Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah

8/14/2019 Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah

1/24

Menguruskan Tuntutan Yang Dibuat Oleh Pegawai

Peraturan-Peraturan Yang Diperlu Dipatuhi

1. Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan (surat arahan)

2. Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan dibuat

3. Surat/dokumen perlu diakui sah

4. Tuntutan tidak berulang / bertindih


2/24

Proses Kerja Urusan Tuntutan Perjalanan

Bil Proses Kerja

Pegawai

YangDiluluskan

Seksi Undang-

UndangPeraturan

1. Sediakan borang tuntutan perjalanan yang lengkap

kepada pegawai yang membuat tuntutan

2. Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada

Lampiran B

Muka 1

Nama Pegawai

No. Kad PengenalanGred, kategori, dan jawatan

No. Akaun Bank,Kod Bank

Nama & Alamat bank

Gaji, elaun-elaun

Butir-butir kenderaan

Alamat Pejabat

Alamat Rumah

Muka 2

Tarikh

Waktu bertolak dan sampai

Tujuan/TempatJarak (KM)/Tambang

Muka 3

i. Butir-butir Elaun Perjalanan Kenderaan

ii. Butir-butir tambang pengangkutan jalan

iii. Butir-butir tuntutan elaun makan/harian

Muka 4

i. Butir-butir tuntutan bayaran sewa hotel

ii. Tuntutan pelbagai

Muka 5i. Tandatangan pegawai

ii. Tandatangan pengesahan Ketua Jabatan


3/24


4/24


5/24

TATACARADAFTAR BAYARAN

DANBAUCAR BAYARAN


6/24

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan invois tanpa

pesanan tempatan / tuntutan perjalanan / gaji / panjar wang runcit akhir di dalam sistemeSPKB yang perlu melalui proses berikut :

1.1 peringkat daftar bayaran1.2 peringkat baucar bayaran

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagai proses pembayaran tanpa pesanan tempatan .

3.0 SINGKATAN

AGO - Pejabat Perakaunan

BB - Baucar Bayaran

DB - Daftar Bayaran

DCS - Sistem Kawalan Data (Data Control System)

eSPKB - Sistem Perancangan dan Kawalan Bajet Elektronik

PTJ - Pusat Tanggungjawab


7/24


8/24

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

6

7.

8.

9.

10.

11.

PERINGKAT BAUCAR

BAYARAN

Terima dokumen daftar

bayaran dari Pegawai Perakuan

II daftar bayaran.

Sedia BB. Hantar dokumen

kepada Pegawai Perakuan I.

Semak ketepatan data dan buat

perakuan I. Jika tidak

maklumkan dan hantar

dokumen kepada PegawaiPenyedia.


perakuan II. Jika tidak,

maklumkan kepada Pegawai

Perakuan I dan hantar

dokumen kepada Pegawai

Penyedia.

Cetak baucar bayaran dan

senarai semak. Failkan

dokumen.

Pastikan transaksi telah

dikemaskini oleh sistem

melalui skrin Laporan Harian-

BV352.Cetak BV381 dan

BV340

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Perakuan

1

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Penyedia

Pegawai

Penyedia/Pegawai

Perakuan I / II

Tidak

Ya

Tidak

Ya

A

Terima

dokumen

Sedia BB

Semak Laporan

Perakuan

I

Perakuan

II

Cetak dan failkan

Tamat

Ubah/Hapus


9/24

PROSES PENYEDIAAN NOTA MINTA PESANAN TEMPATAN-PESANAN

TEMPATAN DENGAN PINDAAN-DAFTAR BAYARAN-BAUCAR BAYARAN

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk menyediakan baucar bayaran dengan pesanan tempatan di

dalam sistem eSPKB yang melalui proses berikut :

1.1 peringkat nota minta

1.2 peringkat pesanan tempatan

1.3 pesanan tempatan dengan pindaan

1.4 peringkat daftar bayaran

1.5 peringkat baucar bayaran

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan bagi permohonan membeli sesuatu bekalan / perkhidmatan/ kerja

sehingga peringkat pembayaran.

3.0 SINGKATAN


BB - Baucar Bayaran

DB - Daftar Bayaran

DCS - Sistem Kawalan Data (Data Control System)


NM - Nota Minta

PT - Pesanan Tempatan



10/24



4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB


1.

2.

3.

4.

5.

6.

PERINGKAT NOTA

MINTA

Terima permohonan pembelianbekalan/perkhidmatan/kerja.

Sediakan nota minta. Hantar


Perakuan I.


perakuan I. Jika tidak



Penyedia.


perakuan II. Jika tidak,maklumkan kepada Pegawai



Penyedia.

Cetak NM untuk dikemukakan

kepada Pegawai Penyedia PT.




BV381.

