Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir

KANDUNGANBil Perkara Muka Surat

1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran danSenarai Semak :-

4 Menyelenggara Buku Vot 4 - 7

5 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa 8 - 11

6 Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengureus. 12 - 15

7 Urusan Pinjaman Peruamahan Perbendaharaan 16 - 19

8 Urusan Pinjaman Pembelian Komputer 20 - 23

9 Urusan Pinjaman Kenderaan 24 - 27

10 Menyelia Urusan Kewangan 28 - 31

11 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan 32- 35

12 Urusan Perisytiharan Harta dan Tindakan Surcaj 36 - 39

13 Urusan Kes-Kes Tindakan Tatatertib / Surcaj 40 - 51

14 Menyelia Urusan Perkhidmatan 52 - 55

15 Menyelia Urusan Keceriaan 56 - 59

16 Menyelia Urusan Keselamatan 60 -63

19 Urusan Penyerahan Tugas 64 - 67

20 Urusan Menduduki Rumah Kerajaan 68 - 71

21 Urusan Pengurusan Fail 72 - 75

22 Senarai Undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh 76

Ketua Pembantu Tadbir

23 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir 76

24 Norma kerja bagi tugas-tugas 77

25 Senarai Tugas Harian 78

SENARAI TUGAS

Nama Anggota : SUHAIMI BIN ABDUL RAHMAN

Jawatan : KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

No. Kad Pengenalan : 600212-04-5775

Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 7/1/2001

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptgJumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptgSabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN

1 Menguruskan Pusat Tanggungjawab Sekolah.2 Menyemak dan menyediakan tuntutan Elaun Lebih Masa.3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Pusat Tanggungjawab dan PCG.4 Menguruskan Pinjaman Perumahan Perbendaharfaan.5 Menguruskan Pinjaman Pembelian Komputer6 Menguruskan dan menyelnggara Lejer Pinjaman Kenderaan.7 Menyelia Pembantu Tadbir Kewangan.8 Menyelia Penyelia Asrama bagi urusan Terimaan dan Bayaran Akaun Asrama.

PERKHIDMATAN

1 Menguruskan Borang Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan.2 Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta.3 Menguruskan Tindakan Tatatertib.4 Menyelia Pembantu Tadbir Perkhidmatan dan Tadbiran.5 Menyelia Urusan Keceriaan dan Kebersihan Sekolah.6 Menyelia Urusan Keselamatan Sekolah dan Asrama.7 Menguruskan Serah Menyerah Tugas.8 Menguruskan Permohonan dan lain-lain berkaitan Menduduki Rumah Kerajaan.9 Menguruskan Daftar Fail Sekolah.

10 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAHSEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0

5 PENYELIA PETANG 0 0 0

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0

10 GURU MEDIA 1 1 0

11 KAUNSELOR 1 1 0

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0

13 GURU PENOLONG 40 40 0

0

JUMLAH GURU :- 50 50 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1

20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0

22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0

23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1

24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0

25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0

JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :- 62 58 4

3

PENGURUSAN KEWANGAN

1 Menyelenggara Buku Vot

1.1. Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Mermpastikan permohonan peruntukan Belanja Mengurus dikemukakan

ii Mempastikan catatan dalam Buku Vot sentiasa kemaskini.

iii Mempastikan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan dihantar ke PusatPembayaran (Unit Kewangan JPN ) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

iv Menyediakan Laporan Perbelanjaan Vot berdasarkan kepada terimaanLaporan C231 (Laporan Perbelanjaan Vot ).

v Menyediakan Laporan Lewat Bayar Bil pada setiap bulan untuk dihantarke KPM (Bahagian Kewangan ), JPN (Unit Kewangan) dan PPD (Unit Kewangan)pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

ke Jabatan Pelajaran Negeri selewat-lewatnya 30hb November.

41.2. Proses Kerja : - Penyelenggaraan Buku Vot

Bil. Proses Kerja

1 Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus sebelum Pengarah Pelajaran30hb November. Negeri

2 Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot Pengetua

3 Sediakan Baucar Kelompok Kew 302. Catat nombor Ketua Pembantu kelompok mengikut siri (4 angka), dapatkan pengesahan TadbirPengetua/ Guru Besar dan hantar ke Pusat Pembayaran(AG Negeri).

4 Sediakan Borang TW1 (3 salinan) sebagai Akuan Terima "Waran.Hantar 1 salinan kepada KPM (Bhg Kewangan) dan1 salinan fotostat waran yang diterima.Hantar 1 salinan kepada JPN (Unit Kewangan) dan1 salinan Fail Sekolah.

5 Merekod segala perbelanjaan dan pembayaran yang "dilakukan ke dalam Buku Vot.

6 Menyedia dan menghantar Laporan Prestasi "Perbelanjaan bulanan kepada JPN setiap bulan pada atausebelum 3hb bulan berikutnya.

7 Terima laporan C231 (flimsi) dari AG Negeri / Pusat PengetuaPembayaran.

8 Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot Ketua Pembantuhantar ke :- Asal ke AG Negeri. Tadbir

1 salinan JPN1 salinan Fail Sekolah.

dikehendaki hantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

9 Mengemaskini dan merekod bil dan baucar didalam "Daftar Bil.

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk

Seksi Undang-Undang / Peraturan

51.3. Carta Aliran :- Penyelenggaraan Buku Vot

Memohon Waran PeruntukanBelanja Mengurus kepada JPN.

Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot

Sediakan baucar kelompok dan hantarbersama 1 salinan Waran (Kew 308)ke AG Negeri / Pusat Pembayar.

Sediakan Borang TW 1 - 3 salinan.Hantar 1 salinan Borang TW1 dan1 salinan fotostat ke KPM (Bhg Kew).1 salinan Borang TW1 ke JPN.1 salinan Fail Sekolah.

Merekodkan segala perbelanjaan danPembayaran yang dilakukan ke dalamBuku Vot.

Menyediakan Laporan Perbelanjaan bulanan Vot pada atau sebelum 3hbbulan berikutnya.

Terima Laporan C231 - flimsidari AG Negeri.

Sediakan Penyata PenyesuaianPerbelanjaan Vot.…. Salinan asal ke AG Negeri.…. Salinan pendua ke JPN…. Salinan ketiga untuk fail sekolah.

61.4 Senarai Semak : Penyelenggaraan Buku Vot

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Waran Peruntukan yang dituntut adalah betul.

2 Sediakan baucar Kelompok (Kew 302)

3 Sediakan Borang TW 1

4 Rekod segala perbelanjaan dan pembayaran didalamBuku Vot.

5 Pastikan Laporan Perbelanjaan bulanan dihantar ke JPN

6 Terima Laporan C231 flimsi.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot

8 Pastikan wang semak baki pada setiap Perbelanjaan Votditandatangani oleh pegawai penyemak yang diberi kuasa

7

2 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa

2.1. Peraturan Pentadbiran Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa.

i Borang tuntutan Elaun Lebih Masa perlu diedarkan kepada kakitangan yang layak menuntut ELM.

ii Butir-butir di borang perlu disemak dan mendapat kelulusan Pengetua / Guru Besar.

iii Menyediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

iv Menyediakan baucar Kew 304 dan baucar kelompok (Kerw 302).bagi Sekolah PTJ hendaklah direkod dalam Buku Vot perbelanjaan dibawah Peruntukan (PK) 14000.

82.2. Proses Kerja : - Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Bil. Proses Kerja

1 Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalah Pengetua /betul dan dapatkan kelulusan daripada Pengetua / Guru BesarGuru Besar.

2 Dapatkan surat sokongan daripada pegawai berkenaan Ketua Pembantudan menyemak Buku Log Knederaan bagi Pemandu Tadbir

3 Memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot "

4 Menyediakan baucar bayaran , borang kelompok. "

5 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Pengetua /Penolong Kanan Pentadbiran. Guru Besar

6 Asingkan baucar dan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Ketua Pembantu mengikut keperluan dan hantar ke AG Negeri / Pusat TadbirPembayar untuk proses pembayaran.

Susunan baucar :-Set 1 2 salinan kew 302.Set 2 Salinan asal Kew 304.

Salinan asal Penyata Tuntutan Elaun Lebih MasaSalinan Surat Pengesahan Telah MenjalankanTugas Lebih Masa.

Set 3 Salinan Pendua Kew 304.Salinan {Pendua Penyata Tuntutan ELM.Salinan Surat Pengesahan Telah MenjalankanTugas Lebih Masa.

Set 4 Salinan Ketiga Kew 304Salinan Surat Pengesahan Telah MenjalankanTugas Lebih Masa.

Set 1 hingga Set 3 ditebuk dan diikat dengan tali hijau.Set 4 untuk salinan Fail Sekolah.



92.3 Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Memberi borang tuntutan untukdilengkapkan oleh pegawai berkenaan.

minta pegawailengkapkansemula

tidakLengkap

lengkap

Pasrtikan butir-butir yang diperlukanterdapat dalam borang

Sediakan baucar bayaran , kelompokdan baucar berasingan.

Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucarkelompok dan baucar berasinganbersama dengan surat sokonganke Pejabat Pembayar.

Masukkan satu salinan ke dalam failsekolah

102.4. Senarai Semak : Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa


1 Tarikh borang tuntutan diterima daripada pegawai berkenaan

2 Pastikan semua surat sokongan disertakan

3 Lengkapkan pengisian borang dengan betul

4 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / G. Besar

5 Sediakan Baucar Bayaran Kew 304 dan baucarkelompok Kew 302.

6 Sediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

7 Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar danPenolong Kanan

8 Hantar borang kepada AG Negeri / Pusat Permbayaran

9 Simpan satu salinan ( 1 set) didalam fail sekolah

11

3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

3.1 Belanjawan yang perlu disenaraikan

i Bantuan Pelajaran dan Bantuan Makanan Asrama.

ii Emolumen Guru dan Anggota Khidmat Sokongan

iii Anggaran Alat Ganti dan penyelenggaraan Bangunan

iv Anggaran Perbelanjaan Elektrik, Telefon, Air dan Permbentungandibawah PK 23000 (PTJ) dan LPBT / LPBT Asrama bagi peruntukanPCG Bukan Matapelajaran.

v Elaun Waden , Elaun BISP, Elaun Kritikal, Elaun Pemandu (jika ada)dan lain-lain elaun jika ada.

vi Penyelenggaraan Bangunan & kawasan Sekolah

vii Penyelenggaraan Bangunan & Kawasan Asrama (jika ada)

viii Anggaran Projek-Projek Kecil dan Naik Taraf.

ix Anggaran Penyelenggaraan Kenderaan Bas dan Van (jika ada),dibawah PK 26000 (alat ganti & minyak kenderaan) dan PK 28000bagi peruntukan membaiki dan menyenggara kenderaan.

x Anggaran Tuntutan Perjalanan, Elaun Pertukaran dan Perpindahan.

xi Anggaran untuk Pakaian Seragam kakitangan sokongan yang layak.

xii Anggaran Perbelanjaan Bekalan Pejabat, Program Kursus Dalaman dan lain-lain tuntutan.

123.2 Proses Kerja : - Urusan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Bil. Proses Kerja

1 Semak bilangan pelajar dan kelas, bilangan hari Ketua Pembantupersekolahan, gaji bagi kakitangan serta bilangan Tadbirwaden yang layak dilantik.

2 Semak dan anggarkan perbelanjaan bagi bayaran bil Ketua Pembantuelektrik, air, telefon dan pembentungan serta kerja-kerja Tadbirbaikpulih kenderaan.

