110

Fail Meja Pembantu Tadbir N17 Sekolah

Embed Size (px)

DESCRIPTION

fail meja pembantu tadbir n17 untuk didownload secara percuma oleh rakan-rakan sejawatan dengan nya.sila download untuk mendapatkan isi kandungan dan ubah suai sikit2 la.

Citation preview

KANDUNGANBil

1

Perkara

Senarai Tugas

Muka Surat

12 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran danSenarai Semak :-

4 Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru) 4 - 75 Perlantikan Guru Sandaran Terlatih 8 - 116 Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 12 - 157 Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen 16 - 198 Perlanjuitan Tempoh Percubaan 20 - 23

9 Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri 24 - 27

10 Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin 28 - 3111 Perletakan Jawatan 32 - 35

12 Cuti Rehat 36 - 39

13 Cuti Tanpa Gaji 40 - 43

14 Cuti Separuh Gaji 44 -47

15 Cuti Sakit 48 - 51

16 Cuti Sakit Tambahan 52 - 55

17 Cuti Bersalin 56 - 59

18 Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf 60 -65

19 Cuti Tanpa Rekod 66 - 69

20 Cuti Haji 70 - 73

21 Cuti Sambilan 74 - 77

22 Cuti Menjaga Anak 78 - 81

23 Cuti Isteri Bersalin 82 - 85

24 Cuti Ikut Pasangan 86 - 89

25 Persaraan Wajib 90 - 93

26 Persaraan Pilihan Sendiri 94 - 97

27 Menguruskan Penerimaan Surat 98 - 101

28 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 102

29 Jawatankuasa yang dianggotai 102

30 Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas 103

31 Senarai Tugas Harian 104

SENARAI TUGAS

Nama Anggota :

Jawatan :

No. Kad Pengenalan :

HASNAH BINTI ABDUL RAHMAN

PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

6201-25-01-6100

Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 12/03/1985

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

PERKH ID MA TA N DA N PER JA WA TA N

1 Menguruskan perlantikan staf sokongan2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.9 Menguruskan Cuti Rehat

10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji12 Menguruskan Cuti Sakit13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan14 Menguruskan Cuti Bersalin15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod17 Menguruskan Cuti Haji18 Menguruskan Cuti Sambilan.19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.22 Menguruskan Persaraan Wajib.23 Menguruskan Persaraan Pilihan24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

3

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

SEPERTI PADA :

1HB JANUARI 2005

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0

5 PENYELIA PETANG 0 0 0

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0

10 GURU MEDIA 1 1 0

11 KAUNSELOR 1 1 0

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0

13 GURU PENOLONG 40 40 0

0

JUMLAH GURU :- 50 50 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1

20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0

22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0

23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1

24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0

25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0

4

JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :- 62 58 4

MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN

1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Jawatan Proses Kerja

Pengetua

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pembantu Tadbir

Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.

Rekod penerimaan surat

Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan. ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP

atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Lain-lain dokumen yang diperlukan :-i Surat Setuju Terima Jawatan ii Surat Sumpahiii Surat Akuan Doktor (Am 402)iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan. Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-

i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawatan iv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.

Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.

i 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatanii 1 salinan asal Surat Sumpahiii 1 salinan asal Surat Akuan Doktor iv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.

Terima kelulusan Kew 8

Sediakan SG20 untuk payroll gaji

Carta Aliran : Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )1.2

5

Terima surat perlantikan pegawai

rekod penerimaan

buka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadi

minta maklumat tambahan

tidak

lengkaplengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)1.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Buka Fail Peribadi pegawai

4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan, Buku Akaun Bank

5Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada) Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua

8Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

6

1.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan

7

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

8

2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Jawatan Proses Kerja

Pengetua

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN

Rekod penerimaan surat

Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan. ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP

atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan. dan 2 salionan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke PPD :-

i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan. iv 1 salinan Surat Sumpah.v 1 salinan Surat Akuan Doktor.vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertama dan kedua

Sediakan SG20 untuk payroll gaji

Carta Aliran : Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih2.2

9

Terima surat perlantikan guru

rekod penerimaan

buka fail peribadi

minta dokumen maklumat tambahan

tidak

lengkap

dapatkan maklumat peribadi

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD

terima kelulusan kew 8 dari PPD

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

hantar dokumen ke Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Sumber Manusia ) bagi mengesahkan bahawa pegawai telah melaporkan diri.

Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih2.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Buka Fail Peribadi pegawai

4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan, Buku Akaun Bank

5Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada) Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Guru Besar

8Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

9 Hantar dokumen ke Kementerian PelajaranMalaysia (Bhg Sumber Manusia) bagi mengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri

10

2.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

11

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

12

3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

Rekod penerimaan surat

Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8)dan 2 salinan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri

i 1 salinan surat lampiranii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih. v 1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan

Tahunan (jika ada). - jawatan GST

Terima kelulusan kew 8 dari JPN

Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji

Carta Aliran : Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan3.2

13

Terima surat perlantikan pegawai

rekod penerimaan

rujuk fail peribadi

dapatkan doklumen-dokumen berikut :- minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan, maklumat pergerakan gaji (jika ada)tambahan

tidak

lengkaplengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan dan surat lampiran

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPNbersama-sama dengan dokumen lain.

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.3.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Rujuk fail peribadi

4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan Pergerakan gaji (jika ada )

5 Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan ke jawatan tetap

6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Gurui Besar

7 Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

14

3.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

15

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

16

4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen

4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam perkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi

Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB) ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM) iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan

salinan dokumen tersebut.

Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen berikut :-

i salinan sijil akademik / ikhtisas. ii salinan sijil Kursus Induksiiii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.

Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan

Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor

Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan

Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan)- 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP

- Failkan 1 salinan

Terima kelulusan Kew. 8

Tindakan Payroll- Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen

CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004 dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.

17

4.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen

Semak senarai pegawai yang layak mencukupi Tempoh Percubaan dan layak

Minta dokumen untuk diperakukan dari Pegawai TidakBerkenaan Lengkap

Pastikan Syarat-syarat dipenuhi

Mencukupi syarat / dokumenYa

Lengkapkan borang pengesahan Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen

Minta Dokumen TidakDapatkan perakuan Ketua Jabatan

Lengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan

Ya

Minta dilengkapkan TidakHantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Dokumen / Borang Lengkap Lengkap

Ya

Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Sedia ( Kew.8) dan hantar ke JabatanMinta dilengkapkan Tidak Pelajaran NegeriKew.8 Lengkap

LulusYa

Terima kelulusan Kew. 8

Tindakan Payroll

1818

4.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam PerkhidmatanDan Pemberian Taraf

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak senarai pegawai yang mencukupi syarat untuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen

2 Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP

3 Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaan yang disyaratkan

4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6 Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP

7 Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen

8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen ke JPN

19

4.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan DiberiTaraf Berpencen

i Borang P.A.A 35 - Bab ' A '

ii Borang P.A.A 36 (11)

iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )

iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

v Kew. 320 ( SG 20 )

vi Borang P.A.A. 38

20

5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam perkhidmatan

Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatanJika gagal kerana :

- Gagal kursus Induksi- Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan

Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan pastikan

- Mendapat sokongan Ketua Jabatan- Dokumen Kursus Induksi

Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya / Kementerian dan pastikan

- Lanjutan percubaan dengan berdenda- Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda- Lanjutan percubaan dengan amaran- Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian

Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri- 6 salinan- Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji

Carta Aliran : Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan5.2

21

Semak senarai kakitangan yang mencukupi percubaan mencukupi

Pastikan syarat-syarat pengesahan perkhidmatan

Sediakan permohonan perlanjutan tempoh percubaan jika gagal disahkan jawatyan

Lengkap

Ya

Hantar permohonan ke Jabatan PelajaranNegeri

LulusYa

Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan daripada Kementerian / Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan

- Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak berdenda, amaran dll

Sedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinan dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8

