Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir N22

KANDUNGANBilPerkaraMuka Surat

1Senarai Tugas1

2Carta Organisasi Staf Sokongan2

3Kedudukan Perjawatan Sekolah3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Senarai Semak :-

4Menyelenggara Buku Vot4 - 7

5Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa8 - 11

6Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengureus.12 - 15

7Urusan Pinjaman Peruamahan Perbendaharaan16 - 19

8Urusan Pinjaman Pembelian Komputer20 - 23

9Urusan Pinjaman Kenderaan24 - 27

10Menyelia Urusan Kewangan28 - 31

11Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan32- 35

12Urusan Perisytiharan Harta dan Tindakan Surcaj36 - 39

13Urusan Kes-Kes Tindakan Tatatertib / Surcaj40 - 51

14Menyelia Urusan Perkhidmatan52 - 55

15Menyelia Urusan Keceriaan56 - 59

16Menyelia Urusan Keselamatan60 -63

19Urusan Penyerahan Tugas64 - 67

20Urusan Menduduki Rumah Kerajaan68 - 71

21Urusan Pengurusan Fail72 - 75

22Senarai Undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh76

Ketua Pembantu Tadbir

23Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir76

24Norma kerja bagi tugas-tugas77

25Senarai Tugas Harian78

SENARAITUGAS

Nama Anggota:

SHAFRIDA BINTI MOHAMMAD SABIRIN

Jawatan: PEMBANTU TADBIR GRED N22

No. Kad Pengenalan:

790126-07-5200

Tarikh mula bertugas di sekolah ini:

28.04.2014

Waktu tugas rasmi :Ahad hingga Rabu :8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 5.00 ptg

Khamis :8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg 3.30 ptg

Sabtu

KEWANGAN

Menguruskan Pusat Tanggungjawab Sekolah.

Menyemak dan menyediakan tuntutan Elaun Lebih Masa.

3Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Pusat Tanggungjawab dan PCG.4Menguruskan Pinjaman Perumahan Perbendaharfaan. Menguruskan Pinjaman Pembelian Komputer

6Menguruskan dan menyelnggara Lejer Pinjaman Kenderaan. Menyelia Pembantu Tadbir Kewangan.

Menyelia Penyelia Asrama bagi urusan Terimaan dan Bayaran Akaun Asrama.

PERKHIDMATAN1Menguruskan Borang Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan.2Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta. Menguruskan Tindakan Tatatertib.

4Menyelia Pembantu Tadbir Perkhidmatan dan Tadbiran.5Menyelia Urusan Keceriaan dan Kebersihan Sekolah.6Menyelia Urusan Keselamatan Sekolah dan Asrama. Menguruskan Serah Menyerah Tugas.

8Menguruskan Permohonan dan lain-lain berkaitan Menduduki Rumah Kerajaan. Menguruskan Daftar Fail Sekolah.

10Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

SEPERTI PADA :01.01.2014

BIL.JAWATANLULUSISI KOSONG

1PENGETUA / GURU BESAR

PEN. KANAN PENTADBIRAN

3PEN. KANAN HAL EHWAL MURID4PEN. KANAN KO-KURIKULUM PENYELIA PETANG

GURU KANAN M/PEL BAHASA

7GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL

9GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL10 GURU MEDIA

11 KAUNSELOR

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)

13 GURU PENOLONG

JUMLAH GURU :-000

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17

20 JURUTEKNIK KOMPUTER

21 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

22 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11

23 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1

JUMLAH BUKAN GURU :-000

JUMLAH BESAR :-000

PENGURUSAN KEWANGAN Menyelenggara Buku Vot 1.1. Peraturan-peraturan Pentadbiran

Mermpastikan permohonan peruntukan Belanja Mengurus dikemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri selewat-lewatnya 30hb November.

ii Mempastikan catatan dalam Buku Vot sentiasa kemaskini.

iii Mempastikan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan dihantar ke Pusat Pembayaran (Unit Kewangan JPN ) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

iv Menyediakan Laporan Perbelanjaan Vot berdasarkan kepada terimaan Laporan C231 (Laporan Perbelanjaan Vot ).

Menyediakan Laporan Lewat Bayar Bil pada setiap bulan untuk dihantar

ke KPM (Bahagian Kewangan ), JPN (Unit Kewangan) dan PPD (Unit Kewangan) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

41.2. Proses Kerja : - Penyelenggaraan Buku Vot Pegawai yangSeksi Undang-

Bil.Proses KerjaUndang /

meluluskan / Dirujuk

Peraturan

1Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus sebelumPengarah Pelajaran

30hb November.Negeri

2Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku VotPengetua

3Sediakan Baucar Kelompok Kew 302. Catat nomborKetua Pembantu

kelompok mengikut siri (4 angka), dapatkan pengesahanTadbir

Pengetua/ Guru Besar dan hantar ke Pusat Pembayaran

(AG Negeri).

4Sediakan Borang TW1 (3 salinan) sebagai Akuan Terima"

Waran.

Hantar 1 salinan kepada KPM (Bhg Kewangan)dan

1 salinan fotostat waran yang diterima.

Hantar 1 salinan kepada JPN (Unit Kewangan)dan

1 salinan Fail Sekolah.

5Merekod segala perbelanjaan dan pembayaran yang"

dilakukan ke dalam Buku Vot.

6Menyedia dan menghantar Laporan Prestasi"

Perbelanjaan bulanan kepada JPN setiap bulan pada atau

sebelum 3hb bulan berikutnya.

7Terima laporan C231 (flimsi) dari AG Negeri / PusatPengetua

Pembayaran.

8Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan VotKetua Pembantu

hantar ke :-Asal ke AG Negeri.Tadbir

1 salinan JPN

1 salinan Fail Sekolah.

dikehendaki hantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

9Mengemaskini dan merekod bil dan baucar didalam"

Daftar Bil.

1.3.Carta Aliran :-Penyelenggaraan Buku Vot

Memohon Waran Peruntukan

Belanja Mengurus kepada JPN.

Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot

Sediakan baucar kelompok dan hantar bersama 1 salinan Waran (Kew 308) ke AG Negeri / Pusat Pembayar.

Sediakan Borang TW 1 - 3 salinan. Hantar 1 salinan Borang TW1 dan1 salinan fotostat ke KPM (Bhg Kew).1 salinan Borang TW1 ke JPN.1 salinan Fail Sekolah.Merekodkan segala perbelanjaan danPembayaran yang dilakukan ke dalam

Buku Vot.Menyediakan Laporan Perbelanjaan bulanan Vot pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

Terima Laporan C231 - flimsi dari AG Negeri.

Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot.. Salinan asal ke AG Negeri. . Salinan pendua ke JPN. Salinan ketiga untuk fail sekolah.1.4 Senarai Semak : Penyelenggaraan Buku Vot

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Semak Waran Peruntukan yang dituntut adalah betul.2Sediakan baucar Kelompok (Kew 302)

3Sediakan Borang TW 1

Rekod segala perbelanjaan dan pembayaran didalam Buku Vot.

5Pastikan Laporan Perbelanjaan bulanan dihantar ke JPN

6Terima Laporan C231 flimsi.

7Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot Pastikan wang semak baki pada setiap Perbelanjaan Vot ditandatangani oleh pegawai penyemak yang diberi kuasa

Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa 2.1. Peraturan Pentadbiran Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa. Borang tuntutan Elaun Lebih Masa perlu diedarkan kepada kakitangan yang layak menuntut ELM.

ii Butir-butir di borang perlu disemak dan mendapat kelulusan Pengetua / Guru Besar.

iii Menyediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

iv Menyediakan baucar Kew 304 dan baucar kelompok (Kerw 302). bagi Sekolah PTJ hendaklah direkod dalam Buku Vot perbelanjaan dibawah Peruntukan (PK) 14000.

2.2. Proses Kerja : - Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa Pegawai yangSeksi Undang-



Peraturan

1Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalahPengetua /

betul dan dapatkan kelulusan daripada Pengetua /Guru Besar

Guru Besar.

2Dapatkan surat sokongan daripada pegawai berkenaanKetua Pembantu

dan menyemak Buku Log Knederaan bagi PemanduTadbir

3Memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot"

4Menyediakan baucar bayaran , borang kelompok."

5Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru BesarPengetua /

Penolong Kanan Pentadbiran.Guru Besar

6Asingkan baucar dan Penyata Tuntutan Elaun Lebih MasaKetua Pembantu

mengikut keperluan dan hantar ke AG Negeri / PusatTadbir

Pembayar untuk proses pembayaran.

Susunan baucar :-

Set 1 2 salinan kew 302.

Set 2 Salinan asal Kew 304.

Salinan asal Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa

Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan

Tugas Lebih Masa.

Set 3 Salinan Pendua Kew 304.

Salinan {Pendua Penyata Tuntutan ELM.


Tugas Lebih Masa.

Set 4 Salinan Ketiga Kew 304


Tugas Lebih Masa.

Set 1 hingga Set 3 ditebuk dan diikat dengan tali hijau.

Set 4 untuk salinan Fail Sekolah.

2.3 Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Memberi borang tuntutan untuk dilengkapkan oleh pegawai berkenaan.

minta pegawai lengkapkan semulatidakLengkaplengkap

Pasrtikan butir-butir yang diperlukan terdapat dalam borang

Sediakan baucar bayaran , kelompok dan baucar berasingan.

Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucar kelompok dan baucar berasingan bersama dengan surat sokongan ke Pejabat Pembayar.

Masukkan satu salinan ke dalam fail sekolah

2.4. Senarai Semak : Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa


1Tarikh borang tuntutan diterima daripada pegawai berkenaan2Pastikan semua surat sokongan disertakan

3Lengkapkan pengisian borang dengan betul

4Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / G. Besar

Sediakan Baucar Bayaran Kew 304 dan baucar kelompok Kew 302.

Sediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan Penolong Kanan

8Hantar borang kepada AG Negeri / Pusat Permbayaran

9Simpan satu salinan ( 1 set) didalam fail sekolah Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus 3.1 Belanjawan yang perlu disenaraikan Bantuan Pelajaran dan Bantuan Makanan Asrama.

ii Emolumen Guru dan Anggota Khidmat Sokongan

iii Anggaran Alat Ganti dan penyelenggaraan Bangunan

iv Anggaran Perbelanjaan Elektrik, Telefon, Air dan Permbentungan dibawah PK 23000 (PTJ) dan LPBT / LPBT Asrama bagi peruntukan PCG Bukan Matapelajaran.

Elaun Waden , Elaun BISP, Elaun Kritikal, Elaun Pemandu (jika ada) dan lain-lain elaun jika ada.

vi Penyelenggaraan Bangunan & kawasan Sekolah

vii Penyelenggaraan Bangunan & Kawasan Asrama (jika ada)

viii Anggaran Projek-Projek Kecil dan Naik Taraf.

ix Anggaran Penyelenggaraan Kenderaan Bas dan Van (jika ada), dibawah PK 26000 (alat ganti & minyak kenderaan) dan PK 28000 bagi peruntukan membaiki dan menyenggara kenderaan.

Anggaran Tuntutan Perjalanan, Elaun Pertukaran dan Perpindahan.

xi Anggaran untuk Pakaian Seragam kakitangan sokongan yang layak.

xii Anggaran Perbelanjaan Bekalan Pejabat, Program Kursus Dalaman dan lain-lain tuntutan.

3.2 Proses Kerja : - Urusan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Pegawai yangSeksi Undang-



Peraturan

1Semak bilangan pelajar dan kelas, bilangan hariKetua Pembantu

persekolahan, gaji bagi kakitangan serta bilanganTadbir

waden yang layak dilantik.

2Semak dan anggarkan perbelanjaan bagi bayaran bilKetua Pembantu

elektrik, air, telefon dan pembentungan serta kerja-kerjaTadbir

baikpulih kenderaan.

