EvaluasiPelayananPermohonan IjinPerjalananDinasLuarNegeri … Pelayanan... · • Bila paspor yang masih berlaku hilang, maka harus menyertakan surat keterangan kepolisian • Surat

Evaluasi Pelayanan Permohonan

Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri

Kemenristekdikti

Biro Kerja Sama dan Komunikasi Publik

Yogyakarta, 15 Desember 2017

Daftar Isi

• Dasar Hukum

• Standar Pelayanan Umum

• Mekanisme Pelayanan Ijin PDLN

• PIC Ijin PDLN di Kemenristekdikti

• SImPeL

• Status Ijin PDLN

Dasar Hukum

• PP No. 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan APBN

• Instruksi Presiden No. 11 Tahun 2005 tentangPerjalanan Dinas Luar Negeri

• Permen Setneg No. 11 Tahun 2008 tentangPetunjuk Pelaksanaan PenangananAdministrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri

• PMK No. 164 Tahun 2015

• PMK No. 227 Tahun 2016

PMK No. 164 Tahun 2015

• Pasal 3 - Prinsip Perjalanan Dinas Luar Negeri

1. Selektif yaitu hanya untuk kepentingan yang sangattinggi dan prioritas yang berkaitan denganpenyelenggaraan pemerintahan

2. Ketersediaan Anggaran dan kesesuaiandengan pencapaian kinerja KementerianNegara/Lembaga

3. Efisiensi dan efektivitas penggunaan belanjanegara

4. Transparansi dan akuntabilitas pelaksanaanPerjalanan Dinas khususnya dalam pemberian perintahdan pembebanan biaya perjalanan dinas

PMK NO. 227 Tahun 2016

• Penyempurnaan dari PMK No. 164 Tahun 2015

pada pasal 13, penambahan ayat 5a:

– Uang harian sebagaimana dimaksud pada ayat 4

diberikan sebesar 100% dari tarif uang harian

dalam hal:

a. Diperlukan penginapan pada waktu transit yang tidak

ditanggung oleh penyedia Moda Transportasi;

dan/atau

b. Diperlukan penginapan setibanya di Tempat Tujuan

Luar Negeri

Syarat untuk PDLN bagi ASN

• Memperoleh Surat Persetujuan (SP) dari

Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg)

• Memperoleh Paspor Dinas dari Kementerian

Luar Negeri (Kemenlu)

• Memperoleh Exit Permit dari Kemenlu

• Jika PDLN memerlukan Visa, selain Exit Permit,

diperlukan Rekomendasi Visa dari Kemenlu

Fungsi SP Setneg

1. Pertanggung-jawaban atas penggunaan uang negara(APBN)

2. Pengurusan Paspor Dinas (Paspor Biru) di Kementerian Luar Negeri RI

3. Salah satu bukti pendukung setelah pelaksanaan

kegiatan atau tugas belajar di luar negeri dalamrangka urusan kepegawaian

4. Salah satu persyaratan dalam penyetaraan ijazahluar negeri bagi yang tugas belajar di luar negeri

Standar Pelayanan Umum

Permohonan Ijin PDLN Kemenristekdikti

Mekanisme Pelayanan Ijin PDLN

• Pejabat Eselon 1, 2, dan Pemimpin Perguruan

Tinggi (Menristekdikti)

• Pejabat Eselon 3, 4, dan Non-Eselon di

Kemenristekdikti (Sekjend Kemenristekdikti)

• Dosen dan Tenaga Kependidikan (Setditjen

SDID)

• Mahasiswa (Setditjend Belmawa)

Standar Pelayanan Permohonan Ijin PDLN:

Pejabat Eselon 1 dan 2 dan Pemimpin PTN


Pejabat Eselon 3-4 dan Non-Eselon Ristekdikti

Hal – Hal yang harus diperhatikan

• Pejabat Eselon 1-2 Kemenristekdikti dan Pemimpin PTN

untuk melaksanakan PDLN harusmemperoleh persetujuan dari Menristekdikti

• Siapa Saja yang dimaksud dengan Pemimpin PT?

