Excel Primo Passo 2010

MICROSOFT EXCEL PRIMO PASSO

Con Excel 2007/2010

CORSO BASE PER COMINCIARE AD UTILIZZARE MICROSOFT EXCEL di Annamaria Vecchi

Microsoft Excel Primo Passo

Annamaria Vecchi BlueLight Software 3

Sommario

Sommario ............................................................................................................................................................... 3

Indice delle figure ................................................................................................................................................... 4

Ma a cosa serve questo Excel? ............................................................................................................................. 6

Guardiamolo negli occhi ......................................................................................................................................... 7 Unocchiata generale .................................................................................................................................................. 7 Il foglio di lavoro ......................................................................................................................................................... 7 Le celle ........................................................................................................................................................................ 8 Navigare sul foglio di lavoro ....................................................................................................................................... 8 Riempire le celle ......................................................................................................................................................... 8 E se non ci sta?.......................................................................................................................................................... 10 Pi larga, pi stretta ................................................................................................................................................. 11

Indispensabile per iniziare .....................................................................................................................................12 Selezionare le celle ................................................................................................................................................... 12 Riempimenti e serie .................................................................................................................................................. 13

Facciamoci belli......................................................................................................................................................15 Formato celle ............................................................................................................................................................ 15 Allineamento ............................................................................................................................................................ 15 Bordi ......................................................................................................................................................................... 17 Sfondi colorati ........................................................................................................................................................... 18 Formato numerico .................................................................................................................................................... 19 Il tempo secondo Excel ............................................................................................................................................. 21

Una Supercalcolatrice ............................................................................................................................................23 Qualche dritta per iniziare ........................................................................................................................................ 23 Cominciamo con le quattro operazioni. ................................................................................................................... 23 Una per tutte ............................................................................................................................................................ 26 Adesso facciamo due pi due. .................................................................................................................................. 26 I gemelli diversi ......................................................................................................................................................... 30 Non tutto relativo .................................................................................................................................................. 30 Non finita qui ......................................................................................................................................................... 32 Quanto fa 7 per 8? .................................................................................................................................................... 34

Quando la calcolatrice non basta ...........................................................................................................................36 Le Funzioni del Foglio di Lavoro ................................................................................................................................ 36 Incolla funzione ......................................................................................................................................................... 37 Funzioni di raggruppamento .................................................................................................................................... 38 Facciamo il conto pari ............................................................................................................................................... 40 SeAlloraaltrimenti ............................................................................................................................................. 42

Numeri in colore ....................................................................................................................................................47 Gli accessori del grafico ............................................................................................................................................ 49 Il grafico dal verso giusto .......................................................................................................................................... 50 Il vestito del grafico .................................................................................................................................................. 51 Dove lo mettiamo? ................................................................................................................................................... 51 Facciamo la torta. ..................................................................................................................................................... 52

Un po di organizzazione ........................................................................................................................................55 Foglio pi foglio meno ........................................................................................................................................... 55 Come lo chiamiamo? ................................................................................................................................................ 55 Primo, ultimo e doppio. ............................................................................................................................................ 56

Carta canta ............................................................................................................................................................58 Un pezzetto pi piccolo. ........................................................................................................................................... 62

Soluzioni ................................................................................................................................................................63 Soluzione dellesercizio proposto nel capitolo Quanto fa 7 per 8? ....................................................................... 63


4 Annamaria Vecchi BlueLight Software

Indice delle figure Figura 1 - Schede .............................................................................................................................................................................................................. 7 Figura 2 - Cella attiva ....................................................................................................................................................................................................... 8 Figura 3 - Barra della formula .......................................................................................................................................................................................... 9 Figura 4 - Tipi di dato ..................................................................................................................................................................................................... 10 Figura 5 - Il contenuto della cella viene troncato ........................................................................................................................................................... 10 Figura 6 - Il contenuto della cella invade la cella a fianco .............................................................................................................................................. 10 Figura 7 - Cancelletti al posto del numero in una cella troppo stretta ........................................................................................................................... 11 Figura 8 - Ridimensionare una colonna .......................................................................................................................................................................... 11 Figura 9 - Selezione ........................................................................................................................................................................................................ 12 Figura 10 - Metodi di selezione ...................................................................................................................................................................................... 12 Figura 11 - Selezione multipla ........................................................................................................................................................................................ 13 Figura 12 - Quadratino di riempimento ......................................................................................................................................................................... 13 Figura 13 - Riempimento/Estensione della selezione .................................................................................................................................................... 13 Figura 14 - Serie con testo + cifra ................................................................................................................................................................................... 14 Figura 15 - Elenchi predefiniti ........................................................................................................................................................................................ 14 Figura 16 - Comandi di formattazione ........................................................................................................................................................................... 15 Figura 17 - Allineamento verticale e orizzontale ............................................................................................................................................................ 15 Figura 18 - Esempi di allineamento ................................................................................................................................................................................ 16 Figura 19 - Orientamento .............................................................................................................................................................................................. 16 Figura 20 - Esempi di orientamento ............................................................................................................................................................................... 16 Figura 21 - Testo a capo ................................................................................................................................................................................................. 16 Figura 22 - Bottone Testo a capo ................................................................................................................................................................................... 17 Figura 23 - Tutti i bordi .................................................................................................................................................................................................. 17 Figura 24 - Bordi............................................................................................................................................................................................................. 17 Figura 25 - Altri bordi ..................................................................................................................................................................................................... 18 Figura 26 - Esempi di bordo ........................................................................................................................................................................................... 18 Figura 27 - Colori di riempimento .................................................................................................................................................................................. 18 Figura 28 - Esempi di formato numerico ........................................................................................................................................................................ 19 Figura 29 - Bottoni veloci di formato numerico ............................................................................................................................................................. 19 Figura 30 - Tendina formato numero ............................................................................................................................................................................. 20 Figura 31 - Men formato numero ................................................................................................................................................................................ 20 Figura 32 - Altri formati numeri ..................................................................................................................................................................................... 20 Figura 33 - Inserisco una data ........................................................................................................................................................................................ 20 Figura 34 - Data nel formato standard ........................................................................................................................................................................... 20 Figura 35 - Categoria data .............................................................................................................................................................................................. 20 Figura 36 - Esempi di formati data ................................................................................................................................................................................. 21 Figura 37 - Esperimento sulle date ................................................................................................................................................................................ 21 Figura 38 - Le date sono numeri .................................................................................................................................................................................... 22 Figura 39 - Formula con numeri ..................................................................................................................................................................................... 24 Figura 40 - Formula dinamica......................................................................................................................................................................................... 24 Figura 41 - La formula si ricalcola automaticamente ..................................................................................................................................................... 24 Figura 42 - Una tabella di esempio................................................................................................................................................................................. 25 Figura 43 - Catturo gli indirizzi con il mouse .................................................................................................................................................................. 25 Figura 44 - E la formula viene inserita ............................................................................................................................................................................ 25 Figura 45 - Copio la formula ........................................................................................................................................................................................... 26 Figura 46 - Le altre formule sono state generate ........................................................................................................................................................... 26 Figura 47 - Una riga di totale .......................................................................................................................................................................................... 27 Figura 48 - Indirizzi di intervalli ...................................................................................................................................................................................... 27 Figura 49 - Bottone di somma automatica ..................................................................................................................................................................... 28 Figura 50 - Funzione di somma automatica ................................................................................................................................................................... 28 Figura 51 - La somma automatica non propone nulla .................................................................................................................................................... 29 Figura 52 - Seleziono l'intervallo con il mouse ............................................................................................................................................................... 29 Figura 53 - Somma di intervalli non adiacenti ................................................................................................................................................................ 29 Figura 54 - Copia in orizzontale ...................................................................................................................................................................................... 29 Figura 55 - Formula generata dalla copia ....................................................................................................................................................................... 30 Figura 56 - Formule generate dalla copia ....................................................................................................................................................................... 30 Figura 57 - Esempio calcolo di incidenza ........................................................................................................................................................................ 31 Figura 58 - Errori nelle celle ........................................................................................................................................................................................... 31 Figura 59 - La formula generata dalla copia ................................................................................................................................................................... 31 Figura 60 - Dollari ........................................................................................................................................................................................................... 32 Figura 61 - Copia della formula con indirizzo assoluto ................................................................................................................................................... 32 Figura 62 - Indirizzo misto .............................................................................................................................................................................................. 33 Figura 63 - Esercizio tavola pitagorica ............................................................................................................................................................................ 34 Figura 64 - Non si fa la media cos .................................................................................................................................................................................. 37 Figura 65 - Inserisci funzione ......................................................................................................................................................................................... 37 Figura 66 - Funzioni automatiche ................................................................................................................................................................................... 37 Figura 67 - Categorie di funzione ................................................................................................................................................................................... 38 Figura 68 - Funzione MEDIA() ........................................................................................................................................................................................ 38 Figura 69 - Composizione di una media ......................................................................................................................................................................... 39



