Evidencija rada - Korisničke upute - · PDF fileOd datuma - datum ... (npr. stupac u Excelu) s poljem koje se inače nalazi u ... kliknite na naziv kolone po kojoj želite obaviti

0

EVIDENCIJA RADA

Korisničke upute

SADRŽAJ

1. ULAZAK U PROGRAM ................................................................................ 1

2. PRVO POKRETANJE PROGRAMA – ČAROBNJAK ZA KONFIGURACIJU ....................... 2

3. INICIJALNO PODEŠAVANJE OPCIJA (POLJA U APLIKACIJI) ................................... 4

4. EVIDENCIJA RADNIKA ............................................................................... 6

4.1 Unos podataka o radnicima ..................................................................... 6

4.2. Staž .................................................................................................. 8

4.3. Evidencija godišnjeg odmora ................................................................... 9

4.4. Povijest promjena ................................................................................ 9

4.5. Izmjena i pregled podataka o radnicima ................................................... 10

4.6. Ispis podataka o radnicima ................................................................... 11

4.7. Izvoz podataka o radnicima .................................................................. 13

4.8. Uvoz podataka o radnicima .................................................................. 14

4.9. Konfiguracija i prilagodba liste radnika .................................................... 15

5. EVIDENCIJA RADNOG VREMENA ................................................................. 17

5.1. Unos podataka o evidenciji radnog vremena ............................................. 18

5.2. Načini popunjavanja evidencija ............................................................. 19 5.2.1. Popunjavanje evidencija prema planu ................................................ 19 5.2.2. Popunjavanje evidencije ručnim unosom ............................................ 20

5.3. Načini unosa ..................................................................................... 23

5.4. Brzo popunjavanje ............................................................................. 23

5.5. Unos više parametara odjednom ............................................................ 24

5.6. Učitaj iz kontrolera ............................................................................ 24

5.7. Brisanje unesenih podataka .................................................................. 25

5.8. Provjeri fond sati ............................................................................... 25

5.9. Evidentiranje viška radnog vremena ....................................................... 25

5.10. Zaključaj ......................................................................................... 28

5.11. Snimanje podataka u bazu .................................................................... 28

5.12. Kontroler – učitaj dolaske I odlaske ......................................................... 28

6. POVEZIVANJE S ČITAČIMA OTISAKA PRSTA ILI KARTICA .................................... 31

6.1. Mapiranje podataka ............................................................................ 31

6.2. Uvoz podataka iz kontrolera ................................................................. 31

6.3. Kontroler (čitač) - Učitaj dolaske i odlaske ................................................ 31

7. PLANIRANJE RADNOG VREMENA ................................................................ 33

7.1. Planiranje radnog vremena - Upute ........................................................ 34 7.1.1. Početno postavljanje parametara ...................................................... 35 7.1.2. Unos plana radnog vremena ............................................................. 37 7.1.3. Prikaz rasporeda radnog vremena ..................................................... 38

8. IZVJEŠTAJI I ANALIZE ............................................................................. 40

9. IZVOZ PODATAKA ZA OBRAČUN PLAĆA ........................................................ 41

10. PODEŠAVANJE PRAVA PRISTUPA ............................................................. 42

11. PODEŠAVANJE PARAMETARA PRISUTNOSTI ................................................ 43

11.1. Parametri prisutnosti .......................................................................... 43

11.2. Parametri prisutnosti - Oznake radnog vremena ......................................... 45

11.3. Grupe parametara prisutnosti ............................................................... 46

12. IZRADA SIGURNOSNE KOPIJE ................................................................. 47

EVIDENCIJA RADA – KORISNIČKE UPUTE 1

1. ULAZAK U PROGRAM

Nakon pokretanja programa na ekranu će se pojaviti maska prikazana niže u koju je potrebno unijeti korisničko ime i zaporku. Inicijalno korisničko ime je Administrator, zaporke nema, tako da samo kliknite na OK za ulazak u program.

Ulazak u aplikaciju


2. PRVO POKRETANJE PROGRAMA – ČAROBNJAK ZA KONFIGURACIJU

Kada prvi puta pokrenete program, na ekranu će se prikazati čarobnjak za konfiguraciju programa (prikazano niže). Kliknite Nastavak.

Čarobnjak za konfiguraciju

U ovom čarobnjaku popunite sljedeće informacije:

Podaci o tvrtki

a. Naziv tvrtke – unesite naziv svoje tvrtke

b. Osnovni podaci – unesite osnovne podatke o svojoj tvrtki, na primjer, adresu, broj telefona, OIB, e-mail i web stranice i sl. – ovi će se podaci prikazivati kod ispisa izvještaja i mogu se kasnije promijeniti u Postavke aplikacije->Osnovni podaci

c. Podaci o korisniku – unesite vaše ime i prezime

d. Podaci o tvrtki – poslovnoj jedinici – program omogućava da se radnici grupiraju po poslovnim jedinicama – za početak je dovoljno unijeti naziv vaše tvrtke, a kasnije u šifrarnicima možete definirati organizacijsku strukturu tvrtke.


e. Podaci o radnom vremenu – odaberite da li ćete upisivati početak i završetak rada ili ćete kroz program voditi samo radne sate

f. Backup – program će vam svaki puta na kraju rada ponuditi da napravite sigurnosnu kopiju podataka (backup) – u ovom koraku odaberite mjesto na kojem želite pohranjivati (spremati) tu kopiju. Bilo bi dobro da se kopija podataka sprema na isti disk na kojem je I baza, ali ne na desktopu. Također, bilo bi dobro da se backup nalazi i na memorysticku (USB memorija), vanjskom tvrdom disku (externalharddrive), na serveru ili na nekom drugom dostupnom računalu u mreži.

Ove podatke možete kasnije prema potrebi izmijeniti, bilo kroz opcije programa bilo u šifrarnicima.


3. IN IC IJALNO PODEŠAVANJE OPCIJA (POLJA U APL IKACIJ I )

Prije nego krenete s unosom podataka o radnicima, savjetujemo vam da napravite unos inicijalnih vrijednosti u šifrarnike. Ove je podatke uvijek moguće upisati i kasnije tijekom rada, prema potrebi.

