Документацияза правилно ползване на „Екстрийм ERP”

Фирма: „Юпитер Софт” ООДАдрес: гр. Пловдив, ул. „Капитан Райчо” №56, ТЦ „Гранд”, ет. 3, офис – 3.03 Телефон: 0877727257WEB Сайт: http://www.jupitersoft.info/

1

Съдържание:

1. Глава Първа – Описание на възможностите на програмата…….………42. Глава Втора - Работа с основните модули на „Екстрийм ERP”…….…..8

2.1. Главно меню……………………………………….………………………………...82.2. Карта на модулите……………………………………….………………………..10

3. Глава Трета – Подготвяне за работа………………….………………….123.1. Работа с номенклатура „Валути”………………………….…………………….123.2. Попълване на „Информация за фирмата ни”……………………………………153.3. Работа с номенклатура „Магазини”…………………………………………….163.4. Работа с номенклатура „Складове”……………………………………………..183.5. Работа с номенклатура „Каси и работни места”………………………………193.6. Работа с номенклатура „Контрагенти”…………………………………………203.7. Работа с номенклатура „Стоки”…………………………………………………274. Глава Четвърта – Създаване на документи……………………………..334.1. Доставяне на стока………………………………………………………………...334.2. Продажба на стока………………………………………………………………...354.3. Издаване на данъчна фактура……………………………………………………384.4. Оферта………………………………………………………………………………404.5. Поръчване на стока………………………………………………………………..444.6. Заеми………………………………………………………………………………...494.7. Справка „Заеми”……………………………………………………………………504.8. Принтиране на касов бон………………………………………………………….514.9. Разходи………………………………………………………………………………524.10. Местене на стока между складове………………………………………………..534.11. Приемане на изпратена стока…………………………………………………….554.12. Действия с каси……………………………………………………………………..574.13. Модул „Ревизия”……………………………………………………………………595. Глава Пета – Справки………………………………………………………615.1. Справка „Документи с контрагенти”……………………………………………..615.2. Справка „Продадени и доставени артикули”……………………………………655.3. Справка „Оферти”…………………………………………………………………..685.4. Справка „Поръчки”………………………………………………………………...715.5. Справка „Плащания”……………………………………………………………….745.6. Справка „Дългове”………………………………………………………………….785.7. Справка „Наличности”…………………………………………………………….825.8. Баланс по ДДС……………………………………………………………………...835.9. Издаване на Z – Отчет с нулиране………………………………………………..855.10. Месечен/годишен фискален отчет………………………………………………..885.11. Репликация на бази данни…………………………………………………………896. Глава Шеста – Настройки………………………………………………….92

2

6.1. Потребители………………………………………………………………………...926.2. Групи потребители…………………………………………………………………936.3. Права на достъп…………………………………………………………………….956.4. Настройка на фискалните устройства……………………………………………957. Глава Седма – Речник…………………………………………………..….97

3

Глава първаОписание на възможностите на програмата

1. Логическа структура на „Екстрийм ERP”.

Програмата най-общо е разделена на три части. Първата от тях, е за работа с контрагенти. Тя от своя страна, се разделя на:

- Модули за сделки с контрагенти;

- Номенклатурни модули;

- Справки към сделките.

Втората част, е тази за вътрешно-фирмени операции. Тя също се дели на три части:

- Модули за вътрешнофирмени операции;

- Фирмени номенклатури;

- Справки.

Третата част съдържа всички справки.

2. Описание на модулите:

2.1 Сделки с контрагенти:

- Нова продажба – това е модулът, с който ще продавате стоката, която сте регистрирали. С него ще можете да издавате данъчни фактури, фискални бонове, кредитни и дебитни известия, гаранционни карти и други;

- Нова доставка – чрез този модул, ще можете да отчетете доставка на стока в даден склад. Каква е стоката, колко е, на каква цена е взета и други;

- Направи оферта – от този модул, можете да направите справка за цената на дадена стока и да издадете оферта на клиента, като количествата описани в офертата, могат да бъдат запазени. След това, може директно да създадете продажба от офертата, като

4

заредите вече създадена оферта. Може да се отчита до колко време важи офертата;

- Поръчай стока – от тук можете да направите поръчка на стока, като след това издадете желанието за поръчка и го изпратите към доставчика си. След това от вече заредена стара поръчка при пристигане на стоката директно може да се зареди „Нова доставка”;

- Рекламации и връщания – от тук се отчитат всички върнати стоки, независимо дали те след това могат да бъдат продавани отново или не;

- Заеми – тук се отчитат всички заеми - както тези взети от Вас, така и дадените Ви.

2.2. Номенклатури към контрагенти:

- Контрагенти – от тук можете да вкарвате контрагентите, с които Вашата фирма работи. Към тях може да се вписва информация за самия контрагент, информация за фирмата му, лица за връзка и телефоните им;

- Банкови сметки – всяка банкова сметка на контрагент може да бъде вкарана като номенклатура и след това да се зарежда автоматично при плащане по банков път, както и при издаване на данъчна фактура;

- МОЛ на контрагенти – от тук се вкарват материалноотговорните лица на Вашите контрагенти и се зареждат автоматично при издаване на фактура.

2.3. Документи към вътрешнофирмени операции:

- Нов разход – отчитане на разход на фирмата Ви. След вписването му, имате възможността да го отчетете при финансовия си баланс;

- Изпрати стока към друг склад – при преместване на стоката от един склад в друг се променят складовите наличности и на двата склада. От този модул можете да следите както складовите наличности преди и след местенето, така и процеса на местене и състоянието в което е изпратена или получена дадената стока;

5

- Приеми изпратена стока – след изпращането на стоката е нужно тя да бъде приета в склада, когато пристигне. За това служи този модул, който описва стоката приема я и я смята за налична в новия склад;

- Действия с каси – от тук можете да отчетете какви операции се извършват с касите Ви. Кога е взет оборотът, кога са вкарани пари, както и други;

- Направи ревизия – от този модул се извършва ревизия на склад. Преброяват се всички наличности на дадена стока, след което се сравняват с изчислените от програмата и при наличие на разлика, тя се отчита като нарушение. Вписва се причината за това нарушение и новите наличности на склада се взимат от последната ревизия;

2.4 Справки:

- Документи с контрагенти – това е главната справка, от която се извлича информация за всички продажби и доставки, направени за даден период от време. Справката има голям набор от филтри, с които можете да се фокусирате върху точно определени документи и да направите изчисленията си за тях. Тя също има възможността да групира данните по някакъв признак и да извежда сумирани резултати. Например колко продажби е направил магазин номер едно. Друга силна страна на справката е възможността да подрежда данните по три признака;

- Продадени и доставени артикули – това е подобен на „Документи с контрагенти” модул, но разликата е, че разглежда тези документи артикул по артикул;

- Справка оферти – при справка оферти се прави справка към всички оферти направени към наши клиенти и се дава възможност да се реализират те като реални продажби;

- Справка поръчки – тя е аналогична на „справка оферти”, но е насочена към поръчването на стока;

- Справка плащания – това е голяма справка с множество възможности. От нея може да се направят изчисления за плащанията по много документи и да минат през голям брой филтри;

- Дългове – от тук можете да следите, както Вашите длъжници, какво Ви дължат, дали са закъснели с изплащането на дълговете. Какви дългове имате вие и кога трябва да ги изплатите;

6

- Заеми – това е справката от която да следите заемите, които сте дали на Ваши контрагенти и Вашите парични задължения към тях;

- Наличности – това е вероятно най-важната справка. Тя следи складовите наличности в даден склад, имайки предвид всички данъчни събития, извършени за даден период от време;

- Баланс по ДДС – от тук можете да следите Вашия баланс по ДДС, отчитайки всички данъчни документи, които сте издали;

- Издаване на фискален отчет - през този модул се прави приключването на деня, по време на което се принтира електронната контролна лента, изчиства се паметта ѝ, след което се издава отчет с нулиране.

7

Глава втораРабота с основните модули на „Екстрийм ERP”

Главното меню на програмата е логически разделено на четири части.

Фиг. 1

Първата е за „Операции с контрагенти”, в нея има всички документи и номенклатури и справки. Втората е „Вътрешни операции”, в която са документите номенклатурите и справките, които са свързани с вашата фирма. Тези две секции са разделени на три части. Първата с документи, втората с номенклатури и третата със справки.

8

Фиг. 2

Когато натиснете някой от тези два бутона се появява следното „Меню”, съдържащо още три бутона от които: единият е „Сделки”, вторият „Номенкл.” и третият „Справки”. Когато натиснете някой от тези бутони, се появява списък с модулите към тях.

Третата – „Справки” съдържа съвкупността от всички справки, а четвъртата – „Права и пароли” съдържа в себе си опции и настройки на програмата.

9

Карта на модулите, така както са подредени в главната форма.

1. Операции с контрагенти: 1. Сделки:

• Нова продажба;• Нова доставка;• Направи оферта;• Поръчай стока;• Даване на консигнация;• Заем взет от нас;• Принтирай касов бон.

2. Номенклатури:• Контрагенти;• Банкови сметки;• Валутни курсове;• МОЛове на контрагенти.

3. Справки:• Документи с контрагенти;• Продадени и дост. артикули;• Оферти;• Поръчки;• Плащания;• Дългове;• Заеми;• Наличности;• Проследяване по серийни номера;• Баланс по ДДС;• Издаване на Z – отчет;• Принтиране на фискален отчет.

2. Вътрешни операции :1. Операции:

• Нов разход;• Изпрати стока към друг склад;• Приеми изпратена стока;• Действия с каси;• Направи ревизия.

2. Номенклатури:• Стоки;• Преоценка на стока;• Магазини;

10

• Каси и работни места;• Работници;• Складове;• Банкови сметки;• Банки;• Валути;• Мин. наличности в склад;• МОЛове наши;• Информация за фирмата ни;• Наши офиси.

3. Справки :• Документи с контрагенти;• Продадени и дост. артикули;• Оферти;• Поръчки;• Плащания;• Дългове;• Заеми;• Наличности;• Проследяване по серийни номера;• Баланс по ДДС;• Издаване на Z – отчет;• Принтиране на фискален отчет.

4. Права и пароли :• Потребители;• Фискални устройства.

11

Глава третаПодготвяне за работа

Както вече казахме, „Ектрийм ERP” се състои от настройки, номенклатури, документи и справки. За да създаваме документи като „Продажба” например, е нужно да вкараме номенклатури като „Контрагент” на който да продаваме „Валута” за цената в която ще продаваме, „Мерни единици” и „Стоки”, които да продадем. В тази глава ще обясним как да създадем всички нужни номенклатури, така че да издаваме документи.

1. Работа с номенклатура „Валути”.За да отворите номенклатура валути от главното меню, е нужно да изберете

частта „Вътрешни операции”, след което да натиснете бутона „Номенкл.” и ще ви се появят всички вътрешни номенклатури. От там чрез двойно кликане с левия бутон на мишката, върху “Валути”, ще ви се отвори прозореца на „Номенклатура валути”. Последователността е показана на фиг. 3.