Figura 70 - Selezione dell'intervallo ............................................................................................................................................................................... 39 Figura 71 - MEDIA() ........................................................................................................................................................................................................ 40 Figura 72 - Excel calcola fino a 15 cifre decimali ............................................................................................................................................................ 40 Figura 73 - Matematiche e trigonometriche: ARROTONDA() ......................................................................................................................................... 41 Figura 74 - Composizione di ARROTONDA() ................................................................................................................................................................... 41 Figura 75 - ARROTONDA() effetto finale ........................................................................................................................................................................ 42 Figura 76 - Esempio scuola............................................................................................................................................................................................. 43 Figura 77 - Inserire il SE() ............................................................................................................................................................................................... 44 Figura 78 - Argomenti del SE() ....................................................................................................................................................................................... 44 Figura 79 - Compilare gli argomenti del SE() .................................................................................................................................................................. 45 Figura 80 - Funzione SE() finita....................................................................................................................................................................................... 45 Figura 81 - Tabella sconto .............................................................................................................................................................................................. 45 Figura 82 - Argomenti SE() ............................................................................................................................................................................................. 46 Figura 83- Il calcolo diverso in base alla quantit ........................................................................................................................................................ 46 Figura 84 - Selezione continua ....................................................................................................................................................................................... 47 Figura 85 - Selezione multipla OK .................................................................................................................................................................................. 47 Figura 86 - Selezione multipla NO .................................................................................................................................................................................. 47 Figura 87 - Selezione per grafico .................................................................................................................................................................................... 47 Figura 88 - Sezione Grafici della scheda Inserisci ........................................................................................................................................................... 47 Figura 89 - Tipi di istogramma........................................................................................................................................................................................ 48 Figura 90 - Tips sui tipi di grafico .................................................................................................................................................................................... 48 Figura 91 - Istogramma a colonne raggruppate ............................................................................................................................................................. 49 Figura 92 - Strumenti grafico ......................................................................................................................................................................................... 49 Figura 93 - Layout grafici ................................................................................................................................................................................................ 49 Figura 94 - Layout 2 ....................................................................................................................................................................................................... 50 Figura 95 - Layout 5 ....................................................................................................................................................................................................... 50 Figura 96 - Layout - 9 ..................................................................................................................................................................................................... 50 Figura 97 - Inverti righe/colonne ................................................................................................................................................................................... 50 Figura 98 - Espandere gli Stili grafici .............................................................................................................................................................................. 51 Figura 99 - Tutti gli Stili grafici ........................................................................................................................................................................................ 51 Figura 100 - Stile 27 ....................................................................................................................................................................................................... 51 Figura 101 - Stile 43 ....................................................................................................................................................................................................... 51 Figura 102 - Comando Sposta grafico ............................................................................................................................................................................ 52 Figura 103 - Specificare dove collocare il grafico ........................................................................................................................................................... 52 Figura 104 - Grafico su foglio grafico ............................................................................................................................................................................. 52 Figura 105 - Seleziono una serie sola di dati .................................................................................................................................................................. 52 Figura 106 - tipi di grafico a torta ................................................................................................................................................................................... 53 Figura 107 - La torta 3D ................................................................................................................................................................................................. 53 Figura 108 - Layout con percentuali ............................................................................................................................................................................... 53 Figura 109 - Uno stile per la torta .................................................................................................................................................................................. 54 Figura 110 - La torta finita .............................................................................................................................................................................................. 54 Figura 111 - Il comando inserisci Foglio di lavoro .......................................................................................................................................................... 55 Figura 112 - Il nuovo foglio ............................................................................................................................................................................................ 55 Figura 113 - Click destro Elimina ............................................................................................................................................................................... 55 Figura 114 - Conferma leliminazione del foglio ............................................................................................................................................................. 55 Figura 115 - Il foglio non c pi ..................................................................................................................................................................................... 55 Figura 116 - Doppio click ................................................................................................................................................................................................ 56 Figura 117 - Scrivo il nuovo nome .................................................................................................................................................................................. 56 Figura 118 - Foglio rinominato ....................................................................................................................................................................................... 56 Figura 119 - una bella idea rinominare tutti i fogli ...................................................................................................................................................... 56 Figura 120 - Acchiappo il foglio per spostarlo ................................................................................................................................................................ 56 Figura 121 - Lo trascino e lo lascio andare ..................................................................................................................................................................... 56 Figura 122 - Ho spostato il foglio ................................................................................................................................................................................... 56 Figura 123 - Acchiappo il foglio per copiarlo .................................................................................................................................................................. 57 Figura 124 - Premo il CTRL ............................................................................................................................................................................................. 57 Figura 125 - Il duplicato del foglio di lavoro ................................................................................................................................................................... 57 Figura 126 - Ci sono fogli complicati da stampare ......................................................................................................................................................... 58 Figura 127 - Il foglio di lavoro viene impaginato su due pagine ..................................................................................................................................... 59 Figura 128 - Comando Anteprima di Stampa Excel 2007 ............................................................................................................................................... 59 Figura 129 - Anteprima di Stampa 2007 ........................................................................................................................................................................ 60 Figura 130 - Imposta pagina ........................................................................................................................................................................................... 60 Figura 131 Opzioni di impostazione pagina................................................................................................................................................................. 61 Figura 132 - Foglio di lavoro ben impaginato ................................................................................................................................................................. 61 Figura 133 - Imposta area di stampa .............................................................................................................................................................................. 62 Figura 134 - Anteprima di stampa con area di stampa .................................................................................................................................................. 62 Figura 135 - La formula che andava inserita .................................................................................................................................................................. 63 Figura 136 - Schema risolto ............................................................................................................................................................................................ 63



Ma a cosa serve questo Excel?

Excel un foglio elettronico (o spreadsheet). Quando lunico foglio elettronico disponibile per sistemi DOS era Lotus 123, si diceva che il nome 123 derivasse dal fatto che i fogli elettronici dovessero mettere a disposizione tre gruppi di funzionalit. Questo modo di pensare pu ancora essere valido riferendosi ad Excel se volessimo sintetizzare in poche parole quali sono i suoi usi pi comuni.

Foglio di calcolo Per prima cosa un foglio elettronico deve permettermi di costruire tabelle con calcoli. La capacit di calcolo deve essere notevole, devo permettermi di impostare molte formule anche parecchio complesse senza difficolt.

Grafici Se avessi la necessit di rappresentare graficamente dei dati dovrei riuscirci senza problemi. Un foglio elettronico deve darmi la possibilit di produrre grafici dai dati.

Analisi dati Pur non avendo nulla a che vedere con un database, un foglio elettronico deve darmi gli strumenti per poter lavorare con grandi quantit di dati, aggregandoli, producendo calcoli sui gruppi, eseguendo estrazioni ed ordinamenti ed interfacciandosi con fonti dati esterne. La parte di Analisi Dati costituisce in genere la parte pi complessa da affrontare quando si comincia a conoscere lutilizzo di un foglio elettronico.

