Excel 2007 - ćwiczenia praktyczne(1)

W rozdziale 2. nie wyszlimy poza arkusz, czyli jedn wielk tabel liczc 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny (w trybie zgodnoci z Excelem 97 2003 odpowiednio: 65 536 wierszy i 256 kolumn). Jeeli nawet wszystkie dane i formuy moemy zmieci w jednym arkuszu, czsto warto zapisa je na kilku oddzielnych arkuszach, spitych razem w jeden skoroszyt. Na przykad wyniki sprzeday w poszczeglnych miesicach wygodniej zapisa w 12 oddzielnych arkuszach, co uatwi wyszukiwanie informacji i wykonywanie oblicze. Wszystkie dane wpisywane do komrek jednego lub wielu arkuszy pozostaj w pamici operacyjnej, czyszczonej przy zamykaniu programu lub wyczaniu komputera, wic jeli przedtem nie zapiszemy skoroszytu w postaci pliku na dysku, utracimy dane. Std prosty wniosek, e informacje, ktre bd potrzebne w przyszoci, trzeba trwale zapisa, a zapisujemy je w plikach na dysku twardym lub dyskietce. Zatem spinajc razem kilka arkuszy, tworzymy skoroszyt, a potem ten skoroszyt pakujemy do koperty nazywanej plikiem i odkadamy na pk-folder w magazynie-dysku.

52

Excel 2007 PL wiczenia praktyczne

Program taki jak Excel bywa tradycyjnie nazywany arkuszem kalkulacyjnym. Uycie liczby pojedynczej sugeruje, e po uruchomieniu programu w oknie zobaczymy pojedynczy arkusz, czyli jedn pokratkowan tabel. Tak rzeczywicie byo w przypadku poprzednikw i pierwszych wersji Excela. Teraz arkuszy moe by wiele, ale nazwa pozostaa, nadal Excel nazywamy arkuszem kalkulacyjnym. No c, tradycja W I C Z E N I E

3.1

Wpisywanie danych do rnych arkuszy i wstawianie nowego arkusza

Do komrek A1 czterech arkuszy Excela wpisz nazwy: kwarta 1, kwarta 2, kwarta 3, kwarta 4.Do wykonania wiczenia potrzebne s dwie nowe umiejtnoci: q przechodzenie od arkusza do arkusza, czyli zmiana arkusza biecego, q dodanie (wstawienie do skoroszytu) nowego, czwartego arkusza, gdy Excel standardowo tworzy skoroszyty zoone tylko z trzech arkuszy1.

Rozwizanie1. Po uruchomieniu Excela biec komrk jest A1 w arkuszu o nazwie Arkusz1. Wpisz do niej tekst Kwarta 1 (rysunek 3.1). 2. Kliknij zakadk Arkusz2 (rysunek 3.2) i do jego komrki A1 wpisz kwarta 2. 3. Kliknij zakadk Arkusz3 i do jego komrki A1wpisz kwarta 3. 4. Kliknij przycisk polecenia Wstaw/Arkusz (rysunek 3.3).

1

Liczba arkuszy w nowym skoroszycie zaley od wartoci opcji Przycisk pakietu Office/Opcje programu Excel/Popularne/Podczas tworzenia nowych skoroszytw Docz nastpujc liczb arkuszy.

Rozdzia 3. Arkusz, skoroszyt i plik

53

Rysunek 3.1. Tworzone skoroszyty otrzymuj kolejno domylne nazwy: Zeszyt1, Zeszyt2 itd. Kady skada si z trzech arkuszy Rysunek 3.2. Do arkusza przechodzimy, klikajc jego zakadk Rysunek 3.3. Nowy arkusz jest wstawiany przed arkuszem biecym 5. Do komrki A1 dodanego arkusza wpisz tekst kwarta 4.

Komentarzq Kliknicie przycisku Wstaw arkusz powoduje wstawienie

nowego arkusza na lewo od tego przycisku, czyli na kocu, za wszystkimi istniejcymi ju arkuszami. q Jeeli nowy arkusz chcemy wstawi nie na kocu, lecz przed wybranym arkuszem, naley: q klikn prawym przyciskiem myszy zakadk tego arkusza, q z menu podrcznego wybra polecenie Wstaw, q w oknie dialogowym Wstawianie na karcie Oglne dwukrotnie klikn ikon Arkusz (lub najpierw klikn ikon Arkusz, a potem przycisk OK).

54 W I C Z E N I E


3.2

Zmiana kolejnoci arkuszy

W nowym skoroszycie uporzdkuj arkusze w odwrotnej kolejnoci: Arkusz3, Arkusz2, Arkusz1.

Rozwizanie1. Naprowad kursor myszy na zakadk arkusza, ktry chcesz

przesun.2. Trzymajc wcinity lewy przycisk myszy, przecignij zakadk

arkusza. 3. Gdy trjktny wskanik pokazujcy przysz pozycj arkusza znajdzie si we waciwym miejscu (rysunek 3.4), pu lewy przycisk myszy2.Rysunek 3.4. Arkusz mona przesun, przecigajc mysz jego zakadk

Wynik zosta pokazany na rysunku 3.5.Rysunek 3.5. Po przecigniciu mysz Arkusz3 znalaz si na pierwszym miejscu 4. W analogiczny sposb zmie kolejno dwch pozostaych

arkuszy.

2

Dziaanie to zostao tu opisane dokadnie, gdy wykonywalimy je po raz pierwszy. Potem cig czynnoci: naprowadzenie kursora na obiekt, nacinicie i przytrzymanie lewego przycisku myszy, przecignicie obiektu we waciwe miejsce i puszczenie lewego przycisku myszy, bdziemy nazywa krtko przecigniciem obiektu mysz.

Rozdzia 3. Arkusz, skoroszyt i plik W I C Z E N I E

55

3.3

Zmiana nazwy arkusza

Zmie standardowe nazwy arkuszy na 2007-I, 2007-II, 2007-III, 2007-IV (odpowiadajce np. kwartaom roku).

Rozwizanie 1.1. Zakadk Arkusz1 kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu

podrcznego wybierz polecenie Zmie nazw (rysunek 3.6).Rysunek 3.6. W menu podrcznym (kontekstowym) s wywietlane polecenia odnoszce si do biecego obiektu, tym razem arkusza

2. Gdy nazwa arkusza zostanie wyrniona, napisz now nazw

(rysunek 3.7).Rysunek 3.7. Nazwa wpisywana zastpuje nazw zaznaczon 3. Aby zatwierdzi zmian, kliknij mysz w dowolnym miejscu

arkusza lub nacinij Enter.4. W analogiczny sposb zmie nazwy pozostaych arkuszy.

Rozwizanie 2.1. Dwukrotnie kliknij zakadk pierwszego arkusza. 2. Wykonaj polecenia 2., 3. i 4. z rozwizania 1.

56


Komentarzq W jednym skoroszycie nie mona dwm arkuszom nada tej

samej nazwy. Jeeli sprbujesz to zrobi, Excel zaprotestuje, wywietlajc odpowiedni komunikat. q Nazwy arkuszy mog zawiera od 1 do 31 znakw, z wyczeniem / \ ? * :. q W trakcie wpisywania nowej nazwy arkusza (przed naciniciem Enter) moesz z niej zrezygnowa, naciskajc klawisz Esc. W I C Z E N I E

3.4

Tworzenie kopii arkusza

Czsto zachodzi potrzeba zbudowania arkusza podobnego do istniejcego. Wtedy, zamiast zaczyna wszystko od pocztku, lepiej skopiowa arkusz, a potem go zmodyfikowa. Utwrz kopi arkusza.

Rozwizanie1. Kliknij zakadk arkusza, ktry ma by kopiowany, np. Arkusz1. 2. Nacinij i przytrzymaj klawisz Ctrl. 3. Przecignij mysz zakadk kopiowanego arkusza (rysunek 3.8). Rysunek 3.8. Znak plus na ikonie kursora myszy oznacza kopiowanie 4. Najpierw zwolnij lewy przycisk myszy, a potem klawisz Ctrl.

Wynik zosta pokazany na rysunku 3.9.Rysunek 3.9. Arkusz1 i Arkusz1(2) s identyczne drugi jest kopi pierwszego


57

Komentarzq Przykadami arkuszy niewiele rnicych si od siebie s

np. podsumowanie wydatkw lub dochodw, ktre w kolejnych tygodniach, miesicach lub kwartaach wygldaj zwykle tak samo. Na przykad w zestawieniu pokazanym na rysunku 3.10 w nastpnym kwartale naley zmieni tylko nazw kwartau w A1 i dane w zakresie A3:B5 (nazwy miesicy i sumy dochodw).

Rysunek 3.10. Nawet tak prostego arkusza nie warto w nastpnych kwartaach tworzy od pocztku q Arkusze mog by kopiowane take do innych skoroszytw,

czym zajmiemy si w dalszych wiczeniach tego rozdziau. W I C Z E N I E

3.5

Wstawianie kilku arkuszy jednoczenie i wpisywanie danych do kilku arkuszy naraz

Do komrki A1 szeciu kolejnych arkuszy wpisz tekst Rozliczenie miesiczne.Jeeli uywasz standardowego skoroszytu, zawierajcego tylko 3 arkusze, musisz najpierw wstawi 3 brakujce.

Rozwizanie1. Kliknij zakadk Arkusz1. 2. Nastpnie:q

trzymajc wcinity klawisz Ctrl, kliknij zakadki Arkusz2 i Arkusz3 (w dowolnej kolejnoci klikane arkusze bd kolejno zaznaczane), tak jak na rysunku 3.11;

58


Rysunek 3.11. Ctrl + kliknicie zaznaczanie kolejnych arkuszy

lub q trzymajc wcinity klawisz Shift, kliknij zakadk Arkusz3 (zostan od razu zaznaczone arkusze od 1. do 3.). 3. Na wstce wybierz polecenie Narzdzia gwne/Wstaw/Wstaw arkusz. Nowe arkusze zostan wstawione przed zaznaczonymi (w takiej samej liczbie) rysunek 3.12.

Rysunek 3.12. Przed trzema zaznaczonymi zostay wstawione trzy nowe arkusze. Po zaznaczeniu mona je jednoczenie przesun na koniec 4. Zaznacz trzy nowe arkusze i przecignij je mysz za Arkusz3,

tak jak na rysunku 3.12.5. Zaznacz wszystkie sze arkuszy i do komrki A1 biecego

arkusza (jego nazwa jest na zakadce wyrniona pismem pogrubionym; na rysunku 3.12 jest to Arkusz6) wpisz Rozliczenie miesiczne. 6. Klikajc zakadki rnych arkuszy, przekonaj si, e tekst zosta wpisany do komrki A1 wszystkich zaznaczonych arkuszy. W I C Z E N I E

3.6

Jednoczesne dodawanie wielu arkuszy

Wykonujc dziaania analogiczne do opisanych w wiczeniu 3.5, dodaj do skoroszytu sze kolejnych arkuszy. W I C Z E N I E

3.7

Przechodzenie od arkusza do arkusza, czyli zmiana arkusza biecego (aktywnego)

Celem wiczenia jest pokazanie sposobw przechodzenia od arkusza do arkusza.


59

Do wykonania wiczenia potrzebny jest skoroszyt zawierajcy tyle arkuszy, aby ich nazwy nie mogy by jednoczenie wywietlone rysunek 3.13. W razie potrzeby wstaw do skoroszytu kilka kolejnych arkuszy.

Rysunek 3.13. Jeeli arkuszy jest wiele, jedynie cz zakadek jest widoczna

Rozwizanie1. Przewijaj pasek widocznych zakadek:

krok po kroku, klikajc przycisk ; q od razu do koca, klikajc . 2. Przewicz przewijanie paska zakadek w stron przeciwn, klikajc przyciski z grotami skierowanymi w lewo. 3. Przecignij mysz praw granic paska zakadek, tak jak na rysunku 3.14.

q

Rysunek 3.14. Przesunicie granicy midzy zakadkami i paskiem przewijania odsania wiksz liczb zakadek 4. Kliknij dwukrotnie praw granic paska zakadek, aby przywrci

mu standardow dugo.

Komentarzq Zauwa, e przewijanie zakadek na pasku nie powoduje

zmiany arkusza biecego. Nawet jeeli na skutek przewijania zakadka arkusza biecego przestaje by na pasku wywietlana, jego zawarto jest przez cay czas wywietlana. Przejcie do innego arkusza wymaga kliknicia jego zakadki. W I C Z E N I E

3.8

Wybieranie arkusza za pomoc menu podrcznego

Przejd do innego arkusza (zmie arkusz biecy) za pomoc menu podrcznego.

60


Rozwizanie1. Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolny przycisk sucy

do nawigacji midzy arkuszami (rysunek 3.15).Rysunek 3.15. Menu podrczne pozwala przej do arkusza niezalenie od tego, czy jego zakadka jest widoczna na pasku nawigacji

2. Z menu podrcznego wybierz mysz arkusz, do ktrego

chcesz przej. W I C Z E N I E

3.9

Usuwanie arkusza

Usu ze skoroszytu jeden wybrany arkusz.

Rozwizanie 1.1. Przejd do arkusza, ktry chcesz usun. 2. Na wstce wybierz polecenie Narzdzia gwne/Usu/

Usu arkusz.

Rozwizanie 2.Prawym klawiszem myszy kliknij zakadk arkusza, ktry chcesz usun i z menu podrcznego wybierz polecenie Usu.


61

Komentarzq Jeeli usuwany arkusz nie jest pusty, Excel wywietli prob

o potwierdzenie operacji.q Pamitaj, e usuwanie arkusza(y) jest nieodwracalne. Tej operacji

nie bdziesz mg cofn. W I C Z E N I E

3.10

Usuwanie kilku arkuszy

Usu kilka wybranych arkuszy.

Rozwizanie1. Zaznacz arkusze, ktre zamierzasz usun (patrz wiczenie 3.5). 2. Wykonaj polecenie 2. z wiczenia 3.9.

W Excelu nazwy skoroszyt i plik s czsto utosamiane, co jednak nie powoduje adnych komplikacji. Zobaczmy, dlaczego. Z punktu widzenia uytkownika kady plik skada si z trzech czci: nazwy z umieszczonym po kropce3 rozszerzeniem, zawartoci i znaku koca (dla plikw Worda i Excela zostao to schematycznie pokazane na rysunku 3.16). Zawarto (np. skoroszyt Excela) zostaje zapakowana w kopert z adresem (nazw), a koperta zapiecztowana znakiem koca pliku. Tak opakowany skoroszyt, czyli plik, moemy odoy na pk zwan folderem, umieszczon w archiwum, jakim jest dysk twardy lub inny nonik (dyskietka, pyta CD itp.).3

Microsoft arbitralnie uzna, e rozszerzenia nazw s zbytnim obcieniem pamici oraz percepcji uytkownikw i domylnie je ukrywa, wic na Twoim komputerze mog nie by widoczne. Niemniej istniej. Aby je zobaczy, naley w systemie wyczy opcj ich ukrywania. W systemie Windows XP SP2 jest to opcja Start/Panel sterowania/Wygld i kompozycje/Opcje folderw/ Widok/Ustawienia zaawansowane/Pliki i foldery/Ukryj rozszerzenia znanych typw plikw.

62


Rysunek 3.16. Pogldowe porwnanie plikw Worda i Excela

Zamiast domylnej nazwy pliku, proponowanej przez Excela Zeszyt1, Zeszyt2 itd., moemy nada wasn. Dodawanie rozszerzenia nie jest konieczne, program zrobi to za nas. Rczne dopisywanie rozszerzenia jest nawet niewskazane, gdy ewentualne literwki powoduj pniej kopoty z rozpoznawaniem plikw przez program. Standardowym rozszerzeniem plikw Excela 2007 jest .xlsx (w poprzednich wersjach Excela .xls)4. W I C Z E N I E

3.11

Tworzenie skoroszytu i zapisywanie go w pliku

Utwrz nowy skoroszyt, wpisz cokolwiek do dowolnej komrki dowolnego arkusza, po czym zapisz skoroszyt w pliku.

Rozwizanie1. Utwrz nowy skoroszyt (patrz wiczenia 1.1 i 1.2). 2. Wpisz co do jednej lub kilku komrek. Zwr uwag

na domyln nazw skoroszytu Zeszyt1 znajdujc si na pasku tytuowym okna (patrz rysunki 1.4 oraz 1.6, a take wiele nastpnych w rozdz. 1.). 3. Aby zapisa plik po raz pierwszy, moesz: q wyda polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz, q wyda polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jako, q na pasku standardowym klikn przycisk Zapisz , q nacisn skrt klawiszowy Ctrl+S.

4

Istniej pliki Excela o innych rozszerzeniach i specjalnym przeznaczeniu, ale to zagadnienie wykracza poza zakres wicze podstawowych. Wspomnimy jedynie o szablonach, ktrych nazwy maj rozszerzenie .xlt.


63

Rysunek 3.17. Excel proponuje zapisanie pliku w folderze Moje dokumenty

Do pola Nazwa pliku (rysunek 3.17) wpisz nazw, ktr chcesz nada plikowi, np. pierwszy prbny, i, nie zmieniajc nic poza tym, kliknij przycisk Zapisz. Wynik zosta pokazany na rysunku 3.18.

Rysunek 3.18. Po zapisaniu pliku na pasku tytuowym okna pojawia si nadana nazwa z rozszerzeniem .xlsx

Komentarzq Nazwy plikw i folderw mog mie od 1 do 255 znakw

i skada si ze wszystkich znakw dostpnych z klawiatury, oprcz: \, /, *, ?, :, , |, ".q Do podanej przez uytkownika nazwy pliku Excel automatycznie

doda kropk i rozszerzenie xlsx, ale naley pamita, e:

64


wpisanie w polu Nazwa pliku:Ania Ania. Ania.xl Ania.xlsx

spowoduje nadanie nazwy:Ania.xlsx Ania..xlsx Ania.xl.xlsx Ania.xlsx

q Zatem, aby nie tworzy nazw udziwnionych, najlepiej w polu

q

q q

q

q

Nazwa pliku pisa sam nazw bez kropki na kocu i bez rozszerzenia. Rozszerzenia nazw plikw (.xlsx) s wywietlane lub nie, zalenie od ustawienia opcji systemu Windows (co zostao dokadniej opisane we wstpie do tego podrozdziau i w umieszczonym tam przypisie). Polskie znaki w nazwach s dozwolone, ale bywaj z nimi kopoty w systemach innych ni Windows. Polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jest zawsze rwnowane oraz uyciu skrtu klikniciu przycisku Zapisz klawiszowego Ctrl+S. Polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jako jest rwnowane poleceniom (dziaaniom) opisanym w poprzednim punkcie tylko przy pierwszym zapisywaniu pliku. Rnica midzy poleceniami Przycisk pakietu Office/Zapisz jako i Przycisk pakietu Office/Zapisz zostanie wyjaniona w dwch nastpnych wiczeniach. W jednym folderze nie mona zapisa dwch plikw majcych takie same nazwy.

W I C Z E N I E

3.12

Zapisywanie skoroszytu po zmianach

Zauwa, e po zapisaniu pliku okno Excela nie zostao zamknite, nadal widzimy w nim ten sam skoroszyt i moemy kontynuowa prac. Zmie zawarto skoroszytu i zapisz now wersj bez zachowania poprzedniej.To wiczenie jest kontynuacj poprzedniego. Now wersj moemy zapisywa tylko wtedy, gdy uprzednio zapisalimy star.


65

Rozwizanie1. Zmie zawarto arkusza, np. do komrki A2 wpisz tekst poprawka 1. 2. Aby zapisa now wersj, wydaj polecenie Przycisk pakietu

Office/Zapisz (albo kliknij przycisk

, albo nacinij Ctrl+S).

