Table des matières :

Identification et connexion à l’extranet SOPAP 1

1.1 Demande d’identifiant

1.2 Connexion à l’extranet

Sélecteur de table d’indexage 3

2.1 Principe et fonctionnement

2.2 Création d’une demande (avec assistance)

1ère partie : Cahier des charges2ème partie : Le résultat3ème partie : Choix du motoréducteur et du système de commandeDernière partie : Création de la demande

2.3 Création d’une demande (Menu direct)

1ère possibilité : Vous connaissez déjà votre masse et inertie totale2ème possibilité : Vous ne connaissez pas votre masse et inertie totale

Interface «Suivi d’offres» 10

3.1 Introduction

3.2 Présentation

3.3 Archives et Historiques

3.4 Fonctionnalités avancées

Edition de l’offre client 14

4.1 Introduction

4.2 Fonctionnement

1 - Référence2 - Délai, prix et conditions3 - Nota4 - Edition du devis

Information : Vous trouverez dans le document l’image suivante : c’est un lien sur la vidéo de démonstration du chapitre auquel elle est associée.

Extranet SOPAP

Identification et connexion à l’extranet SOPAP1.1 Demande d’identifiant

1ère solution : Pour faire une demande d’identifiant sur le site Sopap, rendez-vous sur la page http://www.sopap.com

Sélectionnez la langue de votre choix. Une fois sur la page d’accueil dans la langue voulue, suivez le lien en bas à gauche de la page. (voir ci-contre)

Vous arriverez directement sur un formulaire à remplir avec vos coordonnées, appuyez ensuite sur «envoyer» pour soumettre votre demande.

2ème solution :Vous pouvez vous rendre sur le formulaire de demande directement à cette adresse : http://www.sopap.com/extranet/inscription.php(dans ce cas la page sera en Anglais).

Après avoir effectué la demande, vous recevrez un email avec votre login (correspondant à votre adresse email) et un mot de passe pour pouvoir vous connecter à l’extranet Sopap.

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1.2 Connexion à l’extranet

Une fois reçus vos identifiants, vous pouvez vous connecter à l’extranet Sopap afin d’avoir accès à différents services comme :

‣ Le sélecteur de table

‣ La boite à outil de calcul

‣ Suivi de vos demandes de devis

‣ Le téléchargement de plans (2D / 3D)

‣ Les brochures commerciales…

Pour ce faire, vous avez deux possibilités : ‣ en utilisant un des liens qui redirige sur une zone protégée à partir de la page d’accueil du

site (ces zones sont démarquées avec un cadenas)

ou :

‣ à partir de n’importe quelle page du site en cliquant sur le cadenas en haut à droite dans l’entête de page du site (voir image ci-dessous), ce qui vous renverra sur la page d’identification.

NOTE : Si vous êtes déjà identifié en cliquant sur cette icône, vous serez dirigé directement sur le menu de votre extranet

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Lien pour s’identifier et accéder au menu de l’extranet

Sélecteur de table d’indexage2.1 Principe et fonctionnement

Avec cet outil en ligne vous pouvez déterminer la table d’indexage qui répondra à votre besoin de manière simple et intuitive.En un seul «clic» les différents services SOPAP sont alertés de votre demande afin de la valider et de vous envoyer une offre de prix dans les plus brefs délais.

Dans l’interface de «suivi d’offre» vous pouvez retrouver toutes vos demandes, devis, calculs, plans, etc, et cela à l’aide d’outils de filtrages et de recherches.

Voici le déroulement de la procédure :

DISTRIBUTEUR-FILIALE SOPAP

Connexion à l’extranetSélecteur de table

Saisi du cahier des chargeset traitement des

informations

Choix des options et « Création de la demande »

Envoi d’un message au responsable de votre secteur

Enregistrement de la demande dans

votre « suivi d’offre »

Réception de l’offre par courriel et offre disponible dans votre « suivi d’offre »

Création et envoi du devis par le commercial Sopap

responsable

Validation de la demande et du choix matériel par un

technicien Sopap

Edition de l’offre pour le client final !

Note : Si un client de votre secteur crée une demande sur le site vous serez automatiquement prévenu par un email et la demande apparaîtra dans votre interface de suivi d’offres. Une fois la demande validée et le devis Sopap reçu vous pourrez ainsi éditer le devis pour votre client

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2.2 Création d’une demande (avec assistance)

1ère partie : Cahier des charges

Après avoir choisi le lien sur le sélecteur de table dans le menu de votre extranet vous arrivez sur la première page de l’assistant.

Là, deux choix s’offrent à vous :‣ soit un plateau circulaire,

‣ soit un plateau rectangulaire (ou carré) selon votre application.

Une fois ce choix effectué, vous êtes dirigé sur une page pour saisir votre cahier des charges.

Sur cette page vous devez renseigner toutes les informations nécessaires à la bonne définition de la table et de sa motorisation en suivant dans un premier temps la numérotation indiquée.

INFO : Vous pouvez à tout moment retourner au menu de sélection du plateau en cliquant sur le titre “Sélecteur de Table”.

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Une fois à l’étape 5 (type d’outillage), veuillez sélectionner le type d’outillage voulu pour accéder à la suite du formulaire et ainsi saisir les données du cahier des charges.

INFO : Aidez-vous de l’image de gauche pour le remplir, les dimensions doivent être en mètres et les masses en kilos.

Une fois toutes les informations requises saisies, vous devez cliquer sur «submit» pour lancer la recherche.

Si jamais une information manque, une fenêtre d’alerte vous préviendra

de l’information manquante et le champ à remplir apparaîtra en jaune.

Autrement, les résultats s’afficheront à la suite, en dessous du cahier des charges.

NOTE : Vous pouvez à n’importe quel moment modifier une valeur et refaire «submit» afin de mettre à jour le résultat.

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Dans cette zone il faut saisir toutes les informations relatives à votre application (masses, dimensions, rayon, ...)

2ème partie : Le résultatLe résultat se présente sous la forme de plusieurs tableaux dont voici la description :

1. Tableau indiquant la référence de la table retenue ainsi que ses principales caractéristiques.

2. Tableaux reprenant les différentes solutions proposées pour arriver au plus proche du temps souhaité. Pour chaque proposition on retrouve le réducteur, le moteur associé et les temps obtenus.Il faut cliquer directement sur la solution voulue.

3. Différents liens utiles relatif à la proposition. On retrouve donc le lien sur les plans standard 2D/3D de la table d’indexage, le lien sur la brochure commerciale de la table et la feuille de calcul détaillée.

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3ème partie : Choix du motoréducteur et du système de commande

Vous avez donc obtenu une ou plusieurs solutions de moto-réductions, il faut maintenant en sélectionner une en cliquant sur la ligne qui vous intéresse et vous obtenez ceci :

Ensuite il faut choisir un système de « contrôle et de visualisation » parmi les différents proposés.

INFO : En passant avec la souris au dessus des différentes vignettes représentant les différents systèmes possibles pour votre sélection, une petite explication du principe de fonctionnement s’affiche au dessus. (voir exemple ci-dessous)

NOTE : Si vous ne savez pas quel système choisir ou si aucun ne vous convient, sélectionner le «?» et décrivez votre besoin dans le champ «commentaire» se trouvant en-dessous. Le service devis se chargera de définir le système le plus approprié à votre besoin.

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Dernière partie : Création de la demande

Une fois toutes les étapes précédentes effectuées, vous avez la possibilité de saisir un commentaire ou un complément d’information à destination du service technique Sopap.Là vous avez plusieurs champs à remplir concernant le client final soit : référence, société, nom et prénom du destinataire.

Après avoir vérifié votre demande cliquez sur le bouton «Ouvrir une demande»

C’est à partir de ce moment là ou toute vos données sont sauvegardées dans votre interface de « suivi d’offre » (et vous êtes renvoyé automatiquement dans celle-ci). Un courriel est envoyé automatiquement au service technique Sopap afin que votre application soit validée techniquement et que vous receviez un devis dans le délai le plus bref.