Kliknite na Postavke aplikacije te zatim unesite odgovarajuće vrijednosti za:

1. Organizacijske jedinice – pritiskom na Organizacijske jedinice otvorit će Vam se prozor za definiranje organizacijske strukture. Ukoliko su radnici unutar vaše tvrtke podijeljeni u poslovne jedinice, tada ovdje definirajte organizacijsku strukturu


2. klikom na Polja u aplikaciji možete definirati vrijednosti za:

1. Država – ako imate radnike rođene izvan Hrvatske

2. Mjesto – ako imate radnike rođene izvan Hrvatske

3. Državljanstvo – prema potrebi

4. Radno mjesto – unesite specifikaciju radnih mjesta unutar vaše tvrtke

5. Zvanje – unesite zvanja prema strukturi radnika unutar vaše tvrtke

6. Dodatna naobrazba – prema potrebi

7. Vještine – prema potrebi

8. Znanja – prema potrebi i razno razne druge parametre


4. EVIDENCIJA RADNIKA

Kliknite na Evidencija radnika – program će na ekranu prikazati listu radnika (prikazano niže).

4.1 Unos podataka o radnicima

Kliknite na Dodaj – program će otvoriti novi ekran u kojem možete unijeti sve potrebne podatke o radniku (prikazano niže).


Za svakog radnika unesite podatke koje trebate, vodeći računa da zadovoljite potrebe vlastite evidencije, ali i zakonskih propisa.

Radnike grupirajte po poslovnim jedinicama – ukoliko je vaša tvrtka mala i nema poslovnih jedinica, tada iz tog izbornika odaberite naziv tvrtke. Ovaj je podatak već unesen u čarobnjaku za konfiguraciju, a možete ga ispraviti kroz organizacijske jedinice

Kada ste završili s unosom, kliknite na Spremi i zatvori i program će radnika upisati u svoju bazu podataka.


4.2. Staž

Ova forma nam koristi za evidenciju radnoga staža djelatnika.

Stažu se pristupa klikom na ikonicu Staž u Podacima o radniku.

Kako bi dodali radni staž djelatnika u polje za dodavanje ("Klikni ovdje za novi redak") kliknite lijevom tipkom miša i upišite:

Od datuma - datum početka radnoga staža

Do datuma - datum završetka (otkaza) radnog staža

Godina, Mjeseci, Dana - forma koja se izračunava automatski nakon unosa datuma početka i završetka radnoga staža

Poslodavac - tvrtka ili obrt u kojoj je djelatnik ostvario upisani radni staž

Bilješka - polje za dodavanje bilješke o radnom stažu

Nakon što ste upisali prethodni radni staž u dnu forme će se prikazati statusi Prethodnog ranog staža, Staža kod poslodavca (staž ostvaren u tvrtki za koju vodite evidenciju rada), te Ukupni radni staž (zbrojeni prethodni radni staž sa stažom kod poslodavca). Statusi su prikazani u formatu Godina-Mjesec-Dan.


Nakon što ste završili s unosom pritisnite na Spremi i zatvori.

4.3. Evidencija godišnjeg odmora

Na ekranu određenog radnika gdje se upisuju njegovi podaci, klikom na Evidencija godišnjeg odmora otvara se novi prozor gdje se za tog radnika u rubrici Pregled dana godišnjeg odmora upisuje broj dana godišnjeg (Slika niže). Osnove po kojima se odobrava godišnji možete promijeniti/dodati u Postavke aplikacije ->Polja u aplikaciji -> Godišnji odmor - osnova. U gornjem dijelu prozora je sažetak stanja godišnjeg, a u donjem dijelu prozora detaljan pregled kad se koristio godišnji odmor i eventualno plan godišnjeg (ukoliko koristite modul planiranje radnog vremena ili našu web aplikaciju). Broj dana za tekuću godinu upisujete preko rubrike u sredini, a broj dana iz prethodne godine upisujete direktno u polje (ako program Evidencija rada koristite već dulje vrijeme, program će sam voditi računa o broju dana godišnjeg iz prethodne godine).

4.4. Povijest promjena

Na ekranu određenog radnika gdje se upisuju njegovi podaci, klikom na Povijest promjena otvara se novi prozor u kojem možete bilježiti sve promjene koje su vezane za podatke tog radnika (Slika niže).


Povijest promjena

4.5. Izmjena i pregled podataka o radnicima

Kliknite na redak s podacima o radniku i zatim kliknite na Izmijeni ili dva puta kliknite na ime radnika za kojeg želite vidjeti podatke. Ova će opcija na ekranu prikazati ranije unesene podatke o odabranom radniku.


Prema potrebi podatke možete izmijeniti ili nadopuniti – ukoliko je neki podatak promijenjen, program će u donjem desnom kutu prikazati obavijest (Slika niže). Ova poruka označava da postoje podaci koji nisu snimljeni u bazu podataka – završite s izmjenama i kliknite na Spremi i zatvori kako biste promjene stvarno i upisali u bazu podataka.

Informacijski panel

4.6. Ispis podataka o radnicima

Program dozvoljava ispis liste radnika – kliknite na Ispiši za ispis prikazanih podataka na printer, odnosno na Uredi ispis za pregled podataka prije ispisa (printpreview opcija).


Pored liste radnika, možete ispisati i podatke o odabranom radniku – klikom na filter u stupcu radnik odaberite radnika i zatim kliknite ispiši. Na isti način možete, na primjer, isprintati i radnik samo jedne poslovne jedinice ili samo jednog naziva posla.


4.7. Izvoz podataka o radnicima

Program dozvoljava izvoz liste radnika – kliknite na Izvoz podataka i odaberite format u koji želite izvesti podatke. Raspoloživi formati su: AcrobatReader (PDF), Excel 97-2003 (XLS), Excel 2010 (XSLS) i tekst datoteka (TXT).


4.8. Uvoz podataka o radnicima

Program dozvoljava i uvoz vaših postojećih podataka o radnicima. Formati koji su podržani za uvoz podataka su: Excel 97-2003 (XLS), Excel 2010 (XSLS), CSV i TXT datoteka.

Kliknite na Uvezi radnike kako biste pokrenuli Čarobnjak za uvoz podataka o radnicima.

Pratite korake u čarobnjaku kako biste došli do ekrana za mapiranje podataka (Slika niže). Povežite podatak iz svoje datoteke (npr. stupac u Excelu) s poljem koje se inače nalazi u programu. Polja koja se mogu mapirati su najčešće korišteni podaci u evidenciji radnika s tim da se ne mogu mapirati ona polja za koja postoji neka vrsta izbornika (npr. spol ima padajući izbornik za izbor M i Ž – polje nije tekstualno, dakle ne može se mapirati).


Mapiranje podataka

4.9. Konfiguracija i prilagodba liste radnika

Tabelarni prikaz radnika (lista radnika) je prilagodljiv prema vašim trenutnim potrebama – podatke možete:

1. Sortirati – kliknite na naziv kolone po kojoj želite obaviti sortiranje – da su podaci sortirani po određenoj koloni, bit će označeno malim crnim trokutićem

Zaglavlje tabele


2. Grupirati – odvucite polje (lijevom tipkom miša) u kojem je prikazan naziv kolone i ispustite ga u prostor u kojem piše „Za grupiranje podataka po određenoj koloni, dovucite ovdje zaglavlje te kolone“.

3. Filtrirati – počnite pisati u željeno polje u retku neposredno ispod retka s nazivima kolona

Filtriranje podataka

4. Za dodatna podešavanja kliknite desnom tipkom miša na naziv neke kolone – prikazat će se izbornik koji vam nudi dodatna podešavanja prikazane liste

Pored gore opisanih opcija, možete koristiti i opcije Filtriraj i Pronađi.

NAPOMENA: Sve ovdje opisane operacije možete obavljati na svim mjestima unutar ovog programa gdje su podaci prikazani u tabelarnom obliku (u obliku liste).


5. EVIDENCIJA RADNOG VREMENA

Kliknite na Evidencija radnog vremena i na ekranu će se prikazati prostor (Slika niže) za unos podataka o prisutnosti i odsutnosti radnika, po danima.

Evidencija radnog vremena

Odaberite mjesec (evidencija će se uvijek otvarati za mjesec u kojem ste zadnje radili, osim kod prvog otvaranja kada će biti prikazan tekući mjesec) i odaberite poslovnu jedinicu – program će na ekranu ispisati sve radnike iz odabrane poslovne jedinice. Ljubičastom i rozom bojom su označeni vikendi – ako u odabranom mjesecu postoji još neki neradni dan, tada je i on prikazan u rozoj boji kao i nedjelja. Neradne dane i praznike možete konfigurirati tako da odaberete Postavke aplikacije -> Blagdani I neradni dani.

Poslovnu jedinicu možete odabrati tako da dva puta kliknete lijevom tipkom miša na željeni redak (poslovnu jedinicu)


5.1. Unos podataka o evidenciji radnog vremena

Kliknite na radnika i na dan za kojeg želite unijeti podatak o radnom vremenu i zatim dva puta kliknite lijevom tipkom miša na željeni parametar (npr. Redovno radno vrijeme, Prekovremeni rad, Rad noću i sl.). Kliknite na OK (Slika niže) i potvrdite unos – program će za odabranog radnika i za odabrani dan unijeti odabrani parametar prisutnosti/odsutnosti. Ukoliko je potrebno, napravite izmjene u vrijednostima Početak rada, Završetak rada ili Vrijednost.

Evidencija prisutnosti

Promjenom radnog vremena, program će sam ažurirati vrijednost sati.

Opcija Automatsko radno vrijeme će zanemariti početak i završetak rada koje ste unijeli – umjesto toga, koristit će se podaci iz plana radnog vremena, evidencije radnika ili poslovne jedinice, ako postoje. Ova je opcija korisna kod naredbe popuni označeno jer će program automatski preuzeti radno vrijeme radnika ili njegove poslovne jedinice, odnosno radno vrijeme definirano u planu radnog vremena.

Odaberite Dodaj kako biste novu vrijednost dodali postojećoj vrijednosti, Zamijeni kako biste postojeću vrijednost zamijenili novom ili Ostavi kako biste postojeću vrijednost ostavili nepromijenjenom.

Nakon unosa u prikazu će se pojaviti broj sati koji će biti obojan bojom u ovisnosti o odabranom parametru. Program će automatski pomaknuti poziciju za unos novog parametra na sljedeći dan ili na sljedećeg radnika, u ovisnosti o vrijednosti opcije Automatsko pomicanje – dolje – desno. Odgovarajućim podešavanjem ove opcije možete brzo unositi podatke bilo za određenog radnika za razne dane (automatsko pomicanje desno) ili za sve radnike za određeni dan (automatsko pomicanje dolje), prema potrebi.

Ponovo dva puta kliknite lijevom tipkom miša na željeni parametar prisutnosti i zatim tu operaciju ponavljajte sve dok ne unesete sve potrebne podatke.


5.2. Načini popunjavanja evidencija

1. Popunjavanje evidencija prema planu

2. Popunjavanje evidencije ručnim unosom

5.2.1. Popunjavanje evidencija prema planu

Ukoliko ste za neki mjesec postavili plan, evidenciju radnog vremena možete upisati povlačenjem podataka iz plana. Na ekranu Evidencija radnog vremena kliknite Popuni prema planu i svi podaci će se povući u evidenciju radnog vremena.

Neki podatak koji se razlikovao od onog kako je bilo planirano (npr. bolovanje umjesto redovnog radnog vremena) može se ispraviti tako da kliknete na dan s netočnim podatkom, dva puta kliknete na parametar koji je ispravan i u prozoru koji se otvori kliknete Zamijeni i OK.


Zamjena parametra

5.2.2. Popunjavanje evidencije ručnim unosom

5.2.2.1. Popunjavanje polje po polje

Ukoliko nemate unaprijed popunjen i definiran plan radnog vremena, najčešći način popunjavanja evidencije je popunjavanje polje po polje. Na ekranu Evidencija radnog vremena kliknite na polje koje je u retku zaposlenika i stupcu dana za koji želite upisati podatak i zatim dva puta kliknite na parametar koji se odnosi na radno vrijeme tog zaposlenika tog dana (npr. Redovno radno vrijeme).

Popunjavanje polje po polje


5.2.2.2. Popunjavanje funkcijom Popuni označeno

Ako je više radnika neki dan ili više dana radilo istu smjenu, možete označiti stupac polja za taj dan ili ako je jedan radnik radio istu smjenu više uzastopnih dana tada označavate redak za sve dane. Više polja označavate tako da držite lijevu tipku miša i vučete preko željenih polja. Ako polja nisu u nizu, možete polje po polje označiti tako da držite na tipkovnici Ctrl i klikate na željena polja. Kad se polja označe kliknite na parametar (npr. Redovno radno vrijeme) i zatim na Popuni označeno.


Popuni označeno

Ovom funkcijom također možete popuniti i čitav red ili kolonu u tablici odabirom željenog reda (klikom na ime radnika) ili odabirom željene kolone (klikom na dan u mjesecu), zatim odabirom parametra (npr. Redovno radno vrijeme) Ova funkcija je osobito praktična u slučaju da za nekog radnika želite popuniti cijeli mjesec jer je radio jednake smjene cijeli mjesec ili je cijeli mjesec bio na bolovanju. Kliknite na ime zaposlenika kako bi odabrali čitav red, kliknite na parametar s kojim želite popuniti preostale dane za evidenciju za tog radnika te zatim kliknite Popuni označeno.

U slučaju da želite popuniti isti podatak za veći broj radnika za neki dan, prvo bi popunili podatke za radnike koji nisu radili kao većina ostalih, zatim kliknuli na željeni dan u stupcu, kliknuli na parametar s kojim želite popuniti podatak za preostale radnike i naposljetku odabrali opciju Popuni označeno.


5.3. Načini unosa

Pored gore opisanog načina unosa (odaberete radnika i dan i zatim dva puta kliknete lijevom tipkom miša na željeni parametar u gornjem desnom dijelu ekrana), program vam dozvoljava i unos preko tipkovnice.

Odaberite radnika i dan u kalendarskom prikazu i zatim kliknite u polje s parametrima prisutnosti/odsutnosti, koristite strelice gore/dolje na tipkovnici za kretanje kroz listu parametara i tipku ENTER za unos. Nakon pritiska na tipku ENTER, program će tražiti unos radnog vremena i zatim će pomaknuti pokazivač na sljedeće polje za unos.


Treći način unosa je da koristite funkcijske tipke – predefinirano je da pritiskom na tipku F5 unosite redovno radno vrijeme, pritiskom na tipku F6 unosite prekovremeni rad i sl. Koja će funkcijska tipka unositi koji parametar možete uvijek prilagoditi tako da otvorite Postavke aplikacije ->Oznake radnog vremena.

5.4. Brzo popunjavanje

Iskoristite opcije Popuni označeno i Kopiraj/Zalijepi za brzo popunjavanje podataka o prisutnosti/odsutnosti.

Držeći lijevu tipku miša, označite dane i radnike („zaplavite ih“, odnosno "selektirajte ih"), označite željeni parametar prisutnosti/odsutnosti i zatim kliknite na Popuni označeno – program će za sve odabrane radnike i dane popuniti odgovarajući podatak.

Kopiraj/Zalijepi koristite kada želite već upisani dio evidencije kopirati na prazna polja kako bi ih popunili istim podacima. Označite polje ili više polja koja želite kopirati, kliknite na Kopiraj (ako želite podatke prekopirati, ali tako da ostanu upisana i na tim poljima). Označite polja (ili samo prvo polje od kojeg će početi kopija) na koja želite upisati upravo izrezane ili kopirane podatke i kliknite Zalijepi.


Opciju Popuni prema planu možete koristiti ukoliko vam je dostupan modul Planiranje radnog vremena. Ukoliko ste za određeni mjesec napravili plan radnog vremena, tada možete označiti jedno ili više polja i kliknuti na Popuni prema planu. Radno vrijeme će se automatski upisati, a po potrebi ga možete ispraviti.

Opciju Popuni kombinacijom možete iskoristiti za spremanje i kasnije korištenje kombinacija radnog vremena i parametara koje često koristite – na primjer – ukoliko često unosite noćni rad u kombinaciji 00-06 + 06-08 (redovno radno vrijeme). Tada označite polje s tom kombinacijom I kliknite na Popuni kombinacijom kako bi tu kombinaciju spremili. Idući put kad kliknete na prazno polje I odaberete kombinaciju program će polje popuniti sa odabranom kombinacijom.

5.5. Unos više parametara odjednom

Za svakog je radnika i za svaki dan moguće unijeti više parametara prisutnosti/odsutnosti odjednom – na primjer – ukoliko je neki radnik imao 8h redovnog radnog vremena i 2h prekovremenog rada, tada podatke za njega unesete tako da prvo odaberete redovno radno vrijeme, zatim pokazivač ponovo vratite na taj isti dan i odaberete prekovremeni rad, kliknete na popuni označeno i umjesto ostavi označite opciju dodaj.

Ukoliko je upisano više parametara za određenog radnika i za određeni dan, program će upisati, na primjer, 8 + 2 – zadržite miš kratko iznad tog polja i program će prikazati kratice (REDR + PREK) zajedno s radnim vremenom i brojem sati. Kliknite dva puta na to polje i informacije će se prikazati u novom prozoru (Slika niže).

Informacijski prozor

Opcijom Širina kolone možete raširiti prikaz kako bi se vidjele sve informacije. Isto je tako moguće raširiti ili suziti kolonu pojedinog dana – lijevom tipkom miša rastegnite kolonu tako da kliknete na crticu koja odvaja dva dana.

Opcijom Prikaži sve informacije u pojedinom polju možete vidjeti informacije o satima, vrsti rada i radnom vremenu u istom polju.

5.6. Učitaj iz kontrolera

Ova opcija omogućava spajanje na bazu informacija o dolascima/odlascima prikupljenim putem čitača kartica ili otiska prsta te unos tih informacija u program.

Pogledajte više o ovoj opciji u zasebnom poglavlju - Kontroler (čitač) - Učitaj dolaske i odlaske.


5.7. Brisanje unesenih podataka

Označite radnika i dan za koji želite obrisati uneseni podatak i kliknite na Obriši označeno – program će pobrisati upisanu vrijednost. Vrijednost će u bazi podataka stvarno biti pobrisana tek nakon što kliknete Spremi.

Podatak za odabranog radnika i dan možete pobrisati i tako da pritisnete tipku CTRL+DEL na vašoj tipkovnici – ovo je istovjetno kao i pritisak na Obriši označeno.