Komentarzq Nowa wersja pliku zostaa zapisana pod t sam nazw i w tym

samym folderze.q Stara wersja pliku ulega zniszczeniu. q Jeeli dugo co w pliku zmieniamy, wpisujemy i poprawiamy,

warto co kilka minut zapisa plik. Jest to najlepsze zabezpieczenie przed zawieszeniami systemu, chwilowym brakiem prdu itd. Odruchowe naciskanie co pewien czas Ctrl+S wielokrotnie uratowao mnie przed koniecznoci pisania czego od nowa. W I C Z E N I E

3.13

Zapisywanie zmienionej wersji skoroszytu w oddzielnym pliku

Zmie zawarto arkusza i zapisz now wersj pliku bez niszczenia poprzedniej.To wiczenie naley wykona po wiczeniu 3.11 lub 3.12. Now wersj moemy zapisywa tylko wtedy, gdy uprzednio zapisalimy star.

Rozwizanie1. Do komrki A3 wpisz np. tekst poprawka 2. 2. Wydaj polecenie Przycisk pakietu Office/Zapisz jako. 3. Gdy pojawi si okno dialogowe Zapisz jako (patrz rysunek 3.17), w polu Nazwa pliku wpisz now nazw pliku, np. drugi prbny,

i kliknij przycisk Zapisz.

66


Komentarzq Nowy plik zostanie zapisany obok poprzedniego. Stary nie ulegnie

zniszczeniu.q Gdyby nowa wersja pliku zostaa zapisana w innym folderze,

nazwa nie musiaaby by zmieniona.

Zamykanie okna w Excelu nie rni si niczym od zamykania okien w innych programach systemu Windows. Robimy to zawsze przez kliknicie przycisku Zamknij , umieszczonego w grnym prawym rogu okna. W I C Z E N I E

3.14

Zamykanie okna biecego skoroszytu

Jeeli chcemy skoczy prac z jednym skoroszytem i zaj si innym, zamykamy tylko okno tego skoroszytu, bez koniecznoci zamykania okna Excela. Zamknij okno biecego skoroszytu.

Rozwizanie1. Kliknij przycisk zamykania okna skoroszytu (rysunek 3.19).

Rysunek 3.19. Do zamykania okien skoroszytw i Excela su standardowe przyciski


67

2. Jeeli od czasu ostatniego zapisania pliku co zostao zmienione,

Excel wywietli pytanie, czy zapisa zmiany (rysunek 3.20). Zalenie od potrzeby, odpowiedz Tak lub Nie. Przycisk Anuluj suy do rezygnacji z zamknicia okna.Rysunek 3.20. Excel pilnuje, aby adne zmiany nie zostay stracone

KomentarzBiece okno mona take zamkn, wybierajc polecenie Przycisk pakietu Office/Zamknij. W I C Z E N I E

3.15

Zamykanie sesji Excela

Uywa si trzech rwnowanych okrele: zamknicie sesji Excela, zamknicie Excela i zamknicie okna Excela. Po wykonaniu tej czynnoci, jakakolwiek byaby jej nazwa, Excel przestaje dziaa i zostaje usunity z pamici operacyjnej komputera. Zamknij okno Excela.

Rozwizanieq Aby wykona to zadanie, wystarczy przyjrze si dokadnie

rysunkowi 3.19 i odszuka na nim odpowiedni przycisk w grnym prawym rogu okna. q Innym rozwizaniem jest wydanie polecenia Przycisk pakietu Office/Zakocz. q Mona rwnie nacisn kombinacj klawiszy lewy Alt+F4.

KomentarzJeeli w oknie Excela s otwarte skoroszyty, to zamykanie okna programu, dowoln z trzech opisanych metod, powoduje najpierw zamykanie ich okien. Okno programu jest zamykane na kocu, dopiero po zamkniciu okien wszystkich skoroszytw.

Documents

Excel 2007 - ćwiczenia praktyczne(1)