Upload
hoangthuan
View
229
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
1
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
PADA PT ATMI-IGI CENTER SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
NITA SARI DAMAYANTI
NIM F3307084
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
4
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Semua berawal dari sebuah harapan yang tumbuh dalam hati, diyakini dan
dijalani apa adanya, terima dengan kelikhlasan dan optimis hari itu akan tiba maka
apa yang kita lakukan tak akan sia-sia.
(Penulis)
Tidak ada yang istimewa di dunia ini kecuali kita sendiri yang membuatnya
istimewa karena itu muncul ketika keistimewaan itu muncul ketika kita telah
melewati sebuah proses yang telah banyak dan panjang.
(Penulis)
Yang bisa dilakukan sekarang lakukanlah, karna waktu tak akan kembali lagi
dan penyesalan yang datang belakangan tiada guna.
(Penulis)
Penulis persembahkan kepada :
1. Keluargaku yang sangat aku sayang ynag selalu mendukung aku dalam segala
hal
2. Semua pihak yang terlibat dalam pembuatan TA ini
3. KF Comunity; babe,enyak,bulek,paglek,mbah kriz,cumicunuw,jadul,opiek
4. Teman spesialku, sahabat spesialku, dan orang spesialku
5. Almamaterku
5
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis pada kesempatan ini dapat
menyelesaikan tugas akhir yang berjudul EVALUASI SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN PADA PT ATMI-IGI CENTER. Tugas akhir ini disusun dengan
tujuan untuk melengkapi dan memenuhi persyaratan guna memperoleh gelah Ahli
Madya Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas
Maret.
Tugas akhir ini disusun berdasarkan hasil penelitian yang telah penulis
lakukan mulai tanggal 1 Februari sampai dengan 19 Juli 2010 di PT ATMI-IGI
CENTER Surakarta yang beralamatkan di Jl. Mojo No. 1 Surakarta.
Dalam pelaksanaan penelitian sampai penyusunan tugas akhir ini, penulis
telah banyak mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Maka
dalam kesempatan yang baik ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih
kepada :
11.. Bapak Prof.DR.Bambang Sutopo, M.Com.,Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.
22.. Ibu Sri Murni ,SE,M.Si,Ak selaku ketua program studi Diploma Akuntansi
Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.
33.. Bapak Taufiq Arifin,SE,M.Sc,Ak selaku dosen pembimbing yang telah
banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6
44.. Bapak Sri Suranto, SE., M.Si, Ak. Selaku Pembimbing Akademis.
55.. Bapak Y. Wahyo Nursanto selaku direktur PT ATMI-IGI CENTER
Surakarta.
66.. Bapak Dwi Aryanto, Bapak Iskandar, dan seluruh staff PT ATMI-IGI
CENTER Surakarta yang telah banyak membantu selama penyusunan
Tugas Akhir.
77.. Kedua orang tua, adik-adikku wika, fany yang selalu memberikan
dorongan, doa, dan semangat baik moril dan materiil sehingga penulis
dapat menyelesaikan studi dengan baik.
88.. Keluarga besar ku tercinta yang telah memberikan kasih sayang dan doa
kepada penulis.
99.. Sahabat-sahabatku KF Comunity (babe, enyak, jadul, cumicunuw, pagleg
jandruw, mbah kriz, buleg lucky, opiek) yang selalu memeriahkan
suasana.
1100.. Orang spesialku yang selalu mendukungku.
1111.. Sahabat baikku (kkio) dan semua temen-temen seangkatan yang telah
memberikan banyak pelajaran berharga.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kesempurnaan. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari berbagai pihak.
Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi pihak-pihak yang membutuhkannya di kemudian hari.
Surakarta,
7
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i
ABSTRAK ............................................................................................................. ii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................................................................... vi
KATA PENGANTAR ........................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xii
BAB
I. PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan .............................................................. 1
B. Latar Belakang Masalah ....................................................................... 17
8
C. Rumusan Masalah ................................................................................ 20
D. Tujuan Penelitian ................................................................................. 21
E. Manfaat Penelitian ............................................................................... 21
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka ..................................................................................
22
B. Pembahasan ..........................................................................................
31
C. Evaluasi sistem pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER ..................
49
III. TEMUAN
A. Kelebihan .............................................................................................
53
B. Kelemahan............................................................................................
54
IV. PENUTUP
A. Kesimpulan ..........................................................................................
55
B. Rekomendasi ........................................................................................
56
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
9
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
1.1 Struktur Organisasi PT ATMI-IGI CENTER
8
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER
.....................................................................................................................
41
10
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER (Lanjutan)
.....................................................................................................................
42
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER( Lanjutan)
.....................................................................................................................
43
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER (Lanjutan)
.....................................................................................................................
44
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER (Lanjutan)
.....................................................................................................................
45
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER (Lanjutan)
.....................................................................................................................
46
2.1 Bagan Alir Pembelian Pada PT ATMI-IGI CENTER (Lanjutan)
.....................................................................................................................
47
11
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan
2. Surat Keterangan
3. Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan barang
4. Pre PO (Pre Purchase Order)
5. PO (Purchase Order)
6. Bon Permintaan Proses dan Pengadaan Barang
7. Evaluasi Atas Pemasok Yang Sudah Disetujui
8. Bukti Pengeluaran Kas dan Bank
9. Formulir Pendaftaran Vendor Baru
12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Perusahaan
Di era sekarang ini telah banyak muncul perkembangan di berbagai
belahan dunia setelah munculnya kemerdekaan dari para penjajah. Hal
ini ditandai dengan adanya istilah negara maju dan negara berkembang.
Indonesia sekarang ini masih menjadi negara berkembang, yang sedang
melakukan banyak perbaikan antara lain di sektor industri. Hal ini
ditandai dengan munculnya berbagai jenis perindustrian di Indonesia,
antara lain di Surakarta dengan berdirinya ATMI. ATMI diharapkan
mampu memberikan bukti akan adanya perkembangan yang tengah
berjalan di Indonesia. Hal ini telah dibuktikan ATMI dengan
perkembangannya yang sangat pesat di dunia industri mold & tools
production dan mencetak sumber daya manusia yang handal dalam
bidangnya.
ATMI (Akademi Teknik Mesin Industri) didirikan pada tahun
1968. ATMI muncul sebagai jawaban atas kebutuhan sumber daya
manusia yang sekarang ini dibutuhkan, yaitu terampil, terlatih, sekaligus
bermental kerja professional. Dalam perkembangannya, ATMI diarahkan
sebagai kelompok atau jaringan bisnis terkait yang bergerak semi-
otonom. Pada tahun 2002 didirikan sebuah SBU (Strategic Business
13
Unit) IGI (Indonesian German Institute) yang merupakan langkah awal
yang dipersiapkan sebagai perusahaan independen pertama yang dimilki
ATMI. PT ATMI-IGI CENTER Surakarta ini berlokasi di Jl.Adisucipto
atau Jl.Mojo No.1 Surakarta 57102 PO BOX 215, Central-Java
Indonesia. Bentuk SBU ini juga dilatar belakangi oleh mulai
beroperasinya ATMI Cikarang pada tahun 2005. ATMI Cikarang berdiri
dibawah yayasan yang berbeda dengan yayasan yang memayungi ATMI
Surakarta, oleh karena itu ATMI Surakarta membuat cara menyatukan
operasional di dua sekolah berbeda ini melalui SBU. ATMI Cikarang
berlokasi di Jl.Kampus Hijau No.3,Education Park Cikarang Baru-
Bekasi 17550, West Java-Indonesia. Hal ini memberikan dampak yang
bagus bagi keduanya, karena dengan di bentuknya SBU ini kedua
yayasan berbeda ini dapat memiliki saham disini serta dapat
bekerjasama.