Kliknite na Obriši sve kako biste pobrisali sve podatke o evidenciju za odabrani mjesec i poslovnu jedinicu.

UPOZORENJE: Opcija Obriši sve podatke briše direktno u bazi podataka, za razliku od ostalih opcija kod kojih će podaci u bazi biti pobrisani tek nakon pritiska na tipku Spremi.

5.8. Provjeri fond sati

U Postavke aplikacije -> Fond sati unesite koji je fond sati za željeni mjesec – u evidenciji radnog vremena kliknite na opciju Provjeri fond sati i program će sa sve radnike u odabranom mjesecu i odabranoj poslovnoj jedinici napraviti provjeru da li je zbroj njihovih sati veći ili manji od mjesečnog fonda sati.

Crvenom bojom će biti označeni oni radnici kod kojih je fond sati manji od mjesečnog fonda sati, dok će narančastom bojom biti označeni oni radnici kod kojih je fond sati veći od mjesečnog fonda sati. Radnici kod kojih je zbroj sati isti kao i mjesečni fond sati neće biti posebno označeni.

5.9. Evidentiranje viška radnog vremena

Ukoliko je neki radnik radio duže tog dana jer neki drugi dan mora otići ranije s posla, može se evidentirati višak radnog vremena i korištenje slobodnih radnih sati na temelju tog viška.

Za ovakvu evidenciju prvo u postavkama aplikacije kroz Oznake radnog vremena treba definirati gore spomenuta dva parametra.

U danu kad je radnik duže radio, prvo se unosi redovno radno vrijeme.


Redovno radno vrijeme

Zatim se klikne ponovno na taj dan, odabere se parametar višak radnog vremena i upiše se do kad je od završetka redovnog rada radnik radio.

Višak radnog vremena

Za dan kad radnik kraće radi na temelju viška koji je odradio ili će ga odraditi neki drugi dan, prvo se ponovno unosi redovno radno vrijeme, ali sa završetkom rada kad stvarno odlazi s posla.


Redovno radno vrijeme - stvarni odlazak

Od završetka rada redovnog radnog vremena dodaje se ono radno vrijeme odnosno slobodni radni sati koji se koriste na temelju više odrađenog neki drugi dan.

Slobodni radni sati

Krajnji rezultat bi izgledao ovako:

Rezultat


Napomena

Kod definiranja ovih parametara u šifrarnicima treba pripaziti da jedan parametar ulazi u fond sati, a drugi ne jer će se inače u fondu sati prikazivati višak radnih sati.

5.10. Zaključaj

Klikom na Zaključaj zaključavate određeni mjesec i sve dok je mjesec zaključan na podacima se ne mogu raditi nikakve promjene. Ta opcija osigurava da se podaci za neki mjesec ne bi zabunom mijenjali osobito nakon obračuna plaće. Mjesec možete otključati klikom na Otključaj (pojavljuje se na mjestu ikone Zaključaj ukoliko je mjesec zaključan).

Ukoliko imate potrebe za time, program je moguće podesiti tako da zaključavanje i otključavanje evidencije može raditi samo administrator.

5.11. Snimanje podataka u bazu

Kada ste završili s unosom, kliknite na Spremi nakon čega će program unesene podatke spremiti trajno u bazu podataka.

Svaka promjena na podacima prikazana je u donjem desnom kutu, tako da u svakom trenutku znate da li su svi podaci sigurno pohranjeni u bazu.

Informacijski panel

5.12. Kontroler – učitaj dolaske I odlaske

Nakon pokretanja i prijave u program, kliknite na opciju Evidencija radnog vremena


Evidencija radnog vremena

Odaberite mjesec i poslovnu jedinicu te kliknite na Učitaj iz kontrolera:

Učitaj dolaske i odlaske


Evidencija dolazaka i odlazaka

Prilikom učitavanja program će napraviti analizu podataka o evidenciji dolazaka i odlazaka za odabrane radnike prikupljenih iz kontrolera, te će na ekranu prikazati odgovarajuće podatke.

Zelenom će kvačicom biti označeni oni radnici za koje je program prepoznao da je sve u redu, sa plavom kvačicom će biti označeni oni radnici kod kojih je potrebna intervencija operatera, dok će sa crvenom biti prikazani oni kod kojih u potpunosti nedostaju informacije o dolasku/odlasku. Klikom na polje „Poruka“ otvara se dodatno pojašnjenje zašto je program pojedinog zaposlenika označio pojedinom kvačicom.

Klik na Upiši upisuje u evidenciju radnog vremena podatke označene sa zelenom kvačicom. Klik na Upiši period upisuje sve zelenom kvačicom označene podatke za period „od dana“ – „do dana“.

Datum za koji se prikazuje evidencija možete promijeniti odabirom datuma u polju „Odabrani datum“ ili pomicanjem strelicama lijevo /desno.

Za radnike označene plavom ili crvenom kvačicom, podatak o evidenciji radnog vremena je moguće unijeti ili ručno direktno na ekranu evidencije radnog vremena ili klikom negdje na žuto označeni prostor u djelu „Podaci za unos“, nakon čega će se otvoriti maska za odabir parametra prisutnosti/odsutnosti i unos sati.


6. POVEZIVANJE S Č ITAČIMA OTISAKA PRSTA IL I KARTICA

6.1. Mapiranje podataka

Čarobnjak za mapiranje podataka koristi se u situaciji kada već imate postojeći kontroler (čitač) i kada želite podatke o ulascima/izlascima iz baze kontrolera iskoristiti za rad u programu Evidencija rada.

Pokrenite čarobnjak za mapiranje podataka i spojite se na Microsoft SQL Server bazu podataka ili na Microsoft Access (MDB) bazu. Nakon toga pokušajte pronaći tabelu u kojoj se nalaze podaci o ulascima/izlascima a koja se popunjava podacima koje šalje Vaš kontroler. Ukoliko podatke iz kontrolera redovito prebacujete u bazu podataka, tada pokušajte naći onu tabelu u kojoj se nalaze datumi/vremena od dana od kojega ste zadnje prebacili podatke – pokušajte prepoznati i podatke o matičnim brojevima („Employee ID“, „Staff ID“ i sl.) radnika.

Nakon toga potrebno je napraviti samo mapiranje – mapiranje je postupak u kojem se naziv kolone u izvorišnoj bazi mapira na naziv koji prepoznaje program Evidencija rada. Napravite mapiranje i spremite ga u bazu.

Kada ste završili sa mapiranjem podataka, otvorite opciju za spajanje s kontrolerom i spojite se na bazu podataka koristeći definiciju (mapiranja) koju ste upravo kreirali.

6.2. Uvoz podataka iz kontrolera

Ova opcija prebacuje podatke iz kontrolera (čitača) ili iz njegove baze podataka (samo MS SQL Server i MS Access) u bazu programa Evidencija rada, kako bi se ti podaci iskoristili kod učitavanja dolazaka i odlazaka.

6.3. Kontroler (čitač) - Učitaj dolaske i odlaske

Nakon početne konfiguracije spajanja čitača i programa Evidencija rada, radno vrijeme koje su snimili čitači možete pogledati klikom na Učitaj iz kontrolera na ekranu Evidencija radnog vremena.

Klikom na ikonicu Učitaj iz kontrolera otvara se prozor gdje redom piše:

ime radnika,

njegovo redovno radno vrijeme,

stvarno vrijeme kad je došao, otišao ili izlazio tijekom radnog vremena (očitano čitačem),


radni sati – koliko je planirano (prema redovnom radnom vremenu) i koliko je ostvareno (prema očitanju čitača).

Ti se podaci ne mogu mijenjati, ali podaci u nastavku reda (Podaci za unos) se mogu mijenjati ručno i predstavljaju podatke koji će se upisati u evidenciju radnog vremena. To su

radni sati (stvarni radni sati koje je radnik ostvario taj dan – bez izlazaka),

parametri (uvijek će stajati REDR – redovan rad), po potrebi ga mijenjate,

radno vrijeme (stvarno radno vrijeme za taj dan),

napomena i kućica za oznaku ako je radno vrijeme već upisano u evidenciju.

Unos u evidenciju

Nakon što pregledate i po potrebi uskladite podatke koje je čitač učitao za određeni dan i za određenog radnika, kliknite na Upiši i podaci će se upisati u evidenciju radnog vremena.


7. PLANIRANJE RADNOG VREMENA

Planiranje radnog vremena je dodatni modul koji nije dostupan u svim paketima (osim ako nije dodatno naručen). Ekran plana radnog vremena i način rada su vrlo slični evidenciji radnog vremena.

Prije samog početka planiranja radnog vremena, potrebno je u Postavke aplikacije ->Polja u aplikaciji -> Planiranje radnog vremena odrediti Parametre radnog vremena. Parametri su one kombinacije radnog vremena koje se pojavljuju u vašem svakodnevnom poslovanju npr. za dvosmjenski rad – prva smjena, druga smjena; za rad koji počinje u dnevnom radnom vremenu, a završava u noćnom dnevna+noćna; pola radnog vremena, godišnji, porodiljni itd. Nakon što definirate kombinacije radnog vremena i povežete ih s parametrima prisutnosti evidencije (Slika niže), možete početi s unosom plana na ekranu Planiranje radnog vremena (Slika više). Isto kao i kod evidencije, upisivanje u polja se može raditi na više načina (popuni označeno, kopiraj – zalijepi), a za parametre u gornjem desnom dijelu ekrana se biraju oni parametri koje ste vi definirali u šifrarnicima.


Unos parametara

7.1. Planiranje radnog vremena - Upute

1. Početno postavljanje parametara

2. Unos plana radnog vremena

3. Prikaz rasporeda radnog vremena


7.1.1. Početno postavljanje parametara

Prije samog početka planiranja radnog vremena, potrebno je odrediti Parametre radnog vremena. Parametri su one kombinacije radnog vremena koje se pojavljuju u vašem svakodnevnom poslovanju npr. za dvosmjenski rad – prva smjena, druga smjena.

Na početnoj strani, kliknite Postavke aplikacije.

Postavke aplikacije

Na postavkama u aplikaciji kliknite Polja u aplikaciji.

Polja u aplikaciji

U listi polja u aplikaciji kliknite na Parametri radnog vremena u dijelu Planiranje radnog vremena.


Za dodavanje novog parametra (smjene) kliknite na Dodaj.

Otvara se prozor za dodavanje novog parametra odnosno smjene koju ćete koristiti u budućem planiranju radnog vremena. Proizvoljno upišite podatke koji se odnose na smjenu kao npr. u primjeru na sljedećoj slici. Ako je npr. početak smjene u 6 sati, za početak registracije stavite 5:30 odnosno vrijeme od kojeg i do kojeg će kontroler (u slučaju da ga koristite) pratiti registraciju za tu smjenu. Isto napravite i s Zaokruži na minute – u tom slučaju registracija radnika u 5:45 će se pratiti kao da je radno vrijeme započeo u 6:00. Klikom na Parametar prisutnosti povežite tu smjenu s parametrom koji će se koristiti u evidenciji radnog vremena (npr. Jutarnja smjena s parametrom Redovno radno vrijeme).

Parametar prisutnosti


Nakon što ste unijeli sve potrebne podatke, kliknite Spremi i zatvori.

Za svaku smjenu i za parametre koje ne pripadaju smjenama, ali se pojavljuju u poslovanju (npr. godišnji, porodiljski i sl.) unesite podatke kako biste imali sve podatke potrebne za kvalitetno planiranje.

Parametri - Lista

7.1.2. Unos plana radnog vremena

Najčešći način unosa plana za određeni dan je da se klikne na prazno polje u retku radnika i stupcu dana i dvoklik (dva puta brzi klik na lijevu tipku miša) na parametar iz popisa parametara smjena koje ste definirali.

Na otvorenom prozoru nakon dvoklika na smjenu, otvara se prozor koji samo potvrdite klikom na OK.


Planiranje smjena

Isto kao i kod upisa evidencije radnog vremena, upisivanje u polja se može raditi i na druge načine:

Popuni označeno - Odabirom ove opcije program će automatski popuniti označene radnike/dane sa odabranim parametrom. Možete označiti i više dana i radnika tako da držite lijevu tipku miša i prelazite preko polja za koja ćete unijeti istu smjenu. Kad označite polja, kliknite na smjenu u listi i kliknite Popuni označeno.

