28
FAIRWIND NAVIGATOR RAPPORT

Fairwind Navigator

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Virksomheters eksistensgrunnlag er å skape verdier for sine interessenter. Enkelt sagt vil dette oftest skje i skjæringspunktet mellom gevinstrealisering, risiko-optimalisering og effektiv ressursanvendelse. Vi fokuserer på hvordan informasjon kan utnyttes i virksomheten ved å levere verdi og å støtte opp om virksomhetsmål.

Citation preview

Page 1: Fairwind Navigator

fairWinD naVigatorraPPort

Page 2: Fairwind Navigator

DesignDestino

illustrasjoner/foto DestinoShutterstock

Page 3: Fairwind Navigator

1. Innledning .........................................................5

2. Bakgrunn ...........................................................6

3. Innsikt ...............................................................83.1 Generelle betrakninger ............................................ 83.2 Informasjon som verdiskaper ................................... 93.3 Forankring i virksomheten ...................................... 103.4 Kvalitet og sikkerhet ............................................... 14

4. Refleksjoner ....................................................164.1 Informasjon som verdiskaper ................................. 174.2 Forankring i virksomheten ...................................... 204.3 Kvalitet og sikkerhet ............................................... 21

5. Betrakninger om nye muligheter ....................24

innholD

3

Page 4: Fairwind Navigator

4

Page 5: Fairwind Navigator

Vi hører ofte i dag at det er i selve informasjonen virksomheten samler sine verdier. Men det er ikke så inn- lysende at vi forstår rekkevidden av denne uttalelsen til tross for all dens enkelhet og banalitet. Vi valgte å tilegne oss mer innsikt for videre refleksjon.

Virksomheters eksistensgrunnlag er å skape verdier for sine interessenter. Enkelt sagt vil dette oftest skje i skjæringspunktet mellom gevinst-realisering, risiko-optimalisering og effektiv ressursanvendelse.

De digitale trendene innen teknologi gjør at vi produserer enorme meng-der data. Dette gir oss mange nye muligheter, samtidig som det repre- senterer en stor sikkerhetsrisiko om de ikke blir behandlet riktig.

Bedrifter som tilpasser seg disse trendene og gjør nytte av dette datamangfoldet vil kunne være de ledende innovatørene i fremtiden.

Vi fokuserer på hvordan informa- sjon kan utnyttes i virksomheten ved å levere verdi og å støtte opp om virksomhetsmål.

Flyten av informasjon, hvordan denne fanges opp og anvendes, vil kunne påvirke virksomhetens organisasjon og være avgjørende for hvordan verdier skapes.

Nye verdier skapes av gode ideer, og ideer er informasjon. Dermed er informasjon forutsetningen for økt konkurransekraft, fortjeneste og verdi.

Informasjon finnes i alle produkter og tjenester, men til forskjell fra an-dre innsatsfaktorer, blir informasjon ikke konsumert gjennom ulike pro-sesser, men opptrer mer som en katalysator som i mange tilfeller er i stand til å produsere ny informasjon.

Ved effektiv anvendelse beholdes og utvikles informasjon i organisa- sjonen. Informasjon avler informasjon – mer informasjon, bedre informasjon, mer nøyaktig informasjon, mer variert informasjon, mer spesifikk informa- sjon. Informasjon er kjernen i virk-somhetsprosesser og -systemer.

Dette er vår erkjennelse for å starte forprosjektet «Fairwind Navigator».

1. innleDning

i denne rapporten bruker vi begrepet iM (information Management). Med iM skal vi forstå: planlegging, organisering, strukturering, bearbeiding/prosessering, kontroll, evaluering, rapportering, arkivering og sletting av informasjonsobjekter. Det vil si alt som er nødvendig for å møte behovene til de i en virksomhet som er avhengige av informasjon.

5

Page 6: Fairwind Navigator

2. Bakgrunn

6

Page 7: Fairwind Navigator

Vi inviterte med oss syv lokale sel-skaper som partnere i prosjektet:• Total E&P Norge• Centrica Energi• GdFSuez Norge (Engie)• SubSea 7• Lyse• Sparebank1 SR-Bank• Statoil

Partnergruppens rolle var å gi oss innsikt i hvordan selskapene styrer, forvalter og anvender informasjon. Alle selskapene som ble forespurt, takket ja til å være med og dele de-res erfaring med oss, noe som had-de stor betydning for den bredden og forståelsen vi tilegnet oss innen-for IM-området.

Selskapene var representert med fagpersoner som har et IM-ansvar, i tillegg til personer som i sitt operative virke aktivt anvender eller ser verdien av IM.

Vi gjennomførte til sammen 17 individuelle møter med vår partner-gruppe i tillegg til en workshop hvor vi samlet alle selskaper til en felles gjennomgang og drøfting av problemstillinger som var identi-fi sert.

Gjennom våre møter og workshop har vi fått god innsikt i hvordan de ulike virksomheter tilnærmer seg informasjonsstyring og -forvaltning.

Prosjektgruppen har, foruten pro-sjektleder, bestått av fi re personer som har bidratt med ulik kapasitet og erfaringsbakgrunn. Det har re-

sultert i at vi har fått belyst problem-områdene fra ulike synsvinkler.

Vi oppsummerer vår innsikt og gjør våre refl eksjoner med basis i gitte referanserammer om hvilket modenhetsnivå selskapene befi n-ner seg på innenfor IM-området. Våre beskrivelser er basert på ob-servasjoner og skriftlige referater som er nedtegnet i møter med partnerne. Vi har valgt å ikke være selskapsspesifi kke, men generelle i våre samtaler og refl eksjoner.

