Evaluación de recursos bibliográficos · Evaluación de recursos bibliográficos PRO-23-1-02-01 FECHA PUBLICACIÓN 03/05/2016 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Recursos Académicos Recursos

Evaluacin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-01

FECHA PUBLICACIN 03/05/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Acadmicos Recursos bibliogrficos Desarrollo de Colecciones

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 1

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2

4.1. Responsable del proceso .................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades .............................................................................................................. 2

5. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3

5.1. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos fsicos 3

5.2. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos

fsicos 3

5.3. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos

electrnicos ..................................................................................................................................... 5


electrnicos ..................................................................................................................................... 5

5.5. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos

Ofertas de productos ...................................................................................................................... 7

5.6. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos

Ofertas de productos ................................................................................................................... 7

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 9

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 9

9. RIESGOS .................................................................................................................................... 12

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 12

11. APROBACIN ............................................................................................................................ 13

1. OBJETIVO






Seleccionar los recursos bibliogrficos que van a pertenecer al catlogo de la Biblioteca de la

Universidad.

2. ALCANCE

El proceso inicia una vez ingresan nuevas solicitudes por parte de las Facultades o cuando se reciben

ofertas de nuevos productos, y finaliza cuando se haya tomado la decisin sobre cules recursos

entrarn al catlogo de la Biblioteca.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI (2011 2015), dentro de los objetivos de Efectividad Administrativa:

7. Optimizar los recursos y servicios con los criterios de eficiencia y eficacia.

7.3 Fortalecer el Sistema de Bibliotecas, tanto en ofertas como en servicios.

7.5 Cumplir con los estndares internaciones en la oferta de recursos fsicos,

bibliogrficos y tecnolgicos.

Poltica del rea de Desarrollo de Colecciones (ver aqu)

Manual de Procedimientos Desarrollo de Colecciones

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del proceso

Director del Sistema de Bibliotecas

4.2. Responsabilidades

Director del Sistema de Bibliotecas:

Enviar correos electrnicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos.

Vicerrector, Decano, Director de Departamento Acadmico o Director de Unidades

Administrativas:

Avalar decisiones propias de su unidad en cuanto a la solicitud de recursos bibliogrficos

y toma de decisin sobre adquisicin de recursos bibliogrficos.

https://goo.gl/RZxQ3x






Delegado:

Persona asignada por el responsable de la unidad, para seleccionar el material;

generalmente, coordinadores, profesores o gestores administrativos.

Personal de apoyo de la Facultad:

Persona de nivel operativo, quien colabora con la solicitud o ingreso de la solicitud de

compra en el Portal Web y/o por cargue masivo.

5. DEFINICIONES

Bases de datos: bancos de informacin que contienen datos relativos a diversas temticas y

categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s algn tipo de vnculo.

Bases de datos especficas: bancos de informacin que tratan una temtica en particular, la

cual suele ser muy especializada.

Bases de datos multidisciplinarias: bancos de informacin que tratan temticas muy

generales, de varias reas del conocimiento.

Embargo: Periodo en el cual no se tiene acceso a un recurso a travs de una base de datos, el

cual puede ir en das, semanas, meses y aos.

Publicaciones seriadas: revistas, peridicos, magazines, entre otros que tienen una

periodicidad permanente, la cual puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual,

trimestral, semestral y anual.

Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran

los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos fsicos


fsicos

ENTRADA Solicitud para la adquisicin de un recurso fsico bibliogrfico

PROVEEDOR Facultades Acadmicas

SALIDA Recursos por adquirir

CLIENTE Desarrollo de Colecciones

PRO-23-1-02-01

EVALUACIN DE NUEVAS SOLICITUDES DE RECURSOS BIBLIOGRFICOS FSICOSD

ES

AR

RO

LL

O D

E C

OLE

CC

ION

ES

FA

CU

LT

AD

ES

Toma de decisinRevisin del recurso

3- Recibir y verificar solicitud

Formato de solicitud

El recurso est en el catlogo?

6- Verificar aspectos a considerar

Si

Existen aspectos por considerar

7- Notificar a Facultad

solicitanteSi

8- Revisar aspectos y tomar

decisin de compra

No

4- Verificar tipo de formato del

recurso

Est en el formato

solicitado?