3 Hantar borang yang telah dilengkapi ke JPN setelah JPNditandatangani oleh Pengetua. Hantar satu salinan ked ( Unit Kewangan )Pejabat Pelajaran Daerah (Unit Kewangan ).

4 Simpanan satu salinan didalam fail sekolah.



133.3. Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menerima Anggaraan Perbelanjaandari pegawai yang berkaitan

Berbincang dengan Pengetua / Guru Besartentang Anggaran yang diterima

minta pegawai

menyemak

semula tidakSetuju

setuju

Lengkapkan Borang AnggaraqnPerbelanjaan

Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar

Hantar borang Anggaran ke JPN(Unit Kewangan) dan satu salinan kePPD (Unit Kewangan)

Masukkan satu salinan kedalamfail sekolah.

143.4 Senarai Semak : Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus


1 Semak bilangan pelajar dan hari persekolahan

2 Semak bilangan guru dan kakitangan serta gaji dan emolumen lain

3 Semak bilangan waden

4 Anggarkan bayaran elektrik, air dan kerja-kerja kewanganserta baikpulih kenderaan

5 Kemukakan Anggaran kepada Pengetua / Guru Besar

6 Hantar ke JPN dan PPD

15

4 Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

4.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Perumahan

i Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap sertaditandatangani oleh pemohon.

iii Pastikan dokumen-dokumen penting yang bersangkutandilampirkan bersama.

iv Pastikan Pengetua menandatangani semua borang berkenaansebelum dipanjangkan ke Bahagian Pinjaman Perumahan PerbendaharaanMalaysia untuk kelulusan dan tindakan selanjutnya.

164.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Bil. Proses Kerja

1 Berikan borang yang betul mengikut jenis pinjaman Ketua Pembantu yang hendak dipohon oleh peminjam Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan "terakan cop Pengetua

3 Sediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawai Pengetua / telah layak memohon pinjaman perumahan dan dapatkan Guru Besartandatangan Pengetua / Guru Besar.

4 Hantar borang-borang dan dokumen sokongan bersama Bhg Pinjamansurat iringan ke Bahagian Pinjaman Perumahan PerumahanPerbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya. Perbendaharaan



174.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Memberikan borang kepada pemohonmengikut jenis rumah yang dipohon

Semak borang yang telah diisi bersamaminta peminjam dengan dokumen sokongan yangmenyemak dikehendakisemula

tidakBetul - Sediakan surat lampiran dan

betul pengesahan bahawa pegawai telahdisahkan dalam jawatan dan beliaubelum membuat pinjaman perumahanatau pinjaman kedua.


Hantar borang-borang peminjam berserta dokumen-dokumen sokongan dan kiriman wang / cek bagi bayaran proseskepada Bahagian Pinjaman PerumahanPerbendaharaan Malaysia.

Masukkan 1 salinan kedalamfail sekolah

182.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan


1 Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkandalam jawatan atau belum

2 Tentukan borang-borang berkenaan mencukupi sebelumdiedar kepada pemohon dan jenis borang

3 Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaanada bersama.

4 Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

5 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atasborang-borang berkenaan.

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengandokumen - dokumen sokongan ke Bahagian PPP

19

5 Urusan Permohonan Pinjaman Pembelian Komputer

5.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Pembelian Komputer



iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Komputer

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am )

v Sediakan Lejer Individu Pinjaman Pembelian Komputer bagi setiap peminjam

205.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Bil. Proses Kerja

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu layak memohon. Tadbir

2 Edar borang kepada pemohon.: "

3 Semak borang permohonan berserta dengan "dokumen berikut :-

i 1 salinan slip gaji pemohon.ii 1 salinan asal Sebutharga Komputer.iii 1 salinan Kad Pengenalan pemohon.

4 Terakan cop Pengetua/ Guru Besar dan sediakan surat "lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

5 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / Pengetua /Guru Besar Guru Besar

6 Hantar borang permohonan berserta dengan dokumen- Ketua Pembantudokumen sokongan diatas ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Tadbir

7 Setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi oleh JPNpemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahanpotongan gaji.

8 Sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji Ketua PembantuPinjaman Pembelian Komputer. Tadbir

9 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer bagi pegawai "berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar balik.

10 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar "laporan lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahanmemberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.



215.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Pastikan pemohon telah disahkan dalamjawatan. Berikan borang kepada pemohon.


tidak Betul - Sediakan surat lampiran danbetul pengesahan bahawa pegawai telah

disahkan dalam jawatan.


Hantar borang-borang pemohon berserta dokumen-dokumen sokongan kepadaJPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan 1 salinan kedalamfail sekolah

Setelah permohonan diluluskan dan cekditerima sediakan borang SG20 untukpemotongan gaji pinjaman komputer

Sediakan Lejer Individu bagi PinjamanKomputer .Kemaskini data pinjaman dan potongangaji sehingga selesai pinjaman.3 bulan sebelum tamat bayaran balik,hantar :Laporan Lejer ke JPN untukmendapatkan surat arahanmemberhentikan potongan gaji.

224.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Pembelian Komputer



2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon




6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengandokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gajiditerima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer

9 Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

23

6 Urusan Permohonan Pinjaman Kenderaan

6.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Kenderaan



iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Kenderaanyang hendak dibeli.

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

v Sediakan lejer individu pinjaman kenderaan bagi setiap peminjam.

246.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Kenderaan

Bil. Proses Kerja

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu layak memohon. Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan "terakan cop Pengetua / Guru Besar.

3 Hantar borang yang telah lengkap ke JPN "(Unit Pentadbiran Am ) berserta dengan dokumen berikut :-

i 1 salinan Sebutharga Kenderaan./ii 1 salinan slip gaji.

4 Apabila terima arahan potongan gaji, sediakanBorang SG20 untuk pemotongan gaji bagi peminjam.

5 Dapatkan dokumen berikut untuk direkod kedalamLejer Pinjaman :-i Sebutharga Kenderaan.ii salinan fotostat Insuran 'Cover-Note'.iii salinan fotostat resit.iv salinan fotostat invois.v salinan geran kenderaan yang telah dicop

" HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT "

6 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan peminjam.

7 Kemaskini data pemohon dan potongan gaji sehinggaselesai.

8 Hantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN(Unit Pentadbiran Am).

9 Dapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insurancover-note' setiap kali cukai jalan kenderaan diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman.



256.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Kenderaan

Pastikan pemohon telah disahkan dalamjawatan. Berikan borang kepada pemohon.


tidak Betul - Sediakan surat lampiran danbetul pengesahan bahawa pegawai telah

disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandakan Pengetua /Guru Besar

Hantar borang-borang permohonberserta dokumen sokongan kepadaJPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan kedalam fail 1 salinan

Terima arahan potongan gajisediakan borang SG20

Dapatkan dokumen berikut :-Salinan geran, insuran cover-note, resitbayaran, invois dari pembekal

Sediakan lejer individu dan kemaskinilejer sehingga selesai potongan gaji.

Hantar laporan lejer individu pada setiaphujung tahun dan dapatkan salinan gerandan insuran cover-note bagi pengesahancukai jalan telah diperbaharui.

Hantar laporan lejer 3 bulan sebelumtamat bayaran balik pinjaman ke JPN(Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkansurat arahan memberhentikan potonganpinjaman kenderaan.

266.4 Senarai Semak : Urusan Pinjaman Kenderaan.



2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon




6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengandokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gajiditerima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan

9 Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

27

7 Menyelia Urusan Kewangan

7.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Penyeliaan Urusan Kewangan

i Memastikan urusan kewangan sentiasa dikemaskini dan mematuhisegala peraturan yang ada.

ii Perbankkan semua hasil kutipan pada hari berkenaan.

iii Pastikan Buku Tunai ditutup pada 30 /31 haribulan bulan berkenaan.

iv Pastikan penyata - penyata kewangan untuk diaudit dikemukakantidak lewat daripada 28hb Februari tiap-tiap tahun.

v Memastikan resit bayaran difailkan.

287.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Kewangan

Bil. Proses Kerja

1 Semak maklumat-maklumat yang disediakan oleh Ketua Pembantu Pembantu Tadbir Kewangan & Penyelia Asrama Tadbir

2 Memastikan semua kutipan hasil sekolah dikeluarkan "resit , dicatat dalam Buku Kutipan Harian dan dibankkanpada hari berkenaan atau keesokannya.

3 Memastikan semua pembelian diuruskan mengikut "peraturan yang ditetapkan seperti :-

i. Semak baki peruntukan.ii semak baki stokiii keluarkan Borang Pesanan Tempatan (LO)

4 Memastikan setiap bayaran hendaklah mengikut "peraturan seperti :-

i Baucar Bayaran.ii Cek Berpalangiii Dokumen-dokumen sokongan

5 Pastikan setiap bil dijelaskan tidak lewat satu bulan / "30 hari dari tarikh penerimaan.

6 Memastikan semua peralatan direkodkan kedalam stokdan disemnak sekurang-kurangnya dua kali setahun.

7 Memastikan Penyata Audit dikemukakan selewat-lewatnya pada 28hb Februari setiap tahun.



297.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Kewangan

Menerima urusan-urusan kewangandaripada Pembantu Tadbir Kewangan N17dan Penyelia Asrama N17/N22

minta peminjammenyemaksemula tidak Lengkap

lengkap

Cop dimana perlu dan kemukakankepada Pengetua / Guru Besar untuktindakan pengesahan dan tandatangan

Ambil tindakan sewajarnyamengenai Urusan Kewangan tersebut

307.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Kewangan


1 Semak "Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan danPenyelia Asrama" berkenaan tindakan yang telah diambil

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar.

Setelah diluluskan maklumkan semula kepada Pembantu4 Tadbir dan Penyelia Asrama tentang tindakan yang

telah diambil

31

PENGURUSAN PERKHIDMATAN DAN TADBIRAN

8 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

8.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

i Tentukan pegawai yang hendak dinilai

ii Pastikan borang-borang yang hendak digunakan.

iii Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan mengenai tatacara PenilaianPrestasi.

328.2. Proses Kerja : - Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

Bil. Proses Kerja

1 Edarkan borang mengikut kumpulan kakitangan :- Ketua Pembantu i Borang JPA (Prestasi ) 3/2002. Tadbir

Kumpulan Profesionalii Borang JPA (Prestasi ) 4/2002.

Kumpulan Sokongan 1iii Borang JPA (Prestasi) 5/2002

Kumpulan Sokongan II

2 Terima borang prestasi daripada semua kakitangan "

3 Semak borang-borang yang telah diisi. "

4 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Penolong KananPentadbiran untuk dinilai sebagai Penilai Pertama Pentadbiran

5 Bagi pegawai-pegawai dari Gred DG48 termasuk semua Pengetua Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan MataPelajaran diohantar terus kepada Pengetua.

6 Borang prestasi yang telah dinilai oleh Penilai Pertama Pengetuahendaklah diserahkan kepada Penilai Kedua (Pengetua)

7 Borang prestasi yang telah siap dinilai markah-markah Penolong Kananakan disatukan daripada penilai pertama dan kedua dan Pentadbirankemudian dibahagi 2 untuk mendapatkan markah purata

8 Markah yang siap hendaklah dimasukkan kedalamn data Penolong Kanankomputer untuk dianalisa Pentadbiran /

Ketua PembantuTadbir

9 Cetak laporan prestasi dalam 4 salinan untuk dihantar ke "` Pejabat Pelajaran Daerah.

10 Bagi kumnpulan DG48 akan dihantar terus ke PPD untuk Pegawai Pelajarandinilai oleh PPD sebagai Penilai pertama Daerah

11 Bagi Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Pengetua / Mata Pelajaran penilai pertama ialah Pengetua dan PPDPPD sebagai penilai kedua



338.3 Carta Aliran :- Urusan Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

Edarkan borang prestasi mengikutjenis kumpulan dan gred jawatan

Semak borang prestasi yang diterima

lengkapsemulaborangprestasi

tidak Lengkaplengkap

Serahkan borang-borang prestasikepada Penolong Kanan /Pengetua

Markah prestasi yang telah siapdisatukan dan dibahagikan hendaklahdimasukkan kedalam data Komputer

Cetak Laporan Nilaian Prestasi dalam4 salinan. Bagi kumpulan DG48 dihantarterus ke PPD bersama dengan suratiringan.

