Etapes et distribution des Etapes et distribution des rôles dans la conception et la rôles dans la conception et la

formulation des projetsformulation des projets

Etapes dans la conception et Etapes dans la conception et formulation des projets (1)formulation des projets (1)

1.1. Développement conjoint du projet par les Développement conjoint du projet par les partenairespartenaires Définition des besoins et des priorités à travers des Définition des besoins et des priorités à travers des

missions terrains, des réunions , échanges écrits, missions terrains, des réunions , échanges écrits, ateliers..ateliers..

Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER.Canevas-projet + matrice budgétaire ESTHER.Depuis 2009 un canevas de « projet pays ». Depuis 2009 un canevas de « projet pays ».

Accompagnement du Responsable de projets et du Accompagnement du Responsable de projets et du coordinateur pays dans le processus de rédaction du coordinateur pays dans le processus de rédaction du projet projet

Projets soumis aux autorités nationales pour avisProjets soumis aux autorités nationales pour avis 2.2. Comité de lecture ESTHER Comité de lecture ESTHER

S’assure de :S’assure de : Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins Cohésion du projet par rapport au contexte pays, aux besoins

identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux identifiés ou exprimés aux autres partenariats présents, aux activités antérieuresactivités antérieures

Adéquation du projet avec la stratégie d’ensemble d’ESTHERAdéquation du projet avec la stratégie d’ensemble d’ESTHER

Etapes dans la conception Etapes dans la conception et formulation des projets et formulation des projets

(2)(2)

Mobilisation de tous les partenaires concernés

Préparation et envoi par le RP aux partenaires d'une note de cadrage + tous les documents utiles

Email RP Feuille de route arbitrée + exemples de notes déjà réalisées

Note de cadrage de lancement (méthodo, calendrier + rappel des règles financières+enveloppe globale+ note strat générale et pays)

Bilan des activités ESTHER, évaluation de la PEC, identification des besoins

Ateliers sites facilités par la coordination nationale

Elaboration d'un programme et animation atelier par le point focal et le CN

Points focaux sud/CN Rapports disponibles pour le site (partenaires nord++; diagnostic des pratiques)- analyse récente partenaire nord (sollicitée exprès le cas échéant) - Indicateurs - Suivi des formations - Suivi budgétaire - suivi des cadres logiques - Programme de l'ateli

Bilan BesoinsPriorités

Eventuellement é propositions d'activités

Recherche de transversalité et de synergie des projets au niveau national, et définition de projets nationaux

Ateliers pays en présence des partenaires nord et sud (si comité de liaison, à organiser juste après le CL)

Elaboration d'un programme et animation de l'atelier par RP, points focaux, CN

Partenaires sud et nord, RP, CN; doivent aussi participer: responsables des programmes nationaux

Même documents utilisés pour atelier sites + documents délivrés lors des ateliers sites

Bilans, besoins, priorités nationales, axes transversaux et activités communes aux sites; Eventuellement cadres logiques et budgets

Formulation

Rédaction du document final Finalisation du projet pays et du budget

Centralisé par le RP le RP et les partenaires, le chargé de gestion, le coordinateur

Délivrable de l'atelier national + trame document projet pays

Projet pays (narratif, CL, budget, chronogramme, annexes)

Conception du projet

Rôle des partenaires Rôle des partenaires hospitaliershospitaliers

Les partenaires hospitaliers sont Les partenaires hospitaliers sont conjointement responsables conjointement responsables de la conception de la conception et de la mise en œuvre du projetet de la mise en œuvre du projet

Ils proposent le projet au CEP et le défendent Ils proposent le projet au CEP et le défendent lors d’une réunion du CEPlors d’une réunion du CEP

Ils sont récipiendaires des fonds nécessaires à la Ils sont récipiendaires des fonds nécessaires à la mise en œuvre du projetmise en œuvre du projet

Ils sont comptables de l’utilisation des fonds Ils sont comptables de l’utilisation des fonds auprès du GIP ESTHER et du CEP: rapport auprès du GIP ESTHER et du CEP: rapport technique et financier. technique et financier.

Rôle et responsabilités des Rôle et responsabilités des coordinations ESTHERcoordinations ESTHER

1 – 1 – FonctionsFonctionsSous l’autorité d’un(e) Responsable de Projets, le/la Sous l’autorité d’un(e) Responsable de Projets, le/la

Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son Coordinateur(trice) est le représentant du GIP dans son pays.pays.

Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce ce

pays et il/elle est responsable de la coordination des pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de projets de

partenariats basés sur des jumelages entre structures de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santésanté

et impliquant des structures associatives.et impliquant des structures associatives.