– Rektor / Direktur Politeknik / Direktur Akademi Komunitas

– Wakil Rektor / Wakil Direktur Politeknik / Wakil Direktur AkademiKomunitas

• Permohonan Ijin PDLN sebaiknya disampaikan 3 minggusebelum tanggal keberangkatan

• Pastikan dokumen lengkap dan tepat (terutama dalamejaan nama dan kesesuaian informasi dalam tiap dokumen)

Dokumen yang Diperlukan

• Surat Pengantar dari Rektor dan Pejabat Setingkat Eselon 1 kepadaMenristekdikti

– Pengisian tanggal penugasan yang nantinya akan dicantumkan dalam SP Setneg mengacu padatanggal acara yang memiliki keakuratan durasi waktu

• Surat Tugas– Pengaturan tanggal keberangkatan dan kepulangan sepenuhnya diserahkan oleh PT sesuai

dengan prinsip kewajaran, efisiensi, efektivitas, dan objektivitas yang dituangkan dalam SuratTugas masing-masing PT.

• Surat Undangan dan Agenda Pertemuan

• Curriculum Vitae (include nomor HP dan alamat email)

• Salinan KTP

• Surat Pernyataan tentang Sumber dan Jumlah PembiayaanPDLN

• Dokumen pendukung lainnya seperti naskah perjanjian yang akan ditandatangani pada saat kunjungan, brosur pameran, dll.


Dosen dan Tenaga Kependidikan


A. UNTUK TUGAS BELAJAR(DEGREE/NON-DEGREE):

1. Surat pengantar dari pemimpin PT/Kopertis

2. LoA (Letter of Acceptance) dari PT LN

3. Daftar riwayat hidup singkat

4. Surat perjanjian tugas belajar bermaterai(diketahui pimpinan)

5. Surat jaminan biaya

6. Fotokopi KTP


B. Untuk Kunjungan Singkat:1.Surat pengantar dari pimpinan PT/Kopertis

2.Surat undangan (invitation) dari pihak LN

3.Daftar riwayat hidup singkat

4.Fotokopi KTP

5.Surat jaminan biaya (jika ada sponsor)/surat

tugas (sebutkan kisaran biaya jika dari APBN)

6.Jadwal/agenda kegiatan selama di LN


Mahasiswa


1.Surat pengantar dari pimpinan PT

2.Surat undangan (invitation) dari pihak LN

3.Surat Tugas

4.Daftar riwayat hidup singkat

5.Fotokopi KTP

6.Surat jaminan biaya (jika ada sponsor)/surat

tugas (sebutkan kisaran biaya jika dari APBN)

7.Brosur Pameran jika ada

Paspor Dinas

1. Diberikan kepada PNS, pegawai BUMN atau Lembaga Negara

2. Masa berlaku: 5 tahun dan tidak dapat diperpanjang

3. Diterbitkan oleh Direktorat Konsuler, Kemlu RI

4.Penggunaannya harusdengan izin Pemerintah RI (SP-Setneg)

5.Wajib ditandatangani ybs. pada halaman 2

Fungsi Paspor Dinas

1. Fasilitas counter khusus pada bandara diIndonesia

2. Pemberian bebas Visa di beberapa negaratertentu

3. Perhatian dan perlakuan yang berbeda dari Keimigrasian di Bandara negara lain

Rekomendasi Visa

Dokumen yang Diperlukan untuk

Pembuatan Paspor DinasProsedur:

Lama Proses : 3-4 hari kerja

PERSYARATAN:

• Melampirkan paspor dinas lama (bagi yang ingin melakukan penggantian paspor)

• Bila paspor yang masih berlaku hilang, maka harus menyertakan surat keterangan kepolisian

• Surat Pengantar dari Instansi

• Surat Persetujuan Sekretariat Negara

• Mengisi Form Permohonan Pelayanan Paspor Dinas (pastikan data benar)

– http://kemlu.go.id/id/Pelayanan-Kekonsuleran/Pages/pelayanan-paspor.aspx

• Fotocopy Kartu Pegawai atau SK (dilegalisir cap basah)

• Fotocopy KTP

• Pas Foto berwarna terbaru (maks 3 bulan terakhir)

– 4 x 6 tiga lembar

– latar belakang putih

– untuk pria berjas dan berdasi, dan untuk perempuan berblazer

• Fotocopy Kartu Keluarga/Akte Kelahiran

(sekiranya ada perubahan/penambahan nama)

PDLN: Negara yang Tidak ada

Hubungan Diplomatik

• Negara yang tidak mempunyai Hubungan

Diplomatik dengan Indonesia: Taiwan danIsrael

• Setiap pemohon PDLN harus memiliki

clearance dari Direktorat KeamananDiplomatik, Kementerian Luar Negeri, sebelummengajukan permohonan SP Setneg

• Paspor yang digunakan Paspor Hijau

• Mohon perhatikan waktu pengajuanpermohonan ijin PDLN

Tim Perijinan PDLN

• Biro Kerja Sama dan Komunikasi Publik

– Judin

HP. 0815 1329 9973

– Asmaria

HP. 0838 9523 8404

– Luqman Hakim

HP. 0856 1789 651

– Annisa Pranowo

HP. 08161493952

Biro KSKP

KemenristekdiktiGed. II BPPT Lantai 18

Jl. MH. Thamrin No. 8

Jakarta 10340

e-mail: [email protected]

Telp: 021 - 3169684

Tim Perijinan PDLN

• Biro Kerja Sama dan Komunikasi Publik

– Judin

HP. 0815 1329 9973

– Asmaria

HP. 0838 9523 8404

– Luqman Hakim

HP. 0856 1789 651

– Annisa Pranowo

HP. 08161493952

Biro KSKP

KemenristekdiktiGed. II BPPT Lantai 18

Jl. MH. Thamrin No. 8

Jakarta 10340

e-mail: [email protected]

Telp: 021 - 3169684

Tim Perijinan PDLN

• Setditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti (SDID)u.p. Sekretaris Ditjen Sumber Daya Iptek dan DiktiKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiGedung D Ristekdikti Lt. 5 Jln. Pintu 1 Senayan, Jakarta Pusat 10270email: [email protected]

PIC: Anis Apriliawati

• Setditjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan

u.p. Sekretaris Ditjen Pembelajaran dan KemahasiswaanKementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiGedung D Ristekdikti Lt. 7 Jln. Pintu 1 Senayan, Jakarta Pusat 10270email: [email protected]

PIC: Abdoel Syukur

Status Ijin PDLN

Update Ijin PDLN as per 8 Desember 2017:

I. Jumlah surat rekomendasi SP Setneg yang telah terbit:

a. Eselon 1 dan Pemimpin PT: 152 buah

b. Eselon 2 dan ke bawah: 236 buah

II. Jumlah SP Setneg yg masih pending 52 buah dengan rincian sbb:

a. Dikembalikan (karena telat/berkas tidak lengkap) = 39 buah

b. Diproses = 13 buah

III. Jumlah surat rekomendasi Exit Permit/Paspor Dinas/Rek. Visa

yang telah terbit: 99 buah

IV. Jumlah surat tidak disetujui untuk Pemimpin PT sebanyak 13 buah

SImPeL

SImPel(Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri)

1. Pelayanan Penanganan Izin PDLN dilaksanakan secara On-Line terhitung

mulai 3 Januari 2017 dengan mengakses https://simpel.setneg.go.id

2. Seluruh transaksi dokumen dimulai dari proses permohonan berikut

kelengkapan dokumen dan produk akhir berupa Surat Persetujuan

Pemerintah (SP Setneg) dilakukan dan dihasilkan secara elektronik.

3. Surat Persetujuan PDLN yang diterbitkan Kemensetneg hanya

menyebutkan tanggal pelaksanaan kegiatan di luar negeri, tidak

termasuk tanggal perjalanan pergi/berangkat dan pulang/kembali

4. SImPeL diperuntukkan pula untuk Data Base PDLN sehingga:

a. Permohonan izin perjalanan dinas luar negeri ke beberapa negara,

registrasi melalui SImPeL dilakukan berdasarkan negara.

b. Informasi mengenai sumber pembiayaan dan besarnya anggaran

perjalanan dinas luar negeri agar disebutkan.


Manfaat SImPel:

1. Mengubah Budaya Pelayanan dari Manual ke Elektronik

2. Mengurangi kontak fisik manusia

3. Percepatan pelayanan, transparan, akuntabel dan paperless

4. Tersedianya Data Base PDLN yang lebih lengkap dan dapat dishare kepada pihak yang membutuhkan

5. Potensi diintegrasikan dengan Aplikasi terkait di Kementerian/Lembaga dan Kementerian Fasilitator lainnya (Kemenlu, KemenkumHAM, Kemenkeu)


1. Penambahan Daftar

Pemohon Baru• Masukkan nama pemohon sesuai

identitas (KTP)

• Masukan NIP, NIK, Jabatan

• Pilih instansi asal pemohon

• Masukkan alamat email dan

nomor telepon pemohon

• Pilih “Aktif”


2. Penambahan Daftar

Kegiatan PDLN Baru• Pilih jenis kegiatan PDLN (sidang,

meeting, diskusi, dll,.)

• Ketik nama kegiatan PDLN

• Ketik nama penyelenggara kegiatan

(instansi diluar negeri)

• Masukkan jadwal kegiatan (tanggal

awal dan akhir)

• Pilih negara tujuan dan kotanya

• Pilih “Aktif”


3. Detail Umum -

Pengajuan Permohonan

Ijin PDLN Baru• Pilih tingkat pemohon PDLN

• Masukkan nomor surat pengantar

• Upload surat pengantar ijin PDLN

• Ketik pejabat penandatangan

surat permohonan

• Simpan draft, lanjutkan


4. Detail Kegiatan

• Pilih jenis dan nama kegiatan yang

sudah di input (poin 2)

• Upload berkas pendukung ijin

PDLN (undangan, surat pengantar

dari instansi asal, surat tugas,

penjelasan pembiayaan; jika ada

dana dari donor, keterangan

Keamanan Diplomatik; khusus

PDLN ke Taiwan dan Israel)

• Simpan draft dan lanjutkan


5. Detail Peserta -

Pemilihan Nama Peserta,

Tanggal Pelaksanaan

PDLN dan Jenis Biaya

PDLN

• Pilih nama peserta PDLN pada list

data peserta yang sebelumnya

sudah di input (poin 1)

• Pilih waktu pelaksanaan kegiatan

• Tentukan jenis pembiayaan PDLN

(biaya tunggal atau campuran)

• Simpan data peserta yang sudah

dipilih

• Simpan draft dan lanjutkan


6. Konfirmasi Permohonan

Ijin PDLN

• Periksa kembali detail umum,

detail kegiatan, dan detail peserta

• Ceklist persetujuan, simpan draft

dan kirim permohonan


7. Pengiriman Ijin PDLN

dan Nomor Registrasi

• Permohonan yang telah dikirim

akan mendapatkan konfirmasi dan

nomor registrasi pengajuan ijin

PDLN


8. Dashboard

• PStatus Dalam Proses Setneg :

permohonan sedang dalam alur

di Kemensetneg

• Status Dikembalikan :

permohonan dinilai kurang

lengkap, sehingga perlu diperiksa

kembali dan di perbaiki (bisa di

detail kegiatan, detail peserta,

ataupun detail pembiayaan)

• Status Disetujui : permohonan

ijin PDLN telah mendapatkan

persetujuan dari Kemensetneg

(SP Setneg bisa di unduh

langsung dari Sistem Simpel

Setneg)


Surat Persetujuan (SP) Digital

TERIMA KASIH

Documents

EvaluasiPelayananPermohonan IjinPerjalananDinasLuarNegeri … Pelayanan... · • Bila paspor yang masih berlaku hilang, maka harus menyertakan surat keterangan kepolisian • Surat