Dovendo pensare a qualche applicazione pratica, ne possono venire in mente tante. Probabilmente gli ambiti in cui un applicativo di questa natura viene sfruttato di pi sono quelli in cui necessario produrre dati statistici di varia natura e in modo abbastanza dinamico. Amministrazione, controllo di gestione, programmazione di produzione, sono solo alcuni esempi. In realt su piccola scala pu risultare uno strumento utilissimo anche per mantenere piccoli archivi di dati e per tenere la piccola contabilit anche casalinga.



Guardiamolo negli occhi

Unocchiata generale Se apriamo Excel per la prima volta, forse, non lo troviamo particolarmente intuitivo. Se facciamo un confronto con un programma come Word, di certo troveremo qualche difficolt in pi a capire come iniziare. Probabilmente la cosa pi importante avere unidea di come muoversi allinterno del file e come considerarlo.

La parte relativa ai comandi del tutto simile a quella della maggior parte degli applicativi per Windows e, pi in particolare di tutti gli applicativi Microsoft. Daremo unocchiata a questa parte pi avanti. Per ora cerchiamo di capire come si interpretano gli oggetti che non abbiamo mai visto prima in nessun altro software.

Per prima cosa utile capire che i file che generiamo su Excel non contengono dei documenti singoli. Se avessimo una versione di Excel non tradotta in italiano scopriremo che i file che produciamo vengono chiamati Workbook cio qualcosa di molto simile a Libro dei lavori. Insomma gi dal nome ci verrebbe in mente che stiamo lavorando su un gruppo di fogli e non su un foglio solo.

In italiano la parola Workbook stata tradotta con Cartella. ATTENZIONE!!! In nessun caso si deve fare confusione tra la Cartelle di files di Windows che in inglese si chiamano Folder (e servono per raggruppare i file che salviamo) e le Cartelle di Excel che sono invece i file prodotti con Excel.

Alla fine la cosa rilevante capire che lavoriamo in un file nel quale possiamo includere svariati fogli di lavoro. Ogni foglio potr contenere tabelle diverse e potremo decidere se i vari fogli dovranno in qualche modo interagire o se ognuno dovr essere fine a se stesso.

Quanti fogli posso far stare in un file di Excel? Tanti! Da un minimo di 1 fino a quanti la memoria del nostro computer in grado di contenerne. Sperimentalmente si pu facilmente superare il migliaio, per il consiglio di non forzare troppo la capienza del foglio. Non comodo lavorare con un file che contiene 150 fogli di lavoro. Per non sar niente di strano trovarsi ad avere 20 fogli tutti nelle stessa cartella. Allinizio Excel ci fornisce 3 fogli di lavoro. Tutti ugual i. Perch 3? Perch no! E semplicemente un numero come un altro.

Nella Figura 1 possiamo vedere la barra che permette di scorrere le schede dei fogli. Le schede sono delle specie linguette con stampato sopra il nome del foglio. sufficiente cliccare sulla scheda corrispondente per attivare un foglio.

Figura 1 - Schede

Limportante ricordare sempre che, quando salveremo, verr salvato il contenuto di tutti i fogli di lavoro e produrremo un unico file con estensione .XLSX (o .XLS)

Il foglio di lavoro I fogli di lavoro di Excel hanno tutti la stessa dimensione e la stessa capienza. Sono suddivisi in tante celle. Ogni cella individuabile attraverso le sue coordinate.

Su ogni foglio ci sono 16384 colonne identificate da lettere (Si parte con la lettera A, poi arrivati alla Z si raddoppiano le lettere come nelle targhe automobilistiche: AA, AB, AC ecc fino ad arrivare alla colonna XFD)

Le righe contenute su ogni foglio sono invece numerate dalla numero 1 alla numero 1.048.576.

In totale abbiamo a disposizione su ogni singolo foglio ben 17.179.869.184 celle.

Trick vogliamo verificare lampiezza del foglio? Quando il foglio ancora vuoto proviamo a fare cos: premiamo sulla tastiera la combinazione di tasti CTRL + Freccia gi: ci troveremo in un sol colpo sullultima riga del foglio. Se invece premiamo CTRL+ Freccia destra ci troveremo in una sola volta sullultima colonna del foglio.

Se per qualche motivo lampiezza del foglio non fosse sufficiente per le nostre esigenze, lunica soluzione pensare di usare uno strumento diverso da un foglio elettronico o di suddividere i dati in modo diverso.



I limiti del foglio non si possono ampliare e, soprattutto, non possibile far proseguire un foglio su quello successivo. Ogni foglio a s stante e finisce a cella XFD1048576

molto importante, soprattutto per gli utenti Word, accettare subito il fatto che stiamo lavorando su un foglio che non impostato per la stampa e la cui priorit non la stampa. In altre parole, quando costruiamo un lavoro in Excel ci muoviamo su un unico tabellone grande quanto il foglio e privo di ogni altra suddivisione. Quando e se vorremo stampare, dovremo impaginare il foglio di lavoro per la stampa e dovremo utilizzare degli strumenti appositi. Quindi mentre costruiamo il nostro foglio dobbiamo pensare di costruirlo per una visualizzazione a schermo. Il discorso stampa verr in seguito solo se servir.

Le celle Abbiamo appena stabilito di avere a disposizione svariati miliardi di celle. In realt non un grosso problema identificare le celle in modo univoco. Ogni singola cella del foglio rappresentabile attraverso le sue coordinate. Pi semplicemente ogni cella pu essere chiamata usando la lettera della colonna a cui appartiene e il numero della riga a cui appartiene. Ognuno di noi ha giocato almeno una volta nella vita a battaglia navale. Bene, il metodo lo stesso, con lunica particolarit che per le celle di Excel obbligatorio mettere sempre prima la colonna e poi la riga: la cella allincrocio tra la colonna C e la riga 8 sempre la cella C8 e in nessun caso la 8C. Le coordinate della cella espresse in questo modo rappresentano lIndirizzo della cella stessa.

Facciamo caso al fatto che mentre lavoriamo sul foglio esiste sempre in ogni momento una sola cella contornata da una cornicetta. Bene questa la cella attiva. Sul foglio di lavoro esiste in ogni momento una e una sola cella attiva.

La cella attiva la cella in cui posso introdurre un contenuto. In pratica quella nella quale posso scrivere. In mancanza di una selezione di celle pi estesa anche lunica cella selezionata. Lindirizzo della cella attiva viene sempre riportato in alto a sinistra della finestra di Excel nella Casella Nome (Figura 2Error! Reference source not found.)

Figura 2 - Cella attiva

Navigare sul foglio di lavoro Spostarsi sul foglio di lavoro molto semplice. Naturalmente sempre possibile spostarsi cliccando con il mouse sulla cella che vogliamo rendere attiva.

Per a volte pu essere molto comodo avere delle possibilit di lavoro da tastiera. Basta provare ad utilizzare le quattro freccine di direzione per constatare che la cornicetta che identifica la cella attiva si muove e quindi possiamo rendere attiva una qualunque cella anche in questo modo.

In realt i metodi per muoversi allinterno del foglio sono moltissimi. Un breve quadro riassuntivo lo vediamo qui di seguito.

Spostarsi di una cella Tasti di direzione

Spostarsi al margine dell'area dati corrente CTRL+ tasti di direzione

Spostarsi all'inizio della riga HOME

Spostarsi all'inizio del foglio di lavoro CTRL+HOME

Spostarsi all'ultima cella utilizzata del foglio di lavoro CTRL+FINE

Spostarsi di una schermata verso il basso PGGI

Spostarsi di una schermata verso l'alto PGSU

Spostarsi di una schermata a destra ALT+PGGI

Spostarsi di una schermata a sinistra ALT+PGSU

La verit che raramente tutti questi metodi si usano veramente. In genere ci abituiamo a sfruttarne alcuni che poi diventano meccanici e non ci preoccupiamo di cercarne altri.