Фиг. 3

12

След като изпълните стъпките описани по-горе, ще ви се отвори следния прозорец:

Фиг. 4

На фиг. 4 е показана формата за валути. Тъй като базата, която създадохме е празна, в нея няма нито една валута. За да вкарате нова валута, е нужно да зададете задължителната информация за валутата в полетата „Име”, „Инициали” и „Държава”. Полето коментар е незадължително.

За да стане ясно, как се въвежда нова валута, ще въведем Български лев. Ето как става попълването:

13

Фиг. 5

На фиг. 5 е показано как са попълнени полетата. Името на валутата е цялостното име на самата валута, то е свободен текст с максимална дължина 50 символа. Инициалите ще се показват навсякъде, във всеки документ като пояснение в каква валута е дадената цена. Те са уникални и са с максимална дължина 3 символа. След натискане на бутон „Добави”, със зеленият плюс, Валутата се добавя в таблицата горе в ляво. Въпреки всичко валутата все още не е записана в базата данни. За да запишете всички промени, които сте направили по време на работата с валутите, е нужно да натиснете бутон „Запази”. Системата ще Ви попита, сигурни ли сте, че желаете да запишете направените от Вас промени в базата данни. Вие отговаряте с „Да”. След това валутата се записва в базата и с нея вече може да се работи свободно.

Всяка промяна, която правите по валутите е нужно да бъде записана с натискане на бутон „Запази”, в противен случай тя няма да бъде запаметена.

Ако желаете да промените някоя валута, е нужно да е маркирате с мишката от таблицата, след което да натиснете бутон „Промени” и данните за валутата се зареждат в текстовите полета, правите промените, натискате „Добави” и след това записвате промените в базата данни.

Ако решите да изтриете валута, можете да го направите с маркиране на бутон „Премахни”. Трябва да знаете, че тогава валутата директно се премахва и се

14

изтрива от базата данни до ниво, до което само наш специалист е в състояние да я възвърне.

*ВАЖНО: Предупреждаваме Ви, че изтриването на номенклатури, към които има връзки, най-често документи, като продажба доставка и т.н. може да доведе до редица проблеми при функционирането на програмата. Ако не Сте сигурни дали знаете какво правите, по-добре се обърнете за помощ към наш служител.

2. Попълване на „Информация за фирмата ни”След влизане в главната форма, натиснете бутона „Вътрешни операции”, след

това „Номенклатури” и от списъка с номенклатури, изберете „Информация за фирмата ни”. Ще ви се отвори следния прозорец:

Фиг. 6

На фиг. 6 е показано, как изглежда формата на модула. В него е нужно да попълните информация за Вашата фирма. Тя ще попълва автоматично, когато издавате данъчни документи като фактури и други подложки. Също така, ако сте регистрирани по ЗДДС, всички продажби и доставки които правите, ще бъдат с начислено 20% ДДС към тях, в противен случай ДДС ставката ще е 0 %.

15

Полето за име на фирмата е задължително, всички останали полета са по избор, но е хубаво да ги попълните, за да Ви помагат по-нататък при издаването на документи. На фиг. 7 е показано примерно попълване на формата.

Фиг. 7

След натискане на бутон „Запамети”, системата ще Ви информира, че данните са запазени успешно.

3. Работа с номенклатура „Магазини”Всички данъчни събития се случват в обекти, които в „Екстрийм ЕРП” се наричат

магазини. Такива събития са например „Продажба”, „Доставка” и други. Самият модул е разделен на три секции:Първата е „Справка”. При натискане на бутона „Направи справка”, в табличен

вид се показва информацията за всички активни магазини, вкарани в базата данни. След това имате възможност да променяте или изтривате информация за даден магазин. Ще се занимаем с това малко по-късно.

Създаване на нов магазин.За да създадете нов магазин, е нужно да влезете в секцията „Магазин”.

16

Фиг. 8

На фиг. 8 е показана формата за въвеждане на информация за нашия магазин. Полетата са разделени в две секции. Първата е „Основна информация”, в която се въвежда името на магазина, така както ще се изобразява той във формите за издаване на всички документи, като „Продажба”. Тук задължителните за попълване полета са: „Име”, „Адрес”, „Град” и „Държава”. Чекбокса “Активен”, показва дали магазинът ще се използва. Ако той е маркиран, магазинът ще излиза като опция при издаването на всички документи, ако не няма да излиза. Втората секция е допълнителна информация. Тя е свободна и служи, за да може при справка, да става ясно колко голям е склада. Освен това можете да посочите и ваш регистрационен код и дата на отваряне.

Третата секция е а достъп до магазина. Там се въвежда информация за неговото работно време.

За да запишете магазина е нужно след въвеждане на необходимата информация от секцията ”Магазин”, да натиснете бутон „Запази”, намиращ се в секция „Достъп”. След натискането му, системата ще Ви информира, че всички промени по магазина са запазени. Така вече можете да издавате документи в този магазин.

17

4. Работа с номенклатура „Складове”Складовете в Екстрийм ERP са група от стоки имащи определена наличност. От

тях се вкарват и изкарват артикули, като работата а системата е да следи за тяхната наличност. Има три вида складове: „Към магазин”, който е прикачен към даден магазин и всички документи, издавани в магазина вързан към този склад, изискващи промяна в складовата наличност се отразяват на наличността на дадена стока в този склад.

Модула е разделена в три секции. Първата е „Справка”, която се попълва

автоматично с информация за всички складове при стартиране на модула. Под таблицата с информацията има три бутона:

- Първият е „Изтрий”. За да изтриете даден склад е нужно да го маркирате в таблицата и да го натиснете. Системата ще ви попита, дали сте сигурни, че искате да изтриете склада. След натискане на „Да”, складът ще бъде деактивиран от базата данни.

- Вторият е „Промени”. След маркиране на склад от таблицата, за да промените информацията за него, е нужно да натиснете този бутон и в останалите секции се зарежда информацията за този склад.

- Бутона „Обнови” служи за обновяване на информацията по дадения склад.

За да създадете нов склад е нужно да влезете в секцията „Складове”. Там трябва да се попълни информация за склада. Ето как изглежда формата:

Фиг. 9

18

На фиг. 9 е показана формата за попълване на информация за новия ни склад. Задължително е да въведете името на склада и адреса заедно с града. Останалата информация е незадължителна. Ако склада е към магазин, е нужно да посочите към кой точно. След като попълните всички данни за склада, които системата Ви дава възможност да запишете, влизате в секцията „Достъп”. Там ако желаете, можете да посочите и работното време на складовете, т.е. кога те са отворени и може да се работи с тях. След вкарването на всичката информация натиснете бутона „Запази”. Системата, ще ви информира, че склада е добавен успешно.

5. Работа с модула „Каси и работни места”.Във всеки магазин има поне по едно работно място. Към всяко работно място има

една каса. В нея се вкарват всички плащания, независимо от това, дали са от или към вас.

За да достъпите модула за касите и работните места, е нужно да влезете във „Вътрешни операции”, след което да изберете „Номенклатури”.

Модулът е разделен на две секции. От първата се прави справка за всички работни места и касите към тях. Справката се зарежда автоматично.

Втората секция, служи за регистриране на работно място и каса към него. Ето как изглежда формата:

Фиг. 10

19

Секцията е разделена на две части. Първата е за въвеждане на информация за работното място. В нея е задължително да се въведе номер на работното място. Той трябва да е цяло число. Във втората част, е задължително да се въведе „рег. номер” на касата. След въвеждането на нужната информация, натискате “Запази”. Системата ще Ви информира, че касата е регистрирана успешно.

6. Работа с номенклатура „Контрагенти” В Екстрийм ERP, контрагентите са всички физически или юридически лица, които

имат отношение към Вашата фирма. Най-просто казано, това са всички клиенти и доставчици.

За да работи системата е нужно да имате поне един клиент и поне един доставчик.

Важно е да знаете, че към доставчиците, се задават доставни цени на стоките, а към клиентите продажни. Не можете да зададете продажна цена на контрагент, който не е клиент.

За да достъпите формата за контрагенти, е нужно от главното меню, да изберете „Операции с контрагенти”, след което да натиснете бутона „Номенкл.”, като от там с двоен клик на мишката, да отворите модула „Контрагенти”. Първата секция е тази „Справка”.

Фиг. 11

20

Както се вижда от този модул можете да направите два вида справки. За контрагент и за лице за връзка. В „Екстрийм ERP”, към всеки контрагент, има лица за връзка и телефони. За да изберете за какво да е справката натиснете един от двата радио бутона „Контрагенти” и „Лица за връзка”. Във формата имате право да филтрирате контрагентите по различна информация за тях. Можете да въведете част от името на контрагента булстата на фирмата му и т.н. След като сте въвели филтрите натиснете „Направи справка” и програмата ще напълни таблицата с всички контрагенти по дадената справка.

За да създадете нов контрагент, влезте в следващата секция – „Обща информация.

Фиг. 12

Както се вижда, тя е разделена на две части. Първата е за информация за контрагента, втората за информация за фирмата му. Ако той е физическо лице втората остава празна.

Най – важното, което трябва да се въведе за контрагента е неговото „Име” и това какъв вид е той. В „Екстрийм ERP”, има три вида контрагенти – „клиент”, „доставчик” и „клиент и доставчик”. Ако изберете контрагента да е клиент, той ще присъства в

21

модула за продажби, но не и в модула за доставки, ако той пък е доставчик, ще е обратно. Ако е клиент и доставчик ще присъства във всички модули.

Ако продавате на много хора, и не желаете да въвеждате информация за всеки от тях, можете да въведете един клиент, който да се казва „Население”, без да се въвежда каквато и да е допълнителна информация за него.

В секцията за обща информация, можете да въведете „Пощенски адрес”, адрес на електронна поща и някаква допълнителна информация. Това, ще Ви помогне да се свържете по-лесно с него.

В секцията за неговата фирма можете да въведете име, булстат, номер на ДДС, които след това ще се зареждат автоматично във фактурите, които ще издавате на негово име. Това ще улесни процеса на работа с този клиент.

След като сте въвели тези данни или сте ги оставили празни, преминете към секцията „Лица за връзка”. Тя изглежда по следния начин:

Фиг. 13

Ако решите да регистрирате лице за връзка, задължително е да въведете трите му имена, другата информация е по ваш избор. След като въведете всичко, натиснете бутона с картинка на зелен плюс и той ще се добави в списъчния прозорец горе в ляво на секцията. Ако решите да го махнете, можете да направите

22

това с натискане на минуса. За да го заредите за промяна, натиснете бутона с двете стрелки под формата на кръг.

След като приключите с въвеждането на лица за връзка, е нужно да въведете и офисите на вашия контрагент.

Фиг. 14

За да въведете офис, е нужно да зададете неговия адрес, град, на коя дата е открит, отговорниците му, дали е активен и неговото предназначение, като единствената задължителна информация е адреса и града. След това натиснете бутона със зеления плюс. Ще видите как офисът ще се добави в списъчната кутия горе в ляво.

Под кутията има още два бутона. Червеният минус, служи за премахване на елементи от списъчната кутия. А този с оранжевата и синята стрелка, за промяната им.

23

Фиг. 15

След като сте въвели лицата за връзка и офисите им, е нужно да се зададат и някакви контакти към тях. Следващата секция е за телефонни номера към контрагентите. Тя е разделена на две части:

Първата е за телефоните на лицата за връзка. За да въведете телефон на лице за връзка, е нужно да го маркирате от списъчния прозорец „Лица за връзка”. В случая на фиг. той е празен, защото нито едно лице за връзка не е въведено, но ако сте въвели, маркирайте го с мишката и след това можете да започнете добавянето на телефонни номера към него. В по-долната част – „Телефони на лица за връзка”, въведете дали телефона е мобилен или стационарен, самия телефонен номер, към кой оператор е той, в коя държава е регистриран и ако е стационарен, в кой град се намира. След това за да го добавите натиснете зеления плюс към частта „Телефони на лица за връзка”. Той ще се добави в списъчната кутия.

Под нея има същите два бутона, които разглеждахме в предишната секция – „Офиси”. Те се използват по аналогичен начин.

Така след като въведохте телефоните на лицата за връзка, въведете телефоните на офисите.

След като завършите с въвеждането на телефоните за връзка, можете да запишете информацията, използвайки секцията „Запазване”, която е показана на фиг.

24

Фиг. 16Както се вижда в тази секция има само един бутон – „Запамети”. При натискането

му, системата ще ви уведоми, че запазването на контрагента е успешно.

7. Работа с номенклатура „Стоки” В номенклатура стоки, се вкарват всички стоки, с които ще се търгува. Тя е

вероятно най-важна и разбирането и е от особено значение за правилното боравене с “Екстрийм ERP”. Той е разделен на няколко секции:

Първата е секцията за справки.

25

Фиг. 17

Както забелязвате в горната част на формата са филтрите. Те са три:- В първият е полето за писане „Търси”. Чрез него имате възможността

да напишете част от, или цялото име на стоката и справката ще Ви изкара информация, за всички стоки съдържащи написаното в полето.

- Втората, е падащ списък, от който можете да изберете точно определена стока от списъка „Стоки”, като справката ще Ви изкара информация за конкретната стока.

- Третият падащ списък е „Мерни ед.”, от който имате възможност да изберете мерна единица и ще Ви се покажат всички стоки, които се търгуват в тази мерна единица.

В случай, че въведете информация за няколко филтъра, програмата ще направи справка за стоките отговарящи на критериите на всички филтри, а не на поне един от тях. Имайте в предвид този факт в случай, че не намерите това което търсите.

Ако не въведете информация в който и да е от филтрите, програмата ще Ви издаде справка за всички стоки вкарани в базата данни. След като сте решили по как да филтрирате стоките от справката, натиснете бутон „Направи справка” и таблицата под частта с филтрите, ще се напълни със стоки. В случай, че тя остане

26

празна, премахнете някой от филтрите, докато не получите справка със стоките, от които се интересувате.

След като сте направили справка имате възможността да изтриете дадена стока. Внимание!!! Изтриването на стоки може да бъде опасно. То със сигурност ще

направи неактивни документите съставени по тези стоки, за това преди да предприемете подобна стъпка е добре да се обърнете към наш специалист. Ако вече сте изтрили стока, обадете се в отдел поддръжка.

До бутона за изтриване на стоки се намира бутона „Нова Стока”. Ако сте въвели информация за дадена стока, но искате да започнете да я въвеждате наново, можете да го направите или като затворите модула за стоки, или като натиснете този бутон.

Въвеждането на нова стока става като преминете на другата секция – „Стока”. Ето как изглежда формата на тази секция.

Фиг. 18

Най-важно и задължително е въвеждането на име на стоката. То ще се показва във всички документи.

Стоките биват два вида – продукт и суровина. Продуктите са стоки, които са готови за продажба, докато суровините първо трябва да минат през производствен процес. И след това се преобразуват в стоки.

27

Имате възможност да въведете ваш уникален код на стоката, тегло в килограми, име на производителя, място на производство, кратък коментар за нея и път на хард диска до картинка на стоката.

Много важно е да разберете разликата между материална и нематериална стока. Ако отметката „Материална” е избрана, тогава Вие въвеждате материална стока. Това означава, че тя има складова наличност, която е нужно да се следи. Ако стоката е услуга или нещо друго, което не съществува физически и няма нужда да му се води складова наличност, махнете отметката „Материална”.

Следващата секция е „Мерни единици”. В нещя трябва да се въведат както общи мерни единици, така и мерни единици към стоката.

Фиг. 19

Както се вижда секцията е разделена на две части Тази от ляво е за общите мерни единици, а тази от дясно за свързването им към стоката, която въвеждаме.

Първата е за общите мерни единици. Това са мерните единици които са глобални за цялата програма и след като се въведат, те просто се свързват към дадената стока. Например, в базата ни данни има въведени мерни единици като „кг.”, „бр.”, „л.” и други. Ако продаваме батерии, ние ще вържем мерната единица „бр.”, т.е. брой към тях.

28

Както се вижда списъчната кутия с общите мерни единици, ние не сме въвели нито една. В следващите редове, ще ви обясня как да въведете обща мерна единица. Първо натискате бутона „Отвори мерните единици”. След натискането му ще ви се отвори прозорец, който би трябвало да изглежда така:

Фиг. 20

Ето как се работи с този подмодул. Въвеждате име на мерната единица, след това инициали. Инициалите ще се показват навсякъде в програмата. Можете и да въведете кратък коментар по нея. След това натискате „Добави” и мерната единица се добавя в горната таблица. За да запазите промените в базата данни, натискате „Запази”. Системата ще ви информира, че всички промени по базата данни са направени. След това можете да затворите модула.

След като сте въвели поне една мерна единица, ще забележите, че тя е в списъка с мерни единици (1) както се вижда от фиг. 21

29

Фиг. 21

След като успешно въведохме глобална мерна единица, е нужно да я присвоим на стоката. Това става като се натисне бутона ограден в елипса (2). Всяка първа мерна единица, която въвеждате е основна. Ако решите да въведете повече от една мерна единица, трябва да окажете каква е количествената връзка на нея спрямо основната. Това се прави с цел да може да се изчислява наличността на стоката. Не можете да регистрирате няколко мерни единици по дадена стока, ако те не са свързани по между си количествено. Ако все пак желаете да продавате дадена стока в такива две мерни единици, е нужно да регистрирате две различни стоки и на всяка да и се придаде една от мерните единици. Така ще можете да следите две складови наличности.

След като въведохме нужната мерна единица, пристъпваме към ценовата листа на продукта. „Екстрийм ERP” има възможността да поддържа ценова листа за дадена стока, която да съдържа различни цени за различните контрагенти и магазини. С други думи Вие имате възможност, да продавате на всеки контрагент на различна цена, като цената може да е различна и за всеки магазин.

Нека разгледаме формата за ценовите листи. Тя е в следващата секция след „Мерни единици”.

30

Фиг. 22

Логиката при ценовата политика е следната. Всяка цена може да важи за даден контрагент в даден магазин, или във всички магазини и е за единица количество в дадена мерна единица.

За да добавите цена към ценовата листа на стоката, е нужно да попълните задължителните полета. Първо въведете име на цената, което може да е по Ваш избор, например „Основна продажна”. След това изберете за коя мерна единица ще важи тази цена, за кой контрагент ще е, и в кой магазин ще се продава на нея. Имате възможност да изберете отметката „Всички”, така на тази цена ще се продава във всички ваши магазини. Ако изберете на дадена цена се продава или доставя във всички магазини и след това зададете нова цена по същата мерна единица и същия контрагент, но изберете конкретен магазин, системата ще зарежда нея само в този магазин и във всички останали, тази която Сте въвели за всички магазини.

Към всяка стока, могат да се вкарат множество баркодове. Всеки баркод е вързан за определена мерна единица и при въвеждането му с баркод четец автоматично се зарежда стоката със единичната и цена.

31

Фиг. 23

За да зададете баркод към стоката, е нужно първо да изберете за каква мерна единица ще е той. Операцията е подобна на придаването на мерни единици към нея. В лявата част, виждате мерните единици, вкарани към стоката, а в дясната опциите за баркод. След като изберете мерна единица чрез натискане на бутона „>>”, я добавяте. След това задавате в полето „Баркод”, баркода на стоката в тази мерна единица и ако желаете, можете да въведете в „Количество” стойност различна от единица, която да се зарежда при въвеждането на баркода.

Имате възможност да вкарвате формули като баркодове. Това ще рече, че в един баркод дадена част от него, ще показва стоката, а друга количеството ѝ. Тъй като това е сложно, моля обърнете се към нас служител, за да ви обясни как да стане това.

След като въведете информация за една мерна единица, можете да го направите и за няколко, като алгоритъма за това е аналогичен.

Така вече сте готови да запишете стоката в базата данни. За да направите това, отидете на секция „Запиши” и натиснете бутона „Запази”.

32

Глава четвъртаСъздаване на документи

1. Доставяне на стока Доставянето на стока става от модула „Доставки”. Той се достъпва от главното

меню, при избиране на „Операции с контрагенти” след което „Сделки” и от там „Нова доставка. Модулът изглежда по следния начин:

Фиг. 24

Както се вижда от фиг. 24 модула е разделен основно на три части. От първата част се избират: дата на доставката, магазина в който ще се доставя, служителя, склада и работното място. След въвеждането на тази информация, тя се записва при приключване на доставката и след това се зарежда автоматично. Нужно е да бъдат въведени всички полета, за да се извърши доставката.

Малко по-надолу се избира каква стока ще се достави. Полетата са подредени според колоните на таблицата по-долу. Първото поле е падащ списък със стоките. От него можете да си изберете коя стока ще доставяте. Ако падащия списък не е

33

активен и не можете да работите с него това означава, че не сте въвели горепосочените данни.

След като изберете стока, ако към нея има въведена само една мерна единица, тя се зарежда автоматично. Ако не сте, моля изберете мерна единица. При избиране на мерната единица, ако за съответния контрагент и магазин е избрана цена за дадената стока, тя се зарежда автоматично от базата данни. Другото задължително нещо е вкарването на количество от стоката, която ще доставите.

В случай, че за дадената стока не е вкарана цена, е нужно сега да я зададете. Можете да въведете както „Цена без ДДС”, така и „Цена без ДДС”. Също така трябва да въведете „Валута”. Другото важно поле е „ДДС%”, което ако не е въведено се зарежда според информацията за фирмата ви.

Ако желаете, може да въведете процент на търговска отстъпка в полето „ТО%”. Той се изчислява като от зададената цена се извади процент на база на самата цена. Например ако дадена стока струва 100 лв. с ДДС и Вие продавате 1 бройка от нея и въведете 20% ТО, то цената на която ще я продадете е 80лв.

След като сте въвели всичката тази информация, можете да добавите стоката в табличката със списък на стоките, като натиснете бутона със зеленото плюсче. Ще забележите, че тя ще се регистрира като готова за доставка и ще се изчисли цената. Ако сте вкарали грешно дадена стока имате възможността да я премахнете от списъка като натиснете бутона с червения минус.

Повторете гореспоменатите стъпки няколко пъти, за да изброите всички артикули на вашата доставка. След като приключите, натиснете бутона „Запази”. Системата, ще ви уведоми, че доставката е запазена успешно и ще ви попита, дали желаете да направите плащане по доставката.

