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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

EMPRESARIALES

TRABAJO DE INVESTIGACION

TEMA:

“Documentos tributarios y comerciales como

sustento de la Contabilidad”

AUTOR:

Leonessa Ordóñez Alvarado

Enrique Iglesias Bonifáz

PROFESOR:

CPA EDUARDO RON AMORES

TERCER TRIMESTRE 2013

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RESUMEN

Este documento recopila información en cuanto a conceptos de los documentos tributarios y comerciales,

cada uno de estos son muy importantes en las transacciones que se realizan a diario en los pequeños y

grandes negocios dentro y fuera del país, se presenta un formato básico para

INTRODUCCIÓN

Este proyecto tiene como objetivo principal introducir al estudiando en mantenerse actualizado con las

reformas tributarias y comerciales.

Documentos tributarios:

Facturas:

Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a crédito tributario y en operaciones de

exportación.

Las facturas deben incluir, como mínimo, los siguientes requisitos:

1. Número y, en su caso, serie.

2. Fecha de la expedición.

3. Nombre y apellidos o razón social completa, tanto del obligado a expedir la factura como

Del destinatario de las operaciones.

4. Número de identificación fiscal (NIF) atribuido por la Administración española o, en su

Caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, del obligado a expedir factura.

5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

6. Descripción de la operación realizada.

7. Tipos impositivos aplicados.

8. Cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

9. Fecha en que se haya efectuado la operación que se documenta, si es distinta a la fecha

De expedición de la factura.

10. Si es una copia, se debe indicar que lo es.

Notas de venta - RISE:

Nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al

comprador, indicando cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

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Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el

compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas.

Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es

emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios:

La liquidación de compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúan las personas naturales

o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a

productos y/o acopiadoras (persona natural) de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria y

pesca artesanal, de productos silvestres, minería. Siempre que estas no otorguen comprobantes de pago por

estar imposibilitados de obtener número de RUC.

Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas

a espectáculos públicos:

Se entregan únicamente en transacciones con consumidores o usuarios finales. Estos documentos no

identifican al comprador por los siguientes motivos:

• No dan lugar a crédito tributario por el IVA.

• No sustentan costos y gastos para Impuesto a la Renta.

En caso de que el adquirente requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá

exigir a cambio la correspondiente factura o nota de venta, según el caso; estando obligado el emisor a

realizar el cambio de manera inmediata.

No se podrá emitir tiquetes de máquinas registradoras cuando se realicen operaciones que tengan por objeto

efectuar el envío de divisas al exterior a nombre de terceros.

Otros documentos autorizados.

Emitidos por Instituciones Financieras, Documentos de importación y exportación, tickets aéreos,

Instituciones del Estado en la prestación de servicios administrativos: sustenta costos y gastos y crédito

tributario siempre que cumpla con las disposiciones vigentes.

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Documentos Complementarios:

Guías aéreas o cartas de porte aéreo.

La guía aérea, instrumento no negociable, sirve como recibo para el remitente. Emitida por la aerolínea o por

el consolidador, la AWB indica que el transportista ha aceptado los bienes contenidos en la lista y que se

compromete a llevar el envío al aeropuerto de destino, de conformidad con las condiciones anotadas en el

reverso del original de la guía. Además, la AWB sirve como evidencia documentaria de haber completado el

contrato de flete, facturas de flete, certificados de seguro y la declaración de aduanas. La guía de carga ofrece

indicaciones al personal del transportista sobre el manejo, despacho y entrega de los envíos.

Declaración aduanera (de importación).

Acto efectuado en la forma prescrita por la Aduana, mediante el cual el interesado indica el régimen aduanero

que ha de asignarse a las mercancías y comunica los elementos necesarios para la aplicación de dicho

régimen.

Son documentos que se usan para registrar las entradas de dinero de una empresa, los comprobantes de

ingreso deben ser numerados y detallar en forma clara y precisa el origen del ingreso. Deben tener además la

fecha y estar firmados por el administrador y el Presidente de la Organización, como forma de control.

Notas de crédito:

Es el comprobante que envía el proveedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos

que en él se especifica.

Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y

girado sobre una plaza del interior.

En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y

comisiones sobre documentos, etc.

Notas de débito:

Se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con

posterioridad a la emisión del comprobante.

Guías de remisión:

Documento que sustenta el traslado de mercaderías por cualquier motivo dentro del territorio nacional.

Se entenderá que la guía de remisión acredita el origen lícito de la mercadería, cuando la información

consignada en ella sea veraz, se refiera a documentos legítimos, válidos, y los datos expresados en la guía de

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remisión concuerden con la mercadería que efectivamente se traslade.

Características Guía de Remisión.-

1. Identificación del destinatario de la mercadería, para lo que se incluirá su número del registro

único de contribuyentes, cédula de identidad o pasaporte, según el caso, apellidos y nombres,

denominación o razón social.

2. Dirección del punto de partida y del destino o destinos.

3. Identificación del conductor que transporta la mercadería, para lo que se incluirá su número del

registro único de contribuyentes, cédula de identidad o pasaporte según el caso, apellidos y nombres.

4. Número de placas del vehículo en el que se realice el traslado.

5. Identificación del remitente, cuando la guía de remisión ha sido emitida por el transportista o

destinatario.

6. Descripción detallada de las mercaderías transportadas, denominación, características, unidad

de medida y cantidad. De ser necesario, esta información podrá constar en un anexo a la guía de

remisión, en la cual se consignará el número de páginas del anexo.

7. Motivo del traslado.

8. Denominación, número de la autorización, fecha de emisión y numeración del comprobante de

venta, salvo en los siguientes casos:

a) Venta itinerante, en esta circunstancia los números de los comprobantes de venta respectivos se harán

constar en la guía de remisión, al final de la jornada, indicando el saldo de mercadería que no fue vendida o

entregada;

b) Cuando el volumen o cantidad de la mercadería trasladada y el precio de la transacción pueda ser

determinado solo cuando los bienes han sido efectivamente transferidos al adquirente;

c) Traslado para ventas en consignación, excepto de productos gravados con el impuesto a los consumos

especiales, cuando la transferencia la haga el sujeto pasivo del mismo;

d) Traslado entre establecimientos de un mismo contribuyente; y,

e) Traslado para exhibiciones o demostraciones.

9. Número de la declaración aduanera, cuando corresponda.

10. Fechas de inicio y terminación del traslado.

Utilización de Guía de Remisión:

Toda sociedad, persona natural o sucesión indivisa que traslade mercadería, debiendo emitirlas en especial en

los siguientes casos:

1. El importador o el Agente de Aduanas, según el caso.

2. En la movilización de mercaderías entre establecimientos del mismo contribuyente.

3. El proveedor, cuando el contrato incluya la obligación de entrega de la mercadería en el sitio

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señalado por el adquirente o acordado por las partes.

4. El adquirente, cuando el contrato determine la entrega de la mercadería en el establecimiento

del proveedor.

5. El exportador, en el transporte de las mercaderías entre sus establecimientos y el puerto de

embarque.

6. Quien acopia o almacena mercaderías en las actividades de recolección de éstas, destinadas a

una o varias empresas de transformación o de exportación.

7. El arrendador, en el caso que el contrato de alquiler de bienes incluya la entrega de los mismos

en el sitio que señale el arrendatario; o, por este, en el caso que el contrato de alquiler señale como

sitio de entrega de los bienes, cualquier establecimiento del arrendador.

8. El proveedor o el adquirente, según el caso, en la devolución de mercaderías.

9. El consignatario o el consignante, según el caso, en la consignación de mercaderías.

10. La sociedad, persona natural o sucesión indivisa que traslade mercaderías para su exposición,

exhibición o venta, en ferias nacionales o internacionales.

11. La sociedad, persona natural o sucesión indivisa que traslade mercaderías para su reparación,

mantenimiento u otro proceso especial.

12. La Corporación Aduanera Ecuatoriana, en el caso de traslado de mercaderías desde un distrito

aduanero a otro o de un distrito aduanero a un depósito industrial o comercial o de un depósito

aduanero a otro, en el caso de mercaderías en tránsito.

13. En el caso de traslado de los productos derivados de hidrocarburos, gas licuado de petróleo,

gas natural y biocombustibles, adquiridos a las sociedades o personas naturales debidamente

autorizadas por la Dirección Nacional de Hidrocarburos, la guía de remisión solo podrá ser emitida por

PETROCOMERCIAL o por los sujetos de control que efectúen la venta, que fueren designados

observando principios de generalidad mediante acuerdo ministerial, por parte del Ministerio de

Recursos Naturales no Renovables.

Documentos de Retención de Impuestos:

Comprobantes de Ingreso

El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general,

cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el voucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores

deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el día de la recaudación y se debe

conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control

interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de

la empresa.

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Comprobantes de Egreso

El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa,

especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso

diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, se pueden definir un documento tipo G

por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato pre impreso, solo de

definirá un tipo.

Comprobante de retención de impuestos

Documentos que acreditan las retenciones de impuestos, por los agentes de retención en cumplimiento de lo

dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, esto emita el Director General del Servicio de Rentas

Internas.

Características de los comprobantes de retención

Apellidos y nombres, denominación o razón social de la persona natural o sociedad o sucesión

indivisa a la cual se le efectuó la retención.

Número del registro único de contribuyentes o cédula de identidad o pasaporte del sujeto al

que se le efectúa la retención.

Impuesto por el cual se efectúa la retención en la fuente: Impuesto a la Renta, Impuesto al Valor

Agregado o Impuesto a la Salida de Divisas.

Denominación y número del comprobante de venta que motiva la retención, cuando

corresponda.

El valor de la transacción o del monto de la transferencia de divisas al exterior que constituye la

base para la retención.

El porcentaje aplicado para la retención.

Valor del impuesto retenido.

El ejercicio fiscal al que corresponde la retención.

La fecha de emisión del comprobante de retención.

La firma del agente de retención.

Cuando corresponda, el convenio internacional para evitar la doble tributación en el cual se

ampara la retención.

Utilización de comprobantes de retención.-

Los comprobantes de retención se presentarán conjuntamente en original y copias. La información sobre

impuestos retenidos que se registre en los comprobantes respectivos ser consolidada mensualmente, por cada

sujeto al que se efectúen las retenciones, en los pagos o acreditaciones en cuenta por servicios, realizados con

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intermediación de instituciones del sistema financiero, en las que éstas sean agentes de retención. Los

comprobantes de retención deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo

establecido en el Código Tributario respecto de los plazos de prescripción.

El detalle de la información de los comprobantes de venta que originaron la retención constará en este

documento o en un anexo que constituirá parte integrante del mismo y será entregado al sujeto al que se le

efectuó la retención.

Cada comprobante de retención debe ser totalizado y cerrado individualmente. En el caso de comprobantes de

retención emitidos por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas debe ser de

manera consecutiva., que tuvieran más de una página, deberá numerarse cada una de ellas, especificando el

número de la misma y el total de páginas que conforman el comprobante de retención.

Cheque

Es un documento contable de valor comercial, en el que el titular de la cuenta bancaria autoriza a otra persona

para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento,

prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Los cheques se clasifican en:

Cheque cruzado. el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una

cuenta bancaria.

Cheque para abono en cuenta. no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la

cuenta del portador.

Cheque certificado / conformado. El beneficiario solicita al banco de procedencia del documento que lo

certifique haciendo constar que tiene fondos suficientes para que el mismo sea efectivizado.

Cheque de caja o Cheque de Gerencia. Es un documento expedid por el banco, cuando el dueño de la

cuenta lo solicita por una cantidad determinada. Representa una garantía y no suele tener fecha de

caducidad.

Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos

por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero.

Cheque Post-fechado. Es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el dueño de la

cuenta, a la fecha de presentación estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados

para el respectivo cobro.

Pagare

Un pagaré es un documento legal entre comerciantes y una entidad bancaria o compañía de que contiene

la promesa incondicional de una persona, de que pagará al beneficiario, una suma determinada de dinero en

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un determinado plazo de tiempo. Cuando el emisor del pagaré es una sociedad, la persona que lo firme en su

nombre debe consignar la denominación de la entidad que representa.

Letra de cambio

La letra de cambio es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden de hacer pagar

a su vencimiento al deudor o una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos

los que en ella intervienen.

Vale de Caja

Es un documento formal o informal, que el responsable de caja llena para la realización de gastos menores y

que por lo regular no expide una factura o comprobante fiscal. Estos vales le sirven a la empresa para

justificar gastos menores que la compañía requiere.

Ejemplos Escaneados de Documentos

Factura

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NOTA DE VENTA

11

NOTA DE VENTA RISE

12

LIQUIDACION DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

13

TIQUETES EMITIDOS POR MAQUINAS REGISTRADORAS.

14

BOLETO A ENTRADAS O ESPECTACULOS PUBLICOS

15

BOLETOS EMITIDOS POR COMPAÑIAS DE AVIACION

16

NOTAS DE CREDITO

17

NOTA DE DEBITO

18

GUIAS DE REMISION

19

COMPROBANTE DE INGRESO

20

COMPROBANTE DE EGRESO

21

CHEQUE

22

PAGARE

23

LETRA DE CAMBIO

24

VALE DE CAJA

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Resumen de Artículos

“Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos

complementarios"

Articulo 5.-

Para obtener la, autorización para la impresión de los comprobantes de venta, documentos complementarios

y comprobantes de retención, los sujetos pasivos deberá solicitarla a través de los establecimientos gráficos

autorizados por el SRI.