Terima kelulusan Kew.8- Failkan- Tindakan susulan berkaitan pergerakan jika berkaitan

Senarai Semak :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan5.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak senarai pegawai yang mencukupi TempohDalam Perkhidmatan

2 Pastikan syarat-syarat pengesahan dalamPerkhidmatan

3 Sediakan borang permohonan Lanjut TempohPercubaan

4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6 Terima surat kelulusan Perlanjutan TempohPercubaan

7 Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan

8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat PerlanjutanTempoh Percubaan ke JPN

22

23

5.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

i Perintah Am A 30

ii Kew.320 (SG 20)

iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / KementerianPelajaran Malaysia

24

6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar

Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Am Rendah

Pembantu Am Rendah

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu TadbirKewangan

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri- Pastikan tarikh tutup permohonan

Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi

Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan

Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru

Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumen sokongan disertakan (jika ada).

Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerah secara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).

Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/

Maklumkan kepada guru berkenaan.

Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.

Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaran ke Jabatan Pelajaran Negeri.

Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gaji terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG. Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas. Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,

Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripada guru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.

Carta Aliran : Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri6.2

25

Terrima surat pekeliling pertukaran

sediakan borang pertukaran

maklumkan surat pekeliling kepadasemua guru

edarkan borang kepada guru yang memohon

dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonan tambahan /pembetulan borang

tidak

lengkapLengkap

Terima kelulusan pertukaran

maklumkan kepada guru berkenaan.

Sediakan kew 8 (pertukaran) danSijil Gaji Akhir.

minta dilengkapkankew 8 dan tidak

hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinan surat kelulusan pertukaran ke JPN

Sijil Gaji Akhir Lulus lengkap

Ya

terima kelulusan kew 8

hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:

i Sijil Gaji Akhir i SG20ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji Akhir

Bayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusan pertukaran

iv sampul surat alamatsekolah baru

Senarai Semak :- Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri6.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru

2 Edarkan Pekeliling kepada semua guru

3 Edarkan borang permohonan guru yang ingin bertukar

4 Terima borang permohonan guru dan pastikan dokumen sokongan lengkap

5 Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk perakuan sokongan.

6 Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPDuntuk diproses

7 Terima keputusan kelulusan pertukaran guru

8 Maklumkan kepada guru berkenaan

9 Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran

26

6.4 Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru

27

i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.

ii Borang Pertukaran Dalam Negeri

iii Laporan Perubahan Kew 8

iv Sijil Gaji Akhir (R 28)

v SG20 (Kew 320)

28

7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin

7.1 Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin.

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikhperlepasan jawatan

Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakan selanjutnya ke KPM / SPP.

Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.

Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).

Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.

Terima kelulusan kew 8.

Tindakan payroll.

29

7.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan JawatanDengan Izin.

Terrima surat perlepasan jawatan

semak surat tawaran jawatan baru

hantar permohonan perlepasan jawatanlengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri. permohonan

tidak Lengkap lengkap

Ya

Terima kelulusan perlepasan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8…7 salinan

Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan1 salinan untuk fail sekolah

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll

30

7.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan JawatanDengan Izin.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

2 Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh perlepasan jawatan

3 Sediakan surat lampiran ke JPN

4 Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan

5 Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua / Guru Besar

6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7 Hantar kew 8 ke JPN

8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan pembayaran gaji dan emolumen

31

7.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

i Laporan Perubahan Kew 8

ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)

iii Surat Permohonan pegawai

iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

32

8 Urusan Perletakan Jawatan

8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan

semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan pastikan

lihat surat tawaran lantikan notis yang diberi mencukupijika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah disertakan.Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61

Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian PelajaranMalaysia SPP/JPA.

Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll diambil memberhentikan pembayaran gaji.

Carta Aliran : Urusan Perletakan Jawatan8.2

33

Terrima surat perletakan jawatan

dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatan penjelasan danpenubi syaratperletakan jawatan tidak Lengkap

lengkapYa

hantar surat perletakan jawatan ke JPN / KPM / JPA

terima kelulusan perletakan jawatan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8.. 7 salinan

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji.