Popuni red – kliknite na ime radnika u retku koji želite popuniti istom smjenom, jednom kliknite na smjenu u listi i kliknite Popuni označeno.

Popuni kolonu - kliknite na datum u stupcu koji želite popuniti istom smjenom, jednom kliknite na smjenu u listi i kliknite Popuni označeno.

7.1.3. Prikaz rasporeda radnog vremena

Na početnoj stranici kliknite Izvještaji i analize, a zatim na ekranu s popisom svih izvještaja kliknite na Planiranje i rasporedi pa na Pregled rasporeda radnog vremena.


U otvorenom prozoru odaberite datum od kojeg će se za sljedeća dva tjedna prikazati raspored radnog vremena. Na sljedećoj stranici je prikaz ispisa planiranog radnog vremena za dva tjedna od 11.10.2017. raspored prikazuje legendu u kojoj je opisano što koja oznaka znači i od kada do kada traje pojedina smjena.

Kliknite na Ispiši kako biste ispisali raspored radnog vremena.


8. I ZVJEŠTAJ I I ANALIZE

Klikom na ikonu Izvještaji i analize na početnoj strani programa, otvara se lista svih izvještaja i pregleda dostupnih u programu. Prelaskom miša preko naziva pojedinog izvještaja u kućici Opis pojavit će se kratak opis tog izvještaja. Zavisno o kojem se izvještaju radi, program će vas najčešće pitati da odaberete vremenski period i poslovnu jedinicu za koju želite generirati izvještaj.

Kreirani izvještaj se ne može direktno izmjenjivati u smislu promjene podataka, ali ga možete uređivati u smislu ispisa (veličina papira, podešavanje margina, boja stranice i sl.) i povećavati (zumirati) prikaz. Kreirani izvještaj također možete izvesti u različite druge formate (od kojih se najčešće koriste PDF i Excel), a zavisno od vašeg e-mail servisa, možete ga odmah iz programa poslati kao prilog u e-mailu.


9. I ZVOZ PODATAKA ZA OBRAČUN PLAĆA

U modulu Izvještaji i analize, klikom na ikonicu Izvoz podataka za obradu obračuna plaća na početnoj strani, otvara se „Čarobnjak“ pomoću kojeg ćete iz programa Evidencija rada za izvoz pripremiti podatke o radnom vremenu Vaših radnika.

1. „Čarobnjak“ će Vas prvo pitati za koji mjesec želite pripremiti podatke o radnom vremenu.

2. Odaberite poslovnu jedinicu za koju želite pripremiti podatke za izvoz (ako vam posao nije organiziran po poslovnim jedinicama, tu se pojavljuje ime vaše tvrtke, a ako imate više poslovnih jedinica, možete odabrati jednu poslovnu jedinicu ili cijelu tvrtku). Dva puta kliknite lijevom tipkom miša na odabranu jedinicu/tvrtku.

3. Trenutno su u programu ponuđeni sljedeći formati za izvoz: Excel (.xls), Text (.txt), CSV (commaseparatedvalue, .csv), a tri su formata podržana za programe za obračun plaća tvrtki SPI – Libusoft, Konto i Luceed-Tomsoft. Odaberite format koji će vaš sustav za obračun plaća prepoznati. Ukoliko vaš sustav za obračun plaća povlači podatke iz nekog drugog formata, javite nam e-mailom ili telefonom kako bismo pokušali dodati i taj format.

4. U polju Spremiti u datoteku, klikom na tri točkice s desne strane, otvara se prozor gdje upisujete pod kojim imenom želite da se dokument snimi i na koje će se mjesto (Desktop, Documents…) na vašem računalu dokument snimiti..

5. Kliknite na Nastavak

Još jednom provjerite jesu li svi podaci koje ste upisali točni i kliknite na Završetak. Dokument je spremljen na željeno mjesto, a možete ga odmah iz programa i pogledati.


10. PODEŠAVANJE PRAVA PR I STUPA

Pristup podacima o radnicima odnosno pristup podacima o evidenciji rada može se konfigurirati na način da pojedini korisnici aplikacije imaju pravo pristupa samo pojedinim poslovnim jedinicama i/ili pojedinim modulima.

Za registriranje i administraciju korisnika aplikacije kliknite na Korisnici aplikacije (u postavkama aplikacije) i u tom ekranu dodajte ili izmijenite podatke o korisnicima. Svaki korisnik ima drugačija inicijalno postavljena prava pristupa – Ulogu, od Korisnika s najmanje prava preko npr. Voditelja s nešto više prava do Administratora s najviše prava.

Za konfiguraciju prava pristupa kliknite na Postavke aplikacije -> Prava pristupa. Ova je opcija omogućena samo za one korisnike koji su u ulozi Administrator. Na tom ekranu određujete koji će korisnik imati pravo pristupa drugim poslovnim jedinicama.

Klikom na Prava pristupa modulima određujete koja će uloga korisnika imati pristup kojem modulu aplikacije. Jednostavno dodajte ili oduzmite kvačicu pored onog modula koji želite dodijeliti/oduzeti nekoj ulozi. Napomena: neki moduli ne dolaze kao sastavni dio svih paketa (planiranje radnog vremena, spajanje s kontrolerom, godišnji odmori) pa ako nemate ili niste dodatno naručili taj modul, on će vam biti nedostupan i za administriranje.


11. PODEŠAVANJE PARAMETARA PRISUTNOSTI

U ovom se programu pod „parametar prisutnosti“ misli na podatak o vrsti (razlogu) prisutnosti odnosno odsutnosti s rada. Parametar prisutnosti/odsutnosti je tako, na primjer, „Redovno radno vrijeme“, „Prekovremeni rad“, „Službeno putovanje“, „Godišnji odmor“ i sl.

11.1. Parametri prisutnosti

Parametre prisutnosti/odsutnosti podešavate kroz Postavke aplikacije ->Polja u aplikaciji -> Parametri radnog vremena (Slika niže) (za planiranje) ili Postavke aplikacije -> Oznake radnog vremena za evidenciju radnog vremena.

