EXCEL Gestion de listes et tableaux croisés dynamiques · 2016-04-20 · Effectuer des traitements sur les données : calculs, tris, recherches, ... 9 TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES

EXCEL Gestion de listes et tableaux croisés dynamiques

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AVANT PROPOS

L’utilisation du matériel informatique est soumise au respect des règles de bon usage énoncées dans la « Charte des utilisateurs du Système d’Information de la Ville et du Département de Paris ». Toute tentative de connexion ou d’usage frauduleux ou mal intentionné est passible de sanction.

Le matériel mis à disposition doit également être utilisé dans le respect d’un usage écoresponsable. Il est donc important de mettre hors tension son matériel informatique (écran compris) lors de la pause déjeuner et à la fin de la journée de travail.

Afin de réduire la consommation d'encre et de papier, l’éventuelle impression du présent mémento pourra être paramétrée en fonction du logiciel et du matériel d’édition mis à disposition.


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Ce memento a été réalisé par les formateurs du Bureau de la formation de la Ville de Paris. Le memento "EXCEL Gestion de listes et tableaux croisés dynamiques" n’est pas un outil d’auto-formation. Il a été conçu pour être le complément d’un stage de formation et doit s’utiliser comme un aide-mémoire. Il reprend les objectifs du stage "EXCEL Gestion de listes et tableaux croisés dynamiques" version 2010. RAPPEL DES OBJECTIFS

Concevoir une organisation efficace et évolutive des listes de données

Effectuer des traitements sur les données : calculs, tris, recherches, filtrages

Réaliser des tableaux et des graphiques croisés pertinents. RAPPEL DU CONTENU

Optimiser le stockage des informations afin de les traiter avec Excel

Importer des données à partir de sources diverses

Établir des liaisons entre les différentes listes de données : liens directs, recherches

Contrôler la cohérence des données à l’aide des validations

Effectuer des traitements sur les données : calculs, tris, filtres automatiques et élaborés, extractions, consolidations entre tableaux

Utiliser des fonctions spécifiques aux listes de données : statistiques, transposition…

Créer des tableaux croisés à partir de listes, de tableaux avec étiquettes ou de consolidations

Modifier la mise en forme du tableau croisé : disposition, présentation, formats, regroupement par intervalles

Mettre en œuvre des fonctions tableaux croisés : statistiques, pourcentage, totaux, champs calculés, extraction...

Concevoir des graphiques croisés : mise en forme et présentation.

Les différents chapitres sont indépendants. Ils traitent chacun d’un thème précis.

Convention typographique

Signifie rubrique « Trucs et Astuces »

Pour accéder à une commande, a été utilisée la notation suivante : Le texte en gras désigne « l’onglet », celui en italique « le groupe », suivi de « la commande ». Exemple : Accueil/Police/Gras


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SOMMAIRE

1 STOCKAGE DES INFORMATIONS .................................................................................................. 8

1.1 Organisation ................................................................................................................ 8 1.1.1 Importance de l'organisation du stockage des informations ................................................. 8 1.1.2 Évolution des tableaux .............................................................................................. 8

1.2 Tableaux dans une même feuille ....................................................................................... 8

1.3 Tableaux dans des feuilles différentes ................................................................................. 9

1.4 Tableaux dans des classeurs différents ................................................................................ 9

1.5 Feuilles groupées ........................................................................................................ 10

2 ACCÈS AUX INFORMATIONS ..................................................................................................... 11

2.1 Liens entre cellules, feuilles et classeurs ........................................................................... 11 2.1.1 Création d'un lien .................................................................................................. 11 2.1.2 Mise à jour .......................................................................................................... 11 2.1.3 Gestion des liens ................................................................................................... 12

2.2 Importation ............................................................................................................... 12 2.2.1 Types de fichiers d'importation ................................................................................. 12 2.2.2 Word vers Excel .................................................................................................... 12 2.2.3 Texte délimité ...................................................................................................... 13 2.2.4 Texte longueur fixe ................................................................................................ 14

2.3 Gestion des données .................................................................................................... 17 2.3.1 Répartir une cellule en plusieurs colonnes .................................................................... 17 2.3.2 Supprimer les doublons ........................................................................................... 17

2.4 Données externes ........................................................................................................ 18 2.4.1 À partir d'Access.................................................................................................... 18 2.4.2 À partir du Web .................................................................................................... 19 2.4.3 À partir du texte ................................................................................................... 19 2.4.4 À partir d'autres sources .......................................................................................... 20 2.4.5 À partir d'une connexion existante ............................................................................. 20 2.4.6 Options des connexions ........................................................................................... 20 2.4.7 Actualiser les connexions ......................................................................................... 21

2.5 Exportation ............................................................................................................... 22 2.5.1 Types de fichiers d'exportation .................................................................................. 22 2.5.2 Excel vers Word .................................................................................................... 22 2.5.3 Excel publipostage Word ......................................................................................... 22

2.6 Fonctions de recherches et références .............................................................................. 23 2.6.1 Recherche verticale, fonction RECHERCHEV .................................................................. 23 2.6.2 Recherche horizontale, fonction RECHERCHEH ............................................................... 24 2.6.3 RECHERCHE ......................................................................................................... 24 2.6.4 Recherche indexée, fonction INDEX ............................................................................ 25 2.6.5 Equivalence, fonction EQUIV ..................................................................................... 25 2.6.6 Transposition, fonction matricielle TRANSPOSE .............................................................. 26 2.6.7 Référence indirecte, fonction INDIRECT ....................................................................... 26 2.6.8 Extension de zone paramétrée, fonction DECALER .......................................................... 26

2.7 Affichage d’un tableau sous forme d’image ........................................................................ 26 2.7.1 Principes ............................................................................................................. 26 2.7.2 Mise en œuvre ...................................................................................................... 27


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2.8 Zones nommées .......................................................................................................... 27 2.8.1 Principes ............................................................................................................. 27 2.8.2 Zones nommées définies automatiquement par Excel ...................................................... 27 2.8.3 Zones nommées créées par l’utilisateur ....................................................................... 27 2.8.4 Codification des zones nommées ................................................................................ 28 2.8.5 Repérage des zones nommées par des couleurs spécifiques ............................................... 28 2.8.6 Gestion des zones nommées ..................................................................................... 29

3 CONTRÔLE ET VALIDATION DE LA SAISIE ..................................................................................... 30

3.1 Contrôle de la saisie ..................................................................................................... 30

3.2 Format de nombre personnalisé....................................................................................... 30

3.3 Mise en forme conditionnelle .......................................................................................... 31

3.4 Contrôle par formule .................................................................................................... 31 3.4.1 Alerte avec formule ............................................................................................... 32 3.4.2 Alerte avec Mise en forme conditionnelle ..................................................................... 32

3.5 Outil validation ........................................................................................................... 32

3.6 Repérage des saisies..................................................................................................... 34

4 CONTRÔLES DES RÉSULTATS ................................................................................................... 35

4.1 Vérification des résultats ............................................................................................... 35 4.1.1 Contrôle par formule de calculs ................................................................................. 35 4.1.2 Mise en forme conditionnelle .................................................................................... 35 4.1.3 Fonctions dans la barre d'état Excel ............................................................................ 35 4.1.4 Indicateur d'erreur ................................................................................................. 36

4.2 Gestion des erreurs renvoyées ........................................................................................ 37 4.2.1 Fonction SIERREUR ................................................................................................. 37 4.2.2 Fonctions EST ....................................................................................................... 37

5 FONCTIONS AVANCÉES .......................................................................................................... 38

5.1 Fonctions logiques ....................................................................................................... 38 5.1.1 Condition simple SI ................................................................................................ 38 5.1.1 Conditions multiples ET - OU - NON ............................................................................ 38

5.2 Fonctions statistiques conditionnelles ............................................................................... 39 5.2.1 Comptage conditionnel NB.SI .................................................................................... 39 5.2.2 Somme et Moyenne conditionnelle SOMME.SI MOYENNE.SI ................................................. 39 5.2.3 Critères .............................................................................................................. 40

5.3 Fonctions texte ........................................................................................................... 40

5.4 Fonctions dates .......................................................................................................... 41

6 LISTES DE DONNÉES .............................................................................................................. 43

6.1 Organisation des données .............................................................................................. 43

6.2 Filtres automatiques .................................................................................................... 43 6.2.1 Mise en œuvre ...................................................................................................... 43 6.2.2 Filtre selon le type de données ................................................................................. 43 6.2.3 Filtre par recherche ............................................................................................... 44 6.2.4 Filtre personnalisé ................................................................................................. 45 6.2.5 Calculs statistiques sur les valeurs filtrées .................................................................... 45 6.2.6 Annulation des filtres ............................................................................................. 45 6.2.7 Enregistrement des filtres ........................................................................................ 45

6.3 Filtre avancé .............................................................................................................. 46 6.3.1 Principes ............................................................................................................. 46 6.3.2 Création ............................................................................................................. 47 6.3.3 Critères de recherche ............................................................................................. 47 6.3.4 Fonctions "liste de données" ..................................................................................... 48

6.4 Consolidation ............................................................................................................. 48 6.4.1 Principes ............................................................................................................. 48 6.4.2 Consolidation à partir des emplacements ..................................................................... 49 6.4.3 Consolidation à partir des entêtes .............................................................................. 50


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6.5 Mode "Tableau" ........................................................................................................... 51 6.5.1 Principes ............................................................................................................. 51 6.5.2 Création ............................................................................................................. 52 6.5.3 Présentation ........................................................................................................ 52 6.5.4 Dimensions du tableau ............................................................................................ 53 6.5.5 Sous-totaux ......................................................................................................... 53 6.5.6 Formule avec en-tête de colonne ............................................................................... 54 6.5.7 Convertir un tableau en mode normal ......................................................................... 54

7 PROTECTION ...................................................................................................................... 55

7.1 Principes ................................................................................................................... 55

7.2 Protection du classeur .................................................................................................. 55 7.2.1 Enregistrement automatique .................................................................................... 55 7.2.2 Copie de sauvegarde .............................................................................................. 55 7.2.3 Mot de passe à l'ouverture ....................................................................................... 55 7.2.4 Mot de passe pour modifications ................................................................................ 56 7.2.5 Lecture seule recommandée ..................................................................................... 56

7.3 Protection contre les modifications .................................................................................. 57 7.3.1 Protection des cellules ............................................................................................ 57 7.3.2 Protection de la feuille ........................................................................................... 57 7.3.3 Déplacements ....................................................................................................... 57 7.3.4 Protection du classeur ............................................................................................ 58

8 AFFICHAGES ....................................................................................................................... 59

8.1 Mode plan ................................................................................................................. 59 8.1.1 Principes ............................................................................................................. 59 8.1.2 Mise en œuvre ...................................................................................................... 59 8.1.3 Gestion ............................................................................................................... 59

8.2 Affichages personnalisés ................................................................................................ 60 8.2.1 Principes ............................................................................................................. 60 8.2.2 Mise en œuvre ...................................................................................................... 60

9 TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES ............................................................................................. 61

9.1 Principes ................................................................................................................... 61 9.1.1 Concept .............................................................................................................. 61 9.1.2 Démonstration ...................................................................................................... 61

9.2 Création avec liste de données ........................................................................................ 62 9.2.1 Création ............................................................................................................. 62 9.2.2 Forme compactée .................................................................................................. 63 9.2.3 Forme plan .......................................................................................................... 63 9.2.4 Forme tabulaire .................................................................................................... 64

9.3 Totaux / Sous-totaux .................................................................................................... 64 9.3.1 Totaux ............................................................................................................... 64 9.3.2 Sous-totaux ......................................................................................................... 66 9.3.3 Options de sous-totaux............................................................................................ 66

9.4 Calculs ..................................................................................................................... 67 9.4.1 Calculs statistiques ∑ Valeurs ................................................................................... 67 9.4.2 Affichages des calculs statistiques ∑ Valeurs ................................................................. 68 9.4.3 Format des calculs ................................................................................................. 69 9.4.4 Champs calculés .................................................................................................... 69

9.5 Gestion..................................................................................................................... 70 9.5.1 Mise à jour .......................................................................................................... 70 9.5.2 Renommer les intitulés ........................................................................................... 70 9.5.3 Filtres ................................................................................................................ 70 9.5.4 Segments de sélection ............................................................................................ 70 9.5.5 Connexions des segments ......................................................................................... 71 9.5.6 Regroupement ...................................................................................................... 72 9.5.7 Filtre de rapport en feuilles ..................................................................................... 73 9.5.8 Liens vers tableau croisé ......................................................................................... 73


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9.6 Mise en forme ............................................................................................................ 73 9.6.1 Styles ................................................................................................................. 73 9.6.2 Options des champs ............................................................................................... 75 9.6.3 Options du tableau croisé ........................................................................................ 76

9.7 Création avec tableaux à étiquettes ................................................................................. 80 9.7.1 Avec un champ de page ........................................................................................... 80 9.7.2 Intitulés avec un champ de page ................................................................................ 82 9.7.3 Avec plusieurs champs de page ................................................................................. 83 9.7.4 Intitulés avec plusieurs champs de page ....................................................................... 86

10 GRAPHIQUES CROISÉS DYNAMIQUES .......................................................................................... 87

10.1 Principes ................................................................................................................... 87 10.1.1 Concept .............................................................................................................. 87 10.1.2 Démonstration ...................................................................................................... 87

10.2 Création avec liste de données ........................................................................................ 88 10.2.1 Création ............................................................................................................. 88 10.2.2 Types de graphiques ............................................................................................... 88

10.3 Gestion..................................................................................................................... 89 10.3.1 Filtres ................................................................................................................ 89 10.3.2 Segments de sélection ............................................................................................ 89 10.3.3 Connexions des segments ......................................................................................... 89

10.4 Création avec tableaux à étiquettes ................................................................................. 90 10.4.1 Avec un champ de page ........................................................................................... 90 10.4.2 Intitulés avec un champ de page ................................................................................ 92 10.4.3 Avec plusieurs champs de page ................................................................................. 93 10.4.4 Intitulés avec plusieurs champs de page ....................................................................... 96

11 ANNEXES ........................................................................................................................... 97

11.1 Formats personnalisés .................................................................................................. 97 11.1.1 Création ............................................................................................................. 97 11.1.2 Codes formats ...................................................................................................... 97 11.1.3 Sections .............................................................................................................. 98

11.2 Pourcentages ............................................................................................................. 98 11.2.1 Calculs ............................................................................................................... 98 11.2.2 Comparaisons ....................................................................................................... 99

11.3 Index ...................................................................................................................... 100


STOCKAGE DES INFORMATIONS 8

1 STOCKAGE DES INFORMATIONS

Organisation 1.1

1.1.1 Importance de l'organisation du stockage des informations

Une bonne organisation facilitera l'accès et la gestion des informations.

les informations étant correctement stockées, elles seront réutilisables plus facilement dans la même application ou à partir d'une autre application

elle participe à l'évolutivité de l'application ainsi gérée : on pourra ajouter de nouvelles valeurs sans modifier les formules déjà créées

elle permet de répondre à une demande rapidement et sans remettre en cause l'existant : tout nouveau résultat demandé pourra être créé facilement

il est possible de répartir des informations liées entre plusieurs classeurs et/ou feuilles selon l'utilisation qui en est faite

en fonction de l'exploitation, il est recommandé de différencier les tableaux de saisie des tableaux de calculs

1.1.2 Évolution des tableaux

un stockage approprié des informations facilitera l'ajout de nouvelles données

les traitements doivent prévoir l'ajout de ces données en utilisant des sélections plus grandes que celles prévues avec les données actuelles

penser à définir visuellement les zones de saisies possibles en mettant en œuvre une présentation appropriée (encadrements, couleur de fond…)

Tableaux dans une même feuille 1.2

Lorsque les tableaux ont le même niveau d'intérêt, on les créera dans une même feuille car il est intéressant de pouvoir les visualiser simultanément sans se déplacer entre feuilles.