PT ATMI-IGI CENTER merupakan gabungan antara bagian WI
(Work Injection) dan MTP (Mold and Tools Production). PT ATMI-IGI
CENTER disebut sebagai unit bisnis yang bergerak di bidang manufaktur
yang memproduksi tools, mold, dies, plastic injection, dan masih banyak
lagi jenis industrial parts yang lain. Dalam pembuatan tools perusahaan
ini telah dilengkapi dengan teknologi mesin yang canggih dan didukung
oleh beberapa tim yang handal dibidangnya serta berpengalaman.
Beberapa tim yang mendukung kinerja perusahaan ini antara lain:
Designers, Project Engineers, dan Tool Makers. Kepuasan pelanggan
14
bagi perusahaan ini sangatlah penting. Untuk itu pelanggan diberikan
harga yang terbaik dan bahan material yang sesuai dengan pesanan,
selain itu perusahaan juga menaikkan kuantitas serta kualitas produk
dengan semangat kerja sama yang melibatkan seluruh karyawan. Hal ini
diharapkan dapat membuat perusahaan semakin maju dan sesuai dengan
tuntutan pasar industri di Indonesia maupun Internasional.
Sejak didirikannya PT ATMI-IGI CENTER ini sekaligus telah di
buat visi dan misi perusahaan ini kedepannya. Visi dan misi ini yang
kemudian menjadi pedoman dasar dalam melaksanakan setiap kegiatan
operasinya. Visi dan misi dari perusahaan ini antara lain:
Visi:
Menjadikan PT ATMI-IGI CENTER sebagai perusahaan plastic
molds, precision part dan stamping dies yang pertama, berkualitas dan
terbaik dari perusahaan lainnya di Indonesia.
Misi:
1. Untuk memberikan solusi harga terbaik bagi rekan bisnis.
2. Untuk mengembangkan bisnis industri dan menjaga profesionalitas
dari sumber daya manusia yang memberikan proses perbaikan
bagi produk yang tidak sesuai pemesanan.
3. Untuk memberikan kepuasan pelanggan, memberi bantuan dalam
memecahkan masalah, memberikan produk dan jasa dengan mutu
berkualitas dan membantu perkembangan untuk penyaluran
sumber daya agar lebih aktif (Product Development).
15
4. Memberikan harga terbaik bagi pemegang saham.
5. Memberi kontribusi positif untuk perkembangan industri di
Indonesia agar segera diwujudkan yang dimaksudkan adalah
memberikan dukungan terhadap pendidikan (ATMI Student).
2. Perkembangan di Bidang Produksi
Perusahaan ini masih tergolong perusahaan yang masih dalam
tahap berkembang jika dilihat dari tahun berdirinya, tetapi setelah di
tinjau lebih dalam lagi perusahaan ini telah mengalami perkembangan
yang sangat pesat. Semua bagian yang saling bekerjasama dalam proses
produksi semakin menunjukkan peningkatan. Hal ini juga ditunjang
dengan adanya peralatan mesin yang dimiliki oleh perusahaan ini sudah
canggih dan tentunya sangat modern yang didatangkan langsung dari luar
negeri, yang kemudian dimodifikasi sesuai kebutuhan dari perusahaan
ini. Banyak produk yang sering kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari
yang merupakan hasil produksi dari perusahaan ini. Jenis barang yang
diproduksi oleh perusahaan ini sangat beragam, mulai dari barang yang
kecil hinga barang yang besar. Customer dapat menentukan desasin
barang yang akan dipesan atau juga mempercayakan desain kepada
perusahaan ini. Perusahaan ini sangat mengutamakan kepuasan
pelanggan. Tidak heran jika perusahaan ini tidak menerapkan sistem
stock barang, karena besar kemungkinan produksi yang dilakukan selalu
berbeda.
16
3. Pemasaran
Daerah pemasaran hasil produksi dari perusahaan ini sangat luas,
hal ini dapat dilihat dari berbagai pesanan yang datang dari seluruh
Indonesia, Eropa, Asia, Jepang, hingga Australia. Hal ini salah satunya
dikarenakan produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan ini sangat
berkualitas.
4. Personalia
a. Kepegawaian
Jumlah karyawan yang bekerja di PT ATMI-IGI CENTRE
Surakarta sebanyak 105 pegawai yang tersebar di beberapa bagian
antara lain Direktur, Production, Administrasi, Purchasing atau
Logistic, Finance, dan Marketing. Untuk penggajian kepada
karyawan ditentukan berdasarkan pada tanggung jawab pekerjaan
sesuai dengan bagian masing-masing dan jam lembur untuk
masing-masing karyawan. Sanksi akan diberikan kepada karyawan
apabila karyawan tersebut tidak mampu memenuhi jam kerja yang
telah ditentukan. Sanksi yang diberikan kepada karyawan disemua
bagian sama yaitu pemotongan gaji apabila kekurangan waktu kerja
berupa jam kerja, dan apabila kekurangan jam kerja tersebut berupa
hari kerja dan hak cuti sudah habis.
17
b. Penerapan Jam Kerja
1) Jam Kerja
a) Shift
Senin sampai dengan Kamis jam 07.00-16.00 WIB
Jumat jam 07.00-13.00 WIB (dikhususkan untuk
staff dan karyawan kantor)
b) Shift Normal
Shift pagi : senin- kamis jam 07.00-16.00 WIB
Jumat 06.00-18.00 WIB
Shift malam : senin- kamis jam 18.00-06.00 WIB
2) Jam Lembur
Kondisi jam lembur masi dikatakan normal dan masih
dalam batas wajar karena jumlah jam lembur karyawan
paling banyak 20jam per minggu.
5. Struktur Organisasi
Setiap perusahaan membutuhkan sebuah struktur organisasi dalam
pengoperasiannya. Struktur organisasi yang baik akan dapat menunjang
kenerja perusahaan dengan baik. Struktur organisasi juga dibuat untuk
mengimplementasikan dan merealisasikan strategi dasar organisasi.
Setiap perusahaan memiliki kebijakan dalam membuat strukur
organisasinya sendiri. Semakin perusahaan itu tumbuh, kompleksitas
permasalahan juga akan semakin tinggi dan pada gilirannya menuntut
18
perubahan struktur organisasi yang bisa menopang seluruh kegiatan dan
menjamin laju pertumbuhan perusahaan. Seperti itu juga yang terjadi
pada PT ATMI-IGI CENTER Surakarta yang mengalami beberapa kali
perubahan struktur organisasi untuk menjawab tantangan kompleksitas
yang semakin tinggi dan lingkup operasi yang semakin meluas. Berikut
ini merupakan struktur organisasi (organirgam) dari PT ATMI-IGI
CENTER Surakarta:
1
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
PT ATMI - IGI CENTER SURAKARTA
Sumber : PT ATMI – IGI CENTER SURAKARTA
Gambar 1.1
Head Quarter
Board of Director
Vice Director
Production Marketing Product Devlp Finance Support
MTP
Manager
Cikarang
Manager Accounting Finance Admin
Purch /
Logistik
WI
Manager
Assy
Manual SH Erosi SH
Engineering
SH
Prod.
Planning
CNC Sect
Head
8
9
6. Diskripsi Jabatan
Setiap jabatan memegang tugas dan tanggung jawabnya masing-
masing. Berikut ini tugas dan tanggung jawab setiap jabatan pada PT
ATMI-IGI CENTER.
a. Dewan Direksi (Board of Directur)
Dewan Direksi bertugas untuk mengawasi kerja direktur beserta
staff dalam memimpin perusahaan agar mampu bertugas sesuai
dengan keputusan dan dilaksanakan sebaik mungkin serta berhak
mengusulkan untuk mengangkat dan memberhentikan direktur.
b. Direktur Utama (Vice Directur)
Direktur Utama mempunyai tugas sebagai berikut.
1) Perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab ke dalam
maupun keluar kepada pemegang saham.