При отговор „Да”, системата ще изкара следният диалогов прозорец.

Фиг. 25

34

Диалоговият прозорец за плащанията е разделен на няколко части. Най-горе се избира датата на плащането и валутата. Тези данни са задължителни. По-долу се избира начина на плащане и касата, като се избере първо магазина и след това касата от която ще се плати в този магазин Тези данни също са задължителни. Малко по-надолу е таблицата с предишни плащания. В случая по текущата доставка няма въведени предишни плащания. Под нея има всякаква информация за плащането. Каква е сметката по доставката, сумата от всички досегашни плащания, оставаща сума за плащане, във валутата в която е запазена сметката по доставката. От дясно са сумата, която е нужно да се плати в текущата валута, в която сте решили да платите. Под нея е най-важното поле „В брой”, в него е нужно да въведете каква сума ще регистрирате като платена. След като въведете сумата за плащане натиснете „Извърши”. Системата ще ви уведоми, че плащането е извършено успешно и ще затвори прозореца, след което ще ви попита искате ли да направите нова доставка.

За да издадете фактура, моля погледнете частта „Издаване на данъчна фактура”. Методът е аналогичен с посоченият там.

След като приключите всичко по доставката можете да я заключите като натиснете от горното меню на формата „Доставка” -> „Приключи”. При приключване на доставката, тя става неактивна и никакви промени не могат да се правят по нея. Не можете да приключите доставка, по която не е платено всичко. Ако по време на регистрирането на доставката не сте платили всичко по нея, а сте я затворили, е нужно да направите справка за доставките, да заредите старата доставка и да направите плащане по нея. Вижте как става това в частта за „Справка продажби и доставки”.

Ако решите да правите промени, след като сте приключили един документ, можете след като го заредите, да натиснете от горното меню на формата „Доставка” -> „Отключи”.

2. Продажба на стока Продаването на стока става от модула „Продажби”. Той се достъпва от главното

меню, при избиране на „Операции с контрагенти” след което „Сделки” и от там „Нова продажба”. Модулът изглежда по следния начин:

35

Фиг. 26

Както се вижда от фиг. 26 модулът е разделен основно на три части. От първата част се избират: дата на продажбата, магазина в който ще се продава, служителя, склада и работното място. След въвеждането на тази информация, тя се записва при приключване на продажбата и след това се зарежда автоматично. Нужно е да бъдат въведени всички полета, за да се извърши продажбата.

Малко по-надолу се избира каква стока ще се продаде. Полетата са подредени според колоните на таблицата по-долу. Първото поле е падащ списък със стоките. От него можете да си изберете коя стока ще продавате. Ако падащия списък не е активен и не можете да работите с него това означава, че не сте въвели горепосочените данни.

След като изберете стока, ако към нея има въведена само една мерна единица, тя се зарежда автоматично. Ако не сте, моля изберете мерна единица. При избиране на мерната единица, ако за съответния контрагент и магазин е избрана цена за дадената стока, тя се зарежда автоматично от базата данни. Другото задължително нещо е вкарването на количество от стоката, която ще продавате.

В случай, че за дадената стока не е вкарана цена, е нужно сега да я зададете. Можете да въведете както „Цена без ДДС”, така и „Цена без ДДС”. Също така трябва

36

да въведете „Валута”. Другото важно поле е „ДДС%”, който ако не е въведен се зарежда според информацията за фирмата ви.

Ако желаете, може да въведете процент на търговска отстъпка в полето „ТО%”. То се изчислява като от зададената цена се извади процент на база на самата цена. Например ако дадена стока струва 100 лв. с ДДС и Вие продавате 1 бройка от нея и въведете 20% ТО, то цената на която ще я продадете е 80лв.

След като сте въвели всичката тази информация, можете да зададете стоката в табличката със списък на стоките, като натиснете бутона със зеленото плюсче. Ще забележите, че тя ще се регистрира като готова за продажба и ще се изчисли цената. Ако сте вкарали грешно дадена стока имате възможността да я премахнете от списъка като натиснете бутона с червения минус.

Повторете гореспоменатите стъпки няколко пъти, за да изброите всички артикули на вашата продажба. След като приключите, натиснете бутона „Запази”. Системата, ще ви уведоми, че продажбата е запазена успешно и ще ви попита, дали желаете да направите плащане по нея.

При отговор „Да”, системата ще изкара следният диалогов прозорец.

Фиг. 27

Диалоговият прозорец за плащанията е разделен на няколко части. Най-горе се избира датата на плащането и валутата. Тези данни са задължителни. По-долу се избира начина на плащане и касата, като се избере първо магазина и след това касата от която ще се плати в този магазин Тези данни също са задължителни.

37

Под избора на каса има отметка „Издай касов бон”, която ако е избрана и настройките на касовия апарат са въведени, ще издаде касов бон, след приключване на плащането.

Малко по-надолу е таблицата с предишни плащания. В случая по текущата продажба няма въведени предишни плащания. Под нея има всякаква информация за плащането. Каква е сметката по продажбата, сумата от всички досегашни плащания, оставаща сума за плащане, във валутата в която е запазена сметката по продажбата. От дясно са сумата, която е нужно да се плати в текущата валута, в която сте решили да платите. Под нея е най-важното поле „В брой”, в него е нужно да въведете каква сума ще регистрирате като платена. След като въведете сумата за плащане натиснете „Извърши”. Системата ще ви уведоми, че плащането е извършено успешно и ще затвори прозореца, след което ще ви попита искате ли да направите нова доставка.

3. Издаване на данъчна фактура. За да издадете фактура от главното меню на формата изберете „Отпечатай” ->

„Данъчна фактура”. Ще ви се появи следния прозорец.

Фиг. 28

Формата е разделена на няколко части. Първите две се намират най-отгоре. В тях се въвежда информация за издателя и получателя на фактурата, като данните и за двете страни са аналогични.

38

Следващата част се казва „Фактура” и съдържа номера на фактурата, който се генерира от системата и не може да се промени и града, който е задължителен и трябва да се въведе от потребителя.

Следва „Плащане”. В нея е задължително да опишете начина на плащане. Има два начина: в брой и по банков път. Като при втория се въвежда номера на сметката си.

Другата много важна част от тази форма е „Осн. за ненач./нул. ставка”. От нея се въвежда какво е основанието при наличие на неначисляване на ДДС или нулева ДДС ставка. Нека разгледаме как то трябва да се попълни в зависимост от отделните казуси на които можете да попаднете.

Ако фирмата ви не е регистриране по ДДС, тогава отметката „Начисли ДДС” не е маркирана, а за метод се посочва радио бутона „Ненач.”, като причина се посочва от падащия списък „Член 113 от ЗДДС”.

Ако фирмата ви е регистрирана по ДДС и ще продавате с ДДС, и смятате да продавате с ДДС, просто маркирате отметката „Начисли ДДС”.

Ако фирмата ви е регистрирана на по ДДС, но не начислявате или имате нулева ставка за артикулите си, махате отметката „Начисли ДДС” и избирате един от радиобутоните „Ненач.” или „Нул. ставка”, след което от падащия списък по-долу можете да изберете основанието за това, или да го въведете като текст.

След извършването на всички тези действия, натискате бутона „Принтирай”, и ще ви се отвори формата за преглед на фактура, която изглежда така.

Фиг. 29

39

На фиг. 29 е показано как изглежда формата за преглед на една фактура. В следващата част – „Оферта” е показано как се работи с тази форма.

След като приключите всичко по продажбата можете да я заключите като натиснете от горното меню на формата „Продажба” -> „Приключи”. При приключване на продажбата, тя става неактивна и никакви промени не могат да се правят по нея. Не можете да приключите продажба, по която не е платено всичко. Ако по време на регистрирането на продажбата не сте платили всичко по нея, а сте я затворили, е нужно да направите справка за доставките, да заредите старата продажба и да направите плащане по нея. Вижте как става това в частта за „Справка продажби и доставки”.

Ако решите да правите промени, след като сте приключили един документ, можете след като го заредите, да натиснете от горното меню на формата „Продажба” -> „Отключи”.

4. Оферта Даването на оферта става от модула „Оферта”. Той се достъпва от главното

меню, при избиране на „Операции с контрагенти” след което „Сделки” и от там „Нова оферта”. Модулът изглежда по следния начин:

Фиг. 30

40

Както се вижда от фиг. 30 модулът е разделен основно на три части. От първата част се избират: дата на офертата, магазина в който е направена, служителя, склада и работното място. След въвеждането на тази информация, тя се записва при приключван и след това се зарежда автоматично. Нужно е да бъдат въведени всички полета, за да се направи оферта.

Малко по-надолу се избира каква стока ще се предлагаме. Полетата са подредени според колоните на таблицата по-долу. Първото от тях е падащ списък със стоките. От него можете да си изберете коя стока ще предлагате. Ако падащия списък не е активен и не можете да работите с него това означава, че не сте въвели горепосочените данни.

След като изберете стока, ако към нея има въведена само една мерна единица, тя се зарежда автоматично. Ако не сте, моля изберете мерна единица. При избиране на мерната единица, ако за съответния контрагент и магазин е избрана цена за дадената стока, тя се зарежда автоматично от базата данни. Другото задължително нещо е вкарването на количество от стоката, която ще продавате.

В случай, че за дадената стока не е вкарана цена, е нужно сега да я зададете. Можете да въведете както „Цена без ДДС”, така и „Цена без ДДС”. Също така трябва да въведете „Валута”. Другото важно поле е „ДДС%”, който ако не е въведен се зарежда според информацията за фирмата ви.

Ако желаете, може да въведете процент на търговска отстъпка в полето „ТО%”. То се изчислява като от зададената цена се извади процент на база на самата цена. Например ако дадена стока струва 100 лв. с ДДС и Вие продавате 1 бройка от нея и въведете 20% ТО, то цената на която ще я продадете е 80лв.

След като сте въвели всичката тази информация, можете да зададете стоката в табличката със списък на стоките, като натиснете бутона със зеленото плюсче. Ще забележите, че тя ще се регистрира като готова за продажба и ще се изчисли цената. Ако сте вкарали грешно дадена стока имате възможността да я премахнете от списъка като натиснете бутона с червения минус.

Повторете гореспоменатите стъпки няколко пъти, за да изброите всички артикули на вашата оферта. След като приключите, натиснете бутона „Запази”. Системата, ще ви уведоми, че офертата е запазена успешно и ще ви попита, дали желаете да направите плащане по нея.

При отговор „Да”, системата ще изкара следният диалогов прозорец.

41

Фиг. 31

Диалоговият прозорец за плащанията е разделен на няколко части. Най-горе се избира датата на плащането и валутата. Тези данни са задължителни. По-долу се избира начина на плащане и касата, като се избере първо магазина и след това касата от която ще се плати в този магазин Тези данни също са задължителни.

Под избора на каса има отметка „Издай касов бон”, която ако е избрана и настройките на касовия апарат са въведени, ще издаде касов бон, след приключване на плащането.

