Excel Kompendium v7N

Tore Sfting:

Lsning av

enkle og

innflkte problemer

med

w w w . e x c e l k u r s . c o m

Side 3

Lsning av praktiske problemer i Excel 2007

Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse ................................................................................................................................ 3 Introduksjon ............................................................................................................................................ 5 Litt om forskjellige sprkversjoner .......................................................................................................... 6 Grunnlaget ............................................................................................................................................... 7

Navigasjon ............................................................................................................................................ 7 Merking ................................................................................................................................................ 7 Smart summering ................................................................................................................................. 8 Kopiering av formler ............................................................................................................................ 9 Justering av kolonnebredde (og radhyde) for flere kolonner ............................................................ 9 Automatisk celleformatering ............................................................................................................. 10 Hyre museknapp .............................................................................................................................. 10

Listeverkty ........................................................................................................................................... 11 Fryse kolonneoverskrifter .................................................................................................................. 11 Gjenta overskriftene ved utskrift ....................................................................................................... 11 Sortering ............................................................................................................................................. 12 Delsummer ......................................................................................................................................... 12 Autofilter ............................................................................................................................................ 12 Avansert filter..................................................................................................................................... 13 Identifisere og fjerne dubletter fra en liste ........................................................................................ 14

Noen enkle funksjoner .......................................................................................................................... 16 Nyttig funksjonalitet i Excel ................................................................................................................... 16

Validering og beskyttelse ................................................................................................................... 16 Validering ........................................................................................................................................... 17 Beskyttelse ......................................................................................................................................... 17 Validering av output ........................................................................................................................... 18 Betinget formatering .......................................................................................................................... 18 Bruk av HVIS (IF)-funksjonen for fremheve tall ............................................................................... 19 Pivottabell .......................................................................................................................................... 19

Andre nyttige funksjoner....................................................................................................................... 20 HVIS (IF)-funksjonen ........................................................................................................................... 20 FINN.RAD (VLOOKUP) ........................................................................................................................ 21 FINN.KOLONNE (HLOOKUP) ............................................................................................................... 21 AVDRAG (PMT) ................................................................................................................................... 23

SUMMERPRODUKT (SUMPRODUCT) ..................................................................................................... 23 D-funksjoner .......................................................................................................................................... 25

DSUM (DSUM), DGJENNOMSNITT (DAVERAGE), DMAX (DMAX), DMIN (DMIN), etc. ...................... 25 Flere verkty p menyen ....................................................................................................................... 25

Mlsking (Goal Seek) ........................................................................................................................ 25 Problemlser (Solver)......................................................................................................................... 27 Scenarier ............................................................................................................................................ 28 Konsolidering ..................................................................................................................................... 29 Enverdi- og toverditabell .................................................................................................................... 30 Importere data fra internett og andre systemer ............................................................................... 31 Importere levende data fra Internett ................................................................................................. 32 Dele celleinnhold................................................................................................................................ 32 Hente ut innholdt fra midt i en tekststreng ....................................................................................... 33 Tekst til kolonner ............................................................................................................................... 33 Hvordan skjule feilmeldinger ............................................................................................................. 34


Side 4


Spore sammenheng i formler og resonnementer ............................................................................. 36 Nytt og nyttig i Excel 2007 ..................................................................................................................... 37

Nye funksjoner ................................................................................................................................... 37 Forbedret grafikk................................................................................................................................ 38

Betinget formatering ..................................................................................................................... 38

Grafisk fremstilling ........................................................................................................................ 38

Til slutt hvordan f hjelp med Excel-problemer ................................................................................. 39 Hjelpesystemet i Excel ....................................................................................................................... 39 Skemotorer ...................................................................................................................................... 39 Nettsteder .......................................................................................................................................... 39 vingsfiler .......................................................................................................................................... 40


Side 5


Introduksjon Siden regnearket ble klekket ut som konsept i siste halvdel av 70-tallet, og det frste regneark-programmet ble tilgjengelig kommersielt i 1979 (VisiCalc), er regnearket blitt fundamentet for all konomisk beregning og oppflging for offentlige institusjoner, bedrifter og privatpersoner over hele verden. I dag er det svrt vanskelig tenke seg tallhndtering uten bruk av regneark, og med en ansltt markedsandel p verdensbasis p rundt 90% vil det for de aller flestes vedkommende bety Excel. Det kompendiet du n holder i hnden, er utviklet som et oppslagsverk og en huskeliste til kurset Excel for konomer. Kompendiet flger i hovedsak progresjonen i kurset og beskriver eksemplene som gjennomgs i kurset. Dette er ingen komplett lrebok, og beskrivelsene er i stikkordsform. For fullstendige beskrivelser av de forskjellige funksjonene, henviser jeg til en av de utmerkede Excel-lrebkene som finnes p markedet, f. ex. The Excel 2003/2007 Bible av John Walkenbach. Grunnleggende funksjoner er ogs greitt beskrevet i lrebkene fra norske Datapower. I dag er mange versjoner av Excel i bruk: Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 (XP), Excel 2003, og Excel 2007. Hver ny versjon har sine forbedringer i forhold til forrige, og om vi ser bort fra 2007-versjonen er ikke forskjellene veldig store. I de tilfellene en funksjon ikke fungerer i alle versjoner, har jeg forskt f det med i beskrivelsen. Frst nr vi kommer over p Excel 2007 kan vi snakke om store endringer. Utprving og utvikling er foretatt delvis p 2002 (XP), 2003 og 2007. Skjermbildene er fra den engelske versjonen av Excel 2002/2003/2007, og de fleste referanser i teksten er til bde norsk og engelsk versjon. Kompendiet er oppdatert med beskrivelse av noen nye funksjoner i Excel 2007. vingsfiler til eksemplene kan lastes ned fra nettstedet mitt. Asker, mars 2009 Tore Sfting [email protected] www.excelkurs.com


Side 6


Litt om forskjellige sprkversjoner I Norge brukes normalt to sprkutgaver av Excel:

norsk versjon

engelsk versjon Forskjellen mellom disse er frst og fremst det vi ser av sprk p menyer og i hjelpesystem. I tillegg har (selvsagt) funksjonene forskjellig navn p norsk og engelsk, slik at formlene blir forskjellige. Dette skaper f problemer, funksjonsnavn oversettes automatisk om en norsk Excel-modell pnes i en engelsk Excel og vice versa. Dette er ikke hele historien, og jeg skal nevne to problemstilinger til:

bruk av tegn i formler o i en norsk installasjon og i en engelsk installasjon i Norge - benytter man semikolon

(;) til skille ledd i en formel. I en engelsk installasjon i USA benyttes komma (,) til skille de samme leddene. Dette skaper problem i en spesiell forbindelse, nemlig nr man leser en amerikansk lrebok, eller finner Exel-lsninger p Internett. Bruker man komma vil ting ikke fungere, s husk erstatte komma med semikolon om du finner en amerikansk formel et sted!

Forskjellig desimaltegn o Standard desimaltegn i en norsk installasjon og i en engelsk installasjon i Norge er

komma (,) mens standard USA-tegn er punktum (.) .Dette skaper problemer ved import f. ex. fra et nettsted som benytter punktum, og det er egentlig f eller ingen snarveier rundt dette. Dette problemet oppstr ogs hvis man importerer fra et amerikansk administrativt system som er satt opp med punktum som desimaltegn. I mange internasjonale bedrifter er dette et reelt problem som man faktisk kan slite litt med.


Side 7


Grunnlaget For bruke Excel rasjonelt, er det viktig bruke de grunnleggende funksjonene riktig. Den typiske kursdeltageren er en erfaren Excel-bruker som kan benytte programmet til ganske innflkte beregninger. Erfaringen tilsier imidlertid at det ikke er alltid man bruker de meste rasjonelle metodene p grunnleggende funksjoner. Her flger et knippe basics som kan vre nyttig for mange, ogs vante brukere.

Navigasjon

Alle vet at vi kan klikke oss rundt i regnearket, men benytter vi tastaturet gr det mye raskere: Hoppe til A1: Uansett hvor vi str i arket kan vi hoppe til A1 ved taste Ctrl Home. Taster vi bare Home hopper vi rett venstre til kolonne A

P tilsvarende mte kan du manvrere:

Fra B2 til B9 (neste brudd i serien) med Ctrl , og fra A6 til G6 (neste brudd i serien) med Ctrl (pil hyre) Dette er spesielt nyttig nr du skal manvrere over lange avstander.

Merking

Merking og manvrering henger nrt sammen. Merking fra tastaturet handler om bevege markren mens Shift-tasten er inntrykket (som forvrig er identisk i Word). Alle manvreringskommandoer kan kombineres med Shift for merking, for eksempel:

Merking av hele oppsettet vrt, omrdet G9:A1, nr vi str i G9 trykker vi da bare tastene Ctrl Shift Home, og vips er omrdet merket.:


Side 8


Alternativt kan vi taste Control A, som frst vil merke omrdet med tall, og tar vi samme kommando n gang til, merkes hele arket. Her er litt forskjell mellom versjonene. I Excel 2002 og eldre har Ctrl A bare ett trinn, dvs. hele arket merkes ved frste gangs bruk av Control A.

Prv gjerne ut merking med andre tastekombinasjoner!

Smart summering

At Excel er en klpper p summering er velkjent, men visste du at du kan summere slik: I dette tilfellet skal vi summere modellen bde horisontalt og vertikalt. Vi skal m.a.o. lage 13 formler. De fleste vet at man kan lage en formel i B9 og kopiere den horisontalt, og n formel i G2 og kopiere vertikalt, men dette er enda raskere:

Merk summeringsomrdet, og merk i tillegg den tomme kolonnen til hyre for tabellen og den tomme raden nedenfor tabellen, dvs. B2:G9

Klikk deretter n gang p Autosum , og vips, s lager Excel samtlige 13 formler:

Du forteller Excel om den skal summere begge veier eller bare den ene eller den andre ved merke omrdet der du nsker formlene plassert.


Side 9


Kopiering av formler

En kjent Excel-funksjon gjr det mulig kopiere (autofylle) en formel horisontalt eller vertikalt. Den vertikale kopieringer gjr vi normalt mye raskere ved dobbeltklikke p knappen i hjrnet i stedet for ta tak og dra. Dette er spesielt nyttig nr vi har lange rekker som skal fylles. Alle som har gjort det vet att da drar man fort flere hundre rader fr man klarer stoppe, s drar man oppover igjen, etc, etc. Dette slipper vi om vi i stedet dobbeltklikker, da autofyller Excel bare s langt ned som den har referanser til venstre forholde seg til. Vr obs p at hvis det er brudd i listen dvs tomme rader, stopper kopieringen opp.

Justering av kolonnebredde (og radhyde) for flere kolonner

Ved merke alle kolonnene (eller bare de kolonnene som skal justeres), kan man enten justere dem like brede (ved dra), eller f beste tilpasning (ved dobbeltklikke):

Dobbeltklikk i hjrnet ikke dra!

Dobbeltklikk her for beste tilpasning.


Side 10


Automatisk celleformatering

Excel er laget slik at cellene i utgangspunktet ikke har noen formatering. Nr vi skriver i en celle, tolker Excel dette, og legger p formatering som den mener passer. Dette gr bra i 99% av tilfellene, men enkelte ganger gjr den ting vi ikke har bedt om.

Eksempel: Vi har et referansenummer som ser slik ut: 30-8. Vi taster dette inn i en celle, og fr til svar: 30.aug Inntastingen tolkes alts vre en dato, og cellen formateres deretter. Da har vi to utfordringer: Hvordan hindrer vi at dette skjer, og Hvordan blir vi kvitt datoformateringen p cellen? Hindre: Enten formatere cellen(-e) med tekstformat p forhnd, eller skrive apostrof () foran det vi legger inn; 30-8. Apostrofen tvangs-formaterer innholdet til tekst. Fjerne: Enten legge et annet format over dette, eller fjerne bde

innhold og format (Rediger Fjern Alt)

Hyre museknapp

For vante brukere er hyre museknapp en velkjent funksjon i Windows-miljet. Jeg benytter uansett anledningen til minne om den. I stedet for lete etter lsninger p menyer, er det stort sett bare peke p problemet og hyreklikke. Et lite eksempel: Excel har en mengde verktylinjer. Som kjent kan man g p Vis Verktylinjer og f opp menyen for vise og gjemme dem. Men det er kjappere bare peke p verktylinjene og hyreklikke da fr vi opp den samme menyen. Og dette systemet fungerer stort sett likt uansett hvilket Windows-program vi jobber i.


Side 11


Listeverkty En liste i Excel-sammenheng er en samling med data som er satt opp slik at verkty i Excel og andre programmer i Office kan brukes p den: Hver kolonne har en overskrift, overskriften er formatert annerledes enn innholdet (f. ex. fet skrift) Helst ikke annen tekst over selve listen det vil gjre fletting mot et Word-dokument vanskeligere Ikke pne rader i listen

vingsfil: Ordrer.xls

Fryse kolonneoverskrifter

Hvor ble det av kolonneoverskriftene? Skal du fryse rad 1, setter du markren i celle A2 og gr p Vindu Frys. Dermed str overskriften der nr du ruller nedover i listen. Har du ogs bruk for se kolonne A nr du ruller langt mot hyre, setter du markren i B2 fr du fryser.

Gjenta overskriftene ved utskrift

Her har vi samme problem, men helt annen lsning. Siden dette har med utskriften gjre gr du p Fil Utskriftformat Ark, setter markren i feltet gjenta rader verst, og klikker p rad 1 i regnearket. Dersom du har et oppsett som er for bredt for arket du skriver ut p kan du ogs f gjentatt kolonne A ved sette markren i feltet gjenta kolonner til venstre og klikke p frste kolonne.


Side 12


Sortering

Vi velger sorteringsnkkel ved plassere skrivemerket i den kolonnen vi nsker sortere etter, og s klikke p sorteringsknappene for sortere i stigende eller synkende rekkeflge. NB! Vi skal ikke merke hele kolonnen vi skal sortere etter, da vil normalt denne kolonnen bli sortert uavhengig av resten, og det vil vi definitivt ikke. (Olsen heter da plutselig Hansen til etternavn). Excel kan sortere etter maksimalt tre samtidige sorteringsnkler. For sortere slik, gr vi p Data Sorter, og velger rekkeflgen p sorteringen. Har vi bruk for sortere p 4 nkler tar vi frst sortering p den 4. nkkelen, og deretter p de tre overordnede. Legg merke til at p knappen Alternativer (Data sorter alternativer) finner du andre sorteringsnkler enn tall og alfabet, f.ex. ukedager og mneder.

Delsummer

vingsfil: Pivot og delsummer Vi kan p en veldig enkel mte f sammendrag i en liste som ovennevnte eksempelliste ved bruke funksjonen Delsammendrag. Denne finner du p Data- delsammendrag, og den forutsetter (selvsagt) at det er begreper som gr igjen p listen, som f. ex. navn i nevnte liste. Ved be om summering ved hver navneendring, fr vi veldig enkelt opp hva hver selger har solgt av de forskjellige varene:

Ved klikke p tallene (1, 2, 3) verst til venstre kan vi velge detaljeringsgrad p tallene. Vi fjerner delsummene ved g inn p samme sted og velge fjern alle. NB! Vi m frst sortere listen etter den kolonnen vi nsker lage delsummer p, i dette tilfellet etter selger.

Autofilter

Autofilteret gjr det veldig enkelt for oss ta bort poster vi ikke har interesse av (til fordel for dem vi har interesse av).


Side 13


Prosedyren er: Sett markren ett eller annet sted inne i listen, g s p Data Filter Autofilter, og

filtreringsknapper legges automatisk p toppen av hver kolonne Bruken av Autofilter er enkel og forstelig. For sette opp mer kompliserte filtreringer gr man inn p Egendefinert p toppen av nedtrekksmenyen. Her kan man f. ex. sette opp at man skal se p Johansen eller Nilsen:

Vinduet for logisk utsagn inneholder er langt rekke valg. Se litt p disse og bli kjent med dem, det kan komme til nytte.

Avansert filter

Hva s om man vil liste ut tre selgere ved hjelp av autofilteret? Vi nsker se p hva Johansen, Nilsen og Olsen har solgt til sammen. Svaret er enkelt; det gr ikke, dvs. det gr ikke ved hjelp av Autofilter. Har vi slike krav, m vi over p Avansert filter. Som navnet sier, kan dette filteret hndtere mer avanserte problemstillinger, og dermed er det ogs (selvsagt) mer krevende sette opp. Oppsettet ligner mye p det vi finner i forbindelse med noen avanserte funksjoner i Excel, bl.a. D-funksjonene som vi skal se p litt senere. Her setter vi opp selve filtreringskriteriene i regnearket, og s henviser vi til dem nr vi filtrerer. Her er et par eksempler: Hva har Johansen, Nilsen og/eller Olsen solgt? Hva har de samme tre herrer(?) solgt av underty? Vi blar til ark2, og setter opp filtreringsvilkrene a) slik:

Vilkrsomrde

Kryss for eller

Logisk utsagn


Side 14


S gr vi tilbake til listen i Ark1, setter markren et sted i listen, og gr p menyvalg Data Filter Avansert filter. Listen merkes automatisk samtidig dukker dialogboksen som angir det merkede listeomrdet opp . Flytt s markren (trykk Tab)over i feltet Filtreringsomrde. Bla s over til Ark2, og merk omrdet A1:A4. (Overskriften m ogs merkes). Klikk ok, og listen er filtrert. Fr vi tar eksempel b) fjerner vi filteret: Data Filter Vis alt. I dette tilfellet setter vi opp filtreringsvilkrene slik som vist til hyre: Forvrig er prosedyren den samme, eneste forskjell er at angivelsen av filtreringsomrdet er A1:B4. Avansert filter er et kraftig verkty, og det kan brukes p et utall mter. Det skjnner bl.a. >,


Side 15


Vi kan ogs utmerket tenke oss at kriteriet for om en post (kunde) finnes flere ganger, er at bde Customer ID og Company Name er identiske. Prosedyren er forsvidt den samme, men formelen som sammenligner blir noe mer innflkt: =HVIS(B2&C2=B3&C3;"Dublett";""). Erstatt HVIS medIF i engelsk versjon, alt annet er likt. Ved hjelp av dette systemet kan man selvsagt ogs be om f sjekket Kundenavn og Adresse, og f melding hvis de er like. Forvrig henvises til den nevnte vingsfilen for full innsikt i eksemplet!


Side 16


Noen enkle funksjoner MIN finner det minste tallet i et omrde STRST finner det strste tallet i et omrde GJENNOMSNITT finner snittet av verdiene i et omrde SUMMER.HVIS summerer tall i en gitt kolonne basert p et gitt vilkr

Alts: Hva er totalverdien for feltet nettopris for produktet dresser? Det fr vi enkelt svar p ved hjelp av denne funksjonen.

ANTALLHVIS teller forekomsten av et begrep, f. ex. hvor mange ganger forekommer dresser i kolonne B?

Nyttig funksjonalitet i Excel

Validering og beskyttelse

vingsfil Validering og beskyttelse 2.xls I enhver database er det lagt mye flid i redusere muligheten for feilregistreringer i de enkelte feltene. Skal det registreres et rstall, er det lagt inn begrensninger som gjr det umulig registrere et ord i feltet, eller et tall med fem sifre, eller et rstall som er strre eller mindre enn det som er aktuelt. Og, hvis det lar seg gjre, s har databaseutvikleren ikke gjort jobben sin. S lenge man jobber med sine egne ting i Excel, kan man normalt forutsette at man vet hva som skal registreres i de forskjellige cellene, s da er det ikke spesielt aktuelt legge inn validering og beskyttelse. Men s snart man lager modeller andre skal fylle inn sine tall i, er det svrt viktig bruke disse to Excel-finessene. Validering hindrer at noen registrerer noe ulogisk i en celle; et tall som er for lite, et tall som er for stort, et ord, en feilstavelse, etc. Ved hjelp av Beskyttelse lser man alle


Side 17


andre celler enn input-cellene slik at ingen bruker bevisst eller ubevisst - endrer formler eller gjr andre forandringer vi ikke nsker.

Validering

Ved bruke funksjonen (alts ikke funksjon som i fx, men funksjon som i finesse), kan du bestemme hva det skal vre lov skrive i en celle. I eksempelfilen har vi laget et enkelt skjema for innrapportering av regnskapstall. Her har brukeren lov skrive i de cellene som er gule. Her er det kun lov skrive inn tall innenfor bestemte intervaller, eller det er lov registrere nrmere angitte alternativer. For angi begrensningene p tillatt celleinnhold gr vi til menyvalg Data Validering. Her ser vi at det i utgangspunktet er tillatt registrere hvilken som helst verdi i merket celle. Dermed kan vi sette valideringene: Celle A3: Her skal vi registrere n av 5 avdelinger, og for gjre det enkelt for brukeren angi flgende: Tillat: Liste Kilde: her kan vi skrive inn alternativene; Avdeling 1, avdeling 2, etc., med semikolon mellom. Vi har dermed laget en nedtrekksmeny i cellen, og det blir bde enkelt og sikkert registrere riktig avdeling. Vi kan ogs henvise til en liste vi har registrert i regnearket, men jeg synes det er en ulempe at en slik liste m ligge i samme ark som vi har modellen p. Den kan nemlig ikke ligge i et eget ark. Celle B5: Her gjr vi tilsvarende, og taster inn rets mneder som listealternativer. Celle B7: Her skal vi registrere omsetning, og da er det mindre bastant hva som skal kunne registreres. For hindre at det tastes et siffer for mye eller for lite kan vi basert p erfaringstall - legge inn at tillatt skal vre heltall mellom 30 000 000 og 40 000 000. Celle B8: Kostnadene kan vi validere p tilsvarende mte. De vrige cellene inneholder formler som henter informasjon fra de nevnte cellene, intet skal registreres her.

Beskyttelse

Nr vi n har bestemt hva som skal vre tillatt registrere i input-cellene, kan vi utfre trinn 2 - nemlig beskyttelse av arket. Fr vi gjr det, m vi ha et par ting klart for oss:


Side 18


P Format Celler Beskyttelse er en celle i utgangspunktet satt som lst. Denne innstillingen har betydning frst nr vi slr p beskyttelse av arket (p Verkty Beskyttelse Beskytt ark). Vi m derfor frst fjerne haken ved Lst p de cellene som skal vre tilgjengelig (A3, A5, A7, A8). Nr dette er gjort, kan vi sl p beskyttelse av arket p Verkty Beskyttelse Beskytt ark. Vi har n oppndd to ting: Vi har bestemt hvilke celler det er tillatt registrere noe i De andre cellene er ganske enkelt ikke tilgjengelig. Vi har bestemt hva det skal vre tillatt registrere i de samme cellene.

Validering av output

Vi bruker frst og fremst validering for kontrollere input i en celle. Vi kan imidlertid ogs sette validering p en output-celle, alts en celle som inneholder en formel. Vi har da en noe annen problemstilling, nemlig at det vil vre utenkelig ikke la formelen vise det virkelige resultatet av input fra andre celler, s da bruker vi validering til ppeke eller fremheve cellene som inneholder verdier utenfor akseptabelt omrde. Skjermbildene er fra filen Validering og beskyttelse.xls. Det finnes ogs eksempler p bruk av alle disse funksjonene i filen Analyseeksempel.xls.

Vi markerer celle B11 og angir p Data Validering at minimum tillatt verdi er 0,10 (=10%)., dvs at vi krever en resultatgrad p minimum 10%. S pner vi verktylinjen Formelrevisjon. (Verkty Formelrevisjon Vis revisjonsverktylinje), og klikker p knappen Sirkle inn ugyldige data.: Vi ser da at vi fr en sirkel rundt tall som er utenfor akseptabelt omrde. Det er dermed veldig enkelt f oppmerksomhet p disse strrelsene. Ved klikke p knappen til hyre for denne slr vi markeringen av.

Betinget formatering

Funksjonen Betinget formatering (Format Betinget formatering) kan ogs brukes for fokusere p tall som utmerker seg p en positiv eller negativ mte:

Her har vi sagt at vi skal ha rd skrift p gul bakgrunn hvis verdien er mindre enn 0,1.

Klikk her!


Side 19


Resultatet i regnearket blir da slik:

Bruk av HVIS (IF)-funksjonen for fremheve tall

Se eksempel p bruk av HVIS-funksjonen i Excel for identifisere drlige resultater i filen Analyseeksempel.xls, ark Lsningseksepel_4.

Pivottabell

Tidligere i kurset har vi sett p bruk av Delsammendrag, Autofilter, og Avansert filter for f frem informasjon fra store lister eller datamengder. Pivottabell er et verkty i samme gate, men den gjr vanligvis jobben enda bedre og enda mer opplysende.

vingsfil: Pivot og delsum.xls Vi kan nok en gang ta frem denne filen og sprre oss selv: Hvordan str det egentlig til med salget? Hva selger de forskjellige selgerne? Hva selger de av de forskjellige varegruppene, etc? Ved hjelp av pivottabellfunksjonen kan vi enkelt finne ut av dette: Prosedyren er som flger: Klikk markren inn i listen ett eller annet sted

G p menyvalg Data Pivottabell og pivotdiagram Klikk deg gjennom veiviseren uten endre noen av forslagene, og du ender opp her: Her gjelder det da dra vre egne kolonneoverskrifter fra feltet til hyre over p riktig sted i tabellen. Vi gjr det hele enkelt og sier at vi nsker f en spesifisert kombinasjon av hvor mye den enkelte selger har solgt av den enkelte varegruppe, og vi bestemmer oss for at det er netto pris som er mest interessant se p.


Side 20


Da gjr vi slik: Ta tak i feltet Selger og dra det over i feltet Slipp radfelt her (Drop Row Fields Here) Ta tak i feltet Produkt og dra det over i feltet Slipp kolonnefelt her (Drop Column Fields Here) Til sist tar vi datafeltet Netto pris og drar over i feltet Slipp dataelementer her (Drop Data Items Here). Dermed har vi en krysstabell som viser netto salg pr selger og produkt:

Prv flytte feltene rundt, la produkt og selger bytte plass. Vi ser da at det er veldig enkelt prve seg frem og lage alternative lsninger p sparket. Pivottabell er et meget kraftig verkty, ja, kanskje det kraftigste analyseverktyet i Excel. Pivottabell kan analysere data p veldig mange mter. Dette eksemplet er definitivt en kortversjonen av pivottabell, og for mer dyptplyende innfring henviser jeg til The Excel Bible eller en annen videregende lrebok.

Andre nyttige funksjoner Excel har noen hundre funksjoner tilgjengelige. Mange av disse er svrt spesialiserte og krever helt spesiell kunnskap for vre til nytte. Noen er imidlertid spass generelle at de kan brukes uten hovedfag i matematikk eller statistikk.

HVIS (IF)-funksjonen

Denne funksjonen lar Excel foreta valg, i utgangspunktet mellom to alternativer, basert p resultatet av en test. Syntaksen er slik: =HVIS(TEST;SANN;USANN) En test (eller pstand) har to mulige utfall, enten er den riktig eller s er den feil. Hvis testen er riktig, f. ex. at innholdet i celle A1 virkelig er strre enn 10 velger funksjonen handlingen eller alternativet som er beskrevet i SANN, og hvis testen er negativ tar den alternativet som er beskrevet i feltet USANN. I dette eksemplet bruker vi HVIS for tildele riktig kontingent til medlemmene i foreningen basert p en test av alder:


Side 21


Alts; hvis alder er strre enn 67, skal kontingenten vre 75, og hvis den er mindre, skal kontingenten vre 150 Formelen blir da: =HVIS(C6>=$C$3;$C$2;$C$1)

Da er det bare kopiere (autofylle) formelen nedover kolonnen til de andre medlemmene, og vi vet p et blunk hva hver person skal betale. Et annet eksempel p bruk av HVIS-funksjonen (IF), er vist i filen HVIS-lnn.xls hvor man tester sum salg for hver selger og s tildeler bonus basert p utfallet av testen. HVIS-funksjonen kan brukes til foreta valg med inntil 7 alternativer. De som er interessert i eksempel p det, kan ta en titt p filen Nested IF-functions. ,

FINN.RAD (VLOOKUP)

FINN.KOLONNE (HLOOKUP)

Dette er to oppslagsfunksjoner som sker h.h.v. radvis eller kolonnevis etter en verdi basert p input fra oss. Eksempel: Ved taste inn ansattnummer, vil FINN.RAD-funksjonen ske til hyre til angitt kolonne og komme opp med den ansattes fornavn:

Det mest spesielle med denne funksjonen er at vi forteller hvilken kolonne vi skal sl opp i ved gi den et nummer fra venstre mot hyre, i dette tilfellet tallet 2. Ansattnummeret str i kolonne 1, og navnet vi skal ha opp, str i kolonne 2 i den merkede matrisen. Filen inneholder tilsvarende eksempel for funksjonen FINN.KOLONNE.


Side 22


Obs! Pass p to ting: Det frste er angi USANN(=FALSE) i det siste feltet i funksjonsveiviseren:

Gjr vi ikke det, vil funksjonen returnere den nrmeste verdien, og det nsker vi sjelden. Dvs at hvis vi taster feil ansattnummer og skriver 120 i stedet for 102, vil den returnere det som er nrmest 120, nemlig ansatt 110 med fornavnet Herman. Nr vi legger inn USANN/FALSE, fr vi feilmelding i et slikt tilfelle. Det andre vi m passe p er at oppslagskolonnen (=ansattnummer) er

sortert stigende. Dette er helt ndvendig for f plitelige svar.


Side 23


AVDRAG (PMT)

Denne funksjonen beregner avdrag p annuitetsln og er sledes nyttig for alle som regner p finansiering: Nr funksjonen er satt opp riktig, kan man da endre forutsetningene; lnebelp, nedbetalingstid, etc. og f det terminbelpet oppdatert. NB! Rentefoten som her er klikket inn fra celle B2 m divideres med antall terminer pr. r, her i celle B3. Det er ogs avgjrende at totalt antall terminer i celle B5 fremkommer som en formel, ellers vil ikke denne oppdateres, og dermed vil terminbelpet bli feil.

SUMMERPRODUKT (SUMPRODUCT) vingsfil Pivot og delsammendrag.xls Dette er en funksjon som ser ut til leve et noe ufortjent anonymt liv. Den er en skikkelig kraftkar, og kan gjre nesten utrolige krumspring. At den kan multiplisere to kolonner (matriser, arrays) med hverandre, er i og for seg imponerende nok. Men, det er nr man tar i bruk de betingede egenskapene til funksjonen man blir virkelig imponert. Et annet sted i dette heftet har jeg nevnt at det er kommet en ny funksjon i Excel 2007 som heter SUMMER.HVIS.SETT (SUMIFS), som er i stand til summere opp under hensyntagen til flere betingelser. Dette kan ogs SUMMERPRODUKT gjre. For de innvidde kan vi si at den kan gjre det samme som en matriseformel, uten mtte behandles som en matriseformel.


Side 24


I ovennevnte eksempelfil, som inneholder mange transaksjoner, kan vi be SUMMERPRODUKT om gi oss totalen av en gitt kombinasjon av selger og produkt. Dette kan gjres ogs ved hjelp av andre verkty: Pivottabell, DSUMMER (beskrevet p neste side), SUMMER.HVIS.SETT, og ved hjelp av en matriseformel. Hvis man lager en modell som skal fungere i Excel 2003, og hvis man er fokusert p at ting skal g automatisk, uten manuell oppdatering slik Pivottabell, krever, er SUMMERPRODUKT er elegant lsning. Den blir ekstra elegant hvis man gir navn til omrdene som skal inn i funksjonen, men det er ikke ndvendig for at det skal fungere. Om vi f.ex. nsker finne ut hva John Blund har solgt av dresser i perioden, mlt i nettopris, vil formelen se slik ut:

Studr eksempelfilen for alle detaljer. Filen viser ogs hvordan samme problem er lst med h.h.v. Pivottabell og matriseformel.


Side 25


D-funksjoner vingsfil D-funksjoner 2.xls

DSUM (DSUM), DGJENNOMSNITT (DAVERAGE), DMAX (DMAX), DMIN (DMIN), etc.

Excel har en serie funksjoner som har prefikset D. Dette er databasefunksjoner, og det betyr at de er velegnet til trekke ut opplysninger fra store datamengder basert p flere forutsetninger. Oppsettet av funksjonene er veldig likt det vi har sett p m.h.t. avansert filter. Vi legger alts ikke funksjonsargumentene rett inn i funksjonen, men vi setter dem opp i regnearket og henviser til omrdet. Eksempel: I ovennevnte fil, ark Uttrekk_1har vi tall som er dumpet fra et administrativt system. Tallene har tre referanser, avdeling, periode og prosjekt. Vi nsker matche disse tre referansene slik at vi kan svare p f. ex.: Hva er totalresultatet av kombinasjonen avdeling 2, prosjekt 2? Frst setter vi opp betingelsene, se arket Uttrekk_2. Dernest plasserer vi funksjonen i celle B4 i samme ark. Dernest starter vi funksjonsveiviseren og fyller denne ut slik: Database er arket Data, omrdet merkes inkludert kolonneoverskrifter Field(Felt) er rett og slett det feltet vi i dette tilfellet nsker oppsummert. Criteria(Vilkr) er omrdet i arket der vi har skrevet inn vilkrene vi nsker oppfylt. Det finnes D-funksjoner som tilsvarer mange av de kjente funksjonene, DGJENNOMSNITT, DMIN, DMAX, etc. Fordelen med disse funksjonene er hndtere flere vilkr samtidig.

Flere verkty p menyen I Excel lser vi problemer dels ved hjelp av funksjoner vi benytter i formler, og dels ved hjelp av menyplasserte verkty. Vi ser n p noen flere av de menyplasserte verktyene vi har til rdighet:

Mlsking (Goal Seek)

Dette er et enkelt og greit verkty som regner seg bakover ved simulere alternative argumenter i en funksjon mye raskere enn vi klarer det selv.


Side 26


Eksempel: Vi skal lne penger til ny bolig. Vi har regnet ut at vi kan klare 8000 i mneden i renter og avdrag. Renten er gitt til 3,5%, og banken sier maksimal tilbakebetalingstid er 15 r. Hvor mye fr vi da lne? Vi har tidligere sett p funksjonen Avdrag (PMT), og vet at den kan brukes i denne sammenhengen.

Normalt ville vi prve oss frem med forskjellige lnebelp, og etter litt frem og tilbake ville vi nrme oss terminbelpet p 8000 kroner. Hvis vi bruker Mlsking til lsningen, fr vi svaret med en gang: Vi finner mlsking p Verkty lsking, og fyller da inn: Sett celle B9 til verdi 8000 ved endre celle B3 - og vi har svaret umiddelbart.


Side 27


Problemlser (Solver)

vingsfil: Solver.xls Mlsking er greitt til sitt bruk, men ofte har vi problemstillinger som krever hndtering av flere variabler, og det er ikke mlsking i stand til. I slike tilfeller kan vi bruke problemlseren (Verkty Problemlseren) Eksempel: Vi har et budsjett for neste r for bedriften vr. Dette er ikke et helt vanlig budsjettoppsett der vi har beregnet budsjett-tallene utenfor arket og fylt dem inn. Det spesielle her er at vi har en sammenheng mellom innsats av reklamekroner og antall solgte enheter. Dette tas videre til salgsverdien. Formelen som beregner sammenhengen mellom reklameinnsats og solgte enheter, kan du selv se i celle B4. Formelen her gir en parabelkurve, dvs. at salget ker med kende reklamekroner inntil et visst punkt. Deretter vil reklamekostnadene bli strre enn kt fortjeneste, slik at resultatet av innsatsen bli negativt. Problemet i virkelighetens verden er selvsagt finne sammenhengen mellom disse strrelsene. Grafisk vil det se slik ut: NB! Problemlseren ligger p Verkty-menyen nr den er installert. Hvis du ikke finner den der m den installeres. G da til menyvalg Verkty Tillegg (Tools Add-ins Solver)og kryss av for problemlseren. Hvis du har installert Office direkte fra CD-en, vil den kanskje be om CD-en. Er det installert over nettverk, gr det automatisk. Vi skal n maksimere overskuddet (F14) ved endre innsatsen av reklame (B10:E10). For illustrere hvordan vi legger inn begrensninger, sier vi at maks reklamebruk skal vre 50000 (F10): Med dette oppsettet maksimeres overskuddet til vel 84 000. Om vi kjrer samme uten legge inn begrensninger blir overskuddet Vi vil da se at de siste reklamekronene gir drlig uttelling. Selv med 100 000 til reklame er overskuddet bare ket men noen hundrelapper.

Sammenheng mellom reklameinnsats og overskudd

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

Alt 1 Alt 2 Alt 3 Alt 4 Alt 5 Alt 6 Alt 7 Alt 8

Reklameinnsats:

Overskudd

Her kulminerer overskuddet hvordan finner vi det?


Side 28


Scenarier

vingsfil: Budsjettscenario.xls Begrepet scenario er velkjent for alle som jobber med konomi. Vi opererer gjerne med flere scenarier; ett drlig, ett bra og kanskje ett midt p treet. Man kan selvsagt hndtere dette ved ha de alternative verdiene i forskjellige kolonner ved siden av hverandre. Excel har imidlertid en innebygget funksjon p Verkty Scenarier som gjr det mulig for oss lagre flere verdier i samme celle, og s hente dem frem ved velge scenario.