Uz program dolaze inicijalno postavljeni parametri koji su usklađeni s predmetnim Pravilnikom – prema potrebi u svakom trenutku možete parametre urediti prema svojim potrebama. Kod unosa novog parametra popunite sve potrebne podatke pazeći pri tome na ova polja:

Kod – koristi se samo ukoliko se program direktno povezuje (posebna opcija) s programom za isplatu plaća

Vrijeme – ukoliko u ovo polje unesete neku vrijednost, program će je ponuditi kao inicijalnu vrijednost kod unosa



Obračunaj dnevni odmor – ukoliko želite voditi evidenciju dnevnog odmora, tada na ovo polje stavite kvačicu – pogledajte i Šifrarnici (polja u aplikaciji) -> Dnevni odmor

Obračunaj godišnji odmor – ukoliko na ovo polje stavite kvačicu, program će automatski zbrajati te parametre kod obračuna iskorištenog broja dana godišnjeg odmora – ovaj je podatak vezan uz polje Preostalo dana u evidenciji radnika

Prisutan – stavite kvačicu ukoliko parametar označava da je radnik stvarno prisutan na radu – tipično se NE stavlja kvačica za parametre poput službeno putovanje, bolovanje i sl.

Radno vrijeme se ne upisuje – stavite kvačicu ukoliko nema smisla upisivati radno vrijeme, odnosno početak i završetak rada, na primjer kod bolovanja, godišnjeg odmora i sl.

Ne ulazi u fond sati – stavite kvačicu ukoliko parametar ne ulazi u obračun fonda sati

Boju i funkcijsku tipku možete prilagoditi prema potrebi.

NAPOMENA: promjena u parametrima prisutnosti može zahtijevati korištenje opcije Uskladi podatke u modulu evidencije radnog vremena (prisutnosti/odsutnosti).


11.2. Parametri prisutnosti - Oznake radnog vremena

Obračunaj pauzu –

Prisutan – program uračunava vrijeme u radon vrijeme

Obračunaj godišnji odmor – program podatak povlači u evidenciju godišnjih odmora

Radno vrijeme za preraspodjelu – redovno radno vrijeme koje će biti preraspodjeljeno na drugi dan

Preraspodjeljeno radno vrijeme – radno vrijeme iz prethodnog parametra, ali sad na dan na koji je preraspodjeljeno

Radno vrijeme se ne upisuje – koristi se za slučajeve kada je radnik, na primjer, na godišnjem, bolovanju I sl., tj. kada radnik ne radi

Ne ulazi u fond sati – koristi se kod prebacivanja radnog viškova radnog vremena, na primjer kao u slučaju Evidencije viška radnog vremena. ( 5.9 )

Označava redovno radno vrijeme kod unosa iz kontrolera – program podatke koje uveze iz kontrolera označava kao redovno radno vrijeme

Obračunaj višak/manjak sati – ovaj parametar se koristi za obračunavanje viška I manjka sati na kraju mjeseca

Obračunaj dnevni I tjedni odmor – ovaj parametar se koristi za obračunavanje dnevnog I tjednog odmora


11.3. Grupe parametara prisutnosti

Svi parametri su grupirani – inicijalno u 3 grupe – efektivni sati, izgubljeni sati i sati zastoja (prekida rada). Kliknite na Postavke aplikacije ->Polja u aplikaciji -> Evidencija radnog vremena ->Grupe parametara prisutnosti ukoliko želite definirati svoje grupe. Pri tome stavite kvačicu na Obračunaj efektivne sate odnosno na Obračunaj režijske sate u ovisnosti o tome da li je grupa koju unosite namijenjena unosu efektivnih ili režijskih sati.


12. I ZRADA S IGURNOSNE KOPIJE

Početna postavka programa je da vas program sam prije svakog „gašenja“ programa pita da li želite izraditi sigurnosnu kopiju. Tu obavijest možete i ukinuti klikom na za to predviđenu kućicu (check box) u samoj obavijesti. Ukoliko želite izraditi sigurnosnu kopiju jednostavno kliknite na Izradi i svi će se podaci pohraniti na lokaciju koju ste odredili pri instalaciji programa. Ukoliko ne želite izraditi sigurnosnu kopiju, kliknite na Kraj rada.

Pri samoj instalaciji programa, instalacijski Čarobnjak vas je pitao gdje želite da se izrađuje sigurnosna kopija. Ukoliko tada niste definirali na koje mjesto želite da vam se snimaju backup podaci, to možete definirati i naknadno klikom na Postavke aplikacije -> Postavke backupa.

U prozoru koji se otvori kada kliknete na postavke backupa kliknite na prazno polje Lokacija za izradu sigurnosne kopije podataka i kada vam se pojave tri točkice u tom polju kliknite na njih. U prozoru koji će vam se otvoriti kada kliknete tri točkice odaberite mapu u koju će se spremati izrađeni backup.

Ukoliko ste isključili obavijest za izradu sigurnosne kopije koja vam se pojavljuje pri svakom „gašenju“ programa, sigurnosnu kopiju možete raditi i ručno s vremena na vrijeme. U tom slučaju idite na Postavke aplikacije i kliknite na ikonicu Izradi backup.

NAPOMENA: Lokacija za izradu sigurnosne kopije podataka mora biti mapa (folder) na istom računalu i istom disku na kojem je instalirana serverska komponenta (MS SQL Server) i taj servis mora imati pravo pisanja u toj mapi. Ukoliko niste sigurni, otvorite novu mapu (folder) na c:\ disku naziva, na primjer, EvidencijaBackup i u nju spremajte sigurnosnu kopiju.

Copyright. Copyright Raverus 2009. – 2017. Sva prava pridržana. Informacije sadržane u ovom dokumentu su vlasništvo tvrtke Raverus d.o.o. i ne smiju se neprikladno koristiti ili distribuirati. Ovaj dokument, ili bilo koji njegov dio, ne smije biti kopiran bez pismenog dopuštenja tvrtke Raverus

d.o.o.

Zaštićeni znakovi. Microsoft, Windows, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7, Windows 10 .NET, SQL Server, Office logo i BackOffice su ili zaštićeni znakovi ili

registrirani zaštićeni znakovi tvrtke Microsoft. Ostali proizvodi ili imena tvrtki spomenuti u ovom dokumentu mogu biti

zaštićeni znakovi njihovih vlasnika.

Odricanje od odgovornosti. Dokumentacija uz ovu aplikaciju je priložena i licencirana u ovom obliku, bez garancije, bilo direktne ili indirektne.