Riempire le celle Scrivere un contenuto in una cella una manovra piuttosto intuitiva. Bisogna per avere qualche accorgimento.

Casella Nome

Cella Attiva



Per prima cosa bene sapere che possibile scrivere solamente nella cella attiva. Basta provare. La cosa particolare a cui fare caso che mentre si scrive dentro una cella succedono alcune cose:

la cella si apre e allinterno compare un piccolo cursore

quello che scriviamo viene visualizzato non solo nella cella ma anche nella Barra della formula

Per capire il perch proviamo a spiegare la funzione di questa barra.

La barra della formula uno spazio in cui viene rappresentato il contenuto reale della cella attiva. Per reale si intende quello che effettivamente stato inserito nella cella.

Vedremo pi avanti, parlando di formati e di formule, che a volte quello che leggiamo allinterno di una cella pu essere falsato distorto o modificato rispetto a ci che abbiamo inserito effettivamente. La barra della formula ci dice sempre la verit. Pi il foglio diventa complesso pi la barra diventa uno strumento di riferimento importante in particolar modo quando cominceremo ad inserire dei calcoli. Ce ne accorgeremo meglio in seguito.

Figura 3 - Barra della formula

Nella Figura 3 si vede chiaramente come il contenuto della cella D2 venga visualizzato anche nella Barra della formula.

Una volta finito di scrivere il contenuto della cella importantissimo confermare linserimento. Sarebbe come dire al programma di chiudere la cella perch ho finito di riempirla.

Questa operazione possiamo farla semplicemente con un INVIO o un TAB da tastiera, oppure in modo senzaltro meno comodo, cliccando il bottoncino verde a lato della Barra della Formula

Trick Se dobbiamo compilare molte celle vicine, teniamo presente che confermando con INVIO ci spostiamo nella cella sottostante quella che abbiamo appena compilato. Confermando con TAB, invece, ci spostiamo nella cella a destra rispetto a quella che stiamo confermando.

Se ci dimentichiamo di confermare un inserimento, il programma non ci permette di fare pi nulla. Quindi se ci accorgiamo che aprendo i men i comandi sono disattivati e che i bottoni delle barre degli strumenti non si possono cliccare, controlliamo meglio: probabilmente abbiamo lasciato una cella aperta.

Riempire le celle non solo un fatto puramente meccanico. Dobbiamo fare una certa attenzione anche a come scriviamo il contenuto nelle celle.

Bisogna pensare che la maggior parte dei dati che inseriamo, verranno utilizzati in seguito per produrre dei calcoli. Per questo motivo, non appena confermiamo un inserimento in una cella, Excel cerca di individuare il TIPO di dato che ho inserito. C differenza per il programma se in una cella scrivo Pippo oppure scrivo il numero 1345,8 oppure Euro 569 oppure 10/02/2011 o 12.19? C una grandissima differenza! Non solo perch sono dati diversi, ma perch il programma li interpreter come informazioni di tipo differente. Vediamo nel dettaglio.

Inserisco una sequenza di caratteri composta solo da lettere

Pippo Per Excel questa scrittura testo, cio un valore alfanumerico.

Inserisco una sequenza di caratteri composta da numeri e lettere

Euro 569 Anche questa scrittura per Excel un testo. N pi n meno che pippo. I numeri inclusi non potranno essere usati per fare calcoli.

Inserisco un numero composto esclusivamente da cifre e, se serve, dal separatore decimale (in questo caso la virgola)

1345,8 Questa scrittura verr interpretato da Excel come un numero.

Inserisco delle cifre separate da degli slash (/) La scrittura deve indicare un giorno/mese/anno validi

10/2/11 Questa scrittura per Excel una data.

Inserisco delle cifre separate da degli slash (/) La scrittura non indica giorno/mese/anno validi

31/04/11 Questa scrittura per Excel un normalissimo testo.

Barra della Formula

Conferma inserimento



Inserisco delle cifre separate da un puntino. 12.19 Questa scrittura per Excel indica un ora.

Per essere pi chiari, diamo una definizione veloce di cosa intende per testo, numero, data, ora, il nostro foglio elettronico.

Testo Sequenza di caratteri alfanumerici che verr riportata esattamente cos com stata scritta e non ha nessun altro valore se non quello della rappresentazione visiva.

Non posso costruire calcoli matematici, nemmeno se il testo contiene anche cifre.

Numero Sequenza di cifre che viene intesa non solo per ci che rappresenta visivamente, ma anche per quello che significa come valore e grandezza numerica.

Si possono costruire calcoli matematici

Data Scrittura che indica un giorno di un mese di un anno compresi tra 1/1/1900 e 31/12/9999


Ora Scrittura che indica una frazione di giorno, quindi un orario della giornata.


In pratica stiamo molto attenti a quello che scriviamo nel foglio. Immettiamo un solo dato per cella. Non speriamo che scrivendo in una cella una scrittura tipo Kg. 2000, si possa poi usare quel 2000 per costruire calcoli successivi. Stiamo attenti ad inserire date e ore secondo il formato previsto in modo che non vengano scambiate per testo.

Trick Nel caso si voglia che un numero inserito venga inteso da Excel come testo (Es. dobbiamo scrivere 00100 e il programma continua prenderlo come 100!) facciamo precedere il numero da un apice (apostrofo) in questo modo: 00100

Figura 4 - Tipi di dato

E se non ci sta? Molto probabilmente una delle prime cose con cui ci si scontra nella compilazione delle celle proprio questa. Se dobbiamo scrivere in una cella un testo troppo grande per le dimensioni di quella cella?

Per esempio possiamo pensare di dover scrivere nella cella B2 la frase Microsoft Excel 2010. Di certo la larghezza di B2 insufficiente per contenere tutta la frase. Mi possono capitare due situazioni diverse:

Nel caso la cella C2 (cio quella immediatamente a destra rispetto a quella in cui scrivo) sia occupata, ottengo un troncamento della frase che ho scritto (Figura 5)

Figura 5 - Il contenuto della cella viene troncato

Altrimenti, se C2 vuota, la frase invade anche la cella C2. (Figura 6)

Figura 6 - Il contenuto della cella invade la cella a fianco

La barra della formula mostra il reale contenuto della cella B2

Numero Testo

Testo

Testo ottenuto scrivendo 00100

Data

Testo: il 31 Aprile non una data esistente

Ora



Se invece la cella contiene un valore numerico o una data troppo grandi per essere visualizzati completamente, la cella si riempir di cancelletti come si vede nella Figura 7.

Figura 7 - Cancelletti al posto del numero in una cella troppo stretta

Ma qual il reale contenuto delle celle? In questi casi lunico modo per avere la certezza di quello che si inserito allungare un occhio sulla Barra della Formula. In tutti e due i casi si nota molto bene che la cella B2 contiene interamente il testo inserito. Quindi il problema si risolve semplicemente ridimensionando la cella.

In effetti dire ridimensionare la cella non particolarmente corretto, in quanto non possibile modificare le dimensioni di una sola cella. invece possibile modificare la dimensione dellintera colonna che contiene la cella.

Pi larga, pi stretta Per ridimensionare una colonna sufficiente catturare con il mouse il bordo destro della colonna e trascinarlo verso sinistra o verso destra a seconda si voglia allargare o stringere. Nella Figura 8 si nota che durante questa operazione il puntatore assume la forma di una doppia freccia nera.

Figura 8 - Ridimensionare una colonna

possibile anche utilizzare un metodo rapido per ridimensionare le colonne, il cosiddetto adattamento. Adattare le colonne significa allargarle o stringerle a misura del testo contenuto. La tecnica la stessa descritta prima per il ridimensionamento. Si deve catturare il bordo destro della colonna, ma invece di trascinare, stavolta ci basta fare un doppio click. La colonna si adatter al contenuto pi largo che trover al suo interno.



