EXPOSITOR: PROF HERNÁN ZUAZO F.

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO!!!

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTOLos eventos exitosos no simplemente ocurren; requieren mucha planificación y Premeditación, atendiendo los detalles más pequeños, así como las consideracionesmas extensas tales como presupuesto y auspiciadores

ANTES DE ORGANIZAR UN EVENTO:A

1. Consideraciones Previas al evento

¿Mi institución es capaz de realizar el evento? ¿Tenemos las instalaciones o las podríamos conseguir? ¿Contamos con recursos financieros? ¿Contamos con equipo de trabajo predispuesto? ¿Contamos con la experiencia necesaria? ¿Contamos con el tiempo necesario?

2. Historia Anterior al Evento

¿Qué otros eventos como este se han realizado? ¿Qué tan exitosos fueron? ¿Qué factores contribuyeron al éxito? ¿Pueden esos factores ser repetidos o mejorados?

3. Mi institución puede organizar el evento

¿Existe alguna personalidad u otros problemas que puedan inhibir el éxito del evento?

B

2. Crear un comité organizador a) Comité técnico b) Comités de diferentes áreas (presidente por área) Instalaciones y equipo Aspectos técnicos: jueces, árbitros, programas, etc.

Enlace con instituciones participantes Transporte, alimentación, alojamiento Prensa y publicidad Protocolo – ceremonia Control financiero Programa social Evaluación e informes Aspectos medicos Aspectos de seguridad Voluntarios

El presidente del C.O será responsable de las tareas de anfitrión y coordinará todas las tareas con el resto de las áreas.

Los presidentes de áreas combinarán las tareas juzgando por el tamaño del evento y el tiempo que hay

disponible

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO: 1. Nombrar una persona que desempeñe el papel más importante de la organización; esta persona (coordinador) es el presidente del comité organizador, secretario (a) persona que apoya al presidente.

MUCHO CUENTA AQUÍ EL ENTUSIASMO!!!

C CREAR UN DIAGRAMA:Identificado las áreas que deben ser abarcadas y los dirigentes (presidentes) acupan Su puesto, llega el momento de planificar.

Reunión inicial del presidente con el equipo organizador.

Los presidentes presentan una lista con sus áreas de responsabilidad.

Presentan de listas de requerimientos.

Fijan fecha de realización.

Reservan instalaciones y equipo, según se requiera

6 MESES ANTES DEL EVENTO

Reunión del presidente con el equipo organizador.

Fijar reuniones para verificar el progreso del plan.

Abarcar aspectos del evento que requieren un trabajo anticipado, por ejem: Convocatorias, auspiciadores,lista de premios, imprenta, voluntarios, financiamientosy otros.

3 MESES ANTES DEL EVENTO

Reunión con los presidentes o con el equipo organizadorpara compartir el progreso del plan.

Revisar las tareas planificadas.

Buscar soluciones a problemas que se presentan.

Enviar convocatorias o formas de inscripción.

2 MESES ANTES DEL EVENTO

Verificar espacios deportivos, instalaciones.

Verificar cantidad de inscritos.

Fijar fecha de reuniones con centros participantes.

Verificar equipo de apoyo.

Verificar lista de jueces, árbitros y otros.

1 MESES ANTES DEL EVENTO

Última reunión del presidente con el equipo organizador.

Coordinar las interacciones finales entre encargados deáreas de responsabilidad.

Comité técnico debe diseñar series, grupos de competencia.

Verificar programas y otras cosas.

Solucionar problemas.

1 SEMANA ANTES DEL EVENTO

Cada presidente de área actúa en lo que le corresponde, apoyando a aquelque tuviera alguna dificultad.

DÍA DEL EVENTO

Escribir cartas de agradecimiento.

Reunión de evaluación del evento.

MEDALLA DE ORO AL EQUIPO ORGANIZADOR.

DESPUÉS DEL EVENTO

Al margen de las actividades deportivas se puede agregar algo extra en la Inauguración, durante o en la clausura del evento.

EXTRAS:D

Presentación de grupos musicales.

Presentación de barras.

Presentación de cuadros gimnásticos.

Otros de creatividad de los organizadores.

SUGERENCIAS ÚTILES:E

Elaborar una lista de personas que componen el equipo y registrar el número de teléfono y otros. Elaborar una lista de instituciones participantes y registrar direcciones y números de teléfonos. Elaborar lista de responsabilidades por áreas. Fijar fechas de reunión con grupos de apoyo. Elaborar formatos de cartas. Elaborar lista de requerimientos por área. Elaborar el diagrama de procedimiento y atenerse a él, asegurarse de disponer suficiente tiempo para atender todos los aspectos como: las instalaciones tienen que ser reservadas lo antes posible. Considere los requerimientos de los participantes. Delegar tanta responsabilidad como sea posible sin poner en peligro la calidad. Revisar y verificar requerimientos. Cerciórese que las premiaciones estén situadas estratégicamente. Evitar problemas con los participantes, si los hay solucione de buena manera. Sea optimista y relista, guarde la calma no importa lo que suceda.

“SEA OPTIMISTA Y REALISTA, GUARDE LA CALMA SUCEDA LO QUE SUCEDA”

INFORMACIÓN PARA Y DE LOS PARTICIPANTES:F

Nombre del evento.

Dirección y número telefónico del organizador.

Detalles de cómo llegar a la institución.

Condiciones para inscribirse.

Cuotas de inscripción.

Hoja de información

HAGO

LO QUE

ME GU

STA!!!

Gracias por su atención