[ Fai parlare ExcelParte I]

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LASCIA PARLARE… EXCEL!Uno dei sogni nel cassetto di ogni analista è il commento automatico ai valori numerici contenuti in una tabella o un foglio di lavoro, cioè la creazione di una tabella parlante.Fra le possibilità di utilizzo di Excel vi è anche l’analisi e il confronto dei dati e la scelta di commenti testuali da riportare in una zona prestabilita: in questo modo un Report diventa leggibile anche da persone che, per mestiere, non sono abituate a leggere fitte tabelle di numeri.Queste persone saranno felici di non dover incrociare colonne e righe per capire se le vendite vanno bene o meno e si accontenteranno di un semplice “le vendite crescono a un ritmo molto sostenuto” o “le vendite stanno entrando in un momento di crisi”. Ma la loro felicità è, purtroppo, proporzionale alla complessità del foglio che dovremo costruire.

In questo articolo spiegheremo come costruire un foglio di calcolo che offra commenti testuali automatici sulla base dei dati inseriti in un certo intervallo di celle.

Per fare bene questo tipo di operazioni occorre – oltre ad avere una solida base di Excel - conoscere le logiche delle seguenti funzioni:

SE(), E(), O() CONCATENA() TESTO() CODICE.CARATT() CERCA.VERT() MEDIA() GRANDE() e PICCOLO() DEV.ST() CORRELAZIONE() TENDENZA() MEDIA()

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SOMMARIOLe funzioni logiche 2

Le funzioni d i testo 3

Concatena 3

Testo 3

Codice.carat t 4

Codice 6

Sost i tuisci 7

Funzioni d i Ricerca 7

Cerca.vert 8

Le funzioni logicheSE() è una funzione piuttosto nota che permette di effettuare un test su un valore (per esempio A1>10%) ed eseguire un’azione nel caso in cui il test sia vero o un’altra in caso il test risulti falso. La sintassi è:=SE (test; azione_se_vero; azione_se_falso)

Per esempio:=SE(A1>10%; “le vendite vanno bene”; “è necessario investire per rilanciare il business”)

Se il valore della cella A1 sarà maggiore di 0,1 (cioè 10%), Excel riporterà il commento “le

vendite vanno bene”, mentre nel caso contrario (A1 uguale o inferiore a 0,1) il commento sarà “è necessario investire per rilanciare il business”. Al posto di test, ovviamente, è possibile inserire funzioni o riferimenti ad altre celle e nidificare la funzione ad arte.

Le funzioni E() e O() possono essere proficuamente utilizzate per eseguire dei SE() multipli. Immaginiamo per esempio di voler riportare il commento “performance eccellente” quando la cella contenente il prezzo (per esempio A1) è maggiore di 100 e quando le quantità (per esempio la cella A2) sono maggiori di 1.000. La funzione sarà:

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=SE( E (A1>100; A2>1000); “performance eccellente”; “”)

E() e O() restituiscono come risultato una variabile booleana di tipo VERO o FALSO e per questo motivo sono funzioni ottime per essere usate all’interno di un SE(). La stessa funzione senza E() sarebbe stata più complessa:

= SE ( A1 > 100; SE ( A2 > 1000; “performance eccellente”; “”); “”)

La sintassi di E() e O() prevede l’inserimento di un numero massimo di argomenti pari a 30. Ciascun argomento rappresenta un test. Per esempio:=E (A1 > 100; A2 >1000; ... ; ... )

Le funzioni di testoPer far sì che Excel esprima un commento rispetto a una serie di dati, occorre essere in grado di gestire il testo che le diverse analisi genereranno.Il minimo che possiamo fare per gestire questa piccola complessità è conoscere come unire i testi, come visualizzare i numeri e come inserire un simbolo in una frase.Le funzioni di testo di Excel sono davvero molto utili, ma occorre imparare a utilizzarle.

ConcatenaCONCATENA() è il pane di tutte le funzioni di testo. Serve per unire testi formando stringhe di testo multiple. La forma più utile è la forma ridotta di CONCATENA(), cioè l’uso del simbolo “&” tra un testo (o riferimento) e l’altro. Per esempio, se in A1 ci fosse il valore 50.000, la formula= “le vendite di oggi ammontano a:” & A1

riporterebbe la frase “le vendite ammontano a 50.000”.

TestoQuando si lavora con i testi non si può ignorare l’esistenza della funzione TESTO().Questa funzione permette di formattare un numero nel modo desiderato. Immaginiamo che nella cella A1 ci sia il numero 1115010,59125789 e che la formattazione includa il separatore delle migliaia e due decimali (quindi

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avremmo visualizzato 1.115.010,59). Se in B1 decidiamo di scrivere la formula “Le vendite di ieri sono state ” & A1 il risultato che otterremmo sarebbe: “Le vendite di ieri sono state 1115010,59125789”.Un risultato del genere, oltre a essere poco gradevole, è piuttosto illeggibile. Ma il peggio viene quando vogliamo riportare un data o un’ora.Per Excel, le date sono un numero seriale che va da 1 (1/1/1900) a 2.958.465 (31/12/9999), mentre le ore sono rappresentate da una frazione di un numero che relativo a una data.Per esempio il numero 38.682,5 indica le ore 12 (0,5 è metà giornata) del giorno 26/11/2005: facendo un po’ di conti (considerando gli anni bisestili) si scopre che questa data altro non è che la data 1 (1° gennaio 1900) più 38.681 giorni cioè poco più di 105 anni.Se nella cella A1 ci fosse questa data correttamente formattata e in B1 scrivessimo “L’offerta parte dal ” & A1, otterremmo “L’offerta parte dal 38681,5” il che non è esattamente quello che vorremmo dire.Per ovviare a tutto questo è sufficiente usare la funzione TESTO().In B1 dovremmo scrivere:=“L’offerta parte dal ” & TESTO (A1; “gg/mm/aa”)

La funzione ha una sintassi molto semplice: il primo argomento rappresenta il numero da formattare, mentre il secondo argomento rappresenta la modalità di formattazione da includere sempre tra i doppi apici. La sintassi del secondo argomento è la stessa che

utilizziamo quando vogliamo attribuire a una cella una formattazione specifica. Nel menu Formato Celle (richiamabile tramite Ctrl + 1), scegliendo la scheda Numero e la categoria Personalizzato, possiamo osservare alcuni ottimi esempi di formattazione di numeri, testo e date.

Codice.carattUno dei problemi che si possono incontrare quando si ha a che fare con un testo all’interno di un foglio di calcolo è l’uso di simboli speciali, tra cui il segno di “a capo”. Quando inseriamo liberamente il testo in una cella possiamo inserire un “a capo” premendo i tasti Alt+Invio, ma come facciamo per inserire un “a capo” in una formula?Il fatto che un testo sia riportato sulla riga successiva è solo un abbellimento estetico che aiuta l’interfacciamento dell’uomo con la macchina, ma per Excel (e per la grande maggioranza delle applicazioni) “a capo” non è che un simbolo, il simbolo di paragrafo per la precisione (“¶”).

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Per gestire i simboli in una formula dobbiamo usare la funzione CODICE.CARATT().

La sintassi è banale, ma occorre conoscere i codici che Excel ha preso a prestito dall’ASCII (American Standard Code for Information Interchange) e che devono essere inseriti come unico argomento della funzione.

Ne riportiamo qualcuno a titolo di informazione.ASCIIlike

Carattere

Tabella ST/EST Commento

10 standard Avanzamento linea (a capo)32 standard Spazio34 " standard Apici standard (non curvi)64 @ standard "at" --> chiocciola

126 ~ standardsimbolo degli albori del web… anche

"circa"132 „ estesa apici chiusi (bassi)133 … estesa puntini di sospensione137 ‰ estesa per mille145 ‘ estesa apostrofo aperto146 ’ estesa apostrofo chiuso147 “ estesa apici aperti148 ” estesa apici chiusi169 © estesa Copyright174 ® estesa Marchio registrato177 ± estesa Più o meno178 ² estesa Elevato al quadrato179 ³ estesa Elevato al cubo180 ´ estesa Apostrofo standard185 ¹ estesa Elevato alla 1186 º estesa Elevato alla 0188 ¼ estesa Un quarto189 ½ estesa Un mezzo190 ¾ estesa Tre quarti230 æ estesa "e" latina

241 ñ estesa n spagnola

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Gli esempi riportati sono solo relativi a Excel e non è detto che ognuno di questi sia esattamente lo stesso nella codificazione ASCII standard.

Facciamo un esempio semplice per poi affrontare temi un po’ più complessi. Per rappresentare il simbolo più o meno, dovremo scrivere la formula:=CODICE.CARATT(177)

La difficoltà, nell’uso di questa funzione consiste nel sapere a quali valori corrispondono certi simboli.

Ora, immaginiamo di voler anteporre un doppio punto e andare a capo se una cifra contenuta nella cella A1 superasse il valore di 500. In questo caso avremmo una formula simile alla seguente:=SE (A1 > 500; ":" & CODICE.CARATT(10); "")

Per rendersi conto della differenza, vale la pena scaricare il file di questo articolo e provare a inserire un valore minore o maggiore a 500 nella cella A2 o la cella A7.

Affinché questo effetto venga recepito dalla cella in cui inseriamo la formula è necessario che l’opzione Testo a Capo sia spuntata. Per farlo è sufficiente fare clic sulla cella, premere Ctrl+1 e accedere alla scheda Allineamento: da qui dovremo spuntare la casella Testo a Capo.

CodicePer scoprire qual è il valore di un certo carattere in Excel, basta usare la funzione CODICE() e inserire come argomento il carattere in questione o il riferimento alla cella che contiene il carattere. In caso di più caratteri, la funzione riporterà il valore del primo carattere a sinistra.

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Per esempio, la funzione:=CODICE(“@”)riporta il valore numero di di “@”, cioè 64.Come è noto, la tabella ASCII standard è del 1968, tempo in cui era già tanto riuscire a fare WordProcessing in modo dignitoso. Oggi Word ci abitua agli apici aperti e chiusi come in “questo esempio”, ma nel ’68 avremmo potuto solo usare gli apici di "questo esempio". Gli apici aperti e chiusi fanno parte di un set di caratteri ASCII esteso, che anche in Excel parte dal valore 128 in poi.In alcuni casi, i testi che contengono caratteri sopra il valore 128 non vengono riconosciuti perfettamente in Html e la funzione CODICE.CARATT() assime alla funzione SOSTITUISCI() può essere di grande aiuto.

SostituisciSOSTITUISCI ha tre argomenti:=SOSTITUISCI(testo; testo precedente; nuovo testo; ricorrenza)

Se ricorrenza non viene compilato, Excel sostituisce tutte le occorrenze.Un esempio: nella frase “Oggi è stata una giornata meravigliosa” potremmo sostituire “giornata” con “serata”. Per farlo useremmo SOSTITUISCI in questo modo:=SOSTITUISCI(“Oggi è stata una giornata meravigliosa”; “giornata”; “serata”)

Riprendendo la funzione CODICE.CARATT(), la seguente funzione sostituisce il simbolo “ con " (apici curvi con apici lineari) nella cella A1:=SOSTITUISCI(A1; CODICE.CARATT(147); CODICE.CARATT(34))Se in A1 vi fosse scritto “oggi è una bella giornata”, la funzione restituirebbe "oggi è una bella giornata”

Funzioni di RicercaLa funzioni di Ricerca servono per reperire i dati all’interno di una cartella con molte tabelle.In questo articolo non approfondiremo questo tema, ma la logica che deve guidare la costruzione di una cartella non deve essere conoscere sempre dove si trova un dato, ma permettere che Excel lo trovi. Questo obiettivo si realizza strutturando i dati in un certo modo.Ora vediamo come può esserci utile una funzione come Cerca.vert in fase di analisi dei dati.

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Cerca.vertCERCA.VERT è la soluzione a molti dei problemi che affliggono una moltitudine di utenti di Excel. In questa sede spiegheremo l’uso di CERCA.VERT come valida alternativa alla funzione SE.Questa utilissima funzione serve per cercare un dato in una tabella e riportare un altro elemento che si trova nello stesso record del dato ricercato (e trovato). In altre parole, se cerchiamo il comune di Lainate in un elenco per sapere a quale regione appartiene, questa funzione assolve a questo compito.Ci sono 4 argomenti:CERCA.VERT(cosa cercare; dove cercare; colonna; approssimazione)