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Perakuan

1

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Penyedia

Pegawai

Penyedia/Pegawai

Perakuan I / II

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Mula

Terima

permohonan

Sedia nota minta

Semak Laporan

Perakuan

I

Perakuan

II

Cetak

A

Ubah/Hapus


11/24




7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

PERINGKAT PESANAN

TEMPATAN

Terima nota minta yang telahdicetak

Semak pindaan pada nota

minta. Jika ada, terus ke proses

D.

Sedia PT.Hantar dokumen

kepada Pegawai Perakuan 1.


perakuan I. Jika tidak,



Penyedia.



maklumkan kepada PegawaiPerakuan I dan hantar


Cetak 3 salinan ,cop dan

dapatkan tandatangan Pegawai

Perakuan II atas PT.

- 2 salinan untuk

Pembekal

- 1 salinan untuk PTJ

Mohon


dikemaskini oleh sistemmelalui skrin Laporan Harian-

BV381.

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Perakuan

1

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Penyedia

Pegawai

Penyedia/Pegawai

Perakuan I / II

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Tidak

Ya

A

Terima NM

Sedia PT

Semak Laporan

Pindaan

Perakuan

I

Cetak

B

Ubah/Hapus

Perakuan

11

D


12/24




14.

15.

16.

17.

18.

19.

PERINGKAT DAFTAR

BAYARAN

Terima dokumen dan coptarikh terima

Semak dokumen mengikut

prosedur kewangan yang

berkuatkuasa.

Sedia DB. Hantar dokumen

kepada Pegawai Perakuan 1.





Penyedia.



maklumkan kepada PegawaiPerakuan I dan hantar


Penyedia.




BV381.

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Perakuan

I

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Penyedia/

Pegawai Perakuan

I / II

Tidak

Tidak

Ya

Tidak

Ya

B

Terima dan

cop

Semak

Semak Laporan

Perakuan

I

C

Ubah/Hapus

Perakuan

11

Sedia DB


13/24




20.

21.

22.

23.

24.

25.

PERINGKAT BAUCAR

BAYARAN

Terima dokumen dari Pegawai

Perakuan II daftar bayaran

Sedia BB. Hantar dokumen

kepada Pegawai Perakuan I.

Semak ketepatan data dan buatperakuan I. Jika tidak,



Penyedia..






Cetak Senarai Semak dan

baucar bayaran.Failkandokumen.




BV381.Cetak BV381 dan

BV340

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Perakuan

I

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Penyedia

Pegawai

Penyedia /Pegawai

Perakuan I/II

Tidak

Tidak

Ya

C

Terima

dokumen

Sedia BB

Semak Laporan

Perakuan

I

Tamat

Ubah/Hapus

Perakuan

11

Cetak


14/24




7.

8.

9.

10.

11.

12.

PERINGKAT PESANAN

TEMPATAN DENGAN

PINDAAN

Terima maklumbalas

berkenaan dengan pindaan

beserta NM yang telah

diluluskan.

Sedia PT dengan pindaan.

Hantar dokumen kepada

Pegawai Perakuan I.





Penyedia.

Semak ketetapan data dan buat





Penyedia.

Cetak 3 salinan, cop dan

dapatkan tandatangan Pegawai

Perakuan II atas PT.

2 salinan untuk

pembekal

- 1 salinan untuk PTJ

Mohon

Pastikan transaksi telahdikemaskini oleh sistem


BV381.

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia

Pegawai Perakuan

I

Pegawai Perakuan

II

Pegawai Penyedia

Pegawai Penyedia/

Pegawai Perakuan

I / II

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Ya

D

Terima maklumbalas

dan NM

Sedia PT

Semak Laporan

Perakuan

I

B

Ubah/Hapus

Perakuan

11

Cetak


15/24

MAKLUMATPEMBEKAL


16/24

PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PEMBEKAL

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujud dan mengemaskini maklumat pembekal yang

digunakan di dalam sistem eSPKB.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat pembekal telah wujud dan dikemaskini

dalam pangkalan data eSPKB.

3.0 SINGKATAN




PT - Pesanan Tempatan

EFT - Electronic Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)


Bil Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

Terima permohonan untuk

mewujud / mengubah

maklumat pembekal

melalui borang JANM06

Wujudkan / kemaskini

maklumat pembekal

Failkan borang JANM06

Pegawai Penyedia

Pegawai

Penyedia/Pegawai

Perakuan II

Pegawai Penyedia

Terima

permohonan

Wujud/ kemaskini

maklumat

pembekal

Failkan borang

JANM06

Tamat

Mula


17/24

BORANG JANM0(Pindaan No. 0/1 Ogos 200

BORANG PERMOHONAN PENGWUJUDAN/UBAH MAKLUMAT PEMBEKAL SISTEM eSPKB

Kepada : (alamat Pejabat Perakaunan / PTJ) Daripada : (nama PTJ/Pusat Kos)

No. Faks : No. Telefon :

*Pembekal * NoRujukan Nama Pembekal Alamat Pembekal No.Telefon No.Faks No.Telex eMail No. Daftar Perniagaan No.Daftar

Kem.Kew.

DaftTam

* untuk diisi oleh Pejabat Perakaunan / PTJ yang mewujudkan maklumat pembekal

TANDATANGAN : ..

NMA : ...

JAWATAN : ..

Sila gunakan HURUF BESAR semasa mengisi borang


18/24

MAKLUMATPENERIMAINDIVIDU


19/24

PROSES PEWUJUDAN DAN PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENERIMA

BAYARAN PERSEORANGAN / INDIVIDU

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk mewujudkan dan mengemaskini maklumat penerima bayaranperseorangan / individu di dalam sistem eSPKB

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan maklumat penerima bayaran perseorangan / individu

dalam PTJ telah wujud dan kemaskini dalam pengakalan data sistem eSPKB.

3.0 SINGKATAN


DBA - Pentadbir Pangkalan Data (Database Administrator)


PAY - Pusat Tanggungjawab

EFT - Elektronik Fund Transfer (Pembayaran Secara Elektronik)


Bil Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

Terima permohonan untuk

mewujud / mengubah

maklumat penerimabayaran

perseorangan/individu

melalui borang JANM07

Wujudkan / kemaskini

maklumat penerima

bayaranperseorangan/individu

Failkan borang JANM07

Pegawai Penyedia

Pegawai

Penyedia/Pegawai

Perakuan II

Pegawai Penyedia

Terima

permohonan

Wujud/ kemaskini

maklumat penerima

bayaraan

Failkan borangJANM07

Tamat

Mula


20/24

SENARAI TUGAS

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR RENDAH

GRED : N11

NAMA :

-Bertanggungjawab kepada Pengetua, Penolong Kanan Satu, Penolong Kanan HEM, Penolong

kanan Koku, Ketua-ketua Bidang dan Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir N9.

Senarai Tugas :

1. Merekod surat keluar dan menyelenggara daftar stem pos.

2. Membuat pesanan pembelian stem pos apabila perlu

3. Menyediakan dan membuat baucar melalui sistem eSPKB bagi tuntutan

perjalanan dan lain-lain elaun.

4. Menyemak Tuntutan Elaun POL dan membuat baucar.

5. Merekod dan menyediakan Penyata pendapatan dan Borang EC setiap

pegawai dan kakitangan untuk Lembaga Hasil Dalam Negeri Borang E

(Lembaga Hasil Dalam Negeri) pada selewat-lewatnya bulan Mac setiap tahun.

6. Memastikan semua laporan-laporan yang diterima dari Jabatan Akauntan

Negara disimpan dan difailkan ke dalam fail yang khas.

7. Merekod setiap cek-cek tuntutan yang diterima daripada AG ke dalam buku

rekod cek.

8. Menaip sijil berhenti pelajar, surat akuan pelajar, surat pengesahan

majikan,borang tukar sekolah pelajar.

9. Memastikan keadaan komputer dan mesin taip manual dalam keadaan baik

setiap hari.

10. Menyediakan dan menaip surat-surat iringan Cover Letter untuk dihantar.

11. Lain-lain tugas yang diarah oleh Pengetua dan pegawai atasan dari masa ke

semasa.


21/24

PESANAN PEMBELIAN STEM

1. Memastikan supaya bekalan stem cukup.

2. Buat pesanan melalui Pembantu Tadbir melalui baucar

bayaran.

3. Beli stem mengikut beklan yang mencukupi/diperlukan.

4. Rekod stok stem dalam buku Daftar keluar.

PROSES KERJA BAGI PESANAN PEMBELIAN STEM


22/24

Bil Proses KerjaPegawai Yang

Diluluskan

Seksi Undang-

undang

Peraturan

1. Memastikan stok stem mencukupi

2.Membuat pesanan mengikut

keperluan

Pengetua

3.Pesanan hendaklah dibuat melalui

Pembantu Tadbir

Ketua Pembantu

Tadbir

4.

Pembantu Tadbir akan menyediakan

baucar bayaran, L.O dan cek kepada

POS Malaysia Berhad

5.Daftar stok stem dalam buku Daftar

surat

NORMA KERJA : PESANAN PEMBELIAN STEM

Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit Yang


23/24

DiambilBoleh Dijalankan

Dalam Seminggu

1. Membuat pesanan stem

2.Pembantu tadbir membuat baucar bayaran

dan membuat cek30 minit Jika diperlukan

3. Daftar surat menyurat keluar 30 minit

4. Rekod stem 30 minit

CARTA ALIRAN PESANAN PEMBELIAN STEM

Pastikan stem mencukupi


24/24

Pesanan mengikut keperluan

Serahkan kepada Pembantu Tadbir bilangan Yangdiperlukan

Membuat baucar bayaran L.O dan cek

Beli stem di Pejabat POS

Rekod stok stem dalam buku Daftar surat keluar

Documents

Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah