2006 4 3年 月 日

Excel 試算表進階操作(2)

主講人：劉威良臺南大學資訊教育所

表格與圖表應用1. 合併列印範例練習2. 資料剖析

資料資料剖析

3. 樞紐分析表及圖報表 表格樞紐分析表及圖報表

表格與圖表應用1.1. 合併列印範例練習合併列印範例練習2. 資料剖析

資料資料剖析

3. 樞紐分析表及圖報表 表格樞紐分析表及圖報表

題目要求 (1/3)

以 Excel 開啟一名為 Student.dbf 之資料庫檔 檔案／開啟舊檔／檔案類型： dBase 檔案／

雙按 Student.dbf 即可，並另存成 excel 之檔案類型 全表欄寬請設定為：最適欄寬

全選儲存格／雙按欄邊界即可 將「班級座號」欄，分離為「班級」「座號」

選取 C 、 D 欄／右鍵／插入 C1 輸入「班級」， D1 輸入「座號」 C2 輸入「＝ mid(B2,1,3) 」

從 B2 欄位之第 1 位數字開始取 3 位數給 C2 儲存格 D2 輸入「＝ mid(B2,4,2) 」

從 B2 欄位之第 4 位數字開始取 2 位數給 D2 儲存格

題目要求 (2/3)

新增一欄位，辨別學生之性別 選取 H 欄／右鍵／插入 於 H1 輸入「性別」 於 H2 輸入 =IF(MID(G2,2,1)=“1”,“ 男” ,“ 女” )

由於身份証號碼為「英數字」混合模式， Excel 會將其判斷為文字，故 MID(G2,2,1)=“1” 中之 1 要用 “ ” 引起來以文字模式處理。

雙按 H2 之「填滿控點」向下複製公式 將出生日期由西元年，修正為民國年

選取儲存格／ ctrl + 1 ／數值標籤／類別：自訂／類型： e/mm/dd ／確定

題目要求 (3/3)

將工作表中，住在台北縣市，且為 102 班的學生資料，套印至信件中輸出。 資料篩選：資料／篩選／自動篩選

（各欄出現下拉式選單鈕） 於住址欄點選「自訂」，如下圖所示： 並於班級欄點選「 102 」 複製篩選結果，貼至新工作表，命名為「篩選資料」

並存檔離開 啟動 word

開啟合併列印工具列 開啟信件檔，進行合併

資料篩選結果

合併畫面 (1/2)

1.

3.

2.4.

5.

6.

合併畫面 (2/2) 稱謂的合併1.

2.

3. 4.

表格與圖表應用1. 合併列印範例練習2.2. 資料剖析資料剖析

資料資料資料剖析資料剖析

3. 樞紐分析表及圖報表 表格樞紐分析表及圖報表

1. 資料剖析 (1/6)

資料剖析，可將欄位資料剖析為更細的欄位資料 如：將生日資料，剖析成以「出生年」、「出生

月」、「出生日」表示的三欄式資料。 操作步驟如下：

選取欲剖析之資料點選「資料」資料剖析

1. 資料剖析 (2/6)

1. 選取要剖析之資料欄 ( 一次只可以轉換一個欄 )

2. 資料資料剖析

1. 資料剖析 (3/6)

3. 使用「分隔符號」區分 每一個欄位下一步

4. 分隔符號處勾選「其他」 並輸入「 / 」下一步

1. 資料剖析 (4/6)

5. 點選第一欄下一步 6. 設定資料格式為「文字」 下一步

1. 資料剖析 (5/6)

7. 點選第二欄下一步 8. 設定資料格式為「文字」 下一步

9. 點選第三欄，設定同上

1. 資料剖析 (6/6)

10. 設定完成後，資料畫面 如下所示。

11. 選取儲存格後，設定如下

表格與圖表應用1. 合併列印範例練習2. 資料剖析

資料資料剖析

3.3. 樞紐分析表及圖報表樞紐分析表及圖報表 表格表格樞紐分析表及圖報表樞紐分析表及圖報表

2. 樞紐分析表及圖報表 (1/17)

樞紐分析表：可從外部 Excel 的多種來源，總結並分析資料之交互式、交叉列表的 Excel 報告，例如資料庫記錄。

樞紐分析圖：提供資料互動分析的圖表，如樞紐分析表。藉由拖曳欄位，及顯示或隱藏欄位中的項目變更資料檢視、查看詳細資訊的不同級別或重新組織圖表版面配置。

以「銷售狀況與統計表」為立，建立樞紐分析表及圖報表 操作步驟如下：

顯示資料以季為單位 選取欲建立樞紐分析表及圖報表之資料點選「資料」樞紐分析表

及圖報表

2. 樞紐分析表及圖報表 (2/17)

快速調整資料欄寬為「最適欄寬」 全選表格，拖曳調整欄寬度至可容納所有文字之大小 指標指向欄與欄之間呈雙向指標時雙按滑鼠左鍵

即可快速調整資料欄寬為「最適欄寬」

2. 樞紐分析表及圖報表 (3/17)

選取資料範圍 點選任意儲存格滑鼠指標指向「選取目前範圍」鈕 點按「選取目前範圍」鈕，即可選取有資料的儲存格

2. 樞紐分析表及圖報表 (4/17)

建立樞紐分析表 (1) 資料樞紐分析表及圖報表建立「樞紐分析表」

2. 樞紐分析表及圖報表 (5/17)

建立樞紐分析表 (2) 樞紐分析表和樞紐分析圖精靈會自動選取資料範圍

2. 樞紐分析表及圖報表 (6/17)

建立樞紐分析表 (3) 將樞紐分析表產生在「新工作表」 並設定「版面設置」與「選項」

2. 樞紐分析表及圖報表 (7/17)

建立樞紐分析表 (3-1 版面配置設定 ) 拖曳產品名稱至「列」 拖曳交易月至「欄」 拖曳銷售數量至「資料」

2. 樞紐分析表及圖報表 (8/17)

建立樞紐分析表 (3-2 選項設定 ) 修改名稱為「銷售量樞紐分析表 設定資料若為空值時，顯示為「 0 」

2. 樞紐分析表及圖報表 (9/17)

樞紐分析表完成圖 出現樞紐分析表欄位清單與樞紐分析表工具列 使用工具列，隱藏欄位清單 修改資料表

標籤名稱

2. 樞紐分析表及圖報表 (10/17)

「以季為單位」顯示資料 選取「 1 、 2 、 3 」月之儲存格按右鍵群組及顯示群組資料點選「群組」 以此類推，將「 4 、 5 、 6 」「 7 、 8 、 9 」「 10 、 11 、 12 」月群組

2. 樞紐分析表及圖報表 (11/17)

修改群組名稱 群組完，呈現資料組 1 、資料組 2 、資料組 3 、資料組

4 點選資料組 1 於資料編輯列修改文字為「第一季」

以此類推，修改資料組 2 為第二季、資料組 3 為第三季……

2. 樞紐分析表及圖報表 (12/17)

調整顯示畫面，只以季資料顯示，不顯示月份資料 雙按第一季，可將月份折疊隱藏 以此類推，將四季之月份資料隱藏，結果如下圖所示

2. 樞紐分析表及圖報表 (13/17)

修改欄位清單按鈕名稱 雙按「加總的銷售數量」鈕修改為「總銷售量」 雙按「交易月 2 」修改為「季交易」 雙按「交易月」修改為「月交易」

2. 樞紐分析表及圖報表 (14/17)

以欄位清單按鈕決定欲顯示之資料，如 產品名稱資料、季交易資料、月交易資料

2. 樞紐分析表及圖報表 (15/17)

建立樞紐分析圖 ( 以銷售額為主，方法如前 ) 由於方才已建立樞紐分析表，故第二次建立時，會出現詢問方塊，如下圖所示，點按「否」即可。

2. 樞紐分析表及圖報表 (16/17)

未以季顯示之分始樞紐分析圖如下

2. 樞紐分析表及圖報表 (17/17)

群組資料以季為單位 分析圖出現「季交易」之欄位按紐，如下圖 移除「月交易」之欄位按紐，向外拖曳即可

參考資料來源 Excel 2000實力養成暨評量 Excel 2002實力養成暨評量電腦軟體應用乙級術科解題秘笈 乙級電腦軟體應用 --術科得分常識

The End