer garanţii bancare şi semnarea unei scrisori de garanţie, pentru eliberarea plăţilor în avans. Dacă, la încheierea proiectului, costurile totale reale sunt mai mici decât costurile prevăzute, fie se reduce tranşa finală, fie se cere rambursarea sumelor deja plătite beneficiarului grantului.

decontarea cheltuielilor făcute pentru derularea proiectului, pe baza documentelor contabile şi a rapoartelor financiare.

VII. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

1. Ce se întâmplă după comunicarea acceptării proiectului spre finanţare?Fiecare program de finanţare are o procedură de contractare, care, de obicei, este comunicată din timp beneficiarului (este de obicei inclusă în pachetul de informaţii utilizat în faza de pregătire a propunerii de proiect). Dacă echipa de evaluatori a solicitat operarea unor modificări înainte de contractare, acestea trebuie să fie incluse în documentele anexate la contractul de finanţare. Promotorul îşi asumă responsabilitatea, în faţa Autorităţii Contractante, în numele tuturor partenerilor, pentru respectarea contractului şi atingerea obiectivelor propuse.2. Ce presupune faza de iniţiere / demarare a proiectului?Faza de iniţiere / demarare a proiectului presupune:

contractarea finanţării şi realizarea eventualelor modificări impuse de finanţator; iniţierea proiectului: reunirea partenerilor, realizarea planului real al proiectului - cu termene şi

responsabilităţi clare, precum şi repartizarea sarcinilor între părţile implicate.

17

3. Ce presupune implementarea propriu-zisă a proiectului?Implementarea proiectului presupune derularea activităţilor incluse în proiect. În paralel cu acestea, trebuie să se desfăşoare monitorizarea şi controlul proiectului, evaluarea proiectului şi raportarea proiectului.

VIII. MONITORIZAREA ŞI CONTROLUL PROIECTULUI

1. Ce înseamnă monitorizarea proiectului?Prin monitorizare se înţelege acel proces ce permite obţinerea informaţiilor care să permită cunoaşterea şi înţelegerea stadiului proiectului la un moment dat, precum şi tendinţele de derulare a activităţilor incluse în proiect. Monitorizarea se poate face prin discuţii cu personalul implicat în derularea proiectului, prin înregistrarea rezultatelor şi a problemelor apărute, prin observarea activităţilor derulate. Monitorizarea permanentă a proiectului (se monitorizează activităţile, stadiul realizării planurilor, costurile, rezultatele proiectului) permite raportarea realizării acestuia, pentru că aşa se obţin informaţiile a căror procesare sprijină procesul de raportare.2. Ce înseamnă controlul proiectului?Prin control se înţelege utilizarea informaţiilor provenite din activitatea de monitorizare a proiectului, ca bază pentru luarea deciziilor de continuare, stopare sau îmbunătăţire a proiectului.Aspectele avute în vedere includ: tendinţele rezultatelor obţinute, rezultatele procedurilor de feedback, schimbările exterioare, corecţia abaterilor constatate sau previzionate, rezultatele parţiale obţinute, moralul echipei de proiect.Controlul înseamnă aprecierea tendinţelor performantelor şi compararea cu obiectivele urmărite, cu rezultatele parţiale şi cu noile aşteptări referitoare la proiect. Se caută răspuns la întrebările următoare:

Situaţia este “mai bună”, “neschimbată” sau “mai rea”? Rezultatele obţinute sunt diferite de cele planificate? În ce direcţie? Pot fi exploatate în mod

avantajos? Cum? Ce a determinat abaterea de la situaţia planificată? În ce condiţii poate fi acceptată abaterea?

Este necesară re-negocierea contractului de finanţare a proiectului?În cazul determinării unor rezultate neconforme faţă de planificarea iniţială există două alternative:

aplicarea de acţiuni corective / preventive pentru eliminarea cauzelor abaterilor, sau exploatarea oportunităţilor create, pentru îmbunătăţirea rezultatelor proiectului.

CONTROLUL PROIECTULUI este eficace atunci când: este pus în practică un mecanism pentru feedback, pentru rezolvarea conflictelor şi corecţia

abaterilor în timp util; dacă abaterile posibile au fost anticipate în faza de planificare, atunci este posibilă aplicarea de

acţiuni corective sau apariţia abaterilor poate fi împiedicată prin acţiuni preventive adecvate; controlul proiectului înseamnă implementarea cu succes a proiectului, nu găsirea de vinovaţi

sau pedepsirea lor.În faza de control, a fi eficace este mai important decât a fi eficient. Proiectul trebuie finalizat atunci când este necesar. Dacă apar efecte sau evenimente adverse, proiectul poate fi încheiat chiar dacă nu au fost parcurse toate etapele. Este important să nu se consume resurse fără rost.

IX. EVALUAREA PROIECTULUI

1. Cum se face evaluarea proiectului?Evaluarea proiectului este un proces complex, repetitiv, plictisitor şi mare consumator de resurse - dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru că este singura metodă eficace de a măsura succesul implementării unui proiect.Prin evaluare se înţelege “a estima mărimea, valoarea şi calitatea unui lucru”. Etapele evaluării unui proiect sunt: identificarea obiectivelor / identificarea nivelului rezultatelor (beneficiilor) brute / separarea “masei inerţiale” (a efectelor care ar fi apărut oricum) şi a efectelor de dislocare şi de multiplicare, pentru a obţine beneficii nete adăugate / analiza efectelor indirecte.

