PROPOSAL TUGAS AKHIR 1. RINGKASAN 1.1 Judul Penelitian PERANCANGAN SISTEM INVENTORY DAN TRANSAKSI SPARE PART MOTOR STUDI KASUS TOKO U.D SRI REJEKI 1.2 Peneliti Nama NRP Jurusan Fakultas : Fahrizal Maulidi : 06.04.5.1.1.00269 : Manajemen Informatika : Teknik UNIJOYO

1.3 Abstraksi Penelitian Tugas Akhir Penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Penjualan Spare parts pada Bengkel Sepeda Motor ini dilakukan di bengkel UD.SRI REJEKI yang berlokasi di daerah Teja-Pamekasan.Ini dilatar belakangi oleh adanya perkembangan yang terjadi pada penjualan spare parts yang mengakibatkan permasalahan pada aktifitas penjualan. Penjualan yang dilakukan selama ini dengan sistem manual dirasa sangat kurang efektif, terutama dalam hal efisiensi waktu. Dalam penelitian ini, peneliti berusaha mencari pemecahan permasalahan tersebut. Sehingga peneliti dapat mengusulkan suatu sistem informasi sebagai perbaikan dari permasalahan yang timbul yaitu dengan memanfaatkan komputer. Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan studi kasus yang kemudian memeberikan solusi kepada pemakai sistem dalam hal penyajian informasi berbasis komputer. Dengan bantuan teknologi canggih yakni komputer, diharapkan manajemen bengkel dapat memeperoleh informasi yang berkualitas dan untuk mempercepat proses penjualan spare parts. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka penulis mempunyai tujuan untuk merancang sistem informasi penjualan spare parts berbasis komputer yang diharapkan dapat mempermudah bengkel dalam menjalankan transaksi penjualan spare parts. Kata Kunci: Sistem informasi, inventory,penjualan sprae part motor

1

Universitas Trunojoyo

2. PENDAHULUAN 2.1 Latar belakang Industri otomotif sepeda motor di Indonesia semakin berkembang. Hal ini tampak dari tingkat Penjualan sepeda motor yang semakin meningkat, diikuti dengan banyaknya jenis sepeda motor baru yang bermunculan. Dengan banyaknya jenis sepeda motor baru, maka jenis spare part yang ada pun semakin bertambah. Dengan demikian, menuntut setiap industri otomotif dalam bidang penjualan spare part sepeda motor untuk memberikan pelayanan sebaikbaiknya, antara lain dalam hal kelengkapan variasi jenis spare part sepeda motor. U.D SRI REJEKI merupakan salah satu bagian dari industri otomotif dalam bidang penjualan spare part sepeda motor. U.D SRI REJEKI ini berlokasi di Jalan raya Teja timur Pamekasan Madura. Selain bergerak dalam bidang servis motor dan penjualan spare part sepeda motor secara eceran, toko ini juga menjual spare part sepeda motor secara grosir dengan area pemasaran Pamekasan dan sekitarnya. .Selama ini system yang digunakan adalah system manual,pada saat membeli spare part dari U.D SRI REJEKI,pegawai mencatat data barang yang dibeli.Semua data transaksi hari itu dibukukan dan disesuaikan dengan data gudang,sedangkan gudang dapat mengurangi jumlah barang dari laporan harian dan melakukan pemesanan dengan cara ordering first.distributor dating ke U.D SRI REJEKI,dalam konteks ini petugas gudang memesan barang yang sudah atau akan habis. Pada awalnya berdirinya U.D SRI REJEKI ini tidak mengalami masalah dalam pengelolan persediaan spare part.Akan tetapi seiring dengan perkembangnya, U.D SRI REJEKI ini mulai mengalami permasalahan mengenai status ketersediaan spare part yang ada di gudang.Saat ini seluruh aktivitas berkaitan dengan persediaan spare part yang dijual, mengenai jumlah,lokasi dan ketersediaannya hanya dibebankan pada 1 orang pegawai saja. Permasalahan mulai muncul,saat pegawai tersebut tidak masuk.Pada saat aktivitas bisnis dilakukan,terjadi kekacauan pada transaksi jual beli.Pihak U.D SRI REJEKI tidak mendapatkan informasi yang tepat mengenai jumlah spare part yang tersedia.Ketersediaan informasi mengenai status persediaan spare part di

2

Universitas Trunojoyo

gudang saat ini,akan berdampak pada kapan pemesanan akan dilakukan. U.D SRI REJEKI juga mempunyai persediaan jenis spare part yang jumlahnya ratusan,diamana variasi jenis spare part mengalami penambahan seiring dengan bertambahnya merk dan jenis sepeda motor baru.Oleh karena itu,aktivitas berkaitan dengan pembaharuan informasi mengenai peletakan spare part dalam gudang harus senantiasa dilakukan.Untuk mengatasi permasalahan yang terdapat di U.D SRI REJEKI berkaitan dengan pengelolan persediaannya,maka diperlukan system informasi yang mampu mengakomudasi status ketersediaan,pembaharuan informasi berkaitan dengan penambahan jenis spare part yang akan dijual beserta lokasi penyimpananya,dimana informasi tersebut tidak hanya dikuasai oleh 1 orang.Sehingga pihak U.D SRI REJEKI mampu mengakses informasi kapanpun dibutuhkan dan oleh siapapun orang yang berwenang.Tugas akhir ini akan merancang system informasi transaksi dan persediaan spare part motor yang nantinya akan diperoleh data sebagai berikut: 1. Data penjualan spare part setiap hari 2. Data spare part dalam gudang 3. Data spare part yang siap dipesan kepada distributor 4. Data spare part yang telah dikirim 2.2 Perumusan Masalah Dalam tugas akhir ini permasalahan yang akan dirumuskan adalah bagaimana merancang sistem informasi yang mampu mengakomodasi status ketersediaan dari semula yang dilakukan secara manual menjadi lebih efisien atau otomatis yang tersusun dalam database.

3

Universitas Trunojoyo

2.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat dari pembuatan tugas akhir ini adalah : Tujuan : Tujuan dari tugas akhir ini adalah mereancang system informasi persediaan barang.Sehingga didapatkan data sebagai berikut : 1. Mendapatkan data persediaan spare part di toko 2. Menefisiensi pekerjaan3. Mendapat data barang yang siap dipesan kepada suplier

4. Mendapat data barang yang keluar setiap hari Manfaat : Manfaat bagi pegawai adalah :

Mudah dalam melakukan trasaksi penjualan Mudah melakukan penyusunan laporan barang dan trasaksi Manfaat bagi pemilik toko adalah :

Mudah dalam memonitoring persediaan barang Efesiensi penulisan laporan data barang Adapun batasan masalahdalam tugas akhir ini yaitu system tidak bisa

2.4 Batasan Masalah mebuat laporan laba dan rugi dari hasil penjualan. 2.5 Metodologi Penelitian Pembuatan Tugas Akhir ini dilakukan dengan mengikuti metodologi sebagai berikut : 1. Study Pustaka Mencari dan mempelajari berbagai macam literatur yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi, teori-teori yang berhubungan dengan aplikasi yang akan dibuat dan bahasa pemrograman yang akan digunakan untuk membuat aplikasi tersebut. 2. Survey Pada tahapan ini adalah melakukan survey kelapangan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada. 3. Perumusan Masalah dan Tujuan

4

Universitas Trunojoyo

Pada tahap ini adalah merumuskan masalah dan tujuan yang akan dicapai dan menentukan garis besar yang akan dibahas dalam pembuatan sistem. 4. Perancangan Perangkat Lunak Pada tahap ini akan dilakukan perancangan perangkat lunak yang meliputi penentuan data-data yang akan digunakan, proses-proses yang akan dilaksanakan, dan penentuan rancangan antar muka berdasarkan studi pustaka yang telah dilakukan 5. Pembuatan Perangkat Lunak Dalam tahapan ini adalah pembuatan pemrograman yang digunakan. 6. Pengujian dan Evaluasi. Pada tahap ini program yang telah dibuat diuji kebenarannya dengan menggunakan data yang telah dipersiapkan sebelumnya. Selanjutnya, hasil dari pengujian program akan dievaluasi untuk menentukan kebenaran dari program dan menentukan perlu tidaknya dilakukan modifikasi pada program. 7. Penyusunan Laporan. Tahap ini merupakan tahap terakhir dari penyusunan tugas akhir yaitu penulisan laporan dari tugas akhir yang dibuat 2.6 Metodologi Penulisan Maksud dari sistematika penulisan ini adalah untuk memperoleh suatu penyusunan masalah yang berkaitan langsung dengan yang lainnya dengan menggunakan metode penulisan berikut: BAB I. PENDAHULUAN Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat pembuatan tugas akhir, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. perangkat lunak atau mengimplementasikan desain atau rancangan sistem kedalam bahasa