Hantar laporan Nilaian Prestasi tahunanke PPD

Simpan semua borang prestasidan salinan :Laporan PrestasiTahunan didalam fail sekolah

348.4 Senarai Semak : Urusan Penilaian Prestasi Tahunan


1 Semak borang prestasi yang diterima

2 Sediakan senarai semak kakitangan yang telahhantar borang ke pejabat.

3 Serahkan borang prestasi kepada Penolong KananPentadbiran / Pengetua

4 Masukkan data /laporan prestasi didalam data maklumatkomputer prestasi.

5 Hantar laporan Nilaian Prestasi Tahunan ke PPD

6 Simpan satu salinan dokumen diatas didalam fail

35

9 Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj

9.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Hartadan Kes-kes Tindakan Surcaj.

i Semua pegawai dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya

ii Tempoh perisytiharan harta dikira dari tarikh terakhir perisytiharan harta dibuat.

iii Seorang pegawai yang baru dilantik hendaklah mengisytiharkan hartanya dalam

iv Sekiranya dalam tempoh perisytiharan harta yang ditetapkan itu seseorangpegawai tidak memperolehi apa-apa harta, maka pegawai berkenaan perlu membuat

v Semua pegawai dikehendaki mengisytiharkan segala harta yang dimiliki olehnyaatau isteri atau suami atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orangbagi pihaknya atau bagi pihak isteri atau suaminya atau anaknya.

vi Ketua Jabatan bertanggungjawab meluluskan atau tidak meluluskan perisytiharanharta yang telah dibuat oleh seseorang pegawai.

vii Ketua Jabatan bertanggungjawab mengeluarkan surat kelulusan bertulis kepada

viii Bahan Rujukan Utama , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002berkuatkuasa mulai dari 30 Julai 2002. Dengan ini surat Pek. PerkhidmatanBilangan 8 Tahun 1995 dan Pek. Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1999 dibatalkan.

sekali dalam tempoh lima (5) tahun.

tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri.

pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A

semua pegawai mengikut Format "Lampiran F".

369.2 Proses Kerja : - Laporan Perisytiharan Harta

Bil. Proses Kerja

1 Sediakan senarai kakitangan yang belum membuat Pengetua Pekelilingpengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semua Perkhidmatanpegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendak Bil. 3 Tahundilaporkan . 2002 bertarikh

30 Julai 2002Lampiran A

Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atasPemilikan Harta.

Borang JPA(T)1/02 - Lampiran BBagi perisytiharan harta kali pertama danharta tambahan

Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran CBagi perisytiharan pelupusan harta

Borang JPA(T)3/02 - Lampiran DBagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian

2 Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripada Ketua Pembantuipegawai. Tadbir

(Ahli J/K Urusetia)

3 Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:- "tiada perubahanpermohonan kali pertamapermohonan tambahanpelupusan hartapemilikan syarikat

borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengandokumen sokongan.

4 Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepada Penolong kanan` Penolong Kanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan ( Pentadbiran )

ditandatangani sebagai Urusetia Urusetia



379.3 Carta Aliran :- Urusan Perisytiharan Harta

Edarkan borang perisytiharan hartamengikut jenis perisytiharan harta

semak borang perisytiharan harta yangditerima daripada pegawai.

lengkap semulaborangperisytiharanharta Lengkap

tidak lengkap

serahkan borang kepada Pen. KananPentadbiran

Pen Kanan Pentadbiran menurunkantandatangan dan serahkan kepadaPengetua/Guru Besar untuk kelulusanKetua Jabatan

Sediakan surat kelulusan KetuaJabatan seoerti Lampiran F danditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.

Serahkan 1 salinan surat kelulusanbersama 1 salinan borang perisytiharanharta kepada semua pegawai.

Sediakan Lampiran H - Penyata LaporanPerisytiharan Harta dalam 4 salinanbersama dengan surat iringan.

Hantar Lampiran H ke PPD dalam2 salinan dan 1 salinan ke JPN(Unit Tatatertib). .

Simpan satu salinan untuk fail sekolah.

389.4 Senarai Semak : Urusan Perisytiharan Harta


1 Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytiharharta.

2 Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai

3 Semak butir-butir diperlukan

4 Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan

5 Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan HartaLampiran H

6 Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN

7 Failkan satu salinan didalam fail sekolah

39

10 Menguruskan Kes-Kes Tindakan Tatatertib/Surcaj

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib danUrusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib.

i Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj.

(b) Penyelenggaraan kes-kes jenayah.

(c) Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya.

(d) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas.

(e) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan.

ii Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertibadalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap.

(b) Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedursebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D.

(c) Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku RekodPerkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatanhendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.

4010.2.1 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja

Bil. Proses Kerja

1 Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untuk Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerja Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

Pentadbiran2 Sediakan draf laporan sebagai berikut :- Ketua Pembantu

2.1. Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, Gelaran TadbirJawatan/ Gred dan tempat bertugas ).

2.2. Latar belakang kes :

(a) Butir-butir mengenai pelanggaran kes jenayah yang dilakukan , tarikh, tempatdan peruntukan undang-undang.

(b) Laporan Polis mengenai penangkapan,Laporan Mahkamah.