Il primo argomento riguarda l’oggetto della ricerca (per esempio il comune di Lainate)Il secondo argomento richiede l’indicazione di un intervallo di celle dove permettere a Excel di effettuare la ricerca. La colonna di ricerca (il comune, per esempio) dovrà trovarsi sempre a sinistra rispetto alla colonna del dato da restituire (per esempio, la regione).Il terzo argomento è un valore numerico che esprime la distanza in colonne dalla colonna di ricerca a quella del dato da restituire. Se comune si trova nella prima colonna e regione nella quinta, dovremo inserire 5.Approssimazione è un valore logico e può essere VERO o FALSO (oppure 0 o 1, se preferite). Questo argomento determina se, durante nella ricerca, Excel può approssimare o meno. È importante essere sicuri che non vi siano possibilità di errore, altrimenti avremo in grossi problemi. Immaginiamo, per esempio, di avere un elenco con le seguenti città:

Imperia Linate Modena

Se chiediamo a Excel di eseguire un CERCA.VERT di “Lainate” e permettiamo l’approssimazione (inserendo VERO nel quarto argomento), il programma restituirà “Imperia” e non “Linate” come

un essere umano sarebbe tenato di pensare…Da un punto di vista strettamente alfabetico, la stringa di testo che approssima in difetto la parola “Lainate” per Excel è Imperia, poiché il secondo carattere di “Linate” (lettera “i”) è successivo al secondo carattere di “Lainate” (lettera “a”) e il programma si ferma al record precedente.

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Vediamo un esempio.Immaginiamo di avere una tabella nell’intervallo A1:D1000 dove troviamo il nome del comune, il CAP, la Provincia e la Regione. Vogliamo creare una funzione che, nel momento in cui inseriamo il nome del comune nella cella H2, Excel restituisca il Codice Avviamento Postale. La funzione sarà:=CERCA.VERT(H2; $A$1:$D$1000; 2; FALSO)

Basterà inserire il nome del comune in H2 ed Excel restituirà il CAP, poiché questo si trova nella seconda colonna dell’intervallo A1:D1000.

Se sono in pochi a usare questa funzione, quelli che hanno imparato a gestire e apprezzare l’approssimazione del quarto argomento sono molti meno.Immaginiamo di avere un elenco di valori ai quali corrisponde un commento. Può trattarsi di valori relativi a una crescita (per esempio un CAGR) o un rapporto (per esempio un ROE) o un valore assoluto (per esempio le quantità vendute). Quello che conta è che, rispetto a questo set di valori, qualcuno si è preso l’ònere di stabilire dei giudizi di merito nell’intervallo A1:B7:

Valore Giudizio

0 Pessimo15 Molto male30 Male50 Sufficiente80 Discreto

150 Buono200 Ottimo

Nella funzione CERCA.VERT, Excel approssima per difetto, pertanto i valori non vanno intesi come “fino a”, ma come “maggiore o uguale a”. Per esempio, il valore 18 non ricade nella categoria >=30, ma in quella >=15, quindi il giudizio abbinato a questo valore sarà “Molto Male”.Creiamo una funzione che attribuisca a qualunque valore, da 0 a infinito (nei limiti di Excel, si intende!), un valore di merito relativo a quanto inseriamo nella cella E1. La formula sarà:=CERCA.VERT( E1; $A$1:$B$7; 2; VERO)

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Il vantaggio di questa tecnica, rispetto all’uso della funzione SE(), aumenta all’aumentare dei giudizi di merito che il nostro metro di valutazione considera. Nel suggerimento di acquisto, le società di rating attribuiscono a ciascuna azione un giudizio che va da Strong Buy a Strong Sell passando per Buy, Hold e Sell. È possibile ottenere un giudizio simile riuscendo a identificare una variabile chiave e legando il giudizio a quest’ultima.

Immaginiamo che le prospettive di crescita di una società siano un valore che va da -100 a 100 e che questa sia la tabella con i relativi “consigli per gli acquisti”:

Valore Giudizio

-100 Strong Sell-50 Sell

0 Hold50 Buy

100 Strong Buy

Se in E10 inseriamo le prospettive di crescita della società (da -100 a infinito), la formula che esprime la raccomandazione è:=CERCA.VERT(E10; $A$11:$B$15; 2; VERO)Per esempio, con un valore -25 la raccomandazione per l’azione sarebbe SELL, mentre con 23 otterremmo HOLD.

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