La emisión de los comprobantes también pueden realizarse mediante, sistemas computarizados previa

autorización del Sri; los, contribuyentes que tengan la autorización para este tipo de emisión de

comprobantes, también, puede solicitar la autorización para la impresión de los mismos en un establecimiento

gráfico.

Los sujetos pasivos que están autorizados a, emitir tiquetes, en máquinas registrados deberán

obligatoriamente tener facturas, o notas de venta para entregárselas al comprador, del bien o servicio, cuando

el, lo requiera, para justificar sus, deducciones de impuesto, a la renta.

Art. 6.- Período de vigencia de la autorización para imprimir y emitir comprobantes de

Venta, documentos complementarios y comprobantes de retención.

El período de vigencia es de un año siempre y cuando:

Presenten sus declaraciones cuando en la fecha establecida, no tengan pagos pendientes so en mora.

La información en RUC sea correcta

Art. 8.- Obligación de emisión de comprobantes de venta y comprobantes de

Retención

Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos

pasivos de impuestos, a pesar de que el adquirente no los solicite o exprese que no los

requiere.

En las transferencias de combustibles líquidos derivados de hidrocarburos y gas licuado de

petróleo se deberá emitir comprobantes de venta por cualquier valor.

Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán emitir

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comprobantes de venta de manera obligatoria en todas las transacciones que realicen,

independientemente del monto de las mismas.

Los trabajadores en relación de dependencia no están obligados a emitir comprobantes de

venta por sus remuneraciones.

Los agentes de retención en forma obligatoria emitirán el comprobante de retención en el

momento que se realice el pago o se acredite en cuenta, lo que ocurra primero y estará

disponible para la entrega al proveedor dentro de los cinco días hábiles siguientes al de

presentación del comprobante de venta.

Art. 9.- Sustento del crédito tributario

Para ejercer el derecho al crédito tributario del impuesto al valor agregado por parte del adquirente de los

bienes o servicios, se considerarán

válidas las facturas, liquidaciones de compras de bienes y prestación de

siempre que se identifique al

comprador mediante su número de RUC, nombre o razón social, denominación o nombres y

apellidos, se haga constar por separado el impuesto al valor agregado y se cumplan con los

demás requisitos establecidos en este reglamento.

Art. 10.- Sustento de costos y gastos

Para sustentar costos y gastos del adquirente de bienes o servicios, a efectos de la determinación y liquidación

del impuesto a la renta, se

considerarán como comprobantes válidos los determinados en este reglamento, siempre que

cumplan con los requisitos establecidos en el mismo y permitan una identificación precisa del

adquirente o beneficiario.

También sustentarán gastos, para efectos de la determinación y liquidación del impuesto a la

renta, los documentos que se emitan por el pago de cuotas o aportes que realice el

contribuyente a condominios, siempre que en los mismos esté plenamente identificado el

condominio, número de RUC y dirección, y se identifique también a quien realiza el pago,

con su nombre, razón social o denominación, número de RUC o cédula de identificación y

dirección.

Estos comprobantes deberán también ser pre impresos y pre numerados.

Art. 17.- Oportunidad de entrega de los comprobantes de venta y documentos

Autorizados

Los comprobantes de venta y los documentos autorizados, referidos en este

reglamento, deberán ser entregados en las siguientes oportunidades:

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En el momento de la venta, en caso de que el pago se realice por transferencia se entregara junto con el bien,

en caso de pago a través de convenios de debito se entregara junto con estado de cuenta.

Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, el comprobante de

venta se entregará en la fecha en que se perciba el ingreso o en la que se celebre la escritura

pública, lo que ocurra primero.

Art. 41.- Archivo de comprobantes de venta, documentos complementarios y

Comprobantes de retención.

Los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, deberán conservarse

durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario respecto de los plazos

de prescripción.

CONCLUSIÓN

El trabajo realizado nos demuestra que los documentos tributarios, diversifican su uso, características y

finalidad conforme el giro de cada negocio, o el fin que se use, lo importante es siempre tener los documentos

actualizados, constatar que la información sea la correcta y siempre legal.

BIBLIOGRAFÍA

Páginas de internet, buscador Google.

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_en_los_negocios/a/Factu

ras-Caracter-Isticas-Y-Tipos.htm

Wikipedia

www.sri.gob.ec

http://icontable.com/node/1368