Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5.988 de 14/12/73. Nenhuma parte deste livro, sem prvia autorizao por escrito de Jos Arnaldo Rodrigues Informtica ME (Celta Informtica), poder ser reproduzida total ou parcialmente, por qualquer processo, eletrnico, fotocpia, mecnico ou sistema de processamento de dados.

SUMRIOINTRODUO AO EXCEL 97 AVANADO ______________________________________ 1 CRIAO DE FRMULAS ____________________________________________________ 1Referncia usando endereos ________________________________________________________ 1Endereos relativos _______________________________________________________________________ 1 Endereos absolutos ______________________________________________________________________ 2

Referncia usando rtulos___________________________________________________________ 3Rtulos relativos _________________________________________________________________________ 3 Rtulos absolutos ________________________________________________________________________ 4

Referncia usando nomes ___________________________________________________________ 5Nomes absolutos _________________________________________________________________________ 5 Nomes relativos__________________________________________________________________________ 5

USANDO FUNES__________________________________________________________ 7Trabalhando com tempo e dinheiro ___________________________________________________ 8Agenda de amortizao____________________________________________________________________ 9 Calcular o ltimo dia do ms ______________________________________________________________ 10

Procurando um valor em uma lista __________________________________________________ 12Localizar um intervalo numrico ___________________________________________________________ 13

TRABALHANDO COM LISTAS _______________________________________________ 15Usando filtros avanados __________________________________________________________ 15Criar uma lista de valores exclusivos ________________________________________________________ 15 Filtrar atravs de um intervalo de critrios ____________________________________________________ 16 Extrair parte de uma lista _________________________________________________________________ 18

Usando um critrio calculado _______________________________________________________ 18

TRABALHANDO COM TABELA DINMICA____________________________________ 19Criando uma Tabela Dinmica _____________________________________________________ 19Definindo um relatrio de Tabela dinmica ___________________________________________________ 19

Reorganizando a Tabela dinmica___________________________________________________ 21Inserindo um segundo campo de Dados ______________________________________________________ 23

Manipulando uma Tabela Dinmica _________________________________________________ 24Classificar e filtrar os itens da Tabela dinmica ________________________________________________ 24 Mostrar e ocultar detalhes dos itens _________________________________________________________ 25 Remover totais de grupo e totais gerais ______________________________________________________ 27

CRIANDO GRFICOS E MAPAS ______________________________________________ 27Criando e formatando grficos______________________________________________________ 27Criando um grfico Pizza de pizza __________________________________________________________ 30

Criando um mapa ________________________________________________________________ 32

APRENDENDO A COMPARTILHAR DADOS ___________________________________ 36Acessando dados de outras pessoas __________________________________________________ 36Validar uma clula de uma lista ____________________________________________________________ Validar uma data ________________________________________________________________________ Vincular uma caixa de seleo com uma clula ________________________________________________ Vincular uma caixa de listagem de duas colunas com um clula ___________________________________ 36 37 39 40

Acessando dados de pastas de trabalho _______________________________________________ 41Vincular com uma pasta de trabalho diferente _________________________________________________ 41 Corrigir um vnculo quebrado______________________________________________________________ 42

Acessando dados de um banco de dados ______________________________________________ 43Criar uma nova origem de dados ___________________________________________________________ 43 Acessar uma lista de um banco de dados _____________________________________________________ 44 Acessar uma lista filtrada de um banco de dados _______________________________________________ 46

APRENDENDO A COMPARTILHAR UMA PASTA DE TRABALHO ________________ 48Protegendo uma pasta de trabalho __________________________________________________ 48Impedir alteraes em uma pasta de trabalho __________________________________________________ 49

Compartilhando uma pasta de trabalho ______________________________________________ 49Compartilhar uma pasta de trabalho _________________________________________________________ Sincronizar pastas de trabalhos compartilhadas ________________________________________________ Gerenciar conflitos ______________________________________________________________________ Mostrar um histrico das alteraes _________________________________________________________ 51 52 52 53

Compartilhando com usurios diferentes _____________________________________________ 54Mesclar pastas de trabalho compartilhadas____________________________________________________ 55

CRIANDO MACROS _________________________________________________________ 55Gravando Macros ________________________________________________________________ 55Gravar e executar uma macro ______________________________________________________________ Encontrar uma macro ____________________________________________________________________ Percorrer uma macro_____________________________________________________________________ Editar uma macro _______________________________________________________________________ Insira uma tecla de atalho _________________________________________________________________ Escreva sua prpria macro ________________________________________________________________ 56 57 58 59 59 60

Tornando as macros fceis de executar _______________________________________________ 64Anexar uma macro em um boto de barra de ferramentas ________________________________________ 64 Anexar uma macro a um boto _____________________________________________________________ 66

LISTA DE EXERCCIOS _____________________________________________________ 67

Excel 97 - Avanado

INTRODUO AO EXCEL 97 AVANADOO Excel uma excelente planilha eletrnica, podendo ser usado para fazer clculos, classificar dados, representar graficamente os dados da planilha, analisar e apresentar textos, nmeros e resultados, tudo de uma maneira muito rpida e prtica. Neste curso iremos conhecer e aprender a utilizar os novos e avanados recursos oferecidos por esta verso do Excel, como por exemplo: criar Mapas, trabalhar com uma Tabela dinmica, criar e editar Macros, entre outros.

CRIAO DE FRMULASQuando criamos uma frmula para uma clula, esta frmula geralmente faz referncia ao valor contido em uma outra clula. Esta referncia pode ser feita de trs maneiras: atravs do endereo, do rtulo ou do nome da clula.

REFERNCIA USANDO ENDEREOSVamos elaborar uma planilha e inserir frmulas em algumas clulas, onde estas frmulas iro usar o endereo de outra clula. A frmula pode utilizar um endereo relativo ou absoluto da outra clula.

Endereos relativosTendo a planilha abaixo como exemplo, vamos inserir frmulas na coluna D, utilizando um endereo relativo.

Como podemos observar, a clula D2=B2*C2, a clula D3=B3*C3, e assim at a clula D6. Vemos, ento, que a frmula nas clulas fazem referncia s clulas esquerda. Por este motivo dizemos que o endereo referenciado pela frmula um endereo relativo. 1. Digite a lista acima, menos os valores nas clulas D2:D6; Pgina: 1

Excel 97 - Avanado Vamos agora inserir as frmulas na coluna D. 2. Selecione a clula D2 e digite dar um clique sobre ele); = B2*C2 (ao invs de digitar o endereo, voc pode

3. D um clique no boto Inserir ( ), na barra de frmulas, e depois arraste a Ala de preenchimento (figura abaixo) at a clula D6. Desta maneira voc copiou a frmula para as outras clulas. OBS: Ao invs de arrastar a Ala de preenchimento para fazer a cpia da frmula para as outras clulas adjacentes, voc pode simplesmente dar um clique duplo na Ala.

Inserimos os valores nas clulas da coluna D criando frmulas que fazem referncia a endereos relativos, que so automaticamente ajustados assim que a frmula copiada.

Endereos absolutosVamos considerar que seja necessrio descontar um valor de 5% no valor da venda de cada item. Em vez de alterar a frmula de todas as clulas da coluna D, vamos inserir o valor do desconto (0,05) em uma outra clula, fazer a frmula da clula D2 se referenciar a este valor e copiar a frmula para as outras clulas. 1. Selecione o intervalo A1:A3 e no menu Inserir, clique em Linhas; 2. Na clula B1 digite Desconto, na B2 o valor do desconto, ou seja, 0,05 e na clula A2 digite Padro;

3. D um clique duplo na clula D5 para editar a frmula; As frmulas de todas as clulas da coluna D faro referncia ao valor contido na clula B2, portanto, o endereo da clula B2 dever ser um endereo absoluto (e no mais relativo). Para tornar um endereo absoluto devemos inserir o smbolo de cifro ($). Pgina: 2

Excel 97 - Avanado 4. Na clula D5 altere a frmula para = (B5*C5)*(1-$B$2) (para inserir os cifres, voc pode selecionar o endereo e pressionar F4);

5. Clique no boto Inserir, na barra de frmulas, e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento. Agora todas as frmulas da coluna D fazem referncia a um endereo absoluto, ou seja, clula B2.

REFERNCIA USANDO RTULOSAlm de usarmos o endereo das clulas nas frmulas, o Excel tambm permite que faamos referncia clulas atravs do rtulo. Os rtulos so os nomes que colocamos na parte superior da lista (nas colunas) ou esquerda (nas linhas). Para garantir que o Excel interprete a palavra inserida como rtulo, voc pode aplicar o formato de negrito a ele. Na nossa planilha exemplo, temos como rtulos: Item, Preo, Quantidade, ValorVenda, Padro e Desconto. Podemos tambm usar rtulos relativos e absolutos nas frmulas.

Rtulos relativosVamos modificar a frmula das clulas da coluna D, ou seja, vamos retirar a parte da frmula que se refere ao desconto de 5% sobre o valor da venda. 1. D um clique duplo na clula D5 para editar a frmula; 2. Retire a parte *(1-$B$2) da frmula e clique no boto Inserir; 3. D um clique duplo na Ala de preenchimento da clula D5; Agora, vamos substituir, nas frmulas, os endereos das clulas por rtulos. 4. D um clique duplo na clula D5 para editar a frmula; 5. Substitua B5 por Preo e C5 por Quantidade e clique no boto Inserir;

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6. D um clique duplo na Ala de preenchimento para copiar a frmula para as outras clulas. Se voc olhar as frmulas de todas as clulas da coluna D ver que so iguais, mas cada uma faz referncia ao valor de outras clulas atravs de rtulos relativos.

Rtulos absolutosQuando usamos os rtulos relativos, vimos que a frmula de cada clula fazia referncia a "s duas clulas da esquerda". Agora queremos usar rtulos absolutos, onde as frmulas de todas as clulas faam referncia a um nico valor (no caso, o valor do desconto, que 0,05). 1. D um clique duplo na clula D5; Vamos inserir na frmula o valor do desconto, usando rtulos. Para que a frmula das clulas faam referncia a um nico valor, temos que informar ao Excel em qual linha e coluna encontra-se aquele valor, pois seno o Excel toma como linha a prpria linha onde a frmula est sendo inserida 2. Complete a frmula: =(Preo*Quantidade)*(1- $Desconto $Padro) (deixe um espao entre Desconto e Padro). Para inserir os cifres, selecione Desconto Padro e pressione F4.

3. Clique no boto Inserir e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento. Como vimos, os rtulos, assim como os endereos, so relativos por padro, mas voc pode torn-los absolutos inserindo o cifro.

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REFERNCIA USANDO NOMESAo invs de usarmos endereos ou rtulos nas frmulas, podemos fazer referncia a uma clula ou a um intervalo de clulas atravs do nome que damos a elas. As referncias criadas com nomes so referncias absolutas por padro, a menos que voc especifique o contrrio. Os nomes podem ser qualquer palavra, mas este deve conter apenas letras, nmeros, sublinhados e pontos finais. O nome deve comear com uma letra ou um sublinhado.

Nomes absolutosVamos nomear uma clula para depois fazermos referncia a ela. 1. Selecione a clula B2 e, na Caixa de nome (figura abaixo), digite ValorDesc. Pressione ENTER aps digitar o nome, pois seno o Excel no atribuir esse nome clula;

2. D um clique duplo na clula D5 para editar a frmula; 3. Substitua $Desconto $Padro por ValorDesc, que o nome da clula; 4. Clique no boto Inserir e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento;

As clulas da coluna D continuam com o mesmo valor, apenas mudamos a forma como a frmula ir fazer referncia a um valor contido em outra clula.

