EVN - IFMMIS PROJECT ACCOUNT PAYABLES

EVN - IFMMIS PROJECT

ACCOUNT PAYABLES

Mục lục

01 Các giao dịch phải trả

02 Qui trình hiện tại

03 Qui trình tương lai

04 Phân tích những điểm khác biệt

Kế toán phải trả - Các giao dịch phải trả

Các giao dịch phải trả: Tiền lương Mua sắm Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí khác Phải trả nội bộ

Sự tương tác giữa các phân hệ – Tổng quan

Mức 1: Sự tương tác giữa các phân hệ

Giao diện hệ thống

Thủ công hoặc TBC

Thủ công

Collection

Chi tiết tài sản Tài sản cố định

Phải trả

Kế hoạch tài chính

Phải thu

Các hệ thống ngoài

- All transactions come from Inventory

Management System and Fixed Asset

System

FMISPhân hệ

CMIS(Điện)

Dự án

Sổ cái

Hoá đơn phải thu

FMIS

Báo cáo tài chính

Hoá đơn(viễn thông)Báo cáo

kế hoach tài chính

TBC: sẽ được xác định trong tương lai, hệ thống sẽ cung cấp hoặc châp nhận kiểu giao diện đã được thiết kế trong FMIS-MMIS

•Quy trình qu n lý hi n t iả ệ ạ

General Process Overview/Tổng quan quy trình chung

CASH MANAGEMENT

QUẢN LÝ TIỀN

GENERAL LEDGER/ BUDGET

TREASURY

NGÂN QUỸ

RECEIVABLES

PHẢI THU

PAYABLES

PHẢI TRẢ

PROJECTS

DỰ ÁN

FIXED ASSETS

TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

PURCHASING

MUA SẮMINVENTORY

VẬT TƯ TRONG KHO

ORDER MGMT

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

MANUFACTURING

SẢN XUẤTPAYROLL

LƯƠNG

CHANGE MANAGEMENT & COMMUNICATION/ QUẢN LÝ THAY ĐỔI VÀ TRUYỀN THÔNG

Ghi nhận các khoản phải trả trong Hệ thống FMIS hiện tại

HR Department:-Review the

timesheet and create salaries

table

Kế toán phải trảKế toán phải trả

Ghi nhận bút toán phải trả vào Ghi nhận bút toán phải trả vào hệ thốnghệ thống

Kế toán trưởng và Giám đốc Kế toán trưởng và Giám đốc duyệtduyệt

Chuyển chứng từ cho kế toán Chuyển chứng từ cho kế toán thanh toánthanh toán

Đối chiếu với Đối chiếu với bảng kê ngân bảng kê ngân

hànghàng

Thanh toánThanh toán

NợNợ CóCó

P. Nhân sựP. Nhân sự

• Xem l i b ng ạ ảch m công và t o ấ ạb ng tính l ngả ươ• Ký duy tệ• Chuy n b ng ể ảl ng sang phòng ươk toánế

P. Vật tưP. Vật tư

• Quy trình đ u th u, ký h p đ ngấ ầ ợ ồ• Nh p v t t , máy móc…ậ ậ ư• Chuy n ch ng t cho b ph n k toánể ứ ừ ộ ậ ế

FMIS

Đơn vị cấp dướiĐơn vị cấp dưới

• T p h p chi phí và báo cáo lên ậ ợcông ty• Yêu c u thanh toán các kho n ầ ảchi phí


Các giao dịch phải trả:

Tiền lương Mua sắm Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí khác Phải trả nội bộ

Payroll – Current Processing

K toán công nế ợ

Quy trình thanh toán lương

Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán Giám đốcGiám đốcPhòng nhân sựPhòng nhân sựPhòng, BanPhòng, Ban

Phê duyệt ?

KTT duyệt ?

Không

Không

Có Duyệt ?

Có

Bảng chấm côngBảng chấm công

2. Phòng nhân sự xem xét, điều chỉnh bảng chấm công và thực hiện tính lương cho

các phòng ban

Bẳng lươngBẳng lương

3. Kế toán xem xét và tính toán các khoản công nợ với cán bộ công nhân viên: BHXH, BHYT...

Không

Có

1. Lập/ Cập nhật bảng chấm công

4. Thanh toán lương

Bắt đầu

Kết thúc




Quy trình ghi nhận và thanh toán công nợ với nhà cung cấp – Quy trình hiện tại

Kế toán công nợ

Quy trình thanh toán với nhà cung cấp

Giám đốcGiám đốcPhòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toánPhòng vật tưPhòng vật tưPhòng kế hoạchPhòng kế hoạch

Duyệt ?

