Excel Macros Tutorial

/ 2ua

rctica

VERSION 98

Instituto Nacional de Estadstica e Informtica

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El Mundo del Software Gua Prctica de Autoaprendizaje de Qpro Gua Prctica de PowerPointGua Prctica de Autoaprendizaje - Microsoft Exchange Gua Prctica de Microsoft Netscape

Gua Gua Gua Gua Gua Gua Gua Gua

Prctica Prctica Prctica Prctica Prctica Prctica Prctica Prctica

de de de de de de de de

Visual Fox Pro Autoaprendizaje - Diseo de Pginas Web Autoaprendizaje de FrontPage Power Builder Windows 95 Autoaprendizaje - PageMaker Autoaprendizaje - Photoshop Autoaprendizaje - CorelDraw

Gua Prctica de Autoaprendizaje - Word (Versin 97) Gua Prctica - Visual Basic

Gua Prctica - Project 98 Gua Prctica - Cmo Automatizar las Tareas Rutinarias conExcel Macros

GUIA

PRACTICA

-

COMO

AUTOMATIZAR LAS TAREAS RUTINARIAS PUBLICACION N36 - EDICION 99

CON

EXCEL

MACROS

-

Elaborado por: SUB-JEFATURA DE INFORMATICA Coleccin Informtica Fcil.

- Direccin Tcnica de Desarrollo Informtico -

Telfono TeleFax E-Mail W.E.B.

: 433-4223 - Anexos 314 - 315

: 433-5568: [email protected]

: Http:\\ WWW.INEI.GOB.PE

Impreso en los Talleres de la Oficina de Impresiones de la Oficina Tcnica de Difusin Estadstica y Tecnologa Informtica del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI)

EdicinDomicilio, Redaccin y Talleres

:::

500 EjemplaresAv. Gral. Garzn N 658 - Jess MaraN 3620I - OTDETI - INEI

Orden

2

resentacin

El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica como ente rector del Sistema Nacional de Informtica, presenta el Trigsimo Sexto Nmero de la Coleccin Informtica Fcil, titulado Gua Prctica - Cmo Automatizar Tareas Rutinarias

con Excel Macros.

Excel Macros es una gua que est diseado para ayudar a los usuarios a mejorar su eficacia en el trabajo rutinario, automa-

tizando las tareas, constituyendo asi una herramienta de uso importante. Una macro es una serie de comandos que realizan las tareas rutinarias automticamente. Registrando sus propias macros, puede resolver sus propias necesidades y trabajar ms

eficientemente. Por ejemplo, si utiliz la misma disposicin de paginacin para cada informe generado, a fin de evitar hacer los mismos pasos de progresin en cada documento, se crea una macro modificada para requisitos particulares, ordenar e instalar la paginacin con slo presionar unas teclas y ejecu-

tarlas.

En la presente publicacin

se explica cmo crear, grabar,

ejecutar una macro, ejemplos de macros, entre otros.

El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica, pone a disposicin la presente Gua Prctica de Informtica Fcil, con el propsito de contribuir al conocimiento y desarrollo de la cultura informtica en el pas.

Econ. Flix Murillo Alfaro Jefe

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA

C

on t e n i d o

Captulo 1 - Conceptos Generales

CQu es Automatizar una Tarea Rutinaria?........................... 9 CPara Empezar a Desarrollar su Propia Macro,puede Hacer estos cinco Pasos .................................... 10 11 12

CCmo Crear una Macro? ......................................... CCmo Ejecutar una Macro? .......................................

Captulo 2 - MacrosCIntroduccin a Visual Basic para Excel ..............................15 17

CComandos Visual Basic para Excel .................................. CQu son Mdulos ................................................. CEjecutar una Macro ............................................... CGrabar una Macro ................................................ CCopiar una Macro ................................................ CCajas de Dilogo ................................................. CManejo de Funciones y Comandos Automticos ...................... CAlgunas Funciones de Visual Basic .................................. CProgramando Macros .............................................GAadir Bordes Gruesos ........................................ GCentrar ..................................................... GCambiar a Negritas .......................................... GEscribir Das de la Semana .................................... GEstablecer la Funcin Suma ................................... GCambiar Frmulas a Valores ...................................GControlar Maysculas/Minsculas GEliminar Espacios en Celdas GCerrar Todos los Libros

CBarra de Herramientas de Visual Basic para Excel .................... 1820 24 24 26 27 30 32 34 34 35 35 36 36 37 37 38 38 39

...............................

...................................

.......................................

CEjemplos de Aplicacin............................................

Captulo 3 - Macros y los VirusCVirus y Macros de Libro........................................... 47 CCmo Remover Macros que no son Virus .......................... 48 CMacrosVirus Irremovibles ........................................... 49CExaminar los Libros en Busca de Macros que puedan Contener Virus ... 50 CPalabras Claves de Visual Basic para Excel .......................... 51

Glosario Visual

1

ntroduccin

Las macros de Excel permiten automatizar tareas que normalmente se realizan repetidas veces. Una macro consiste en una serie

de comandos e instrucciones de Excel que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automticamente. En lugar de perder el tiempo realizando una serie de accionesrepetitivas en Excel, puede crear y ejecutar una macro, es decir,

un comando personalizado, que ejecute la tarea por usted.

A continuacin se indican algunos usos tpicos de las macros:

MAcelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

MCombinar varios comandos. MHacer que una opcin de un cuadro de dilogo sea ms accesible.MAutomatizar series de tareas complejas.

Excel incluye dos mtodos para crear macros: La grabadora de macros y el Editor de Visual Basic. La grabadora de macros puede ayudarle a obtener los conocimientos fundamentales para la creacin de macros. Excel graba la macro como una serie de

comandos de Excel utilizando el lenguaje de programacin deVisual Basic para aplicaciones. Las macros grabadas se puedenabrir en el Editor de Visual Basic para modificar las instrucciones.

El Editor de Visual Basic tambin puede crear macros flexibles y

eficaces con instrucciones de Visual Basic que no se puedengrabar. Para obtener ms informacin acerca de la utilizacin de

Visual Basic en Word, consulte Referencia de Visual Basic para Microsoft Excel en la ficha Contenido de la Ayuda.

1

C

ONCEPTOS

G

ENERALES

QUE ES AUTOMATIZAR UNA TAREA RUTINARIA?

Esto es tan frustrante!. Cada semana tengo que hacer este trabajo de modo que mi compaero pueda obtener su reporte. Y toma demasiado de mi tiempo! Debe haber una mejor manera!.

S

i ejecuta fre-

Si alguna vez se ha encontrado en esta situacin, ya existe una solucin para usted: la creacin de una macro para aplicaciones con Microsoft Visual Basic. Para crear una macro no necesita saber programacin, ya que es muy sencillo. De hecho, la mayora de las macros pueden crearse siguiendo unos simples pasos, similares a los que realiza para

cuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba msica en un cassette. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos.Una macro, segn la definicin encontrada en los es una secuencia de instrucciones que le indican y ste las ejecuta automticamente. Por medio de automatizar tareas repetitivas y aquellas en las manuales de Excel, a Excel qu debe hacer, las macros podemos que se requiere imprimir los reportes semanales. Microsoft Excel descifra los detalles (como el nombre del filtro a usarse) y crea el cdigo Visual Basic necesario. Incluso es posible vincular la macro a un botn de la barra de herramientas, de forma que los complicados reportes semanales se

conviertan en una actividad tan sencilla como imprimir o hacer click en un botn.

Lo que estoy haciendo ahora puede no ser muy eficien- te, pero no deseo usar mucho tiempo aprendiendo cmo escribir Visual Basic. Slo deseo ver mi trabajo termina- do.

una cantidad considerable de pasos complejos. Y, aunque se requiere de un poco de conocimientos de programacin, se puede realizar una cantidad de tareas usando instrucciones sencillas, y todo sin saber programar. As que, por qu no aprender un poco acerca de ellas?

gran

Gua Prctica

- Cmo Automatizar Tareas con Excel Macros

'

PARA EMPEZAR A DESARROLLAR SU PROPIA MACRO, PUEDE HACER ESTOS CINCO PASOS

1.Del men Herramientas seleccionar en la opcin Macro, luego hacer un click en la sub-opcin Grabar

Nuevo Macro.

2.Introduzca un nombre para la macro o use el nombre provedo.