5

Universitas Trunojoyo

BAB II LANDASAN TEORI Berisi tentang teori-teori dan hubungannya dengan permasalahan yang dibahas BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM Menjelaskan analisa sistem dan desain sistem, analisa sistem meliputi identifikasi permasalahan yang ada beserta solusi alternatifnya sedangkan perancangan sistem membahs tentang desain dari sistemyang akan digunakan berdasarkan analisa sistem. BAB IV IMPLEMENTASI Pada bab ini dijelaskan tentang bagaimana program ini diimplementasikan, dan menjelaskan program menu dan sub-sub menu yang telah disediakan BAB V PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dan saran 2.7 Jadwal Pelaksanaan Pengerjaan Tugas Akhir ini direncanakan dan akan dilaksanakan dalam kurun waktu sebagai berikut, terhitung 1 Desember 2010BULAN KE NO 1 2 3 4 5 6 KEGIATAN Survei dan studi pustaka Analisa permasalahan dan membuat proposal Desain Sistem Pengimplementsian Sistem Uji Coba Sistem dan Maintenance Penulisan Laporan Penelitian I II III IV V VI

3

LANDASAN TEORI

3.1 U.D SRI REJEKI

6

Universitas Trunojoyo

UD.SRI REJEKI merupakan toko spare part motor yang terdapat di Jl.Raya Teja Timur Pamekasan Madura.Pemilik toko bernama Ahmad Fauzi mendirikan U.D ini pada tanggal 05 Mei 2006.Toko spare part ini bukan satu satunya dipamekasan, tapi karena letaknya yang stategis yaitu bersebelahan dengan AHASS sehingga menjadi nilai plus bagi toko UD.SRI REJEKI dalam hal penjualan dan sekaligus melayani servis. 3.2 Sistem Informasi Informasi : Data yang telah diproses sehingga bermakna dan dapat meningkatkan pengetahuan bagi pemakainya.langsung pada pemakainya hal untuk membedakan data dan informasi adalah makna yang terkandung dan bersifat relatif. Sistem informasi : ada beberapa komponen (manusia, IT, prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi) dan ditujukan untuk mencapai tujuan/sasaran yang berguna bagi pemakainya dengan manfaat yakni : a. b. c. tepat kepada pemakainya (Relevance) tepat waktu (Timelines) tepat nilainya ( Accurate) Data diolah melalui siklus pengolahan data dengan komponen input, model dan output. Data disimpan terlebih dahulu dalam bentuk basis data dan setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi seperti sistem informasi mempunyai komponen : a. b. c. d. Input merupakan data yang masuk Model menunjukkan suatu proses Output berupa informasi yang dihasilkan Basis Data adalah kumpulan data.

3.3 Basis Data Basis Data terdiri atas dua kata,yaitu Basis dan Data.Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang / 7 Universitas Trunojoyo

berkumpul.Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Beberapa definisi dari Basis Data dalam sejumlah sudut pandang: Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisir sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersamaan sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memnuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/tabel/ yang saling berhubungan yang disimpan Basis Data memiliki prinsip yang utama yaitu pengaturan data. Sedangkan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.Dalam penyimpanannya Basis Data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (hardisk). Untuk melakukan pengleolan dilakukan melalui perantaraan alat / mesin pintar elektronis (yang dikenal sebagai komputer). Data yang disimpan dapat disebut basis data apabila dilakukan pengaturan / pemilihan / pengelompokan / pengorganisasian terhadap data tersebut sesuai dengan jenis fungsinya.Pengaturan / pemilihan / pengelompokan / pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/table terpisah dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data dalam setiap file/table. dalam media penyimpanan elektronis.