Exemple : tableaux spécifiques pour les graphiques regroupés ensemble…



Tableaux dans des feuilles différentes 1.3

Lorsque l'on veut différencier des tableaux indépendants ou adopter une présentation spécifique à chacun d’entre eux : largeurs de colonne, hauteurs de ligne, bordures…

Exemple : tableaux de saisie

Tableaux dans des classeurs différents 1.4

Cela permet de partager un tableau entre plusieurs applications ou utilisateurs : les tableaux sont stockés dans des fichiers distincts.

il est possible d'attribuer des droits d'accès sur les fichiers et de gérer la confidentialité

il est possible aussi de faire un suivi des modifications…

Exemple : tableaux de données partagés



Feuilles groupées 1.5

La gestion de groupe permet de concevoir simultanément plusieurs tableaux identiques et de conserver ainsi la structure et les invariants des tableaux.

limites des feuilles groupées : certains outils ne sont plus accessibles !

Exemple : tableaux de relevés mensuels


ACCÈS AUX INFORMATIONS 11

2 ACCÈS AUX INFORMATIONS

Liens entre cellules, feuilles et classeurs 2.1

Les liens permettent de faire apparaître le contenu d’une cellule à un autre emplacement dans le même classeur ou dans un autre classeur. Par ailleurs le lien étant une formule, il est mis à jour automatiquement.

2.1.1 Création d'un lien

Pour créer un lien, saisir = puis cliquer sur la cellule source, celle-ci peut être dans la même feuille, dans une autre feuille ou même dans un autre classeur.

dans la même feuille =cellule exemple : =B3

entre 2 feuilles différentes

=feuille!cellule

exemple : =Gestion!B3

entre 2 classeurs différents

='chemin\[classeur]feuille'!cellule

Remarque lorsque la source provient d'un autre classeur, les coordonnées sont en références absolues par défaut exemple : ='C:\Documents\[Ventes.xlsx]Saisie'!$E$5

pour lier une grande plage de cellules, il est plus pratique d’utiliser le collage spécial…

COPIER / COLLAGE SPÉCIAL… / COLLER AVEC LIAISON

2.1.2 Mise à jour

liaison dans le même classeur ou dans la même feuille : la mise à jour s’effectue en temps réel

liaison entre classeurs

si les classeurs sont ouverts : la mise à jour s'effectue en direct

sinon une demande de confirmation s’affichera par défaut à l’ouverture du classeur lié

Remarque si le lien avec le tableau source a disparue, Excel affichera un 0 dans les cellules destinations

modifier la mise à jour à partir des classeurs sources

Données / Connexions / Modifier les liens /



2.1.3 Gestion des liens

classeurs liés stockés dans le même dossier : les coordonnées des cellules liées seront remises à jour automatiquement si on déplace les classeurs liés dans un autre disque/dossier

classeurs liés à partir de dossiers différents ou déplacés dans des dossiers différents : il faudra effectuer la modification des liens par Données / Connexions / Modifier les liens puis indiquer l’emplacement de chacun des classeurs source

Importation 2.2

2.2.1 Types de fichiers d'importation

Fichier / Ouvrir / Type de fichiers :

Tous les fichiers (*.*) - Tous les fichiers Excel (*.xl*…) - Fichiers Excel (*.xl*…) Toutes les pages Web (*.htm…) - Fichiers XML (*.xlm) - Fichiers texte (*.prn, *.txt, *.csv) Toutes sources de données (*.odc…) - Bases de données Access (*.mdb, *.accdb…) Fichiers de requête (*.iqy…) - Fichiers dBase (*.dbf) - Macros Excel4.0 (*.xlm, *.xla) Classeurs Excel4.0 (*.xlw) - Feuilles de calcul (*xlsx…) - Environnements (*.xlw) - Modèles (*.xltx…) Compléments (*.xlam…) - Barre d'outils (*.xlb) - Fichiers SYLK (*.slk) - Format DIF (*.dif) Fichiers de sauvegarde (*.xlk, *.bak) - Feuille de calcul OpenDocument (*.ods)

2.2.2 Word vers Excel

sélectionner un tableau Word

Accueil / Presse-papiers / Copier

se déplacer dans Excel

Accueil / Presse-papiers / Coller ceci crée un tableau équivalent dans Excel

options de collage

Accueil / Presse-papiers / Options de collage : Conserver la mise en forme source - Respecter la mise en forme de destination

collage spécial Accueil / Presse-papiers / Collage spécial… Objet Document Microsoft Word ( Afficher sous forme d'icône) - Image (métafichier amélioré) - HTML - Texte Unicode - Texte - Lien hypertexte

Coller / Coller avec liaison cette option n'apparaît que lorsque la liaison est possible



2.2.3 Texte délimité

les données sont délimitées par des caractères spéciaux permettant de repérer chaque information "Anne";"HERICOURT";"12/06/1980";"75004";"PARIS"

Étape 1 choisir le type de données et les caractéristiques Délimité ................................... des caractères tels que des virgules ou des tabulations séparent

chaque champ Commencer l'importation à la ligne : .... permet de supprimer un éventuel titre Origine du fichier : .......................... Macintosh - Windows (ANSI) - MS-DOS (PC-8)

sélectionner l'origine permettant de récupérer correctement les caractères accentués

Étape 2 définir les séparateurs de champs Séparateurs : Tabulation - Point-virgule - Virgule - Espace - Autre : choisir caractère Interpréter des séparateurs identiques consécutifs comme uniques Identificateur de texte : " (guillemet) - ' (apostrophe) - aucun



Étape 3 définir le type de données Format des données en colonne : Standard - Texte - Date (MJA JMA AMJ MAJ JAM AJM) Colonne non distribuée (la colonne ne sera pas importée)

Paramètres des données numériques

résultat de l'importation ATTENTION PENSEZ À ENREGISTRER LE FICHIER SOUS LE TYPE : CLASSEUR EXCEL ! SINON RISQUE D'ÉCRASE LE FICHIER SOURCE..

A B C D E

1 Anne HERICOURT 12/06/1980 75004 PARIS

2 Pierre PARDOU 01/10/1972 21190 NANTOUX

3 Claude CHARVET 07/04/1986 45140 INGRE

2.2.4 Texte longueur fixe

fichier texte de longueur fixe les données ont une longueur fixe pour l'ensemble des informations qu'elles contiennent ex. Anne HERICOURT 12/06/198075004PARIS ------------------------------------------------------------ | | | | | | 1 15 30 40 45 60



Étape 1 choisir le type de données et les caractéristiques Largeur fixe ............................... les champs sont alignés en colonnes et séparés par des espaces Commencer l'importation à la ligne : .... permet de supprimer un éventuel titre Origine du fichier : .......................... Macintosh - Windows (ANSI) - MS-DOS (PC-8)

sélectionner l'origine permettant de récupérer correctement les caractères accentués

Étape 2 choisir la largeur des champs



Étape 3 définir le type de données Format des données en colonne : Standard - Texte - Date (MJA JMA AMJ MAJ JAM AJM) Colonne non distribuée (la colonne ne sera pas importée)

Paramètres des données numériques

résultat de l'importation ATTENTION PENSEZ À ENREGISTRER LE FICHIER SOUS LE TYPE : CLASSEUR EXCEL ! SINON RISQUE D'ÉCRASE LE FICHIER SOURCE..

A B C D E


2 Pierre PARDOU 01/10/1972 21190 NANTOUX

3 Claude CHARVET 07/04/1986 45140 INGRE



Gestion des données 2.3

2.3.1 Répartir une cellule en plusieurs colonnes

permet de répartir le contenu d'une cellule dans des colonnes distinctes ex. la cellule A1 contient un ensemble de données

A B C D E


après conversion, les données sont réparties dans les colonnes à droite

A B C D E


sélectionner la cellule contenant les données

Données / Outils de données / Convertir mêmes principes que l'importation texte

2.3.2 Supprimer les doublons

permet de supprimer des lignes de données à partir de valeurs en doublons ex. suppression des doublons à partir de la Date et du Client

A B C D E

1 N° Date Client Adultes Enfants

2 1 02/01/2013 166 2 4

3 2 06/01/2013 115 1 3

4 3 04/01/2013 85 3 2

5 4 04/01/2013 85 1 2

6 5 02/01/2013 166 2 2

après suppression des doublons

A B C D E

1 N° Date Client Adultes Enfants

2 1 02/01/2013 166 2 4

3 2 06/01/2013 115 1 3

4 3 04/01/2013 85 3 2



cliquez dans le tableau voulu

Données / Outils de données / Supprimer les doublons

Données externes 2.4

La commande Données externes permet de mémoriser l'accès aux données. L'actualisation s'effectuera sur demande.

2.4.1 À partir d'Access

Données / Données externes / Depuis Access / sélectionner la base de données et la table ou la requête voulue

sélectionner la méthode : Tableau - Rapport de tableau croisé - Rapport de graphique croisé



2.4.2 À partir du Web

Données / Données externes / À partir du Web / saisir l'adresse du site voulu

Cliquez en regard des tables que vous voulez sélectionner, puis cliquez sur

résultat

2.4.3 À partir du texte

Données / Données externes / À partir du texte / sélectionner le fichier voulu

sélectioner le type de fichier… mêmes principes que l'importation texte…

Pos Equipe Equipe Pl G D P PF PA Diff TF TA Pts

1 No change (1) Irlande Irl 5 4 0 1 132 49 83 16 4 8

2 No change (2) Angleterre Ang 5 4 0 1 138 65 73 14 5 8

3 Up (4) Pays de Galles Gal 5 3 0 2 122 79 43 11 6 6

4 Down (3) France Fra 5 3 0 2 101 100 1 9 10 6

5 No change (5) Écosse Eco 5 1 0 4 47 138 -91 4 15 2

6 No change (6) Italie Ita 5 0 0 5 63 172 -109 7 21 0



2.4.4 À partir d'autres sources

Données / Données externes / Autres sources / sélectionner le type de source - SQL Server - Analysis Services - Importation de données XML - Assistant Connexion de données - Microsoft Query

sélectionner la source voulue

2.4.5 À partir d'une connexion existante

se positionner dans une cellule

Données / Données externes / Connexions existantes / sélectionner la connexion voulue

2.4.6 Options des connexions

liste des connexions et leurs emplacements dans le classeur

Données / Connexions / Connexions



propriétés des données externes

Données / Connexions / Propriétés

propriétés de la connexion cliquez dans le tableau concerné

Données / Connexions / Actualiser tout / Propriétés de connexion…

2.4.7 Actualiser les connexions

permet d'actualiser les connexions en tenant compte des options définies dans les propriétés

actualiser toutes les connexions

Données / Connexions / Actualiser tout

actualiser une connexion cliquez dans le tableau concerné

Données / Connexions / Actualiser tout / Actualiser



Exportation 2.5

2.5.1 Types de fichiers d'exportation

sélectionner un tableau Excel

Fichier / Enregistrer sous / Type de fichiers :

Classeur Excel (*.XLSX) - Classeur Excel prenant en charge les macros (*.XSLX) Classeur Excel binaire (*.XLSB) - Classeur Excel97-2003 (*.xls) - Données XML (*.xml) Page Web à fichier unique (*.mht, *.mhtml) - Page Web (*.htm, *.html) - Modèle Excel (*.xltx) Modèle Excel prenant en charge les macros (*.xltm) - Modèle Excel97-2003 (*.xlt) Texte séparateur tabulation (*.txt) - Texte Unicode (*.txt) - Feuille de calcul XML2003 (*.xml) Classeur Excel5.0/95 (*.xls) - CSV séparateur point-virgule (*.csv) - Texte séparateur espace (*.prn) Texte Macintosh (*.txt) - Texte DOS (*.txt) - CSV Macintosh (*.csv) - CSV DOS (*.csv) - DIF (*.dif) SYLK (*.slk) - Macro complémentaire Excel (*.xlam) - Macro complémentaire Excel97-2003 (*.xla) PDF (*.pdf) - Document XPS (*xps) - Feuille de calcul OpenDocument (*.ods)

2.5.2 Excel vers Word

sélectionner un tableau Excel

Accueil / Presse-papiers / Copier

se déplacer dans Word

Accueil / Presse-papiers / Coller ceci crée un tableau équivalent dans Word chaque colonne correspond à une tabulation chaque ligne correspond à un paragraphe

options de collage

Accueil / Presse-papiers / Coller

Conserver la mise en forme source - Utiliser les styles de destination

Lier et conserver la mise en forme source - Lier et utiliser les styles de destination

Image - Conserver uniquement le texte

collage spécial Accueil / Presse-papiers / Collage spécial… Feuille de calcul Microsoft Excel Object ( Afficher sous forme d'icône) - Texte mis en forme (RTF) - Image en mode point - Image (métafichier amélioré) - Format HTML - Texte unicode sans mise en forme

Coller / Coller avec liaison cette option n'apparaît que lorsque la liaison est possible

2.5.3 Excel publipostage Word

sélectionner un tableau Excel chaque colonne doit avoir une en-tête, le tableau ne doit pas comporter de ligne/colonne vide… afin de faciliter le publipostage, le tableau doit être seul dans la 1ère feuille du classeur il est néanmoins possible de sélectionner un tableau spécifique…

ouvrir document Word / Publipostage / Démarrer la fusion et le publipostage / Sélection des

destinataires / Utiliser la liste existante… - sélectionner le classeur voulu… voir 4.Publipostage - Memento Word Perfectionnement Automatisation des tâches



Fonctions de recherches et références 2.6

2.6.1 Recherche verticale, fonction RECHERCHEV

recherche exacte permet de rechercher une valeur dans la 1ère colonne d’un tableau et de récupérer le contenu d’une colonne

=RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;n°index_col;FAUX) Remarque renvoie #N/A lorsque la valeur recherchée est inconnue