3.En la caja de almacenamiento macro, hacer un click en el lugar en donde desea almacenar la macro. Si elige

guardarla como archivo global,

la

R

macro estar disponible siempre use Microsoft Excel, y no slo

que

ecuerde quecuando use la hoja de clculo especfica donde la cre.

para desarrollar una macro es sencillo y no necesita de saber programacin; por supuesto hay otras operaciones

4.Hacer un click en el botn Aceptar y entonces escribir las acciones que desea grabar. Recuerde

ms complejas que pueden realizarse con

que todo lo que usted escribe seguarda, incluyendo errores y cualquier cosa hecha para corregirlos.

macros y Visual Basic, pero en esta gua se explicar la de forma bsica para crear, eliminar. Lo que se necesita saber para ahorrar mucho tiempo.

5.Cuando haya finalizado sus tareas, seleccione la opcin Macro en el men de herramientas y

hacer un click en la opcin detener grabacin.

Es usted un usuario de Excel, versin 5.0 7.0 para Windows 95? Si su respuesta es afirmativa, me gusta- ra hacerle una pregunta ms: cmo se considera usted respecto a esta herramienta: experto, principiante, o un usuario moderado? La razn de la segunda pregunta se debe a que, por lo general, pasamos por alto una capacidad especfica de esta poderosa hoja de clculo. Todos los usuarios conocen la mayor parte de las funciones y tareas que se pueden realizar con esta herramienta, pero ignoran una de las ms poderosas caractersticas de la misma: Las macros.

Gua Prctica

- Cmo Automatizar Tareas con Excel

Macros

COMO CREAR UNA MACRO?

El emplear un poco de tiempo para aprender COMO CREAR UNA MACRO, es una actividad que le traer mltiples beneficios en el futuro. De hecho, porque grabar una macro no requiere del conocimiento de

Visual Basic, no necesita aprender este lenguaje. Visual Basic es necesario, slo, si usted decide modificar una macro en lugar de regrabarla o desea crearla de la nada.

Consideremos el problema original: cada semana necesita imprimir un

reporte. El reporte tiene una vista particular, un filtro definido, es tipificado en una manera particular, y es impreso. Generar este reporte requiere demasiados pasos cada semana, sin mencionar que es, ms bien, tedioso. Una macro que permita crear un reporte as, puede ser

muy sencilla. Veamos el cdigo de Visual Basic que hace de la macro algo tan simple.

M

acros

Para crear una macro desde el principio, hacer los pasos siguientes:

1.En el men Herramientas, seleccionar la opcin Macro. 2.A continuacin se muestra una caja de dilogo, en el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre correspondiente.

Introducir una escritura y editar una macro: La grabadora de macros crea observando lo que usted realiza, convirtiendo estas acciones en un cdigo en Visual Basic,

3.En la lista descendente Macros en seleccionar una de las opciones plantilla o el documento donde desea guardar la macro. 4.Hacer un click en Crear para abrir el Editor de Visual Basic. En el editor codificar en lenguaje Visual Basic.

Nota.Si asigna a una nueva macro el mismo nombre de otra macro integrada en Word, las acciones de la primera reemplazarn a las existentes. Por ejemplo, el comando Cerrar del men Archivo tiene una macro adjunta denominada ArchivoCerrar. Si graba una nueva macro y le asigna el nombre ArchivoCerrar, se adjuntar al comando Cerrar.

y almacenando el cdigo en un mdulo de Visual Basic en un libro de trabajo. Sin embargo, a menudo es necesario personalizar una macro grabada o crear una nueva, debido a que la Grabadora no siempre graba exactamente lo que usted desea.

Al seleccionar el comando Cerrar, Word realizar las nuevas acciones que haya grabado.

Espaol

Macro

Visual Basic

Ingls

Secuencia de rdenes

Gua Prctica


COMO EJECUTAR UNA MACRO?

Para ejecutar una macro, hacer los pasos siguientes:

12345 12345 12345 12345 12345

1.Del men Herramientas, seleccionar la opcin Macro y hacer

un click en la subopcin Macros.

12345 12345 12345 12345 12345

12345 12345 12345 12345

+

ada cdigo de12345 12345 12345 12345 12345

vuelve el nmero de cdigo del primer caracter del texto. El cdigo devuelto corresponde al conjunto de caracteres utilizado por su equipo.

2.En el cuadro Nombre de lamacro, hacer un click en el nombre de la macro que

1234 1234 1234 1234

desee ejecutar.

3.Hacer un click en el botn

Ejecutar. Por ejemplo, se desea ejeuctar la macro para aadir bordes

Ejemplo: CODIGO("A") es igual a 65

a un determinado nmerode celdas. En la ventana de Macros se seleccion de la lista Nombre de la macro Bordes,

CODIGO("Alfabeto") es igual a 65

Luego se hizo un click

en el botn Ejecutar.

CARACTER(65) es igual a "A"

CARACTER(33) es igual a "!"

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789

PORQUE ES IMPORTANTE HACER UNA MACRO

Imaginemos que diariamente tenemos que arreglar una tabla de datos ponindole colorines, formato, bordes, etc., para posteriormente imprimirla, el tiempo que se demorara en hacer este trabajo. Al hacer una macro que es una combinacin de instrucciones que pueden ser ejecutadas automticamente con una simple pulsacin de teclas.

Gua Prctica


Macros

2

M

ACROS

Una macro es una combinacin de instrucciones que pueden ser ejecutadas automticamente con una simple pulsacin de teclas. palabra macro es una abreviatura de la palabra macroinstruccin

La

que es lo mismo que hemos definido. En ocasiones, nos vemos en la necesidad de realizar una serie de tareas repetitivas de forma rutinaria. Podemos crear una macro que nos evite ese trabajo. Una macro en s, es un pequeo programa en cdigo Visual Basic que se graba con un nombre y que podemos invocar en cualquier

momento.

Espaol

Macro

Visual Basic

Ingls

Secuencia de rdenes

I

Macro es una secuencia de rdenes que se realizan con el Visual Basic, que puede ser en Espaol o Ingls.

magina una taPor lo tanto las definiciones de macros: Secuencias de rdenes bajo una orden determinada Otro nombre Seudo-Programacin Desarrollo lineal. Programa toma de decisiones.

rea rutinaria de 200 pasos. Para ello, podemos crear una macro que realice el t r a b a j o automticamente. Evidentemente, los pasos de la macro deben ser los correctos, evitando y abrir cerrar menes y opciones innecesariamente, por lo que la macro tardara ms en ejecutarse.

ExcelNiveles

GrabadoraPosee

Programacin lineal

1.Grabadora. Indicar a Excel hacer el programa.Rutina (Objeto, Botn). Mdulo.

2.Programacin Visual Basic. Maneja herramientas para el entorno operativo de Windows.3.Desarrollo de Funciones. Funciones de usuarios (MACRO.FUNCION)

* Suma, promedio, mximo, etc. * Tambin se puede crear muestras propias, funciones(por ejemplo I.G.V., en contabilidad.

Visual BasicFORTRANAntes

BASIC

VISUAL BASICHoy

Gua Prctica


!

Para entender el concepto de programacin, supngase que declaramos un objeto llamado Suma. Este objeto requiere dos parmetros (o

datos) como mensaje para operar. En la programacin tradicional tendramos que definir el tipo de datos que le enviamos, como por ejemplo dos nmeros enteros, dos nmeros reales, etc. Entonces podramos tener los siguientes curiosos resultados al enviar a Suma

dos datos: Suma( 2, 4) => 6

Suma( Alberto, Cortez) => Alberto Cortez Suma( %Msica1, %Msica2) => se escuchan simultneamente las dos melodasEl polimorfismo implica que el objeto ser capaz de operar correctamente con cada tipo de dato y generar un resultado predecible.

P

ROGRAMA-

En Visual Basic presentan tres aspectos que considerar: las propiedades,

CION: Definida por el diccionario como la informacin necesaria para que un sistema de informacin lleve a cabo una tarea, las rdenes se traducen a un lenguaje simblico o cdigo que es capaz de ser entendido porun compilador y ste a su vez lo traduce las

los mtodos y los eventos. Con el fin de facilitar la comprensin de estos aspectos, nos referiremos a una analoga con algn objeto de la vida diaria: una televisin conectada a una videograbadora. Las propiedades representan

los ajustes bajo los cuales opera el equipo: el volumen, el brillo de la imagen, la saturacin de color, el tamao vertical y horizontal de la imagen. Los eventos son las acciones o comandos que puedo ejecutar sobre el aparato: presionar el botn de encendido, presionar el botn de avance de cinta, presionar el control para el cambio

de hora, mover el control de volumen. En el caso de VB el programa responde a los eventos por medio de procedimientos que se programan en forma tradicional. La principal dificultad consiste en seleccionar el evento correcto para la accin deseada (en ocasiones inadvertidamente

instrucciones a lenguaje de mquina.

se puede provocar una cascada de eventos: dentro del proceso de un evento se activa otro evento que a su vez activa al primer evento que activa al segundo evento etc.).