Indispensabile per iniziare

Adesso ci sappiamo muovere e abbiamo unidea di come inserire i dati nelle celle. Ovviamente non tutto qui. Per poter cominciare a costruire seriamente un primo lavoro serve aggiungere qualche altra informazione.

Selezionare le celle In tutti i software per ambiente Windows necessario saper selezionare gli oggetti con cui si lavora. Tutto deriva dal fatto che i comandi che abbiamo a disposizione devono sapere su quali oggetti devono agire.

Su un foglio Excel indispensabile avere un po di tecniche per riuscire a selezionare gruppi di celle con una certa facilit.

Il metodo pi usato senzaltro quello di trascinare il mouse sulle celle. Larea che riusciamo a colorare larea selezionata. (Figura 9)

Figura 9 - Selezione

Attenzione! Il puntatore che permette di selezionare le celle solo ed esclusivamente quello a forma di crocetta bianca. Qualunque altro puntatore probabilmente potr essere trascinato, ma loperazione che esegue non una selezione.

Trick Per evitare di sbagliare il trucco pu essere quello di partire a selezionare sempre dal centro di una cella.

Non obbligatorio utilizzare il mouse. In effetti possibile selezionare gruppi di celle anche usando la tastiera. Anzi, a volte questo metodo risulta pi simpatico perch pi preciso e permette di correggere la selezione fatta.

Il metodo molto semplice: basta usare le frecce di direzione tenendo premuto il tasto SHIFT.

+ SHIFT Seleziono una cella verso lalto

+ SHIFT Seleziono una cella verso sinistra + SHIFT Seleziono una cella verso il basso

+ SHIFT Seleziono una cella verso destra

Pag + SHIFT Seleziono una schermata verso lalto

Pag + SHIFT Seleziono una schermata verso il basso

Se fosse necessario selezionare unintera colonna del foglio o unintera riga sarebbe sufficiente cliccare una volta sulla lettera che indica la colonna o sul numero che contraddistingue la riga. Attenzione, per. Selezionare una colonna intera significa selezionare pi di un milione celle e selezionare una riga intera significa selezionare 16000 celle. Anche se il metodo veloce non sempre questa lidea migliore. Spesso molto meglio selezionare di misura le celle su cui si deve lavorare.

Figura 10 - Metodi di selezione

Le celle selezionate sono in violetto e contornate di nero

La cella attiva resta bianca anche se inclusa nella selezione

Click qui per selezionare tutte le celle del foglio

Click qui per selezionare tutta la riga 3

Click qui per selezionare tutta la colonna B



Se volessimo selezionare tutte le celle del foglio potremmo cliccare sul rettangolino grigio allincrocio tra A e 1 (vediFigura 10), ma attenzionesono 17 miliardi di celle!

A volte, lavorando sul foglio di calcolo, sar necessario selezionare gruppi di celle non adiacenti tra loro. Normalmente questo sarebbe impossibile da fare, perch non appena seleziono un secondo intervallo, perdo la selezione di quello selezionato in precedenza. Per riuscire a fare selezioni multiple basta selezionare gli intervalli successivi al primo tenendo premuto il tasto CTRL.(Figura 11)

Figura 11 - Selezione multipla

Riempimenti e serie Lestensione della selezione una manovra specifica dei fogli elettronici, molto usata specialmente quando si comincia ad avere la necessit di introdurre formule nel foglio di lavoro.

Noi cominciamo a sperimentarla ora, per vedere intanto quali vantaggi d durante la compilazione del foglio.

Prima di tutto bisogna catturare con il mouse il quadratino di riempimento. Si tratta di quel piccolo quadretto nero allangolo inferiore destro della selezione (o della cella attiva). Se ci riusciamo vediamo che il nostro puntatore diventa una crocetta nera. Bene questo lo strumento che ci permette di estendere la selezione semplicemente trascinando il mouse.

Figura 12 - Quadratino di riempimento

Attenzione, non si pu estendere la selezione in diagonale. Possiamo trascinare solo in verticale o in orizzontale.

Che effetto produce questa manovra? Dipende. Dipende dal contenuto della cella da cui partiamo. Per esempio, se la cella di partenza contiene del testo oppure un numero, otterr semplicemente una copia del contenuto nelle celle adiacenti.

Figura 13 - Riempimento/Estensione della selezione

Ed in effetti questo il primo utilizzo dellestensione della selezione: copiare dati in modo veloce.

Ma se il contenuto della cella di partenza cambia, allora cambia anche leffetto finale. Per esempio, proviamo a scrivere in una cella qualcosa tipo Mese 1 oppure 1 Giorno e poi trasciniamo con la crocetta nera. (Figura 13Error! Reference source not found.)

La crocetta nera compare quando si punta sul quadratino di riempimento

CTRL + trascinamento del mouse

CTRL + trascinamento del mouse

Il primo intervallo si seleziona normalmente

La cella attiva si trova nellultimo intervallo selezionato



Figura 14 - Serie con testo + cifra

La stessa cosa succederebbe anche se scrivessimo qualcosa privo di senso come Abc 29 o 124 xyz. Per creare una serie di questo genere sufficiente estendere una cella che abbia come contenuto un testo che comincia o finisce con delle cifre.

Nello stesso modo posso creare facilmente serie estendendo celle che contengono date e ore. In pi esistono degli elenchi predefiniti che si possono generare usando lestensione della selezione. Per esempio quelli che vediamo nella Figura 15

Figura 15 - Elenchi predefiniti



Facciamoci belli

Con i metodi che abbiamo imparato siamo in grado di compilare un foglio, ma se ci fermassimo qui il nostro foglio non avrebbe un aspetto particolarmente invitante. Infatti finora non abbiamo applicato nessun formato che possa dare al foglio un aspetto diverso da quello predefinito.

In genere quando si lavora su dei fogli di calcolo si d priorit al buon funzionamento piuttosto che allaspetto. Per anche un foglio ben funzionante deve essere chiaro e ben leggibile. Perch abbia questi requisiti indispensabile applicare alle celle un po di formati.

Formato celle Ricordiamo che per applicare qualunque formato alle celle necessario selezionarle. Se non seleziono nulla il formato che scelgo viene applicato solo alla cella attiva. Quindi selezioniamo la parte di foglio che vogliamo modificare e poi andiamo a scegliere i comandi per modificare.

Una buona parte dei comandi di formattazione si trovano nella scheda home del ribbon. Li vediamo nella Figura 16.

Figura 16 - Comandi di formattazione

Difficile che in un foglio di calcolo si lavori molto sui formati. Spesso gi abbastanza che il foglio si presenti in modo chiaro e ben leggibile. Nonostante questo i formati disponibili sulle celle sono tanti e avendo tempo e voglia potremmo esibirci anche in formattazioni molto elaborate.

Allineamento Per cominciare proviamo ad usare un po delle opzioni incluse nella sezione Allineamento.

In effetti non si tratta solo di allineamento, ma anche di orientamento del testo nelle celle, quindi in generale sotto il nome Allineamento si raggruppano una serie di propriet che definiscono la disposizione del contenuto nella cella. Vediamo qualcuna di queste propriet.

Per prima cosa pu essere interessante sapere che Excel allinea automaticamente il contenuto nelle celle, secondo un suo metodo molto semplice: tutto ci che viene considerato testo sta a sinistra della cella. I numeri, le date e gli orari stanno sulla destra.

Qualunque tipo di contenuto allineato in verticale contro il bordo inferiore delle celle. (Si nota solo se le righe sono pi alte rispetto alla dimensione del testo).

Ovviamente questa disposizione pu essere modificata usando gli strumenti per lallineamento.

Formato Celle offre la possibilit di modificare sia lallineamento orizzontale che verticale (Figura 17). La scelta diventa del tutto libera, a seconda di come ci piace vedere allineato il contenuto delle celle.

Figura 17 - Allineamento verticale e orizzontale

Per capirci meglio facciamo qualche piccolo esempio in Figura 18



Figura 18 - Esempi di allineamento

La disposizione si pu ulteriormente variare se si gestisce anche lorientamento del testo nelle celle. Si pu inclinare il testo come si vuole usando queste opzioni. (Figura 19)

Figura 19 - Orientamento

Figura 20 - Esempi di orientamento

Leffetto sar quello che vediamo in Figura 20

Trick il testo inclinato non pi comodo da leggere rispetto a quello scritto in orizzontale, per ci permette di ottenere colonne pi strette dove dovessimo avere problemi di dimensionamento e di spazio.

Adesso che sappiamo come distribuire il testo nelle celle, supponiamo di avere una situazione come quella che vediamo nella colonna B in Figura 21

Il titolo della colonna piuttosto ingombrante, poi i restanti dati sono di dimensione pi che normale. La colonna B per poter visualizzare tutto il titolo stata allargata moltissimo. Magari ci piace anche cos. Pi che di un fatto estetico sar bene preoccuparsi dello spazio che stiamo sciupando e che influir negativamente sia sulla visualizzazione a schermo che poi su uneventuale impaginazione per la stampa.

La colonna A sembra molto meglio vero?

Figura 21 - Testo a capo

Il titolo stato semplicemente disposto su pi righe. Questa operazione non viene mai fatta spontaneamente da Excel. Noi per possiamo impostare sulle celle una propriet che obblighi il testo a svolgersi su pi righe in ununica cella, usando lapposita propriet Testo a capo che si trova sempre nella sezione Allineamento nella scheda Home del ribbon (Figura 22)

Orizzontale=Standard

Verticale=In Basso Orizzontale=Standard

Verticale=In Basso

Orizzontale=Al Centro

Verticale=In Alto

Orizzontale=Al Centro

Verticale= Al Centro

Orizzontale=A Sinistra

Verticale= In Basso

Orizzontale=A Destra

Verticale=Al Centro



Figura 22 - Bottone Testo a capo

Bordi La griglia che delimita le celle un oggetto abbastanza particolare. Per default visibile a video e non visibile in stampa. Ci sarebbe la possibilit di gestirla e decidere di stamparla. In realt, quasi sempre si preferisce ripassare le linee della griglia con dei bordi, dove si vuole che le delimitazioni siano ben visibili e stampabili.

I bordi si applicano alle celle selezionate e possono variare per dimensione, stile e colore, quindi si possono usare anche per evidenziare determinate celle o per incorniciare parti di tabella. Leffetto pu essere piuttosto interessante. (Figura 23)

Figura 23 - Tutti i bordi

Nellesempio di Figura 23 sono stati impostati dei bordi molto semplici e uniformi su tutta larea selezionata. Se ci basta questo tipo di bordatura molto lineare possiamo facilmente impostarla aprendo il men apposito che troviamo nella scheda Home del ribbon e scegliendo lopzione Tutti i bordi, come vediamo Figura 24 - Bordi

Se tutto questo non fosse abbastanza per realizzare leffetto che abbiamo pensato, allora potremmo utilizzare (sempre dallo stesso men) il comando Altri bordi che non fa altro che aprirci una maschera stile 2003 e permetterci di disegnare i bordi come vogliamo.

In Figura 25 vediamo come poter diversificare il formato dei bordi a nostro piacere.

Premendo questo bottone la propriet Testo a capo sulle celle selezionate.

Le celle delle colonne C e D non hanno bordo. La rigatura la griglia

Le celle delle colonne A e B sono contornate con un bordo nero

semplice.

Figura 24 - Bordi



Figura 25 - Altri bordi

Se guardiamo gli esempi nella Figura 26 constateremo che praticamente ogni soluzione possibile.

Figura 26 - Esempi di bordo

Sfondi colorati Sui fogli di calcolo si usa spesso colorare i fondi delle celle (senza esagerare con i colori forti) per migliorare la leggibilit o per evidenziare determinati dati che devono saltare allocchio. I colori di fondo si possono impostare sulle celle selezionate usando il bottone a forma di secchiello dalla Home del ribbon. (Figura 27)

Figura 27 - Colori di riempimento

Possiamo scegliere il tipo di linea che preferiamo per disegnare il bordo

Volendo il bordo pu essere colorato invece che nero.

Cliccando su questarea (o sui bottoncini intorno) decidiamo su quali lati delle celle selezionate disegniamo il bordo

Cliccando sui bottoncini predefiniti possiamo togliere il bordo impostato in precedenza, disegnare una cornice intorno alla selezione oppure bordare linterno della selezione

Su queste celle stato messo solo un bordo interno

Su queste celle stato messo sia il bordo esterno che interno usando una linea tratteggiata

Su queste celle sono stati messi i bordi interno ed esterno classici (neri sottili)

Su queste celle stata impostata solo una cornice esterna

Il colore che scegliamo nella tavolozza sar quello con cui sar riempita la cella.



Ricordiamoci solamente un paio di cose: i motivi nascondono la griglia, quindi, se vogliamo che i confini delle celle siano ancora visibili dopo averle colorate, ricordiamoci di applicare anche un bordo. Il colore Bianco e Nessun riempimento sono due cose diverse. Potremmo pensare che esiste la stessa differenza che c tra Bianco e trasparente. Le celle di default sono impostate come Nessun riempimento.

Formato numerico Tra tutti i formati cella il formato numerico quello un po pi complesso da interpretare, se non altro perch il pi invadente, e quello che caratterizza di pi laspetto delle celle.

Intanto diciamo pure che le celle interessate a questo tipo di formato sono essenzialmente quelle che contengono numeri, date e ore.

Il tutto nasce dallesigenza di rappresentare i dati in modo diverso a seconda di quello che rappresentano, pur mantenendo lo stesso valore.

Prendiamo come esempi un numero e una data, vediamo in quanti modi possiamo scriverli pur senza cambiare il valore che esprimono.

Teniamo conto anche di tutto ci che stato detto allinizio e cio del fatto che i dati numerici devono essere scritti in modo tale che Excel li interpreti come numeri. molto rischioso aggiungere ai numeri puntini o simboli che indicano unit di misura, si rischia di vedersi interpretare il numero come un testo. Per non parlare del fatto che si perde un sacco di tempo durante la fase di digitazione dei dati nelle celle. Meglio scrivere solo cifre, la virgola, se serve, il segno meno se il numero negativo. Tutto il resto si pu impostare in modo sicuro e veloce con un formato numerico.

Figura 28 - Esempi di formato numerico

Consideriamo il numero che abbiamo utilizzato come esempio nella Figura 28. Teniamo presente che se guardassimo il contenuto della Barra della formula su ognuna delle celle vedremmo esattamente lo stesso numero e cio 5458,3659. Vale a dire il numero che effettivamente stato inserito.

Per formattare il nostro numero non stato scomodato il comando Formato Celle. Per le impostazioni pi comuni di formato numerico sufficiente usare i bottoncini che troviamo nella barra degli strumenti e cio quelli che vediamo in Figura 29

Figura 29 - Bottoni veloci di formato numerico

Diamo unocchiata a come questo numero stato formattato nelle varie righe di Figura 28 usando formato numerico.

Riga 1 5458,3659 Nessun formato Il numero si presenta in cella esattamente com stato scritto

Riga 2 5.458,37 Contabilit Vengono aggiunti il simbolo di valuta e il puntino di separazione delle migliaia. Il numero viene arrotondato visivamente a 2 decimali

Riga 2 5.458,37 Separatore Viene aggiunto il puntino di separazione delle migliaia. Il numero viene arrotondato visivamente a 2 decimali

Riga 3 5.458 Separatore + 2 volte diminuisci decimali

Viene aggiunto il puntino di separazione delle migliaia. Il numero viene arrotondato visivamente allintero

Attenzione! Il comportamento dei bottoni Valuta e Separatore cambia a seconda delle impostazioni contenute in Impostazioni internazionali nel Pannello di Controllo di Windows. In pratica

Diminuisci decimali

Aumenta decimali Contabilit

Separatore

Altri formati



sia il simbolo di Valuta che la quantit di decimali di default vengono letti direttamente dal sistema. In pratica potrebbe capitare che su PC diversi le impostazioni possano essere diverse.

Se poi le possibilit fornite dai bottoncini non fossero sufficienti possiamo sempre usare il men Formato Numero (Figura 31) dal quale anche possibile accedere ad Altri formati numeri (Figura 32)

Figura 30 - Tendina formato numero

Figura 31 - Men formato numero

Figura 32 - Altri formati numeri

Anche le date hanno necessit di formato. Per noi comodo inserire le date nel foglio nel formato gg/mm/aa, perch veloce e magari ci viene anche automatico. In pi se usiamo questa notazione siamo sicuri che excel comprende linformazione come un valore data. Per poi non detto che alla fine la data inserita ci piaccia visualizzata cos.

Gi si pu notare che Excel, non appena si accorge che inserisco una data in una cella, magari scritta nel modo pi rapido e veloce, come in Figura 33, la formatta in modo che sia visualizzata gg/mm/aaaa (due cifre per il giorno, due per il mese, 4 per lanno) come in Figura 34.

Figura 33 - Inserisco una data

Figura 34 - Data nel formato standard

Se per volessimo scrivere la stessa data con una notazione potremmo applicare alla cella un formato data differente. Nella maschera Altri formati Numeri troviamo una categoria apposita (Figura 35)

Figura 35 - Categoria data



Nella Figura 36 ripetuta pi volte la stessa data utilizzando formati data di tipo diverso. Controllando il contenuto della Barra della Formula potremmo constatare che il contenuto nelle celle sempre lo stesso, nonostante laspetto sia molto differente.

Figura 36 - Esempi di formati data

Detto questo, ci potrebbe sembrare che le date siano dati semplici da gestire. Questo non necessariamente vero. Almeno fino a che non si capito in modo definitivo come funzionano e come Excel le interpreta.

Il tempo secondo Excel pi che normale pensare di poter usare date e ore su un foglio di calcolo. Infatti abbiamo gi visto che possiamo inserire nel foglio dati di questo tipo e sappiamo che vengono trattati come valori. Forse per meglio parlarne un altro po.

Per esempio, come possibile che con le date si possano fare dei calcoli? Come fa il foglio a sapere se una data valida o meno se io la scrivo nel formato giusto? Come possibile che non confonda i secoli se inserisco lanno scritto con sole due cifre?

Per rispondere a tutte queste domande, cerchiamo innanzitutto di capire come questo programma comprende le date.

La data pi vecchia che Excel riconosce il primo gennaio dellanno 1900. Tutte le date precedenti non vengono riconosciute come tali. Se in una cella proviamo a scrivere 31/12/1899 vedremo che questo dato verr trattato come testo. Lultima data che Excel riconosce il 31 dicembre dellanno 9999. Visto che per ora la probabilit di dover usare delle date appartenenti allanno 10000 sono piuttosto scarse, direi che il range di date gestibile dovrebbe essere pi che sufficiente per le nostre esigenze.

Per quello che riguarda la scrittura dellanno con solo due cifre non ci sono problemi. Excel comunque stabilisce automaticamente a quale secolo appartiene lanno secondo il criterio memorizzato in Windows come Impostazione Internazionale. Se nessuno ha modificato limpostazione di default di Windows lo schema di conversione il seguente:

Se scrivo: Excel comprende:

da 01/01/00 fino a 31/12/29 da 01/01/2000 fino a 31/12/2029

da 01/01/30 fino a 31/12/99 da 01/01/1930 fino a 31/12/1999

Ovviamente se scrivo lanno con 4 cifre, verr accettato lanno che effettivamente scrivo.

Per capire meglio come vengono gestite le date possiamo provare a fare un esperimento. Scriviamo alcune date in una colonna e poi ripetiamole identiche nella colonna a fianco, in questo modo:

Figura 37 - Esperimento sulle date



Poi proviamo a selezionare la seconda fila di date e ad applicare sulla selezione un normalissimo formato numerico, per esempio un separatore togliendo gli eventuali decimali che si dovessero presentare. La situazione dovrebbe cambiare come in Figura 38

Figura 38 - Le date sono numeri

Che cosa successo? Ora dove prima cerano delle date sono comparsi dei numeri. Possibile che semplicemente applicando un formato numerico sia cambiato anche il contenuto delle celle?

Naturalmente no. Un formato non ha la possibilit di variare il contenuto delle celle, ma solo il modo in cui questo contenuto presentato.

Quindi dovremmo concludere che i numeri che stiamo vedendo sono esattamente le date che avevamo prima solo con un formato diverso? S. Esatto. Questa la risposta. Con questo esperimento abbiamo scoperto che Excel in realt non gestisce valori di tipo data, ma solo valori numerici che, grazie ad uno specifico formato numerico, vengono resi come date. Per verificarlo ulteriormente possiamo anche fare lesperimento contrario, cio selezionare di nuovo i numeri che abbiamo ottenuto, e scegliere un qualunque formato data. Vedremo che torneremo ad avere le date di prima.

Certo pu essere abbastanza strano pensare che per Excel scrivere 01/01/2000 e scrivere 36.526 sia esattamente la stessa cosa. Potrebbe essere pi facile per noi da capire se pensiamo al fatto che per poter rendere le date utilizzabili per fare dei calcoli necessario che siano numeriche. Possiamo pensare che ogni data corrisponda al numero di giorni che intercorrono tra il 01/01/1900 e quella data. Proviamo a guardare bene la sequenza di date (e di numeri) di Figura 38. facile vedere che la distanza tra le date esattamente la stessa che esiste tra i numeri corrispondenti.

In conclusione: per Excel le date sono semplicemente numeri che rappresentano una quantit di giorni scritte con un particolare formato numerico. In questo modo sar possibile usarle per calcoli, riordinarle e controllarne la validit.



Una Supercalcolatrice

Probabilmente se dovessimo semplicemente creare delle tabelle di dati da stampare non useremmo Excel. Magari ci basterebbe una bella tabella di Word e avremmo gi tutto quello che ci serve.

Se usiamo Excel perch ci occorre aggiungere dei calcoli alla tabella.

La capacit di calcolo di un foglio elettronico deve essere notevole, cio devo poter inserire parecchi calcoli magari anche piuttosto complessi e questo non deve in alcun modo mettere in difficolt il software. Questo non significa che in molti casi le mie esigenze di calcolo si risolvano semplicemente inserendo un po di somme. Non importa. Anche per richieste ridotte, lagilit di questo software nella gestione delle formule sar di grande aiuto.

Qualche dritta per iniziare Non ha importanza sapere se dobbiamo costruire fogli molto complessi dal punto di vista dei calcoli o meno. Alcune regole di base vanno comunque rispettate indipendentemente dalla quantit e dalla complessit delle formule. Facciamoci un breve elenco di riferimento:

Una formula deve essere scritta nella cella in cui vogliamo ottenere il risultato.

Una volta confermato linserimento, nella cella verr subito calcolato il risultato della formula, ma nella Barra della formula rimarr visibile la formula.

Se pensiamo a quanto abbiamo detto in precedenza rispetto alla Barra della formula, possiamo dedurre che in effetti il reale contenuto della cella la formula.

Se per qualche motivo ci venisse in mente di fare un CANC sulla cella in questione, pensando di eliminare solo il risultato che vediamo, prenderemmo un grosso abbaglio. Non esiste risultato senza formula, n formula senza risultato. Sono la stessa cosa e non possibile cancellare uno senza eliminare anche laltra o viceversa.

Le formule vengono ricalcolate ogni volta che viene compilata o modificata una cella. In pratica possiamo pensare che i calcoli contenuti nel foglio vengano tenuti costantemente aggiornati al cambiare dei dati a cui si riferiscono.

Per convenzione le formule cominciano con il segno = . Essendo espressioni alfanumeriche, dobbiamo evitare che vengano interpretate come testo semplice. Il segno uguale indica al programma che quello che segue non un testo da scrivere, ma si tratta di unespressione di calcolo da cui produrre un risultato.

Se siamo bravi e impariamo bene la sintassi corretta per scrivere le formule, possiamo introdurre qualunque formula nel foglio semplicemente digitandola da tastiera. Questo metodo pu essere comodo per coloro che ormai hanno una certa pratica, ma agli inizi pu essere una buona idea utilizzare gli strumenti di composizione formule messi a disposizione dal programma, per limitare, per quanto possibile, gli errori.

Cominciamo con le quattro operazioni. normale che per prima cosa ci venga in mente di imparare a costruire le quattro operazioni sul foglio di calcolo. Allora proviamo a vedere come si fa:

Per prima cosa utile verificare quali simboli si devono usare.

+ Addizione Li troviamo tutti in tastiera, ma se ci facciamo caso sono proprio i 4 simboli riportati sul tastierino numerico

- Sottrazione

* Moltiplicazione Asterisco

/ Divisione Slash

^ Elevamento a potenza Accento circonflesso In tastiera italiana sullo stesso tasto della accentata.

% Percentuale SHIFT + 5

& Concatenamento di testo E commerciale SHIFT + 6



Attenzione! I simboli X e : per indicare moltiplicazione e divisione non vanno bene e non possono in alcun caso sostituire asterisco e slash

E adesso? Beh, volendo potremmo iniziare verificando se tutto quello che abbiamo detto finora rispetto alle formule funziona veramente. Per esempio, proviamo ad introdurre in una cella una formula scritta in questo modo:

=10*5

e poi confermiamo con INVIO.

Se abbiamo scritto tutto in modo corretto dovremmo ottenere nella cella il numero 50 e cio il risultato della formula. Se diamo unocchiata alla barra della formula, invece, dovremmo vedere esattamente la formula che abbiamo scritto. (Figura 39)

Figura 39 - Formula con numeri

Una bella calcolatrice davvero, ma se effettivamente dovessimo usare il foglio di calcolo in questo modo, probabilmente faremmo davvero meglio a servirci di una calcolatrice elettronica.

La formula che abbiamo inserito formalmente corretta, ma inadatta allambiente in cui stiamo lavorando. Prima di tutto perch non una formula dinamica. Infatti per modificare il risultato saremmo costretti a cambiare la formula stessa inserendo dei numeri diversi.

Per questo motivo, in genere, i valori da utilizzare si scrivono in altre celle e poi la formula si compone utilizzando gli indirizzi delle celle che contengono i numeri. Proviamo a rifare la stessa operazione, ma questa volta proviamo a scrivere il numero 10 nella cella A1 e il numero 5 nella cella A2. Adesso se volessimo inserire la nostra moltiplicazione in D2 potremmo scrivere cos:

=A1*A2

Il risultato finale ovviamente lo stesso, ma adesso la nostra formula dinamica e dipende dalla variazione del contenuto delle celle A1 e A2.

Figura 40 - Formula dinamica

Questo fatto facilmente sperimentabile, basta sostituire, per esempio, il numero 10 con il numero 20 nella cella A1.

Figura 41 - La formula si ricalcola automaticamente

La formula non stata toccata o variata in alcun modo, ma automaticamente si ricalcola utilizzando il nuovo valore della cella A1.

Concludiamo che per ottenere delle formule dinamiche e ricalcolabili automaticamente opportuno comporre le formule utilizzando indirizzi di cella e non numeri.

La formula che abbiamo scritto molto semplice ed era difficile commettere errori, ma supponiamo di dover costruire dei calcoli in un foglio pi complesso. Quanto pu essere difficile sbagliare a individuare le coordinate delle celle che vogliamo usare? Proviamo a considerare la tabella in Figura 42.



Figura 42 - Una tabella di esempio

Supponiamo di voler introdurre nelle celle azzurre le formule necessarie per calcolare il guadagno per ogni riga. Ce lo hanno insegnato a scuola: Ricavo-Costo=Guadagno. Perci nella cella C2 dovremo introdurre una formula per calcolare quanto fa R - 589, senza usare i numeri, per, ma le celle corrispondenti.

Osservando bene il foglio e seguendo bene righe e colonne facile individuare le coordinate delle celle da utilizzare, e vedere che la formula necessaria

=D2-B2

ma altrettanto facile confondersi e sbagliare anche solo di una riga o di una colonna. Ci vuole solamente un attimo, per una svista, e scrivere D3 invece di D2 o C1 invece di C2. Diventa poi molto pi complicato accorgersene e scovare lerrore in un secondo tempo. Per evitare questo genere di problemi Excel mette a disposizione la possibilit di catturare gli indirizzi delle celle invece di scriverli da tastiera.

Proviamo allora a sfruttare questa opportunit nel seguente modo:

Per prima cosa digitiamo il segno uguale per iniziare la formula. Poi prendiamo il mouse e clicchiamo sulla cella che contiene il primo valore che ci serve (589) Leffetto dovrebbe essere quello che vediamo in Figura 43 . La cella su cui abbiamo cliccato lampeggia e lindirizzo della cella viene automaticamente inserito nella formula.

Figura 43 - Catturo gli indirizzi con il mouse

Ovviamente posso continuare a comporre la formula in questo modo, per esempio adesso posso inserire da tastiera il segno meno e poi ciccare sulla cella che contiene il numero 652 per catturare il suo indirizzo e includerlo nella formula. Come si vede in Figura 44

Figura 44 - E la formula viene inserita

Trick possibile ottenere lo stesso risultato e catturare gli indirizzi delle celle senza servirsi del mouse usando solamente le quattro freccine di movimento della tastiera. La tecnica simile, dobbiamo comunque inserire il segno uguale e gli operatori digitandoli, mentre gli indirizzi di cella li inseriamo spostandoci fino alla cella che ci interessa muovendo il tratteggio con le freccine.



Una per tutte Ora che abbiamo inserito la nostra prima formula ci accorgiamo che il lavoro svolto veramente poco rispetto a quello che in effetti dovremmo svolgere. Per completare la tabella ci servono altre tre formule per calcolare i guadagni relativi anche ai prodotti B, C e D. Ovviamente se invece di aver costruito una tabella che raccoglie i dati relativi a soli quattro prodotti avessimo generato un elenco di 50 prodotti o di 1000 prodotti, ci servirebbero altre 49 formule o altre 999.

Facendo due conti rimane evidente che ci deve essere un metodo rapido per costruirle e comunque unalternativa ad inserirle una alla volta a mano. Ricordiamo sempre che il foglio lungo pi di un milione di righe ed le funzionalit sono pensate anche per grandi quantit di dati.

La soluzione semplice: le formule si possono copiare. Utilizzando un qualunque metodo si conosca che permetta di copiare. COPIA-INCOLLA, Drag and drop, Riempimento. Vanno bene tutti. Limportante riuscire a copiarle.

Noi per completare il nostro esempio useremo un riempimento che senzaltro il metodo pi usato per ricopiare formule in celle adiacenti a quella iniziale.

E allora prendiamo il quadratino di riempimento della cella C2, vediamo di intercettare il puntatore a forma di + e trasciniamo fino alla fine della cella C5.

Figura 45 - Copio la formula

Alla fine di questa operazione la nostra tabella dovrebbe avere laspetto

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Excel Primo Passo 2010