NOTE : Attention si une demande est faite sur le site directement par un client de votre secteur c’est vous qui recevrez un email indiquant qu’une nouvelle demande a été faite.

Vous devrez dans ce cas attendre que le service devis Sopap fasse la validation de la demande et vous envoi le devis afin de pouvoir à votre tour éditer l’offre pour le client.

INFO : Pour avoir le détail de l’utilisation de l’interface de suivi d’offre reportez-vous au chapitre correspondant de ce manuel

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2.3 Création d’une demande (Menu direct)

1ère possibilité : Vous connaissez déjà votre masse et inertie totaleIl faut directement suivre le lien en bas de la page du menu du sélecteur de table.

2ème possibilité : Vous ne connaissez pas votre masse et inertie totaleVous avez besoin de les calculer. Pour cela il existe un outil dans la «calculation Box», reportez- vous au chapitre qui lui est dédié dans ce manuel pour avoir plus de détails.(à venir…)

Quelle que soit la possibilité :Vous arrivez sur le menu pour une sélection directe. A partir de cet endroit tout se passe comme pour une sélection avec assistance. (voir chapitre 2-1)Vous devez donc rentrer votre cahier des charges et cliquer sur «submit».

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Interface «Suivi d’offres»3.1 Introduction

L’interface de suivi d’offres accessible depuis le menu de votre extranet, reprend toutes les demandes créées par le sélecteur de table et les trie en fonction de leurs statuts, date de création…

On peut donc de cette interface :‣ Reprendre une demande et la modifier pour faire évoluer le cahier des charges

‣ Consulter l’historique d’une demande et retrouver les différentes feuilles de calculs ou offres faites pour chaque évolution.

‣ Consulter le détail de la demande et de la proposition

‣ Retrouver tous les liens relatifs à la demande (offre, plan, brochure, …)

Un certain nombre d’outils de filtrage et de recherche permettent de retrouver ces demandes en fonction de différents critères de recherche (année, type d’indexeur, nom, …)

3.2 Présentation

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1- filtre

2- onglets

3- demandes

5- menu

4- recherche

1. Filtre : Permet d’afficher les demandes de l’année courante par défaut ou des années précédentes au choix.

2. Onglets : Les onglets trient les demandes entre les «ouvertes» (demandes non validées techniquement), «les validées» (demandes validées mais sans offre), les «envoyées» (demandes validées et offres envoyées), les deux derniers onglets permettent de faire le suivi de projet entre les affaires «commandées» et les affaires «perdues».

3. Demandes : Chaque ligne correspond à une demande et donc à un projet. On y retrouve les principales informations concernant la demande :

‣ Le numéro de demande « DV »

‣ Le nom et la société du demandeur

‣ La référence de la table d’indexage sélectionnée

‣ La date et la révision de la demande (correspond au nombre d’évolutions du cahier des charges ou de l’offre),

‣ Le statut de la demande (ouverte, validée, …)

INFO : En cliquant sur le numéro de la demande vous accédez à la page de détail de la demande où l’on retrouve toutes les informations concernant la demande : résultats de calcul, détail du matériel proposé, commentaires et liens relatifs à la demande.

4. Recherche : Dans cette zone on peut rechercher des demandes en fonction de différents critères comme le numéro de « DV », le nom, la société ou la référence de la table. Il faut savoir que les critères se cumulent.

5. Gestion : En cliquant sur la ligne en surbrillance (jaune) on fait apparaître un menu qui permet de gérer la demande.

‣ Soit à la modification du cahier des charges existant

‣ Soit à la modification du cahier des charges en saisissant une masse et une inertie totale

‣ Soit à la création de l’offre

‣ Soit à la suppression de la demande

‣ etc.

NOTE : Pour modifier une demande il suffit de suivre le lien de ce menu. Une fois sur la page de modification vous pouvez modifier la ou les valeurs voulues et relancer le calcul (Submit).

La procédure est identique à la création, sauf qu’à la place du bouton «ouvrir une demande» on aura cette fois «modifier». Dès que vous cliquerez sur ce bouton les nouvelles données seront enregistrées et la demande verra sa révision évoluer (de 0 à 1 par exemple).

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3.3 Archives et Historiques

Dès que l’on fera évoluer la demande par le biais d’une modification, l’ancien calcul et l’ancienne offre s’il y en avait eu un(e) restera sauvegardé(e) sur le site.

Pour afficher tous les fichiers rattachés à une demande,il faut cliquer sur le «+» qui apparaît devant le numéro de «DV» quand un fichier est archivé.

INFO : Pour refermer l’historique de la ligne il suffit de cliquez sur le « - »Dès qu’un cahier des charges est validé, la feuille de calcul est automatiquement enregistrée et ajoutée à l’historique.

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3.4 Fonctionnalités avancées

Dans le «menu de gestion» vous avez un lien «gestion de la demande», une fois sur cette page vous avez la possibilité de gérer 2 options :

‣ 1. Changer l’attribution : Dans le cas ou une demande vous est attribué et qu’elle ne le devrait pas, vous avez ici la possibilité d’attribuer à une autre personne ou service.

INFO : la personne a qui vous attribuer la demande reçoit automatiquement un courriel pour être prévenu de ce changement.

‣ 2. Forcer le statut : De là vous pouvez forcer manuellement le statut de la demande afin par exemple de la faire basculer en «commandé»

NOTE : Dans les deux cas il suffit de choisir l’option voulue dans le menu déroulant et de cliquer sur le bouton à la droite de celui-ci.

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Edition de l’offre client4.1 Introduction

Lorsqu’une demande est au statut «Offer», et que vous avez donc reçu l’offre de Sopap, vous avez la possibilité d’éditer l’offre pour le client final directement sur le site.L’affichage de l’offre est faite en «pdf». Pour garder la confidentialité de vos informations aucun élément de ce formulaire n’est conservé sur le site.

INFO : L’offre sera rédigée dans la langue de création de la demande !

NOTE : Seul les devis entre le distributeur (ou filiale) et Sopap sont sauvegardés et accéssible depuis le suivi d’offre. L’édition de l’offre client est juste une aide proposée par Sopap à son réseau de distribution.

4.2 Fonctionnement

Pour accéder au formulaire d’édition de l’offre client, vous devez aller chercher le lien dans le menu de gestion, le lien est présent uniquement si la demande a été validée par Sopap et le devis Sopap envoyé.

Vous arrivez sur la page du formulaire de devis où vous allez devoir rentrer toutes les informations nécessaires. Ce formulaire est divisé en quatre sections détaillées ci-dessous.

1 - Référence

Dans cette section vous devez indiquer :‣ Les coordonnées du destinataire.

‣ Votre référence de devis.

2 - Délai, prix et conditions

Dans cette section, vous devez renseigner tous ce qui concerne la partie commerciale, prix, délai, conditions, paiement…Pour les prix et les conditions, les propositions les plus courantes sont affichées et si aucune ne convient vous pouvez utiliser le champ texte pour écrire ce que vous souhaitez.

INFO : il est possible de mettre «Gratuit» dans le champ prix pour proposer une option gratuitement.

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3 - Nota

Ce champ permet d’ajouter une précision, une information technique ou commerciale au devis.

4 - Edition du devis

Une fois tous les éléments du formulaire remplis, vous pouvez cliquer sur «Editer le devis». Là une nouvelle fenêtre va s’ouvrir avec le devis au format «pdf».

NOTE : N’oubliez pas de sauvegarder et/ou d’imprimer votre devis à cette étape.

INFO : Si vous voulez modifier un élément technique de la proposition, il faut repasser par le menu et choisir «modifier le cahier des charges» et ajouter éventuellement un commentaire à vos modifications. Une nouvelle procédure de validation sera exécutée et vous recevrez un nouveau devis de Sopap.

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