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MMiiccrroossooffttOOffffiiccee

EExxcceell22000077

AnidzaValentnRodrguez

2009

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MicrosoftOfficeExcel2007

I.Introduccin

EXCELesunprogramacomercialquecombinaunahojaelectrnicadeclculosconfunciones

debasesdedatosytienelacapacidaddehacereimprimirgrficas.Proveealusuarioutilidades

automatizadasquelepermitenanalizar,modificar,calcularyproducirreportesdesusdatosy

delos

resultados

de

las

calculaciones,

de

forma

rpida,

efectiva

yautomatizada.

II.CmoabrirExcel?

ElprimerpasoparaabrirlaaplicacindeExcelesiralcomandodeSTART.SeleccionarALL

PROGRAMS,luegoMicrosoftOfficeydeahseleccionarlaaplicacindeExcel2007.Siporel

contrarioyatienenunShortcuteneldesktopdesumonitor,oprimadosveceselicono.

III.Conociendoelreadetrabajo

UnavezseleccionelaaplicacindeExcel,automticamenteaparecerlasiguientepantalla:

Estevaasernuestrareadetrabajo,conocidacomoLibro(Workbook).Cadalibrosecompone

dehojasdeclculos(Sheet). Cadahojadeclculocontienecolumnasyfilas.Suinterseccinse

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MicrosoftOfficeExcel2007

leconocecomocelda.Estaceldaeslaquevaacontenerladataysusrespectivasfunciones.A

continuacin,unaexplicacingrafica:

Excel2007contieneunaplataformavisualmentediferenteasuversinanterior,peroposeelas

mismasfuncionesprincipales.Acontinuacinseexplicarantodaslasopcionesdelmen:

1. Home

Ofrecelasopcionesmsutilizadasybsicasalmomentodeeditarladataenlashojasde

clculo.Secomponedelassiguientesreas:

ClipboardCut,CopyandPaste

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Fontlastpicasopcionesparaeditarladatadentrodelasceldas.Puedencambiarel

tipodeletra,sucolorytamao.Adicional,presentaopcionesparaeditarlacelda:aadir

colorybordes.

Alignmentbrindaopcionesparaalinear,escogerlaorientacinyelngulodeladata

dentro

de

las

celdas.

o WrapText hacevisibledentrodeunamismacelda,todoelcontenidodela

misma.Automticamenteloajustaavariaslneas.

o Merge&Centerunelasceldasseleccionadasenunasolaycentralizasu

contenidoenunanuevacelda.

Numberspropiedadesdelosnmeros.Opcionesparaconvertirladataenporcientos,

fechas,fracciones,entreotros.Proveeunadiversidaddeformatosdeestiloyopciones

paraincrementarodisminuirdecimales.

Stylesproveevariasopcionesparacrearreglasyescogerestilosdepresentacinde

datos

ya

predefinidos

por

la

aplicacin.

Cellstres(3)opcionesseutilizanparatrabajarconlasceldas.

o Insertanadirceldasocolumnas

o Deleteeliminarceldasocolumnas

o Format

CellSizeeditarelaltoyanchodelaceldaycolumna

Visibilityesconderovolveramostrarceldasycolumnas.Al

esconderlas,dehaberfuncionesqueincorporenestasceldasocolumnas,

estasnosevenperjudicadas,osea,elclculopermaneceintacto.

Organize

Sheets

renombrar,

mover

o

copiar

las

hojas

de

calculo

Protectionaadircontraseaalahojadeclculoypermiteuna

seleccindeaccionesquepuedellevaracaboelusuario.

FormatCellabrepantallacontodaslasopcionesparaeditarladata.

Editing

o Autosumalpresionarlaflecha,sedespliegaunmendeopcionesque

presentavariasdelasfuncionesdisponiblesparadesarrollarclculos.Eneste

caso,Autosum,seutilizaparasumarautomticamentecolumnasofilas.Para

presentarunresultado,coloqueelcursorenlaceldadondequieraelresultado,y

presione

esta

opcin

de

Autosum.

o Fillopcinmuytilpararealizarlistados.Estaopcinlepermitealusuario

desarrollarunalistanumricaenlosintervalosquedesee,yaquepermiteentrar

losparmetros.Ofrecedesarrollarellistadoenlascuatro(4)direccionesbsicas

(arriba,abajo,derechaeizquierda),encolumnaoenfilayeltipodedato.Enel

campodeStepValuesecolocaraelvalordeincrementoyenStopValuese

colocaraelltimovalorquedeseequeaparezca.