3.4 PHP PHP adalah bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memprogram situs web dinamis,

8

Universitas Trunojoyo

walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. PHP sudah dikenal sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi diserver, dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) dan Java Server Pages (JSP). PHP sering digunakan karena beberapa sebab diantaranya: a. Life cycle yang singkat, sehingga PHP selalu up to date mengikuti perkembangan teknologi internet. b. Cross Platform, PHP dapat dipakai pada web server yang ada dipasaran seperti Apache, AOLServer, fhttpd, phttpd, Microsoft IIS, dan lain-lain dan dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi seperti Linux, Unix, FreeBSD, Solaris, Windows. c. PHP mendukung berbagai macam datebase baik yang komersial maupun non komersial, seperti SQL, MySQL, Oracle, SQL Server, Informix, dan lain-lain. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP bernama FI (Form Interpreted). Pada saat tersebut PHP adalah sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web. Perkembangan selanjutnya adalah Rasmus melepaskan kode sumber tersebut dan menamakannya PHP/FI, pada saat tersebut kepanjangan dari PHP/FI adalah Personal Home Page/Form Interpreter. Dengan pelepasan kode sumber ini menjadi open source (perangkat lunak sumber/kode terbuka), maka banyak programmer yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP. Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini interpreter sudah diimplementasikan dalam C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend, menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998 perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan nama rilis tersebut menjadi PHP 3.0. Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai. Versi ini banyak dipakai sebab versi ini mampu dipakai untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki

9

Universitas Trunojoyo

kecepatan proses dan stabilitas yang tinggi. Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Versi ini adalah versi mutakhir dari PHP. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Dalam versi ini juga dikenalkan model pemrograman berorientasi objek baru untuk menjawab perkembangan bahas pemrograman kearah pemrograman berorientasi objek.

3.5

MySQL MySQL merupakan sebuah Database Management Sistem

(DBMS).Untuk menambah,mengakses,dan mengolah data yang tersimpan dalam sebuah basis data komputer,diperlukan DBMS,seperti MySQL. Kelebihan MySQL: 1. Mampu melakukan operasi multi-theaded,artinya MySQL dapat membagi pekerjaanya dalam beberapa proses dan dapat dikerjakan pada saat yang bersamaan.MySQL akan lebih berdaya guna pada komputer server yang memiliki melebihi dari satu prosessor(multiprosessor) 2. Tersedianya antarmuka aplikasi dengan program-program lainnya meliputi C,C++,Eiffel Java,Peal,PHP,Phyton,Tel API,dan Delphi 3. Dapat menggunakan bahasa Query standar yaitu dimiliki SQL (Structure Query Language) 4. Metode enkripsi password yang sangat baik

4. ANALISA DAN DESAIN SISTEM 4.1 Analisis Sistem

10

Universitas Trunojoyo

Penjualan spare part yang ada selama ini menggunakan sistem manual begitu juga pada data persediaan barang di dalam gudang.Sistem yang di pakai UD.SRI REJEKI tidak rumit namun record data-data penjualan maupun data gudang semua dicatat di kertas. Pada saat pembeli transaksi penjualan terjadi,pegawai mencatat data barang yang dibeli.Setelah itu semua data transaksi hari itu diakumulasi dan disesuaikan dengan data gudang agar persediaan barang yang tersisa dapat diketahui sebagai pendukung keputusan pemesanan barang yang akan datang dan dari data tersebut,pemilik toko dapat membuat laporan harian sedangkan gudang dapat mengurangi jumlah barang dari laporan harian dan melakukan pemesanan barang sesuai dengan informasi yang didapat dari data tersebut. 4.2 Deskripsi Sistem . Pada sistem informasi transaksi dan persediaan spare part motor ini diharapkan dapat memudahkan pegawai dalam melakukan transaksi serta penyusunan laporan penjualan.Pelaporan ke pemilik toko yang nantinya dapat dijadikan laporan umum.Dari sistem ini juga dapat mengetahui stok barang yang tersedia di dalam gudang serta mengetahui masa experied date setiap obat, sehingga memudahkan admin ubtuk melakukan spare part lebih dini. 4.3 Analisis kebutuhan Sistem inventory dan transaksi spare part pada UD.SRI REJEKI akan membantu petugas dalam melakukan transaksi ,dan mengecek persediaan barang. Kemudahan lainnya adalah dalam penginputan data sekaligus laporan dalam tiap bulan maupun tahun oleh pegawai yang bersangkutan.Beberapa spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak sebagai berikut. Penggunaan perangkat keras Perangkat keras adalah alat alat yang digunakan untuk mendukung pengadaan sistem informasi yang lebih optimal.Adapun spesifikasi komputer yang digunakan: a) Prosesor intel pentium IV 1.6 atau lebih b) Harddisk 80G atau lebih c) Memory 1 Gb atau lebih d) Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 768

11

Universitas Trunojoyo

e) Mouse dan keyboard Penggunaan perangkat lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam menjalankan sistem ini adalah: a) Microsoft Windows XP b) Database yang digunakan adalah My SQL c) XAMPP d) Macromedia Dreamweaver 8 4.4 Perancangan Proses Adapun rancangan proses dari sistem informasi inventory dan penjualan spare motor di toko UD SRI REJEKI Use Case Diagram Pada gambar berikut akan dijabarkan secara lengkap dan global tentang Sistem Informasi inventory dan penjualan spare part motor di toko UD.SRI REJEKI.Sebuah Usecase mempersentasikan sebuah interaksi antara admin, pemilik dan petugas harian / kasir.

12

Universitas Trunojoyo

Manage data Pegawai

Manage Persediaan Barang laporan Transaksi Laporan barang Login Account User Manage Barang Masuk transaksi penjualan

Kasir

Admin/ Pemilik

Manage Supplier Pegawai Gudang manage data barang

manage pemesanan

Gambar 3.2 Use Case Diagram inventory dan penjualan spare part

13

Universitas Trunojoyo

Pada gambar 3.2 diatas menggambarkan tentang use case diagram, dimana user dalam alur ini yaitu: 1. Admin/Pemilik Admin adalah orang yang mengelola system.Hal hal yang dapat dilakukan oleh admin adalah : a. View, input, delete dan update data pegawai b. View, input, delete dan update persediaan barang c. Mencetak laporan penjualan,pemesanan,barang masuk dan daftar transaksi spare part d. Mengubah Account Usernya 2. Pegawai Gudang Pemilik adalah orang yang mempunyai toko.Hal hal yang dapat dilakukan oleh pemilik adalah : a. View, input, delete dan update persediaan barang b. Mencetak laporan penjualan,pemesanan,barang masuk dan daftar transaksi spare part c. Mengubah Account Usernya d. View, input, delete dan update barang masuk e. View, input, delete dan update Suplier f. View, input, delete dan update data barang g. View, input, delete dan update pemesanan 3. Kasir Kasir adalah orang yang melayani proses transaksi di toko.Hal hal yang dapat dilakukan oleh kasir adalah : a. View persediaan barang b. View, input, delete dan update transaksi penjualan c. Mencetak laporan transaksi

14

Universitas Trunojoyo

15

Universitas Trunojoyo

5. DAFTAR PUSTAKA 1. Hakim, Lukmanul. 2004. Cara Ampuh Menguasai Macromedia Flash. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo 2. Yogyakarta. 3. Kadir Abdul. 2003. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. 4. Mulyana, Y.B. 2004. Trik membangun Situs Menggunakan PHP dan MySQL. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. 5. Rafiza, H. 2006. Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP 5. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem

Informasi. Yogyakarta : Andi

6. Suja, Iman. 2005.

Pemrograman SQL dan Database Server.

Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

7. Sunarfrihantono, Bimo. 2003. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

PHP dan MySQL untuk Web.

8. Suteja, BR. Prijono, A. dan Agustaf, R. 2005. Menguasai Pemrograman WEB. Bandung : Informatika.

Mudah dan Cepat

16

Universitas Trunojoyo

9. Suyantoro, S.F. 2007.

Trik Cepat dan Mudah Mendesain WEB

Profesional. Yogyakarta : DigiBook Technology dan Andi Yogyakarta. 10. Triyuliana, A.H. 2006. Tutorial 5 Hari : Membuat Website Interaktif

dengan Macromedia Dreamweaver 8. Yogyakarta : Andi Yogyakarta dan Semarang : Wahana Komputer.

17

Universitas Trunojoyo

TUGAS AKHIR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY DAN PENJUALAN SPARE PART MOTOR STUDY KASUS TOKO UD.SRI REJEKI PAMEKASAN

Oleh : FAHRIZAL MAULIDI 06.04.5.1.1.00269

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TRUNOJOYO BANGKALAN18 Universitas Trunojoyo

2010 - 2011

19

Universitas Trunojoyo