Senarai Semak :- Urusan Perletakan Jawatan8.3.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan

2 Semak tenmpoh notis perletakan jawatan

3 Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

4 Terima kelulusan perletakan jawatan

5 Maklumkan kepada kakitangan berkenaan

6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7 Hantar kew 8 ke JPN

8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan pembayaran gaji dan emolumen

34

8.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

35

i Laporan Perubahan Kew 8

ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)

iii Surat Permohonan pegawai

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

36

9 Urusam Cuti Rehat

9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua ./ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat

Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon sama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masih ada baki cuti rehat.

Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan dengan menurunkan tandatangan.

Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai dengan mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada

Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap- tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.

Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada pegawai yang memohon cuti rehat.

Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun.

Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawa ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.

Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehat pegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.

Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.

Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod dan failkan.

Catatan :-Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.

Carta Aliran : Urusan Cuti Rehat9.2

37

terima borang cuti rehat

semak borang cuti

dapat sokongan Ketua Unit Kecil

minta lengkapkan borang / tapisan

mintya kelulusan Pengetua / Guru Besar

kelayakan t i dak Lengkap lengkap

Ya

terima kelulusan cuti dan kemaskini rekod cuti

maklumkan kepada pegawai

sediakan senarai kakitangan yang masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun

minta pegawai buat pilihan(memastikan pilihan (GCR atau bawa ke hadapan )

sediakan Kenyataan Cuti

dapatkan tandatangan Pengetua pada borang membawa ke hadapan

minta Cuti Rehat lengkapkanborang

ti dak lengkasp lengkap

Yarekodkan dan failkan keputusan yang diterima

Senarai Semak :- Urusan Cuti Rehat9.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti rehat

2 Semak borang permohonan dan baki cuti rehat

3 Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripadaPengetua / Guru Besar

4 Kemaskini rekod cuti rehat pegawai

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke JPN

6 Failkan satu salinan borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

7 Sediakan senarai kakitanbgan yang masih mempunyai Cuti Rehat

8Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkanke Award Gantian Cuti Rehat

9 Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagi permohonan membawa kehadapan Cuti Rehat

10Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapanCuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti pegawai

11 Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehat dibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat

38

9.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat

39

i Borang Cuti Rehat

ii Borang membawa ke hadapan

iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.

iv Kenyataan Cuti

40

10 Urusam Cuti Tanpa Gaji

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.

Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.

Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.

Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN. Failkan 1 salinan borang permohonan.

Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan. Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.

Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN

Tindakan payroll.

Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Gaji10.2

41

terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

minta l;engkapkan borang

semak dan proses borang permohonan

ti dak Lengkap lengkap

hantar borang permohonan ke Jabatan minta Pelajaran Negerilengkapkanborang t i dak Lulus

lengkapYa

terima kelulusan cuti dan sediakan kew 8

maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan

hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri

minta lengkapkan kew 8

Lengkap

Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll

Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Gaji10.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti tanpa gaji

2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Tanpa Gaji

3 Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua

4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gaji dan surat lampiran ke JPN

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

42

10.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji

43

i Borang Cuti Tnpa Gaji

ii Kenyataan Cuti

44

11 Urusan Cuti Separuh Gaji

11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.

Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.

Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.

Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan danSurat Akuan Doktor ke JPNFailkan 1 salinan borang permohonan

Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinanHantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

Tindakan payroll.

Carta Aliran : Urusan Cuti Separuh Gaji11.2

45

Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji berserta surat pengesahan doktor

Minta TidakSemak dan proses borang permohonan

Lengkapkan lengkap Lengkap borang

Ya

Hantar borang permohonan ke JPN bersertaMinta surat pengesahan doktorLengkapkanborang idak Lulus

Ya

Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8

Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan

Hantar kew 8 ke JPN

MintaKemukakan ke JPN

Lengkapkan LengkapKew.8

Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan Payroll

Senarai Semak :- Urusan Cuti Separuh Gaji11.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti separuh gaji

