Fail Meja Pen PPD Maklumat Dan ICT 2012

1

FAIL MEJA

PENOLONG PPD TEKNOLOGI DAN MAKLUMAT

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT

PEJABAT PELAJARAN DAERAH DUNGUN

Disediakan oleh,Disemak dan Disahkan oleh,

..................................................

..................................................

Nama: KAMAROZAMAN BIN SALLEHJawatan:Penyelia Pengurusan Maklumat DG41Tarikh:16 April 2012

Nama: AWANG BIN IBRAHIMJawatan: Pegawai Pelajaran Daerah DungunTarikh:16 April 2012

NAMA SEKTOR:Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT

NAMA FUNGSI:Unit Pengurusan Maklumat Dan ICT

ALAMAT:Pejabat Pelajaran Daerah Dungun,Jalan Sekolah, 23000 Dungun, Terengganu.

F A I L M E J A

PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAH PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT

Unit Pengurusan Maklumat Dan ICTPejabat Pelajaran Daerah Dungun

NAMA AGENSI: PEJABAT PELAJARAN DAERAH DUNGUNALAMAT: PEJABAT PELAJARAN DAERAH DUNGUN, 23000 DUNGUN, TERENGGANU DARUL IMAN.NO. TELEFON: 09-8441355N0. FAKS: 09-8444355E-MAIL: [email protected] WEB: www.moe.goe.my/ppddungun1.0 Maklumat Pegawai

Nama: KAMAROZAMAN BIN SALLEH

Jawatan Hakiki: PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAH TEKNOLOGI & MAKLUMAT

Gred Jawatan: DG41

eMEL: [email protected]

Tarikh Kemaskini: 16 April 2012

Tandatangan Ketua Jabatan

:

KANDUNGAN

KANDUNGANMUKA SURAT

1. Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan/Pejabat2. Carta Organisasi Bahagian/Jabatan/Pejabat3. Objektif Sektor/Unit4. Carta Organisasi Sektor/Unit (Kedudukan Pegawai)5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain6. Peraturan-peraturan Pentadbiran7. Satu set bagi setiap proses kerjaProses Kerja8. Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak / Checklist10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai11. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)12. Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan dengan tugas sahaja)13. Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/masa/peratus/bilangan)14. Format Senarai Tugas Harian

3.0Objektif Unit Pengurusan Maklumat dan ICT

Bertanggungjawab kepada Pegawai Pelajaran Daerah, Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah) dan Ketua Unit Maklumat di dalam merancang, menyelaras, melaksana dan mengambil tindakan susulan ke atas perkara-perkara berikut:

I.PENGURUSAN DATA EMIS 1.1 Kemasukan dan Kemaskini Data1.2 Verifikasi data

II.MENGURUS PENYENGGARAAN PERALATAN ICT 2.1Memantau dan mengesahkan borang penyenggaraan.

III.MERANCANG / MELAKSANA KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN PENGURUSAN MAKLUMAT 3.1Meningkatkan kualiti pengurusan maklumat.

IV.MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN 4.1Pengumpulan data / mencetak panel4.2Panel Anjakan Gaji

V.MEMBANTU MENGURUS APLIKASI LAIN Menerima permohonan bantuan teknikal.

VI.BIDANG UMUMMelaksana tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa oleh Pegawai Pelajaran Daerah, Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah dan Ketua Unit Maklumat .

4.0Carta Organisasi Unit Pengurusan Maklumat dan ICT

Pegawai Pelajaran Daerah Awang bin Ibrahim

Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah

Penolong Pegawai Pelajaran DaerahTeknologi & maklumatKAMAROZAMAN BIN SALLEH

Penyelia Pengurusan Maklumat Dan ICT IBRAHIM BIN LAH

EIO AMIR ANUA BIN ABDUL GHANI

TSOMOHD SYAZWAN BIN IBRAHIM

5.0Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan dengan Pegawai-pegawai lainTugas Pegawai AtasanYang Ada HubunganTugas & TanggungjawabKuasa Yang DiberiTugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan

Pegawai Pelajaran Daerah

Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah)

Ketua Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT (JPN)

Mengurus Data EMIS- Pengisian data EMIS online- Verifikasi Data / Semak ralat - Kemaskini Data Online

Mengurus Penyenggaraan Peralatan ICT- Memantau dan mengesahkan borang penyenggaraan

Merancang / Melaksana Kursus Peningkatan Kemahiran Pengurusan Maklumat Meningkatkan kualiti pengurusanmaklumat.