No

Libros, audiovisuales y documentos de Sala Virtual (Ms de 10 ttulos)

2- Diligenciar y enviar Formato

de solicitud

1- Hacer solicitudLibros, audiovisuales y

documentos de Sala Virtual (De 1 a 9 ttulos)

Symphony

Si

9- Recibir decisin de

compra de las Facultades

No

5- Notificar a Facultad

solicitante

Portal Web

-Symphony-Descubridor

1

1

El proceso contina a la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos


PRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos.vsd

Nuevas solicitudes/recursos fsicos

Nuevas solicitudes/bases de datos

Ofertas

rc.perez224Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos fisicos (2).pdf






ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTO

1 Hacer solicitud

En caso de que se requiera de uno a nueve ttulos (libros, audiovisuales o documentos de la Sala Virtual), se debe realizar la solicitud a travs de Symphony.

Delegado de la Facultad

Symphony

2

Diligenciar y enviar Formato de solicitud

En caso de que se requiera ms de un ttulo (libro, audiovisuales o documentos de la Sala Virtual), se debe diligenciar el Formato de Solicitudes en Excel y posteriormente se enva a la Direccin de Colecciones a travs de correo electrnico.


Portal Web Formato de

solicitud

3 Recibir y verificar solicitud

Una vez se reciban las solicitudes por parte de las Facultades, se debe validar si el recurso solicitado ya se encuentra en el catlogo de la Biblioteca. La validacin se hace en Symphony, Descubridor y recursos electrnicos adquiridos.

Auxiliar Desarrollo de Colecciones

Symphony, Descubridor

y recursos electrnicos adquiridos

4

Verificar tipo de formato del recurso

En caso de que el recurso ya est en el catlogo de la Biblioteca, se debe validar si el formato en el que se encuentra es el formato solicitado (electrnico o impreso).

Coordinador de Desarrollo de Colecciones

5

Notificar a Facultad solicitante

En caso de que el recurso se encuentre en el formato solicitado, se le informa por correo electrnico, a la Facultad solicitante, que el recurso ya existe en el catlogo de la Universidad.

Auxiliar Desarrollo de Colecciones

6

Verificar aspectos a considerar

En caso de que el recurso no se encuentre en el catlogo, o en caso de que s se encuentre, pero no en el

Auxiliar y/o Coordinador de

Desarrollo de Colecciones






formato solicitado, se define si existen aspectos a considerar referentes a: -Precio -Formato -Disponibilidad en el mercado -Edicin -Idioma Si no existen aspectos a considerar, el proceso contina hacia la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos.

7

Notificar a Facultad solicitante

En caso de que s existan aspectos por considerar, se le notifica a la Facultad por correo electrnico que debe tomar la decisin de compra correspondiente.


8

Revisar aspectos y tomar decisin de compra

Se revisan los aspectos a considerar y se define si se va a realizar o no la compra. La decisin tomada se le informa a Desarrollo de Colecciones a travs de correo electrnico.


9

Recibir decisin de compra de las Facultades

Se recibe la decisin tomada, comprar el recurso o no comprarlo. Si se decide realizar la compra, el proceso contina a la Adquisicin de Recursos Bibliogrficos.


5.3. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevas solicitudes de recursos bibliogrficos

electrnicos


electrnicos

PRO-23-1-02-01

EVALUACIN DE NUEVAS SOLICITUDES DE RECURSOS BIBLIOGRFICOS ELECTRNICOSD

ES

AR

RO

LL

O D

E C

OLE

CC

ION

ES

FA

CU

LT

AD

ES

1- Enviar a Facultades

informacin de recursos

electrnicos

Informe de bases de datos y publicaciones seriadas

Se va a adquirir?

No

Si

2- Tomar de decisin sobre la

renovacin/adquisicin

3- Validacin de embargo

Embargo superior a un

ao

Si

No

5- Iniciar proceso de Adquisicin

de recursos bibliogrficos

Bases de datos especficas

Agosto de cada ao

Bases de datos multidisciplinarias

4- Tomar decisin de renovacin/suscripcin

Publicaciones seriadas

Agosto de cada ao

Agosto de cada ao





Ofertas

rc.perez224Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos fisicos electrnicos.pdf






ENTRADA Revisin de recursos en el mercado y propuestas por parte de las Facultades de nuevos recursos bibliogrficos electrnicos (bases de datos y publicaciones seriadas)

PROVEEDOR Desarrollo de Colecciones y Facultades

SALIDA Publicaciones seriadas y bases de datos por adquirir


ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1

Enviar a Facultades informacin de recursos electrnicos

En agosto de cada ao se le enva por correo electrnico a las Facultades, un informe con la siguiente informacin de bases de datos especficas:

Nuevas bases de datos (propuestas para adquirir)

Bases de datos que no se modifican

Bases de datos suscritas

Adicionalmente, es enva informacin sobre las publicaciones seriadas que cumplen con el requisito de un embargo superior a un ao.

Gestor de Desarrollo de Colecciones/

Tcnico de Soporte Sistema de Biblioteca

Informe de bases de datos y de publicaciones

seriadas

2

Tomar decisin sobre la renovacin/ adquisicin

En el caso de que sea un recurso al que ya est suscrito, se toma la decisin renovar o suspender la suscripcin. En caso de que sea un recurso con el que no hay suscripcin, se debe tomar la decisin de si se da inicio a una suscripcin o no. La decisin se toma en conjunto entre la Facultad y la Direccin del Sistema de Biblioteca y la comunicacin entre estas

Delegado de la Facultad y Director de Sistema de Biblioteca






dos partes, es a travs de correo electrnico.

3 Validar el embargo

Para el caso especfico de publicaciones seriadas, se debe validar si el embargo es superior a un ao. En caso de que sea superior a un ao, se le enva informacin sobre el recurso a las Facultades; en caso de que no, el proceso finaliza.

Gestor de Desarrollo de Colecciones

4

Tomar decisin sobre la renovacin/ suscripcin

Para las bases de datos multidisciplinarias con las que existe una suscripcin, se toma la decisin de renovar o suspenderla. En caso de que sea una base de datos con la que no hay suscripcin, se debe tomar la decisin de si se da inicio a una suscripcin o no.

Coordinador de Desarrollo de Colecciones/

Director del Sistema de Biblioteca

5

Iniciar proceso de Adquisicin de recursos bibliogrficos

En caso de que se haya decido adquirir el recurso bibliogrfico, se ejecuta el proceso de Adquisicin de recursos bibliogrficos.

Gestor de Desarrollo de Colecciones/ Coordinador de

Desarrollo de Colecciones/ Director

del Sistema de Bibliotecas

5.5. Diagrama de flujo - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos Ofertas

de productos

5.6. Descripcin de actividades - Evaluacin de nuevos productos de recursos bibliogrficos

Ofertas de productos

ENTRADA Ofertas y cotizaciones de recursos bibliogrficos

PROVEEDOR Proveedores de recursos bibliogrficos

SALIDA Recursos por adquirir


PRO-23-1-02-01

EVALUACIN DE NUEVOS PRODUCTOS DE RECURSOS BIBLIOGRFICOS OFERTAS DE PRODUCTOSD

ES

AR

RO

LL

O D

E C

OLE

CC

ION

ES

FA

CU

LT

AD

ES

SE

RV

ICIO

S

(AN

L

ISIS

INF

OR

MA

CI

N)

VIC

ER

RE

CT

OR

A

AC

AD

M

ICA

Tipo de recurso

bibliogrfico

Libros fsicos y audiovisuales

Libros electrnicos, publicaciones

seriadas y bases de datos

Ofertas, cotizaciones

3- Evaluar ofertas de

nuevos productos

Solicitar compra?

No

Si

1- Evaluar contenido de

recursos

5- Ejecutar periodo de

demostracin del recurso

6- Consolidar conceptos de

reas

Se va a adquirir?

No

Si

7- Dar aval de adquisicin del

recurso y notificar

2- Verificar si est en coleccin

No

Est en coleccin?

Si

1 mes

Archivo de nuevos productos

Propuesta impresa firmada por el Vicerrector de Asuntos Acadmicos

4- Recibir solicitud de adquisicin

El proceso continua a Adquisicin de recursos Bibliogrficos

El proceso continua a Adquisicin de recursos Bibliogrficos




Ofertas

rc.perez224Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Evaluacin de recursos bibliogrficos fisicos - ofertas.pdf






ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Evaluar contenido del recurso

Se verifican los siguientes aspectos de los recursos bibliogrficos: pertinencia del rea de conocimiento del recurso para fines de la Universidad, ao de publicacin (ms reciente), idioma, cartula, entre otros.

Coordinador Desarrollo de Colecciones/

Jefe de servicios

2 Verificar si est en coleccin

Se debe validar si el recurso ya existe en la coleccin por medio de Sala Virtual. Se valida en los registros Marc, o en A to Z.

Gestor de Colecciones/

Coordinador de Desarrollo de

Colecciones/ Jefe de Servicios

3 Evaluar ofertas de nuevos productos

Las Facultades junto con Desarrollo de Colecciones revisan las ofertas con base en un archivo de Excel o PDF de ofertas, y evalan cuales se deben comprar y cules no. La comunicacin entre estas dos partes es a travs de correo electrnico.

Delegado de la Facultad/

Coordinador Desarrollo de Colecciones

Archivo de

nuevos productos

4 Recibir solicitudes de adquisicin

Una vez se ha decidido qu recursos adquirir y a qu proveedor, se reciben las solicitudes de adquisicin de recursos por parte de las Facultades a travs de correo electrnico.


5 Ejecutar periodo de demostracin del recurso

En caso de que no existan los recursos en el catlogo de la Biblioteca, se da inicio a un periodo de prueba del recurso, durante un mes. Bases de datos.


6 Consolidar conceptos de reas

Se consolidan todos los conceptos de las diferentes reas frente al funcionamiento del recurso durante el periodo de prueba, para determinar si es

Coordinador Desarrollo de Colecciones/ Jefe Servicios






importante adquirir el recurso o no.

7 Dar aval de adquisicin del recurso

Se da aval final para poder adquirir el recurso bibliogrfico y se informa a Desarrollo de Colecciones por correo electrnico.

Vicerrector de Asuntos

Acadmicos

Propuesta impresa

firmada por el Vicerrector de

Asuntos Acadmicos

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

FIC

HA

DE

L

IND

ICA

DO

R EXISTENCIA DE LA BIBLIOGRAFA DE LOS CURSOS ACADMICOS Y

LNEAS DE INVESTIGACIN Cdigo del

indicador IND-23-1-02-011

Responsable del

indicador

Direccin Sistema de Bibliotecas; Jefatura Administrativa; Coordinacin de

Sistema de Bibliotecas.

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

No aplica.

PDI 2011- 2015

Norma ISO 9001-14001

Formato de solicitud en portal web.

Informe de bases de datos y publicaciones seriadas: Formato renovaciones

Comit permanente de Bibliotecas de Instituciones de Educacin Superior de Bogot, Estndares e indicadores de calidad para Bibliotecas de instituciones de Educacin Superior. Bogot: SWETS, 2005.

Poltica del rea de Desarrollo de

Colecciones (ver aqu)

Manual de Procedimientos Desarrollo de

Colecciones

https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/publicacion_pagina_web/plan_estrategico_de_desarrollo_2013-2027/documentos/Estandares%20Biblioteca%20parte%201.pdfhttps://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/publicacion_pagina_web/plan_estrategico_de_desarrollo_2013-2027/documentos/Estandares%20Biblioteca%20parte%201.pdfhttps://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/publicacion_pagina_web/plan_estrategico_de_desarrollo_2013-2027/documentos/Estandares%20Biblioteca%20parte%201.pdfhttps://goo.gl/RZxQ3x






Objetivo Incrementar y actualizar la existencia de la bibliografa de los cursos acadmicos y

lneas de investigacin

Mtodo de

Medicin

Se realiza el conteo del nmero de ttulos adquiridos para las bibliografas y se

divide en el nmero total de ttulos solicitados para las bibliografas, obteniendo

as el porcentaje adquirido.

Unidad de Medida %

Frmula

#

#

Variables

-Cantidad de ttulos adquiridos de las bibliografas, que manejan los pensums de

los docentes, de las diferentes unidades acadmicas, los cuales deben estar

disponibles en el Sistema de Bibliotecas.

-Cantidad de ttulos solicitados por los acadmicos como soporte de los

diferentes programas acadmicos realizados por la universidad.

Limitaciones Solo aplica al material relacionado en los pensums de los docentes.

Fuente de datos Desarrollo Plan Institucional Universidad de Los Andes.

Granularidad Por Universidad

Periodicidad Semestral

Meta 90%

Observaciones Para poder lograr el presente indicador, las dependencias acadmicas deben

remitir los pensums al rea de Servicios del Sistema de Bibliotecas, para revisin.

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

DESARROLLO Y ACTUALIZACIN DE LAS COLECCIONES

Cdigo del indicador IND-23-1-02-012

Responsable del

indicador Coordinador del rea de Desarrollo de Colecciones

Objetivo Lograr ejecutar la totalidad de la partida presupuestal para la coleccin

bibliogrfica

Mtodo de Medicin

Se obtiene un reporte desde la herramienta Analysis para conocer la ejecucin

presupuestal en la Popre de Adquisicin de material bibliogrfico y esta cifra se

compara con el presupuesto proyectado, obteniendo as un porcentaje de

cumplimiento respecto de la partida proyectada

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula

Variables -La ejecucin presupuestal: es la cantidad de dinero invertido en la compra de

material para el desarrollo de las colecciones.






-La partida presupuestaria: es la cantidad de recursos econmicos en dinero,

asignados por la Universidad, para la compra de material, que contribuir a

desarrollar las colecciones.

Limitaciones

Solo se aplica a recursos asignados por la Universidad al Sistema de Bibliotecas,

ms no cubre las inversiones con recursos propios que realizan las diferentes

dependencias

Fuente de datos

Informe de compras mensual, generado a partir del informe de Ejecucin

presupuestal obtenido de Analyzer-SAP, para el rubro 43019-Libros, Suscripciones

a Revistas y Bases de Datos

Granularidad Gasto total por mes y el consolidado anual, por Vicerrectoras, Facultades y

Departamentos de la Universidad.

Periodicidad Mensual y anual

Meta Ejecutar el 100% de los recursos asignados por la universidad.

Observaciones Las compras de recursos a la fecha, se centra en soportes electrnicos, en primera

medida.

FIC

HA

DE

L IN

DIC

AD

OR

COMPARACIN DE COLECCIONES

Cdigo del indicador IND-23-1-02-013

Responsable del

indicador Coordinadores del rea de Anlisis y Desarrollo de Colecciones

Objetivo Comparar la coleccin de cada rea del conocimiento con otras Bibliotecas a nivel

mundial

Mtodo de Medicin

Para obtener este indicador se hace uso de la herramienta WorldCat Analysis

Collection (WCA), tomando de all la informacin de las reas comparadas y

dividiendo este valor en el nmero total de reas del conocimiento proyectadas a

comparar, para obtener as el porcentaje de cumplimiento del proceso.

El universo de reas a comparar se obtiene de Symphony, de acuerdo a la

composicin que la coleccin tenga al momento de hacer la comparacin, de forma

que este porcentaje tambin se puede obtener tomando el nmero de reas del

conocimiento comparadas y dividindolo por el universo total de reas del

conocimiento tomado de Symphony al momento de hacer la comparacin.

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula

#

#






Variables

# de reas comparadas: son la cantidades de reas del conocimiento, que se han

de comparar con otras colecciones.

# total de reas: son las cantidades de reas representativas de la universidad,

las cuales se deben comparar.

Limitaciones Solo se coparan las reas representativas de la universidad, las cuales son material

de apoyo a los programas acadmicos dictados por la institucin.

Fuente de datos Informe de colecciones vigentes reportado por Symphony.

Granularidad Por cada una de las colecciones, de las Bibliotecas de la Universidad.

Periodicidad Anual

Meta 33% de las colecciones

Observaciones Se debe aspirar comparar toda la coleccin del Sistema de Bibliotecas, en un

periodo de 3 aos.

9. RIESGOS

OPERATIVO Demasiados pensums por revisin.

Recortes de recursos por parte de la Universidad

Infraestructura tecnolgica insuficiente.

CALIDAD DE SERVICIO

Material solicitado no est disponible en el mercado.

Compra de material duplicado.

Cantidad de personas disponible para realizar dicha actividad.

SEGURIDAD

Fraude a las tarjetas de crdito

ADMINISTRATIVO

Recursos insuficientes para realizar dicha adquisicin.

Rotacin del personal con conocimientos del tema.

LEGAL

Incumplimiento con las propuestas, contratos y/o licencias firmadas.

Autorizacin de las Bibliotecas de las principales instituciones nacionales e internacionales, para comparar sus colecciones con las nuestras.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 04/05/2015

Publicacin 03/05/2016






11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Manuela Pea Infante Ingeniera de Procesos 04/05/2015

REVIS

ngela Mara Meja Gutierrez Directora Sistemas de Biblioteca 26/04/2015

Liliana Caballero Jefe Administrativa 18/04/2016

Sandra Naranjo Coordinadora Desarrollo de

Colecciones 18/04/2016

APROB ngela Mara Meja Gutierrez Directora Sistemas de Biblioteca 29/04/2016

Documents

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