Fail Meja Penyelia Kanan HEM (SPBT/Kebajikan) Terkini 30 SEPT 2013

1

FAIL MEJAJawatan:

Penyelia Kanan HEM

Unit:

Hal Ehwal Murid

Bahagian:

Sektor Pembangunan Kemanusiaan,

Jabatan Pendidikan

Wilayah Persekutuan Putrajaya

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Rohani bt. Haji Ahmad

Jawatan : Penyelia Kanan HEM

Gred : DGA34

E-mel : [email protected]

Tarikh Kemaskini : 1 Oktober 2013

*Tandatangan Ketua Jabatan :

*Ketua yang bertanggungjawab ke atas pegawai tersebut.

2

KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Carta Organisasi Bahagian/Jabatan/Pejabat 4 - 5

2. Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan/Pejabat 6 - 8

3. Objektif Sektor/Unit 9 -10

4. Carta Organisasi Sektor/Unit (Kedudukan Pegawai) 11-12

5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan

Pegawai-Pegawai Lain 13-17

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran18-19

7. Proses Kerja dan Carta Alir Kerja serta20-81

Senarai Semak / Checklist

8. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai52-83

9. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)84-86

10. Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan dengan

tugas sahaja) 87-88

11. Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/masa/peratus/bilangan)89-93

12. Format Senarai Tugas Harian94-95

3

4

CARTA ORGANISASIJABATAN PENDIDIKAN WILAYAH

PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

CARTA ORGANISASI JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

5

CARTA ORGANISASIJABATAN PENDIDIKAN WILAYAH


6

VISI, MISI DAN OBJEKTIFJABATAN PENDIDIKAN WILAYAH


VISI, MISI DAN OBJEKTIF JABATAN PENDIDIKAN WILAYAH PERSEKUTUAN

PUTRAJAYA

VISI

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya Unggul 2015

MISI

Memastikan pendidikan untuk semua dilaksanakan. Memberi penumpuan kepada keperluan untuk

mengembangkan potensi murid pelbagai tahap pencapaian dan keupayaan.

Memberi penumpuan kepada peningkatan penguasaan Emotional Quotient (EQ), Intelectual Quotient (IQ), dan Spiritual Quotient (SQ) dalam kalangan murid.

Membudayakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi.

Memastikan program pembangunan profesional dan prasarana pendidikan dilaksanakan secara berterusan bagi menjamin kualiti pendidikan yang mapan.

Memastikan keutuhan dalam pelaksanaan sistem pengurusan dan kepimpinan.

Objektif

Memastikan kanak-kanak yang mencapai umur persekolahan mendapat akses kepada pendidikan.

Memberi akses kepada pendidikan berkualiti yang mampan kepada semua.

Memastikan semua aktiviti dijalankan mengikut peraturan, berhemah dan berintegriti.

Menyediakan sistem pengurusan dan pentadbiran yang moden, cekap dan berkesan.

7

Membentuk pemimpin pendidikan yang cemerlang dan berkeupayaan/mampu menguruskan sekolah secara ‘school based’.

Membina perhubungan dan permuafakatan pendidikan dengan PIBG dan agensi-agensi luar bagi menjamin kecemerlangan pendidikan.

Menyisipkan unsur futuristik berteraskan teknologi maklumat dan komunikasi dalam pendidikan.

Membentuk modal insan yang holistik serta mempunyai pemikiran kreatif, inovatif, berjati diri dan mempunyai semangat patriotisme yang tinggi.

Menanamkan kecintaan kepada ilmu pengetahuan di kalangan warga pendidikan.

Meningkatkan kepakaran pegawai-pegawai perkhidmatan pendidikan supaya menjadi pendidik yang lebih berkesan.

Menyediakan prasarana yang mencukupi, kondusif dan teraputik bagi pengajaran dan pembelajaran.

Mengembangkan potensi individu murid melalui pembangunan program kokurikulum dan sukan.

8

9

CARTA ORGANISASI SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

(HAL EHWAL MURID)

CARTA ORGANISASI SUB UNIT PENGURUSAN KEMANUSIAAN (HAL EHWAL MURID)

10

PENGARAH PENDIDIKANHAJI JAMALUDDIN BIN YUSOF

DG54

TIMBALAN PENGARAHHAJAH FARIZAH BT. HJ. AHMAD

DG48

SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAANZAINAL AZMIR BIN KAMARUDDIN

DG44

UNIT PENGURUSAN HEM(DISIPLIN DAN KAUNSELING)

KAMALUDIN BIN MOHD. KASSIMDG44

HEM, 3K, KANTIN DAN KESIHATAN

UMI KASLHOM BT ABDUL GHAFARDG34

SPBT DAN KEBAJIKANROHANI BT. HAJI AHMAD

DG34

11

OBJEKTIF SUB UNITPENGURUSAN

HAL EHWAL MURID

OBJEKTIF UNIT HAL EHWAL MURID

Memastikan semua program / aktiviti bagi setiap fungsi yang dirancang Berjaya dilaksanakan serta dinilai keberkesanannya. Program / Aktiviti merangkumi fungsi-fungsi berikut:

1. Pengurusan Hal Ehwal Murid

2. Pengurusan Disiplin dan Kaunseling

3. Pengurusan 3K

4. Pengurusan Kesihatan Murid

5. Pengurusan Kantin

6. Pengurusan SPBT

7. Pengurusan Kebajikan Murid

- Biasiswa

- KWAPM

- Pengurusan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)

8. Pengurusan Data SMM

12

13

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN

PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Jawatan : Penyelia HEM – SPBT dan Kebajikan

Bahagian : Struktur Pembangunan Kemanusiaan

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERITUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN

DAN JENIS HUBUNGAN

Pengarah Pendidikan Memberi arahan dalam

melaksanakan tugas-tugas yang diamanahkan.

Meluluskan semua program dan pengurusan HEM

1.Merancang dan menyelia pelaksanaan program dan aktiviti SPBT.

Melaksanakan setiap program atau aktiviti yang berkaitan.

PPP Unit Pengurusan SekolahMemastikan jumlah sekoah, aliran dan jumlah murid

Ketua Unit Pengurusan Sekoah, Akademik & Kemanusiaan

Memberi arahan dalam melaksanakan tugas-tugas yang

diamanahkan.Meluluskan semua program dan

pengurusan HEM

2. Merancang dan menyelia pelaksanaan program dan aktiviti Kebajikan.

Mengambil tindak ikut terhadap surat-surat yang diminitkan.

PPP Unit ICTMenentukan data dan jumlah murid yang lengkap di setiap sekolah

14

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERITUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN

DAN JENIS HUBUNGAN

Ketua Subunit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

Merancang dan menyelaraskan pelaksanaan program/aktivti,

dokumentasi dan laporan

3. Pengurusan MS ISO 9001:2000

Menandatangani dokumen-dokumen yang berkaitan.

PPP Unit Sekolah MenengahMemastikan mata Pendidikan yang diajar di sekolah.

Ketua Unit Hal Ehwal MuridMerancang dan menyelaraskan

pelaksanaan program/aktivti, dokumentasi dan laporan di

peringkat JPN /PPWPP

4.Melaksanakan lain-lain tugas yang diarah dari masa ke semasa.

PPP Unit Sekolah RendahMemastikan mata Pendidikan yang diajar di sekolah.PPP Unit KewanganMenyediakan Pesanan Kerajaan (LO) dan bayaran kepada Penerbit

Pengetua / Guru BesarMerancang dan menyelaraskan

pelaksanaan program/aktivti, dokumentasi dan laporan di

peringkat sekolah

5. Pengurusan Peruntukan Perbelanjaan Penentuan Keperluan Buku Teks

Ketua Sektor Pembangunan KemanusianMembantu menyelaras pengurusan Hal Ehwal Murid di sekolah-sekolah WP Putrajaya

15

6. Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit.

Ketua Unit Hal Ehwal MuridMembantu menyelaras pengurusan Hal Ehwal Murid di sekolah-sekolah WP Putrajaya

7. Pemantauan pembekalan dan penentuan Buku Teks di sekolah

Pengetua dan Guru BesarMerancang dan menyelaraskan program/aktiviti, dokumentasi

8. Pengagihan Buku Teks

Penyelia Hal Ehwal MuridMenguruskan perancangan program Hal Ehwal Murid di sekolah-sekolah di Putrajaya

9. Pelaksanaan dan pengurusan Skim Pinjaman Buku Teks.

Guru Penolong Kanan HEMPengurusan perancangan program/aktiviti HEM di peringkat sekolah

10. Pembayaran TuntutanGuru Stor PusatMenyemak kedudukan dan keperluan buku Teks

16

11. Pelupusan Buku Teks.Guru-guru SPBT setiap sekolahMembuat anggaran pesanan mengikut keperluan

Agensi luar, PIBGMembantu melaksanakan program-program yang berkaitan HEM

Pembantu TadbirMembantu menyediakan LO dan menguruskan rekod dan fail.

Pembantu Am RendahPengurusan cetakan dan penghantaran surat/bahan.

17

18

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tugas:

Penyelia Hal Ehwal Murid

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS : Penyelia Hal Ehwal Murid

1. Menggunakan Pekeliling Pentadbiran Awam dan Garis Panduan yang berkaitan yang telah dikeluarkan oleh kerajaan Malaysia.

2. Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit Kualiti, Dokumentasi & Latihan, Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya.

3. Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan mesyuarat Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya.

4. Menggunakan Panduan Membuat Kertas Konsep / Cadangan yang dikeluarkan oleh Unit Pusat Kualiti dan Dokumentasi, Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya.

5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan Pendidikan W.P Putrajaya

6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh Pengarah Pendidikan WP Putrajaya.

19

20

PROSES KERJA

Tugas : Pengurusan Kewangan

Skim Pinjaman Buku Teks

(SPBT)

PROSES KERJA

TUGAS : Pengurusan Kewangan Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)

BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG

MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG

PERATURAN

1.

Merancang , mengurus dan mengawal perbelanjaan peruntukan SPBT yang diterima daripada BBT.

Pengarah Pendidikan

Pekeliling ikhtisas yang

sedang berkuatkuasa

2.

Menyedia maklumat untuk permohonan peruntukan perbelanjaan SPBT peringkat negeri.

Ketua Unit Pengurusan Akademik dan Pembangunan Kemanusiaan

3.

Menyedia permohonan peruntukan perbelanjaan SPBT .

Ketua Subunit Sektor Pembangunan Kemanusiaan

4.

Mengurus dan mengawal perbelanjaan SPBT

Melapor prestasi perbelanjaan SPBT dengan betul dan menepati tarikh yang ditetapkan oleh BBT.

Pegawai Kewangan

21

22

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas : Pengurusan KewanganSkim Pinjaman Buku Teks

(SPBT)

CARTA ALIRAN KERJA


23

MULA

Terima Arahan Dari Pengarah Pendidikan.

Mengumpul maklumat dan data dalam negeri.

Membuat semakan

Menyedia permohonan peruntukan perbelanjaan SPBT mengikut panduan yang disediakan oleh BBT.

Memaklumkan keperluan peruntukan yang

diperlukan dan prestasi perbelanjaan kepada BBT.

TAMAT

Ya

Tidak

24

SENARAI SEMAK / CHECKLIST

Tugas : Pengurusan Kewangan


(SPBT)

SENARAI SEMAK/CHECKLIST


BIL.

TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

1.Membuat perancangan perbelanjaan peruntukan SPBT yang diterima

2.Mengumpul maklumat dan data yang berkaitan dengan peruntukan yang diterima dalam negeri

3.Menyediakan permohonan peruntukan SPBT untuk tahun berikutnya

4.Melaporkan keperlan peruntukan untuk tahun berikutnya

25

26

PROSES KERJA

Tugas : Penentuan Keperluan Buku TeksSkim Pinjaman Buku Teks

(SPBT)

PROSES KERJA

TUGAS: Penentuan Keperluan Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks

(SPBT)


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.

Mencetak BTBT 190/170 selepas menerima arahan Bahagian Buku Teks (BBT).

Pengarah BBT

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.

Merancang, mengurus dan mengelola Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks peringkat negeri.


3.

Mengadakn Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks kepada guru SPBT dan GPK HEM .


4.

Mengumpul Borang permohonana Keperluan Buku Teks (BTBT 190/170) dan dokumen sokongan dari sekolah.

Pegawai Kewangan

5.

Menyelaras pengisian data keperluan buku teks.

6.

Menyemak dan mengesahkan keperluan buku teks sekolah

27

28

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas : Penentuan Keperluan Buku TeksSkim Pinjaman Buku Teks

(SPBT)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS: Penentuan Keperluan Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks(SPBT)

29

MULA

Terima Arahan Dari Timbalan Pengarah.

Mengumpul dan merumus data dan kelayakan pelajar

Mengumpul dan merumus data bekalan permohonan

Menyelaras dan menganjurkan taklimat

Memastikan dan menyemak keperluan

TAMAT

Memproses permohonan sekolah

YaTidak

Buat pembetulan

30

SENARAI SEMAK / CHECK LIST

Tugas: Penentuan Keperluan Buku TeksSkim Pinjaman Buku Teks

(SPBT)


TUGAS : Penentuan Keperluan Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)

BIL.

TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

1.Mencetak BTBT 190/170 selepas menerima arahan dari BBT

2.Merancang, mengurus dan mengelola Taklimat Penentuan keperluan Buku Teks peringkat negeri.

3.Mengaadakan taklimat Penentuan keperluan Buku Teks SPBT kepada guru SPBT dan PK HEM

4.Mengumpul dan merumus bekalan dari 21 buah sekolah.

5.Menyemak dan mengesahkan keperluan pesanan buku teks sekolah

31

32

PROSES KERJA

Tugas : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit

PROSES KERJA

TUGAS : Pengurusan Pemesanan Buku Teks Kepada Penerbit


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.Menerima arahan kerja dari BBT.

Pengarah BBT

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.

Mengurus pesanan buku teks SPBT untuk semua sekolah di peringkat negeri.


3.

Merumus pesanan semua sekolah mengikut penerbit dan mencetak borang BTBT 320 dan BTBT 325.


4.

Berhubung dengan BBT mengenai kontrak pembekalan penerbit sebelum pesanan dibuat. Mencetak boring BTBT 471.

Pegawai Kewangan

5.

Menguruskan penyediaan dokumen BTBT 481,451, 320 dan Pesanan Kerajaan(LO)

6. Mengurus penyediaan

33

dokumen Pesanan Kerajaan

7.

Menyampaikan Pesanan Kerajaan kepada penerbit

34

35

CARTA ALIRAN KERJA


CARTA ALIRAN KERJA


36

MULA

Terima Arahan dari Pengarah Pendidikan

Menguruskan keperluan pesanan buku teks semua sekolah

Berhubung dengan BBT mengenai kontrak

Merumus pesanan semua sekolah mengikut penerbit dan mencetak Borang BTBT 320, BTBT 325

Menguruskan penyediaan dokumen 481, 451, 320, 325 dan Pesanan Kerjaan

TAMAT

Menyampaikan Pesanan Kerajaan kepada Penerbit

37





BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

1.Mencetak btbt 190/170 selepas menerima arahan dari BBT

2.Merancang, mengurus dan mengelola Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks peringkat negeri.

3.Mengadakan Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks SPBT kepada guru SPBT dan PK HEM

4.Mengumpul dan merumus bekalan dari 21 buah sekolah.

5.Menyemak dan mengesahkan keperluan pesanan buku teks sekolah

38

39

PROSES KERJA

Tugas: Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks

PROSES KERJA

TUGAS : Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks SPBT


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.

Memantau pembekalan dan penerimaan Buku Teks di sekolah

Pengarah BBT

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.

Menyediakan laporan pemantauan pembekalan dan penerimaan buku teks di sekolah.


3.

Melaporkan sttus pembekalan ke BBT.

Menghubungi BBT mengenai masalah berkaitan pembekalan Buku Teks.


4.

Membuat tidakan susulan sekiranya terdapat masalah berkaitan dengan pembekalan Buku Teks.

Pegawai Kewangan

5.

Membuat tindakan susulan sekiranya terdapat masalah.

40

41

CARTA ALIRAN KERJA


CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS : Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks SPBT

42

MULA


Membuat jadual pemantauan

Melaporkan status pembekalan ke BBT

Menyediakan laporan pemantauan

Semak Laporan Pembekalan

Sempurna

TAMAT

Membuat tindakan susulan

Menghantar lporan / ststus pembekalan Buku Teks (LPBT2) kepada BBT

Ya

Tidak

Buat pembetulan

43




TUGAS : Pemantauan Pembekalan Dan Penerimaan Buku Teks


1.Memantau pembekalan dan penerimaan Buku Teks di sekolah.

2.Menyediakan laporan pemantauan pembekalan dan penerimaan Buku Teks di sekolah.

3.

Melaporkan status pembekalan ke BBT.Menghubungi BBT mengan dengan pembekalan Buku Teks.

4.Membuat tindakan susulan sekiranya Terdapat masalah berkaitan dengan pembekalan Buku Teks.

5.Membuat tindakan susulan sekiranya terdapat masalah.

44

45

PROSES KERJA

Tugas : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks

Kepada Penerbit

PROSES KERJA

TUGAS : Memproses Tuntutan Pembayaran Bekalan Buku Teks Kepada Penerbit


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.

Mengesahkan tuntutan pembekalan buku teks yang diterima daripada penerbit

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.

Mepembayaran tuntutan pembekalan buku teks kepada penerbit.


3.

Menguruskan penalty terhadap pembekalan buku teks yang melampaui tempoh pembekalan yang ditetapkan.


4.

Menguruskan potongan royalty dan diskaun harga daripada tuntutan penerbit buku teks SPBT.

Pegawai Kewangan

5.

Melapor status pembayaran tuntutan pembekalan buku teks penerbit

46

47

CARTA ALIRAN KERJA


Kepada Penerbit

CARTA ALIRAN KERJA


48

MULA


Terima tuntutan bayaran buku teks dari penerbit

Menguruskan tuntutan royalty dan penalty

Menguruskan pembayaran tuntutan

Melapor status pembayaran tuntutan pembekal buku teks.

TAMAT

49



Kepada Penerbit




1.Menyemak dan mengesahkan tuntutan pembekalan Buku Teks yang diterima daripada penerbit.

2.Mengurus pembayaran tuntutan Buku Teks kepada penerbit.

3.

Mengurus penalty terhadap pembekalan Buku Teks yang melampaui tempoh pembekalan yang ditetapkan.

4.Mengumpul potongan royalty dan diskaun harga daripada tuntutan penerbit Buku Teks SPBT.

5.Melapor status pembayaran buku teks penerbit.

50

51

PROSES KERJA

Tugas : Pengurusan Pengagihan Buku Teks

(SPBT)

PROSES KERJA

TUGAS : Pengurusan Pengagihan Buku Teks (SPBT)


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.

Mendapatkan maklumat buku teks lebih/kurang daripada sekolah

( Borang LPBT 1)

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.Menyediakan rumusan maklumat buku teks lebih/kurang negeri berasaskan sekolah.


3.Membuat tindakan agihan buku teks antara sekolah.


52

53

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas : : Pengurusan Pengagihan Buku Teks

(SPBT)

CARTA ALIRAN KERJA


54

MULA

Mendapatkan maklumat buku lebih/kurang daripada sekolah

Menyediakan rumusan maklumat buku lebih/kurang negeri

Membuat tindakan agihan antara sekolah.

TAMAT

55




1.Mendapatkan maklumat buku lebih/kurang daripada sekolah.

2.Menyediakan rumusan maklumat buku lebih/kurang di peringkat negeri.

3.Membuat tindakan buku lebihan dihantar ke BOSS D.

4.Membuat tindakan agihan antara sekolah.

56

57

PROSES KERJA

Tugas : Pengurusan PelupusanBuku Teks

(SPBT)

PROSES KERJA

TUGAS : Pengurusan Pelupusan Buku Teks

(SPBT)


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.

Mengurus pelantikan kontraktor pelupusan buku teks.

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.

Menyemak dan melulus permohonan pelupusan buku teks daripada sekolah.


3.

Memaklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada sekolah dan kontraktor pelupusan.


4.

Menyampaikan maklumat pelupusan buku teks ke BBT dan bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan.

Ketua Unit Pembangunan dan Aset

Pegawai Kewangan

5.

Menyelaras urusan pengutipan buku teks yang telah diluluskan untuk pelupusan.

6.

Menyimpan rekod pelupusan buku teks yang kemas kini.

7. Memastikan bayaran

58

pelupusan buku teks dibuat oleh kontraktor

8.Pemantauan pelupusan buku teks di negeri.

59

60

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas : Pengurusan PelupusanBuku Teks

(SPBT)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS : Pengurusan Pelupusan Buku Teks (SPBT)

61

MULAMULA

Mengurus pelantikan kontraktor pelupusan buku teks

Memaklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada sekolah dan kontraktor pelupusan

Menyemak dan melulus permohonan pelupusan buku teks daripada sekolah

Menyampaikan maklumat pelupusan buku teks ke BBT dan Bahagian Kewangan, KPM.

Menyelaras urusan pengutipan buku teks yang telah diluluskan untuk pelupusan

Menyimpan rekod pelupusan buku teks yang kemas kini.

Memastikan bayaran pelupusan buku teks dibuat oleh kontraktor

Pemantauan pelupusan buku teks di negeri.

TAMAT


62

TUGAS : Pengurusan Pelupusan Buku Teks (SPBT)


1.Permohonan pelupusan pihak sekolah diproses dan yang menepati kriteria diluluskan.

2.Memilih dan melantik kontraktor pelupusan buku teks.

3.Memaklumkan kepada Bahagian Buku Teks dan bahagian Kewangangan, Kementerian Pendidikan Malaysia.

4.Menyelaras urusan pengutipan buku teks yang telah diluluskan.

5.Menyimpan rekod pelupusan buku teks dengan teratur

6.Memastikan bayaran pelupusan buku teks dibuat oleh kontraktor

7.

Bayaran pelupusan dimasukkan dalam Akaun amanah.

8.

Pelupusan buku Pendidikan Agama Islam dilaksanakan berasingan dan memastikan bayaran dilaksanakan.

63

PROSES KERJA

64

TUGAS : Pengurusan Biasiswa


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.Mengadakan mesyuarat/perbincangan dengan Ketua Unit

Pengarah Pendidikan


sedang berkuatkuasa

2.

Menentukan Jadual/Aktiviti/SKT dan Skop Proses Kerja yang hendak dillaksanakan


3.

Melakukan semakan kerja/SKT dan Skop Proses Kerja yang sedang dan telah dilaksanakan


4.Membuat laporan prestasi hasil program/aktiviti

5.

Melaporkan kepada Ketua Sektor/Ketua Unit sebarang perkembangan program/aktiviti

65

CARTA ALIRAN KERJA

66


67

MULA

Mesyuarat dan perbincangan dengan Ketua Unit HEM

Menentukan Jadual/SKT dan Skop Kerja

Memenuhi Keperluan

Pelaksanaan Program/Aktiviti

Ya

Sedia Laporan

Laporan kepada Ketua Unit

TAMAT

Tidak

TindakanPembetulan

Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail



68


1.Menerima arahan dan mengadakan mesyuarat bersama guru-guru biasiwa sekolah menengah.

2

Menyemak bersama dasar sedia ada dan menentukan jadual/aktiviti/SKT Proses Kerja

3. Mengemas kini data “SMM”

4.Mengumpul data SMM dan menggabung bagi sekolah-sekolah

5.

Memanjangkan laporan ke Unit Unit Biasiswa Bahagian Kewangan KPM dan simpan sesalinan laporan ke dalam fail

69

PROSES KERJA

70

TUGAS : Pengurusan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.Terima dan Semak maklumat terkini Dasar Sedia ada

Penyelia

Surat Ikatan Amanah KWAPM

Pekeliling Ikhtisas yang

sedang berkuatkuasa

Garis Panduan

Pelaksanaan KWAPM

2.Tentukan Jadual/ Aktiviti/ SKT dan Skop Proses Kerja

Penyelia

3.Lakukan penyeliaan aktiviti dan pemantauan aktiviti

PenyeliaPegawai Kewangan

4.Selaras dan kemas kini data. Sediakan laporan dan semak laporan

PenyeliaPegawai Kewangan

5.

Hantar laporan ke Unit Bantuan Bahagian Kewangan KPM dan simpan sesalinan laporan ke dalam fail

71

CARTA ALIRAN KERJA

72


73

MULA

Semak Dasar Sedia Ada dan tentukan Jadual/Aktiviti/SKT dan Skop Proses Kerja

Lakukan penyeliaan aktiviti dan pemantauan aktiviti

Lapor perkembangan hasil seliaan dan pemantauan serta lakukan tindakan susulan dan maklum balas

Memenuhi Keperluan

Kemas kini pelaporan data dan sediakan laporan

Dipanjangkan laporan ke Unit Bantuan Bahagian Kewangan KPM

Simpan sesalinan laporan ke dalam fail

TAMAT

Ya

Tindakan Pembetulan

Tidak


74



1.Menyemak dasar sedia ada dan menentukan jadual/aktiviti/SKT ProsesKerja

2.Menyelia dan memantau aktiviti serta melaporkan perkembangan seliaan dan pemantauan

3. Mengemas kini pelarasan data

4. Menyediakan laporan

5.

Memanjangkan laporan ke Unit Bantuan Bahagian Kewangan KPM dan simpan sesalinan laporan ke dalam fail

75

PROSES KERJA

76

TUGAS : Pengurusan Skim Perlindungan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)


MELULUSKAN/DIRUJUK


PERATURAN

1.Menerima dan menyemak maklumat terkini Dasar Sedia ada

Pengarah Pendidikan

Pekeliling Ikhtisas yang

sedang berkuatkuasa

2.Tentukan Jadual/ Aktiviti/ SKT dan Skop Proses Kerja

Ketua Unit Pengurusan Akademik, sekolah dan

Pembangunan Kemausiaan

3.

Lakukan penyeliaan dan ng perkembangan kepada Ketua Unit penyeliaan yang dilakukan.

Ketua sub unit Pengurusan

Pembangunan Kemanusiaan

4.Sediakan laporan dan semak laporan

Ketua Unit HEM

5.

Panjangkan laporan ke Bahagian Sekolah dan sesalinan untuk simpanan ke dalam fail

77

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS : Pengurusan Skim Perlindungan Takaful Pelajar

78

Sekolah Malaysia (TPSM)

79

MULA

Menentukan Jadual/Aktiviti/SKT dan Skop Kerja dan Perbincangan dengan Ketua Unit Hem

Edaran surat-surat siaran dan Pengumpulan/pelarasan dan kemaskini data

Pemantauan dan Penyeliaan

Memenuhi Keperluan

Sediakan Laporan dan Semak laporan

Lapor kepada Ketua Unit HEM

Dipanjangkan ke KPM dan sesalinan laporan ke dalam fail.

TAMAT

Ya

Tindakan Pembetulan

Tidak


80

TUGAS : Pengurusan Skim Perlindungan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)


1. Semak Dasar sedia Ada

2.Tentukan Jadual/ ktiviti/SKT dan Skop Proses Kerja

3.Lakukan semakan kerja/ SKT dan Skop Proses Kerja

4. Sediakan laporan dan semakan laporan

5.

Dipanjangkan kepada Bahagian Sekolah, KPM dan direkod dalam Unit HEM

81

SENARAI BORANG

82

BIL. SENARAI BORANG

Tugas :

1. Borang-borang SPBT yang ditetapkan Bahagian Buku Teks.

2. Borang Senarai semak Buku di bilik Boss.

3. Borang SPBT/ pemantauan

4. Borang LPBT

5. Borang –borang Kew 300v

6. Borang-borang pelupusan Buku Teks

Tugas :

1. Lampiran VI – Borang Permohonan Biasiswa Kecil Persekutuan dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti

2. Lampiran A – Borang Daftar Permohonan Biasiswa Kecil an Biasiswa Kelas Persediaan Universiti.

3. Lampiran B1 – Borang Permohonan Mengeluarkan Wang Biasiswa

4. Borang BPKP – Borang Pertukaran Murid Yang Menerima Biasiswa

Tugas : KUMPULAN WANG AMANAH PELAJAR MISKIN (KWAPM)

1. Borang permohonan individu KWAPM

2. Borang Rumusan Permohonan (BRP)

3. Borang Pemantauan HEM

83

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS ( SPBT )

PENGURUSAN BIASISWA

UNDANG-UNDANG DAN PERATURANUNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

84

BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tugas :

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/1992: Panduan Pengurusan HEM Perkhidmatan Awam.

2. Akta Pendidikan 1996

3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/1998 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) Kementerian Pendidikan

4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 12/1999 Penggunaan Buku Teks dan Buku Latihan dan Aktiviti Yang Diperakukan Oleh Kementerian Pendidikan

5. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4/1999 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) Kementerian Pendidikan

6 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 11/2001 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT Kementerian Pendidikan

7 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.4/2001 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks Skim Pinjaman Buku TEks (SPBT) Kementerian Pendidikan

8 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 2/2003 PINDAAN PELAKSANAAN BORANG PENENTUAN KELAYAKAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SPBT 1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN

9 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/2005 PINDAAN SYARAT KELAYAKAN MEMINJAM BUKU TEKS SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

10 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.9/2007 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks di bawah Skim Pinjaman Buku Teks Kementerian Pendidikan Malaysia

11 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 11/2007 PINDAAN SYARAT

85


KELAYAKAN MEMINJAM BUKU TEKS DI BAWAH SKIM PINJAMAN BUKU TEKS KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

12 Buku-buku Panduan Pelaksanaan Program

Tugas :

1. Akta Pendidikan 1996

2. Arahan Perbendaharaan

3. Pekeliling Biasiswa Bil 1 Tahun 2006 – Pemberian Bantuan Murid/Pelajar di bawah Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)

4. Pelaksanaan Pembayaran KWAPM Tahun 2011 Menggunakan Data eKasih dan Data Sedia Ada mengikut Pelan Tindakan Alternatif

5. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.6/2006 Pemantapan Pelaksanaan Skim Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM) Bagi Semua Murid Pra Sekolah, Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah di Sekolah-sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan

5. Buku Pengurusan Skim Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)

7. Buku Pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti

86

Kebajikan Biasiswa, Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan Skim Takaful Pelajar Sekolah Malaysia (TPSM)

JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA KEANGGOTAAN KEKERAPAN

87

MESYUARAT

1 JK Penyelia-penyelia Kebajikan

Ahli 4 kali setahun

2 JK KUMPULAN AMANAH PELAJAR MISKIN (KWAPM)

Ahli 3 kali setahun

3 JK Pengurusan HEM AJK 4 kali setahun

4 JK Pengurusan SPBT AJK 4 kali setahun

5 Majlis Bersama Jabatan AJK 4 kali setahun

6 JK Pengurusan Risiko

Persekutuan Pengakap Malaysia

Ahli 4kali setahun

7 JK Penduduk PG1/2, Presint 9 AJK 4 kali setahun

8 Kelab Ikatan Staff PPWPP Ahli 2 kali setahun

88

NORMA KERJA

89

SPBT

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(Masa/Kuantiti)

1. Pengurusan Peruntukan Perbelanjaan

60 minit / 3

2. Penentuan Keperluan Buku Teks

60 minit / 2

3. Pemesanan Buku Teks kepada Penerbit

60 minit / 3

4. Pemantauan Pembekalan Buku Teks

60 minit / 3

5. Pengagihan Buku Teks ke sekolah

60 minit / 2

6. Pelaksanaan dan Pengurusan Buku Teks

60 minit / 3

7. Proses Pembayaran Buku Teks kepada penerbit

90 minit / 2

8. Pengurusan pelupusan Buku Teks.

30 minit / 1

9. Meyediakan laporan 60 minit / 2

10. Menjalankan Mesyuarat 120 hari / 4

11. Menjalankan Pakej Guru SPBT

120 minit / 4

90

NORMA KERJA

KEBAJIKAN

91


(Masa/Kuantiti)

1. Membaca dan Menyemak surat-surat Masuk

30 minit / 5

2. Draf surat-surat Siaran/ Surat-surat Panggilan Mesyuarat/ Taklimt Aktiviti

30 minit / 2

3. Menyediakan Data Anggaran/ Pelarasan Aktiviti

120 minit / 2

4. Menyediakan Laporan / Minit Mesyuarat/ Memo

120 minit / 2

5. Perbincangan dengan Penolong Pengarah Unit HEM

15 minit / 1

6. Perbincangan dengan Ketua Unit HEM

10 minit / 1

7. Perbincangan dengan Ketua Sektor

10 minit / 1

8. Menghadiri Mesyuarat/ Taklimat/Seminar/Perbengkelan

180 minit / 1

9. Merekod/ Kemaskini data-data 180 minit / 5

NORMA KERJA

92


(Masa/Kuantiti)

1. Membaca dan Menyemak surat-surat Masuk

30 minit / 5

2. Draf surat-surat Siaran/ Surat-surat Panggilan Mesyuarat/ Taklimt Aktiviti

30 minit / 2

3. Menyediakan Data Anggaran/ Pelarasan Aktiviti

120 minit / 2

4. Menyediakan Laporan / Minit Mesyuarat/ Memo

120 minit / 2

5. Perbincangan dengan Penolong Pengarah Unit HEM

15 minit / 1

6. Perbincangan dengan Ketua Unit HEM

10 minit / 1

7. Perbincangan dengan Ketua Sektor

10 minit / 1

8. Menghadiri Mesyuarat/ Taklimat/Seminar/Perbengkelan

180 minit / 1

9. Merekod/ Kemaskini data-data 180 minit / 5

93

SENARAI TUGAS HARIAN

94

NAMA :ROHANI BINTI HAJI AHMAD

JAWATAN :PENYELIA HAL EHWAL MURID (SPBT & KEBAJIKAN MURID)

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

95

Documents

Fail Meja Penyelia Kanan HEM (SPBT/Kebajikan) Terkini 30 SEPT 2013