18

Evaluarea proiectului implică mai multe tipuri de procese: evaluarea procesului de realizare a proiectului:

o management, proceduri, mecanisme, relaţii, învăţare, soluţii; evaluarea performanţelor proiectului (prin raportare la obiective):

o eficacitatea proiectului (obiective realizate / obiective planificate, cantitatea şi calitatea rezultatelor);

o eficienţa proiectului (rezultate/resurse, costuri reale/costuri planificate).Iată câteva întrebări care stau la baza evaluării eficacităţii proiectului:

Proiectul este relevant pentru activitatea curentă a organizaţiei? Proiectul rezolvă o problemă prioritară? Obiectivele proiectului sunt clar definite? Proiectul implică persoanele adecvate? Proiectul poate avea succes, pe lângă faptul că abordează aspecte interesante şi

importante? evaluarea impactului proiectului:

o participare la program, vizibilitate, efecte de multiplicare, efecte de antrenare, efecte de distorsionare, efecte întâmplătoare, neintenţionate, auxiliare.

Impactul proiectului = măsura în care schimbarea (îmbunătăţirea) survenită este rezultatul implementării proiectului şi a inputurilor aduse.

evaluarea sustenabilităţii proiectului: financiară (auto-finanţare); organizaţională (resursele umane); de piaţă (continuitatea la schimbări).

2. De ce este necesară evaluarea proiectelor şi în ce scopuri se face?Iată câteva argumente referitoare la necesitatea evaluării unui proiect pe parcursul derulării:

feed-back util pentru adaptarea proiectului la realitate şi pentru rezolvarea optimă a problemelor apărute (planificarea viitoare a proiectului);

armonizarea vederilor părţilor implicate; raportarea către părţile implicate; îmbunătăţirea conducerii şi a rezultatelor proiectului, a eficienţei acestuia; oferirea informaţiilor pentru luarea deciziei în legătură cu continuarea proiectului sau alegerea

dintre mai multe alternative.Scopurile evaluării unui proiect sunt de mai multe feluri:scopuri declarate: controlul asupra derulării proiectului:

Este proiectul implementat în modul autorizat?o Îşi atinge obiectivele?o Sunt beneficiarii şi publicul satisfăcuţi?o Cum se situează proiectul în raport cu alte mijloace alternative de atingere a

obiectivelor?o Care sunt efectele nescontate, mai ales cele negative?

perfecţionarea implementării proiectului:o acumularea de experienţă în managementul proiectelor (impact pe termen lung) şi

diseminarea/perpetuarea bunelor practici;o scopuri ascunse:

promovarea unei imagini mai bune decât în realitate a proiectului.

X. RAPORTAREA PROIECTULUI

1. Ce implică raportarea proiectului?Raportarea derulării proiectului se face conform cerinţelor contractului (în forma şi limba specificate, în numărul de exemplare, cu subiectele şi periodicitatea solicitate).Raportarea implică de obicei:

rapoarte intermediare; raport final; rapoarte de evaluare;

19

rapoarte speciale, la cererea Autorităţii contractante.Fiecare raport include de obicei:

un raport tehnic, inclusiv anexe: tabele, grafice, materiale obţinute, declaraţii, etc. un raport financiar.

Raportarea proiectului trebuie să aibă în vedere: definirea rezultatelor obţinute; relevanţa proiectului; obiectivele urmărite; publicul ţintă; mesajul transmis prin implementarea proiectului; avantajele obţinute de organizaţia promotoare; evidenţierea obstacolelor; identificarea rezultatelor neplanificate; evidenţierea valorii adăugate de proiect.

Raportul tehnic cuprinde de obicei următoarele capitole: datele necesare pentru identificarea proiectului şi a organizaţiei; descrierea activităţilor desfăşurate şi a rezultatelor obţinute; descrierea abaterilor faţă de planificarea iniţială şi a corecţiilor şi acţiunilor corective necesare; programul de activităţi pentru perioada următoare, conform noii planificări; rezumatul cheltuielilor făcute, faţă de bugetul iniţial.

Suplimentar, de obicei la rapoarte se anexează diferite documente şi materiale (conform cerinţelor specifice ale fiecărei Autorităţi contractante):

bugete de cheltuieli, bugete rectificate; declaraţii; liste de documente justificative pentru cheltuielile făcute (eventual copii pentru unele

documente); copii după unele produse ale proiectului; fişe de manoperă pentru persoanele din echipa de proiect, altele.

XI. CONCLUZII

1. De ce reuşesc sau eşuează proiectele?Eşecul unui proiect se referă la:

Nereuşita implementării eficiente a proiectului (depăşirea termenului, nerespectarea bugetului sau a planului);

Neobţinerea efectelor scontate după terminarea implementării proiectului.Cauzele eşecului pot fi de mai multe feluri:

Interne: pot fi controlate de managerul de proiect; Externe: nu pot fi controlate de managerul de proiect (factori de mediu ai proiectului).

20