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MicrosoftOfficeExcel2007

*Enestecaso,secomenzellistadoconelvalor2.Alentrarlosparmetros

establecidos,elresultadoesunalistadedatosquecomienzaen2enforma

ascendenteenintervalosde3enunacolumnaquenopasedelvalor21.

Resultado:

o Sort&FilterOrganizaladatadeformaascendienteodescendienteparaque

seamssencillodeanalizar.Tambinpuedeserpersonalizado.

o Find&Selectrealizabsquedadedataespecificaentodalahojadeclculoy

ofreceopcindesustituirla

Ciertasreasofrecenmsopcionesquenoestnvisiblesalabrirlaaplicacin.Cuandounade

lasreastengadisponiblesmasfunciones,desplegaraenlaparteinferiorderechadesu

cubculoel

siguiente

icono:

.

2. Insert

Ofreceopcionesparaaadirvariosinstrumentosquecomplementansutrabajo.

Tablessecomponede:

o PivotTableseutilizapararesumirdatacomplicadayejecutarunanlisisms

organizado.TambinpuedeinsertarunaPivotChartparareflejarlosdatos.

o Tableluegodeescogerladataconlaquedeseatrabajar,presioneestaopcin

paracrearunatabla.

Illustrations

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o Picturesinsertarfotos,graficas,videosysonidosguardadasensumaquina

o

Clipartinsertarfotos,graficas,videosysonidosdeuntemaenparticular.La

aplicacintambinrealizaunabsquedaenlneaydevuelveresultadosque

tenganrelevanciaconsupeticin.

o Shapesel

usuario

puede

escoger

de

una

variedad

de

formas

para

aadir

a

su

hoja,desdesimpleslneashastaobjetosparacrearundiagramadeflujo.

o SmartArttilopcinparacomunicarinformacinatravsdegraficas.Hayuna

variedaddeformasydiagramasquesolohayqueincorporarladata.Lasiguiente

figurademuestraunejemplo:

ChartsofreceunavariedaddetodaslasgraficasqueExcelpuededesarrollar.Unavez

tengasu

data

tabulada,

vaya

aesta

opcin

para

escoger

la

grafica

que

mejor

aplique

a

sucaso.Paradesplegartodaslasgraficasenunamismapantalla,presioneelicono

enlaparteinferiorderechadelcubculo.

Linksaadehiperenlacesaladata

Textofreceopcionesparaaadirtextoacualquierpartedelahoja.Tambinincluyela

opcindeHeaderyFooter(igualqueenMSWord),loscualesaparecernenlaparte

superioreinferiordecadapgina.

3. PageLayout

Ofreceopciones

para

lograr

que

sus

resultados

luzcan

profesionales,

adems

de

poder

cambiareldiseoyformatodeladatadeldocumento.

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MicrosoftOfficeExcel2007

Themepermitelarpidaaplicacindeundiseouniformeentodoellibrodeclculo.

Cadatema(theme)secomponedediversosfonts,coloresyefectosperopuede

customizareditandolassiguientesopciones:

o Colorpresentavariasopcionesdecolores

o Fontspuedeescogereltipodeletra

o Efectoslistadodevariosefectosquesepuedenaplicaraltemaescogido

PageSetupOpcionesnecesariasparaeldiseovisualdeldocumento

o

Margins

ofrece

distintos

tamaos

de

mrgenes

opuede

editarlo

manualmente

o OrientationescogerentrePortraitoLandscape

o Sizeopcinparaescogereltamaodeldocumento,comoporejemplo,sies

tamaocarta,legal,sobre,entreotros

o PrintAreamarcaunreaespecficaparaimprimir

o

Breaksparaefectosdeimprimir,conestaopcinseespecificacuando

comienzaunapginanueva

o Backgroundparainsertarunalaminacomofondodelahojadecalculo

o PrintTitlespresentaunapantallaconvariasopcionesparaqueseimprimanlos

ttulosde

las

filas

y/o

columnas

en

cada

pgina

impresa

SelecttoFitofrecelasopcionesparaestablecerelancho,largoyaqueescala(en

porciento)deseaeldocumento.Porejemplo,sideseaqueeldocumentoseajusteauna

solapginaoados,etc.

SheetOptionssepuedeescogersideseaquesoloseveay/oqueseimprimanlos

Gridlines(visualmente,losbordesgrisesdelasceldas)yHeading(encabezamiento)dela

hojadeclculo.

ArrangeopcionesutilizadastambinenaplicacionescomoWord,PowerPointy

Publisher.Seutilizaparaestablecerunordenyorganizacindeobjetosdentrodela

hojade

clculo.

Ciertasreasofrecenmsopcionesquenoestnvisiblesalabrirlaaplicacin.Cuandouna

delasreastengadisponiblesmasfunciones,desplegarenlaparteinferiorderechadesu

cubculoelsiguienteicono: .

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4. Frmulas

Lasformulassonecuacionesquerealizanclculosenlosvaloresdelahojadeclculo.La

seccinIVofrecemsdetallessobrecmodesarrollarformulas.

FunctionLibraryOfrecelaopcindeinsertarunafuncin,ademsdelaopcinde

AutoSum,queautomticamentesumaunafilaocolumna.Adicional,presentalas

funcionesdivididasporgruposparafacilitarsubsquedayuso.

DefinesNamesestablecenombres alasceldasparaquesepuedanreferirseaellaen

lasfrmulasconelnombreynoconunrangodevalores.

FormulaAuditingutilizadasitieneunafrmulayquieresaberqueceldasestansiendo

utilizadasenlaella.Porejemplo,unapersonaestautilizandounlibrodeExceldeotra

persona,ynotieneconocimientodedondeprovieneelresultadodeunaceldaen

especifico.

CalculationreadondeseespecificacomolapersonaquierequeExcelcalculeenla

hojadeclculo.Ofrece3opciones:

o

Automaticcalculatodaslasformulasquesondependientescadavezqueedite

unvalor

o Automaticexceptfordatatablescalculatodaslasfrmulasqueson

dependientes aexcepcindelastablasdedata.

o ManualcalculasolocuandopresionalaopcindeCalculateNow

5. Data

Ofreceherramientasparatrabajarcondata.

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GetExternalDataherramientautilizadaparainsertardatadeotrasaplicacionescomo

porejemplo,unatabladeMSAccess,deunapginaWeb,deunarchivodetexto,otras

fuentesodeunaconexinexistente.

Connectionslasconexionesdedataprovienendeenlacesfueradellibrodeclculoen

uso,

que

pueden

ser

actualizados

si

la

fuente

de

la

data

cambia.

Sort&Filteropcionesparaordenaryfiltrarladatadedistintasmaneras,comopor

ejemplo,enordenalfabticodescendienteoascendente.Alpresionarelicono,

aparecerunaventanaconmsopcionesparaordenarladata.

DataToolsopcionesparamanejarladatadentrodelahojadecalculo

o TexttoColumnsseparaelcontenidodeunacaldaenvarias

o RemoveDuplicateseliminaduplicadosdefilasenlahoja.Seespecificaque

columnasdebedeverificar.

o DataValidationevitalaentradadedataerrneaenlasceldas.Sepuede

especificar

qu

tipo

de

formato

lleva

la

celda.

o Consolidatecombinalosvaloresdedistintosrangosenunosolo

o WhatIfAnalysiselprocesodecambiarvaloresenunaceldacomovercomo

loscambiosafectanelresultadodelasformulasenlahojadecalculo

Outlinesopcionesparaunirunrangodeceldasytenerlacapacidaddeexpandirlo.

6. Review

Proofingofrecelasmismasherramientasparacorregiryayudarenlaadecuada

redaccindeldocumentocomoMSWord

o

Spellingverificarelcorrecto usodelaspalabras

o Researchpermitehacerbsquedaenmaterialesdereferenciacomo

diccionariosyenciclopedias.

o Thesaurusofrecelistadodesinnimos

o Translatetraducepalabrasdeotroidiomaalqueseleespecifique.