Mengurus dan Melaksana Sistem Penilaian Prestasi Tahunan- Pengumpulan data/ mencetak panel- Panel Anjakan Gaji- Panel APC

Ketua Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Am Pejabat

Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan

Tugas & Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan


Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah

Ketua Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT (JPN)

Membantu Mengurus Pelaksanaan Sistem Lain. - Menerima permohonan bantuan teknikal.

Bidang UmumMelaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa oleh Pegawai Pelajaran Daerah.-Menerima dan melaksana arahan.

Ketua Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Am Pejabat

7.0Proses Kerja

Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS ONLINE

Sub Aktiviti5.1.1PENGISIAN DATA

5.1.1.1PROSES KERJA

Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / DirujukSeksyen Undang-Undang / Peraturan

1.Semakan pengisian data

2. Semakan ralat pengisian data

3. Pengesahan dan pembetulan

Ketua Sektor Pengurusan Maklumat Dan ICT(JPNT)

Aktiviti5.1PENGURUSAN DATA EMIS

Sub Aktiviti5.1.1TERIMA DAN GABUNG DATA

5.1.1.2CARTA ALIR

MULA

PENGISIAN DATA EMIS SECARA ATAS TALIAN

SEMAKAN DATA DI PELAYAN KPM

UTILITI EMIS ONLINE

DATA SEMPURNA ?

TIDAK

YA

DATA DIGUNAPAKAI KEMENTERIAN / JABATAN

CUKUP BILANGAN SEKOLAH

TIDAK

YA

TAMAT


Sub Aktiviti5.1.1DATA EMIS ONLINE

5.1.1.3SENARAI SEMAK

BilAktivitiTindakanCatatan

1

2

3

4

5

6Pemantauan pengisian data online

Muat turun aplikasi Utiliti online

Semak ralat gabung

Semak bilangan sekolah dan ralat

Pengemaskinian data

Tamat data bulanan


Sub Aktiviti5.1.2VERIFIKASI DATA

5.1.2.1PROSES KERJA

Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / DirujukUndang-Undang / Peraturan

1.Run utiliti Emis Online dan Cekemis

2.Mencetak ralat dari proses 1

3. Semak kesahihan data menggunakan sumber dari Emis sebelum, data dari unit lain, data dari sistem lain dan dari sekolah

Pengurus EMIS Sekolah

Pegawai / penyelia unit lain


Sub Aktiviti5.1.2VERIFIKASI DATA

5.1.2.2CARTA ALIR

MULA

RUN UTILITI EMIS ONLINE

CETAK SENARAI SEMAK

SEMAK DENGAN SEKOLAHYA

SEMAK RALAT

TIADA RALAT?

TIDAK

YA

RALAT / PEMBETULAN?

BAIKI DATA

RUN CEKEMIST

TAMAT


Sub Aktiviti5.1.2TERIMA DAN GABUNG DATA



1

2

3

4

5

6Run utiliti emis online / cek Emis

Cetak ralat utiliti / cek Emis

Semak senarai ralat utiliti / cek Emis

Maklum balas ke sekolah

Baiki data

Tamat

Aktiviti5.3MENGURUS PENYENGGARAAN ICT

Sub Aktiviti5.3.1MEMANTAU DAN MENGESAHKAN BORANG PENYENGGARAAN

5.3.1.1PROSES KERJA

Proses KerjaPegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Undang-Undang / Peraturan

1. Memantau pelaksanaan penyenggaraan oleh syarikat di lantik

2. Mengesah borang Preventive / Corrective Maintanance.

Pegawai Pelajaran DaerahSurat siaran arahan pemantauan dan dokumen perjanjian kontrak tender



5.3.1.2CARTA ALIR

MULAMEMANTAU SECARA RAWAK

MEMENUHI PERJANJIAN? TIDAK

YA

TEGURAN

AKUR PADA TEGURAN?

YA

TIDAK

PELAPORAN BERTULIS?

TIDAK MENGESAHKAN DOKUMEN TUNTUTANPENGESAHAN DOKUMEN TUNTUTAN

TAMAT





1Pilih sekolah

2Memantau dan melapor

3Teguran / pelaporan lisan atau bertulis kepada syarikat

Nama borang PM1, PM2, CM1, CM2

4Menyemak borang tuntutan oleh syarikat

5Tandatangan pengesahan

Aktiviti5.4MERANCANG / MELAKSANA KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN PENGURUSAN MAKLUMAT

Sub Aktiviti5.4.1MENINGKATKAN KUALITI PENGURUSAN MAKLUMAT

5.4.1.1PROSES KERJA



1. Kenalpasti kumpulan kemahiran / kumpulan sasaran

2. Mendapatkan peruntukan

3. Pelaksanaan kursus

4. Penilaian kursus

5. Penambahbaikan


Penolong Pegawai Pelajaran Daerah(Pengurusan Sekolah)

Pengetua / guru Besar

Ketua Unit Maklumat

Penolong Pegawai Maklumat

Pegawai kewangan

Teras PIPP ( modal insan )



5.4.1.2CARTA ALIR

PENAMBAHBAIKAN PELAKSANAAN KURSUS (KANDUNGAN, KAEDAH,BAHAN / NOTA DLL)TENTUKAN JENIS / SKOP KURSUS YATIDAKMULATAMAT ADA ? LAKSANA KURSUSDAPATKAN PERUNTUKANTENTUKAN PESERTA KURSUSPENILAIAN





1Melantik urusetia

2Menentukan jenis kursus

3Menentukan kumpulan sasar

4Pohon peruntukan

5Merangka dan mengedar surat kursus / jadual kursus

6Memperbanyakkan nota edara

7Pohon tempat kursus

8Memastikan dewan dan peralatan sedia diguna

9Memastikan kursus dilaksana mengikut penjadualan

10Memastikan penyediaan makan/minum peserta sempurna

11Mengedar Borang Penilaian Kursus

12Mengesah dan menyerah dokumen Tuntutan Perbelanjaan kepada Unit Kewangan

13Menilai Borang Penilaian Kursus

14Merangka penambahbaikan

Aktiviti5.5MENGURUS DAN MELAKSANA SISTEM PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN

Sub Aktiviti5.5.1PENGUMPULAN DATA / MENCETAK PANEL

5.5.1.1PROSES KERJA



1. Menyediakan disket data prestasi dari Emis mengikut sekolah

2. Taklimat kepada Pengetua dan Guru Besar

3. Terima./Gabung Data

4. Verifikasi Data

5. Cetak Panel Pergerakan Gaji

6. Cetak Panel Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

Ketua Sektor Pengurusan Sekolah


Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah)

Pengetua / Guru Besar



5.5.1.2CARTA ALIR

MULA

MENYEDIA DISKET DATA PRESTASI MENGIKUT SEKOLAH

TAKLIMAT PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI

SEKOLAH HANTAR DATA

IMPORT DAN GABUNG DATA

VERIFIKASI DATA

TIDAKSEMPURNA ?

YA

CETAK KUOTA FPSM, SENARAI PPSM UNTUK DISAHKAN

PENGESAHAN TIDAK

YA

CETAK PANEL GAJI / APC

TAMAT




Bil

AktivitiTindakanCatatan

1Menyediakan disket untuk diedarkan ke sekolah.