Nomes relativosO Excel nos permite que tenhamos referncia usando nomes relativos, ou seja, referncias que mudem quando a frmula for copiada. Assim, podemos definir um nome que sempre faa referncia a "uma clula esquerda" . Pgina: 5

Excel 97 - Avanado Vamos inserir, na nossa planilha, mais uma coluna: ValorSDesc, que o valor da venda sem o desconto de 5%, e nesta coluna vamos criar referncias com nomes relativos. Vamos deixar a frmula das clulas da nova coluna fazer referncia somente s clulas da coluna D. 1. Na clula E4 digite ValorSDesc; 2.Para termos o valor da venda sem o desconto, digite, na clula E5, a seguinte frmula =D5/0,95; 3. Clique no boto Inserir e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento;

Vamos substituir, agora, o endereo da frmula por um nome. Para definir um nome relativo, preciso criar um nome para um intervalo de clulas atravs do menu Inserir. 4. Selecione a clula E5 e no menu Inserir, aponte para Nomes e depois clique em Definir; 5. Na caixa de dilogo Definir nome que aparece, digite ValorTotal na caixa Nomes na pasta de trabalho. Abaixo voc pode ver os outros nomes atribudos s clulas (no nosso caso s temos um nome: ValorDesc). 6. Na caixa Refere-se a:, d um clique no espao em branco e depois clique na clula D5 da planilha; 7. Pressione F4 trs vezes para tornar o endereo relativo (tirar os cifres). Com estas alteraes, a frmula da clula E5 far uma referncia relativa a uma clula anterior, que a clula D5. 8. Clique em OK.

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Excel 97 - Avanado

Se voc olhar na barra de frmulas, ver que a frmula no mudou para fazer referncia ao novo nome, ainda continua =D5/0,95. Devemos usar a caixa de dilogo Aplicar nomes para converter as frmulas para que possamos usar o novo nome que definimos. 9. No menu Inserir, aponte para Nome e d um clique em Aplicar; 10. Na caixa de dilogo Aplicar nomes, verifique se ValorTotal est selecionado, se no estiver, selecione-o; 11. Desmarque a caixa de seleo Ignorar relativa/absoluta;

12. D um clique em OK e depois veja as frmulas das clulas da coluna E, todas contm a mesma frmula: =ValorTotal/0,95. Como vimos, possvel criar referncias usando endereos, rtulos ou nomes das clulas. Ao decidir que tipo de referncia ir usar, pense sempre na facilidade de leitura da frmula para outra pessoa ou para voc mesmo, depois de alguns meses sem v-la.

USANDO FUNES

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Excel 97 - Avanado O Microsoft Excel contm muitas frmulas predefinidas ou internas conhecidas como funes. As funes podem ser usadas para efetuar clculos simples ou complexos. Para efetuar os clculos, as funes precisam de alguns valores especficos que devemos fornecer, que so os argumentos. Nesta lio vamos aprender a usar algumas das funes mais teis do Excel (pois possui mais de 200 funes diferentes).

TRABALHANDO COM TEMPO E DINHEIROVamos supor que voc tenha feito um emprstimo no valor de R$50.000,00 para pagar em 1 ano. O banco ir cobrar uma taxa de juros de 8,00% ao ms. Com estas informaes, vamos calcular quais sero os pagamentos mensais. 1. Digite uma planilha como o exemplo abaixo:

O Excel possui a funo PGTO, que fornece o valor que dever ser pago por ms. 2. Selecione a clula B5 e d um clique no boto Editar frmula ( ), ao lado da barra de frmulas. A Caixa de nome muda para uma caixa de listagens de funes. 3. D um clique na seta ao lado da lista de funes e d um clique em PGTO. Se a funo PGTO no aparecer na lista, clique em Mais funes. Na caixa Categoria da funo selecione Financeiras e na caixa Nome da funo selecione PGTO. Depois d um clique em OK. Na caixa de criao da funo PGTO, vamos entrar com os valores dos argumentos. Quando o nome do argumento est em negrito, voc obrigado a fornecer um valor para ele. Caso contrrio, o argumento ser opcional. 5. Na caixa Taxa digite Taxa (valor da taxa mensal cobrada pelo banco);

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Excel 97 - Avanado 6. Na caixa Nper digite Anos*12 (perodo de tempo em anos que voc far o pagamento, multiplique por 12 para obter o nmero de meses); 7. Na caixa Vp digite Emprstimo (valor, em dinheiro, que voc coloca ou retira no momento);

8. Depois de digitar o valor dos argumentos, clique em OK. Como vemos no resultado da frmula (e na clula B5), voc precisar pagar cerca de R$6.635,00 cada ms. O valor na clula B5 negativo, pois em se tratando de emprstimo, o Excel considera que o dinheiro recebido do emprstimo um nmero positivo e a parcela a ser paga um nmero negativo.

Agenda de amortizaoVamos montar uma agenda de amortizao, onde ser possvel visualizar os detalhes de cada pagamento do emprstimo. 1. Vamos usar rtulos nas frmulas que iremos criar, por isso, na clula B1, digite Emprestado; 2. Na clula D2, insira o valor inicial do primeiro ms, ou seja, digite = Emprestado Emprstimo; 3. Na clula E2 digite = Incio * (Emprestado $Taxa) (como iremos copiar essa frmula em outras linhas, precisamos de um cifro na frente de Taxa); 4. Digite = - Emprestado $Pagamento - Juros, na clula F2. Como o valor referente ao Pagamento um nmero negativo, preciso convert-lo para um nmero positivo, por isso colocamos um sinal de subtrao. 5. Na clula G2 digite = Incio - Principal

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Excel 97 - Avanado 6. Na clula D3 digite = Jan/98 Fim (o valor final do primeiro ms o valor inicial do ms seguinte). Observe, na barra de frmulas, que o Excel mudou Jan/98 Fim para 01/01/1998 Fim. Agora voc j tem todas as frmulas de que precisa, falta s copi-las. 7. Selecione a clula D3 e d um clique duplo na Ala de preenchimento; 8. Selecione o intervalo E2:G2 e d um clique duplo na Ala de preenchimento. Nossa planilha conter os seguintes valores:

Podemos ver, na planilha, como sero os pagamentos finais, e, como a clula G13 nos mostra, o balano final zero.

Calcular o ltimo dia do msVamos supor que agora, para certificar-se de que os pagamentos sejam feitos em dia, voc quer saber a ltima data de cada ms precedente. Para datas, o Excel simplesmente insere um nmero que conta os dias desde o incio do sculo 20. Vamos usar, ento, a funo DATA em nossa planilha. 1. Na clula H1 digite o rtulo DataPag; 2. Selecione a clula H2 e d um clique no boto Editar frmulas. Depois d um clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes; 3. Na lista Categoria da funo selecione Data e hora e na lista Nome da funo selecione DATA. D um clique em OK; Na caixa de criao da funo DATA vemos trs argumentos obrigatrios. Para o argumento Ano no vamos usar uma constante, mas sim calcular o ano atravs do nmero do ms. A funo ANO extrai a parte referente ao ano de uma data. 4. D um clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Na lista Nome da funo selecione ANO e d um clique em OK.

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Excel 97 - Avanado A caixa de criao da funo ANO exibida. Esta nova funo ficar aninhada dentro da funo DATA, como voc pode ver na barra de frmulas. 5. Na caixa Nm_srie digite Ms, mas no d um clique em OK. Em vez disso, d um clique na barra de frmulas, na rea em branco, direita da frmula. A caixa de criao para a funo principal aparece novamente.

6. Clique na caixa do argumento Ms. Em seguida, d um clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Na lista Nome da funo selecione MS e clique em OK; 7. Na caixa Nm_srie (da caixa de criao de frmulas da funo MS), digite Ms. Depois d um clique no espao em branco da barra de frmulas. 8. Para o argumento Dia, na caixa de criao da funo DATA, digite 0 para especificar o ltimo dia do ms anterior;

9. Finalmente d um clique em OK. 10.Com o valor da data j na clula H2, d um clique duplo na Ala de preenchimento. Independentemente da quantidade de dias no ms, a frmula calcula a data correta para o ltimo dia do ms anterior. Pgina: 11

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PROCURANDO UM VALOR EM UMA LISTAAgora vamos considerar que voc tenha uma distribuidora de bebidas e fornea seus produtos para vrios clientes. Voc vai oferecer um desconto para os clientes que se comprometerem a comprar uma certa quantidade, em reais, durante o ano. 1. Digite a seguinte planilha:

Vamos ter que calcular exemplos de valores de compra e os descontos apropriados, j que no temos, no momento, os valores reais das compras. Sabemos que os valores das compras variam de R$0,00 a R$50.000,00. 2. Selecione a clula B2 e d um clique no boto Editar frmula; 3. Clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Selecione Matemtica e Trigonometria na lista Categoria da funo, e na lista Nome da funo selecione ALEATRIO; A caixa de criao de frmulas da funo ALEATRIO (figura abaixo) no possui argumentos, retorna um nmero aleatrio entre 0 e 1 e voltil (significa que a funo ser recalculada sempre que outra frmula da planilha for recalculada).

4. D um clique em OK. Mas no queremos nmeros aleatrios entre 0 e 1, queremos entre 0 e 50.000. 5. Na barra de frmulas, d um clique aps os parnteses da funo, digite * 50000 e d um clique no boto Inserir. Em seguida d um clique duplo na Ala de preenchimento. O intervalo preenchido com nmeros entre 0 e 50.000. Vamos arredondar esses nmeros para os 1.000 mais prximos. Pgina: 12

Excel 97 - Avanado 6. D um clique duplo na clula B2 e selecione a frmula inteira, exceto o sinal de igualdade. D um clique no boto Recortar, na barra de ferramentas; 7. Clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Na lista Categoria da funo, selecione Matemtica e Trigonometria e na lista Nome da funo selecione ARRED. D um clique em OK. 8. Com o ponto de insero na caixa Nm, d um clique no boto Colar; 9. Na caixa Nm_digitos, digite -3;

10. D um clique em OK e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento. OBS: Sempre que voc pressionar F9 o Excel calcular um novo conjunto de nmeros aleatrios.

A frmula final : =ARRED(ALEATRIO()*50000;-3). Esta frmula calcula um nmero aleatrio entre 0 e 1, multiplica o resultado por 50000 e arredonda o que der para os 1000 mais prximos.

Localizar um intervalo numricoAgora que j calculamos exemplos de valores para as compras, vamos calcular qual a porcentagem de desconto referente a cada valor comprado. O valor do desconto ser calculado a partir de uma tabela. Nossa tabela de pesquisa sero as colunas E e F, vamos, ento, nome-la. 1. Selecione a clula E1. Pressione CTRL+SHIFT+* para selecionar toda a tabela, ou seja, as colunas E e F; 2. D um clique na Caixa de nome, digite DescontoCompra e pressione ENTER; 3. Agora selecione a clula C2 e d um clique no boto Editar frmulas. D um clique na seta ao lado da lista de funes e selecione Mais funes. Selecione Procura e Pgina: 13

Excel 97 - Avanado referncia na lista Categoria da funo e selecione PROCV na lista Nome da funo. Clique, depois, em OK;

A funo PROCV usada para encontrar um valor em uma lista, e a esta lista deve ser atribudo um nome (atribumos o nome de DescontoCompra). 4. No argumento Valor_procurado digite Compra (rtulo da coluna que contm o valor que desejamos procurar); 5. Na caixa Matriz_tabela digite DescontoCompra (nome da tabela de pesquisa); 6. Na caixa Nm_ndice_coluna digite 2 (queremos retornar valores contidos na coluna 2 da tabela DescontoCompra); 7. D um clique em OK e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento.