Vår metodikk og fremgangsmåte har bestått i å sammenstille store mengder data som har inspirert oss til å formulere nye muligheter som bedrifter kan bruke som et konkur-ransefortrinn.

Dataene er innhentet fra «real-time» scenarioer og nøkkelutfordringer observert fra partnergruppen. Vi har dybdeintervjuet nøkkelpersoner i bedriftene i opptil tre individuelle møter. Dette dannet grunnlaget for et større antall problemstillinger som ble adressert under en felles workshop og som vi har gjengitt i denne rapporten. Dette mener vi kan belyse de utfordringer som vi står overfor på en god måte.

Gjennom møtene har vi fått verdi-full innsikt i hvilke utfordringer sel-skapene opplever i sin hverdag når det gjelder å ha kontroll på infor-masjon, fi nne igjen informasjon, styre tilgjengelighet til informasjon og ha konsistent informasjon på tvers av ulike systemer.

Alle selskap som har vært med i prosjektet har uttrykt at det ikke fi nnes en god arkitektur for infor-masjonsstyring i selskapet. Selskap-ene melder om utfordringer både når det gjelder systemstruktur, oppfølging av rutiner hos ansatte og tilstrekkelig god forankring hos ledelsen i selskapene.

Vi håper denne forstudierapporten gir et fremsynt bilde av grunnlaget for god informasjonsstyring, med verdisetting, kultur og sikkerhet i høysete, i motsetning til et konkret verktøy eller løsning.

Vi etablerte og utarbeidet et mandat for «fairwind navigator» høsten 2014. fairwind søkte og fikk et tilsagn om støtte fra innovasjon norge tidlig 2015. Dette gav ekstra inspirasjon til arbeidet med «fairwind navigator».

7

Page 8: Fairwind Navigator

3.1 generelle betraktninger

I dag foregår informasjonsutveksling via direkte mail, elektroniske overføringer, distribuerte databaser, skytjenester og ulike samhandlingsløsninger. Internt har virksomhetene desentralisert funksjonene for dokumentkontroll og arkivering, og ansvaret for å sikre informasjon har blitt pålagt den enkelte medarbeider eller mindre lokale enheter. Det er som oftest utarbeidet policy og prosedyrer som kan være vanskelige å etterleve da

informasjonsforvaltningsprosessen støttes av ulike typer applikasjoner og verktøy.

Blant virksomhetene er det gjort utallige forsøk på å utvikle tekniske løsninger som støtter opp under informasjonsforvaltningen uten at det har resultert i noe særlig gjennombrudd som på en opplagt måte har løst utfordringen.

Resultatet har i de aller fleste tilfeller ført til et større informasjonskaos og frustrerte ansatte som følge av kompliserte arbeidsprosesser

og rigide IKT-verktøy. Dette har ført til problemer med effekti- vitet og kontroll av informasjons-forvaltningsprosessen.

Resultatet av dagens situasjon er van- skelig å måle, men det er en erkjen-nelse i industrien at manglende til- gang, og kvalitet på, kritisk inform- asjon har en signifikant/stor betyd-ning for selskapenes lønnsomhet.

Virksomhetene har gjort betydelige investeringer i løsninger for bedre styring og forvaltning av strukturert og ustrukturert informasjon. Mange

3. innsikt

8

Page 9: Fairwind Navigator

virksomheter har opplevd at im- plementering av nye verktøy og prosesser for effektiv informa-sjonsstyring har resultert i komp-liserte og lite brukervennlige løsninger. På tross av det opplever selskapene nå at informasjonen hoper seg opp i mailbokser, uryddige arkivsystemer, ustyrlige samhandlingsløsninger og på lokale og sentrale datadisker.

3.2 informasjonsom verdiskaper

Data representerer fakta i form av tekst, tall, grafikk, lyd, bilde og video, som satt inn i en kontekst blir til informasjon

Informasjon blir kunnskap i det øyeblikket vi setter det inn i et perspektiv, reflekterer over det, tolker det og kombinerer det med vår erfaring – derfor kan informasjon skape verdier

Informasjon er en «key asset» på lik linje med olje og penger

Det er et uttrykt behov for mer kunnskap om hvor informasjonen befinner seg. Det er mangel på hvilken type informasjon som eksisterer i organisasjonen, hvem som jobber med hvilken infor-masjon, hvor mange duplikater som eksisterer og i hvilke system informasjonen befinner seg i. Da mister vi oversikt og perspektiv.

Noen av selskapene har forsøkt å dele og gjenbruke informasjon ved å opprette en felles kunnskapsdatabase. Vi har obser-vert at modenheten er lav, mye på grunn av at det ikke er etablert formelle prosesser innenfor området kunnskapsforvaltning. Resultatet er da blitt dokumenter og infor-masjonsobjekter i en felles kunn-skapsdatabase som har liten tillit blant brukere og gjenbrukes i liten utstrekning. De spede forsøk vi har observert av systematisk informasjonsdeling har vært be-grenset til enkeltpersoner og spesi- fikke områder. Imidlertid har vi observert at en type dokument-håndteringssystemer eksisterer i stor utstrekning, men disse brukes primært til å lagre informasjon i rett format med rett metadata.

9

Page 10: Fairwind Navigator

Systemene har ofte en høy bruker-terskel og bidrar i liten grad til å skape merverdi av informasjon, men mer for å konservere informasjon.

I stadig større grad ser vi at selskaper etterspør informasjon som skal støtte opp om ulike beslutninger. Dette er lite utviklet i de fleste selskaper, kanskje med unntak av områder som finans og økonomi, som ofte sammenstiller informasjon manuelt gjennom regneark.

Mange av våre partnere etterspurte data som kunne bygge gode beslutningsgrunnlag innenfor de operative enhetene, men det krever tilgang, analyse og sammenstilling av data som var vanskelig til-gjengelig i organisasjonen av ulike årsaker.

Mangel på felles semantikk, enkel metadatastruktur og effektive ana-lyseverktøy var ofte hovedårsaken til at våre partnere ikke i tilstrekkelig grad får utnyttet verdien av data som finnes i organisasjonen.

Gjennom møter og workshop med våre partnere er det kommet noen utsagn som reflekterer opp-fatninger og kulturen hos sentrale IM-medarbeidere:

InfoRmasjon som veRDIskapeR – engasjeRte uttalelseR«Data trenger kanskje ikke være ferskvare, men verdien man får ut av informasjon er ferskvare.»

«Kunnskapen folk har er viktig å fange opp og sette i system. Hvor går skillet mellom kunnskap og informasjon?»

«Hvordan få inn erfaring? Vi må tilby et verktøy som er lett å bruke. Man må finne igjen informasjon for at det skal ha nytteverdi.»

«Hvordan kan man gjenbruke informasjon? Vi må kategorisere informasjonen og få de ansatte til å forstå hva som er nøkkel-informasjon for bedriften.»

«Hvor skal man legge inn inn-satsen for å oppnå besparelse? Man må vite i hvilken kontekst informasjonen skal brukes i.»

«Mangel på spesifikk informasjon fører ofte til feil beslutninger, organisasjonen blir stadig mer avhengig av god informasjon for å ta de riktige beslutningene.»

«Har vi erkjent at den infor-masjonen man har kan gi verdi for andre? – Tjene penger på informasjon.»

«Informasjon kan være driver for forbedringer gjennom å sammen-ligne og å benchmarke fra eget selskap opp mot konkurrenter».

«Et eksempel på hvordan infor- masjon kan skape verdi: monitorere når folk trykker bort fra reklame på et TV-program. Den informasjonen

kan være salgbar og har verdi for de som selger og de som kjøper reklame.»

3.3 forankring i virksomheten

kultur skapes når alle i organisasjonen har ansvar for å sikre kvalitet i informasjonen og å forstå potensialet i hvordan selskapet best kan nyttiggjøre seg denne

klare roller og eierskap er en forutsetning for at informasjon skal bidra til verdiskapning

sluttbruker trenger en bedre forståelse av informasjon fra et operasjonelt og analytisk perspektiv

En gjennomgående trend er at informasjonsstyring og -forvaltning bare i liten grad er forankret på ledernivå. I noen tilfeller ser vi at ledelsen har et formelt eierskap, men at det praktiske eierskapet er delegert ned i organisasjonen. Vi sitter igjen med et inntrykk av at ledelsen i liten grad setter informasjonsstyring og -forvaltning høyt oppe på agendaen.

Informasjonseier blir ofte den som har opphavet til informasjonen uten at det er tenkt igjennom hvilken betydning informasjonen har i virksomheten og hvor og

«hvordan få inn erfaring? Vi må tilby et verktøy som er lett å bruke. Man må finne igjen informasjon for at det skal ha nytteverdi.»

10

Page 11: Fairwind Navigator

11

Page 12: Fairwind Navigator

hvordan den skaper mest verdi. Et unntak er i styrende og strategisk informasjon som har nedtegnet en formell eier. Det har også vært en tendens å plassere eierskapet på IKT-funksjonen.

En av årsakene til at eierskapet blir håndtert så tilfeldig, kan være at organisasjonene ikke har forstått eller definert hva eierskap betyr og hva det innebærer å forvalte et eierskap. Den problemstillingen fikk ingen gode og klare svar.

«For all del ikke organiser IM-funksjonen inn under IT-avdelingen.» Dette er et utsagn som har vært gjennomgående fra flere av våre deltagende partnere. Likevel ser vi at dette ofte er tilfelle, med begrunnelse i at informasjon er en del av IT-systemene.

Men i enkelte tilfeller ser vi at IM-funksjonen flyttes ut i operativ virksomhet for å komme nær de prosessene som vil ha mest nytte av informasjonen.

Vi erfarte også IM-funksjonen organisert i Helse, miljø og sikkerhet (HSE&Q) med begrunnelse i at en ønsker å vektlegge kvalitet og sikkerhet.

Brukere er ofte opptatt av å gjenfinne informasjon som de har behov for i en gitt arbeidssituasjon. Da gjelder det å få tak i denne

informasjonen så fort som mulig. Mange av selskapene har vært opptatt av å anskaffe effektive IM-verktøy for oppbevaring og rask gjenfinning av informasjonen.

Brukerne har ofte en holdning om at informasjon skal være lett tilgjengelig og de har ofte problemer med å tilpasse seg selskapets prosedyre og verktøy, da dette er forbundet med mye formaliteter og høy og vanskelig brukerterskel.

foRankRIng – engasjeRte uttalelseR«Ansatte ser ofte ikke hele bildet. Det er viktig å få ansatte til å forstå at informasjon er viktig for virk- somheten og at de anser infor-masjonen som bedriftens eiendom.»

«Tilbake i tid var informasjon en støttefunksjon, nå er vi i et informasjonssamfunn. Det skaper nye verdier i seg selv og må plasseres i strategien i henhold til det.»

«I dag er handlingsrommet så stort i alle ledd at det blir vanskelig å skape verdi dersom det mangler forankring i for-retningsstrategiene.»

«Vi begynner feil. Strategi- og policydokumenter får for stor opp- merksomhet. Ingen gidder å lese og sette seg inn i disse fordi det er kjedelig. Folk er operative –

stillingene og produktene er på plass, men det endrer ikke kulturen og måten man gjør det på.»

«Hva forbinder man med IM? Ofte arkiver og papirer, men i dag dreier det seg mer om business intelligence, business analytics, big data – det er det som er i tiden.»

«De ledere som tar eierskap i å ta i bruk nye systemer lykkes med implementasjonen. Der lederne ikke tar eierskap lykkes man heller ikke.»

«Hvorfor blir ikke ledere målt på IM? Hadde de blitt målt på det så hadde de tatt det mer alvorlig.»

«Når man skal ta en beslutning, så skal den tas basert på riktig informasjon. Når sjefen tar en beslutning, så må man være sikker på at det blir gjort basert på rett informasjon.»

«Deling av informasjon kan være en utfordring i forbindelse med at det gir makt å sitte på informasjon. Det kan dermed bli vanskelig å få bygget en god kultur på dette området.»

«Vi har erfaring med å lagre alt på SharePoint og dele. Forstår ikke helt kulturen med å sitte på informasjon og ikke dele.»

«Vi er kommet inn i en ond sirkel. Ved å bruke systemet vil man

«Vi opplever et paradigmeskifte. nå skjer ting i et annet tempo. Den nye digitale hverdagen gjør at vi må håndtere informasjon på en annen måte.»

12

Page 13: Fairwind Navigator

13

Page 14: Fairwind Navigator

effektivisere, men folk får ikke brukt systemene effektivt fordi de ikke har tid til opplæring.»

«Vi opplever et paradigmeskifte. Nå skjer ting i et annet tempo. Den nye digitale hverdagen gjør at vi må håndtere informasjon på en annen måte.»

3.4 kvalitet og sikkerhet

kvalitet betyr at informasjon blir levert til rett tid, med rett innhold, til rett person

Informasjon må sikres i for- hold til integritet, tilgjeng- elighet og konfidensialitet

formelle myndighetskrav må vi etterleve, mens andre kan vi velge om vi vil gjøre noe med

Det er vanskelig å definere kvalitetskrav til informasjon. Et gjennomgående tema er spørsmål vedrørende kjennskap til hvilken informasjon som befinner seg i organisasjonen, hvilken type informasjon det er, hvem som bruker den, om den blir brukt og hvor den kan finnes. Alle disse forhold vil påvirke kvaliteten på informasjonen. Manglende operativt eierskap vil også påvirke kvaliteten på informasjonen i negativ retning og resulterer ofte i duplisering av informasjon med den følge at en mister kontroll over informasjonsobjektets opprinnelse.

Det florerer med sikkerhetspolicyer og -prosedyrer i organisasjonene. De er imidlertid lite målrettede i forhold til spesifikke informa-sjonsobjekt. Vi observerte at informasjonsobjektene var under-

lagt selskapenes generelle sikker- hetspolicy og ikke en spesifikk sikker-hetsregel som tok utgangspunkt i informasjonsobjektets egenverdi og risikovurdering.

Det er stort fokus på å etterleve lover og regler i alle selskapene. En utfordring er imidlertid å ha en samlet oversikt over hvilke lover som kommer til anvendelse for de spesifikke informasjonstypene og -objektene. I noen tilfeller observerte vi at lover og regler kan være et hinder for effektiv anvendelse av informasjon fordi et effektivt kontrollregime ikke var etablert.

I et forsøk på å ikke overbeskytte informasjon har noen selskaper prøvd å identifisere informasjon som trenger streng kontroll, noe som kan utgjøre en liten del (fra fem til ti prosent) av den ustrukturerte infor-masjonen. Noe informasjon trenger

14

Page 15: Fairwind Navigator

ekstra beskyttelse i gitte perioder, for eksempel gjennom en prosjektfase. Imidlertid er ofte prosessen med å nedgradere informasjonens sikker-hetsnivå fraværende.

kvalItet og sIkkeRhet – engasjeRte uttalelseR«Spørsmål til definisjonen av kvalitet: hva er rett innhold? De som skal bruke informasjonen må gjøre seg opp en mening om kvaliteten på denne.»

«Det er den som produserer informasjonen som har ansvar for kvaliteten i informasjonen som skal gis videre. Men å sikre at man finner rett informasjon der man forventer å finne det er IM sitt ansvar.»

«Enkelt og brukervennlig er enkelt å si, men vanskelig å få til. Folk er vant til å bruke bedre systemer privat, mens bedriftene sine systemer er avleggs.»

«Det er viktig at all informasjon er lett tilgjengelig, men man har lover og regler som gjør at ikke alt kan være tilgjengelig.»

«Sluttbruker er ikke klar over hvor mange lover og regler en som bedrift må forholde seg til. Det menneskelige behovet for frihet og hvordan man skal forholde seg til informasjon kan da bli en utfordring.»

«Må man lære opp alle ansatte i regelverket – eller kan man løse det med systemstøtten som kan lede brukeren til ikke å gjøre feil?»

«Vi bygger rutiner, systemer og krav som er basert på historien og hvordan ting pleide å være. Vi tenker for mye historisk – kan vi bruke skyen på en forsvarlig måte? Vi er for seint ute, fordi folk er begynt å bli frustrerte.»

«Kvaliteten på informasjonen reduseres over tid. Tiden går og systemene blir dårligere, folk gjør ikke det de skal og det vil igjen resultere i at kvaliteten blir dårligere.»

«Mye informasjon legges inn i Excel. Når informasjon blir tatt ut av databaser og lagt inn i Excel mister informasjonen eierskap og sikkerheten reduseres.»

«Det er viktig å ta vare på dokumentasjonsgrunnlaget. Det kan bli et problem når man tar informasjon inn i et Excel-ark og jobber videre med det der, i stedet for der dataene bor.»

«Systemleverandørene sier at de kommer til å gå over i skyen med sine produkter i fremtiden. Vi har ikke annet valg enn å gå i skyen.»

«Vi har forventinger om at leverandøren av skytjenesten ivaretar integritet, vi behøver ikke bekymre sluttbruker med dette. Det fungerer fordi man er flinke til å stille krav til leverandørene.»

«Sky eller ikke sky er ikke så vanskelig, men hvem som skal ha tilgang til data er det vanskelige. Problemstillingen er hvem som skal ha tilgang til de enkelte dokumentene, ikke hvor de er lagret.»

«Det er den som produserer informasjonen som har ansvar for kvaliteten i informasjonen som skal gis videre. Men å sikre at man finner rett informasjon der man forventer å finne det er iM sitt ansvar.»

15

Page 16: Fairwind Navigator

4. refleksjoner

16

Page 17: Fairwind Navigator

4.1 informasjonsom verdiskaper

En erkjennelse og forståelse hos selskapets ledelse av hvilken verdi og viktig eiendel data og informa- sjon representerer for selskapet, er det ultimate startpunktet.

En uttalt IM-strategi og –handlings- plan, som samkjøres med forretnings- mål, er forutsetningen for effektiv verdiforvaltning.

Strategisk kunnskap om informa- sjon og informasjonsteknologi bør prioriteres på ledelsesnivå.

God informasjonsstyring må være det underliggende krav for at sel-

skapene skal kunne ha muligheter til å skape merverdi gjennom effektiv anvendelse av data og informasjon. Det vil være et godt rammeverk for å håndtere den underliggende informasjonsarkitektur og -teknologi som brukes i andre IM-disipliner som «Content Management, «Know- ledge Management», «Data Analy-tic» og «Business Intelligence».

BusIness caseAlle IM-initiativer og prosjekter bør ta utgangspunkt i «Business Case» for å sette disse inn i en forretnings- kontekst for derved å bedre synlig-gjøre kostnader og nytteverdi.

En bedre anvendelse av «skjulte data» vil kunne ha positiv påvirkning på resultatet. Gjennom utarbeidelse

av et business case som har fokus på innovasjon, prosessoptimaliser-ing og kostnadsbesparende tiltak, vil det legges til rette for økt konkur-ransefortrinn og forretningsverdi.

All form for informasjon bør vurde-res opp mot verdi og kritikalitet og i tillegg beskrive effekten av å sam-menstille ulik informasjon fra ulike deler av virksomheten.

Vi må ha i tankene at strømmen av data vil øke dramatisk i fram-tiden. Da blir valg av tilnærming og løsning veldig viktig.

Strategi og handlingsplan

Operasjonelle modeller

Datasikring/beskyttelse

Masterdataforvaltning

Datakvalitet

Teknologistøtte

Endringshåndtering

Information Management

Content management

Knowledgemanagement

Informasjonsarkitektur og teknologi

Data analytics

Businessintelligence

Informasjonsstyring

Figur 1 viser et enkelt rammeverk som kan fungere som basis for verdibasert IM-strategi

strategisk kunnskap om informasjon og informasjonsteknologi bør prioriteres på ledelsesnivå.

17

Page 18: Fairwind Navigator

moDenhet og mÅlIng avIm-pRosessenEffekten av god informasjonsstyr-ing må identifi seres og settes verdi på gjennom hensiktsmessige mål-tall (KPI). For å skape bærekraftige IM-prosesser må KPI følges opp og belønnes. Først da oppnår selskap-ene riktig disiplinering og priori-teringer i sine IM-prosesser.

Verdien vil påvirkes av informasjons-objektets kritikalitet, dets betydning for beslutningsprosesser og effekten av verdiskapning det vil ha i opera-sjonelle prosesser.

Ved at selskapets ledelse setter verdi på informasjonen gjennom å etablere konkrete og balanserte måltall som regelmessig følges opp, vil man sørge for at IM settes

på agendaen, og at strategier og policyer etterleves. For å lykkes bør det etableres prosesser som måler verdi og kvalitet.

Modenhet i forhold til effektiv infor-masjonsstyring varierer stort i ulike selskap og ulike bransjer. Det er viktig å analysere modenhetsnivået for å defi nere utgangspunkt for en kontinuerlig forbedringsprosess.

18

Page 19: Fairwind Navigator

OMRÅDEMODENHET

� STATUSMODENHET� ØNSKET

KPI�ER MÅLERESULTAT

organisasjontradisjonell it/stabsbasert

selvstyrte avdelinger antall nye ideer Brukertilfredshet

forvaltningsentral forvalter for alle disipliner

forvaltning i alle disipliner

antall forvaltereØkning/reduksjon/effektivitet

Policy og prosedyrer

Basert på ad hoc uten ledelses-forankring

strukturert, gjennomført og forankret

etterlevelseProsentvis økning i etterlevelse

Datakvalitetregneark/ad hoc basert

Prosessbasert kvalitetsprogram

DatakvalitetsindeksProsentvis reduksjon i misbruk/feil data

arkitekturfragmenterte data uten relasjoner

integrert og strukturerte

indeks for tilgjengelighet og gjenbruk

reduksjon i forvaltnings-kostnader

Metadata og masterdata

ingen styring av metadata/masterdata

fullstendig styring og struktur på metadata og masterdata

Metadata og master-data elementer i egen repository

Økt gjenfinning/redusert avvik

sikkerhetgenerell tilgangskontroll

tilgang basert på innhold og sensitivitet

antall sikkerhets-hendelser

Brukertilfredshet

risikorisikostyring basert på tilfeldigheter � reaktiv

faktabasert risikostyring � proaktiv

tap som følge av hendelser

redusert tap

Verdiforhåndsdefinert kommandoøkonomi

etterspørsel fra brukermiljøer

effektive iM-tjenester

kostnadsreduksjon/fortjeneste

livssyklus-styring

en del av standard back-up

Policybasert lagring og oppbevaring

oppbevaring og sletting rater

antall terrabyte

revisjoneringen eller årligerevisjoner

regelmessige egenvurderinger

antall avvik reduksjon i avvik

Figur 2 viser eksempler på hvordan en kan måle modenhet og verdi i IM-prosessen:

19

Page 20: Fairwind Navigator

4.2 forankring i virksomheten

Forankring av IM-prosessen i virk-somheten betyr at organisasjonen på alle nivåer forstår sitt ansvar, sine oppgaver og verdien informasjon og sammenstilling av informasjon har for det enkelte individ og sel-skapet som helhet. Forankring kan skapes gjennom:

• ledelse: Toppledelsen demon-strerer sitt engasjement i anven- delsen av IM-disiplinen; og definerer forretningsregler, ret- ningslinjer og prosedyrer, og sikrer etterlevelse av dem

• kommunikasjon: Etablere en kultur som gjennom åpen kom-

munikasjon anerkjenner verdien av informasjonsstyring og for- valtning (IM), sørger for at organisasjonen deler en felles definisjon av hva IM er, og at bruken jevnlig evalueres og forbedres

• anvendelse: Gjøre ressurser tilgjengelig for utøvelse av IM-funksjonen og definere de områder og/eller funksjoner hvor en felles tilnærming er obligatorisk, og etablere en felles beste praksis gjennom å tilby hensiktsmessige verktøy

• kompetanse: opplæring og kompetanseutvikling, utnevne fyrtårn/champions/IM-agenter som skal spre det gode budskap og bidra med kompetanseover-

føring og som bygger en kultur for samhandling og kunnskaps-deling

• virksomhetskrav: IM-policyer og prosedyrer definerer ramme- betingelsene for IM-prosessene og må tilpasses IM-aktivitetenes kritikalitet, kompleksitet og konse- kvenser

• standardisering: Ha en ambisjon om en standard tilnærming for informasjonsstyring og et stan-dard sett med integrerte verk-tøy for å støtte IM-prosessene

Figur 3 under viser eksempel på et «IM-univers» som må forankres i et felles styringssystem.

Informasjonsstyring

Rammebetingelser:� Forretningsmål

� Forretningsstrategi

� IKT mål og strategier

� Informasjonsbehov og krav

� Interne og eksterne krav

Interessenter:� Forretningsledelse

� IKT ledelse

� Prosesseiere

� IM ledere

� Lovgivere

� Kunder og leverandører

Bidragsytere:� Informasjonsforvaltere

� Dataprofesjonelle

� Informasjonseiere

� IM ledere

� IM forvaltere

Leveranser:� IM policy og strategi

� IM standard og arkitektur

� IM prosjekter og tjenester

� Informasjon til rett tid, med

riktig innhold til rett person

� Merverdi til prosessene

Forbrukere:� Informasjonsprodusenter

� Kunnskapsarbeidere

� IM-profesjonelle

� Ledelse og ansatte

� Kunder og leverandører

� Myndigheter

Verktøy:� Intranett/web

� E-post

� Metadataverktøy

� KPI/Dashboard

� Dokumentsystemer

� Datavarehus

� SharePoint

Målinger:� Indirekte og direkte verdier

� Kostnader

� Suksessoppnåelse

� Beslutningskvalitet

og effektivitet

� IM modenhet

Figur 3

20

Page 21: Fairwind Navigator

God forankring forutsetter en for-nuftig organisering av IM-funksjoner. Dette mener vi er en av de viktigste suksessfaktorer til en effektiv og suksessrik IM-prosess. Det er ikke gitt at en organisasjonsform passer alle bedrifter, men med forutsetning om et effektiv styringssystem som er godt forankret hos ledelsen, tror vi at desentralisering av IM-funksjonen er veien å gå. Da vil IM-funksjonen være tilstede og ha nærhet til sel-skapenes operasjonelle enheter.

Organiseringen må også sikre at IM-funksjonen har den nødvendige beslutnings- og gjennomførings- kraften til å kunne sammenstille infor- masjon på tvers av systemer, fra ulike lagringsmedier og organisa-toriske barrierer. Dette mener vi kan oppnås gjennom et velfungerende styringssystem og en beskrivelse av klare roller og ansvar. Roller og ans-var bør samsvare med eksisterende operative forretningsansvar og full-maktsregler.

4.3 kvalitet ogsikkerhet

kvalItetVed å etablere et akseptabelt nivå (baseline) for selskapets datakvalitet, vil en ha et godt grunnlag for en kon-tinuerlig oppfølging gjennom hele informasjonsobjektets livssyklus.

Hvordan kan vi vite hva som er rett innhold? Da er det en fordel å ha kunnskap om dataobjektets opprinnelse (originale kilde), noe som også er et viktig premiss for å opprettholde kvalitet.

Kvalitet i informasjon som skal gis videre, er det den som produserer informasjonen som har ansvar for. Det å sikre at man finner rett infor-masjon der man forventer å finne den, er IM-funksjonen sitt ansvar.

Gjennom synliggjøring av hvor-dan informasjon blir generert og kvalitetssikret, bygger man tillit til at informasjonen har kvaliteten som trengs for å ta beslutninger.

Det er mange aspekter som vil kunne påvirke kvaliteten, her noen eksempler:

• foredling av data: Når dataene lagres og sammenstilles, må du kunne dokumentere hva som er gjort og etablere de metadata som trengs, i tillegg til at det etableres og vedlikeholdes en standard for semantisk konsis-tens mellom ulike dataformater

• forvaltning av masterdata: Formålet med Master Data Management er å identifisere og opprettholde en autoritativ kilde til informasjonsobjekter. Det vil blant annet si å etablere regler som skal kontrollere du-plisering og uttrekk av master-data og at alle endringer av masterdata og tilhørende replika /kopier er konsistente

• forvaltning av metadata: Det må etableres en felles referanse- ramme gjennom et felles språk og en terminologi. Dette er viktig for å slippe å feiltolke og misforstå informasjon og å hjelpe oss å sette informasjons-objektet inn i rett kontekst. For-valtning av metadata vil være en prosess som gjennom til-gang til datadefinisjoner, sam-ler inn, vedlikeholder og lagrer informasjon

• prøv med selvforklarende metadata: Dataene bør lagres i naturlige domener og med tilstrekkelig metadata som kan sette dataene i en kontekstuell sammenheng. Skap tillit til dataene gjennom forståelige

metadata, noe som vil kunne sikre kontinuerlig høy kvalitet på dataene

• kontroll på livssyklus: Prøv å hold oversikten over dataobjek- tets livssyklus, dets opprinnelse og hvilken transformasjon det har gjennomgått. På den måten kan en raskt få identifisert den opprinnelige datakilden, og være trygg på bruk og gjenbruk av dataobjektet gjennom hele dets livssyklus

• lagring av data: Lokal lagring av data er hovedårsaken til at data er vanskelig tilgjengelig/vanskelig å finne. Det er viktig å tenke langsiktig, for å sikre at dataene lagres i et logisk, gjerne sentralisert, tilgjengelig og kontrollert miljø. Målet må være å unngå unødvendig duplisering og spredning av data på tvers av systemer og lagringsmedia. Dette vil kunne forenkle administrasjonen og øke kvaliteten

• Brukervennlige og tilgjeng- elige data: Til slutt må vi sikre en brukervennlig og lett til-gjengelig tilnærming til infor-masjonsobjektene basert på den enkelte brukers behov. Etter å ha holdt et passende nivå av semantisk konsistens, sikkerhet og nødvendige meta- data om opprinnelse og egen-skaper, vil dataene ligge til rette for effektiv anvendelse, samstilling og analyse

21

Page 22: Fairwind Navigator

sIkkeRhetBeskyttelse og sikring av infor-masjonsobjekter er viktige forut-setninger for å etterleve eksterne og interne lover og regler. Dette oppnås bare ved å etablere et styringssystem for informasjons-sikkerhet som inkluderer kontroll-mekanismer som ivaretar IM-risiko. Målet er å kontrollere tilgang til ulike data gjennom lag av sikkerhet som adgangskontroll, kryptering og datamaskering (anonymisering).En risikovurdering er startpunktet når en etablerer et sikkerhets- og kontrollmiljø. Det må være bestem-mende for sikkerhetsnivået som omgis av de enkelte informasjons-objekter.

For å kunne gjennomføre en risiko- vurdering må informasjonsobjektene

klassifiseres. Lag et enkelt klassifi- seringssystem som for eksempel begrenses til fire nivåer; åpen infor-masjon, for internt bruk, konfiden-siell og informasjon med spesielle restriksjoner.

En del informasjon er under-lagt strenge interne og eksterne lovkrav. Brudd på disse kan utløse konsekvenser i form av betydelige bøter og/eller tap av omdømme.

Ikke la interne og eksterne lovkrav hindre en effektiv bruk av dataene. Sørg for en forståelse av kravene og definer kontrollmiljø som sikrer etterlevelse av lovkrav, slik at dette forhåpentligvis kan bli eller allerede er en del av virksomhetens sikker-hetspolicy og prosedyrer.

Hvorfor er IM så avgjørende kritisk i dag:• informasjon er i dag altomfattende

og altomgripende og trenger å bli styrt og kontrollert

• stor spredning av datakilder

22

Page 23: Fairwind Navigator

23

Page 24: Fairwind Navigator

5. Betrakninger oM nYe Muligheter

24

Page 25: Fairwind Navigator

Vi gjennomgår radikale endringer i måten vi driver forretninger på grunnet store teknologiske fremskritt. World Economic Forum anser de største globale trendene i dagens samfunn til å være:

1. Big Data 2. kontinuerlig tilkoblet3. new materials 4. Internet of things

Det samme peker innovasjonsrap-porten fra ISACA publisert juni 2015 at de store teknologiske trendene er: 1. Big Data analytics2. mobile 3. cloud 4. machine learning 5. Internet of things

Eksempelvis gir «Big Data» mange muligheter for virksomheter til å maksimere potensialet i de data de allerede har. En ny æra i å ut-nytte «Big Data» (og kanskje tjene penger på det) synes å ha spredt seg. Virksomheter mobiliserer for å dra nytte av denne utviklingen, men må da sørge for å etterleve lover og forskrifter som stadig blir mer skjer-pet (ref. EUs datadirektiv).

Dette påvirker også måten vi driver informasjonsstyring og -forvaltning på. Muligheter for løsninger tettere på bruker, gjennom skyløsninger og mobil som plattform, vil kunne for- enkle måten vi lagrer, kvalitetssikrer og gjenbruker informasjon på.

Med en økende mengde data fra ulike datakilder og en stadig større kompleksitet, øker behovet for analyser og fornuftig sammenstill-ing for å utnytte den verdien disse dataene representerer. Disse analy-sene bringer inn nødvendig innsikt for å forenkle kompleksiteten ved å presentere ny innsikt som påvirker forretningen på en håndterlig måte. Dette vil være en betydelig driver for forretningsstrategi i fremtiden og i større grad fungere som beslut-ningsgrunnlag gjennom alle deler av virksomheten.

Avanserte/komplekse analyser av store mengder data, gjerne fra flere kilder som med høy hastighet, avdekker skjulte mønster, ukjente sammenhenger, markedstrender, kundens preferanser og annen verdi- full informasjon for forretningen. Formålet er å skape merverdi gjen-

nom bedre beslutningsgrunnlag for bedrifter.

Prosessene som vi tidligere hadde for å forvalte og kontrollere virksom-hetens data er i dag ikke tilstrekke-lig for å håndtere de datamengder og den variasjon av datatyper som i dag finnes i en virksomhet, og som ofte er spredd utover i organisa- sjonen.

Kapasiteten på datalagringsløsninger og tilgjengelighet av datakraft er ikke problemet, men prosessene for effektiv håndtering og anven-delse av data.

Vi ser ofte at virksomheter kan ende opp med flere typer datasett som strengt tatt understøtter samme forretningsprosess og som vil kunne skape forvirring, ineffekti-vitet og til slutt beslutninger som et tatt på sviktende grunnlag.

Vi må derfor prøve å ta kontroll og revitalisere IM-prosessene. Teknolo- gien i dag gjør det lett å få tilgang til informasjon vi trenger for å støtte forretningsmessige beslutninger.

kapasiteten på datalagringsløsninger og tilgjengelighet av datakraft er ikke problemet, men prosessene for effektiv håndtering og anvendelse av data.

25

Page 26: Fairwind Navigator

Vi har registrert at noen organisa- sjoner er bevisst på å identifisere og forbedre «data ut av kontroll» for å sikre at kun pålitelige data brukes i forretningssammenheng gjennom å:• Sikre god beskyttelse og sikker-

hetskontroller• Operere med en felles for-

ståelse gjennom konsistente datadefinisjoner

• Opprette et unikt metadata- bibliotek for å sikre en unik inn-gang til dataobjektene

• Utarbeide operasjonelle model- ler som definerer roller og ansvar

• Utstyre sluttbrukere med effek- tive analyse- og rapporterings- verktøy for å kunne nyttiggjøre seg av dataene

• Oppnå større forretningsinnsikt ved å fokusere på utvalgte nøk-keldata

Det er flere problemstillinger som har gått igjen i våre møter med våre partnere og som etterspør gode løsninger, men det er spesielt et område vi belyser nærmere og som vi tror vil ha stor positiv effekt.

en oveRoRDnet BeskRIvelse av pRoBlemstIllIngenDet er uttrykt et behov for å effektiv- isere og automatisere beslutnings-prosessene i viktige operasjonelle prosesser gjennom å fange, analy-sere, sammenstille og presentere informasjon.

Den store utfordringen er at infor-masjon om et objekt eller eiendel ofte ligger i ulike datakilder og i noen tilfeller også i ulike organi- sasjoner og virksomheter, og er beskrevet med ulik semantikk og forskjellige metadata. Riktig kom-plisert blir det når informasjons-

objektene eksisterer på tvers av selskaper og gjerne i formater som vanskeliggjør gjenbruk.

Det finnes mange typer av «skjulte» data gjemt i ulike systemer og mapper, og med ulike strukturer og formater. Disse datasettene må reformateres, analyseres, filtreres, standardiseres, kombineres og raffi-neres på måter som gjør at de effek-tivt kan sammenstilles og analyseres.

Å utvikle en sentral og konsistent metadatarepository vil kunne være en mulig løsning. Denne ser vi for oss vil ha innebygde strategier og forretningsregler for innsamling, kategorisering og strukturering av data som på en enkel måte adresserer kildedata.

I figur 4 under har vi skissert et kon-sept for en mulig løsning.

OLTP, ERPCRM

systemer

Dokumenter,e-post

Sosialenettverk

Data-strømmer

Sensor data Geodata

Metadatarepositories / SQL Server

Datavarehus

Analyse

DatavarehusAd hoc analyse

Rapportering Prediktivanalyse

Web/mobileenheter

Virksomhets-applikasjon

Figur 4

26

Page 27: Fairwind Navigator

Det er uttrykt et behov for å effektivisere og automatisere beslutningsprosessene i viktige operasjonelle prosesser gjennom å fange, analysere, sammenstille og presentere informasjon.

27

Page 28: Fairwind Navigator

Profitbasestokkamyrveien 134313 sandnes

[email protected]

www.profitbase.com