2Edar disket ke sekolah

3Taklimat penggunaan sistem aplikasi

4Terima disket dari sekolah

5Semak / bilangan disket yang di terima mengikut bilangan sekolah Pekeliling kementerian berkaitan prestasi

6

7

8

9

10

11Import dan gabung data

Verifikasi data

Cetak kuota PPSM

Pengesahan kuota oleh pengerusi PPSM

Cetak panel pergerakan gaji

Edar ke sekolah

Pekeliling kementerian berkaitan prestasi


Sub Aktiviti5.5.2PANEL ANJAKAN GAJI

5.5.2.1PROSES KERJA



1. Terima borang pencalonan yang disahkan oleh PPSM

2. Semak markah prestasi

3. Cetak Panel Anjakan Gaji.

Ketua Sektor Pengurusan Sekolah


Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (Pengurusan Sekolah)

Pengetua / Guru Besar



5.5.2.2CARTA ALIR

MULA

PENYERAHAN DOKUMEN OLEH PENGERUSI PPSM

SEMAK DOKUMEN DAN MARKAH PRESTASI

LENGKAP ?

TIDAK

YA

CETAK PANEL ANJAKAN GAJI

TAMAT





1Terima perakuan anjakan gaji dari pengerusi PPSM

2Semak dokumen

3Semak pengesahan markah prestasi

Pekeliling anjakan gaji kelas PTK

4Cetak anjakan gaji

5Edar ke sekolah

Aktiviti5.6MEMBANTU MENGURUS PELAKSANAAN SISTEM LAIN

Sub Aktiviti5.6.1MENERIMA PERMOHONAN BANTUAN TEKNIKAL

5.6.1.1PROSES KERJA



1. Terima laporan masalah aplikasi

Pegawai / Penyelia Unit berkenaan

Merujuk Kepada Buku Panduan / Surat Siaran / Pekeliling bagi aplikasi berkenaan.

2.Membantu menyelesai masaalah penggunaan aplikasi

Aktiviti5.6MEMBANTU MENGURUS PELAKSANAAN SISTEM LAIN


5.6.1.2CARTA ALIR

MULA

MENERIMA LAPORAN MASALAH

MENGENALPASTI MASALAH

LAPOR PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

SISTEM APLIKASISOFTWARE

HARDWARE

LAPOR KEPADA SYARIKAT PENYELENGGARAAAN

TAMAT

Aktiviti5.6MEMBANTU MENGURUS PELAKSANAAN SISTEM LAIN(TEKNIKAL)




1Menerima laporan daripada Pegawai Penjaga

2Mengenalpasti masalah (Software/hardware/sistem aplikasi)

3Memperbaiki/Lapor kepada syarikat penyelenggaraan

6.0Norma Kerja Penolong Pegawai Pelajaran Teknologi dan Maklumat

Ia merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

Bil

Jenis KerjaMasa Yang Diambil (minit/hari/kes)Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu/ sebulan / setahun

7.0Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

Nama Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya (6) bulan.

Nama Pegawai:KAMAROZAMAN BIN SALLEH

Jawatan:PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAHTEKNOLOGI & MAKLUMAT

BilNama JawatankuasaKekerapan Mesyuarat SetahunJenis Keanggotaan

1.JAWATANKUASA PEMANDU ICT DAERAH4AHLI

2.JAWATANKUASA KURIKULUM DAERAH4AHLI

3.JAWATANKUASA PENGURUSAN TERTINGGI PPD4AHLI

8.0Senarai Tugasan Harian

Pegawai hendaklah menyenaraikan tugas harian dengan menggunakan borang yang disediakan. Disiapkan setiap hari. Diletak di atas meja mudah dirujuk.

Nama Pegawai:KAMAROZAMAN BIN SALLEH

Jawatan:PENOLONG PEGAWAI PELAJARAN DAERAHTEKNOLOGI & MAKLUMAT

Tarikh:

BilButir-Butir TugasCatatan

Documents

Fail Meja Pen PPD Maklumat Dan ICT 2012