59
FAIL MEJA BAHAGIAN SUMBER MANUSIA FAIL MEJA BAHAGIAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN KESEJAHTERAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED : N17 CAWANGAN : LATIHAN DAN KOMPETENSI BAHAGIAN : SUMBER MANUSIA ORGANISASI : KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN Bahagian Sumber Manusia Aras 11 & 12 No. 51, Persiaran Perdana,

FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

KEMENTERIAN KESEJAHTERAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (P/O)

GRED : N17

CAWANGAN : LATIHAN DAN KOMPETENSI

BAHAGIAN : SUMBER MANUSIA

ORGANISASI : KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

Bahagian Sumber ManusiaAras 11 & 12 No. 51, Persiaran Perdana,Presint 4,62100 Putrajaya

Tel : 03-8891 5182Faks : 03-8891 3199http://www.kpkt.gov.my

Page 2: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

NAMA : HAFIZUL EZWAN BIN MOHD ALAPIAH

JAWATAN HAKIKI : PEMBANTU TADBIR (P/O)

GRED JAWATAN : N17

CAWANGAN : LATIHAN DAN KOMPETENSI

TARIKH MEMEGANG JAWATAN

:

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskinikan setiap kali pertukaran pegawai berlaku.

MAKLUMAT PEGAWAI

Page 3: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

ARAHAN/ MAKLUMAT FAIL MEJA

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan bagi satu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-

2.1 Visi, Misi, (jika berkaitan)2.1 Objektif (Organisasi, Bahagian dan unit (mana yang berkaitan)2.2Carta Organisasi, Bahagian dan unit (mana yang berkaitan). Lorekkan

kedudukan pegawai2.3 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai2.4 Peraturan-peraturan Pentadbiran2.5 Proses Kerja 2.6 Carta Aliran Kerja2.7 Senarai Semak/Checklist2.8 Senarai Undang-undang Pekeliling dan lain-lain Rujukan2.9 Senarai Keahlian Jawatankuasa – jika berkaitan2.10 Norma Kerja Bagi Tiap-tiap Tugas Dimana Sesuai2.11 Senarai Borang-borang Yang Digunakan2.12 Contoh Senarai Tugas Harian

3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Timbalan Setiausaha Bahagian / Setiausaha Bahagian (Sumber Manusia)

4. Timbalan Setiausaha Bahagian / Setiausaha Bahagian (Sumber Manusia) hendaklah mempastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:-

4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan

4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku.

5 Catitan hendaklah dibuat di atas gred yang disediakan di sebalik fail ini.

Page 4: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

VISI KPKT

Ke Arah Mewujudkan Persekitaran Hidup Yang Berkualiti Dan Mampan Bagi Semua Lapisan Masyarakat Malaysia

Selaras Dengan Wawasan 2020

VISI BAHAGIAN SUMBER

MANUSIAMewujudkan perancangan, pembangunan dan

pengurusan sumber manusia yang cekap dan efisien untuk menyumbang ke arah pelaksanaan dan

pencapaian program-program Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan

Tempatan

Page 5: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

MISI KPKT

Untuk Merancang, Menyelaras Dan Melaksanakan Penempatan Manusia Yang Lebih Sempurna Melalui

Program – Program Perumahan Yang Lengkap, Kawalan Pembangunan Yang Lebih Terselaras Dan Tersusun

Dengan Kemudahan Infrastruktur, Perkhidmatan Sosial Dan Rekreasi Bagi Mewujudkan Golongan Masyarakat

Yang Dinamik.

Page 6: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

MISI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Merancang Keperluan Saiz Tenaga Manusia Yang Optimum Untuk Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan.

Melaksanakan Dasar Sumber Manusia Sektor Awam Yang Melibatkan Aspek Perjawatan, Perkhidmatan Dan Latihan Bagi Pegawai Dan Kakitangan Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan Dengan Bijaksana.

Membantu Menggubal Dasar Sumber Manusia Bagi Pihak Berkuasa Tempatan.

Menguruskan Hubungan Majikan Dan Pekerja Di Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan.

Menguruskan Keutuhan Pengurusan Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan

Page 7: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

OBJEKTIFBAHAGIAN SUMBER

MANUSIA Memastikan Kementerian Kesejahteraan Bandar,

Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai tenaga manusia yang mencukupi dan digunakan secara optimum

Memastikan Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai tenaga manusia yang berilmu, berdisiplin dan berdedikasi agar program Kementerian dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan

Page 8: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

STRATEGI LATIHAN

Menyedari pentingnya usaha-usaha pembangunan sumber manusia di KPKT melalui latihan, maka strategi tersebut digariskan:-

Menyediakan Dasar Latihan kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan yang komprehensif bagi menyediakan pegawai yang berpengalaman dan berkemahiran.

Menyediakan Pelan Operasi Latihan yang menyeluruh meliputi ‘trining road map’ bagi pegawai dan kakitangan di setiap peringkat.