A B C D

1 Po Pomme 0,50 RECHERCHEV

2 Ce Cerise 0,16 valeur_cherchée .... B5

3 Gr Groseille 0,34 table_matrice ....... B1:D3

4 n°index_col ......... 3

5 Ce 0,16 valeur_proche ...... FAUX

recherche approchée permet de rechercher une valeur la plus proche dans la 1ère colonne d’un tableau et de récupérer le contenu d’une colonne : les données de la 1ère colonne doivent être triées par ordre croissant

=RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;n°index_col;VRAI ou omis)

Remarque renvoie #N/A lorsque la valeur recherchée est inférieure à la 1ère valeur

A B C

1 0 insuffisant RECHERCHEV

2 1000 résultats moyens valeur_cherchée .... B5

3 3000 objectifs atteints table_matrice ....... B1:C3

4 n°index_col ......... 2

5 1320 résultats moyens valeur_proche ...... VRAI



2.6.2 Recherche horizontale, fonction RECHERCHEH

recherche exacte permet de rechercher une valeur dans la 1ère ligne d’un tableau et de récupérer le contenu d’une ligne

=RECHERCHEH(valeur_recherchée;zone_cellules;n°ligne;FAUX)

Remarque renvoie #N/A lorsque la valeur recherchée est inconnue

A B C D

1 Versailles Lille Fréjus Bordeaux RECHERCHEH

2 78 59 83 33 valeur_cherchée .... A5

3 Yvelines Nord Var Gironde table_matrice ....... A1:D3

4 n°index_lig .......... 2

5 Fréjus 83 valeur_proche ...... FAUX

recherche approchée permet de rechercher une valeur la plus proche dans la 1ère ligne d’un tableau et de récupérer le contenu d’une ligne : les données de la 1ère ligne doivent être triées par ordre croissant

=RECHERCHEH(valeur_cherchée;table_matrice;n°index_lig;VRAI ou omis)

Remarque renvoie #N/A lorsque la valeur recherchée est inférieure à la 1ère valeur

A B C D

1 01/01/2009 05/02/2010 01/01/2011 02/03/2012 RECHERCHEH

2 3000 3420 2800 2800 valeur_cherchée .... A5

3 26,5 % 22,0 % 11,5 % 12,6 % table_matrice ....... A1:C3

4 n°_index_lig......... 3

5 22/03/2011 11,5% valeur_proche ...... VRAI

2.6.3 RECHERCHE

La fonction RECHERCHE renvoie une valeur provenant soit d’une plage à une ligne ou une colonne, soit d’une

matrice, elle a donc 2 syntaxes : la forme vectorielle et la forme matricielle.

forme matricielle recherche la valeur spécifiée dans la première ligne ou colonne d’une matrice et renvoyer une valeur à partir de la même position dans la dernière ligne ou colonne de la matrice utilisez la forme matricielle lorsque votre recherche porte sur une liste de valeurs peu importante et que les valeurs restent constantes dans le temps

=RECHERCHE(valeur_cherchée;matrice)

A B C

1 Po Pomme 0,50

2 Ab Abricot 0,65

3 Ce Cerise 0,16

4 Gr Groseille 0,34 RECHERCHE

5 valeur_cherchée ... A6

6 Ce 0,16 matrice .............. A1:C4



forme vectorielle rechercher une valeur dans une plage à une ligne ou colonne (appelée vecteur) et renvoyer une valeur à partir de la même position dans une seconde plage à une ligne ou colonne utilisez la forme vectorielle lorsque votre recherche porte sur une liste de valeurs importante ou lorsque les valeurs risquent de changer dans le temps

=RECHERCHE(valeur_cherchée;matrice)

A B C

1 Po

2 Ab 0,50

3 Ce 0,65

4 Gr 0,16 RECHERCHE

5 0,34 valeur_cherchée ...... A7

6 vecteur_recherche.... A1:A4

7 Ab 0,65 vecteur_résultat ...... C2:C5

2.6.4 Recherche indexée, fonction INDEX

Utilisable lorsque l’on connaît l’indexation dans une matrice, n° de ligne et de colonne.

=INDEX(matrice;n°lig;n°col)

A B C

1 Po Pomme 0,50

2 Ab Abricot 0,65

3 Ce Cerise 0,16 INDEX

4 Gr Groseille 0,34 matrice .. A1:C4

5 n°lig ...... 3

6 Cerise n°col ..... 2

2.6.5 Equivalence, fonction EQUIV

Permet de connaître la position d’une valeur recherchée dans une liste.

=EQUIV(valeur_cherchée;tableau_recherche;type)

type : –1 trouve la plus petite valeur qui est >= à valeur_cherchée (la liste doit être croissante) 0 trouve la 1ère valeur exactement équivalente à valeur_cherchée (la liste n’a pas besoin

d’être triée)

1 (valeur par défaut) trouve la valeur la plus élevée qui <= à valeur_cherchée (la liste doit être croissante)

A B

1 Po Pomme

2 Ab Abricot

3 Ce Cerise EQUIV

4 Gr Groseille valeur_cherchée ...... A6

5 tableau_recherche ... B1:B4

6 Abricot 2 type ..................... 0



2.6.6 Transposition, fonction matricielle TRANSPOSE

Cette fonction permet de transposer un tableau en sens inverse.

les cellules du tableau transposé sont liées vers les cellules d'origines exemple : modifier l'orientation d'un tableau pour en faire une impression

sélectionner une zone de cellules équivalente à celle du tableau d'origine mais en sens inverse, exemple : tableau d'origine 4L x 2C sélectionner 2L x 4C puis saisir la formule dans la 1ère cellule de cette zone (cellule active)

=TRANSPOSE(tableau d'origine) valider par (CTRL) + (MAJ) + (ENTREE) car c'est une fonction matricielle…

2.6.7 Référence indirecte, fonction INDIRECT

Permet de faire référence indirectement à une zone de cellules.

=INDIRECT(référence_texte) permet également de toujours faire référence à la même cellule, même si la ligne au-dessus est supprimée ou la cellule déplacée exemple : toujours faire référence à la cellule A10 INDIRECT("A10")

A B C D 3 zones nommées :

1 Nord Sud Centre Nord B2:B5

2 studio 26 37 22 Sud C2:C5

3 appart. 46 70 16 Centre D2:D5

4 maison 112 146 38

5 terrain 31 42 9

6

7 région total INDIRECT

8 Sud 295 =SOMME(INDIRECT(A8))

2.6.8 Extension de zone paramétrée, fonction DECALER

Elle permet de paramétrer le décalage et/ou l'étendue d'une zone de cellules.

=DECALER(réf;lignes;colonnes;hauteur;largeur) réf .......... référence par rapport à laquelle le décalage et/ou l'étendue doit être effectué lignes ....... nombre de lignes vers le haut ou vers le bas dont la cellule supérieure gauche de la

référence renvoyée doit être décalée colonnes ... nombre de colonnes vers la droite ou vers la gauche dont la cellule supérieure gauche de la

référence renvoyée doit être décalée hauteur .... nombre de lignes que la référence renvoyée doit avoir (facultatif) largeur ..... nombre de colonnes que la référence renvoyée doit avoir (facultatif)

Affichage d’un tableau sous forme d’image 2.7

2.7.1 Principes

Il permet de créer une image à partir d'une zone de cellules.

exemple : intégrer un tableau d'une présentation différente, largeur de colonnes et hauteur de lignes, dans un tableau n'ayant pas la même présentation : le tableau intégré n'est pas tributaire des largeurs de colonnes et hauteurs de lignes…

l'image est liée aux cellules d'origine et sera donc mise à jour



2.7.2 Mise en œuvre

création : Accueil / Presse-papiers / Copier / / Autres options de collage / Image liée

ou sélectionner la zone voulue / Appareil photo (ajouter éventuellement l'outil) / cliquer sur destination

possibilité de redimensionner l’image obtenue…

Zones nommées 2.8

2.8.1 Principes

Intérêt des zones nommées : formules, paramétrage, grandes zones, sélections…

2.8.2 Zones nommées définies automatiquement par Excel

Elles résultent de certaines commandes sous Excel.

étendue de type "Feuille" étendue de type "Classeurs" Critères Tableaux Extraire (créés à partir de Mettre sous forme tableaux) Impression des titres Zone d’impression…

leur gestion s’effectue par Formules / Noms définis / Gestionnaires de noms

2.8.3 Zones nommées créées par l’utilisateur

possibilité de créer des constantes nommées faisant référence à une valeur Fait référence à : saisir =valeur

choisir l’étendue des zones nommées (feuille ou classeur).

o Étendue classeur par défaut les zones créées directement dans Zone nom (dans la barre de formule) sont d’étendue de type "Classeur"



o Étendue feuille pour créer des zone nommées d'étendue de type "Feuille", il faut utiliser :

Formules / Noms définis / Définir un nom / Zone : choisir la feuille

création à partir des étiquettes de lignes ou colonnes d'un tableau permet de créer automatiquement des zones en les nommant à partir des étiquettes de lignes/colonnes il faut sélectionner le tableau avec les étiquettes, puis Formules / Noms définis /

Depuis sélection

A B C D

1 Terrains Maisons Appartements

2 Nord 57 33 88

3 Sud 30 11 5

zones nommées créées selon les options : Lignes du haut Terrains ........... B1:B3 Maisons ............ C2:C3 Appartements .... D2:D3 Colonne de gauche Nord ............... B2:D2 Sud ................. B3:D3

2.8.4 Codification des zones nommées

Il est intéressant de normaliser les noms de zones afin d'identifier facilement les données afférentes à une zone nommée.

facilite le repérage entre les zones Excel et celles créées par l'utilisateur

exemples : C_libellé ...... cellule TC_libellé ...... tableau croisé Z_libellé ...... zone de cellules MT_libellé ...... mode tableau

2.8.5 Repérage des zones nommées par des couleurs spécifiques

Appliquer des couleurs aux zones nommées en visualise les limites physiques.

pratique en cas d'ajout de nouvelles données afin de déterminer si elles seront en ou hors zone

permet à l'utilisateur de différencier chaque zone selon l'utilisation qui en est réservée



2.8.6 Gestion des zones nommées

ATTENTION PROBLÈME LORS DE LA COPIE D'UNE FEUILLE AVEC DES ZONES NOMMÉES : LORSQUE L'ON COPIE UNE FEUILLE CONTENANT UNE

ZONE NOMMÉE DE PORTÉE "CLASSEUR" DANS LE MÊME CLASSEUR OU DANS UN AUTRE CLASSEUR CETTE ZONE EST

TRANSFORMÉE DANS LA FEUILLE DESTINATION EN PORTÉE "FEUILLE"

redéfinir les cellules d’une zone nommée

Formules / Noms définis / Gestionnaires de noms / Sélectionner la zone / Modifier… / Fait référence à

renommer une zone

Formules / Noms définis / Gestionnaires de noms / Sélectionner la zone / Modifier… / Nom

supprimer une zone

Formules / Noms définis / Gestionnaires de noms / Sélectionner la zone / Supprimer


CONTRÔLE ET VALIDATION DE LA SAISIE 30

3 CONTRÔLE ET VALIDATION DE LA SAISIE

Contrôle de la saisie 3.1

Le contrôle de la saisie est primordial pour que les résultats des calculs exécutés soient valides. Il permet, en utilisant différentes méthodes, d’alerter l’utilisateur d’une erreur potentielle dans sa feuille de calcul.

chaque type de contrôle présente des avantages et des inconvénients dans l’ergonomie, la recherche d’erreur et l'affichage

exemple d'une application traitant de notes trimestrielles

ANGLAIS FRANÇAIS HISTOIRE

GÉOGRAPHIE MATHS

7,0 12,0 16,0 13,0

20,0 17,0 10,0

12,0 19,0 11,0

8,0 8,0 10,0

Format de nombre personnalisé 3.2

À partir d’un format de nombre personnalisé, on peut afficher des valeurs numériques en couleur en fonction de seuils (deux maximum).

création

Accueil / Nombre / Nombre - Personnalisé / Type :

couleurs les couleurs sont saisies entre [ ] et avant les codes format blanc - bleu - cyan - jaune - magenta - noir - rouge - vert exemple : [bleu]0,0

conditions les conditions sont saisies entre [ ] et séparées par un ; elles permettent d'appliquer un format uniquement lorsque la valeur répond à la condition opérateurs de comparaison : < <= > >= = <> exemple : [vert][>500]0,00

exemple dans ce tableau les notes s'affichent en rouge quand elles sont inférieures à 0 ou supérieures à 20

les deux premiers formats traitent respectivement les valeurs inférieures au premier seuil ou supérieures au deuxième seuil, le dernier format traite toutes les autres valeurs

ANGLAIS FRANÇAIS HISTOIRE-

GÉOGRAPHIE MATHS

7,0 12,0 23,0 - 1,0

20,0 17,0 10,0

- 1,0 19,0 11,0

21,0 1,0 10,0



Mise en forme conditionnelle 3.3

À partir de l'outil Mise en forme conditionnelle, on peut traiter le remplissage des cellules contenant des valeurs numériques en couleur (plusieurs seuils gérés par des règles peuvent être évoqués pour un basculement en couleur du fond des cellules).

avantage .......... facile à mettre en œuvre, ergonomique de par sa visualisation

inconvénient ..... les fonds de cellule basculent en orange quand une cellule contient du texte, cas prévisible si un enseignant saisit le libellé "absent" dans une cellule

dans ce tableau le remplissage des cellules basculent en orange quand la valeur numérique de la cellule est inférieure à 0 ou supérieure à 20


GÉOGRAPHIE MATHS

7,0 12,0 23,0 -1,0

20,0 17,0 10,0

-1,0 19,0 11,0

21,0 1,0 10,0

Contrôle par formule 3.4

Permet de trouver une erreur de saisie dans un "flot" de données et affiche un message d'erreur ou bascule en couleur le fond d'une cellule.

avantage .......... on peut tester un très grand nombre de cellules

inconvénient ..... ne spécifie pas l'adresse de la ou des cellules dont la saisie est erronée

dans cet exemple le contrôle s'effectue dans une cellule externe au tableau


GÉOGRAPHIE MATHS

ALERTE PAR MESSAGE

ALERTE PAR COULEUR

7,0 12,0 23,0 -1,0 Erreur

20,0 17,0 10,0

-1,0 19,0 11,0

21,0 1,0 10,0



3.4.1 Alerte avec formule

alerte avec formule affichant un message d'avertissement

ces formules permettront des comparaisons avec des seuils prédéfinis ou avec des seuils critiques =SI(OU(MIN(B4:E7)<0;MAX(B4:E7)>20);"Erreur";"") fonctions imbriquées, Si, Ou, Min, Max

ou le Min est inférieur 0, ou le Max est supérieur à 20 : déclenche l'affichage du libellé "Erreur"

ALERTE PAR MESSAGE

Erreur

3.4.2 Alerte avec Mise en forme conditionnelle

alerte avec formule dans Mise en forme conditionnelle modifiant la couleur de fond

=OU(MIN(B4:E7)<0;MAX(B4:E7)>20) Accueil / Style / Mise en forme conditionnelle / Nouvelle règle Type de règle : utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué

le fond de cellule bascule en orange dès que les conditions de la règle sont appliquées

ALERTE PAR COULEUR

Outil validation 3.5

La validation des données permet de contrôler le type de données et les valeurs que les utilisateurs saisissent dans une cellule.

par exemple, possibilité de restreindre la saisie des données à une certaine plage de dates, de limiter les choix en utilisant une liste ou de limiter la saisie à des nombres entiers…

Données / Outils de données / Validation des données



Options de validation

Message de saisie vous pouvez personnaliser le texte du message de saisie que les utilisateurs voient si vous choisissez de ne pas le personnaliser, les utilisateurs verront un message par défaut

Alerte d'erreur vous pouvez personnaliser le texte du message d’alerte d’erreur que les utilisateurs voient si vous choisissez de ne pas le personnaliser, les utilisateurs verront un message par défaut



types d'alertes d'erreur

Arrêter

Empêcher les utilisateurs de saisir des données non valides dans une cellule. Un message d’alerte Arrêter propose deux options : Recommencer ou Annuler

Avertissement

Avertir les utilisateurs que les données saisies ne sont pas valides, sans les empêcher de les saisir. Lorsqu’un message d’alerte Avertissement s’affiche, les utilisateurs peuvent cliquer sur : Oui pour accepter l’entrée non valide Non pour modifier l’entrée non valide Annuler pour supprimer l’entrée non valide

Informations

Informer les utilisateurs que les données entrées ne sont pas valides, sans les empêcher de les saisir. Ce type de message d’erreur est le plus souple. Lorsqu’un message d’alerte Information s’affiche, les utilisateurs peuvent cliquer sur : OK pour accepter la valeur Annuler pour la refuser

affichage des messages d'alertes les messages de saisie et les alertes d’erreur s’affichent uniquement lorsque des données sont saisies directement dans les cellules ils n’apparaissent pas dans les conditions suivantes :

un utilisateur entre des données dans la cellule par copie ou remplissage

une formule dans la cellule calcule un résultat qui n’est pas valide

une macro entre des données non valides dans la cellule

avantage ............. permet de conserver les formats de nombre, les formats conditionnels

et d'identifier l'erreur de saisie

inconvénient ........ ne fonctionne pas sur des cellules déjà saisies

Repérage des saisies 3.6

Il peut être utile de repérer les différentes zones de saisie par des couleurs spécifiques.

utiliser la présentation des cellules pour faciliter le repérage de l'utilisateur

adopter une codification de couleur selon la saisie à effectuer

utilisation des styles Excel

Accueil / Style / Styles de cellules


CONTRÔLES DES RÉSULTATS 35

4 CONTRÔLES DES RÉSULTATS

Vérification des résultats 4.1

4.1.1 Contrôle par formule de calculs

Créer des formules de contrôles permettant d'effectuer des vérifications pertinentes par rapport aux données utilisées.

ces formules permettront des comparaisons avec des seuils prédéfinis ou avec des seuils critiques

elles seront également mise en œuvre afin de déclencher des alertes visuelles

4.1.2 Mise en forme conditionnelle

Elle permettra d'appliquer des mises en forme répondant à une condition.

ces mises en forme sont limitées aux options qui ne remettent pas en cause les dimensions de la cellule exemple :. taille de la police non modifiable, bordures limitées aux traits fins…

mettre en œuvre les mises en forme conditionnelles prédéfinies

Accueil / Style / Mise en forme conditionnelle / Règles de mise en surbrillance des cellules

créer une règle de mise en forme spécifique

Accueil / Style / Mise en forme conditionnelle / Nouvelle règle… Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué

Appliquer une mise en forme aux valeurs pour lesquelles cette formule est vraie

saisir la formule conditionnelle correspondante (commence par =)

si la mise en forme conditionnelle s'applique sur la colonne entière, il faut utiliser les références de cellule en 1ère ligne, sinon on observera un décalage de la mise en forme… exemple : =mois(A1)=7 et non pas =mois(A2)=7

4.1.3 Fonctions dans la barre d'état Excel

Il est possible d'afficher des calculs statistiques dans la barre d'état d'Excel.

sélection des fonctions à afficher : bouton droit dans la barre d'état / valider les fonctions voulues exemple : Moyenne et Somme

mise en œuvre : il faut sélectionner au moins 2 cellules pour qu'Excel affiche les fonctions statistiques exemple : cellules avec valeurs 120 et 40



4.1.4 Indicateur d'erreur

L'indicateur d'erreur, sous forme de triangle vert par défaut, permet un repérage visuel des valeurs ou des formules qui diffèrent des autres dans une même colonne.

paramétrage

Fichier / Options / Formules - Vérification des erreurs Activer la vérification des erreurs en arrière-plan Indiquer les erreurs à l'aide de cette couleur : choisir la couleur voulue

repérage par triangle vert en haut à gauche des cellules concernées

en sélectionnant la cellule concernée un apparaît sur la gauche :

déplacer le curseur sur ce permettra d'afficher l'erreur rencontrée

options de la liste déroulante

ignorer l'erreur fera disparaître la notification d'erreur, pour réafficher les erreurs repérées :

Fichier / Options / Formules - Vérification des erreurs / [Rétablir les erreurs ignorées]

paramétrage

Fichier / Options / Formules - Vérification des erreurs Activer la vérification des erreurs en arrière-plan Indiquer les erreurs à l'aide de cette couleur : choisir couleur voulue

75010

75010

75009

75004



Gestion des erreurs renvoyées 4.2

4.2.1 Fonction SIERREUR

Cette fonction permet d’intercepter et de gérer des erreurs présentes dans une formule : elle renvoie une valeur spécifique si une formule génère une erreur, sinon elle renvoie le résultat de la formule.

SIERREUR(valeur;valeur_si_erreur) valeur ..................... représente l'argument vérifié (valeur, expression ou référence) valeur_si_erreur ........ représente la valeur à renvoyer si une formule génère une erreur les types d’erreur suivants sont évalués : #N/A, #VALEUR!, #REF!, #DIV/0!, #NOMBRE!, #NOM?, #NUL!

exemple : intercepter l'erreur en cas de division par 0

A B exemple : intercepter l'erreur en cas de division par 0

1 12 21

2 0 3 SIERREUR

3 valeur ................ A1/A2

4 irréalisable 7 valeur_si_erreur ... "irréalisable"

4.2.2 Fonctions EST

Chacune de ces fonctions, regroupées sous l'appellation de fonctions EST, vérifie la valeur spécifiée et renvoie VRAI ou FAUX, selon le cas.

par exemple, la fonction ESTVIDE renvoie la valeur logique VRAI si l'argument valeur est une référence à une cellule vide…

ESTVIDE(valeur) / ESTERR(valeur) / ESTERREUR(valeur) / ESTLOGIQUE(valeur) / ESTNA(valeur) / ESTNONTEXTE(valeur) / ESTNUM(valeur) / ESTREF(valeur) / ESTTEXTE(valeur) valeur ............. .valeur à tester peut être une valeur vide (cellule vide), d’erreur, une valeur logique, de texte, de nombre ou une valeur de référence ou un nom s’y référant

renvoient la valeur VRAI lorsque : ESTVIDE la valeur fait référence à une cellule vide ESTERR la valeur fait référence à n’importe quelle valeur d’erreur, à l’exception de #N/A ESTERREUR la valeur fait référence à une des valeurs d’erreur #N/A, #VALEUR!, #REF!, #DIV/0!, #NOMBRE!, #NOM? ou #NUL! ESTLOGIQUE la valeur fait référence à une valeur logique ESTNA la valeur fait référence à la valeur d’erreur #N/A (valeur non disponible) ESTNONTEXTE la valeur fait référence à tout élément qui n’est pas du texte ; notez que cette fonction renvoie la valeur VRAI si la valeur fait référence à une cellule vide ESTNUM la valeur fait référence à un nombre ESTREF la valeur fait référence à une référence ESTTEXTE la valeur fait référence à du texte

les fonctions EST sont utiles pour tester le résultat de calculs dans des formules associées à la fonction SI elles représentent un moyen de repérer des erreurs dans les formules


FONCTIONS AVANCÉES 38

5 FONCTIONS AVANCÉES

Fonctions logiques 5.1

5.1.1 Condition simple SI

Permet de rendre conditionnel le contenu d’une cellule.

=SI(test logique;valeur si vrai;valeur si faux) test logique comparaison entre 2 valeurs : cellule, constante ou formule valeur si vrai / faux valeur retournée lorsque le test logique est vrai / faux

test logique opérateurs de comparaison : = égal <> différent > supérieur >= supérieur ou égal < inférieur <= inférieur ou égal

comparaisons : valeur texte C5 = "Paris" valeur numérique C5 <> 3 valeur date C5 <= DATE(2014;12;25) ou C5 <= "25/12/2014" fonction C5 > MOYENNE(D3:D6) formule C5 < 6*(B28-15) autre cellule C5 >= B3

Remarque pas de différence entre minuscule et majuscule mais différence entre lettres accentuées ou non

valeur si vrai / valeur si faux valeur texte "Paris" valeur numérique 3 valeur date DATE(2014;12;25) ou "25/12/2014" fonction MOYENNE(D3:D6) formule 6*(B28-15) autre cellule B3

5.1.1 Conditions multiples ET - OU - NON

Permet d’évaluer plusieurs conditions dans le même test logique.

combinez les conditions entre elles avec les opérateurs booléens : ET – OU - NON Remarque possibilité d'utiliser les parenthèses afin de rendre prioritaire certaines conditions

fonction ET(condition1;condition2;condition3…)

cond.1 cond.2 ET exemple :

Faux Faux Faux ET(C6<=10;D3=“Paris”)

Faux Vrai Faux

Vrai Faux Faux

Vrai Vrai Vrai

fonction OU(condition1;condition2;condition3…)

cond.1 cond.2 OU exemple :

Faux Faux Faux OU(A4<>12;B8=0)

Faux Vrai Vrai

Vrai Faux Vrai

Vrai Vrai Vrai

fonction NON(condition)

cond. NON exemple :

Faux Vrai NON(ET(D2<=26500;D3=200))

Vrai Faux



Fonctions statistiques conditionnelles 5.2

5.2.1 Comptage conditionnel NB.SI

Comptage conditionnel dans une zone de cellules.

=NB.SI(plage;critère) plage zone de cellules dans laquelle s'effectuera la recherche critère critère de recherche

A B exemple : compter le nombre de ventes supérieures

1 Bordeaux 21000 € à 20000 €

2 Cannes 18000 €

3 Rennes 23000 € NB.SI

4 plage ..... B1:B3

5 2 critère .... ">20000"

5.2.2 Somme et Moyenne conditionnelle SOMME.SI MOYENNE.SI

Somme/moyenne conditionnelle dans une zone de cellules. Deux syntaxes possibles.

calculs et critères dans la même zone

=SOMME.SI(plage;critère) =MOYENNE.SI(plage;critère) plage .......... zone de cellules comparées aux critères critère ........ critère de recherche

A B exemple : additionner les ventes supérieures à 20000€

1 Bordeaux 21000 €

2 Cannes 18000 € SOMME.SI

3 Rennes 23000 € plage ............... B1:B3

4 critère ............. ">20000"

5 44000 € somme_plage

calculs et critères dans des zones différentes

=SOMME.SI(plage;critère;somme_plage) =MOYENNE.SI(plage;critère;moyenne_plage) plage .......... zone de cellules comparées aux critères critère ........ critère de recherche somme_plage zone de cellules additionnées lorsque les critères sont vrais

A B C exemple :

1 Redon Nord 15000 € additionner CA des vendeurs région Nord

2 Leroy Sud 19000 € SOMME.SI

3 Charvet Nord 24000 € plage ............... B1:B3

4 critère.............. "Nord"

5 39000 € somme_plage ..... C1:C3



5.2.3 Critères

opérateurs de comparaison = égal <> différent > supérieur >= supérieur ou égal < inférieur <= inférieur ou égal

jokers

? 1 caractère * tous les caractères

critères : diffèrent selon le type de donnée

égalité différence comparaison

cellules vides "" "<>"&""

texte "Paris" "<>Paris" ">=Paris"

texte avec jokers "C" "<>"&"C" ">="&"C"

nombre 12 ou "12" "<>12" ">=12"

cellule C26 "<>"&C26 ">="&C26

formule MIN(B1:B15) "<>"&MIN(B1:B15) ">="&MIN(B1:B15)

Fonctions texte 5.3

Les fonctions de texte permettent de travailler les chaînes de caractères. L’opérateur de texte (concaténation) est le signe &. Les constantes de texte sont délimitées par des guillemets.

CNUM convertit un argument textuel en nombre CTXT convertit un nombre au format texte avec un nombre de décimales spécifié T convertit ses arguments en texte TEXTE convertit un nombre au format texte

exemple de fonction de transformation de chaînes : ="Paris, le "&TEXTE(AUJOURDHUI();"jjjj j mmmm aaaa") le résultat sera : Paris, le mardi 14 octobre 2014

GAUCHE renvoie des caractères situés à l’extrême gauche d’une chaîne de caractères DROITE renvoie des caractères situés à l’extrême droite d’une chaîne de caractères STXT renvoie un nombre déterminé de caractères d’une chaîne de texte à partir de la position que vous indiquez

exemple de fonction d’extraction de caractères d’une chaîne : =SI(GAUCHE(A13;2)="di";valeur_si_vrai;valeur_si_faux) le résultat peut être 1 ou 2

MAJUSCULE convertit le texte en majuscules MINUSCULE convertit le texte en minuscules NOMPROPRE met en majuscules la première lettre de chaque mot d'une chaîne textuelle

exemple de fonction de changement de casse : =MAJUSCULE(A2) le texte sera en MAJUSCULES

CHERCHE trouve un texte dans un autre texte (sans respecter la casse) EXACT vérifie si deux valeurs de texte sont identiques TROUVE trouve un valeur textuelle dans une autre, en respectant la casse

exemple de fonction de texte : =CHERCHE("x";"excel") cette fonction renvoie la valeur 2, car « x » est la deuxième lettre du mot "excel"

NBCAR renvoie le nombre de caractères contenus dans une chaîne de texte REPT répète un texte un certain nombre de fois

http://office.microsoft.com/client/helppreview14.aspx?AssetId=HP010343002&lcid=1036&NS=EXCEL&Version=14&tl=2&CTT=5&origin=HP010342953













exemple d’utilisation de ces fonctions combinées ensemble :

EPURAGE supprime tous les caractères de contrôle du texte REMPLACER remplace des caractères dans un texte SUBSTITUE remplace l’ancien texte d’une chaîne de caractères par un nouveau SUPPRESPACE supprime les espaces du texte

exemple de fonction de validation et correction de saisie SUPPRESPACE() pour restructurer ces données :

Fonctions dates 5.4

Ces fonctions permettent de travailler sur les dates et heures avec la possibilité d'en extraire certaines informations ou de calculer une nouvelle date à partir de valeurs spécifiées.

ANNEE année d'une date MOIS mois d'une date FIN.MOIS date du dernier jour du précédant/suivant une date du nombre de mois indiqué MOIS.DECALER date à partir d'une date corrigée +/- le nombre de mois indiqué NO_SEMAINE n° de la semaine dans l'année JOUR jour d'une date JOURSEM n° du jour de la semaine SERIE.JOUR.OUVRE date avant/après un nombre de jours ouvrés HEURE heure d'une temps MINUTE minutes d'un temps SECONDE secondes d'un temps

AUJOURDHUI date du jour MAINTENANT date et heure en cours

DATE date à partir de l'année, du mois et du jour DATEVAL date à partir d'une chaîne de caractère TEMPS temps à partir des heures, minutes et secondes TEMPSVAL temps à partir d'une chaîne de caractère

JOURS360 nombre de jours entre 2 dates sur la base d'une année de 360 j (année comptable) NB.JOURS.OUVRES nombre de jours ouvrés entre 2 dates FRACTION.ANNEE fraction de l'année représentant le nombre de jours entiers entre dates début/fin









DATEDIF nombre de jours, de mois ou d'années entre 2 dates

DATEDIF(date_début;date_fin;unité)

unité "y" ............ nombre d'années entières dans la période "m" ........... nombre de mois entiers dans la période "d" ............ nombre de jours dans la période "ym" .......... différence entre le mois de date_début et date_fin sans tenir compte des jours

ni des années "yd" .......... différence entre le jour de date_début et date_fin sans tenir compte des années "md" ......... différence entre le jour de date_début et date_fin sans tenir compte des mois

ni des années exemple : DATEDIF(05/04/2010;10/07/2012;unité)

"y" ............ 2 "m" ........... 27 "d" ............ 827 "ym" .......... 3 "yd" .......... 96 "md" ......... 5


LISTES DE DONNÉES 43

6 LISTES DE DONNÉES

Organisation des données 6.1

Quelques règles sont à respecter pour optimiser l’utilisation de Tableaux de listes de données.

ne garder qu'une seule ligne d'entête

saisir des entêtes pour chaque colonne

pas de ligne ni de colonne vide dans ces tableaux

afin de permettre la copie des formules de calculs, il faut conserver le même sens des données dans les autres tableaux

Filtres automatiques 6.2


placer le curseur dans tableau, Données / Trier et filtrer / Filtrer : une liste déroulante apparaît dans chaque entête permettant de filtrer les données

les colonnes filtrées sont repérées par le symbole

les numéros de lignes correspondantes sont en bleu

le nombre d'enregistrements apparaît en barre d’état

Remarque (Vides) apparaît dans les valeurs du filtre si la colonne contient au moins une cellule vide

6.2.2 Filtre selon le type de données

Ces filtres permettent de sélectionner des valeurs selon des comparaisons prédéfinies et dépendant du type de

données.

cliquez sur la liste de choix de l'en-tête d'une colonne / Filtres…

textuels ........... est égal - est différent - commence par - se termine par - contient…

numériques ...... est égal - est différent - supérieur - supérieur ou égal - inférieur…

chronologiques .. est égal - avant - après - entre - demain - aujourd'hui - hier…



6.2.3 Filtre par recherche

Il permet de sélectionner des valeurs, de les combiner et d'utiliser des jokers dans les recherches.

cliquez sur la liste de choix de l'en-tête d'une colonne / Rechercher

valeur ............. contient valeur ri

joker remplace tout caractère piet Pianellat - Pillet - Pivetot valeur ........... commence par mal Malet - Malepart - Malevot valeur ........... termine par les Dales - Desruelles - Sanèles

joker ? remplace 1 caractère a??a Airault - Alba - Allagnat ???? Huet - Thin - Viel

ajouter une sélection

l'option "Ajouter la sélection actuelle au filtre" permet de combiner différentes recherches entre elles

Ajouter la sélection actuelle au filtre

la recherche remplace la précédente

Ajouter la sélection actuelle au filtre

la recherche se combine avec la précédente

Cadenes

Cadic

Cadoret

Cadenes Perlat

Cadic Perring

Cadoret Perrusset



6.2.4 Filtre personnalisé

Le filtre personnalisé permet de combiner 2 conditions avec ET/OU.

cliquez sur la liste de choix de l'en-tête d'une colonne / Filtres… / Filtre personnalisé…

6.2.5 Calculs statistiques sur les valeurs filtrées

Ces calculs ne concernent que les cellules affichées à travers un filtre.

fonction SOUS.TOTAL une seule fonction dont le calcul dépend du code fonction choisi Remarque

lorsque l'on utilise la fonction Somme automatique dans une feuille contenant un tableau filtré elle est modifiée par Excel en fonction Sous.Total…

syntaxe SOUS.TOTAL(code_fonction;référence) code_fonction ........... 1:Moyenne - 2:Nb (compte les valeurs numériques) - 3:NbVal (compte toute

valeur) 4:Max - 5:Min - 6:Produit - 7:EcartType - 8:EcartTypeP 9:Somme - 10:Var - 11:VarP

6.2.6 Annulation des filtres

filtre d'un champ ........ Effacer le filtre de…

tous les filtres ........... Données / Trier et filtrer / Effacer

filtre automatique ...... Données / Trier et filtrer / Filtrer

6.2.7 Enregistrement des filtres

Remarque ne fonctionne pas en mode Tableau…

commencer par enregistrer un affichage normal…



poser le filtre voulu, par exemple salaires < 2500, puis créer un affichage personnalisé

Affichage / Affichages classeur / Personnalisé / Nom : "Salaires inférieurs à 2500€ Paramètres d’impression Paramètres masqués des lignes, colonnes et filtres

Filtre avancé 6.3

6.3.1 Principes

Permet de filtrer/d’extraire des données selon des critères avancés.

il faut différentes zones de cellules pour mettre en œuvre le filtre avancé Remarques l'orthographe des entêtes est importante les données d'extraction sont mises à jour à chaque exécution du filtre

une zone de données correspond au tableau de données ex. A1:F9

une zone de critères saisir les entêtes et une ou plusieurs lignes de critères ex. A11:B12

une zone d’extraction uniquement si action : Copier vers un autre emplacement saisir une seule ligne avec les entêtes correspondantes aux données à extraire ex. A14:D14

A B C D E F

1 Code Prénom Nom Enfant Salaire Ville

2 146 Anne HERICOURT 2 1 313,91 € PARIS

3 82 Catherine PROVOST 0 1 357,33 € NANTOUX

4 114 Jeanne TOUDON sans 1 460,16 € PARIS

5 145 Juliette BLASQUIZ 2 1 936,12 € PARIS

6 67 Pierre MICHEL 4 1 631,96 € MONSÉGUR

7 181 Sébastien BAZIN 1 749,04 € PARIS

8 193 Bertrand PARDOUX 1 1 749,90 € PASSENANS

9 186 Virginie CAZAUBON 3 1 679,87 € PARIS

10

11 Ville Enfant

12 PARIS 2

13

14 Code Nom Enfant Ville

15 146 HERICOURT 2 PARIS

16 145 BLASQUIZ 2 PARIS

DONNÉES CRITÈRES

EXTRACTION



6.3.2 Création

cliquez dans une cellule du tableau

Données / Trier et filtrer / Avancé

Filtrer la liste Copier vers un autre emplacement sur place option : Extraction sans doublon

6.3.3 Critères de recherche

si une valeur de critère est vide, le critère est ignoré

ET logique entre chaque colonne de critères

OU logique entre chaque ligne de critères

Remarque ne pas inclure de lignes vides dans la zone de critères !

critères cellules vides ....................... = cellules non vides .................. <> égal à 999 ........................... 999 différent de 999 .................... <>999 supérieur à 999 ..................... >999 supérieur ou égal à 999 ........... >=999 inférieur à 999 ...................... <999 inférieur ou égal à 999 ............ <=999 égal à "xxx" .......................... ="=xxx" différent de "xxx" .................. <>xxx ou ="<>xxx" commence par "xxx" ............... xxx ou ="=xxx*" ne commence pas par "xxx" ...... ="<>xxx" contient "xxx" ....................... xxx ou ="=xxx" ne contient pas "xxx" .............. ="<>xxx" se termine par "xxx" ............... ="=xxx" ne se termine pas par "xxx" ...... ="<>xxx"

combinaison de critères commence par BO, contient RI, se termine par LES ="=BORILES"

fonction utilisée dans les critères =F2>MOYENNE(F$2:F$300) ou =F2>MOYENNE(F:F) ou =F2>MOYENNE(liste_salaire) Remarques utiliser des références absolues dans la fonction ne pas utiliser une entête de colonne comme entête de critère avec fonction saisir un nom différent

Ville Critère salaire

PARIS =F2>MOYENNE(F:F)



6.3.4 Fonctions "liste de données"

Ces fonctions permettent d'effectuer des calculs sur les listes de données, elles nécessitent une zone de critère.

syntaxe NOMFONCTION(zone_tableau;n°colonne ou " nom_colonne ";zone_critères)

fonctions statistiques somme : BDSOMME - moyenne : BDMOYENNE - mini : BDMIN - maxi : BDMAX =BDSOMME(A1:F9;4;A11:A12) ou =BDSOMME(A1:F9;"Enfant";A11:B12) résultat : 7

compter les cellules contenant des valeurs numériques =BDNB(A1:F9;"Enfant";A11:A12) résultat : 3

compter les cellules contenant toute valeur =BDNBVAL(A1:F9;"Enfant";A11:A12) résultat : 4

compter le nombre de lignes il faut omettre le 2e argument =BDNB(A1:F9;;A11:A12) résultat : 5

extraire une donnée d'une ligne répondant au critère Remarques si plusieurs valeurs rencontrées ........ #NOMBRE si aucune valeur rencontrée ............. #VALEUR poser le critère sur une colonne contenant des valeurs uniques afin d'obtenir une seule réponse…

Code

145

ex. avec critère sur colonne "Code" =BDLIRE(A1:F9;"Prénom";A11:A12) résultat : Juliette

Consolidation 6.4

6.4.1 Principes

La consolidation permet d'effectuer des calculs statistiques à partir de plusieurs tableaux sources.

la consolidation peut s'effectuer en se référant soit aux emplacements des cellules soit aux entêtes de lignes et colonnes

les tableaux sources peuvent provenir de la même feuille, de feuilles ou de classeurs différents

Remarque Microsoft recommande de créer les consolidations avec les tableaux croisés, qui offrent plus de souplesse, la commande "Consolidation" étant conservée pour des raisons de compatibilités



6.4.2 Consolidation à partir des emplacements

il faut que les tableaux sources soient créés avec la même disposition car la consolidation s'effectuera sur les cellules de même emplacement

se placer dans la 1ère cellule de résultat du tableau consolidé

Données / Outils de données / Consolider

Fonction : Somme - Nombre - Moyenne - Max - Min - Produit - Chiffres - Écartype – Écartypep Var – Varp

sélectionner la 1ère zone de cellules, puis faire de même avec chaque zone…

A B C D E F

1 JUILLET Caroline Marc Serge Natacha Annie

2 Haies 26 10 8

3 Arbustes 15 22

4 Fleurs 15 20

5 Arbres

6

7 AOUT Caroline Marc Serge Natacha Annie

8 Haies 10

9 Arbustes 8 13 14

10 Fleurs

11 Arbres 11

12

13 TOTAL Caroline Marc Serge Natacha Annie

14 Haies 26 10 8

15 Arbustes 23 35 14

16 Fleurs 15 20

17 Arbres 11



6.4.3 Consolidation à partir des entêtes

les tableaux sources peuvent être de dispositions différentes mais l'orthographe des étiquettes doit être respectée car la consolidation s'effectuera à partir de celles-ci

se placer dans à l'emplacement où l'on veut créer le tableau consolidé

Données / Outils de données / Consolider

Fonction : Somme - Nombre - Moyenne - Max - Min - Produit - Chiffres - Écartype – Écartypep Var – Varp

sélectionner la 1ère zone de cellules, puis faire de même avec chaque zone… valider les options Étiquettes dans Ligne du haut et/ou Colonne de gauche

A B C D E F

1 JUILLET Caroline Marc Serge Natacha

2 Arbustes 15 22

3 Fleurs 15 20

4 Haies 26 10 8

5

6 AOUT Natacha Annie Marc

7 Arbres 11

8 Arbustes 13 14 8

9

10 TOTAL Caroline Annie Marc Serge Natacha

11 Arbres 11

12 Arbustes 14 23 35

13 Fleurs 15 20

14 Haies 26 10 8

possibilité de faire des consolidations spécifiques en ne saisissant que les étiquettes voulues

TOTAL Annie Natacha Caroline

Arbustes 14 35

Fleurs 15



possibilité de lier la consolidation aux données Lier aux données source ATTENTION

SI IL N'Y A PAS DE VALEUR DANS LES CELLULES SOURCES LES LIENS ET LES FORMULES DE CONSOLIDATION NE SERONT

PAS CRÉÉS !

le tableau consolidé est créé en mode Plan

Mode "Tableau" 6.5

6.5.1 Principes

Excel permet de définir une zone de cellules en "mode Tableau".

ceci permet de gérer et d'analyser les données, de filtrer les colonnes, d'ajouter une ligne de totaux et d'appliquer une mise en forme prédéfinie au tableau

les noms de colonnes sont saisis sur la 1ère ligne, les données sont saisies à la ligne suivante ATTENTION

PAS DE COLONNES SANS NOM OU DE NOM FUSIONNÉ, PAS DE LIGNES OU DE COLONNES VIDES

le filtre est activé automatiquement en mode Tableau

possibilité de le désactiver avec Données / Trier et filtrer / Filtrer

CODE PRENOM NOM ENFANT SALAIRE CP VILLE

1 Anne HERICOURT 2 1 313,91 € 45140 INGRÉ

2 Pierre-Jean PROVOST 0 1 357,33 € 21190 NANTOUX

3 Jeanne CADIC 2 1 460,16 € 76460 SAINT-VALÉRY-EN-CAUX

4 Juliette BLASQUIZ 1 1 936,12 € 48800 SAINT-ANDRÉ-CAPCÈZE

5 Pierre-Yves MICHEL 1 1 631,96 € 64460 MONSÉGUR

6 Sébastien BAZIN 4 1 749,04 € 87130 SAINT-GILLES-LES-FORÊTS

7 Bertrand TOUDON 0 1 749,90 € 39230 PASSENANS

8 Virginie CAZAUBON 0 1 679,87 € 79270 FRONTENAY-ROHAN-ROHAN

9 Marion RACLE 0 1 202,82 € 87130 SAINT-GILLES-LES-FORÊTS

10 Chantal REMOND 2 2 256,08 € 21220 BÉVY



6.5.2 Création

Transformer un tableau existant ou créer un tableau en "mode Tableau".

transformer un tableau existant cliquez dans une cellule du tableau

Accueil / Style / Mettre sous forme de tableau / choisir un style sélectionner éventuellement la zone de cellules valider l'option Mon tableau comporte des en-têtes selon le tableau

créer un nouveau tableau

Insertion / Tableaux / Tableau / étendre la sélection voulue Remarque l'option Mon tableau comporte des en-têtes sera validée automatiquement…

une zone nommée "Tableau" est créée avec chaque nouveau tableau elle est mise à jour automatiquement selon les données stockées et sera très pratique à utiliser comme source d'un graphique ou d'un tableau croisé !