Không

Có

Không

Không

Có

Có

5. Thanh toán

Duyệt ?

KTT duyệt ?

4. Ghi nhận hóa đơn công nợ

Kế hoạch mua hàng

Hợp đồng

Hóa đơn

1. Lập kế hoạch mua hàng

3. Nhận hàng

2. Chuẩn bị, ký hợp đồng và tạo đơn đặt

hàng

Bắt đầu

Kết thúc




Quy trình ghi nhận và thanh toán phải trả nội bộ (Tại chi nhánh) – Quy trình hiện tại

L u ý: ư Quy trình này ch áp d ng cho các đ n v c p d iỉ ụ ơ ị ấ ướ

Quy trình ghi nhận và thanh toán phải trả nội bộ - Tại chi nhánh

Giám đốcGiám đốcPhòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán

KTT duyệt ?

Không

Bù trừ công nợ ?

Duyệt ?Không

Có

1. Tập hợp các khoản phải trả nội bộ và lập đề nghị

thanh toán

3. Chuyển tiền về công ty

2. Hạch toán bù trừ công nợ

Có

Không

Có

Thông báo/ Bảng kê bút toán

Thông báo từ cấp trên về hình thức thanh toán: Bù trừ công

nợ hay chuyển tiền

Bắt đầu

Kết thúc

Quy trình ghi nhận và thanh toán phải trả nội bộ (Tại công ty) – Quy trình hiện tại

L u ý: ư Quy trình này ch áp d ng cho công tyỉ ụ

Quy trình ghi nhận và thanh toán các khoản phải trả nội bộ – Tại công ty

Giám đốcGiám đốcCông tyCông tyChi nhánhChi nhánh

Không

Không

Có Duyệt ?

KTT Duyệt ?

3. Xem xét đề nghị thanh toán và lập tờ

trình thanh toán

1. Các chi nhánh lập kế hoạch chi cho năm sau và đệ

trình duyệt

2. Tập hợp chi phí và lập đề nghị thanh toán và chuyển

lên công ty

5. Thanh toán cho các đơn vị

Có

Kế hoạch chi phí, dự toán được duyệt...

Đề nghị thanh toán Tờ trình thanh toán

Bù trừ ?

4. Ghi nhận bút toán bù trừ công nợ

Có

Không

Kết thúc

Bắt đầu

Qui trình tương lai

Qui trình nghiệp vụ tương lai

Quy trình quản lý nhà cung cấp Qui trình ghi nhận công nợ Qui trình thanh toán Quy trình xử lý cuối kỳ

Quản lý nhà cung cấp – Quy trình nghiệp vụ tương lai

Quy trình quản lý Nhà cung cấp

Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toán

Bắt đầu

Hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ...

NCC mới ?

Kết thúc

Quản lý NCC này ?

Không

Có

Có

Không

3. Tạo thông tin nhà cung cấp

1. Tìm lại NCC2. Cập nhật thông tin về địa

chỉ NCC

4. Tạo thông tin chi tiết về địa chỉ nhà cung cấp

Quy trình quản lý Nhà cung cấp – Quy trình nghiệp vụ tương lai

• Các thông tin về nhà cung cấp cần được quản lý như: tên, địa chỉ và mã nhà cung cấp có thể được mở theo 3 cấp như sau:

• Mức 1: Tên Nhà cung cấp• Mức 2: Hợp đồng/Dự án • Mức 3: hạng mục công trình

• Trong qui trình tương lai việc theo dõi quản lý Nhà cung cấp có các tính năng sau:

• Nhà cung cấp và các địa chỉ vật lý của Nhà cung cấp. Ví dụ: EVNIT có hai địa chỉ tại Hà Nội và Hồ Chí Minh. Nhà cung cấp ở đây là EVNIT còn các địa chỉ là Hà Nội và Hồ Chí Minh • Quản lý toàn bộ các thông tin về NCC: MST, tài khoản NH, phân loại• Hoặc, người dùng có thể định nghĩa các trường thêm (DFF) để ghi chép các thông tin chi tiết thêm về NCC



Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (không có hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai

Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (không có hợp đồng)


Không Không

CóCó

Điều chỉnh

Hủy

1. Nhập thông tin cho hóa đơn

5. Thanh toán toàn bộ

Kết thúc

4. Giải phóng treo

Kiểm duyệt thành công ?

Điều chỉnh/ Hủy ?