Na nossa planilha, vemos que cada cliente recebe um desconto apropriado com base em um intervalo, em reais (coluna E).

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TRABALHANDO COM LISTASVamos aprender, neste captulo, a usar Filtros avanados para filtrar uma lista, pois mesmo sendo um pouco mais complexos que os AutoFiltros, eles oferecem muito mais controle sobre o processo de filtragem. Vamos aprender, tambm, a usar um critrio calculado.

USANDO FILTROS AVANADOSCom os filtros avanados podemos extrair uma parte da lista para uma nova posio, ver os critrios que usamos para filtrar a lista, criar uma lista de valores exclusivos, entre outras coisas. Tudo isso no possvel de ser realizado com os AutoFiltros, que so um pouco limitados.

Criar uma lista de valores exclusivosVamos considerar que voc queira extrair uma lista dos clientes exclusivos com os respectivos cdigos. Vamos usar, para isso, o filtro avanado. 1. Digite a seguinte lista na planilha Plan1:

2. Selecione as colunas C e D; 3. No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em Filtro avanado; 4. Na seo Ao, selecione a opo Copiar para outro local. Olhe se a caixa Intervalo da lista contm $C$1:$D$11); 5. Digite G1:H11 na caixa Copiar para e marque a opo Somente registros exclusivos;

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6. Em seguida clique em OK; Nas colunas G e H podemos ver a lista exclusiva dos clientes e de seus respectivos cdigos.

Filtrar atravs de um intervalo de critriosUm intervalo de critrios consiste na insero de duas linhas em sua planilha: a linha superior conter todos os rtulos de sua lista e a linha inferior conter os critrios que desejamos usar. Assim, voc poder ver facilmente quais critrios utilizou para filtrar a lista. 1. Apague o contedo das colunas G e H; 2. Selecione o intervalo A1:A3 da lista. No menu Inserir, clique em Linhas; 3. Selecione as clulas A4:E4 e d um clique no boto Copiar; 4. Selecione a clula A1, clique no boto Colar e pressione ESC; 5. Mantenha a tecla SHIFT pressionada e pressione a tecla SETA PARA BAIXO para selecionar as duas linhas do intervalo de critrios (linhas 1 e 2); Vamos, agora, nomear o nosso intervalo de critrios. 6. Estando com o intervalo de critrios selecionado, no menu Inserir, aponte para Nome e d um clique em Definir. Digite Plan1!Critrios na caixa Nomes na pasta de trabalho e clique em OK (Plan1 o nome da planilha onde est o intervalo de critrios). Ao invs de inserimos somente o nome Critrios, inserimos tambm o nome da planilha (Plan1!Critrios), isso para que o nome seja local planilha Plan1, para o caso de , Pgina: 16

Excel 97 - Avanado algum dia, voc inserir um intervalo de critrios em uma outra planilha desta pasta de trabalho. Agora j podemos usar o nosso intervalo de critrios. Vamos ver todos os clientes que compraram Coca-Cola no ms de janeiro. 7. Digite Coca-Cola na clula A2; Como j usamos a opo Filtrar (no tpico anterior utilizamos o Filtro avanado para criar uma lista com valores exclusivos), o Excel se lembra do ltimo subconjunto que foi selecionado e ignora a seleo atual. Para resolver isto, devemos ativar e desativar o AutoFiltro. 8. No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em AutoFiltro; repita o procedimento mais uma vez; 9. Selecione a clula A4 (ou qualquer outra clula da lista). No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em Filtro avanado. Deixe as opes como esto e clique em OK.

A lista nos mostra todos os clientes que compraram Coca-Cola no ms de janeiro. Agora vamos supor que voc queira ver todos os clientes cujo cdigo comece com "C" e termine com o nmero "4" . possvel usar um ponto de interrogao (?) para combinar qualquer caractere ou um asterisco (*) para combinar um ou mais caracteres. 10. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos; 11. Apague o contedo da clula A2 e na clula D2 insira C???4; 12. Selecione a clula A4. No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em Filtro avanado. Em seguida clique em OK.

Vemos que dois clientes satisfazem aos critrios.

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Excel 97 - Avanado 13. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos. Depois que voc define o intervalo de critrios, o Filtro avanado no muito mais difcil de ser usado em comparao ao AutoFiltro, e tem a vantagem de mostrar quais os critrios que foram usados.

Extrair parte de uma listaNos tpicos anteriores, vimos que o Filtro avanado filtra nossa lista de acordo com o critrio que especificamos no intervalo de critrios, mostrando todas as colunas da lista. Com o Filtro avanado podemos usar um critrio e extrair somente as colunas que desejamos. Agora ns vamos querer ver somente as colunas dos cdigos e dos clientes que compraram refrigerante. 1. Apague o contedo da clula D2. Na clula B2 digite Refrigerante; Agora vamos selecionar somente os rtulos que queremos ver. 3. Selecione as clulas C4 e D4 e clique no boto Copiar. Selecione a clula G4 e clique no boto Colar; 4. Selecione a clula A4. No menu Dados, aponte para Filtrar e d um clique em Filtro avanado; 5. Na caixa Filtro avanado, selecione a opo Copiar para outro local. Na caixa Copiar para digite G4:H4. Clique em OK.

Voc pode ver apenas as colunas desejadas para o critrio selecionado. 6. No menu Dados, aponte para Filtrar e depois clique em Mostrar todos. 7. Apague o contedo das colunas G e H. OBS: Lembre-se de que, se voc tentar usar o comando Filtro avanado em uma parte da lista, e a caixa de dilogo no reconhecer a seleo atual, basta ativar e desativar o AutoFiltro.

USANDO UM CRITRIO CALCULADOPgina: 18

Excel 97 - Avanado Quando criamos um intervalo de critrios, colocamos na linha superior todos os rtulos de coluna da nossa lista. Se colocarmos um rtulo que no aparea na lista, estaremos criando um critrio calculado. Vamos considerar que voc queira ver as linhas onde a quantidade comprada no ms de janeiro seja maior que 110. 1. Apague o contedo da clula B2; 2. Na clula A1 digite Calc (rtulo no pertencente lista); 3. Digite = Janeiro > 130 na clula A2; O Excel copia esta frmula para o restante da lista, e cada linha em que a frmula retorna um valor Verdadeiro satisfaz o critrio. 4. Selecione a clula A4. No menu Dados aponte para Filtrar e depois d um clique em Filtro avanado. Em seguida clique em OK.

O Excel exibe apenas as linhas em que a quantidade comprada no ms de janeiro foi maior que 130.

TRABALHANDO COM TABELA DINMICAQuando voc est diante de uma lista muito extensa, e deseja resumir ou visualizar algumas informaes, recomendado que voc utilize uma Tabela dinmica, pois ela ir simplificar sua tarefa.

CRIANDO UMA TABELA DINMICAUma Tabela dinmica no trabalha com linhas e colunas, mas sim com campos e itens. Um campo corresponde a uma coluna e o seu nome ser o rtulo da coluna. Um item um valor exclusivo em um campo.

Definindo um relatrio de Tabela dinmicaAbra, primeiramente, o arquivo Exemplo1.xls e selecione a planilha Principal. Como temos uma lista grande, primeiro vamos criar uma Tabela dinmica usando somente Pgina: 19

Excel 97 - Avanado um subconjunto da lista, para nos acostumarmos a manipular uma Tabela. Vamos nomear o intervalo da lista que iremos utilizar. 1. Selecione o intervalo A1:E7 (somente os dados do ms de janeiro); 2. D um clique na Caixa de nome e digite Banco_de_dados (pois o Assistente da Tabela dinmica ir procurar um intervalo chamado Banco_de_dados). Pressione ENTER; 3. No menu Dados, clique em Relatrio da tabela dinmica; 4. Na primeira etapa do Assistente, deixe a primeira opo selecionada e clique em Avanar; 5. Na etapa 2, deixe Banco_de_dados como nome do Intervalo e clique em Avanar; Na etapa 3 vamos especificar quais campos faro parte, inicialmente, da nossa Tabela dinmica. direita esto os botes de campo (um para cada rtulo de coluna da lista) e no centro est a rea dinmica (figura abaixo). 6. Arraste o boto do campo Clientes para a rea de Linha; arraste o boto do campo Produtos para a rea de Coluna e arraste o boto do campo Quantidades para a rea de Dados (o boto Quantidades mudou para Soma de Quantidades porque agora ele um campo de dados).

7. Clique em Avanar; 8. Na ltima etapa o Assistente sugere a criao de uma nova planilha para inserir a Tabela dinmica, aceite esta opo e clique em Concluir.

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O relatrio da Tabela dinmica aparece, juntamente com a barra de ferramentas, que aberta sempre que uma tabela dinmica est ativa. Os itens do campo Clientes aparecem como cabealho de linha e os do campo Produtos aparecem como cabealho de coluna. A Tabela nos mostra os totais de cada produto comprado por cada cliente (no ms de janeiro) e o total global. Vamos dar um nome a essa nossa planilha que contm a Tabela dinmica: d um clique duplo na guia da planilha e digite TDinmica.

REORGANIZANDO A TABELA DINMICA possvel reorganizar sua Tabela dinmica arrastando os botes de campo, ou seja, mudando-os de lugar. 1. Arraste o boto do campo Produtos para baixo, at a borda entre a clula A4 e a clula B4;

Podemos ver que agora a Tabela dinmica tem dois campos de linha, e os itens do campo Produtos mostram os detalhes de cada cliente, onde cada cliente tem uma linha de total. Vamos reorganizar novamente nossa Tabela. 2. Arraste o boto do campo Produtos para a clula A4; Pgina: 21

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Os itens do campo Produtos esto agora esquerda, e a tabela tambm mostra um total para cada produto. Podemos usar a Tabela dinmica para filtrar os dados exibidos na tabela. Vamos filtrar a Tabela usando os itens do campo Produtos. Para isso, devemos arrastar o campo Produtos para a rea de pgina. 3. Arraste o boto do campo produtos para acima da clula A1; A Tabela est mostrando o total de todos os produtos para cada cliente. Podemos mostrar apenas o total de Coca-Cola. 4. Selecione Coca-Cola na caixa de listagem do campo de pgina Produtos;

Agora a Tabela mostra apenas a quantidade do produto Coca-Cola. Quando queremos reorganizar a Tabela dinmica, fazemos apenas uma alterao por vez. Podemos usar o Assistente da Tabela dinmica para fazer vrias alteraes simultaneamente. 5. Na barra de ferramentas Tabela dinmica, clique no boto Assistente da Tabela dinmica ( );

6. Na caixa do Assistente da Tabela, arraste o boto Produtos para a rea de Linha, arraste o boto Clientes para a rea Pgina, arraste o boto Soma de Quantidade para fora da rea dinmica e o boto Reais para a rea de Dados. Depois d um clique em Concluir.

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Excel 97 - Avanado Vemos a Tabela dinmica com todas as alteraes que fizemos. Voc pode, ento, reorganizar a Tabela dinmica um campo por vez, arrastando os botes de campo, como pode tambm fazer vrias alterao simultaneamente usando o Assistente da tabela dinmica.

Inserindo um segundo campo de DadosNo tpico anterior montamos uma Tabela dinmica que s tinha um campo de Dados. E se quisermos inserir outro campo de Dados? O Excel permite que faamos isso, mas cada campo se comportar como um item de um novo campo temporrio chamado Dados. 1. D um clique no boto Assistente da Tabela dinmica, na barra de ferramentas Tabela dinmica; 2. Arraste o boto do campo Quantidade acima do campo Soma de Reais. Arraste, tambm, o boto do campo Produtos para a rea de Pgina e o boto do Clientes para a rea de Linha. D um clique em Concluir.

Os rtulos Soma de Quantidade e Soma de Reais aparecem como itens do campo Dados. Voc tambm pode mudar a posio do campo Dados, como faz para qualquer outro campo. 3. Arraste o boto do campo Dados para o meio da clula A4;

Os totais dos itens do campo Dados aparecem na parte inferior da Tabela dinmica, em vez de embaixo de cada item, como ocorreria em um campo normal. Voc pode mover o boto do campo Dados para uma rea de Linha ou Coluna, s no para uma rea de Pgina.

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MANIPULANDO UMA TABELA DINMICAQuando fizemos a primeira Tabela dinmica, inclumos apenas um intervalo da nossa lista. Vamos, agora, incluir a lista toda em nossa Tabela. Temos que selecionar a lista inteira e nome-la. 1. Selecione a clula A1 da planilha Principal e pressione CTRL + SHIFT + *. 2. No menu Inserir, aponte para Nome e d um clique em Definir. Digite (e no selecione da lista) o nome Banco_de_dados e clique em OK; Vamos atualizar nossa Tabela dinmica. 3. Ative a planilha TDinmica e na barra de ferramentas Tabela Dinmica, d um clique no boto Atualizar dados. Quando o Excel informar que a Tabela Dinmica foi alterada, clique em OK. A Tabela dinmica contm, agora, todos os itens da nossa lista; 4. Com o boto direito do mouse clique no rtulo Soma de Quantidade . Depois d um clique em Excluir. Observe que o campo Dados desaparece, pois agora temos somente um campo de dados (Soma de Reais).

Classificar e filtrar os itens da Tabela dinmicaVamos, primeiro, reorganizar a nossa Tabela, para isso, arraste o boto do campo Produtos para a clula A5.

Como vemos, os itens do campo Produto no esto classificados em ordem alfabtica. Podemos classificar manualmente (arrastando a clula que contm o item para o lugar desejado) ou fazer com que o campo classifique automaticamente. 1. D um clique duplo na clula B4. Na caixa Campo da Tabela dinmica, clique no boto Avanado; 2. Na caixa de dilogo que aparece, selecione a opo Crescente da seo Opes de AutoClassificao; Pgina: 24

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3. Clique duas vezes em OK. Como voc pode ver na lista, os itens do campo Produtos aparecem em ordem alfabtica. Vamos, agora, filtrar a lista usando o campo Clientes, para que possamos ver quais so os principais clientes para cada produto. 4. Primeiro, arraste o boto Produtos para a clula A5 (campo Produtos fica esquerda de Clientes); 5. D um clique duplo no boto do campo Clientes e depois clique no boto Avanado; 6. Na seo Opes de AutoApresentao, selecione a opo Automtica. Em seguida, deixe Primeiros na lista Mostrar e mude o valor na caixa de nmeros para 3. D dois cliques em OK e depois observe a lista.

A cor azul do campo Clientes para indicar que a lista est filtrada. 7. Para mostrar todos os clientes novamente, d um clique duplo no boto Clientes, clique no boto Avanado e na seo Opes de AutoApresentao, selecione a opo Manual. Clique duas vezes em OK.

Mostrar e ocultar detalhes dos itensTemos, na Barra de ferramentas Tabela dinmica, dois botes: Ocultar detalhe e Mostrar detalhe, os quais permitem ocultar e mostrar detalhes de todos os itens de um campo.

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Excel 97 - Avanado 1. D um clique, por exemplo, no boto de campo Produtos, e depois, na barra de ferramentas Tabela dinmica, clique em Ocultar detalhes ( );

Agora podemos ver todos os produtos facilmente.

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Excel 97 - Avanado Para exibir os detalhes s de um item, d um clique duplo sobre ele (por exemplo, d um clique duplo no item Coca-Cola). Voc ver somente os detalhes daquele item. Para ocultar os detalhes desse item, d um clique duplo novamente sobre ele ou clique no boto Ocultar detalhes. 2. D um clique no campo Produtos e depois clique no boto Mostrar detalhes para exibir novamente os itens do campo Cliente.

Remover totais de grupo e totais geraisVemos, na nossa Tabela, que abaixo de cada item aparece uma linha mostrando os totais daquele item (subtotais) e na parte inferior ou no lado direito da Tabela dinmica aparece uma outra linha com os totais (totais gerais). Podemos ocultar esses totais, se quisermos. 1. D um clique duplo no boto Produtos. Na seo Subtotais, selecione Nenhum e d um clique em OK. Observe, na Tabela, que os subtotais de cada item desapareceram, mas a linha com o total geral continua, vamos ento, ocult-la. 2. Com o boto direito do mouse clique em qualquer clula da Tabela dinmica e d um clique em Opes. Desmarque as caixas de seleo Totais gerais para colunas e Totais gerais para as linhas. Depois clique em OK. Agora a Tabela dinmica no contm nenhuma linha indicando totais ou subtotais.

CRIANDO GRFICOS E MAPASVamos aprender, nesta lio, a criar e modificar grficos e mapas. Um grfico representa visualmente os dados selecionados em uma planilha e um mapa exibe dados geogrficos - como a populao no Brasil - dentro de um mapa real.

CRIANDO E FORMATANDO GRFICOSAgora vamos criar um grfico personalizado e formatar os rtulos, ttulos e objetos de texto. 1. Reorganize a Tabela dinmica de modo que apresente somente os campos Quantidade e Ms (utilize o boto Assistente da tabela dinmica);

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Excel 97 - Avanado OBS: Se a barra de ferramentas Tabela dinmica no estiver visvel, clique com o boto direito do mouse em qualquer barra de ferramentas e clique em Tabela dinmica. 2. Selecione a clula A3 (a Tabela toda tambm selecionada), na barra de ferramentas Padro, clique no boto Assistente de grfico ( );

3. Na caixa de dilogo, selecione a guia Tipos personalizados. Na caixa Tipo de grfico (que contm todos os formatos de grficos predefinidos), clique em Preto e branco Linhas. Na caixa Selecionar, deixe a opo Interno selecionada;

4. Clique em Avanar. Na etapa 2 clique em Avanar novamente; 5. Na etapa 3 digite Ms na caixa Eixo das categorias (X) e digite Quantidade na caixa Eixo dos valores (Y). Clique em Avanar; 6. Na etapa 4 deixe a segunda opo selecionada. Clique em Concluir. O grfico , ento, inserido na planilha TDinmica. Para uma melhor visualizao, arraste a ala de dimensionamento do grfico (figura abaixo).

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Vamos, agora, mudar e formatar o ttulo do grfico. 7. D um clique no ttulo do grfico para selecion-lo, depois clique dentro da caixa que seleciona o ttulo e digite Vendas Mensais. D um clique em qualquer lugar do grfico e depois clique na caixa de ttulo novamente, para selecion-la (ou, se preferir, pressione ESC depois de digitar o ttulo); 8. No menu Formatar, clique em Ttulo do grfico selecionado e depois d um clique na guia Padres. Selecione Automtica para a Borda e para a rea. Nesta caixa de dilogo tambm possvel alterar a fonte (tamanho, tipo, etc) e o alinhamento. Clique em OK. OBS: Voc pode dar dois cliques na caixa Ttulo para ter acesso caixa de dilogo Formatar ttulo do grfico. Voc tambm pode alterar os dados dos eixo das categorias (X) e eixo dos valores (Y). 9. Leve o mouse para perto do eixo X (eixo que contm os nomes dos meses) e quando ver o nome Eixo das categorias d dois clique. Na caixa de dilogo Formatar eixo, selecione a guia Fonte e escolha Times New Roman para a Fonte e Itlico para o Estilo de fonte. Clique em OK; 11. Faa as mesmas alteraes para o Eixo dos valores (Y). possvel mudar o Ttulo do eixo das categorias (Ms) e o Ttulo do eixo dos valores (Quantidade), como tambm format-los. Nosso grfico ficar com a seguinte aparncia:

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Como vimos, um clique duplo em um objeto do grfico abre uma caixa de dilogo Formatar correspondente, que voc pode usar para alterar os atributos do objeto.

Criando um grfico Pizza de pizzaVamos aprender a criar um grfico Pizza de pizza, que nos permitir uma melhor compreenso e viso dos nmeros que compem o grfico. 1. Apague o grfico que fizemos na planilha TDinmica (clique em uma das bordas do grfico e pressione Delete); 2.Reorganize a planilha da seguinte maneira:

3. D um clique na clula A3 para selecionar toda a Tabela e depois clique no boto Assistente de grfico, na barra de ferramentas padro. Na etapa 1 clique na guia Tipos padro e d clique duplo em Pizza na lista Tipos de grficos. Clique em Concluir. Como vemos, a legenda no grande o suficiente para mostrar todos os clientes. Vamos coloc-la na parte inferior do grfico. 4. D um clique duplo na legenda. Selecione a guia Posicionamento, na caixa de dilogo Formatar legenda e selecione a opo Inferior na seo Tipo. Clique em OK. Selecione, depois, a caixa legenda e diminua seu tamanho; 5. Para visualizar melhor todo o grfico, clique na sua borda e arraste a ala de dimensionamento; 6. A figura do grfico (pizza) est muito pequena, vamos aument-la. Leve o cursor do mouse at o contorno do crculo que representa a pizza e quando ver um balo de descrio indicando rea de Plotagem, d um clique. Depois arraste a ala de dimensionamento e ver que o tamanho do grfico aumentar; 7. Selecione o ttulo do grfico (Total) e pressione Delete;

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Seria interessante se o grfico mostrasse a porcentagem de cada segmento do grfico. Isto possvel, vamos colocar as porcentagens no grfico. 8. D um clique duplo na pizza. Na caixa de dilogo Formatar seqncia de dados, selecione a guia Rtulos de dados e na seo Rtulos de dados selecione a opo Mostrar porcentagem. Em seguida clique em OK; Vamos fazer os rtulos aparecerem dentro de cada segmento, j que esto fora da pizza. 9. D um clique duplo em um dos rtulos. Na caixa Formatar rtulos de dados, selecione a guia Alinhamento, na lista Posio do rtulo selecione Centro. Selecione a guia Fonte e altere o Tamanho para 10. Em seguida clique em OK. Agora os rtulos esto dentro do grfico, mas como temos uns segmentos muito pequenos, a visualizao da porcentagem fica um pouco difcil. Vamos inserir outra pizza que mostrar somente os segmentos pequenos. 10. No menu Grfico, d um clique em Tipo de grfico. No lado direito da caixa de dilogo, selecione a opo Pizza de pizza (terceiro grfico na linha superior). D um clique em OK. 11. Aumente a rea de Plotagem para aumentar o grfico e melhorar a visualizao;

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Podemos definir quantos segmentos tero na segunda pizza. 12. D um clique duplo em uma das pizzas, selecione a guia Opes na caixa de dilogo Formatar seqncia de dados. Na caixa Segunda Plotagem contm o ltimo onde voc define quantos segmentos tero na segunda pizza. Deixe 4, pois um bom valor para nosso grfico. Clique em OK. Com esse tipo de grfico que criamos pudemos ver claramente o relacionamento entre os clientes desde o ms de maio.

CRIANDO UM MAPACom o recurso de mapa oferecido pelo Excel, conseguimos apresentar os dados de forma grfica dentro um mapa geogrfico real. Para criarmos um mapa temos que ter uma coluna que apresente dados geogrficos, como nomes de pases ou estados. Utilizando a planilha abaixo, vamos criar um mapa para melhor visualizarmos as informaes. 1. Digite as colunas A, B e C. Insira os rtulos das colunas D e E e na clula D4 insira a frmula = B4+C4 e d um clique duplo na Ala de preenchimento. Na clula E4 insira a frmula = B4*100/D4 e depois d um clique duplo na Ala de preenchimento.

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Excel 97 - Avanado No nosso mapa vamos querer ver os Estados e a relao da Populao Total e da Taxa de urbanizao. Assim, vamos selecionar s estas colunas. 2. Com a tecla CTRL pressionada, selecione as clulas A3:A9, D3:D9 e E3:E9; 3. Na barra de ferramentas padro, clique no boto Mapa ( );

4. Na planilha, arraste o ponteiro do mouse para especificar a localizao e o tamanho do mapa; Ao soltar o mouse, um mapa do Brasil inserido, com ttulo, legenda e os estados da nossa lista j destacados;

5. Para alterar o tamanho do grfico, arraste uma das alas de dimensionamento; para mudar o ttulo e a legenda de lugar, s arrast-los para o lugar desejado. Se quiser formatar o ttulo, d um clique com o boto direito do mouse e no menu que aparece, clique em Formatar fonte; Quando inserimos o mapa, a caixa de dilogo Controle do Microsoft Map aparece (se no aparecer, clique no boto Mostrar/ocultar controle do Microsoft Map, localizado na barra de ferramentas).

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Os botes destacados na figura acima permitem que faamos modificaes no formato de mapa. No mapa, vemos que a legenda e os estados esto usando o formato Sombreamento de valores. Vamos mudar para Sombreamento de categorias. 6. Arraste o boto Sombreamento de categorias e solte-o em cima do boto Sombreamento de valores, do lado direito da caixa de dilogo Controle do Microsoft Map (parte branca). Observe que o formato dos estados e da legenda modificou-se; Agora vamos comparar a populao total e a taxa de urbanizao entre os estados, utilizando, para isso, o grfico de colunas. 7. Arraste o boto Grfico de colunas para o lado direito da caixa Controle do Microsoft Map (logo abaixo do boto Sombreamento de categorias) e quando voc vir uma faixa azul pode soltar o mouse; 8. Arraste os botes dos rtulos (Pop. Total e Tx Urbanizao (%)) para baixo, ao lado do boto Grfico de colunas; No mapa, vemos que uma outra legenda aparece e que as colunas so inseridas nos estados. Vamos melhorar a aparncia e mudar a cor das colunas. 9. Na caixa Controle do Microsoft Map d um clique duplo no boto Tx de Urbanizao. Se aparecer uma caixa informando que voc deve atualizar o mapa, clique em OK e d um clique duplo no boto novamente; A caixa de dilogo Propriedades do formato aparece (figura abaixo). 10. Na lista Colunas, selecione Pop. Total e na caixa Cor selecione uma cor diferente das cores que aparecem no mapa. Depois selecione Tx Urbanizao e repita o procedimento; 11. Na seo Dimensionamento marque a opo Escala independente e na seo Dimenses, altere a altura para 0,8 polegadas. Em seguida clique em OK.

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Para aproveitar melhor o espao do grfico, voc tambm pode mudar o mapa de lugar. 12. Na barra de ferramentas padro, selecione o boto Deslocar mapa ("mozinha") e arraste o mapa para o lugar desejado; Depois das alteraes, nosso grfico ter a seguinte aparncia:

Sempre que voc alterar os dados da planilha preciso atualizar o mapa, pois, ao contrrio dos dados de grficos, o Excel no atualiza automaticamente os dados do mapa.

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APRENDENDO A COMPARTILHAR DADOSQuando a construo de uma planilha envolve o trabalho de vrias pessoas, podemos compartilhar os dados da planilha, ou seja, podemos obter dados a partir da planilha de outra pessoa, a partir de outras pastas de trabalho e a partir de um banco de dados.

ACESSANDO DADOS DE OUTRAS PESSOASNa sua distribuidora de bebidas os pedidos dos clientes so inseridos em uma planilha. Nesta planilha, a pessoa que recebe o pedido tem que digitar o cdigo do cliente, a data, o nome do produto e a quantidade comprada (figura abaixo).

As frmulas inseridas nos outros campos calculam os valores restantes, fazendo pesquisas nas planilhas Produtos e Clientes. O nico problema que a pessoa deve digitar os dados com muito cuidado para no cometer nenhum erro de digitao. Vamos aprender qual ferramenta podemos usar para esta tarefa se tornar mais fcil.

Validar uma clula de uma listaO recurso de validao de dados oferecido pelo Excel permite que voc controle quais os valores que podero entrar em uma clula, facilitando, desta maneira, a insero dos dados.

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Excel 97 - Avanado 1. Abra o arquivo Exemplo2 e ative a planilha Produtos. Selecione o intervalo A2:A7, d um clique na Caixa de nome, digite ListaProdutos e pressione ENTER; 2. Ative a planilha Pedidos e selecione a clula A5. No menu Dados, d um clique em Validao. A caixa se dilogo Validao de dados aparece (figura abaixo). Na lista Permitir selecione Lista, na lista Origem digite = ListaProdutos. Em seguida clique em OK.

Observe que agora a clula A5 apresenta um seta, onde voc pode clicar no produto desejado, ao invs de ter que digit-lo (tente fazer isto). Vamos copiar esta lista suspensa para as outras clulas, para que tambm possam validar os dados. 3. Selecione a clula A5 e d um clique no boto Copiar. Selecione agora o intervalo A5:A11 e no menu Editar, clique em Colar especial. Na caixa que aparece, selecione a opo Validao e clique em OK (pressione ESC para remover a borda em torno da clula A5); Se voc clicar na clula A6 ver que a seta, com a lista suspensa, aparece. Quando vinculamos uma clula com uma lista a entrada de dados se torna mais fcil e rpido e possibilita que possamos usar uma lista que no esteja na mesma planilha que a clula que contm a regra de validao.

Validar uma dataOs pedidos dos clientes podem ser feitos a qualquer momento, a partir da data atual at um ms depois. Vamos inserir uma validao para informar qual a data que pode ser inserida no formulrio dos pedidos. 1. Na planilha Pedidos, selecione a clula B2 e no menu Dados, clique em Validao. Na caixa Validao dos dados, selecione Data na caixa Permitir, na caixa Dados deixe a palavra entre selecionada, na caixa Data inicial digite = Hoje() e na caixa Data final digite = Hoje()+31; Pgina: 37

Excel 97 - Avanado 2. Agora d um clique na guia Alerta de erro. Na lista Estilo selecione Aviso, na caixa Ttulo digite Aviso. Na caixa Mensagem de erro digite o texto: A data est fora do intervalo recomendado, em seguida clique em OK.

Vamos ver o que acontece quando inserimos uma data que no esteja no intervalo recomendado. 3. Na clula B2 digite 05/10/97 e pressione ENTER. A caixa contendo o aviso aparecer.

4. D um clique em Sim. O Excel aceitar a data, mas quando voc estiver analisando uma planilha que contenha regras de validao, convm saber se alguma clula contm violao da regra. 5. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e d um clique em Personalizar. Marque a caixa de seleo Auditoria e d um clique em Fechar, na barra de ferramentas Auditoria d um clique no boto Circular dados invlidos ( );

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Excel 97 - Avanado 6. Para remover o crculo, d um clique no boto Limpar crculos de validao ( )na barra de ferramentas Auditoria e depois feche-a. Com a Validao dos Dados, podemos decidir se queremos apenas informar, avisar ou exigir que o valor inserido em uma clula siga uma regra.

Vincular uma caixa de seleo com uma clulaA clula D2 da planilha Pedidos informar se o cliente receber ou no um desconto padro referente ao pedido, e esta clula conter sempre o valor Verdadeiro ou Falso. Podemos inserir uma caixa de seleo para marcar o valor da clula, mas temos que ativar primeiro a Caixa de ferramentas de controle. 1. D um clique, com o boto direito do mouse, em qualquer barra de ferramentas e no menu de atalho que aparece, clique em Caixa de ferram. de controle;

2. Na barra de ferram. de controle, d um clique no boto Caixa de seleo ( ). Com a tecla ALT pressionada, arraste do canto superior esquerdo at o inferior direito da clula D2. Solte o mouse e depois a tecla ALT. O controle caixa de seleo aparece na clula. Vamos mudar a formatao de um controle, usando a janela propriedades. 3. Na caixa de ferram. de controle, d um clique no boto Propriedades ( ). Na propriedade Caption (ttulo) selecione a palavra CheckBox1 e pressione Delete. Selecione a propriedade BackColor, d um clique na seta que aparece e selecione Segundo plano da janela. Selecione a propriedade SpecialEffect, d um clique na seta que aparece e selecione 0 - fmButtonEffectFlat. Clique na propriedade LinkedCell, digite D2 e pressione ENTER (para vincular a caixa de seleo ao valor da clula D2). Depois feche a janela Propriedades. A caixa de seleo est selecionada, pois o valor da clula D2 era Verdadeiro. Mas voc ainda no pode mudar o valor do controle dando um clique, pois ele est no modo de estrutura. Vamos desativar este modo. 4. Na Caixa de ferram. de controle d um clique no boto Sair do modo de estrutura. Em seguida, d vrios cliques na caixa de seleo e veja o desconto na clula D13 alternar entre 3 e 0. OBS: Se o Excel deixar uma borda parcial em torno da clula que contm o controle, pressione a tecla PAGE DOWN e depois a tecla PAGE UP, para atualizar a tela.

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Vincular uma caixa de listagem de duas colunas com um clulaQuando digitamos o nmero do cdigo do cliente na clula B1, o nome do cliente aparece na clula D1. Vamos inserir Validao de dados para termos uma lista que apresente o nmero do Cdigo e o nome do Cliente, assim, a pessoa que insere o pedido poder ver o nome do cliente, para selecionar o nmero correto do cdigo. Primeiro vamos atribuir um nome ao intervalo que contm o nmero do cdigo e o nome do cliente. 1. Ative a planilha Clientes e selecione o intervalo A2:B11. Na Caixa de nome, digite ListaClientes e pressione ENTER; 2. Ative a planilha Pedidos e apague o contedo da clula B1. A Caixa de ferram.de controle contm uma caixa de listagem que pode apresentar listas com vrias colunas. Vamos usar esta opo. 3. Na Caixa de ferram. de controle, d um clique no boto Caixa de combinao ( ). Com a tecla ALT pressionada, arraste do canto superior esquerdo at o inferior direito da clula B1. Agora, na Caixa de ferram. de controle, d um clique no boto Propriedades. A Caixa de combinao permite que voc digite um valor que no esteja na lista ou pode restringir o controle apenas para os valores da lista, esta opo pode ser modificada na propriedade Style. 4. Mude a propriedade Style para 2 - fmStyleDropDownList. Mude a propriedade SpecialEffect para 0 - fmSpecialEffectFlat. Agora voc j pode indicar ao controle que intervalo dever usar como origem da lista, quantas colunas a lista tem e em que clula deve colocar o nmero do cdigo. 5. D um clique na propriedade ListFillRange e digite ListaClientes. Na propriedade ColumnCount digite 2 e na propriedade LinkedCell digite B1. Pressione ENTER em seguida. A propriedade BoundColumn especifica qual coluna da lista deve fornecer o valor para a clula vinculada. O nmero do cdigo est na primeira coluna do intervalo ListaClientes, e como o valor padro da propriedade um, no precisamos alter-la. 6. Na Caixa de ferram. de controle, d um clique no boto Sair do modo de estrutura e depois clique na seta suspensa da clula B1.

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Vamos alterar a largura da lista, alterando propriedades que controlam a largura das colunas nas listas e a largura da prpria lista. Especifique as larguras em pontos, que valem 1/72 polegada. 7. Na Caixa de ferram. de controle, d um clique no boto Modo de estrutura e na caixa de listagem da clula B1. Na janela Propriedades, d um clique na propriedade ColumnWidths e digite 36;108; 8. Altere agora a propriedade ListWidth para 144 (2 polegadas) e tecle ENTER; 9. Clique no boto Sair do modo estrutura e depois clique na seta suspensa da clula B1. Voc ver, agora, os cdigos e os nomes dos clientes. 10. Feche a janela Propriedades e a Caixa de ferram. de controle. Uma caixa de listagem de duas colunas facilita muito a insero de nmeros de clientes vlidos, apesar de no ser muito simples de configur-la.

ACESSANDO DADOS DE PASTAS DE TRABALHONa nossa planilha Pedidos, a maioria das frmulas, validaes e controles esto vinculados com listas das planilhas Clientes e Produtos. Mas, como ser preciso fazer vrias cpias da planilha Pedidos, no vamos querer que cada cpia precise de cpias das planilhas Clientes e Produtos. Seria interessante, ento, se tivssemos essas duas planilhas em uma outra pasta de trabalho, onde as cpias da planilha Pedidos ficariam vinculadas pasta de trabalho contendo as outras duas planilhas.

Vincular com uma pasta de trabalho diferenteVamos mover as planilhas Produtos e Clientes para uma pasta de trabalho diferente. 1. D um clique na guia da planilha Clientes, pressione a tecla SHIFT e d um clique na guia da planilha Produtos. Com o boto direito do mouse, clique em qualquer uma das guias, no menu de atalho que aparece clique em Mover ou copiar; 2. Na caixa de dilogo Mover ou copiar, selecione (nova pasta) na lista Para pasta. Salve a nova pasta de trabalho com o nome de Listas; Pgina: 41

Excel 97 - Avanado 3. Ative a pasta de trabalho Exemplo2 (no menu Janela, clique em Exemplo2). No menu Inserir, aponte para Nome e clique em Definir. Selecione ListaProdutos e observe o contedo da caixa Refere-se a;

O Excel ajustou automaticamente todas as referncias na pasta de trabalho Exemplo2. 4. Feche a caixa de dilogo Definir Nome. Agora vamos fechar as duas pastas de trabalho. 5. Com a tecla SHIFT pressionada d um clique no menu Arquivo, depois clique em Fechar tudo. Quando perguntar se voc deseja salvar as alteraes, clique em Sim.

Corrigir um vnculo quebradoVamos supor que voc queira mudar o nome do arquivo Listas para Tabelas. Se voc mudar o nome quando a pasta de trabalho no estiver aberta ou se usar o Windows Explorer ou o Explorer do Windows NT, poder acabar com um vnculo desfeito. Vamos modificar o nome do arquivo na caixa de dilogo Abrir arquivo. 1. Clique no boto Abrir, localize o arquivo Listas, depois d um clique com o boto direito do mouse sobre ele e clique em Renomear. Digite Tabelas (digite Tabelas.xls se o Windows est exibindo extenses), pressione ENTER e abra o arquivo; 2. Agora abra o arquivo Exemplo2. Uma caixa de dilogo aparece, perguntando se voc deseja atualizar os vnculos.

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Esta caixa de dilogo s aparece se o arquivo que contm o vnculo estiver fechado. A pasta de trabalho Tabelas est aberta, mas o Excel est procurando a pasta de trabalho Listas, portanto, no precisamos atualizar os vnculos para esta pasta de trabalho, pois seria intil. 3. D um clique em No e depois tente selecionar um produto da lista da clula A5. A lista no funciona, pois o vnculo foi quebrado; 4. D um clique na clula A1. No menu Editar, clique em Vnculos. Selecione o vnculo que deseja mudar (h apenas um) e d um clique em Alterar origem. Na caixa de dilogo Alterar vnculos selecione Tabelas e clique em OK, clique em OK novamente para fechar a caixa de dilogo Vnculos; 5. Agora, se voc tentar selecionar um produto na clula A5, ver que a lista funciona, pois o vnculo foi reparado. Alguns dos vnculos exigem que voc feche e reabra a pasta de trabalho, Tente selecionar um cdigo na lista da clula B1 e ver que nada aparece. 6. Salve e feche a pasta de trabalho Exemplo2, abra-a logo em seguida e ver que agora a lista da clula B1 funciona. Sempre que voc atribuir um novo nome ou mover um arquivo que possui vnculos, poder quebrar esse vnculo. Se isso acontecer, use a caixa de dilogo Vnculos para ajustar o vnculo na posio correta.

ACESSANDO DADOS DE UM BANCO DE DADOSAgora ns vamos aprender como podemos acessar dados de um banco de dados. O nosso banco de dados de teste conter as tabelas referentes ao controle de locaes de fitas e fichas de clientes de uma locadora.

Criar uma nova origem de dadosOBS: Para a realizao e compreenso deste contedo que ser ensinado, voc dever estar com o Microsoft Query instalado (ele no est includo como parte da instalao "tpica"). Para instalar, execute o programa de configurao do Excel e selecione Adicionar/Remover componentes. Em Acesso a dados, marque a caixa de seleo Microsoft Query.

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Excel 97 - Avanado O nosso banco de dados de teste contm uma lista de locaes (dentre outras listas). Vamos criar uma nova pasta de trabalho para acessar a lista de locaes do banco de dados. 1. D um clique no boto Novo para criar uma nova pasta de trabalho. Atribua o nome Locaes planilha. Salve o arquivo com o nome BDados. Quando acessamos informaes de um banco de dados, estamos fazendo uma consulta. Ao fazer isso, o Excel ativa o aplicativo Microsoft Query para se comunicar com o banco de dados. 2. No menu Dados, aponte para Obter dados externos e depois clique em Criar nova consulta. Na caixa de dilogo Escolher a origem dos dados selecione Nova origem de dados e d um clique em OK; Ao criar uma nova origem de dados, temos que atribuir um nome a ela. Voc dever especificar, tambm, qual driver vai usar. 3. Na caixa 1 digite Locadora como nome da origem de dados. Na caixa 2 selecione Driver Microsoft Access (*.mdb). Clique, logo em seguida, no boto Conectar. 4. Na seo Banco de dados clique no boto Selecionar. Localize o arquivo Locadora.mdb e d um clique duplo sobre ele. Depois clique em OK duas vezes. necessrio criar uma nova origem de dados apenas uma vez.

Acessar uma lista de um banco de dadosComo j criamos uma origem de dados, podemos acessar uma lista desse banco de dados. 1. Na caixa de dilogo Escolher a origem de dados selecione Locadora e observe se a caixa de seleo Usar o assistente de consulta est selecionada. Depois clique em OK.

Na caixa de dilogo Assistente de consulta voc pode ver todas as tabelas pertencentes ao banco de dados. Pgina: 44

Excel 97 - Avanado 2. D um clique na tabela Locaes na lista de tabelas e d um clique na seta que aponta para a direita. Todas as colunas da tabela Locaes aparecem na lista Colunas em sua consulta.

3. Clique em Avanar trs vezes e depois clique em Concluir. Quando aparecer uma janela perguntando onde voc deseja colocar os dados, clique em OK; A tabela Locaes, com todas as suas colunas, aparece na planilha:

Voc poder formatar as colunas C e D para que exibam somente a data e aplicar estilo de moeda na coluna F. 4. Clique no boto Atualizar dados ( ), na barra de ferramentas Dados externos.

Com a origem dos dados definida, podemos usar o Assistente de consulta para criar uma consulta simples, ou seja, selecionar os registros da tabela desejados.

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Acessar uma lista filtrada de um banco de dados possvel inserir um filtro ou um critrio em nossa consulta, onde poderemos ver apenas as linhas que satisfazem este critrio. 1. Com a planilha Locaes ativa, clique no boto Editar consulta ( ) na barra de ferramentas Dados externos. Clique trs vezes em Avanar at chegar na ltima etapa. Selecione a segunda opo (Exibir dados ou editar consulta no Microsoft Query) e clique em Concluir. A janela do Microsoft Query aparece:

A janela do Microsoft Query ainda tem outro componente que fica oculto: a rea de critrios. Para mostr-la, clique no boto Mostrar/ocultar critrios ( ferramentas da janela Microsoft Query. ), na barra de

Atravs da rea de critrios, podemos especificar uma coluna ou campo da tabela e depois definir um critrio para esse campo. Vamos considerar que voc queira ver as locaes cujo valor cobrado foi maior que R$6,00. 2. D um clique na primeira caixa da linha Campo de critrios, clique na seta que aparece e selecione ValorCobrado na lista. Depois clique na primeira caixa da linha Valor e digite >6, pressione ENTER logo em seguida.

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Na parte inferior da janela so mostradas as trs locaes cujo valor cobrado foi maior que R$6,00. Voc pode mudar o nmero 6 e colocar outro nmero e voc pode, tambm, substituir o nmero por um parmetro. 3. Substitua o nmero 6 (deixe o sinal de maior) por [Valor Mnimo] e pressione ENTER. Quando for solicitado um valor, digite 5 e clique em OK. Todas as linhas cujo valor na coluna ValorCobrado maior que 5 so mostradas. Quando fecharmos a janela do Microsoft Query, ainda poderemos utilizar o parmetro para realizar a consulta. 4. No menu Arquivo da janela Microsoft Query, clique em Retornar dados ao Microsoft Excel. Quando a caixa solicitando um valor aparecer, digite 7 e clique em OK. Somente uma linha foi mostrada; 5. Clique no boto Atualizar dados, na barra de ferramentas Dados externos e digite 4 como Valor Mnimo. O Excel ainda permite que usemos um valor de uma clula como parmetro. 6. Na clula H1 digite 6 e depois d um clique na clula F1 (ou qualquer outra clula na lista de consulta). Clique no boto Parmetros de consulta, na barra de ferramentas Dados externos. Na caixa de dilogo Parmetros (figura abaixo), selecione a opo Obter valor a partir da seguinte clula e clique na clula H1. Depois clique em OK.;

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7. Clique no boto Atualizar dados para atualizar a lista. Trs linhas so mostradas na lista; 8. Mude a clula H1 para 5 e d um clique em uma clula da lista de consulta. Depois clique no boto Atualizar dados. Utilizando critrios podemos acessar apenas parte de uma lista, com os parmetros podemos mudar os critrios dinamicamente. E, ao fazer vnculo do parmetro com uma clula, evitamos o aparecimento da caixa de dilogo. Tendo um banco de dados como origem dos dados, voc poder acessar as tabelas desse banco de dados e realizar consultas nestas tabelas.

APRENDENDO A COMPARTILHAR UMA PASTA DE TRABALHOQuando voc cria uma pasta de trabalho, onde esta pasta poder ser compartilhada com outros usurios, bom voc se preocupar com as alteraes que estes usurios podero fazer em sua pasta de trabalho. Portanto, o Excel oferece alguns recursos muito teis para o compartilhamento de dados: voc poder controlar quais as alteraes possveis de serem realizadas, poder editar uma pasta de trabalho ao mesmo tempo que outro usurio, entre outros.

PROTEGENDO UMA PASTA DE TRABALHOSe voc criou uma pasta que contenha informaes importantes ou sigilosas, poder inserir uma senha para que a pasta de trabalho s abra se a senha correta for digitada, ou poder, tambm, tornar a pasta de trabalho somente de leitura, ou seja, as pessoas podero abri-la, mas no podero modific-la.

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Impedir alteraes em uma pasta de trabalhoPara colocar uma senha para impedir que pessoas que no a conhecem abram a pasta de trabalho, basta clicar em Salvar como, no menu Arquivo, e depois no boto Opes, inserir uma senha na caixa Senha de proteo e logo em seguida confirmar a senha. Agora vamos aprender o que fazer para que s voc possa fazer alteraes na pasta de trabalho e salv-las, pois mesmo que outras pessoas abram a sua pasta de trabalho, elas no conseguiro modific-la. 1. No menu Arquivo, clique em Salvar como e depois clique no boto Opes; 2. Deixe a caixa Senha de proteo vazia e digite uma senha na caixa Senha de gravao e clique em OK. Quando aparecer a caixa Confirmar senha, digite-a novamente e clique em OK; 3. Depois d um clique no boto Salvar. Depois que voc fechar a pasta de trabalho e tentar abri-la novamente, a caixa de dilogo Senha aparece:

Clique em Somente leitura, e o arquivo se abrir. Quando uma pasta de trabalho aberta no modo Somente leitura, ainda possvel modific-la, mas se quiser salv-la, ser preciso dar um nome diferente a ela. E, quando uma pasta de trabalho somente de leitura, ela pode ser aberta simultaneamente por vrias pessoas, mas apenas uma pessoa por vez pode abrir o arquivo para modificaes.

COMPARTILHANDO UMA PASTA DE TRABALHOVamos aprender como fazemos para compartilhar uma pasta de trabalho, para que vrios usurios possam edit-la simultaneamente. Suponha que um usurio (Vlder, por exemplo) esteja com uma pasta de trabalho aberta (Dados.xls, figura abaixo) e outra pessoa deseja abrir esta mesma pasta. Se esta pasta estiver compartilhada, a ao se torna possvel. 1. Digite a seguinte pasta de trabalho: Pgina: 49

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2. Salve o arquivo com o nome de Dados. Vamos definir o outro usurio (alm do Vlder) que far uso da mesma pasta de trabalho. Quando vrios usurios compartilham a mesma pasta de trabalho, o Excel sabe quem fez as alteraes no arquivo. Voc pode mudar o nome de usurio na caixa de dilogo Opes. 1. D um clique em Opes, no menu Ferramentas, e depois na guia Geral. Na caixa Nome do usurio digite Vlder e clique em OK. Depois salve a pasta de trabalho.

Agora vamos abrir outra cpia do Excel. 2. Abra outra cpia do Excel a partir do menu Iniciar; Vamos definir o nome do segundo usurio, que ir compartilhar a pasta de trabalho com o Vlder. 3. No menu Ferramentas, clique em Opes e clique na guia Geral. Na caixa Nome do usurio digite Natali e clique em OK; Redimensione as duas janelas para que fiquem uma embaixo da outra.

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Compartilhar uma pasta de trabalhoA pasta que Vlder est editando chama-se Dados. Se Natali tentasse abrir esta pasta, uma mensagem seria exibida:

Como a pasta de trabalho Dados ainda no est compartilhada, apenas uma pessoa pode estar com esta pasta aberta para edit-la. Quando uma pasta de trabalho est compartilhada, mais de uma pessoa pode abri-la e modific-la, simultaneamente. 1. Ative a cpia do Excel pertencente a Vlder. No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e depois clique na guia Editar;

A caixa de dilogo Compartilhar pasta de trabalho indica que a pasta de trabalho est sendo editada exclusivamente por Vlder. 2. Marque a caixa de seleo que permite que mais de um usurio faa alteraes na pasta simultaneamente e clique em OK. Clique em OK novamente; Agora Natali pode abrir a pasta de trabalho Dados.xls e fazer as alteraes que desejar.

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Sincronizar pastas de trabalhos compartilhadasSempre que Natali faz alteraes na pasta de trabalho Dados e depois salva a pasta de trabalho, as alteraes so enviadas para a cpia compartilhada na rede. Quando Vlder salvar sua pasta de trabalho, o Excel importar as alteraes de Natali que esto cpia da rede. 1. Na pasta de trabalho da Natali, mude o valor da clula C3 para 2.500 e depois salve a pasta de trabalho; 2. Ative a cpia do Excel de Vlder e mude o valor da clula C4 para 1.500 e salve a pasta de trabalho. Clique em OK quando o Excel avis-lo que a pasta de trabalho foi atualizada com as alteraes feitas por outro usurio. Como voc pode observar na pasta de Vlder, as clulas C3 e C4 foram alteradas, e se voc colocar o cursor na clula C3, ver um comentrio.

3. Agora ative a pasta de trabalho de Natali e salve-a. Voc ver que as alteraes feitas por Vlder tambm sero atualizadas na pasta de trabalho de Natali. Desta maneira, as duas cpias do Excel sero sincronizadas.

Gerenciar conflitosVamos ver, agora, o que acontece quando dois ou mais usurios mudam o valor da mesma clula. Para saber qual valor permanecer na clula, algum precisa decidir, e a primeira pessoa que encontrar esse conflito ter que decidir. 1. Ative a cpia do Excel de Natali, mude o valor da clula C6 para 4.000 e salve a pasta de trabalho; 2. Agora ative a cpia do Excel de Vlder, mude o valor da clula C6 para 4.500 e salve a pasta de trabalho. Como Vlder foi o primeiro a salvar a pasta de trabalho quando o conflito foi detectado, ele pode decidir quais as alteraes, as suas ou as de Natali, devem permanecer. 3. D um clique no boto Aceitar as minhas; Pgina: 52

Excel 97 - Avanado 4. Ative a cpia do Excel de Natali e salve a pasta de trabalho. Ela ser avisada de que uma mudana ocorreu. Clique em OK quando for avisado da alterao; Mesmo que o valor de Natali para a clula D6 tenha desaparecido, ela ainda pode rejeitar as alteraes de Vlder. 5. No menu Ferramentas, aponte para Controlar alteraes e clique em Aceitar ou rejeitar alteraes.

6. Clique em OK para mostrar a caixa de dilogo Aceitar ou rejeitar alteraes. D dois cliques em Aceitar para aceitar as duas primeiras alteraes. Agora a caixa de dilogo mostra todas as alteraes que foram feitas na clula C6. Natali poder ver sua alterao anterior e ver tambm que Vlder a modificou.

7. Selecione a segunda linha da lista e clique em Aceitar. Voc ver, na cpia do Excel de Natali, que a clula C6 passa a ter o valor de antes, o valor que havia sido modificado por Natali.

Mostrar um histrico das alteraes possvel exibir uma planilha que mostre um histrico sobre todas as alteraes feitas na pasta de trabalho, desde que esta foi compartilhada.

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Excel 97 - Avanado 1. Ative a cpia do Excel de Vlder, salve a pasta de trabalho e clique em OK quando o Excel informar que alteraes foram feitas; 2. No menu Ferramentas, aponte para Controlar alteraes e clique em Realar alteraes. A caixa de dilogo Realar alteraes aparece:

3. Desative a opo Quando e selecione a caixa de seleo Listar alteraes em uma nova planilha. Clique em OK. O Excel exibe uma planilha mostrando todas as alteraes que foram feitas desde que a pasta de trabalho foi compartilhada, sendo possvel filtrar o valor das colunas. A planilha Histrico uma planilha que "pertence" ao Excel e voc no pode fazer nenhuma alterao nela. Agora que j vimos como compartilhar uma pasta de trabalho e o que podemos fazer, feche a cpia do Excel de Natali. Ative a outra cpia do Excel e digite o seu nome na caixa Nome do usurio (menu Ferramentas, submenu Opes e ative a guia Geral). Depois desative o compartilhamento (menu Ferramentas, submenu Compartilhar pasta de trabalho), com isso, o histrico das alteraes na pasta de trabalho ser apagado.

COMPARTILHANDO COM USURIOS DIFERENTESO Excel permite o compartilhamento de uma pasta de trabalho entre pessoas que no tm acesso a arquivos de rede. Voc pode entregar uma cpia da pasta de trabalho atravs de disquete ou e-mail e cada pessoa far as alteraes desejadas em sua cpia. Depois preciso integrar essas alteraes e gerenciar os conflitos que podero surgir. 1. Com a pasta de trabalho Dados aberta, no menu Ferramentas, aponte para Controlar alteraes e depois clique em Realar alteraes;

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Excel 97 - Avanado 2. Marque a caixa de seleo Controlar alteraes ao editar e clique em OK. Quando uma caixa aparecer perguntando se voc deseja salvar as alteraes na pasta de trabalho, clique em OK; Agora vamos fazer cpias da pasta de trabalho. 3. No menu Arquivo, clique em Salvar como e digite o nome Dados2 como nome do arquivo; 4. Mude a clula C5 para 1.800, salve e feche a pasta de trabalho.

Mesclar pastas de trabalho compartilhadasAgora j podemos juntar as alteraes feitas nas pastas de trabalho e alterar a pasta original. 1. Abra a pasta de trabalho Dados; 2. No menu Ferramentas, clique em Mesclar pastas de trabalho. Selecione a pasta de trabalho Dados2 e d um clique em OK. As alteraes so feitas na pasta de trabalho Dados. 3. Salve e feche a pasta de trabalho Dados. Mesclar pastas de trabalho o mesmo que compartilhar simultaneamente uma pasta de trabalho, exceto pelo fato de que voc pode integrar cpias do arquivo que tenham nomes diferentes ou que estejam em pastas de trabalho diferentes.

CRIANDO MACROSSempre que voc tiver que realizar a mesma tarefa com freqncia, ou seja, executar uma srie de comandos e aes repetidas vezes, voc pode criar facilmente um miniprograma, ou Macro. Esta macro ir executar todos os passos que voc definir atravs de um nico comando. Quando ativamos uma macro, o Excel grava cada clique e cada tecla pressionada at que se desative o gravador de macro. Depois, sempre que precisar repetir a seqncia de aes, s executar a macro.

GRAVANDO MACROSVamos considerar que voc mantenha um registro das promoes gastas com cada produto (figura abaixo). 1. Digite a lista abaixo, e digite Promoes como nome da planilha.

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A coluna F contm uma frmula que soma o valor atual com o anterior (frmula na clula F2: =SOMA(E2;F1) ). Vamos considerar que o valor de uma promoo ajustado, normalmente, para mais e menos R$100,00. Vamos criar uma macro para que, quando pressionarmos uma tecla ou boto, o valor aumente em R$100,00 ou seja reduzido em R$100,00.

Gravar e executar uma macroNo Excel, as macros usam uma linguagem de automao chamada "Visual Basic, Applications edition", derivada da linguagem de programao Visual Basic. Mais adiante iremos modificar uma macro alterando seu cdigo. 2. D um clique com o boto direito do mouse em qualquer barra de ferramentas e depois clique em Visual Basic; 3. Na barra de ferramentas Visual Basic que aparece, d um clique no boto Gravar macro ( ). Na caixa de dilogo Gravar macro (figura abaixo), digite AumentaValor como nome da macro e clique em OK.

Agora voc j pode gravar sua macro. 4. Selecione a clula E2 e digite 1.100 (ou seja, valor anterior + R$100,00) e pressione ENTER; 5. Clique no boto Parar macro ( ) , localizado na barra de ferramentas Parar gravao ou na barra de ferramentas Visual Basic; Agora vamos testar a macro, mas antes mude a clula E2 para 600,00.

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Excel 97 - Avanado 6. Na barra de ferramentas Visual Basic, d um clique no boto Executar macro ( ). Na caixa de dilogo Macro que aparece (figura abaixo), a macro AumentaValor j est selecionada, portanto, clique em Executar.

Como voc pode observar na clula E2, o valor mudou para R$1.100,00. A macro no fez exatamente aquilo que espervamos: aumentar o valor atual da clula em R$100,00, ela simplesmente inseriu o mesmo valor que voc colocou na clula quando foi gravar a macro. Vamos, agora, encontrar a macro que gravamos e depois mud-la.

Encontrar uma macroAs macros ficam em um lugar oculto, assim, para v-las, precisamos usar o Editor do Visual Basic. 1. Na barra de ferramentas Visual Basic d um clique no boto Executar macro. Na caixa de dilogo Macro, clique em AumentaValor e clique em Editar; O Editor do Visual Basic aparece como um novo aplicativo, com uma janela principal (que apresenta a palavra (Geral)) e outras janelas no lado esquerdo. A janela principal denominada Janela de cdigo e contm a sua macro. 2. Feche as janelas do lado esquerdo e diminua o tamanho do Editor do Visual Basic, at conseguir ver a janela do Excel por trs dele. Uma macro comea com a palavra Sub, seguida do nome da macro e de parnteses vazios e termina com as palavras End Sub. Normalmente, no cdigo da macro so includos comentrios para esclarecer o objetivo ou as aes da macro. Os comentrios comeam com um apstrofo e so ignorados pelo Visual Basic. Voc pode inseri-los sempre que achar necessrio. Cada linha da macro denominada instruo e executa uma nica ao. Para entendermos as instrues de uma macro, vamos observ-las em funcionamento.

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Percorrer uma macroVamos acompanhar a execuo da macro passo a passo, assim poderemos identificar as aes que precisam ser modificadas e fazermos as alteraes desejadas. 1. Ative a janela do Excel. Mude o valor da clula E2 para R$800 e selecione a clula A2; 2. Clique no boto Executar macro, na barra de ferramentas Visual Basic. Com a macro AumentaValor selecionada, d um clique em Entrar. Vemos que a instruo Sub est destacada em amarelo e surge uma seta amarela na margem esquerda. A seta indica a prxima instruo a ser executada. Pressionando a tecla F8 voc executa uma instruo. 3. Pressione F8 para destacar a primeira instruo da macro.

A instruo Range("E2").Select indica ao Excel que voc deseja selecionar a clula E2. 4. Pressione F8 novamente para selecionar a clula E2 (observe, na planilha, que a clula E2 est selecionada) e destacar a prxima instruo: ActiveCell.FormulaR1C1 = "1100". Esta instruo indica ao Excel que voc quer fazer algo na clula que acabou de selecionar na instruo anterior, ou seja, voc quer atribuir o valor 1100 a ela; 5. Pressione F8 para atribuir o valor clula e destacar a prxima instruo na macro: Range ("E3").Select. Esta instruo para selecionar a clula E3; 6. Pressione F8 duas vezes, uma para selecionar a clula E3 e outra para finalizar a macro. Pgina: 58

Excel 97 - Avanado Agora que j percorremos a macro, pudemos entender como funcionam as instrues. Vamos editar a macro e alter-la para que incremente R$100,00 ao valor atual da clula.

Editar uma macroComo o Editor do Visual Basic j est aberto, podemos alterar as instrues. A instruo ActiveCell.FormulaR1C1 = "1100" coloca o valor 1100 na clula ativa. Vamos alterar esta instruo para que pegue o valor da clula ativa e o incremente de R$100,00. 1. Na macro AumentaValor, selecione as palavras ActiveCell.FormulaR1C1 e clique no boto Copiar; 2. Agora selecione o valor "1100" e clique no boto Colar. No final da instruo digite +100 e pressione a tecla SETA PARA BAIXO ( a instruo final ficou assim: ActiveCell.FormulaR1C1 = ActiveCell.FormulaR1C1 + 100). Agora a macro seleciona a clula E2, soma 100 ao seu valor atual e depois seleciona a clula E3. Voc pode testar a macro diretamente no Editor do Visual Basic, atravs do boto Executar Sub. 3. D um clique no boto Executar Sub ( quiser, execute a macro vrias vezes. ) e observe o valor da clula E2 mudar. Se

Mas a macro sempre muda o valor da clula E2, independentemente da clula que estiver selecionada quando voc a executar. Vamos modificar a macro para que aumente o valor da clula que estiver ativa. 4. Selecione a instruo Range("E2").Select e pressione DELETE, selecione a instruo Range("E3").Select e pressione DELETE. Estando com a clula E3 ativa, teste a macro dando um clique no boto Executar Sub, sem precisar sair do Editor do Visual Basic. Agora a macro modifica o valor da clula que estiver ativa, qualquer que seja ela.

Insira uma tecla de atalhoVamos, agora, inserir uma tecla de atalho para fazer com que a macro seja executada pressionando-se uma tecla (ou uma combinao de teclas). 1. Ative o Excel. Clique no boto Executar macro, na barra de ferramentas Visual Basic. Estando com a macro AumentaValor selecionada, clique no boto Opes. A caixa de dilogo Opes (figura abaixo) permite a definio de uma tecla de atalho para a macro.

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Podemos criar uma tecla de atalho com as teclas CTRL + letra ou CTRL+SHIFT+letra. Para nossa macro, vamos atribuir CTRL+SHIFT+A (A de "Aumenta"). 2. D um clique na caixa de atalho e pressione SHIFT+A. Clique em OK e depois em Cancelar; 3. Selecione a clula E2 e pressione CTRL+SHIFT+A, faa o mesmo com as clulas E3:E7. Alm das teclas de atalho, mais adiante voc vai aprender a vincular uma macro a um boto.

Escreva sua prpria macroVamos criar uma macro -DiminuiValor- que ir subtrair R$100,00 da clula ativa, para isso, iremos criar a macro sem a ajuda do gravador de macro. 1. Na barra de ferramentas do Visual Basic, d um clique no boto Editor do Visual Basic ( );

2. Clique abaixo da instruo End Sub, digite Sub DiminuiValor e pressione ENTER. O Visual Basic acrescenta os parnteses aps o nome da macro e a instruo End Sub no final; 3. Abaixo da instruo Sub DiminuiValor, digite ActiveCell.FormulaR1C1 = ActiveCell.FormulaR1C1-100. Depois que voc digitar o ponto final na instruo, uma lista apresentada (figura abaixo). Para selecionar o nome do mtodo ou propriedade desejado, use as teclas SETA PARA CIMA E SETA PARA BAIXO e pressione TAB para inserir a palavra na instruo;

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4. Ative o Excel e clique no boto Executar macro, na barra de ferramentas Visual Basic. Selecione DiminuiValor e clique no boto Executar. As teclas de atalho para esta macro sero inseridas no final, como exerccio. Voc tem duas macros fceis de executar, uma que aumenta e outra que diminui o valor de uma clula. Para criar uma macro, voc pode usar o gravador de macro, editar uma macro j gravada ou digit-la diretamente no Editor do Visual Basic. Agora vamos acrescentar algumas instrues no cdigo da macro AumentaValor, mas vamos dar outro nome nova macro. 5. Clique no boto Editor do Visual Basic e, abaixo do End Sub da macro DiminuiValor, digite Sub Mensagem e pressione ENTER. Esta nova macro ir exibir uma caixa de mensagem informando que o valor da clula ser aumentado. 6. Abaixo da instruo Sub Mensagem digite as seguintes instrues (cada instruo dever ficar em uma linha): MsgBox "O valor da clula selecionada" & Chr(10) & Chr$(13) & "ser incrementado em R$100,00", 48, "Aviso" (a instruo inteira fica na mesma linha) ActiveCell.FormulaR1C1 = ActiveCell.FormulaR1C1 + 100 7. Clique no boto Executar Sub e veja o resultado (clique em OK quando a caixa Aviso aparecer). A instruo MsgBox, da macro Mensagem, exibe um quadro de mensagem (no nosso caso, o quadro est dando um aviso). Os parmetros para MsgBox so: Mensagem, tipo, ttulo, onde: Mensagem - expresso mostrada dentro da caixa de dilogo (dever ficar entre aspas); Pgina: 61

Excel 97 - Avanado Tipo - somatria de nmeros, conforme o que queremos que seja exibido no Quadro de mensagem, conforme a tabela a seguir; Ttulo - ttulo do Quadro de mensagem (barra de ttulo) Argumento tipo para a instruo MsgBox: Valor 0 1 2 3 4 5 16 32 48 64 0 256 512 768 Significado Somente o boto de OK Botes de OK e Cancelar Botes Anular, Repetir e Ignorar Botes Sim, No, Cancelar Botes Sim, No Botes Repetir e Cancelar Sinal de Stop Sinal de Pesquisa Sinal de Aviso cone de Informao Primeiro boto com foco Segundo boto com foco Terceiro boto com foco Quarto boto com foco

Na nossa instruo MsgBox colocamos & Chr(10) & Chr$(13) & para que a mensagem, no quadro de mensagem, fosse exibida em duas linhas. O nmero 48, como podemos ver na tabela acima, um sinal de aviso e "Aviso" a palavra que aparece na Barra de ttulo do quadro de mensagem. Agora, vamos supor que o valor da propaganda feita na TV sofra um reajuste de 2%. Vamos criar uma macro que incremente em 2% o valor gasto com a propaganda. 8. Na planilha Promoes, digite Aumento na clula A10 e digite 0,02 na clula B10; 9. No Editor do Visual Basic, digite Sub MensagemResposta abaixo da instruo End Sub da Sub Mensagem; Vamos criar, agora, um quadro de mensagem que ir tratar a resposta do usurio, perguntando se ele deseja ou no reajustar o valor da clula ativa em 2%. 10. Abaixo da instruo Sub MensagemResposta, digite as seguintes instrues: Dim t As String, r As String Dim x As String t = Format(ActiveCell.Value, "##,###.00") r = Format(ActiveCell.Value * (1 + Cells(10, 2).Value), "##,###.00") x = Format(Cells(8, 2).Value, "###.00%") Resposta = MsgBox("O valor da clula passar" & Chr$(10) & Chr$(13) & "de R$" & t & " para R$" & r, 52, "Aviso") If Resposta = 6 Then Pgina: 62

Excel 97 - Avanado ActiveCell.FormulaR1C1 = ActiveCell.FormulaR1C1 * (1 + Cells(10, 2).Value) End If OBS: Para especificar o