6.5.3 Présentation

Utilisation de styles prédéfinis.

Accueil / Style / Mettre sous forme de tableau

ou Outils de tableau / Création / Styles de tableau / Styles rapides



possibilité de définir et d'enregistrer son propre style de tableau

Accueil / Style / Mettre sous forme de tableau / Nouveau style de tableau…

ou Outils de tableau / Création / Styles de tableau / Styles rapides Nouveau style… saisir un nom de style, puis paramétrer chaque option…

options de style Outils de tableau / Création / Options de styles de tableau / sélectionner les options voulues

effacer un style de tableau

Outils de tableau / Création / Styles de tableau / Effacer

6.5.4 Dimensions du tableau

On peut à tout instant redéfinir le nombre de lignes/colonnes concernées par le mode Tableau.

ajout de ligne automatique se positionner sur la dernière cellule en bas à droite du tableau, puis () Tabulation ajoute une nouvelle ligne

possibilité de modifier le nombre de lignes/colonnes : cliquez-glissez sur le coin inférieur droit pour augmenter/diminuer le nombre de lignes/colonnes

6.5.5 Sous-totaux

Possibilité d'ajouter des sous-totaux à chaque colonne.

Outils de tableau / Création / Options de styles de tableau / Ligne des totaux

choisir la fonction voulue pour chaque colonne : Aucun - Moyenne - Nombre - Chiffres - Max - Min - Somme - EcartType – Var - Autres fonctions…

ceci applique la fonction SOUS.TOTAL correspondante…



6.5.6 Formule avec en-tête de colonne

Création de formule à partir des entêtes de colonne, ceci appliquera la formule sur l'ensemble des lignes.

ceci permet de créer une seule formule pour l'ensemble du tableau elle est mise à jour selon les lignes ajoutées

saisir la formule dans la 1ère cellule d'une nouvelle colonne elle sera appliquée automatiquement sur l'ensemble des lignes actuelles ou ajoutées saisir les entêtes entre [ ] exemple =[Adulte]+[Enfant]

6.5.7 Convertir un tableau en mode normal

Quitter le "mode Tableau" et convertir les cellules en tableau standard Excel.

Outils de tableau / Création / Outils / Convertir en plage


PROTECTION 55

7 PROTECTION

Principes 7.1

La protection sous Excel a plusieurs niveaux : ouverture du classeur, protection des cellules, des feuilles et des classeurs.

Protection du classeur 7.2

7.2.1 Enregistrement automatique

Paramétrage de l'enregistrement automatique d'un classeur.

Fichier / Options / Enregistrement / Enregistrer les classeurs Enregistrer les informations de récupération automatique saisir la fréquence et les emplacements

7.2.2 Copie de sauvegarde

Excel permet d'effectuer une sauvegarde du classeur dans un autre fichier.

un fichier de version -1 sera créé à chaque ouverture réussie du classeur nom_classeur.XLK

Fichier / Enregistrer sous… / Outils / Options générales… Créer une copie de sauvegarde

7.2.3 Mot de passe à l'ouverture

Protège l'ouverture du classeur.

Fichier / Enregistrer sous… / Outils / Options générales… saisir un Mot de passe pour la lecture


PROTECTION 56

affiche la notification suivante à l'ouverture du classeur

7.2.4 Mot de passe pour modifications

Protège la modification du classeur.

Fichier / Enregistrer sous… / Outils / Options générales… saisir un Mot de passe pour la modification

affiche la notification suivante à l'ouverture du classeur si le mot de passe est inconnu, possibilité d'ouvrir le classeur en Lecture seule

7.2.5 Lecture seule recommandée

Affiche la recommandation d'utiliser le classeur en lecture seule.

Fichier / Enregistrer sous… / Outils / Options générales… Lecture seule recommandée

affiche la recommandation suivante à l'ouverture du classeur


PROTECTION 57

Protection contre les modifications 7.3

7.3.1 Protection des cellules

Activer le verrouillage des cellules pour éviter d'en modifier accidentellement le contenu ou la présentation.

par défaut toutes les cellules sont verrouillées, il faut donc commencer par déverrouiller les cellules que l'on veut laisser libres en modification. il faudra ensuite protéger la feuille pour activer les verrouillages des cellules

sélectionner les cellules à déverrouiller,

Accueil / Cellules / Format / Verrouiller la cellule

cellule verrouillée / cellule déverrouillée

possibilité de masquer les formules de calculs

Accueil / Cellules / Format / Format de cellule… / Protection / Masquée

7.3.2 Protection de la feuille

Activer la protection de la feuille pour interdire toute modification de présentation : cellules, lignes, colonnes.

activer la protection

Accueil / Cellules / Format / Protéger la feuille…

ou Révision / Modifications / Protéger la feuille saisir un mot de passe éventuel Sélectionner les cellules verrouillées Sélectionner les cellules déverrouillées

désactiver la protection de la feuille

Accueil / Cellules / Format / Ôter la protection de la feuille…

ou Révision / Modifications / Ôter la protection de la feuille

7.3.3 Déplacements

Possibilité de se déplacer entre les cellules déverrouillées avec tabulation ().

il peut être intéressant de modifier la couleur de fond des cellules déverrouillées afin de les repérer plus facilement


PROTECTION 58

7.3.4 Protection du classeur

Activer la protection du classeur pour interdire toute modification structurelle.

activer la protection du classeur

Révision / Modifications / Protéger le classeur Structure .............. interdit toute modification de structure : gestion des feuilles Fenêtres ............... interdit toute modification des fenêtres : dimensions, format de la fenêtre saisir un mot de passe éventuel

désactiver la protection du classeur

Révision / Modifications / Protéger le classeur


AFFICHAGES 59

8 AFFICHAGES

Mode plan 8.1

8.1.1 Principes

Le mode plan permet d'avoir plusieurs niveaux de lecture d'un tableau en faisant apparaître certaines lignes/colonnes selon un ordre hiérarchisé… c'est le principe du pliage.

il faut définir les niveaux de plans et commencer avec ceux de niveau le plus élevé (niveau 1 par défaut)

chaque niveau hérite des niveaux qui lui sont supérieurs… penser éventuellement à réorganiser les tableaux en conséquence…


ajouter/enlever un niveau sélectionner les lignes/colonnes de niveau 2, puis Données / Plan

Grouper ou (ALT) (MAJ) (droite)

Dissocier ou (ALT) (MAJ) (gauche)

création plan automatique

Données / Plan / Grouper / Plan automatique ou Données / Plan

supprimer plan

Données / Plan / Dissocier / Effacer le plan

8.1.3 Gestion

modifier un niveau sélectionner les lignes/colonnes du niveau concerné, puis Données / Plan

Grouper ou (ALT) (MAJ) (droite)

Dissocier ou (ALT) (MAJ) (gauche)

symboles du plan pour faire apparaître/masquer les symboles du plan : (ALT) (8) ou ajouter l'outil Symboles du plan

ou Fichier / Options / Options avancées / Afficher les options pour cette feuille de calcul Afficher les symboles du plan si un plan est appliqué

afficher un niveau de plan

cliquer sur le niveau voulu

afficher/masquer un groupement

cliquer sur ou Données / Plan / Afficher les détails

cliquer sur ou Données / Plan / Masquer


AFFICHAGES 60

Affichages personnalisés 8.2

8.2.1 Principes

Les affichages personnalisés permettent d'enregistrer des paramètres d'impressions, de masquage lignes/colonnes, de filtrage et de sélection du curseur.

Remarque ne fonctionnent pas en mode Tableau…


commencer par créer un affichage sans paramétrage

Affichage / Affichages classeur / Personnalisé / Nom : "Affichage normal" Paramètres d’impression Paramètres masqués des lignes, colonnes et filtres

créer un affichage personnalisé spécifier les paramètres d'impression voulus, masquer certaines lignes/colonnes, appliquer des filtres…

Affichage / Affichages classeur / Personnalisé / Paramètres d’impression Paramètres masqués des lignes, colonnes et filtres

utilisation

Affichage / Affichages classeur / Personnalisé / sélectionner choisir l'affichage voulu Remarque ajouter l'outil Affichages personnalisés pour faciliter la sélection de l'affichage voulu


TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES 61

9 TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES

Principes 9.1

9.1.1 Concept

Création de tableaux / graphiques de synthèses par regroupement de données en ligne/colonne.

il faut utiliser un tableau sans lignes/colonnes vides et avec en-têtes de colonnes en 1ère ligne

"dynamique" signifie que l'on peut repositionner chaque élément après création par contre la mise à jour des données ne s'effectue pas en temps réel mais à la demande

un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui combine et compare rapidement de grandes quantités de données

vous pouvez faire pivoter ses lignes et colonnes pour voir différents résumés des données sources, et vous pouvez afficher les détails des zones qui vous intéressent

utilisez un tableau croisé dynamique lorsque vous souhaitez analyser des totaux connexes, notamment lorsque vous avez une longue liste de chiffres à additionner et que vous souhaitez comparer plusieurs faits à propos de chaque chiffre

9.1.2 Démonstration

l’exemple suivant montre une requête de données de facturation en mode Tableau croisé dynamique, ; ce mode affiche uniquement les valeurs résumées

le champ "Pays" est filtré pour afficher uniquement les données relatives à la France

le champ "Région personnalisée" est un champ de groupe personnalisé les champs de groupe personnalisés vous permettent de regrouper les éléments de la façon désirée afin d’obtenir une meilleure analyse des données ici, les éléments "Ville" sont regroupés en deux catégories : "Côte ouest" et "Reste du pays"

"Valeur trans total" affiche, sous forme de pourcentage, la valeur totale des transactions gérées par un représentant dans chacune des deux régions

"Nbre de trans" affiche le nombre de transactions gérées par un représentant dans chacune des deux régions

dans l’exemple précédent, vous pouvez facilement comparer les données entre différents représentants et régions

étant donné que le tableau est interactif, vous pouvez facilement modifier les filtres, les totaux et le niveau de détail affiché, de sorte que vous pouvez analyser vos données de différentes façons



Création avec liste de données 9.2

9.2.1 Création

à partir d'une liste de données

cliquez dans une des cellules du tableau / Insertion / Tableaux / TblCroiséDynamique

pour les utilisateurs qui préfèrent l'interface des précédentes versions Excel :

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Options du tableau croisé dynamique /

Options / Affichage / Disposition classique du tableau croisé dynamique

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Disposition / Disposition du rapport /

Afficher sous forme tabulaire

afin de faciliter la conception il est préférable de commencer la création sous forme tabulaire (et non pas compactée comme proposé par défaut)

modifier la disposition des données dans le tableau par cliquer-glisser une/plusieurs données dans les zones voulues

Remarque l'ordre des groupements dépend de l'ordre des étiquettes…

Filtre du rapport permet d'appliquer un filtre sur des données non incluses dans le tableau

Étiquettes de colonnes

Étiquettes de lignes

Valeurs choisir la fonction statistique voulue



9.2.2 Forme compactée


Afficher sous forme compactée

valide les options suivantes des champs en étiquettes de lignes :

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Champ actif / Paramètres de champs / Disposition et impression Afficher les étiquettes d'éléments sous forme hiérarchique Afficher les étiquettes du champ suivant dans la même colonne (forme compactée) Afficher les sous-totaux au-dessus de chaque groupe

9.2.3 Forme plan


Afficher en mode plan


Outils de tableau croisé dynamique / Création / Champ actif / Paramètres de champs / Disposition et impression Afficher les étiquettes d'éléments sous forme hiérarchique Afficher les étiquettes du champ suivant dans la même colonne (forme compactée) Afficher les sous-totaux au-dessus de chaque groupe

Somme de Enfant Étiquettes de colonnes

Étiquettes de lignes 77 78 91 92 93 94 95

C 6 8 4 8 5 15 11

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

D 1 1 7 6 5 7 0

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

M 1 6 6 11 5 4

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C 6 8 4 8 5 15 11

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

D 1 1 7 6 5 7 0

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

M 1 6 6 11 5 4

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0



9.2.4 Forme tabulaire


Afficher sous forme tabulaire


Outils de tableau croisé dynamique / Création / Champ actif / Paramètres de champs / Disposition et impression Afficher les étiquettes d'éléments sous forme de tableau

Totaux / Sous-totaux 9.3

9.3.1 Totaux

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Disposition / Totaux généraux /

Désactivé pour les lignes/colonnes

Somme de Enfant Dep

Sit Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

D F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

M F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

Total C 6 8 4 8 5 15 11

D

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

Total D 1 1 7 6 5 7 0

M

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Total M 1 6 6 11 5 4



Activé pour les lignes/colonnes

Activé pour les lignes seulement

Activé pour les colonnes seulement

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95 Total général

C

F 3 5 3 4 4 13 9 41

M 3 3 1 4 1 2 2 16

Total C 6 8 4 8 5 15 11 57

D

F 0 3 1 0 4

M 1 1 7 6 2 6 0 23

Total D 1 1 7 6 5 7 0 27

M

F 3 1 3 4 11

M 1 3 5 8 5 0 22

Total M 1 6 6 11 5 4 33

Total général 7 10 17 20 21 27 15 117

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95 Total général

C

F 3 5 3 4 4 13 9 41

M 3 3 1 4 1 2 2 16

Total C 6 8 4 8 5 15 11 57

D

F 0 3 1 0 4

M 1 1 7 6 2 6 0 23

Total D 1 1 7 6 5 7 0 27

M

F 3 1 3 4 11

M 1 3 5 8 5 0 22

Total M 1 6 6 11 5 4 33

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

Total C 6 8 4 8 5 15 11

D

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

Total D 1 1 7 6 5 7 0

M

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Total M 1 6 6 11 5 4

Total général 7 10 17 20 21 27 15



9.3.2 Sous-totaux

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Disposition / Sous-totaux /

Ne pas afficher les sous-totaux

Afficher tous les sous-totaux au bas du groupe

Afficher tous les sous-totaux en haut du groupe

9.3.3 Options de sous-totaux

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Champ actif / Paramètres de champs / Sous-totaux et filtres Automatique la ligne de sous-total utilise la même fonction statistique que celle appliquée au champ en valeur

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

D

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

M

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

Total C 6 8 4 8 5 15 11

D

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

Total D 1 1 7 6 5 7 0

M

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Total M 1 6 6 11 5 4

Somme de Enfant Dep

Situation Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C 6 8 4 8 5 15 11

F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

D 1 1 7 6 5 7 0

F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

M 1 6 6 11 5 4

F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0



Personnalisé : Somme - Nombre - Moyenne - Min - Max - Produit - Chiffres - ÉcartType - Écartypep - Var - Varp Inclure les nouveaux éléments dans le filtre manuel permet d'appliquer une ou plusieurs fonctions statistiques différentes de celle appliquée du champ en valeur

Calculs 9.4

9.4.1 Calculs statistiques ∑ Valeurs

cliquez sur un des résultats

Liste de champs / ∑ Valeurs / cliquez sur un des calculs / Paramètres des champs de valeurs… / onglet Synthèse des valeurs par

ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Champ actif / Paramètres de champs onglet Synthèse des valeurs par

ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Calculs / Résumer les valeurs par

sélectionnez la fonction statistique : Somme - Nombre - Moyenne - Min - Max - Produit - Chiffres - ÉcartType - Écartypep - Var - Varp

Somme de Enfant Dep

Sit Sexe 77 78 91 92 93 94 95

C F 3 5 3 4 4 13 9

M 3 3 1 4 1 2 2

Somme C 6 8 4 8 5 15 11

Max C 2 2 2 2 3 5 3

Min C 0 0 0 0 0 0 0

D F 0 3 1 0

M 1 1 7 6 2 6 0

Somme D 1 1 7 6 5 7 0

Max D 1 1 5 3 3 5 0

Min D 0 0 0 1 2 1 0

M F 3 1 3 4

M 1 3 5 8 5 0

Somme M 1 6 6 11 5 4

Max M 1 3 3 2 3 4

Min M 1 0 0 0 2 0



9.4.2 Affichages des calculs statistiques ∑ Valeurs

permet de modifier l'affichage des résultats sous forme de pourcentage, de différence, etc… Remarque ceci s'effectue à partir de la fonction statistique appliquée

cliquez sur un des résultats sous forme de pourcentage, de différence…

Liste de champs / ∑ Valeurs / cliquez sur un des calculs / Paramètres des champs de valeurs… / onglet Afficher les valeurs

ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Champ actif / Paramètres de champs onglet Afficher les valeurs

ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Calculs / Afficher les valeurs

sélectionnez l'affichage voulu : Aucun calcul - % de (indiqué champ) - % du total général, de la colonne, de la ligne, de la ligne parente, de la colonne parente, du parent - Différence par rapport, en % par rapport - Rang croissant, décroissant - index

Aucun calcul % du total général % de Mois févr

Différence par rapport Mois févr

Différence en % par rapport Mois févr

Résultat cumulé par Mois

Mois Nbre clients

janv 124

févr 156

mars 179

avr 122

mai 110

juin 223

Total général 914

Mois Nbre clients

janv 13,6%

févr 17,1%

mars 19,6%

avr 13,3%

mai 12,0%

juin 24,4%

Total général 100,0%

Mois Nbre clients

janv 79,5%

févr 100,0%

mars 114,7%

avr 78,2%

mai 70,5%

juin 142,9%

Total général

Mois Nbre clients

janv -32

févr

mars 23

avr -34

mai -46

juin 67

Total général

Mois Nbre clients

janv -20,5%

févr

mars 14,7%

avr -21,8%

mai -29,5%

juin 42,9%

Total général

Mois Nbre clients

janv 124

févr 280

mars 459

avr 581

mai 691

juin 914

Total général



% résultat cumulé dans Mois Rang croissant Rang décroissant

9.4.3 Format des calculs

Remarque il est inutile d'appliquer un format sur les résultats car celui-ci sera effacé à chaque mise à jour du tableau croisé !

il faut utiliser la commande de format suivante :

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Champ actif / Paramètres de champs /

/ choisir le format voulu

9.4.4 Champs calculés

possibilité de créer un champ calculé à partir des autres champs Remarque le champ calculé ne peut être utilisé qu'en / ∑ Valeurs

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Calculs / Champs, éléments et jeux / Champ calculé…

autres options Élément calculé… - Ordre de résolution - Liste des formules - Créer un jeu basé sur les éléments de ligne… - Créer un jeu basé sur les éléments de colonne… - Gérer les jeux…

Mois Nbre clients

janv 13,6%

févr 30,6%

mars 50,2%

avr 63,6%

mai 75,6%

juin 100,0%

Total général

Mois Nbre clients

janv 3

févr 4

mars 5

avr 2

mai 1

juin 6

Total général

Mois Nbre clients

janv 4

févr 3

mars 2

avr 5

mai 6

juin 1

Total général



Gestion 9.5

9.5.1 Mise à jour

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Données / Actualiser

et/ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Options du tableau croisé dynamique /

Options / Options / Données / Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier

9.5.2 Renommer les intitulés

cliquer sur l'intitulé / saisir libellé dans la barre de formule ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Champ actif / Champ actif : saisir libellé

9.5.3 Filtres

restreindre l'affichage à certaines valeurs

cliquer sur la liste déroulante du groupement voulu / cocher les valeurs à afficher

mêmes principes que les filtres de tableau standard

9.5.4 Segments de sélection

les outils Segments permettent de sélectionner de façon conviviale une ou plusieurs valeurs, ils s'utilisent en complément des filtres

insérer un segment

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Trier et filtrer / Insérer un segment / sélectionner le/les champs voulus

valeurs non filtrées les valeurs sans données apparaissent en grisé

nombre de colonnes Outils Segment /

Options / Boutons / Colonnes : 2

renommer en-tête Outils Segment / Segment / Légende du segment / renommer

style du segment Outils Segment / Styles de segments / choisir le style



options du segment

Outils Segment / Options / Segment / Paramètres des segments

organisation des segments

Outils Segment / Options / Organiser / Volet sélection

supprimer un segment cliquez sur la bordure du segment / (Suppr)

9.5.5 Connexions des segments

un segment est connecté par défaut à son tableau croisé source

possibilité de le connecter à d'autres tableaux croisés et/ou graphiques croisés

Outils Segment / Options / Segment / Connexions de tableau croisé dynamique

il est possible de déplacer/copier les segments dans d'autres feuilles et de piloter ainsi plusieurs tableaux/graphiques croisés dynamiques…



9.5.6 Regroupement

possibilité de regrouper par intervalles les champs numériques ou dates

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Groupe / Grouper les champs

ou Grouper la sélection Remarque pas de regroupement possible sur les premiers caractères des champs textes

champ numérique modifier éventuellement les valeurs de début et de fin, ainsi que l'intervalle

champ date modifier éventuellement les dates de début et de fin, ainsi que l'intervalle Secondes - Minutes - Heures - Jours - Mois - Trimestres - Années Remarque possibilité de choisir plusieurs regroupements

annuler un regroupement

Outils de tableau croisé dynamique / Options / Groupe / Dissocier

Mois Jour Gîte Client Nom Tot. gîtes Tot. articles

mars 01-mars Les Jonquilles 33 Soustelle 50,40 € 6,80 €

Les Roses 1 Hericourt 31,50 € 1,10 €

Total 01-mars 81,90 € 7,90 €

02-mars Les Jonquilles 33 Soustelle 50,40 € 5,40 €

Les Roses 1 Hericourt 31,50 € 0,00 €

L'Etang 287 Josserand 42,00 € 1,90 €

Total 02-mars 123,90 € 7,30 €

03-mars Les Jonquilles 33 Soustelle 50,40 € 3,00 €

L'Etang 287 Josserand 42,00 € 4,90 €

Total 03-mars 92,40 € 7,90 €



9.5.7 Filtre de rapport en feuilles

recopie le tableau croisé dans des feuilles différentes autant de fois qu'il y a des valeurs dans un champ utilisé comme filtre de rapport


Options / Afficher les pages de filtre de rapport./ sélectionner le champ voulu

9.5.8 Liens vers tableau croisé

lien avec fonction LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE pour les références à des tableaux croisés

Fichier / Options / Formules / Manipulation de formules / Utiliser les fonctions…

LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE(champ_données;début_tableau_croisé_dyn;champ1;élément1; champ2 ; élément2...)

exemple : =LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE("Adultes";$A$3;"Gite";"P";"Années";2014) lien vers résultat "Adultes", tableau commençant en A3, gîte="P", année=2014

possibilité de faire varier les arguments de la fonction LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE afin d'extraire différents résultats…

lien normal, ne pas valider l'option

Fichier / Options / Formules / Manipulation de formules / Utiliser les fonctions…

Mise en forme 9.6

9.6.1 Styles

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Styles de tableau croisé dynamique /

options de style Outils de tableau croisé dynamique / Création / Options de style de tableau croisé dynamique / sélectionner les options voulues



possibilité de définir et d'enregistrer son propre style de tableau Outils de tableau croisé dynamique / Création / Styles de tableau croisé dynamique /

Nouveau style de tableau croisé dynamique…

effacer un style de tableau Outils de tableau croisé dynamique / Création / Styles de tableau croisé dynamique /

Effacer

nom gîte mois dates jours gîtes boissons friandises montant

Airault Les Pins janv 04-janv 1 9,60 € 2,20 € 1,60 € 13,40 €

05-janv 1 9,60 € 1,10 € 0,80 € 11,50 €

06-janv 1 9,60 € 3,30 € 2,40 € 15,30 €

07-janv 1 9,60 € 2,20 € 0,00 € 11,80 €

08-janv 1 9,60 € 1,10 € 2,40 € 13,10 €

s/tot. Les Pins 5 48,00 € 9,90 € 7,20 € 65,10 €

facture : Airault 5 48,00 € 9,90 € 7,20 € 65,10 €

Alacchi Les Jonquilles janv 02-janv 1 7,20 € 0,00 € 2,40 € 9,60 €

04-janv 1 7,20 € 1,10 € 1,60 € 9,90 €

s/tot. Les Jonquilles 2 14,40 € 1,10 € 4,00 € 19,50 €

Les Roses janv 03-janv 1 10,50 € 1,10 € 2,40 € 14,00 €

s/tot. Les Roses 1 10,50 € 1,10 € 2,40 € 14,00 €

facture : Alacchi 3 24,90 € 2,20 € 6,40 € 33,50 €

Anglade Les Roses déc 24-déc 1 10,50 € 3,30 € 0,00 € 13,80 €

25-déc 1 10,50 € 3,30 € 2,40 € 16,20 €

26-déc 1 10,50 € 4,40 € 4,80 € 19,70 €

27-déc 1 10,50 € 3,30 € 0,00 € 13,80 €

28-déc 1 10,50 € 3,30 € 3,20 € 17,00 €

29-déc 1 10,50 € 0,00 € 3,20 € 13,70 €

s/tot. Les Roses 6 63,00 € 17,60 € 13,60 € 94,20 €



9.6.2 Options des champs

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Champ actif / Paramètres de champs / Disposition et impression

Répéter les étiquettes d'éléments

Insérer un saut de ligne après chaque étiquette d'élément

Afficher les éléments sans données

insérer des lignes vides

Outils de tableau croisé dynamique / Création / Disposition / Lignes vides

Insérer un saut de ligne après chaque élément

Supprimer le saut de ligne après chaque élément

Remarque cette commande s'applique à tous les éléments, alors que l'option précédente " Insérer un saut de ligne après chaque étiquette d'élément" n'applique un saut de ligne qu'aux éléments voulus…

Somme de Enfant Sexe

Dep Sit F M

01

01 C 0 3

01 D 5 5

01 M 1

Total 01 6 8

02

02 C 1 0

02 D 0 3

02 M 1 3

02 P 1

Total 02 2 7

03

03 C 2 4

03 D 1 1

Total 03 3 5


Dep Sit F M

01

C 0 3

D 5 5

M 1

Total 01 6 8

02

C 1 0

D 0 3

M 1 3

P 1

Total 02 2 7

03

C 2 4

D 1 1

Total 03 3 5


Dep Sit F M

01

C 0 3

D 5 5

M 1

P

Total 01 6 8

02

C 1 0

D 0 3

M 1 3

P 1

Total 02 2 7

03

C 2 4

D 1 1

M

P

Total 03 3 5



9.6.3 Options du tableau croisé

Disposition et mise en forme


Options / Disposition et mise en forme

Disposition

Fusionner et centrer les cellules avec les étiquettes

En forme compactée mettre les étiquettes de lignes en retrait : 3 caractère(s)



Afficher les champs dans la zone de filtre de rapport : à droite, puis vers le bas

Champs de filtre de rapport par colonne : 2

Format

Pour les valeurs d'erreur afficher : libellé à afficher en cas d'erreur

Pour les cellules vides, afficher : libellé à afficher pour les cellules vides

Ajuster automatiquement la largeur des colonnes lors de la mise à jour évite de modifier la largeur

Conserver la mise en forme des cellules lors de la mise à jour permet de garder les alignements

Totaux et filtres

Totaux généraux

Afficher les totaux des lignes

Afficher les totaux des colonnes

Filtres

Calculer les sous-totaux des éléments des pages filtrés

Autoriser plusieurs filtres par champ

Tri

Utiliser des listes personnalisées lors du tri : effectue un tri de A à Z et non pas à partir des listes personnalisées



Affichage

Afficher

Afficher les boutons Développer/Réduire

Afficher les info-bulles contextuelles

Afficher les propriétés dans les info-bulles

Afficher la légende des champs et les listes déroulantes de filtrage

Disposition classique du tableau croisé dynamique (glisser de champs dans la grille)

Afficher la ligne de valeurs

Afficher les éléments sans données en lignes

Afficher les éléments sans données en colonnes

Afficher les étiquettes d'éléments si la zone Valeurs ne contient aucun champ

Liste des champs

Trier de A à Z

Trier par ordre de source de données

Impression

Impression

Imprimer les boutons Développer/Réduire lorsqu'ils sont dans un tableau croisé dynamique

Répéter les étiquettes de lignes sur chaque page imprimée

Définir les titres d'impression



Données

Données de tableau croisé dyamique

Enregistrer les données sources avec le fichier

Activer l'affichage des détails

Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier

Conserver les éléments supprimés de la source de données

Nombre d'éléments à retenir par champ : Automatique

Analyse de scénarios

Activer la modification de cellule dans la zone de valeurs



Création avec tableaux à étiquettes 9.7

9.7.1 Avec un champ de page

Remarque les tableaux sources peuvent provenir de la même feuille, de feuilles ou de classeurs différentes

exemple

Feuil1

A B C D E

1 JUILLET Caroline Marc Serge Natacha

2 Arbustes 15 19

3 Fleurs 12 20

4 Haies 26 10 8

Feuil2

A B C D

1 AOUT Natacha Annie Marc

2 Arbres 11

3 Arbustes 9 14 8

ajouter l'outil Assistant Tableau croisé dynamique (catégorie : Toutes les commandes)