Bagi melaksanakan strategi-strategi di atas, pendekatan dan mekanisma seperti berikut ditekankan oleh KPKT:-

Memastikan Pegawai dan kakitangan KPKT mengikut kursus sekurang-sekurangnya 7 hari setahun. Daripada 7 hari tersebut diperuntukan 2 hari untuk latihan peningkatan kemahiran yang berkaitan dengan bidang tugas;

Mengoptimumkan peranan Jawatankuasa Latihan

Page 9: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan dalam menetapkan latihan dan kursus-kursus yang bersesuaian dengan pegawai-pegawai KPKT;

Memastikan sekurang-kurangnya 1% daripada peruntukan emolumen Kementerian diperuntukan untuk tujuan latihan

Page 10: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Page 11: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Page 12: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Page 13: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

SENARAI TUGAS

NAMA : HAFIZUL EZWAN BIN MOHD ALAPIAH

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (P/O) N17

GRED : N17

CAWANGAN : LATIHAN DAN KOMPETENSI

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA : PEMBANTU TADBIR N17/PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN (N32)

1. Menjalankan tugas keurusetiaan bagi kursus-kursus anjuran Kementerian

Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan.

2. Menyedia, mengemaskini, menghantar dan menyelenggara rekod berhubung kursus-

kursus sama ada anjuran Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan

Kerajaan Tempatan, INTAN, JPA, Swasta, Kerajaan.

3. Membantu mengendalikan ceramah-ceramah dan taklimat.

4. Memproses permohonan Hadiah Latihan Persekutuan seperti JICA, TICA.

5. Memproses surat kelulusan KSU berkaitan swasta dan kerajaan.

6. Manjalankan tugas-tugas rasmi yang diarahkan oleh TSUB(L)SM, PSUK(L)SM, PSU

(L) SM, PPTK(L)SM dari masa ke semasa.

7. Menyediakan laporan kursus-kursus anjuran BSM.

8. Mengemaskini sistem fail dan surat menyurat.

Page 14: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAIDENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Jawatan : Pembantu Tadbir (Pengkeranian/Operasi) Gred : N 17Nama Penyandang : HAFIZUL EZWAN BIN MOHD ALAPIAHGelaran Jawatan : PT (L) 1Cawangan : Latihan dan KompetensiBahagian : Sumber ManusiaOrganisasi : Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan

dan Kerajaan Tempatan

Tugas PegawaiAtasan Yang Ada

Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa YangDi beri

Tugas Pegawai Lain Yang Ada

Hubungan

Ketua Penolong Setiausaha (Latihan)

Penolong Setiausaha

Semua perkara berkaitan dengan pengurusan kursus dalam Negara (fungsional/umum) / kursus swasta/ agensi kerajaan/ dalaman anjuran kementerian, Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian, pengemaskinian rekod latihan/ kursus/ dll.

1. Menjalankan tugas keurusetiaan bagi kursus-kursus umum anjuran Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.

2. Menyedia, mengemaskini, menghantar dan menyelenggara rekod berhubung kursus-kursus sama ada anjuran KPKT, INTAN, JPA, Swasta, Kerajaan.

3. Membantu mengendalikan ceramah-ceramah dan taklimat.

4. Memproses surat kelulusan KSU berkaitan swasta/ kerajaan.

Membantu menguruskan latihan/ kursus/ tawaran/ permohonan kursus dalam negara dan rekod kursus/latihan.

Timbalan Setiausaha Bahagian Cawangan Latihan dan Kompetensi

2 Penolong Pegawai Tadbir Kanan (Latihan)

1 orang PTK(L) dan 1 orang PAP.

Page 15: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Tugas PegawaiAtasan Yang Ada

Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa YangDi beri

Tugas Pegawai Lain Yang Ada

Hubungan

5. Memproses permohonan Hadiah Latihan Persekutuan seperti JICA, TICA.

6. Menjalankan tugas-tugas rasmi yang diarahkan oleh TSUB(L)SM, PSU(L)SM, PSUK(L)SM, PPTK(L)SM dari masa ke semasa.

7. Menyediakan laporan kursus-kursus anjuran BSM.

8. Mengemaskini sistem fail dan

Page 16: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

1. Tuntutan Bayaran Saguhati Penceramah/ Tuntutan Pejalanan perlu

dihantar ke unit Pentadbiran, Bahagian Sumber Manusia tidak lewat

10 haribulan bulan berikutnya.

2. Penyediaan Borang P1 hendaklah disediakan ke Unit Pentadbiran,

Bahagian Sumber Manusia tidak lewat 7 hari sebelum

kursus/Mesyuarat dijalankan.

PERATURAN PENTADBIRAN

Page 17: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

PROSES KERJA : URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA LATIHAN KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

JAWATAN PROSES

SUB(SM) 1. Mengeluarkan arahan kepada Jabatan/ Bahagian untuk mengemukakan format cadangan latihan dan kertas cadangan latihan berasaskan kepada keperluan latihan (TNA).

SUB(SM) 2. Menerima format cadangan latihan dan kertas cadangan latihan daripada Jabatan/ Bahagian.

SUB(SM) 3. Menyemak cadangan latihan dan mengarahkan KPSU(L) menyediakan kertas cadangan latihan.

KPSU(L) / PSU(L) 4. Menyediakan kertas cadangan latihan dan kemukakan kepada SUB(SM) untuk semakan.

SUB(SM) 5. Mengarahkan KPSU(L)/ PSU(L) mengatur mesyuarat jawatankuasa latihan.

KPSU(L) 6. Mendapatkan tarikh mesyuarat daripada TKSU(P) dan mengarah PSU(L) membuat persediaan mesyuarat.

PSU(L) 7. Mengarahkan PPTK(L) membuat persediaan mesyuarat.

PSU(L) / PPTK(L) / PT(L)

8. Membuat persediaan seperti berikut:-i. Menempah bilik mesyuarat;ii. Menghantar surat panggilan mesyuarat dan

kertas kerja cadangan latihan kepada semua ahli mesyuarat;

iii. Menyediakan bahan keperluan mesyuarat.

KSU 9. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian bagi menyemak dan meluluskan cadangan latihan.

PSU(L) 10. Menyediakan draf minit mesyuarat dalam tempoh yang

Page 18: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

JAWATAN PROSES

ditetapkan dan dikemukakan kepada KSU melalui TKSU(P) untuk kelulusan.

SUB(SM) 11. Menyemak minit mesyuarat dalam tempoh yang ditetapkan dan dikemukakan kepada KSU melalui TKSU(P) untuk kelulusan.

KSU 12. Meluluskan minit Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian.

PSU(L) 13. Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

PSU(L) 14. Menyediakan deraf kertas cadangan latihan berasaskan keputusan mesyuarat dan mengemukakan kepada KPSU(L) untuk semakan.

TSUB(L) / KPSU(L)

15. Menyemak kertas cadangan latihan dan mengemukakan kepada KSU melalui TKSU(P).

TKSU(P) 16. Mengemukakan kertas cadangan kepada KSU untuk kelulusan.

PPSM 17. Menimbang dan meluluskan kertas cadangan latihan.

SUB(SM) 18. Memaklumkan keputusan PPSM kepada Jabatan / Bahagian.

Jabatan / Bahagian

19. Melaksanakan latihan dan menyediakan laporan maklumbalas latihan dua kali setahun dan kemukakan kepada urusetia jawatankuasa latihan.

Jabatan / Bahagian

20. Melaporkan prestasi pelaksanaan latihan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian.

Urusetia 21. Melaporkan prestasi pelaksanaan latihan kepada KSU melalui TKSU(P).

Page 19: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

JAWATAN PROSES

CARTA ALIRAN KERJA : URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA LATIHAN KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

Page 20: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Mula

Kemukakan format cadangan latihan / kertas cadangan latihan berasaskan kepada keperluan latihan (TNA) kepada Jabatan/Bahagian.

Menerima format cadangan latihan dan kertas cadangan latihan daripada Jabatan/Bahagian.

Menyemak cadangan latihan dan menyediakan kertas cadangan latihan.

Mengatur Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kemeterian.

Mendapatkan tarikh dan membuat persediaan mesyuarat.

Menempah bilik mesyuarat.

Hantar surat panggilan mesyuarat dan kertas kerja cadangan latihan kepada semua ahli mesyuarat.

Menyediakan bahan keperluan mesyuarat.

KSU mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian bagi menyemak dan meluluskan cadangan latihan.

Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh yang ditetapkan dan dikemukakan kepada TSUB(L) kepada SUB(SM).

SUB(SM) menyemak minit mesyuarat dalam masa yang ditetapkan kepada KSU melalui TKSU(P)untuk kelulusan.

Kelulusan minit Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian daripada KSU.

Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

Menyediakan deraf kertas cadangan latihan berasaskan keputusan mesyuarat dan mengemukakan kepada KPSU(L) untuk semakan.

Page 21: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Menyemak kertas cadangan latihan dan mengemukakan kepada KSU melalui TKSU(P).

Mengemukakan kertas cadangan kepada KSU untuk kelulusan.

Menimbang dan meluluskan kertas cadangan latihan.

Memaklumkan keputusan PPSM kepada Jabatan / Bahagian.

Melaksanakan latihan dan menyediakan laporan maklumbalas latihan dua kali setahun dan kemukakan kepada urusetia jawatankuasa latihan.

Melaporkan prestasi pelakasanaan latihan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kemeterian

Melaporkan prestasi pelaksanaan latihan kepada KSU melalui TKSU(P).

. Tamat

SENARAI SEMAK : URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA LATIHAN KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

Page 22: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Keluarkan arahan kepada Jabatan / Bahagian / Unit (berdasarkan TNA)

a. Format Cadangan Latihan

b. Kertas Cadangan Latihan

2. Edarkan borang TNA kepada pegawai/ kakitangan melaui Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit

3. Terima borang TNA

3.1 Kelaskan mengikut tajuk dan keperluan kursus

4. Selaraskan maklumat dalam pangkalan Data Sistem Rekod Latihan.

5. Cadangan Kursus

5.1 Bilangan Siri Kursus.

5.2 Pecahan Peruntukan

6. Sediakan Rangka Jadual / Takwim Kursus

7. Anggaran Belanjawan

7.1 Pertimbangan SUB(SM)

7.2 Pertimbangan TKSU(P)

8. Perbentangan di dalam MJLK.

9. Kemukakan kertas cadangan untuk pertimbangan KSU.

10. Terima keputusan / kelulusan daripada KSU.

11. Edar surat kelulusan kursus ke Jabatan/ Bahagian/ Unit

12. Terima

Page 23: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

12.1 Senarai peserta

12.2 Penceramah

12.3 Sebutharga pembekal makanan

12.4 Sebutharga hotel

13. Sediakan P1 (Nota Minta)

14. Minit Bebas untuk makluman TKSU(P)

15. Sijil Kursus.

16. Mengadakan Kursus

16.1 Tarikh

16.2 Tempat

16.3 Masa

16.4 Penceramah

16.5 Makan/Minum/Penginapan/Pengangkutan

17. Borang Penilaian Kursus

17.1 Edar

17.2 Kumpul

17.3 Laporan

18. Tuntutan berkaitan kursus

19. Borang Keberkesanan Kursus

19.1 Edar

19.2 Kumpul

19.3 Laporan

20. Simpan / Fail.

Page 24: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

NORMA KERJA

Page 25: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

TUGAS : PENGURUSAN MESYUARAT JAWATANKUASA LATIHAN KPKT

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Menyemak kalendar mesyuarat jawatankausa

Menyemak keperluan dan memperaku ke pihak pengurusan untuk cadangan tarikh yang bersesuaian

Penyediaan surat dan memo panggilan mesyuarat edaran ke Jabatan/ Bahagian/ Unit

Penempahan bilik mesyuarat

Penempahan makan/ minum ahli mesyuarat

Menguruskan keperluan peralatan di bilik mesyuarat

Penyediaan borang kehadiran ahli mesyuarat

Mesyuarat berjalan, mengambil catitan minit/ perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat serta kehadiran ahli mesyuarat

Penyediaan deraf minit mesyuarat untuk kelulusan pihak pengurusan dalam tempoh tiga hari

Edar minit mesyuarat ke Jabatan/ Bahagian/ Unit yang berkaitan. Dapatkan maklumbalas mesyuarat

Failkan satu salinan ke dalam fail mesyuarat berkenaan

20 minit

20 minit

20 minit

10 minit

20 minit

15 minit

5 minit

120 minit

120 minit

30 minit

5 minit

Bergantung kepada

keadaan/ keperluan

PROSES KERJA : PROGRAM ANJURAN AGENSI KERAJAAN DALAM NEGARA

Page 26: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

JAWATAN PROSES

SUB(SM)/ TSUB(L) 11 Menerima surat edaran / iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur bagi kursus anjuran agensi kerajaan

SUB(SM)/ TSUB(L) 11 Setiausaha Bahagian Sumber Manusia/ Timbalan Setiausaha Bahagian (L) mengarahkan surat edaran / iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian/ Unit

PSU(L) 11 Menerima dan mengedarkan surat edaran / iklan kepada Jabatan/ Bahagian/ Unit

PPTK(L) 11 Menerima sesalinan surat akuan penerimaan dari agensi dan memaklumkan kepada peserta.

CARTA ALIRAN KERJA : PROGRAM ANJURAN AGENSI KERAJAAN DALAM NEGARA

Page 27: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Mula

Terima surat edaran/ iklan mengenai latihan/kursus daripada penganjur

Terima arahan daripada SUB(SM)/ TSUB(L) untuk edaran.

Edar surat/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian/ Unit

Menerima sesalinan surat akuan penerimaan dari agensi/ maklumkan peserta

Tamat

SENARAI SEMAK : PROGRAM ANJURAN AGENSI KERAJAAN DALAM NEGARA

Page 28: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Terima arahan daripada SUB(SM)/ TSUB(L)

2. Edarkan surat/ iklan kepada Ketua Jabatan/Bahagian/Unit

3. Terima sesalinan surat akuan penerimaan dari agensi

4. Maklumkan peserta

NORMA KERJA

Page 29: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

TUGAS : MENGURUSKAN PROGRAM ANJURAN AGENSI KERAJAAN DALAM NEGARA

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Menerima pelawaan / tawaran kursus anjuran jabatan luar yang berkaitan

Menyemak keperluan dan memperaku ke pihak pengurusan untuk cadangan/ kelulusan

Penyediaan surat dan memo edaran ke Jabatan/ Bahagian/ Unit

Kemuka cadangan calon ke pihak penganjur

Merekod dan menyenaraikan permohonan dari Jabatan/ Bahagian/ Unit

Penyediaan permohonan pesanan tempatan

Kemuka invois ke Bahagian Kewangan & Perolehan untuk bayaran

Merekod jumlah pegawai KPKT yang hadir kursus sepanjang tahun

Penyediaan laporan suku tahun kursus

20 minit

20 minit

20 minit

10 minit

10 minit

30 minit

60 minit

10 minit

10 minit

Bergantung kepada

keadaan/ keperluan

Page 30: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

PROSES KERJA : PROSEDUR MENGURUS PROGRAM ANJURAN SWASTA (DALAM NEGARA)

JAWATAN PROSES

SUB(SM)/ TSUB(L) 1. Menerima surat edaran/ iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur bagi kursus anjuran swasta

SUB(SM)/ TSUB(L) 2. SUB(SM)/ TSUB(L)SM mengarahkan surat edaran/ iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian

PSU(L)/ PT(L) 3. Menerima dan menyediakan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

PT(L) 4. Menyediakan dan mengedarkan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

KPSU(L) 5. Menerima pencalonan daripada Jabatan/ Bahagian dan membuat tapisan kelayakan

PSU(L)/ PPTK(L) 6. Menyediakan kertas cadangan untuk SUB(SM) dan kelulusan TKSU(P)

SUB(SM) 7. Menerima kelulusan/ keputusan TKSU(P) kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

PSU(L) 8. Mengeluarkan surat untuk memaklumkan keputusan TKSU(P) kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

PTK(L)/ PT(L) 9. Menyediakan Borang Nota Minta (BP1) ke Unit Pentadbiran

PT(L) 10. Merekodkan maklumat kehadiran calon ke dalam sistem rekod latihan

PT(L) 11. Menyimpan dalam fail

Page 31: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

CARTA ALIRAN KERJA : PROSEDUR MENGURUS PROGRAM ANJURAN SWASTA (DALAM NEGARA)

Mula

Menerima surat edaran/ iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur bagi kursus anjuran swasta

SUB(SM)/ TSUB(L)SM mengarahkan surat edaran/ iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian

Menerima dan menyediakan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

Menyediakan dan mengedarkan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

Menerima pencalonan daripada Jabatan/ Bahagian dan membuat tapisan kelayakan

Menyediakan kertas cadangan untuk SUB(SM) dan kelulusan TKSU(P)

Menerima kelulusan/ keputusan TKSU(P) kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

Mengeluarkan surat untuk memaklumkan keputusan TKSU(P) kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

Menyediakan Borang Nota Minta (BP1) ke Unit Pentadbiran

Merekodkan maklumat kehadiran calon ke dalam sistem rekod latihan

Menyimpan dalam fail

Tamat

Page 32: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

SENARAI SEMAK : PROSEDUR MENGURUS PROGRAM ANJURAN SWASTA (DALAM NEGARA)

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Terima surat edaran/ iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur

2. SUB(SM)/ TSUB(L) mengarahkan surat edaran/iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian

3. Menerima dan menyediakan surat edaran kepada Jabatan/ Bahagian

4. Menyediakan dan mengedarkan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

5. Menerima pencalonan daripada Jabatan/ Bahagian dan membuat tapisan kelayakan

6. Menyediakan kertas cadangan untuk SUB(SM) dan kelulusan TKSU(P)

7. Menerima kelulusan daripada TKSU(P)

8. Mengeluarkan surat memaklumkan keputusan TKSU(P) kepada Jabatan/ Bahagian

9. Menyediakan Borang Nota Minta (BP1) ke Unit Pentadbiran Bahagian untuk kursus yang dibiayai oleh Bahagian Sumber Manusia

Page 33: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

10. Merekodkan maklumat kehadiran calon ke dalam sistem rekod latihan

11. Simpan dalam fail

Page 34: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

NORMA KERJA

TUGAS : MENGURUS PROGRAM ANJURAN SWASTA (DALAM NEGARA)

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Menerima pelawaan / tawaran kursus anjuran jabatan luar / swasta yang berkaitan

Menyemak keperluan dan memperaku ke pihak pengurusan untuk cadangan/ kelulusan

Penyediaan surat dan memo edaran ke Jabatan/ Bahagian/ Unit

Kemukakan ke pihak penganjur calon yang telah diperaku

Merekod dan menyenaraikan permohonan dari Jabatan/ Bahagian/ Unit

Permohonan pengeluaran pesanan tempatan

Kemuka invois ke Bahagian Kewangan & Perolehan untuk bayaran

Merekod jumlah kursus swasta yang telah diikuti oleh pegawai KPKT berjalan sepanjang tahun

Penyediaan laporan suku tahun kursus

20 minit

20 minit

20 minit

20 minit

10 minit

30 minit

60 minit

10 minit

10 minit

Bergantung kepada

keadaan/ keperluan

Sepanjang tahun

Page 35: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

PROSES KERJA : PROGRAM KURSUS/ LATIHAN ANJURAN KPKT

JAWATAN PROSES

SUB(SM)/ TSUB(L) 1. Mengeluarkan arahan kepada Jabatan/ Bahagian/ Unit untuk mengemukakan format cadangan latihan dan kertas cadangan latihan berasaskan kepada analisis keperluan latihan.

KPSU(L)/ PSU(L) 2. Menyediakan Borang Keperluan Latihan (TNA) dan mengedarkan kepada pegawai dan kakitangan KPKT melalui Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit.

PPTK(L)

PT(L)

3. Menerima dan mengumpulkan Borang Keperluan Latihan (TNA) dalam masa yang ditetapkan.

4. Memproses dan mengklusterkan mengikut tajuk dan keperluan kursus.

PPTK(L) 5. Menyelaras maklumat di dalam pengkalan Data Sistem Rekod Latihan.

TSUB(L)/ KPSU(L)/ PSU(L)/ PPTK(L)

6. Merancang bilangan siri kursus berdasarkan analisis keperluan latihan dan menyediakan pecahan peruntukan mengikut setiap kursus/ latihan dalam tahun semasa.

PSU(L)/ PPTK(L) 7. Menyediakan rangka jadual / takwim kursus

KPSU(L)/ PSU(L) 8. Menyediakan cadangan kursus beserta anggaran Belanjawan melalui Timbalan Setiausaha Bahagian (L) untuk pertimbangan Setiausaha Bahagian Sumber Manusia.

SUB(SM) 9. Menyediakan kertas cadangan kursus beserta Anggaran Belanjawan untuk pertimbangan Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan).

10. Membentang kertas cadangan Latihan Tahunan

Page 36: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

JAWATAN PROSES

beserta Anggaran Belanjawan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan KPKT.

TSUB(L) 11. Mengemukakan kertas cadangan kursus untuk pertimbangan Ketua Setiausaha

SUB(SM)/ TSUB(L) 12. Menerima keputusan/kelulusan daripada Ketua Setiausaha.

PSU(L)/ PPTK(L) 13. Mengedar Surat Kelulusan kursus ke Jabatan dan Bahagian.

PPTK(L)/ PT (L) 14. Mendapatkan senarai peserta, penceramah dan sekurang-kurangnya tiga (3) sebutharga dari pembekal.

15. Menyediakan Borang P1 (Nota Minta) dan kemukakan ke Bahagian Kewangan dan Perolehan bagi tujuan penyediaan Pesanan Tempatan (LO).

SUB(SM) 16. Menyediakan Minit Bebas untuk makluman Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan).

PT(L) 17. Menyediakan Sijil Kursus

TKSU(P) 18. Menandatangani Sijil Kursus

KPSU(L)/ PSU(L)/ PPTK(L)

PT(L)

19. Pelaksanaan Kursus

PT(L) 20. Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian Kursus daripada peserta kursus (selepas kursus).

KPSU(L)/ PSU(L) 21. Menyediakan Laporan Kursus termasuk analisis

penilaian kursus.

PTK(L)/ PT(L) 22. Mengurus pelbagai tuntutan berkaitan kursus.

23. Mengedar dan mengumpul Borang Keberkesanan

Page 37: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

JAWATAN PROSES

Kursus selepas 3 bulan dari tarikh kursus.

PT(L) 24. Menyediakan Laporan Keberkesanan Kursus.

25. Simpan dalam fail

CARTA ALIRAN KERJA : PROGRAM KURSUS/ LATIHAN ANJURAN KPKT

Page 38: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Mula

Page 39: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Kemukakan format cadangan/kertas cadangan latihan berasaskan TNA kepada Jabatan/Bahagian/Unit

Menyediakan borang TNA kepada pegawai dan kakitangan melalui ketua Jabatan/Bahagian/Unit

Terima Borang TNA

Proses mengikut tajuk dan keperluan kursus

Selaras maklumat dalam Pengkalan Data Sistem Rekod Latihan

Rancang bilangan Kursus berdasarkan TNA

Sesuai

Sediakan rangka jadual/ takwim kursus

Sediakan Anggaran Belanjawan untuk pertimbangan SUB(SM)

Sediakan Anggaran Belanjawan untuk pertimbangan TKSU(P)

Membentangkan kertas cadangan latihan beserta Anggaran Belanjawan di dalam MJLK

Kemukakan kertas cadangan kursus untuk pertimbangan KSU

Terima keputusan/kelulusan KSU

Edar surat kelulusan kursus ke Jabatan/Bahagian/Unit

Dapatkan nama peserta, penceramah dan sebutharga daripada pembekal makanan/ hotel

Pindaan

Page 40: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Sediakan Borang P1 bagi tujuan penyediaan LO

Sediakan Minit Bebas makluman kepada TKSU(P)

Sediakan Sijil Kursus

Laksana Kursus

Edar Borang Penilaian Kursus (selepas kursus)

Sediakan Laporan Kursus

Urus pelbagai tuntutan

Edar Borang Keberkesanan Kursus (selepas 3 bulan)

Sediakan laporan Keberkesanan Kursus

Failkan

Tamat

SENARAI SEMAK : PROGRAM KURSUS/ LATIHAN ANJURAN KPKT

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Keluarkan arahan kepada

Page 41: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

Jabatan/Bahagian/Unit (berasaskan TNA)

2.13 Format Cadangan Latihan2.14 Kertas Cadangan Latihan

2. Edarkan borang TNA kepada pegawai/ kakitangan melalui ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit

3. Terima Borang TNA3.1 Kelaskan mengikut tajuk dan

keperluan kursus

4. Selaras maklumat dalam pengkalan Data Sistem Rekod Latihan

5. Cadangan Kursus5.1 Bilangan Siri Kursus5.2 Pecahan Peruntukkan

6. Sediakan rangka Jadual / Takwim kursus

7. Anggaran Belanjawan7.1 Pertimbangan SUB(SM)7.2 Pertimbangan TKSU(P)

8. Perbentangan di dalam MJLK

9. Kemukakan kertas cadangan untuk pertimbangan KSU

10. Terima keputusan/kelulusan daripada KSU

Page 42: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

11. Edar surat kelulusan kursus ke Jabatan/Bahagian/Unit

12. Terima

12.1 Senarai peserta12.2 Penceramah12.3 Sebut harga Pembekal Makanan12.4 Sebutharga Hotel

13. Sediakan P1 (Nota Minta)

14. Minit Bebas untuk makluman TKSU(P)

15. Sijil Kursus

NORMA KERJA

Page 43: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

TUGAS : PENGENDALIAN PROGRAM KURSUS/ LATIHAN ANJURAN KPKT

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Mengenalpasti kursus yang akan diadakan mengikut kalender KPKT

Mendapatkan sebutharga hotel/pusat latihan yang dicadangkan

Mendapatkan perakuan TSUB(L) dengan mengemukakan cadangan tarikh, tempat dan jumlah peserta yang akan hadir

Mendapatkan kelulusan TKSU(P) / SUB(SM)

Mengedar Surat Pekeliling berkaitan tawaran kursus mengikut kuota Jabatan/Bahagian/Unit untuk pencalonan

Mendapatkan penceramah / fasilitator kursus mengikut tajuk yang bersesuaian

Mengemukakan surat setuju terima ke pihak hotel / pusat latihan yang berkaitan

Penyediaan keperluan kursus seperti folder, nota kursus, alat tulis dan sebagainya.

Penyediaan Buku Program

Mengemukakan pemohonan pengeluaran Pesanan Tempatan

Merekod dan menyenaraikan calon dari Jabatan / Bahagian / Unit

Menerima invois dari pihak penganjur atau hotel dan dikemukakan ke Bahagian Kewangan dan Perolehan untuk urusan

20 minit

30 minit

20 minit

20 minit

20 minit

60 minit

20 minit

60 minit

30 minit

5 minit

30 minit

30 minit

Mengikut siri yang diluluskan

J/K Latihan sepanjang

tahun

Page 44: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

13.

14.

15.

pembayaran

Merekod jumlah kursus yang telah berjalan sepanjang tahun

Menyediakan dan mengedar Sijil Penyertaan

Penyediaan laporan suku tahun kursus

5 minit

60 minit

30 minit

PROSES KERJA : PROSEDUR MENGURUS PROGRAM KE LUAR NEGARA

JAWATAN PROSES

SUB(SM)/ TSUB(L) 1.Menerima surat edaran/ iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur bagi kursus luar negara

SUB(SM)/ TSUB(L) 2.SUB(SM)/ TSUB(L)SM mengarahkan surat edaran/ iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian

Page 45: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

PSU(L)/ PPTK(L) /PT(L)

3.Menerima dan menyediakan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

KPSU(L)/ PSU(L)/ PPTK

4.Menerima pencalonan daripada Jabatan/ Bahagian dan membuat tapisan kelayakan

PSUK(L)/ PSU(L)/ PPTK(L)

5.Menyediakan kertas cadangan kepada KSU untuk mendapatkan kelulusan

TKSU(P) 6.Mengemukakan kertas cadangan kepada KSU untuk mendapatkan kelulusan

TKSU(P)/ SUB(SM)/ TSUB(L)

7. Menerima kelulusan/ keputusan daripada KSU

PSU(L)/ PPTK(L) 8.Mengeluarkan surat untuk memaklumkan keputusan KSU kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

PSU(L)/ PPTK(L) 9.Memaklumkan pihak penganjur mengenai calon dari Kementerian

PTK(L)/ PT(L) 10.Merekodkan maklumat kehadiran calon ke dalam sistem rekod latihan

PT(L) 11. Menyimpan dalam fail

CARTA ALIRAN KERJA : PROSEDUR MENGURUS PROGRAM KE LUAR NEGARA

Mula

Menerima surat edaran/ iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur bagi kursus luar negara

SUB(SM)/ TSUB(L)SM mengarahkan surat edaran/ iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian

Page 46: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

Menerima dan menyediakan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

Menerima pencalonan daripada Jabatan/ Bahagian dan membuat tapisan kelayakan

Menyediakan kertas cadangan kepada KSU untuk mendapatkan kelulusan

Mengemukakan kertas cadangan kepada KSU untuk mendapatkan kelulusan

Menerima kelulusan/ keputusan daripada KSU

Mengeluarkan surat untuk memaklumkan keputusan KSU kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

Memaklumkan pihak penganjur mengenai calon dari Kementerian

Merekodkan maklumat kehadiran calon ke dalam sistem rekod latihan

Menyimpan dalam fail

Tamat

SENARAI SEMAK : PROSEDUR MENGURUS PROGRAM KE LUAR NEGARA

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1. Menerima surat edaran/ iklan mengenai latihan dan kursus daripada pihak penganjur bagi kursus luar negara

2. SUB(SM)/ TSUB(L)SM mengarahkan surat edaran/ iklan diedarkan kepada Jabatan/ Bahagian

Page 47: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

3. Menerima dan menyediakan surat edaran/ iklan kepada Jabatan/ Bahagian

4. Menerima pencalonan daripada Jabatan/ Bahagian dan membuat tapisan kelayakan

5. Menyediakan kertas cadangan kepada KSU untuk mendapatkan kelulusan

6. Mengemukakan kertas cadangan kepada KSU untuk mendapatkan kelulusan

7. Menerima kelulusan/ keputusan daripada KSU

8. Mengeluarkan surat untuk memaklumkan keputusan KSU kepada Jabatan/ Bahagian kepada calon melalui Ketua Jabatan

9. Memaklumkan pihak penganjur mengenai calon dari Kementerian

10. Merekodkan maklumat kehadiran calon ke dalam sistem rekod latihan

11. Simpan dalam fail

Page 48: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

NORMA KERJA

TUGAS : MENGURUS PROGRAM KE LUAR NEGARA

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

Page 49: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Menerima pelawaan / tawaran kursus anjuran jabatan luar/ swasta yang berkaitan

Penyediaan surat dan memo edaran ke Jabatan/ Bahagian/ Unit

Menerima pencalonan dari Bahagian/ Jabatan/ Unit dan memperaku ke pihak pengurusan untuk kelulusan

Kemukakan ke pihak penganjur calon yang telah diperakukan

Merekod dan menyenaraikan permohonan dari Jabatan/ Bahagian/ Unit

Penyediaan permohonan waran ke Wisma Putra

Merekod jumlah kursus yang telah diikuti oleh pegawai KPKT sepanjang tahun

Penyediaan laporan suku tahun kursus

20 minit

20 minit

3 hari

20minit

10 minit

30 minit

10 minit

10 minit

Bergantung kepada

keadaan/ keperluan

Sepanjang tahun

PROSES KERJA : MENYEDIA DAN MENYEMAK BAJET LATIHAN / KURSUS TAHUNAN

JAWATAN PROSES

TSUB(L) 1.Mengarahkan KPSU(L) / PSU(L) untuk menyediakan bajet latihan / kursus.

KPSU(L) / PSU(L) /PPTK(L)

2.

3.

Berbincang mengenai anggaran bilangan calon, perbelanjaan, kursus, jenis kursus serta penjimatan.

Menyediakan anggaran belanjawan mengikut format yang berkaitan.

Page 50: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

TSUB(L) 4. Semakan.

SUB(SM) 5. Lulus.

SUB(SM) 6. Bentang dalam MJLK.

CARTA ALIRAN KERJA : MENYEDIA DAN MENYEMAK BAJET LATIHAN / KURSUS TAHUNAN

Mula

TSUB(L) arahkan untuk menyediakan bajet latihan/ kursus tahunan

Page 51: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

KPSU(L) mengadakan perbincangan dengan PSU(L)/ PPTK(L) untuk penyediaan bajet latihan/ kursus tahunan

Penyediaan bajet latihan/ kursus tahunan

Tidak sesuai/ Pindaan

Semakan SUB(SM)/ TSUB(L)

Sesuai / Tidak sesuai

Kelulusan daripada SUB(SM)

Bajet dibentangkan di dalam MJLK

Tamat

SENARAI SEMAK : MENYEDIA DAN MENYEMAK BAJET LATIHAN / KURSUS TAHUNAN

BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

1.KPSU(L) / PSU(L) menyediakan bajet latihan / kursus.

Page 52: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

2.

i. Berbincang mengenai anggaran bilangan calon, perbelanjaan, kursus, jenis kursus serta penjimatan.

ii. Menyediakan anggaran belanjawan mengikut format yang berkaitan.

3. Membuat semakan.

4. Menerima kelulusan.

5. Bentang di dalam MJLK.

NORMA KERJA

TUGAS : PENYEDIAAN DAN PENYEMAKAN BAJET LATIHAN / KURUS TAHUNAN

Page 53: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

BIL. JENIS KERJAMASA YANG

DIAMBIL (MINIT)

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN (SEMINGGU)

1.

2.

3.

4.

Mengedar dan menerima senarai kursus dari Jabatan/ Bahagian/ Unit

Menyemak dan menyenaraikan kursus mengikut keperluan kementerian dan keadaan semasa

Menyediakan anggaran belanjawan dan penyemakan

Diangkat untuk kelulusan pihak pengurusan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Kementerian (MJLK)

2 minggu

2 hari

2 hari

1 hari

Bergantung kepada

keadaan/ keperluan

6 bulan sekali(2 kali setahun)

Sepanjang tahun

SENARAI UNDANG – UNDANG DANPERATURAN YANG DIPERLUKAN

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005- Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

Page 54: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

2. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005- Peraturan Mengenai Kadar-Kadar dan Syarat-Syarat Bayaran Saguhati

kepada Pensyarah/ Penceramah dan Fasilitator Sambilan

3. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2004- Tatacara Perolehan Berkaitan Latihan

4. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2009- Kemudahan Cuti Kursus Sambilan (CKS) Kepada Pegawai yang

Mengikuti Pengajian Secara Sambilan di Institut Pengajian Tinggi Dalam Negara

5. Surat Edaran Bil. 15 Tahun 2009- Pendekatan Pelaksanaan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

Tahun 2010 dan 2011

6. Surat Edaran JPA Bil. JPA(L)S. 175/4/1-1 Klt.17- Garis Panduan Kemudahan Cuti Belajar kepada Pegawai Awam yang

Mengikuti Kursus Jangka Sederhana dan Kursus Jangka Panjang Secara Sepenuh Masa

7. Surat Arahan Ketua Setiausaha Bil. 1 Tahun 2009- Dasar Memberikan Kebenaran untuk Pegawai-Pegawai Kementerian

Perumahan dan Kerajaan Tempatan Mengikuti Pengajian Lanjutan Secara Separuh Masa di Institusi Pengajian Tinggi di Malaysia

8. Minit Bebas Ketua Setiausaha KPKT

SENARAI BORANG-BORANG

1. Borang Permohonan Pesanan Kerajaan (P1)

2. Borang Pengesahan Kehadiran Peserta

3. Borang Pengesahan Kehadiran Penceramah (sebelum kursus dilaksanakan)

4. Borang Latihan KPKT

5. Borang Pendaftaran Kursus/ Seminar/ Bengkel

Page 55: FAIL MEJA PT UNIT LATIHAN.doc

FAIL MEJABAHAGIAN SUMBER MANUSIA

6. Borang Penilaian Kursus

7. Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

8. Borang Tuntutan Penceramah

9. Borang permohonan Stok