2.3. Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenaiPerintah Tahan Kerja.

3 Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada "Jabatan Pelajaran Negeri.

4 Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua / Pengetua/ G.BesarGuru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran. Pen. Kanan

Pentadbiran5 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan "

Pentadbiran semak draf laporan, buat pindaan jika perludan luluskan.

6 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana "pindaan (jika ada).

7 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / "Guru Besar

8 Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran "tandatangani laporan



41

Bil. Proses Kerja

9 Hantar laporan kepada :- Ketua Pembantu Tadbir

Jabatan Pelajaran Negeri.Unit Tatatertib.

10 Tindakan fail "

11 Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat "kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

12 Terima surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Pengetua / Tatatertib berkenaan. Guru Besar

NOTA :-

Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertibapabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polissementara kes dibicarakan.

13 Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga "Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan.

14 Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu TadbirPembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakan PerkhidmatanPenyata Perubahan Kew 8.

15 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib "dan tindakan fail.



42

10.2.2 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah

Tindakan Gantung Kerja

Bil. Proses Kerja

1 Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi Pen. Kanan P.U. (A) 395/93mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan , Pentadbiransediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supayatarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula ).

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua PembantuGantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan. Tadbir

3 Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar "

4 Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua /semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Guru Besar

5 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantupindaan (jika ada) Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan "Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

7 Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua/ G.Besartandatangan perakuan. Pen. Kanan

Pentadbiran8 Hantar Laporan kepada :-

Jabatan Pelajaran Negeri(Unit Tatatertib)

9 Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranya JPN (Unitmendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Tatatertib )

43



Bil. Proses Kerja

10 Terima surat perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Pengetua /Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota Guru Besardibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belumdiputuskan oleh mahkamah maka perintah kerjadikeluarkan).

11 Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga "Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan.

12 Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada "Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakanmenyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

13 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib Pembantu Tadbirdan tindakan fail. "



44

10.2.3 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah

Bil. Proses Kerja

1 Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45Pen. Kanan P.U. (A) 395/93Pentadbiran

NOTA :-

Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada LembagaTatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan danmengarahkan pegawai kembali bertugas semula.

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantutindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan. Tadbir

3 Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / G.BesarPen. Kanan 1

4 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf "buat pindaan jika perlu dan luluskan.

5 Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantupindaan (jika ada). Tadbir

6 Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua/ G. BesarPengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pen Kanan 1

7 Hantar perakuan kepada :- Ketua PembantuTadbir

Jabatan Pelajaran Negeri(Unit Tatatertib)

8 Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakantatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

9 Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakantatatertib kepada pegawai/anggota sokongan berkenaan.

45



pegawai / anggota berkenaan DITOLAK.

Bil. Proses Kerja

10 Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepada Pengetua /Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan Guru Besarmenyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

11 Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib. Pembantu Tadbir(Perkhidmatan)



46

10.2.4 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib

Kes Tidak Hadir Bertugas.

Bil. Proses Kerja

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan "terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yangdiberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh "pegawai / anggota sokongan.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika "pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelahtamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh penrimaan surat) "

5 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantumengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbirbutir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syorKetua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembalibertugas atau tidak.

6 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada "Jabatan Pelajaran Negeri

7 Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua /Guru Besar

8 Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buatpindaan (jika perlu).

9 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana "pindaan jika perlu.



47

Bil. Proses Kerja

10 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /Guru Besar. Guru Besar

11 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

12 Hantar perakuan kepada :-Jabatan Pelajaran Negeri. Jabatan Pelajaran(Unit Tatatertib ) Negeri

(Unit Tatatertib )



48

10.2.5 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib

Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan.

Bil. Proses Kerja

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan "terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yangdiberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh "pihak pos.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru "sekali lagi.

5 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh "pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawaitidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakanmengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ).

6 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantumengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbirbutir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syorKetua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan "diberitahu dalam Warta Kerajaan.

7 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripadaJabatan Pelajaran Negeri

8 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua / Guru Besar. Guru Besar

9 Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan(jika perlu) dan luluskan.



49

Bil. Proses Kerja

10 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Pengetua /pindaan jika ada Guru Besar

11 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / "Guru Besar.

12 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

13 Hantar perakuan kepada :- JPNJabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib(Unit Tatatertib )

14 Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapat Pengetua /kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Guru Besar.

15 Terima salinan Warta Kerajaan.



50

10.2.6 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes Rayuan Tatatertib / Surcaj

Bil. Proses Kerja

Pengeuta / G.Besar1 Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Pen. Kanan Peraturan 44 & 45

P.U. (A) 395/932 Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asas Ketua Pembantu

rayuan sama ada asas-asas yang diberikan boleh Tadbirditerima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah,buktikan mengenainya.

3 Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar.

4 Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perlu Pengetua / G. Besar.

5 Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ). Ketua Pem Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua / G. BesarGuru Besar.

7 Pengetua / Guru Besar tandatangani surat.

8 Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib) JPN

9 Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib Pengetua / G.Besarkepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

10 Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

11 Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib Pembantu Tadbirkepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakan Perkhidmatanmenyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8)

12 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib "dan tindakan fail.



51

11 Menyelia Urusan Perkhidmatan

11.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.

ii Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :-kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan,diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan(Kew 8 ) hendaklah disediakan.

iii Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkanoleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar kePusat Rekod. JPA.

5211.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Perkhidmatan

Bil. Proses Kerja

1 Memastikan rekod / fail bagi kakitangan Pengetua / G.BesarPenolong Kanan

2 Memastikan semua urusan perjawatan seperti :- Pentadbiran danKetua Pembantu

i Lantikan. Tadbirii Pengesahan dalam jawatan.iii Pemberian Berpencen dan Opsyen.iv Pertukaranv Pemangkuan atau Tanggung Kerjavi dan laio-lain mengenai perkhidmatan

diselesaikan dengan segera

3 Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8)dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke Pusat Rekod.