Remarque seul l'assistant permet de valider l'option "Plages de feuilles de calculs avec étiquettes"…

Assistant Tableau croisé dynamique / Plages de feuilles de calcul avec étiquettes

sélection du nombre de champs de page



sélection des zones de données sources Remarque il est conseillé de nommer ces différentes zones sources afin de les identifier plus facilement…

indication de l'emplacement

tableau croisé créé par défaut

mise en forme

tableau croisé, fonction somme et intitulés modifiés

possibilité de faire des consolidations spécifiques en filtrant les valeurs



9.7.2 Intitulés avec un champ de page

renommer les intitulés cliquer sur l'intitulé / saisir libellé dans la barre de formule ou Outils de tableau croisé dynamique / Options / Champ actif / Champ actif : saisir libellé Page1..............................zones sources du Tableau croisé fonction de Valeur ..............fonction appliquée aux résultats Étiquettes de lignes ............intitulés de lignes Étiquettes de colonnes ........intitulés de colonnes

renommer les éléments de Page les différentes sources sont affichées comme : "Élément1","Élément2" ces intitulés sont peu explicites…

renommer ces éléments :

déplacer le champ Page1 dans Étiquettes de lignes les intitulés sont affichés, on peut les renommer facilement…

puis replacer le champ Page1 dans Filtre du rapport


Élément1

Élément2

Total général


Juillet

Août

Total général



9.7.3 Avec plusieurs champs de page

exemple

Feuil1

A B C E

1 JANVIER Caroline Pierre Natacha

2 Arbustes 15 16

3 Fleurs 12 9

4 Haies 4

Feuil2

A B E

1 FEVRIER Serge Pierre

2 Haies 9 7

3 Arbres 12

Feuil3

A B C E

1 MARS Serge Annie Caroline

2 Fleurs 7 21

3 Arbres 8 7 8

Feuil4

A B C D

1 AVRIL Marc Annie Serge

2 Haies 5 10

3 Arbres 3 7

4 Haies 8 12

Feuil5

A B C D E

1 MAI Natacha Serge Annie Marc

2 Haies 10 3 6

3 Arbustes 12 15 7

Feuil6

A B C

1 JUIN Annie Marc

2 Fleurs 8 12

3 Arbres 16

4 Haies 9



ajouter l'outil Assistant Tableau croisé dynamique (catégorie : Toutes les commandes) Remarque seul l'assistant permet de valider l'option "Plages de feuilles de calculs avec étiquettes"…






saisir les champs de page spécifier le nombre de champs de page voulu, puis sélectionner chaque plage de données et saisir une étiquette dans le champ de page voulu Remarque possibilité de sélectionner plusieurs plages de données pour la même étiquette

exemple : chaque champ correspondra à un trimestre

zone de donnée champ étiquette

1ère zone Champ 1 Janvier

2e zone Champ 1 Février

3e zone Champ 1 Mars

4e zone Champ 2 Avril

5e zone Champ 2 Mai

6e zone Champ 2 Juin


tableau croisé créé par défaut

mise en forme tableau croisé, fonction somme et intitulés modifiés

Page1 (Tous)

Page2 (Tous)

Nombre de Valeur Étiquettes de colonnes

Étiquettes de lignes Annie Caroline Marc Natacha Pierre Serge Total généralArbres 2 1 1 3 7

Arbustes 1 1 1 1 1 5

Fleurs 2 1 1 1 1 6

Haies 2 3 1 2 3 11

Total général 7 2 6 3 3 8 29

1er trimestre (Tous)

2e trimestre (Tous)

Total d'heures Agents

Travaux Annie Caroline Marc Natacha Pierre Serge

Arbres 10 8 16 27

Arbustes 15 7 16 15 12

Fleurs 29 12 12 9 7

Haies 19 19 10 11 24



9.7.4 Intitulés avec plusieurs champs de page

les éléments de Page sont affichés avec les étiquettes saisies à la création contrairement au tableau croisé avec un seul champ de page

1er trimestre (Page1) 2e trimestre (Page2)


GRAPHIQUES CROISÉS DYNAMIQUES 87

10 GRAPHIQUES CROISÉS DYNAMIQUES

Principes 10.1

10.1.1 Concept

Création de graphiques de synthèses par regroupement de données en ligne/colonne.

mêmes principes de base que le tableau croisé dynamique…

des filtres sont ajoutés dans le graphique permettant de sélectionner les données

10.1.2 Démonstration

l'exemple suivant illustre les cinq représentants qui ont eu les meilleurs montants de ventes (comme indiqué par les prix unitaires totaux) en France entre 2011 et 2013

chaque marqueur de données s’étend à la valeur de l’axe des ordonnées (y) qui représente la somme des prix pour les unités vendues

dans la zone de filtre, le champ "Pays" est filtré pour afficher uniquement les prix unitaires en France

la zone de données affiche les totaux pour les prix unitaires vendus

la zone de traçage fournit un arrière-plan pour les marques de données

le quadrillage permet de voir plus facilement l’endroit où les marques de données se trouvent sur l’axe des ordonnées

cette marque de données représente un point de catégorie (en l’occurrence, un représentant) composé de trois points de série (en l’occurrence, les années 2011,2012 et 2013)

la zone de séries contient le champ de séries Date de commande une légende a été ajoutée sur le côté droit de ce graphique et apparaît directement en dessous du champ de séries

la zone de catégories se compose des étiquettes de catégorie les étiquettes de catégorie correspondent aux noms des représentants

l’étiquette de valeur d’axe offre un cadre de référence pour chaque marque de données

la zone de catégories se compose des étiquettes de catégorie



Création avec liste de données 10.2

10.2.1 Création

cliquez dans une cellule du tableau / Insertion / Tableaux / TblCroiséDynamique /

Graphique croisé dynamique

possibilité de créer un graphique croisé dynamique à partir d'un tableau croisé dynamique cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique, Outils de tableau croisé dynamique /

Options / Outils / Graphique croisé dynamique

Excel crée un tableau croisé dynamique intermédiaire comme source du graphique se reporter à la conception et à la mise en œuvre des tableaux croisés dynamiques…

Filtre du rapport permet d'appliquer un filtre sur des données non incluses dans le graphique

Champs Légende (Série)

Champs Axe (Abscisses)

Valeurs choisir la fonction statistique voulue

10.2.2 Types de graphiques

le graphique créé se modifie comme tout graphique Excel… se reporter au memento "EXCEL Prise en main"

Outils de graphique croisé dynamique / Création / Type / Modifier le type de graphique et Outils de graphique croisé dynamique / Création / Style du graphique



Gestion 10.3

10.3.1 Filtres

affichage des filtres

Outils de graphique croisé dynamique / Analyse / Afficher-Masquer / Boutons de champs Afficher les boutons de champ Filtre de rapport - Légende - Axe - Valeur

restreindre l'affichage à certaines valeurs

cliquer sur la liste déroulante du filtre voulu / sélectionner les valeurs à afficher

mêmes principes que les filtres de tableau standard

10.3.2 Segments de sélection

les outils Segments permettent de sélectionner de façon conviviale une ou plusieurs valeurs, ils s'utilisent en complément des filtres

se reporter à leur création/gestion dans les tableaux croisés dynamiques…

10.3.3 Connexions des segments

un segment est connecté par défaut à son tableau croisé source

possibilité de le connecter à d'autres tableaux croisés et/ou graphiques croisés créer un segment puis le connecter au graphique voulu

Outils Segment / Options / Segment / Connexions de tableau croisé dynamique

il est possible de déplacer/copier les segments dans d'autres feuilles et de piloter ainsi plusieurs tableaux/graphiques croisés dynamiques…



Création avec tableaux à étiquettes 10.4

10.4.1 Avec un champ de page








tableau croisé source du graphique

graphique croisé par défaut



mise en forme fonction somme et intitulés modifiés

10.4.2 Intitulés avec un champ de page

renommer les intitulés des filtres graphiques

cliquer sur l'intitulé voulu dans une des zones : Filtre du rapport - Étiquettes de colonnes -

Étiquettes de lignes - Valeurs / Paramètres de champs / Nom personnalisé : saisir le nouvel intitulé

renommer les éléments de Page les différentes sources sont affichées comme : "Élément1","Élément2" ces intitulés sont peu explicites…

renommer ces éléments :

déplacer le champ Page1 dans Étiquettes de lignes les intitulés sont affichés, on peut les renommer facilement…


Élément1

Élément2

Total général


Juillet

Août

Total général



puis replacer le champ Page1 dans Filtre du rapport

10.4.3 Avec plusieurs champs de page







saisir les champs de page spécifier le nombre de champs de page voulu, puis sélectionner chaque plage de données et saisir une étiquette dans le champ de page voulu Remarque possibilité de sélectionner plusieurs plages de données pour la même étiquette

exemple : chaque champ correspondra à un trimestre

zone de donnée champ étiquette

1ère zone Champ 1 Janvier

2e zone Champ 1 Février

3e zone Champ 1 Mars

4e zone Champ 2 Avril

5e zone Champ 2 Mai

6e zone Champ 2 Juin




tableau croisé source du graphique

graphique croisé par défaut

mise en forme fonction somme et intitulés modifiés



10.4.4 Intitulés avec plusieurs champs de page

les éléments de Page sont affichés avec les étiquettes saisies à la création contrairement au graphique croisé avec un seul champ de page

1er trimestre (Page1) 2e trimestre (Page2)


ANNEXES 97

11 ANNEXES

Formats personnalisés 11.1

11.1.1 Création

Possibilité de créer des formats permettant de répondre à des besoins spécifiques.

Accueil / Nombre / |Nombre| - Personnalisé / Type:

les formats sont saisis sous forme de codes de format dans différentes sections

11.1.2 Codes formats

format texte saisir @ (contenu de la cellule) précédé et/ou suivi de libellés entre guillemets

code Versailles

"ville de : "@ ville de : Versailles

format numérique saisir 0 précédé/suivi de libellés entre guillemets 0 affiche un zéro si il n’y a pas de chiffre sur le rang # n’affiche rien si il n’y a pas de chiffre sur le rang

code 8230,69 00000,0" km" 08230,7 km # ##0" km" 8 231 km "dist. : "0,00" km" dist. : 8230,69 km

format date saisir j pour jour, m pour mois, a pour année

j n° jour 1 chiffre jj n° jour 2 chiffres jjj nom jour abrégé jjjj nom jour complet m n° mois 1 chiffre mm n° mois 2 chiffres mmm nom mois abrégé mmmm nom mois complet mmmmm 1ère lettre du mois aa année 2 chiffres aaaa année 4 chiffres

format heure h pour heure, m pour minute, s pour secondes pour affichage sur 12H, ajouter AM/PM après le code pour affichage au-delà de 24h, 60' ou 60" saisir le code entre crochets [ ]

h heures 1 chiffre [h] heures >24h hh heures 2 chiffres m minutes 1 chiffre [m] minutes >60’ mm minutes 2 chiffres s secondes 1 chiffre [s] secondes >60" ss secondes 2 chiffres


ANNEXES 98

11.1.3 Sections

Les sections dans le code le code de format permet de créer des codes de formats spécifiques selon la valeur.

les sections sont séparées par un ;

1 section 2 sections 3 sections 4 sections

toute valeur

>= 0 ; < 0

> 0 ; < 0 ; = 0

> 0 ; < 0 ; = 0 ; texte

couleurs les couleurs sont saisies entre [ ] et avant les codes format blanc, bleu, cyan, jaune, magenta, noir, rouge, vert exemple : [bleu]0,0

conditions permet de n'appliquer le format que lorsque la valeur répond à une condition les conditions sont saisies entre [ ] et contiennent un opérateur de comparaison et une valeur opérateurs de comparaison < <= > >= = <> exemple : [rouge][>500]0000,0

Pourcentages 11.2

11.2.1 Calculs

à partir du pourcentage

A B exemple : TVA à partir du TTC

1 25 19,6%

2 valeur pourcentage

3 4,9 =A1B1

à partir de la valeur

A B exemple : TVA à partir de TVA

1 4,9 19,6%

2 valeur X pourcentage

3 25 =A1/B1

après augmentation

A B exemple : TTC à partir de HT et TVA

1 60 10%

2 valeur(1+pourcentage)

3 66 =A1(1+B1) ou A1+A1B1

avant augmentation

A B exemple : HT à partir de TTC et TVA

1 60 10%

2 valeur/(1+pourcentage)

3 66 =A1/(1+B1)


ANNEXES 99

après diminution

A B exemple : prix après remise

1 40 10%

2 valeur(1-pourcentage)

3 36 =A1(1-B1)

après diminution

A B exemple : prix avant remise

1 36 10%

2 valeur/(1-pourcentage)

3 40 =A1/(1-B1) ou A1-A1/B1

11.2.2 Comparaisons

différence entre deux valeurs

A B

1 50 40 nouvelle valeur/valeur référence–1

2 =A1/B1

3 25% % positif : augmentation

A B

1 40 50

2

3 -20% % négatif : diminution

représenter une valeur par rapport à une autre

A B

1 50 75 1ère valeur / 2e valeur

2 =A1/B1

3 66,7% <100% : 1ère valeur < 2e valeur

A B

1 75 50

2

3 150% >100% : 1ère valeur > 2e valeur

comparer plusieurs valeurs entre elles vérification : la somme des pourcentage doit être égale à 100,0% (ou 1)

A B C

1 30 5 15

2

3 60% 10% 30%

=A1/SOMME(A1:C1) =A1/SOMME(A1:C1) =A1/SOMME(A1:C1)


ANNEXES 100

Index 11.3

A

Appareil photo ................................................................. 26

B

BDLIRE .............................................................................. 48 BDMAX ............................................................................. 48 BDMIN ............................................................................. 48 BDMOYENNE ................................................................... 48 BDNB ................................................................................ 48 BDNB ................................................................................ 48 BDNBVAL.......................................................................... 48 BDSOMME ....................................................................... 48

D

DATEDIF ........................................................................... 42

F

Format personnalisé ........................................................ 30

M

Mise à jour des liens ........................................................ 11 Mise en forme conditionnelle.......................................... 31

S

SOUS.TOTAL .................................................................... 53 Styles de cellules ............................................................. 34 Styles rapides .................................................................. 52

T

Tableau Convertir en plage ....................................................... 54 Mettre sous forme de tableau .................................... 52

V

Validation des données ................................................... 32

Z

Zone d’extraction ............................................................ 46 Zone de critères ............................................................... 46 Zone de données ............................................................. 46