2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Separuh Gaji

3 Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua

4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuhGaji dan surat lampiran ke JPN

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

46

11.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji

47

i Borang Cuti Separuh Gaji

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan Kew.8

iv Kew.320 (SG 20)

48

12 Urusan Cuti Sakit

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan

Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:-- Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil

- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal oleh Pegawai Peubatan Kerajaan

- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun

- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dariKetua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi

Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPNberserta Sijil Sakit Asal pegawai

Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail

Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian

Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat AkuanDoktor

Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit12.2

49

Terima Sijil Cuti Sakit yang telah minta Tidak disahkanlengkapkan Lengkapsijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit

Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementeria Pelajaran

Rekodkan kelulusan

Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit12.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima cuti sakit

2 Sijil Sakit disahka oleh Pengetua

3 Rekod cuti sakit difalam kenyataan

4 Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambil mengikut peraturan yang telah ditetapkan

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

50

10.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit

51

i Borang Kenyataan Cuti Sakit

52

13 Urusan Cuti Sakit Tambahan

13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai

Semak dan pastikan pegawai telah diberi- Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari

- Sediakan kenyataan cuti pegawai

- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.

Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan LembagaPerubatan bagi memeriksa pegawai

Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan sertakan juga Laporan Lembaga tersebut

Terima kelulusan

Sediakan kew 8:-- 6 salinan ke JPN- 1 salinan fail

Terima kelulusan dari JPN

Sediakan Payroll

Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit Tambahan13.2

53

Terima Sijil Cuti Sakit yang telah disahkan

mintalengkapkan Tidak

Semak Sijil Cuti Sakit

sijil Sakit Lengkap Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian

Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8

mintalengkapkan Tidak

Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusan ke JPN

Kew 8 Lulus Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Sediakan Payroll

Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit Tambahan13.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan

2 Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cuti sakit bergaji penuh selam 180 hari

3 Sediakna kenyataan cuti pegawai

4 Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN

5 Terima kelulusan cuti sakit tambahan

6 Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai

7 Sediakan Kew 8

8 Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

9 Tindakan Payroll Gaji

54

13.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan

55

i Borang Kenyataan Cuti

ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan

iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8

iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )

56

14 Urusan Cuti Bersalin

14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan

Semak Sijil Cuti Bersalin- Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh

Doktor Kerajaan- Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai bersalin

Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakanLaporan Perubahan ( Kew. 8 )

Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti ke JPN

Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalamKenyataan Perkhidmatan

Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja

Carta Aliran : Urusan Cuti Bersalin14.2

57

Teriam Sijil Bersalin

Minta pihak hospitallengkapkan Tidak

Semak Sijil Bersalin

betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke JPN

Terima kelulusan Cuti Bersalin

Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 )- bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan

Hantarkan Kew. 8 ke JPN- 6 salinan

minta - Failkan 1 salinan lengkapkan TidakKew 8 Lengkap

Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja

Senarai Semak :- Urusan Cuti Bersalin14.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Cuti Bersalin

2 Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospital swasta perlu disahkan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan

3 Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak60 hari

4 Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai

5 Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakanPenyata Perubahan Kew. 8

6 Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti hendaklah dihantar ke JPN

7 Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin

8 Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumen jika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji

58

14.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin

59

i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )

ii Kew. 320 (SG 20 )

iii Borang Kenyataan Cuti

60

15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atau Barah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenai penyakit tersebut

Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai

- Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai. Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai

Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN Rekodkan dan failkanJika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh tersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti Sakit pegawai

- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima

Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran melalui JPNPermohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cuti pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit

Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut berserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan

Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8

Tindakan Payroll

Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan LembagaPerubatan jika pegawai masih tidak sihat

epada endap

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti pegawai k Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melalui JPN untuk m atkan kelulusan tambahan sebarang jenis cutibagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan LembagaPerubatan

Terima Kelulusan

Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima

61

62

15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

minta pihak

terima permohonan cuti sakit tambahan drp pesakit yang telah diberi semula bergaji penuh

hospital lengkapkan semak sijil sakit atau berikanSijil Sakit - tidakSijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan cuti sakit tambahan / Cuti Sakit Separuh Gaji

sediakan 7 salinan Laporan PerubahanKew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan

minta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusan kew 8 cuti

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll / bnayaran berasingan

fail dan rekodkan

63

sekiranya tambahan cuti diperlukan pohon ke Pengarah Perubahan melalui Jabatan Pelajaran Negeri untuk menubuhkan Lembaga Perubatan

tiada harapan sembuh

Ada harapan sembuh

pohon ke JabatanPelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketua untuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaran persaraan atassebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri

terima jawapan

ambil tindakan mengikut arahan surat jawapan

maklumkan kepada pegawai

15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Sakit pegawai

2 Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya

3 Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam KenyataanCuti pegawai

4 Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit

5 Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN

6 Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadi pegawai

7 Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan cuti sakit selepas mengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh

8 Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima

64

65

15.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

66

16 Urusan Cuti Tanpa Rekod

16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pembantu Tadbir

Terima 5 salianan borang permhonan cuti.

Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab C danPekeliling (Rujuk Bab C - VI )

Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan

Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cuti pegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN

Failkan satu salinan surat tersebut

Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai dan failkan.

67

16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod

Terima borang permohonan cuti

sdekak dan proses borang permohonan

minta dilengkapkan borang / dokumen tambahan

hantar permohonan ke JabatanPelajran Negeri

tidaklengkap Lulus

Ya

terima kelulusan cuti maklumkan kepada pegawai dan failkan

Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Rekod16.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat

4 Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar

5 Hantar surat lampiran dan 4 salinan borang permohonan cuti ke JPN

6 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

7 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan.

8 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

68

16.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Surat / dokumen sokongan

69

70

17 Urusan Cuti Haji

17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Terima borang permohonan cuti

Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberiCuti Haji

Terima kelulusan cuti

Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan.

Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untuk kelulusan

1 salinan difailkan.

Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam KenyataanPerkhidmatan / BRP

71

17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji

terima 7 salinan borang permohonan dan pengesahan penerbangan dari LUTH

semak dan proses borang permohonan

minta dilengkapkan borang / dokumen tambahan

hantar 4 salinan boprang ke JPN berserta dengan surat pengesahan penerbangan

t i dak lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti. sediakan kedw 8 - 7 salinanrekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cuti maklumkan kepada pegawai

minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinan kew 8 simpan dalam fail

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll (jika ada)

Senarai Semak :- Urusan Cuti Haji17.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi Cuti Haji

4 Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dan surat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH

5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6 Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan

7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

72

17.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)

iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.

v Buku Rekod Perkhidmatan

vi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji

73

74

18 Urusan Cuti Sambilan

18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan

Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalah mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Kementerian pelajaran Malaysia.

Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.

Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.

Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskan atau tidak permohonan tersebut.

Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan Kenytaan Cuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.

75

18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan

terima 2 salinan borang permohonan cuti sambilan

semak dan proses borang permohonan

minta dilengkapkan borang

serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk disemak dan diluluskan

t i dak lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan

Hantar satu salinan Kenyataan Cuti keJabatan Pelajaran Negeri

Senarai Semak :- Urusan Cuti Sambilan18.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi Cuti Sambilan

4 Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihi had kelayakan

5 Dapatkan perakuan dan kelulusanPengetua / Guru Besar

6 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan

7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

76

18.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

73

78

19 Urusan Cuti Menjaga Anak

19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima 5 salinan borang permohonan cuti

Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepas pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari

Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini

Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar

Beri perakuan dan tandatangan

Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti

Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Sediakan 7 salinan Kew 8 rekodkan kedalam Kenyataan Cuti maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.

1 salinan kew 8 difailkan.

Terima kelulusan kew 8

Fail dan rekodkanTindakan payroll

79

19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak

terima 5 salinan borang permohonan cuti

semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan ke JPN

minta dilengkapkan borang

t i dak lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan rekodkan dalam Kenyataan Cuti

Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN berserta dengan 1 salinan surat kelulusan Cuti Menjaga Anak

terima kelulusan kew 8

tindakan payorllmemberhentikan pembayaran gaji bagi tempoh cuti menjaga anak

Senarai Semak :- Urusan Cuti Menjaga Anak19.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terimas borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini

4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5 Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPNberserta dengan Kenyataan Cuti

6 Terima kelulusan dari JPN

7 Maklumkan kepada pegawai

8 Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan

80

19.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak

i Borang Cuti

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

iv Laporan Perubahan (Kew 8)

v Kew 320 ( SG20)

81

82

20 Urusan Cuti Isteri Bersalin

20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin

Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengan salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atauSijil Lahir Anak

Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi kemudahan cuti ini.

Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin

Beri perakuan dan tandatangan

Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan

83

20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin

terima surat akuan isteri bersalin / sijil lahir

berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod

Semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan kepada Pengetua / Guru Besar untuk kelulusan

minta lengkapkan borang tambahan

t i dak Lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cutiserah sxatu salinan kepada pegawai rekodkan dan failkan 1 salinan.

Senarai Semak :- Urusan Cuti Isteri Bersalin20.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini

4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5 Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai dan failkan surat permohonan yang telah diluluskan

6 Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai

84

20.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin

i Borang Permohonan

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

85

86

21 Urusan Cuti Ikut Pasangan

21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B

Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai mengikut mana yang lebih pendek.

Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan

I Salinan Sijil Nikahii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti

belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat

pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.

Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah menghabiskan pembelajaran.beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut

Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cuti pegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untuk dikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia.

Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM

Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawaiSediakan kew 8Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara

Tindakan paroll'

87

21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan

minta pemohon

semak borang permohonan cuti dari pegawai ersama dokumen sokongan

dapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail. sokongan

t i dak lengkap lengkap

Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai bertaip dan kemaskini

dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar

hantar permohonan ke JPN untukkelulusan KPM

minta dokumen lwengkapkan borang

Lengkap tidak Ya lengkap

terima kelulusan cuti mengikut pasangan

minta lengkapkan kew 8

sediakan laporam perubahan kew 8

ti dak lengkap lengkap

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll untuk memberhentikan bayaran gaji & emolumen.

Senarai Semak :- Urusan Cuti Ikut Pasangan21.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau isteri

4 Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah, surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan pegawai dan lain-lain dokumen

5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar

7 Hantar borang permohonan dan dokumen sokongan

8 terima surat kelulusan dari KPM

9 sediakn Kew 8

10 maklumkan kepada pegawai

11 rekodkan didalam Kenyataan Cuti

12 Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan surat kelulusan KPM

13 terima kelulusan Kew 8 dari JPN

14 Tindakan payroll

88

22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan

i Borang Cuti Tanpa Gaji.

ii Laporan Kew 8

iii Kew 320 (SG20)

iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.

89

90

22 Urusan Persaraan Wajib

22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pengetua / Guru Besar

Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangam yang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).

Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun berkenaan.

Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang- borang persaraan mencukupi.

atau

Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalamProgram Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.

Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai. ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak

dibawah umur 21 tahun.iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan. iv Sijil KWSP/ KWSG

dan proses borang permohonan tersebut.

Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam4 salinan.

Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaan pembayaran gaji dilakukan.

Carta Aliran : Urusan Persaraan Wajib22.2

91

Semak tarikh lahir kakitangan

terima surat pekeliling dari JPN

maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri senarai kakitangan akan bersara / tiada

dapatkandokumen /. tidak

terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang

borang lengkap tambahan lengkap ya

dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara

dapatkan dokumen /

terima dokumen dan proises borang persaraan pegawai berkenaan

borang lengkap tambahan ya

minta lengkapkanborang tidak

hantar ke Jabatan Pelajaran Johor

lengkaplengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Hantar kew 8 ke JPN

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll

Senarai Semak :- Urusan Persaraan Wajib22.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

2 Terima dari JPN bagi maklumat yang akan bersara

3 Terima notis persaraan pegawai yang akan bersara dan sediakan borang-borang yang berkaitan

4 Serahkan borang -borang kepada bakal pesara untuk diisi.

5

Dapatkan kembali borang-borang yang telah siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil Lahir anak-anak

6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)

8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaj idan emolumen

92

22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)

vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )

viii Penyata Perubahan (Kew 8).

ix Kew 320 (SG 20)

93

94

23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.

Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraan pada Jun / Disember.

Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan..- borang -borang persaraan mencukupi.

Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersarai Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahun iii Sijil KWSP / KWSG (jika ada)

dan proses borang permohonan tersebut.

Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.

Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.

Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan

Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentian pembayaran gaji dilakukan.

Carta Aliran : Urusan Persaraan Pilihan Sendiri23.2

95

Semak tarikh lahir kakitangan

maklumkan ke JPN kakitangan mohon bersara

dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang dan borang-borangtambahan

tidakLengkap

lengkap Ya

dapartkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara.

Terima dokumen dan proses borang dapatkan persaraan pegawai berkenaan dokumen /borangtambahan

dapartkan

tidak

lengkapLengkap

Ya

Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara

dokumen / terima dokumen dan proses borang borang persaraan pegawai berkenaan tambahan tidak

lengkaplengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan Kew 8

tindakan payroll

Senarai Semak :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri23.3

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersara pilihan sendiri

2 Maklumkan ke JPN - tarikh cadangan persaraan pada Jun / Disember

3 Terima notis persaraan pegawai yang ingin bersara pilihan sendiri dan sediakanborang-borang yang berkaitan

4 Serahkan borang -borang kepada pemohon untuk diisi.

5

Dapatkan kembali borang-borang yang telah siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil Lahir anak-anak

6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)

8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji dan emolumen

96

22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)

vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )

viii Penyata Perubahan (Kew 8).

ix Kew 320 (SG 20)

97

24 Menguruskan Penerimaan surat

24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan

i Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima oleh sekolah.

ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalam satu kategori iaitu :-

(a) Surat biasa

(b) Surat Berdaftar

(c) Surat Berdaftar Akuan Terima

(d) Surat Sulit

(e) Bungkusan

(f) Telegram

iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat

iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./

v Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit oleh Pengetua / Guru Besar.

98

Proses Kerja :- Menguruskan Penerimaan surat24.2

Bil. Proses KerjaPegawai yang

meluluskan / dirujukSeksi Undang-

Undang Peraturan

1

2

3

Menerima surat dan menandatangani akuan terima, cop dan rekodkan.

Menyampaikan surat-surat untuk tindakanPengetua / Guru Besar

Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan Pentadbiran

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar atau Penolong

Kanan Pentadbiran

Pembanrtu Tadbir& Pembantu Am

Rendah

99

Carta Aliran : Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan24.3

menerima surat / bungkusan

merekod surat-surat yang diterima dalam Daftar Surat Terima

Menyampaikan kepada Pengetua / Guru Besar untuk diminitkan dan diklasifikasikan

surat surat sulit biasa

diserahkan kepada pegawai berkenaan

Berdaftar denganKiriman Wang/Cek

Merekodkan

pastikan surat yang diminitMengeluarkan resit disampaikan kepada pegawai

berkenaan

Bankkan

100

Senarai Semak :- Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan24.4

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tarikh surat diterima dan direkodkan

2 Tarikh diedarkan kepada siapa

3 Tarikh menerima minit arahan Pengetua / Guru Besar.

4 Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaan dan pihak yang perlu mengambil tindakan

5 Semak surat-surat yang belum diambil tindakan dan kenalpasti surat-surat ulangan

101

25 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan

i Perintah Amii Arahan Perkhidmataniii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awamiv Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia v Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.

26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah

102

Norma Kerja Bagi Tugas-tugas27

Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yang boleh

dijalankan dalam seminggu.

103

Senarai Tugas Harian28

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR GRED N17

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan

104