Малко по-надолу е таблицата с предишни плащания. В случая по текущата доставка няма въведени предишни плащания. Под нея има всякаква информация за плащането. Каква е сметката по продажбата, сумата от всички досегашни плащания, оставаща сума за плащане, във валутата в която е запазена сметката по продажбата. От дясно са сумата, която е нужно да се плати в текущата валута, в която сте решили да платите. Под нея е най-важното поле „В брой”, в него е нужно да въведете каква сума ще регистрирате като платена. След като въведете сумата за плащане натиснете „Извърши”. Системата ще ви уведоми, че плащането е извършено успешно и ще затвори прозореца, след което ще ви попита искате ли да направите нова оферта.

Имате възможност също и да принтирате офертата. Това става по следния начин. От главния прозорец на офертата, която сте запазили в главното меню изберете „Фактуриране” -> „Принтирай оферта”. От там ще ви се появи следния прозорец.

42

Фиг. 32

В фиг. 32 е показана формата за въвеждане на информация за принтирането на офертата. Към кой клиент е насочена тя, кой е вашият търговски представител, от което име ще се издаде и от коя до коя дата е валидна тя. След натискане на бутона „Издай”, ще се отвори следния прозорец.

Фиг. 33

43

На фиг. 33 е показана формата за преглед на документ за оферта. От тази форма имате възможност да запазите офертата във вид на „.pdf”, „.doc” и други видове файлове, след което да я пратите по e-mail на клиента си.

За да запазите офертата под формата на текстови документ натиснете бутона означен на фиг. 21 като (1). От него ще ви се отвори стандартен прозорец за запазване, чрез който можете да изберете името и мястото на файла, както и неговото разширение.

От бутон (2), можете директно да принтирате офертата. При натискането му, ще ви се отвори стандартен диалогов прозорец, за принтиране.

Бутоните (3) и (4) служат, за прелистване на страниците на офертата.За да издадете фактура, моля погледнете частта „Издаване на данъчна фактура”.

Методът е аналогичен с посоченият там. След като приключите всичко по продажбата можете да я заключите като

натиснете от горното меню на формата „Продажба” -> „Приключи”. При приключване на продажбата, тя става неактивна и никакви промени не могат да се правят по нея. Не можете да приключите продажба, по която не е платено всичко. Ако по време на регистрирането на продажбата не сте платили всичко по нея, а сте я затворили, е нужно да направите справка за доставките, да заредите старата продажба и да направите плащане по нея. Вижте как става това в частта за „Справка оферти”.

Ако решите да правите промени, след като сте приключили един документ, можете след като го заредите, да натиснете от горното меню на формата „Оферта” -> „Отключи”.

5. Поръчване на стока Даването на оферта става от модула „Поръчка”. Той се достъпва от главното

меню, при избиране на „Операции с контрагенти” след което „Сделки” и от там „Нова поръчка”. Модулът изглежда по следния начин:

44

фиг. 34

Както се вижда от фиг. 34 модулът е разделен основно на три части. От първата част се избират: дата на поръчката, магазина в който е направена, служителя, склада и работното място. След въвеждането на тази информация, тя се записва при приключван и след това се зарежда автоматично. Нужно е да бъдат въведени всички полета, за да се направи поръчка на стока.

Малко по-надолу се избира каква стока ще се предлагаме. Полетата са подредени според колоните на таблицата по-долу. Първото от тях е падащ списък със стоките. От него можете да си изберете коя стока ще предлагате. Ако падащия списък не е активен и не можете да работите с него това означава, че не сте въвели горепосочените данни.

След като изберете стока, ако към нея има въведена само една мерна единица, тя се зарежда автоматично. Ако не сте, моля изберете мерна единица. При избиране на мерната единица, ако за съответния контрагент и магазин е избрана цена за дадената стока, тя се зарежда автоматично от базата данни. Другото задължително нещо е вкарването на количество от стоката, което искате да поръчате.

В случай, че за дадената стока не е вкарана цена, е нужно сега да я зададете. Можете да въведете както „Цена без ДДС”, така и „Цена без ДДС”. Също така трябва да въведете „Валута”. Другото важно поле е „ДДС%”, който ако не е въведен се зарежда според информацията за фирмата ви.

45

Ако желаете, може да въведете процент на търговска отстъпка в полето „ТО%”. То се изчислява като от зададената цена се извади процент на база на самата цена. Например ако дадена стока струва 100 лв. с ДДС и Вие продавате 1 бройка от нея и въведете 20% ТО, то цената на която ще я продадете е 80 лв.

След като сте въвели всичката тази информация, можете да зададете стоката в табличката със списък на стоките, като натиснете бутона със зеленото плюсче. Ще забележите, че тя ще се регистрира като готова за добавяне и ще се изчисли цената. Ако сте вкарали грешно дадена стока имате възможността да я премахнете от списъка като натиснете бутона с червения минус.

Повторете гореспоменатите стъпки няколко пъти, за да изброите всички артикули на вашата поръчка. След като приключите, натиснете бутона „Запази”. Системата, ще ви уведоми, че поръчката е запазена успешно и ще ви попита, дали желаете да направите плащане по нея.

При отговор „Да”, системата ще изкара следният диалогов прозорец.

Фиг. 35

Диалоговият прозорец за плащанията е разделен на няколко части. Най-горе се избира датата на плащането и валутата. Тези данни са задължителни. По-долу се избира начина на плащане и касата, като се избере първо магазина и след това касата от която ще се плати в този магазин Тези данни също са задължителни.

Малко по-надолу е таблицата с предишни плащания. В случая по текущата доставка няма въведени предишни плащания. Под нея има всякаква информация за плащането. Каква е сметката по поръчката, сумата от всички досегашни плащания, оставаща сума за плащане, във валутата в която е запазена сметката по поръчката. От дясно са сумата, която е нужно да се плати в текущата валута, в която сте

46

решили да платите. Под нея е най-важното поле „В брой”, в него е нужно да въведете каква сума ще регистрирате като платена. След като въведете сумата за плащане натиснете „Извърши”. Системата ще ви уведоми, че плащането е извършено успешно и ще затвори прозореца, след което ще ви попита искате ли да направите нова поръчка.

Имате възможност също и да принтирате поръчката. Това става по следния начин. От главния прозорец „Нова поръчка”, в главното меню изберете „Фактуриране” -> „Принтирай поръчка”. От там ще ви се появи следния прозорец:

Фиг. 36

В фиг. 36 е показана формата за въвеждане на информация за принтирането на поръчката. Към кой клиент е насочена тя, кой е вашият търговски представител, от което име ще се издаде и от коя до коя дата е валидна тя. След натискане на бутона „Издай”, ще се отвори следния прозорец.

47

Фиг. 37

На фиг. 37 е показана формата за преглед на документ за поръчка. От тази форма имате възможност да запазите поръчката във вид на „.pdf”, „.doc” и други видове файлове, след което да я пратите по e-mail на клиента си.

За да запазите поръчката под формата на текстови документ натиснете бутона означен на фиг. 37 като (1). От него ще ви се отвори стандартен прозорец за запазване, чрез който можете да изберете името и мястото на файла, както и неговото разширение.

От бутон (2), можете директно да принтирате поръчката. При натискането му, ще ви се отвори стандартен диалогов прозорец, за принтиране.

Бутоните (3) и (4) служат, за прелистване на страниците на поръчката.След като приключите всичко по поръчката можете да я заключите като натиснете

от горното меню на формата „Поръчка” -> „Приключи”. При приключване на поръчката, тя става неактивна и никакви промени не могат да се правят по нея. Ако по време на регистрирането на поръчката не сте платили всичко по нея, а сте я затворили, е нужно да направите справка за доставките, да заредите старата продажба и да направите плащане по нея. Вижте как става това в частта за „Справка поръчки”.

48

Ако решите да правите промени, след като сте приключили един документ, можете след като го заредите, да натиснете от горното меню на формата „Поръчка” -> „Отключи”.

6. Заеми Имате възможност да отчитате както земите, които давате, така и дълговете ви

към ваши контрагенти. Тук не влизат дълговете по гореспоменатите документи, а чисто финансови дългове. Това става като достъпите модула „Заеми”, като от главното меню зададете „Операции с контрагенти” -> „Сделки” и от там изберете „Заеми”. Формата на заемите изглежда по следния начин:

Фиг. 38

Целият модул е разделен на няколко части. В първата „Обща информация”, се избира дали заемът е взет от вас или даден на вас, датата на която е регистрирано даването на заема, служителя който го е извършил и касата в която се е извършило даването/взимането, като преди това се избира в кой магазин се намира тази каса.

Втората част си променя името в зависимост от това, дали сте избрали заема да е даден или взет от вас, ако е даден от вас, тя ще се казва „Даден на” след което ще следва име и контрагент. Ако заемът е даден на вас, ще въведете кой ваш служител го е приел.

Третата част е „Параметри на заема”. От нея можете да въведете причината за вземането/даването на заема, краен срок на връщането му и лихвата в проценти.

49

Трябва да се отбележи, че лихвата е еднократна и не се натрупва на определен период от време.

Последната част на модула е размера на заема. Той се състои от едно текстово поле за размер и падащ списък за избор на валутата.

След като сте въвели всички параметри на заема, го запишете с натискане на бутона „Запази”. Системата ще ви уведоми, че заемът е регистриран успешно. След това можете да затворите модула.

За да ви обясним как да регистрирате изплащане на заема е нужно да знаете как работи модула „Справка заеми”.

7. Справка заеми Справка заеми може да бъде достъпена, като от главното меню изберете „Операции с контрагенти” -> „Справки” и от там отворите модула „Заеми”. Той изглежда по следния начин.

Фиг. 39

Горната част „Филтри”, служи за да се изберат параметрите на справката. Може да се избере в кои времеви диапазон да е справката. С други думи между кои две дати е даден/взет заемът. След това може да зададете с кой контрагент е направен той и да натиснете „Направи справка”. Както се вижда от фиг. 39, справката вече е направена и в табличката излиза един заем към контрагент население с размер 100

50

лв. След като откриете заема, който ви трябва, можете да направите две неща с него.

Първото е да осъществите плащане по него. Това става като изберете от таблицата някой заем и натиснете бутона „Плащане”. Ще ви се отвори следната форма за плащане.

Фиг. 40

На фиг. 40 е показан стандартен прозорец за плащане. Прочетете частта за плащане към продажба, в случай че не знаете как се ползва той.

От фиг. 39 се вижда, че има още един бутон, на формата „Справка заеми”. Той е „Опрости”. Когато го натиснете, заема ще бъде опростен. Системата ще Ви попита сигурни ли сте, че искате да опростите заема, ако желаете да го направите отговорете с „Да”.

8. Принтиране на касов бон. Ако по някаква причина искате просто да принтиране касов бон, без да отчитате

към него продажбата, имате възможност да го направите чрез модула „Принтиране на касов бон”.

51

Фиг. 41

На фиг. 41 е показана формата за принтиране на касов бон. Принтирането на касов бон е тристъпков процес.

Първата нужна стъпка е да отворите касовия бон. Това става чрез натискане на бутона „Отвори касов бон”. Ако всичко с фискалното ви устройство е наред, би трябвало то да отпечата началната информация за касов бон.

След това започвате да описвате артикулите си един по един. За целта попълвате името на артикула от полето „Артикул име” количеството от „Количество” и цената. След като въведете тези задължителни данни натиснете „Продаване”. Повторете този процес докато опишете всички артикули във касовия бон.