Coordination ESTHER (2)Coordination ESTHER (2)

2. Missions :2. Missions :L’appui au montage des projetsL’appui au montage des projets

Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires Le/la Coordinateur(trice) oriente et appuie les partenaires dans l’écriture et la budgétisation des projets. Il/elle dans l’écriture et la budgétisation des projets. Il/elle participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce participe à la définition de la stratégie du GIP dans ce pays et il/elle est responsable de la coordination des pays et il/elle est responsable de la coordination des projets de partenariats basés sur des jumelages entre projets de partenariats basés sur des jumelages entre structures de santé et impliquant des structures structures de santé et impliquant des structures associatives associatives

Le suivi des projetsLe suivi des projets- Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de - Le/la Coordinateur(trice) effectue autant de missions de supervision que nécessairesupervision que nécessaire sur les sites hospitaliers et sur les sites hospitaliers et associatifs soutenus par Esther, et au moins une par associatifs soutenus par Esther, et au moins une par trimestre, pour les sites très éloignéstrimestre, pour les sites très éloignés. .

- - Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires Le/la Coordinateur(trice) appuie les partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle nationaux dans la mise en œuvre des projets. Il/elle s’assure que les documents supports et les outils de suivi s’assure que les documents supports et les outils de suivi du GIP sont mis à leur disposition et utilisésdu GIP sont mis à leur disposition et utilisés. .

La communicationLa communication- Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation - Le/la Coordinateur(trice) assure une bonne circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration avec l’ensemble des partenaires et les collaboration avec l’ensemble des partenaires et les autorités sanitaires du pays.autorités sanitaires du pays.

- Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour - Le/la Coordinateur(trice) est le point focal du GIP pour tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à tous les projets soutenus par Esther dans son pays, et à ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre ce titre doit être associé(e) à tous les échanges entre partenaires locaux , les partenaires du Nord et agents partenaires locaux , les partenaires du Nord et agents du GIPdu GIP

L’organisation des missionsL’organisation des missions - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la - Le/la Coordinateur(trice) est responsable de la

préparation et de l’organisation du comité de liaison préparation et de l’organisation du comité de liaison ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et ESTHER, ainsi que des missions des agents du GIP et des partenaires français, en particulier sur le plan des partenaires français, en particulier sur le plan logistique.logistique.

- De plus, il/elle soutient les partenaires dans la - De plus, il/elle soutient les partenaires dans la préparation et l’organisation des ateliers de formation préparation et l’organisation des ateliers de formation et il/elle aide à l’organisation des stages en France. et il/elle aide à l’organisation des stages en France.

Coordination ESTHER (3)Coordination ESTHER (3)

Quels Rôle et Quels Rôle et Responsabilité Responsabilité

pour les RP ? pour les RP ?1 – Fonctions1 – Fonctions- - Sous l'autorité du Directeur du Département Sous l'autorité du Directeur du Département

Projets du GIP, le/la Responsable de Projets Projets du GIP, le/la Responsable de Projets participe à la définition de la stratégie et est participe à la définition de la stratégie et est responsable de la gestion opérationnelle des responsable de la gestion opérationnelle des projets de partenariats basés sur des projets de partenariats basés sur des jumelages entre hôpitaux et/ou structures de jumelages entre hôpitaux et/ou structures de santé et/ou structures associatives, dans les santé et/ou structures associatives, dans les pays qui lui sont assignés.pays qui lui sont assignés.

Responsable de Projets (2)Responsable de Projets (2)

2. Missions :2. Missions :Le montage des projets: Le montage des projets: il/elle programme avec les l/elle programme avec les

partenaires les dates de soumission aux Comités de partenaires les dates de soumission aux Comités de Lecture et aux Comités d’Examen de Projets, s’assure Lecture et aux Comités d’Examen de Projets, s’assure que les délais de soumission sont respectés et appuie que les délais de soumission sont respectés et appuie les partenaires lors de la soumission en Comité les partenaires lors de la soumission en Comité d’Examen des Projets.d’Examen des Projets.

Le suivi des projets:Le suivi des projets:Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du Le/la Chargé(e) de Projets est responsable du suivi du

projet en tenant compte des besoins du GIP. En projet en tenant compte des besoins du GIP. En particulier, il/elle s’assure que les procédures du GIP particulier, il/elle s’assure que les procédures du GIP sont bien respectées et il/elle consolide le rapport sont bien respectées et il/elle consolide le rapport d’activité annuel. Il/elle participe à l’analyse régulière d’activité annuel. Il/elle participe à l’analyse régulière de la qualité de la prise en charge des patients, et de la qualité de la prise en charge des patients, et s’assure de la cohérence des projets avec l’évolution s’assure de la cohérence des projets avec l’évolution des pratiques et des stratégies d’accès aux soins.des pratiques et des stratégies d’accès aux soins.

La communicationLa communication

Le/la Responsable de Projets assure une bonne Le/la Responsable de Projets assure une bonne circulation de l’information et le maintien de circulation de l’information et le maintien de bonnes relations de collaboration:bonnes relations de collaboration:

- avec les Conseillers sanitaires et sociaux des - avec les Conseillers sanitaires et sociaux des Affaires Etrangères en poste dans les zones Affaires Etrangères en poste dans les zones concernées, concernées,

- avec les autorités locales et internationales - avec les autorités locales et internationales impliquées dans les programmes selon le impliquées dans les programmes selon le besoin des activités,besoin des activités,

- avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux - avec les partenaires bilatéraux ou multilatéraux en veillant tout particulièrement à la en veillant tout particulièrement à la coordination des efforts et à la mutualisation coordination des efforts et à la mutualisation des actions de soutien.des actions de soutien.

- aves les autres agents du GIP.- aves les autres agents du GIP.

Responsable de Projets (3)Responsable de Projets (3)

L’encadrement des coordinateurs(trices)L’encadrement des coordinateurs(trices)

Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et Le/la RP encadre un(e) coordinateur(trice), et parfois une équipe de coordination. Il/elle doit parfois une équipe de coordination. Il/elle doit s’assurer du respect des fiches de poste, de la s’assurer du respect des fiches de poste, de la qualité du travail fourni, de l’adéquation des qualité du travail fourni, de l’adéquation des moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la moyens mis à disposition, et il/elle vérifie la bonne prise en charge administrative et bonne prise en charge administrative et financière des personnes concernées. financière des personnes concernées.

Responsable de Projets (4)Responsable de Projets (4)

Les objectifs thématiquesLes objectifs thématiques

Pour chaque projet, des objectifs quantifiables Pour chaque projet, des objectifs quantifiables doivent être définisdoivent être définis

Les activités proposées doivent concourir à Les activités proposées doivent concourir à atteindre les résultats recherchésatteindre les résultats recherchés

Les indicateurs de résultat qui serviront à évaluer Les indicateurs de résultat qui serviront à évaluer les résultat doivent être proposésles résultat doivent être proposés

PRESENTATION DANS UN CADRE PRESENTATION DANS UN CADRE LOGIQUELOGIQUE

Le cadre logiqueLe cadre logique

Formation de 2 biologistes en France

2 missions d'appui technique de virologistes français

Financement partiel de l'aménagement du laboratoireFinancement du contrat de maintenance de la machine PCREcriture et diffusion du protocole de renforcement de l'APS après une première CV détectable

2 missions d'appui technique de cliniciens français

1 Atelier de formation 20 cliniciens à la prescription et l'utilisation des tests de CV et au choix des médicaments de seconde ligne

Indicateurs de résultat des objectifs généraux

Améliorer la survie des patients par une meilleure gestion du passage en

seconde ligne

Porter à 100% le pourcentage de patients pour lesquels une mesure de la charge virale est effectuée tous les

six mois

Une charge virale semestrielle a été réalisée pour 70% des patients

%age de patients vivant et sous traitement 5 ans après le début du

traitement ARV

Porter de 2 à 5 % le pourcentage de patients en 2ème ligne

3% des patients sont en seconde ligne

Objectifs Généraux Objectifs Spécifiques Activités prévuesBudget

prévisionnelIndicateurs de résultat des

objectifs spécifiques

Les INDICATEURS DE Les INDICATEURS DE RESULTATSRESULTATS

Ce sont généralement des indicateurs de suivi de cohorteCe sont généralement des indicateurs de suivi de cohorte ESTHER a défini un set d’indicateurs a minima; d’autres ESTHER a défini un set d’indicateurs a minima; d’autres

indicateurs peuvent être proposésindicateurs peuvent être proposés Si nécessaire, l’appui aux capacités de collecte des données et au Si nécessaire, l’appui aux capacités de collecte des données et au

calcul des indicateurs doit faire partie du projetcalcul des indicateurs doit faire partie du projet

Exemples d’indicateurs:Exemples d’indicateurs: % de patients recevant un traitement ARV% de patients recevant un traitement ARV % de patients vivants et sous traitement 12 mois après le début du traitement % de patients vivants et sous traitement 12 mois après le début du traitement

ARV ARV % de femmes enceintes VIH+ qui ont reçu intégralement une PTME conforme % de femmes enceintes VIH+ qui ont reçu intégralement une PTME conforme

OMS OMS Nombre de mesures de CV effectuéesNombre de mesures de CV effectuées