Commentspermiteaadircomentariosatrevesdelahojadeclculo.Estossepueden

usarcomorecordatorioonotasparalosdemsusuariosoparasmismo.Nose

imprimeneneldocumento,esparausoinformativo.

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Changesproveeopcionesparalaseguridaddeldocumentoopartedel,comopor

ejemplocolocarleunacontraseadeacceso.

7.

View

WorkbookViewsdistintasopcionesdecmoverytrabajareneldocumento.

Show/Hidepuedeescogerqueobjetosverenlaaplicacincuandoesttrabajando.

PuedeensearoesconderlosGridlines(elbordegrisdelasceldas),labarradela

formulayelencabezamientodelasfilasycolumnas.

Zoomopcinparaagrandaroestablecerelniveldeporcientoconelquedeseaverel

documento.

Windowproveedistintasopcionesdecmoverloslibrosenventanas

Macrosgrabaroaccedermacrosenlahojadeclculo.Estosseutilizanpara

automatizartareasrepetitivas.

Enla

parte

inferior

izquierda

de

la

aplicacin,

pueden

notar

que

su

Libro

automticamente

contienetres(3)hojas:Sheet1,Sheet2ySheet3.Estashojaspuedenserrenombradassiaslo

desea,parapoderdiferenciarelcontenidodecadauna.Simplementehagaundoubleclicken

lapestaadondedice,porejemplo,Sheet1,yescribaelnombredeseado.

Enlaparteinferiorderecha,seencuentranopcionesdeVIEW.Aqunosofrecevariasmaneras

deverelreadetrabajo(NormalPageLayoutPageBreakPreview).Enestaversin,estas

opcionesestntantoenelmencomoenlosiconosantesmencionados.Luegodeestos

iconos,encontrarantambinelporcientoderesolucindelreadetrabajo.Estaopcinla

ofrecelasaplicacionesdeMSOffice,dondepuedenagrandarominimizarelrea.

IV.Frmulas

Comomencionamosanteriormente,lasformulassonecuacionesquerealizanclculosenlos

valoresdelahojadeclculo.Estaproduceunnuevovalorqueserasignadoalaceldaenla

cualseintroducedichafrmula.Paracomenzaraescribirunaformula,senecesitasiempre

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comenzarconelsigodeigual(=). Porejemplo,sideseasumar2+5yqueelresultadoaparezca

enunacelda,simplementeposicioneelcursorenlaceldadeseada,hagaunclickpara

seleccionarla,yentrelossiguientesvalores: =2+5ypresioneENTER.Laceldareflejarelvalor

7,resultadodelaformula.Paraeditarlamisma,seleccionenuevamentelaceldayediteel

contenido

en

la

barra

de

funcin

o

haga

un

dobleclick

en

la

celda.

Operadoresaritmticos:

ParacrearformulasesnecesarioconocerculessonlosoperadorespermitidosenExcel

ysussignificados.Acontinuacinvariosdelosoperadores:

Operadoraritmtico Significado Ejemplo

+ (signoms) Suma A2+4

(signomenos) Resta

Cambiodesigno

B5B3

A2

* (asterisco) Multiplicacin B5*C4

/ (barradiagonaloslash) Divisin D5/5

% (signodeporcentaje) Porciento 60%

^ (acentocircunflejo) Exponenciacin C2^2

Operadoresdecomparacin

Para corroborar valores o compararlos, se utilizan los operadores de comparacin.

Cuando dos valores son comparados utilizando dichos operadores, el resultado es un

valor lgico de TRUE o FALSE. A continuacin los operadores de comparacin y su

significado:

Operadordecomparacin Significado Ejemplo

=

(igual

)

Iguala

A1=B1

> (mayor) Mayorque A1>B1

=B1

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OrdenenqueExcelrealizalasoperacionesdelasfrmulas

DentrodeExcelexisteunordenpredefinidoconelqueserealizanlasoperacionesdelas

formulas.Seevaladeizquierdaaderechayserigeporelsiguienteorden:

1)

Valoresentre

los

parntesis

()

2) Seejecutanlaspotencias^

3) Luegolasmultiplicacionesydivisiones*,/

4) Porltimolassumasyrestas +,

Usodeparntesis

Losparntesisdentrodelasfrmulascambianelordenenqueseejecutalaoperacin.

Losvaloresquesecoloquenentreparntesissernresueltosprimero,luegolosdemsoperadores.Porejemplo:

Laformula=5+2*3dacomoresultado11,yaqueExcelrealizalamultiplicacinantesde

lasuma.Lasiguientefigurademuestraelresultado:

Porotrolado,siintegramoslosparntesisalaformula,lecambiamosautomticamente

elordendeejecucin.Enestecaso,primerosesumarlosvaloresdentrodelparntesis

(5+2)yelresultadosermultiplicadopor3.Lasiguientefigurademuestraelresultado:

Referenciadelasceldaspararealizarformulas

Cuandosevaarealizarunaformula,sepuedeincorporarvaloresdeotrasceldasdentro

ofueradelahojadeclculo.Porende,sehaceunareferenciadeesaceldaenla

formula.Acontinuacin,variosejemplodecmorealizarunareferencia:

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Valor Hacereferenciaa:

A8 LaceldaqueseencuentraenlacolumnaAylafila8

A8:A14 ElrangodeceldasdelacolumnaAydelasfilasdela8ala14

B5:E5 Elrangodeceldasdelafila5ydelascolumnasBalaE

A8:E20 ElrangodeceldasdelascolumnasAalaEydelasfilas8ala20

5:5

Todaslas

celdas

de

la

fila

5

5:10 Todaslasceldasdelasfilas5ala10

H:H TodaslasceldasdelacolumnaH

H:J TodaslasceldasdesdelacolumnaHhastalacolumnaJ

Formulasabasedefunciones

Excelofreceunavastacantidadde funcionespredefinidas.Paraobtenerun listado de

estas, simplemente vaya a la pestaa de FORMULA y escoja la opcin de INSERT

FUNCTION.Alpresionarestaopcin,aparecerunaventanaconellistadodefunciones

y

al

seleccionar

cualquiera

de

ellas,

una

breve

explicacin

aparecer

debajo

del

encasillado. Por otro lado, si ya conoce que tipo de funcin busca, Excel ofrece las

funciones ya divididas por tipo en su FUNCTION LIBRARY, en la misma pestaa de

FORMULA. A continuacin un ejemplo de cmo se presenta una formula utilizando la

funcinde:

a.

SUM:

La celda con el valor 7 es el resultado de la formula entrada en dicha celda. La frmula,

reflejada en la barra de funcin, nos indica que esa celda contiene la sumatoria de los

valoresdentrodeD1aE1.

b.

AVERAGE:

LaceldaD2contienelaformulaparacalcularelpromediodelosvaloresubicadosen

las celdas B1 a la D1. La barra de funcion nos indica la formula de la celda

seleccionada(D2).

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V.Creargrficas

Unaveztengalosdatosensuhojadeclculo,sigalassiguientesinstrucciones:

1. Seleccioneladataquequieretabular.Recuerdeelegirlosvaloresysusetiquetas

correspondientes.

Ej.

2. VayaalapestaadeINSERT

3. SeleccioneeltipodegrficaquedeseeutilizardelaseccindeCharts.Presionecada

tipodegraficaparavermsopcionesdecadauna.

*Luegodeescogerlagrafica,noteenelmenunanuevaseccin deChartTools

4.

Si

no

est

conforme

con

el

resultado

de

su

grfica,

simplemente

edtela

en

las

opcionesqueproporcionaelnuevomendeChartTools.

a.

Designpresentaopcionesparacambiareltipodegrafica,ladata,eldiseo

ysuestilo.Sinodesealagraficaenesahojadeclculo,presionelaopcinde

MoveChartenelencasilladodeLocation.Ofrecerlaopcindemoverlaa

otrahojaaparte.

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b.

Layoutofreceopcionesparainsertartextoyfotos,cambiarlasetiquetas,

losejesqueseestnutilizando,elcolordefondodelagraficaynombredela

grafica.

c.

Formatopcionesparacambiarelestilodelagraficaentrminosdecolor,

bordes

y

estilos

de

letra.