Третата стъпка е затваряне не касов бон. Тя се извършва след като опишете артикулите му и става чрез натискане на бутона „Затвори касов бон”.

Имате възможност ако сте отворили касов бон да го откажете чрез натискане на бутона „Откажи фискален бон”.

9. Разходи За да отчетете разход на фирмата си различен от тези, които се правят за документи, е нужно да отворите модула „Нов разход”, който изглежда по следния начин:

52

Фиг. 42

Частта „Основна информация” е задължителна. В нея се записва датата на разхода, служителя който го е отчел и описание на разхода.

В частта „Допълнителна информация” можете да въведете причината, наложителността и изгодата от разхода. Тази информация не е задължителна.

Третата част е размера и валутата му. Въвеждането им е задължително.След като въведете тази информация е нужно да натиснете „Запази” и разхода

ще се запише в базата данни.

10.Местене на стока между складове Местенето на стока между складовете е двустъпков процес. Първо стоката е

нужно да се изпрати на път от единия склад. Това става чрез модула „Изпращане на стока към друг склад”, който изглежда по следния начин:

53

фиг. 43

Както се вижда от фиг. 43, модула е разделен на две части. От първата се въвеждат параметрите на местенето, а от втората се описват артикулите.

В първата част най-важно е да се въведе от кой то кой склад ще пътува стоката. Кой служител я е изпратил и ако искате да въведете разход по месенето трябва да въведете стойността и валутата му.

Под тези полета се избира коя стока ще изпратите, какво количество и в каква метна единица. Също така можете да въведете забележки при изпращането и да сравните състоянието му при пристигане. Това ще ви даде възможност да контролирате дали е повредена стоката по време на преместването. Можете да въведете и серийния и номер.

След въвеждането на данните натиснете зеления плюс и стоката ще се появи в таблицата по-долу. Повторете горната стъпка няколко пъти докато опишете всички стоки, които желаете да преместите.

След изпълнение на всичко натиснете бутона „Запази”, който се намира е долната дясна част на формата.

54

11.Приемане на изпратена стока След като сте изпратили една стока от един склад и тя е пристигнала в другия, е

нужно да я приемете. Това става от модула „Приеми изпратена стока”. След като го отворите ще видите следната форма.

Фиг. 44

Като цяло модула е разделен на две секции. От първата „Справка изпратена стока”, можете да направите справка към всички изпратени стоки. Справката има три филтъра. Първия е от кой да кой склад е изпратена. Втората е от коя до коя дата, а третата е дали неприета или приета. Ако желаете да приемете изпратена стока логично е да търсите неприета. Описвате филтрите на вашата справка според изпратената стока и натискате бутона „Направи справка”.

55

Фиг. 45

След като се появи вашата изпратена стока я маркирайте в таблицата и натиснете бутона „Приеми стоката”.

След като направите това, ще ви се отвори следващата секция – получи стоката.

56

Фиг. 46

На фиг. 46 е показано как изглежда секцията. На нея се нанася датата на пристигане на стоката в склада, разхода направен по местенето, имате възможност да маркирате и отметката „Приключи”, за да може след приемането всичко по местенето да е приключено. В долната част има две таблици. Първата е с информация за изпратените стоки, втората е за коментар по получаването им. Дали има изгубени или повредени и дали има забележка по получаването им.

След като попълните тази информация натиснете бутона „Приеми стоката и системата ще ви изкара съобщение, че стоката е приета успешно.

12. Действия с каси Понякога е нужно да се регистрират някои касови операции. В „Екстрийм ERP”,

могат да се отчетат четири вида касови операции:• Местене между каси;• Събиране на оборота;• Вкарване на пари;• Изчезнали пари.

57

Фиг. 47Първата операция е междукасова, което ще рече че е нужно да се въведат две

каси. Тази от която се взимат пари и тази в която се вкарват. Всички останали се отнасят към една каса, като идеята им е да отчетат някакво

действие с нея.Ето как се работи с модула. Първо се избира каква е по вид операцията от

падащия списък горе в ляво на формата След това, ако операцията е междукасова се избират двете каси. Ако не е междукасова е нужно да се избере само едната каса. Каса едно е тази от която взимате парите, а каса две е тази в която ще ги вкарате. За да изберете каса, първо е нужно да зададете в кой магазин се съдържа тя. След това се избира каква е сумата, която ще вкарате и валутата в която е тя. После се въвежда кой работник е направил касовата операция.

След това можете да добавите операцията с натискане на бутон „Добави”. Тя ще се появи в таблицата по-долу. Ако решите да премахнете някоя касова операция, това става като я маркирате и натиснете бутона „Премахни”. След като опишете всичките касови операции, натиснете бутона „Запиши”. Системата ще ви уведоми, че касовите операции са записани успешно.

58

13.Модул ревизия Ревизия се прави на някой от регистрираните от вас складове. Когато отворите

модула, той изглежда по следния начин:

Фиг. 48

Най-горе се вкарва информация за това, на кой склад се прави ревизия, от кой магазин се прави тя, от кое работно място и от кой служител. Тези данни са задължителни.

След като бъдат въведени, се избира коя стока ще се проверява. При избирането на стоката се избират и мерните единици, в които се прави ревизията. Ако тя е само в едни медни единици, то те се зареждат автоматично. След избирането им системата изчислява каква би трябвало да е наличността на стоката в дадения склад според всички документи изискващи промяна в складовата наличност. Такива са „Продажби”, „Доставки”, „Местения” и други. След това Вие въвеждате, какво е преброеното от Вас количество в склада. Ако има разминаване в стойностите, се избират още три фактора. Причина за разликата, по коя вина съществува тя, като в полето „По вина на” се въвежда или Ваш служител или друго име. Третият фактор се избира чрез отметката „Коригирай”. Ако тя бъде избрана, то всеки път, когато се изчислява складова наличност, това ще става като се имат предвид преброените от вас реални количества и на база на тях се изчисляват всички складови операции след ревизията.

59

След въвеждане на всичката тази информация, натиснете бутона със картинка на зелен плюс. Така тази стока ще се вкара в таблицата като ревизирана. Повторете горната стъпка за да опишете всички стоки, на които искате да направите ревизия. След това натиснете бутона „Запази”, за да запишете операцията в базата данни.

60

Глава петаСправки

1. Справка „Документи с контрагенти” Главната справка в „Екстрийм ERP” е „Документи с контрагенти”. Ето как

изглежда формата ѝ.

Фиг. 49

Както се вижда от фиг. 49 формата е разделена на три части. Първата е главното меню, втората са опциите на справката и третата е таблицата със самата справка.

Опциите на справката са разделени на четири секции. Първата е „Филтри 1”, втората е „Филтри 2”, третата „Подреждане” и четвъртата „Групиране”.

В първата секция могат да се изберат филтри според които да се направи справката. Филтрите са разделени в 5 части.

Първата е „Основни данни”. В нея можете да изберете дали да се показват само продажби, само доставки или и двете. Това става като сложите отметка на документа за които искате да е справката. Втората е „Номер”. В нея можете да напишете точно номера на документа който искате да видите. Третата е много важна, защото от нея се избира от коя до коя дата да са документите, които да са видими във справката. По подразбиране стойността на тези две полета е от днешна

61

дата, до днешна дата, за това ако след изпълнение на справката не виждате нито един документ, това вероятно е защото не сте задали правилно времевия интервал.

Втората част е „Конкретни данни”. От тук можете да изберете с кой контрагент е направена продажбата или доставката, в кой магазин е отчетена, кой служител я е извършил, както и на кое работно място е тя. За да изберете работното място е нужно първо, да изберете магазин.

В третата част – „Платена” можете да изберете дали да се показват само платени или само неплатени документи както и двете. Аналогично и за частта „Приключени”.

Петата част – „Сметка размер”, можете да изберете какъв да е размера на сметката по документите, които да се покажат във справката.

Втората секция – „Филтри 2”, се състои само от един филтър.

Фиг. 50

Той е за това от коя до коя дата е крайния срок за плащане на сметката по продажбата или доставката, така можете да следите, дали има опасност да закъснеете с някое плащане или дали някой ваш клиент не закъснява. За да ползвате филтъра е нужно да маркирате отметката „Използвай” и след това да уточните отрязъка от време.

Третата секция е тази за подреждането на данни. „Екстрийм ERP” има способността да подрежда данните в справките по три признака. Това ще рече, че например, ако искате да подредите документите по дати, но някой от датите

62

съвпадат, можете да изберете втори признак по който да ги подредите, ако и по втория съвпадат, имате право възможност и по трети.

Ето как изглежда секцията:

Фиг. 51

От тази секция си избирате трите признака, на сортировка, като имате възможност и да ги оставите на позиция „Без сортировка”.

Четвъртата секция е много мощно средство за правене на отчети. С него можете да групирате данните. Например при групиране по дати, можете да видите колко е сметкооборотът за всяка дата или оборотът на всеки месец. Можете да групирате по няколко признака като по този начин например правите справка кой контрагент в кой магазин прави най-голям оборот. Ето как изглежда тази секция:

63

Фиг. 52

На фиг. 52 са показани параметрите по които се групират данните. Можете да групирате по служители и да разберете, кой служител носи най-голяма печалба и да го възнаградите за това. Можете да направите отчет по дни месеци и години и т.н. Трябва да знаете, че ако групирате данните, сметките с и без ДДС се сумират. Примерно ако ги групирате по дни, сметките се сумират за всеки ден и се изкарват в табличен вид в таблицата по-долу. Ако решите да групирате данните, всички филтри и подреждания си остават.

След като опишете параметрите на справката натиснете бутона „Направи справка” и в таблицата ще ви се появят записите с данни.

64

Фиг. 53

2. Справка „Продадени и доставени артикули” Справка „Продадени и доставени артикули” е подобна на „Документи с

контрагенти”, но разглежда продажбите и доставките артикул по артикул. Ето как изглежда главния прозорец на справката.

65

Фиг. 54

Секцията „Филтри 1” е разделена на четири части. Първата част са основните данни. От нея можете да изберете, дали да се показват продадени, доставени или всякакви артикули, освен това можете да филтрирате справката по номер на документа и номер на артикула, като така ще се покаже точно определен артикул от точно определен номер.

Друг важен филтър е от коя до коя дата да са продадени или доставени. Ако след изпълнение на справката не виждате нито един продаден или доставен артикул, значи не се задали правилен времеви интервал, защото по подразбиране отрязъка от време е от днешна дата до днешна дата.

Втората секция са конкретните филтри. От нея можете да зададете за коя точно стока да е справката, в кой магазин е продадена или доставена тази стока, с кой контрагент е търгуван и служителя отчел продажбата или доставката със стоката.

Третата част е цена. От нея можете да изберете от диапазон за стойността на която е продаден артикула, като можете да зададете дали този диапазон да важи за единичната цена или за общата. Също така от тук чрез отметка се задава дали тази цена да е с или без ДДС.

В четвъртата част можете да изберете валутата в която да е продаден артикула.

66

Фиг. 55

Втората секция е тази за подреждането на данни. Тя е показана на фиг. 55, „Екстрийм ERP” има способността да подрежда данните в справките по три признака. Това ще рече, че например, ако искате да подредите артикулите по дати, но някой от датите съвпадат, можете да изберете втори признак по който да ги подредите, ако и по втория съвпадат, имате право възможност и по трети. От тази секция си избирате трите признака, на сортировка, като имате възможност и да ги оставите на позиция „Без сортировка”.

Четвъртата секция е много мощно средство за правене на отчети. С него можете да групирате данните. Например при групиране по дати, можете да видите колко е сметкооборотът по артикули за всяка дата или оборотът на всеки месец. Можете да групирате по няколко признака като по този начин например правите коя е най-продаваната на даден клиент стока или кой служител с кой клиент работи най-добре. Ето как изглежда тази секция:

67

Фиг. 56

На фиг. 56 са показани параметрите по които се групират данните. Можете да групирате по служители и да разберете, кой служител носи най-голяма печалба и да го възнаградите за това. Можете да направите отчет по дни месеци и години и т.н. Трябва да знаете, че ако групирате данните, сметките с и без ДДС се сумират. Можете да групирате по дни и стоки и да разберете коя стока в кои дни най-добре се продава. Примерно ако ги групирате по дни, сметките се сумират за всеки ден и се изкарват в табличен вид в таблицата по-долу. Ако решите да групирате данните, всички филтри и подреждания си остават.

След като опишете параметрите на справката натиснете бутона „Направи справка” и в таблицата ще ви се появят записите с данни.

3. Справка оферти. Имате възможността да направите справка за всички оферти, които сте

направили и да заредите стара оферта, като за целта ползвате модула „Справка оферти”. Той е максимално опростен и се състои в една форма с няколко филтри, от която след като направите справката можете с двойно кликане върху някоя оферта да я заредите директно.

68

Фиг. 57

Както се вижда от фиг. 57 тя се състои само от филтри и бутон за извършване на справката. Филтрите са разделени в три части.

В първата част се избира от коя до коя дата е направена офертата. Във втората част можете да изберете към кой контрагент е насочена тя, кой служител я е направил и в кой магазин е издадена. Третата част е с филтри от коя до коя дата е валидна тя. Като може да се избере между кои две дати да е началото на валидността и между кои две дати да е края на валидността на всяка оферта която ще се покаже след извикването на справката.

След като опишете филтрите си натиснете бутона „Направи справка”. Таблицата по-долу ще се напълни с записи за офертите и ще изглежда така както на фиг. 46.

69

Фиг. 58

След като заредите справката имате възможността да заредите стара оферта и да направите плащане по нея, да я принтирате, да я промените и т.н. Това става чрез двойно кликане върху някоя от офертите. Системата ще ви попита сигурни ли сте, че искате да заредите текущата оферта. Ето как ще изглежда това.

70

Фиг. 59

4. Справка поръчки Имате възможността да направите справка за всички оферти, които сте

направили и да заредите стара оферта, като за целта ползвате модула „Справка оферти”. Той е максимално опростен и се състои в една форма с няколко филтри, от която след като направите справката можете с двойно кликане върху някоя оферта да я заредите директно.

71

фиг. 60

Както се вижда от фиг. 60 тя се състои само от филтри и бутон за извършване на справката. Филтрите са разделени в три части.

В първата част се избира от коя до коя дата е направена офертата. Във втората част можете да изберете към кой контрагент е насочена тя, кой служител я е направил и в кой магазин е издадена. Третата част е с филтри от коя до коя дата е валидна тя. Като може да се избере между кои две дати да е началото на валидността и между кои две дати да е края на валидността на всяка оферта която ще се покаже след извикването на справката.

След като опишете филтрите си натиснете бутона „Направи справка”. Таблицата по-долу ще се напълни с записи за офертите и ще изглежда така както на фиг. 49.

72

Фиг. 61

След като заредите справката имате възможността да заредите стара оферта и да направите плащане по нея, да я принтирате, да я промените и т.н. Това става чрез двойно кликане върху някоя от офертите. Системата ще ви попита сигурни ли сте, че искате да заредите текущата оферта. Ето как ще изглежда това.

73

Фиг. 62

5. Справка плащания Справка плащания е вероятно най-важна от всички. С нея можете както да

изкарате всички плащания за даден период от време, така и да изчислявате оборот и печалба. Справката има много големи възможности и е изключително важно да се работи правилно с нея, за да може тя да ви свърши добра работа. Нека започнем с това как изглежда тя.

74

Фиг. 63

Както виждате, формата е разделена на три секции – „Филтри”, „Подреждане” и „Групирай по”. Първата секция съдържа филтрите на справката, втората дава възможност да подредите данните по три признака, а третата да ги групирате.

Секцията с филтрите е разделена на четири части. Първата е справка с документи. От нея можете да изберете към кои документи искате да са плащанията които ще се показват в рамките на тази справка. Също така можете да изберете домета на документа от който да са плащанията.

Втората секция е с основните филтри от която се избере от до коя дата да са плащанията. Има филтър в кой магазин да е направено плащането.

От третата секция можете да изберете от каква до каква сума да е стойността на плащането и начина на плащане

Четвъртата секция е за избор на каса, като за да изберете каса в която е платено, е нужно първо да изберете магазина в който се намира тази каса.

75

Фиг. 64

Втората секция е тази за подреждането на данни. Тя е показана на фиг. 64 „Екстрийм ERP” има способността да подрежда данните в справките по три признака. Това ще рече, че например, ако искате да подредите артикулите по дати, но някой от датите съвпадат, можете да изберете втори признак по който да ги подредите, ако и по втория съвпадат, имате право възможност и по трети. От тази секция си избирате трите признака, на сортировка, като имате възможност и да ги оставите на позиция „Без сортировка”.

76

Фиг. 65

Третата секция съдържа опции за групиране на плащанията, по магазини, по каси, по контрагенти и други. Когато в справката се използва групиране, плащанията се сумират. Например ако групирате данните по контрагент, ще ви се издаде справка за сумата на всички плащания от всеки един контрагент. Можете да групирате и по няколко признака наведнъж.

Справката съдържа две таблици с данни. Първата е за главните данни, втората е за сумата от всички плащания.

77

Фиг. 66

Както се вижда от фиг. 66 горната таблица е с информация за плащанията, а долната със сумата от приходите разходите и печалбата, групирани по валути.

6. Справка дългове „Екстрийм ERP” ви дава възможност да следите всички свои дългове и длъжници.

Модулът „Справка дългове” има всички възможности, за да получавате информация кога къде кой колко ви дължи. Ето как изглежда той:

78

Фиг. 67

В първата секция са първата част от филтрите. Те са разделени на четири части:В първата част, се избира на кого са задълженията. Дали са на наши контрагенти,

или на контрагентите ни към нас. Това става от частта „Задължения на”.Нужно е да маркирате по какви документи да е дълга. Това става от частта

„Дългове по”. От нея можете да маркирате дълговете да са по „Продажба”, „Доставка” или „Заем”.

Другия важен филтър е „Направено на дата”. От него избирате диапазон от време, в който е издаден документа. Самият дълг се смята за създаден когато се издава дадения документ.

В следващата част, можете да изберете от кой контрагент е направен дълга, кой служител е регистрирал документа по дълга и в кой магазин е станало това.

В следващата част - „Сметка”, имате възможността да зададете колко да са минималните и максималните сметка, дълг или платена до сега сума, на дълговете които е се показват.

В следващите части от филтрите, намиращи се под бутона „Направи справка”, можете да филтрирате справката по валута на сметката по която е дълга и по номер на документа по който той е направен.

Втората секция, наречена „Филтри 2”. Ето как изглежда тя:

79

Фиг. 68Както се вижда от фиг. 68 има още три вида филтри.Първият от тях е „Срок за

издължаване” от него можете да изберете от коя до коя дата е трябвало да се издължи контрагента или Вие на него. По този начин, можете да следите кой закъснява с дълговете си.

Втората част, наречена „Дълг в % спрямо сметката” е за филтриране на справките спрямо това какъв минимален или максимален процент от тях вече е платен.

Третата част е „Закъснели с” от нея можете да филтрирате справката според това с колко точно дни месеци или години контрагента е закъснял да се издължи. Като в текстовите полета въвеждате цифра, а в падащите списъци избирате времеви диапазон, като „Дни”, „Месеци” или „Години”.

80

Фиг. 69Втората секция е тази за подреждането на данни. Тя е показана на фиг.

„Екстрийм ERP” има способността да подрежда данните в справките по три признака. Това ще рече, че например, ако искате да подредите дълговете по дати, но някой от датите съвпадат, можете да изберете втори признак по който да ги подредите, ако и по втория съвпадат, имате право възможност и по трети. От тази секция си избирате трите признака, на сортировка, като имате възможност и да ги оставите на позиция „Без сортировка”.

81

Фиг. 70

Четвърта секция съдържа опции за групиране на дълговете, по документи, по дати, по контрагенти и магазини. Когато в справката се използва групиране, дълговете се сумират. Например ако групирате данните по контрагент, ще ви се издаде справка за сумата на всички задължения от всеки един контрагент. Можете да групирате и по няколко признака наведнъж.

7. Справка наличности Едно от най-важните качества на всеки ERP софтуер, е да следи складовите

наличности. За това е много важно да разберете как се работи със „Справка наличности.” Тя изглежда по следния начин:

82

Фиг. 71

Когато заредите справката е нужно да въведете четири неща. Първо към коя дата се прави справката. Обикновено датата е днешната и не е нужно да я променяте. Второ, за каква стока ще направите справка за наличност, трето в кой склад ще е тя и четвърто в каква мерна единица.

Първите три опции се намират под таблицата като четвъртата е падащо меню в долната част на формата.

След въвеждането им натиснете „Направи справка”. Програмата ще ви изкара всички движения по дадената стока, какви са по тип и накрая ще напише „В склада са налични xxx мерни ед.”, като числото на мястото не “xxx” е наличността на стоката в дадения склад.

8. Баланс по ДДС Една от най-важните справки е „Баланс по ДДС”. С нейна помощ, ще можете да

следите какво количество ДДС дължите на държавата. След като я отворите тя е изглежда по следния начин:

83

Фиг. 72

На фиг. 72 е показана формата на справката „Баланс по ДДС”. В нея има филтри за всички документи. Както виждате можете да филтрирате справката взимайки под предвид конкретни документи, както и само платените.Също така можете да направите справката за даден период от време. След избора на филтрите натискате бутона „Направи справка”. Тогава формата зарежда всички данни, за приходи и разходи по ДДС.

84

Фиг. 73

9. Издаване на отчет с нулиране Когато приключва работния ви ден е задължително да издадете така наречения

фискален Z - отчет за приключване на деня. Това ще рече, че всички продажби, които сте регистрирали ще се изведат на една касова бележка, ще се изчисти електронната контролна лента на фискалното ви устройство и след това ще се издаде самия отчет, който ще съдържа информация за продажбите от последното издаване на Z – отчет до сега. Този отчет се записва във фискалната памет на вашия фискален принтер и на база на него се прави месечен отчет, който се дава на счетоводителя ви, за да може той да го предаде в НАП.

За да издадете фискален отчет за приключване на деня, е нужно да отворите модула за издаване на „Дневен фискален отчет”. Формата му изглежда по следния начин:

85

Фиг. 74

Издаването на Z – отчета е тристъпков процес. За да го извършите е нужно първо да изберете от падащия списък „Вид на отчета” опцията „Z – Отчет с нулиране.

Първата стъпка започва с натискането на бутона „Издай”. Така вашият фискален апарат, ще започне да печата електронната контролна лента. Тя ще съдържа всички продажби направени през касовия апарат от последния такъв отчет. Възможно е да е много дълга.

След като фискалното устройство завърши печатането. Натиснете бутона „Изчисти ел. лента”, който вече е станал активен.

86

Фиг. 75

Тогава фискалното устройство ще започне да изчиства електронната контролна лента от паметта си. След като приключи ще ви уведоми, с изписването на един ред с текст „ЕКЛ НОМЕР X Е НУЛИРАНА”.

След това можете да преминете към последната стъпка. Издаването на самия отчет. Това става с натискането на бутона „Издай Z отчет”, който вече е станал активен.

Фиг. 76

87

Така вашият фискален принтер, ще отпечата една бележка с отчет на базата на всички продажби в електронната контролна лента. С това процедурата по приключването на деня е готова.

10.Издаване на фискален отчет Както вече казахме Z – отчетите, издават фискален отчет за всички продажби

през работния ден. Това от което се интересуват счетоводителите, е месечен отчет, направен на базата на тези Z – отчети. В „Екстрийм ERP” това става от модула „Принтиране на фискален отчет”. Ето как изглежда той.

Фиг. 77

На фиг. 77 е показана секцията с най-важния отчет – месечния. За да издадете месечен отчет, е нужно да посочите годината и месеца за който да е той, след това да натиснете бутона „Принтирай отчет” и фискалното устройство ще изкара месечен отчет за избрания от вас месец.

Фиг. 78

На фиг. 78 е показана секцията с годишния отчет. За да го издадете, е нужно само да зададете за коя година е той и да натиснете бутона „Принтирай отчет”.

88

Фиг. 79

На фиг. 79 е показан фискален отчет, който е от дата до дата. За да го издадете, е нужно да изберете от коя начална дата до коя крайна дата да е отчета, като имате предвид, че началната и крайната дата се включват в него.

11. Репликация на базата данни След като издадете Z – отчет, има още нещо което е нужно да направите, за да

приключите деня. То се извършва само ако системата ви се състои от повече от едно работно място. Ако вие работите само с едно, моля не правете репликация.

Какво представлява репликацията на база данни? Когато системата ви се състои от повече от едно работно място, на всяко от тях им по една локална база данни и на един компютър има сървърна. Идеята е всички компютри, с които се работи на работните места, които ще наричаме клиенти, да пълнят локалните си бази с информация и след това да я синхронизират със сървърната. Сървъра от своя страна да им даде информацията от другите клиенти. И така след като приключи работния ден е нужно да направите репликация на базата данни.

89

Фиг. 80

На фиг. 80 е показано как да достигнете модула от главното меню. Първо от менюто на формата натискате „Файл” и след това „Направи репликация”.

Формата за репликация изглежда по следния начин.

Фиг. 81

90

Тя е разделена на две части. Първата е с информация за местонахождението на локалната клиентска база. Втората за сървърната.

За локалната база е нужно да се въведе IP адреса, който по подразбиране е 127.0.0.1 и сочи към компютъра на който стоите в момента и Пътя към базата. При натискане на бутона „Намери” се отваря прозорец, чрез който можете да намерите файла.

Информацията, която трябва да се въведе за сървърната база е същата, но се отнася за отдалеченият сървър. Трябва да се въведе IP адреса му и пътя към сървърната база в него. Веднъж въведена, тази информация се пази в програмата и не е нужно да я въвеждате отново.

След въвеждането на тези данни натиснете бутона със зеленото тикче и репликацията ще започне. Изчакайте докато тя не завърши напълно.

91

Глава шестаНастройки на програмата

1. Потребители Всяко едно действие се извършва от даден потребител на системата и в нея се

записва точно кой какви документи е издал.Също така, за достъп до самата система е нужно да се въведе потребителско име и парола. Управлението на потребителите става от модула „Потребители”, който се достъпва като от главното меню се избере „Права и пароли” -> „Потребители”. Формата изглежда по следния начин:

Фиг. 82

Както се вижда от фиг. 82 тя е разделена на две секции – „Справка” и „Добави потребител”.

„Добави потребител” се състои от една таблица със справка за всички потребители. В нея е показан номера на потребителя, неговото потребителско име и името на служителя, който го е създал. От тук можете да изтриете някое потребителско име. Това става, като го маркирате от таблицата и натиснете бутона „Изтрий”.

Втората секция е за добавяне на нов потребител. Ето как изглежда тя:

92

Фиг. 83

За да добавите потребител е нужно да въведете „Потребителско име”, с което ще влизате в системата, „Парола” за влизане, да повторите паролата си и да зададете на кой служител е даденото потребителско име, за да може всяко действие направено с едно потребителско име да е асоциирано с този служител. Също така можете да му дадете право да създава други потребители. И да им дава права. При правилен мениджмънт на потребителите, можете да следите всяка една тяхна стъпка.

2. Групи потребители. В „Екстрийм ERP”, на всеки потребител може да се зададе група. Идеята е, на

всяка група потребители, да се задават права за достъп и боравене с програмата. В модула „Групи потребители”, Вие имате възможност да създавате групи и да връзвате потребители към тях. Ето как става това:

Отваряте модула „Групи потребители”, който се намира в секцията „Права и пароли” на главния модул. При отварянето си, той изглежда така:

93

Фиг. 84

Модулът е разделен на две части. Първата е за добавяне и премахване на групи. За да добавите група, е нужно да въведете името ѝ в текстовото поле „Име”, а ако

желаете, можете да въведете коментар по групата. След това натискате бутона „Добави” и Групата се добавя в горната таблица.

За да премахнете група, е нужно да маркирате клетката на групата, която желаете да бъде премахната от таблицата и след това да натиснете бутона „Премахни”. Системата ще Ви пита, дали сте сигурни, че искате да изтриете тази група, при отговор да групата се премахва.

Втората секция е „Потребител -> Група”. Нейната функция е да свързва потребителите към дадена група. Ето как изглежда тя:

94

Фиг. 85

В тази секция има таблица, в която са показани всички потребители, които са вързани към дадена група.

За да вържете потребител към група, е нужно да изберете кой да е потребителят от падащият списък „Потребители” и коя да е групата от падащият списък „Групи”. След това натиснете бутона „Свържи” и връзката вече е създадена.

За да премахнете връзка на потребител към група, е нужно да маркирате клетка от реда на потребителя, който желаете да се премахне от групата и да натиснете бутона „Премахни”. Системата ще Ви пита, дали сте сигурни, че искате да изтриете тази връзка и след положителен отговор от Ваша страна, връзката се изтрива.

3. Права на групи потребители – В следващата версия.4. Настройка на фискалното устройство.

95

Фиг. 86

Модулът е разделен на две части. Горната е „Настройка на принтера”. От нея се избира модела на принтера, скоростта и порта, на която се комуникира с него. В случай, че комуникирате посредством програмата „FPrint”, е нужно да я изберете като модел на принтера.

Втората част, са опциите за работа. Първо се избира към коя данъчна група ще продавате, След това валутата, въведена в принтера и информацията за оператора на принтера. Във всяко ФУ има оператор, който си има номер и парола. Във фискалните принтери на фирма „Datecs” операторите имат номера и парола с минимум четири символа, като тя по подразбиране е „0000” – четири нули. След като настроите фискалното устройство, натиснете зеления бутон и настройките се записват.

Червеният бутон служи за излизане от модула „Настройка на фискален принтер”.

96

Глава седмаРечник

Технически термини

Форма – изглежда по следния начин:

Фиг. 87

Форма е всеки един прозорец на програмата. Независимо, дали той е диалогов или главен. Всеки самостоятелен прозорец на „Екстрийм ERP” се нарича форма. Във формите се съдържат всички бутони, падащи менюта, отметки секции и т.н.

Бутон – изглежда така:

Фиг. 88

Служи за предизвикване на събития. Събитието е написано на него и обикновено има картинка на него. Събитието се предизвиква като се натисне бутона, което става когато го натиснете с мишката.

Падащо меню – изглежда по следния начин:

97

Фиг. 89

Служи за избор на един елемент от списък от елементи. В случая на фиг. имаме списък със служители и от тях е избран „Иван Петров”.

Има два вида падащи списъци. Първият е като този показан на фиг. . От него само можете да избирате от списък с елементи. Вторият вид на външен вид е бял, а не сив както показания. От него можете не само да избирате от списък, но и да въвеждате свободен текст.

Отметка – изглежда по следния начин:

Фиг. 87

Служи за избиране дали дадено условие да е вярно или не. В случая на фиг. трябва да се избере дали стоката да е материална. Когато в кутийката на отметката има тикче или хикс или нещо друго, значи условието ѝ е истина. Например в нашия случай е избрано стоката да е материална.

Таблица – изглежда по следния начин:

Фиг. 90

Служи за представяне на данните в табличен вид. Можете да маркирате елементи или редове в нея, както и да ги избирате чрез двойно кликане върху тях.

Секция – изглежда по следния начин:

98

Фиг. 91

В много от формите има различни секции. В случая на Фиг. е показана формата „Стоки” и тя е разделена на дадените секции. Във всяка секция има различни бутони падащи менюта и т.н. Понякога дадена секция е достъпна само ако е въведена информацията за предишна. Програмата ще ви информира ако това е наложително.

Част – изглежда по следния начин:

Фиг. 92

Почти всички форми са разделени на подобни части. Идеята им е, да групират елементите им логически. Те нямат никакви други функции. Единствените им параметри са името им и елементите, които се включват в тях.

Модул – “Екстрийм ERP” е разделен на множество модули. Всички те могат да бъдат достъпни от главната форма. Такива са например: „Номенклатура стоки”, „Продажби”, „Справка плащания” и др.

Меню – изглежда по следния начин:

Фиг. 93

Разположението му е в най-горната част на всяка форма. От нея се избират най-различни операции и опции свързани с формата. Когато всяко от бутоните се натисне изскача под меню, което съдържа други операции.

Главно меню – то е главната форма на програмата. Изглежда така:

99

Фиг. 94

В него се съдържат всички модули на програмата групирани по смисъл.

Радио бутон – изглежда по следния начин:

Фиг. 95

От него се избира един измежду няколко елемента. Разликата между него и падащото меню е, че елементите между които можете да избирате са точно определени всеки път.

Общи термини

Номенклатура – номенклатурата е информация за обекти, които се използват за създаване на документи. Например стоката е номенклатура, с която се правят доставки и продажби. Контрагента е номенклатура, на която се правят продажби и която прави доставки.

Документ – това е отчитането на всяко едно събитие във Вашата фирма. Например продажбата на стока е събитие и програмата създава документ по него. Доставката

100

също е събитие. Всички събития се отбелязват в програмата и след това на базата на тях, се правят справки и анализи.

Справка – тя се прави на базата на някакви документи. Може да се направи както обикновена справка, така и аналитична. Какъв документ с какви параметри кога от кого на кого е издаден.

101