Click here to load reader

Fail Meja Pt

  • View
    50

  • Download
    13

Embed Size (px)

DESCRIPTION

fail meja PT

Text of Fail Meja Pt

Senarai Tugas Harian28KANDUNGAN

Bil

1Perkara

Senarai TugasMuka Surat

1

2Carta Organisasi Staf Sokongan2

3Kedudukan Perjawatan Sekolah3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran danSenarai Semak :-

4Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)4 - 7

5Perlantikan Guru Sandaran Terlatih8 - 11

6Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan12 - 15

7Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen16 - 19

8Perlanjuitan Tempoh Percubaan20 - 23

9Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri24 - 27

10Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin28 - 31

11Perletakan Jawatan32 - 35

12Cuti Rehat36 - 39

13Cuti Tanpa Gaji40 - 43

14Cuti Separuh Gaji44 -47

15Cuti Sakit48 - 51

16Cuti Sakit Tambahan52 - 55

17Cuti Bersalin56 - 59

18Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf60 -65

19Cuti Tanpa Rekod66 - 69

20Cuti Haji70 - 73

21Cuti Sambilan74 - 77

22Cuti Menjaga Anak78 - 81

23Cuti Isteri Bersalin82 - 85

24Cuti Ikut Pasangan86 - 89

25Persaraan Wajib90 - 93

26Persaraan Pilihan Sendiri94 - 97

27Menguruskan Penerimaan Surat98 - 101

28Senarai Undang-Undang dan Peraturan102

29Jawatankuasa yang dianggotai102

30Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas103

31Senarai Tugas Harian104

SENARAI TUGAS

Nama Anggota : Jawatan : No. Kad Pengenalan :

ROSLAN BIN MOHAMAD PEMBANTU TADBIR N22 SK TEKEK581122-06-5207

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

01/2/89

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg 5.00 ptg Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg 5.00 ptg

PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

1 Menguruskan perlantikan staf sokongan2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.9 Menguruskan Cuti Rehat10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji12 Menguruskan Cuti Sakit13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan14 Menguruskan Cuti Bersalin15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod17 Menguruskan Cuti Haji18 Menguruskan Cuti Sambilan.19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.22 Menguruskan Persaraan Wajib.23 Menguruskan Persaraan Pilihan24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

4SEPERTI PADA :

1HB JANUARI 2015

BIL.JAWATANLULUSISIKOSONG

1PENGETUA / GURU BESAR110

2PEN. KANAN PENTADBIRAN110

3PEN. KANAN HAL EHWAL MURID110

4PEN. KANAN KO-KURIKULUM110

5PENYELIA PETANG000

6GURU KANAN M/PEL BAHASA110

7GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK110

8GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL110

9GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL110

10GURU MEDIA110

11KAUNSELOR110

12GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)000

13GURU PENOLONG40400

0

JUMLAH GURU :-50500

14KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22110

15KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22000

16KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22000

17PEMBANTU TADBIR GRED N17211

18PENYELIA ASRAMA GRED N17000

19PEMBANTU MAKMAL GRED C17321

20PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11211

21PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11000

22PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1110

23PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1321

24PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3000

25PEKERJA RENDAH AWAM000

JUMLAH BUKAN GURU :-1284

JUMLAH BESAR :-62584

MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN

1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

JawatanProses Kerja

Pengetua

Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pembantu TadbirTerima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri. Rekod penerimaan suratBuka fail peribadi pegawai tersebut.

Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan. ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Lain-lain dokumen yang diperlukan :-i Surat Setuju Terima Jawatan ii Surat Sumpahiii Surat Akuan Doktor (Am 402)iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan. Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawatan iv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.

Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran. i1 salinan Surat Setuju Terima Jawatanii 1 salinan asal Surat Sumpahiii 1 salinan asal Surat Akuan Doktor iv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.Terima kelulusan Kew 8

Sediakan SG20 untuk payroll gaji

Terima surat perlantikan pegawai rekod penerimaanbuka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadi

Carta Aliran :Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )1.2

5minta maklumat tambahan

tidak lengkap

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan hantar Kew 8 - perlantikan ke JPNterima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima surat perlantikan jawatan

2Rekod penerimaan surat

3Buka Fail Peribadi pegawai

4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan, Buku Akaun Bank

5Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada) Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua

8Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

6

Senarai Semak :-Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)1.3

i Surat Setuju Terima Jawatan ii Surat Akuan Doktoriii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah. v Aku Janjivi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ). viii Kew 320 (SG 20)

1.4.Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan

9

2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

JawatanProses Kerja

Pengetua

Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu TadbirTerima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN Rekod penerimaan suratBuka fail peribadi pegawai tersebut.

Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan. ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan. dan 2 salionan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke PPD :-i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan. iv 1 salinan Surat Sumpah.v 1 salinan Surat Akuan Doktor.vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru. Terima kelulusan kew 8Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertama dan kedua

Sediakan SG20 untuk payroll gaji

Terima surat perlantikan guru rekod penerimaanbuka fail peribadi

Carta Aliran :Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih2.2

minta dokumen maklumat tambahan

tidak lengkap

dapatkan maklumat peribadi

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD

terima kelulusan kew 8 dari PPD

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

hantar dokumen ke Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Sumber Manusia ) bagi mengesahkan bahawa pegawai telah melaporkan diri.

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima surat perlantikan jawatan

2Rekod penerimaan surat

3Buka Fail Peribadi pegawai

4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan, Buku Akaun Bank

5Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada) Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Guru Besar

8Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

9Hantar dokumen ke Kementerian PelajaranMalaysia (Bhg Sumber Manusia) bagi mengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri

10

Senarai Semak :-Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih2.3

i Surat Setuju Terima Jawatan ii Surat Akuan Doktoriii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah. v Aku Janjivi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ). viii Kew 320 (SG 20)

2.4.Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

13

3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

JawatanProses Kerja

Pengetua

Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu TadbirTerima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

Rekod penerimaan surat

Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8)dan 2 salinan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negerii 1 salinan surat lampiranii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih. v1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan ImbuhanTahunan (jika ada). - jawatan GST Terima kelulusan kew 8 dari JPNTindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji

Terima surat perlantikan pegawai rekod penerimaanrujuk fail peribadi

dapatkan doklumen-dokumen berikut :- minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan, maklumat pergerakan gaji (jika ada)tambahan

Carta Aliran :Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan3.2

tidak

lengkap

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan dan surat lampiran

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPNbersama-sama dengan dokumen lain.

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima surat perlantikan jawatan

2Rekod penerimaan surat

3Rujuk fail peribadi

4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan Pergerakan gaji (jika ada )

5Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan ke jawatan tetap

6Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Gurui Besar

7Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

14

Senarai Semak :-Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.3.3

i Surat Setuju Terima Jawatan ii Surat Akuan Doktoriii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah. v Aku Janjivi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ). viii Kew 320 (SG 20)

3.4.Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

16

4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen

4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirSemak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam perkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi

Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB) ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM) iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkansalinan dokumen tersebut.

Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen berikut :-i salinan sijil akademik / ikhtisas. ii salinan sijil Kursus Induksiiii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP. Dapatkan perakuan sokongan Ketua JabatanHantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor

Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan

Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan)- 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP- Failkan 1 salinan

Terima kelulusan Kew. 8

Tindakan Payroll- Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen

CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004 dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.

4.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen

Semak senarai pegawai yang layak mencukupi Tempoh Percubaan dan layakMinta dokumen untuk diperakukan dari Pegawai TidakBerkenaan LengkapPastikan Syarat-syarat dipenuhi

Mencukupi syarat / dokumenYa

Lengkapkan borang pengesahan Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen

17

Minta Dokumen Tidak

Dapatkan perakuan Ketua Jabatan

Lengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan

Ya

Minta dilengkapkan Tidak

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Dokumen / Borang Lengkap Lengkap

Ya

Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Sedia ( Kew.8) dan hantar ke JabatanMinta dilengkapkan Tidak Pelajaran NegeriKew.8 LengkapLulusYa

Terima kelulusan Kew. 8

Tindakan Payroll

4.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam PerkhidmatanDan Pemberian Taraf

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Semak senarai pegawai yang mencukupi syarat untuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen

2Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP

3Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaan yang disyaratkan

4Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP

7Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen

8Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen ke JPN

1818

4.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan DiberiTaraf Berpencen

i Borang P.A.A 35 - Bab ' A ' ii Borang P.A.A 36 (11)iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )

iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

v Kew. 320 ( SG 20 )

vi Borang P.A.A. 38

19

5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirSemak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam perkhidmatan

Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatanJika gagal kerana :- Gagal kursus Induksi- Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan

Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan pastikan- Mendapat sokongan Ketua Jabatan- Dokumen Kursus Induksi

Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya / Kementerian dan pastikan- Lanjutan percubaan dengan berdenda- Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda- Lanjutan percubaan dengan amaran- Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian

Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri- 6 salinan- Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji

21

Semak senarai kakitangan yang mencukupi percubaan mencukupi

Pastikan syarat-syarat pengesahan perkhidmatan

Sediakan permohonan perlanjutan tempoh percubaan jika gagal disahkan jawatyan

Lengkap

Ya

Hantar permohonan ke Jabatan PelajaranNegeri

LulusYa

Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan daripada Kementerian / Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan- Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak berdenda, amaran dllSedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinan dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8

Terima kelulusan Kew.8- Failkan- Tindakan susulan berkaitan pergerakan jika berkaitan

Carta Aliran :Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan5.2

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Semak senarai pegawai yang mencukupi TempohDalam Perkhidmatan

2Pastikan syarat-syarat pengesahan dalamPerkhidmatan

3Sediakan borang permohonan Lanjut TempohPercubaan

4Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6Terima surat kelulusan Perlanjutan TempohPercubaan

7Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan

8Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat PerlanjutanTempoh Percubaan ke JPN

22

Senarai Semak :-Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan5.3

5.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

i Perintah Am A 30 ii Kew.320 (SG 20)iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / KementerianPelajaran Malaysia

23

6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri

JawatanProses Kerja

Pengetua /Guru Besar

Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Am Rendah Pembantu Am Rendah Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar Pengetua/ Guru Besar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pembantu TadbirKewangan

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri- Pastikan tarikh tutup permohonan

Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guruTerima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumen sokongan disertakan (jika ada).

Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerah secara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).

Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/ Maklumkan kepada guru berkenaan.Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.

Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaran ke Jabatan Pelajaran Negeri.

Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gaji terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG. Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas. Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,

Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripada guru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.

25

Terrima surat pekeliling pertukaran

sediakan borang pertukaran maklumkan surat pekeliling kepadasemua guru

edarkan borang kepada guru yang memohon

dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonan tambahan /pembetulan borang

Carta Aliran :Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri6.2

tidak

lengkap

Lengkap

Terima kelulusan pertukaran maklumkan kepada guru berkenaan.Sediakan kew 8 (pertukaran) danSijil Gaji Akhir.

minta dilengkapkankew 8 dan tidak

hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinan surat kelulusan pertukaran ke JPN

Sijil Gaji Akhir Lulus lengkapYa

terima kelulusan kew 8

hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:i Sijil Gaji Akhir i SG20ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji AkhirBayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusan pertukaraniv sampul surat alamatsekolah baru

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru

2Edarkan Pekeliling kepada semua guru

3Edarkan borang permohonan guru yang ingin bertukar

4Terima borang permohonan guru dan pastikan dokumen sokongan lengkap

5Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk perakuan sokongan.

6Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPDuntuk diproses

7Terima keputusan kelulusan pertukaran guru

8Maklumkan kepada guru berkenaan

9Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran

26

Senarai Semak :-Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri6.3

i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri. ii Borang Pertukaran Dalam Negeriiii Laporan Perubahan Kew 8 iv Sijil Gaji Akhir (R 28)v SG20 (Kew 320)

6.4Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru

28

7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin

7.1Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin.

JawatanProses Kerja

Pengetua /Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima surat perlepasan jawatan dari kakitangan semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikhperlepasan jawatan

Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakan selanjutnya ke KPM / SPP.

Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan). Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan. Terima kelulusan kew 8.Tindakan payroll.

7.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan JawatanDengan Izin.

Terrima surat perlepasan jawatan

semak surat tawaran jawatan baru hantar permohonan perlepasan jawatanlengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri. permohonan

tidak Lengkap lengkap

Ya

Terima kelulusan perlepasan

sediakan Laporan Perubahan Kew 87 salinan

Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan1 salinan untuk fail sekolah

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll

29

7.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan JawatanDengan Izin.

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

2Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh perlepasan jawatan

3Sediakan surat lampiran ke JPN

4Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan

5Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua / Guru Besar

6Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7Hantar kew 8 ke JPN

8Tindakan payroll untuk membnerhentikan pembayaran gaji dan emolumen

30

7.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

i Laporan Perubahan Kew 8 ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)iii Surat Permohonan pegawai

iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

31

8 Urusan Perletakan Jawatan

8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan

JawatanProses Kerja

Pengetua /Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pembantu TadbirTerima surat perletakkan jawatan dari kakitangan

semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan pastikanlihat surat tawaran lantikan notis yang diberi mencukupijika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah disertakan.Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61

Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian PelajaranMalaysia SPP/JPA.

Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll diambil memberhentikan pembayaran gaji.

33

Terrima surat perletakan jawatan

dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatan penjelasan danpenubi syaratperletakan jawatan tidak Lengkap lengkapYa

hantar surat perletakan jawatan ke JPN / KPM / JPA

terima kelulusan perletakan jawatan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8.. 7 salinan

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji.

Carta Aliran :Urusan Perletakan Jawatan8.2

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan

2Semak tenmpoh notis perletakan jawatan

3Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

4Terima kelulusan perletakan jawatan

5Maklumkan kepada kakitangan berkenaan

6Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7Hantar kew 8 ke JPN

8Tindakan payroll untuk membnerhentikan pembayaran gaji dan emolumen

34

Senarai Semak :-Urusan Perletakan Jawatan8.3.

i Laporan Perubahan Kew 8 ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)iii Surat Permohonan pegawai

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

8.4Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

37

9 Urusam Cuti Rehat

9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua ./ Guru Besar

Pembantu TadbirTerima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat

Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon sama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masih ada baki cuti rehat.

Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan dengan menurunkan tandatangan.

Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai dengan mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada

Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap- tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.

Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada pegawai yang memohon cuti rehat.

Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun.

Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawa ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.

Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehat pegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan. Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran NegeriRekod dan failkan. Catatan :-Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.

terima borang cuti rehat semak borang cutidapat sokongan Ketua Unit Kecil

Carta Aliran :Urusan Cuti Rehat9.2

minta lengkapkan borang / tapisan

mintya kelulusan Pengetua / Guru Besar

kelayakan tidak Lengkap lengkapYa

terima kelulusan cuti dan kemaskini rekod cuti

maklumkan kepada pegawai

sediakan senarai kakitangan yang masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun

minta pegawai buat pilihan(memastikan pilihan (GCR atau bawa ke hadapan )

sediakan Kenyataan Cuti

dapatkan tandatangan Pengetua pada borang membawa ke hadapanminta Cuti Rehat lengkapkanborang tidak lengkasp lengkapYarekodkan dan failkan keputusan yang diterima

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan cuti rehat

2Semak borang permohonan dan baki cuti rehat

3Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripadaPengetua / Guru Besar

4Kemaskini rekod cuti rehat pegawai

5Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke JPN

6Failkan satu salinan borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

7Sediakan senarai kakitanbgan yang masih mempunyai Cuti Rehat

8Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkanke Award Gantian Cuti Rehat

9Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagi permohonan membawa kehadapan Cuti Rehat

10Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapanCuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti pegawai

11Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehat dibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat

38

Senarai Semak :-Urusan Cuti Rehat9.3

i Borang Cuti Rehat

ii Borang membawa ke hadapan

iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991. iv Kenyataan Cuti

9.4Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat

41

10 Urusam Cuti Tanpa Gaji

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu TadbirTerima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran. Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.

Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN. Failkan 1 salinan borang permohonan.

Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan. Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti. Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN Tindakan payroll.

terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

Carta Aliran :Urusan Cuti Tanpa Gaji10.2

minta l;engkapkan borang

semak dan proses borang permohonan

tidak Lengkap lengkap

hantar borang permohonan ke Jabatan minta Pelajaran Negerilengkapkanborang tidak Lulus lengkapYa

terima kelulusan cuti dan sediakan kew 8

maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan

hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri

minta lengkapkan kew 8

Lengkap

Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan cuti tanpa gaji

2Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Tanpa Gaji

3Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua

4Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gaji dan surat lampiran ke JPN

5Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

6Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

42

Senarai Semak :-Urusan Cuti Tanpa Gaji10.3

i Borang Cuti Tnpa Gaji ii Kenyataan Cuti

10.4Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji

45

11 Urusan Cuti Separuh Gaji

11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua/ Guru Besar

Pembantu TadbirTerima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran. Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.

Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan danSurat Akuan Doktor ke JPNFailkan 1 salinan borang permohonan

Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinanHantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti. Terima kelulusan Kew 8 dari JPN Tindakan payroll.

Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji berserta surat pengesahan doktor

Carta Aliran :Urusan Cuti Separuh Gaji11.2

Minta Tidak

Semak dan proses borang permohonan

Lengkapkan lengkap Lengkap borangYa

Hantar borang permohonan ke JPN bersertaMinta surat pengesahan doktorLengkapkanborang idak Lulus

Ya

Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8

Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan

Hantar kew 8 ke JPN

Minta

Kemukakan ke JPN

Lengkapkan LengkapKew.8Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan Payroll

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan cuti separuh gaji

2Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Separuh Gaji

3Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua

4Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuhGaji dan surat lampiran ke JPN

5Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

6Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

46

Senarai Semak :-Urusan Cuti Separuh Gaji11.3

i Borang Cuti Separuh Gaji ii Borang Kenyataan Cutiiii Borang Laporan Perubahan Kew.8 iv Kew.320 (SG 20)

11.4Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji

49

12 Urusan Cuti Sakit

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima Sijil Cuit Sakit dan sahkan

Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:-- Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil

- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal oleh Pegawai Peubatan Kerajaan

- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun

- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dariKetua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi

Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPNberserta Sijil Sakit Asal pegawai

Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail

Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian

Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat AkuanDoktor

Terima Sijil Cuti Sakit yang telah minta Tidak disahkanlengkapkan Lengkapsijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit

Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementeria Pelajaran

Rekodkan kelulusan

Carta Aliran :Urusan Cuti Sakit12.2

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima cuti sakit

2Sijil Sakit disahka oleh Pengetua

3Rekod cuti sakit difalam kenyataan

4Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambil mengikut peraturan yang telah ditetapkan

5Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

50

Senarai Semak :-Urusan Cuti Sakit12.3

i Borang Kenyataan Cuti Sakit

10.4Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit

53

13 Urusan Cuti Sakit Tambahan

13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai

Semak dan pastikan pegawai telah diberi- Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari

- Sediakan kenyataan cuti pegawai

- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.

Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan LembagaPerubatan bagi memeriksa pegawai

Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan sertakan juga Laporan Lembaga tersebut

Terima kelulusan

Sediakan kew 8:-- 6 salinan ke JPN- 1 salinan fail

Terima kelulusan dari JPN Sediakan Payroll

Terima Sijil Cuti Sakit yang telah disahkan

Carta Aliran :Urusan Cuti Sakit Tambahan13.2

mintalengkapkan Tidak

Semak Sijil Cuti Sakit

sijil Sakit Lengkap Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian

Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8

mintalengkapkan Tidak

Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusan ke JPN

Kew 8 Lulus Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Sediakan Payroll

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan

2Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cuti sakit bergaji penuh selam 180 hari

3Sediakna kenyataan cuti pegawai

4Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN

5Terima kelulusan cuti sakit tambahan

6Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai

7Sediakan Kew 8

8Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

9Tindakan Payroll Gaji

54

Senarai Semak :-Urusan Cuti Sakit Tambahan13.3

i Borang Kenyataan Cuti

ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )

13.4Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan

57

14 Urusan Cuti Bersalin

14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan

Semak Sijil Cuti Bersalin- Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal olehDoktor Kerajaan- Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai bersalin

Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakanLaporan Perubahan ( Kew. 8 )

Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti ke JPN

Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalamKenyataan Perkhidmatan

Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja

Teriam Sijil Bersalin

Carta Aliran :Urusan Cuti Bersalin14.2

Minta pihak hospitallengkapkan Tidak

Semak Sijil Bersalin

betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke JPN

Terima kelulusan Cuti Bersalin

Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 )- bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan

Hantarkan Kew. 8 ke JPN- 6 salinanminta - Failkan 1 salinan lengkapkan TidakKew 8 LengkapLulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima Sijil Cuti Bersalin

2Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospital swasta perlu disahkan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan

3Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak60 hari

4Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai

5Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakanPenyata Perubahan Kew. 8

6Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti hendaklah dihantar ke JPN

7Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin

8Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumen jika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji

58

Senarai Semak :-Urusan Cuti Bersalin14.3

i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )

ii Kew. 320 (SG 20 )

iii Borang Kenyataan Cuti

14.4Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin

60

15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pengetua / Guru BesarTerima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atau Barah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenai penyakit tersebut

Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai

- Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai. Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai

Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN Rekodkan dan failkanJika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh tersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti Sakit pegawai

- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima

Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran melalui JPNPermohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cuti pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit

Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut berserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan

Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8

Tindakan Payroll

Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan LembagaPerubatan jika pegawai masih tidak sihat

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirKemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti pegawai k Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melalui JPN untuk m atkan kelulusan tambahan sebarang jenis cutibagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan LembagaPerubatan

Terima Kelulusan

Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima

epadaendap61

15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

62

minta pihak

terima permohonan cuti sakit tambahan drp pesakit yang telah diberi semula bergaji penuh

hospital lengkapkan semak sijil sakit atau berikanSijil Sakit - tidakSijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan cuti sakit tambahan / Cuti Sakit Separuh Gaji

sediakan 7 salinan Laporan PerubahanKew 8 dan hantar ke JPN 6 salinanminta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusan kew 8 cuti

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll / bnayaran berasingan fail dan rekodkan

sekiranya tambahan cuti diperlukan pohon ke Pengarah Perubahan melalui Jabatan Pelajaran Negeri untuk menubuhkan Lembaga Perubatan

63tiada harapan sembuh

Ada harapan sembuh

pohon ke JabatanPelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketua untuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaran persaraan atassebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri terima jawapan

ambil tindakan mengikut arahan surat jawapan

maklumkan kepada pegawai

15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima Sijil Sakit pegawai

2Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya

3Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam KenyataanCuti pegawai

4Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit

5Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN

6Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadi pegawai

7Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan cuti sakit selepas mengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh

8Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima

64

15.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

65

16 Urusan Cuti Tanpa Rekod

16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pembantu Tadbir

Pengetua

Pembantu TadbirTerima 5 salianan borang permhonan cuti.

Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab C danPekeliling (Rujuk Bab C - VI )

Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan

Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cuti pegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN

Failkan satu salinan surat tersebut

Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai dan failkan.

66

16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod

Terima borang permohonan cuti

sdekak dan proses borang permohonan

67

minta dilengkapkan borang / dokumen tambahan

hantar permohonan ke JabatanPelajran Negeri

tidaklengkap Lulus

Ya

terima kelulusan cuti maklumkan kepada pegawai dan failkan

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod

2Semak borang permohonan

3Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat

4Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar

5Hantar surat lampiran dan 4 salinan borang permohonan cuti ke JPN

6Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

7Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan.

8Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

68

Senarai Semak :-Urusan Cuti Tanpa Rekod16.3

i Borang Cutiii Borang-borang Kenyataan Cuti iii Surat / dokumen sokongan

69

16.4Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.

17 Urusan Cuti Haji

17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru BesarTerima borang permohonan cuti

Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberiCuti Haji

Terima kelulusan cuti

Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan.

Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untuk kelulusan

1 salinan difailkan.

Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam KenyataanPerkhidmatan / BRP

70

17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji

terima 7 salinan borang permohonan dan pengesahan penerbangan dari LUTH

semak dan proses borang permohonan

71

minta dilengkapkan borang / dokumen tambahan

hantar 4 salinan boprang ke JPN berserta dengan surat pengesahan penerbangan

tidak lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti. sediakan kedw 8 - 7 salinanrekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cuti maklumkan kepada pegawai

minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinan kew 8 simpan dalam fail

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll (jika ada)

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan cuti

2Semak borang permohonan

3Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi Cuti Haji

4Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dan surat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH

5Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan

7Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

72

Senarai Semak :-Urusan Cuti Haji17.3

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)

iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH. v Buku Rekod Perkhidmatanvi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji

73

17.4Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji

18 Urusan Cuti Sambilan

18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan

Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalah mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Kementerian pelajaran Malaysia.

Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had. Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskan atau tidak permohonan tersebut.

Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan Kenytaan Cuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.

74

18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan

terima 2 salinan borang permohonan cuti sambilan

semak dan proses borang permohonan

75

minta dilengkapkan borang

serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk disemak dan diluluskan

tidak lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan

Hantar satu salinan Kenyataan Cuti keJabatan Pelajaran Negeri

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan cuti

2Semak borang permohonan

3Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi Cuti Sambilan

4Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihi had kelayakan

5Dapatkan perakuan dan kelulusanPengetua / Guru Besar

6Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan

7Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

76

Senarai Semak :-Urusan Cuti Sambilan18.3

i Borang Cutiii Borang-borang Kenyataan Cuti iii Buku Rekod Perkhidmatan

73

18.4Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan

19 Urusan Cuti Menjaga Anak

19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima 5 salinan borang permohonan cuti

Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepas pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari

Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar Beri perakuan dan tandatanganHantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti

Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Sediakan 7 salinan Kew 8 rekodkan kedalam Kenyataan Cuti maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.

1 salinan kew 8 difailkan. Terima kelulusan kew 8Fail dan rekodkanTindakan payroll

78

19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak

terima 5 salinan borang permohonan cuti semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan ke JPN

minta dilengkapkan borang

tidak lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan rekodkan dalam Kenyataan Cuti

Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN berserta dengan 1 salinan surat kelulusan Cuti Menjaga Anak

terima kelulusan kew 8

tindakan payorllmemberhentikan pembayaran gaji bagi tempoh cuti menjaga anak

79

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terimas borang permohonan curti

2Semak borang permohonan

3Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini

4Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPNberserta dengan Kenyataan Cuti

6Terima kelulusan dari JPN

7Maklumkan kepada pegawai

8Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan

80

Senarai Semak :-Urusan Cuti Menjaga Anak19.3

i Borang Cuti

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

iv Laporan Perubahan (Kew 8)

v Kew 320 ( SG20)

81

19.4Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak

20 Urusan Cuti Isteri Bersalin

20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin

Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengan salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atauSijil Lahir Anak

Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi kemudahan cuti ini.

Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin

Beri perakuan dan tandatangan

Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan

82

20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin

terima surat akuan isteri bersalin / sijil lahir

berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod

Semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan kepada Pengetua / Guru Besar untuk kelulusan

83minta lengkapkan borang tambahan

tidak Lulus lengkap

Ya

Terima kelulusan cutiserah sxatu salinan kepada pegawai rekodkan dan failkan 1 salinan.

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan curti

2Semak borang permohonan

3Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini

4Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai dan failkan surat permohonan yang telah diluluskan

6Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai

84

Senarai Semak :-Urusan Cuti Isteri Bersalin20.3

i Borang Permohonan

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

85

20.4Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin

21 Urusan Cuti Ikut Pasangan

21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan

JawatanProses Kerja

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu TadbirTerima 5 salinan borang permohonan Lampiran B

Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai mengikut mana yang lebih pendek.

Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan

I Salinan Sijil Nikahii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.

Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah menghabiskan pembelajaran.beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut

Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cuti pegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untuk dikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia.Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawaiSediakan kew 8Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara

Tindakan paroll'

86

21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan

87

minta pemohon

semak borang permohonan cuti dari pegawai ersama dokumen sokongan

dapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail. sokongan

tidak lengkap lengkap

Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai bertaip dan kemaskini

dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar hantar permohonan ke JPN untukkelulusan KPM

minta dokumen lwengkapkan borang

Lengkap tidak Ya lengkap

terima kelulusan cuti mengikut pasangan

minta lengkapkan kew 8

sediakan laporam perubahan kew 8

tidak lengkap lengkap

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll untuk memberhentikan bayaran gaji & emolumen.

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Terima borang permohonan curti

2Semak borang permohonan

3Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau isteri

4Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah, surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan pegawai dan lain-lain dokumen

5Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar

7Hantar borang permohonan dan dokumen sokongan

8terima surat kelulusan dari KPM

9sediakn Kew 8

10maklumkan kepada pegawai

11rekodkan didalam Kenyataan Cuti

12Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan surat kelulusan KPM

13terima kelulusan Kew 8 dari JPN

14Tindakan payroll

88

Senarai Semak :-Urusan Cuti Ikut Pasangan21.3

i Borang Cuti Tanpa Gaji. ii Laporan Kew 8iii Kew 320 (SG20)

iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.

89

22.4Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan

22 Urusan Persaraan Wajib

22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar

Pembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pengetua / Guru BesarSemak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangam yang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).

Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun berkenaan.

Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang- borang persaraan mencukupi.

atau

Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalamProgram Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.

Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai. ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anakdibawah umur 21 tahun.iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan. iv Sijil KWSP/ KWSG

dan proses borang permohonan tersebut.

Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam4 salinan.

Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen). Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)Terima kelulusan Kew 8

Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaan pembayaran gaji dilakukan.

91

Semak tarikh lahir kakitangan terima surat pekeliling dari JPNmaklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri senarai kakitangan akan bersara / tiada

Carta Aliran :Urusan Persaraan Wajib22.2

dapatkandokumen /. tidak

terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang

borang lengkap tambahan lengkap ya

dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara

dapatkan dokumen /

terima dokumen dan proises borang persaraan pegawai berkenaan

borang lengkap tambahan ya

minta lengkapkanborang tidak

hantar ke Jabatan Pelajaran Johor

lengkap

lengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) Hantar kew 8 ke JPN

terima kelulusan kew 8 tindakan payroll

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

2Terima dari JPN bagi maklumat yang akan bersara

3Terima notis persaraan pegawai yang akan bersara dan sediakan borang-borang yang berkaitan

4Serahkan borang -borang kepada bakal pesara untuk diisi.

5Dapatkan kembali borang-borang yang telah siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil Lahir anak-anak

6Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)

8Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaj idan emolumen

92

Senarai Semak :-Urusan Persaraan Wajib22.3

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada) vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang ) viii Penyata Perubahan (Kew 8).ix Kew 320 (SG 20)

93

22.4Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

JawatanProses Kerja

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pengetua / Guru Besar Pembantu TadbirSemak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.

Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraan pada Jun / Disember.

Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan..- borang -borang persaraan mencukupi.

Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersarai Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahun iii Sijil KWSP / KWSG (jika ada)dan proses borang permohonan tersebut.

Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan. Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan. Terima kelulusan Kew 8 dari JPNTindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentian pembayaran gaji dilakukan.

95

Semak tarikh lahir kakitangan

maklumkan ke JPN kakitangan mohon bersara

dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang dan borang-borangtambahan

Carta Aliran :Urusan Persaraan Pilihan Sendiri23.2

tidak

Lengkap

lengkap Ya

dapartkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara.

Terima dokumen dan proses borang dapatkan persaraan pegawai berkenaan dokumen /borang

tambahan

dapartkan

tidak lengkap

Lengkap

Ya

Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara

dokumen / terima dokumen dan proses borang borang persaraan pegawai berkenaan tambahan tidaklengkaplengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8 hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan Kew 8 tindakan payroll

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersara pilihan sendiri

2Maklumkan ke JPN - tarikh cadangan persaraan pada Jun / Disember

3Terima notis persaraan pegawai yang ingin bersara pilihan sendiri dan sediakanborang-borang yang berkaitan

4Serahkan borang -borang kepada pemohon untuk diisi.

5Dapatkan kembali borang-borang yang telah siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil Lahir anak-anak

6Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)

8Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji dan emolumen

96

Senarai Semak :-Urusan Persaraan Pilihan Sendiri23.3

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada) vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang ) viii Penyata Perubahan (Kew 8).ix Kew 320 (SG 20)

97

22.4Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

24 Menguruskan Penerimaan surat

24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan

iPastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima oleh sekolah.

ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalam satu kategori iaitu :-

(a) Surat biasa

(b) Surat Berdaftar

(c) Surat Berdaftar Akuan Terima

(d) Surat Sulit (e) Bungkusan (f) Telegram

iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./vPastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit oleh Pengetua / Guru Besar.

98

Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / dirujukSeksi Undang- Undang Peraturan

1

2

3Menerima surat dan menandatangani akuan terima, cop dan rekodkan.

Menyampaikan surat-surat untuk tindakanPengetua / Guru Besar

Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan PentadbiranPembantu Tadbir

Pengetua / Guru Besar atau PenolongKanan Pentadbiran

Pembanrtu Tadbir& Pembantu AmRendah

99

Proses Kerja :-Menguruskan Penerimaan surat24.2

menerima surat / bungkusan

merekod surat-surat yang diterima dalam Daftar Surat Terima

Menyampaikan kepada Pengetua / Guru Besar untuk diminitkan dan diklasifikasikan

surat surat sulit biasa

diserahkan kepada pegawai berkenaan

Berdaftar denganKiriman Wang/Cek

Merekodkan

pastikan surat yang diminitMengeluarkan resit disampaikan kepada pegawai berkenaan

Bankkan

100

Carta Aliran :Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan24.3

BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan

1Tarikh surat diterima dan direkodkan

2Tarikh diedarkan kepada siapa

3Tarikh menerima minit arahan Pengetua / Guru Besar.

4Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaan dan pihak yang perlu mengambil tindakan

5Semak surat-surat yang belum diambil tindakan dan kenalpasti surat-surat ulangan

101

Senarai Semak :-Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan24.4

i Perintah Amii Arahan Perkhidmataniii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan AwamivSurat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia vSurat Pekeliling Ikhtisas - KPM.

26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah

102

25Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan

BilJenis KerjaMasa yang diambilJumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.

103

Norma Kerja Bagi Tugas-tugas27

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR GRED N17

NAMA : JAWATAN : TARIKH :

Bil.Tugas saya hari iniCatatan

104