2) Mengadakan pembagian tugas, membimbing dan
mengkoordinasikan semua bagian organisasi dalam
melaksanakan operasi perusahaan.
Direktur utama bertanggung jawab terhadap kelangsungan jalannya
aktivitas perusahaan. Direktur utama dibantu oleh general manager
dalam menjalankan tugasnya.
Direktur Utama mempunyai wewenang sebagai berikut.
1) Mengadakan atau menjalin kerjasama dengan pihak luar
perusahaan.
10
2) Meminta laporan pertanggungjawaban pada general
manager.
3) Memberi saran, nasihat, petunjuk, dan bimbingan pada
general manager dan manager bawah.
c. General Manager
General Manager memiliki tugas dan tanggung jawab
kedalam maupun keluar perusahaan mengenai segala hal yang
berkaitan dengan perusahaan serta bertugas mengadakan
pembagian tugas, membimbing dan mengkoordinasikan semua
bagian organisasi dalam memjalankan operasional perusahaan.
General Manager bertanggung jawab terhadap kelangsungan
jalannya aktivitas perusahaan. General Manager dibantu oleh
beberapa manager dibawahnya dalam menjalankan tugasnya.
General manager mempunyai wewenang sebagai berikut.
1) Mengadakan atau menjalin kerjasama dengan pihak luar
perusahaan.
2) Meminta laporan pertanggungjawaban pada manager.
3) Member saran, nasihat, petunjuk, dan bimbingan pada
manager bawah.
11
d. Bagian Keuangan (Finance)
1) Bagian Keuangan (Finance)
Bagian Keuangan (Finance) mempunyai tugas dan
tanggung jawab sebagai berikut.
a) Merencanakan dan melaksanakan penagihan atas
proses penjualan atau order.
b) Order yang sudah selesai dan pembayaran atas
proses pembelian yang terjadi di perusahaan.
c) Perusahaan mengatur serta mengawasi bagian
penggajian.
d) Melakukan pengawasan terhadap pembukuan
keuangan perusahaan.
e) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada
atasannya.
f) Bagian Keuangan bertanggung jawab terhadap
informasi keuangan dan tugas-tugas yang
didelegasikan kepada bawahannya.
Bagian Keuangan mempunyai wewenang sebagai berikut.
a) Mengawasi sekaligus member nasihat, petunjuk,
dan bimbingan kepada bawahan.
b) Meminta laporan atas kerja bawahan.
12
2) Bagian Akuntansi (Accounting)
Bagian Akuntansi mempunyai tugas dan tanggung jawab
sebagai berikut.
a) Membuat laporan keuangan setiap bulannya.
b) Mengumpulkan data-data asli yang mendukung
proses pencatatan laporan keuangan (nota, kwitansi,
invoice, faktur penjualan).
c) Bagian Akuntansi bertanggung jawab kepada
bagian keuangan.
e. Bagian Produksi (Production)
Bagian produksi bertugas mengendalikan dan bertanggung jawab
terhadap jalannya proses produksi di departemen.
Bagian produksi terbagi kedalam beberapa bagian, antara lain:
1) Manager Departemen Work Injection (WI Manager)
WI Manager bertugas mengawasi bagian yang mencetak
barang-barang dari plastic sesuai permintaan konsumen dan
bertanggung jawab untuk mengelola departemen Work
Injection.
2) Manager Depatemen Mold and Tools Production (MTP
Manager)
MTP Manager bertugas mengawasi bagian yang
memproduksi barang dengan kepresisian dan bertanggung
jawab mengelola departemen Mold and Tool Production
13
yang terbagi atas engineerings section, CNC section, Assy-
Manual section dan erosi section.
a) Perencanaan Proses Produksi (Productin Planning)
Bagian perencanaan produksi bertugas untuk menghitung
jam estimasi pesanan barang dan merencanakan produksi
serta bertanggung jawab pada perencanaan dan
pengontrolan jadwal dan proses-proses diproduksi
berhubungan dengan bagian marketing.
b) Kepala Seksi Permesinan CNC (CNC Section Head)
Kepala Seksi Permesinan CNC bertugas merawat,
memperbaiki mesin-mesin dengan sistem Computer
Numerical Control dan bertanggung jawab pada bagian
permesinan CNC dan kualitas permesinan CNC.
c) Kepala Seksi Assembling dan Permesinan Manual
(Assembling Manual Section Head)
Kepala Seksi Assembling dan Permesinan Manual
bertanggung jawab atas bagian assembling dan
permesinan manual.
d) Kepala Seksi Permesinan Erosi (Erosi Section Head)
Kepala Seksi Permesinan Erosi bertanggung jawab atas
bagian permesinan erosi dan proses permesinan erosi.
14
e) Kepala Seksi Bagian Perencanaan Teknik (Engineering
Section Head)
Kepala Seksi bagian Perencanaan Teknik bertugas
membantu gambar atau dokumen yang diperlukan dalam
suatu pekerjaan, membuat dokumen tiap produk,
mendokumentasikan produk bengkel yang ada,
melaporkan hasil kepada pimpinan, serta mengadakan
pengecekkan ulang tentang kebenaran produk dan
gambar. Tanggung jawab kepala seksi bagian
perencanaan teknik yaitu atas bagian perencanaan teknik,
persiapan data produk baik hardcopy maupun softcopy
dan persiapan data material produk.
3) Manager Cikarang (Cikarang Manager)
Manager Cikarang bertugas dan bertanggung jawab
terhadap proses produksi di PT ATMI-IGI CENTER
Cikarang.
Bagian produksi didukung oleh beberapa bagian yang
sangat berperan serta dalam proses produksi, antara lain:
a) Bagian Pengembangan Produk (Product Development)
Bagian pengembangan produk bertugas membuat produk
baru dan mengembangkan produk yang sudah ada sesuai
dengan pasar dan jaman.
15
b) Bagian Pemasaran (Marketing)
Bagian marketing bertugas membuat penawaran kepada
konsumen, memberikan pelayanan terbaik kepada
konsumen terhadap produk yang akan dipesan, melakukan
nego terhadap harga produk yang akan dibeli oleh
konsumen, serta melakukan promosi kepada konsumen
tentang produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan
sehingga diharapkan konsumen tertarik untuk
membelinya.Bagian ini bertanggung jawab atas pemasaran,
penjualan, dan penentuan harga produk serta sebagai
penjalin hubungan dengan pelanggan, selain itu bagian ini
juga mengurusi pemesanan produk.
c) Bagian Pendukung (Support)
1) Administrasi:
Bagian ini bertugas membuat laporan inventarisasi
yang ada di bengkel, mencatat keluar masuk order
produksi, membuat absensi karyawan,dan menerima
telepon masuk. Selain itu bagian ini juga bertugas
membantu dalam pengadaan barang dan bahan,
membukukan semua pekerjaan dimasing-masing sub
bagian guna membuat rekapitulasi penggunaan semua
bahan dan alat-alat yang ada di bengkel serta membuat
16
laporan administrasi yang berkaitan dengan tugas dan
tanggung jawabnya.
2) Pembelian (Purchasing atau Logistic)
Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut.
a) Mengusulkan pembelian material, alat-alat
pendukung produksi, pendukung edukasi, serta
pendukung umum Pre PO kepada Directur atau
General Manager atau Official Logistic.
b) Mencari informasi tentang pemasok baru dan
selanjutnya ada tinadakan seleksi pemasok baru
untuk dijadikan rekanan.
c) Monitoring barang atau material di bagian logistik
masing-masing.
d) Memantau harga yang ada dipasaran, selanjutnya
untuk diinformasikan kepada bagian marketing
guna pembuatan penawaran sebuah order.
Bagian ini juga mempunyai tanggung jawab sebagai
berikut.
a) Terhadap persiapan material atau barang yang
diperlukan.
b) Terhadap pengiriman dan penerimaan barang
17
c) Terhadap Corporate Logisties Manager melalui
Logistic Official atas tugas harian dan tugas khusus
yang didelegasikan.