Y, por ltimo, los mtodos son los procesos internos que ocurren en

el aparato (procedimientos) en respuesta a un comando: al presionar el botn de avance de la cinta, se activa un motor, se activa el contador, se lee y transmite la imagen de la cinta a la televisin, etc. El programador de VB no tiene acceso a la codificacin de los mtodos, slo los usa. En VB tenemos como ejemplo el mtodo FindFirst (parmetro) que al aplicarse a un objeto de base de datos localiza la primera ocurrencia del dato especificado en el parmetro.

Modo de ProgramarEnfocar el problema en modo Lgico (M dulo) Aplicar el lenguaje Escribir lnea * lnea el programa Algoritmo Listado(Lenguaje)

"

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Macros

INTRODUCCION A VISUAL BASIC PARA EXCELTipos de estructuras de programacin

Se define como estructura de un programa, la forma establecida como fluyen las rdenes o comandos en el momento de su ejecucin.

Las estructuras pueden ser: Lineales, condicionales y repetitivas.

1.

Estructura lineal Cuando la ejecucin del programa sigue una secuencia simple dearriba hacia abajo, de la primera a la ltima lnea de rdenes, sin ninguna desviacin.

E

STILOS DE

PROGRAMACION Cada programador tiene su propio estilo para escribir. Un buen estilo para programar deber tener una estructura de cdigo fcil de entender, no slo para otra gente sino tambin para si mismo. Aqu hay varios criterios para un buen estilo: 1. Nombres significativos para variables, controles, y procedimientos. 2.Identacin (sangras) y espacios apropiados

Por ejemplo:

Entrar a la bodegaPedir 1 Kg. Azcar blanca Pagar el importe

Salir de la Bodega.

2.Estructura repetitiva Cuando se plantea la repeticin de un conjunto de rdenes, hasta que deje de cumplirse cierta condicin o afirmacin.

Por ejemplo:

Entrar a la bodegaHasta completar lista hacer pedido

Bucle (repetir) Pagar el importe de todo lo solicitado

Salir de la Bodega.

ESTRUCTURAS DE LOS PROGRAMASTipos de estructurad de los programas: Lineal.Una tras otra lnea en forma secuencial.

en el cdigo. 3.documentar el cdigo (poner comentarios para aclarar). 4.Mdulos adaptables. 5.Minimizar el acoplamiento. 6.Minimizar alcance de los datos hasta donde sea posible.

Bifurcacin.- Un camino se abre en dos, Funcin SI Simple.Mltiple.Repetitivas.Un camino se abre en dos posibilidades

Un camino se abre en N posibilidades Controla que determinados procesos se efecten adecuadamente.

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Definicin de Algunos Comandos

Palabras Claves(Enunciados)

Declaracin o Definicin

Al escribir las lneas del programa,

Azul (palabra clave). Verde (comentario).

* No es INICIALIZACION

tener en cuenta lo siguiente:

Rojo (error).

Ejemplo: Public. Sueldo (de uso global)

Las instrucciones condicionales.- Evalan si una condicin es True o False y a continuacin especifican las instrucciones a ejecutar en funcin del resultado. Normalmente, una condicin es una expresin

que utiliza un operador de comparacin para comparar un valor

U

na variable o

o variable con otro. 9If...Then...Else: Salto a una instruccin cuando una condicin es True o False

9Select Case: Seleccin de la instruccin a ejecutar en funcin de

constante definida desde dentro de un procedimiento no es visible fuera de ese procedimiento. Slo el procedimiento que contiene la declaracin de la variable puede usarlos. En el siguiente ejemplo, el primer procedimiento presenta un cuadro de mensaje que contiene una cadena de texto. El segundo procedimiento presenta un cuadro de mensaje en blanco ya que la variable strMensaje es local para el primer procedimiento. Sub VariableLocal() Dim strMensaje As String strMensaje = "Esta variable no se puede usar fuera de este procedimiento." MsgBox strMensaje End Sub Sub FueraAlcance() MsgBox strMensaje End Sub

un conjunto de condiciones. BifurcacinIF............. THEN ............. ............. Rutinas ............. ............. ENDIF FOR ..... TO .............. ......... ......... .........N Rutinas

NEXT

SIMPLE

MULTIPLE

Utilizar bucles para repetir cdigo.- Es posible ejecutar un grupo de

instrucciones de forma repetida. Algunos bucles repiten las instrucciones hasta que una condicin es False, otros las repiten hasta que la condicin es True. Hay tambin bucles que repiten un conjunto de instrucciones un nmero determinado de veces o una vez para cada

objeto de una coleccin. 9Do...Loop: Seguir en el bucle mientras o hasta una condicin sea True 9For...Next: Utilizar un contador para ejecutar las instrucciones unDO CASE .........CASO 1 ..... N Rutinas CASO 2 ..... N Rutinas CASO 3 ..... N Rutinas CASO N .....N Rutinas

DO WHILE .............. ......... ......... .........N Rutinas

END CASE

LOOP

MULTIPLEVisual Basic

REPETITIVA

Visual Basic. Gira alrededor en lo que es objeto con elementos cambiantes

Libro Hoja Celda (rango)

Visual Basic. Se basa en categoras

Enunciados (objeto) Propiedades Mtodos (acciones) Valor

Ejemplo:

Mtodo. Seleccionar la celda con gramtica de Excel. Objeto Propiedad=Valor (ancho de celda)No tiene el mismo valor. Asigna XL Medium XL Thick

Secuencia o Esquema

$

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Macros

COMANDOS VISUAL BASIC PARA EXCEL

El lenguaje de programacin Visual Basic difiere de todos los anteriores en varios aspectos.

El primer punto de diferenciacin.- Es la existencia de categoras de comandos (niveles). As tenemos: Funciones,Enunciados, Objetos,

La

Mtodos,Propiedades, Se agrupan todas las palabras clave u rdenes que reconoce el lenguaje. Ver listado de comandos usuales.

llamada automatizacin OLE) es una de las caractersticasComponent Object (COM), una

automatizacin (antes

del Model

El segundo punto.- La sintaxis del Visual Basic exige respetar un cierto orden en la escritura de cada comando. As por ejemplo, primero se debe mencionar el objeto, el mtodo y luego la propiedad que queremos cambiar de l, separndolos con puntos. Por ejemplo:

tecnologa estndar en la industria usada por las aplicaciones para revelar sus ob-

CeldaActiva.Seleccionar .AlineacinHorizontal=xlCentrar

jetos a las herramientas de desarrollo, lenguajes de macros y otras aplicaciones que sean compatibles conla automatizacin. Por ejemplo, una aplica-

COMANDOS VISUAL BASIC MAS USADOSFunciones: Abs, Ahora, Choole, Dir, Error, Esnulo, Espacio, Fecha, Val

Mtodos:Abrir, Activar, Agregar, AjustarAutomticamente, AnularSeleccin, Autoformato, Autorellenar, Bordes, Copiar, CuadrosEdicin,

cin de hojas de clculo puede revelar una hoja de clculo, un diagrama, celda o rango de celdas, cada una como un tipo diferente de objeto. Un procesador de textos puede revelar objetos como una aplicacin, un documento, un prrafo, una frase, un marcador o una seleccin.

CuadroDilogo, CuadrosTexto, Desviar, Hojas, HojasSeleccionadas, Lenarhaciaabajo, Mostrar, Pegar, Rango, Ventanas

Objetos:Aplicacin, Borde, Bordes, Botn, Botones, CuadroEdicin,CuadrosEdicin, CuadrosTexto, Dilogo, Dilogos, Fuente, HojaClculo, Rango, Ventana

Propiedades:AlineacinHorizontal, AnchoColumna, Seleccin, VentanaActiva

Enunciados: Con, Dim, Fin, Proced

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BARRA DE HERRAMIENTAS DE VISUAL BASIC PARA EXCELLa barra de herramientas Visual Basic para Excel contiene botones que le ayudan a trabajar con el cdigo en los mdulos.

Botn Insertar MduloInserta un mdulo de Visual Basic nuevo en el libro de trabajo activo.

Botn Ejecutar Macro Presenta el cuadro de dilogo Macro para que pueda selec-

L

cionar y ejecutar una macro. Ejecutar Sub/UserForm Ejecuta el procedimiento actual si el cursor est situado en un procedimiento o ejecuta el formulario si ste est activo actualmente. Este comando se

a barra de he-

convierte en el comando Continuar cuando est en modo de interrupcin.

rramientas del editor de Visual Basic en excel se encuentra en la parte superior. Para accesar a ella seleccionar la sub opcin Editor de Visual Basic de la opcin Macros del men Herramientas.