Bắt đầu

3. Treo hóa đơn

2. Kiểm duyệt hóa đơn

Cho phép giải phóng thủ công ?

Hóa đơn

Hợp đồng, phiếu nhập

Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (có hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai

Quy trình ghi nhận tạm ứng cho nhà cung cấp (có hợp đồng)

Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toánPhòng vật tưPhòng vật tư

Không Không

CóCó

Điều chỉnh

Hủy


Bắt đầu



Kết thúc


Sau khi nhận hàng và đối chiếu với hóa

đơn, nhân viên phòng vật tư chuyển chứng từ sang cho bộ phân

kế toán



Hóa đơn, hợp đồng, dự toán được duyệt...


4. Treo hóa đơn

Hóa đơn

2. Đối chiếu với phiếu nhập hoặc đơn đặt hàng

6. Thanh toán toàn bộ

Issues:1. Accruas not zero at end

of month2. How to resolve holds at

end of month

Quy trình ghi nhận công nợ (không có Hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai

Quy trình ghi nhận hóa đơn (không có cam kết chi)


Không Không

Có

Có

Điều chỉnh

Hủy

Có

Không

Có tạm ứng ?


5. Giải phóng treo thủ công

2. Áp với tạm ứng

Quy trình thanh toán

Kết thúc


Giải phóng thủ công ?

Hóa đơn

Điều chỉnh/ Hủy

1. Nhập thông tin chung và chi tiết cho hóa đơn

4. Treo hóa đơn

Bắt đầu

Quy trình ghi nhận công nợ (có Hợp đồng) – Quy trình nghiệp vụ tương lai

Quy trình ghi nhận công nợ (có hợp đồng)

Phòng tài chính kế toánPhòng tài chính kế toánPhòng vật tưPhòng vật tư

Không Không

CóCó

Điều chỉnh

Hủy

Có

Không

Kết thúc


3. Thanh toán tạm ứng

Hóa đơn


Có tạm ứng ?





5. Treo hóa đơn

Hóa đơn, hợp đồng, dự toán được duyệt... 2. Đối chiếu với phiếu nhập

hoặc đơn đặt hàng



Sau khi nhận hàng và đối chiếu với hóa

đơn, nhân viên phòng vật tư chuyển chứng từ sang cho bộ phân

kế toán

Bắt đầu

Quy trình ghi nhận công nợ - Quy trình nghiệp vụ tương lai

• Thông tin về hợp đồng và dự án có thể được tự động đẩy sang khi làm hoá đơn• Người dùng cũng có thể xem các thông tin về thanh toán trên hoá đơn: tổng số tiền phải trả, số đã trả và số còn lại.• Oracle EBS hỗ trợ việc phê duyệt hoá đơn trực tuyến.• Sử dụng thông tin về thời hạn thanh toán để tính các khoản nợ quá hạn (tuổi nợ)



Quy trình thanh toán công nợ phải trả - Quy trình tương lai



Kết thúc

3. Chọn tài khoản thanh toán

2. Chọn hóa đơn thanh toán

Séc, Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi

Bắt đầu

1. Chọn nhà cung cấp

Quy trình xử lý cuối kỳ

Quy trình xử lý cuối kỳ


No

Yes

Yes

NoYes

No

Báo cáo các hóa đơn bị treo

Bắt đầu

Giao dịch được hạch toán hết ?


Có hóa đơn treo ?

Thanh toán ?

GL_ Quy trình xử lý cuối kỳ

2. Chạy báo cáo các hóa đơn bị treo và xem xét


9. Mở ký kế tiếp8. Đóng kỳ kế toán7. In các báo cáo cuối kỳ

6. Chạy chương trình chuyển bút toán sang ký sau

5. Chuyển lên phân hệ sổ cái

4. Chạy chương trình tạo bút toán kế toán

Điểm khác biệt giữa qui trình hiện tại và qui trình tương lai:

Hiện tại, người dùng phải dựa trên các hợp đồng (nhập thủ công) để đối chiếu với hoá đơn, phiếu nhập, đơn đặt hàng và các điều khoản thanh toán. Trong hệ thống tương lai, tất cả các hợp đồng, các đơn hàng và phiếu nhập sẽ được ghi nhận trên hệ thống và tự động đối chiếu với hoá đơn.

Các khoản nợ quá hạn sẽ được tự động được tính toán dựa trên điều khoản thanh toán trên hoá đơn

GAPs

Các vấn đề: Quy trình hiện tại

Quy trình tương lai

Documents

EVN - IFMMIS PROJECT ACCOUNT PAYABLES