3Hantar borang yang telah dilengkapi ke JPN setelahJPN

ditandatangani oleh Pengetua. Hantar satu salinan ked( Unit Kewangan )

Pejabat Pelajaran Daerah (Unit Kewangan ).

Simpanan satu salinan didalam fail sekolah.

3.3. Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menerima Anggaraan Perbelanjaan dari pegawai yang berkaitan

Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar tentang Anggaran yang diterimaminta pegawai

menyemak

semulatidak

Setuju

setuju

Lengkapkan Borang Anggaraqn

PerbelanjaanDapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar

Hantar borang Anggaran ke JPN (Unit Kewangan) dan satu salinan ke PPD (Unit Kewangan)

Masukkan satu salinan kedalam fail sekolah.

3.4 Senarai Semak : Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus


1Semak bilangan pelajar dan hari persekolahan Semak bilangan guru dan kakitangan serta gaji dan emolumen lain

3Semak bilangan waden

Anggarkan bayaran elektrik, air dan kerja-kerja kewangan serta baikpulih kenderaan

5Kemukakan Anggaran kepada Pengetua / Guru Besar

6Hantar ke JPN dan PPD

Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan 4.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Perumahan Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta ditandatangani oleh pemohon.

iii Pastikan dokumen-dokumen penting yang bersangkutan dilampirkan bersama.

iv Pastikan Pengetua menandatangani semua borang berkenaan

sebelum dipanjangkan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan dan tindakan selanjutnya.

4.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Pegawai yangSeksi Undang-



Peraturan

1Berikan borang yang betul mengikut jenis pinjamanKetua Pembantu

yang hendak dipohon oleh peminjamTadbir

2Semak semua borang dan dokumen sokongan dan"

terakan cop Pengetua

3Sediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawaiPengetua /

telah layak memohon pinjaman perumahan dan dapatkanGuru Besar

tandatangan Pengetua / Guru Besar.

4Hantar borang-borang dan dokumen sokongan bersamaBhg Pinjaman

surat iringan ke Bahagian Pinjaman PerumahanPerumahan

Perbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya.Perbendaharaan

4.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

minta peminjam menyemak semula

Memberikan borang kepada pemohon mengikut jenis rumah yang dipohon

Semak borang yang telah diisi bersama dengan dokumen sokongan yang dikehendaki

tidakBetul - Sediakan surat lampiran dan betul pengesahan bahawa pegawai telah disahkan dalam jawatan dan beliau

belum membuat pinjaman perumahan atau pinjaman kedua.Dapatkan tandatangan Pengetua /

Guru BesarHantar borang-borang peminjam berserta dokumen-dokumen sokongan dan kiriman wang / cek bagi bayaran proses kepada Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia.

Masukkan 1 salinan kedalam fail sekolah2.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan


Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan dalam jawatan atau belum

Tentukan borang-borang berkenaan mencukupi sebelum diedar kepada pemohon dan jenis borang

Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan ada bersama.

4Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas borang-borang berkenaan.

Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke Bahagian PPP

5Urusan Permohonan Pinjaman Pembelian Komputer

5.1Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

iPastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

iiPastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta

ditandatangani oleh pemohon.

iiiPemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Komputer

ivHantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am )

vSediakan Lejer Individu Pinjaman Pembelian Komputer bagi setiap peminjam

5.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Pembelian Komputer




Peraturan

1Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan danKetua Pembantu

layak memohon.Tadbir

2Edar borang kepada pemohon.:"

3Semak borang permohonan berserta dengan"

dokumen berikut :-

1 salinan slip gaji pemohon.

ii 1 salinan asal Sebutharga Komputer. iii 1 salinan Kad Pengenalan pemohon.4Terakan cop Pengetua/ Guru Besar dan sediakan surat"

lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

5Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua /Pengetua /

Guru BesarGuru Besar

6Hantar borang permohonan berserta dengan dokumen-Ketua Pembantu

dokumen sokongan diatas ke JPN (Unit Pentadbiran Am)Tadbir

7Setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi olehJPN

pemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahan

potongan gaji.

8Sediakan borang SG20 untuk pemotongan gajiKetua Pembantu

Pinjaman Pembelian Komputer.Tadbir

9Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer bagi pegawai"

berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar balik.

103 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar"

laporan lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan

memberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.

5.3Carta Aliran :-Urusan Pinjaman Pembelian Komputer


Pastikan pemohon telah disahkan dalam

jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

Semak borang yang telah diisi bersama

dengan dokumen sokongan yang

dikehendaki

tidakBetul - Sediakan surat lampiran dan

betulpengesahan bahawa pegawai telah

disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandatangan Pengetua /

Guru Besar

Hantar borang-borang pemohon berserta

dokumen-dokumen sokongan kepada

JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan 1 salinan kedalam

fail sekolah

Setelah permohonan diluluskan dan cek diterima sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji pinjaman komputer

Sediakan Lejer Individu bagi Pinjaman Komputer .Kemaskini data pinjaman dan potongan gaji sehingga selesai pinjaman.3 bulan sebelum tamat bayaran balik, hantar :Laporan Lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan gaji.4.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Pembelian Komputer



2Edarkan borang permohonan kepada pemohon




Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke JPN

Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji diterima

8Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer

9Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

6Urusan Permohonan Pinjaman Kenderaan

6.1Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Kenderaan

iPastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

iiPastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta

ditandatangani oleh pemohon.

iiiPemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Kenderaan

yang hendak dibeli.

ivHantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

vSediakan lejer individu pinjaman kenderaan bagi setiap peminjam.

6.2Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Kenderaan




Peraturan

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan danKetua Pembantu

layak memohon.Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan"

terakan cop Pengetua / Guru Besar.

3 Hantar borang yang telah lengkap ke JPN"

(Unit Pentadbiran Am ) berserta dengan dokumen berikut :-

i 1 salinan Sebutharga Kenderaan./

ii 1 salinan slip gaji.

Apabila terima arahan potongan gaji, sediakan Borang SG20 untuk pemotongan gaji bagi peminjam.

Dapatkan dokumen berikut untuk direkod kedalam Lejer Pinjaman :-

i Sebutharga Kenderaan.

ii salinan fotostat Insuran 'Cover-Note'.

iii salinan fotostat resit.

iv salinan fotostat invois.

salinan geran kenderaan yang telah dicop

" HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT " Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan peminjam.

Kemaskini data pemohon dan potongan gaji sehingga selesai.

Hantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

Dapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insuran cover-note' setiap kali cukai jalan kenderaan diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman.

6.3Carta Aliran :-Urusan Pinjaman Kenderaan

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan. Berikan borang kepada pemohon.


Semak borang yang telah diisi bersama

dengan dokumen sokongan yang

dikehendaki

tidakBetul - Sediakan surat lampiran dan

betulpengesahan bahawa pegawai telah

disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandakan Pengetua /

Guru Besar

Hantar borang-borang permohon

berserta dokumen sokongan kepada

JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan kedalam fail 1 salinan

Terima arahan potongan gaji

sediakan borang SG20

Dapatkan dokumen berikut :-

Salinan geran, insuran cover-note, resit

bayaran, invois dari pembekal

Sediakan lejer individu dan kemaskini

lejer sehingga selesai potongan gaji.

Hantar laporan lejer individu pada setiap

hujung tahun dan dapatkan salinan geran

dan insuran cover-note bagi pengesahan

cukai jalan telah diperbaharui.

Hantar laporan lejer 3 bulan sebelum

tamat bayaran balik pinjaman ke JPN

(Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkan

surat arahan memberhentikan potongan

pinjaman kenderaan.

6.4 Senarai Semak : Urusan Pinjaman Kenderaan.



2Edarkan borang permohonan kepada pemohon




Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke JPN

Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji diterima

8Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan

9Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

Menyelia Urusan Kewangan 7.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Penyeliaan Urusan Kewangan Memastikan urusan kewangan sentiasa dikemaskini dan mematuhi segala peraturan yang ada.

ii Perbankkan semua hasil kutipan pada hari berkenaan.

iii Pastikan Buku Tunai ditutup pada 30 /31 haribulan bulan berkenaan.

iv Pastikan penyata - penyata kewangan untuk diaudit dikemukakan tidak lewat daripada 28hb Februari tiap-tiap tahun.

Memastikan resit bayaran difailkan.

7.2Proses Kerja : - Menyelia Urusan Kewangan




Peraturan

1Semak maklumat-maklumat yang disediakan olehKetua Pembantu

Pembantu Tadbir Kewangan & Penyelia AsramaTadbir

2Memastikan semua kutipan hasil sekolah dikeluarkan"

resit , dicatat dalam Buku Kutipan Harian dan dibankkan

pada hari berkenaan atau keesokannya.

3Memastikan semua pembelian diuruskan mengikut"

peraturan yang ditetapkan seperti :-

i.Semak baki peruntukan.

iisemak baki stok

iii keluarkan Borang Pesanan Tempatan (LO)

4Memastikan setiap bayaran hendaklah mengikut"

peraturan seperti :-

iBaucar Bayaran.

iiCek Berpalang

iii Dokumen-dokumen sokongan

5Pastikan setiap bil dijelaskan tidak lewat satu bulan /"

30 hari dari tarikh penerimaan.

Memastikan semua peralatan direkodkan kedalam stok dan disemnak sekurang-kurangnya dua kali setahun.

Memastikan Penyata Audit dikemukakan selewat-lewatnya pada 28hb Februari setiap tahun.

7.3Carta Aliran :-Menyelia Urusan Kewangan

Menerima urusan-urusan kewangan daripada Pembantu Tadbir Kewangan N17 dan Penyelia Asrama N17/N22

minta peminjam

menyemak

semulatidakLengkap

lengkap

Cop dimana perlu dan kemukakan kepada Pengetua / Guru Besar untuk tindakan pengesahan dan tandatangan

Ambil tindakan sewajarnya mengenai Urusan Kewangan tersebut

7.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Kewangan


Semak "Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan dan Penyelia Asrama" berkenaan tindakan yang telah diambil

2Kemukakan semula jika tidak teratur

3Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar.Setelah diluluskan maklumkan semula kepada Pembantu

Tadbir dan Penyelia Asrama tentang tindakan yang telah diambil

PENGURUSAN PERKHIDMATAN DAN TADBIRAN Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan 8.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan Tentukan pegawai yang hendak dinilai

ii Pastikan borang-borang yang hendak digunakan.

iii Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan mengenai tatacara Penilaian Prestasi.

8.2.Proses Kerja : - Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan




Peraturan

1Edarkan borang mengikut kumpulan kakitangan :-Ketua Pembantu

iBorang JPA (Prestasi ) 3/2002.Tadbir

Kumpulan Profesional

ii Borang JPA (Prestasi ) 4/2002.

Kumpulan Sokongan 1

iii Borang JPA (Prestasi) 5/2002

Kumpulan Sokongan II

2Terima borang prestasi daripada semua kakitangan"

3Semak borang-borang yang telah diisi."

4Serahkan borang prestasi kepada Penolong KananPenolong Kanan

Pentadbiran untuk dinilai sebagai Penilai PertamaPentadbiran

5Bagi pegawai-pegawai dari Gred DG48 termasuk semuaPengetua

Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata

Pelajaran diohantar terus kepada Pengetua.

6Borang prestasi yang telah dinilai oleh Penilai PertamaPengetua

hendaklah diserahkan kepada Penilai Kedua (Pengetua)

7Borang prestasi yang telah siap dinilai markah-markahPenolong Kanan

akan disatukan daripada penilai pertama dan kedua danPentadbiran

kemudian dibahagi 2 untuk mendapatkan markah

purata

8Markah yang siap hendaklah dimasukkan kedalamn dataPenolong Kanan

komputer untuk dianalisaPentadbiran /

Ketua Pembantu

Tadbir

9Cetak laporan prestasi dalam 4 salinan untuk dihantar ke"

Pejabat Pelajaran Daerah.

10Bagi kumnpulan DG48 akan dihantar terus ke PPD untukPegawai Pelajaran

dinilai oleh PPD sebagai Penilai pertamaDaerah

11Bagi Penolong-Penolong Kanan dan Guru KananPengetua /

Mata Pelajaran penilai pertama ialah Pengetua danPPD

PPD sebagai penilai kedua

8.3 Carta Aliran :- Urusan Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

Edarkan borang prestasi mengikut jenis kumpulan dan gred jawatan

Semak borang prestasi yang diterima

lengkap semula borang prestasitidakLengkaplengkapSerahkan borang-borang prestasi kepada Penolong Kanan /Pengetua

Markah prestasi yang telah siap disatukan dan dibahagikan hendaklah dimasukkan kedalam data Komputer

Cetak Laporan Nilaian Prestasi dalam

4 salinan. Bagi kumpulan DG48 dihantar terus ke PPD bersama dengan surat iringan.

Hantar laporan Nilaian Prestasi tahunan ke PPD

Simpan semua borang prestasi dan salinan :Laporan Prestasi Tahunan didalam fail sekolah

8.4 Senarai Semak : Urusan Penilaian Prestasi Tahunan


1Semak borang prestasi yang diterima Sediakan senarai semak kakitangan yang telah hantar borang ke pejabat.

Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Pentadbiran / Pengetua

Masukkan data /laporan prestasi didalam data maklumat komputer prestasi.

5Hantar laporan Nilaian Prestasi Tahunan ke PPD

6Simpan satu salinan dokumen diatas didalam fail Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj 9.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Harta dan Kes-kes Tindakan Surcaj. Semua pegawai dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima (5) tahun.

iiTempoh perisytiharan harta dikira dari tarikh terakhir perisytiharan harta dibuat.iii Seorang pegawai yang baru dilantik hendaklah mengisytiharkan hartanya dalam tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri.

iv Sekiranya dalam tempoh perisytiharan harta yang ditetapkan itu seseorang

pegawai tidak memperolehi apa-apa harta, maka pegawai berkenaan perlu membuat pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A

Semua pegawai dikehendaki mengisytiharkan segala harta yang dimiliki olehnya atau isteri atau suami atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orang bagi pihaknya atau bagi pihak isteri atau suaminya atau anaknya.

vi Ketua Jabatan bertanggungjawab meluluskan atau tidak meluluskan perisytiharan harta yang telah dibuat oleh seseorang pegawai.

vii Ketua Jabatan bertanggungjawab mengeluarkan surat kelulusan bertulis kepada semua pegawai mengikut Format "Lampiran F".

viii Bahan Rujukan Utama , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 berkuatkuasa mulai dari 30 Julai 2002. Dengan ini surat Pek. Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1995 dan Pek. Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1999 dibatalkan.

9.2Proses Kerja : - Laporan Perisytiharan Harta




Peraturan

1Sediakan senarai kakitangan yang belum membuatPengetuaPekeliling

pengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semuaPerkhidmatan

pegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendakBil. 3 Tahun

dilaporkan .2002 bertarikh

Lampiran A30 Julai 2002

Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atas

Pemilikan Harta.

Borang JPA(T)1/02 - Lampiran B

Bagi perisytiharan harta kali pertama dan

harta tambahan

Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran C

Bagi perisytiharan pelupusan harta

Borang JPA(T)3/02 - Lampiran D

Bagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian

2Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripadaKetua Pembantui

pegawai.Tadbir

(Ahli J/K Urusetia)

3Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:-"

tiada perubahan

permohonan kali pertama

permohonan tambahan

pelupusan harta

pemilikan syarikat

borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengan

dokumen sokongan.

4Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepadaPenolong kanan

`PenolongKanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan( Pentadbiran )

ditandatangani sebagai UrusetiaUrusetia

9.3Carta Aliran :-Urusan Perisytiharan Harta

Edarkan borang perisytiharan harta mengikut jenis perisytiharan harta

semak borang perisytiharan harta yang diterima daripada pegawai.

lengkap semula

borang

perisytiharan

hartaLengkap

tidak lengkap

serahkan borang kepada Pen. Kanan Pentadbiran

Pen Kanan Pentadbiran menurunkan tandatangan dan serahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan Ketua Jabatan

Sediakan surat kelulusan Ketua Jabatan seoerti Lampiran F danditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.Serahkan 1 salinan surat kelulusan bersama 1 salinan borang perisytiharan harta kepada semua pegawai.Sediakan Lampiran H - Penyata Laporan Perisytiharan Harta dalam 4 salinan bersama dengan surat iringan.

Hantar Lampiran H ke PPD dalam 2 salinan dan 1 salinan ke JPN (Unit Tatatertib). .

Simpan satu salinan untuk fail sekolah.

9.4 Senarai Semak : Urusan Perisytiharan Harta


Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytihar harta.

2Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai

3Semak butir-butir diperlukan

4Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan

Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan Harta Lampiran H

6Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN7Failkan satu salinan didalam fail sekolah

10 Menguruskan Kes-Kes Tindakan Tatatertib/Surcaj 10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib dan Urusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib. Peraturan-peraturan pentadbiran (a) Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj.

(b) Penyelenggaraan kes-kes jenayah.

(c) Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya.

(d) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas.

(e) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan. ii Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertib adalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap.

(b) Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedur sebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D.

(c) Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatan hendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.

10.2.1 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja Pegawai yangSeksi Undang-



Peraturan

1Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untukPengeuta / G.BesarPeraturan 44 & 45

menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerjaPen. KananP.U. (A) 395/93

Pentadbiran

2Sediakan draf laporan sebagai berikut :-Ketua Pembantu

2.1.Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, GelaranTadbir

Jawatan/ Gred dan tempat bertugas ).

2.2.Latar belakang kes :

(a)Butir-butir mengenai pelanggaran kes

jenayah yang dilakukan , tarikh, tempat

dan peruntukan undang-undang.

(b)Laporan Polis mengenai penangkapan,

Laporan Mahkamah.

2.3.Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenai

Perintah Tahan Kerja.

3Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada"

Jabatan Pelajaran Negeri.

4Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua /Pengetua/ G.Besar

Guru Besardan Penolong Kanan Pentadbiran.Pen. Kanan

Pentadbiran

5Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan"

Pentadbiransemak draf laporan, buat pindaan jika perlu

dan luluskan.

6Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana"

pindaan (jika ada).

7Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua /"

Guru Besar

8Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran"

tandatangani laporan




Peraturan

9Hantar laporan kepada :-Ketua Pembantu Tadbir

Jabatan Pelajaran Negeri.

Unit Tatatertib.

10Tindakan fail"

11Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat"

kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

12Terima surat perintah tahan kerja daripada LembagaPengetua /

Tatatertib berkenaan.Guru Besar

NOTA :-

Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertib

apabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polis

sementara kes dibicarakan.

13Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga"

Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan.

14Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepadaPembantu Tadbir

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakanPerkhidmatan

Penyata Perubahan Kew 8.

15Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib"

dan tindakan fail.

10.2.2 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah Tindakan Gantung Kerja




Peraturan

1Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusanPengeuta / G.BesarPeraturan 44 & 45

perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapiPen. KananP.U. (A) 395/93

mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan ,Pentadbiran

sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya

tarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan

pegawai kembali bertugas semula ).

2Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenaiKetua Pembantu

Gantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan.Tadbir

3Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar"

4Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan PentadbiranPengetua /

semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan.Guru Besar

5Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimanaKetua Pembantu

pindaan (jika ada)Tadbir

6Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan"

Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

7Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan PentadbiranPengetua/ G.Besar

tandatangan perakuan.Pen. Kanan

Pentadbiran

Hantar Laporan kepada :-

Jabatan Pelajaran Negeri

(Unit Tatatertib)

9 Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranyaJPN (Unit

mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.Tatatertib )




Peraturan

10Terima surat perintah Gantung Kerja daripada LembagaPengetua /

Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggotaGuru Besar

dibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belum

diputuskan oleh mahkamah maka perintah kerja

dikeluarkan).

11Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga"

Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan.

12Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada"

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan

menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

13Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan TatatertibPembantu Tadbir

dan tindakan fail."

10.2.3 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah




Peraturan

1Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuanPengeuta / G.BesarPeraturan 44 & 45

pegawai / anggota berkenaan DITOLAK.Pen. KananP.U. (A) 395/93

NOTA :-Pentadbiran

Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada Lembaga

Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan

mengarahkan pegawai kembali bertugas semula.

2Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenaiKetua Pembantu

tindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan.Tadbir

3Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar.Pengetua / G.Besar

Pen. Kanan 1

4Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf"

buat pindaan jika perlu dan luluskan.

5Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimanaKetua Pembantu

pindaan (jika ada).Tadbir

6Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatanganPengetua/ G. Besar

Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan PentadbiranPen Kanan 1

7Hantar perakuan kepada :-Ketua Pembantu

Jabatan Pelajaran NegeriTadbir

(Unit Tatatertib)

Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai/anggota sokongan berkenaan.




Peraturan

10Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepadaPengetua /

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakanGuru Besar

menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

11Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib.Pembantu Tadbir

(Perkhidmatan)

10.2.4 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib Kes Tidak Hadir Bertugas.




Peraturan

1Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supayaPengeuta / G.BesarPeraturan 44 & 45

keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai /Pen. KananP.U. (A) 395/93

anggota sokongan berkenaan.Pentadbiran

2Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan"

terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang

diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh"

pegawai / anggota sokongan.

4Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika"

pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelah

tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh

penrimaan surat)"

5Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untukKetua Pembantu

mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir -Tadbir

butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor

Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali

bertugas atau tidak.

6Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada"

Jabatan Pelajaran Negeri

7Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru BesarPengetua /

Guru Besar

Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buat pindaan (jika perlu).

9 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana"

pindaan jika perlu.




Peraturan

10Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua /Pengetua /

Guru Besar.Guru Besar

11Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan."

12Hantar perakuan kepada :-

Jabatan Pelajaran Negeri.Jabatan Pelajaran

(Unit Tatatertib )Negeri

(Unit Tatatertib )

10.2.5 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan.




Peraturan

1Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supayaPengeuta / G.BesarPeraturan 44 & 45

keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai /Pen. KananP.U. (A) 395/93

anggota sokongan berkenaan.Pentadbiran

2Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan"

terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang

diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh"

pihak pos.

4Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru"

sekali lagi.

5Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh"

pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawai

tidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakan

mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ).

6Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untukKetua Pembantu

mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir -Tadbir

butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor

Ketua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan"

diberitahu dalam Warta Kerajaan.

Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripada Jabatan Pelajaran Negeri

8 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua /Pengetua /

Guru Besar.Guru Besar

Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan (jika perlu) dan luluskan.




Peraturan

10Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimanaPengetua /

pindaan jika adaGuru Besar

11Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua /"

Guru Besar.

12Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan."

13Hantar perakuan kepada :-JPN

Jabatan Pelajaran Negeri.Unit Tatatertib

(Unit Tatatertib )

14Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapatPengetua /

kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.Guru Besar.

15Terima salinan Warta Kerajaan.

10.2.6 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes Rayuan Tatatertib / Surcaj




Peraturan

Pengeuta / G.Besar

1Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan.Pen. KananPeraturan 44 & 45

2 Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asasKetua PembantuP.U. (A) 395/93

rayuan sama ada asas-asas yang diberikan bolehTadbir

diterima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah,

buktikan mengenainya.

Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar.

4Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perluPengetua / G. Besar.

5Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ).Ketua Pem Tadbir

6Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua /Pengetua / G. Besar

Guru Besar.

Pengetua / Guru Besar tandatangani surat.

8Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib)JPN

9Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertibPengetua / G.Besar

kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

10 Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

11Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertibPembantu Tadbir

kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakanPerkhidmatan

menyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8)

12Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib"

dan tindakan fail.

11 Menyelia Urusan Perkhidmatan 11.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.

ii Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :-kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan,

diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan (Kew 8 ) hendaklah disediakan.

iii Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkan oleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar ke

Pusat Rekod. JPA.

11.2Proses Kerja : - Menyelia Urusan Perkhidmatan




Peraturan

1 Memastikan rekod / fail bagi kakitanganPengetua / G.Besar

Penolong Kanan

2 Memastikan semua urusan perjawatan seperti :-Pentadbiran dan

Ketua Pembantu

iLantikan.Tadbir

iiPengesahan dalam jawatan.

iii Pemberian Berpencen dan Opsyen.

iv Pertukaran

v Pemangkuan atau Tanggung Kerja vi dan laio-lain mengenai perkhidmatandiselesaikan dengan segera Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8) dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke Pusat Rekod.

11.3 Carta Aliran :-Menyelia Urusan Perkhidmatan

semak 'senarai semak' mengenai

Kembalikanurusan perkhidmatan yang telah

kepadadisediakan oleh Pembantu Tadbir.

Pembantu

Tadbir berkenaan

untuk dilengkapkantridakLengkap

lengkap

Cop dan dapatkan kelulusan dan

tandatangan Pengetua/ Guru Besar

Kemukakan ke pihak yang berkenaan

Kenalpasti sebab-Jabatan Pelajaran Negeri

sebab tidak

diluluskanDiluluskan

Beritahu kepada Pembantu Tadbir

tindakan selanjutnya harus diambil

mengenai urusan berkenaan.

11.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Perkhidmatan


Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir

(Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan yang telah diambil.

Kemukakan semula jika tidak teratur

3Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan4sewajarnya yang harus diambil seterusnya.

12Menyelia Urusan Keceriaan12.1 Peraturan-peraturan PentadbiraniDapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.iiSediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.iii Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepada Guru Keceriaan.

12.2.Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keceriaan




Peraturan

1Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan denganPengetua / G.BesarBorang Permintaan

persetujuan Pengetua / Guru Besar.dan Borang

2Sediakan borang-borang pesanan tempatan dalamKetua PembantuPesanan Tempatan

3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar.Tadbir

3Hantar 2 salinan kepada pembekal."

4Failkan satu salinan."

5Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan"

projek yang telah diluluskan.

6Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenaiPengetua /

pelaksanaan projek.Guru Besar.

12.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

Sediakan perancangan keceriaan untuk

tahun berkenaan dan dapatkan maklumat

peruntukan yang ada

Pastikan peralatan dan tenaga yang ada

baikpulih alatan

yang mengalami

kerosakan

kecil

tidakmencukupi

mencukupi

sediakan (gambarajah) lanskap dan

sediakan jugam anggaran dan tenaga

yang diperlukan untuk suatu projek.

dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar

sediakan semula

projek dan

anggaran barululus

tidak

lulus

sediakan borang pesanan tempatan

terima barang dan laksanakan projek yang telah diluluskan.12.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keceriaan


Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandas

di setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan

Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khusus bagi projek keceriaan

Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang

dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan) atau PRA Sekolah.

13Menyelia Urusan Keselamatan13.1 Peraturan -peraturan Pentadbiran Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya pada waktu yang telah ditetapkan.

ii Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perlu diperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui oleh Pengetua / Guru Besar.

iii Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikan

jam berkenaan dalam keadaan baik dan kertas pencetak masa masih mencukupi.

13.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keselamatan




Peraturan

1 Berbincang dengan pihak Pengurusan SyarikatPengetua /Senarai tugas

Kawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenaiGuru Besaryang

Jadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpastidan Penolong Kanandipersetujui oleh

kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian.PentadbiranPengetua /

atauGuru Besar

Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugas

kawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan dan

bangunan yang perlu diberi perhatian.

2 Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaanKetua Pembantu

dan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan.Tadbir

3 Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh"

Pengawal Keselamatan / Jaga.

4 Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan"

oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa ke

semasa.

5Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar danPengetua/ G.Besar

Polis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada.Pen. Kanan

Pentadbiran

dan Polis

Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa mengenai tugas-tugas mereka.

Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia ada dengan mengunci jam (watchman clock) dari point pertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.

13.3Carta Aliran :-Menyelia Urusan Keselamatan

Berbincang dengan Pengetua / G. Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan

Mednyerahkan Jadual Tugas kepadaJaga / Pengawal Keselamatan

Menerima Laporan Harian daripada Jaga /

Pengawal Keselamatan

Mengemukakan laporan kes-kes kepada Pengeuta/ Guru Besar dan Polis jika perlu

Memastikan pelaksanaan tugas pengawalan yang dilaksanakan oleh Jaga /Pengaswal Keselamatan dari masa ke semasa13.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keselamatan


Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenai

Jadual Tugas dan Kawasan Keselamatan Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga / Pengawal Keselamatan

3Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.

Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polis jika perlu

Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakan oleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.

14 Urusan Penyerahan Tugas 14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran 14.1.1 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk.

14.1.2 Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinan seperti berikut :-

(a) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas.

(b) Senrai tugas jawatan.

(c) Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai.

(d) Senarai harta benda/ peralatan pejabat.

(e) Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain.

(f) Fail Meja.

(g) Manual Prosedur Kerja

(h) Sasran Kerja Tahunan

(i) Lain-lain.

14.2Proses Kerja : - Urusan Penyerahan Tugas




Peraturan

1Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8

kepada pegawai yang akan bertukar.

Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawai berkenaan untuk disemak.

Sediakan surat iringan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Merekod dan mengemukakan kepada Pengarah Pelajaran Negeri.

Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadi pegawai yang bertukar.

14.3Carta Aliran :-Urusan Penyerahan Tugas

Menerima arahan pertukaran pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan.

Maklum kepada pegawai untuk mengisi borang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8

Bantu sediakan dimana perlu bagi

Lampiran A 1.1. hingga 1.8

Sediakan surat iringan

Kemukakan semula kepada

pegawai berkenaan untuk dilengkapkan

tidakSemak kesemua butir-butir

lengkapyang diperlukan

Kemukakan ke Pejabat Pelajaran Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri dan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah Menyerah Tugas hendaklah diberi kepada pegawai yang menyerah dan pegawai baru yang menerima jawatan tersebut.14.4. Senarai Semak : Urusan Penyerahan Tugas


Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenai

pertukaran pegawai berkenaan.2Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8

Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akan bertukar untuk dipenuhi

Semak semula borang-borang berkenaan sebelum diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah

Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerah tugas dan satu salinan pegawai baru yang menerima tugas.

15 Menguruskan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan. 15.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran i Tentukan kelayakan menduduki rumah.

ii Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiami Rumah Kerajaan (Perintah Am Bab E).

iii Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa (Perintah Am Bab E).

iv Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nombor akaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia , Bahagian Kewangan.

Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :-

(a) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73).

(b) Lampiran C.

(c) Lampiran E (Perintah Am Bab E).

(d)Lampiran F (Perintah Am Bab E)(e) Borang / surat permohonan (dari kakitangan)

15.2. Proses Kerja : - Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.




Peraturan

1 Menerima surat permohonan dari pegawai untukPengetua /

menduduki rumah kerajaanGuru Besar

Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosongan rumah. Menyediakan borang-borang untuk menduduki rumah kerajaan dengan secukupmya.

3 Dapatkan tandatangan Pengetua"

Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar dan beri kepada pemohon.

Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borang

Lampiran E -Sijil Masuk Rumah dalam 3 salinan. 6Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPNKetua Pembantu

Unit Perkhidmatan bersama dengan salinan suratTadbir

kelulusanmenduduki kuarters dan satu salinan

LampiranE.

7Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakanPembantu Tadbir

Borang SFG20 dan SG14 (Kew 319).Kewangan

8Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat"

Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan.

9Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji."

15.3 Carta Aliran :- Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan Menerima permohonan

menyemak syarat sewa, jenis dan

dapatkankekosongan rumah dan mengisi borang

maklumat

tambahantidaklengkap

lengkap

dapatkan persetujuan dan kelulusan

semak sebab-Pengetua / Guru Besar.

sebab tidak

dilulkuskantidakdiluluskan

diluluskan

terima surat kelulusan

serahkan surat kelulusan kepada

pemohon bersama dengan

Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E

Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPN

bersama dengan Lampiran E dan

surat kelulusan menduduki kuarters

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

sediakan Borang SG20 dan SG14

Hantare ke AG Negeri.

15.4. Senarai Semak : Urusan Menduduki Rumah Kerajaan


Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang

2Semak syarat sewaan

3Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar

4Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon

Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan mengenai tindakan Payroll yang perlu dilakukan

16. Menguruskan Pengurusan Fail 16.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran i Pastikan bahawa fail-fail disimpan dengan cara yang sistematik

ii Setiap fail hendaklah diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan isi kandungan.

iii Fail-fail hendaklah dikelaskan iaitu sama ada peringkat terhad , sulit, rahsia atau rahsia besar.

iv Pastikan fail-fail yang dibuka didaftarkan.

Pastikan kertas minit digunakan. Dakwat biru untuk surat keluar. Dakwat merah untuk surat masuk dan diberi nombor berturutan.

vi Pastikan fail diberi dengan kandungan yang berpatutan.

vii Pastikan fail yang memerlukan tindakan mengikut "SEGERA" atau

"SERTA MERTA". viii Pastikan pengeluaran fail direkod.

Fail yang memerlukan tindakan kemudian hendaklah direkod dalam buku SDP untuk failkan simpan dalam perhatian.

16.2 Proses Kerja : - Menguruskan Pengurusan Fail




Peraturan

1Menyelaraskan keperluan fail mengikut pengurusanPengetua / G. Besar

2Menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk komen"

persetujuan."

Menetapkan jenis fail terbuka, timbul dann sulit

4Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk."

5Membuka sebuah buku rekod fail.Ketua Pembantu

Tadbir

6Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV)"

7Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh"

dan mengikat dengan tali.

8Membuka fail barui menggunakan nombor rujukan Fail"

dan tajuk yang sama dengan menambah "No Jilid"..

9Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit,"

tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yang

mudah dirujuk bagi fail timbul.

16.3Carta Aliran :-Menguruskan Pengurusan Fail

senaraikan keperluan fail mengikut penjenisan

dapatkan komen dari Pengetua/ Guru besar mengenai senarai yang dicadangkan

tetapkan jenis fail

Fail TimbulFail SulitFail Terbuka

memberi nombor fail

menulis tajuk fail

melekatkan tali

melekatkan kertas minit

menguruskan fail

membuka buku rekod fail dan rekod fail SDP

mengambil tindakan menutup fail

membuka fail baru

menyimpan fail

16.4 Senarai Semak : Menguruskan Pengurusan Fail


1Senarai keperluan fail mengikut penjenisan

2Mewndapat komen Pengetua / Guru Besar3Tetapakan jenis fail : Fail Timbul, Fail Sulit, Fail Terbuka

4Memberi nombor fail

5Menulis tajuk fail

6Melekat Kertas Minit (Am 4)

7Menguruskan fail

8Membuka Buku Rekod fail dan rekod fail SDP

9Mengambil tindakan menutup fail

11 Membuka fail baru

11Menyimpan fail

17. Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua PembantuTadbir

17.1. Perintah Am Bab A - G

17.2. Aerahan Perbendaharaan

17.3. Arahan Perkhidmatan.

17.4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.

17.5 Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan .

17.6. Pekeliling-pekeliling Kewangan. Yang dikeluarkan dari masa ke semasa

18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir

18.1. Setiausaha Jawatan Pengurusan Kewangan Sekolah.

18.2. Bendahari Jawatankuasa Keceriaan Sekolah.

18.3. Penolong Urusetia Pengisytiharan Harta.

18.4. Ahli Jawatankuasa Lembaga Sebutharga Sekolah.

18.5 Ahli Penilaian Laporan Prestasi Sekolah bagi kakitangan bukan guru.

19Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

BilJenis KerjaMasa yang diambilJumlah unit yang boleh

dijalankan dalam

seminggu.

20Senarai Tugas HarianJAWATAN :- KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

NAMA :JAWATAN :TARIKH :Bil.Tugas saya hari iniCatatan

Documents

Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir N22