Wewenang yang dimiliki oleh bagian ini sebagai
berikut.
a) Evaluasi atas pemasok atau jasa pengiriman yang
sudah disetujui.
b) Mengkoordinasikan dan evaluasi unit karyawan
yang bertugas di bagian logistic masing-masing.
c) Mengusulkan kepada pimpinan, setiap sistem yang
dapat memperlancar atau meningkatkan efektifitas,
efisiensi, dan produktifitas kerja.
B. Latar Belakang
Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat mengakibatkan
semakin tingginya persaingan diantara pelaku-pelaku usaha. Hal ini secara
otomatis memacu perusahaan berlomba-lomba bersaing untuk meningkatkan
kinerja dan eksistensinya di dunia bisnis. Setiap pelaku usaha dalam hal ini
sebuah perusahaan, mempunyai manajemen yang disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing perusahaan. Pihak manajemen dituntut untuk
melakukan banyak perbaikan dari segi kualitas maupun kuantitas produk agar
perusahaan dapat tetap mempertahankan eksistensi serta dapat meningkatkan
laba perusahaan seoptimal mungkin. Selain itu pihak manajemen juga
18
dituntut untuk mempunyai pandangan dan sikap professional untuk
memajukan usahanya, sehingga bisa membantu pimpinan perusahaan untuk
mengambil kebijakan atas keadaan yang dialami perusahaan.
Salah satu informasi penting yang dibutuhkan pihak manajemen adalah
sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan suatu
perusahaan. Sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan
merupakan hal yang sangat penting untuk kelangsungan perusahaan. Sistem
akuntansi yang baik dan tepat akan menghindari adanya kesalahan dan
penyimpangan yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Sistem akuntansi
yang tepat harus didukung dengan informasi akuntansi yang berkualitas, yaitu
relevan, tepat waktu, dapat diuji kebenarannya, memiliki daya banding,
mudah dimengerti dan lengkap. Sistem akuntansi meliputi beragam aktivitas
yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Pada
penelitian kali ini, difokuskan pada sistem pembelian pada perusahaan PT
ATMI-IGI CENTER Surakarta.
Sistem akuntansi pembelian digunakan perusahaan dalam proses
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk kegiatan
produksinya. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran
harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur peneriman
barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi pembelian. PT
ATMI-IGI CENTER merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak
dibidang mold and tools production, yang mana tujuan utama perusahaan ini
19
adalah memperoleh laba seoptimal mungkin dan terpenuhinya order customer
dengan pelayanan maksimal dan hasil memuaskan. Proses produksinya
menitik beratkan pada pesanan barang. Untuk memenuhi pesanan tersebut,
perusahaan ini harus melakukan pembelian bahan baku terlebih dahulu dari
para pemasok bahan baku.
Dilihat dari proses produksi perusahaan, dapat diketahui bahwa
perusahaan sangatlah bergantung pada pembelian bahan baku untuk
memenuhi pesanan guna melakukan proses produksinya. Evaluasi terhadap
sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dapat membantu
perusahaan dalam menjalankan kegiatannya supaya dapat lebih efektif dan
efisien. Adanya evaluasi memungkinkan dapat diketahuinya kelemahan serta
kelebihan dari sistem informasi akuntansi yang dijalankan oleh perusahaan.
Hasil dari evaluasi tersebut dapat digunakan untuk membuat atau
memperbaiki sistem informasi akuntansi dalam perusahaan serta dapat
menunjang keberhasilan perusahaan. Berdasarkan penelitian ini ditemukan
beberapa hal yang menarik untuk di kupas lebih dalam mengenai sistem
pembelian di perusahaan ini. ATMI mempunyai beberapa kebijakan yang
diterapkan di PT ATMI-IGI CENTER, antara lain: terdapat seleksi atau
pemilihan pemasok disaat membutuhkan bahan baku, terdapat prosedur yang
harus dijalankan disetiap kategori pembelian bahan. Pada saat pemilihan
pemasok PT ATMI-IGI CENTER lebih mengutamakan pemasok yang sudah
dikenal atau yang sudah beberapa kali melakukan pemasokan barang. Pada
saat pembelian PT ATMI-IGI CENTER mempunyai prosedur yang harus
20
dijalankan pada saat otorisasi, yaitu untuk pembelian yang bernominal Rp
1.000.000,00 langsung dapat diotorisasi oleh bagian logistik, untuk nominal
antara Rp 1.000.000,00 sampai Rp 10.000.000,00 diperlukan otorisasi
general manager, sedangkan untuk nominal lebih dari Rp 10.000.000,00
diperlukan otorisasi direktur. Otorisasi itu berlaku pada saat pembuatan Pre
PO dan PO. Pre PO yang sudah diotorisasi akan digunakan untuk membuat
PO yang nantinya di kirim ke pemasok sebagai surat order barang. Akan
tetapi proses yang terjadi di lapangan tidak seperti posedur yang ada. Dengan
alasan mengejar target waktu dan kepuasan pelanggan, bagian logistik
membuat kesepakatan kepada pemasok bahwa PO akan diserahkan menyusul,
jadi pada saat memesan barang dilakukan tanpa PO.
Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas maka pada penelitian ini
akan mengkaji lebih jauh mengenai sistem akuntansi pembelian bahan yang
terdapat pada PT ATMI-IGI CENTER dengan mengambil judul
“EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT ATMI-IGI
CENTER SURAKARTA”.
C. Rumusan Masalah
Sistem akuntansi pembelian sangat penting perannya di dalam sebuah
perusahaan manufaktur. Sistem akuntansi pembelian dapat menunjang kinerja
perusahaan manufaktur. Dalam hal ini penulis ingin membahas lebih jauh
mengenai beberapa hal sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di PT ATMI-IGI
CENTER Surakarta?
21
2. Apa saja kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pembelian yang
di terapkan di PT ATMI-IGI CENTER Surakarta?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Mengetahui sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di PT ATMI-IGI
CENTER Surakarta.
2. Mengevaluasi sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di PT ATMI-
IGI CENTER Surakarta.
E. Manfaat Penelitian
Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka manfaat yang
diharapakan dapat diperoleh antara lain:
1. Bagi PT ATMI-IGI Center Surakarta
Penelitian yang dilakukan di PT ATMI-IGI CENTER Surakarta ini
diharapkan dapat memberikan masukan-masukan yang positif bagi
perusahaan ini dimasa yang akan datang.
2. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini diharapkan memberikan manfaat juga bagi pembaca
sebagai bahan referensi maupun bahan kajian komparatif dalam
pengaplikasian sistem informasi akuntansi pembelian di dunia industri.
22
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
11.. Pengertian Sistem dan Prosedur
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu (Mulyadi, 2001 : 5). Menurut Jogiyanto (2001 : 2) sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem
merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
untuk menyelesaikan tujuan tertentu.
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001 : 5), adalah suatu urut-
urutan pekerjaan kerani (clerikal), biasanya melibatkan bagian atau lebih
disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi berulang-ulang. Adanya
prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam
organisasi.
23
Menurut Marshall B Romney dan Paul John Stein Bart (2003 : 2)
prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari menulis,
mengadakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah,
dan membandingkan.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
adalah suatu kegiatan klerikal yang melibatkan lebih dari satu orang dalam
suatu bagian, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
untuk menangani transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
22.. Pengertian Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001 :1 ) “Accounting is an
information systems, identifities, collects, processes, and communicates
economic information about an entity to awide variety people”.
Menurut Jogiyanto (2001 : 17), akuntansi merupakan proses
pencatatan, pengelompokan, perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan
transaksi perusahaan. Tujuan dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan
laporan keuangan. Laporan keuangan merupakan suatu informasi.
Jadi dari beberapa definisi di atas dapat diketahui bahwa akuntansi
adalah seni mencatat, mengklasifikasikan, meringkas, mengolah, dan
menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan
keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang berkepentingan.
24
33.. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan,
prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data
mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk
menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan
oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang
berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga
pemerintah untuk menilai hasil operasi (Baridwan, 1997 : 4). Sistem
Informasi Akuntansi menyediakan informasi akuntansi yang dibutuhkan
manajemen untuk pengambilan keputusan agar memungkinkan mereka
mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan secara efektif dan
efisien. Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai
beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik. Tujuan itu adalah
sebagai berikut.
a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat
yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan data yang
diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.
b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman
yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga
keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan
harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
25
c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah
yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi
itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
Ketiga tujuan di atas harus dipertimbangkan bersama-sama pada
waktu menyusun sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak sampai
terjadi adanya salah satu tujuan yang ditinggalkan (Baridwan, 1997 : 3).
Menurut Mulyadi (2001 : 3) sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari pengertian Sistem Akuntansi di atas maka unsur pokok Sistem
Akuntansi yang sebagaimana diuraikan Mulyadi (2001 : 3) adalah:
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah
dokumen, Karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.
Formulir juga sering disebut dengan istilah media, karena formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi ke dalam catatan.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan
26
dan data lainya. Sumber dari pencatatan dalam jurnal ini adalah
formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya
diklasifikasikan menurut penggolongannya yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
c. Buku Besar (general ledger)
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang
sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain
dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk
penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu
yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu
dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan
yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba
yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya
pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang,
daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat
27
penjualanya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran
sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan
tayangan pada layar monitor komputer.
44.. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti
manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi
informasi. Sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi terdiri dari
metode dan catatan yang dibuat untuk untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan, mnganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-
transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi
aktiva dan kewajiban yang berkaitan (Bodnar dan Hopwood, 2000 : 181).
Menurut Nugroho Widjajanto (2001) sistem informasi akuntansi
adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan
bernagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan
menjadi laporan keuangan.
Dari definisi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi akuntansi merupakan suatu bagian dari sistem organisasi
yang mempunyai fungsi utama mengumpulkan, menyimpan, dan
mengolah data ekonomi sehingga menghasilkan suatu informasi akuntansi
yang dibutuhkan oleh bagian-bagian pengguna informasi tersebut.
28
55.. Sistem Pembelian
Pembelian merupakan pengadaan barang persediaan yang
diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001 : 299) merupakan pengadaan
barang persediaan yang diperlukan oleh perusahaan. Menurut Maroom
(2000 : 14) pembelian adalah pengeluaran sejumlah uang atau kas untuk
mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan.
Dari definisi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
pembelian adalah suatu proses pengeluaran sejumlah uang atau kas untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
66.. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
dapat digolongkan menjadi dua, yaitu pembelian lokal dan impor.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri (Mulyadi 2001 : 299).
77.. Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian
Menurut Mulyadi (2001 : 300) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang
bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian
bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan
29
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan barang.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada
pemasok yang terpilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung
jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang
dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan bertanggung jawab
mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan
persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang
dibeli ke dalam kartu persediaan.
30
88.. Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 301-303) jaringan prosedur yang membentuk
sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi
gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam
formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian
pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga
yang relatif dibawah standar untuk mendapatkan informasi harga
barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian
mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih
dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang
31
diterima dari pemasok kemudian membuat laporan penerimaan
barang.
e. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan
menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber
sebagai pencatatan hutang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
B. Pembahasan
1. Sistem Akuntansi Pembelian PT ATMI-IGI CENTER
a. Unit organisasi yang terkait
1) Bagian Produksi
Pada saat terdapat permintaan pembelian bahan baku untuk
pembuatan pesanan, bagian produksi melakukan prosedur
permintaan barang kepada bagian logistik dengan membuat
formulir permintaan dan pengadaan barang yang kemudian
diserahkan kepada bagian logistik.
2) Bagian Logistik (Bagian Pembelian)
Bagian Pembelian menerima formulir dari bagian produksi.
Bagian pembelian melaksanakan prosedur pencarian dan
32
penyeleksian pemasok dengan mencari informasi mengenai
barang yang dibutuhkan, harga barang, jumlah barang,
kualitas, dan termin kredit yang dipakai. Prosedur ini dapat
dilakukan melalui telepon maupun email sesuai situasi dan
juga kondisi. Untuk kategori pembelian yang nominalnya
kurang dari Rp 1.000.000,00 secara langsung akan diotorisasi
oleh bagian pembelian.
3) General manager
General Manager mempunyai kewenangan untuk memberikan
persetujuan atas pembelian yang akan dilakukan yang
nominalnya antara Rp 1.000.000,00 sampai Rp 10.000.000,00.
4) Direktur
Direktur mempunyai kewenangan untuk menyetujui tidaknya
pembelian yang akan dilaksanakan oleh bagian logistik untuk
pembelian yang nominalnya lebih dari Rp 10.000.000,00.
Direktur Utama juga berwenang untuk memberikan otorisasi
pada saat pembayaran atas pembelian yang terjadi.
5) Bagian Keuangan (Finance)
Bagian keuangan menerima semua dokumen yang berkaitan
dengan proses pembelian yang diserahkan oleh bagian
pembelian dan bagian produksi. Bagian keuangan menyiapkan
prosedur pembayaran kepada pemasok pada saat jatuh tempo
pembayaran dan melakukan proses pembayaran.
33
6) Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima semua dokumen yang berkaitan
dengan pembelian sampai pada pembayaran dari bagian
keuangan. Bagian akuntansi mencatat semua transaksi yang
terjadi kedalam buku jurnal yang sudah dioersiapkan dan
mengarsip semua dokumen tersebut serta menyimpan sesuai
nomer dan tanggal.
b. Dokumen yang digunakan
1) Formulir dan Bon Permintaan Proses dan Pengadaan Barang
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh
pemakai barang (bagian produksi) untuk meminta bagian
logistik melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis,
jumlah, dan mutu yang dibutuhkan oleh pemakai barang
(bagian produksi). Formulir ini diotorisasi oleh manager
produksi. Bagian pembelian membuat bon permintaan proses
dan pengadaan barang akan tetapi hal ini hanya berlaku apabila
barang yang dibutuhkan dapat disediakan oleh pihak ATMI
selain itu formulir yang digunakan adalah formulir permintaan
proses dan pengadaan barang.
2) Pre Purchase Order (Pre PO)
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh
bagian logistik sebelum membuat purchase order (PO).
Formulir ini diisi sesuai dengan barang atau bahan baku yang
34
dibutuhkan. Formulir ini diotorisasi oleh bagian pembelian
apabila pembelian yang akan dilakukan bernominal kurang
dari Rp 1.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh general manager
apabila nominalnya melebihi kewenangan yang dimiliki oleh
bagian pembelian yaitu lebih dari Rp 1.000.000,00 sampai
dengan Rp 10.000.000,00. Pre PO diotorisasi oleh direktur jika
nominal pembelian yang dilakukan adalah lebih dari Rp
10.000.000,00 yang berada diluar kewenangang yang dimiilki
oleh bagian pembelian dan juga general manager.
3) Purchase Order (PO)
Dokumen ini merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh
bagian pembelian tetapi setelah adanya otorisasi terhadap Pre
PO oleh bagian pembelian/ General Manager/ Direktur (sesuai
ketentuan). PO ini juga harus mendapatkan otorisasi oleh
bagian yang mengotorisasi Pre PO. PO ini yang akan
digunakan untuk memesan barang material yang dibutuhkan
sesuai dengan jumlah, nama, dan spesifikasi barang dan mutu.
4) Bukti Barang Masuk (BBM)
BBM ini dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan surat jalan
yang diberikan oleh pemasok pada saat barang diantar.
Kemudian bagian logistik melakukan rekap terhadap BBM ini.
35
5) Nota Penerimaan Barang(NPB)
Dokumen ini dibuat oleh bagian logistik dengan menginput
data secara langsung ke komputer dengan program excell. Data
yang diinput berasal dari dokumen-dokumen yang menyertai
barang yang datang. Kemudian hasil print out nya diserahkan
kepada bagian keuangan.
6) Bukti Pengeluaran Kas dan Bank (BPgKB)
Dokumen ini dipersiapkan oleh bagian keuangan yang
berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas dan bank pada saat
pembayaran atas pembelian kredit ke pemasok. Dokumen ini
diotorisasi oleh direktur. Dokumen ini kemudian digunakan
pada proses pembayaran yang akan dilakukan oleh bagian
keuangan.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Bagian akuntansi mempersiapkan buku jurnal yang akan
digunakan untuk mencatat pembelian baik secara tunai maupun
kredit yang dilakukan oleh perusahaan. Pencatatan dilakukan
dengan mengurutkan tanggal supaya memudahkan dalam
penelusuran transaksi saat dilakukan proses pemeriksaan. Semua
transaksi yang dilakukan dicatat dengan akun yang sudah
ditentukan oleh perusahaan kedalam jurnal umum.
36
d. Jaringan prosedur
1) Membuat formulir permintaan proses dan pengadaan barang
Bagian produksi mengajukan permintaan proses dan pengadaan
barang kepada manager produksi. Manager produksi meneliti
pengajuan yang dilakukan bagian produksi, kemudian mengisi
dan mengotorisasi formulir permintaan proses dan pengadaan
barang yang berjumlah rangkap tiga. Lembar pertama
diserahkan kepada bagian logistik, lembar kedua diserahkan
kepada bagian keuangan, dan lembar ketiga disimpan oleh
manager produksi.
2) Bagian logistik membuat Pre PO yang kemudian diotorisasi
sesuai ketentuan yang berlaku
Bagian logistik membuat Pre PO setelah bon permintaan proses
dan pengadaan barang selesai dibuat. Pre PO diotorisasi sesuai
ketentuan yang berlaku di perusahaan ini yaitu untuk nominal
pembelian kuarang dari Rp 1.000.000,00 diotorisasi oleh bagian
logistik, untuk nominal pembelian antara Rp 1.000.000,00
sampai dengan Rp 10.000.000,00 diotorisasi oleh general
manager, dan untuk nominal lebih dari Rp 10.000.000,00
diotorisasi oleh direktur.
37
3) Bagian logistik membuat PO berdasarkan Pre PO yang sudah
diotorisasi
Pre PO yang sudah diotorisasi akan digunakan sebagai dasar
pembuatan PO. PO dibuat rangkap tiga dan diotorisasi sama
seperti yang mengotorisasi Pre PO.
4) Bagian logistik melakukan pembelian kepada pemasok
Pada saat terjadi proses pembelian bagian logistik
mempersiapkan PO. Kemudian PO lembar pertama diserahkan
kepada pemasok sebagai surat order pembelian. Formulir
permintaan proses dan pengadaan barang lembar pertama, Pre
PO serta PO lembar ketiga disimpan oleh bagian logistik. PO
lembar kedua diserahkan kepada bagian keuangan.
5) Bagian logistik menerima dan mengecek barang yang telah
dikirim oleh pemasok
Barang diterima dari pemasok disertai dengan faktur, invoice,
dan surat jalan. Bagian logistik menerima barang dan
membandingkan barang yang datang, faktur, invoice dan surat
jalan dengan dokumen-dokumen yang dibawa oleh bagian
logistik, yaitu formulir permintaan proses dan pengadaan barang
lembar pertama, Pre PO, dan PO lembar ketiga. Dokumen yang
menyertai barang datang berjumlah rangkap 2 kecuali faktur dan
invoice (akantetapi pemasok masih mempunyai arsip yang
berupa faktur dan invoice yang di perusahaan) dan semua
38
dokumen itu di beri tanda otorisasi oleh bagian logistik yang
menyatakan bahwa barang yang telah diterima dan telah sesuai
dengan pesanan. Dokumen lembar kedua diserahkan kepada
bagian logistik sedangkan lembar pertama di bawa kembali oleh
pemasok yang akan digunakan untuk penagihan pada saat jatuh
tempo pembayaran dan sebagai arsip.
6) Bagian logistik membuat Bukti Barang Masuk (BBM) dan Nota
Pembelian Barang (NPB)
Apabila barang dan dokumen sesuai, selanjutnya bagian logistik
membuat bukti barang masuk dan nota pembelian barang.
Bagian logistik menyimpan dokumen PO lembar ketiga, Pe PO,
formulir permintaan proses dan pengadaan barang lembar
pertama. Faktur, invoice, surat jalan, bukti barang masuk, dan
nota pembelian barang diserahkan kepada bagian akuntansi.
7) Bagian Keuangan menerima dokumen-dokumen yang
diserahkan oleh bagian logistik dan juga bagian produksi yang
berkaitan dengan transaksi pembelian.
Semua dokumen yang digunkan dalam proses pembelian
diserahkan kepada bagian keuangan untuk disimpan sementara
sampai masa jatuh tempo pembayaran atas transaksi pembelian
yang telah menimbulkan utang. Dokumen yang diterima bagian
keuangan adalah faktur, invoice, surat jalan, bukti barang
39
masuk, nota pembelian, formulir permintaan proses dan
pengadaan barang lembar kedua, dan PO lembar kedua.
8) Bagian Keuangan membuat Bukti Pengeluaran Kas dan Bank
(BPgKB)
Bukti Pengeluaran Kas dan Bank dibuat pada saat jatuh tempo
pembayaran. Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan dan
diotorisasi oleh direktur. Otorisasi dapat dilakukan apabila
dokumen yang di lampirkan sesuai. Bagian keuangan
menyerahkan BPgKB yang berjumlah rangkap dua disertai bukti
pendukung yang dilampirkan yaitu semua dokumen yang
disimpan sementara oleh bagian keuangan. BPgKB yang sudah
diotorisasi diambil kembali oleh bagian keuangan. Bagian
keuangan menindaklanjuti hal tersebut dengan menyerahkan
kepada bagian kasir berupa BPgKB yang telah diotorisasi.
Pemasok yang datang meminta pembayaran atas utang dengan
menunjukkan dokumen-dokumen yang berupa surat jalan,
invoice, dan faktur yang telah diberi tanda oleh bagian logistik,
serta PO lembar pertama. Bagian keuangan melakukan
pengecekkan terhadap semua dokumen yang ditunjukkan oleh
pemasok, jika sudah sesuai maka segera dilakukan pembayaran.
Pada saat pembayaran pemasok memberikan tanda tangan pada
BPgKB yang menerangkan bahwa atas utang yang terjadi telah
dilakukan pembayaran. Semua dokumen yang ada pada bagian
40
keuangan kecuali BPgKB lembar pertama diserahkan kepada
bagian akutansi untuk dicatat dan diarsipkan.
9) Bagian Akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi yang
terjadi serta mengarsip semua dokumen yang diserahkan oleh
bagian keuangan
Dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan kemudian
dicatat kedalam jurnal umum yang tersedia dengan akun- akun
yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Bagian akuntansi juga
menyimpan data-data tersebut pada komputer dengan menginput
data tersebut secara manual kemudian mengarsip dokumen-
dokumen tersebut.
41
e. Bagan Alir Sistem Pembelian PT ATMI-IGI CENTER
Manager Produksi
Keterangan :
FPPPB : Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan Barang
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER
Mulai
Membuat FPPPB
1
3
2
FPPPB 1
N
2
42
Bagian Logistik
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
1
FPPB 1
Menyeleksi
pemasok
FPPPB 1
Membuat
Pre PO
FPPPB 1
Pre PO
Pre PO diotorisasi dengan
ketentuan ; jika pembelian <
1juta diotorisasi oleh bagian
logistik, jika pembelian 1< 10
juta diotorisasi oleh general
manager, jika lebih dari 10
juta diotorisasi oleh direktur
utama.
3
3
FPPPB 1
Pre PO
Membuat
PO
FPPPB 1
Pre PO
3
2
PO 1
4
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
Menyeleksi pemasok
berdasarkan mutu, harga dan
juga penawaran yang
diberikan oleh pemasok
yang biasanya berupa daftar
harga barang yang dimiliki
pemasok.
PO diotorisasi
oleh pihak
yang sama
yang
mengotorisasi
Pre PO
43
Bagian Logistik (lanjutan)
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
4
FPPPB 1
Pre PO
3
2
PO 1
Pemasok
6
5
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
44
Bagian Logistik (penerimaan barang dari pemasok)
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
Pemasok
Menerima
barang
Faktur
5
FPPPB 1
Pre PO
PO 3
Mencocokkan barang
dengan dokumen
Faktur
FPPPB 1
Invoice
Pre PO
PO 3
Membuat BBM
dan NPB
8
N
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk
NPB :Nota Pembelian Barang
Invoice
2
SJ 1
2
SJ 1 Memberi tanda
pada SJ bahwa
barang telah
diterima Faktur
FPPPB 1
Invoice
Pre PO
PO 3
2
SJ 1
Pemasok 7
7
Faktur
FPPPB 1
Invoice
Pre PO
PO 3
SJ 1
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
FPPPB 1
Pre PO
PO 3
45
Bagian Keuangan
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
2 6 8
FPPPB 2 PO
2
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk
NPB :Nota Pembelian Barang
BPgKB:Bukti Pengeluaran Kas dan
Bank
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
T
Membuat
BPgKB
FPPPB 2
PO 2
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
2
BPgKB 1 BPgKB
diotorisasi
Direktur
Dokumen disimpan
sementara sampai
jatuh tempo
pembayaran
9
46
Bagian Keuangan (Lanjutan)
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
9
Keterangan :
FPPPB:FormulirPermintaanProses dan
Pengadaan Barang
Pre PO :Pre Purchase Order
PO :Purchase Order
SJ :Surat Jalan
BBM :Bukti Barang Masuk
NPB :Nota Pembelian Barang
BPgKB:Bukti Pengeluaran kas dan Bank
Invoice P:Invoice Pemasok
FPPPB 2
PO 2
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
2
BPgKB 1
Pemasok
PO 1
2 SJ
Faktur
Invoice P
Bagian kejuangan mencocokkan
dokumen yang ada dengan
dokumen yang dibawa pemasok
Melakukan
pembayaran
PO 1
2 SJ
Faktur
Invoice P
FPPPB 2
PO 2
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
2
BPgKB 1
Meminta tanda
tangan pada
kolom “telah
diterima oleh”
pada BPgKB
Pemasok
10 T
47
Bagian Akuntansi
Gambar 2.1
Bagan Alir Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER (lanjutan)
10
FPPPB 2
PO 2
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
2 BPgKB
Melakukan
pencatatan
Jurnal umum
FPPPB 2
PO 2
Faktur
Invoice
SJ 1
BBM
NPB
2
BPgKB
Input data
ke komputer
voucher
T
Selesai
48
2. Kendala-kendala yang dihadapi bagian Pembelian
a. Bagian pembelian mengalami kendala apabila mendapatkan
perintah pembelian yang mendesak dalam artian customer meminta
barang yang dipesan segera jadi. Kendala ini terjadi pada saat
prosedur otorisasi. Pada saat otorisasi general manager atau
direktur diperlukan, pihak yang bersangkutan terkadang sedang
tidak berada di tempat untuk memberikan otorisasi. Hal ini akan
menghambat proses pembelian yang akan dilakukan oleh bagian
logistik (bagian pembelian) dalam hal waktu. Pada saat terjadi
pembelian dokumen yang dijadikan sebagai surat order pembelian
barang adalah PO, dan PO dibuat berdasarkan Pre PO yang telah
diotorisasi oleh bagian logistik, general manager ataupun direktur
sesuai ketentuan. Bagian logistik membuat kesepakatan dengan
pemasok barang dengan cara meminta kelonggaran waktu untuk
mengirimkan PO sebagai surat order pembelian. Hal ini akan
membuat ada prosedur yang tidak dijalankan dengan baik.
b. Bagian pembelian merasa kurangnya personil yang kompeten
menangani tugas-tugas yang ada di bagian pembelian. Hal ini yang
mendorong terjadinya perangkapan tugas yang dilakukan oleh
personil bagian logistik yang sudah kompeten.
49
C. Evaluasi Sistem Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER
1. Evaluasi Terhadap Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam satu proses pembelian sudah dipisahkan
sesuai kapasitas dan fungsinya. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian
logistik, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi dan fungsi
pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan. Akan tetapi pada proses
sebenarnya terdapat beberapa perangkapan tugas yang dilakukan. Fungsi
pembelian, fungsi penerimaan,dan fungsi penyimpanan barang dilakukan
oleh bagian logistik. Dalam transaksi pembelian, fungsi pembelian
berkewajiban untuk mendapatkan pemasok yang sesuai mutu yang
dibutuhkan serta dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan
oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dipesan dan
diterima oleh perusahaan sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh
bagian pembelian, seharusnya dilakukan pengecekkan independent yang
bukan merupakan bagian logistik yang melakukan pemesanan barang
tersebut. Pengecekkan berdasarkan PO yang diterbitkan oleh bagian
logistik. Fungsi penerimaan barang dan fungsi penyimpanan barang juga
terdapat perangkapan tugas. Fungsi penerimaan barang merupakan fungsi
yang sangat penting dan bertanggung jawab atas penerimaan dan
penolakan barang yang diterima dari pemasok. Fungsi penyimpanan
merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang
telah diterima dari pemasok dan dinyatakan diterima oleh fungsi
penerimaan. Meskipun perusaan ini PT ATMI-IGI CENTER ini
50
berproduksi berdasarkan Just In Time (JIT) yang mana gudang hanya
berfungsi sebagai tempat transit barang sebelum masuk proses produksi.
Jadi harus tetap ada fungsi khusus yang diberi tanggung jawab melakukan
fungsi ini yaitu fungsi penyimpanan. Bagian akuntansi dan bagian
keuangan merupakan bagian yang sebenarnya merupakan satu tim yang
berfungsi secara bersama tetapi merupakan bagian yang berbeda sehingga
pemisahan fungsi berjalan dengan baik.
2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan
Kelemahan-kelemahan pada dokumen-dokumen yang digunakan adalah
sebagai berikut:
a. Bukti Barang Masuk (BBM) tidak bernomor urut tercetak dan belum
memiliki format baku yang digunakan. Fungsi BBM untuk
mengetahui barang apa saja yang sudah masuk ke dalam gudang dan
sebaiknya disertai nomor urut tercetak supaya setiap penggunaan
dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang berwenang untuk
menggunakan dokumen tersebut dan memudahkan proses
pengecekkan.
b. Belum adanya kartu stock barang yang masuk ke gudang. Meskipun
gudang dalam perusahaan ini hanya digunakan sebagai tempat transit
sementara sebelum barang masuk ke bagian produksi, akan tetapi hal
ini penting dilakukan untuk mendata barang yang ada digudang.
51
c. Belum adanya Bukti Barang Keluar yang digunakan untuk mendata
barang apa saja yang telah digunakan dalam proses produksi dan
Debit Memo sebagai dokumen dalam proses retur pembelian.
3. Evaluasi Terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan
Bagian akuntansi melakukan rekap terhadap transaksi pembelian
kredit berdasarkan dokumen yang diserahkan oleh bagian keuangan yang
berasal dari bagian produksi dan bagian logistik. Pencatatan dilakukan
pada jurnal umum dengan akun-akun yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Perusahaan ini belum mempunyai jurnal khusus yang
digunakan untuk mencatat terjadinya pengeluaran kas yang sering disebut
dengan jurnal pengeluaran kas.
4. Evaluasi Terhadap Sistem Otorisasi
Pembuatan FPPPB ( Formulir Permintaan Proses dan Pengadaan
Barang ) dilakukan oleh staff bagian produksi dan diotorisasi oleh
manager produksi. Pembuatan Pre PO dan PO melibatkan banyak pihak
dalam proses otorisasinya. Hal ini menunjukkan bahwa banyak pihak yang
melakukan pengecekkan terhadap dokumen ini. Otorisasi pada saat barang
datang seharusnya diotorisasi oleh bagian penerimaan akan tetapi karena
pada perusahaan ini yang bertugas menerima barang adalah bagian logistik
maka yang melakukan otorisasi adalah bagian logistik. Pembayaran
diawali dengan pembuatan BPgKB ( Bukti Pengeluaran Kas dan Bank )
oleh bagian keuangan yang kemudian diotorisasi oleh direktur.
52
5. Evaluasi Terhadap Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
Pembelian
a. Prosedur penerimaan barang
Prosedur penerimaan barang ini bagian logistik menjalankan beberapa
tugas yaitu menyeleksi pemasok, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan, dan fungsi penyimpanan. Meskipun bagian logistik
sendiri terdapat beberapa personil terkadang yang melakukan tugas ini
hanya satu personil saja sedangkan yang lain hanya bersifat
membantu.
b. Prosedur pencatatan
Proses pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi kedalam jurnal
umum dengan menggunakan akun- akun yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Perusahaan ini tidak ada prosedur pencatatan utang,
sehingga tidak memiliki daftar hutang dan hanya menggunakan PO
dan Invoice sebagai bukti adanya utang.
c. Prosedur pengeluaran kas dan bank
Prosedur pengeluaran kas dan bank dilakukan oleh bagian keuangan
yang diawali dengan pembuatan BPgKB yang kemudian diotorisasi
oleh direktur. BPgKB yang telah mendapatkan otorisasi kemudian
digunakan sebagai bukti pembayaran yang akan dilakukan oleh bagian
keuangan.
53
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan landasan teori dan pembahasan sistem pembelian pada PT
ATMI-IGI CENTER, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan dan kelemahan
antara lain sebagai berikut.
A. Kelebihan
1. Fungsi yang terkait dalam satu proses pembelian sudah dipisahkan sesuai
kapasitas dan fungsinya. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian logistik,
fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi dan fungsi pembayaran
dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian akuntansi dan bagian keuangan
merupakan satu tim yang bekerja sama, akan tetapi pada saat menjalankan
tugas dilakukan sesuai kapasitas dan fungsi masing-masing bagian.
2. Pembuatan Pre PO dan PO melibatkan banyak pihak dalam proses
otorisasinya. Hal ini menunjukkan bahwa banyak pihak yang melakukan
pengecekkan terhadap dokumen ini sehingga meminimalkan adanya
tindakan yang tidak sesuai peraturan.
3. Setiap bagian yang berada di PT ATMI-IGI CENTER diwajibkan
membuat laporan pertanggungjawaban kepada bagian yang lebih tinggi.
Hal ini menunjukkan bahwa setiap bagian pada bagian ini diatur supaya
tidak ada penyimpangan.
54
BB.. Kelemahan
1. Bagian logistik merangkap beberapa tugas yaitu tugas pembelian,
penerimaan dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang.
2. Bukti Barang Masuk (BBM) tidak bernomor urut tercetak dan belum
memiliki format baku yang digunakan.
3. Belum adanya kartu stock barang yang masuk ke gudang
4. Belum adanya Bukti Barang Keluar yang digunakan untuk mendata barang
apa saja yang telah digunakan dalam proses produksi dan Debit Memo
sebagai dokumen dalam proses retur pembelian.
5. Perusahaan ini belum mempunyai jurnal khusus yang digunakan untuk
mencatat terjadinya pengeluaran kas yang sering disebut dengan jurnal
pengeluaran kas.
6. Perusahaan ini tidak ada prosedur pencatan utang, sehingga tidak memiliki
daftar hutang dan hanya menggunakan PO dan Invoice.
55
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan kelemahan dan kelebihan sistem akuntansi pembelian pada
PT ATMI-IGI CENTER SURAKARTA yang telah diuraikan pada BAB III, dapat
dambil kesimpulan dan rekomendasi sebagai berikut.
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan sistem akuntansi pembelian
pada PT ATMI-IGI CENTER, maka diperoleh kesimpulan bahwa sistem
akuntansi pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER merupakan sistem yang
dilaksanakan secara rutin dan berulang-ulang, karena perusahaan ini
merupakan perusahaan manufaktur yang akan selalu melakukan kegiatan
produksi barang dengan melakukan proses pembelian barang yang
merupakan bahan baku untuk kegiatan produksinya. Sstem pembelian yang
telah diterapkan pada PT ATMI-IGI CENTER ini sudah cukup baik. Sistem
yang diterapkan memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan-kelebihan
tersebut antara lain sudah ada pemisahan fungsi disetiap bagian, dokumen
yang digunakan sudah dibuat rangkap dan melalui proses otorisasi, setiap
bagian secara berkala membuat laporan pertanggungjawaban kepada bagian
yang lebih tinggi. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, terdapat
perangkapan tugas pada bagian pembelian, bukti barang masuk (BBM) belum
mempunyai format baku dan belum bernomor urut tercetak, belum terdapat
kartu stock dan bukti barang keluar untuk mencatat setiap barang yang keluar
56
masuk ke gudang, dalam pencatatan hanya menggunakan jurnal umum karena
belum terdapat jurnal khusus pengeluaran kas, dan hanya menggunakan PO
dan invoice sebagai kartu hutang.
B. Rekomendasi
Berdasarkan kelemahan yang ditemukan dalam Sistem Akuntansi
Pembelian pada PT ATMI-IGI CENTER, maka didapat beberapa
rekomendasi yang berupa saran sebagai bahan pertimbangan bagi pihak
perusahaan.
1. Melakukan penambahan personil atau menyediakan fungsi khusus yang
bertugas menerima barang, bertanggung jawab atas penyimpanan
barang, serta bagian yang mencatat dan mengawasi setiap barang yang
masuk dan keluar dalam tempat penyimpanan sehingga tugas-tugas
tersebut tidak dirangkap oleh bagian pembelian.
2. Melengkapi dokumen yang seharusnya ada akantetapi perusahaan
belum membuat. Dokumen tersebut antara lain, BBM dengan format
baku, kartu penerimaan dan pengeluaran barang, debit memo.
3. Memberikan beberapa alternatif apabila terjadi kendala otorisasi jika
pihak yang berwenang melakukan otorisasi sedang tidak berada
ditempat dengan menunjuk pihak yang sebagai wakil dari pihak yang
bersangkutan dengan kewenangan yang berlaku hanya jika terjadi hal
tersebut supaya alur prosedur tidak berubah.
57
4. Perusahaan sebaiknya menyiapkan prosedur retur pembelian meskipun
semenjak beroprasi belum pernah terjadi retur pembelian, sehingga
pada saat terjadi retur pembelian PT ATMI-IGI CENTER mengetahui
langkah apa yang harus diambil.
58
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1997. Sistem Akuntansi Penyusunan dan Metode. Edisi
Kelima.Yogyakarta:BPFE Yogyakarta
Bodnar, George H dan William S Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat.
Bodnar, George H and William S Hopwood, 2001. Accounting Information
System. Eight Edition. New Jersey. Prantice – Hell
H M Jogiyanto. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
Maroom, Chaerul. 2000. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta :
Grasindo
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Widjajanto, Nugroho. 2001.Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.