5311.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

semak 'senarai semak' mengenaiKembalikan urusan perkhidmatan yang telahkepada disediakan oleh Pembantu Tadbir.Pembantu

Tadbir berkenaan

untuk dilengkapkan

tridakLengkap

lengkap

Cop dan dapatkan kelulusan dantandatangan Pengetua/ Guru Besar

Kemukakan ke pihak yang berkenaanJabatan Pelajaran Negeri

Kenalpasti sebab-

sebab tidak

diluluskan

Diluluskan

Beritahu kepada Pembantu Tadbirtindakan selanjutnya harus diambil mengenai urusan berkenaan.

5411.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Perkhidmatan


Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir 1 (Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan

yang telah diambil.

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan

4 sewajarnya yang harus diambil seterusnya.

55

12 Menyelia Urusan Keceriaan


i Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.

ii Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.

iii Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepadaGuru Keceriaan.

5612.2. Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keceriaan

Bil. Proses Kerja

1 Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan dengan Pengetua / G.Besar Borang Permintaanpersetujuan Pengetua / Guru Besar. dan Borang

Pesanan Tempatan2 Sediakan borang-borang pesanan tempatan dalam Ketua Pembantu

3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar. Tadbir

3 Hantar 2 salinan kepada pembekal. "

4 Failkan satu salinan. "

5 Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan "projek yang telah diluluskan.

6 Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenai Pengetua /pelaksanaan projek. Guru Besar.



5712.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

Sediakan perancangan keceriaan untuktahun berkenaan dan dapatkan maklumatperuntukan yang ada

baikpulih alatan Pastikan peralatan dan tenaga yang adayang mengalamikerosakankecil

tidakmencukupi

mencukupi

sediakan (gambarajah) lanskap dansediakan jugam anggaran dan tenaga yang diperlukan untuk suatu projek.

dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar

sediakan semulaprojek dananggaran baru

tidaklulus lulus

sediakan borang pesanan tempatan

terima barang dan laksanakanprojek yang telah diluluskan.

5812.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keceriaan


1 Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandasdi setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan

2 Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan

3 Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khususbagi projek keceriaan

Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang4 dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan)

atau PRA Sekolah.

59

13 Menyelia Urusan Keselamatan

13.1 Peraturan -peraturan Pentadbiran

i Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya pada waktu yang telah ditetapkan.

ii Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perludiperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui oleh Pengetua / Guru Besar.

iii Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikanjam berkenaan dalam keadaan baik dan kertas pencetak masa masih mencukupi.

6013.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keselamatan

Bil. Proses Kerja

1 Berbincang dengan pihak Pengurusan Syarikat Pengetua / Senarai tugasKawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenai Guru Besar yangJadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpasti dan Penolong Kanan dipersetujui olehkawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian. Pentadbiran Pengetua /

Guru Besaratau

Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugaskawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan danbangunan yang perlu diberi perhatian.

2 Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaan Ketua Pembantudan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan. Tadbir

3 Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh "Pengawal Keselamatan / Jaga.

4 Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan "oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa kesemasa.

5 Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar dan Pengetua/ G.BesarPolis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada. Pen. Kanan

Pentadbirandan Polis

6 Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masake semasa mengenai tugas-tugas mereka.

7 Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia adadengan mengunci jam (watchman clock) dari pointpertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.



6113.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Keselamatan

Berbincang dengan Pengetua / G. Besarmengenai Jadual Tugas dan Kawasan

Mednyerahkan Jadual Tugas kepadaJaga / Pengawal Keselamatan

Menerima Laporan Harian daripada Jaga /Pengawal Keselamatan

Mengemukakan laporan kes-kes kepadaPengeuta/ Guru Besar dan Polis jikaperlu

Memastikan pelaksanaan tugas pengawalanyang dilaksanakan oleh Jaga /Pengaswal Keselamatan dari masa kesemasa

6213.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keselamatan


1 Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenaiJadual Tugas dan Kawasan Keselamatan

2 Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga /Pengawal Keselamatan

3 Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.

4 Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polisjika perlu

5 Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakanoleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.

63

14 Urusan Penyerahan Tugas

14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran

14.1.1 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk.

14.1.2 Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinan seperti berikut :-

(a) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas.

(b) Senrai tugas jawatan.

(c) Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai.

(d) Senarai harta benda/ peralatan pejabat.

(e) Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain.

(f) Fail Meja.

(g) Manual Prosedur Kerja

(h) Sasran Kerja Tahunan

(i) Lain-lain.

6414.2 Proses Kerja : - Urusan Penyerahan Tugas

Bil. Proses Kerja

1 Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8kepada pegawai yang akan bertukar.

2 Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawaiberkenaan untuk disemak.

3 Sediakan surat iringan.

4 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5 Merekod dan mengemukakan kepadaPengarah Pelajaran Negeri.

6 Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadipegawai yang bertukar.



6514.3 Carta Aliran :- Urusan Penyerahan Tugas

Menerima arahan pertukaran pegawaidan maklumkan kepada pegawai berkenaan.

Maklum kepada pegawai untuk mengisiborang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8

Bantu sediakan dimana perlu bagiLampiran A 1.1. hingga 1.8

Sediakan surat iringan

Kemukakan semula

kepada

pegawai berkenaan

untuk dilengkapkan

tidakSemak kesemua butir-butir

lengkap yang diperlukan

Kemukakan ke Pejabat PelajaranDaerah / Jabatan Pelajaran Negeridan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah MenyerahTugas hendaklah diberi kepadapegawai yang menyerah danpegawai baru yang menerimajawatan tersebut.

6614.4. Senarai Semak : Urusan Penyerahan Tugas


1 Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenaipertukaran pegawai berkenaan.

2 Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8

3 Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akanbertukar untuk dipenuhi

4 Semak semula borang-borang berkenaan sebelum diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan PejabatPelajaran Daerah

5 Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerahtugas dan satu salinan pegawai baru yang menerimatugas.

67

15 Menguruskan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.


i Tentukan kelayakan menduduki rumah.

ii Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiamiRumah Kerajaan (Perintah Am Bab E).

iii Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa(Perintah Am Bab E).

iv Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nomborakaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia ,Bahagian Kewangan.

v Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :-

(a) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73).

(b) Lampiran C.

(c) Lampiran E (Perintah Am Bab E).

(d) Lampiran F (Perintah Am Bab E)

(e) Borang / surat permohonan (dari kakitangan)

6815.2. Proses Kerja : - Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.

Bil. Proses Kerja

1 Menerima surat permohonan dari pegawai untuk Pengetua /menduduki rumah kerajaan Guru Besar

2 Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosonganrumah. Menyediakan borang-borang untuk mendudukirumah kerajaan dengan secukupmya.

3 Dapatkan tandatangan Pengetua "

4 Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar danberi kepada pemohon.

5 Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borang

6 Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPN Ketua PembantuUnit Perkhidmatan bersama dengan salinan surat Tadbirkelulusan menduduki kuarters dan satu salinan Lampiran E.

7 Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Pembantu TadbirBorang SFG20 dan SG14 (Kew 319). Kewangan

8 Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat "Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan.

9 Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji. "



Lampiran E -Sijil Masuk Rumah dalam 3 salinan.

6915.3 Carta Aliran :- Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan

Menerima permohonan

menyemak syarat sewa, jenis dandapatkan kekosongan rumah dan mengisi borangmaklumattambahan

tidak lengkaplengkap

dapatkan persetujuan dan kelulusansemak sebab- Pengetua / Guru Besar.sebab tidak

dilulkuskan

tidakdiluluskan

diluluskan

terima surat kelulusan

serahkan surat kelulusan kepadapemohon bersama dengan Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E

Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPNbersama dengan Lampiran E dansurat kelulusan menduduki kuarters

Terima kelulusan Kew 8 dari JPNsediakan Borang SG20 dan SG14Hantare ke AG Negeri.

7015.4. Senarai Semak : Urusan Menduduki Rumah Kerajaan


1 Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang

2 Semak syarat sewaan

3 Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar

4 Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon

5 Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewanganmengenai tindakan Payroll yang perlu dilakukan.

71

16 Menguruskan Pengurusan Fail


i Pastikan bahawa fail-fail disimpan dengan cara yang sistematik

ii Setiap fail hendaklah diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkanisi kandungan.

iii Fail-fail hendaklah dikelaskan iaitu sama ada peringkat terhad , sulit,rahsia atau rahsia besar.

iv Pastikan fail-fail yang dibuka didaftarkan.

v Pastikan kertas minit digunakan. Dakwat biru untuk surat keluar. Dakwatmerah untuk surat masuk dan diberi nombor berturutan.

vi Pastikan fail diberi dengan kandungan yang berpatutan.

vii"SERTA MERTA".

viii Pastikan pengeluaran fail direkod.

Fail yang memerlukan tindakan kemudian hendaklah direkod dalam buku SDPuntuk failkan simpan dalam perhatian.

Pastikan fail yang memerlukan tindakan mengikut "SEGERA" atau

7216.2 Proses Kerja : - Menguruskan Pengurusan Fail

Bil. Proses Kerja

1 Menyelaraskan keperluan fail mengikut pengurusan Pengetua / G. Besar

2 Menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk komen "persetujuan.

"3 Menetapkan jenis fail terbuka, timbul dann sulit

4 Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk. "

5 Membuka sebuah buku rekod fail. Ketua PembantuTadbir

6 Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV) "

7 Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh "dan mengikat dengan tali.

8 Membuka fail barui menggunakan nombor rujukan Fail "dan tajuk yang sama dengan menambah "No Jilid"..

9 Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit, "tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yangmudah dirujuk bagi fail timbul.



7316.3 Carta Aliran :- Menguruskan Pengurusan Fail

senaraikan keperluan failmengikut penjenisan

dapatkan komen dari Pengetua/Guru besar mengenai senarai yangdicadangkan

tetapkan jenis fail

Fail Timbul Fail Sulit Fail Terbuka

memberi nombor fail

menulis tajuk fail

melekatkan tali

melekatkan kertas minit

menguruskan fail

membuka buku rekod fail danrekod fail SDP

mengambil tindakan menutup fail

membuka fail baru

menyimpan fail

7416.4 Senarai Semak : Menguruskan Pengurusan Fail


1 Senarai keperluan fail mengikut penjenisan

2 Mewndapat komen Pengetua / Guru Besar

3 Tetapakan jenis fail : Fail Timbul, Fail Sulit, Fail Terbuka

4 Memberi nombor fail

5 Menulis tajuk fail

6 Melekat Kertas Minit (Am 4)

7 Menguruskan fail

8 Membuka Buku Rekod fail dan rekod fail SDP

9 Mengambil tindakan menutup fail

10 Membuka fail baru

11 Menyimpan fail

75

17 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Pembantu Tadbir

17.1. Perintah Am Bab A - G17.2. Aerahan Perbendaharaan17.3. Arahan Perkhidmatan.17.4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.17.5 Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan .17.6. Pekeliling-pekeliling Kewangan. Yang dikeluarkan dari masa ke semasa

18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir

18.1. Setiausaha Jawatan Pengurusan Kewangan Sekolah.18.2. Bendahari Jawatankuasa Keceriaan Sekolah.18.3. Penolong Urusetia Pengisytiharan Harta.18.4. Ahli Jawatankuasa Lembaga Sebutharga Sekolah.18.5 Ahli Penilaian Laporan Prestasi Sekolah bagi kakitangan bukan guru.

7619 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yang boleh

dijalankan dalam seminggu.

77

20 Senarai Tugas Harian

JAWATAN :- KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan

78

Documents

Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir