Excel Avancado.pdf

7/26/2019 Excel Avancado.pdf

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Aluno(a) ___________________________

Telefone: ( ___ ) ____________________

E-mail: ____________________________


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NDICE

1 Primeira parte ...................................................................................................... 4

Formatao e Personalizao do Excel ...................................................................... 4Nmeros ...................................................................................................................... 5

Alinhamento ................................................................................................................ 6Frmulas ..................................................................................................................... 9Funo Soma ............................................................................................................ 10Operadores Matemticos .......................................................................................... 12Funo ROMANO ..................................................................................................... 13Frmula do CONT.SE ............................................................................................... 13Frmula do CONTAR.VAZIO .................................................................................... 15Frmula: CONT.VALORES ....................................................................................... 16Frmula: CONT.NM ................................................................................................ 17

Frmula: CONT.SE ................................................................................................... 18

Frmula: CONCATENAR .......................................................................................... 18Frmula: MAISCULA .............................................................................................. 19Frmula: PRI.MAISCULA ....................................................................................... 20Frmula: NM.CARACT ........................................................................................... 20Frmula do SOMASE ................................................................................................ 21Frmula da Condio SE e E .................................................................................... 23Frmula da Condio SE e OU ................................................................................. 25Copiar frmulas absolutas e relativas ....................................................................... 25

2 SEGUNDA PARTE ............................................................................................. 28

Banco de dados ........................................................................................................ 28Vnculos com outras planilhas ou arquivos ............................................................... 28PROCV / PROCH ...................................................................................................... 29PROCV com CONCATENAR (duas chaves) ............................................................ 32Formatao Condicional ........................................................................................... 33Nome em clulas ....................................................................................................... 35

3 TERCEIRA PARTE ............................................................................................. 39

Uso do comando FILTRAR ....................................................................................... 39Funo SUBTOTAL no modo Filtrar ......................................................................... 40Classificao do Banco de Dados ............................................................................. 42

Tabela Dinmica ....................................................................................................... 43Validao................................................................................................................... 46

4 QUARTA PARTE ................................................................................................ 49

Funes com datas e horas ...................................................................................... 49Hyperlink ................................................................................................................... 50Grficos ..................................................................................................................... 51Personalizando o Grfico .......................................................................................... 53Guia Design ............................................................................................................... 53

Guia Layout ............................................................................................................... 53Guia Formatar ........................................................................................................... 54

Funo EERROS ...................................................................................................... 54


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Congelar painis ....................................................................................................... 55AutoSalvamento ........................................................................................................ 55Manipulando planilhas dentro do arquivo .................................................................. 56Configurar impresso ................................................................................................ 58

IMPRIMIR .................................................................................................................. 58Dicas ......................................................................................................................... 63

Opes da orelha Editar ............................................................................................ 67Arquivos usados recentemente ................................................................................. 67Opes da orelha Transio ..................................................................................... 69Opes da orelha Listas ............................................................................................ 69Importao de dados ................................................................................................. 70Classificao de Registros ........................................................................................ 73

5 QUINTA PARTE ................................................................................................. 79

Macros e Programao VBA ..................................................................................... 79Macros ...................................................................................................................... 79

Filtro Avanado ......................................................................................................... 81Criao de Macros .................................................................................................... 84Do que feito uma macro? ....................................................................................... 88Operaes com Macros ............................................................................................ 89Para excluir uma macro siga os seguintes passos: ................................................... 90Associar botes com Macros .................................................................................... 92Para associar um boto com uma macro siga os seguintes passos: ........................ 94

BIBLOGRAFIA ......................................................................................................... 96


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ASSESSORIA DE PRESTAO DE SERVIOS E CURSOSAPOSTILA DE MICROSOFT EXCEL AVANADO

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www.professorivanio.com.br

EXCEL AVANADO

1 Primeira parte

A partir de agora voc, vai iniciar o aprendizado em planilhas eletrnicas com

uma nova viso do Excel, baseada simplesmente em Lgica, isto vai fazer o

diferencial no seu aprendizado. Cada anlise realizada procure entender como

regras do seu cotidiano, de suas tarefas dirias, e leve este conceito para as

anlises que voc vai realizar nos dados.

O Excel em todas as suas verses tem com objetivo facilitar a anlise de

dados especialmente relacionado a nmeros, mas voc pode adaptar para realizar

as mais diferentes atividades dentro da sua empresa ou atividade que exera.

Esta apostila foi desenvolvida para alunos com conhecimento bsico,

especialmente para os alunos do professor que passaram pelo curso bsico, pois

muitas das regras so baseadas em dicas passadas nas aulas bsicas.

Formatao e Personalizao do Excel

Para definir este processo podemos usar a Guia Pgina Inicial na verso

2010 ou Inicio na verso 2007.

Quando criamos uma nova planilha preocupao inicial deve ser sempre

com as informaes digitadas deixando para depois a formatao das mesmas,

depois de digitar seus dados corretamente, realizar suas formulas, sua planilha

estar pronta para formatar. Em algumas Guias do Excel na parte inferior do

conjunto de cones, temos uma seta onde podemos ter acesso aos mais diferentes

tipos de formatao em conjunto, facilitando muito a atividade de formatar.


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Na caixa de dialogo Formatar clulas tem a caixa acima, serve para formatar

as informaes digitadas de acordo com a nossa preferncia.

Encontramos nesta caixa as opes Nmero, Alinhamento, Fonte, Borda,

Padres e Proteo.

Nmeros

Podemos formatas nmeros das mais diferentes formas, casas decimais,

data, hora, porcentagem, texto, ou at mesmo personalizar a exibiodos dados.

Frisando a palavra exibio, pois este procedimento altera visualmente uma

informao e no o seu contedo, motivo este que pode induzir a erros graves.

Tenha sempre a noo de que os valores do Excel podem ser vistos na barra de

frmulas e sempre que possvel coloque o cursor na clula e verifique realmente onmero descrito na mesma.


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Alinhamento

Nesta opo podemos definir como ser o alinhamento dos dados na clula,

este recurso pode auxiliar na disposio do texto ou valores na planilha. Abaixo

temos alguns exemplos prticos de como utilizar esta caixa de dialogo.

Marque o item Retorno automtico de texto para que os dados digitados

sejam organizados dentro da prpria clula.

Ex.:


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Marque a opo Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam

na clula sem que para isso seja feito o retorno automtico do texto.

Com a opo Mesclar clulas pode-se mesclar vrias clulas fazendo com

que fique sendo uma clula apenas.

Ex.:

Na Orientao possvel definir a orientao da informao na clula.

Ex.:


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Nas opes Fonte, Borda e Padres define-se qual o tipo de fonte (letra), as

bordas (grades) e a cor de fundo da clula.

A opo Proteo trabalha em conjunto com o Proteger / Proteger Planilha

na Guia Reviso.

Se as clulas estiverem marcadas como travada e oculta, elas sero

protegidas e as frmulas ocultas quando selecionar Proteger/Proteger Planilha.

Para no proteger algumas clulas basta desmarcar as opes Travada e

Oculta, veremos mais detalhes mais adiante.

A opo Oculta deve ser marcada somente se voc no quiser que outras

pessoas vejam suas frmulas, somente o resultado. Esta opo muito til se voc

tem uma frmula onde o calculo usa dados de planilhas ocultas, ou de dados

sigilosos entre sua equipe.


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Frmulas

O Excel nas verses 2007 e 2010 disponibilizaram uma excelente ajuda para

o aprendizado, auxiliando o usurio no processo de definio das frmulas a serem

utilizadas em suas planilhas, observe na figura abaixo como apenas digitando o sinal

de = (igual) em uma depois digitando a tecla S temos uma lista enorme de frmulas

que iniciam com esta letra, junto a esta definio vem explicao bsica de como

cada frmula pode ser utilizada.

Para todas as frmulas existe uma explicao base para a sua utilizao,

para ter mais informao sobre a frmula o assistente pode auxiliar na correta

definio do recurso.


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Funo Soma

Esta opo a mais bsica do Excel, pois usamos para somar valores, no

curso bsico, utilizamos com frequncia o assistente para realizar as frmulas, neste

curso vamos aprender a digitar os dados, pois muita frmula que voc vai usar no

seu dia-a-dia, no podem resolver os problemas sozinhos, preciso ser corrigido ou

adaptado a sua necessidade.

Na frmula SE, voc pode usar o assistente apenas para uma condio, ou

seja, uma pergunta e uma resposta verdadeira e outra falsa.


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=SOMA(A1:A10) - soma os valores das clulas A1 at A10.

=SOMA(A1:A10;B1:B10) - soma os valores das clulas A1 at A10 e B1 at

B10.

Para obter a soma das clulas A1 at A10 poderamos tambm usar uma

forma simples como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Mas se o intervalo das clulas for do A1 at A500 fica mais fcil usando

=SOMA(A1:A500).

Para frmulas com mais condies a ser analisada voc nopode fazer uso

assistente, como no caso abaixo.

Agora, voc deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a mdia,

colocando timopara uma mdia maior ou igual a 9, Bompara uma mdia maior

ou igual a 8, Regularpara uma mdia maior ou igual a 7e Insuficientepara uma

mdia menor que 7.

Veja a frmula:

A B C

1 ALUNO MDIA SITUAO

2 Mrcio 7 =SE(b2>=9;timo;se(b2>=8;Bom;se(b2>=7;Regular;Insuficiente)))

Onde:

B2refere-se ao endereo da mdia

>=9refere-se condio para timo

timo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 as demais tm o

mesmo sentindo s mudam as condies e as respostas.


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Voc s precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se aps o ponto e

vrgula. Voc ir perceber que para parntese que voc abrir, ser de uma cor

diferente e ao final voc dever fechar todos eles.

Operadores Matemticos

As operaes matemticas usadas normalmente so as seguintes:

Potenciao ^

Multiplicao *

Diviso /

Soma +

Subtrao -

Para montar uma frmula deve-se observar a regra matemtica para as

prioridades das operaes. Se na frmula no colocarmos parnteses ( ) o Excel ir

aplicar a regra matemtica.

Primeiro ser considerado a potenciao, depois a multiplicao, diviso,

soma e subtrao.

Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operaes, mas

pode-se obter resultados diferentes.

= 2 + 2 * 5 - o resultado ser 12.

= (2+2) * 5 - o resultado ser 20.

Quando usamos parnteses, este passa a ter prioridade sobre as demais

operaes.


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Funo ROMANO

Converte o numero arbico entre parnteses para numero romano, o

assistente pode auxilia-lo na definio desta frmula.

=ROMANO(num)

Exemplos:

=ROMANO(16) = XVI

=ROMANO(1999) =MCMXCIX

Frmula do CONT.SE

Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas

mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual

a 9. Veja o exemplo:


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O assistente pode auxilia-lo.

Onde:

(B2:B5) refere-se ao endereo das clulas onde voc desejar contar. ;

utiliza-se como parte da sintaxe para separar.

>=9 refere-se condio, ou seja, esta frmula s ir contar as clulas

que contm valores maiores ou igual a 9.

Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereos e a condio para contar.


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Depois das aspas voc digita a condio. Pode ser tambm texto,

independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas.

Exemplo:

=CONT.SE(C2:C5;APROVADO)

Neste exemplo ele contar apenas as clulas que contm a palavra

Aprovado.

Frmula do CONTAR.VAZIO

Contar s clulas que esto vazias.

Exemplo:

Voc gostaria de saber quantos alunos esto sem a mdia

O assistente pode auxilia-lo


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Onde:

=CONTAR.VAZIO o nome da frmula

(B2:B7)refere-se ao endereo das clulas

Frmula: CONT.VALORES

Calcula o nmero de clulas no vazias e os valores na lista de argumentos,

o assistente pode auxilia-lo.

CONT.VALORES(valor1;valor2;...)


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Use CONT.VALORES para calcular o nmero de clulas com dados em um

intervalo ou matriz.

Valor1; valor2;... so argumentos de 1 a 30 que representam os valores quevoc deseja calcular. Neste caso, um valor qualquer tipo de informaes, incluindo

texto vazio (""), mas no incluindo clulas em branco. Se um argumento for uma

matriz ou referncia, as clulas vazias na matriz ou referncia so ignoradas.

Frmula: CONT.NM

Conta quantas clulas contm nmeros e tambm os nmeros na lista de

argumentos. Usamos CONT.NM para obter o nmero de entradas em um campo

de nmero que esto em um intervalo ou matriz de nmeros, o assistente pode

auxilia-lo.

CONT.NM(valor1;valor2;...)

Valor1; valor2, ... so argumentos de 1 a 30 que contm ou se referem a uma

variedade de diferentes tipos de dados, mas somente os nmeros so contados.


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Os argumentos que so nmeros, datas ou representaes de texto de

nmero so calculados, os argumentos que so valores de erro ou texto que no

podem ser traduzidos em nmeros so ignorados.

Se um argumento for uma matriz ou referncia, somente os nmeros nesta

matriz ou referncia so calculados. Clulas vazias, valores lgicos, texto ou valores

de erro nesta matriz ou referncia so ignorados.

Frmula: CONT.SE

Calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo que corresponde a

determinados critrios, o assistente pode auxilia-lo.

CONT.SE(intervalo;critrios)

Intervalo o intervalo de clulas no qual se deseja contar clulas no vazias.

Critrios o critrio na forma de um nmero, expresso ou texto que define

quais clulas sero contadas.

Frmula: CONCATENAR

Agrupa vrias seqncias de caracteres de texto em uma nica seqncia de

caracteres de texto, o assistente pode auxilia-lo.


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CONCATENAR(texto1;texto2; ...)

Texto1; texto2;... so 1 a 30 itens de texto a serem agrupados em um nico

item de texto. Os itens de texto podem ser seqncia de caracteres de texto,

nmeros ou referncias de clula nica.

O operador "&" pode ser usado no lugar de CONCATENAR para agruparitens de texto.

Frmula: MAISCULA

Converte o texto em maisculas.


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MAISCULA(texto)

Texto o texto que se deseja converter para maisculas. Texto pode ser uma

referncia ou uma seqncia de caracteres de texto.

Frmula: PRI.MAISCULA

Coloca a primeira letra de uma seqncia de caracteres de texto em

maiscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere diferente

de uma letra.

PRI.MAISCULA(texto)

Converte todas as outras letras para minsculas.

Texto o texto entre aspas, uma frmula que retorna o texto ou uma

referncia a uma clula que contenha o texto que voc deseja colocar parcialmente

em maiscula.

Frmula: NM.CARACT

Retorna o nmero de caracteres em uma seqncia de caracteres de texto.


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NM.CARACT(texto)

Retorna o nmero de caracteres em uma seqncia de caracteres de texto.

Texto o texto cujo tamanho se deseja determinar. Os espaos contam como

caracteres.

Frmula do SOMASE

Soma um intervalo de clulas mediante a condio estabelecida

Exemplo:

Voc gostaria de soma as faturas que foram pagas.

Ento voc tem uma planilha onde na coluna A voc coloca o nome do

cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situao se foi paga ou no.

Voc gostaria de somar somente as faturas que estivessem pagas, assim

voc saberia o quanto j recebeu. Logo a frmula seria a seguinte:


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Onde:

=SOMASE- o nome da frmula

(C2:C7 refere-se ao endereo inicial e final de clulas onde voc digita a

palavra PG, especificando se est paga ou no.


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PG o critrio para somar, ou seja, s somar se neste intervalo de

clulas de C2 at C7, conter alguma palavra PG. O critrio dever sempre ser

colocado entre aspas.

B2:B7 refere-se ao intervalo de clulas onde ser somado, mediante a

condio, ou seja, ele somar somente aqueles valores que na coluna C voc

digitou PG.

Frmula da Condio SE e E

Neste exemplo precisamos realizar uma anlise com duas condies para

uma definio, a primeira ao seria localizar uma frmula para resolver o problema.Esta procura seria em vo, pois no tem uma formula especifica que resolva o

problema, para isso voc deve usar a combinao de duas formulas, pois apenas

uma no conseguir resolver o problema.

Voc deve usar a combinao da formula SE com a frmula E neste caso o

assistente no pode auxilia-lo.

Abaixo temos a frmula SE utilizando o assistente.

Agora temos a frmula E utilizando o assistente.


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A combinao das duas frmulas ser usado para resolver o problema,

segue:

Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos.

Haver uma competio e somente aqueles que tm Idade Maior que 15 e Alturamaior ou igual que 1,70 participaram da competio. Neste caso voc utilizar a

condio SE e a condio E. Por qu?

Respondo: simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade

maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condies devem ser

verdadeiras, caso uma seja falsa, ele no participar. Entendeu menino(a)!. Veja o

exemplo:


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Onde:

B2refere-se ao endereo da idade

>15refere-se a condio, ou seja, se a idade for maior que 15 C2 refere-

se ao endereo da altura

>=1,70 refere-se condio, ou seja, se a altura for maior ou igual a 1,70

Competir resposta se as duas condies forem verdadeiras.

No Competir- resposta se caso as duas respostas no forem verdadeiras.

Siga a sintaxe abaixo para os outros exemplos, substituindo apenas os

endereos, as condies e as respostas, o resto deve ser seguido como est!

Frmula da Condio SE e OU

Neste exemplo basta que uma condio seja verdadeira para que o aluno

participe da condio.

Veja o exemplo:

Copiar frmulas absolutas e relativas

Quando copiamos uma frmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende

que as frmulas devem ser relativas, ou seja, mudam de acordo com as linhas. No

exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e

assim por diante.


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Mas quando um determinado endereo deve permanecer absoluto, antes de

copiar deve-se usar o smbolo $ na frmula que queremos copiar.

Ex.: Na frmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo oendereo B1 permanea absoluto, ou fixo.

=A1*B$1

Notem que o smbolo $ est antes do nmero 1 que identifica a linha.

Depois de copiado, as frmulas ficam assim:

=A2*B$1

=A3*B$1

=A4*B$1

=A5*B$1

Quando copiamos uma frmula para outras colunas, a regra a mesma, ouseja, devemos colocar o smbolo $ na frmula na frente da letra que identifica a

coluna que deve permanecer fixa.

Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam

assim:

=B1*B2

=C1*C2

=D1*D2

Colocando o smbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim:

=$A1*B2

=$A1*C2


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=$A1*D2

Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos

esta frmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereo $A$1 sempre ficarfixo.


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2 SEGUNDA PARTE

Banco de dados

O banco de dados do Excel no nenhuma funo especfica e sim trata-se

das informaes constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome

dos campos do banco de dados.

Com as informaes digitadas no banco de dados, podemos us-las para

vrios fins, como uma mala direta, tabela dinmica, pesquisa, etc.

Vnculos com outras planilhas ou arquivos

Podemos vincular uma clula outra clula localizada em outra planilha ou

arquivo.

Ex.: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da

empresa, podemos buscar de outras planilhas os dados especficos, como por

exemplo, o total de faturamento da planilha de vendas, o estoque final da planilha de

controle de estoques, etc.


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Para vincular uma clula outra o procedimento bem simples.

Primeiro temos que abrir todos os arquivos que vamos buscar as

informaes.

Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu

Janela.

Na clula A1 da planilha atual queremos buscar o total de vendas da planilha

Faturamento. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1,

digitar = e com o mouse clicar em Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar

na clula que consta o valor que queremos buscar, e por final basta dar um Enter.

Pronto, neste momento na planilha atual aparece o valor constante l na

planilha de Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento,

automaticamente ser atualizado na planilha que criamos, criando assim um vnculo.

Observe a frmula que dever ser parecido com o exemplo abaixo:

=[Faturamento.xls]Plan1!$A$4

No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na clula A4, consta o valor

que queremos buscar.

Pode-se digitar diretamente a frmula caso saibamos antes o endereo

completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige.

Por exemplo, deve-se comear com o sinal de = , o nome do arquivo deve estar

entre colchetes [ ], e logo aps o nome da planilha e antes da clula, deve constar o

sinal de exclamao !.

PROCV / PROCH

A funo PROCV usada para pesquisar no banco de dados uma informao

baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preo de um determinado

produto identificado por uma referncia ou modelo.

Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.


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Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a

outra onde vamos colocar a frmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes

informaes:


Estas informaes esto no intervalo A2 at D7, pois o ttulo no contamos

como informaes.


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Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde

digitaremos o modelo e automaticamente dever buscar a descrio, cor e valor,

ficando apenas o campo Qtd para digitar.

= PROCV ( CHAVE; TABELA; COLUNA; 0 OU 1)

Chave a informao em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela

necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar.

Tabela o nome que definimos para o nosso banco de dados de

informaes.

Coluna a coluna onde est a informao que queremos buscar. Por

exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.

0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informaes exatas

ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josu e consta 0 (exato) na frmula,

somente ser vlido Josu. Se na frmula consta 1 (parecido), poder ser Jos que

parecido com Josu.

Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josu e Josue so diferentes

para o Excel, pois um tem o assento e o outro no.

No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrio do produto.

Na nossa planilha a chave o Modelo que consta na clula A2.

= PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 )


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Baseado na chave em A2, pesquisar na tabela a coluna 2 que a descrio,

sendo que deve ser exata a informao.

PROCV com CONCATENAR (duas chaves)

Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de

calados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preo diferente,

precisamos usar a funo CONCATENAR .

A nossa base de dados ser a seguinte:

Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos

chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave 1033 e o modelo 10 com

tamanho 34 a chave 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas clulas

para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2

Para esta base de dados definimos um nome como TABELA1.


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Na planilha de pedidos agora a chave de pesquisa passa a ser duas, o

modelo e o tamanho, pois na base de dados foi esta a chave que definimos para

diferenciar dentro de um mesmo modelo o preo de outros tamanhos.

Em A2 temos o modelo e B2 o tamanho. Sendo assim a frmula para buscar

o valor ser a seguinte:

= PROCV ( A2&B2 ; TABELA1; 5 ; 0 )

Baseado na chave em A2 e B2, pesquisar na tabela1 a coluna 5 que o

valor, sendo que deve ser exata a informao.

Formatao Condicional

Para ilustrar a formatao condicional voc pode utilizar uma planilha onde

quer formatar duas condies A Receber e Pago

Com a planilha j preenchida selecione o primeiro campo para aplicar a

formatao condicional neste caso onde as informaes A Receber e Pago esto

digitadas.

Escolha a opes formatao condicional na guia incio, 2007, ou pagina

inicial, 2010, depois escolha Nova Regra, Formatar apenas clulas que

contenham, escolha a opo igual a, digite A Receber, no campo formatar,

formate de acordo com a sua necessidade. No exemplo abaixo foi escolhido fonte


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branca e fundo vermelho para a clula, basta clicar em Ok. E ter o resultado

abaixo.

Para formatar a segunda opo basta repetir o passo e colocar Pago,

escolher outra cor o item.

Obs. A formatao deve ser aplicada a mesma clula C2 aplicada

formatao anterior.

Aps a concluso da formatao condicional, qualquer alterao no status de

A Receber e Pago suas respectivas cores sero alteradas conforme acima. Para

aplicar a formatao condicional aos demais basta posicionar o cursor do mouse

sobre o primeiro item C2 clicar sobre no pincel, depois selecionar o demais itens

conforme abaixo.


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Nome em clulas

O Excel monta sua lgica da mesma forma que montamos nosso dia-a-dia, ou

seja, quanto mais prtico menos complicado ser nosso dia. Pensando nisso foi

desenvolvido uma regra para facilitar a avalio dos dados atravs dos nomes, ou

seja, procurar algum ou alguma coisa pelo nome j auxilia em 90% sua busca. Que

tal usar este mesmo recurso para procurar dados ou intervalos de dados me uma

planilha.

Selecione o titulo da coluna como no exemplo abaixo, e v em Frmulas,

Criar a partir da seleo.


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Vai aparecer a tela abaixo, basta clicar em OK e ser aplicado o as linhas G2

at G4 a definio de Nome conforme descrito na coluna.

Para verificar se esta correta basta clicar na caixa de nomes.


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Voc tambm pode fazer uso do gerenciador de nomes localizado na guia

Frmulas, todos os nomes criados na planilha so armazenados neste gerenciador,

neste ponto voc pode realizar alterao de intervalos, criao ou remoo de

nomes, conforme a sua necessidade.

Exemplo de utilizao de nome.

Temos a lista abaixo para saber qual o resultado da soma dos dados,

nomeamos o intervalo e digitamos a formula =SOMA(V, quando iniciamos adigitao o assistente de formulas trs uma das frmulas em formato diferente, ou

seja, o nome que voc definiu aparece na lista de frmulas facilitando a localizao

do nome que voc deseja somar nesta caso.


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Para finalizar basta clicar sobre o item ou dar tab para ter a soma dos dados.


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3 TERCEIRA PARTE

Uso do comando FILTRAR

Em um banco de dados podemos filtrar informaes.

Por exemplo, na lista acima, queremos mostrar na tela apenas as

informaes do cliente Beira Rio.


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Este comando est disponvel Na guia Dados/Filtrar/Auto Filtro.

Quando selecionado esta opo, o Excel coloca em cada campo no ttulo um

dropdown

que quando ativado, mostra o contedo da coluna, podendo escolher uma

informao a ser filtrada. E sempre que um filtro estiver ativo o drop-down

correspondente aparecer em azul indicando que neste campo foi feito um filtro.

Tambm possvel personalizar o filtro. Exemplo, filtrar campo Total R$ onde

o valor maior que R$ 10.000,00.

Funo SUBTOTAL no modo Filtrar

Em um banco de dados que contm valores ou quantidades, normalmente

existe um total para estes dados.


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Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o

objetivo saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas

como j tinha os totais antes de filtrar, no ir funcionar, pois a funo que usamos

no total de pares e valor foi =SOMA.

Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados

filtrados, usamos a funo SUBTOTAL.

Para um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados,

deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro,

usando o boto autosoma o u m o ntando a frmula manualmente.

Observe no quadro as opes que podemos usar na funo SUBTOTAL.

No nosso exemplo, a regio que contm os valores totais F2:F10. Para

tanto, em vez de usarmos =SOMA(F2:F10), usamos =SUBTOTAL(9,F2:F10). Como

para este exemplo queremos a soma dos valores filtrados, usamos a opo 9

conforme mostrado no quadro acima.


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Classificao do Banco de Dados

comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como

por exemplo em ordem crescente de cliente.

Na guia Dados/Classificar, pode-se classificar um banco de dados em vrios

nveis.


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No exemplo acima estamos classificando por Nome de modo crescente.

Tabela Dinmica

Tabela Dinmica bastante til quando queremos analisar dados em uma

estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para uma planilha de contas apagar onde h informaes digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar por

colunas, usamos a Tabela Dinmica na guia Inserir/Tabela dinmica.

Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela

Dinmica pronta com os dados organizados.


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No nosso exemplo usamos o campo Fornecedor em LINHA, Valor em

DADOS e Data Pagto em COLUNA. Para isto basta arrastar os campos localizados

acima, para o local conforme ilustrao.

Na opo DADOS, podemos ainda definir qual a operao a ser usada.

Observe no quadro abaixo.


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Podemos realizar varias alteraes na tabela dinmica at obter os dados que

necessitamos. O interessante da tabela dinmica que podemos obter dados de

planilhas fechadas ou sendo usadas por outra pessoa, quando a mesma alterada

e salva podemos obter os dados instantaneamente apenas clicando com o lado

direito na tabela e em Atualizar, os dados so atualizados conforme salvo na

planilha.

Validao

Podemos definir para um campo uma definio de digitao, ou seja, uma

validao para o campo. No campo valor, por exemplo, somente podero ser

digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opo Validao

na guia Dados/Validao de dados.

Observe abaixo as etapas para validar um campo.


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Em Definies definimos qual a validao a ser aplicada, em Mensagem deentrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor


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posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser

mostrada se digitamos um valor fora das definies aplicadas.


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4 QUARTA PARTE

Funes com datas e horas

Para calcular datas o procedimento bem simples, basta ter em uma clula a

data inicial e em outra clula a data final. Numa terceira clula que criamos a

frmula para calcular o perodo de dias entre as duas datas.

Para calcular horas o procedimento o mesmo, ou seja, em uma clula a

hora inicial, em outra clula a hora final e em uma terceira clula a diferena entre a

hora inicial e hora final. Porm quando for somar o total de horas, o formato da

clula total de horas deve ser [h]:mm ou [h]:mm:ss incluindo os segundos,

depende da necessidade, caso contrrio, a soma dar errada. Tambm para fazerclculos com horas e valores deve-se observar que uma hora para o Excel uma

frao de um dia ( 24 horas ), por isso em um clculo envolvendo valores e horas

deve-se multiplicar por 24.

Observe no exemplo abaixo:

Em clculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez

correto o clculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal.

Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667.


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Agora para calcular usamos 4,766666667.

4,766666667 * 2,50 = 11,91666667, ou R$ 11,92

Hyperlink

O Hyperlink usados para criar um link com uma home page, arquivo ou

planilha. muito til, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da

Zero Hora e consultar a taxa do dlar, ou abrir o arquivo de faturamento para


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consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no

arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar.

Observao: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home

page ou um arquivo ou uma planilha dentro do prprio arquivo. Se for necessrio,

podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma funo

diferente.

Grficos

Os grficos so as apresentaes dos dados da planilha na forma de figura

facilitando a compreenso da mesma. Para a criao de um grfico necessrio

que os dados da planilha que voc vai representar no grfico estejam selecionados,


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depois disso voc vai a guia inserir e grfico. Selecione os dados de A1 at B7

clique em na guia inserir, depois em Grfico, escolha Colunas 2D

Com este procedimento vai obter o grfico abaixo.


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Para deixar o grfico com o formato mais profissional vamos classificar os

dados da tabela para deixar do maior par o menor, use dados, classificar e escolha

classificar por valor do maior para o menor.

Os dados obtidos sero conforme abaixo.

Personalizando o Grfico

Quando o grfico selecionado na planilha, surgem mais trs guias para a

formatao do mesmo.

Guia Design

Esta guia utilizada para realizar ajustes de formato e trocar o modelo do

grfico por outro, ou trocar sua formatao de forma rpida.

Guia Layout

Esta guia utilizada para realizar a aplicao de dados ao grfico como:

Titulo do grfico, legenda, rtulo de dados, linhas de grade, entre outros.


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Guia Formatar

Esta guia utilizada para realizar a aplicao de formatao na rea do

grfico, nas fontes, plano de fundo, cor das linhas, entre outros.

Deixe o grfico conforme sua criatividade, necessidade ou modo de

apresentao.

Funo EERROS

Com a funo EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos afuno PROCV e este no encontra registros. Quando o PROCV no encontra um

registro, o Excel retorna o smbolo #N/D. Em apenas uma frmula na planilha no

seria problema, mas quando h um grande nmero de frmulas na planilha, pode

ficar uma poluio visual. Eliminamos isso com o EERROS.

Quando aplicamos a funo EERROS em uma frmula que contm o

PROCV, o Excel retorna como VERDADEIRO quando aparece o #N/D.


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Podemos aproveitar isto e usar a funo SE, ou seja, somente faz o clculo

se for falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV no encontrou registro.

Congelar painis

Atravs da guia Exibio Congelar painis podemos definir que a linha de

cabealho da planilha permanea sempre visvel mesmo rolando a tela para baixo.

Tambm possvel congelar a coluna ou colunas imediatamente a esquerda

do ponto onde congelamos.

A regra bem simples. A partir do ponto onde o cursor est posicionado,quando congelar painis, ser congelado as linhas acima e a esquerda do cursor.

Se posicionar o cursor em A2 ser congelado a linha 1, porm no ser congelado

nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 no h colunas, mas se posicionarmos o

cursor em B2, ser congelado a linha 1 e a coluna A, que esto respectivamente

acima e a esquerda do cursor.

AutoSalvamento

Quando no temos um Nobreak (aparelho para segurar energia eltrica

quando falta luz) instalado em nosso computador, corremos o risco de perder todo o

nosso trabalho se no salvamos o arquivo e faltar luz.

Se voc no tem um Nobreak, no esquea de salvar seu arquivo pelo menos

a cada pgina digitada. Mas se voc no quer se preocupar com isto ou se voc

esquecido, deixe que o Excel salve sua planilha de tempos em tempos.

No boto do office na verso 2007 e na verso 2010 em arquivo Opes do

Excel, na aba Salvar, em salvar informao de AutoRecupeo a cada x minutos,

salvar por exemplo, a cada 10 minutos.


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Manipulando planilhas dentro do arquivo

As planilhas dentro do arquivo (Plan1, Plan2, Plan3...) podem ser copiadas,

movidas de lugar, renomeadas, excludas, etc.

Clique com o boto direito do mouse na guia da planilha e veja as opes

disponveis: Inserir, Excluir, Renomear, Mover ou copiar, Selecionar todas as

planilhas.

Para digitar informaes em vrias planilhas ao mesmo tempo, devemos

selecion-las primeiro. Para selecionar um intervalo de planilhas, selecione a

primeira planilha, fique pressionando a tecla SHIFT e selecione a ltima planilha do

intervalo. Para selecionar planilhas intercaladas, selecione a primeira planilha, fique

pressionando a tecla CTRL,e selecione as planilhas desejadas.

Para mudar de lugar uma planilha, existe duas opes. A primeira mais

simples clicar com o boto esquerdo do mouse na guia da planilha, ficarpressionando por alguns instantes e arraste para outro local. A outra opo clicar


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com o boto direito do mouse na guia da planilha e selecione a opo Mover ou

copiar.

Nesta opo, alm de mover a planilha para outro local dentro do prprio

arquivo (Pasta), tambm possvel mover ou copiar para outro arquivo (Pasta).

Para copiar, basta selecionar a opo Criar uma cpia na janela, para que o

Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cpia em outro local,

caso contrrio o Excel entender que deve mover, ou seja, tirar a planilha do arquivo

atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta.

Para que os outros arquivos (Pastas) estejam disponveis em Para pasta,

eles devem estar abertos. Observe primeiro Na guia Janela se eles aparecem.

Para criar uma cpia ou mover para o prprio arquivo, basta que o arquivo

esteja selecionado em Para pasta, e selecione em Antes da planilha o local que

deve ser movido ou criado uma cpia. Depois de criado a cpia da planilha, basta

renomear.

Para Renomear uma planilha, d dois cliques com o boto esquerdo do

mouse na guia da planilha ou d um clique com o boto direito do mouse e

selecione a opo Renomear.


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Para excluir uma planilha clique com o boto direito do mouse na guia da

planilha e selecione a opo Excluir. Tambm pode ser selecionado o menu

Editar/Excluir planilha.

Para inserir uma planilha clique com o boto direito do mouse na guia da

planilha e selecione a opo Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha.

Configurar impresso

Vamos olhar com carinho como configurar corretamente a impresso, pois

depois de elaborado uma planilha queremos ver no papel o nosso trabalho.

Comeamos visualizando a impresso clicando no boto visualizar impresso

na barra de ferramentas.

IMPRIMIR

Para imprimir uma planilha no Excel utiliza-se o mesmo mtodo que em

qualquer outro programa, v ao menu arquivo e imprimir, mas requer um pouco mais

de cuidado.

Antes de imprimir qualquer coisa no Excel, voc deve visualizar a impresso

antes de imprimir. Para verificar se esta tudo correto com a pgina,clique em

visualizar impresso na barra de status conforme abaixo. Ser mostrado na rea

mais clara como ser a impresso, o nmero de pginas que sero impressas, e

voc pode efetuar as correes rapidamente apenas alterando a linha azul em volta

dos dados.


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Se preferir, ou j se habituar impresso, pode usar a guia layout da pgina

para definir as propriedades como: Definir a rea de impresso ou limpar a rea de

impresso.

Na visualizao de impresso, o acesso mais completo, com recursos que

aperfeioam todos os processos em um nico local. Na figura abaixo temos a

configurao da pgina, esta janela voc pode definir o tamanho da impresso na

folha, se ir sair retrato ou paisagem (folha horizontal ou vertical), tamanho do papel

entre outros recursos.


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Na aba margens, podemos definir todas as margens da folha, e alinhamento

do contedo na pgina, centralizao vertical e horizontal do contedo.


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Temos cabealho e rodap, um recurso muito importante caso sua

necessidade exija que voc personalize seu trabalho com os dados da empresa.

Diferente do Word, voc no consegue visualizar o contedo do cabealho e

rodap no modo normal da pgina, somente na visualizao da impresso.

Na figura abaixo, voc poder definir qual local quer aplicar os dados da

empresa como: Logomarca, nome, endereo, ou qualquer informao que

necessitar informar aos clientes, no cabealho.


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No rodap temos a mesma definio do cabealho, optando por colocar

dados menos relevantes aos olhos do cliente.

No exemplo abaixo foi definido vrios itens para a pgina no cabealho e

rodap


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Tamanho do papel - o tipo de papel que voc est usando na impressora.

Boto opes - nesta opo depende da impressora que est instalado na

mquina. Dependendo da marca da impressora, as opes mudam, pois cada

marca tm um software diferente. possvel definir a qualidade da impresso, sedeve sair em escala cinza, ou seja, no imprimir colorido para no gastar tinta,

imprimir em modo qualidade, modo normal ou modo econmico. Consulte o manual

da sua impressora para ver mais detalhes.

Dicas

Para exibir a data atual inclua uma frmula =HOJE(). Esta data vem do

sistema operacional, portanto observe se est atualizada a data no sistema.

Para abrir vrias planilhas ao mesmo tempo, confirme se todas as planilhas

esto abertase salve como rea de trabalho em Arquivo/Salvar rea de trabalho.


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Na guia Pgina Inicial ou Inicio clique me Editar/Colar especial possvel

definir como deve ser colado uma clula.

Por exemplo, quando copiar uma clula onde consta uma frmula para outra

clula, possvel copiar apenas o valor, ignorando a frmula.

Se voc excluir uma clula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z).

Para localizar uma palavra ou frmula tecle CTRL+L

Para substituir uma palavra ou frmula tecle CTRL+U


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Para se posicionar em uma determinada clula da planilha tecle CTRL+Y

Voc pode visualizar as quebras de pgina em Layout da pgina.

Na guia Inserir possvel inserir uma figura, um clip-art, um mapa etc. A

figura deve estar no formato BMP, padro do Windows.

Em Formatar/AutoFormatao existem vrios formatos prontos para serem

usados em uma planilha. Confira.

Na guia reviso Ortografia e Gramtica o processo semelhante ao do

Word, onde verifica se uma palavra est digitado corretamente ou pressione F7..

Ainda na guia reviso AutoCorreo o processo semelhante ao do Word

onde possvel definir correes quando digitamos. Por exemplo, de voc digitar a

palavra adimisso, o Excel corrige para admisso.

A funo =AGORA() mostra a data e hora atual, conforme est definido no

sistema operacional.

Na guia reviso Compartilhar pasta de trabalho e Realar alteraes,

possvel compartilhar sua planilha com outros usurios da rede e controlar as

alteraes feitas por outro usurio em sua planilha.

Em Opes do Excel podemos configurar como o Excel deve agir em

determinados momentos. Vamos ver a orelha Exibir:


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Para quem j trabalhou com o editor de textos Microsoft Word, a tela acima

lembra um pouco, principalmente a barra de Ferramentas. Alguns botes do Word,

porm, o que diferencia mesmo so as clulas, divididas em linhas e colunas.

1. Barra de ttulo

2. Guia (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas)

3. Boto do Office na verso 2007, na verso 2010 Arquivo.

4. Barra de ferramentas de acesso rpido

5. Boto de acesso Ajuda

6. Ponto de insero

7. Barra de frmulas

8. Caixa de nome

9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, )10. Barra de deslocao vertical

11. Separadores de folhas

12. Boto de macros

13. Modo de visualizao normal

14. Modo de esquema de pgina

15. Pr-visualizao de quebras de pginas

16. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel

17. Pgina anterior

18. Pgina seguinte


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19. Comando de diviso do documento

Opes da orelha Editar

- Editar diretamente na clula - quando teclar F2 para editar uma clula

escolha se quer editar diretamente na clula ou se desmarcar esta opo ser

editado na barra de frmulas.

Mover seleo aps enter - quando teclar Enter escolha a direo que o

cursor deve mover.

Decimal fixo - semelhante a opo das calculadoras de mesa, possvel

definir onde deve ficar a vrgula do decimal em uma digitao de valores sem usar a

vrgula.

Ex.: definir 2 para decimal fixo, quando digitar 2556 o Excel entende como

25,56.

Ativar AutoConcluso para valores de clulas - muito til quando na

digitao de palavras que j constam na coluna atual.

Ex.: em A1 digite JOSU. Quando em A2 voc digitar o J, o Excel vai sugerir

a palavra JOSU.

Arquivos usados recentemente

Lista dos arquivos utilizados recentemente na guia Arquivo ou Boto

do Office, bem abaixo aparecem os 4 ltimos arquivos que foram utilizados. Paraencurtar o caminho se for necessrio abrir novamente um arquivo utilizado

recentemente, no necessrio selecionar abrir arquivo e sim basta selecion-lo da

lista. possvel aumentar esta lista nesta opo.


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Nmero de planilhas da nova pasta - o padro do Excel de abrir um novo

arquivo com 3 planilhas. Aumente este nmero se quiser mudar este padro. Mas

lembre-se, s vai funcionar no prximo arquivo que criar. Para incluir mais planilhas

no arquivo atual, selecione o menu Inserir/Planilha.

Fonte e tamanho - mude o padro de fonte para as os arquivos a serem

criados. A regra a mesma comentada no item acima.

Local padro - quando salvamos um arquivo ou abrimos um arquivo o Excel

vai considerar o diretrio padro neste campo. O padro Meus Documentos, mas

pode-se mudar.

Nome usurio - o nome que vai aparecer nas opes de cabealho e

rodap em Configurar impresso ou quando um outro usurio da rede abrir um

arquivo j aberto por voc, ele ser avisado que voc j est usando.


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Opes da orelha Transio

Salvar arquivos do Excel como - o padro Pasta de trabalho do

Microsoft Excel, mas se voc tentar abrir este arquivo em uma verso mais antigado Excel, no ser possvel. Mude o padro se for necessrio.

Se voc quer salvar apenas um arquivo com a opo diferente do padro,

selecione Salvar como tipo (AB) quando selecionar Arquivo/Salvar e mude a

opo.

Opes da orelha Listas

Nesta opo possvel definir uma lista para ser usada quando arrastar uma

clula.

Quando digitar na planilha Jan e arrastar a clula, automaticamente

aparecem Fev, Mar, Abretc..

Pode-se incluir vrias listas.


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Importao de dados

Importar DadosInternet

Imagine precisar usar constantemente os valores cotados do dlar e de outras

moedas, pois est trabalhando numa empresa de importao e exportao e sua

funo orar valores para poder efetuar propostas de compra e venda.

Pois bem, normalmente voc anotaria os valores desejados num papel para

depois transcrev-los na planilha. Esta soluo no a melhor, pois se torna

cansativa, uma vez que deve ser feita com freqncia.


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Exemplo arquivo texto wordpad ou arquivo txt.

1. Abra o Excel.

2. Ser criada uma nova planilha com o nome de Pasta 1.

3. Abra o arquivo que deseja visualizar.

4. Na primeira etapa do assistente voc deve informar o formato dos dados.

No nosso exemplo, certifique-se de que a opo Delimitado esteja selecionada.

Nesta etapa voc tambm pode definir em qual linha iniciar a importao, por padro

a importao inicia a partir da primeira linha.

5. Clique no boto Avanar.


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6. Na segunda etapa do assistente voc deve informar qual o caractere

utilizado como separador de campo. No nosso exemplo, est sendo utilizado o

ponto-evrgula.

Marque a opo ponto-e-vrgula. Aps marcar o ponto-e-vrgula observe que

o Excel adiciona linhas divisrias entre os campos.

7. Clique no boto Avanar.

8. Ser exibida a ltima etapa do assistente de importao. Nesta etapa voc

pode definir o tipo de dado para cada campo que est sendo importado. Voc

tambm tem a opo de no importar determinados campos. Para definir o tipo dedados de um determinado campo, clique no cabealho do campo para selecionar

toda a coluna. Em seguida clique no tipo desejado (Geral, Texto ou Data). Se no

quiser importar uma determinada coluna, basta marc-la e depois clicar em No

importar coluna (ignorar). O boto Avanado permite que voc defina qual o smbolo

de separador decimal, que por padro a vrgula e o smbolo de milhar, que por

padro o ponto. Estas opes so teis quando voc estiver importando dados

que esto no formato fora do padro, como por exemplo, o padro americano queusa o ponto como separador decimal e a vrgula como separador de milhar.

9. Clique no boto Concluir. Surge uma tela perguntando se voc deseja

importar os dados para a planilha atual ou para uma nova planilha. Certifique-se de

que a opo Planilha existente esteja marcada e d um clique em OK. Pronto, os

dados sero importados para o Excel.


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Dados importados com sucesso.

Classificao de Registros

Quando classificamos uma lista, o Microsoft Excel reordena as linhas da lista

de acordo com o contedo da(s) coluna(s) selecionada(s) para ordenao. Por

exemplo, se voc define que a lista seja ordenada em ordem crescente, pelo campo

PasDeDestino, as linhas sero reordenadas para ficar em ordem alfabtica

crescente do campo PasDeDestino.

Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira no est

classificada e a segunda est ordenada pelo campo Pas:

Abra o Excel.

Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

Ser aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos.

Para classificar a lista no necessrio selecionar todas as linhas da lista.

Basta clicar em uma das clulas que fazem parte da lista, qualquer clula.


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Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao

selecionar este comando, todas as linhas da lista so, automaticamente

selecionadas, com exceo da primeira linha que contm os rtulos das colunas.

Criar Senha de Proteo

Na senha de proteo ou PASSWORD criada no momento em que se faz a

gravao do arquivo. Neste momento execute o comando:

Arquivo

Salvar Como.

Ser apresentada Caixa de Dilogo Salvar como. Neste instante acione o

boto Ferramentas e selecione Opes gerais conforme mostra a Figura 14.3.

Aps a execuo da tarefa anterior apresentada a Caixa de Dilogo

Opes desalvamento. Como mostra a Figura 14.3.

possvel colocar dois tipos de senha: Senha de Proteo e Senha e

gravao.

Senha de proteo destina-se a proteger o arquivo do acesso de pessoas

estranhas.

No se conhecendo a senha, o arquivo no pode ser aberto.

Senha de gravao destina-se a proteger o arquivo evitando que pessoas no

autorizadas faam alteraes. Se a pessoa no souber esta senha, o arquivo

aberto apenas para leitura.

Podem-se colocar qualquer combinao de caracteres alfanumricos evite

espao pois ele no permitir A senha escolhida foi teste Clique o boto OK.

Ser solicitado para confirmar a senha, digite novamente a senha na Caixa de

Dilogo Confirmar para que ele assuma que est correta e que voc no se tenha

enganado. Finalize com o uso do boto Ok.


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Exerccios

Salve o arquivo.

Saia do arquivo e tente carreg-lo novamente. Teste com a senha correta e

repita o exerccio utilizado senhas incorretas.

Desfazer uma Senha

Para alterar ou fazer uma senha, o usurio DEVER estar com o arquivo

carregado em memria caso contrrio isso ser impossvel.

Procedimentos

Execute o comando:

Arquivo

Salvar como....

Acione:

Ferramentas

Opes gerais


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figura - Caixa de dilogo que permite abrir as opes Gerais

Ser mostrada uma Caixa de Dilogo na qual dever ser selecionado o

campo em que fora inserida a Senha.

figura - Caixa de Dilogo que permite inserir uma senha de proteo

Pressione a tecla e finalize com o boto Ok. Pea para salvar

novamente o arquivo.

Proteo de Clulas


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Existe uma outra forma de proteger os dados de uma planilha de acidentes.

fazer a proteo interna das clulas. Portanto utilize o comando:

Ferramentas

Proteger

Proteger planilha...

Ser apresentada a Caixa de Dilogo Proteger planilha, indicada na Figura

Figura - Caixa de Dilogo que permite proteger clulas.

Clique neste instante o boto OK, pois a senha opcional e neste exemplo

no ser utilizada.

Tente introduzir alguma informao na planilha. Por exemplo, mude o valor da

clula C6 para B7. Perceba que ao pressionar a tecla de nmero 8, apresentada

uma advertncia avisando que a planilha est protegida.

Desta forma, a planilha ficou protegida, mas no na forma ideal. Para

desfazer esta proteo execute o comando.

Ferramentas

Proteger


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Desproteger planilha....

Ser ideal nesta planilha deixar liberadas as reas que recebem os valores

das taxas e dos valores do ms de julho. As demais clulas poderiam ficarprotegidas. Portanto, execute os seguintes passos:

Procedimentos

Selecione a faixa de clulas B6:C10.

Execute o comando:

Formatar

Clulas

Proteo

Travar (desabilite esta opo)

D um clique no boto OK.

Execute o comando

Ferramentas

Proteger

Proteger planilha...

Clique o boto OK.

Apartir deste ponto a planilha est toda protegida com execuo da faixa de

clulas B6:C10

Experimente tentar introduzir valores fora da faixa e em seguida faa a

alterao sugerida para a clula C6, mudando o seu valor para 87.


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5 QUINTA PARTE

Macros e Programao VBA

Macros

Para iniciar macro incialmente habilite a guia do desenvolvedor em Opes do

Excel, na verso 2007

Na verso 2010, usamos a opo mais comandos da barra de acesso rpidopara personalizar a faixa de opes neste local encontraram o item que habilita a

guia desenvolvedor.


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Abaixo temos a guia desenvolvedor.

Em uma planilha pode ser necessrio automatizar uma tarefa, pois h

procedimentos repetitivos. H aes bem simples como, por exemplo, ir para uma

outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual.

Quando montamos uma macro estamos simplesmente gravando as aes

que queremos que o Excel repita quando executar a macro.

Para gravar uma macro, basta acessar a guia desenvolvedor Macro/Gravar

nova macro. A partir deste momento toda ao que for feita estar sendo gravada

at que pea para parar a gravao em Macro/Parar Gravao.


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Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe

em (D)

. Tambm possvel definir um boto e incluir na barra de ferramentas.

Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o

nome da macro como auto_open e no esquea de selecionar Armazenar macro em

esta pasta de trabalho.

Filtro Avanado

O filtro avanado em ocasies espordicas onde em vez de clicarmos nos

botes drop-down para selecionar registros, digitamos em um lugar especfico qual a

informao que queremos filtrar.


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Para selecionar esta opo, entrar em Dados/Filtrar/Filtro avanado.

Observe acima as opes disponveis.

Filtrar a lista no local - mostra os dados filtrados na prpria planilha Copiar

para outro local - copia as informaes filtradas para outro local Intervalo da lista -


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corresponde ao intervalo dos dados incluindo os ttulos. Pode-se usar nomes como

j vimos antes.

Intervalo de critrios - corresponde ao intervalo onde estamos digitando as

informaes incluindo o ttulo. (E)

Finalmente veremos assuntos relacionados a automao de tarefas no Excel.

Existem situaes onde no conseguimos resolver o problema proposto,

simplesmente utilizando os comandos e frmulas do Excel. Nessas situaes

temos que fazer o uso de recursos como Macros e Programao. A linguagem de

programao do Excel o VBA Visual Basic for Applications. O VBA a

linguagem de programao para todos os aplicativos do Microsoft Office: Word,

Excel, Access e Power Point.

Caso voc execute uma tarefa vrias vezes no Microsoft Excel, possvel

automatiz-la com uma macro. Uma macro uma seqncia de comandos e

funes armazenados em um mdulo do Visual Basic for Applications - VBA e podeser executada sempre que voc precisar executar a tarefa. Quando voc grava uma

macro, o Excel armazena informaes sobre cada etapa realizada medida que

voc executa uma seqncia de comandos. Em seguida, voc executa a macro para

repetir, ou "reproduzir", os comandos.

Nota: Os conceitos vistos aqui de maneira alguma esgotam o assunto

programao VBA no Excel. O assunto bastante extenso, merecedor inclusive de

um curso especfico, somente sobre programao VBA e criao de aplicativos com

o Excel.

A grande vantagem de gravarmos uma seqncia de comandos que

poderemos utiliza-la sempre que necessrio. Para isso basta executar a macro na

qual foi gravada a seqncia de comandos.


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Criao de Macros

As Macros so uma excelente opo para automatizar tarefas repetitivas.

Com o uso de Macros temos um ganho de produtividade considervel, ao evitar quetenhamos que executar manualmente, os diversos passos de uma tarefa, passos

estes que podem ser automatizados atravs do uso de uma macro.

Existem duas maneiras distintas para a criao de uma macro:

Podemos usar o gravador de Macros: Nesse caso o Excel grava cada

uma das aes que faro parte da Macro e transforma essas aes nos comandos

VBA equivalentes. Quando a macro for executada, os comandos VBA que sero

efetivamente executados. Cada comando VBA corresponde a uma ao efetiva da

macro.

Criar a Macro usando VBA: A partir do momento em que voc domina a

linguagem VBA, poder criar a macro digitando os comandos VBA necessrios.

Isso feito usando o Editor de VBA, conforme veremos nas prximas lies.

Exercicio: Criar uma macro usando o Gravador de Macros. A macro dever

formatar a clula atual com Negrito, cor de fonte Vermelha, com fundo cinza. Gravar

a macro com o nome de FormataVermCinza.

1. Abra o Excel.

2. Abra a Planilha.

3. Clique na clula A4.

4. Agora vamos iniciar a gravao da Macro.

5. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Gravar nova macro.

6. Ser exibida a janela Gravar Macro.

7. No campo Nome da macro digite: FormataVermCinza.


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8. No campo Tecla de atalho digite L. Observe que o Excel troca para

Ctrl+Shift+L. Isso acontece porque a combinao Ctrl+L j deve estar associada

com algum comando do Excel. Com isso estamos associando a combinao

Ctrl+Shift+L com a macro FormataVermCinza, ou seja, cada vez que quisermos

executar essa macro basta pressionar Ctrl+Shift+L.

9. O campo descrio simplesmente uma descrio da funcionalidade da

macro. Digite o texto indicado na Figura 86:

FiguraDefinio do nome e da tecla de atalho da Macro.

10. Clique em OK. A gravao da Macro ser iniciada. Todos os comandos

que voc executar, durante a gravao da Macro, faro parte da Macro.

11. Uma alterao na barra de status quando inicia a gravao

de para ( )exibida na planilha do Excel. Essa barra utilizada para parar a gravao da Macro.

Agora devemos escolher os comandos que faro parte da macro. Aps ter

executado os comandos que faro parte da macro, basta clicar no boto para

encerrar a gravao da Macro.

12. Clique no boto ( ) para aplicar Negrito.

13. Na lista de Cores da fonte ( ) selecione Vermelho.


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14. Na lista de Cores de fundo ( ) selecione Cinza.

15. Clique no boto ( ) para encerrar a gravao da Macro.

16. Agora a macro FormataVermCinza foi criada e podemos utiliza-la sempre

que necessrio.

Para executar a macro FormataVermCinza faa o seguinte:

1. Clique na Clula B7.

2. Pressione Ctrl+Shift+L.

3. A macro FormataVermCinza executada e as formataes definidas pela

macro (Negrito, fonte Vermelha e fundo Cinza) so automaticamente aplicadas na

Clula B7. Veja que com um simples comando de teclado, executo uma srie de

comandos (nesse exemplo: trs comandos de formatao). Esse exemplo nos d

uma pequena idia do poder e facilidade do uso das macros.

4. Tambm possvel executar a macro usando o comando Ferramentas ->

Macro -> Macros.

5. Clique na clula B5.

6. Selecione o comando Ferramentas -> Macro -> Macros.

7. Ser exibida a janela Macro, onde so listadas todas as macros existentes

na pasta de trabalho atual (no arquivo carregado no Excel), conforme indicado na

Figura 87:


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8. Clique na Macro FormataVermCinza para seleciona-la.

9. Clique no boto Executar.

10. A Macro ser executada e as respectivas formataes sero aplicadas clula B5.

11. A sua planilha deve estar conforme indicado na Figura 88:

At aqui tudo OK. Nenhuma novidade. A pergunta que pode surgir :

Como que o Excel faz isso?

Ou de outra forma:


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ASSESSORIA D

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