Facility Management

Daniel MacekKatedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví, Fakulta stavební,ČVUT v Praze

Historie FM

kořeny FM – USA 70. léta – velkoplošné kanceláře správci majetku, správci budov, správci

administrativy květen 1980 – Ann Arbor

setkání zájemců o FM – vznik National Facility Management Association

1981 – International Facility Management Association (IFMA)

komplexní pojetí podpůrných procesů

Historie FM

Evropa počátek 90tých let VB, skandinávské země, Francie, Benelux o 5 let později německy hovořící země východní Evropa – Maďarsko 1998 (HUFMA) první postkomunistický stát začleněný do IFMA

ČR v roce 2000 IFMA dnes – 18 tis. členů z 67 států

Podstata FM

FM je v principu aplikován řadu století Facility

snadnost, lehkost, obratnost, dovednost, poddajnost, přístupnost, výhodu, vhodné zařízení, prostředek, plynulost, zručnost, nadání, talent a vlohy

Management vedení, správa, řízení, obratné zacházení či řízení

význam nelze zachytit překladem

Definice FM

ČSN EN 15221-1 „Termíny a definice“ Facility management představuje integraci

činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti.

ČSN EN 15221-2 „Průvodce přípravou FM smluv“

dále platí obecně závazné právní předpisy (zajišťování BOZP, PO, OŽP, revize VTZ, ...)

Připravované normy

ČSN EN 15221-3 „Kvalita ve FM“ ČSN EN 15221-4 „Kategorizace ve FM“ ČSN EN 15221-5 „Procesy ve FM“ ČSN EN 15221-6 „Prostorová měření ve FM“

Definice „3P“

procesy + pracovníci + prostory

Vývoj FM

FM - interdisciplinární obor zahrnující: Architekturu a stavební projektování, strukturální a

materiálové inženýrství Interiérová architektura a optimalizace ploch Technická zařízení budov, integrované řízení TZB, Tepelná technika budov, energetické bilance budov,

materiálů a prvků, vzájemná interakce stavebních materiálů a jejich umístění v budovách

Řízení přístupu a pohybu po budově (Informační systémy budovy)

Správu a údržbu budov a zařízení Inteligentní budovy a inteligentní stavební materiály Základy ekologie, zelené technologie, trvale udržitelné

budovy a trvale udržitelné stavění

FM - interdisciplinární obor zahrnující: Systémové řízení a teorii řízení, kybernetiku CAD systémy GIS systémy Building Information Modelling a Enterprise Information

Modelling Ekonomiku stavebnictví (financování a rozpočtování,

klasifikace produkce), správu a údržbu budov Projektové řízení, rozvrhování kapitálu a feasibility studie Obecnou ekonomii Informatiku a teorii informací a komunikační a informační

systémy …

Výhody FM

uvolnění kapacit hlavnímu předmětu podnikání získání výhody nízkých nákladů v celém

hodnotovém řetězci zeštíhlení organizační struktury odpovědnost za zajištění podpůrných činností

přechází na dodavatele snížení počtu vlastních pracovníků zvýšení kontroly a prověření spektra podpůrných

činností – objevení rezerv (prostorové, procesní)

Výhody FM

zlepšení pracovního prostředí zkvalitnění služeb uvnitř organizace potlačením

nerentabilních činností zvýšení EID (Electronic Data Interchange ) a

interaktivní komunikace nalezení nových možností využití nemovitostí

Outsourcing

časově vymezený proces vyčleňování určité podnikové činnosti mimo podnik s následným zajišťováním této činnosti externím dodavatelem, přičemž výsledky této činnosti podnik dále využívá ve svém výrobním procesu

FM je prostředí pro řízení outsourcingu

Využívání outsourcingu (v %)

Důvody k využití outsourcingu soustředění se na hlavní činnost rozšíření přínosů reengineeringu přístup ke schopnostem a možnostem na

vysoké úrovni sdílení rizik – flexibilita, dynamičnost uvolnění zdrojů pro jiné účely uvolnění kapitálových prostředků

Důvody k využití outsourcingu přísun peněz – prodej aktiv outsourcovaných

činností snížení operativních nákladů a redukce

kontrolních činností nedostupnost interních zdrojů obtížná zvladatelnost

Rizika outsourcingu

ztráta kontroly nad procesem či činností problematická je vratnost rozhodnutí otázka bezpečnosti a informačních rizik závislost na poskytovateli

Motivace k outsourcingu

úspora nákladů (74%) strategická flexibilita (33%) větší koncentrace na podstatu podnikání

(28%) zlepšená kvalita služeb (25%) přístup k lepším schopnostem a technologiím

(24%) efektivnější a transparentnější procesy (23%)

Formy outsourcingu

částečný outsourcing např. IT služby – jedna firma vlastní HW a SW

licence, provoz řeší jiná firma

komplexní outsourcing kompletní zajištění včetně provozu

SLA

SLA (Service level agreement) dohoda o úrovni poskytovaných služeb smlouva mezi poskytovatelem (kontraktorem) a

klientem definovat rozsah, úroveň a intenzitu služeb

poskytovaných dodavatelem zákazníkovi

Co učinit před vlastním outsourcingem? znát hlavní předmět podnikání znát finanční plán společnosti stanovit existující portfolio a infrastrukturu znát kvalitu a možnosti vlastních

zaměstnanců definovat plán outsourcingu vybrat poskytovatele FM-služeb

Co učinit před vlastním outsourcingem? uzavřít detailní smlouvu (SLA) implementovat outsourcing

stanovit a dodržet krátkodobé i dlouhodobé termíny implementace

vyhodnotit průběh a zapracovat do činností vytvořit „jeden tým“

hodnocení poskytovatele KPI – Key performance indicators

periodicky vyhodnocovat požadavky na poskytovatele

Hodnocení výkonnosti FM

výkonový benchmarking srovnání klíčových služeb otázky ceny, kvality, vlastností výkonů, rychlosti,

spolehlivosti a pod. porovnání kvality jedné organizace FM s jinou

společností procesní benchmarking

zvýšení individuální výkonnosti hledá nejlepší praktiky

Proces benchmarkingu

naplánování benchmarkingového projektu shromažďování dat analýza dat, identifikace výkonnostních

mezer a hybných sil procesu zlepšování - adaptace procesních hybných sil

Proces podpůrných činností

nalezení FM organizace, která je nejlepší v dané činnosti

analýza příčin, které vedly k dosažení výsledků

vytvoření plánu pro zlepšení vlastní FM činnosti

monitorování a vyhodnocování výsledků

Facility manažer

řídící pracovník, který se zabývá podpůrnými činnostmi

stojí v čele útvaru (správa majetku, budov, objektů nebo řízení podpůrných činností)

odpovídá za plnění úkolů primárním posláním je vyladit vazby mezi „3P“ znalosti principů obchodní administrativy,

architektury, humanitních a technických věd dokonale pochopit potřeby základního

obchodního nebo výrobního procesu

Facility manager ve struktuře řízení Liniový facility manageři (operativní)

na úrovni středisek, provozů, objektů vedení při plnění každodenních úkolů vykonávají kontrolu, napravují chyby, řeší

problémy např. dispečeři speciálních činností – úklid,

ostraha, údržba

Facility manager ve struktuře řízení Střední facility manageři (taktičtí)

řízení liniových manažerů (případně i řadových pracovníků)

objektový manažer, vedoucí provozu, vedoucí střediska, vedoucí útvaru

koordinují vykonávané úkoly v souladu s plány a strategickými cíly organizace

Facility manager ve struktuře řízení Vrcholoví facility manažeři (TOP)

odpovídají za celkovou výkonnost FM-firmy generální ředitelé, odborní ředitelé, ředitelé divizí

nebo náměstci ředitelů formulují organizační strategie organizují, vedou lidi a kontrolují plnění cílů

Postavení facility managera ve firmě

Dominantní činnost FM-firem

správa nemovitostí složitější provozy

architekt + technolog vtisknou budově budoucí tvář a životní rytmus budovy

spolupráce s facility managery řada facility managerů vzejde z řad architektů architekt by měl zaškolit facility managera

Vybrané podpůrné činnosti

strategické a taktické plánování zařízení a vybavení

financování zařízení a vybavení výběr, nájem a správa nemovitostí výběr nábytku, zařízení a externích služeb výstavba, rekonstrukce, stěhování zdraví, bezpečnost, ochrana stanovení organizačních pravidel a postupů

Vybrané podpůrné činnosti

řízení kvality, benchmarking prostorové plánování a řízení provoz budov, údržba a správa dohled na obchodní služby (kopírování,

doprava, úklid, stravování) telekomunikace IT životní prostředí

Komunikace facility managera s klientem naslouchání

pochopit názory vedení – naučit se jejich řeči není to jejich a náš pohled na věc

prodat svůj úspěch vést si evidenci o úspěších a prezentovat je

klientovy vědět jak lobovat

Komunikace facility managera s klientem návrat investic

pořízené investice podložit čísly, jak se ovlivní ziskovost

přidaná hodnota jaká je přidaná hodnota FM v relaci s cíli firmy

spokojenost zákazníků sledovat spokojenost a získat odezvu identifikovat místa pro zlepšení

Osnova certifikačních zkoušek dle IFMA

Osnova certifikačních zkoušek dle IFMA

Synergie „3P“

pracovníci + procesy identické ve všech oborech řízení

+ prostory specifické pro FM správa + zajištění veškerého komfortu velikost, členění, technické vybavení, IT propojení

Pracovní prostředí

příjemné teplota, světlo, výměna vzduchu, čistota …

dostupnost a kvalita pracovních prostředků zajištění potřebných informací pomocí IT,

telekomunikací možnosti stravování, odpočinkové kouty

Správa nemovitostí a objektů

druhý největší výdaj (první jsou výdaje na mzdy)

optimalizace využití prostor minimalizovat nadbytek, ne však zcela

spotřebovat specifikovat zařízení a normy pro nakládání s

majetkem kabelážní systémy, klimatizace

Všeobecná údržba

bývá přehlížena zachování hodnoty investice náklady na údržbu podstatně zvyšují

provozní náklady min. náklady, max. efektivitu

nespadnout pod min. standard užívání předcházet opravám

Principy stanovení údržby

stanovit normy subjektivní pohled dodržení zdravotních a bezpečnostních norem

sestavit program preventivní údržby definovat práci

sestavit rozpočet

Členění údržby z hlediska časového operativní údržba

okamžitý zásah malý prostor pro rozhodování vytipovat rizikové skupiny zařízení, předem zajistit

dostupnost náhradních dílů např. horkovody, voda, plyn, el. energie, výtahy

plánovaná údržba plánované akce, např. malby, výměna výtahu...

Periodické kontroly identifikují: současné nebo potenciální problémy v oblasti

bezpečnosti a zdraví práce, které se budou vykonávat v příštím

rozpočtovém období pracovní síly pro tyto práce materiál pro tyto činnosti

Vedlejší výhody pravidelných prohlídek neformální kontakt s uživateli zařízení prohlídka dalších oblastí, např. čištění kontrola všeobecného pořádku facility manager je viděn společné prohlídky se správcem vytváří

dobrou příležitost pro probrání dalších plánů

Manuál údržby

plán budov v digitální podobě nezbytná telefonní čísla postupy při nebezpečí (havarijní/nouzový plán) seznam subdodavatelů a dodavatelů

nakupovaných služeb smlouvy na údržbu všeobecné požadavky na údržbu instrukce od výrobce požadavky na čištění instrukce služeb

Vytvoření jednotného dokumentu údržby rozdělení na menší celky výborným zdrojem informací je architekt dobře připravit smlouvy

předejde se nepříjemným situacím plánování výrobních kapacit údržby

jednotkové ceny (přirážky při malém množství) na základě času (potřeba dohled)

Zajištění materiálu

co použil architekt a proč požadovaná životnost jednoduchost údržby doba zavádění/dostupnost kontinuita výroby alternativy náklady

Protokol údržby

datum a čas, kdy byl poskytovatel kontaktován

datum a čas, kdy poskytovatel přijel stručný popis vykonané práce vykonané vícepráce datum a čas, kdy byla práce dokončena podpis poskytovatele

Kancelářské služby

pošta telefony, fax kancelářské potřeby záznamy kurýrní služby tisk, reprografie nábytek skladování, distribuce

Kancelářské služby

jsou samozřejmostí – mohou být podceňovány

často první vizitkou u potenciálního zákazníka

komunikace se zákazníkem a zaměstnanci výkon je obvykle v krátkém čase (denně,

hodinově, průběžně) – musí vycházet ze strategických cílů firmy

Hodnocení kancelářských služeb Je úroveň služeb ve shodě s požadavky?

zhodnotit současnou potřebu služeb (odbourat stohy papírů, do kterých se nikdo nedívá)

Může být použita technologie vedoucí ke zvýšení výkonu nebo snížení nákladů? přepojování/telekomunikace – digitální ústředny,

vedení mezi pobočkami, telekonference, internet tisky, reprografie – publikační systémy,

inteligentní fotokopírky

Hodnocení kancelářských služeb Která z forem zaměstnání lidí je

nejvhodnější? hlavní úvazek vedlejší úvazek dočasní zaměstnanci krátkodobé sezónní kontrakty pružná pracovní doba práce na směny mix

Kancelářský materiál - ŽP

omezit používání kancelářských potřeb informace raději na monitoru než na papíře

používat hospodárněji papír má dvě strany

recyklovat vybírat recyklovatelné produkty

čistící prostředky netoxické bez fosfátů, baterie bez rtuti ...

Prostorový (space) management optimalizace rozvržení budovy pro obchodní

potřeby prostorové plánování = práce s informacemi

+ komunikace s uživateli území základem jsou informace o materiálových

zdrojích, výrobních prostředcích a lidských zdrojích

Space manager

optimalizace využití prostor hledání nerentabilně využívaných prostor sledování nákladovosti (na plochu, osobu,

organizační jednotku ...) hledá jak náklady snížit patří mezi organizátory stěhování garantuje aktuálnost informací o prostoru v IS

(CAFM – Computer Aided Facility Management)

Energetický management

hospodárné nakládání s energiemi tepelně-technické vlastnosti objektů energetická úspornost použitých technologií ovlivňování a řízení procesů v energetickém

systému maximálně využít energeticko-ekonomický

potenciál v jednotlivých oblastech systému

Řízení energetického managementu legislativa – týkající se předpisy (např. zákon o

hospodaření energií, energetický zákon, zákon o ochraně ovzduší ...)

plánovací nástroje (územní plánování, energetické generely)

statistické nástroje - statistika, časové řady technické nástroje - vlastní monitorování, regulační

systémy analytické nástroje - analytické zprávy, průkazy

energetické náročnosti, energetické audity

Cíle energetického managementu optimalizace spotřeby

zlepšení tepelně-technických vlastností budov organizace provozu, nízkoenergetická zařízení max. využití tepelných zisků, druhotných zdrojů

energie optimalizace výroby a dodávky energie

procesy přeměny energie rozvody energie, zajištění stabilních dodávek

energie a paliv

K dosažení cílů EM je třeba zajistit: optimální stav provozovaných en. zařízení hospodárné využití všech forem energie

(paliv) garance a spolehlivost jednotlivých forem

energie v potřebném množství a čase optimalizace lidských zdrojů pro provoz

energetického hospodářství rozvoj energetického hospodářství

organizace jako celku

Procesy energetického managementu monitorování

sběr primárních dat, odečety měření, kontrola faktur

vyhodnocování analýza údajů a časových řad, provádění simulací

plánování žádoucích hodnot spotřeby, realizace opatření,

jejich průběh

Procesy energetického managementu rozhodování

o kontrolách, korekcích metody, periodicity monitorování, personální zajištění

řízení operativní řízení provozu

přikazování oprav, kontrol

kontrola systém monitoringu, odběrných míst,

energetických zařízení, vykonávaných činností

Základní činnosti energet. managementu

tvorba a aktualizace en. statistiky sledování a analýza legislativy zajištění smluvních vztahů s distributory energií monitorování a analýza spotřeby příprava a hodnocení projektů z oblasti energetiky analýza výstupů energetických auditů zajištění a kontrola opatření prezentace a propagace dosažených výsledků a další

Oblasti energetického managementu vnitřní energetický management

vlastní budovy, především kontrolní funkci vnější energetický management

reflektuje závěry a analýzy energetické politiky firmy včetně vnějších vlivů

krizový energetický management odhalování slabých míst a prevence, řešení

krizových stavů s min. negativních dopadů

Energetický management v praxi úroveň 1 – základní („hlava-tužka-papír“)

nízkonákladová organizační opatření, vyškolení obsluhy (stránka technická i morální), pořizování základních údajů spotřeby, vyhodnocování korekčních zásahů

úroveň 2 – pokročilá (použití IT/IS) vyhodnocení a analýza žádoucích a skutečných

hodnot spotřeby úroveň 3 – komplexní (užití IT k řízení budov)

tzv. inteligentní budovy, vyšší investice

Postup zřízení systému energet. man. prověření spotřeb energií a nákladů na ně rozhodnutí vedení o implementaci EM na

základě získaných informací výběr vhodných pracovníků agendy EM proškolení pracovníků a zajištění základních

provozních potřeb kontrola plnění funkcí systému EM,

pravidelné informace o přínosech

Implementační fáze sytému EM dotvoření dostupné metodiky

dokumentace objektů a zařízení soupis měřících míst popis měřících metod a používaný SW organizační strukturu systému EM i samotné

organizace způsob a odpovědnost realizace EM v souvislosti

s dalšími dotčenými subjekty

Implementační fáze sytému EM co v evidenci podchytit?

schéma organizace, areálu, objektů, měřícího místa (včetně fotografií měřících přístrojů)

dokumentace hlavních spotřebičů zavedení karty měřícího přístroje (kalibrovaná,

podružná) roztřídění měřících bodů – dle druhu energie,

dodavatele, místa apod.

Implementační fáze sytému EM informace pro efektivní řízení

spotřeba energie a paliv (vč. nákladů na ně) pro jednotlivé objekty

náklady na dodávku paliv a energie (dle fakturačních měřidel)

přehled a kategorizaci zdrojů, přípojek, spotřebičů měrné energetické hodnoty - vyhláška č.291/2001 předběžné návrhy opatření na snížení a

optimalizaci spotřeby energie na všech úrovních