Legg til begrensninger

Mlcelle skal maksimeres

Endringsceller


Side 29


Eksempel: Vi har her et lite og enkelt budsjett bestende av en konto for driftsinntekter og en for driftskostnader. Disse to postene har tre alternative verdier (som hrer sammen) som skal lagres i de respektive cellene, dvs. B3 og B4 p arket scenarier. Vi skal da lagre scenariene etter tur, og vi legger frst inn drlig scenario med hhv 2500 og 2300. For holde styr p scenariene er det lurt ogs skrive navnet p scenariet et sted i arket. Vi merker s de cellene som skal tilhre scenariet, B3:B4 og B7. S gr vi p Verkty Scenarier og klikker

legg til. Her skriver vi navnet p scenariet og ok-er oss ut slik at alle dialogbokser er lukket. Dernest tar vi for oss scenariet Middels p samme mte, og til sist scenariet Beste. Nr vi n gr p menyvalg Verkty Scenarier ser vi de tre innlagte scenariene i listen, og vi bare velger dem etter tur og klikker Vis for endre tallene i regnearket.

Konsolidering

vingsfiler: Konsolidering Oslo.xls, konsolidering Bergen.xls, konsolidering

Trondheim.xls Disse tre filene viser salgsstatistikk for brukte biler for de tre byene. Vi nsker n totalen av disse tre regnearkene. Problemet er imidlertid at ingen av arkene er like, ikke er det samme mnedene, ikke er det samme bilmerker, og ikke str de samme merkene p samme sted i de respektive regnearkene. summere ved hjelp av formler gr jo, hvis man har god tid, for hver enkelt celle m legges inn manuelt. Her kommer verktyet Konsolidering inn og lser oppgaven p null komma null. Hemmeligheten er at vi ber konsolideringsverktyet ta utgangspunkt i rad- og kolonneetikettene, ikke cellereferansene, og dermed fr vi totalen ut i en fjerde fil uten problemer: Eksempel:

pne alle tre filene, pne deretter en ny, blank arbeidsbok. G p menyvalg Data Konsolider. La markren st i feltet Referanse, bla s (Alt Tab) til den frste pne arbeidsboken (Oslo), merk A3:D10, og klikk Legg til i dialogboksen. Bla s til h.h.v. Bergen og Trondheim og klikk Legg til for hver av disse. Pass p riktig merking, dvs. inkludert kolonneetiketter og radetiketter. Dialogboksen ser da slik ut: NB! Legg merke til at vi har krysset av alle tre avkrysningsboksene for etiketter og for link til kildedataene!


Side 30


N har vi ftt totalene i den nye arbeidsboken, og vi har nesten ikke brukt noe tid p det, i hvert fall en brkdel av hva vi ville ha brukt ved lage formler!

Ved klikke p plussene i venstre marg, kan vi se spesifikasjonen bak hvert sumtall.

Enverdi- og toverditabell

vingsfil: Datatabell.xls Dette er en innebygget funksjon som gjr det mulig for oss kjapt analysere en eller to alternativer ved siden av hverandre. Eksempel: Vi skal analysere en lnekostnad, frst med gitt rentefot og varierende lnebelp, og deretter alternative verdier bde for rentefot og lnebelp. Funksjonen ligger p Data Tabell, og prosedyren er beskrevet i vingsfilen. I eksempel to fr vi alts ut en tabell direkte som viser oss terminbelpene for forskjellige lnebelp og forskjellige renter:


Side 31


Importere data fra internett og andre systemer

vingsfil: Hente data fra internett.xls Vi har mye nytte av kunne eksportere data av forskjellige typer fra administrative systemer til Excel. Dette skjer vanligvis fra det administrative programmet, og vil sledes vre spesifikt for det respektive programmet. Excel har ogs nyttige systemer for importere data, det kan vre filer generert annetsteds, eller det kan vre fra websider p Inter- eller intranett. Eksempel: Vi nsker importere en tabell fra en webside hos Statistisk Sentralbyr med adressen http://www.ssb.no/fobhusinnt/tab-2003-12-18-01.html Alle som har prvd det, vet at det fungerer srdeles drlig merke og kopiere fra en webside og legge det in i Excel. Derfor importerer vi dataene slik: pne frst ovenstende adresse i nettleseren Merk adressen og kopier den (Ctrl C) G s tilbake til Excel og velg Data Importer Data Ny websprring En mininettleser dukker opp, og mens adressen til startsiden er merket, limer vi inn den kopierte adressen slik at den erstatter startsidens adresse, og taster Enter: Vi fr n muligheten til merke den delen av siden vi nsker importere, s vi klikker p pilen med gul bakgrunn i verste venstre hjrne av den tabellen vi nsker importere, Klikk Importer, velg deretter destinasjonscelle (A1), og dermed er det gjort. Tallene er riktig formatert, og vi kan jobbe videre med analysere dem ved hjelp av Excel. S fr vi heller se bort fra at det aller meste av statistikk fra SSB ogs er tilgjengelig i ferdig Excel-format ;-)!

Klikk og merk her!


Side 32


Importere levende data fra Internett

vingsfil: Hente data fra internett.xls I mange beregninger er man ndt til ta hensyn til stadig skiftende utenforliggende forhold, f.ex. valutakurser eller aksjeverdier. Vanligvis slr man opp verdiene p nettet, og taster dem inn i regnearket, og sledes fr modellen oppdatert. Det kan man slippe ved sette opp en levende link til en webside, f.ex. for valutakurser. I flgende eksempel skal vi lage en levende link fra Nordeas valutakursnettsted til en arbeidsbok i Excel. Prosedyren ligner p den som er beskrevet over, men med noen modifikasjoner. Frst finner vi DNs nettside for valutakurser http://www.dn.no/finans/valuta/ P samme mte som i forrige eksempel merker vi og kopierer nettadressen. Bla over til Excel og st i et blank regneark G p Data - Importer eksterne data - Ny websprring Lim inn (Ctrl V) den kopierte adressen i adressefeltet til mini-browseren og tast Enter for pne siden. Etter en stund kommer det opp grnne merkepiler i hjrnet p tabellene p siden. Merk av for de tabellene du nsker importere. G gjerne p Alternativer og velg Full HTML-formatering. Det er ikke ndvendig, men gir penere oppsett. Klikk Importr Klikk Egenskaper/Properties p neste dialogboks, og sett oppdateringsfrekvensen slik du vil ha den Ok - og dataene er i regnearket! Vi har n en levende link mot nettstedet som har valutakursene, og vi vil alltid ha oppdaterte tall som grunnlag for vre beregninger! Dette er et tilfelle det vil oppst problemer hvis vi importerer feil webside, f.ex. Nordeas valutaside: http://www.kbank.no/markets/valuta/BankKurserStd.html Nordea benytter punktum som desimaltegn, og det funker ikke i en norsk setting hvor desimaltegnet er komma.

Dele celleinnhold

vingsfil: resultatet av importen i forrige eksempel Ved import er det slett ikke sikkert at dataene er delt opp slik vi nsker. I dette tilfellet har vi f ex. kommunenummer og kommunenavn i samme celle. Vi har samme problemstilling nr kundenummer og kundenavn havner i samme celle, eller et utall lignende tilfeller av ulike data i samme kolonne.

Vi kan bruke Excel-funksjonene HYRE eller VENSTRE for lse dette, men de er plundrete bruke nr det er varierende antall tegn i delingene. I.o.m. at kommunenummeret har fire sifre i alle tilfeller her, gr det greitt isolere nummeret. Navnet er


Side 33


verre (men det gr an) ettersom det er et varierende antall tegn der. Se arket Hyre_Venstre i arbeidsboken Hente data fra internett.xls

Hente ut innholdt fra midt i en tekststreng

I tillegg til funksjonene HYRE og VENSTRE har vi funksjonen DELTEKST som gjr oss i stand til plukke ut innhold fra inne i en tekststreng. Syntaksen er: DELTEKST(Cellereferanse til tekststreng; Antall karakterer fra venstre; antall karakterer som skal vises)

Tekst til kolonner

En bedre og enklere mte gjre dette p er bruke den innebygde funksjonen Tekst til kolonner. Denne funksjonen finner du p Data-menyen. Eksempel: Vi tar for oss arket Tekst til kolonner, og skal dele opp kommunenummer og kommunenavn slik at de blir plassert i separate kolonner (celler): Sett inn to nye kolonner mellom A og B Merk cellene som skal deles (A9:A26) G p Data Tekst til kolonner Her kan vi velge om vi skal dele p skilletegn eller p fast bredde, og siden kommunenummeret har fire sifre kan vi velge hvilke av disse vi skal bruke. Nr noen kommuner har sammensatte navn med mellomrom eller bindestrek, vil det her g greiest om vi velger Fast bredde. Vi fr n en delingsstrek mellom nummer og navn Vi m s angi destinasjonscelle slik at vi slipper overskrive det vi har (B9). Dermed er det gjort, og vi har nummer og navn i separate kolonner.

Et nytt problem dukker n opp; kommunenummeret har mistet 0 forrest i nummeret. Dette kan vi ogs lse uten omformatere til tekst: Merk de aktuelle cellene (B9:B26) G p Format Celler Tall Egendefinert Skriv inn fire nuller i feltet Type.


Side 34


- og dermed har vi nullen foran tallet.

Noen ord om tekst kontra tall i postnumre alts tall med null foran. S lenge tallene skal fortsette leve i Excel kan vi beholde den beskrevne formateringen, men vi fr problemer om vi skal viderebehandle dem, f.ex. flette dataene inn i et Word-dokument. Da vil nemlig nullen(-e) forrest forsvinne igjen. Den enkleste lsningen p dette er velge tekst i siste trinn av Tekst-til-kolonner-veiviseren:

N blir tallene konvertert til tekst, og nullene vil overleve fletting.

Hvordan skjule feilmeldinger

vingsfil: Skjule feilmeldinger.xls Hvor ofte har man ikke irritert seg over kryptiske feilmeldinger i Excel-modellen? I et ellers fint oppsett vil f. ex. forsk p dele med null gi flgende visning i cellen: #DIV/0!


Side 35


Dette kan jo ha sin rsak i noe s enkelt som at nevner-cellen ikke har innhold fordi det ikke finnes data der. Vi kan skjule feilmeldingene p to mter: Betinget formatering Funksjonen ISERROR/ERFEIL Betinget formatering Her benytter vi ganske enkelt betinget formatering for legge hvit tegnfarge p teksten nr en feilmelding opptrer. Prosedyren er som flger: Merk cellene i omrdet (dvs. de som kan f feilmeldinger) G p Format betinget formatering Fra listen til venstre velger du Formelen er og i vinduet til hyre skriver du ERFEIL (ISERROR) G p format og sett tegnfargen til hvit. N vil feilmeldingene vre usynlig men de str der fremdeles og kan gjres synlige hvis nskelig. Funksjonen ERFEIL/ISERROR Denne er mer plundrete sette opp, men gir ogs muligheten til legge inn fritekst i stedte for feilmeldingen av type opplysninger mangler, N/A, eller lignende. For at dette skal fungere m vi kombinere eksisterende formel bde med ERFEIL/ISERROR og HVIS/IF-funksjonene. I nedstende eksempel har vi lagt inn teksten mangler data I stedet for feilmeldingen: Den opprinnelige formelen ser slik ut: =A2/B2 Denne m n puttes inn i en IF/HVIS-funksjon sammen med ERFEIL/ISERROR-funksjonen, slik: =IF(ISERROR(A2/B2);"Mangler data";(A2/B2)), eller p norsk: =HVIS(ERFEIL(A2/B2);Mangler data;(A2/B2)) Erstatt uttrykket mangler data med hva du mtte nske skal vre synlig!

A B C

1 Teller Nevner Resultat

2 1 0 Mangler data

3 1 2 0,5

4 1 0 Mangler data

5 1 10 0,1

6 10 2 5

7 1 0 Mangler data

8 1 5 0,2


Side 36


Spore sammenheng i formler og resonnementer

De fleste er vel kjente med flgende scenario: Du har overtatt et oppsett i Excel fra en kollega (som har sluttet), du forsker finne sammenheng og logikk i modellen, men den er stor, henter og kombinerer data fra forskjellige ark og gjerne ogs fra forskjellige arbeidsbker, og du makter rett og slett ikke f oversikten. Ettersom viktige beslutninger fattes p grunnlag av dine tall, m du bare finne ut av dette. Et flott redskap til dette er funksjonen Formelrevisjon (Formula Auditing). Ved hjelp av knapper p en verktylinje med samme navn lar denne deg spore sammnehengen i en Excel-modell p en oversiktelig og fin mte.

vingsfil: Lsningsforslag Totalresultat for Bedriften AS_startslutt.xls La oss si at du sitter og ser p totalresultatet, og lurer p hvor det egentlig kommer fra. Du kan sette markren p cellen og tolke formelen, men hvis den er komplisert er det ikke s enkelt. Ta da frem verktylinjen Formelrevisjon (hyreklikk i verektylinjeomrdet, velg den fra menyen). Sett markren p cellen du skal spore, B6, og klikk Spor overordnet niv. Du fr da markert at resultatet i celle B6 komemr fra cellene B3 og B4 p samme ark, grafisk og forstelig og greitt. nsker du spore videre klikker du bare nok en gang p knappen, og du fr markert at innholdet i celle B3 kommer fra et sted utenfor arket: For spore videre m du peke nyaktig p den prikkede pilen som peker et annet sted, og s dobbeltklikke. Da fr du opp en dialogboks som viser hvor dette resulattet kommer fra. Sum inntekter kommer fra flere forskjellige steder, sdu m her velge hvilket sted den skal g ved velge ett av alternativene:

Spor et overordnet niv


Side 37


Nytt og nyttig i Excel 2007

Nye funksjoner

Eksemplene i dette kompendet er basert p Excel 2002 og 2003, to versjoner som er til forveksling like. Den siste versjonen, Excel 2007, er (som kjent) fornyet og forbedret p hovedsakelig to omrder:

nytt grensesnitt

nye funksjoner De nye funksjonene er ikke mange, men de er faktisk nyttige for svrt mange, og man trenger ikke vre superbruker for ha nytte av dem. Funksjonene er:

IFERROR

AVERAGEIF

AVERAGEIFS

SUMIFS

COUNTIFS IFERROR letter feilsking betydelig. Hittil har man mttet bruke en kombinasjon av IF og ISERROR for f ut en egendefinert tekst som resultat av en feil. N kan man ta dette direkte ved hjelp av denne funksjonen. Samme kontroll utfrt i 2003 og 2007 kan da se slik ut: I 2003: =IF(ISERROR(VLOOKUP("Per"; Varesalg; 3; FALSE)); " Verdi finnes ikke"; VLOOKUP

("Per"; Varesalg; 3, FALSE))

I 2007:

=IFERROR(VLOOKUP(Nils, Varesalg, 3, false), Verdi finnes ikke)

Som vi ser, en sterk forenkling.

AVERAGEIF tilsvarer SUMIF og COUNTIF og den tar alts gjennomsnittet av tall i en serie som oppfyller et visst krav. Denne gir gjennomsnittet av verdier i omrdet strre

enn 100 i et gitt omrde:

vingsfil: Averageif.xlsx

=AVERAGEIF(A2:A5;Z100;B2:B5)

AVERAGEIFS gir mulighet for flere vilkr.

SUMIFS

I tidligere versjoner av Excel har vi SUMIF (og COUNTIF). Disse er fine til sitt bruk, men

hva gjr vi fr flere vilkr skal vre oppfylt for summering eller telling. Svaret er at kan

vre temmelig plundrete f til i eldre versjoner, men at det har blitt veldig enkelt i

Excel 2007.

vingsfil: Countifs.xlsx og Countifs2.xlsx


Side 38


Forbedret grafikk

Det er kanskje en liten gjenganger at ting har blitt penere for hver ny versjon av Excel som har blitt sluppet. Excel skuffer ikke p dette punktet heller. Grafikken har blitt spesielt fin n, og det har ogs kommet en del nye mter vise verdier grafisk p.

Betinget formatering

Betinget formatering e velkjent fra tidligere versjoner, men den har blitt sterkt utvidet i 2007. Vi kan n fremstille vedier bl.a. p disse mtene:

Grafisk fremstilling

Her bestr forbedringene stort sett av forbedret grafikk. En graf i Excel 2007 kan f.ex. se slik ut:

Eller man kan sl til med et delvis gjennomsiktig sektordiagram:

vingsfil: Conditional formatting

Salg Salg Salg Salg

127 935 127 935 127 935 127 935

202 651 202 651 202 651 202 651

238 567 238 567 238 567 238 567

127 101 127 101 127 101 127 101

192 267 192 267 192 267 192 267

150 504 150 504 150 504 150 504

225 494 225 494 225 494 225 494

162 690 162 690 162 690 162 690

221 378 221 378 221 378 221 378

-

50 000

100 000

150 000

200 000

250 000

300 000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Salg

Kostnader

127 935

202 651

238 567

127 101

192 267

150 504

Salg


Side 39


Til slutt hvordan f hjelp med Excel-problemer Denne lille trykksaken og det tilhrende kurset har forhpentligvis utvidet horisonten i forhold til Excel. Ingen av delene gir selvsagt svar p alle sprsml, langt i fra. Det betyr at den interesserte og avanserte bruker stadig vil stte p nye problemer eller kanskje vi br si utfordringer ved bruk av Excel, og jo mer man lrer, jo mer blir man klar over hva Excel kan brukes til, og man blir ogs klar over sin egen utilstrekkelighet. Da er det viktig vite hvor man kan finne hjelp. Det frste stedet man gjerne sjekker er:

Hjelpesystemet i Excel

Dette er blitt stadig bedre, og jeg har bl. a. funnet mye nytte i eksemplene som beskriver bruk av de forskjellige funksjonene. Her er det bare taste inn skeord og kjre i vei. Det andre stedet jeg sker hjelp, er p

Skemotorer

Det mest nrliggende stedet nemlig internett er svrt ofte det som gir de beste svarene. Bruk av skemotorene p nettet er elementrt for de fleste, s her handler det bare om taste inn de rette stikkordene i skefeltet p favorittskemotoren dvs. Google og ske i vei. Eksempel: La oss si jeg ikke vet hvordan celler skal deles. Da vil jeg ha forske et sk slik: Excel split cells P under ett sekund fr jeg da opp over en million referanser om problemet mitt. Det aller meste av diskusjonene foregr selvsagt p engelsk, men man kan jo forske sprre p norsk hvis man er usikker p terminologien. Samme sk p norsk: Excel dele celler gir 17 600 svar, og det burde ogs holde for de fleste.

Nettsteder

Det finnes en mengde nettsteder om Excel. Her er det bare ske i vei, s fr man tusenvis av henvisninger. Jeg har selv brukt bl. a. disse: http://www.j-walk.com/ss/ - her har vi John Walkenbach, forfatter av The Excel Bible http://www.rondebruin.nl/tips.htm http://www.cpearson.com/excel.htm http://www.spinnakeradd-ins.com/


Side 40


vingsfiler

Disse filene kan lastes ned fra www.excelkurs.com Alternative diagrammer Hente data fra internett Overskudd avd Bergen

Analyseeksempel Hvis-funksjon Overskudd Avd Oslo

Analyseeksempel2 Hvis-lnn Overskudd avd Trodheim

Analyseeksempel3 Hvirdan beholde nullen i Oslo.. Pivot bil

Array formulas Import.txt Pivot bil2

Averageif Import2.txt Pivot og delsum

Avrunding Import3.txt Pivotabell_2

Avstemning Import4.txt Regnskap

Avviksanalyse Import5.txt Repetisjon e dag 1

Betinget formatering Import mislykket Resultatrapport

Budsjettscenario Import_SSB Sensurskjema

Conditional Currency Conversion Kongressdeltagere Skjule feilmeldinger

Conditional formatting Konsolidering Bergen Solver

Countifs Konsolidering Oslo Strmpris og omsetning

Countifs2 Konsolidering Trondheim Subtotal basert p frste sifre

Currency conversion Liste 1 Summerhvis

Currency conversion with IF Liste2 Summeringeksempel

Currency rates Liste med dubletter Telling av kombinasjoner

Datatabell Lnningsliste_revidert Termometerdiagram

Dele fornavn mellomnavn.. Lpende budsjett med diagram Tidsberegning

D-funksjoner2_lsninger Lsningsforslag totalresultat Tidsberegning_no

Finnrad Matche flere vilkr Totalresultat

Fjerne hyperlinker Mlsking Totalresultat for Bedriften AS

Fdselsnummer Nested IF-functions Trekke ut ord fra en tekst...

Gantt-diagram Nr oppns en alder Validering mot anneta rk

Grafiske fremstillinger Ordrer Validering og beskyttelse

Validering og beskttelse 2


Side 41


Stikkordregister

A

Autofilter, 12

Avansert filter, 13

AVDRAG, 23

B

beskyttelse, 16

Betinget formatering, 18

C

celleformatering, 10

D

Database, 25

DAVERAGE, 25

Delsummer, 12

DELTEKST, 33

D-funksjoner, 25

DGJENNOMSNITT, 25

DMAX, 25

DMIN, 25

DSUM, 25

dubletter, 14

E

ERFEIL, 35

F

feilmeldinger, 34

FINN.KOLONNE, 21

FINN.RAD, 21

formatering, 18

funksjoner, 16

G

GJENNOMSNITT, 16

Gjenta overskriftene, 11

Goal Seek, 25

H

hjelp, 39

HLOOKUP, 21

HVIS, 19

Hyre museknapp, 10

I

IF, 19

Importere, 31, 32

internett, 31

ISERROR, 35

K

kolonnebredde, 9

kolonneoverskrifter, 11

Konsolidering, 29

Kopiering av formler, 9

L

levende data, 32

liste, 11, 12, 13, 14, 17

Listeverkty, 11

M

Merking, 7

MIN, 16

Mlsking, 25

N

Navigasjon, 7

P

Pivottabell, 19

PMT, 23

Problemlser, 27

R

radhyde, 9

S

Scenarier, 28

skjule feilmeldinger, 34

Solver, 27

Sortering, 12

Spore, 36

STRST, 16

SUMIFS, 23

SUMMER.HVIS, 16

SUMMER.HVIS.SETT, 23,

24

summering, 8

SUMMERPRODUKT, 23,

24

SUMPRODUCT, 23

T

Tekst til kolonner, 33

V

Validering, 16

verktylinjer, 10

VLOOKUP, 21

Documents

Excel Kompendium v7N