El modo de interrupcin.- Suspensin temporal de la ejecucin de un programa mientras est en la etapa de desarrollo. En

el modo interrumpir, se puede examinar, depurar, volver a configurar, incrementar o continuar una ejecucin. Se entra en modo interrumpir:

Al encontrar un punto de interrupcin durante la ejecucin del programa. Al presionar CTRL+ENTRAR durante la ejecucin del programa. Al encontrar una instruccin Stop o un error de ejecucin

no detectado durante la ejecucin del programa. Agregando una expresin Interrumpir cuando el valor sea Verdadero. La ejecucin se detiene cuando el valor de la expresin bajo inspeccin cambia y se convierte en True. Agregando una expresin Interrumpir cuando el valor cambie. La ejecucin se detiene cuando el valor de la expresin bajo inspeccin cambie.

Botn Reanudar MacroReanuda la operacin de una macro despus que se haya hecho una pausa en la misma.

&

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Macros

Botn Finalizar grabacinDetiene la ejecucin de una macro. grabacin de una macro. Tambin interrumpe la

Botn Modo de diseo

Activa o desactiva el modo de diseo por proyecto. El modo de diseo es el tiempo durante el cual no se ejecuta el cdigo del proyecto ni los eventos de la aplicacin principal o proyecto. Puede abandonar el modo de diseo ejecutando una macro o utilizando la ventana Inmediato.

Botn Explorador de proyectosMuestra una lista jerrquica de los proyectos y todos los elementos contenidos y referenciados por cada uno de los

L

a barra de he-

rramientas que estn incorporadas en Visual Basic y el comando Personalizar, puede: Activar y desactivar las barras de herramientas

proyectos. Botn ventana de propiedadesEnumera las propiedades de tiempo de diseo correspondientes los objetos seleccionados y su configuracin actual. a

Puede cambiar estas propiedades en tiempo de diseo. Cuando seleccione mltiples controles, la ventana de Propiedades contiene una lista de las propiedades comunes a todos los controles seleccionados.

Arrastrar las barras de herramientas a diferentes posiciones en el escritorio. Depuracin.- Muestra la barra de herra-

Botn Examinador de objetos

Permite examinar todos los objetos disponibles en el proyecto ver sus propiedades, mtodos y eventos. Adems, puede ver los procedimientos y constantes que estn disponibles

y

mientas Depuracin que contiene botones para las tareas de depuracin ms fre-

en las bibliotecas de objetos en el proyecto. Puede mostrar fcilmente Ayuda en pantalla cuando examina. Puede utilizar el Examinador de objetos para encontrar y utilizar objetos que ha creado y tambin objetos de otras aplicaciones.

cuentes. Edicin.- Muestra la barra de herramientas Edicin que contiene botones para las tareas de edicin ms frecuentes. Estndar .- Muestra la barra de herramientas Estndar que es la predeterminada.

Para crear una macro: digitarprograma en esta ventana.

el

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'

QUE

SON MODULOS?

Es un conjunto de declaraciones y procedimientos que realizan diferentes tareas independientemente una de otras, pero tambin pueden actuar en conjunto. Dentro de estos mdulos es donde se digitan las

macros que deseamos crear. Cuando se crea un mdulo dentro de un libro aparece de la siguiente manera:

A

l crear mdu-

los se est creando de una jerarqua de mdulos de programas e interfaces entre ellos. Mdulo estndar.- Un mdulo que contiene solamente declaraciones y definiciones de procedimiento, tipo y datos. Las declaraciones y definiciones a nivel de mdulo de un mdulo estndar son Public de manera predeterminada. Un mdulo estndar se denomina mdulo de cdigo en versiones anteriores de Visual Basic. Mdulo de clase.- Mdulo que contiene la definicin de una clase (sus definiciones de propiedad y mtodo).Hacer un click en la lista descendente y observar todas las macros que ha grabado. Este Mdulo es una macro paraponer en negrita

Al grabar una macro cada accin se realiza en un mdulo que es automticamente creado, y stos se encuentran despus de la ltima hoja de clculo.

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Macros

Sub y End Sub Marcan el inicio y el fin de la rutina, respectivamente. De momento no nos romperemos mucho la cabeza con las rutinas. Simplemente tendremos una idea de cmo trata Excel las macros. En posteriores

lecciones veremos cmo modificar el cdigo de una macro a nuestro gusto.

Ejemplo N1

No olv id ar d e d ig itar d e color A Z UL e n c a so d e s e r P O S IT IVO ( +) , e n E x c e l.

-

Sub XXX( ) 10 ............... (Ejem plo, M e nsa je: ................... Error)* ................... ................... End Sub XXX

* S e pued e co loc ar nm er os a de ter mina das ln eas .

Ejemplo N2

C

rear un pro-

Sub M1( ) .................. ................... ................... ................... End Sub Sub M2( ) .................. ................... ................... ................... End Sub

cedimiento escribiendo cdigo 1.Abra el mdulo para el que desea escribir el procedimiento. Puede crear un procedimiento

Sub, Function o Property. 2.Escriba Sub, Function o Property. Presione F1 para ob-

Ejemplo N3

Hacer mdulos

tener Ayuda con sintaxis, si lo necesita. 3.Escriba el cdigo para el procedimiento. Visual Basic finaliza el procedimiento con la instruccin End Sub, End Function o End Property apropiada.

Sub letras( ) (*)Range ( a1:d6).select Whith selection.font name=Times New Roman size=10 color index=3 End With End Sub

Recuerde: Al ejecutar (apstrofe) automticamente esa lnea se convierte en comentario y de color verde.

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Para entrar o ingresar a un mdulo, hacer los

pasos siguientes:

1. Seleccionar la opcin Macros del men Herramientas. 2. A continuacin, Seleccionar la sub-opcin Editor de Visual Basic.

C

rear un proce-

dimiento utilizando el cuadro de dilogo Insertar procedimiento 1.Abra el mdulo para el que desea escribir el procedimiento. 2.En el men Insertar, haga clic en Procedimiento. 3.Digitar el nombre del procedimiento en el cuadro Nombre del cuadro de dilogo Insertar procedimiento. 4.Seleccione el tipo de procedimiento que desea crear: Sub, Function o Property. 5.Establezca el alcance del procedimiento a Public o Private. 6.Puede seleccionar Todas las variables locales como estticas para agregar la palabra clave Static a la definicin del procedimiento. 7.Hacer un click en el botn Aceptar.

MODULO DE VISUAL BASIC

Un mdulo de Visual Basic se usa para escribir, mostrar y editar cdigo. Los mdulos almacenan cdigos a nivel de mdulo y de procedimiento. Pueden haber varios procedimientos en un mdulo y varios mdulos en un libro de trabajo.

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Macros

UN MODULO INCLUYE:

Barra de divisin La barra de divisin divide un mdulo en dos secciones. selecciona la opcin Dividir del men Ventana.

Es visible si

Barra de desplazamiento Barras de desplazamiento horizontales y verticales le permiten desplazarse dentro del cdigo.

ESCRIBIENDO UNA MACRO MANUALMENTE

1.Para cambiar a un mdulo de Visual Basic en el libro de trabajo activo, seleccionar la ficha correspondiente. O bien: Para crear un mdulo ubicarse en el editor de Visual Basic, luego

L

os procedi-

en el men Insertar seleccionar la opcin Mdulo. 2.En el mdulo, escriba Proced, Funcin o Propiedad seguido porel nombre de la macro. 3.Si hay argumentos, escrbalos entre parntesis y separados por

mientos tienen un espacio limitado para almacenar variables. Cada vez que un procedimiento se llama a si mismo, consume

un punto y coma. 4.Presionar la tecla Enter. 5.Digitar el cdigo. 6.Escriba Fin Proced, Fin Funcin o Fin Propiedad y despus presionar Enter.

ms de ese espacio. Un procedimiento que se llama a si mismo es lo que se conoce como un procedimiento recursivo. Un p roc e d i m i e n to recursivo que se llama continuamente a si mismo producir finalmente un error. Por ejemplo: Function Agotar(Mximo) Agotar Agotar(Mximo) End Function

ACTIVAR Y DESACTIVAR LA VERIFICACION DE SINTAXIS PARA LOS MODULOS

1.Del men Herramientas, seleccionar la opcin Opciones. 2.Seleccionar la ficha General-Mdulo.

3.Seleccionar el cuadro de verificacin Interrumpir en todos los errores, o eliminar la seleccin. 4.Hacer un click en el botn Aceptar.

=

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!

EJECUTAR UNA MACRO

Una vez grabada, una macro puede ejecutarse en Microsoft Excel o en el Editor de Visual Basic. Normalmente, se ejecutar la macro en Microsoft Excel; sin embargo, puede ejecutarse desde el Editor

A

de Visual Basic, mientras se realiza la macro. Para interrumpir la macro antes de que finalice las acciones que se han grabado, presione ESC.

ntes de grabarEjecutar una macro desde un mdulo de Visual Basic

o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.1.Abra el libro que contiene la macro. 2.Seleccionar la opcin Macro en el men Herramientas y, a continuacin,

hacer un click en la sub opcin Macros. 3.En el cuadro Nombre de la macro,

escriba el nombre de la macro que desea ejecutar. 4.Hacer un click en el botn Modificar.5.Hacer un click en el botn Ejecutar sub.

Sugerencia.-

Si desea ejecutar otra macro diferente mientras est

utilizando el Editor de Visual Basic, hacer un click en la opcin Macros en el men Herramientas. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar y, a continuacin, hacer un click en Ejecutar.

Detener la ejecucin de una macro

GRABAR UNA MACROPara grabar una macro hacer los pasos siguientes:

Nota Para detener una macro antes de que finalice las acciones, presionar la tecla ESC.

1.Seleccionar la opcin Macro del men Herramientas y, a continuacin, hacer un click en la opcin Grabar nueva macro. 2.En el cuadro Nombre de la macro, digitar un nombre para la macro. El primer caracter del nombre de la macro debe ser una letra. Los

dems caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un caracter de subrayado como separador de palabras.

3.Para ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ l Letra(para letras minsculas) o CTRL+ MAYUS + letra (para letras maysculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La

"

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Macros

tecla de mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un caracter especial. La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro.

4.En el cuadro Guardar macro en, hacer un click en la ubicacin en que desea almacenar la macro.

Si desea que la macro est disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, almacene la macro en el libro de macros personales en la carpeta INICIAR.

Para incluir una descripcin de la macro, escriba la descripcin en

el cuadro Descripcin.

U

n procedi-

5.Hacer un click en el

botn Aceptar.

miento Function es una serie de instrucciones de Visual Basic encerradas entre dos i n s t r u c c ion e s y FunctionEnd Function. Un procedimiento Function es

Si se seleccionan celdas mientras se est ejecutando una macro,

sta seleccionar las mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posicin que tenga

similar a un procedimiento Sub, aunquela celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabacin, hacer un click en Referencia. Microsoft Excel continuar grabando macros con referencias relativas

una funcin puede devolver adems un valor. Un procedimiento Function acepta argumentos, como pueden ser constantes, variables o expresiones que le pasa el procedimiento que efecta la lla-

hasta que termine la sesin con Microsoft Excel o hasta hacer un click otra vez en Referencias relativas.

6.Ejecute las acciones que desee grabar. 7.En la barra de herramientas Detener grabacin, hacer un click en

Detener grabacin.

Sugerencia.- Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada, ejecute una accin y seleccionar otra celda relativa

mada. Si un procedimiento Function no tiene argumentos, la instruccin Function debe incluir un par de parntesis vacos. Una funcin devuelve un valor asignndolo a su nombre en una o ms instrucciones del procedimiento.

a la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro utilizando referencias, compruebe que est activada la opcin Referencias relativas. Para grabar una macro utilizando referencias absolutas,

compruebe que la opcin Referencias relativas no est habilitada.

Las macros eliminan tareas repetitivas y crean informes automatizados. Visual Basic es el lenguaje usado para hacer estas macros.

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#

COPIAR UNA MACRO

Si hay una macro que contenga comandos que desea utilizar en otra macro, puede copiar toda la macro o parte de ella en otro mdulo. Tambin puede hacerse una copia del mdulo de la macro para

duplicar todas las macros que contenga.

C

G

Copiar parte de una macro para crear otra

UANDO1.Abra el libro que contenga la macro que desee copiar .2.Seleccionar la opcin Macro del men Herramientas y, a continuacin, hacer un click en Macros.

USAR MACROS Y CUANDO NO:

3.En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro

Cuando se necesita una tarea que se realiza a diario ms rpido y no importa ser repetitivo (tarea grande).

que desea copiar. 4.Hacer un click en la opcin Modificar.5.Seleccionar las lneas de la macro que desee copiar. 6.Para copiar toda la macro, asegrese de que incluye las lneas Sub

y End Sub en la seleccin. 7.Hacer un click en Copiar. 8.Cambie al mdulo en el que desee situar el cdigo. 9.Hacer un click en Pegar.

Cuando se van a generar diversas variantes del documento similar.

No, cuando se quiere el documento compacto, evitando repetir el mismo (en este caso, usar procedimientos).

Sugerencia.Para que una macro est disponible siempre que se ejecute Microsoft Excel, almacene la macro en el libro de macros personales. Como el libro de macros personales es un libro oculto que siempre est abierto, si desea copiar una macro deber mostrarlo.

G

Copiar un mdulo de una macro a otro libro

1.Abra el libro que contiene el mdulo y el libro en que desea copiar el mdulo. 2.Seleccionar Macro del men Herramientas y, a continuacin, hacer un click en el Editor de Visual Basic.

3.En el men Ver, hacer un click en Explorador de proyectos. Arrastre el mdulo que desee copiar al libro de destino.

Recuerde al crear una macro los pasos de grabar una macro de la pgina 24, luego ubquese en la hoja que desea que vaya la macro. Coloque o seleccione caractersticas de como van a ir las celdas filas. Por ejemplo si desea que la fila 1 contenga un texto en negrita slo tiene que seleccionar la fila y hacer un click en el botn negrita, observe que en la parte inferior hay un mensaje grabando todo lo que haga en esa hoja al presionar las teclas correspondiente se ejecutar la macro.

Para dejar de grabar la macro hacer un click en el boton $Gua Prctica - Cmo Automatizar Tareas con Excel Macros

del editor de VB.

CAJAS DE DIALOGO

Una caja de Dilogo se utiliza para ingresar o seleccionar datos u opciones y as poder facilitar el reconocimiento de stos, como tambin el ingreso correcto de los mismos. Las cajas de Dilogo tendrn que ser diseadas, por lo tanto se tendr que indicar y asignar qu campos o datos desea utilizar.

Ejemplo:

Es un recuadro en el cual se crea elementos para poder interactuar

UProgramaEjemplo: Caja de dilogo de Excel

na caja de

filtr o

Usuario

cr ea

Dilogo

In te rfa se

Interactuar

dilogo es una ventana que se utiliza para ejecutar cualquier operacin. Esta ventana, segn sea el caso, muestra una serie de elementos visuales que hacen ms sencilla la operacin. Una caja de dilogo puede contener: BOTONES.- Son elementos utilizados

CREACION DE UNA CAJA DE DIALOGO1. Hacer un click en el botnModo Diseo, en la ventana de Excel.

Si no tiene activo seleccionar Ver >Barra de herramientas > activar la subopcin Visual Basic.

2. Hacer un click en el botn

cuadro de controles,

Al activar el cuadro de controles se activa una ventana que contiene botones para Diseo la caja de Dilogo usted crear la caja de dilogo deseada, que posteriormente cada objeto insertado tendr un procedimiento la que llamar

para poder iniciar la ejecucin de una tarea a partir de la caja de dilogo. En la caja de dilogo anterior se tiene que, al utilizar el botn de grabar, se registrar toda la in-

desde un mdulo para poder ingresar o mostrar los datos deseados. El formato de la hoja de dilogo aparecer de la siguiente forma:

TITULOC A NA D A P ER U

Barra de ttulo (+-Ventana)

formacin proporpor cionadael usuario. Dos puntas hacia adentro del

Q

IT AL IA F RA N C IA B R AS IL

JA PO N R O MA

A c e p t arR

Elem entos de la caja:Combinados (cuadros). Edici n (cuadros).

S U IZA A LE MA NI A H U N G R IAUSA C A R I BE C U BA

botn permiten al usuario diferenciar entre varios botones, cual de ellos va a ser utilizado.

E SP A A

S a lir A yu d a

Casilla de Verificaci n Botones de Acci n

Listas Botones de Comando (aceptar,

cancelar, ayuda, salir, etc.).

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%

U

Utilizacin de botones en la creacin de la caja de dilogo.

na caja de

dilogo puede contenerOPCIONES SIMPLES. Este elemento visual

Confeccin de Cajas de Dilogo PropiasInsertar Macro Eilogo

est conformado por todos aquellos componentes de un men que tienen la forma de texto y que nos indican una operacin a realizarse o un objeto a utilizar. Como ejemplo de este elemento, tenemos en la ventana superior la palabra siguiente: Descripcin Una opcin de este tipo siempre presenta una de sus letras con ms brillo en la pantalla, lo que significa que se puede acceder a sta. simplemente presionando dicha letra. Como objetivo principal tiene el de personalizar la informacin de unacaja de dilogo. CUADROS DE CHEQUEO. Este elemento

VENTANA CUADRO DE CONTROLESVentana cuadro de controles contiene botones que se usan para crear formularios personalizados en hojas de clculo, grficos y hojas de dilogo.

Modo Diseo Cambia al modo Diseo de formulario, en el que se puede modificar o crear un formulario utilizando las herramientas ActiveX del Cuadro de controles. Mien- tras se encuentra en el modo Diseo de formularios,

este botn cambiar a Salir del modo Diseo.

Propiedades del control Cambia en el archivo las propiedades de los controles ActiveX

o las opciones del campo de formulario seleccionado.

Ver cdigo Abre el Editor de Visual Basic, donde pueden escribirse comandos

de Visual Basic.

define para una opcin la seleccin entre dos posibilidades, SI o NO. Est representada por un cuadrado pequeo donde se marca con una EQUIS para indicar SI; o dejar en blanco lo que indicara NO.

Casilla de verificacin (Cuadro de controles) Crea una casilla de verificacin en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un grfico o en un documento o formulario.

Cuadro de texto (Cuadro de controles) Crea un cuadro de edicin, en el que puede escribir texto, en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un grfico o en

un documento o formulario.

Botn de comando (Cuadro de controles) Crea un botn, al que puede asignar un procedimiento de Visual

Basic, en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un

&

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Macros

grfico o en un documento o formulario.

Botn de opcin (Cuadro de controles) Crea un botn de opcin en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un grfico o en un documento o formulario.

U

na caja de

dilogo puede contener:MCAJA DE SELECCIONES. Este cuadro dentro de la caja de

Cuadro de lista (Cuadro de controles) Crea un cuadro de lista en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un grfico o en un documento o formulario.

dilogo, nos permite seleccionar una posibilidad, de varias, para una determinada opcin. Este elemento tambin es de tipo exclusivo y tiene como fiEtiqueta (Cuadro de controles) Crea una etiqueta de texto en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un grfico o en un documento o formulario.

Cuadro combinado (Cuadro de controles) Crea una combinacin de cuadro de lista desplegable y de cuadro de edicin en una hoja de clculo, en una hoja de dilogo, en un grfico o en un documento o formulario.

nalidad personalizar la informacin. Dentro de este cuadro se muestran las posibilidades, ordenadas de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha y a la izquierda de cada una de ellas, un pequeo crculo. Para elegir una posibilidad de la opcin, sta

Ttu lo

INGRESO DEL LOGOTIPOT exto :

(T i tle )

C uadro d e Ed ic in(Ed i t Bo x )

A ce p t arl

T t ul o Fi g ur a

L im p iar S alir

B otn(Botto n)

B otn d e O p cin(O ption b ut ton s )

Macro Funciones En inglsFuntion Areas (largo, ancho) if largo=ancho msgbox Es un cuadrado Area=ERROR else AREA1=largo*ancho End If End Funtion Fin Si Fin Funcin

En espaolFuncin Areas (largo, ancho) Si largo=ancho entonces Cuadro Msj Es un cuadrado Areas= ERROR si otro AREA1=largo*ancho

debe marcarse con la barra espaciadora y el

contendr un punto en su interior. ASPAS DE SELECCION. Esta opcin se utiliza para marcar una referencia, indicndonostuaciones de realizacin, Por ejemplo,

crculo

si-

Cada uno de los elementos que puede integrar la caja de di logo, pueden tener dos estados de comportamiento dentro de la caja de di logo a la que pertenece.Disponible .- Que indica que la opci n est activa, pudi ndose acceder a ella en cualquier momento presionando siempre la letra resaltada que lo identifica.

si encontramos esta aspa, no indicar que el elemento al que pertenece ha sido considerado.

No disponible.- Debido a la interoperabilidad y las relaciones de dependencia que puedan existir entre las distintas opciones de una caja de di logo, es probable que una opci n este imposibilitada para se utilizada.

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'

Ejecutar una macro desde un mtodo abreviado

1.

Seleccionar Macro en el men Herramientas y, a continuacin,

hacer un click en la opcin Macros. 2.En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro a la quedesea asignar un mtodo abreviado.

3. 4.

Hacer un click en Opciones.

C

Para ejecutar la macro presionando una tecla de mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CONTROL+ letra o CONTROL+ MAYS + letra, donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla

mo evitarde mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro.

problemas con las teclas de mtodo abreviado. Si existen dos hojas de macros que contiene macros con las mismas teclas de mtodo abreviado, Excel ejecutar el macrocomando de la hoja de macros cuyo nombre aparece prien mero orden alfabtico. Cuando asigne teclas de mtodo abreviado, asegrese de evitar conflictos con las dems hojas de macros que utilice.

Para incluir una descripcin de la macro, escriba la descripcin en

el cuadro Descripcin.

5. 6.

Hacer un click en el botn Aceptar. Hacer un click en el botn Cancelar.

Ejecutar una macro desde un botn o un control grfico

Puede asignar una macro a un botn, a un objeto de dibujo o a un

control grfico en la hoja de clculo. Si hace un click en el botn u objeto de dibujo o se cambia el control, por ejemplo, haciendo click en una casilla de verificacin o un elemento de una lista, la macro se ejecutar de forma automtica.

Tambin puede ejecutar una macro de un control ActiveX. Para obtener ms informacin acerca de cmo crear un control ActiveX, haga clic en .

1.Hacer un click en el botn o el control grfico para que aparezcan los controladores de seleccin.

Escritura de un macrocomando.Tambin se pueden introducir las frmulas deun macrocomando direc- tamente en una hoja

2.Hacer un click en el controlador de seleccin del botn o del control grfico y, a continuacin, hacer un clicK en Asignar

Macro en el men contextual. 3.Para asignar una macro ya existente al botn o al control grfico seleccionado, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y luego hacer un click en el botn Aceptar.

de macros sin necesidad de grabar.

Para grabar una nueva macro y asignarle el botn u objeto grfico, hacer un click en Grabar.

!

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Macros

Ejecutar una macro desde un botn de la barra de herramientas

Puede ejecutarse una macro desde un botn, desde una barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada.

1.

Del men Herramientas, hacer un click en Personalizar.

2.Si la barra de herramientas que contiene el botn no es visible, hacer un click en la ficha Barra de herramientas y, a continuacin, seleccione la casilla de verificacin que aparece junto al nombre de la barra de herramientas.

3.Si el botn que desea utilizar para ejecutar la macro no pertenece a la barra de herramientas, hacer un click en la ficha Comandos y, a continuacin, hacer un click enMacros en la lista Categoras. En la lista Comandos, arrastre el botn Personalizar a una barra de herramientas.

4.

Hacer un click en el botn de la barra de herramientas y, a continuacin, hacer un click

en Asignar Macro en el men contextual. 5. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

Ejecutar una macro desde un rea, zona interactiva o un objeto grfico

1. 2.

Crear un objeto grfico.Dibujar otro objeto grfico sobre el primero en el lugar en que desee crear una zona interactiva.

3.Con el segundo objeto grfico todava seleccionado, hacer un click con el botn secundario en el controlador de seleccin del botn o del objeto grfico para ver el men de mtodo abreviado.

4. 5.

En el men contextual, hacer un click en Asignar macro.Para asignar una macro al botn o control grfico, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin, hacer un click en el botn Aceptar.

Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico seleccionado, hacer un clicken Grabar. Cuando finalice de grabar la macro, hacer un click en Detener grabacin ubica en la barra de herramientas Grabar macro. que se

6.

En el men Formato, hacer un click en Autoforma y, a continuacin, hacer un click en la ficha Colores y lneas.Bajo Rellenar, hacer un click en Sin relleno en el cuadro Color. Bajo Lnea, hacer un click Sin lnea en el cuadro Color.

7.

8.

Repita los pasos del 2 al 7 para cada zona interactiva que desee crear.

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!

ALGUNAS FUNCIONES DE VISUAL BASIC

En seguida se muestran algunas funciones interconstruidas de Visual Basic. Una funcin es un procedimiento que devuelve un valor.

ARCHIVO

U

n procedi-

FileAttr - Devuelve informacin del sistema operativo acerca dl archivo que esta abierto.FileDateTime - Devuelve una cadena de caracteres que indican la fecha y la hora de la ltima modificacin del archivo.

miento Function es una serie de instrucciones de Visual Basic encerradas entre dos i n s t r u c c ion e s Function y End Function.

FileLen - Devuelve un entero largo que indica la longuitud en bytes de un archivo . FreeFile - Devuelve el siguiente numero de archivo valido que no esta en uso.

GetAttr - Devuelve un entero qu indica los atributos de un

Instruccin.-Unau

n

i

d

ad s

archivo, directorio, o etiqueta de volumen. Loc - Devuelve la posicin actual en un archivo abierto. LOF - Devuelve el tamao en bytes de un archivo abierto. Seek - Devuelve la posicin del archivo actual.

intcticamente completa que expre-

NMEROAbs - Devuelve el valor absoluto de un nmero.Atn - Devuelve el arcotangente de un nmero. Cos - Devuleve el coseno de un ngulo (ngulo en radianes). Sin - Devuelve el seno de un ngulo (ngulo en radianes).

sa un tipo de accin, declaracin o definicin. Normalmente una instruccin tiene una sola lnea aunque es posible utilizar dos puntos (:) para poner ms de una instruccin en una lnea. Tambin se puede utilizar un carcter de continuacin de lnea (_) para continuar una sola lnea lgica en una segunda lnea fsica.

CADENA

InStr - Devuelve la posicin de la primera ocurrencia de una cadena dentro de otra cadena de caracteres LCase, LCase$ - Devuelve una cadena de caracteres en la cul todas las letras han sido convertidas a minsculas. Left, Left$ - Devuelve los n cacarteres a la izquierda de un cierto argumento. (cadena).

Len - Devuelve el nmero de caracteres en una expresin de cadena o el nmero de bytes necesarios para almacenar una variable.LTrim, LTrim$ - Devuelve una copia de una cadena eliminando todos los espacios en blanco.

Mid, Mid$ - Devuelve una cadena qu es parte de una cadena. Right, Right$ - Devuelve los n caracteres ms a la derecha

!

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Macros

de un argumento determinado. RTrim, RTrim$ - Devuelve una copia de la cadena de caracteres

con los espacios de la derecha eliminados. Space, Space$ - Devuelve una cadena que consiste de un nmero especifico de espacios. Trim, Trim$ - Devuelve una copia de una cadena con los espacios de ambos lados eliminados.UCase, UCase$ - Devuelve una cadena con todas las letras convertidas a maysculas.

HORA/FECHADate, Date$ - Devuelve la fecha actual..IsDate - Returns a value indicating whether of not a Variant argument can be converted to a date. Minute - Returns an integer between 0 and 59, inclusive, that represents the minute of the hour corresponding to the time

E

n el siguiente

ejemplo, la funcin Celsius calcula grados centgrados a partir de grados Fahrenheit.Cuando se llama a la funcin desde el pro-

provided as an argument. Month - Returns an integer between 1 and 12, inclusive, that represents the month of the year for a date argument. Now - Returns a date that represents the current date and time according to the setting of the computers system date

cedimiento Principal, se le pasa una variable que contiene el valor del argumento. El resultado de los clculos se devuelve al procedimiento que efecto la llamada y se presenta en un cuadro de mensaje.Sub Principal() temp Application.InputBox(Texto:= _ =

and time. Time, Time$ - Returns the current system time. Timer - Returns the number of seconds that have elapsed since 12:00 a.m. (midnight). Weekday - Returns an integer between 1 (Sunday) and 7 (Saturday) that represents the day of the week for a date argument. Year - Returns an integer between 100 and 9999, inclusive,

that represents the year of a date argument.

VARIABLE CONVERSIONCCur - Explicitly converts expressions to the Currency data type.

"Por favor, introduzca la temperatura en grados F.", Tipo:=1) MsgBox "La temperatura es " & Celsius(temp) & " grados C." End Sub

CDbl CInt CLng CSnd CStr

-

Explicitly Explicitly Explicitly Explicitly Explicitly

converts converts converts converts converts

expressions expressions expressions expressions expressions

to to to to to

the the the the the

Double data type. Integer data type. Long data type. Single data type. String data type.

Function Celsius(GradosF) Celsius = (GradosF - 32) * 5 / 9 End Function

CVar - Explicitly converts expressions to the Variant data type. CVDate - Converts an expression to a Variant of VarType 7 (Date).

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!!

NOMBRES DE LOS ARCHIVOS DE MACROS AUTOMATICAS QUE SE AGREGANLa siguiente tabla, lista los nombres de los archivos de las macros

automticas que inicialmente se agregan en forma automtica cuando se inicia Excel.

Administrador de macros automticas.-ADMMACRO.XLA Sinopsis.- SINOPSIS.XLL Administrador de informes.- INFORMES.XLAAdministrador de escenarios.- SCENARIO.XLA Solver.- SOLVER.XLA Administrador de vistas.- VISTAS.XLA

L

as instruccio-

nes de declaracin se usan para dar nombre y definir procedimientos, variables, matrices y constantes El siguiente ejemplo contiene tres declaraciones.Sub DarFormato() Const limite As Integer = 33 Dim miCelda As Range ' Mas instrucciones End Sub

PROGRAMANDO MACROS AADIR BORDES GRUESOSPara aadir bordes gruesos al contenido, hacer lo siguiente: Por ejemplo si se desea colocar el borde grueso de B14, entonces: las celdas A8 a

bordes Macro Coloca un borde grueso de A8 a B14 Sub bordes ()

La instruccin Sub (con la correspondiente instruccin End Sub) declara un procedimiento llamado DarFormato. Todas las instrucciones que aparecen entre las instrucciones Sub y End Sub se ejecutan cuando el procedimiento DarFormato se ejecuta o se llama.

Range(A8.B14). Select Selection.Borders(xlLeft).LineStyle=xkNone Selection.Borders(xlRight).LineStyle=xkNone Selection.Borders(xlTop).LineStyle=xkNone Selection.Borders(xlBottom).LineStyle=xkNone Selection.BordersAroundWeight:=xlMedium, ColorIndex:=xlAutomatic

End Sub

!"

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Macros

CENTRARPara centrar el contenido, hacer lo siguiente:

cen Macro Centra el contenido de las celdas B1 a D1Sub cen () Range(B1:D1). Select With Selection .HorizontalAlignement =xlCenter .VerticalAlignement =xlBottom.WrapText = False .Orientation = xlHorizontal

End With End Sub

Para dar nombre a p roc e d i m i e n tos , constantes, variables y argumentos en un mdulo de Visual Basic han de seguirse las siguientes reglas: El primer carcter debe ser una letra. En el nombre no se pueden utilizar espacios, puntos (.), signos de interjeccin

CAMBIAR A NEGRITASPara Poner en negritas el contenido del rango de celdas B1:D1, hacer lo siguiente: neg Macro Pone en negritas el rango B1:D1

(!), ni @, &, $, #. El nombre no puede tener ms de 255 caracteres de longitud. No se deben usar nombres iguales a los de los procedimientos Function, instrucciones y mtodos de Visual Basic. Los nombres no se pueden repetir dentro del mismo nivel de alcance. Nota.- Visual Basic no diferencia entre maysculas y minsculas, pero respeta la forma en que se escriben las instrucciones de declaracin de nombres.

Sub neg ()Range(B1:D1). Select Selection(B1:D1).Select

End Sub

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!#

ESCRIBIR DIAS DE LA SEMANAPara escribir das de la semana desde A8, hacer el programa siguiente:das Macro Escribir los das de la semana desde A8

Sub das ()

Range(A8). Select ActiveCell.FormulaRCC2 =Lunes

U

Selection.Autofill Destination: Range (A8:A14), Type:)=xlFillDefault Range(A8:A14).Select

na instruccin

End Sub

ejecutable inicia una accin. Puede ejecutar un mtodo o funcin y saltar a bloques de cdigo o no ejecutar otros. Las i n s t r u c c ion e s ejecutables incluyen a menudo operadores condicionales o matemticos. El siguiente ejemplo utiliza la instruccin For Each...Next para pasar por cada una de las celdas de un rango llamado Milntervalo en la Hoja1 de un libro Microsoft Excel activo. La variable c es una celda en la coleccin de celdas que componen Milntervalo.Sub DarFormato() Const limite As Integer = 33 For I n E a c hWor k s h e e t s (Hoja1).Ranger(Milntervalo).Cells

ESTABLECER LA FUNCION SUMAPara establecer la funcin SUMA en la celda B15, hacer el programa siguiente:

sumatoria Macro Establece funcin SUMA en celda B15

Sub sumatoria ()Range(B15). Select ActiveCell.FormulaR1C1 =TOT.SEMA= Range(B15).Select

ActiveCell.FormulaR1C1 ==SUM(R [-7]C:R[-1]C) End Sub

el

If c.Value>limite Then With c.Font .Bold=true .Italic=true End With End IfNext c MsgBox Find! End Sub

!$

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Macros

CAMBIAR FORMULAS A VALORES

E

l editor de vi-

sual Basic proporciona muchas herraSi alguna vez ha tenido un puado de frmulas en una hoja de clculo que necesitaba reemplazar con los valores calculados, apreciar esta macro que hace el trabajo por usted. La macro

mientas que se pueden usar para disear aplicaciones grficas.

es la siguiente:

valores Macro cambiar frmulas a valores

Proyectos Lenguaje

Visual

Sub Form2Val ()

For Each c In Selection.Cells c.Formula= c.Value

Basic Formularios y controles Barras de men Mdulos Un formulario incluye los controles y el

Next c

End Sub

Para usar esta macro, colquese en la celda o seleccione las celdas que quiere cambiar y ejectela. Lo dems es automtico.

CONTROLAR MAYUSCULAS/MINUSCULAS EN LAS CELDAS

cdigo asociado a dicho formulario. Podemos compartir cdigo en todo el proyecto colocando el cdigo en un mdulo de formulario o un en mdulo estndar y declaran- do el procedimiento como Public. Los formularios se crean como interfaz de la aplicacin. Cada formulario es una ventana que presenta controles, grficos u otros formularios. Los formularios se pueden usar de diferentes maneras: Como una pantalla ilustrada como introduccin a una aplicacin. Como un libro dentro de una aplicacin. Como un cuadro de dilogo.

Aqu

se encuentra un par de macros para cambiar las entradas

de celdas entre maysculas y minsculas. Para convertir el texto en maysculas, para ello use la siguiente macro:

Sub MakeUpperCase()For Each c In Selection.Cells c.Value= UCase$(c.Value)Next c End Sub

Para cambiar el texto a minsculas utilizar esta macro similar:

Sub MakeLowerCase() For Each c In Selection.Cells c.Value=LCase$(c.Value)Next c End Sub

Para utilizar cualquiera de estas macros, simplemente colqueseen la celda o seleccione las celdas que quiera cambiar, y ejecute la macro.

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!%

ELIMINAR ESPACIOS EN CELDAS

Los epacios extra que estn antes de alguna entrada de una celda pueden crear problemas cuando intentan ordenar y filtrar tablas.Para eliminar estos espacios, seleccione las celdas y ejecute esta macro:

eliminar espacios en celdas

El lenguaje que se usa tambin se encuentra en muchas aplicaciones de Office Microsoft como VisualBasic o Project, . Las caractersticas del lenguaje incluyen:

Sub TrimIt() For Each c In Selection.Cells

c.Value=Application.Trim(c.Value)Next c End Sub

Para usar esta macro, colquese en la celda o seleccione las celdas que quiere cambiar y ejectela. Lo dems es automtico.

CERRAR TODOS LOS LIBROS INACTIVOSEsta macro cierra todos los libros inactivos. Para cerrar todos los libros inactivos, ejecute esta macro:

Sub CloseAllInactive() Dim Wb As Workbook

Dim AWb As String AWb = ActiveWorkbook.Name SaveAll For Each Wb In Workbooks If Wb.Name AWb Then Wb.Close savechanges:=True End If Next WbApplication.StatusBar = All Workbooks Closed.

End Sub

!&

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Macros

EJEMPLOS DE APLICACIONA continuacin se muestra ejemplos de aplicaciones hechas con eleditor de Visual Basic de Excel:

EJEMPLO N1

Lson

os controles

herramientas como cuadros, botones y etiquetas que se disponen en un formulario para permitir la entrada de datos o para presentar resultados. Tambin hacen msDisear el formulario con las siguientes caractersticas : 1. Ingresar el nombre del usuario

atractivos los formularios. Para dibujar controles en un formulario se usa el Cuadro de herramientas. Usando la ventana Propiedades se definen las propiedades de formularios y controles. Las propiedades especifican los valores iniciales de las caractersticas,

2. Digitar la contrasea 3. Hacer un click en el botn Aceptar para Ingresar al sistema, si escorrecta debe salir un aviso Bienvenido al sistema. si no digita la clave correcta debe salir un aviso No tiene autorizacin

4. Hacer un click en el botn Salir si no tiene autorizacin.

tales como tamao, nombre y posicin. La

ventana Propiedades enumera todas lasA se Propiedad Valorcon t i n u a c i n

muestra e n

las l a d e

propiedades y los valores del control o mdulo seleccionado actualmente.

f a s e s

con s t r u c c i n

u n a

a p l i c a c i n

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!'

Algunas consideraciones: 1.Para insertar en el fondo

del formulario una imagen,en la ventana de propiedades, la propiedad Picture insertar

un valor es decir, seleccionar la imagen que desea que

vaya en el formulario. 2.Las etiquetas Nombre de usuario y Contrasea cambiar

el tipo de fuente con lapropiedad Font. Luego para cambiar el fondo de la etiqueta

FASE DE DISEO

con la propiedad BackColor. La caja de texto o Texbox

3.

en la propiedad PasswordChardigitar* para enmascarar la clave.

FASE DE CODIFICACION

Para hacer que una aplicaci n responda a las acciones del usuario o a los eventos del sistema, setiene que escribir c digo para los formularios y los controles.

FASE DE EJECUCION

La interfaz de usuario de una aplicaci n est compuesta por objetos, formularios y controles que permiten a los usuarios introducir y ver informaci n. Cada uno de estos objetos reconoce acciones, tales como hacer click en un bot n, abrir un formulario o escribir en un campo. Estas acciones se denominaneventos. Cuando se produce un evento en la aplicaci n, el editor de Visual Basic lo reconoce autom ticamente

y ejecuta el c digo escrito. Este c digo se denomina procedimiento de evento.

"

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Macros

EJEMPLO N2

Hacer un Juego donde: 1. Al hacer un click en el botn Jugar empieza a sortear los nmeros, dado 1 y dado 2 de

modo que la suma de ambos debe dar 7 para ganar. pierde el juego.

Cualquier otro nmero sorteado

2. Al ganar el juego debe mostrar el aviso GANE, con una imagen alusiva.3. Al perder el juego debe mostrar el aviso PERDI, con una imagen alusiva 4. Para reiniciar otro juego debe hacer un click en el botn Jugar.5. Para salir del juego hacer un click en el botn Salir, debe salir un aviso si desea salir del juego, si hace un click en el botn si sale del juego, y si hace un click en el botn no entonces

reiniciar el juego. A continuacin se muestra las imgenes del juego:

Pantalla inicial

Pantalla 1

Pantalla 2

En el momento de disear tenerse denomin a los objeto de la siguiente forma:

Cada formulario o control responde a un juego predefinido de eventos. Por ejemplo: un bot n de comando reconoce los siguientes eventos.

Form

=

Formulario botn Jugar botn Salir G a n Perd Jugando dado 1 dado 2 suma

cmdjugar =

Evento Click DragDrop DragOver GotFocus KeyDown KeyPress KeyUp LostFocus MouseDown MouseMove MouseUp

Acci nSeleccionar un bot n con el mouse o con el teclado.

cmdsalir lblm1 lblm2 lblm3 lbld1 lbld2 lblsuma

= = = = = = =

Colocar un control en el bot n. Arrastrar un control sobre el bot n. El bot n obtiene el foco. Presionar una tecla mientras el bot n tiene el foco. Presionar una tecla y devolver su valor ASCII. Liberar una tecla mientras el bot n tiene el foco. El bot n pierde el foco. Presionar el bot n del mouse sobre el bot n. Mover el puntero del mouse por encima del bot n. Liberar el bot n del mouse en el bot n.

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"

Algunas consideraciones:1.Insertar las imgenes superpuestas, para ello, en la ventana de propiedades, la propiedad Picture insertar un valor es decir, seleccionar la imagen que desea que vaya en el formulario.

Private Sub Form_Load() Image1.Visible = FalseImage2.Visible = False Image3.Visible = Falselblm1.Visible = False lblm2.Visible = False

Luego en la propiedad Visible seleccionar el valor False. 2.Las etiquetas Jugando, Gan, Perd, dado1, dado 2 y suma se debe cambiar el tipo defuente con la propiedad Font. Luego para cambiar el fondo de la etiqueta con la ropiedad

End Sub

Private Sub CMDSALIR_CLICK()RPTA = MsgBox("Desea Salir del Juego?", + 32, "DESEA SALIR") 4

BackColor. Luego en la propiedad Visible seleccionar el valor False.

If RPTA = vbYes Then End

EL CODIGO SERIA ASI:End If End Sub

Private Sub cmdjugar_Click()Do While 1 x = Int(Rnd * 10)Private Sub LBLD1_Click() Do While 1

If x >= 1 And x = 1 And x = 1 And y = 1 And y

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